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153 rue de Courcelles 75817 Paris cedex 17 www.qualite-comptable.com Tl. 01 44 15 60 66 Fax 01 44 15 90 05 Email oqc@cs.experts-comptables.org SIRET 432 538 601 00019 - APE 913E
Sommaire
LOBSERVATOIRE DE LA QUALITE COMPTABLE .............................................................................................................. 3 COMPOSITION DU COMITE TECHNIQUE ASSURANCE .................................................................................... 6 LE PERIMETRE DE LA FONCTION COMPTABLE................................................................................................ 7 LA FONCTION COMPTABLE ............................................................................................................................................. 8 LES PROCESSUS ............................................................................................................................................................... 9 LE PERIMETRE DE LA FONCTION COMPTABLE ................................................................................................................ 10 LES 20 PROCESSUS COMPTABLES DE LA FONCTION COMPTABLE .......................................................... 11 DEFINITION DES PROCESSUS COMPTABLES .................................................................................................... 12 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. GESTION DES REFERENTIELS COMPTABLES ............................................................................................................ 14 ORGANISATION / METHODES / SYSTEME DINFORMATION COMPTABLE ................................................................. 16 CENTRALISATION ET GESTION DES ARRETES COMPTABLES .................................................................................... 18 PRODUCTION DU REPORTING INTERNE ET PREVISIONS A COURT TERME ................................................................ 20 PRODUCTION DE LINFORMATION FINANCIERE EXTERNE ....................................................................................... 22 PRODUCTION DES DOCUMENTS FISCAUX ............................................................................................................... 23 CONSOLIDATION GROUPE...................................................................................................................................... 24 PRODUCTION DES ETATS REGLEMENTAIRES........................................................................................................... 25 PRIMES ET ENCAISSEMENTS ................................................................................................................................... 26 SINISTRES ET DECAISSEMENTS........................................................................................................................... 28 COMPTABILITE DES INTERMEDIAIRES ................................................................................................................ 30 REASSURANCE : ACCEPTATIONS ET CESSIONS .................................................................................................... 32 INVENTAIRE TECHNIQUE .................................................................................................................................... 34 PLACEMENTS IMMOBILIERS ET GESTION LOCATIVE ........................................................................................... 36 PLACEMENTS FINANCIERS ET PARTICIPATIONS .................................................................................................. 38 TRESORERIE ...................................................................................................................................................... 40 MOYENS GENERAUX ET LOGISTIQUE ................................................................................................................. 42 FRAIS DE PERSONNEL......................................................................................................................................... 44 COMPTABILITE DE GESTION ............................................................................................................................... 45 COMPTES INTRA-GROUPE .................................................................................................................................. 46
PREFACE
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La fonction comptable dans les socits dassurance : une approche par les processus
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La fonction comptable dans les socits dassurance : une approche par les processus
Prambule
La recherche de lamlioration de la qualit des produits et des services est au cur des proccupations des entreprises. Dans ce vaste mouvement qualit qui peu peu couvre lensemble des fonctions, fonctions tournes vers lextrieur comme fonction de support interne, lObservatoire de la Qualit Comptable a pour objectif de participer la promotion de la qualit comptable des entreprises, en mettant la disposition de la fonction comptable les moyens dvaluer son dispositif dassurance qualit et ainsi lui permettre damliorer la qualit de ses prestations. Progressivement, la fonction comptable dpasse sa vocation traditionnelle juridique et fiscale. Elle devient le noyau dur du systme dinformation de lentreprise, avec une position de prestataire de services vis--vis des fonctions oprationnelles. Pour y parvenir, la fonction comptable doit aujourdhui se renouveler, enrichir la finesse de ses informations, produire de linformation lisible par des tiers, tre prsente lors des dcisions concernant la conception des systmes dinformation et de gestion, en un mot, sadapter aux besoins de ses clients en terme de dlais et de pertinence de linformation. Le point de dpart de la dmarche qualit consiste dfinir la fonction comptable et en dcrire les diffrentes composantes, les processus comptables . Les travaux prsents ci-aprs portent sur lanalyse de ces processus. Ils permettent de fixer une dlimitation du primtre de la fonction comptable dans les socits dassurances, vaste et complexe sujet et de formuler une dfinition, la plus prcise possible, des diffrents processus comptables. Ce document a t tabli par le comit technique Assurances cr au sein de lObservatoire de la Qualit Comptable. Lambition de lOQC est daider les professionnels comptables et financiers libraux et de socits dassurance dvelopper des actions damlioration de la qualit des prestations ralises par la fonction comptable.
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Pour les lecteurs intresss et afin daller plus loin dans lapproche qualit, deux autres documents compltent les travaux du comit technique Assurances. Il sagit dabord du Questionnaire denqute benchmarking de la fonction comptable des socits dassurances qui propose un large jeu de questions permettant lvaluation du dispositif qualit de la fonction comptable de faon globale ainsi que de chacun des processus et La fonction comptable Assurances rsultats denqute benchmarking qui prsentent une synthse des rsultats dune enqute benchmarking ralise auprs dun panel de socits au cours des annes 1999 et 2000. Sur la base de lanalyse propose, les responsables comptables et financiers, peuvent seuls ou avec laide de leurs conseils, engager une dmarche visant la mise en place dun dispositif de management de la qualit, le complter ventuellement par une dmarche de certification ISO.
Engager une dmarche qualit est un investissement qui permet dobtenir un retour important. En effet, un systme de management de la qualit au sein de la fonction comptable, amne un certain nombre de retombes positives. Ainsi se trouvent renforcs : la valeur ajoute apporte aux autres fonctions de lentreprise par la qualit, la rapidit et la pertinence des restitutions, la qualit des analyses, lefficacit du support, la traabilit des informations par sa prise en compte lors de la conception et la mise en place des processus, des procdures et des outils informatiques, le professionnalisme des collaborateurs de la fonction par lattention porte au service des clients utilisateurs et la recherche de lexcellence, la productivit de la fonction par les actions damlioration continue, la rationalisation des organisations et des processus, la formalisation des procdures, Lintgration enfin, de la fonction comptable au sein de lentreprise, par lamlioration de la perception quen ont les autres fonctions de lentreprise. En un mot, engager la fonction comptable dans un processus qualit damlioration permanente, augmentera sa propre performance et ainsi contribuera la performance de lentreprise.
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M. Richard BONFILS M. Philippe BORYCKI Mme Guillemette BUIL M. Jean-Bernard CAPPELIER M. Jacques CHEVALIER Mme Batrice DEROUVROY M. Antoine ERMENEUX M. Charly FOUCAULT Mme Isabelle GOALEC Yann LE PALLEC M. Jean-Claude LEMAIRE M. Jacques MINERY Mme Vronique NECKER M. Bernard PEROT M. Nicolas ROBERT M. Jean-Marc ROBINET M. Bernard SPIETH M. Jacques TABOUROT
Directeur de la communication, A.G.F. Responsable Normes et procdures comptables, CNP Assurances Direction comptable, AXA France Assurance Expert-comptable Secrtaire Gnral de lOQC Directeur de la Comptabilit, AXA France Assurance Directeur des comptabilits et du contrle de gestion, MAAF Assurances MAZARS & GUERARD RSM SALUSTRO REYDEL RSM SALUSTRO REYDEL CALAN RAMOLINO & Ass. Directeur de larchitecture comptable, GAN Directeur dpartement comptabilit et qualit ASSURANCE BANQUE POPULAIRE KPMG Fiduciaire de France MAZARS & GUERARD Directeur de laudit, ARRCO EUROGROUP Directeur Plan Budget Rsultats, GIE AXA
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La Fonction Comptable
Intuitivement, tout responsable comptable pressent que le bon accomplissement de sa ou de ses missions ne repose pas uniquement sur le seul travail ralis par les collaborateurs placs sous sa responsabilit hirarchique mais sur la qualit dun dispositif plus large, transversal lentreprise, correspondant des activits exerces en partie par des acteurs situs hors de son champ de responsabilit hirarchique. La notion de Fonction utilise ici rentre dans le cadre de cette vision transversale de lentreprise travers lapproche par les processus. La Fonction Comptable peut ainsi se dfinir comme une fonction cl de lentreprise ayant en charge le bon fonctionnement dun certain nombre de processus, chacun correspondant une finalit dtermine et devant satisfaire des clients internes et externes et tant en relation avec des fournisseurs galement internes ou externes lentreprise. La fonction comptable dpasse de ce fait la notion strictement organisationnelle des services comptables. Elle porte sur lensemble des activits de conception et des activits oprationnelles qui contribuent la satisfaction de sa mission. Ces activits se situent, bien souvent en priorit au sein des services comptables mais aussi au sein des autres directions oprationnelles de lentreprise. Lidentification des processus apparat ainsi de plus en plus comme le point de dpart de la reprsentation des organisations.
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Les processus
Le concept de processus utilis dans ce document correspond un enchanement dactivits dclenches par une mme cause et dlivrant un produit, un service ou une information ayant de la valeur pour un client interne ou externe. Le processus se dfinit par sa finalit (quelle est sa valeur ajoute ?) - ses activits (comment le processus se dcompose-t-il en activits lmentaires ?) son dbut (comment senchane-t-il un processus amont fournisseur) - sa fin ( quel moment se termine-t-il par la production dune prestation destination dun processus aval client ?) - ses fournisseurs et surtout - ses clients et - les services quil produit leur intention. Dans ce contexte, lapproche par les processus permet de cerner lamplitude du primtre de la fonction comptable puis danalyser lensemble des activits couvert par chaque processus et rentrant dans son domaine de responsabilit.
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les processus en liaison avec les processus amont mtiers dassurance (primes et encaissements, sinistres et dcaissements etc.), les processus en liaison avec les processus amont gestion dassurances (placements immobiliers, placements financiers etc.), des actifs
les processus gestion internes en liaison avec les processus de gestion interne (moyens gnraux, frais de personnel etc.), Il est noter, qu part les processus mtiers dassurance et gestion des actifs dassurance spcifiques aux mtiers de lassurance, lensemble des autres processus sont pour lessentiel communs aux tablissements de crdit et aux entreprises industrielles et commerciales.
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Trois processus en liaison avec les processus amont gestion des actifs dassurance
14. 15. 16. Placements immobiliers et gestion locatives Placements financiers et participations Trsorerie
Quatre processus gestion interne (en liaison avec les processus de gestion interne)
17. 18. 19. 20. Moyens gnraux et logistiques (fournisseurs, immobilisations, frais professionnels) Frais de personnel Comptabilit de gestion Comptes intra-groupe
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La finalit
Cest la formulation en un court paragraphe de ce quoi sert le processus en question, de sa valeur ajoute la fonction administrative, comptable et financire et surtout lentreprise dans son ensemble.
Le dbut du processus
Un processus dbute l o se termine un processus amont. Le dbut du processus est ainsi form par la premire activit exerce dans le processus et dclenche par la rception et le traitement du produit (ou de linformation) livrs par le processus amont.
La fin du processus
A linverse, la fin du processus se traduit par la production du ou des produits ou prestations objet de la finalit du dit processus et livr ou mis la disposition des acteurs dun processus aval au sein de lentreprise ou de clients externes lentreprise.
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1.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la dfinition et au contrle des rfrentiels comptables et rglementaires ncessaires la fonction comptable, correspondant dune part aux spcifications internes lentreprise ou au groupe auquel appartient lentreprise et dautre part externes, essentiellement rglementaires. Il concerne la dfinition, la formalisation et le contrle de la bonne application des normes de lentreprise.
Dbut
Evolution dans lactivit de ltablissement et volution externe de la doctrine, rglementation, lgislation qui ncessitent une adaptation de la doctrine interne et des rfrentiels.
Fin
Diffusion interne et validation de la bonne application de la doctrine comptable de ltablissement et des normes.
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2.
Finalit
Ce processus comprend les activits de type ingnierie, relatives la conception et la maintenance du systme dinformation comptable de lentreprise, lorganisation de la fonction comptable et la dfinition des modes opratoires comptables au niveau des postes de travail et la mise en place dun dispositif dassurance qualit Les activits de nature technique informatique (conception technique, programmation, exploitation), ne sont pas couvertes par ce processus.
Mise en place des contrles internes et contrle de la piste daudit informatique Animation gnrale du processus coordination des groupes qualit) assurance qualit (indicateurs qualit,
Dbut
Evolution des processus amont, du systme dinformation de lentreprise (ou du groupe) et du cadre rglementaire.
Fin
Mise en place de nouvelles applications informatiques ou des modifications et diffusion dune formation adapte aux collaborateurs concerns. Mise en place, en parallle, dune organisation adapte.
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3.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la centralisation conforme aux rfrentiels, aux normes comptables et aux dlais tablis, des donnes provenant des comptabilits auxiliaires, des centralisateurs comptables des filiales et succursales et des critures diverses directement enregistres dans le centralisateur (ou base de donnes centrale comptable).
Dbut
Prparation et rception des donnes en provenance des processus comptables amonts et rception des informations dvnements conomiques ou comptables traduire en critures comptables.
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Fin
Mise disposition des donnes comptables valides et organises selon le plan comptable de lentreprise ou du groupe
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4.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la production et la diffusion du reporting interne destination des diffrents niveaux de management, (direction gnrale, directions oprationnelles, management intermdiaire, fonctions spcialises telles que les contrles internes). Les informations concernes sont les rsultats comptables de la priode, associs ou non aux rsultats des priodes prcdentes et aux prvisions budgtaires. Les prvisions budgtaires sont rajustes lors de chaque reporting. En revanche, les activits correspondant la prparation des prvisions budgtaires ne font pas partie de ce processus. Le reporting prsente les rsultats comptables de synthse de lentreprise ou du groupe ou les rsultats comptables tablis en fonction des modalits de mesure des rsultats de chaque entit.
Prparation, production et diffusion du reporting de gestion de chaque manager dune entit (service, dpartement) identifie dans les systmes dinformation comptable Alimentation en informations comptables dun systme type EIS de la direction Analyse et explications fournies aux destinataires du reporting, sur le contenu du reporting et les variations des rsultats dune priode lautre Actualisation des prvisions court terme
Dbut
Besoin de reporting exprim par les clients internes.
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Fin
Mise disposition des donnes comptables centralises et communication des rapports aux clients internes.
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5.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la communication financire destination des diffrents interlocuteurs qui lentreprise doit communiquer des informations relatives ses rsultats financiers (actionnaires, banques, agence de notation, comit dentreprise, auditeurs externes, analystes financiers, COB, organismes de tutelle, organismes professionnels, etc.)
Dbut
Rception des besoins de reporting et dinformations des clients externes et des demandes de nouveaux reporting externes tablis par les responsables des normes de la fonction comptable.
Fin
Communication des reporting et informations correspondantes aux clients externes.
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6.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la comptabilit fiscale et ltablissement des documents fiscaux. La production des informations destines aux organismes sociaux ne fait pas partie du processus de la fonction comptable.
Dbut
Dclinaison des consquences de la lgislation fiscale.
Fin
Etablissement des documents fiscaux et rapports associs.
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7.
Consolidation Groupe
Finalit
Ce processus concerne les groupes franais ayant effectuer la consolidation des filiales franaises ou trangres. Il comprend les activits relatives aux oprations de consolidation des comptes de groupe et la production des rsultats internes et externes associs.
Dbut
Rception des donnes comptables en provenance des filiales.
Fin
Production des consolidations et rapports de consolidation.
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8.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives ltablissement des documents rglementaires destins la Commission de contrle des assurances
Dbut
Prise en charge des informations fournies
Fin
Diffusion des tats annuels et trimestriels labors
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9.
Primes et encaissements
Finalit
Ce processus comprend les oprations relatives lenregistrement comptable, lencaissement des primes et au suivi des comptes dassurs. (*)