COMPUTACIN E INFORMTICA III

[GuadelParticipante]

Tcnico Nivel Operativo Senati virtu@l

Captulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

COMPUTACIN E INFORMTICA III

Gua del Participante

SEGUNDA EDICIN Marzo 2011

Todos los derechos reservados. Esta publicacin no puede ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorizacin del SENATI.

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Nacional

de

Adiestramiento

en

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Material auto instructivo, destinado a la capacitacin del SENATI a nivel nacional.

Marzo de 2011 SENATI Virtual 2

Captulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

COMPUTACIN E INFORMTICA III

ESTRUCTURA DEL MDULO
UNIDAD TEMTICA 01:

ESTRUCTURA DEL MDULO

INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2007

Introduccin a Microsoft Excel 2007 Edicin de celdas Formato de celdas

CREACIN DE FRMULAS
Creacin de frmulas Crear, definir y aplicar referencias a celdas

UNIDAD TEMTICA 02:

FUNCIONES GRFICOS ESTADSTICOS

Aplicar funciones matemticas y estadsticas Aplicar funciones lgicas

GRFICOS E IMPRESIN
Definir y crear grficos estadsticos Impresin de Hojas de Clculo

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Captulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

NDICE GENERAL
Funciones..........................................................................................................6
DEFINICIN DE FUNCIN ............................................................................................................. 7 Argumentos ......................................................................................................................... 7 Estructura ............................................................................................................................ 7 FUNCIONES ELEMENTALES ......................................................................................................... 8 ESCRIBIR FUNCIONES CON EL CUADRO DE DILOGO PEGAR FUNCIN ............................................ 9

Funcioneslgicas,deinformacinycondicionales........................15
FUNCIONES LGICAS ................................................................................................................ 16 FUNCIONES DE INFORMACIN ................................................................................................... 18 FUNCIONES CONDICIONALES ..................................................................................................... 19 ANIDAR FUNCIONES SI ............................................................................................................. 22

Grficos............................................................................................................25
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 26 CREAR GRFICOS USANDO EL ASISTENTE PARA GRFICOS ......................................................... 26 PARTES DE UN GRFICO .......................................................................................................... 29 CMO CREAR UN GRFICO? ................................................................................................... 29 CREACIN DEL GRFICO ........................................................................................................... 30 PRIMER PASO: TIPO DE GRFICO .............................................................................................. 30 SEGUNDO PASO: DATOS DE ORIGEN ........................................................................................ 31 TERCER PASO: OPCIONES DEL GRFICO ................................................................................... 31 A) TTULOS:......................................................................................................................... 31 B) EJE: ............................................................................................................................... 32 C) LNEAS DE DIVISIN: ........................................................................................................ 32 D) LEYENDA: ....................................................................................................................... 33 E) ETIQUETAS DE DATOS: ..................................................................................................... 34 F) TABLA DE DATOS: ............................................................................................................ 35 CUARTO PASO: UBICACIN DEL GRFICO .................................................................................. 35 DAR FORMATO A UN GRFICO ................................................................................................... 36 CAMBIAR EL TIPO GRFICO ....................................................................................................... 37

Impresin.......................................................................................................38
CONFIGURAR LA HOJA DE CLCULO ........................................................................................... 39 Seccin Configurar Pgina ............................................................................................... 39 Orientacin del papel ........................................................................................................ 40 Orientacin del papel ........................................................................................................ 40 Ajuste de escala ................................................................................................................ 40 Encabezado y pie de pgina ............................................................................................. 41 IMPRESIN .............................................................................................................................. 44 Vista Preliminar ................................................................................................................. 45 Botn de Office.................................................................................................................. 45 Barra de Herramientas de Acceso rpido ......................................................................... 46 Impresin Rpida .............................................................................................................. 47 Configurar Impresin ......................................................................................................... 48 Intervalo de pginas a imprimir ......................................................................................... 49

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Captulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

Objetos a imprimir ............................................................................................................. 49 Nmero de copias ............................................................................................................. 50

APLICANDO LO APRENDIDO............................................................................51 AUTOEVALUACIN...........................................................................................52 FORO..................................................................................................................53 GLOSARIO Y BIBLIOGRAFIA.................................................................54

s celdas deseadas manteniendo pulsado el botn izquierdo del mouse.

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Captulo VII: Funciones

Captulo 7

Funciones
Objetivos del Captulo: Reconocer qu es una funcin y su estructura. Identificar las diferentes categoras de funciones
que pertenecen las funciones. a las

Utilizar las funciones bsicas en la construccin de aplicaciones elementales.

En este captulo trataremos: Definicin de funcin Funciones elementales Escribir funciones con el cuadro de dilogo Pegar funcin

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Captulo VII: Funciones

Definicin de funcin
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados Argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin MAX calcula el valor mximo de un rango de celdas.

Argumentos
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.

Estructura
La estructura de una funcin comienza por el Nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los Argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Cada vez que se inicia una funcin se debe escribir el signo igual (=) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda.

Signo igual Nombre de la Funcin Argumentos

Las comas separan Argumentos Los parntesis abren y cierran argumentos

Estructura de una Funcin Nota: Puede ser coma o punto y coma la separacin de los Argumentos dependiendo de la configuracin regional

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Captulo VII: Funciones

Funciones elementales
Para explicar las funciones elementales tenga en cuenta el siguiente ejemplo, que le servir para entender cul es la finalidad de dichas funciones. Tenemos el siguiente Cronograma de Actividades desarrollado dentro de una empresa.

Nota: Para crear otros ejemplos pasar a la hoja2 En la siguiente tabla se explica el detalle de las funciones bsicas de Excel.
Funcin SUMA Sintaxis SUMA(nmero1;nmero2; ...) Descripcin Suma todos los nmeros de un rango

Pregunta Cul es el total Global de actividades en la semana? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda G6 y escribimos

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Captulo VII: Funciones

Podemos notar que al colocar la palabra suma que muestra de forma inmediata los diferentes tipos de funciones relacionados a suma. Del mismo modo se muestra al ubicarse en la funcin a elegir la definicin de la misma. Abrimos el parntesis para definir los argumentos (de celda o de rango) y sealamos la celda B6 con un clic y sin soltar sealamos hasta la celda F6. Luego cerramos el parntesis. Podemos notar que se muestra de la siguiente forma =SUMA(B6:F6). Al pulsar la tecla ENTER y se muestra el resultado que es 19. Otros Ejemplos de SUMA: =SUMA(3, 2) es igual a 5 =SUMA("3", 2, VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1. A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO, entonces: =SUMA(A1, B1, 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numricos de las referencias no se traducen.
Funcin PROMEDIO Sintaxis PROMEDIO(nmero1,nmero2; ...) Descripcin Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Pregunta: Cul es el promedio de actividades desarrolladas durante la semana? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda H6 y escribimos

Podemos notar que al escribir la funcin y definir los argumentos, se presenta una pequea etiqueta que nos permite saber la forma como definir los argumentos. Una vez definidos cerramos el parntesis y pulsamos la tecla ENTER y se muestra el resultado que es 4.75 Otros ejemplos de funcin PROMEDIO S A1:A5 se denomina Puntos y contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2: =PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 =PROMEDIO(Puntos) es igual a 11 =PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10

Escribir funciones con el cuadro de dilogo Pegar funcin

En Excel al igual que sus antecesores tiene un asistente para pegar funciones. Que ayuda a colocar funciones y valores adecuados, guiando paso por paso para la creacin de una frmula.

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Captulo VII: Funciones Considerando el ejemplo anterior nos ubicamos en la celda B13.para este caso vamos a usar la funcin
Funcin CONTAR Sintaxis CONTAR(nmero1,nmero2; ...) Descripcin Cuenta el nmero de celdas de un rango que contiene nmeros.

Pregunta: Cuntas actividades se realizaron en el da? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda B13 y pulsamos en la barra de men la opcin formulas y elegimos el icono fx (insertar funcin).

A continuacin se presentar en la pantalla la siguiente ventana:

De dicha ventana se selecciona una categora, ejemplo Estadsticas, de la lista o seleccionar categora.

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Captulo VII: Funciones

A continuacin, una funcin, ejemplo CONTAR, de la lista seleccionar una funcin y haga clic en Aceptar, se presenta el siguiente cuadro de dilogo:

Seleccione el rango ya sea escribindolo dentro de esta ventana o con el clic de arrastre dentro de la hoja de clculo y finalmente dar clic en aceptar. El resultado mostrado es 5. SENATI Virtual 11

Captulo VII: Funciones

Otros ejemplos de funcin CONTAR. (1) Suponga que el siguiente rango A1:A7 contiene en orden los siguientes valores. 12/05/99, 8,SENATI, #DIV/0, VACIO,23, PNI =CONTAR(A1:A7) es igual a 3 =CONTAR(A4:A7) es igual a 1 =CONTAR(A1:A7, 2) es igual a 4 Nota. Vaco significa celda en blanco
Funcin MIN Sintaxis MIN(nmero1,nmero2; ...) Descripcin Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Existen otros procedimientos para pegar funciones

Usando Procedimiento

Un men El Teclado El ratn ... del men Formulas Haga clic comando Presionamos simultneamente <Mayus >+ <F3> Damos clic sobre el icono en la barra de herramientas

Pregunta: Cul es la actividad mnima realizada? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda B14 y pulsamos el icono

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Captulo VII: Funciones

Pulsamos el botn Aceptar y seleccionamos el rango que es de B6 hasta B11 como se muestra en el cuadro. Al pulsar el botn Aceptar del cuadro Argumentos de la Funcin se mostrar la respuesta que es 1.

Otros ejemplos de funcin MIN. Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: =MIN(A1:A5) es igual a 2 =MIN(A1:A5;1) es igual a 1
Funcin MAX Sintaxis MAX(nmero1,nmero2; ...) Descripcin Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Pregunta: Cul es la actividad mxima realizada? Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda B15 y pulsamos simultneamente las teclas <Mayus >+ <F3>. Seleccionamos la funcin Max de la categora Estadsticas y sealamos el rango que es de B6;B11 como se muestra en el siguiente cuadro. Al pulsar el botn aceptar nos muestra como resultado 8.

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Captulo VII: Funciones Otros ejemplos de funcin MAX. Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: =MAX(A1:A5) es igual a 27 =MAX(A1:A5,30) es igual a 30
Funcin CONTARA Sintaxis Sintaxis CONTARA(Valor1,Valor2 ...) Descripcin Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas. Y que dentro de ella existan informacin : valores o textos dentro de una lista de argumentos..

Ejemplos: Utilizar el ejemplo anterior =CONTARA(A6:A11) es igual a 6 =CONTARA(B6:B11) es igual a 6 =CONTARA(C6:C11) es igual a 5

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Captulo VII: Funciones

Captulo 8

Funciones lgicas, de informacin y condicionales

Objetivos del Captulo: Reconocer los diferentes

tipos de funciones lgicas y su funcionamiento con el uso de las tablas lgicas.

Utilizar las funciones de informacin y su estructura lgica para el manejo de aplicaciones. Reconocer la funcin condicional SI (simple y anidada), su estructura en la toma de decisiones.

En este captulo trataremos: Funciones lgicas Funciones de informacin Funciones condicionales

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

Anidar funciones SI

Funciones lgicas
Las funciones lgicas son importantes porque a travs de una expresin se pueden evaluar datos o valores que permitan responder a muchas interrogantes. Por ejemplo Cuntos alumnos aprobaron en un curso con una nota mayor igual a 15 y menor igual a 20?, Cuntos alumnos, calificaron, si aprobaron el Examen Semestral el Examen Ocupacional con notas mayor a 15 y ,menores a 20?, Cuntos alumnos calificaron si aprobaron la Tecnologa y Cursos Complementarios con notas mayor a 15 y menores a 20?. Constantemente nos hacemos preguntas o damos alguna orden; de la siguiente manera: Compra el libro de Word o compra el libro de Excel que no es igual a decir compra el libro de Word y el de Excel. A continuacin se detalla las funciones lgicas bsicas tales como O, Y, NO.

Funcin

Sintaxis

Descripcin Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.

O(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)

Para trabajar con esta funcin es necesario utilizar la denominada tabla Lgica O. expresin1 V V F F Expresin2 V F V F =O(expresion1, Expresion2) V V V F

Ejemplo: Se tienen las calificaciones de los alumnos de Computo2 y Computo3 que han llevado los cursos de Word o Excel. Determinar si han aprobado uno de los cursos. Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda E8 y escribimos: =O(C8>10.4,D8>10.4). La respuesta es Verdadero, debido a que Torres Vega Juan tiene 15 en Word y 16 en Excel; si se aplica esta formula en los dos casos las expresiones son Verdaderas.

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

Otros ejemplos de funcin O =O(VERDADERO) es igual a VERDADERO =O(1+1=1,2+2=5) es igual a FALSO Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: =O(A1:A3) es igual a VERDADERO
Funcin Y Sintaxis Descripcin Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO

Y(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)

Para trabajar con esta funcin es necesario utilizar la denominada tabla Lgica O. expresin1 V V F F Expresin2 V F V F =Y(expresion1, Expresion2) V F F F

Ejemplo: Se tienen las calificaciones de Tecnologa y Formacin Prctica de los alumnos de Aprendizaje Dual determinar si el alumno puede pasar a su examen semestral. Recordemos que debe estar aprobado en Tecnologa y Formacin Prctica. Apliquemos: Nos ubicamos en la Celda E8 y escribimos: =Y(C8>10.4,D8>10.4). La respuesta es FALSO, debido a que Torres Vega Juan tiene 15 en Tecnologa pero desaprob con 6 en Practicas; si se aplica esta frmula en el caso de la expresin1 es Verdadero y en la expresin2 es Falso es por ello que la respuesta es Falso.

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

Otros ejemplos de funcin Y =Y(VERDADERO, VERDADERO) es igual a VERDADERO =Y(VERDADERO, FALSO) es igual a FALSO =Y(2+2=4, 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B4 contiene 50, entonces

=SI(Y(1<B4, B4<100), B4, "El valor queda fuera del rango") es igual a 5

Funcin NO

Descripcin Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee NO(valor_lgico) asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor especfico

Sintaxis

Para trabajar con esta funcin es necesario utilizar la denominada tabla Lgica NO. expresin1 V F =NO(expresion1) F V

Ejemplos de funcin NO
=NO(FALSO) es igual a VERDADERO =NO(1+1=2) es igual a FALSO

Funciones de informacin
Utilice una funcin de informacin para determinar el tipo de datos almacenados en una celda. Las funciones de informacin incluyen un grupo de funciones de la hoja de clculo conocidas como las funciones ES y devuelven el valor VERDADERO si la celda cumple una condicin.

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

Descripcin Devuelve el valor lgico VERDADERO si valor es ESBLANCO ESBLANCO(valor) una referencia a una celda vaca, de lo contrario devuelve FALSO Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de CONTAR.BLANCO CONTAR.BLANCO(rango) un rango. Funcin Sintaxis

Por ejemplo se tiene una lista de Actividades se desea saber cuntas actividades no se han desarrollado es decir que estn en blanco?. Pregunta Cuntas actividades no se han desarrollado durante el primer trimestre?.

Apliquemos: Escribimos =CONTAR.BLANCO(B6:B12), en la celda B14 y resultaran 3 celdas con espacios en blanco. Podemos concluir que en Alineacion y balanceo, Suspensiones y Mantenimiento en general le faltan valores.

Funciones condicionales
Estas funciones son importantes porque le permite aprender a crear expresiones lgicas utilizando condiciones. Adems crear funciones anidadas en otras palabras funciones dentro de otras funciones. Las funciones ms conocidas son:

Funcin

Sintaxis

Descripcin Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

CONTAR.SI CONTAR.SI(rango;criterio)

Pregunta_1: Cuntas atenciones mayores a 50 existen? Respuesta_1: En la celda B15, se escribe =CONTAR.SI(B6:B12,">50"), el resultado es 1 SENATI Virtual la siguiente la frmula es

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

Pregunta_2: Cuntas atenciones menores iguales a 50 existen? Respuesta_2: En la celda B16, se escribe =CONTAR.SI(B6:B12,"<=50"), el resultado es 3 la siguiente la frmula es

Otros Ejemplos de funcin CONTAR.SI Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas" respectivamente. =CONTAR.SI(A3:A6,"manzanas") es igual a 2 Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente =CONTAR.SI(B3:B6,">55") es igual a 2

Funcin

Sintaxis

Descripcin

SUMAR.SI SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas en el rango que coincide con el argumento criterio

Pregunta_1: Cunto es el total de atenciones (suma) mayores a 50 existen? Respuesta_1: En la celda B17, se escribe =SUMAR.SI(B6:B12,">50"), el resultado es 1 la siguiente la frmula es

Pregunta_2: Cunto es el total de atenciones (suma) menores o iguales a 50 existen? Respuesta_2: En la celda B18, se escribe =SUMAR.SI(B6:B12,"<=50"), el resultado es 3 la siguiente la frmula es

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

Otros ejemplos de funcin SUMAR.SI. Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para cuatro casas: 100,000; 200,000; 300,000 y 400.000 respectivamente. El rango B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad: 7,000; 14,000, 21,000 y 28,000 =SUMAR.SI(A1:A4,">160000",B1:B4) es igual a 63,000. FUNCIN SI

La funcin condicional en Excel es la funcin SI. Esta funcin devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Su sintaxis es la siguiente:

SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

En esta sintaxis: prueba_lgica es una expresin que contiene la celda, el operador y el valor o constante que se va a comparar y que puede tomar el valor Verdadero o Falso, valor_si_verdadero es la expresin que realiza la funcin si la prueba_lgica es Verdadero y valor_si_falso es la expresin que realiza la funcin si la prueba_lgica devuelve el valor Falso. Es importante sealar que la misma funcin puede devolver distintos valores dependiendo del resultado en la expresin lgica.

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales Para explicar esta funcin Si y sus anidamientos, se tendr como base el siguiente ejemplo:

Un Instructor desea tener un cuadro con dos tipos de calificativos. El primero de ellos (CALIFICATIVO_1) mostrara, si esta aprobado desaprobado. El segundo (BONIFICACION DE NOTAS) se regir en aumentar 2 puntos en el promedio a los alumnos cuyo promedio sea inferior a 12 Ejemplo_1:: Si se desea mostrar el calificativo de aprobado o desaprobado, en la celda G8, la frmula aplicada debe ser: =Si(F8>=10.5,Aprobado,Desaprobado) Ejemplo_2:: Si se desea mostrar la Bonificacin de Notas aumentando 2 puntos en el promedio, en la celda H8, la frmula aplicada debe ser: =SI(F8<13,F8+2,F8). Si cumple la condicin se aumenta 2 puntos, si no cumple presenta el mismo contenido pues no cumpli con la condicin En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una frmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la frmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente funcin mostrar "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido". SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto","Presupuesto excedido")

Anidar funciones SI
En algunos casos, se tendr que utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, se pide obtener el calificativo2 para la relacin de alumnos anterior, segn el siguiente cuadro: Si el Promedio es Mayor Igual a 15 De 10.6 a 14.9 De 0 a 10.5 Calificativo Bueno Regular Malo

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales Para obtener el Calificativo2 se debe realizar los siguientes pasos: 1. Se selecciona la celda H8 y luego haga clic en botn fx de la barra de herramientas, luego seleccione la Categora Lgicas y la funcin SI. Tal como se muestra a continuacin:

2. 3. 4. 5.

Clic en aceptar de la ventana Insertar funcin. En la caja de texto Prueba_Lgica digitamos: F8>=15.00. Luego, clic en el cuadro en blanco Valor_si_verdadero y se digita Bueno. Clic en la cuadro en blanco: Valor _si_falso. Tal como se muestra a continuacin

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

6. Se hace clic en el cuadro de nombres y se elige la opcin SI, tal como se muestra a continuacin.

7. Se ingresa la segunda condicin G2>10.49 en la caja Prueba_Lgica. 8. Clic en el cuadro en blanco Valor_si_verdadero y digite Regular. 9. Clic en el cuadro en blanco: Valor _si_falso, digite Malo. Tal como se muestra a continuacin:

de

texto

10. Finalmente se hace clic en el botn Aceptar. 11. Obtenga los calificativos de los otros alumnos. Para este tipo de evaluaciones es comn emplear un Diagrama de Flujo, para ver el flujo de las decisiones de acuerdo al resultado de evaluar las condiciones, tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Captulo VIII: Funciones Lgicas, de informacin y condicionales

Captulo 9

Grficos
Objetivos del Captulo: Identificar los elementos de un grfico estadstico. Reconocer los diferentes tipos de grficos estadsticos
como trabajan con los datos existentes de la hoja.

Analizar la grfica creada en funcin a los datos. Aplicar formatos diversos a la grfica creada.

En este captulo trataremos: Introduccin Creacin del grfico Dar formato a un grfico La barra de herramientas Grfico

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Captulo IX: Grficos

Introduccin
Puede presentar los datos de Microsoft Excel en un grfico. Los grficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian stos. Puede crear grficos a partir de celdas o rangos no contiguos. Microsoft Excel puede presentar en el grfico los valores de las celdas de la hoja de clculo como:

Barras

Lneas

Circular

Columnas

Crear grficos usando el asistente para grficos

El Asistente para grficos le guiar a lo largo del proceso necesario para crear un grfico. Para crear un grfico, seleccione las celdas que contengan los datos y el texto que desee que aparezca en el mismo y, a continuacin, haga clic en barra de men y seleccione la opcin Insertar. Al realizar dicho proceso se mostrar las siguientes opciones dentro de las mismas seleccione el tipo de grafico o la cinta de opciones para mostrar todos los tipos de grficos.

Al crear un grfico, los valores de la hoja de clculo aparecern automticamente representados en el grfico. Por ejemplo, en un grfico de columnas, el Asistente para grficos crear columnas que reflejen el alto correcto de cada valor de la hoja de clculo. Los grficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se

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Captulo IX: Grficos actualizan cuando se cambian stos. Llevando el puntero al centro del grfico y haciendo arrastre lo puede reubicar.

Haciendo clic en las opciones del Men, puede aplicar un formato personalizado, tal como cambiar la fuente, color o relleno.

Cundo usar grficos de Columnas (Simples y 3D) Un grfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un perodo de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre elementos. Las categoras se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variacin producida con el transcurso del tiempo.

En el siguiente grfico 3D, podr comparar la evolucin del uso de las ventas de vehculos en Lima durante cinco aos con el respectivo tipo de auto..

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Captulo IX: Grficos Cundo usar grficos de Lneas Un grfico de lneas muestra las tendencias a intervalos equivalentes. Se emplean para evaluar proyecciones de ventas, de ingresos, de prdidas, entre otros.

Cundo usar grficos Circular Un grfico circular muestra el tamao proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en funcin de la suma de los elementos. Siempre mostrar una nica serie de datos y es til cuando se desea destacar un elemento significativo.

Para hacer ms visibles los sectores pequeos, podr agruparlos como un solo elemento del grfico circular y, a continuacin, descomponer dicho elemento en otro grfico circular o de barras ms pequeo situado junto al grfico

principal.

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Captulo IX: Grficos

Partes de un Grfico
Un grfico Creado tiene las siguientes partes:

Ttulo Eje X y ttulo Eje Y y ttulo

Leyenda

Tabla de datos

Cmo crear un Grfico?

Se crea con la ayuda del asistente en 4 pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el Tipo de grfico Indicar los Datos de Origen Configurar las Opciones del grfico Determinar la Ubicacin del grfico

En un nuevo libro, ingrese los siguientes datos, tal como se muestra:

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Captulo IX: Grficos

Creacin del grfico

1. Seleccione alguna celda del Rango de datos. 2. Para acceder a todos los tipos de grficos en el cuadro de dilogo Insertar grfico se hace clic en la flecha ubicada en la esquina inferior izquierda de la seccin Grficos en la Ficha Insertar de la Cinta de Opciones.

Primer Paso: Tipo de grfico

Se presenta la siguiente ventana al acceder al cuadro de dialogo Insertar grfico:

Se hace clic en algunas de las opciones de tipo de grfico y se muestran los subtipos de grficos asociados En este caso se debe seleccionar (Haciendo clic): Tipo de grfico: Columnas Subtipo de grfico: Columna Agrupada

Clic en el botn Aceptar

Una vez elegido el tipo de grafico se va mostrar como un elemento incrustado dentro de la hoja de clculo.

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Captulo IX: Grficos

Segundo Paso: Datos de Origen

Existen diferentes formas de presentar los datos de acuerdo al anlisis de la informacin que puede ser por filas o columnas. Para ello debe ingresar a las siguientes opciones: 1. Pulse la ficha Diseo dentro de cinta de opciones. 2. Se presenta la siguiente ventana

Se verifica los datos orgenes en que se va a construir el grfico. Las series se pueden presentar por filas o columnas. Por defecto est seleccionado en columnas. En el caso de agregar nuevos datos en la grafica, se debe elegir el botn e indicar el rango nuevo de datos a evaluar.

Tercer Paso: Opciones del grfico

En este paso se puede cambiar los Ttulos, Eje, Lneas de divisin, Leyenda, Rtulos de datos y tabla de datos:

A)

Ttulos:
1. Pulse el botn Ttulo del grafico en la seccin Etiquetas de la ficha Presentacin

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Captulo IX: Grficos 2. Elegir la alternativa para el grfico

B)

Eje:
1. Pulse la ficha Presentacin en la cinta de opciones. 2. En la seccin Etiquetas selecciona el botn Rtulos del Eje 3. Se presenta dos opciones de ejes: Ttulo en el eje horizontal primario y Ttulo en el eje vertical primario. Dentro de cada uno de ellos se pueden definir la activacin y ubicacin de cada uno de los ejes.

C)

Lneas de divisin:
1. Pulse la ficha Presentacin en la cinta de opciones. 2. En la seccin Ejes elegir el botn Lneas de cuadriculas del grfico 3. Elegir el tipo de eje de lneas de divisin Horizontal o vertical

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Captulo IX: Grficos

D)

Leyenda:
1. Pulse la ficha Presentacin en la cinta de opciones. 2. En la seccin Etiquetas seleccione el botn Leyenda 3. Elegir el tipo de leyenda deseada

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Captulo IX: Grficos

E) Etiquetas de datos:
1. Pulse la ficha Presentacin en la cinta de opciones. 2. En la seccin Etiquetas seleccione el Icono Etiquetas de datos 3. Elegir el tipo de etiqueta de datos deseado.

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Captulo IX: Grficos

F) Tabla de datos:
1. Pulse la ficha Presentacin en la cinta de opciones. 2. En la seccin Etiquetas seleccione el Icono Tabla de Datos 3. Elegir el tipo de tabla de datos que se requiera.

Cuarto Paso: Ubicacin del grfico

El grafico al insertarlo siempre se presenta como un objeto incrustado. Para cambiar la ubicacin a toda una hoja debes: 1. Pulse la ficha Diseo en la cinta de opciones. 2. En la seccin Ubicacin seleccione el botn Mover Grfico 3. Elegir la ubicacin

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Captulo IX: Grficos Se debe decidir dnde ubicar el grfico en una hoja nueva o como un objeto en la hoja que seleccione. En la Hoja 1, de acuerdo a las opciones se obtiene el siguiente grfico:

La forma de personalizar este grfico una vez creado, se explica a continuacin:

Dar formato a un grfico

Mediante esta opcin se tiene la facilidad de cambiar el Aspecto del grfico, tal como cambiar el tamao o tipo de fuente, color de fondo, color de la serie de datos, etc. Para ello elegir las siguientes opciones 1. Pulse la ficha Inicio dentro de la cinta de opciones. 2. Selecciona el objeto a cambiar el formato 3. Elegir los botones para cambiar el aspecto del grafico

4. Tambin se puede hacer uso de diseos personalizados para ello se ingresa a la ficha Diseo en la cinta de opciones, en la seccin Estilos de diseo se elige el diseo que necesite.

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Captulo IX: Grficos

Cambiar el tipo grfico

En este caso se puede cambiar el tipo de grfico actual por otro, para ello: 1. Pulse la ficha Diseo en la cinta de opciones. 2. En la seccin Tipo elegir el botn Cambiar Tipo del grafico

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Captulo X: Impresin

Captulo 10

Impresin
Objetivos del Captulo: Preparar la hoja de clculo para la impresin. Identificar los elementos necesarios para
impresin que se requiera. el tipo de

En este captulo trataremos:

Configurar la hoja de clculo Impresin

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Captulo X: Impresin

Configurar la hoja de clculo

Seccin Configurar Pgina
Esta seccin permite modificar: Los mrgenes, la orientacin, la escala y tamao de papel a usar, entre otros.

Modificar Mrgenes En el botn mrgenes encontrar configuraciones de mrgenes predeterminados

Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opcin Mrgenes personalizados y se mostrar la ventana Configurar Pgina en el cual podr realizar los ajustes necesarios.

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Captulo X: Impresin

Orientacin del papel

Esta opcin le permitir elegir entre la pgina vertical y horizontal.

Orientacin del papel

Esta opcin permite elegir tamaos de papel entre una lista predeterminada, o tambin accediendo a la ventana Configurar pgina por medio de la opcin Ms tamaos de papel.

Ajuste de escala
Esta opcin le permite ajustar el contenido de la hoja de clculo de tal forma que pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite. Para ajustar la escala de impresin ingrese a la ventana Configurar pgina y en la ficha Pgina encontrar las siguientes opciones:

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Captulo X: Impresin

Ajuste de Escala: donde podr elegir entre: Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor o uno mayor para que se imprima ms grande de lo normal Ajustar a, usted podr reducir una tabla que ocupa 4 pginas a slo 2 o una tabla que ocupa 2 pginas a slo 1.

Ajuste de escala

Encabezado y pie de pgina

Cuando tiene activada la vista Diseo de pgina podr agregar de manera directa un encabezado y pi de pgina a la hoja de impresin

Tambin puede acceder a las opciones de Encabezado y Pie de pgina por medio de la ventana Configurar Pgina y la ficha Encabezado y pie de Pgina

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Captulo X: Impresin

Los encabezados y pies de pgina se muestran en la parte superior e inferior de sus pginas impresas. Se puede usar alguno de los encabezados o pies incorporados o crear uno personalizado. En esta ficha se puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel: haga clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botones de Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de pgina a usar.

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Captulo X: Impresin

Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su encabezado y Pie. En la siguiente tabla observe los botones y la utilidad de cada uno de ellos. Botn Utilidad Modifica el formato de fuente del texto seleccionado. Fuente, tamao, estilo y efectos. Inserta el nmero de pgina de la hoja a imprimir.

Inserta el nmero total de pginas a imprimir.

Inserta la fecha del sistema.

Inserta la hora del sistema.

Inserta la ubicacin y el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre de la hoja.

Insertar Imagen Use este botn para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el encabezado de pgina Formato de la imagen Para modificar el tamao de la imagen, recortarla o modificar los formatos establecidos de la misma.

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Captulo X: Impresin

Impresin
Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta automticamente. Adems, se puede modificar las caractersticas de la hoja (tamao, orientacin, mrgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora. Para imprimir Excel manipula 3 vistas: La NORMAL, la VISTA DISEO DE PAGINA y la VISTA PREVIA DE SALTO DE PGINA. Estas vistas le ayudaran en el proceso de imprimir. Las herramientas de vistas y diseo de pgina se encuentran en la seccin VISTAS DE LIBRO de la ficha VISTA.

As se puede imprimir las tablas con diferentes configuraciones de pgina (vea la figura)

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Captulo X: Impresin

La misma tabla con distintas configuraciones de hoja

Es importante anotar que para probar estas caractersticas se debe tener alguna impresora instalada, local o de Red. Use el Panel de Control Hardware y sonidoImpresora y configure una impresora. Microsoft Office tambin ha incorporado una Impresora llamada Microsoft Office Document Image Writer, que enva la impresin a un archivo, igual que en un proceso de escaneo.

Vista Preliminar
Esta vista muestra la tabla antes de imprimirla. Aqu se puede controlar las opciones y caractersticas de la impresin. Para tener una vista previa de lo que se va a imprimir, se cuenta con las siguientes acciones:

Botn de Office
1. Haga clic en el botn de Office y elija la opcin ImprimirVista Preliminar

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Captulo X: Impresin

Barra de Herramientas de Acceso rpido

1. Desglose la lista de opciones de Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y elija la opcin Vista preliminar. 2. Ahora cuando se quiera realizar una vista previa, solo bastar con hacer clic en este botn que ya se muestra en la barra de herramientas de acceso rpido.

Excel muestra una ventana similar a la siguiente:

Observe en la ilustracin que Excel detecta las 2 tablas de la hoja Vendedores. Para realizar los ajustes necesarios a la Presentacin preliminar o para pasar una siguiente pgina, etc. utilice los botones de control.

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Captulo X: Impresin

Tambin puede utilizar las teclas Av pg y Ret pg para cambiar entre las pginas que se han generado

Impresin Rpida
Si se desea imprimir rpidamente su tabla, haga clic en el botn de office y elija la opcin Imprimir y en la parte derecha de la ventana elija nuevamente Impresin Rpida.

Al usar esta opcin, Excel imprime la tabla con las opciones por defecto, tanto de la configuracin de pgina como la configuracin de la impresora. Si se configur la pgina se imprimir con las opciones elegidas.

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Captulo X: Impresin

Configurar Impresin
Si se desea configurar las opciones para imprimir, dirjase al botn de office y elija la opcin Imprimir y luego nuevamente Imprimir en la parte derecha de la ventana

Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo Imprimir que presenta caractersticas similares al de cualquier programa (tal como MS Word), pero adicionalmente muestra opciones especiales como los de la seccin Imprimir:

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Captulo X: Impresin

En el cuadro Impresora:
Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como: tamao de hoja, si la impresin ser a color o blanco y negro, la calidad de impresin, etc.

Puede elegir la impresora a usar.

Intervalo de pginas a imprimir

En el cuadro Intervalo de pginas

Indique si desea imprimir todas las pginas de su tabla o slo alguna pgina en particular.

Intervalo de pginas

Objetos a imprimir

En el cuadro Imprimir
Seleccione la opcin Hojas Activas para imprimir su rea de impresin o las hojas seleccionadas. Si se desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opcin Todo el Libro. Si elige la opcin Seleccin, Excel ignora el rea de impresin e imprime el rango de celdas seleccionados.

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Captulo X: Impresin Seleccione el objeto a imprimir.

Nmero de copias

En el cuadro Copias
Indique la cantidad de copias que necesite.

Indique la cantidad de copias a imprimir.

El cuadro Intercalar
Organiza las pginas numeradas al imprimir varias copias de un documento. Si la casilla esta prendida, se imprimir una copia completa del primer documento antes de que se imprima la primera pgina de la siguiente copia. Si la casilla esta apagada, y usted quiere 5 copias, se imprimir primero 5 copias de la pgina 1, luego 5 copias de la pgina 2, etc.

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Captulo X: Impresin

Captulo 11

APLICANDO LO APRENDIDO
La TAREA o APLICACIN PRCTICA debe enviarse por la plataforma.

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Captulo X: Impresin

Captulo 12

AUTOEVALUACIN

La AUTOEVALUACION debe DESARROLLARSE en la plataforma.

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Captulo X: Impresin

Captulo 13

FORO
Para participar en el FORO debe ingresar a la plataforma y busque FORO TEMATICO

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Captulo X: Impresin

Captulo 14

GLOSARIO Y BIBLIOGRAFIA

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Captulo XIV: Glosario y bibliografa

1.

GLOSARIO

Funcin.- En programacin, una funcin es un grupo de instrucciones con un objetivo en particular y que se ejecuta al ser llamada desde otra funcin o procedimiento. Una funcin puede llamarse mltiples veces e incluso llamarse a s misma (funcin recurrente). Las funciones pueden recibir datos desde afuera al ser llamadas a travs de los parmetros y deben entregar un resultado. Se diferencian de los procedimientos porque estos no devuelven un resultado. En general las funciones deben tener un nombre nico en el mbito para poder ser llamadas, un tipo de dato de resultado, una lista de parmetros de entrada y su cdigo. Expresin.- Representacin, con palabras o con otros signos externos, de un pensamiento, una idea, un sentimiento, etc.: libertad de expresin; la risa es una expresin de alegra; all se encuentran imgenes o expresiones populares del mito; una sentencia judicial no puede ser la expresin de una mentalidad que todava divide la sociedad entre hombres y mujeres. Palabra o conjunto de palabras: expresin coloquial; expresiones metalingsticas; ha utilizado una expresin muy acertada para definirlo. Gesto o aspecto de una persona, en especial de la cara, que muestra un sentimiento, una actitud o un estado de nimo: expresin corporal; su cara tiene una bella e ingenua expresin estpida, una expresin de no entender nada de lo que pasa. Forma o modo de expresarse o de hablar: nos han puesto como deber varios ejercicios para practicar la expresin escrita; si quieres trabajar en la radio tendrs que mejorar la expresin oral. Viveza y propiedad con que se manifiestan los afectos en las obras artsticas: tener gran expresin. Conjunto de trminos que representan una cantidad. expresin algebraica Conjunto de nmeros y de smbolos ligados entre s por los signos de las operaciones del lgebra y que no contiene ms funciones que aqullas que pueden calcularse con las operaciones del lgebra (suma, multiplicacin y sus inversas). Reducir a la ( o su) mnima expresin Reducir la cantidad, la calidad o los componentes de una cosa al mnimo posible para que no deje de ser esa cosa: le perdon algunas cuentas y le dej la deuda reducida a su mnima expresin. Lgica.- Parte de la filosofa que estudia las formas y principios generales que rigen el conocimiento y el pensamiento humano, considerado puramente en s mismo, sin referencia a los objetos: los problemas principales de la lgica SENATI Virtual 55

Captulo XIV: Glosario y bibliografa son las doctrinas del concepto, del juicio, del silogismo y del mtodo. lgica matemtica Lgica que utiliza el mtodo y los smbolos de las matemticas. Mtodo o razonamiento en el que las ideas o la sucesin de los hechos se manifiestan o se desarrollan de forma coherente y sin que haya contradicciones entre ellas. Modo o manera particular de pensar, de ver, de razonar o de actuar que se considera coherente, racional o de sentido comn. Impresora.- Perifrico del ordenador diseado para copiar en un soporte duro (papel, acetato, etc.) texto e imgenes en color o blanco y negro. Tipos IMPRESORA MATRICIAL O DE AGUJAS IMPRESORAS DE MARGARITA (en desuso) IMPRESORA DE CHORRO DE TINTA IMPRESORA TERMICA IMPRESORA LASER PLOTTER Formato.- Estructura de un archivo que define la forma en que se guarda y representa en pantalla o en impresora. El formato puede ser muy simple y comn, como los archivos guardados como texto ASCII puro, o puede ser muy complejo e incluir varios tipos de instrucciones y cdigos de control utilizados por programas, impresoras y otros dispositivos. En MS-DOS la extensin del nombre del archivo suele indicar el formato del archivo. Entre los ejemplos se cuentan el formato RTF (Rich Text Format), DCA (Document Content Architecture), PICT, DIF (Data Interchange Format), DXF, TIFF (Tag Image File Format) y EPSF (Encapsulated PostScript Format). Se refiere al formato de archivo que una aplicacin utiliza para producir sus propios archivos. Forma preestablecida que se le da a un documento tomando como base o referencia otro con la forma deseada. Configurar.- Adaptar una aplicacin software o un elemento hardware al resto de los elementos del entorno y a las necesidades especficas del usuario. Es una tarea esencial antes de trabajar con cualquier nuevo elemento. La tendencia actual es a reducir las necesidades de configuracin mediante sistemas que permiten al nuevo elemento detectar en qu entorno se instala, configurndose automticamente sin requerir la participacin del usuario. Cuando sta es necesaria, se intenta facilitar al mximo el proceso de configuracin. Office.- Suite ofimtica desarrollada por Microsoft, actualmente es la ms usada del mundo. Operable en los sistemas operativos Windows y Apple Mac OS, con posibilidad de funcionar en Linux a travs de un emulador. Existen diferentes versiones del paquete pero, en general, contiene programas como Word (procesdor de texto), Excel (hoja de clculos), PowerPoint (creacin de presentaciones), Access (creacin y mantenimiento SENATI Virtual 56

Captulo XIV: Glosario y bibliografa de bases de datos), Outlook (cliente de correo electrnico), FrontPage (creacin visual de pginas web), Photo Manager (editor fotogrfico), Publisher (para creacin de tarjetas, pancartas, etc.), etc. El primer paquete de Office fue lanzado en conjunto con Windows 95, alcanzando gran popularidad. Versiones de Office desde que es suite: a. Microsoft Office 95 b. Microsoft Office 97 c. Microsoft Office 2000 d. Microsoft Office XP/2002 e. Microsoft Office 2003 f. Microsoft Office 2007

2.

BIBLIOGRAFA
MCFEDRIES PAUL, EXCEL 2007 FRMULAS Y FUNCIONES, Editorial: Anaya Multimedia-Anaya Interactiva Fernando Rodrguez Braga , Microsoft Excel 2003, Editorial Ideas Propias Estudio Rojas-Benarroch, EXCEL 2003,ANAYA MULTIMEDIA Frye, Curtis, EXCEL PROBLEMAS Y SOLUCIONES ,Ed. Anaya Multimedia Claudia Valds-Miranda Cros, EXCEL 2003 , ANAYA MULTIMEDIA Chester, T. (1996): La biblia de Excel para Windows 95, Anaya Multimedia S.A. Floriano Blanco, L. y Galn Galn, S. (1997): Excel 97, Anaya Multimedia S.A. Lino, F. y Galn, S. (1997): Manual avanzado Excel 97, Anaya Multimedia S.A. Laurie, P. (1997): Excel 97 paso a paso, Anaya Multimedia S.A. Luna Huertas, P., Martnez Lpez, F.J. y Otros (1998): Aprendiendo Hoja de Clculo con Casos Prcticos, Mc Graw Hill. Surez Snchez de Len, J.M. (1996): Excel para Windows 95, Anaya Multimedia S.A. Surez Snchez de Len, J.M. (1997): Excel 97 para torpes, Anaya Multimedia S.A. Vzquez Jimnez, S. (1996): Excel para Windows 95. Gua de Iniciacin, Anaya Multimedia S.A. Vzquez Jimnez, S. (1997): Excel 97, Anaya Multimedia S.A. Walkenbach, J. (1997): El libro de Excel 97, Anaya Multimedia S.A. Wleingarten, J. (1996): Excel para Windows 95 paso a paso, Anaya Multimedia S.A.

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