Medir La Productividad Con Sentido

Medir la productividad implica dividir, encontrar proporciones que reflejen el valor creado por los insumos:

Productividad = Unidades de salida / factores de entrada

Resulta importante saber que la mano de obra es slo un componente de la medicin de la productividad. La medicin efectiva de sta lleva a la necesidad de considerar mltiples factores, combinarlos y comprender la influencia de cada uno en el resultado, para as descubrir las tendencias de la productividad.

Una empresa contrat a un matemtico bien dotado, y despus de ms de un ao elaborando mediciones sumamente precisas fue despedido, porque sus resultados nunca afectaron la tasa de salidas contra las entradas de la compaa.

La medicin de la productividad es demasiado importante como para delegarla en un especialista en matemticas, pero los administradores tampoco tienen que ser expertos en desarrollar esas mediciones, pero s en comprenderlas y actuar con base en su dinmica para lograr buenos resultados. Ver Ms All de la Mano de Obra Directa

El enfoque debe incluir las diversas capacidades de la empresa. La misin central de un ndice de productividad es descubrir cmo un negocio puede obtener ms unidades de salida por mano de obra, mquina, sucursales o unidades de insumos, que sus competidores.

A nivel nacional, el indicador de la productividad del INEGI (Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica) se refiere slo a la mano de obra y su costo. Y la contabilidad de costos tradicional refuerza este sesgo. Por ejemplo, la asignacin de gastos indirectos es muchas veces aplicada con base en el consumo de mano de obra directa. Pero ahora, para muchas empresas, el costo de la mano de obra directa es muy bajo, apenas llega al 10% del total.

Tomar un Enfoque Multifactorial

El trabajo, el capital y los materiales se sustituyen unos a otros. La medicin de la productividad necesita del desarrollo de un ndice que represente con sencillez y facilidad cmo reaccionar en consecuencia a sus variaciones. Incluso anticiparlas, tomando en cuenta todas las combinaciones posibles para facilitar la comprensin de la compleja realidad.

Tome por ejemplo una planta que recibe piezas fundidas y las transforma en componentes maquinados. Si decide comprar las piezas pre-maquinadas, con un costo adicional del 20%, podra despedir a trabajadores calificados y vender una mquina usada. Qu sucede con la productividad? La unidades de salida se mantienen constantes, pero el rendimiento sobre activos y sobre mano de obra se increment, aun cuando la razn de productividad sobre la materia prima baj.

En empresas de servicio donde la mano de obra s es un elemento importante del costo, suelen darse remuneraciones variables en diversos procesos. La parte variable se paga en funcin de los resultados. Por ello, en una financiera lder, decidieron incorporar a la valoracin de la productividad del otorgamiento del crdito, no slo su costo unitario obtenido con base en el costeo basado en actividades, sino que se combin este dato dentro de una razn en funcin del importe de la colocacin. Si no fuera as, el costo ms bajo sera el que no tuvo la parte variable, pero que tampoco dio resultados.

Costo porcentual vs monto colocado por sucursal

30%
30%

29.32%
Guadalajara Sabinas Mante Hidalgo del Parral Apizaco

25%

25%

San Juan del Ro

Coatzacoalcos

Uruapan

San Luis Potos

Cuernavaca

Tehuacan

Campeche

Durango

Tuxpan

Villahermosa

Zacatecas

Quertaro

Mazatln

Nvo. Laredo

Hermosillo

Ro Colorado

P. Vallarta

Chetumal

Minatitlan

Manzanillo

Orizaba

Cd. Valles

Tampico

Obregn

Tepic

La Paz

Mrida

Zamora

15% 15%

Monclova

Xalapa

Delicias

Colima

Len

Morelia

Mochis

Cd. Acua

20% 20%

Poza Rica

Tuxtla

Tlaxcala

Matamoros

Mexicali

Cuauhtemoc

Culiacn

Chihuahua

Reynosa

Cancn

Crdoba

Torren

Oaxaca

Victoria

10% 10%

Aguascalientes

Piedras Negras

Tapachula

Pachuca

Celaya

Irapuato

Media

Saltillo

Puebla

11.19%

5% 5%

0% 0%

Existe el riesgo de definir la productividad muy estrechamente, lo que llevara a que sus usuarios tomen malas decisiones. Es importante una visin multifactorial para obtener el resultado correcto en su conjunto y hacer que tambin repercuta en la colaboracin competitiva de los equipos de trabajo en la organizacin.

No Debe Sacrificar Funcionalidad por Elegancia

Los especialistas en productividad gustan de los algoritmos sofisticados para combinar trabajo, capital e insumos. Si el objetivo principal fuera estudiar la productividad podra servir, pero de lo que se trata fundamentalmente es influir en el comportamiento organizacional y, por tanto, la regla del indicador debe ser la sencillez.

Para entender tenemos un ejemplo de empresa grande. Un departamento debe desarrollar sus indicadores, no menos de tres y no ms de siete, mismos que deben representar la esencia de su misin.

Acapulco

Toluca

Veracruz

6.69%

Para un departamento de diseo, sus tres indicadores del desempeo son: diseos rediseados como porcentaje del total de entregas, diseos entregados con retraso contra el total de diseos entregados y tiempo extra como porcentaje del tiempo total. Se establecen metas de corto y largo plazo para estos indicadores, tambin se les pondera por importancia relativa.

Al decidir si incorpora un indicador de mayor precisin, considere si podr actuar en consecuencia y si los resultados esperados mejorarn su productividad. En caso contrario, no lo use.

Los mismos principios aplican a la recoleccin de datos. Pasar por alto los registros existentes, operativos o contables, y desarrollar especficamente indicadores para medir la productividad va a aumentar la precisin, pero slo vale la pena recabarlos si hay en ellos una relacin de causa y efecto que potencie los resultados esperados.

El costo puede incrementarse an ms si toma en cuenta el tiempo que se tardar en armar el sistema de medicin. El tiempo perdido puede representar oportunidades perdidas en un ambiente altamente cambiante como el actual.

Mida lo Inmedible

A menudo, los sistemas de medicin de la productividad pasan por alto dos aspectos importantes: el tiempo de ciclo para alcanzar un objetivo, o cumplir con tareas diferentes a las de la mano de obra directa como el trabajo de los empleados indirectos.

En el primer caso, el tiempo de ciclo, se hace cada vez ms evidente a las compaas la importancia de concluir rpido una operacin. Estos indicadores reflejan no slo el costo, por ejemplo, de mantener un inventario, sino de cunto tiempo toma el convertirlo en efectivo.

Pero en funciones operativas no slo importa el tiempo, el trabajo de los ingenieros, supervisores y otros empleados de cuello blanco aporta en ocasiones mejoras en mtodo, diseo o valor, cuya contribucin a la productividad (utilidades) es pocas veces medida.

No es posible medir los insumos contra las salidas de los empleados de cuello blanco, pero esto no implica que slo deba medirse la productividad de los operarios. Por ejemplo, la medicin de la productividad de sus actividades y sus procesos va costeo basado en actividades es un buen acercamiento, lo mismo que las mtricas del desempeo, si estn alineadas con la estrategia.

Comparar Manzanas con Manzanas

Se debe ser cuidadoso para establecer mediciones que sean vlidas y justas. Mediciones como el EVA (economic value added) se popularizaron porque demostraron su correlacin con el valor de las acciones y simplifican el anlisis, pues dentro de su sencilla formulacin existen elementos clave. En este caso, el flujo de efectivo, el costo del capital y el capital invertido.

Mediciones sobre Productividad, de qu se trata?

Ejemplo:

Datos Ao anterior Producto Unidades producidas A B 2,000 2,000 $10 $20 Precio Ao actual Unidades producidas 1,000 3,000 $25 $20 Precio

Cambios en los totales de salida Ao anterior En unidades Usando precio nominal de cada ao 4,000 $60,000 Ao actual 4,000 $85,000 Variacin 0% +41.7%

Usando precios originales ao anterior Usando precios del ao actual

$60,000 $90,000

$70,000 $85,000

+16.7% -5.6%

Lo que es justo no siempre es obvio. Considere las ambigedades del cuadro de esta fbrica hipottica. En el segundo ao aumenta el precio del producto A, por lo que muchos clientes cambian al producto B. De los nmeros ah planteados pueden obtenerse conclusiones diversas y, dependiendo del punto de vista, la productividad aument, disminuy o permaneci igual.

Si compara bajo la base de los precios nominales de cada ao, la productividad aument dramticamente. Si el enfoque es sobre precios constantes sobre la nueva base del ao actual, la productividad disminuy y si observamos las unidades, permaneci igual. Lo que realmente pas depende de las circunstancias en la planta y en el mercado. Se redise el producto A o antes la relacin de precios entre A y B era incorrecta? Quiz la cuestin es que cambiaron los costos para el producto A. Respuestas a preguntas como stas son necesarias para ubicar la mejora en productividad desde un ngulo realista.

El precio no es determinante de productividad, pues la calidad influye. As que hay que establecer diferencias de costos en trminos de productos de calidad similar.

No hay un mejor enfoque predeterminado para evaluar la productividad, el mtodo escogido debe ser congruente con la estrategia de la compaa.

Las tendencias son tambin clave para ver lo que est pasando. Tome por ejemplo las plantas A y B de la siguiente grfica. La A siempre ha sido ms productiva que la B, pero, cul parece estar en problemas?

Tendencia Multifactorial de Productividad en dos Plantas

Planta A

ndice de productividad Output / Inputs

Planta B

Evidentemente, la tendencia a mejorar de la planta B contrasta con el descenso en productividad de la A.

Otro ejemplo: Una planta sufri una drstica cada en productividad, las ventas bajaron y la gerencia no despidi empleados, habr sido un error? No, porque esta baja temporal de la demanda se dio en una planta localizada en zona rural, e iba a ser muy difcil recontratar y entrenar a nuevo personal para llevarlo al nivel calificado necesario. Acte con Prudencia, pero Acte

Necesita usar un sistema de mediciones que conduzca a lograr sus metas estratgicas. Las mediciones enfocadas slo a las utilidades estn lejos de ser perfectas y hablan a toro pasado. La seriedad del tema de la medicin de la productividad obliga a ser cauto y a probar los resultados antes de dar por hecho que el diseo de ciertas mediciones sean ya las buenas, que si bien conviene atar los estmulos al desempeo por buenos resultados, ms vale que su medicin sea correcta.

Medicin de productividad La medicin de la productividad puede ser bastante directa. Tal es el caso di la

productividad puede medirse en horas-trabajo por tonelada de algn tipo especifico de acero o bien, como energa necesaria para generar un kilowatt de electricidad un ejemplo puede resumirse en la siguiente ecuacin: Productividad = unidad producidas/ insumo empleado Por ejemplo, si las unidades producidas- 1000 y la hora-trabajo empleada son 250, entonces: Productividad = unidad producidas/ insumo empleado= 1000/250= 4 unidades por hora El uso de un solo recurso de entrada para medir la productividad, como se muestra, se denomina productividad de un solo factor. No obstante, un panorama ms amplio de la productividad es la productividad de mltiples factores, la cual incluye todos los insumos o entrada (por ejemplo, mano de obra, material, energa, capital). La productividad de mltiple factores tambin se conoce como productividad de factor total. La productividad de mltiples factores se calcula combinando las unidades de entrada como se muestra a continuacin: Productividad= salida/mano de obra+material+energa+capital+otros Para simplificar el clculo de la productividad de mltiples factores, las entradas individuales (el denominador) pueden expresarse en dlares y sumarse.

El uso de las medidas de productividad ayuda a los administradores a determinar que tan bien operan. Las medidas de productividad de mltiples factores dan mejor informacin de los intercambios entre factores, pero los problemas de la medicin permanecen algunos de los problemas son:

1) La calidad

puede cambiar mientras la calidad de entrada y la salida permanece

constante. Compare un aparato de radio de esta dcada con uno de la dcada de 1940. Ambos son radios pero pocas personas negara que la calidad ha mejorado. La unidad de medida- un radio- es la misma, pero la calidad ha cambiado. 2) Los elementos externos pueden aumentar o disminuir la productividad y el sistema en estudio puede no ser el responsable directo. Un servicio de energa elctrica ms confiable podra mejorar sustancialmente la produccin, mejorando la productividad de la empresa gracias a ese de apoyo y no a las decisiones administrativas tomadas dentro de la empresa. Variables de la productividad: El incremento de productividad depende de tres variables de productividad: 1- Mano de obra, que contribuye en casi 10% del incremento anual. 2- Capital, el cual contribuye en casi el 38% del incremento anual 3- Administracin, que contribuye alrededor de 52% del incremento anual. Estos tres factores son decisivos para incrementar la productividad. Representa las grandes reas en que los administradores pueden actuar para mejorar la productividad. Mano de obra. La mejora en la contribucin de la mano de obra a la productividad es resultado de una fuerza de trabajo ms saludable, mejor educada y ms motivada. Ciertos incrementos pueden atribuirse a semanas laborales ms cortas. Histricamente, cerca de 10% de la mejora anual en productividad se atribuye a mejoras en la calidad del trabajo. Tres variables clave para mejorar la productividad laboral son: 1) Educacin bsica apropiada para una fuerza de trabajo efectiva 2) La alimentacin de la fuerza de trabajo 3) El gasto social que hace posible el trabajo, como transporte y salubridad. Capital. Los seres humanos son animales que usan herramientas. La inversin del capital proporciona dichas herramientas. La inversin de capital en estados unidos ha aumentado cada ao excepto durante los pocos periodos de recesin severa. La inversin anual de capital en ese pas ha aumentado a una tasa anual de 1.5% despus de deducciones y depreciaciones. La inflacin y los impuestos elevan el costo de capital, haciendo que las inversiones del capital sean cada vez ms costosas, cuando ocurre un descenso en la capital invertido por empleado, podemos esperar una cada de la productividad. El empleo de mano de obra ms que de capital puede disminuir el desempleo en el corto plazo, pero tambin hace que las
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economas sean menos productivas y, por ende, que bajen los salarios en el largo plazo. La inversin de capital con frecuencia es necesaria, pero rara vez es un ingrediente suficiente en la batalla del aumento de productividad. Administracin: la administracin es un factor de la produccin y un recurso econmico. La administracin es responsable de asegurar que la mano de obra y el capital se usen de manera efectiva para aumentar la productividad. Los administradores son responsables de ms de la mitad del incremento anual de la productividad. Incluye las mejoras realizadas mediante la aplicacin de la tecnologa y la utilizacin del conocimiento. Mtodos prcticos para medir la productividad: Mtodo estructural de Kurosawa. De acuerdo con su concepto, la medicin de la productividad en la empresa ayuda a analizar el pasado y a planificar nuevas actividades. Puede utilizarse para establecer un sistema de informacin con miras a vigilar las actividades operacionales. Por este motivo, conviene que los sistemas de medicin de la productividad se establezcan de conformidad con la jerarqua de los rganos de adopcin de decisiones.

Mtodo de Lawlor. La productividad como una medicin global de desempeo de las organizaciones respecto de los cinco elementos siguientes: objetivos, eficiencia, eficacia, comparabilidad y tendencia progresiva. Los objetivos se pueden alcanzar cuando el fondo total es suficiente para satisfacer las demandas de la organizacin y medir el grado en que se puede lograr sus principales objetivos. Ese fondo se denomina ingresos totales (I):
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I= ventas-materiales= V-M Los ingresos totales sirven para comprar servicios, pagar los suelos y los salarios e invertir en capital fijo, y para pagar los beneficios y los impuestos. La eficiencia indica en qu grado el producto realmente necesario se genera con los insumos disponibles, as como el uso de la capacidad disponible. La medicin de la eficiencia revela la relacin entre producto e insumo y el grado de uso de los recursos comparado con la capacidad total (potencial). Este indicador debe revelar donde ocurren las ineficiencias. Producto/insumo= insumo + beneficios/insumo O/I= I+B/I =1+ B/I Donde B/I= ratio de la productividad del beneficio. La eficiencia compara los logros actuales con lo que sera realizable, si los recursos se administran ms eficazmente. Ese concepto incluye una meta de produccin que alcanza una nueva norma de rendimiento, o produccin potencial. Producto/insumo= eficacia (lo que se podra lograr )/recursos consumidos El mejoramiento de la productividad entraa una combinacin de una mayor eficacia y un mejor uso de los recursos disponibles. Muestra cuatro relaciones bsicas: Producto real dividido por insumo real, la situacin actual; Mayor producto dividido por insumo real actual; Producto actual real dividido por menor insumo; Nivel superior de eficacia: producto mximo dividido por insumo medido.

La compatibilidad es una orientacin para el rendimiento de la organizacin, puesto que las relaciones de la productividad por si solas indican poco sin cierta forma de comparacin. Las tendencias es decir; la meta de lograr tendencias progresivas deben ir asociadas con una comparacin entre el rendimiento actual y una base histrica con el fin determinar si el rendimiento de la empresa est aumentando o disminuyendo y con qu rapidez. Mtodo de Gold. La medida de Gold se concentra en la tasa de rendimiento de las inversiones y atribuye los beneficios a cinco elementos concretos del resultado: Precios de los productos Costos unitarios Utilizacin de las instalaciones Productividad de las instalaciones Distribucin de los recursos de capital entre capital fijo y capital de explotacin.

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Los cinco elementos se pueden integrar en una sola ecuacin: Beneficios/inversiones= [ingreso de los productos/producto-costos totales/producto]x

producto/capacidad x capacidad/inversiones fijas x inversiones fijas/inversiones totales. En esta ecuacin las primeras tres relaciones despus del signo igual representan cambios en corto plazo y los dos ltimos, cambios en largo plazo. Esta expresin ilustra tambin de qu forma los cambios en la rentabilidad de un periodo al siguiente dependen de las

interacciones entre la contribucin de los productos, la utilizacin de la capacidad y la proporcin de las inversiones totales asignadas a la capacidad de produccin.

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