Estructura y funcionalidad de Orfeo Contenido Para un manejo prctico y sencillo del sistema, Orfeo se encuentra dividido en 3 secciones principales

que son: 1. Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla !. Estructura de carpetas y opciones personali"adas, con diferentes funcionalidades (Parte i"quierda de la pantalla 3. #ista de documentos o contenido de acuerdo a la opci$n seleccionada (parte derec%a y central de la pantalla

OP&'O(E) *E(E+,#E) -E# )').E/,

a ,01-,: /ediante este v2nculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los diferentes procedimientos y la manera fcil de reali"arlos en el sistema. 3 '(4O *E(E+,#: )e encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificaci$n, fec%a de nacimiento, (o. de e5tensi$n, correo electr$nico, (o. de ,. (equipo , piso. )e recomienda tener actuali"ado sus datos en el sistema. c &+E-'.O): )e reconoce el significativo esfuer"o de los integrantes que %a cola3orado para que la %erramienta cre"ca y se sostenga. d &O(.+,)E6,: ,l ingresar a este v2nculo se puede cam3iar la contrase7a del usuario para el ingreso al sistema. &uando se realice un cam3io de contrase7a, se de3e cerrar la sesi$n y volver a ingresar con la nueva clave. e E).,-').'&,): Permite generar estad2sticas de los documentos que se encuentran actualmente en la dependencia. )e puede agrupar el listado por tipo de documento, adems de mostrar los registro uno a uno, o simplemente contarlos. f '/P+'/'+: 'mprime lo que se encuentra actualmente en la pantalla. g &E++,+ )E)'O(: &ierra la sesi$n en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que siempre la sesi$n quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer terminar la sesi$n se de3e reali"ar por esta opci$n.

E).+1&.1+, -E &,+PE.,) a &arpetas predeterminadas: )on las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, )alida, 8o.9o., -evueltos. Entrada: En esta carpeta ingresan todos los documentos que %an sido asignados a un usuario y a los cuales se les de3e %acer alg:n tipo de tramite. &uando se radica un documento en el rea de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la carpeta de ;E(.+,-,; del <efe de la dependencia a la cual se radic$. )alida: , esta carpeta llegan todos los registros de radicaci$n de salida que %an sido generados por el usuario como una +adicaci$n (ueva, y a la cual, se le ane5ar un documento para generar la respuesta de salida. &uando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta ;),#'-,; del usuario que lo radic$. /emos: , esta carpeta llegan todos los registros de radicaci$n de memorandos (=3 que %an sido generados por el usuario. +esoluciones: , esta carpeta llegan todos los registros de radicaci$n de resoluciones (= > que %an sido generados por el usuario. 8o.9o.: En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario %a enviado para revisi$n y apro3aci$n a su <efe de *rupo. )i se encuentra en un usuario <E4E, tendr toda la lista de los radicados que sus funcionarios le %ayan enviado para 8o.9o. En esta carpeta podr reali"ar todas las transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar? pero si es un 1)1,+'O normal, solo podr visuali"ar los documentos que @l mismo %a enviado a su jefe pero no podr reali"ar ninguna transacci$n con los documentos. -evueltos: , esta carpeta llegan los documentos que le %an sido devueltos por alguna ra"$n por otros usuarios. 3 &arpetas personales: )on las carpetas creadas por los usuarios mediante el vinculo nueva carpeta para la organi"aci$n de sus documentos.

41(&'O(,#'-,-E) *E(E+,#E) a /over a: &on esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se encuentra en cualquier carpeta, a una carpeta personal ya creada previamente. )e pueden organi"ar los documentos dependiendo la clasificaci$n que cada usuario le quiera dar. #os pasos para mover un documento estando en cualquier carpeta son: 1. -ar clicA en el 3ot$n /over a... !. /arcar al final del registro en el cuadro de selecci$n el (los radicado (s , que desea mover 3. )eleccionar de la lista desplega3le, la carpeta personal a la cual se enviar el (los radicado(s escogido(s B. -ar clicA en el 3ot$n de enviar ( >>)

El sistema despliega una ventana para registrar el comentario, se da clicA en el 3ot$n ;+eali"ar;. El sistema reali"a la confirmaci$n de los radicados que se %an trasladado de carpeta. 1n documento se puede trasladar a cualquier carpeta, tanto predeterminada como personal. 3 +easignar: &on esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo trmite. El sistema le permite a un usuario 3sico reasignar un documento :nicamente a los usuarios que pertene"can a su misma dependencia. El <efe por el contrario, puede reasignar documentos a los usuarios de su dependencia y adicionalmente a los <efes de cualquier dependencia. Por esta ra"$n cuando se necesite reasignar un documento a otra dependencia diferente se de3e %acer por medio del <efe, para que este a su ve" lo envie a la dependencia respectiva. 1. -ar clicA en el 3ot$n "REASIGNAR" !. /arcar al final del registro en el cuadro de selecci$n el (los radicado (s , que desea +easignar 3. )eleccionar de la lista desplega3le, la dependencia a la cual se enviar el (los radicado(s escogido(s . ()i es usuario 3sico solo aparece la dependencia a la cual pertenece B. -ar clicA en el 3ot$n de enviar ( >>)

5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nom3re del usuario a quien se le reasignar el radicado, se escri3e el comentario respectivo y se da clicA en el 3ot$n "REALIZAR" C. El sistema reali"a la confirmaci$n de los radicados que se %an reasignado. c 'nformar: &on esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier usuario para su informaci$n y si es necesario su respectivo trmite. El sistema le permite a un usuario 3sico informar un radicado o otro, sin importar si pertenece o no a su misma dependencia. 1. -ar clicA en el 3ot$n "INFORMAR" !. /arcar al final del registro en el cuadro de selecci$n el (los radicado (s , que desea 'nformar 3. )eleccionar de la lista desplega3le, la dependencia a la cual se informar el (los radicado(s escogido(s . B. -ar clicA en el 3ot$n enviar ( >>)

5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nom3re del usuario a quien se le informar el (los radicado(s , se escri3e el comentario respectivo y se da clicA en el 3ot$n "REALIZAR" C. El sistema reali"a la confirmaci$n de los radicados que se %an sido informados. Nota: Cuando se necesite informar un radicado y ademas reasignar o a un usuario! se de"e rea i#ar $rimero os informados a os usuarios %ue o re%uieren y $or & timo se de"e 'acer a reasignaci(n) Otras opciones: -ocumentos agendados 'mpresi$n &onsultas Si uego de rea i#ar a guna o$eraci(n %ue im$ i%ue %ue un documento de"a sa ir de una car$eta o tras adar a a una nue*a! de"e 'acer c ic en e titu o de CAR+E,AS en e ado i#%uierdo de a $anta a $ara %ue os contadores -n&meros entre $ar.ntesis a ado de cada car$eta/! sean actua i#ados)

&omo reali"ar filtros en carpetasD

Contenido Esta funcionalidad permite al usuario reali"ar la 3:squeda de un radicado que se encuentra actualmente en cualquiera de sus carpetas y el sistema al encontrarla le permitir u3icarla fcilmente. El filtro de radicados se puede reali"ar en cualquier carpeta sin importar que sea predeterminada (Entrada, )alida, 8o.9o., -evueltos o &arpeta personal. Para reali"ar la 3:squeda de un radicado, se de3e: a )eleccionar una carpeta desde donde desea reali"ar la 3:squeda.

3 Escri3ir el n:mero de radicado o radicados que se desea 3uscar, separados por comas(, . (o es necesario digitar el n:mero completo.

c /arcar en el campo ;.odas las &arpetas; si desea que el sistema realice la 3:squeda en todas las carpetas que tiene el usuario, o dejarla en 3lanco para que la 3:squeda sea reali"ada solo en la carpeta actual. d -ar &licA en el 3ot$n ;9uscar; e El sistema reali"a la 3:squeda solicitada y todos los documentos que contengan los datos requeridos en el n:mero de radicado, sern visuali"ados en una lista.

f. Para sa3er en cual carpeta se encuentra el radicado se de3e u3icar el puntero del mouse so3re el primer icono que se encuentra al lado i"quierdo del n:mero del radicado, en este momento se despliega una nota indicando en qu@ carpeta se encuentra.

Contenido

)olicitar documento f2sico

Contenido

Por medio de esta funcionalidad el sistema permite solicitar los documentos fsicos correspondientes a los radicados generados a travs del aplicativo, como los radicados de entrada , salida, etc. los cuales reposan en el rea central de Archivo, y que el usuario requiere para realizar algn tipo de anlisis o se incluir en el expediente respectivo.
Para solicitar el prstamo de un documento se debe: 1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ser solicitado:

2. Ingresar al radicado por la fecha de radicacin:

3. El sistema despliega la informacin general del radicado seleccionado, con los datos grabados en el proceso de radicacin. En la parte superior aparece un vnculo para "Solicitar Fsico":

4. Dar click en el vnculo "Solicitar Fsico" y el sistema despliega el mdulo de Reserva del documento.

5. Seleccionar de la lista desplegable la "Accin" deseada "Solicitar"; el tipo de requerimiento deseado (este puede ser Documento o Anexo, si el documento tiene Anexos) y seleccionar el botn "Enviar Solicitud".

6. El sistema realiza una reserva del documento indicando el nmero del radicado, el login del usuario que realiza la solicitud, la dependencia, la fecha de solicitud, fecha de vencimiento, tipo de requerimiento, estado, accin.

7. Si se seleccion por equivocacin la solicitud del documento y este ya no se necesita, se da click en el link que aparece en la Accin "Cancelar Solicitud" 8. El sistema realiza la cancelacin de esta reserva siempre y cuando no se haya hecho efectivo el prstamo por parte del grupo de Archivo.

Nota: 1. Un usuario puede solicitar el documento fsico de un radicado, que se encuentre en su usuario o que se encuentre en el usuario de Salida. 2. El prstamo del documento y del anexo se pueden manejar independientes, es decir, se puede solicitar el documento y luego solicitar el anexo. 3. Un radicado no se puede prestar ms de una vez a varios usuarios al mismo tiempo. 4. Luego de haber hecho la solicitud del radicado por el sistema, el usuario solicitante debe ir personalmente al rea de Archivo, para que le entreguen el documento fsico. En esta rea se realiza una validacin por medio del sistema donde se deber digitar la clave del usuario que solicita el documento, para poder entregar el documento.