SISTEMA UNIFICADO DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESTIMACIN

DOCUMENTO No.

TITULO

SCIP-CP-E-01-P

ELAB. ESTIMADOS DE COSTOS PRESUPUESTARIOS CLASE II, III, IV, Y V

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REV. #

ABR.00 EMISIN ORIGINAL

FECHA DESCRIPCION FECHA ABR.00 APROB.

A.M

J.C
REV.

J.I.
APROB.

PAG. ELAB.

REV. J. Contreras PDVSA, 1983

Jos Innecco

FECHA ABR.00 ESPECIALISTAS

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ndice
1 PROPSITO ............................................................................................. 2 2 ALCANCE/CAMPO DE APLICACIN ..................................................... 2 3 RESPONSABILIDADES ........................................................................... 2 4 DEFINICIONES ......................................................................................... 2 5 PROCEDIMIENTO .................................................................................... 4 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................... 5 7 FORMA DE PRESENTACIN N/A........................................................... 5 8 REGISTROS ............................................................................................. 6 9 ANEXOS ................................................................................................... 6

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PROPSITO
El propsito de este procedimiento es definir el contenido y los pasos a seguir en la elaboracin, revisin y aprobacin del documento denominado "Estimado de Costos Clase II, III, IV y V".

ALCANCE/CAMPO DE APLICACIN
Este procedimiento se aplica a todos los proyectos asignados a las OEPI's. Los estimados de costos clase V y IV, se utilizan para respaldar la planificacin a mediano plazo de proyectos, estudios de factibilidad y a la evaluacin de opciones conceptualmente viables respectivamente. Los estimados de costos presupuestarios clase III y II, se elaboran con fines de obtener la aprobacin de fondos, para desarrollar la Ingeniera de Detalle, Procura, Construccin y Arranque del Proyecto. Este procedimiento se refiere a la clusula No. 4.9 "Control de los Procesos", del manual de aseguramiento de la Calidad.

RESPONSABILIDADES
El Gerente de Costos (GC) de la Gerencia de Planificacin y Control (GPC). Es el responsable de la implantacin y actualizacin este procedimiento y de su aplicacin, durante las fases visualizar, conceptualizar y definir de los proyectos. El Gerente / Supervisor / Lder del Proyecto y el Supervisor de la Unidad de Costos (SC) o similar. Es el responsable de la aplicacin y utilizacin de este procedimiento en el proyecto.

DEFINICIONES
4.1. Estimado de Costos
Es un pronstico de los costos de los diferentes elementos que integran un proyecto o programa de alcance definido, el cual respalda la toma de decisiones de la Gerencia en cada una de las fases de dicho proyecto. Estos estimados de costos tienen las siguientes caractersticas: CLASE II. Es un pronstico basado en especificaciones de diseo completadas (Ingeniera Bsica), las cuales son de un alcance suficiente como para definir ntegramente el proyecto para el diseo y la ingeniera de detalle subsiguiente. Los principales componentes de equipos, edificios, requerimientos de almacenaje, etc., han sido completamente especificados en lo referente a tamao, detalles crticos de diseo,

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materiales de construccin, distribucin fsica, etc. La probabilidad de que los costos finales resulten, dentro de ms o menos 10% del estimado, es del 80%. CLASE III Es un pronstico realizado despus que la "base del diseo" del proyecto se ha completado el 60 % de la Ingeniera Bsica. Se han concluido tambin los estudios para seleccionar el tipo, tamao y parmetros de diseo para las plantas de procesamiento y otras unidades y se ha comenzado el trabajo de diseo de equipos bsicos incluyendo las especificaciones de diseo. La probabilidad de que los costos finales resulten, dentro de ms o menos 10% del estimado, es del 60%. Clase IV. Estimado con Ingeniera Conceptual completada, y se ha avanzado en las especificaciones del diseo bsico. Se han concluido los estudios para la preseleccin el tipo y tamao de los equipos mayores, as como tambin se han preparado los diagramas principales de flujo y los requerimientos de servicios profesionales. . La probabilidad de que los costos finales resulten, dentro de ms o menos 10% del estimado, es un 30%. Clase V. S ha determinado la necesidad de un bien y servicio y/o se ha iniciado su conceptualizacin. Existe una definicin global a "grosso modo" del proyecto y de sus principales unidades de proceso, donde la informacin disponible se limita esencialmente a trabajos de laboratorio, tamao o capacidad propuesta, ubicacin geogrfica, etc. La probabilidad de que los costos finales resulten, dentro de ms o menos 10% del estimado, es del 15%.

4.2.

Cronograma de Desembolso a Valor Constante

Es la distribucin de los costos de las reas que conforman un proyecto de acuerdo al cronograma de ejecucin del mismo. Se basa en curvas tpicas de avance fsico para cada una de estas reas y en el estimado de costos presupuestario a valor constante.

4.3.

Cronograma de Desembolso a Valor Corriente.

Es el cronograma a valor constante afectado por los ndices de inflacin nacionales y forneos correspondientes al perodo de ejecucin del proyecto.

4.4.

Valor Constante
Costo Base para la fecha de la elaboracin del estimado de Costo.

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4.5.

Valor Corriente
Costo Base del Estimado de Costos afectado por los ndices de inflacin y paridades cambiaras que ocurran durante la ejecucin del proyecto.

4.6.

Programa Maestro.
Es un estimado de la duracin y compromisos de terminacin de los diferentes productos que se generan o construyen en un proyecto de alcance definido.

PROCEDIMIENTO
Nota: En el Anexo 1 se presenta el "Flujograma para la Elaboracin de Estimados de Costos Presupuestarios Clase II, II I, IV y V" respectivamente, los cuales representan grficamente los pasos que a continuacin se describen:
Paso No. 1 Responsable Gerente Solicitante o Unidad Solicitante Acciones/Responsabilidades Solicita la elaboracin del Estimado de Costos segn formulario IP-CP-E-01-F y suministra toda la informacin requerida para la elaboracin del estimado de costos, de acuerdo a los lineamientos establecidos en las GGPIC para la actividad, en las fases visualizar, conceptualizar y definir. Recibe la solicitud de estimado y asigna a un Estimador

Supervisor de Estimacin de la Gerencia de Costos /Unidad de Costos o similar

Control de Documentacin de Codifica el estimado y registra en la aplicacin GC / UC o similar ACD Documentacin de GC (Automatizacin y Control de la Informacin). Estimador de Costos de la Valida la informacin suministrada por la Gerencia de Costos / Unidad Gerencia Solicitante, para la clase de estimado de Costos o similar requerido, segn Lista de Chequeo del boletn IP-02-01-P, Tabla 3.8.1.3.a. Si la misma no esta completa, la devuelve a la Gerencia Solicitante a fin de que se realicen los ajustes pertinentes Gerencia o Unidad Solicitante Completa y enva la informacin requerida por le GC/UC o similar Estimador de Costos de la GC Elabora estimado segn clase requerida a valor / UC o similar constante, segn boletn IP-02-01-P.

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Paso No. 7

Responsable

Acciones/Responsabilidades Elabora Cronograma de Desembolsos a Valor Constante segn boletines IP-02-07-P e IP-0208-P, del Manual de Planificacin y Control de Proyectos. Se basa en el Plan Maestro y en los lineamientos financieros emitidos por la Gerencia General de Finanzas. Revisa estimado de costo con Gerente y/o Supervisor de la unidad solicitante y el Gerente y/o Supervisor de la unidad de costos. Si las gerencias involucradas no tienen comentarios, la gerencia o unidad de costos, prepara li bro contentivo del Estimado de Costos, anexa formulario de certificacin IP-CP-G-02-F1 y enva con memorando a la Gerencia solicitante.

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Gerencia o Unidad Solicitante Recibe contentivo del Estimado de Costos, certificado y Memorando. Estimador de Costos de la GC/UC o similar Enva copia del libro al archivo de la GC/UC o similar.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9.
Formulario NIP-CP-E-01-F "Solicitud de Estimados de Costos" Bolet n NIP-02-01-P "Estimado de Costos de Proyectos" Boletn NIP-02-07-P "Cronogramas de Desembolso de Proyectos" Boletn NIP-02-08-P "Escalacin de Estimado de Costos de Proyectos" Boletn NIP-02-02-P "Calculo de Contingencias de E.C." Formulario NIP-CP-E-02-F1 "Certificacin de Estimado de Costos" Boletn NIP-03-02-G del Manual de Gerencia de Proyectos Procedimiento NSCIP-CP-L-01-P "Plan de Ejecucin del Proyecto. PEP" Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC).

FORMA DE PRESENTACIN N/A

Todo estimado de costos clase presupuestario, debe presertarse en papel tamao carta, con las siguientes caractersticas:

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7.1.

Portada o Cartula
Se prepara en la forma 0887-A/02-92 por ARTES GRAFICAS del Departamento de Servicios de PDVSA. La cartula debe tener como mnimo la siguiente informacin: Identificacin de la gerencia (Gerencia de Planificacin y Control). Identificacin del proyecto. Identificacin del estimado de costos y su clasificacin. Ciudad y fecha de emisin.

7.2.

Cuerpo del Programa

El programa se presentan a partir de las pginas de contenido, segn lo establecido en el boletn No. IP-02-01-P del Manual de Planificacin y Control de Proyectos.

REGISTROS
La gerencia o unidad de costos mantiene actualizado el registro de emisin de copias. De cada emisin de estimados de costos, se generan dos copias para las siguientes unidades organizativas: Gerencia o Unidad Solicitante Gerencia de Costos o Unidad de Costos

ANEXOS
ANEXO 1: Elaboracin de Estimados Presupuestarios Clase II, III, IV y V (Flujograma).