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Ausstellungen erfolgreich vorbereiten und durchfhren Eine Arbeitshilfe des Borromusverein e.V.

fr Verkaufsprsentationen dargestellt am Beispiel einer Weihnachtsausstellung Stand: 17. Juni 2006

Ausstellungsaktivitten von Katholischen ffentlichen Bchereien und anderen kirchlichen Einrichtungen mit dem Borromusverein haben drei Ziele: - Die Ausstellung als Medienereignis informiert ffentlichkeitswirksam ber die profilierte Medienarbeit vor Ort: So wird das, was von manchen unbemerkt das Jahr ber Interesse finden, neu ins Rampenlicht gestellt. - Die Ausstellung als profilierte Medienauswahl bietet einen kleinen Ausschnitt aus den Neuerscheinungen des Herbstes. Neue Medien und die Beratung der Mitarbeiter vor Ort tragen zur persnlichen Medienempfehlung und beratung bei. - Die Ausstellung als Bchertisch zum Verkauf prsentiert Geschenke fr die Adventsund Weihnachtszeit zum Auswhlen und Bestellen. Ausstellungsbesucher untersttzen mit dem Kauf der Medien die Bchereimitarbeiter und sich selbst. Die Bchereimitarbeiter, weil diese bei vielen Bestellungen ein deutliches Zeichen der (finanziellen) Untersttzung aus der Gemeinde heraus erfahren und einplanen knnen. Und sich selbst untersttzen die Besucher, weil mit der aus dem Verkaufserfolg erzielten Quote des Borromusvereins im nchsten Jahr fr alle Bchereibesucher wieder neue Bcher gekauft werden knnen. Das sind mehr als gute Grnde, eine Ausstellung durchzufhren. Und damit diese Ziele auch mglichst alle erreicht werden knnen, haben wir nachfolgend die wesentlichen Punkte festgehalten, die bei der Vorbereitung bercksichtigt werden sollten. Zeitleiste Januar Durchzufhrende Aufgaben Im Bchereiteam zu klrende Fragen: - Waren wir mit der Ausstellung des vergangenen Jahres zufrieden? Was wollen wir im nchsten verndern? - Wann fhren wir die Ausstellung durch? - In welchem Raum soll sie stattfinden? - Wollen Sie neben der Ausstellung weitere Veranstaltungen anbieten (Autorenlesung, Bilderbuchkino, Kinderbeschftigung, fr die Bcherei neu eingekaufte Spiele gemeinsam testen)? Wenn ja, denken Sie an die rechtzeitige Vorbereitung. - Hinweis: Einen Fahrplan zur Planung und Durchfhrung von Autorenlesungen erhalten Sie bei der Fachstelle oder dem Borromusverein. Sie finden ihn im Internet unter http://www.borro.de/enid/2f4ed1957cb04eb17fdf4c20350c4e8c,0/ proliko/Element_2_-_Vermittlung_von_Literatur_46.html. - Wollen Sie die Ausstellung mit einem anderen Partner in der Gemeinde gemeinsam durchfhren? Nicht selten ist aus Raumund/oder Termingrnden die Kombination von Buchausstellung und Weihnachtsbasar. Die bekannten Erfahrungen sprechen eher dafr, die Buchausstellung getrennt von anderen Veranstaltungen durchzufhren. Berichtet wird auch wenn Ausstellung und Basar aufeinander folgen davon, dass das Bchereiteam whrend des Basars noch mit einer kleineren Titelauswahl mitmacht. Abklrung des Termins mit dem Pfarrbro; Eintragung des Termins in die Terminkalender der Pfarrei und anderer rtlichen Organisationen (Ortsauschuss, Zivilgemeinde, Kulturkalender etc.)

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Juni

Juni

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Abklrung des Termins mit den benachbarten Bchereien Der Buchspiegel 2 erscheint. Auf dem Rcksendeschein knnen Sie eine hhere Auflage fr den nchsten Buchspiegel bestellen, der parallel zur Ausstellung erscheint und alle Titel der Ausstellung enthlt. Planen Sie schon jetzt zur Bewerbung der Ausstellung eine hhere Exemplaranforderung. Das neue Angebot des Borromusvereins wird in den Zeitschriften (Serviceheft) bekannt gegeben. Jetzt knnen Sie die Ausstellung ordern. Zu klrende Fragen: - Wollen Sie in diesem Jahr mit einer/mehreren Nachbarbchereien eine Ausstellung gemeinsam bestellen? - Wenn Sie mit mindestens drei ausstellenden Bchereien zusammenarbeiten, bernimmt der bv die Rcksendekosten! Die ffentlichkeitsarbeit kann beginnen. Der Redaktionsschluss fr den groen Pfarrbrief (Erscheinungstermin hufig nach den Sommerferien) steht an. Der Borromusverein bietet einen Standardartikel fr die Ausstellung an. Er steht im Internet unter http://www.borro.de/enid/7529a6713c38a60699edc800b695d268,0/Buec hereiarbeit/Arbeitsmaterial_4y.html Stichwort Ausstellungen . Hier finden Sie auch Pressetexte zu den Themenausstellungen des bv. Die Arbeitshilfe zum Buchsonntag (Sonntag nach dem Fest des Hl. Karl Borromus) erscheint vor den Sommerferien. Fragen Sie die Seelsorger, ob am Wochenende der Ausstellung ein thematischer Gottesdienst zum Themen Lesen, Buch, Medien, Literatur eingeplant werden kann und geben Sie die Arbeitshilfe an die Seelsorger und die Vorbereitungsgruppen weiter. Die Unterlagen erhalten Sie von der Fachstelle oder dem bv. Materialien zu den Buchsonntagen der zurckliegenden Jahre finden Sie im Internet unter http://www.borro.de/enid/7529a6713c38a60699edc800b695d268,0/Buec hereiarbeit/Arbeitsmaterial_4y.html Stichwort Buchsonntag. Auch die Unterlagen zurckliegender Buchsonntage stehen im Internet bereit und knnen immer wieder fr Gottesdienstvorbereitungen genutzt werden. Haben Sie die Ausstellung schon bestellt? Der Termin luft in diesem Monat ab! Bei wem sollen die Pakete ankommen? Jetzt gehen die Detailabarbeiten richtig los. Wir empfehlen ein Teamtreffen um folgende Aufgaben zu besprechen und zu verteilen: - Wer gestaltet das Plakat? Wenn kein eigenes Plakat gestaltet werden soll: In den Ausstellungspapieren (erhalten Sie im Oktober) sind Vordrucke enthalten. - Wo sollen die Plakate ausgehngt werden und wer kmmert sich darum? - Wenn der Herbst-Buchspiegel erscheint, empfiehlt es sich, dieses attraktive Werbemittel auch zur Werbung fr die Ausstellung zu nutzen. Dazu legen Sie am besten einen Werbezettel Ihrer Bcherei mit den genauen Daten und Ihrem spezifischen Rahmenprogramm in jedes Exemplar. Einen Vorschlag fr diesen Werbezettel finden Sie unter http://www.borro.de/enid/7529a6713c38a60699edc800b695d268, 0/Buechereiarbeit/Arbeitsmaterial_4y.html unter dem Stichwort Ausstellungen . - Sind die Rume fr die Ausstellung wirklich reserviert und in

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Oktober

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einem ordentlichen Zustand? Wenn Sie Kaffee & Kuchen anbieten wollen: Wer kmmert sich um die Vorbereitung und den Verkauf? - Wenn Sie Bilderbuchkinos zeigen wollen: Wer sucht die Titel aus (Ausleihe bei Fachstellen und AV Medienstelle mglich)? Wer besorgt den Diaprojektor? Wer stellt die Titel vor? - Welche Bchereimitarbeiter und welche anderen Helfer engagieren sich bei der Ausstellung? Wer macht den Personalplan? - Wie wollen Sie in diesem Jahr die Ausstellung zeitlich ablaufen lassen? Haben Sie schon einmal an eine Buchvorstellung fr Literaturinteressierte am Abend vor der Ausstellung gedacht? Eine Handreichung zur Methodik und Technik von literarischen Buchvorstellungen finden Sie im Internet unter http://www.borro.de/enid/2f4ed1957cb04eb17fdf4c20350c4e8c,0/ proliko/Element_2_-_Vermittlung_von_Literatur_46.html. - Wer macht die ffentlichkeitsarbeit? Eine Erinnerung und Auffrischung der dafr notwendiger Kenntnisse enthlt das Aktionsmaterial ffentlichkeitsarbeit: Presse . Es liegt in der Bcherei vor und steht im Internet unter http://www.borro.de/enid/7529a6713c38a60699edc800b695d268, 0/Buechereiarbeit/Arbeitsmaterial_4y.html beim Stichwort ffentlichkeitsarbeit. - Bei wem laufen die Fden zusammen? Wer macht die Koordination? Wer hlt den Kontakt zum Borromusverein? - Bei wem sollen die Bcherkisten angeliefert werden? Wer sorgt fr die rasche Rcksendung? Mitte Oktober erhalten Sie die Ausstellungspapiere. In der zweiten Oktoberhlfte kommen die Pakete. Ist bei der angegebenen Empfngeradresse auch jemand zu Hause? Bei Schwierigkeiten durch die Anlieferung: Wenden Sie sich an die Kundenberatung des bv (0228/7258-130). Wenn die Pakete angekommen sind, wie wollen Sie die Zeit nutzen? - Viele Bchereien packen die Pakete Stck fr Stck schon vorab aus, fgen die mitgelieferten Preisschilder schon hinzu, sortieren die Titel nach Sachgruppen oder nach den Tischgruppen, wie die Titel hinterher prsentiert werden sollen. In anderen Bchereiteams blttern einzelne Mitarbeiter in den Titeln ihres Interessengebietes, um sich fr die Verkaufsberatung vorzubereiten. - Wichtig: Lesen Sie jetzt in Ruhe die Ausstellungspapiere durch. Was hat sich in diesem Jahr im Ablauf evtl. verndert? Fehlt mir eine wichtige Unterlage? Oder fehlen Titel bzw. sind Titel beschdigt. Melden Sie sich mit den entsprechenden Fragen beim bv. Die Titel der Ausstellung und des Herbst-Buchspiegels enthalten immer auch interessante Geschenke der Gemeinde fr ihre Mitarbeiter. Weisen Sie die Verantwortlichen auf die Titel und die Bestellmglichkeit ber die Bcherei hin. Jetzt wird es Zeit, dass Sie intensiv auf Ihre Ausstellung hinweisen. - Plakate sollten nicht nur im Schaukasten der Pfarrgemeinde und in der Bcherei hngen. Besonders eignen sich die rtlichen Bildungseinrichtungen, Einzelshandelsunternehmen und rzte (Kindergarten, Schulen, VHS, Bcker, Kaisers, Tengelmann, Plus, Aldi, Apotheken, Fachrzte). Denken Sie daneben auch an -

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die rtlichen Vereine (Schtzenverein, Flussballklub, Basketballverein). - Wenn Sie nicht bereits frher Buchspiegel mit Anschreiben und Einladung zur Ausstellung ausgelegt haben, dann tun Sie dies jetzt. - Liefern Sie dem Pfarrbro einen kleinen Text fr die Wochenmitteilungen der Pfarrei. - Legen Sie einen einfachen Werbehandzettel an stark frequentierten Orten aus. - Besuchern der Bchereien geben Sie mit den frisch ausgeliehenen Bchern einen Ausstellungshandzettel mit. - Gute Erfahrungen gibt es auch mit dem Verteilen von Handzettel in allen Haushalten in der unmittelbaren Nhe der Bchereien. - Bchereien berichten von guten Erfahrungen, wenn Sie jetzt den Buchspiegel persnlich bei den Familien vorbeibringen, die regelmig Bcher ber die Bcherei bestellen. - Knnen Sie Ihre Leserinnen und Leser mit einer Email ansprechen? Dann ist ein Hinweis geeignet. - Fr die Verteilzeitungen und Tageszeitungen mssen jetzt die Pressemeldungen raus. Ein vorformulierter Text findet sich in den Ausstellungsunterlagen und im Internet. Sind fr die Kooperationspartner Ihrer Ausstellung alle Dinge erledigt? Ist der Gottesdienst entsprechend vorbereitet? Haben Sie als Bchereileiter vielleicht selbst die Gelegenheit, am Ende des Gottesdienstes auf Ihre Angebote hinzuweisen? Die Ausstellung ist aufgebaut. Jede Bcherei organisiert dies sehr unterschiedlich entsprechend den rtlichen Mglichkeiten und Interessen. - mit einem Basar - mit Kinder- und/oder Familienmesse und anschlieendem Kaffee im Pfarrzentrum - mit Ergnzung der Ausstellungstitel durch die nach dem Sommer neu eingekauften Bcher aus der KB (Achtung: Kann verkaufshemmend sein, da diese Titel ja ausgeliehen werden knnen.) - mit Kaffee und Kuchen am Nachmittag (Achtung: Dies schafft Atmosphre, erhht den Personalaufwand und beinhaltet die eher geringe Gefahr, dass die Medien beschmutzt werden. Wenn entsprechende rumlichen Mglichkeiten bestehen, dass der Ausschank in einem getrennten Raum und in einem abgetrennten Bereich des Gemeindesaales stattfinden kann, berichten Bchereien mit dieser Kombination von guten Erfahrungen. Die Ausstellung wird noch mehr zum sinnlichen Fest. - mit Kinderbetreuung und der damit verbundenen greren Ruhe fr die auswhlenden Eltern und Groeltern. - Die Ausstellung ist durchgefhrt, die bestellten Titel aus dem Sortiment entnommen, weitere Exemplare haben Sie beim bv bestellt. Bevor Sie die Kisten zurcksenden, haben Sie ggf. fr den Bestand der Bcherei noch Titel entnommen. - Hinweis auf vernderte Rcksendung 2006: Wenn Sie bis zum dritten Tag nach Ausstellung, die nicht verkauften Medien wieder der Post bergeben, dann bernimmt der Borromusverein die Rcksendegebhr. Weitere Hinweise dazu in den ausfhrlichen Ausstellungsunterlagen.

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Was ist jetzt noch zu bedenken? - Informieren Sie Ihre Kunden ber die Pfarrnachrichten, die Tagespresse oder per E-Mail, wann die Titel abgeholt werden knnen. Lassen Sie sich dazu vom Borromusverein einen Terminvorschlag nennen. - Weisen Sie bei Mitteilungen in den Pfarrnachrichten oder im Pfarrbrief darauf hin, dass Sie auch nach der Ausstellung weiter Bestellungen entgegen nehmen. Geben Sie den Besuchern der Bchereien ggf. noch einen weiteren Werbezettel oder auch nochmals den Buchspiegel mit. Einige bekannte Interessenten und Kufer des vergangenen Jahres waren nicht da waren? Bringen Sie diesen nach der Ausstellung noch zur Erinnerung einen Buchspiegel vorbei.

Borromusverein e.V., Bonn 2006

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