MANUAL DE USUARIO MDULO DE CAJA CHICA

MARZO 2011

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MDULO DE CAJA CHICA

PAGINA: 2 de 32

INDICE

1. 2. 3. 4.

INTRODUCCIN:................................................................................................................. 3 OBJETIVOS: ........................................................................................................................ 3 ACCESO AL SISTEMA: ...................................................................................................... 3 MANTENIMIENTO: .............................................................................................................. 5 4.1. Asignacin de Caja Chica ..................................................................................... 5 4.2. Cuentas Auxiliares ................................................................................................ 9 4.3. Tipo de Cambio ................................................................................................... 12 4.4. Movimientos de Cuentas .................................................................................... 15 4.5. Tipo de documentos ........................................................................................... 17

5.

TRANSACCIONES: ........................................................................................................... 20 5.1. Fecha de Proceso: ............................................................................................... 20

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1. INTRODUCCIN:

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El objetivo principal de este manual es brindar al usuario la herramienta necesaria para el desarrollo de sus funciones en el menor tiempo posible. El manual del mdulo de Caja Chica le permite llevar el control de las salidas de dinero del fondo fijo y la liquidacin del mismo. 2. OBJETIVOS:
El presente manual tiene como objetivo mostrar y describir las principales funciones que tiene el Modulo de Caja Chica de una manera sencilla.

3. 3.1

ACCESO AL SISTEMA: Para acceder al mdulo de Caja Chica hacer doble clic del botn izquierdo del mouse en el cono del Sistema Contable que se encuentra en el escritorio de la PC. (Figura N 1).

Figura N 1

3.2

A continuacin aparecer la siguiente ventana en donde debe colocar Nombre de Usuario y Contrasea y finalmente hacer clic en el botn check de la izquierda de la Figura N 2.

Hacer clic aqu

Figura N 2

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3.3

A continuacin el sistema mostrar la ventana de Ingreso al Sistema. Hacer clic en el mdulo de Caja Chica de la Figura N 03.

Figura N 3

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4. 4.1 MANTENIMIENTO: Asignacin de Caja Chica:

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Para la asignacin de caja chica, hacer clic en Mantenimientos de la barra de herramientas del mdulo de Caja Chica. (Figura N 4).

Figura N 4

El sistema mostrar la siguiente ventana de asignacin de Caja Chica (Figura N 5)

Figura N 5

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Asignar nueva caja chica:

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Presionar el botn Edicin ubicado en la barra de herramientas de la Figura N 5 y a continuacin el sistema mostrar la ventana Registro de Caja Chica para completar la informacin solicitada (Figura N 6).

Figura N 6

A travs de la ventana el usuario tiene la opcin de utilizar los siguientes botones de mantenimiento. Botones de Mantenimiento Adicionar nuevo registro Modificar registro Eliminar registro Visualizar registro Grabar Salir Primer Registro Registro Anterior Registro Siguiente Ultimo Registro ELABORADO POR: O&M REVISADO POR: APROBADO POR:

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Para adicionar presionar en el botn Adicionar (Figura N 6), y colocar el cursor en el cuadro de texto Cuenta Contable y presionar la tecla F1 y aparecer la ventana de Ayuda Plan de Cuentas en donde se selecciona la cuenta (Figura N 7), y finalmente presionar la tecla Enter.

Figura N 7

Luego colocar el cursor en el cuadro de texto RUC (Figura N 6) y presionar la tecla F1 y aparecer la ventana de Ayuda Cuenta Corriente en donde se selecciona el tipo, se digita en el cuadro de texto Razn Social (Figura N 8), seleccionar y finalmente presionar la tecla Enter y aparecer la Figura N 9.

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Figura N 8

Figura N 9

Finalmente presionar el botn Grabar

y Salir

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4.2 Cuentas Auxiliares:

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Esta opcin permite realizar consultas de las cuentas corrientes de proveedores, bancos, clientes, etc. Para acceder a Cuentas Auxiliares hacer clic en la barra de herramientas Mantenimientos (Figura N 10).

Figura N 10

El sistema mostrar la siguiente ventana Maestro de Cuenta Corriente (Figura N 11) en donde se puede crear, modificar y eliminar cuentas auxiliares.

Figura N 11

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Registrar nuevas cuentas auxiliares:

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Presionar el botn Registrar .ubicado en la barra de herramientas de la Figura N 11 y a continuacin el sistema mostrar la ventana Registro de Maestro de Cuenta Corriente para completar la informacin solicitada (Figura N 12).

Figura N 12

a. Adicionar: Presionar el botn Adicionar de la barra de herramientas de la Figura N 12, y el sistema mostrar el siguiente formulario para el ingreso de cuentas auxiliares (Figura N 12).

Seleccionar del men despegable la Clase (10 Bancos, 12 Clientes, 14 Cuentas por Cobrar, 16 Cuentas por Cobrar diversas, 42 Proveedores, 63 Servicio de Terceros, etc.). (Figura N 13)

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Figura N 13

Seleccionar del men despegable Tipo de Persona (01 Persona Natural, 02 Persona Jurdica, 03 Sujeto No domiciliario, etc.). (Figura N 14).

Figura N 14

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Digitar en el cuadro de texto Nro. Cta. Cte. el nmero de cuenta corriente del tipo de persona. Digitar en los cuadros de texto Datos Generales, el RUC, razn social, apellido paterno, apellido materno, nombres, representante legal, nombre comercial, DNI, direccin, telfono, correo electrnico, fax. Finalmente presionar el botn Grabar y Salir

b. Modificar: Presionar el botn Modificar si se requiere realizar modificaciones en los datos guardados en el sistema, luego grabar y salir.

c. Eliminar: Presionar el botn Eliminar grabar y salir Tipo de Cambio: Para la configuracin del tipo de cambio, hacer clic en Mantenimientos de la barra de herramientas. (Figura N 15). cuando se requiera anular algn registro, luego

4.3

Figura N 15

El sistema mostrar la siguiente ventana (Figura N 16) en donde se podr visualizar el tipo de cambio con la ltima fecha de registro, ao, mes, y usuario.

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Figura N 16

Seleccionar del men despegable el mes, y se podrn visualizar todos los tipos de cambio ingresados.

Presionar el botn Edicin y el sistema mostrar la siguiente ventana donde figurar el tipo de cambio publicado a la fecha segn portal Web de la Sunat (Figura N 17).

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Figura N 17

Presionar el botn Adicionar de la Figura N 17, y el sistema automticamente cargar la fecha actual. Digitar en los cuadros de texto los tipos de cambio de compra y venta registrados en el portal de la SUNAT. Finalmente presionar el botn Grabar y Salir

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4.4 Movimientos de Cuentas:

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Para la configuracin de movimientos de cuentas, hacer clic en Mantenimientos de la barra de herramientas. (Figura N 18).

Figura N 18

El sistema mostrar la siguiente ventana Movimientos de Cuentas (Figura N 19) en donde se podr visualizar el cdigo, descripcin, nmero de cuenta, descripcin de cuenta.

Figura N 19

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Registrar cuenta nueva: Presionar el botn Edicin ubicado en la barra de herramientas de la Figura N 19 y a continuacin el sistema mostrar la ventana Registro de Movimientos para completar la informacin solicitada (Figura N 20).

Ultimo cdigo de registro

Figura N 20

Presionar el botn ultimo registro , automticamente mostrara el ltimo cdigo de registro realizado.

el

sistema

Presionar el botn Adicionar de la barra de herramientas de la ventana Registro de Movimientos y el sistema mostrar el siguiente formulario para el ingreso de descripcin y cuenta contable. (Figura N 21).

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Figura N 21

Digitar en los cuadros de texto la descripcin y el nuevo N de cuenta contable. Finalmente presionar el Botn grabar y el sistema automticamente genera .

un cdigo correlativo, y presionar luego el botn Salir 4.5 Tipo de documentos:

Esta opcin permite registrar los tipos de documentos a utilizar con su respectivo asiento. Para el registro de tipo de documentos, hacer clic en Mantenimientos de la barra de herramientas. (Figura N 22).

Figura N 22

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El sistema mostrar la siguiente ventana Listado de Tipo de Documentos (Figura N 22) en donde se podr visualizar el cdigo, nombre y asiento.

Figura N 23

Registrar documento nuevo:

Presionar el botn Edicin ubicado en la barra de herramientas de la Figura N 23 y a continuacin el sistema mostrar la ventana Registro de Tipo de Documentos para completar la informacin solicitada (Figura N 24).

Figura N 24

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Presionar el botn Adicionar y agrega nuevo cdigo, descripcin de movimiento, el asiento contable respectivo y finalmente presione el botn Grabar y Salir

para realizar las modificaciones de datos Presionar el botn Modificar consignados en la descripcin, cdigo, asiento y finalmente presione el botn grabar y salir Presionar el botn Eliminar presione el botn grabar y salir para anular algn registro grabado y finalmente

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5. 5.1 TRANSACCIONES:

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Fecha de Proceso: Para ingresar la fecha de proceso, hacer clic en Transacciones / Fecha de Proceso de la barra de herramientas. (Figura N 25).

Figura N 25

El sistema mostrar la siguiente ventana (Figura N 26) en donde se visualizar la fecha del da.

Figura N 26

Esta opcin permite visualizar a nivel de consulta los documentos ingresados en la fecha seleccionada. 5.2 Registro de Documentos: Para el registro de documentos hacer clic en Transacciones / Registro de Documentos de la barra de herramientas. (Figura N 27).

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Figura N 27

El sistema mostrar la ventana de Liquidacin de Caja Chica (Figura N 28) donde se visualizara la caja asignada, Nro. de liquidacin, fecha de liquidacin.

Figura N 28

Adicionar: Presionar el botn Edicin de la barra de herramientas y el sistema mostrar el siguiente formulario para el ingreso de RUC, tipo de documento. Serie, REVISADO POR: APROBADO POR:

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fecha de emisin, fecha de vencimiento, condicin, centro de costo, cuenta de gasto, importe. (Figura N 29).

Figura N 29

Ingresar los datos del documento (RUC, fecha de proceso, Tipo de documento, serie fecha de emisin, fecha de vencimiento, tipos de cambio, glosa), y el sistema genera nmero de comprobante automticamente. Ingresar el Centro de Costo: a) Colocar el cursor en el cuadro de texto centro de costo, presionar la tecla F1 y aparecer la ventana de Ayuda Centro de Costo (Figura N 30),

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Figura N 30

b) Elegir del men desplegable el centro de costo. (Figura N 31)

Figura N 31

Ingresar la Cta. Gasto: a) Colocar el cursor en el cuadro de texto Cta. Gasto, presionar la tecla F1 y aparecer la ventana de Ayuda Plan de Cuentas (Figura N 32),

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b) Elegir del men desplegable la Cta. Gasto. (figura N 33).

Figura N 33

Ingresar el importe y hacer clic en caso de estar afecto a IGV. Presionar el botn Adicionar Cuenta y se visualizar la Figura N 34

Figura N 34

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Finalmente presionar el botn Grabar y se visualizar la Figura N 35, donde se visualizar el documento ingresado, fecha de emisin del documento, datos del proveedor, glosa, monto en soles y dlares. El estado de la liquidacin estar PENDIENTE.

Figura N 35

Liquidar: Presionar el botn Liquidar y aparecer la Figura N 36. para realizar la liquidacin de Caja Chica.,

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Figura N 36

Completar la glosa y presionar el botn Aceptar. y se liquidar la caja. La liquidacin se podr visualizar colocando el cursor en el cuadro de texto Nro de liquidacin y seleccionando el men desplegable se podr ver el nmero de liquidacin. (Figura N 37)

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Figura N 37

Una vez realizada la liquidacin y se requiera ver el reporte detallado, se deber presionar el botn Imprimir y se visualizar la Figura N 38.

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Figura N 38

Exportar a Excel: Presionar el botn Exportar a Excel Excel, y aparecer la Figura N 39. para exportar la liquidacin a archivo

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Figura N 39

Luego escribir el nombre del archivo, seleccionar el directorio donde se desee guardar, presionar el botn Exportar Exportacin a Excel Completa (Figura N 40). y se visualizar la ventana

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Figura N 40

Presionar el botn Ver Archivo formato Excel (Figura N 41).

y se visualizar el archivo exportado en

Guardar el archivo Excel para control interno. Presionar el botn Retornar . y finalmente presione el botn Salir

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