Brasilia, 06 de novembro de 2013. diretoria da Crepe Au Chocolat Att. Sras. Jlia, Virgnia e Madalena.

. Recebi o email da Virgnia agora a pouco e resolvi colocar um ponto final nisso tudo. Tentarei abaixo relatar os fatos diante da proposta aprovada onde o julgamento de cada anotao ficar por conta de vocs mesmas, principalmente da Sra. Madalena a qual fez o primeiro contato comigo e pouco acompanhou todo desenvolvimento e resultado do trabalho. Usarei parte da proposta aprovada no ms de maro para o desenvolvimento desse documento... Nosso trabalho comeou no dia 28.03.2013 com o depsito inicial do sinal no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais)... Diagnstico inicial (planilhamento e anlise) Apurao, planilhamento e anlise dos dados histricos. Determinao do ponto de equilbrio e metas mnimas de desempenho Levantamento / mapeamento das rotinas operacionais atuais e as atribuies de cada colaborador e diretor N horas 10 4 8 Status CONCLUIDO CONCLUIDO CONCLUIDO

Os primeiros passos foram dados no sentido de buscar entender o comportamento comercial e financeiro do negcio. Para isso iniciamos o Diagnstico inicial onde as trs etapas foram realizadas e como produto final foi criado e apresentado um relatrio (documento do Excel) de nome Diagnstico inicial (Crepe Au Chocolat).xlsx. Nele possvel ver anlise referente : Certides negativas Endividamento bancrio Custo de folha de pagamento Histrico das receitas e despesas Curva ABC de produtos por grupo e fornecedores Prazo mdio de recebimento e pagamento Necessidade de capital de giro Matriz Swot (FOFA)

Atravs desse documento foi possvel traar as estratgicas necessrias ao saneamento do negcio tais como: Renegociao com fornecedores referente a dvidas anteriores Renegociao com fornecedores sobre novos prazos de pagamento Limitaes oramentrias Metas de vendas Programa de reduo de custos (custos administrativos, de estrutura, gastos desnecessrios) Reduo do tamanho do estoque (foi recolhido das lojas cerca de duas Fiorinos a produtos parados no estoque). Estabelecimento de quantidades mximas em cada loja (reduo de gastos com fornecedores) Agressividade comercial (vista as lojas, reunio com funcionrios, gerentes e supervisor). Tudo isso e muito mais s aconteceu com resultado do trabalho realizado e da motivao imposta s scias... Saneamento Financeiro Recapitalizao do negcio Renegociao das dvidas Reduo dos gastos N horas 10 15 10 Status CONCLUIDO CONCLUIDO CONCLUIDO

O objetivo dessa segunda fase do trabalho foi o de equilibrar financeiramente o caixa da empresa. Nesse sentido todas as aes acima descritas impactaram positivamente o caixa, fazendo com que em determinado ponto desse perodo no tivssemos mais fornecedores em aberto e tambm no antecipssemos mais cartes de crdito. Entretanto como parte integrante desse trabalho, era necessrio que fossemos mais agressivos comercialmente. A partir da, propus empresa a contratao de uma Assistente comercial. Diante da aprovao, fiz a descrio das atribuies e perfil da vaga e participei da seleo das candidatas. Infelizmente houve uma distoro das atribuies da nova funcionria a mesma acabou se dedicando quase que exclusivamente ao projeto do Crepe Buffet.

Reformulao comercial / Financeira Implantao dos controles financeiros bsicos Implantao do Planejamento Oramentrio Novos produtos / clientes Agressividade comercial Validao dos preos e oramentos Diviso de tarefas e responsabilidades entre os scios

N horas 40 30 10 15 15 20

Status CONCLUIDO CONCLUIDO CONCLUIDO CONCLUIDO CONCLUIDO CONCLUIDO

Nessa terceira fase buscvamos a soluo definitiva aos problemas da empresa, ou seja, ajustar as vendas realidade da estrutura de gastos. Nosso primeiro desafio foi a implantao dos controles financeiros. Digo desafio, pois tnhamos muitos problemas com as rotinas dirias e informaes do passado relativo s baixas do contas a pagar e receber. A empresa investiu MUITAS HORAS de consultoria nessa etapa uma vez que os procedimentos de baixa no eram feitos. Lembro-me de pelo menos 5 visitas e inmeros telefonemas para a Elana e Jlia no sentido de finalizarmos as baixas dos ttulos a pagar. Como resultado dessa situao, muitos ttulos no eram pagos em dia, pois os boletos estavam perdidos ou tinham sidos extraviados, as informaes no eram mandadas de forma eficiente contabilidade, alguns ttulos eram pagos em duplicidade e muito mais. Felizmente depois de muita insistncia de muitas caras feias por parte dos funcionrios, conseguimos colocar em dia todas as baixas e a partir da iniciamos a implantao da nova sistemtica operacional do financeiro. Desde o incio sempre deixei claro o risco da transferncia EXCLUSIVA funcionria, uma vez que todo investimento de horas de consultoria se perderia se esta sasse da empresa. Infelizmente diante de muitas negativas e ausncia de tempo iniciei os procedimento e estes foram transferidos Elana. Fiz tambm a diviso efetiva do trabalho entre os dois funcionrios (adm e financeiro) e implantei um Calendrio de atividades para o financeiro. Mais uma vez, como no houve o comprometimento nem to pouco a aprendizagem do novo processo, tudo isso caiu no esquecimento pois no havia quem a cobrasse diariamente. O planejamento oramentrio foi feito e implantado juntamente com a diretoria. Nele estabelecemos volumes ideais de faturamento e gastos onde a empresa teria que se adaptar aos novos valores. Mais uma vez, em funo das dificuldades junto equipe de vendas que no acatavam ou se empenhavam em cumprir as metas propostas e tambm na dificuldade de controlar os gastos adequando-os ao planejamento proposto o Planejamento Oramentrio no saiu do papel.

Como nosso objetivo nessa fase era buscar o equilbrio financeiro, buscamos fazer um Brainstorm junto equipe comercial (diretoria, supervisora e assistente comercial), na tentativa de criarmos alternativas para atender necessidade de crescimento das vendas e tambm na criao de novos produtos ou servios. Como resultado planilhei 41 sugestes (arquivo Brainstorm. xlsx) que foram ou esto sendo colocadas em prticas at o momento. Desenvolvi uma ferramenta de gesto (planilha do Excel) onde foi possvel planejarmos as diversas aes, levando em considerao os responsveis e prazos de concluso, a planilha se chama Plano de ao.xlsx . Busquei tambm profissionais que pudessem atender a necessidade de expanso da Crepe Au Chocolat junto s redes sociais. A questo do preo sempre foi uma grande divergncia entre ns trs. De um lado, ambas queriam que houvesse uma precificao dos servios do Buffet, da minha parte eu tinha certeza que isso seria mais uma chance de se desviarem do foco que eram as lojas e as vendas. claro que uma venda no Buffet iria aumentar o faturamento do ms, mas isso sempre foi pequeno, quase marginal, diante do potencial e lucratividade que teramos com o desenvolvimento comercial das lojas. Naquele momento, j tnhamos o investimento feito na contratao do assistente comercial totalmente focado no Buffet e, alm disso, ainda teramos ambas nisso tambm? Optei por no executar essa tarefa, apesar dos inmeros pedidos, e hoje vejo que no errei em minha opo. Uma ltima questo relacionada a essa etapa era a diviso de tarefas entre as diretoras. Fruto de inmeras reunies e explicaes sobre perfil de cada uma e atribuies foi elaborado um documento gravado em PDF com nome organograma, atribuies e responsabilidades.pdf. Essa etapa era fundamental, pois existiam muitas tarefas a serem realizadas, muitas metas a cumprir e era necessrio, digo, prioritrio delegar e transferir responsabilidades entre si. Amadurecimento Administrativo Amadurecimento da equipe (treinamento, seleo e atribuies). Sistematizao e padronizao dos controles (desenho das rotinas) Efeitos comportamentais (pensamento e comportamento dos empreendedores) N horas 15 15 10 Status CONCLUIDO CONCLUIDO CONCLUIDO

E por ltimo, o subprograma Amadurecimento administrativo, tinha como objetivo buscar a consolidao de tudo que foi feito at agora. Criaramos mecanismos para evitar que a empresa passasse novamente por dificuldades financeiras. Era hora de trabalhar pela

manuteno do que j foi implantado, mergulhar no acompanhamento dirio de todas as variveis financeiras j apuradas objetivando a realizao do Lucro.

Nessa etapa me dediquei a desenhar as rotinas financeiras e administrativas, e como resultados foram produzidos e implantados fluxogramas relativos a: Fluxograma do fechamento e conferncia dos caixas Organograma, atribuies e responsabilidades. Processo de compras fluxograma Rotina diria departamento financeiro Fluxograma de registro de documentos e notas fiscais Conciliao bancria Fechamento e envio de documento para a contabilidade Todos apresentados, aprovados e implantados. Com relao ao amadurecimento da equipe, nos reunimos diversas vezes para tratar das atribuies da supervisora das lojas e o papel de cada gerente de loja. Diante desses questionamentos e amadurecimento empresarial, as diretoras viram a possibilidade de reduo do quadro de gerentes sem qualquer prejuzo s vendas. O ltimo tpico diz respeito aos Efeitos comportamentais (pensamento e comportamento dos empreendedores). Nesse quesito houve o maior investimento de horas na consultoria. Durante esse perodo houve dezenas de reunies presenciais, via skype, via celular, MSN e Whatapp. Nesse ponto acredito que conseguimos avanar bastante. Estvamos na INERCIA do funcionamento padro e conseguimos chegar a PERCEPO da situao atual e principalmente na fase de INSATISFAO com tudo. Sabia que esses sentimentos eram a gasolina que precisvamos para promover as mudanas que a empresa precisava e por muitas vezes foi necessrio ser mais direto, s vezes enrgico com atitudes morosas, sem entusiasmo. Algumas vezes me surpreendia com telefonemas ou e-mails narrando o cansao com a situao atual, com as cobranas dos fornecedores, com a eterna dificuldade financeira... Nesse momento tinha certeza que estava agindo de maneira correta e que os resultados apareceriam, mas logo depois tudo voltada estaca zero e o marasmo reinava impetuoso. Resumo Levantamento das informaes histricas Saneamento Financeiro Reformulao comercial/Financeira Amadurecimento administrativo Total geral (projeo) N horas 22 35 130 40 227

Nessa etapa de nosso trabalho a empresa investiu 227 horas de consultoria e pelo exposto acima fica claro que o trabalho foi realizado.

Na segunda fase do trabalho, houve o aceite da proposta abaixo em virtude basicamente de dois pontos: 1. Os controles financeiros no estavam sendo feitos e, 2. Necessidade de continuidade no trabalho de assessoria empresarial onde voltvamos aos Efeitos comportamentais das scias.

Ao / Tema

Descrio Definio, implantao, treinamento e acompanhamento do oramento referente ao perodo de set/13 a ago/14. Acompanhamento sobre as rotinas de controles financeiros (Douglas) Acompanhamento em todos os assuntos relacionados ao negcio e comportamento empresarial das diretoras Total de horas Valor da hora Total Geral

Estimativa de horas

STATUS

Oramento / Controles

25

PARCIAL

Projeto Assessoria

60 85 R$ 120,00 R$ 10.200,00

PARCIAL

Reiniciamos com a implantao dos controles financeiros, dessa vez nas mos do funcionrio Douglas, uma vez que a Elana no tinha comprometimento com as tarefas j implantadas. Infelizmente no meu retorno o cenrio era o mesmo de 30 dias atrs: baixas por fazer, ttulos sem lanamento no contas a pagar, documentos extraviados, etc... Recomeamos todo trabalho e depois de colocarmos tudo em dia, comeamos a implantar os mesmo processos j efetuados com a Elana que sejam: conferencia dos caixas, contas a pagar e conciliao bancria. Fizemos tambm um treinamento sobre o programa Mr Chef com auxlio de um representante do software. Esse trabalho consumiu do projeto um total de 20 horas

Fizemos algumas reunies para trabalharmos as questes estratgicas relacionadas elevao das vendas, das aes de marketing, da aprovao de folhetos e outdoor, das atribuies da supervisora e muito mais. Esse trabalho de assessoria consumiu do projeto outras 8 horas.

Dentro do descrito em todo documento fica claro que eu como consultor executou todo trabalho proposto sendo infundadas todas as insinuaes relativas execuo dos trabalhos. Todos os documentos: arquivos, textos, planilhas aqui citados esto dentro da pasta do DROPBOX. ____________________________________________________________________________ A questo aqui no financeira. Senti-me na obrigao de relatar os fatos para que no fique qualquer dvida sobre meu desempenho profissional, principalmente para a Sra. Madalena que pouco acompanhou tudo isso e que foi a pessoa com quem tive o primeiro contato profissional na Crepe Au Chocolat. O pagamento do saldo remanesceste no total de R$ 1.160,00 (hum mil, cento e sessenta reais) no vai mudar a realidade financeira de nenhum de ns, a questo aqui muito maior que isso. Trata-se de uma remunerao justa de um profissional que executou seu trabalho de maneira digna e produtiva. necessrio entender que o trabalho de um consultor no FAZER e sim TRANSFERIR, ENSINAR e MOTIVAR pessoas para a realizao de aes que visem atender as necessidades do negcio e expectativas de seus diretores. Entretanto existem fatores alheios a sua vontade, que sejam: determinao, vontade, foco, energia, entusiasmo, fora de vontade que impossibilitam que os resultados apaream. Com esse descritivo, quero botar um ponto final nesse assunto deixando a vocs, principalmente a Sra. Madalena o julgamento do mrito de tudo isso e o devido pagamento de meus honorrios. Caso julguem que tudo que escrevi uma grande bobeira ou exagero... simplesmente no paguem! Sei que o negcio de vocs fabuloso, sempre fiz essa afirmao. Vocs tem uma mina de ouro por debaixo de seus ps e ainda no viram isso. Tenho certeza que com o devido tempo e auxlio de outro profissional, vocs conseguiro atingir todos os objetivos. Quero desejar a todos vocs muitas felicidades e sucesso ! Um forte abrao Vagner Nunes Isidorio