Maria Dolores Barrena Delgado, "Principios de archivo", 2009

Cuestiones generales Aunque resulta innecesario definir la terminologa completa concerniente a los archivos y colecciones, sin embargo, s conviene establecer algunas de las definiciones que, por lo general, suelen confundirse. En este sentido, y sin entrar en niveles muy profundos, es necesario centrar las cuestiones terminolgicas en tres bloques primordiales y generales: -Archivo, Coleccin: en funcin de la produccin de la documentacin que contiene. -Fondo, Serie, Documento: segn la amplitud y estructura que posee. -Gua, Inventario, Catlogo: en alusin al nivel de descripcin, relacionados con el fondo, la serie y el documento, respectivamente. En general, no es muy prolfica la bibliografa dedicada a la gestin de archivos, no siendo as con respecto a la documentacin administrativa, a pesar del creciente inters despertado en las ltimas dos dcadas. Esto es debido a dos motivos fundamentales: uno, porque son prcticamente inexistentes los archivos cuyos fondos estn compuestos nicamente por fotografa, a excepcin de los producidos por fotgrafos profesionales y que, en la mayora de los casos a excepcin de las grandes figuras de la fotografa para quienes se configuran instituciones al efecto y, por lo tanto, sus fondos son tratados ms como colecciones de museo que como fondos de archivo , o se pierden o se disgregan pero, de cualquier manera, no reciben el tratamiento adecuado. Y dos, porque para las administraciones del estado, este tipo de fondos son tratados bien como parte de otros ms amplios, bien como fondos aparte, tanto en su clasificacin como en su gestin. En cuanto a la bibliografa concerniente a las colecciones fotogrficas, el inters est ms centrado en la preservacin y restauracin que en la gestin, aspecto este que, en la mayora de los casos se limita a su inclusin en censos-guas e inventarios. De cualquier modo, la puesta en valor de los fondos y colecciones fotogrficas dentro y fuera de la Administracin es evidente y esto ha obligado a la creacin de normas de descripcin especficas. Si en un principio, los estndares de descripcin tales como ISAD (G) (General International Standard Archival Description) fueron utilizados para las fotografas, en la mayora de los casos utilizndose casi con calzador, en la actualidad, cada vez es ms creciente el uso de otras normas como la producida por el proyecto SEPIADES, entre otros, o incluso, su tratamiento archivstico ha sido sustituido por el museogrfico y, en ocasiones, bibliogrfico. Slo en contadas ocasiones, la fotografa constituye un corpus completo en los archivos pblicos; sin embargo, es frecuente encontrarla como parte de unidades documentales (expedientes) o, en el mejor de los casos, en forma de serie. No obstante, ms all de su valor documental, su estatus de imagen permite hacer relecturas ms all de la mera informacin para la que fue concebida. Es decir, a modo de coleccin, pueden extraerse metafricamente las fotografas incluidas en unidades ms complejas con el fin de proporcionar a los usuarios otro tipo de informacin o percepcin sobre estas imgenes.

Archivo, Coleccin Segn Elio Lodolini, no todos los archivos tienen un carcter documental, y no todos los documentos constituyen un archivo. Para que pueda hablarse de documento hace falta al menos segn la opinin corriente en el mundo occidental que el escrito haya sido producido en el transcurso del desarrollo de la que, para entendernos, podemos indicar como una actividad administrativa, en la acepcin ms amplia del trmino: administracin del Estado o de cualquier otra colectividad organizada, de una empresa, de una familia, o administracin de sectores particulares, polticos, judiciales, financieros, militares, eclesisticos, tecnolgicos, cientficos. La narracin de un cronista o el manuscrito de una obra literaria o cientfica, en cambio, por haber sido redactados desde su origen con la finalidad cientfica de transmitir noticias o de expresar el pensamiento del autor, no tienen carcter documental. El archivo, en fin, como sedimentacin documental de una actividad prctica, administrativa, jurdicos. Por eso est constituido por un conjunto de documentos unidos entre s recprocamente por un vnculo original, necesario y determinado por el que cada documento condiciona los dems y es por los dems condicionado. Se ha afirmado que el archivo es la proyeccin, objetivada en los testimonios escritos, de la funcin reservada del derecho en la regulacin de la convivencia humana. Absolutamente diversa del archivo antes bien antittica con respecto a ste es la coleccin, formada por voluntad del seleccionador o del coleccionista. Nada en comn puede existir entre el archivo y la seleccin o coleccin, sea sta de libros, de cuadros, [de fotografas] o tambin de documentos sueltos, an cuando estos ltimos a diferencia de los manuscritos hayan sido puestos en existencia en el desarrollo de una actividad prctica, jurdica, administrativa. Por lo tanto, segn el Diccionario de terminologa archivstica, archivo es el conjunto orgnico de documentos producidos y/ o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, ordenados segn un principio de procedencia, es decir, los documentos producidos por una institucin no deben mezclarse con los de otra. En funcin del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administracin Central, perifrica, autonmica, local, judicial, etc. En funcin del mbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc. Si se atiende a la personalidad jurdica de la institucin productora, pblicos o privados; y segn el ciclo vital en el que se encuentren los documentos, de oficina o de gestin, centrales, intermedios o histricos. Por su parte, el trmino coleccin alude a conjunto de elementos reunidos segn criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgnica ni responde a un principio de procedencia. Conviene definir tambin el trmino coleccin facticia. Se trata de un conjunto de documentos que han sido reunidos por motivos de conservacin o por su especial inters y que, por lo tanto, no conserva ninguna estructura orgnica. En muchos casos, su razn de ser es meramente formal, e incluso, conservan su origen, es decir, siguen formando parte de una estructura orgnica, slo que por alguna cuestin especfica han sido separados de sta.

Fondo, Serie, Documento Son los tres niveles primordiales. Dentro de ellos puede haber subcategoras, segn la estructura del organismo que los produce.

Se denomina fondo al conjunto de documentos o de series producidas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura del organismo que los produce en el ejercicio de sus funciones. La serie es el conjunto de documentos producidas por una misma actividad dentro del organismo que la produce. El documento es el testimonio material de un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal. Segn la Ley de Patrimonio Histrico Espaol (art. 49.1) se entiende por documento toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso en los soportes informticos.

Gua, Inventario, Catlogo Se refiere a los tres niveles de descripcin en archivstica. La gua toma como referencia el archivo y describe los fondos que la institucin posee, indicando una serie de caractersticas fundamentales: organismo que lo origina, las series que lo forman, las fechas extremas que comprenden y el volumen de la documentacin. Adems, recoge informacin sobre el archivo, su historia y formacin, gnesis de los fondos y colecciones, historia de la custodia, especializacin temtica y mbito geogrfico, estado de descripcin del material, condiciones de acceso y difusin, horarios y servicios a los usuarios. Es el primer nivel de descripcin y el ms global. El inventario es el segundo nivel de descripcin. En l se describen las series en las que est dividido el fondo. Los elementos utilizados para la identificacin son ms especficos y la informacin se divide en distintas reas: de identificacin, contenido y estructura, condiciones de acceso y uso y de documentacin relacionada. Por ltimo, el catlogo es el nivel ms especfico de descripcin. Su objeto es el documento, que ha de ser descrito en todas sus dimensiones y posibilidades. A tal efecto, la ficha de catlogo para cada documento es muy exhaustiva y detallada y, por lo general, suele adecuarse a cada fondo o coleccin.

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