POLTICA DE COMPRAS

INTRODUO O propsito de todo e qualquer Manual de Poltica e Procedimentos o de estabelecer transparncia, regras e diretrizes que devem nortear as rotinas de toda e qualquer rea ou departamento. baseado na Poltica, que podemos conhecer os fluxos de trabalho das diversas reas de uma organizao, suas responsabilidades, alm de servir de parmetro para que se tenha clareza da obrigao e responsabilidade de cada setor, assim como a conduta que se espera da mesma. Com base nesse propsito, estamos implementando a Poltica de Compras da STEP que tem por finalidade o j descrito acima. Cabe a todos os colaboradores da STEP conhecer essa Poltica, para que entenda o fluxo de trabalho dessa rea que se interliga a todas as demais da companhia e que sendo assim, parte integrante do trabalho de todos. OBJETIVO Estabelecer Normas e Procedimentos sobre a aquisio de Bens e Servios visando assegurar a sua contnua proviso de forma a atender s necessidades dos diversos departamentos da STEP. APROVAO A presente Norma foi aprovada pela Diretoria em ALTERAES O Scio Gerente da companhia pode promover alteraes nessa poltica, em conjunto com o Gerente Financeiro atravs de Aditivos a Poltica aqui estabelecida. PRINCPIOS GERAIS Toda aquisio de materiais de consumo, de bens, obras e de servios obedecer aos princpios bsicos de Impessoalidade, Moralidade, Economicidade e Qualidade, tendo em vista a sua adequao s finalidades dos bens e servios necessrios ao cumprimento da misso da STEP.

O planejamento das atividades e investimentos um princpio da Administrao da STEP, sendo assim, nenhuma aquisio de bem ou contratao de servio ser efetuada sem que a mesma tenha sido prevista, planejada e orada pela unidade competente no sistema de planejamento e oramento, coordenado pela Gesto Administrativa e Financeira.

PROCEDIMENTOS DE COMPRA DE MATERIAIS E SERVIOS

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1 Recebimento das Requisies de Compras do departamento solicitante.

a) Cada departamento o responsvel pelo preenchimento da requisio de compras que dever ser assinada pela pessoa requisitante da mesma. b) Aps preenchimento e aprovao, a requisio dever ser encaminhada ao departamento de financeiro para anlise.

2 Anlise da Requisio.

a) Aps o recebimento da requisio elaborada pela rea requisitante, efetua-se uma anlise, quanto a sua correo; b) Verifica-se a correo dos centros de custos em que sero alocadas as despesas; c) Conferncia das autorizaes realizadas pelos gerentes das respectivas reas solicitantes; d) O cadastro de fornecedores conter os seguintes dados: d.01) razo social; d.02) nome fantasia; d.03) endereo completo; d.04) CNPJ / CPF; d.05) n de inscrio no INNS quando se tratar de profissional autnomo; d.06) nmero do telefone; d.07) nmero do fax; d.08) inscrio estadual; d.09) inscrio municipal; d.10) contato na empresa; d.11) dados da conta bancria; d.11) Cdigo do fornecedor; d.12) Centro de custo padro; d.13) O cadastro dever ter no mnimo trs fornecedores habilitados ao fornecimento de cada material, bem ou servio.
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d.14) O cadastro de Fornecedores ser revisado anualmente. d.15) O cadastro de fornecedores dever estar sempre atualizado mantendo os dados dos fornecedores em condies de serem analisados para a concretizao de uma operao, no que tange a: a) preos praticados nas ltimas compras; b) caractersticas tcnicas do produto; c) volume de compras nos ltimos doze meses; d) data da primeira compra; e) data da ltima compra; f) maior atraso de entrega.

3 Cotao dos Preos

a) Cotao a pesquisa de preo obtido por intermdio da oferta de diversos fornecedores em relao ao material ou servio solicitado. A cotao no gera compromisso financeiro, sendo um mero instrumento de informao para a tomada de deciso sobre a aquisio ou contratao. A cotao ser registrada em formulrio prprio, sem rasuras, contendo: 3.1) 3.2) 3.3) 3.4) 3.5) 3.6) 3.7) 3.8) descrio do produto ou servio cotado; dados do fornecedor; preos propostos e os negociados; condies de pagamento; prazo de entrega do produto ou da prestao do servio; nome do funcionrio contatado junto ao fornecedor; data da negociao; local da entrega.

b) Ligao para os fornecedores a fim de solicitar as cotaes dos mesmos, por escrito. c) Possuir cadastro de fornecedores por natureza de bens e servios; d) Fornecedores que estejam com entregas atrasadas sem justificativa ou em litgio com a STEP, sero impedidos de participar, dos processos de fornecimento de bens e servios.

4 Negociao
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a) Aps Receber as cotaes efetua-se as negociaes com os fornecedores envolvidos a fim de conseguir as melhores condies de preo, prazo de pagamento, entrega, e qualidade do material requisitado e fretes.

5 Elaborao da Ordem de Compra (P.O) a) Consolidar as informaes sobre os fornecedores cotados; b) Descrever as informaes dos fornecedores com as melhores condies e se preciso jusitificando. c) Enviar este formulrio de volta a gerncia da rea requisitante para aprovao; d) Aps receber o formulrio assinado, deve ser emitida a Ordem de Compra.

5 Emisso da Ordem de Compra (P.O)

a) Aps definir o melhor fornecedor e ter a compra aprovada no formulrio, parte-se para a emisso da ordem de compra, com base nas informaes do fornecedor vencedor da concorrncia. b) Cria-se, em seguida, todo o processo de compra da mercadoria anexando as cotaes realizadas a respectiva ordem de compra e qualquer outro documento j em posse (Nota fiscal, recibo etc.)

6 Envio da Ordem de Compra

a) Envio ao fornecedor por fax/email da Ordem de compra a fim de agilizar o pedido aprovado;

OBS.: A Ordem de Compra ser emitida em duas vias, as quais a 1a via segue para o fornecedor; 2a vai para o arquivo do departamento Financeiro. A Ordem de Compra deve definir a data da entrega da mercadoria.

7 Recebimento das Mercadorias

a) Na chegada do material o departamento solicitante, dever receber a mercadoria e efetuar a conferncia das quantidades de acordo com a ordem de compra enviada;

b) O recebedor da mercadoria e/ou servios efetua a aposio de carimbo de recebimento no verso da Nota Fiscal com data de recebimento e assina;

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c) A margem de tolerncia para recebimentos das mercadorias constantes em Ordem de Compra est na faixa de 10% acima ou abaixo da quantidade estipulada na mesma.

d) Quando a mercadoria encontra-se acima dos padres de tolerncia a rea requisitante dever solicitar autorizao almoxarifado consulta o departamento de Compras, que analisa o caso que autorizado pelo Gerente da rea de Compras com consulta ao departamento solicitante e efetua-se uma ordem de compra complementar.

8 Envio dos documentos ao Departamento Financeiro

a) O Setor requisitante, aps as aprovaes e preenchimentos necessrios, envia a Ordem de Compra anexa a Nota Fiscal (com todas as vias) ao setor financeiro;

b) O Departamento Financeiro (Fiscal) efetuar o registro nos Livros de Entrada e Apurao do ICMS e IPI, se necessrio.

c) O Contas a Pagar efetua o pagamento e envia em seguida o processo pago para a Contabilidade que responsvel pelo controle, checagem e conferncia dos documentos, analisando se os mesmos esto de acordo com as polticas de controle definidas;

d) Aps essa checagem os documentos devem ser enviados ao arquivo contbil.