32 N 150 Diciembre de 2003

El proceso de seleccin e implantacin de un ERP requiere de la participacin

esencial de un responsable de la parte organizativa y tcnica del proyecto,
pero dada la importancia que tienen las personas y el impacto en la forma de
trabajar de estas, se hace necesario contar con la ayuda del responsable de
Recursos Humanos
FICHA RESUMEN
Autor:
Luis Muiz Gonzlez y Ramn Prat
Ttulo:
La implantacin de sistemas ERP: Su efecto
sobre la organizacin y los recursos humanos
Fuente:
Partida Doble, nm. 150, pginas 32 a 45,
diciembre 2003
Localizacin: PD 03.12.02
Resumen:
La gestin de los recursos humanos (RRHH)
constituye una funcin clave dentro de las
organizaciones, pero cobra una mayor
importancia cuando la empresa sufre cambios
tan importantes como son los derivados de la
implantacin de nuevos sistemas de trabajo. En
este artculo se analizan varios aspectos en los
que el impacto de la funcin de RRHH puede ser
determinante para la implantacin de un ERP
Al final del articulo se reproduce un cuestionario
que se puede utilizar para evaluar la importancia
de los RRHH en la implantacin del ERP
Descriptores ICALI:
Gestin del personal. Sistemas de Informacin.
Organizacin empresarial. Informtica.
1. PROCESO DE SELECCIN E
IMPLANTACIN DE UN ERP
E
s necesario primero poder centrar el
tema y explicar todo el proceso de
seleccin e implantacin del ERP
para poder ir relacionndolo con los
diferentes implicados en el mismo
(los integrantes del equipo de implanta-
cin, los directivos, los usuarios finales y
los consultores externos), para poder me-
dir a continuacin el impacto que tiene so-
bre los recursos humanos y el papel del
responsable de RRHH como una ayuda
vital para el xito del proyecto., en el grafi-
co 1 se muestra este proceso.
1.1 Definicin y caractersticas
del ERP
1.1.1 Definicin de lo que es un ERP
El ERP (Enterprise Resource Plan-
ning) se define como un sistema de pla-
nificacin de los recursos y de gestin
de la informacin que de una forma es-
tructurada puede satisfacer la deman-
da de las necesidades de la gestin
empresarial. Se puede utilizar por todo
tipo de empresas pero adaptndolo a
las circunstancias y caractersticas del
tipo de organizacin que tiene cada una
de ellas.
La implantacin de
sistemas tipo ERP:
Su efecto sobre la organizacin
y los recursos humanos
Los ERPs y l a contabi l i dad
01011101000101100100101010010
10011000100110010010101010010
11010101001001010001001001001
00101010100101100001001010011
11001011000110010010110010100
0
1
0
1
1
1
0
1
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
0
0
0
1
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
Luis Muiz Gonzlez
Licenciado en Ciencias Econmicas y Empresariales
Auditor y Censor Jurado de cuentas
Ramn Prat Serena
Director de compensacin y beneficios
de Ficosa Internacional.
I
n
c
l
u
y
e

c
u
e
s
t
i
o
r
n
a
r
i
o
d
e

e
v
a
l
u
a
c
i

n
www.partidadoble.es
N 150 Diciembre de 2003 33
1.1.2 Cualidades de un sistema ERP
Un sistema ERP es una solucin in-
formtica integral tal como se ver ms
adelante que permite a las empresas
aumentar su productividad, controlar y
reducir sus costes y llegar a sus clien-
tes de forma gil y eficiente, haciendo
cada vez ms competitiva la empresa
en el mercado. El ERP se utiliza como
una herramienta de gestin estratgica,
que ayuda a la empresa a conseguir la
integracin de todos sus procesos de
trabajo y la mejor optimizacin de todos
los recursos disponibles.
1.1.3 Efectos de la implantacin en el
trabajo de las personas implicadas
Tambin es importante conocer al-
gunos de los efectos ms inmediatos y
prcticos que tendr la implantacin del
ERP, desde el punto de vista de las
personas implicadas:
1.1.4 Factores de xito necesarios
En el proceso de seleccin e im-
plantacin -aparte de seleccionar el
ERP que mejor se adapte a la empre-
sa y la consultora externa que realice
la mejor implantacin posible en trmi-
nos de calidad y costes- se deben te-
ner en cuenta dos factores bsicos e
imprescindibles para que el proyecto
tenga xito: el liderazgo por parte de
la direccin y los directivos con mayor
responsabilidad y tambin la gestin
de los recursos humanos entendiendo
sta como la accin de aumentar y
conseguir la colaboracin, la participa-
El ERP tiene un
efecto sobre la
consistencia e
integridad de la
informacin, ya que
esta se introduce
una nica vez y en
el lugar donde se
genera dicha
informacin
GRFICO 1
IMPACTO DE LA FUNCIN DE RRHH EN LA IMPLANTACIN DE UN ERP
Reduccin y eliminacin de ta-
reas debido a la integracin y
automatizacin de funciones,
aspecto posibilitado por el uso
del sistema ERP.
Reduccin del soporte de docu-
mentacin en papel y de circula-
cin de listados debido al flujo
de trabajo que lleva incorpora-
do en el sistema ERP.
Consistencia e integridad de la
informacin, ya que se introduce
una nica vez y en el lugar don-
de se genera dicha informacin.
Mejora en la calidad de la infor-
macin gracias a la integracin
y automatizacin de datos que
reducen en gran medida el ries-
go de errores inherente a toda
introduccin manual de informa-
cin.
Ayuda a la toma de decisiones y
al anlisis de los usuarios gra-
cias a la mayor disponibilidad de
informacin, ms exacta y en
tiempo real, que permite la ges-
tin y la realizacin de los traba-
jos de una forma ms adecuada
y cmoda.
Aumento de la fiabilidad y dispo-
nibilidad de todo el sistema in-
formtico ya que slo existe una
nica fuente de informacin.
Relaciones entre la
implantacin
del ERP y los RRHH
Impacto de los
procesos de seleccin
e implantacin del
ERP en los RRHH
Papel de la funcin
de RRHH en la
implantacin de un
ERP
Proceso de
seleccin e
implantacin
de un ERP
Cuestionario:
Evaluacin
importancia
de los RRHH en
el ERP
Los ERPs y l a contabi l i dad
01011101000101100100101010010
10011000100110010010101010010
11010101001001010001001001001
00101010100101100001001010011
11001011000110010010110010100
0
1
0
1
1
1
0
1
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
0
0
0
1
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
cin, la motivacin, la formacin y la
remuneracin. Un sistema informtico
de tipo ERP, va dirigido a la empresa
en su conjunto, e implica cambios im-
portantes en todos los procesos de
trabajo y de negocio, con ello se con-
sigue aumentar el rendimiento en to-
das las reas de la empresa.
1.1.5 Mdulos de un ERP y relacin con
los departamentos implicados
A continuacin indicamos las diferen-
tes caractersticas de los mdulos que
puede tener un ERP estndar del merca-
do, separndolos en dos grupos: los de
tipo administrativo-financiero y los de
gestin, tal como se detallan en el cuadro
1; asimismo, partiremos de una empresa
estndar que dispone de unos departa-
mentos que son los ms habituales.
1.2 Descripcin del proceso de selec-
cin e implantacin interno
A continuacin en el cuadro 2 se
detallan las fases que conforman todo
el proceso desde que se empieza a
plantear la seleccin del ERP, hasta
que se finaliza su implantacin y puesta
en marcha.
34
Se debe preparar
un planning desde
el inicio del proceso
de implantacin
hasta la puesta en
marcha final
CUADRO 1
MDULOS ADMINISTRATIVO-FINANCIEROS Y DE GESTIN DE UN ERP
MDULOS ADMINISTRATIVO-FINANCIEROS
MDULOS ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
Contabilidad general
Tesorera: bancos, efectos, cobros y pagos
Clientes y ventas
Proveedores y compras
Existencias y almacenes
Activos fijos
MDULOS DE GESTIN
Gestin de contactos (CRM)
Gestin de servicios
Gestin de la produccin
Gestin de proyectos
Gestin de recursos
Gestin de nminas
Gestin de recursos humanos
ALGUNOS DEPARTAMENTOS IMPLICADOS
Administracin
Tesorera
Administracin
Comercial
Administracin
Compras
Almacn
Compras
Administracin
DEPARTAMENTOS IMPLICADOS
Comercial
Administracin
Comercial
Administracin
Calidad
Fabricacin
Planificacin
Calidad
Fabricacin
Planificacin
Calidad
Rrhh
Fabricacin
Calidad
Rrhh
Rrhh
MDULOS DE GESTIN
Fuente: elaboracion propia
N 150 Diciembre de 2003
CUADRO 2
CLASIFICACIN DE LOS GASTOS POR SU FUNCIN
G La implantacin de sistemas ERP: Su efecto
sobre la organizacin y los recursos humanos
N 150 Diciembre de 2003 35
www.partidadoble.es
Fase 1: Seleccin del ERP
ASPECTOS GENERALES
Anlisis de la situacin actual: determinar las necesidades y los cambios a
efectuar
Bsqueda de un nuevo programa con unos costes econmicos y de implan-
tacin razonables para el tipo de empresa
Realizacin de pruebas y demostraciones para saber qu caractersticas
tienen los programas
Seleccin del ERP significa tomar la decisin sobre qu programa utilizar y
qu empresa va a realizar la implantacin
ASPECTOS GENERALES
Es necesario nombrar responsables de la implantacin: jefe de equipo y
usuarios avanzados
Anlisis de requerimientos o necesidades finales que tiene la empresa
Es indispensable que exista la planificacin de la implantacin
Implantacin del programa la fase de pruebas, formacin y configuracin,
ASPECTOS GENERALES
Inicio de la fase real de trabajo con el ERP
Solucin de problemas de la implantacin, en esta fase es fundamental
dar a cada problema una solucin rpida por parte del jefe de proyecto y
el responsable de la empresa consultora
ASPECTOS GENERALES
Revisin posterior identificando los ajustes y modificaciones que faltan
para que funcione de forma ptima el sistema
PROCESOS Y TAREAS
Reunin entre la Direccin y el resto de directivos para dar a conocer el proyecto.
Anlisis de la decisin sobre qu tipo de ERP se va a buscar y qu necesidades inter-
nas se van a cubrir.
Anlisis de los costes, ventajas e inconvenientes, modificaciones y todos aquellos as-
pectos que afectan a la seleccin del ERP.
Pruebas y demostraciones de diferentes programas.
Seleccin y toma de decisin final
PROCESOS Y TAREAS
Seleccin del jefe de proyecto y del equipo de implantacin.
Anlisis de las prestaciones, de los cambios y adaptaciones segn las necesidades
que solicita la empresa.
Se debe preparar un planning que resuma desde el inicio del proceso de implanta-
cin hasta la puesta en marcha final.
Comprende los siguientes procesos:
- Formacin de los usuarios.
- Traspaso de datos.
- Configuracin del programa.
- Pruebas de los usuarios.
- Pruebas definitivas y revisin de la configuracin.
PROCESOS Y TAREAS
Todo el personal debe estar preparado para utilizar el programa en tiempo real y
con el menor nmero de errores posibles.
Es importante tener en cuenta que a pesar de trabajar con un sistema informatiza-
do, se deben de realizar comprobaciones y controles de todas las prestaciones y re-
sultados obtenidos del programa en los primeros das de funcionamiento.
Controles y revisiones de las operaciones realizadas.
Pruebas de las adaptaciones y revisin de las configuraciones.
Revisin de informes y adaptacin de mens de usuarios.
Seguimiento de la evolucin y prestaciones del programa por el personal de la em-
presa y por parte de la consultora externa durante un tiempo prudencial.
PROCESOS Y TAREAS
Revisin final del sistema, comprobando todo su funcionamiento.
Realizacin de una lista de adaptaciones y necesidades finales.
FASE 4: CIERRE Y FINALIZACIN DEL PROYECTO
FASE 3: PUESTA EN MARCHA
FASE 2: PROCESO DE IMPLANTACIN
Fuente: elaboracion propia
1.3 Descripcin de las funciones y
tareas de la empresa consultora de
software externa
Es necesario conocer cul es la mi-
sin de la empresa consultora externa
que implanta el ERP, debido a que la
relacin entre el personal de la empresa
y el personal de la consultora es conti-
nua y muy importante en todo el proce-
so de implantacin. En el cuadro 3 ad-
junto presentamos un resumen de las
funciones:
En el cuadro 3 prestamos un resu-
men de las distintas funciones:
Preparacin del proyecto.
Diseo del proyecto
Realizacin del proyecto
Preparacin del programa
Puesta en marcha
La puesta en
marcha abarca las
tareas de conversin
final de informacin
desde el sistema
actual y el control
de calidad, antes
del arranque en
produccin
36 N 150 Diciembre de 2003
Los ERPs y l a contabi l i dad
01011101000101100100101010010
10011000100110010010101010010
11010101001001010001001001001
00101010100101100001001010011
11001011000110010010110010100
0
1
0
1
1
1
0
1
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
0
0
0
1
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
CUADRO 3
FUNCIONES Y TAREAS DE LA EMPRESA CONSULTORA EXTERNA
Fuente: elaboracion propia
FUNCIONES Y TAREASDESCRIPCIN
Preparacin del Proyecto
Diseo del Proyecto
Realizacin del Proyecto
Preparacin del programa
Puesta en marcha
DESCRIPCIN
Incluye las tareas correspondientes a la gestin de
los recursos y el tiempo disponible para conseguir
los resultados del proyecto, mediante la creacin
de un plan detallado de proyecto donde se identifi-
can las etapas y grupos de tareas.
Abarca el estudio de las funciones ms importantes
de la organizacin y el diseo de las funciones a
cubrir con el nuevo programa.
En esta fase se implementan todos los procesos de ne-
gocio requeridos mediante: la configuracin, las es-
tructuras de informacin, funciones, pantallas e infor-
mes. Y la realizacin de pruebas de integracin
Comprende las tareas relacionadas con la defini-
cin de las condiciones de trabajo del programa,
incluyendo su administracin, la carga y conversin
de datos, las pruebas de integracin, la formacin
de los usuarios y la elaboracin de manuales de
usuario.
Abarca las tareas de conversin final de informa-
cin desde el sistema actual y el control de calidad,
antes del arranque en produccin. Esta fase com-
prende, adems, el seguimiento post-arranque, que
tiene por objeto atender las dudas y consultas de
los usuarios.
G La implantacin de sistemas ERP: Su efecto
sobre la organizacin y los recursos humanos
El responsable de
RRHH debe verificar
el grado de
implicacin en el
proyecto de todo el
personal de la
empresa
N 150 Diciembre de 2003 37
www.partidadoble.es
2. RELACIONES ENTRE LA IMPLANTACIN DEL ERP Y LOS RRHH IMPLICADOS
2.1. Personas implicadas en cada fase
Es necesario tambin conocer por el responsable de RRHH el grado de im-
plicacin en el proyecto de todo el personal de la empresa. A continuacin se
detalla de forma resumida un ejemplo de un posible grado de implicacin y de
las personas que intervienen en cada fase de la implantacin, segn el cuadro 4
Implicacin baja: tareas de supervisin y coordinacin.
Implicacin media: tareas o funcin de control.
Implicacin alta: tareas de realizacin de procesos.
CUADRO 4
GRADO DE IMPLICACIN DE LAS PERSONAS
Implicacin
alta
- Director General
- Directores de rea
o departamento
- Jefe de proyecto
- Jefe de proyecto
- Miembros del equipo de
implantacin.
- Usuarios avanzados
- Consultor externo
- Jefe de proyecto
- Miembros del equipo
de implantacin.
- Usuarios avanzados
- Consultor externo
- Jefe de proyecto
- Miembros del equipo
de implantacin.
- Usuarios avanzados
- Consultor externo
Implicacin
baja
-Director General
-Director General
-Director General
Implicacin
media
- Consultor
externo
- Directores de
rea o
departamento
- Usuarios finales
- Directores de
rea o
departamento
- Usuarios finales
- Directores de
rea o
departamento
FASES
Seleccin de ERP
Implantacin
Puesta en marcha
Cierre de proyecto
Fuente: elaboracion propia
Antes de que
comience la
implantacin del
ERP, se deben
determinar los
miembros del
proyecto y sus
responsabilidades
38 N 150 Diciembre de 2003
Los ERPs y l a contabi l i dad
01011101000101100100101010010
10011000100110010010101010010
11010101001001010001001001001
00101010100101100001001010011
11001011000110010010110010100
0
1
0
1
1
1
0
1
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
0
0
0
1
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
CUADRO 5
CARACTERSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN EL PROYECTO
Fuente: elaboracion propia
PARTICIPANTES
Patrocinadores del
proyecto o comit
interno de la empresa
Responsables o
Directores de
departamentos
Responsable o jefe del
proyecto
Responsable de los
sistemas informticos
Equipo de apoyo
Usuarios del programa
Proveedor del software
o consultor externo
FUNCIONES
Tienen la autoridad final del proyecto y son responsables
finales del mismo. Financian el proyecto, resuelven los
conflictos sobre normas u objetivos y proporcionan orientacin
a alto nivel y aprueban la gestin del proyecto.
Tienen funciones directivas en la organizacin y de algn modo
estn afectados en menor o mayor medida por el proyecto.
Tiene la responsabilidad fundamental de la direccin de todo el
proyecto, incluyendo la administracin, planificacin y
programacin, resolucin de problemas y liderazgo a nivel de
implantacin. Adems, debe coordinar las relaciones con la
empresa de consultora externa.
El responsable del proyecto debe apoyarse en el responsable del
departamento de informtica que controlar los aspectos ms
tcnicos de la implantacin. Formar parte del equipo de apoyo.
Intervienen en mayor o menor medida en la implantacin del
proyecto. Un miembro de participacin indispensable es el
responsable de RRHH, tal como se explica ms adelante.
Intervienen en la transicin de sistemas y en la integracin del
nuevo sistema.
Es quien entrega y ayuda a instalar el programa
En caso excepcional puede haber una empresa externa de asesora o
consultora que se haya contratado para realizar el papel de ser el responsa-
ble del proyecto y ayudar a la implantacin del mismo o bien ser una ayuda
externa para poder realizar la implantacin. Otro aspecto importante es tener
en cuenta el porcentaje de dedicacin detallado por participante en la totali-
dad del proyecto, aunque luego en funcin de la fase en la que se encuen-
tre el mismo y las dificultades encontradas variar el nmero de horas dedi-
cadas a la implantacin.
Es importante en un proyecto de tipo ERP la implicacin y disponibilidad
del equipo de trabajo seleccionado. Las caractersticas principales del equipo
de trabajo son:
2.2 Caractersticas de los participantes en el proyecto
La organizacin del proyecto es un aspecto crtico del proceso de planifica-
cin. Antes de que comience la implantacin del mismo, se deben determinar
los componentes o miembros del mismo y sus responsabilidades. Seleccionan-
do las personas oportunas para desempear los siguientes roles en el cuadro 5
se detallan las diferentes caractersticas:
G La implantacin de sistemas ERP: Su efecto
sobre la organizacin y los recursos humanos
La comunicacin
del proyecto debe
permitir romper las
barreras culturales y
personales en la
empresa
N 150 Diciembre de 2003 39
www.partidadoble.es
CUADRO 6
PROBLEMAS EN LA ETAPA DE SELECCIN
ASPECTOS CLAVES
En la etapa de seleccin del ERP
es clave la implicacin de todos
aquellos agentes que en etapas
posteriores se convertirn en
impulsores del proyecto.
La comunicacin del proyecto
(los objetivos y las ventajas de
la implantacin) liderada por
la Alta Direccin debe permitir:
La implicacin de los agentes
clave
Romper las barreras cultura-
les y personales en la em-
presa
POSIBLES PROBLEMAS
Se crea un equipo de personas para seleccionar el pro-
grama muy reducido que deja al margen a directivos y
usuarios clave avanzados
No asisten a las sesiones de demostracin algunos di-
rectivos o usuarios clave
Se toma la decisin sobre la adquisicin de un deter-
minados software sin tener en cuenta a todos los im-
plicados
No se consulta a algunos usuarios la situacin y esta-
do de determinados aspectos
No se notifica a algunos usuarios ni directivos el tipo
de software comprado
Se toma la decisin de implantar un ERP cuando la cul-
tura e historia de la empresa indica que no ser acep-
tado
Fuente: elaboracion propia
Conocimiento de los procedimientos y funciones realizadas en los diferentes
departamentos de la empresa.
Capacidad de decisin e identificacin de necesidades de las diferentes re-
as funcionales.
Aseguran la continuidad de la funcionalidad del sistema mediante el conoci-
miento de la parametrizacin y de las adaptaciones realizadas.
3. IMPACTO DE LOS PROCESOS DE SELECCIN E IMPLANTACIN DEL ERP EN
LOS RRHH
Este apartado nos va explicar la relacin entre los problemas que surgen como
consecuencia de los trabajos a realizar en cada fase de implantacin y la partici-
pacin de las diferentes personas de cada rea implicada.
3.1 Problemas que pueden surgir en la etapa de seleccin del ERP
En el cuadro 6 se detallan los problemas encontrados en la etapa previa de
seleccin del ERP.
El rea de RRHH
debe proveer a
todos los niveles
directivos de
herramientas
eficaces en cuanto a
comunicacin y
formacin de los
usuarios finales
40 N 150 Diciembre de 2003
Los ERPs y l a contabi l i dad
01011101000101100100101010010
10011000100110010010101010010
11010101001001010001001001001
00101010100101100001001010011
11001011000110010010110010100
0
1
0
1
1
1
0
1
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
0
0
0
1
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
3.2 Problemas que pueden surgir en la etapa de implantacin del ERP
En el cuadro 7 se detallan los problemas encontrados en la etapa de im-
plantacin del ERP.
CUADRO 7
PROBLEMAS EN LA ETAPA DE IMPLANTACIN
ASPECTOS CLAVES
Es la etapa de implantacin del ERP,
donde se observan las deficiencias
del proceso de seleccin del Jefe de
Proyecto y de su equipo.
Esta seleccin en muchas ocasiones
obedece a razones polticas, dejando
de lado aspectos clave del equipo de
proyecto como las competencias
(tcnicas, de gestin, habilidades,
actitudes) que debern utilizar.
Es imprescindible, por tanto, que la
funcin de RRHH ponga a disposicin
del proyecto todas sus herramientas
de evaluacin del personal.
Uno de los vehculos ms
potentes para conseguir la
implicacin de todos los niveles
de la organizacin es la
comunicacin descendente y en
cascada. Por tanto, cada
directivo o Mando, como lder,
es el responsable de la
implicacin de su equipo. Un
fallo en este eslabn puede
hipotecar la implantacin del
sistema.
El rea de RRHH debe proveer a
todos los niveles directivos de
herramientas eficaces en cuanto
a comunicacin y formacin de
los usuarios finales.
POSIBLES PROBLEMAS
La seleccin de los Miembros del equipo del proyecto no ha
sido adecuada
Al no poder utilizar los usuarios adecuados no se realiza una
configuracin correcta
Se crea una relacin entre el jefe de proyecto y alguno/s
miembros del equipo del proyecto poco fluida y de poca
colaboracin
Falta de entendimiento entre el jefe del proyecto, el equipo
del proyecto y los consultores externos
Falta de entendimiento y colaboracin entre el jefe del
proyecto, el equipo del proyecto y los usuarios finales
Falta de entendimiento y colaboracin entre el jefe del
proyecto y el equipo del proyecto
Los usuarios temen que los nuevos cambios,
modifiquen las funciones actuales de su puesto de
trabajo
Los directivos y responsables de cada rea no se
implican en el proceso de implantacin, consecuencia
de ello el resto de usuarios se implica mnimamente
Los usuarios temen que los nuevos cambios
modifiquen su situacin laboral actual: se les pide que
cambien de puesto de trabajo
En general existe un rechazo natural a tener un
sistema que informe ms y mejor sobre determinados
aspectos y resultados
Los usuarios no estn con la predisposicin de asumir
cambios
Los usuarios no han recibido la formacin adecuada o
bien tampoco han realizado prcticas adicionales
Fuente: elaboracion propia
3.3 Problemas que pueden surgir en la etapa de puesta en marcha del ERP
En el cuadro 8 se detallan los problemas encontrados en la etapa ms prc-
tica de puesta en marcha del ERP.
G La implantacin de sistemas ERP: Su efecto
sobre la organizacin y los recursos humanos
Un posible
problema en la
etapa de puesta en
marcha es que los
usuarios no realicen
todas las pruebas y
prcticas
pertinentes
N 150 Diciembre de 2003 41
www.partidadoble.es
CUADRO 8
PROBLEMAS EN LA ETAPA DE PUESTA EN MARCHA
ASPECTOS CLAVES
Todo empleado debera saber lo que tiene
que hacer, cmo lo tiene que hacer y
finalmente cmo lo est haciendo.
En muchas ocasiones nos olvidamos de
informar al empleado sobre el cmo est
haciendo las cosas.
En esta fase, el liderazgo debe centrarse
en la evaluacin del comportamiento de
los usuarios.
Los responsables de RRHH poseen las
herramientas que permiten evaluar de
forma sistemtica el desempeo del
personal (Evaluacin del Desempeo), as
como establecer su impacto en los
sistemas de compensacin (incrementos
del fijo o retribucin variable).
POSIBLES PROBLEMAS
No se configura el sistema con los datos
necesarios para que funcione porque los
usuarios no los han introducido
Los usuarios no utilizan el ERP con todas
sus prestaciones ya que prefieren seguir
como hasta la fecha o bien boicotean su
utilizacin
Los usuarios no han realizado las pruebas
oportunas por lo que desconocen los
resultados de la utilizacin
Los usuarios intentan seguir haciendo los
trabajos actuales de la misma forma con el
nuevo ERP
Los usuarios no realizan todas las pruebas y
prcticas pertinentes
Fuente: elaboracion propia
3.4 Conductas y actitudes de los usuarios implicados en la implantacin del ERP
En la fase final de implantacin se recogen todos aquellos problemas que
no han sido minimizados en las fases anteriores. En muchas ocasiones es en
esta fase donde nos preguntamos por la deficiente implicacin de las personas
que por supuesto no hemos tenido en cuenta en todo el proceso. En el cuadro
9 siguiente apuntamos algunas de las actitudes o conductas que aparecen co-
mo consecuencia de no utilizar frmulas participativas en las fases anteriores.
CUADRO 9
CONDUCTAS Y ACTITUDES DE LOS USUARIOS IMPLICADOS
TIPO DE PROBLEMA
- Los usuarios no saben por qu deben realizar todas o parte de las tareas relacionadas
con el ERP
- Los usuarios no saben cmo realizar todas o parte de las tareas relacionadas con el ERP
- Los usuarios no saben qu tipo de tareas relacionadas con el ERP son de su responsabi-
lidad
- Los usuarios desconocen la importancia de utilizar de forma ptima el sistema ERP
- Los usuarios que se prev que sean conflictivos no participan en el proceso
- Aspectos personales y de control que afectan al proceso de utilizacin del ERP
Fuente: elaboracion propia
4. PAPEL DE LA FUNCIN DE RRHH EN
LA IMPLANTACIN DE UN ERP
La gestin de los recursos humanos
(RRHH) constituye una funcin clave
dentro de las organizaciones, pero co-
bra una mayor importancia cuando la
empresa sufre cambios tan importantes
como son los derivados de la implanta-
cin de nuevos sistema de trabajo. En
todo el proceso de implantacin partici-
pan diferentes personas con funciones
muy concretas, pero no se debe olvidar
que la utilizacin del software recae en
la mayor parte de los integrantes de la
compaa.
En efecto, la funcin de RRHH de-
ber tener un papel importante para in-
volucrar a todo el personal en el uso del
sistema y para ello cuenta con las he-
rramientas y procesos que le son pro-
pios. Uno de los objetivos clave de la
funcin de RRHH en la empresa, com-
partido evidentemente con la Direccin,
consiste en preparar a la organizacin
para adaptarse en todos los procesos
de cambio organizacional. Para ello, la
funcin de RRHH cuenta con diferentes
procesos y herramientas de gestin en-
tre las que apuntamos las siguientes:
Uno de los
objetivos clave de la
funcin de RRHH en
la empresa consiste
en preparar a la
organizacin para
adaptarse a todos
los procesos de
cambio
organizacional
42 N 150 Diciembre de 2003
Los ERPs y l a contabi l i dad
01011101000101100100101010010
10011000100110010010101010010
11010101001001010001001001001
00101010100101100001001010011
11001011000110010010110010100
0
1
0
1
1
1
0
1
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
0
0
0
1
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
Anlisis, descripcin y valoracin
de Puestos de Trabajo: Una em-
presa que no conozca las funcio-
nes y tareas propias de los pues-
tos de trabajo que la conforman,
difcilmente podr evaluar el im-
pacto de la implantacin de un
ERP.
Planificacin de los recursos hu-
manos: La implantacin de un
ERP puede llegar a consumir re-
cursos y tiempo que deben ser
planificados y evaluados.
Captacin y Seleccin de Perso-
nal: En ocasiones, la implantacin
de un ERP puede conllevar la in-
corporacin de personal especiali-
zado que d apoyo al proceso.
Adems, RRHH debera apoyar la
identificacin del equipo de pro-
yecto y del lder que posean las
competencias y conocimientos
ms adecuados.
Formacin: En todo proceso de
implantacin de un ERP existe un
periodo de adaptacin de los
usuarios a la herramienta que de-
be ser minimizado. En la medida
que el usuario compruebe los
avances en la gestin del da a
da, se reforzar el proceso im-
plantacin.
Desarrollo de los recursos huma-
nos (gestin del potencial, gestin
del talento, liderazgo, etc.): Cen-
trndonos en el desarrollo del lide-
razgo dentro de las organizacio-
nes, a nadie escapa el poder e in-
fluencia que los directivos y man-
dos pueden llegar a ejercer sobre
sus colaboradores.
Evaluacin del Desempeo: Un
aspecto clave que hemos apunta-
do en el epgrafe anterior es que
el rendimiento adecuado de un
empleado se consigue cuando s-
te sabe lo que tiene que hacer, c-
mo lo tiene que hacer y, finalmen-
te, cmo lo est haciendo.
Compensacin y Beneficios: Es
lgico que en un proceso de este
tipo se recompense el esfuerzo
que el personal realiza para adap-
tarse y mejorar los procesos orga-
nizativos. Dentro de las prcticas
retributivas existen herramientas
que permiten recompensar ese
esfuerzo sin hipotecar los costes
de personal.
Gestin por competencias: Permi-
te que los recursos humanos sean
evaluados a travs de los conoci-
mientos, habilidades y actitudes
importantes para la organizacin.
Comunicacin Interna: Una comu-
nicacin clara sobre el objetivo a
conseguir, liderada por los niveles
ms altos de la organizacin y
descendiendo a travs de los dife-
rentes niveles de jerrquicos es el
primer paso para conseguir la im-
plicacin de todos los empleados.
Como conclusin, el Responsable
de RRHH debe poner a disposicin de
la organizacin todos aquellos ele-
mentos que puedan apoyar y dinami-
zar cualquier proceso de cambio. Fi-
nalmente, y a modo de ejemplo, in-
cluimos en el cuadro 10 algunos as-
pectos en que la funcin de RRHH
puede y debera participar a travs de
los procesos y herramientas anterior-
mente mencionados:
G La implantacin de sistemas ERP: Su efecto
sobre la organizacin y los recursos humanos
La funcin de
RRHH debera
analizar si con los
recursos humanos
existentes se puede
llevar a cabo el
proyecto
N 150 Diciembre de 2003 43
www.partidadoble.es
CUADRO 10
ASPECTOS EN QUE PARTICIPA LA FUNCIN DE RRHH
Fuente: elaboracion propia
PROCESO/HERRAMIENTA
Planificacin de RRHH
Seleccin/Gestin por
competencias
Anlisis y descripcin de
puestos de trabajo
Comunicacin Interna
Compensacin y Beneficios
Comunicacin Interna
Anlisis y descripcin de
puestos de trabajo
Formacin
Gestin por competencias
Liderazgo/Evaluacin del
desempeo
Planificacin de RRHH
EJEMPLOS DE ASPECTOS CLAVE DEL PROYECTO
Analizar si con los recursos humanos existentes se puede
llevar a cabo el proyecto
Tener en cuenta en todo el proceso la seleccin de los
miembros del equipo de proyecto.
Se han definido los objetivos y mejoras a realizar con el
nuevo ERP a nivel de departamento y puesto de trabajo
Apoyar al jefe del proyecto en la labor de comunicacin e
implicacin de los diferentes usuarios.
Debe existir en todos los casos algn tipo de compensacin
monetaria o de otro tipo para premiar el esfuerzo adicional
que siempre hay que realizar
Se ha comunicado al resto de personas implicadas que el
lder del proyecto es el director general
Ha analizado si se deben efectuar muchos cambios en las
funciones y sistemas de trabajos actuales
Se ha pensado en el tiempo de formacin y prcticas que
debern tener los usuarios
Se ha analizado quin posee la mejor gestin del
conocimiento de la empresa para poder colaborar en la
implantacin del ERP
Se ha pedido la participacin de directivos y mandos para
liderar la implantacin del sistema dentro de sus
departamentos y reas
Ha valorado el tiempo adicional que necesitarn las
personas implicadas y si se puede realizar la implantacin
con los recursos actuales
5. CUESTIONARIO DE EVALUACIN
SOBRE LA IMPORTANCIA DE
LOS RRHH EN LA IMPLANTACIN
DEL ERP
Con todo lo anteriormente explicado
se puede valorar la importancia que
tiene en cada empresa el impacto de
l a i mpl ant aci n de un ERP en l os
RRHH por eso el Anexo a este traba-
jo incluye un cuestionario la posibili-
dad de evaluar los puntos anterior-
mente explicados, eligiendo la res-
puesta ms adecuada.
Qu personas
deberan estar
implicadas en la
adquisicin
del ERP?
44 N 150 Diciembre de 2003
Los ERPs y l a contabi l i dad
01011101000101100100101010010
10011000100110010010101010010
11010101001001010001001001001
00101010100101100001001010011
11001011000110010010110010100
0
1
0
1
1
1
0
1
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
0
0
0
1
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
0
1
1
1
1
0
0
1
0
1
1
0
0
0
1
1
0
0
1
0
0
1
0
1
1
0
0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
0
0
1
0
1
ANEXO
IMPORTANCIA DE LOS RRHH EN LA IMPLANTACIN DEL ERP
Respuesta
Respuesta
Respuesta
Respuesta
Respuesta
Respuesta
CUESTIONES A REALIZAR
Qu personas deberan estar implicadas como mnimo en la
seleccin y toma de decisin sobre el ERP a adquirir
El Director General, el Director Financiero y el Director de Sistemas.
El Director Financiero y el Director de Sistemas.
El Director General y todos los directores de cada rea o
departamento.
Qu personas/cargos deberan estar implicadas en la fase de
pruebas, implantacin y puesta en marcha del proyecto ERP
El jefe del proyecto, el Director de Sistemas y el equipo de
implantacin.
El jefe del proyecto, el equipo de implantacin, los directores de
cada rea o departamento y el resto de usuarios directos del
sistema ERP.
El jefe del proyecto y el equipo de implantacin.
Quin considera que debera ser el lder del proyecto
El Director de Sistemas.
El Director General.
El Director Financiero o el Controller.
El jefe del proyecto.
En funcin de qu parmetros designara al jefe del proyecto
Segn los conocimientos tcnicos e informticos.
Segn los conocimientos y visin global que tenga de todos los
procesos de trabajo de la empresa.
Segn las habilidades que tenga sobre la administracin,
planificacin y programacin, resolucin de problemas y liderazgo
de proyectos.
Cual de estos problemas en la fase de seleccin del ERP puede ser
el que ms perjudique una posterior implantacin del programa
No se realiza una preseleccin de candidatos a desarrollar el papel
de jefe de proyecto adecuada.
Participa en el proceso de seleccin un grupo muy reducido de
personas.
Perfil no adecuado de los componentes del equipo que tomar la
decisin de elegir un determinado ERP.
Cul de los siguientes problemas en la fase de configuracin y
pruebas considera que puede ser el ms importante para generar
el fracaso o retraso en la puesta en marcha del ERP
El equipo de implantacin no realiza todas las pruebas necesarias.
Los usuarios finales no actualizan ni introducen correctamente los
datos necesarios.
La empresa no dota de los recursos humanos, tcnicos, implicacin
y participacin, necesarios para esta etapa.
N.
1
a
b
c
2
a
b
c
3
a
b
c
d
4
a
b
c
5
a
b
c
6
a
b
c
ANEXO (continuacin)
IMPORTANCIA DE LOS RRHH EN LA IMPLANTACIN DEL ERP
G La implantacin de sistemas ERP: Su efecto
sobre la organizacin y los recursos humanos
Qu tipo de
formacin debera
realizar la
consultora externa
que colabora en la
implantacin?
N 150 Diciembre de 2003 45
www.partidadoble.es
7
a
b
c
8
a
b
c
d
9
a
b
c
10
a
b
c
11
a
b
c
12
a
b
c
Cul de los siguientes agentes considera que puede ser el ms
importante para causar el fracaso del funcionamiento del ERP.
El proveedor del ERP.
Los usuarios finales.
El equipo de proyecto.
Cul de las siguientes funciones es la ms importante para ser
compartida por el responsable de los RRHH y por el jefe de
proyecto
La seleccin del equipo de proyecto.
La comunicacin y la formacin a los usuarios.
Incentivar el uso del sistema.
Otros especificar:
Elija cul de las siguientes acciones considera la ms importante
para minimizar los problemas de los RRHH en el proceso
implantacin de un ERP
La formacin
La motivacin
La remuneracin
Qu personas deben realizar la formacin con la empresa
consultora externa y realizar la formacin al resto de usuarios en
la empresa
El Director General y todos los directores de cada rea o
departamento.
El jefe de proyecto, los miembros del equipo de implantacin y
aquellos usuarios avanzados que lo requieran.
Todos los usuarios del programa para cada mdulo que se vean
afectados.
Qu tipo de formacin y cmo debera realizarla la consultora
externa que colabora en la implantacin
Cursos de formacin adaptados al programa impartidos en los
locales de la empresa directamente.
Cursos de formacin adaptados al programa impartidos en los
locales de la consultora externa.
Cursos de formacin estndares del programa impartidos en los
locales de la empresa directamente y una consultor externo
apoyando a los usuarios en las pruebas y configuracin.
Qu tipo de incentivos econmicos pueden utilizarse para poder
alcanzar con xito la implantacin del ERP
Incentivos econmicos ligados a la retribucin variable.
Incentivos econmicos ligados a la evaluacin del desempeo en
forma de competencias.
Bonus discrecionales sin comunicacin previa.
Respuesta
Respuesta
Respuesta
Respuesta
Respuesta
Respuesta
CUESTIONES A REALIZAR N.
BIBLIOGRAFA
ERP Gua prctica de seleccin e implantacin.
Muiz Gonzlez, Luis. Editorial Gestin 2000, Barcelona
2003.
Sistemas de informacin para la gestin
empresaria. R. Lardent, Alberto, Editorial Prentice Hall
Argentina 2001.
Sistemas de Informacin, herramientas prcticas
para la gestin empresarial, Gmez Vieites, Alvaro y
Surez Rey, Carlos. RA-MA Editorial, Madrid 2003.