Grer une base de donnes avec Excel

Excel vous permet de grer des listes de toutes sortes, d'y rechercher des donnes et d'en extraire des statistiques. Le tout sans programmation et en quelques clics. Vous devez grer un fichier de membres d'une association, une collection de timbres, de DVD ou de bonnes bouteilles ? Pour cela, vous avez deux possibilits. Soit vous installez un logiciel de gestion de base de donnes (un SGBD) comme Access. Mais attention : un tel programme n'est ni bon march (plus de 200 euros pour Access 2007), ni facile utiliser. L'autre solution consiste utiliser un tableur aussi rpandu qu'Excel. Ce dernier, en effet, possde de nombreuses fonctions vous permettant de saisir ou de modifier des donnes dans une collection, d'en extraire des informations selon une multitude de critres, d'obtenir des donnes chiffres sur la totalit ou une partie de la base. Ainsi, sur une base de films, comme celle que nous avons choisie pour illustrer ce dossier, vous verrez qu'en quelques clics, vous retrouverez facilement, par exemple, les comdies avec Alain Delon tournes avant 1980 et durant moins de 90 min, tout cela de manire trs intuitive et sans apprendre de langage de programmation. Mais que devez-vous faire pour transformer un tableau Excel en une base de donnes ? La rponse est simple : rien ! En effet, toute liste de donnes est automatiquement considre comme une base condition qu'elle respecte quelques rgles simples de bon sens que nous dtaillons dans les pages suivantes.

Partir sur de bonnes... bases

Aprs avoir pass en revue les techniques pour saisir, modifier et contrler les donnes, nous verrons comment crer des requtes simples, puis complexes en utilisant les fonctions du tableur. Nous dtaillerons les tableaux croiss dynamiques, cette fonction rellement magique qui rsume les calculs statistiques les plus complexes quelques mouvements de souris. Enfin, nous terminerons ce guide par le partage d'une base situe sur un ordinateur distant. Pour illustrer ces pages, nous utiliserons Excel 2007, qui apporte plusieurs nouveauts par rapport la version prcdente. Pour suivre et refaire nos manipulations, nul besoin d'tre un expert dans le maniement du tableur de Microsoft : tout au plus faut-il en connatre les rudiments.

Les limites d'une base de donnes avec Excel

Excel n'est pas un vrai gestionnaire de bases de donnes. S'il convient parfaitement pour des collections de taille moyenne, il prsente nanmoins quelques lacunes qui lui interdisent la gestion de grosses bases professionnelles : > Nombre de fiches limit. Bien qu'il soit thoriquement possible de saisir des donnes dans toutes les lignes d'une feuille de calcul (plus d'un million avec Excel 2007 !), il serait draisonnable de dpasser quelques dizaines de milliers de fiches (une fiche correspond une ligne). En effet, Excel travaille en mmoire vive, la diffrence des vrais SGBD. Au plus petit plantage ou la moindre coupure de courant, toutes vos modifications seraient perdues. > Contrle de saisie rudimentaire. Excel vous permet de vrifier les donnes saisies par les utilisateurs. Mais ce contrle reste assez sommaire. Un SGBD va beaucoup plus loin. > Une seule table. Excel n'est pas fait pour grer les bases composes de plusieurs tables (par exemple Clients, Factures, Stock...). En fait, vous pourriez y parvenir partiellement avec des procdures lourdes et complexes mais votre base deviendrait trop lourde. > Pas d'intgrit rfrentielle. Un SGBD offre l'intgrit rfrentielle s'il interdit la suppression d'une fiche qui possde encore des liens avec des fiches prsentes dans d'autres tables. Pour prendre un exemple : on ne peut pas supprimer un client s'il reste des factures son nom. La suppression d'une fiche, dans Excel, ne donne lieu aucune vrification de cohrence.

Tlchargez notre base d'exemple

Tout au long de ce guide, nous utilisons la mme liste de films. Pour refaire les manipulations, vous pouvez tlcharger le fichier films.xlsx (dcompressez larchive tlcharge). Attention : ce fichier ayant l'extension .slsx ne pourra tre ouvert et diter qu'avec Excel 2007. Si votre suite Office est antrieure 2007, vous devrez tlcharger chez Microsoft un convertisseur qui vous permettra d'ouvrir le document et de le sauvegarder au format Open XML (.xlsx).

Etape 1 : saisir et contrler les donnes

Excel propose de nombreuses fonctions pour faciliter l'entre et la vrification des donnes.

1.1 - Vrifiez que votre liste est une base Excel

Tout tableau, dans Excel, est automatiquement considr comme une base de donnes s'il respecte quelques rgles simples et logiques (c'est probablement dj le cas de votre liste) : Une ligne d'en-tte La premire ligne de votre base (ce n'est pas forcment la ligne 1 de votre feuille Excel) doit contenir les noms des champs, tous diffrents. Il y a un champ par colonne et une colonne par champ. Un nom de champ ne doit pas comporter d'espace. Nous vous conseillons de colorer cette ligne d'en-tte pour la rendre plus visible. Un seul type de donnes par champ Dans un champ (une colonne), ne tapez que des donnes de mme type : textes, nombres ou dates. Une ligne par fiche et une fiche par ligne Une fiche est le nom sous lequel nous allons dsigner un lment de votre base (un membre du club, un film...) Pas de ligne ou de colonne vierge dans la base. Des donnes cohrentes C'est du simple bon sens : tapez toujours de la mme faon les mmes donnes. Ainsi, Neuilly s/s Seine et Neuilly sur Seine seront considres comme deux villes diffrentes. Enfin, quand vous saisissez des titres (de films, de livres...), mettez toujours l'article la fin : Misrables (Les) au lieu de Les Misrables. Le tri en sera facilit.

1.2 - Utilisez notre base

Pour suivre nos exemples, vous devez tlcharger notre fichier films.xlsx (il s'agit d'un fichier Excel 2007 reprsentant la liste des films d'un magasin imaginaire). [voir plus haut] Elle comprend les champs suivants : Titre, Nb (nombre d'exemplaires de ce film), Anne (de sortie du film), Genre (11 genres diffrents : Comdie, Drame, Action/Aventure....), Prix (unitaire de chaque film), Ralisateur, Dure (du film, en minutes) et Distribution (liste des acteurs principaux). Vous trouverez, dans la deuxime feuille de films.xlsx une brve description de ces champs.

1.3 - Adaptez l'affichage

La premire mesure prendre sur une base volumineuse est de geler la premire ligne l'cran. De cette faon, les noms de champs resteront affichs quand la feuille dfilera. Pour cela, placez le pointeur sur la premire ligne sous la ligne d'en-tte, dans la colonne de gauche (la cellule A2 dans notre base). Activez le menu Affichage. Cliquez sur le bouton Figer les volets, puis sur le menu de mme nom. Profitez-en pour donner chaque colonne la largeur juste ncessaire pour que toutes les donnes y soient visibles. Pour cela, placez le point d'insertion entre la lettre en tte de cette colonne et celle place droite. Quand le pointeur prend la forme d'une croix noire, faites un double clic. Refaites la mme chose pour les autres colonnes de la base.

1.4 - Ajoutez et modifiez des fiches

Pour crer de nouvelles fiches ou modifier des fiches existantes, vous pouvez bien entendu les saisir comme vous le feriez avec n'importe quel tableau. Mais il est plus agrable de le faire dans un formulaire. Paradoxalement, la commande Formulaire, qui figurait dans les menus des prcdentes versions d'Excel, a t dissimule dans les mandres d'Excel 2007 ! Pour la rendre accessible, cliquez sur la petite flche place droite de la barre d'outils Accs rapide (en haut gauche), et choisissez Autres commandes. Droulez la liste jusqu' l'lment Formulaire, cliquez sur Ajouter>> puis sur OK.

1.5 - Affichez le formulaire

Placez le pointeur dans n'importe quelle cellule de la base et cliquez sur le bouton Formulaire que vous venez d'ajouter la barre d'outils Accs rapide. Le formulaire s'affiche. Vous n'y voyez qu'une fiche la fois, mais tous les champs sont visibles. Pour faire dfiler la base, utilisez sa barre de dfilement ou les boutons Prcdente et Suivante. Vous pouvez changer des valeurs dans un champ quelconque. Pour valider cette modification, tapez Entre ou utilisez l'un des boutons Prcdente ou Suivante. Nous verrons au chapitre suivant comment utiliser le formulaire pour rechercher des donnes.

1.6 - Ajoutez des contrles de saisie

Dans une base, les erreurs de saisie sont un flau car elles rendent impossibles ou incohrents les calculs, les slections et les tris. Excel vous permet de contrler les donnes saisies. Nous voulons, par exemple, que, dans le champ Prix (des films), ne puissent tre saisies que des valeurs comprises entre 2 et 30 (l'euro est ici l'unit implicite). Cliquez sur l'en-tte du champ Prix (la colonne F) pour slectionner toute la colonne. Activez le menu Donnes et cliquez sur Validation des donnes, puis sur l'onglet Options. Dans la liste Autoriser, choisissez Dcimal. Dans la liste Donnes, slectionnez Comprise entre... Enfin, tapez 2 dans le champ Minimum et 30 dans le champ Maximum. Activez l'onglet Alerte d'erreur. Dans le champ Titre, tapez Erreur de tarif, puis dans le champ Message d'erreur, tapez Les prix doivent tre compris entre 2 et 30 euros. Cliquez sur OK. Dsormais, la frappe d'un prix interdit se traduira par l'affichage d'un message d'erreur. Vous pouvez, de cette faon, attribuer des contrles tous vos champs, notamment ceux devant contenir des nombres (prix, dates...). Attention, le contrle de saisie ne s'applique qu'aux donnes que vous saisissez : si des chiffres hors limites (par exemple des prix suprieurs 30) existent dj dans la base quand vous y placez le contrle, ils ne seront pas modifis.

1.7 - Imposez la saisie dans une liste

Dans le champ Genre (de film), ne saisissez pas n'importe quoi car il serait impossible de rechercher un genre prcis dans la base. Ainsi, si vous recherchez des films estampills Drame , vous ne trouverez pas ceux pour lesquels vous avez saisi Dramatique . Voici comment imposer l'utilisateur une saisie ferme . Crez une nouvelle feuille dans votre classeur en cliquant sur le bouton plac droite des onglets, en bas gauche. Dans cette nouvelle feuille, saisissez dans une colonne les contenus autoriss raison d'un par cellule, sans laisser de cellule vide.

Slectionnez cette liste puis, dans la zone Nom, en haut gauche, tapez LesGenres et validez par OK (vous pouvez choisir un autre nom, mais vitez d'utiliser les noms des champs de votre base). Revenez dans la feuille Titres, slectionnez toute la colonne D (Genres), ouvrez la fentre Validation des donnes (voir ci-dessus). Dans le champ Autoriser, choisissez Liste. Cliquez dans le champ Source, appuyez sur la touche F3 et slectionnez LesGenres dans la liste des champs. Validez deux fois par OK. Dsormais, quand vous cliquez dans une cellule du champ Genre, une liste s'affiche droite et vous pouvez y choisir un lment.

1.8 - Crez des vues personnalises

Si la base doit tre consulte ou modifie par plusieurs personnes, toutes ne s'intressent pas ncessairement aux mmes donnes. Ainsi Alain, le cinphile, ne souhaite afficher que le titre, l'anne, le ralisateur et la distribution, alors que la comptable Martine veut voir le titre, le nombre en stock (le champ Nb) et le prix. Enfin, Sbastien, le vendeur, veut que toute la base soit visible (comme c'est le cas actuellement). Activez le champ Affichage, cliquez sur Affichages personnaliss puis sur Ajouter. Tapez Sbastien et cliquez sur OK. Pour crer la vue de Martine, masquez les colonnes Anne, Genre, Ralisateur, Dure et Distribution (pour masquer une colonne, faites un clic droit sur la lettre sa tte et choisissez Masquer). Cliquez sur Affichages personnaliss puis sur Ajouter. Tapez Martine et validez par OK. Crez la vue d'Alain sur le mme principe. Dsormais, pour activer une des vues, cliquez sur Affichages personnaliss et double-cliquez sur celle souhaite. Vous pouvez bien sr modifier la base quand une vue est active.

1.9 - Faites ressortir les chiffres

Une nouveaut apprciable d'Excel 2007 est sa fonction de mise en forme conditionnelle, plus performante et plus facile utiliser que celle des versions prcdentes. Voici comment faire ressortir, dans la colonne Prix, les films les plus chers. Slectionnez la colonne E (Prix), activez le menu Accueil et cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis sur Barres de donnes. Choisissez une teinte et validez. Excel insre dans chaque cellule une barre colore de largeur proportionnelle sa valeur. Vous pouvez aussi opter pour un dgrad de couleurs (de rouge pour les plus coteux vert pour les moins chers).

1.10 - Triez le contenu de la base

Le tri est une fonction essentielle pour toute liste de donnes : il permet, entre autres, de reprer les doublons et de dtecter les erreurs de saisie. Pour effectuer un tri simple, par exemple par annes dcroissantes de sortie des films, slectionnez une cellule quelconque de la colonne C, activez le menu Donnes et cliquez sur le bouton Z..A pour un tri descendant (alphabtique, numrique ou chronologique selon le type de donnes). Le bouton A..Z donnerait, lui, un tri ascendant. Attention : ne slectionnez surtout pas un champ de plusieurs cellules avant de trier car, dans ce cas, seul ce champ serait tri... et pas les autres cellules. Votre base serait totalement mlange !

1.11 - Ajoutez des critres

Par dfaut, Excel n'applique qu'une seule cl de tri, ce qui est souvent insuffisant. Ainsi, dans l'exemple prcdent, si vous souhaitez que tous les films d'une mme anne soient classs par ordre alphabtique de titres, cliquez sur Trier. Le premier critre de tri (par annes descendantes) est dj en place. Cliquez sur Ajouter un niveau et modifiez les nouvelles listes jusqu' obtenir Puis par Titres et Valeurs de A Z. Validez enfin par OK. Dans Excel 2007, le tri met enfin les caractres accentus la bonne place. Ainsi, le mot cpage sera class, lors du tri, entre centre et cette . Avec d'anciennes versions d'Excel, les caractres accentus, dont le code Ascii est suprieur celui de toutes les autres lettres de l'alphabet, taient relgus la fin.

1.12 - Choisissez un ordre de tri arbitraire

Si vous triez votre base par genres (Comdie, Drame...), Excel va classer ces catgories par ordre alphabtique (ou inverse). Ainsi, Action sera plac avant Comdie. Vous pouvez imposer un ordre de tri arbitraire en crant une liste personnalise, par exemple pour placer en tte de liste toutes les catgories de films conseills aux plus jeunes tels Comdie, Action/Aventure, Musical... Pour cela, dans une nouvelle feuille (ou celle de l'tape 7), saisissez tous les genres de films, dans l'ordre que vous voulez imposer au tri. Slectionnez cette liste puis cliquez sur le bouton Office en haut gauche et choisissez Options Excel. Dans l'onglet Standard, cliquez sur Modifier les listes personnalises, puis dans la nouvelle fentre, sur Importer. Les genres s'affichent. Cliquez deux fois sur OK. Enfin, refaites les tapes du paragraphe prcdent en choisissant Trier par Genres, Valeurs, Liste personnalise, slectionnez votre nouvelle liste et cliquez deux fois sur OK.

1.13 - Protgez les donnes

Il est possible d'craser par mgarde des donnes importantes dans une colonne en tapant un autre contenu la place. Pour viter ce dsagrment, vous pouvez protger le contenu de la base. Pour cela, slectionnez toutes les cellules dont vous voulez interdire la modification (attention : avec les versions prcdentes d'Excel, il fallait faire le contraire !). Activez le menu Accueil, cliquez sur Format et choisissez Verrouiller la cellule.

Une fois que vous avez verrouill tous les champs, cliquez de nouveau sur le bouton Format et choisissez Protger la feuille. Cochez les actions que vous autorisez sur la feuille verrouille (vous pouvez, par exemple, interdire l'insertion de lignes ou de colonnes). Eventuellement, tapez un mot de passe puis validez par OK. Le cas chant, confirmez votre mot de passe. Dsormais, toute tentative d'criture dans une cellule protge se soldera par un message d'erreur.

Etape 2 : rechercher des informations

Procdez une extraction des donnes en fonction de critres combinables volont.

2.1 - Exploitez la fonction Rechercher/Remplacer

C'est le B.A.BA de la recherche. Vous recherchez, par exemple, les films dont le nom contient diamant. Slectionnez la colonne A (Titres). Activez le menu Accueil et cliquez sur Rechercher et slectionner, puis sur Rechercher. Tapez diamant et cliquez sur Suivant. Le premier titre contenant ce terme est slectionn. Pour balayer tous les autres, cliquez sur Suivant. La recherche ne tient pas compte des majuscules : si vous cherchez Diamant, vous trouverez aussi DIAMANT. En revanche, les lettres accentues sont prises en compte (en cherchant foret, vous ne trouverez pas fort).

2.2 - Utilisez le formulaire

Le formulaire que vous avez activ puis utilis au chapitre prcdent ne sert pas qu' ajouter ou modifier des fiches : il permet aussi d'en trouver. Prenons l'exemple suivant : vous cherchez les films durant plus de deux heures (120 minutes) et raliss aprs 1998. Cliquez sur le bouton Formulaire dans la barre d'outils Accs rapide. Quand le formulaire est affich, cliquez sur Critres. Dans le champ Dure, tapez >120 et, dans le champ Anne, tapez >1998. Appuyez sur Entre. Excel affiche (si elle existe) la premire fiche qui rpond vos critres. Pour balayer les rponses, utilisez les boutons Prcdente et Suivante, mais pas la barre de dfilement car, dans ce cas, ce sont toutes les fiches de la base qui dfileront.

2.3 - Utilisez les filtres simples

Les requtes faites avec un formulaire sont assez rudimentaires. En gros, elles ne sont efficaces qu'avec des comparaisons numriques. Pas moyen, par exemple, de chercher les films avec un acteur prcis, surtout si ce dernier est au milieu de la liste de distribution. Pour cela, vous allez utiliser les filtres automatiques. Activez le menu Donnes et cliquez sur le bouton Filtrer. Un petit triangle noir apparat dans chaque en-tte de champ (un autre clic sur le mme bouton les fait tous disparatre). Pour reprendre l'exemple trait au paragraphe prcdent (films de plus de 120 minutes produits aprs 1998), cliquez sur le triangle plac dans le champ Dure et choisissez Filtres numriques, Suprieur . Dans la fentre qui s'affiche, saisissez 120 droite de est suprieure ... et validez. Vous constatez que le petit triangle dans le bouton Dure a chang : il reprsente maintenant un petit filtre. Cela vous permet de savoir que les donnes de cette colonne sont filtres. En d'autres termes : que la base n'est plus affiche en totalit. Pour la mme raison, les numros de lignes, gauche de l'cran, sont bleuts. Procdez de mme pour ne retenir que les films dont le champ Anne contient une valeur suprieure 1998. Chaque fois que vous posez un filtre sur un champ, ce filtre s'ajoute ceux dj en place. Ces filtres jouent donc un rle cumulatif, ce qui vous permet d'affiner petit petit votre recherche en ajoutant des critres afin de diminuer progressivement le nombre de rponses.

2.4 - Combinez les critres

Comment chercher les films avec Audrey Tautou.

Cliquez sur le triangle plac dans le champ Distribution et choisissez Filtres textuels (Excel a reconnu que ce champ contenait du texte et non des nombres) et choisissez Contient. Saisissez Tautou et validez par OK. Vous pouvez, dans le champ de saisie des critres, ajouter d'autres termes, par exemple Tautou ET Villeret, ou Tautou OU Auteuil. Dans les champs de critres, comme dans les formulaires, les majuscules sont ignores, mais pas les caractres accentus.

2.5 - Recherchez les doublons

Pouvez-vous affirmer que vous n'avez jamais saisi en double (voire en triple !) certaines fiches de votre base ? Probablement non. Pour le savoir, utilisez l'outil Recherche de doublons, une autre nouveaut d'Excel 2007. Slectionnez n'importe quelle cellule de votre base, activez le menu Donnes et cliquez sur Recherche de doublons. Slectionnez ensuite les champs sur lesquels porte votre recherche. Attention : si vous les cochez tous, Excel ne signalera, comme doublons, que les fiches strictement identiques, la virgule prs. Mieux vaut ne cocher que les champs significatifs (par exemple Titre, Ralisateur). Enfin, cliquez sur OK. Les fiches en double sont automatiquement effaces.

2.6 - Utilisez un champ de critres simple

Pour des besoins plus pointus (par exemple recherche de trois acteurs), nous vous conseillons d'employer des champs de critres (nous les rutiliserons dans le chapitre suivant, consacr aux calculs). Prenons un exemple : un client cherche les films dans lesquels ont jou un ou plusieurs de ses acteurs prfrs : Jean Gabin, Bruce Willis ou Sabine Azma. Ouvrez une feuille supplmentaire dans votre classeur (ou utilisez celle que vous avez ajoute pour y saisir les listes). Dans un emplacement vierge, saisissez Distribution (ce doit tre le nom exact du champ sur lequel porte votre recherche). Endessous, tapez successivement *Gabin*, *Willis* et *Azma* dans trois cellules. Remarquez que chaque nom est encadr par des toiles (nous y reviendrons). Donnez ces quatre cellules le nom MesCritres (sans espace). Revenez la feuille Titres, slectionnez une cellule quelconque du champ Distribution et cliquez sur le bouton Avanc ( droite du bouton Trier). Ne modifiez pas le contenu du champ Plages, cliquez dans le champ Zone de critres et appuyez sur la touche F3. Dans la liste des noms de champs, cliquez sur MesCritres puis deux fois sur OK. Avec notre base d'exemple - si vous ne l'avez pas modifie - vous devriez trouver 31 films (le nombre de rsultats est affich en bas). La zone de critre fonctionne de la faon suivante : tous les lments placs dans une colonne sont relis par un OU. Excel recherche donc les films jous par Gabin OU Willis OU Azma. (Ici, OU est prendre au sens de et/ou). Quant aux toiles, elles reprsentent, dans les critres de recherche, un nombre quelconque de caractres. Ainsi, *Gabin* signifie : un nombre quelconque de lettres, puis GABIN, puis un nombre quelconque de lettres. Logique : le mot Gabin peut tre n'importe o dans la liste des acteurs. Si vous inscrivez Gabin au lieu de *Gabin*, Excel ne cherchera que les fiches dont le champ Distribution contient uniquement le mot Gabin... et n'en trouvera aucun !

2.7 - Ajoutez une condition

Compliquons un peu les choses. L'amateur de films voqu au paragraphe prcdent veut mettre moins de 12 euros par film. Il faut donc ajouter un second critre. Revenez sur votre champ de critres et compltez-le comme sur l'illustration ci-dessus. Donnez ce champ de 2 colonnes x 4 lignes le nom PasTropCher. Revenez sur la feuille Titres et refaites les manipulations de l'tape ci-dessus en choisissant, cette fois, le critre PasTropCher. Vous ne devriez plus trouver que 9 films. L'explication est simple : tous les lments d'une mme ligne, dans une zone de critres, sont relis par un ET. Excel cherche donc les films qui rpondent au critre suivant (Acteur contient Gabin ET Prix < 12) OU (Acteur contient Willis ET Prix < 12)... Attention une erreur classique : si vous n'crivez <12 que dans la cellule B16, et que vous laissez vierges B17 et B18, Excel considrera que, pour les deux derniers acteurs, il n'y a plus de condition de tarif... et trouvera donc TOUS les films avec Willis ou Azma, quel qu'en soit le prix. Vous le voyez : les champs de critres sont parfois complexes mais, avec un peu de pratique, ils vous permettent de rpondre n'importe quelle requte, aussi complique soit-elle.

2.8 - Extrayez une partie de la base

Dans tous les exemples que vous avez traits jusque-l, vous n'obteniez qu'un affichage partiel de la base. Si vous voulez rcuprer ces rsultats, par exemple pour les copier dans un autre classeur, vous devez procder autrement. Dfinissez votre champ de critres (cf. tape 6). Dans la fentre de dfinition des critres, cochez l'option Copier vers un autre emplacement. Dans le champ Copier dans, saisissez l'adresse de destination (plus prcisment, l'adresse de la cellule place en haut gauche du champ o copier les rsultats), puis cliquez sur OK. Notez que le champ de rsultats ainsi obtenu est indpendant de la base initiale. Si celle-ci est modifie, le champ de rsultats ne sera pas mis jour.

Etape 3 : faire des calculs sur la base

Totaux partiels, consolidations, statistiques en tous genres, Excel est comme un poisson dans l'eau ds qu'il s'agit de calculer ! Et tout est possible mme sur une base de donnes...

3.1 - Utilisez les fonctions de totalisation

Le calcul le plus simple que l'on puisse faire avec une collection de donnes est une totalisation par critres. Vous souhaitez, par exemple, dterminer le nombre de films par genres (donc le cumul de tous les contenus de la colonne Nb). Par nombre de films, nous entendons nombre total de disques et pas nombre de titres diffrents. Pour cela, vous devez d'abord trier votre base sur ce critre. Slectionnez une cellule de la colonne D, activez le menu Donnes et cliquez sur A..Z. Cliquez sur le bouton Sous-Total. Dans la fentre qui s'affiche, droulez la liste A chaque changement de... et choisissez Genre. Dans la zone Ajouter un sous-total , cochez la case Nb (nombre de films) et dcochez toutes les autres cases. Validez par OK. Observez la gauche de votre cran : vous pouvez y voir deux traits verticaux et, au-dessus, trois petits boutons 1, 2 et 3. Cela signifie qu'Excel a activ le mode Plan. Cliquez sur le bouton 2 : le tableur dissimule toutes les fiches pour n'en afficher que les totaux, le rsultat que vous cherchiez. Cliquez maintenant sur 1 : seul le total gnral est affich. Enfin, si vous cliquez sur 3, toutes les fiches sont visibles : c'est l'affichage normal de votre base.

3.2 - Crez un champ calcul

Vous voulez maintenant obtenir la valeur montaire de votre stock, donc le total de la multiplication, pour chaque titre, de son prix par le nombre (Nb) de disques. Or, il n'existe pas de champ Valeur dans notre liste. Ce serait en effet une redondance de mettre dans une base un champ dont le contenu se dduit d'autres champs. Vous allez donc utiliser la colonne I, jusque-l inemploye (rappelez-vous : pas de colonne vide dans une base). En I1, saisissez Valeur, le nom du champ calcul. En I2, tapez la formule =B2*E2. Placez le pointeur de cellules en bas droite de I2 (le pointeur se transforme en une croix noire) et double-cliquez : la formule est rpte sur toutes les cellules de la colonne I. Il ne vous reste plus qu' refaire l'tape 01 mais en choisissant, cette fois, de totaliser le champ Valeur (qui a t automatiquement ajout votre base). Au besoin, masquez les colonnes E, F et G pour faciliter la lecture des rsultats.

3.3 - Ajoutez un critre arbitraire

Parfois, il est ncessaire d'effectuer des totalisations sur un critre qui ne peut pas tre dduit directement. ar exemple, vous voulez compter le nombre de titres par dure de film. Impossible d'utiliser la fonction Soustotal sur le champ Dure car, ce dernier, exprim en minutes, prsente une valeur diffrente pour presque tous les films. Vous obtiendriez donc un total trop morcel et inexploitable. Crez un champ calcul, que vous appellerez CatDure (Catgorie Dure), et dans lequel vous ferez figurer un code, par exemple 1 pour les films de moins d'une heure, 2 pour les films entre 61 et 90 minutes, 3 pour les films entre 91 et 120 minutes et 4 pour les films plus longs. Ces seuils sont arbitraires, vous pouvez les modifier loisir. Pour obtenir ce code directement en fonction de la dure, placez la formule =SI(G2<60;1;SI(G2<90;2;SI(G2<120;3;4))) en I2, recopiez-la sur toute la colonne, puis utilisez la fonction Sous-Total sur le champ CatDure.

3.4 - Faites des statistiques sur votre base

Les totaux voqus aux tapes prcdentes s'appliquent la totalit de la base. Si vous voulez effectuer des calculs sur une partie de votre liste, vous devez utiliser les fonctions statistiques de base de donnes. Ces fonctions, dont le nom commence par NB ( NBSOMME, NBMOYENNE... ) diffrent de leurs homologues classiques ( SOMME, MOYENNE... ) par un point capital : elles ne s'appliquent qu'aux cellules filtres via une zone de critres, comme celle que nous avons vue plus haut (voir tape 2, paragraphe Utilisez un champ de critres simple ). En voici un exemple : vous voulez connatre le prix moyen des comdies dans votre base. Commencez par donner un nom toute votre base. Ce n'est pas indispensable, mais cela rend les formules plus faciles lire. Dans la feuille principale (Titres), cliquez dans une cellule quelconque de la base, tapez Ctrl + * (Ctrl toile) pour la slectionner entirement et donnez-lui le nom MesFilms. Puis insrez une feuille supplmentaire dans votre classeur (ou utilisez celle que vous avez ajoute pour y saisir les listes de saisie). Tapez Genre dans une cellule et Comdie juste en dessous. Donnez ces deux cellules le nom PrixMoyenParGenre (sans espaces). ventuellement, saisissez en dessous un libell explicatif, par exemple Prix moyen pour ce genre. Enfin, dans la cellule destine recevoir le rsultat, il faudra saisir la formule =BDMOYENNE(MesFilms;"Prix";PrixMoyenParGenre). Le premier argument (MesFilms) est l'tendue du champ sur lequel porte le calcul. Le second (Prix, n'oubliez pas les guillemets), est le champ calculer. Enfin, le dernier argument (PrixMoyenParGenre) dsigne la zone de critres. Maintenant, pour connatre la moyenne des films du genre Musical, tapez ce mot la place de Comdie : le rsultat est immdiatement mis jour. Si un prix change dans la base, la formule en tient compte immdiatement. Nous vous conseillons de contrler la saisie dans la cellule o vous tapez les noms de genre (pour cela, reportez-vous au paragraphe Imposez la saisie dans une liste, l'tape 1). En utilisant des zones de critres complexes, comme celles que nous avons vues plus haut, vous pouvez effectuer n'importe quel calcul. Excel vous propose de nombreuses autres fonctions de ce type, par exemple BDMAX (maximum), BDMIN (minimum), BDNB (nombre de fiches), BDECARTYPE (cart type, pour des calculs statistiques).

3.5 - Crez un tableau crois dynamique

Avec les tableaux croiss dynamiques (TCD), une fonction dj prsente dans les prcdentes versions du tableur, mais trs amliore avec Excel 2007, vous disposez d'un outil extraordinairement efficace pour faire parler vos chiffres. Pour crer un tel tableau, slectionnez la feuille contenant votre base, activez le menu Insertion et cliquez sur Tableau crois dynamique. Ne modifiez pas les champs de la bote de dialogue et cliquez sur OK. Vous obtenez le formulaire vierge de cration d'un TCD. La zone suprieure contient tous les noms de champ de votre base. Nous allons dresser un tat du nombre de films par anne de sortie. Faites glisser le bouton Anne vers la zone tiquettes de lignes.

Enfin, faites glisser le champ Nb vers la zone Valeurs. Votre TCD affiche maintenant un total du champ Nb (donc le nombre total de disques) pour chaque anne.

3.6 - Ajoutez une seconde dimension

Vous voulez maintenant obtenir un tat par anne, mais aussi par genres de films. Dans le formulaire du TCD, droite de l'cran, faites glisser le bouton Genre vers la zone tiquettes de colonnes. Votre TCD est immdiatement recalcul.

3.7 - Rorganisez le tableau

Sur le mme principe, vous pouvez ajouter des champs dans les zones tiquettes de ligne ou tiquettes de colonnes ou les dplacer de champ en champ afin de modifier les critres de regroupement. Sur l'cran ci-dessous, nous avons permut les champs insrs au paragraphe prcdent. Vous pouvez placer plusieurs champs dans une mme zone : vous obtenez alors un tri plusieurs niveaux, par exemple par annes puis, dans chaque anne, par ralisateurs.

3.8 - Posez un filtre

Vous ne souhaitez afficher que les films sortis aprs 1990 ? Dans le tableau de valeurs, gauche de l'cran, cliquez sur le petit triangle plac gauche de tiquettes de ligne et choisissez Filtres s'appliquant aux tiquettes, Suprieur ou gal puis validez par OK. En choisissant Filtres s'appliquant aux valeurs, vous pourriez, par exemple, n'afficher que les annes pour lesquelles il y a plus de 60 films dans votre stock.

3.9 - Ajoutez des graphiques

Avec cette nouveaut d'Excel 2007, vous pouvez rendre vos chiffres plus explicites. Revenez dans la feuille principale (Titres), activez le menu Insertion. Ne cliquez pas sur Tableau crois dynamique mais sur le petit triangle qui jouxte ce bouton, puis choisissez Graphique crois dynamique. Cliquez sur OK et choisissez vos champs de donnes comme avec les TCD dans les tapes prcdentes.

Etape 4 : partager une base distante

Pour permettre plusieurs personnes d'ouvrir et de modifier la base, placez-la sur un site Web accessible tous.

4.1 - Prparez la base

Partager une base de donnes entre plusieurs utilisateurs distants offre de nombreux avantages. En effet, il suffit qu'une personne modifie cette base en ajoutant, changeant ou supprimant une fiche, pour que toutes les autres disposent immdiatement d'une liste parfaitement jour. Pour mettre en place une telle structure avec Excel, vous n'avez pas besoin d'autres logiciels. Il vous suffit simplement de disposer d'une connexion Internet et d'un espace de stockage, comme en proposent quasiment tous les fournisseurs d'accs. Supposons, par exemple, que notre slection de films soit le contenu d'une bibliothque de prt. En mettant en ligne les donnes, il devient possible pour chacun, qu'il s'agisse de l'exploitant de la bibliothque, ou d'un adhrent, de savoir si tel ou tel film est disponible. Pour autant, les besoins ne sont pas les mmes pour les diffrents utilisateurs. L'exploitant, par exemple, souhaitera connatre le prix du DVD. L'adhrent, au contraire, voudra afficher la dure du film. Excel vous permet d'offrir chacun un affichage adapt ses besoins tout en utilisant des donnes partages. Il suffit pour cela de sparer le classeur en deux parties. Une partie donnes , enregistre dans un classeur Excel et mise sur un site en ligne ; et un second classeur, li au premier, mais qui ne s'occupe que de l'affichage des donnes. Dans ce second classeur, on peut, par exemple, effectuer des tris, extraire des informations, ou encore dessiner un graphique partir des donnes. Chaque utilisateur dispose donc d'un fichier d'affichage qui lui est propre, personnalis en fonction de ses besoins et enregistr localement sur le disque dur de son PC. Ce fichier devra tre capable de se connecter automatiquement Internet afin d'obtenir les donnes. A contrario, le classeur de donnes, lui, n'est prsent que sur votre site Web.

4.2 - Crez le nouveau classeur

Pour constituer ces fichiers de donnes Excel, il suffit d'exporter uniquement la feuille Titres du classeur films.xlsx dans un nouveau classeur. Assurezvous donc que cette feuille est actuellement affiche en intgralit, c'est-dire sans filtres, colonnes ou lignes masques, affichages personnaliss, ni autres options... Faites un clic droit de la souris sur l'onglet Titres. Droulez le menu Dplacer ou copier. Slectionnez Dans le classeur : (Nouveau classeur), cochez la case Crer une copie et validez par OK. Excel cre alors un nouveau classeur nomm Titres.xlsx.

4.3 - Placez la base sur Internet

Vous devez disposer d'un hbergeur Web (et FTP). La plupart des fournisseurs d'accs Internet vous proposent un espace personnel largement suffisant pour cet usage. Dans Excel et avec le classeur Titres.xlsx ouvert, cliquez sur le bouton Office et droulez le menu Enregistrer sous, Autres formats. Dans la zone Nom de fichier, saisissez l'adresse de votre serveur FTP, sous la forme ftp://monlogin@ serveurftp.fournisseur.fr (par exemple ftp://toto@ftpperso.free.fr). Vous tes alors invit saisir le mot de passe. Cochez la case Enregistrer le mot de passe et validez par Ouvrir une session. Le contenu du serveur FTP s'affiche dans la fentre.

Attention : chez certains hbergeurs, le fichier de donnes ne sera pas plac dans le dossier racine, mais dans un sous-dossier nomm Web ou www. Si votre base n'apparat pas, pensez donc explorer le contenu de ces deux dossiers. Dans la zone Type, slectionnez Page Web fichier unique et validez par Enregistrer puis par Oui. Excel peut vous redemander de saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe. Dans ce cas, assurez-vous que l'option Anonyme n'est pas slectionne et validez par OK. S'il s'agit de votre premire connexion FTP, Excel vous demandera galement de dbloquer le pare-feu.

4.4 - Vrifiez que le transfert a bien eu lieu

Assurez-vous maintenant que le fichier est bien disponible. Lancez Internet Explorer et saisissez l'adresse de votre site suivie de /titres.mht (par exemple http://toto.free.fr/titres.mht) : votre navigateur doit vous afficher la liste des films. Vous constatez que les donnes sont maintenant dans un fichier d'extension MHT. Il s'agit simplement d'un fichier HTML spcial contenant le texte et les ventuelles images du classeur. Dans notre exemple, il n'y a pas d'images, mais le principe reste valable.

4.5 - Crez le fichier de visualisation

Dans Excel, fermez le classeur Titres et ouvrez, s'il ne l'est pas, le classeur Films. Activez l'onglet Titres et slectionnez la cellule A1. Dans le ruban, activez l'onglet Donnes, puis sur le bouton partir du site Web. Saisissez, dans la barre de navigation, l'adresse que vous venez de saisir dans votre navigateur (http://toto.free.fr/titres.mht). La liste apparat avec des flches jaunes en regard de certains lments. Cliquez sur la seconde en partant du haut afin de slectionner toutes les donnes. La flche se transforme en coche verte. Les attributs originels de la cellule, comme la couleur de fond ou la police, ne sont pas affiches par dfaut. Vous pouvez choisir de conserver ces attributs en cliquant sur le bouton Options, en cochant l'option Mise en forme HTML complte puis en cliquant sur OK. Validez en cliquant sur le bouton Importer.

Excel vous demande alors quel endroit il doit insrer les donnes en provenance du Web. Cliquez simplement sur OK afin de remplacer le fichier Titres existant. Les donnes sont alors intgralement insres. Il ne vous reste plus qu' utiliser la feuille normalement , les tris, extractions, graphiques ou autres options sur cette nouvelle feuille s'effectuant exactement comme nous les avons dcrits dans les pages prcdentes.

4.6 - Choisissez les options d'actualisation

Par dfaut Excel 2007 n'actualise pas systmatiquement la base ds qu'une modification a lieu. En effet, cette mise jour peut s'appliquer une cellule sur laquelle une autre personne est en train de travailler, ce qui provoquerait une certaine confusion. De plus, Excel contrle strictement l'usage de donnes externes afin d'viter des copies d'information non voulues. Pour viter les messages prsents systmatiquement l'ouverture du classeur films.xlsx, droulez le menu Office, cliquez sur le bouton Options Excel puis ouvrez le Centre de gestion de la confidentialit. Cliquez sur le bouton Centre de gestion de la confidentialit puis sur Contenu externe. Cochez la case Activer toutes les connexions de donnes et Activer la mise jour automatique pour toutes les liaisons de ce classeur. Validez deux fois par OK. Dans le classeur Titres, ouvrez le ruban Donnes puis cliquez sur Connexions. Cochez la case Actualiser les donnes lors de l'ouverture du fichier. Validez par OK. Enregistrez le classeur.

Dsormais, lors du chargement du fichier, la base locale sur le PC sera automatiquement mise jour avec les donnes lues dans la base distante. Si vous avez cr des filtres dans votre classeur, pensez les ractiver en cliquant, dans le ruban Donnes, sur le bouton Rappliquer.

4.7 - Mettez jour le fichier de donnes

Les fichiers ayant l'extension .mht sont directement lisibles par Excel 2007. Dans ces conditions, mettre jour le fichier de donnes est particulirement simple. Quittez puis relancez Excel afin de fermer toutes les connexions actuelles : vous viterez ainsi quelques bogues lis au cache. Cliquez sur le bouton Office. Si le fichier titres.mht est prsent dans la liste des documents rcents, il vous suffit de cliquer dessus pour l'ouvrir. Dans le cas contraire, cliquez sur Ouvrir, saisissez dans Nom du fichier l'adresse de votre serveur FTP (ftp://toto@ftpperso.free.fr/titres.mht) puis cliquez sur OK. Le fichier apparat aprs quelques secondes dans Excel. Il ne vous reste plus qu' effectuer les corrections, ajouter ou supprimer des lignes... Enregistrez normalement le document (en cliquant sur la disquette en haut gauche) : cliquez sur Oui. Le fichier est enregistr directement sur votre serveur FTP. Pour les mmes raisons que prcdemment, fermez Excel avant d'ouvrir le fichier films.xlsx et affichez dans l'onglet Titres les modifications.