MANUAL DE PROCEDIMIENTO Introduccin. En este trabajo se trata de los manuales de rocedimientos ! su im ortancia " sus #unciones en la em resa!

el manual de rocedimientos es una $erramienta %til ara mejor el rendimiento de los em leados " controlar su e#iciencia a la $ora de reali&ar el trabajo! tambi'n a"uda a controlar mejor los rocedimientos ara re(isar si es el mismo es idneo " e#iciente. Manuales de rocedimientos. )* +,ue es un manual de rocedimientosUn manual de rocedimientos es el documento .ue contiene la descri cin de acti(idades .ue deben se/uirse en la reali&acin de las #unciones de una unidad administrati(a! o de dos 0 m1s de ellas. 2uelen contener in#ormacin " ejem los de #ormularios! autori&aciones o documentos necesarios! m1.uinas o e.ui o de o#icina a utili&ar " cual.uier otro dato .ue ueda au3iliar al correcto desarrollo de las acti(idades dentro de la em resa. resumiendo! un manual de rocedimientos es el documento .ue contiene las instrucciones ara reali&ar di#erentes tareas o acti(idades dentro de un 1rea administrati(a. en el se encuentra toda la in#ormacin! sin distorsin al/una! "a .ue debe ser clara! #acilita las labores de auditoria! e(aluacin " control " su (i/ilancia. 4* Utilidad5 Permite conocer el #uncionamiento interno or lo .ue res ecta a descri cin de tareas! ubicacin! re.uerimientos " a los uestos res onsables de su ejecucin. Au3ilian en la induccin del uesto " al adiestramiento " ca acitacin del ersonal "a .ue describen en #orma detallada las acti(idades de cada uesto. sir(e ara el an1lisis " re(isin de un sistema. sir(e cuando se desea em render tareas de sim li#icacin del trabajo! an1lisis de tiem os! dele/acin de autoridad! etc. establecer un sistema de in#ormacin o modi#icar el e3istente. Determina en #orma m1s sencilla las res onsabilidades or #allas o errores. Aumenta la e#iciencia de los em leados! indic1ndoles lo .ue deben $acer " c0mo deben $acerlo.

las utilidades de un manual de rocedimientos son muc$as! tiene bastantes (entajas utili&ar estos manuales! "a .ue! a#ectan en el rendimiento de los em leados rinci almente $aciendo su trabajo m1s e#iciente. 6* Con#ormacin Del Manual. a* Identi#icacin. debe incor orar la si/uiente in#ormacin5 i* Lo/oti o de la or/ani&acin. ii* Nombre o#icial de la or/ani&acin. iii* Denominacin " e3tensin. De corres onder a una unidad en articular debe anotarse el nombre de la misma. i(* Lu/ar " #ec$a de elaboracin. (* N%mero de re(isin 7en su caso*. (i* Unidades res onsables de su elaboracin! re(isin "8o autori&acin. (ii* Cla(e de la #orma. En rimer t'rmino! las si/las de la or/ani&acin! en se/undo lu/ar las si/las de la unidad administrati(a donde se utili&a la #orma "! or %ltimo! el n%mero de la #orma. Entre las si/las " el n%mero debe colocarse un /uin o dia/onal. b* 9ndice de contenido. Relacin de los ca :tulos " 1/inas corres ondientes .ue #orman arte del documento. c* Prolo/o "8o introduccin. E3 osicin sobre el documento! su contenido! objeto! 1reas de a licacin e im ortancia de su re(isin " actuali&acin. Puede incluir un mensaje de la m13ima autoridad de las 1reas com rendidas en el manual. d* Objeti(os de los rocedimientos. E3 licacin del ro sito .ue se retende cum lir con los rocedimientos. Los objeti(os son uni#ormar " controlar el cum limiento de las rutinas de trabajo " e(itar su alteracin arbitraria; sim li#icar la res onsabilidad or #allas o errores; #acilitar las labores de auditoria; #acilitar las labores de auditoria! la e(aluacin del control interno " su (i/ilancia; .ue tanto los em leados como sus je#es cono&can si el trabajo se est1 reali&ando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la e#iciencia /eneral! adem1s de otras (entajas adicionales. e* <reas de a licacin "8o alcance de los rocedimientos. Es#era de accin .ue cubren los rocedimientos. Dentro de la administracin %blica #ederal los rocedimientos $an sido clasi#icados! atendiendo al 1mbito de a licacin " a sus alcances! en5 rocedimientos macro administrati(os " rocedimientos meso administrati(os o sectoriales. #* Res onsables. Unidades administrati(as "8o uestos .ue inter(ienen en los rocedimientos en cual.uiera de sus #ases /* Pol:ticas o normas de o eracin. En esta seccin se inclu"en los criterios o lineamientos /enerales de accin .ue se determinan en #orma e3 l:cita ara #acilitar la cobertura de res onsabilidad de las distintas instancias .ue artici aban en los rocedimientos. Adem1s deber1n contem larse todas las normas de o eracin .ue recisan las situaciones alterati(as .ue udiesen resentarse en la o eracin de los rocedimientos. A continuacin se mencionan al/unos lineamientos .ue deben considerarse en su lanteamiento5

2e de#inir1n er#ectamente las ol:ticas "8o normas .ue circunscriben el marco /eneral de actuacin del ersonal! a e#ecto de .ue est' no incurra en #allas. Los lineamientos se elaboran clara " concisamente! a #in de .ue sean com rendidos incluso or ersonas no #amiliari&adas con los as ectos administrati(os o con el rocedimiento mismo. Deber1n ser lo su#icientemente e3 l:citas ara e(itar la continua consulta a los ni(eles jer1r.uicos su eriores. $* Conce to. Palabras o t'rminos de car1cter t'cnico .ue se em lean en el rocedimiento! las cuales! or su si/ni#icado o /rado de es eciali&acin re.uieren de ma"or in#ormacin o am liacin de su si/ni#icado! ara $acer m1s accesible al usuario la consulta del manual. i* Procedimiento. 7descri cin de las o eraciones*. Presentacin or escrito! en #orma narrati(a " secuencial! de cada una de las o eraciones .ue se reali&an en un rocedimiento! e3 licando en .u' consisten! cu1ndo! cmo! dnde! con .u'! " cu1nto tiem o se $acen! se=alando los res onsables de lle(arlas a cabo. Cuando la descri cin del rocedimiento es /eneral! " or lo mismo com rende (arias 1reas! debe anotarse la unidad administrati(a .ue tiene a su car/o cada o eracin. 2i se trata de una descri cin detallada dentro de una unidad administrati(a! tiene .ue indicarse el uesto res onsable de cada o eracin. Es con(eniente codi#icar las o eraciones ara sim li#icar su com rensin e identi#icacin! aun en los casos de (arias o ciones en una misma o eracin. j* >ormulario de im resos. >ormas im resas .ue se utili&an en un rocedimiento! las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como a 'ndices. En la descri cin de las o eraciones .ue im li.uen su uso! debe $acerse re#erencia es ec:#ica de 'stas! em leando ara ello n%meros indicadores .ue ermitan asociarlas en #orma concreta. Tambi'n se ueden adicionar instructi(os ara su llenado. ?* Dia/ramas de #lujo. Re resentacin /r1#ica de la sucesin en .ue se reali&an las o eraciones de un rocedimiento "8o el recorrido de #ormas o materiales! en donde se muestran las unidades administrati(as 7 rocedimiento /eneral*! o los uestos .ue inter(ienen 7 rocedimiento detallado*! en cada o eracin descrita. Adem1s! suelen $acer mencin del e.ui o o recursos utili&ados en cada caso. Los dia/ramas re resentados en #orma sencilla " accesible en el manual! brinda una descri cin clara de las o eraciones! lo .ue #acilita su com rensin. Para este e#ecto! es aconsejable el em leo de s:mbolos "8o /r1#icos sim li#icados.@ l* Alosario de t'rminos. Lista de conce tos de car1cter t'cnico relacionados con el contenido " t'cnicas de elaboracin de los manuales de rocedimientos! .ue sir(en de a o"o ara su uso o consulta. Procedimiento /eneral ara la elaboracin de manuales administrati(os DI2EBO DEL PROCECTO. La tarea de re arar manuales administrati(os re.uiere de muc$a recisin ! toda (e& .ue los datos tienen .ue asentarse con la ma"or e3actitud osible ara no /enerar con#usin en la inter retacin de su contenido or arte de .uien los consulta. Es or ello .ue se debe oner muc$a atencin en todas " cada una de sus eta as de inte/racin! delineando un ro"ecto en el .ue se consi/uen todos los re.uerimientos! #ases " rocedimientos .ue #undamentan la ejecucin del trabajo.

D* >uentes de in#ormacin. Re#erencia de las instituciones! 1reas de trabajo! documentos! ersonas " mecanismos de in#ormacin de donde se ueden obtener datos ara la in(esti/acin. Entre las m1s re resentati(as se ueden mencionar5 Instituciones5 EOr/ani&aciones .ue trabajan coordinadamente o #orman arte del mismo /ru o o sector de la .ue es objeto de estudio. EOr/ani&aciones l:deres en el mismo cam o de trabajo. EOr/ani&aciones normati(as .ue dictan lineamientos de car1cter obli/atorio. EOr/ani&aciones .ue restan ser(icios o suministran insumos necesarios ara el #uncionamiento de la or/ani&acin .ue se estudia. Arc$i(os de la or/ani&acin5 EAeneral. EDe las 1reas de estudio. Directi(os " em leados5 EPersonal del ni(el directi(o .ue maneja in#ormacin (aliosa! "a .ue conocen si el conjunto de arc$i(os res onde a la realidad. EPersonal o erati(o cu"as o iniones " comentarios son de /ran a"uda! uesto .ue ellos tienen a su car/o las acti(idades rutinarias! or lo .ue ueden detectar limitaciones o di(er/encias en relacin con otros untos de (ista o contenido de documentos. <reas de trabajo5 ENi(eles de la or/ani&acin .ue re#lejan las condiciones reales de #uncionamiento! medios " ersonal. Clientes "8 o usuarios5 Rece tores de los roductos "8 o ser(icios .ue /enera la or/ani&acin. Mecanismos de in#ormacin5 Recursos com utacionales .ue ermiten el acceso a in#ormacin interna o e3terna a la or/ani&acin .ue sir(en como so orte al estudio. F* Pre aracin Del Pro"ecto. Recabados los elementos reliminares ara lle(ar a cabo el manual! se debe re arar el documento de artida ara concretarlo! el cual debe .uedar inte/rado or5 Pro uesta t'cnica! 7.ue debe de incluir*5 EAntecedentes5 recuento de todos los manuales o es#uer&os an1lo/os re arados con anterioridad. ENaturale&a5 ti o de manual .ue se retende reali&ar. EGusti#icacin5 demostracin de la necesidad de e#ectuarlo en #uncin de las (entajas .ue ello re ortar1 a la or/ani&acin. Objeti(os5 lo/ros .ue se retenden alcan&ar. Acciones5 iniciati(as o acti(idades necesarias ara su consecucin. EResultados5 bene#icios .ue se es eran obtener en cuanto a mejorar el #uncionamiento de la or/ani&acin! sus roductos "8 o ser(icios! clima or/ani&acional " relaciones con el entorno. Alcance5 1rea de a licacin .ue cubre el estudio en t'rminos de ubicacin en la estructura or/1nica "8 o territorial.

Recursos5 re.uerimientos $umanos! materiales " tecnol/icos necesarios ara desarrollarlo. Costo5 estimacin /lobal " es ec:#ica de recursos #inancieros .ue demanda su ejecucin. Estrate/ia5 ruta #undamental necesaria ara orientar los recursos de accin " asi/nacin de recursos. In#ormacin com lementaria5 material e in(esti/aciones .ue ueden ser(ir como elementos de a o"o. H* PRE2ENTACIIN DEL PROCECTO A LA2 AUTORIDADE2 COMPETENTE2. m* PARTICIPANTE2. Para de urar el contenido del ro"ecto! a#inar sus ar1metros " determinar su (iabilidad o erati(a! es recomendable resentarlo a5 J<rea 7s* .ue inter(endr1 directamente en su a licacin! or lo cual tienen la obli/acin de conocer el ro"ecto en #orma detallada. <reas a#ectadas or la im lantacin del ro"ecto! "a .ue tendr1n .ue cambiar o adecuarse. <rea res onsable del manejo de los recursos econmicos! ara cuanti#icar el costo del ro"ecto en #orma m1s es ec:#ica. n* RE2PON2AKLE DE 2U AUTORILACIIN. Asimismo! el ro"ecto debe resentarse al titular de la or/ani&acin o de la unidad administrati(a res onsable de su ejecucin! ara su a robacin. Una (e& autori&ado! el res onsable debe $acer del conocimiento de todos los ni(eles jer1r.uicos la intencin .ue tiene la or/ani&acin de elaborar el manual! resaltando los bene#icios .ue de este es#uer&o se obtendr1n! a #in de .ue todos brinden su a o"o durante el desarrollo del trabajo. 2in este re.uisito! la labor de inte/racin del manual se (er:a seriamente di#icultada. o* CAPTACIIN DE LA IN>ORMACIIN. Como rimer aso de esta eta a se debe obtener una lista del ersonal .ue (a a artici ar en el le(antamiento de la misma! considerando la ma/nitud " es eci#icaciones del trabajo. Ca acitacin del ersonal5 Una (e& inte/rado el /ru o de trabajo! se debe ca acitarlo! no slo en lo .ue res ecta al manejo de medios de in(esti/acin .ue se utili&ar1n ara el le(antamiento de la in#ormacin! sino tambi'n en todo el roceso .ue se se/uir1 ara re arar el manual. Por ello! se debe dar a conocer a los artici antes el objeti(o .ue se ersi/ue! as: como los m'todos de trabajo ado tados! calendari&acin de acti(idades! documentos .ue se em lear1n.7cuestionarios! #ormatos! etc'tera*! res onsables del ro"ecto! unidades administrati(as in(olucradas! in(entario de in#ormacin a ca tar " distribucin del trabajo a cada ersona. Cuando el /ru o de trabajo sea numeroso! uede resultar con(eniente #ormar sub/ru os! coordinados cada uno or un res onsable! .uien debe encar/arse de re(isar " $omo/enei&ar la in#ormacin. Es recomendable e#ectuar un estudio en un 1rea iloto! ara lue/o com arar " e(aluar los resultados obtenidos.

* Inte/racin de la in#ormacin. Antecedentes. 2e debe tomar en cuenta la re/lamentacin jur:dicoEadministrati(a .ue re/ula la reali&acin del trabajo! como se $a atendido or arte de las unidades res onsables de $acerlo " .u' e#ecto $a tenido sobre otras unidades! or/ani&aciones! clientes "8o usuarios. Tambi'n es o ortuno! en su caso! considerar la e(olucin o desarrollo de las estructuras or/ani&acionales anteriores " los resultados .ue se obtu(ieron! lo cual ermite contar con un marco de re#erencia $istrico ara com render mejor la situacin actual. .* AN<LI2I2 DE LA IN>ORMACIMN. En esta eta a se debe reali&ar un estudio o e3amen cr:tico de cada uno de los elementos de in#ormacin o /ru os de datos .ue se inte/raron con el ro sito de conocer su naturale&a! caracter:sticas " com ortamiento! sin erder de (ista su relacin! interde endencia o interaccin interna " con el ambiente! ara obtener un dia/nstico .ue re#leje la realidad o erati(a. Un manual de procedimientos especifica, en general, los siguientes items: Objetivo: para que se realiza ese procedimiento, cual es su objeto Alcance: a que sectores o personas de la empresa es aplicable ese procedimiento. Responsabilidades: quienes son las personas que tiene la responsabilidad de que el procedimiento se realice de esa forma. Desarrollo: detallas el proceso, ya sea en forma escrita, cuadros, esquemas, etc. ongo por ejemplo algun procedimiento de RR!! para que lo entiendas mejor. or ejemplo, "ablemos de el procedimiento de #apacitaci$n de los empleados Objetivo: Detectar y satisfacer las necesidades de capacitaci$n de los empleado de la empresa. Alcance: %ste procedimiento es aplicable a todo el personal Responsabilidad: %s responsabilidad de los jefes y los gerentes de este procedimiento se lleve a cabo. Desarrollo: &ueno, ser'a largo redactar un procedimiento pero aqui iria como es todo el proceso de capacitacion de lso empleados, que registros se usan, etc