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5 Les Immobilisations________________________________________________5-1
I. Dfinition II. Fiche dimmobilisation III. Comptabilisation
6 La caisse __________________________________________________________6-1
I. Organisation des caisses II. Vrification III. Comptabilisation
7 La banque _________________________________________________________7-1
I. Les encaissements II. Les dcaissements III. Rapprochement bancaire IV. Plan de trsorerie
12 Analyse des carts budgtaires _________________________________12-1 13 Explication des soldes des comptes______________________________13-1
I. Pourquoi expliquer les soldes des comptes II. Quels comptes faut-il expliquer ?
15 Transfert de charge_____________________________________________15-1
I. Gnralits II. Comptabilisation
17 Lannexe au bilan_______________________________________________17-1
I. Objet II. Contenu III. Etablissement de lannexe
COMPTABILITE DENGAGEMENT
INTRODUCTION
ous prconisons la comptabilit dengagement car elle optimisme et scurise la tenue de la comptabilit. Celle-ci est un vritable outil de gestion fiable et efficace pour faciliter la conduite des dcisions oprationnelles du projet associatif. De plus, les partenaires des centres sociaux (Etats, collectivits, financeurs.) sont de plus en plus exigeants quant la capacit fournir rgulirement des lments financiers fiables notamment pour justifier lutilisation des financements reus. La rigueur de la comptabilit dengagement et les contrles internes sont ainsi fondamentaux. La Cour des Comptes prconise la mise en place dune comptabilit dengagement afin de recenser en fin dexercice avec prcision et exhaustivit le montant des charges payer, des produits recevoir et des charges et produits constats davance
I . FACTURES FOURNISSEURS
1 - Ds sa rception, la facture doit tre enregistre dans le journal des achats, suivant sa date de cration de la faon suivante : Dbit : compte 6 charges. Crdit : 401. compte fournisseur (individuel) NB : crer un compte pour chaque fournisseur 2 - Le rglement doit tre enregistr dans le journal de banque de la faon suivante : Dbit : 401. compte fournisseur (individuel) Crdit : compte 512 banque X X X X
Cette comptabilisation permet : De connatre la charge ds sa constatation De connatre ltat des dettes en consultant les comptes fournisseurs
II . SUBVENTIONS
ette procdure ne concerne pas les subventions dinvestissements qui feront lobjet dune prochaine fiche. 1 - Ds la rception de la notification, la subvention doit tre enregistre suivant sa date de cration sur un journal des ventes de la faon suivante : Dbit : 411 compte client.. X Crdit : 74.. compte subvention X
NB : crer un compte pour chaque financeur : (41110 : Etat CNASEA, 411120 : Etat emploi jeunes)
2 - Le rglement sera enregistr dans le journal de banque de la faon suivante : Dbit : 512 compte banque X Crdit : 411.compte du financeur X Cette comptabilisation permet : De connatre le montant des subventions ds leur notification De connatre ltat des crances en consultant les comptes clients.
l est ncessaire de crer un compte client par adhrents afin de faciliter la gestion et les relances des adhrents. 1 - Enregistrement de ladhsion : Dbit : 411. Monsieur X Crdit : 706500 participations des usagers 2 - Enregistrement du rglement : Dbit : 512 compte banque Crdit : 411. Monsieur X X X X X
IV . EXCEPTIONS
La comptabilit dengagement nest pas utilise dans les cas suivants : Petits achats de fournitures rgls par la caisse Subventions dont les notifications nont pas t reues.
CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
INTRODUCTION
a loi impose aux associations de conserver un certain nombre de documents. Ces documents archivs peuvent vous permettre dailleurs de faire la preuve de vos droits ou dtablir le contenu dune obligation votre charge. Mais la masse des documents administratifs, juridiques et comptables est telle que vous vous interrogez peut-tre sur lopportunit dun grand nettoyage
I . CLASSEMENT
Certains documents comptables sont diter mensuellement ou trimestriellement : Grand livre, journaux, balances Dautres annuellement : Bilan, compte de rsultat, annexes. Ces documents sont classer par date et catgorie dans un classeur (si vous avez la possibilit de les relier, cest plus pratique pour le classement).
Les factures fournisseurs : Elles doivent tre classes avec le bon de commande et de livraison qui sy rapporte, dans un classeur fournisseurs, par n de pice (le n de pice le plus rcent dessus). Factures clients (mise disposition du personnel, location de salles etc.) : Elles doivent tre classes avec le bon de commande qui sy rapporte, dans un classeur clients, par n de pice (le n de pice le plus rcent dessus). Contrats de prts, dassurance et leasing : Ils sont classer par catgorie dans un classeur ou dans un dossier (suspendu).
Les contrats dacquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers et les factures qui sy rapportent sont classer dans un classeur immobilisation, le n de pice le plus rcent dessus. Une copie de ces documents est mettre dans le classeur fournisseurs (ou client sil y a vente). Les pices seront classes dans un classeur par mois, lenregistrement le plus rcent au dessus : relevs bancaires, rapprochements et extraits du compte banque ayant permis la vrification.
3) Investissements :
4) Documents bancaires :
6) Documents sociaux :
es statuts, pices modificatives, procs verbaux des CA, rapports du commissaire aux comptes et conseil dadministration, procs verbaux des assembles, feuilles de prsence aux assembles et pouvoirs doivent tre rangs ensembles dans un classeur avec intercalaires, toujours en classant au dessus le document le plus rcent.
II ARCHIVAGE
i aprs, un tableau rcapitulatif des principaux documents que vous devez tout pris prserver de votre lgitime tentation de faire le vide avec la dure
LES SUBVENTIONS
INTRODUCTION
l existe diffrents types de subvention : La subvention de fonctionnement La subvention dinvestissement La subvention dquilibre
I . SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT
Ecriture comptable lors de la notification : 411 DSU x 743400 DSU x Ecriture comptable lors du rglement : 512000 BANQUE x 411000 DSU x
II . SUBVENTION DINVESTISSEMENT
1) Comptabilisation Subvention dinvestissement :
Ecriture comptable lors de la notification : 411 DSU x 131 000 SUBV x
Ecriture comptable lors du rglement: 512 000 BANQUE x 411 DSU x Ecriture comptable de la reprise de la subvention : La reprise seffectue sur la mme dure et au mme rythme que lamortissement relatif limmobilisation concerne : Fraction rapporte au rsultat = Dotations aux amortissements X pourcentage de la subvention 139 000 SUBV INVEST x 777 ou 757 QUOTE PART x Cest le montant net de la subvention non encore inscrite au rsultat qui figure au passif du bilan. Il est obtenu par la diffrence des soldes des comptes 131 subvention dquipement et 139 subvention dinvestissement inscrite au compte de rsultat. Les comptes 131 et 139 sont solds lun par lautre lorsque les soldes de ces deux comptes sont gaux.
xemple pratique : Achat dun ordinateur 1000 , amortissement 5 annes, financ par 800 de subvention (80% du montant de lachat) :
1 - Achat de l'ordinateur 2 - Paiement de l'ordinateur au fournisseur d'immobilisation 3 - Notification 4 - Subvention d'investissement reue en banque D - Banque - 512 C D acqui ordinateur - 21 C 800 1000 1000 D - Cte financeur 411 - C 800 800 D - sub invest 131 - C 800
Ecritures de fin d'exercice : 5 - Amortissement de l'immobilisation D - amort immo - 28 C D dot amortisst - 68 C 200 200
6 - Comptabilisation de la quote part de subvention d'investissement inscrite au rsultat subv inscrite au D Q-part subv inscrite au D rsultat 139 C rsultat 777 C 160 160 => 200 x 80% = 160
C
1) 2)
ette subvention demande est lie la situation comptable de la structure. Elle se comptabilise de la mme faon que la subvention de fonctionnement, ou en fonction de la situation, en produits exceptionnels.
Suivi de subvention
LES FACTURES
I . CIRCUIT
1re tape : Rception des factures par la secrtaire charge du courrier. Celle-ci appose le cachet qui permettra la validation et la comptabilisation de la facture (cf. modle ci-aprs) 2me tape : La facture est transmise au directeur 3me tape : Mise en place dun dispositif de vrification permettant lidentification analytique et validation de la facture. 4me tape : Apposition du Bon payer par la personne habilite (Prsident, trsorier ou Directeur) 5me tape : Comptabilisation de la facture
II . COMPTABILISATION
1) Ecriture comptable lors de la rception de la facture : 6 cpte de charges x 401 Frs x 2) Ecriture comptable lors du rglement : 401 Frs x 512 Banque x
Les Immobilisations
I . DEFINITION
ne immobilisation est un bien acquis et utilise de faon durable (suprieur un exercice comptable). Elle est comptabilise en classe 2. Ladministration fiscale dfinit un plafond pour les biens qui peuvent ne pas tre considrs comme immobilisation : 500 . Au-del de cette valeur unitaire, le bien doit tre obligatoirement enregistr en immobilisation.
II . FICHE DIMMOBILISATION
La fiche dimmobilisation est crer lorsque lon reoit la facture dacquisition des immobilisations. Que doit comporter cette fiche ? ( Cf. fiche 3-4)
III. COMPTABILISATION
Ecritures comptables lors de la rception de la facture :
2 cpte dimmo 404 Frs dimmo x x Acquisition des immobilisations :
404 Frs dimmo x 512000 x Comptabilisation des amortissements : Un tat rcapitulatif des amortissements des immobilisations est faire afin de procder la comptabilisation des amortissements de lanne. (Cf. modle ci-aprs)
681100 DAP amort x 28 amort immo x Comptabilisation des sorties dimmobilisations : Lorsquune immobilisation a t sortie au cours de lexercice, on doit sa clture, procder la rgularisation de tous les comptes concernant cette immobilisation : Ecriture comptable sil y a cession : 462 ou 512 x (montant de la vente) 775 x
Solder le compte dimmobilisation concern et dgager la valeur nette comptable sil y en a une : 28 amort immo x 2 cpte dimmo x 675 VCEAC x (le solde entre les comptes 775 et 675 permet de constater la plus ou moins value ralise)
La Caisse
ans un centre il peut y avoir plusieurs caisses donc plusieurs responsables pour les encaissements. Par contre, pour les dcaissements, il est recommand quils soient grs par la caisse principale donc par la comptable. Lidal est davoir une seule caisse, mais, nous sommes conscients que cela est impossible dans certains centres vu leur structure gographique
1) Fonctionnement gnral :
Lagent daccueil tient une feuille des encaissements (une pour les espces et une pour les chques). Il remet ces feuilles au comptable qui vrifie les espces au moins une fois par semaine. Les dcaissements ne peuvent tre fait que sur la caisse principale et par le comptable. Toute sortie despces doit tre justifie par une facture. Le solde de la caisse doit tre vrifi une fois par mois par le comptable, le directeur, le prsident ou le trsorier avec les espces et le solde comptable. Le document de vrification doit tre sign par les personnes ayant participes la vrification. La comptabilisation des pices de caisse est faite par le comptable. Une rgie davance peut tre donne, mais elle doit faire lobjet dun document qui responsabilise la personne qui reoit les espces Feuille dencaissements : elle est utilise uniquement par lagent daccueil ou le responsable des encaissements. Elle doit tre tenue en 2 exemplaires, 1 remis au comptable avec les justificatifs et les fonds de caisse, lautre reste dans le service concern (Cf.modle). Le carnet de reus : il est obligatoire et doit tre en 3 exemplaires :1 remis l adhrant ou participant, le 2me remis la comptabilit avec la feuille d encaissements et le 3me reste dans le service concern. Les recettes : elles sont comptabilises par le comptable en fonction de la feuille dencaissements et des justificatifs qui sy rapportent.
2) Encaissements :
Ils sont faits uniquement sur la caisse principale par le comptable. Rgie davance : Le formulaire doit tre fait en 2 exemplaires : 1 remis au salari, le 2me conserv par la comptabilit (Cf.modle). Les dpenses : Chaque sortie despces doit avoir un justificatif sur lequel il est appos le mme tampon que sur les factures. La signature de chaque pice de caisse par le directeur, le trsorier ou le prsident est obligatoire.
3) Dcaissements :
Caisse - Procdure n 6
Suite Caisse
Il est rempli en fonction des fiches de recettes, de dpenses et de rgie davance. On lutilise ensuite pour la saisie comptable
4) Le cahier de caisse :
II. VERIFICATION
Le solde des espces doit tre vrifi avec le cahier de caisse et le solde comptable du compte caisse. Ci aprs, un modle qui vous permettra cette vrification qui doit tre faite rgulirement, c'est--dire au moins une fois par mois avec le Directeur ou le trsorier.
III. COMPTABILISATION
Recettes : D 530 caisse x C 7 Compte de recettes x Dpenses : D 6 Compte de dpenses x C 530 Caisse x Rgie davance : Il est ncessaire de crer un compte par salari : 540XX
Versement :
y q x
La Banque
I . LES ENCAISSEMENTS
Ils correspondent aux remises de chques ou despces ainsi que les virements bancaires reus des adhrents, des financeurs, de la CPAM, organismes de formation etc.
1)
La personne de laccueil remplit la feuille des encaissements (voir tableau procdure 6) et en remet un double avec les chques au comptable qui tablit une remise de chques. Les chques doivent tre acquitts par la signature de la personne autorise le faire, ils sont ensuite envoys la banque. D 512 Banque Pour le total de la remise C 411 MR Y (adhsion) C 411 ME Z (prestation) C 75820 Remb. formation (habitat formation)
Comptabilisation :
a+b+c a b c
Nb : le chque de remboursement formation napparatra pas sur la feuille dencaissement qui est rserve aux adhsions et prestations des adhrents
Dans le cas o la caisse principale a un solde despces dpassant le solde autoris par le CA, il est ncessaire de remettre largent en banque. La personne responsable de la caisse tablit une feuille de sortie despces (cf. modle ci-aprs) qui doit tre signe par la personne qui reoit les espces et qui va les remettre en banque. A son retour elle doit remettre le justificatif la comptabilit. D 580 Virement interne C 530 Caisse D 512 Banque C 580 Virement interne x
Comptabilisation :
Banque- Procdure n 7
Suite procdure banque
3)
Des adhrents ou divers organismes peuvent effectus des remboursements ou versements par virements.
Elle se fait lors de la rception du relev bancaire ou au moment de la rception dun justificatif de virement. D 512 Banque a C 411 MR Y (adhsion) a D 512 Banque C 411 CAF b b c c
Comptabilisation :
II . DECAISSEMENT
Il sagit des rglements par chques, par virements, par prlvements automatiques
1)
La signature sur le ou les comptes bancaires doit tre confie aux dirigeants c'est-dire au prsident, trsorier ou directeur. Cependant il est souhaitable que les statuts prvoient un montant plafond au-del duquel ces dirigeants ne pourront engager la structure que si le CA donne son accord. Pour bnficier dune autorisation de signature bancaire le directeur doit obtenir une dlgation de pouvoir de la part du CA. Tous les chquiers sont conservs par la comptabilit. Elle tablit les chques et les remet la signature (prsident, trsorier, et ou directeur) accompagns des pices justificatives (factures, notes de frais etc.).
Procdure :
Comptabilisation :
Banque- Procdure n 7
Suite procdure banque
Il sagit surtout des virements de paye. Lordre de virement doit tre imprativement sign par le prsident ou trsorier. D 401 fournisseur C 512 Banque
Comptabilisation :
a a b b
3) Prlvements automatiques :
Ds rception de la facture fournisseur celle-ci doit tre comptabilise dans les dpenses et le prlvement sera enregistr soit la date du retrait en banque soit la date de prlvement inscrite sur la facture. D 401 fournisseur C 512 Banque
Comptabilisation :
4) Retrait despces :
Seules les personnes ayant la signature sur le compte bancaire sont autorises effectuer des retraits despces si bien entendu ils sont justifis. La personne responsable de la caisse tablit une feuille dentre despces (cf. modle ci-aprs) qui doit tre signe par la personne qui donne les espces et la responsable de caisse. D 580 Virement interne C 512 Banque D 530 Caisse C 580 Virement interne
Comptabilisation :
Banque- Procdure n 7
Suite procdure banque
IV . PLAN DE TRESORERIE
Llaboration dun plan de trsorerie permet au centre social de sassurer quil aura la possibilit de financer son activit au cours des mois venir en sachant rpondre aux interrogations suivantes : Quelle sera en gros lvolution du solde bancaire. Si des difficults risquent dintervenir avec les banques et imposent au centre social de rduire ses besoins sur quoi doit on agir ? - Volume des activits ? - Dlais de paiement des fournisseurs ? - Montant et date des investissements ? - Demande de financements complmentaires. La prparation du plan de trsorerie peut aboutir faire revenir lassociation sur son programme dactivit et ses pratiques. Le plan de trsorerie repose sur le budget prvisionnel dexploitation. Il reprend toutes les prvisions de recettes (subventions, cotisations, prestations) et les prvisions des frais en fonction des dates prvues pour les encaissements et les dcaissements. (Cf. modle ci-aprs). Il fera ainsi ressortir les mois o le centre risque davoir des difficults bancaires et il pourra prendre les mesures ncessaires (rduction des charges, report des paiements des fournisseurs, relances des financeurs etc.) pour viter les frais de dcouvert. Ce plan de trsorerie doit tre rvis trs souvent en fonction des encaissements reus et des dpenses relles.
Suivi de subvention
Toute association employant un ou plusieurs salaris implique pour le dirigeant associatif dobtenir le statut demployeur puis de se comporter comme tel en assumant ses responsabilits dont la premire consiste respecter les rgles du droit du travail
I. AFFICHAGE OBLIGATOIRE :
Voici les lments daffichage obligatoire (c'est dire, information la disposition des salaris en "libre service"). Tout directeur de centre doit procder aux affichages suivants : Horaires de travail Intitul de la convention collective Lieu et modalits de sa consultation Egalit professionnelle entre les hommes et les femmes Coordonnes de l'inspecteur du travail Coordonnes du mdecin du travail Coordonnes des secours d'urgence Ordre des dparts en congs pays Interdiction de fumer Rglement intrieur Consignes dincendie. Lutte contre le harclement moral et sexuel
1) 2) 3) 4) 5)
Informer la personne embauche sur la Convention collective applique : CCNCS : Convention Collective Nationale des centres sociaux et socio-culturels n 3218
Etablir la dclaration unique dembauche (D.U.E.) Etablir le contrat de travail Immatriculation une caisse de retraite complmentaire (Arrco et Agirc) Communication de l'horaire de travail (art. L 620-2 du Code du Travail). Convention collective
6)
Sauf sil sagit dun ressortissant de la Communaut Europenne, lemployeur doit, soit procder lintroduction du travailleur tranger par lintermdiaire de lOMI, soit, sil est dj en France, sassurer quil dispose dun titre lautorisant travailler (carte de rsident, carte de sjour temporaire mention salari , certificat de rsidence)
2)
Accident de trajet :
Dfinition : Est considr comme accident de trajet, l'accident survenu au salari pendant le trajet aller et retour : Entre son lieu de travail et sa rsidence principale ou une rsidence secondaire prsentant un caractre de stabilit, ou tout autre lieu o le salari se rend de faon habituelle pour des motifs d'ordre familial. Entre son lieu de travail et le restaurant, la cantine, ou tout autre lieu o le salari prend habituellement ses repas. Ce trajet peut ne pas tre le plus direct lorsque le dtour effectu est rendu ncessaire dans le cadre d'un covoiturage rgulier. En revanche, le trajet ne doit pas avoir t interrompu ou dtourn pour un motif dict par l'intrt personnel et tranger aux ncessits essentielles de la vie courante, ou indpendant de l'emploi.
3)
Votre salari doit vous informer de son accident le plus rapidement possible, au plus tard dans les 24 heures, en prcisant les lieux, les circonstances, et l'identit du ou des tmoin(s) ventuel(s). Il doit consulter un mdecin pour faire constater son tat et qui va tablir un certificat mdical, le certificat mdical initial.
(A noter, l'employeur peut formuler des rserves quant au caractre professionnel de l'accident lors de la
dclaration d'accident du travail, de mme qu'au cours de la priode d'instruction du dossier. En cas de carence de l'employeur ou s'il refuse d'tablir une dclaration d'accident du travail, le salari peut luimme dclarer l'accident sa caisse d'Assurance Maladie).
La feuille d'accident du travail - Remettez immdiatement votre salari une "Feuille d'accident du travail" (formulaire n S 6201), lui permettant de bnficier de la gratuit de ses soins, sans faire l'avance des frais et dans la limite des tarifs conventionnels.
(A noter Le renouvellement de la feuille d'accident du travail au salari est assur ultrieurement par sa
caisse d'Assurance Maladie. En cas de carence de l'employeur ou s'il refuse de dlivrer la feuille d'accident du travail, c'est la caisse d'Assurance Maladie du salari qui peut la lui dlivrer. En cas de rechute dun accident de travail, cest au mdecin et au salari de faire les dmarches auprs de la scurit sociale.)
L'attestation de salaire (formulaire n S 6202) - Ds rception de l'avis d'arrt de travail de votre salari, tablissez une attestation de salaire. Vous pouvez l'effectuer par internet ou par courrier adresser la caisse dassurance maladie de votre salari.
(A noter : En cas de prolongation , le mdecin devra tablir un certificat mdical de prolongation. De plus;
Le mdecin doit tablir un certificat mdical : le certificat mdical initial. Il indique la dure des soins et, ventuellement, de l'arrt de travail. Le mdecin adresse directement les volets 1 et 2 du certificat mdical initial la caisse d'Assurance Maladie du salari. En cas d'arrt de travail, le mdecin remet au salari un certificat d'arrt de travail.
l'issue de la priode de soins ou de l'arrt de travail, le mdecin devra tablir un certificat mdical final, indiquant les consquences de l'accident du travail : gurison ou consolidation, - en cas de rechute aprs la gurison ou la consolidation, le mdecin devra tablir un certificat mdical de rechute).
V. DOSSIERS DU PERSONNEL
Les dossiers du personnel doivent contenir : Le contrat de travail et les avenants, la dclaration unique dembauche et laccus rception, toute la correspondance avec le salari, Les copies de diplme et CV, Tous les documents relatifs la formation, Les diffrentes attestations et certificats, Le solde de tout compte, Le certificat de la visite mdicale etc. (A noter : Les bulletins de salaires ne doivent pas tre rangs dans le dossier du person-
nel. Le dossier disciplinaire doit tre mis jour suivant la convention collective - Chapitre III article 5 paragraphe 5.2).
Lors de chaque paye, lemployeur doit remettre au salari, et titre de justificatif, un bulletin de paye (art. L.143-3 du code du travail) qui comporte des notions obligatoires.
NB : lorsque les ncessits de service obligent un salari travailler un jour fri ou un dimanche, il bnficie en contre partie de ce temps travaill dun repos compensateur de remplacement dune dure quivalente, major de 50 % (CCNCS chapitre IV article 1 paragraphe 1.3.2)
2) Les heures complmentaires : Ce sont les heures effectues par un salari temps partiel au cours dune mme semaine ou un mme mois dans la limite du tiers de la dure hebdomadaire ou mensuelle de travail prvue dans son contrat. Ces heures complmentaires ne font pas lobjet dune majoration jusqu 1/10me du temps de travail prvu dans le contrat. Au-del et jusqu 1/3 les heures sont majores de 25 %. Comme pour les heures supplmentaires, elles doivent faire lobjet dun repos compensateur plutt que dun paiement. L'accomplissement d'heures complmentaires (au minimum 2) sur une priode de 12 semaines conscutives ou pendant 12 semaines au cours d'une priode de 15 semaines entrane une modification automatique de l'horaire contractuel en fonction de l'horaire moyen rellement effectu, sauf opposition du salari (article L 212-4-3 al 5 du code du travail).
Procdure n 9 : Les bulletins de salaire Suite arrt maladie ou arrt pour accident de travail
Dans le cas du maintien de salaire : La garantie porte sur un salaire net, il faut dduire de ce salaire net le montant net des IJ (Cass. soc., 4 juill. 2002, no 01-00.708). Pour le calcul des cotisations, le rsultat obtenu doit tre transform en salaire brut par application d'un coefficient correspondant aux cotisations sociales (technique dite de rebrutalisation ). Cette rebrutalisation permet que le salari malade n'ait pas un salaire net suprieur celui qu'il peroit habituellement lorsqu'il travaille ; Dans ces deux cas de figure, les logiciels de paye actuels permettent en partant du net payer, de remonter au brut. Rappel de la convention collective : A compter du premier jour darrt de travail pour maladie ou accident, et pendant 3 mois, le salari reoit la totalit de son salaire net. Pendant les trois mois suivants, il peroit 75 % de cette rmunration (art. 1er - chapitre X de la CCNCS).
10
31 mai N + 1
Un salari acquiert 2.08 jours de congs ouvrs par mois de prsence ou 2.5 jours ouvrables. La priode dacquisition des congs est du 01 juin de lanne N au 31 mai de lanne N+1. Le salari ne pourra pas prendre ses congs durant cette priode, il ne pourra le faire qu partir du 1er juin de lanne N+1. Tout cong doit faire lobjet dune demande crite (cf. : feuille de demande) et signe par lemploy suffisamment lavance compte tenu que lemployeur est tenu de fixer la dates des congs 1 mois avant la prise de congs. Il est conseill de remettre lemploy une copie de la demande accepte par lemployeur et en y ajoutant si possible le solde des congs.
NOTE DE FRAIS
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I. REMBOURSEMENT DE FRAIS
Tous les frais occasionnels engags par le salari dans le cadre dune mission demande par lemployeur (transport, nourriture, hbergement, documentation) sont sa charge. Aucun dplacement ne doit tre fait sans un ordre de mission crit et sign par la direction (cf. modle ci-aprs). Le salari peut utiliser sa voiture personnelle pour les besoins du service mais lemployeur doit sassurer que son vhicule est bien assur pour les dplacements professionnels. Le remboursement des frais de dplacements doit se faire sur prsentation dune note de frais (cf. modle ci-aprs) avec justificatifs et accompagne de lordre de mission. Les frais kilomtriques se calculent en fonction dun barme publi par le SNAECSO et les frais dhbergement et de repas sont rembourss sur justificatif avec un maximum : Pour lhbergement : 8 fois le minimum garanti Pour les repas : 4 fois le minimum garanti par repas (Minimum garantie : 3.11 au 1er juillet 2005) Les transports en commun sont rembourss sur le tarif 2me classe.
12
anne qui suit ltablissement dun budget, il est ncessaire danalyser les carts entre ce qui a t prvu et ce qui a t ralis. Cette analyse faite dune faon rgulire permettra de contrler lquilibre budgtaire et de faire les correctifs utiles pour la bonne gestion du centre. Analyser les carts suppose : Que la comptabilit soit jour Que la comptabilit analytique par projets, activits et secteurs soit fiable. Que des outils soient mis en place pour permettre cette analyse. Faire un budget cest bien mais il faut, tout le long de lanne, vrifier si la ralisation ne scarte pas trop de ce qui a t prvu. Une analyse des carts entre budget et ralisation simpose tous les mois, ds que la comptabilit a t mise jour (Cf. tableau ci-aprs). Si votre comptabilit analytique est fiable, cette analyse des carts budgtaires peut tre faite par activit, ce qui permet danalyser plus prcisment les carts et de pouvoir apporter les correctifs ncessaires.
13
explication du solde des comptes a pour but de faciliter la tche du comptable durant la clture de lexercice et le dbut du nouvel exercice et en cas dabsence pour que la personne remplaante puisse sy retrouver. Cela permet de prparer les critures dinventaires, mais galement de : Mieux rpondre aux questions du commissaire aux comptes ou lexpert compta ble. De mieux cerner les erreurs dimputation De porter les correctifs (solder des centimes en pertes et profits) De prparer les annexes au bilan. De pouvoir justifier rapidement le solde dun compte auprs dun financeur, du Conseil dAdministration ou autre. En ce qui concerne lexercice suivant, vous vous servirez de ces explications de comptes pour : Rpondre plus rapidement aux questions qui peuvent vous tre poses sans avoir ressortir le grand livre. Pointer plus facilement les critures de dbut danne avec le report nouveau. Contre passer plus facilement les critures dinventaire.
EXPLICATIONS DE COMPTES
CS :
Compte n :
Intitul :
Dbit
Crdit
Explications
Totaux Solde au :
14
es oprations dinventaire permettent ltablissement des comptes annuels (bilan, compte de rsultat et annexes) en respectant les principes dimage fidle du patrimoine, dindpendance des exercices et de prudence. En outre, linventaire apporte aux administrateurs du centre des informations complmentaires indispensables pour apprcier la bonne gestion et la sant financire du centre. Article 410-8 du plan comptable gnral : Toute entit contrle au moins une fois tous les douze mois les donnes dinventaire. Linventaire est un relev de tous les lments dactif et de passif, au regard desquels sont mentionnes la quantit et la valeur de chacun deux la date dinventaire. Les donnes dinventaire sont conserves et organises de manire justifier le contenu de chacun des postes du bilan. . Organisation : La date de fin dexercice ne correspond pas ncessairement la fin de lanne civile ; sa dtermination dpend du choix effectu par le centre en fonction de diffrents critres (nature de lactivit etc.)
Exercice N -1
12 mois
Exercice N
12 mois
Exercice N+1
I. LES AMORTISSEMENTS
1) Dfinition Depuis le 01 janvier 2005, des nouvelles dispositions du PCG relatives lamortissement, conformment au rglement 2002-10 du comit de la rglementation comptable, sont appliques de manire obligatoire. Dans cette nouvelle lgislation lamortissement est la rpartition systmatique du montant dun actif amortissable en fonction de son utilisation. Le plan damortissement est la traduction comptable de la rpartition de la valeur amortissable dun actif selon le rythme de consommation des avantages conomiques attendus en fonction de son utilisation probable.
uivant la nouvelle lgislation, les frais suivants peuvent tre rajouts la valeur dacquisition du bien pour tre amortis de la mme faon. Cots de personnel rsultant directement de la construction ou de lacquisition de limmobilisation. Cots de prparation du site et les frais de dmolition ncessaires la mise en place de limmobilisation. Frais de livraison et de manutention. Frais de transport, dinstallation, de montage ncessaires la mise en tat dutilisation de limmobilisation. Cots lis aux essais de bon fonctionnement. Les honoraires des professionnels comme les architectes, gomtres, experts, valuateurs, conseil Certains frais cependant ne peuvent pas tre rajouts la base amortissable : Cots douverture dune nouvelle installation Cots de relocalisation dun projet sur un nouvel emplacement. Cots administratifs et autres frais gnraux Cots de formation du personnel Les frais de recherche et de dveloppement. 3) Diffrence entre valeur dorigine et base amortissable : La base amortissable du bien nest plus forcment la valeur dorigine. Elle peut tre augmente par les cots dont on vient de vous parler ou diminue de la valeur rsiduelle estime lors de lentre du bien dans lactif dans le cas o cest une action qui se fait rgulirement.
Valeur rsiduelle = Prix de cession - Cot de sortie
Exemple : Acquisition dun vhicule utilitaire mis en circulation le 1 octobre N, slve 24 000 . Le centre cde systmatiquement ses vhicules utilitaires au bout de trois ans dutilisation 25 % du prix dacquisition. Les cots de sortie sont estims 6 % du prix de cession (contrle technique, remise en tat) Valeur rsiduelle : Prix de cession Cots de sortie 24000.00 x 25 % 6000.00 x 6 % 6000.00 360.00 = 5 640.00
6) Calcul de lamortissement et comptabilisation Calcul de lamortissement : Lamortissement est calcul suivant la base amortissable et la dure de lamortissement. Dans les centres sociaux on utilise lamortissement linaire. Comptabilisation : Dbit 681- dotation aux amortissements x Crdit 281 Amort des immobilisations x
qui finance une immobilisation amortissable seffectue sur la mme dure et au mme rythme que lamortissement de la valeur de limmobilisation acquise ou cre au moyen de la subvention.
Lenrichissement gnr par la subvention dinvestissement constitue un produit exceptionnel ; il est rparti sur plusieurs exercices. A la clture de chaque exercice, le centre doit virer au compte de rsultat une fraction de la subvention dinvestissement. Lchelonnement est diffrent selon quil sagit dune immobilisation amortissable ou non. Comptabilisation : Dbit 139 - Subv. dinvest. inscrite au rsultat x Crdit 777 - Quote-part sub. Invest. x
Lorsque limmobilisation est partiellement amortie la date de cession, sa valeur nette comptable nest pas nulle ; elle correspond la perte de patrimoine que le centre subit la suite de la cession. La valeur nette comptable est dtermine par le calcul :
Cot dacquisition de limmobilisation amortissements cumuls jusqu' la date de cession
Les travaux dinventaire comportent deux oprations : La constatation dune annuit damortissement complmentaire calcule du premier jour de lexercice la date de cession. Lannulation de limmobilisation, des amortissements pratiqus jusqu la date de cession et la constatation de la perte du patrimoine. La traduction comptable de ces deux oprations et la suivante : Dotation aux amortissements complmentaire : 681 : Dotations aux amortissements sur immobilisations x 28 . Amortissements sur immobilisations x Rgularisation de limmobilisation : 675 : Valeur comptable des lments dactifs cds A 28. : Amortissements sur immobilisations B 2. : Immobilisations A+B
Rappelons que la constatation dune dprciation entrane la modification du plan damortissement : La base amortissable dorigine est rduite du montant de la dprciation (valeur dorigine dprciation). Les amortissements constats partir de cette nouvelle base amortissable sont infrieurs ceux qui auraient t pratiqus si le bien navait pas t dprci. Valeur nette comptable porte au bilan est gale :
Valeur dorigine amortissements cumuls dprciation
Dans ce cas, les travaux dinventaire comportent trois oprations : La constatation dune annuit complmentaire Lannulation de la dprciation Lannulation de limmobilisation, des amortissements pratiqus jusqu la date de cession et la constatation de la perte du patrimoine
Rajustement de la provision :
En cas de fin du litige : Lannulation de lintgralit de la provision doit tre faite ds que le rglement du litige a eu lieu. Lcriture passer est la mme que celle de la diminution.
A linventaire N : Constatation de la dcision de ltalement de la charge 4816: Charge rpartir rparation 791 : Transfert de charges dexploitation X X
Rpartition de la charge linventaire N, N+1, ... 6812: Dotation aux amortissements des charges rpartir 4816: Charge rpartir rparation X X
A linventaire de lanne N +1 : Report des ressources sur le projet 194 Fonds ddis 789.. : Report des ressources non utilises des exercices antrieurs X X
N.B. : Une subvention est accorde pour un projet bien particulier qui schelonne trs rarement sur plusieurs annes. Aussi, il est recommand de veiller ce que les projets qui font lobjet de fonds ddis au cours de lexercice N soient raliss au cours de lanne N+1 .
LE TRANSFERT DE CHARGE
I . GENERALITES
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Le compte transfert de charge est utilis pour les remboursements verss par les institutions telles que Scurit sociale, assurance, organismes de formation ou de prvoyance. On lutilise galement pour taler une grosse charge sur plusieurs exercices.
II. COMPTABILISATION
Le numro de compte utilis pour les transferts de charge est 790000, mais pour plus de lisibilit comptable, il est prfrable de crer des sous comptes pour chaque type de remboursement. Exemple : 790100 remboursements des IJ 791200 remboursements de la prvoyance 791300 remboursements formation Le dtail du compte 79 transfert de charges doit tre joint lannexe au bilan. Comptabilisation : Exemple :
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Contrairement au compte de rsultat, le bilan est un arrt sur image, il renseigne sur la richesse du centre et sur son patrimoine et il est tablit en fin dexercice comptable. Il est utile pour savoir ce que vous devez percevoir (crances) et payer (dettes), il vous renseignera sur votre trsorerie en fin dexercice et surtout il vous permettra de calculer votre fond de roulement et de vrifier sil est positif. Comment se prsente til ?
Le bilan se btit en fonction de la balance de comptabilit gnrale une fois que toutes les critures dinventaire ont t passes. Il est donc ncessaire de bien rflchir aux provisions que vous allez faire en fin dexercice car elles auront une influence directe sur votre rsultat et votre bilan. Il est fait en gnral automatiquement par le logiciel de comptabilit. De ce bilan, vous tirerez un certain nombre de ratios.
Sil est positif : cela signifie que le centre aura la possibilit de financer en partie son exploitation courante. Sil est ngatif : cela signifie que le centre est en difficult. 2) Le besoin en fond de roulement : BFR : Le besoin en fond de roulement est lindicateur cl du financement court terme du centre.
Besoin en fond de roulement = Actif circulant dettes court terme
Sil est positif cela signifie que les crances sont plus importantes que les dettes. Besoin en Fonds de Roulement (BFR) reprsente le dcalage de trsorerie provenant de l'activit courante du centre (l'exploitation). Le besoin en fonds de roulement rsulte des dcalages entre les dcaissements et encaissements des flux lis l'activit du centre : Si le BFR est ngatif, cela signifie que l'activit gnre un flux positif de trsorerie, C'est notamment le cas pour une action dont les subventions ont dj t dbloques par le financeur et que vous payer vos fournisseurs avec un dcalage 30 ou 60 jours. Ce rsultat met en danger le centre social si le montant des dettes est suprieur aux liquidits en banque. Cependant, dans la majorit des centres, le BFR est positif, ce qui signifie que le centre doit trouver des fonds pour combler le flux ngatif gnr par le cycle d'exploitation. Plus globalement, il y a 3 cas :
Si elle est positive : En cas de trsorerie largement positive, il sera ncessaire den placer une partie. Si elle est ngative : il faudra avoir recours des financements bancaires court terme (Dailly, dcouvert bancaire) pour continuer raliser les actions du centre. Attention ne pas driver sur du long terme, cela deviendrait dangereux pour la structure Grer une trsorerie consiste veiller maintenir une liquidit suffisante pour faire face aux chances, tout en optimisant la rentabilit des fonds.
Si le rsultat dexploitation est dficitaire cela signifie que le centre ne peut pas faire face ses dpenses dexploitation. Il a donc des difficults raliser ses actions. Cependant, si le centre a beaucoup investi, il est ncessaire de tenir compte de la quote-part des subventions dinvestissements affecte au rsultat et de rajouter ce produit exceptionnel pour voir si le rsultat obtenu est toujours dficitaire. 2) Le rsultat financier C'est la diffrence entre les charges financires et les produits financiers.
Financement de laugmentation de la trsorerie Calcul de la CAF = Rsultat net de lexercice + dotation aux amortissements et provisions - reprise sur provisions - produits des cessions des immobilisations + valeur comptable des immobilisations cdes - quote-part des subventions dinvestissements vires au compte de rsultat Lorsque ce ratio est ngatif, il a lieu de procder une analyse du compte de rsultat pour viter que la situation du centre ne saggrave et pour apporter les correctifs ncessaires. 2) Taux dendettement long terme : Taux dendettement long terme
=
Fonds propres
Emprunt
Ce ratio permet de mesurer lendettement long terme du centre par rapport ses fonds propres. Plus le taux est lev plus le centre aura de difficult faire face ses dettes long terme. 3) Taux dendettement total : Taux dendettement total
=
Total du bilan
=
Dettes court terme
Disponibilits
Ce taux nous permet de mesurer la capacit du centre faire face ses dpenses court terme. Si le taux > 1 = le centre peut faire face ses dpenses sans aucun problme Si le taux = 1 = le centre peut rgler ses dpenses mais na aucune latitude Si le taux < 1 = le centre des difficults de trsorerie et devra avoir recours un dcouvert bancaire pour payer ses dettes. 5) Taux dindpendance financire
Ce ratio permet de mesurer la part des fonds propres permanents dans le total du bilan. Plus ce taux est lev plus le centre pourra faire face des dficits 6) Ratio des charges du personnel Taux dendettement total
La masse salariale est la plus grosse dpense dun centre social, il est donc ncessaire davoir un ratio qui nous permettra de mesurer la part quelle a dans le total des charges. En moyenne cette part doit tre de 70 %, au-del, une analyse sera effectuer pour viter toute drive
Total du passif
(Fonds propres (hors fonds ddis) + subventions dinvest. + provisions pour risques)
Au plus ce ratio se rapproche de 1 au plus les immobilisations sont vtustes car elles sont de plus en plus amorties donc en fin de vie . Il faudrait peut tre envisager de faire des demandes de subventions dinvestissements pour renouveler ces biens. Mais attention avant de sengager, regarder votre capacit dautofinancement pour savoir si vous avez les moyens dinvestir. 8) Ratio de solvabilit : Ce ratio est linverse du ratio dendettement, il permet de mesurer lautonomie du centre. Plus ce taux est lev, plus le centre est solvable. Ratio de solvabilit
Total du passif
9) Dlai moyen de paiement fournisseur : Ce ratio indique le nombre de jours moyen que la structure met pour payer ces fournisseurs : Dlai moyen de paiement
Comptes 66 + 61 + 62
LANNEXE AU BILAN
I . OBJET
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Lannexe est compose dune suite de tableau et de commentaires qui fournissent des informations ncessaires la comprhension du compte de rsultat et du bilan. Cest un document obligatoire. Lannexe fait partie des comptes annuels et forme un tout indissociable avec le compte de rsultat et le bilan. Elle fournit des informations complmentaires dordre : Economique et financier - Mode et mthodes dvaluation - Evolution de certains postes et des subventions - Mode et calcul des amortissements et des provisions - Inventaire du portefeuille et titres de placement. Juridique - Montants des engagements financiers - Structure des fonds propres - Dettes garanties par des srets relles Social - Montant de la masse salariale - Montant des sommes verses au titre des avantages sociaux.
II CONTENU
Lannexe reprend lensemble des informations requises par le PCG et celles prvues par le Code de commerce. Les informations obligatoires sont les suivantes : Le montant des engagements en matires de pensions, dindemnit de dpart la retraite du personnel ou de litige prudhomal. La mention de la drogation lapplication dune prescription comptable lorsquelle se rvle impropre donner une image fidle, avec indications des motifs et de son influence sur le patrimoine, la situation financire et le rsultat. La description et la justification des modifications intervenues dun exercice lautre en ce qui concerne la prsentation des comptes annuels et les mthodes dvaluation retenues. Les motifs de la reprise exceptionnelle damortissements. Lindication des postes du bilan concerns galement par un lment dactif ou de passif imput un autre poste. Lindication des modalits damortissements des primes de remboursement demprunts Lexplication sur les produits et les charges imputables a un autre exercice : produits constats davance, charges constates davance et charges rpartir.
Lannexe au bilan
Suite II Contenu
Lexplication des charges payer et des produits recevoir rattachs aux postes de dettes et de crances. Linformation complmentaire concernant les oprations de crdit bail Les mthodes utiliss pour le calcul des amortissements et des provisions : montant par catgories en distinguant ceux qui ont t pratiqus pour lapplication de la lgislation fiscale. Les mouvements ayant affect les divers postes de lactif immobiliss. Les crances et les dettes classes selon la dure restant courir jusqu leur chance en distinguant, dune part, les crances plus dun an et un an au plus, les dettes un an au plus, plus dun an et cinq an au plus et plus de cinq ans. Lindication pour chacun des postes relatifs aux dettes de celles garanties par des srets relles. Le montant des engagements financiers. Des prcisions supplmentaires doivent tre fournies dans des cas prcis : Une information sectorielle doit tre donne quand le centre social tablit des comptes distincts pour ses diffrents secteurs dactivit. Une analyse des subventions portes en fonds ddis afin de suivre leur utilisation effective les exercices suivants. Les ressources affectes provenant de la gnrosit du public doivent tre expliques. Un suivi des legs ports en fonds ddis et non encore utiliss en totalit de lexercice.
Lannexe au bilan
IV MODELE DANNEXE