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La solucin inteligente LDCOM_UNION_2012 Diseo Propuesto para los Procesos de Compras FDU Oficinas Centrales Farmacias Unin, Ignacio Lpez Rayn 110, Col. Centro Villahermosa, Tabasco
Lder: Fecha: Edgar Sierra Huelga 11-Ene-2013
Propsito: Mostrar de manera general como se harn los procesos que actualmente
operan en F. Unin con respecto a Compras, mediante el sistema LDCOM, esto de manera general y sin especificar todos los parmetros que pudiesen ser establecidos, para ms informacin consulte las guas de usuario.
Contenido
2.- Inventario ......................................................................................................................... - 3 2.2.- Generacin de rdenes de Compra ........................................................................... - 3 2.12.- Demanda ................................................................................................................. - 9 2.13.- Pedido Especial ..................................................................................................... - 10 2.30.- rdenes no Satisfechas ......................................................................................... - 11 3.- Compras ......................................................................................................................... - 12 3.1.- Compra Dirigidas .................................................................................................... - 12 3.2.- Ofertas Dirigidas ..................................................................................................... - 16 3.3.- Alta de Proveedores ................................................................................................ - 18 3.3.1.- Artculos ........................................................................................................... - 19 3.3.2.- Formato Archivo .............................................................................................. - 20 3.3.3.- Descuento Proveedor........................................................................................ - 20 3.4.- Actualizacin de ptimos ....................................................................................... - 20 3.5.- Envo de rdenes de Compra ................................................................................. - 22 3.6.- Cancelacin de rdenes de Compra ....................................................................... - 23 3.7.- Definicin descuentos proveedor ............................................................................ - 26 3.8.- Carga de Descuentos ............................................................................................... - 27 3.9.- Carga de Catlogos y Seleccin de Costo ............................................................... - 30 3.9.1.- Carga de Catlogos .......................................................................................... - 30 3.9.2.- Seleccin de Costo ........................................................................................... - 32 3.10.- Sugerido ................................................................................................................ - 32 Elaborado por: Erick Heredia R. Pgina 1 de 90 FECHA 11 Ene. 2013
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2.- Inventario
2.2.- Generacin de rdenes de Compra Para generar una orden, se debe ingresar al mdulo de Inventario y seleccionar en el men Compras > Locales
Se debe seleccionar al proveedor a realizar el pedido, se puede digitar el cdigo de proveedor o dar clic en Buscar en donde se abrir una ventana donde se podr buscar por nombre o cdigo y seleccionar el proveedor deseado.
Elaborado por: Erick Heredia R. Pgina 3 de 90 FECHA 11 Ene. 2013
Nota: Si el proveedor que se est seleccionando est parametrizado como proveedor mayorista, y en la configuracin de la sucursal no est activado el parmetro Permitir Compra a Mayoristas, la sucursal no podr generar un pedido a dicho proveedor
Contina con la seleccin de artculos a pedir, en el campo de artculos digitar el cdigo o dar clic en Buscar para buscar el artculo por nombre o cdigo y seleccionar el artculo deseado.
Aparece toda la lista de los artculos seleccionados, as como la cantidad y costo, una vez revisado el pedido, se debe dar clic en Guardar.
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Despus se debe dar clic en Aplicar para que el sistema genere el pedido.
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Ya aplicada la orden de pedido, sistema da la opcin para visualizar el pedido en forma de documento.
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Nota: A nivel sucursal existe un parmetro que indica si la sucursal puede generar rdenes para proveedores mayoristas o no, este parmetro est en la pestaa de Bodegas de los parmetros de cada sucursal y se llama Permitir Compra a Mayoristas.
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Aparece la siguiente pantalla, se debe buscar artculo y cantidad que se neg al cliente, despus dar enter o clic en el botn + y despus dar clic en Guardar conforme se vayan agregando artculos, aparecer el listado de los artculos con demanda.
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Seleccionar el cliente al cual se desea realizar el pedido especial, seleccinar los artculos y la cantidad, despus dar clic en el smbolo de ms ( + ) para que baje a la lista de artculos seleccionados y dar clic en Guardar.
Nota: Este pedido especial se tomar en cuenta en el sugerido, es decir este pedido especial no llega directamente al proveedor, si no por medio de la seleccin de Incluir Pedidos especiales cuando se genera el sugerido, asi mismo estas cantidades aparecern en la columna de Ped. Esp. Una vez generado el sugerido(ver proceso de Sugerido en el mdulo de compra).
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Despus de haber entrado a esta opcin seleccionar Solo los Artculos que el Proveedor No va Surtir y a continuacin Refrescar
El sistema mostrar aquellos artculos que los proveedores no surtirn, para que estos artculos se generen como compras dirigidas, presionar F2 Generar, en ese momento se generar una o ms compras dirigidas las cuales tendrn que ser consideradas por el Sugerido para que dicha mercanca sea surtida por otro proveedor diferente para el cual fue pedido originalmente y que no pudo surtir
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3.- Compras
3.1.- Compra Dirigidas En el mdulo de Compras, dirigirse al men de Compras>Compras Dirigidas>Cargar Compras Dirigidas.
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Despus se debe dar clic en la pestaa de Detalle, se debe seleccionar las sucursal a para dirigir la compra, en el campo de Artculo se pueden buscar los artculos por medio de la lupa, en el campo de Cantidad se digita el nmero de artculos para el cdigo anteriormente seleccionado, los artculos de agregan con el smbolo de + y aparecer una lista con todos los artculos seleccionados.
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Despus de que se seleccion el pedido, se debe dar clic en Guardar y aparece un mensaje de confirmacin.
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Digitar el nombre de la oferta, seleccionar el proveedor, seleccionar la vigencia de la oferta y dar clic en Guardar.
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Abre la siguiente ventana donde se debe ingresar toda la informacin detallada de cada proveedor
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Las condiciones comerciales se establecen en los procesos 3.7 Definicin de descuentos y 3.8. Carga de descuentos.
3.3.1.- Artculos
En el men lateral izq. Existe un link Artculos donde se pueden relacionar que artculos estarn relacionados a este proveedor as como especificar parmetros bsicos de esta relacin, despus de dar clic en esta opcin aparecer la sig. pantalla
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En el men lateral izquierdo se encuentra una opcin Formato Archivo esta opcin permite relacionar un formato generado en 3.11.- Formato Archivo con un proveedor, generalmente esta pestaa para proveedores mayoristas contendr la relacin de proveedor con: carga de catlogo, orden de compra y factura
En el men lateral izq. se encuentra la opcin de Descuento Proveedor Para el tipo de negocios de farmacutica esta informacin no es utilizada generalmente 3.4.- Actualizacin de ptimos Ingresar al site de Compras en el men de Compras>Mnimos y Mximos.
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En la siguiente ventana se configuran los mximos y mnimos de los artculos, se debe seleccionar la (s) sucursal (es) a las que aplicar la configuracin de ptimos, se pueden configurar por categoras, casa, subcategoras e inclusive por cdigo, as mismo puedes clasificar el producto (A,B,C) y agregar la poltica de inventario en das o cantidad (mximo y mnimo), en caso de elegir por Cantidad, donde dice Mnimo y Mximo se pondr la cantidad a configurar y poner cero en los campos de Cantidad Mnima y Cantidad Mxima una vez terminada la configuracin dar clic en Guardar.
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Despus de haber ingresado a este men, seleccionar el tipo de proveedores(mayoristas) y seleccionar las agencias de el o los proveedores para los cuales se les quiere enviar las rdenes de compra
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En este caso existen 4 rdenes pendientes por enviar, se seleccionan las que se quieren enviar y despus dar clic en Enviar
Pregunte al administrador del sistema la frecuencia de este proceso 3.6.- Cancelacin de rdenes de Compra LDCOM permite cancelar rdenes de compra de manera manual, esto para llevar un mejor control de cuando cancelar dichas rdenes de compra, recordando que estas rdenes se cancelan para bajar los trnsitos que se generan al tener una O.C aplicada, Esta cancelacin ayudar que se pueda hacer un sugerido tomando en consideracin los productos que ya sabemos que el proveedor no va a surtir y que por esa razn esas O.C estn aplicadas y no recibidas.
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Despus de haber ingresado al men aparecern los proveedores, se deber de seleccionar aquellos a los cuales les queremos cancelar las rdenes de compra
En la siguiente pantalla seleccionamos las sucursales para las cuales queremos cancelar las rdenes de compra, en este caso seleccionaremos Crdenas Jurez
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Por ultimo en la pestaa de rdenes aparecern las rdenes para los proveedores seleccionados en la pestaa Seleccin 1 y para las sucursales seleccionadas en la pestaa Seleccion2
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3.7.- Definicin descuentos proveedor Para acceder a esta opcin dar clic en el men presentado en la imagen de abajo
Despus de haber ingresado el men, dar clic en Agregar para agregar un nuevo descuento de proveedor, a continuacin el sistema mostrar la pantalla de abajo donde se puede configurar lo sig.: Nombre: El nombre del nuevo descuento que queremos definir Tipo: puede ser ninguno, oferta o pronto pago Orden: el orden en que dicho descuento ser aplicado, puede ser para el caso de descuentos escalonados Aplica Fecha: indica si el descuento va tener una vigencia Aplica descuento a precio de venta: No afecta orden de compra: indica si este descuento se ver reflejado o no en las rdenes de compra Descuento por proveedor: Indica si este descuento estar ligado a proveedores
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En la siguiente ventana se podr cargar el descuento por los filtros de Proveedor en donde se despliega una lista donde aparecen todos los proveedores, tambin se pueden filtrar las agencias con una lista desplegable en el campo Agencia, en el campo de Descuento se selecciona el tipo de descuento que se va a cargar a los artculos y filtros seleccionados, en esta lista desplegable se encuentran todos los descuentos configurados previamente. En el campo de artculo se podrn buscar los artculos para ese descuento, se puede ingresar el cdigo y dar enter para que aparezca el artculo o buscarlos por medio de la lupa, una vez seleccionado el artculos se da clic en el smbolo de + para agregar el artculo y se vaya asignando a una lista con todos los artculos seleccionados, en el campo Descuento (%) se digita el porcentaje de descuento que aplicar. Tambin se pueden agregar artculos por medio de un importador de Excel, el cual indica cmo debe tener y nombrar la informacin del archivo para que este pueda ser cargado.
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Los artculos pueden ser cargados por el importador de Excel el cual indica las caractersticas que debe tener el archivo.
Despus de haber cargado los descuentos relativos al proveedor y agencia, se deber de guardar dicha carga de descuentos, despus de haber guardado para que estos descuentos puedan ser aplicados, se tendr que dar en Aplicar
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Existen dos procesos para la carga de catlogos uno que se lleva de forma automtica y cuando este proceso falla o por alguna otra circunstancia se puede llevar a cabo esta carga de catlogo de forma manual Para hacer la carga de catlogo de forma manual ir al sig. men
Despus se selecciona el o los proveedores para los cuales se quiere hacer la carga de catlogo
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Este proceso de importacin solo extrae el o los catlogos de una ubicacin predeterminada (parmetro por agencia del proveedor) y lo pone temporalmente en una carpeta dentro del servidor Despus de haber importado el o los catlogos, dar clic en Guardar
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Despus de haber hecho la carga de catlogo se tiene que hacer la seleccin de costo, este proceso se asegura que los artculos cuyos costo bruto, costo neto y precio mximo dependen de un proveedor principal de precios, estn actualizados conforme la ltima carga de catlogos, para llevar a cabo este proceso Para hacer la seleccin de costo ir al sig. Men: Compras->Carga Catlogo->Seleccin Costo Despus de haber ingresado a esa opcin, seleccionar a el o los proveedores y presionar Generar
3.10.- Sugerido
3.10.1.- Generacin de Sugerido
La generacin de sugerido es el proceso con el cual el sistema calcula que artculos pueden ser resurtidos y en qu cantidad, esto con respecto a los artculos que son surtidos por los proveedores tipificados como mayoristas El proceso es el sig.:
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Despus de darle clic en dicha opcin(Sugeridos) aparecer la pantalla principal del proceso de sugerido, dar clic en Generar.
Luego seleccionamos la unidad de compra que en este caso ser Villahermosa TamulteDeportiva y seleccionamos la sucursal para la cual queremos genere el sugerido, en este caso solo seleccionamos una pero es posible seleccionar todas las sucursales por unidad de compra y damos clic en siguiente.
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La sig. Pantalla nos permite nos permite seleccionar las categoras y subcategoras de artculos para los cuales queremos generar el sugerido, abajo se muestra la imagen de cuando seleccionamos todas las categoras y subcategoras.
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Despus de seleccionar que categoras y subcategoras se quieren generar para el sugerido, presionar Siguiente La pantalla mostrada abajo permite seleccionar que casas(fabricantes) que se quieren incluir en el sugerido, en este caso se muestra la seleccin de todas las casas.
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Despus de haber hecho la seleccin de la casa y haberle dado clic en Siguiente, aparecer la pantalla abajo mostrada.
La pantalla arriba mostrada es una de las ms importantes ya que contiene parametrizaciones que influirn de manera importante en los artculos que el sistema sugerir pedir, los parmetros disponibles son los sig.:
Elaborado por: Erick Heredia R. Pgina 36 de 90 FECHA 11 Ene. 2013
Despus de seleccionar las opciones anteriores, dar clic en Siguiente aparecer la pantalla que se muestra abajo, en esta pantalla se podrn establecer los artculos para los cuales queremos que se genere el sugerido, En esta pantalla se tienen 3 posibilidades para filtrar o no filtrar artculos, la primera de ellas es la que est marcada en un recuadro rojo, la cual indica que todos los artculos sern considerados (excepto aquellos que no cumplan con los todos los filtros de las pantallas anteriores(categoras, subcategoras, casas, clasificacin ABC, etc).
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La segunda opcin es agregar artculos de forma manual, como lo muestra la pantalla abajo, estos artculos deben de caer dentro de los filtros definidos anteriormente para que puedan ser procesados por el sugerido.
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Despus de haber configurado las opciones anteriores dar clic en Siguiente , a continuacin aparecer la sig. Pantalla, dar clic en Siguiente.
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Por ltimo en este proceso, el sistema presenta una pantalla donde se puede observar el resumen de los filtros y opciones seleccionadas, esto por si se requiere hacer una correccin se haga antes de dar clic en el botn de Generar.
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Despus de generar el sugerido, observar el nmero que el sistema arroj (recuadro rojo, imagen de arriba) ya que ms tarde ser utilizado para el sig. proceso.
3.10.2.- Clculo y aplicacin de Sugerido (Compras->Sugeridos) El Clculo de sugerido es el proceso en el cual el sistema obtiene cual es la mejor agencia de todos los proveedores (dependiendo de las mejores condiciones comerciales) para cada artculo para cada sucursal. La aplicacin del sugerido es el proceso por el cual el sistema genera las rdenes de compra y las alista para ser enviadas (Estas son enviadas en un proceso aparte) a las agencias correspondientes segn las haya seleccionado el sistema en el proceso de Clculo de sugerido Una vez ya generado el sugerido (Proceso de Generacin de sugerido descrito en este mismo documento) se debe de buscarlo en la pantalla sig.( Compras->Sugeridos)
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Para buscarlo en la pantalla arriba primeramente se selecciona la unidad de compra donde se encuentra el sugerido recin generado, en este caso se hizo en la unidad de compra Villahermosa Tamulte- Unidad Deportiva, despus seleccionar el estado en que se encuentra el sugerido (si no sabemos en qu estado est, se puede seleccionar Todos y finalmente la fecha de cuando lo realizamos, en este caso lo estamos buscando el mismo da en que lo generamos 23 11 2012 Despus de haber establecido los filtros de bsqueda de sugeridos, dar clic en buscar y aparecer el sugerido recin generado, despus de encontrarlo seleccionarlo y dar clic en Editar.
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Despus de dar Refrescar aparecern los artculos que fueron generados junto con su informacin relativa a porqu el sistema sugiere pedir y en qu cantidad (pantalla de arriba) En esta pantalla tambin se podrn llenar 4 campos adicionales, estos campos son: Plazo, adicional, N.C. adicional, Leyenda del proveedor. Esta informacin ser enviada al proveedor pero solo por medio de correo electrnico, esta informacin no estar incluida en los archivos de las rdenes de compra que se generan por la aplicacin del sugerido
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A continuacin dar clic en Calcular y esperar a que el proceso del clculo termine, cuando pase esto el sistema mostrar la sig. Pantalla.
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Esto permitir que el sistema muestre que proveedor seleccion para cada artculo, como se muestra en la sig. Pantalla.
Aparte de esta informacin, la pantalla muestra informacin importante como: - Artculo: El identificador del artculo en cuestin. - Nombre: El nombre del artculo. - Ped. Esp: La cantidad de unidades que se cargaron por artculo a causa de un pedido especial. - Demanda: La cantidad de unidades que se cargaron por artculo a causa de un proceso de negado de artculo (Ver proceso de Negados en el documento de procesos de PV). - Sug: La cantidad de unidades que el sistema est sugiriendo comprar a causa de las existencias y las condiciones de re surtimiento por artculo.
Elaborado por: Erick Heredia R. Pgina 45 de 90 FECHA 11 Ene. 2013
Una vez que se calcul el sugerido, dar clic en el Botn de Aplicar, despus de esta accin el sistema mostrar la sig. Pantalla.
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Para agregar un nuevo formato, en la pantalla que aparecer despus de acceder al men descrito anteriormente, dar clic en Agregar, una vez que se dio clic aparecer la sig. Pantalla.
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Dicha herramienta se utiliza como sigue: Si se selecciona Caracteres Especiales entonces la herramienta agregar carcter por carcter el formato del nombre del archivo, es decir: 1.- seleccionamos Caracteres Especiales 2.- en la lista desplegable seleccionamos Nombre Proveedor Corto 3.- despus dar clic en el botn Agregar Formato 4.- la herramienta agregar una P al campo formato Tal y como se ilustra a continuacin
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3 De esta forma podemos ir agregando el formato del archivo, las opciones disponibles para agregar al formato son: Nombre Proveedor Corto, Cdigo Interno Agencia, Unidad de Compra, Ignorar, Ao, Mes, Da.
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Este formato nos indica que cada uno de los caracteres del formato del archivo podr ser: C-> Cdigo interno de la agencia P->Nombre del proveedor corto M-> Mes M-> Mes D-> Da D-> Da Una vez definido el nombre del archivo, se podr definir la extensin del mismo, para esto se selecciona la opcin Extensiones.
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En esta pestaa se debe de configurar el contenido que deber tener el archivo para que sea ledo correctamente por el sistema, este detalle contiene los siguientes campos: Encabezado/Detalle: Indica que parte del contenido del archivo se va a agregar como formato Inicio: indica la posicin inicial del dato en cuestin Largo: indica el largo del dato en cuestin Final: Indica el final del dato en cuestin Tipo: El tipo de dato del dato en cuestin, estos pueden ser: Texto, Numrico, Fecha, Entero
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Este grid acumula los formatos de las columnas que tendr que contener el archivo para que sea vlido y el sistema lo pueda cargar, arriba se muestra el mapeo de este formato configurado. Por ltimo no olvidar guardar los cambios hechos, para esto darle clic en Guardar.
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Una vez que se accedi a este men, el sistema da la opcin de poder agregar, modificar o eliminar una categora de proveedor, para agregar una nueva categora dar clic en Agregar, despus de haber dado clic en Agregar aparecer la pantalla mostrada abajo, donde se puede escribir el nombre de la nueva categora de artculo, despus de haber escrito la categora dar clic en Guardar para confirmar la alta de dicha categora de proveedor
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Para dar de alta una nueva subcategora primer se tiene que seleccionar una categora de proveedor, esto se hace seleccionando dicha categora en la barra vertical del lado izquierdo como se muestra en la pantalla de abajo
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3.14.-Artculos Agencia Esta opcin permite ver cuales artculos estn ligados a una agencia de algn proveedor y tambin permite editar ciertos parmetros a dichos artculos
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Despus de haber seleccionado el proveedor nos aparecer la pantalla como se muestra abajo En este caso para el proveedor Casa Marzam S.A. buscaremos todos los artculos e la agencia Casa Marzam dejaremos la opcin Filtrar por en Ninguno y a continuacin daremos clic en el botn Buscar
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Ahora seleccionaremos un artculo para poder consultar o modificar las condiciones que se tienen para ese proveedor agencia artculo, en este caso seleccionamos el artculo que se resalta en amarillo claro en la sig. imagen
A continuacin damos clic en Editar y nos aparecer la sig. pantalla donde tendremos las estar opciones: - Parte: el identificador del nmero de parte en caso de que este artculo sea un componente de algo ms grande y con ms piezas - Costo: Costo bruto del artculo - Factor de empaque: si el artculo viene en un contenedor con ms de exactamente dichos artculos, la cantidad de unidades que compone el contenedor - Disponible: si el proveedor tiene disponible el artculo - Imp. Especfico el % de impuesto asociado a ese artculo - Monto por Estiba: la cantidad de artculos que se pueden apilar de manera segura - Monto de Bonificacin: Cantidad de artculos que el proveedor siempre bonificar para este artculo
Elaborado por: Erick Heredia R. Pgina 58 de 90 FECHA 11 Ene. 2013
Por ltimo en la pestaa de descuentos podemos observar los descuentos cargados de ese artculo para ese proveedor y para esa agencia, estos descuentos se muestran de la sig. forma
Estos descuentos son los que estn definidos en Definicin descuentos proveedor
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Una vez ingresado a este men seleccionamos el proveedor para el cual queremos consultar sus artculos relacionados, en este caso en proveedor buscamos Marzam y despus establecemos el filtro de Filtrar por en Ninguno, despus de esto damos clic en Buscar, esta accin har que el sistema nos muestre todos los artculos relacionados a este proveedor
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Despus de haber dado clic en Editar el sistema mostrar la sig. pantalla , que es donde nosotros podemos consultar o parametrizar ciertas propiedades del artculo.
El significado o utilidad de los campos arriba mostrados son las mismas que se mostraron en la pantalla de Artculos Agencia, la diferencia es que regularmente las condiciones que van a aplicar sern las de la agencia. La pestaa de descuentos tambin tiene la misma funcionalidad y descripcin que la pantalla de descuentos en la Artculos Agencia.
Elaborado por: Erick Heredia R. Pgina 61 de 90 FECHA 11 Ene. 2013
Despus de haber accedido a esta opcin, aparecer la pantalla donde se pueden buscar, agregar o eliminar agencias ligadas a un determinado proveedor, en este caso en la imagen de abajo vemos una de las agencias de Nadro
De los parmetros a resaltar estn los sig. - Reposicin de orden: - Cdigo interno: el cdigo que se asignar a la agencia con el fin de usarlo en otras partes del sistema como en la lectura de catlogo, etc., esto con el fin de diferenciar una agencia de la otra, esto del mismo proveedor si es que dicho proveedor tiene ms de una agencia - Nombre Corto: nombre con que se puede identificar a la agencia, generalmente solo de algunos pocos caracteres, como pueden ser 3 - Das de anulacin: Das en que una orden de esa agencia PUEDE ser anulada Despus de haber establecido estos parmetros, dar clic en la opcin FTP de la barra lateral izquierda, despus de haber dado clic en esta opcin, el sistema mostrar la sig. pantalla
Elaborado por: Erick Heredia R. Pgina 62 de 90 FECHA 11 Ene. 2013
En esta pantalla se puede establecer el tipo de proceso que se har en dicho FTP, las opciones son Carga de Catlogo, Factura Electrnica, Orden de Compra, en el campo URL se establece la direccin del FTP, el formato que se deber de poner en este campo es mostrado en la imagen de arriba, en el campo Directorio se tendr que poner el directorio asignado dentro del FTP para dicho proceso, en este caso ese directorio es /LDCOM/Nadro/Catalogo, por ltimo se establece el nombre de usuario y contrasea para que el sistema pueda entrar a leer y escribir datos en ese directorio. En el men lateral izquierdo tenemos otra opcin, esta opcin es Sucursales, esta pestaa permite definir datos relacionados en la relacin de Agencias Sucursales, estos parmetros son los que se muestran en la pantalla de abajo y se explican posteriormente a la imagen
Primero se selecciona la sucursal para la cual se le van a asignar los parmetros, en este caso seleccionamos Crdenas Jurez, posteriormente seleccionamos que das esta sucursal, podr hacer pedidos a esta agencia, por ltimo establecemos el Cliente Interno, este cliente interno es importante ya que es la forma en que el sistema permite relacionar la agencia con la sucursal, para el caso de por ejemplo las rdenes de compra o las facturas electrnicas (confirmacin de rdenes)
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Cuando por ejemplo se hace un Generacin de Sugerido el sistema tiene la capacidad de generar diferentes rdenes de compra, estas rdenes de compra sern proporcionales a los nmeros de grupos de compras que haya dentro de todos los artculos que se generen para ese sugerido por sucursal por agencia de proveedor, es decir si se tiene 2 artculos para una misma sucursal, una misma agencia, pero uno de ellos est en el grupo de compra X y el otro artculos est en el grupo de compra Y entonces el sistema generar dos rdenes de compra, una para el artculo en el grupo de compra X y otra para el articulo cuyo grupo de compra es Y. Como ejemplo se tienen los sig. grupos de compra:
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La unidad de compra permite agrupar de forma lgica un conjunto de sucursales relacionadas entre s, esta relacin puede ser por la ubicacin geogrfica o por alguna razn por la cual nosotros veamos conveniente agruparlas. Despus de haber ingresado a esta opcin, agregaremos una nueva unidad dndole clic en Agregar, en el campo Nombre, estableceremos el nombre de esta nueva unidad de compra, despus de haber hecho esto, dar clic en Activo y luego Guardar
Despus de haber guardado el grupo de compra, asociaremos las sucursales a dicha unida de compra dando clic en el men de la barra vertical izq, como lo muestra la imagen de arriba enmarcada en rojo, despus de haber clic en Asociar Sucursales el sistema mostrar la pantalla mostrada abajo, en esta pantalla el usuario podr seleccionar que sucursales estarn asociadas, despus de haber seleccionado que sucursales estarn en esta unida de compra, dar clic en Guardar
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A continuacin daremos clic en el men vertical izq. en la opcin Proveedor, despus de haber hecho clic el sistema mostrar la pantalla que se muestra abajo, en esta pantalla se podr configurar lo sig.: % Desempate: % de artculos que se le asignar a ese proveedor cuando haya empate de condiciones comerciales con ms de un proveedor por artculo %Penalizacin: % que tiene que cumplir el proveedor para que no sea penalizado por el sistema Das Penalizacin: Das en que no se le generar pedido al proveedor para las sucursales de la unidad de compra, a causa de la penalizacin a causa de productos no surtidos
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Esta opcin del sistema permite establecer y/o modificar los ptimos de los artculos, esta herramienta permite gran flexibilidad en cuanto a que artculos van a ser modificados
Esta herramienta se puede separar en dos partes, la primera es la que permite filtrar que artculos van a ser establecidos o modificados en cuanto a su poltica de resurtimiento y la segunda es el establecimiento de la poltica de resurtimiento as como los valores para esta. En la primera parte se selecciona primeramente a que sucursales se les va a aplicar los cambios, despus la herramienta permite que el usuario pueda especificar bajo qu condiciones el sistema buscar los artculos que sern modificados, el usuario puede seleccionar entre filtrar los artculos a modificar por Categora, Subcategora, Casa, que artculo y Rotacin, cabe la pena destacar que estos filtros pueden ser usados en forma individual o combinarlos con otro o todos si as se desea, para poder usar un filtro primeramente se tiene que activar la casilla que se encuentra del lado izq. de cada filtro. La segunda parte de esta herramienta permite establecer primeramente la poltica de re surtimiento que se desea asignar a o los artculos que arriba se determin, esto puede ser Das, Cantidad , si se selecciona la opcin de das entonces se podr usar los campos Cantidad Mnima, Cantidad Mxima, Mnimo, Mximo, si se selecciona la poltica de inventarios en Cantidad entonces las cantidades se debern de poner en los campos Mnimo y Mximo. Por ltimo despus de haber establecido todo lo deseado, dar clic en Guardar para aplicar los cambios
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3.21.- Carga de % de penalizacin de proveedor - agencia Esta funcionalidad sirve para cargar un % de penalizacin por agencia por artculo por proveedor por tipo de devolucin. En esta funcionalidad por medio de un importador se carga al sistema los diferentes % de penalizacin de devolucin, primero se selecciona el proveedor, luego la agencia, posteriormente el tipo de devolucin y en el importador se cargan las columnas de artculo_id y % de penalizacin
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En esta ventana debern ingresar todos los datos a detalle de cada artculo, muy importante especificar si se trata de un artculo normal o de un servicio. Las siguientes pantallas muestran la info relativa a: - Codigo de barras - Nombre del producto - Impuesto - Casa
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En la pestaa de Detalle 2 se agrega ms informacin detallada del producto, algo muy importante, en el caso de ser un artculo psicotrpico, antibitico, marcar segn la poltica si se podr vender por Servicio a Domicilio (Express), si se permite devolucin o si el sistema el sistema debe enviar un aviso para requerir receta mdica. NOTA: siempre que se llene la informacin de cada pestaa, se debe dar clic en Guardar.
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En el men del lado izquierdo, dar clic en Sucursales y se podrn marcar las sucursales en las cuales se pondr vender dicho artculo y dar clic en Guardar.
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En el men del lado izquierdo, dar en clic Sugeridos en esta parte es donde se realiza el proceso de Venta Cruzada (proceso 1.8).
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El sistema permite la funcionalidad de tener cdigos equivalentes, estos cdigos equivalentes se puede ver como cdigos que tienen las mismas propiedades que el cdigo principal, pero con la funcionalidad que el sistema permite que dichas caractersticas (precio, PVD, etc) sean accedidas por medio de cualquiera de los dos cdigos, el principal y el equivalente, para poder dar de alta este o estos cdigos equivalentes, en el ABC de Artculos en el men lateral izquierdo dar clic en Cdigos equivalentes
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Para agregar un nuevo cdigo equivalente, agregar dicho cdigo en Equivalente y a continuacin dar clic en +, con esto se agregar dicho artculo a la lista de cdigos equivalentes para el artculo sobre el cual estamos trabajando, en este caso 736085445053 3 A OFTENO GOTAS 5 ML SOPHIA, por ltimo dar clic en Guardar para guardar los cambios
4.2.- Parmetros de Sucursal Para configurar los parmetros y dar de alta una sucursal, dirigirse a Catlogo>Sucursal>Sucursales.
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En la pestaa de Detalle 2 en el caso de que la sucursal sea un punto de reparto, es decir que sea una sucursal donde se tengan las motocicletas para el proceso de servicio a domicilio, deber ser seleccionado y dar clic en Guardar.
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En la pestaa de Punto de Venta 2 se contina con la seleccin de parmetros al punto de venta, si se selecciona el campo Imprimir Totales en Moneda Adicional, imprimir el ticket desglosado tambin en dlares, ya que se configur lo deseado, dar click en Guardar.
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En la pestaa de Apartados se configura las polticas del proceso de apartado, en campo de Plazo se digita el nmero de das que tendr como vigencia un apartado de artculos, en Abono Inicial se configura si se desea pedir al cliente un porcentaje del monto de la venta o una determinada cantidad que el cliente debe dar como inicio del proceso de apartado, en el campo de Cantidad se digita la cantidad relacionada al campo de Abono Inicial y dar clic en Guardar.
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En la pestaa de Formas de Pago se seleccionan todas las formas de pago posibles las cuales se podrn recibir en las sucursales, despus dar clic en Guardar.
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En la pestaa de Consulta Artculo, se seleccionan los precios que se podrn visualizar en el display, en el campo de Precio de Venta hay una lista desplegable la cual se selecciona el deseado y se da clic en el smbolo de ( + ) y aparece en la lista de abajo, por ltimo dar click en Guardar.
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2. En el campo de Bodega Origen hay una lista desplegable con las 3 bodegas configuradas para cada sucursal Ventas, Apartado y No Conforme, seleccionar la bodega la cual contenga los artculos que se van a copiar, siguiendo el ejemplo la bodega que ser copiada es la de Ventas. 3. En el campo de Copiar en tambin hay una lista desplegable con las bodegas de Ventas, Apartado y No Conforme, seleccionar la bodega a la cual se va a copiar el catlogo, en el ejemplo es la bodega de Apartado y dar click en Copiar.
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Catlogos de bodega entre diferente sucursal: 1. Asegurar estar en la sucursal la cual se desea configurar, siguiendo con el ejemplo se muestra la sucursal a la cual ser copiado el catlogo es Crdenas Jurez, en el campo de Sucursal Origen seleccionar la sucursal tiene el catlogo que se requiere copiar, es decir en este ejemplo Villahermosa Hospital de la Mujer.
2. En el campo de Bodega Origen hay una lista desplegable con las 3 bodegas configuradas para cada sucursal Ventas, Apartado y No Conforme, seleccionar la bodega la cual contenga los artculos que se van a copiar, siguiendo el ejemplo la bodega que ser copiada es la de Ventas de la sucursal Villahermosa Hospital de la Mujer.
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Anexos (requerimientos)
No. de Requerimiento: 6
Fecha: 14/01/2013 Elaborado por: Erick Heredia Modulo: Compras Quin Solicita: Farmacias de Descuento Unin Nivel de Importancia (alta/media/baja): alta Motivo 1.- Farmacias de Descuento Unin lleva un control con la informacin de las Condiciones Comerciales de cada orden de compra.
Descripcin Se requiere que las rdenes de compra generadas para proveedores mayoristas contengan las siguientes columnas que sern exclusivamente informativas. Estas columnas pueden ser enviadas en un documento aparte por correo, solo manteniendo una referencia a que pedido o pedidos se refiere.
Condiciones de Compra Ejemplo: Plazo: 45 das normales Adicional: 55 das adicionales Nota de Crdito Adicional: 1.20% por pedidos especiales Derecho a devolucin: 90 das
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En la orden de compra en el proceso de Sugerido, debern agregarse los campos solicitados. Plazo: Adicional: NC: (nota de crdito) Derecho a Devolucin:
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No. de Requerimiento: 7
Fecha: 10/01/2013 Elaborado por: Erick Heredia Modulo: Compras Quin Solicita: Farmacias de Descuento Unin Nivel de Importancia (alta/media/baja): alta Motivo 1.- Farmacias de Descuento Unin desea llevar todo el control de compra a mayoristas de forma centralizada.
Descripcin Para todos los proveedores con tipo de proveedor Mayorista, el mdulo de inventario no debe permitir generar rdenes de compra, a menos que se les d permiso a cada sucursal, dicho permiso debe ser parametrizable a nivel sucursal.
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