TABLA DE CONTENIDO

1 2 3
3.1

DEFINICION ............................................................................................................................. 4 INICIO A EXCEL 2007 ........................................................................................................... 4 ENTORNO DE LA VENTANA DE EXCEL .......................................................................... 4
PARTES DE LA VENTANA:................................................................................................................. 5

CREACION DE UN ARCHIVO ............................................................................................... 9

Cuando vamos a trabajar en un archivo nuevo el procedimiento ser: ........................................................ 9 Botn de Office - Opcin Nuevo- Libro en Blanco ............................................................................... 9

5 6 7
7.1

ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE ...................................................................................... 9 TIPOS DE DATOS ................................................................................................................ 10 GUARDAR UN DOCUMENTO ........................................................................................... 11
GUARDAR UN DOCUMENTO ......................................................................................................... 11

8
8.1 8.2

CONCEPTOS BSICOS ....................................................................................................... 12

Celda. ............................................................................................................................................ 12 Rango: ........................................................................................................................................... 12

Es la unin de dos o ms celdas. Para marcar un Rango nos ubicamos en el centro de la celda de inicio del rango y con clic sostenido nos desplazamos hasta la izquierda y a hacia abajo determinando as un Rango de Celdas EJ. B2:D6 .................................................................................................................................... 12 8.3 8.3.1 8.3.2 FORMAS DEL CURSOR ................................................................................................................... 12 SELECCIN MOVER ........................................................................................................... 12 ............................................................................................................... 13

8.3.3

COPIAR

.............................................................................................................. 13

9
9.1

FORMULAS MATEMATICAS ............................................................................................ 13

ERRORES DE FORMULAS ............................................................................................................... 14

10
10.1 10.2 10.3

COPIAR FORMULAS ....................................................................................................... 14

Desde las fichas ............................................................................................................................. 14 Con teclado ................................................................................................................................... 15 Con mouse .................................................................................................................................... 15

11
11.1 11.2

CELDAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS .......................................................................... 15

FORMULAR CON POSICIONES DE CELDAS RELATIVAS .................................................................... 15 FORMULAR CON POSICIONES DE CELDAS ABSOLUTAS .................................................................. 15

12
12.1

FUNCIONES ....................................................................................................................... 17
SINTAXIS DE UNA FUNCION ........................................................................................................... 17

12.2 EJEMPLO DE FUNCIONES: .............................................................................................................. 18 12.2.1 MATEMATICAS............................................................................................................................ 18 12.2.2 ESTADISTICAS.............................................................................................................................. 18 12.2.3 TEXTO ......................................................................................................................................... 18 12.2.4 FECHA Y HORA ............................................................................................................................ 19 12.2.5 FUNCIONES FINANCIERAS .......................................................................................................... 19 12.2.6 FUNCIONES LOGICAS .................................................................................................................. 20 12.2.6.1 CONDICIONALES SENCILLAS: .................................................................................................. 20 12.2.6.1.1 SINTAXIS .......................................................................................................................... 20 12.2.6.2 DOBLES CONDICIONALES O CONDICIONALES ANIDADAS: ..................................................... 21 12.2.6.2.1 SINTAXIS .......................................................................................................................... 21 12.2.6.3 CONDICIONALES CON OPERADORES LOGICOS: ..................................................................... 22 12.2.6.3.1 SINTAXIS .......................................................................................................................... 22

13
13.1

BASES DE DATOS ............................................................................................................ 23

FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA .................................................................................... 24

13.1.1 BUSCARV (Buscar vertical), BUSCARH (Buscar Horizontal) ......................................................... 24 13.1.1.1 SINTAXIS ................................................................................................................................. 24 13.2 SUBTOTALES.................................................................................................................................. 25 13.2.1 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 25 13.3 ORDENAMIENTO ........................................................................................................................... 26 13.3.1 ORDENAMIENTO POR 1 CRITERIO .............................................................................................. 27 13.3.2 ORDENAMIENTO POR 2 O MAS CRITERIOS ................................................................................ 27 13.4 FILTROS. ........................................................................................................................................ 28 13.4.1 PROCEDIMIENTO. ....................................................................................................................... 28 13.5 CONVERTIR UN RANGO EN TABLA ................................................................................................. 29 13.5.1 PROCEDIMIENTO. ....................................................................................................................... 29 13.5.2 CAMBIAR ESTILOS ....................................................................................................................... 30 13.6 13.7 CONVERTIR UNA TABLA EN RANGO.............................................................................................. 31 FORMATO CONDICIONAL .............................................................................................................. 31

13.8 TABLAS DINAMICAS ...................................................................................................................... 32 13.8.1 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 32 13.8.2 FUNDAMENTOS BSICOS DE UNA TABLA DINAMICA ................................................................ 33 13.8.3 ELIMINAR UNA TABLA DINAMICA .............................................................................................. 34 13.8.4 CAMBIAR OPERACIONES EN UNA TABLA DINAMICA .................................................................. 34 13.8.5 CREACION DE CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA DINAMICA ............................................. 35 13.9 CONFIGURACION DE PGINA ........................................................................................................ 35

Microsoft EXCEL 2007

1 DEFINICION Microsoft Office Excel 2007 es una potente herramienta que puedes usar para crear y aplicar formato a hojas de clculo, para analizar y compartir informacin, para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualizacin de datos enriquecida y las vistas de tabla dinmica permiten crear, de un modo ms sencillo, grficos de aspecto profesional y fcil uso. 2 INICIO A EXCEL 2007 Podemos abrir el Aplicativo de Excel de varias maneras: 1) Desde el botn Inicio , situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007 2) Desde el Escritorio, cuando encontramos el icono del Aplicativo como un acceso Directo 3) Cuando lo encontramos dentro del men del Botn Inicio

3 ENTORNO DE LA VENTANA DE EXCEL 1

El orden de lectura debe ser: De Arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. En este orden de ideas haremos una descripcin del entorno de Excel 2007

http://office.microsoft.com/es-hn/training/familiarizarse-con-microsoft-office-2007RZ010148252.aspx?section=3

3 1 2 7

4 8 5 10 11

12 13

19

14 15

16

17

18

3.1 PARTES DE LA VENTANA: 1) Botn DE Office: Contiene las opciones bsicas de nuevo, abrir, guardar, imprimir etc.. 2) Barra de Accesos Rpidos: es la nica barra de herramientas personalizable en la versin 2007, contiene un conjunto de comandos independientes y se pueden agregar otros, Haga clic y seleccione la opcin Mas comandos, y luego se seleccionan los comandos que se quieran agregar (con doble clic) a la barra y al terminar dar clic en Aceptar. 3) Barra de Titulo: Muestra el Nombre del archivo y el aplicativo que se est trabajando cuando se abre un archivo de versiones anteriores a 2007 aparecer entre corchete cuadrado([ ] ) la palabra modo de compatibilidad 4) Fichas: Inicio, Insertar, Diseo de Pagina, Formulas, Datos, Revisar, Vista.

5) Grupos: son los mdulos que conforman cada ficha Ej. Portapapeles, Fuente, Alienacin etc. 6) Opciones: son las acciones a ejecutar en cada grupo 7) Abre cuadros de dialogo: aparecen al costado inferior derecho de algunos Nombres de grupos y me permiten abrir cuadros de dialogo donde podemos configurar opciones avanzadas del grupo correspondientes. 8) Cinta de Opciones. se ha diseado para ayudarle a encontrar fcilmente los comandos necesarios para completar una tarea, podemos desplazarnos en ella con el scroll del mouse 9) Cuadro de nombres: cumple 4 funciones principales: Indica la posicin actual de la celda donde nos encontramos Nos direcciona a una posicin de celda especfica Me permite el manejo de funciones Me permite dar nombre a las celdas, los rangos, tablas o bases de datos 10) Barra de Formulas: Muestra la informacin real que contienen las celdas 11) Celdas:se denomina celda a la interseccin entre una columna y una fila 12) Encabezados de columnas: estn determinadas por las letras del abecedario Va desde la letra A hasta la combinacin de letras XFD para un total de 16384 13) Encabezado de Filas: estn determinadas por nmeros va del 1 al 1.048.576 14) Botones de desplazamiento entre etiquetas: me permite moverme entre las diferentes hojas que tenga en el libro de Excel 15) Hojas o etiquetas: nos permiten acceder a una hoja de clculo en la que se
desea trabaja

16) Barra de estado: me permitever breves mensajes acerca del estado del
documento en ese momento, si estamos grabando una macro, o tenemos bloqueada la tecla de maysculas, si tenemos activo el teclado numrico etc. Esta barra podemos personalizarla haciendo que aparezca en ella la informacin que consideremos necesaria. Colocando el puntero del ratn sobre ella y pulsado el botn derecho del mismo. 17) Botones de visualizacin o Vistas del Documento: , podemos seleccionar desde aqu la vista que queremos establecer para el documento con el que estamos trabajando: Vista normal . , Vista diseo de pgina , o Vista previa de salto de pgina .

18) Control del Zoom del documento:

: desplazando el pequeo mando central de este control hacia el signo menos o el signo ms,

alejamos o acercamos la vista del documento respectivamente. El nivel de zoom con el que lo estamos visualizando lo podremos conocer a travs del porcentaje que aparece junto al mismo.

19) Barras de desplazamientos: nos permiten avanzar dentro de la hoja de clculo de manera vertical u horizontal Detallaremos algunas partes de la ventana que son importantes para el proceso de aprendizaje de Microsoft Excel Cuadro de Nombres: decamos que cumple cuatro (4) funciones importantes Indica la posicin actual de la celda donde nos encontramos: cada vez que nos ubiquemos en una celda nos dir la posicin en que nos encontramos en el ejemplo vemos que estamos ubicados en la celda B6 Nos direcciona a una posicin de celda especfica: si queremos ubicarnos en una celda en particular, basta con ubicarse dentro del cuadro de nombres y escribir la posicin de celda donde queremos ir y al dar Enter nos posiciona en ese lugar. Me permite el manejo de funciones: Al estar ubicados en una celda si empezamos una formula con el smbolo = aparecer en el cuadro de nombres un listado con las principales funciones de Excel para su uso Me permite dar nombre a las celdas, los rangos, tablas o bases de datos: puedo dar un nombre a una celda donde haya un total general para luego llamarlo y operar con el. Este procedimiento nos dar mayor agilidad en los diferentes procesos. Cuando se asigna el nombre a un rango tenemos las siguientes restricciones: a) Un nombre de rango no debe contener espacios vacios b) Si utilizamos como, nombre de rango una frase de 2 o ms palabras deben ir unidas o separadas por el smbolo underline( _ )

c) No podemos dar el mismo nombre a rangos diferentes d) El nico lugar donde puedo corregir o borrar un nombre de un rango es desde: Ficha Formulas, Grupo Nombres definidos, Opcin Administrador de Nombres. Desde all podremos cambiar el nombre del rango y el tamao del mismo.

Para llamar los diferentes nombres de rangos que tenemos y usarlos para formular por ejemplo lo haremos con la funcin F3. Para Borrar o corregir un nombre de rango debemos seguir el sig., procedimiento: Ficha Formulas Nombres Definidos - Administrador de Nombres 1) Para borrar Nombre rango: Seleccionamos el nombre del rango y dar clic a la opcin Eliminar 2) Si vamos a cambiar el nombre o ampliar el rango del nombre, seleccionamos el nombre del rango a modificar y damos clic a Editar, Barra de Formulas: Es el espacio en el que van a aparecer las expresiones que introduzcamos en cada una de las celdas de nuestras hojas de clculo, desde all ser ms sencillo realizar modificaciones de las mismas en caso de que sea necesario. Esta barra de frmulas tiene dos estados posibles, 1) Barra de frmulas contrada, 2) Barra de frmulas expandida. Conseguiremos pasar de un estado a otro

de la barra de frmulas, pulsando sobre la doble flecha ascendente que aparece en el extremo derecho de la barra, .

Botn para expandir la barra de formulas; este botn me permite cambiar el tamao de manera automtica de la barra para acomodar frmulas largas y complejas, lo que evita que las frmulas cubran otros datos del libro.

4 CREACION DE UN ARCHIVO
Cuando vamos a trabajar en un archivo nuevo el procedimiento ser: Botn de Office - Opcin Nuevo- Libro en Blanco

Otro modo puede ser sobre la barra de acceso rpido sobre el icono de Nuevo si ya se ha personalizado la opcin.

Para ello damos clic con el puntero del ratn sobre el tringulo que aparece a la derecha de la misma, de esta manera conseguiremos que se despliegue un panel en el que podremos elegir entre los distintos comandos que all se nos muestran.

Aparecer un archivo nuevo llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de clculo (etiquetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Es muy importante saber que cada libro que se utilice generar un archivo al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con la extensin. . XLSX.

5 ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE

1) Clic sobre el botn de Microsoft Office en Excel 2007 2) Seleccionar la opcin Abrir. O desde la barra de Acceso rpido si ya se ha personalizado con otros comandos. 3) En la ventana de dialogo buscaremos el archivo que vamos a trabajar

6 TIPOS DE DATOS
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y frmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:
EJEMPLO capacitacion 344-70-00 344.70.00 344 70 00 $1.850.000.00 TIPO DE DATO TEXTO TEXTO TEXTO TEXTO TEXTO DESCRIPCION Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica y puede tener hasta un mximo de 32.000 caracteres. Siempre esta la costado izquierdo de la celda de manera predeterminada COMANDO RESULTADO

3447700 NUMERICO

Queda x defecto al costado derecho de la celda y aplica formato de miles

3.447.700,00

1850000 MONEDA

Queda x defecto al costado derecho de la celda y aplica formato contable o de moneda

$ 1.850.000,00

Queda x defecto al costado derecho de la 16% PORCENTUAL celda, se escribe el numerom seguido del simbolo %. NO APLICA FORMATO PORCENTUAL

22%

0,84 DECIMAL

Queda x defecto al costado derecho de la celda, APLICA FORMATO PORCENTUAL

84%

17-Jul FECHA

Queda x defecto al costado derecho de la celda, APLICA FORMATO DE FECHA: CORTO O LARGO 17/07/2010 Queda x defecto al costado derecho de la celda, APLICA FORMATO DE HORA, DEBE DIGITARSE EN ESTILO MILITAR 02:19:00 p.m.

14:19 HORA

7 GUARDAR UN DOCUMENTO
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. 7.1 GUARDAR UN DOCUMENTO Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. 1) Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos

trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dnde vas a grabar tu trabajo. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. 2) Otro modo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office. O hacer clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.

8 CONCEPTOS BSICOS
8.1 Celda. Es la unin de una columna con una fila. En la hoja de clculo siempre hay una celda activa que se distingue de las dems por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sera el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dnde estamos para trabajar). 8.2 Rango:
Es la unin de dos o ms celdas. Para marcar un Rango nos ubicamos en el centro de la celda de inicio del rango y con clic sostenido nos desplazamos hasta la izquierda y a hacia abajo determinando as un Rango de Celdas EJ. B2:D6

8.3 FORMAS DEL CURSOR

8.3.1 SELECCIN

Para seleccionar una celda o un rango de celdas, basta con ubicar el cursor en el centro de la celda y con clic sostenido arrastrar marcando un rango

8.3.2

MOVER

Ubicamos la punta del mouse en cualquiera de las orillas de la celda hasta que el cursor cambie a una fleca y al arrastrar con clic sostenido moveremos los datos
8.3.3 COPIAR

Ubicamos el cursor en toda la esquina inferior derecha de la celda hasta que el cursor cambie de forma a un mas y al arrastrar estaremos ejecutando la accin de copiar

9 FORMULAS MATEMATICAS2
Las frmulas permiten realizar clculos, ms o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de clculo. Una frmula admite un mximo de 1.024 caracteres y habitualmente est compuesta por nmeros, operadores y direcciones (referencias) de celdas. Tambin se podrn introducir funciones (frmulas que ya vienen pre-hechas con Excel). Toda frmula matemtica Inicia con el smbolo =
A 1 2 3 4 5
Nombre Lapicero Escuadra Regla Cuaderno 2100 1200 800 900

B
V. Unitario

C
Cantidad

D
Valor Total

30 40 52 65

=C3*D3 =C4*D4 =C5*D5 =C6*D6

Los operadores matemticos son:

+ * /

Suma Resta multiplicacin divisin

/http://www.adrformacion.com/cursos/excela2007/leccion1/tutorial4.html#

9.1 ERRORES DE FORMULAS Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda algn mensaje, estos son algunos de los ejemplos para hacer la correccin de manera rpida 1) #####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. 2) #NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. 3) #DIV/0!.cuando se divide un nmero por cero. 4) #NOMBRE?: cuando Excel dentro de la funcin hay un dato de tipo texto y no tiene comillas 5) #N/A: cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. El valor pedido no esta 6) #REF!:se produce cuando una referencia de celda no es vlida, o sea cuando se ha ELIMINADO la columna o la fila que tenia la referencia de celda 7) #VALOR!: cuando la operacin matemtica se hace entre un dato de tipo numrico con un dato de tipo texto 8) #NULO!: cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.

10 COPIAR FORMULAS
Existen varios modos de copiar informacin en Excel. 10.1 Desde las fichas 1) Seleccionamos la celda que contiene los datos o la formula que vamos a copiar 2) Ficha Inicio: Desde la ficha Inicio _ Grupo portapapeles _ seleccionamos la opcin Copiar 3) Seleccionamos el destino de lo que v amos a copiar que puede ser; otra celda, otra hoja, otro archivo, un rango de celdas etc. 4) Ficha Inicio Grupo Portapapeles seleccionamos la opcin pegar

10.2 Con teclado 1) Seleccionamos la celda que contiene los datos o la formula que vamos a copiar
2) Pulsamos las teclas CRTL C

3) Seleccionamos el destino de lo que v amos a copiar que puede ser; otra celda, otra hoja, otro archivo, un rango de celdas etc.
4) Pulsamos las teclas CRTL V

10.3 Con mouse

1) Estando ubicados en la celda q1ue vamos a copiar 2) Nos ubicamos en el costado derecho inferior de la celda hasta que el cursor cambie a forma de + y con clic sostenido arrastramos (marcando un rango) hasta donde queramos copiar la informacin.

11 CELDAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

11.1 FORMULAR CON POSICIONES DE CELDAS RELATIVAS Las celdas relativas son referencias a celdas relacionadas con la posicin de la frmula, al copiarlas ellas tomaran la informacin relativa al cambio de la celda donde se mueva la formula. Las referencias relativas se ajustan automticamente cuando se copian. Ej. En la columna D2 se formula de manera relativa la posicin de las celdas C3 * D3, al copiarlas se mantiene la posicin de celdas relativas a la formula generada o sea en cada fila asume su propia posicin.

A 1 2 3 4 5
Nombre Lapicero Escuadra Regla Cuaderno 2100 1200 800 900

B
V. Unitario

C
Cantidad

D
Valor Total

30 40 52 65

=C3*D3 =C4*D4 =C5*D5 =C6*D6

11.2 FORMULAR CON POSICIONES DE CELDAS ABSOLUTAS Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la

frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. El signo ($) precede a la letra o al nmero, que ser absoluto en la celda. Para determinar una posicin de celdas absolutas lo hacemos: 1) Iniciamos la formula con el signo = 2) Luego seleccionamos la celda que va a operar de manera absoluta 3) Pulsamos la funcin F4. Esta funcin colocara el signo ($) antes de la columna y antes de la fila determinado as una posicin fija o constante. La funcin F4 cumple 4 acciones: A. AL pulsar 1 vez la funcin F4 fija la posicin de la celda completa $B$4, tanto en columna como en fila. B. Al pulsar 2 veces la funcin F4, fija solamente la posicin de la fila Ej. B$4 C. Al pulsar 3 veces la funcin F4, fija solamente la posicin de la columna Ej: $B4 D. Al pulsar 4 veces la funcin F4, quita la posicin absoluta de la celda
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 B C D E

% IVA

0,16
FORMULAS VALOR UNITARIO CANTIDAD RELATIVAS 850000 2400000 250000 2500000 300000 3 2 6 3 7 SUBTOTAL =C6*D6 =C7*D7 =C8*D8 =C9*D9 =C10*D10 FORMULAS ABSOLUTAS VALOR IVA =E6*$C$2 =E7*$C$2 =E8*$C$2 =E9*$C$2 =E10*$C$2

DESCRIPCION Televisor Computador Compaq Grabadora Moto Mitsubishi 1090 telfono

Es el modo como Excel deja una celda constante para formular con ella. Para fijar una celda se selecciona primero la celda y luego se fija con la Funcin F4. La FUNCION F4 cumple 4 ciclos: 1 Vez F4 Deja Fija la celda $B$1 2 Veces F4 Fija solamente la Fila

3 Veces F4 Fija solamente la Columna 4 Veces F4 Quita la posicin Absoluta de la celda

12 FUNCIONES
Las funciones nos permiten realizar operaciones ms complejas y de forma sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto. 12.1 SINTAXIS DE UNA FUNCION Todas las funciones tienen en comn, 1) 2) 3) 4) el = para iniciar la funcin, el nombre de la funcin la cual la identifica Abrimos un parntesis Dentro del parntesis pueden venir una celda, un nmero, un rango, un texto (si dentro de la funcin hay una expresin de tipo texto deber digitarse entre comillas); o una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas.

12.2 EJEMPLO DE FUNCIONES:

12.2.1 MATEMATICAS

=SUMA(Rango) =ABS(nmero) =ALEATORIO() =COS(nmero) =ENTERO(nmero)

Suma Un Rango de celdas Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo =EXP(nmero) Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado =FACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmero =NUMERO.ROMANO(nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a , forma) nmero Romano =PI() Devuelve el valor de la constante pi =POTENCIA(nmero; Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia potencia) indicada =PRODUCTO(nmero1;nme Devuelve el resultado de realizar el producto de ro2;...) todos los nmeros pasados como argumentos =RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado =RESIDUO(nmero; nm Devuelve el resto de la divisin divisor)
12.2.2 ESTADISTICAS

=MAX(Rango) =MIN(Rango) =PROMEDIO(Rango) =CONTAR(Rango) =CONTARA(Rango)

12.2.3 TEXTO

Calcula el calor Mximo de un Rango de Celdas Calcula el calor Mnimo de un Rango de Celdas Calcula el calor Mximo de un Rango de Celdas Cuenta Elementos de tipo Numricos Cuenta elementos de tipo Texto Convierte un texto a Minscula Convierte un texto a Mayscula Convierte un texto la primera de cada Palabra Une una cadena de datos (Hasta 255 datos) Extrae desde la Derecha un No. Especfico de caracteres de una cadena de texto Extrae desde la Derecha un No. Especfico de caracteres de una cadena de texto Devuelve la cantidad total de caracteres de una cadena de Texto Devuelve una posicin de celdas de una cadena de texto

=MINUSC (CELDA) =MAYUSC (CELDA) =NOMPROPIO (CELDA =CONCATENAR (CELDA) =DERECHA (CELDA; No. Caracteres ) =IZQUIERDA (CELDA; No. Caracteres)) =LARGO (CELDA) =ENCONTRAR (Texto Buscado; Cadena De Texto)

Devuelve los caracteres del centro de una =EXTRAE (texto; Posc. Inicial; cadena de Texto, dada una posicin y longitud No. Caracteres) inicial. =ESPACIOS (TEXTO) Devuelve el mismo texto pero sin espacios
12.2.4 FECHA Y HORA

=HOY() =AHORA() =DIA(Celda) =MES() =AO() =DIAS360() =DIASEM()

Devuelve la fecha actual del sistema Devuelve la fecha y hora actual del sistema Devuelve el Da del mes de una fecha dada Devuelve el Mes de una fecha dada Devuelve el Ao de una fecha dada Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve el nmero del 1 al 7 de los das de la semana Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo Devuelve el nmero de pagos de una inversin Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters constantes Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno modificada

12.2.5 FUNCIONES FINANCIERAS

=DB(costo; valor residual; vida; periodo; mes) =DDB(costo; valor residual; vida; periodo; factor) =NPER(tasa; pago; va; vf; tipo) =PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo) =PAGOINT(tasa; periodo; nper; va; vf ;tipo) =TASA(nper; pago; va; vf; tipo; estimar) =TIRM(valores; tasa financiamiento; tasa reinversin) =VA(tasa; nper; pago; vf; tipo) =VF(tasa; nper; pago; vf; tipo)

Devuelve el valor actual de una inversin Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

=VNA(tasa;valor1;valor2;...)

12.2.6 FUNCIONES LOGICAS 12.2.6.1 CONDICIONALES SENCILLAS:

Las condicionales son funciones de tipo lgico que el usuario deber aplicar cuando en una formula los valores que va a formular no son iguales para todos sino que dependen de unos criterios especficos para unos datos y diferentes para otros EJ. El Subsidio de transporte en las empresas solo le cancelan a las personas que ganen menos de 4 salarios mnimos, en este caso los datos difieren dependiendo del salario de las personas y en ese momento debemos usar una condicional.
12.2.6.1.1 SINTAXIS

= SI (CONDICION o PRUEBA LOGICA; VALOR VERDADERO; VALOR FALSO)

1 2 3

Una prueba lgica tiene 3 Elementos Obligatorios: 1) Celda de Referencia: La celda de la que me hablan para establecer la condicin. Se debe Seleccionar. 2) Operador Referencial: puede ser: > < >= <= = 3) Dato a Comparar: Es aconsejable digitar el dato, puede contener informacin de tipo Numrico o Texto. Cuando el dato es de tipo texto debe estar encerrado entre comillas (); tambin puede contener una formula matemtica, si decidimos seleccionar el dato este debe estar de manera absoluta Valor Verdadero: puede contener una celda, un nmero, un texto (entre ), una formula etc Valor Falso: puede contener una celda, un nmero, un texto (entre ), una formula etc. NOTA: Nunca debe dejarse vacio Ejemplo: Calcular el Descuento si la Cantidad es Mayor o Igual a 25; si no No dar descuento

A 1 2 3 % IVA DSTO 0,16 0,04

DESCRIPCION 4 5 6 7 8 9 10 11 Televisor Computador Compaq Grabadora Moto Mitsubishi 1090 telfono Lavadora Impresora Lxx-810

VALOR UNITARIO 850000 2400000 250000 2500000 300000 850000 150000

CANT SUBTOTAL 15 20 50 25 40 12 33 =C6*D6 =C7*D7 =C8*D8 =C9*D9 =C10*D10 =C11*D11 =C12*D12

DSTO X CANT =SI(D6>=25;E6*$C$3;0) =SI(D7>=25;E7*$C$3;0) =SI(D8>=25;E8*$C$3;0) =SI(D9>=25;E9*$C$3;0) =SI(D10>=25;E10*$C$3;0) =SI(D11>=25;E11*$C$3;0) =SI(D12>=25;E12*$C$3;0)

12.2.6.2 DOBLES CONDICIONALES O CONDICIONALES ANIDADAS:

Las estructuras condicionales dobles, permiten elegir entre dos o ms opciones o alternativas posibles, en funcin del cumplimiento o no de una determinada condicin; podemos manejar hasta 64 funciones anidadas
12.2.6.2.1 SINTAXIS

= SI (((CONDICION 1; VALOR VERDADERO; SI (CONDICION 2; VALOR VERDADERO;

PARTE FALSA DE LA 1 CONDICION

SI (CONDICION 3; VALOR VERDADERO; VALOR FALSO))) Ejemplo: En Categora de Artculos: Si el tipo de Artculo es C-1 escribir PARTE FALSA DE LA 2 CONDICION "papelera", si es C-2 "computadores", si es C-3 "comidas", y si no son esos valores escribir "Error"
A
TIPO DE ARTICULOS

B
CATEGORIA ARTCULOS =SI(B3="C-1";"papeleria";SI(B3="C-2";"computadores";SI(B3="C-3";"comidas";"error"))) =SI(B4="C-1";"papeleria";SI(B4="C-2";"computadores";SI(B4="C-3";"comidas";"error"))) =SI(B5="C-1";"papeleria";SI(B5="C-2";"computadores";SI(B5="C-3";"comidas";"error"))) =SI(B6="C-1";"papeleria";SI(B6="C-2";"computadores";SI(B6="C-3";"comidas";"error"))) =SI(B7="C-1";"papeleria";SI(B7="C-2";"computadores";SI(B7="C-3";"comidas";"error"))) =SI(B8="C-1";"papeleria";SI(B8="C-2";"computadores";SI(B8="C-3";"comidas";"error"))) =SI(B9="C-1";"papeleria";SI(B9="C-2";"computadores";SI(B9="C-3";"comidas";"error"))) =SI(B10="C-1";"papeleria";SI(B10="C-2";"computadores";SI(B10="C3";"comidas";"error")))

1 2 3 4 5 6 7 8 9

C-1 C-1 C-2 C-2 C-3 C-1 C-4 C-1

A
TIPO DE ARTICULOS

B
CATEGORIA ARTCULOS papelera papelera computadores computadores comidas papelera error papelera

1 2 3 4 5 6 7 8 9

C-1 C-1 C-2 C-2 C-3 C-1 C-4 C-1

12.2.6.3 CONDICIONALES CON OPERADORES LOGICOS:

Las estructuras condicionales con operadores lgicos, permiten elegir entre rangos de datos en cumplimiento o no de una determinada condicin; podemos manejar hasta 255 funciones anidadas. Podemos evaluar operadores lgicos con Y o con O y su origen matemtico parte de las tablas de verdad donde: P Q Y O V V V V V F F V F V F V F F F F Al comparar 2 o ms sentencias con Y todas ellas debern ser verdaderas para que la condicin se cumpla. Al comparar 2 o ms sentencias con O basta con que una de ellas sea verdadera para que la condicin se cumpla
12.2.6.3.1 SINTAXIS

= SI (Y (CONDICION 1; CONDICION 2); VALOR VERDADERO; VALOR FALSO)

= SI (O (CONDICION 1; CONDICION 2); VALOR VERDADERO; VALOR FALSO) Ejemplo: para la columna del IVA: Si la hora de la llamada est entre las 7 y las 21 aplicar el 16% al valor de la llamada si no 0
A B C D

1 2 3 4 5 6 7 8 9

CATEGORA VALOR DE HORA DE DE LLAMADA LLAMADA LLAMADA

IVA

DIURNA NOCTURNA FESTIVA DIURNA NOCTURNA NOCTURNA FESTIVA DIURNA

965 90 65 965 90 90 65 965

1,23 14,36 8,25 10 22 3,26 23,23 1,23

=SI(Y(D3>=7;D3<=21);C3*16%;0) =SI(Y(D4>=7;D4<=21);C4*$A$7;0) =SI(Y(D5>=7;D5<=21);C5*$A$7;0) =SI(Y(D6>=7;D6<=21);C6*$A$7;0) =SI(Y(D7>=7;D7<=21);C7*$A$7;0) =SI(Y(D8>=7;D8<=21);C8*$A$7;0) =SI(Y(D9>=7;D9<=21);C9*$A$7;0) =SI(Y(D10>=7;D10<=21);C10*$A$7;0)

D
IVA

CATEGORA VALOR HORA DE DE DE LLAMADA 1 LLAMADA LLAMADA

2 3 4 5 6 7 8 9

DIURNA NOCTURNA FESTIVA DIURNA NOCTURNA NOCTURNA FESTIVA DIURNA

$ 965 $ 90 $ 65 $ 965 $ 90 $ 90 $ 65 $ 965

1,23 14,36 8,25 10,00 22,00 3,26 23,23 1,23

0 540 390 5790 0 0 0 0

13 BASES DE DATOS
Es una coleccin de datos almacenados sin redundancias, consiguiendo una independencia de los procesos que los usan. Se caracterizan por que se encuentran dispuestos en columnas y filas de forma ordenada. En las columnas encontramos los campos de las bases de datos y en las filas los registros de la misma. Reconocemos una base de datos con respecto a una tabla de movimiento o rango de datos porque su primera columna contendr datos nicos e irrepetibles que relacionan los registros como particulares Ej. Cd. De Alumnos, Cd. de productos, Cedula de ciudadana etc. Microsoft Excel no es un manejador de base de datos pero le presenta algunas funciones y herramientas que le ayudaran al usuario a agilizar procesos de

bsqueda o anlisis de informacin como los subtotales y las tablas dinmicas entre otros 13.1 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA 3 Las funciones de bsqueda y referencia son aquellas funciones que a partir de unos argumentos nos ayudan a localizar valores o datos dentro de rangos Excel. En mltiples ocasiones disponemos de tablas de movimiento con datos e informacin (listas de precios, tablas de salarios, de impuestos, grandes relaciones de elementos) a modo de bases de datos, en las que debemos buscar ciertos valores, de una bases de datos principal de la compaa para dar solucin a necesidades concretas.
13.1.1 BUSCARV (Buscar vertical), BUSCARH (Buscar Horizontal)

La funcin buscarv / buscarh sirven para buscar un valor en un conjunto de datos y retornar el valor asociado al valor encontrado.
13.1.1.1 SINTAXIS

=BUSCARV (VALOR BUSCADO; MATRIZ BUSCAR EN; NO DE COLUMNA; ORDENADO) 1) VALOR BUSCADO: corresponde a la celda de la hoja activa que es comn con los datos de la base de Datos. El cd., o cedula o No. Registro etc. 2) MATRIZ BUSCAR EN: corresponde al rango de la base de datos donde se encuentra la informacin general y donde se encuentran los datos que voy a traer. Podemos seleccionar el rango y fijarlo como posicin absoluta darle un nombre de rango para trabajar con el (desde el cuadro de nombres) y lo traemos con la funcin F3 3) No. DE COLUMNA: es la posicin de la columna (en la base de datos) donde se encuentran los datos que vamos a traer a la tabla de movimiento, contando a partir de 1 4) ORDENADO: debemos llenarlo con un 0 o con la palabra falso para que la bsqueda que estamos haciendo se haga con una coincidencia exacta respecto al valor buscado Ejemplo: Teniendo la base de datos de una compaa; necesitamos buscar y traer datos coincidentes a una tabla de movimiento, (informacin que puede estar ubicada en otra hoja u otro archivo) que se encuentra en la base de datos, de manera rpida y precisa. Traer de la Base de datos la informacin
3

http://www.adrformacion.com/cursos/exceliii/leccion3/tutorial3.html

correspondiente al nombre del vehculo teniendo como llave de la bsqueda o celda de referencia comn entre las dos (2) tablas el Cd. del vehculo

BASE DE DATOS:
A 1 2 3 4 5 B C

Cd. Nombre vehculo 1 Mazda 626 2 Renault 9 Gts 3 Fiat Tempra Chevrolett 4 Sprint

Valor $14.750.000 $9.250.000 $18.500.000 $13.400.000

SELECCIONAMOS LA TABLA Y LE DAMOS COMO NOMBRE DE RANGO BASE

TABLA DE MOVIMIENTO
A B C

Nombre Vendedor
1 2 3 4 5 6 7

Cd. Vehculo 3 2 1 4 2 3

Nombre Vehculo =BUSCARV(B2;BASE;2;FALSO) =BUSCARV(B3;BASE;2;FALSO) =BUSCARV(B4;BASE;2;FALSO) =BUSCARV(B5;BASE;2;FALSO) =BUSCARV(B6;BASE;2;FALSO) =BUSCARV(B7;BASE;2;FALSO)

Hugo lvarez Javier Garzn Sandra Gmez Yolanda Pineros Peter Montas Alexis Olivares

13.2 SUBTOTALES
Cuando me solicitan reportes contamos en Excel con las herramientas de Ordenamientos y filtros. Cuando me solicitan informes podemos orientarlos con las herramientas de subtotales y tablas dinmicas. Si el informe que me solicitan es por un solo criterio de visualizacin es aconsejable utilizar Subtotales, cuando la solicitud es por ms de un criterio de visualizacin la mejor herramienta ser Tablas Dinmicas. En una base o rango de datos podemos ver la informacin agrupada por un campo en particular obteniendo a su vez un subtotal de cada uno, para un Informe de anlisis rpido 13.2.1 PROCEDIMIENTO 1) Es requisito fundamental para crear un subtotal que la base de datos se encuentre primero ordenada por el criterio por el cual me solicitan el informe

2) Desde la ficha Datos, Grupo Esquema, opcin Subtotales 3) En la lnea de comando de Para cambio en, debe seleccionarse el campo del criterio por el cual nos piden el informe 4) En la lnea de comando de Usar Funcin podremos escoger la operacin matemtica del informe como suma, max, min, promedio desvest, varianza etc. 5) En el grupo de agregar subtotal a debemos marcar los campos que harn la operacin del informe Cuando se crean los subtotales podemos apreciar en la parte derecha de la hoja de clculo que aparece un esquema de tres (3) niveles, el informe como tal lo visualizaremos mejor en el nivel dos (2) del esquema donde aparece la informacin agrupada y resumida

Para quitar un Subtotal emplearemos el mismo procedimiento de la creacin pero escogeremos la opcin Quitar Todos.

13.3 ORDENAMIENTO A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por varios campos a la vez, puede ordenar hasta 64 niveles de ordenamiento.

13.3.1 ORDENAMIENTO POR 1 CRITERIO

Cuando deseo ordenar una tabla o una base de datos por un solo criterio, basta con ubicarnos en cualquier celda de la columna por la que vamos a hacer el ordenamiento y utilizar cualquiera de los siguientes procedimientos: 1) Desde la Ficha Inicio, en el Grupo Modificar, Opcin Ordenar y filtrar. En el men escogeremos Ordenar Ascendente con la opcin Ordenar de A a Z o Descendente si seleccionamos Ordenar de Z aA 2) Desde la ficha Datos, seleccionar las opciones de ordenamiento Ascendente o Descendente segn sea el caso. 3) Con clic derecho seleccionar Ordenar y escoger la opcin que necesitemos del men contextual
13.3.2 ORDENAMIENTO POR 2 O MAS CRITERIOS

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenamiento, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido ms la fecha de contratacin, gnero, etc. Vamos a la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo). Estos campos podemos cambiarlos de prioridades por medio de las flechas y si deseamos borrar un nivel de ordenamiento, bastara con dar clic sobre la opcin eliminar

13.4 FILTROS. La herramienta de filtros de Excel me permite depurar la informacin para visualizar los datos que correspondan con algn criterio en particular que necesitemos. Esta opcin me permite hacer esa depuracin por exclusin, lo que significa que las opciones que desmarquemos sern las que no visualizaremos en el reporte
13.4.1 PROCEDIMIENTO.

Excel nos ofrece varias formas de filtrar una lista. 1) Desde la Ficha Inicio, en el Grupo Modificar, Opcin Ordenar y filtrar, seleccionamos Filtro. Con esta accin el sistema colocara unas flechas que son listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos 2) Desde la ficha Datos, Grupo Ordenar y filtrar, Filtro 3) Con clic derecho seleccionar Filtrar y escoger la opcin que necesitemos del men contextual 4) Cuando convertimos un rango de datos en Tabla

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa o desmarcando el botn Filtro).

13.4.2
Es el

FILTROS AVANZADOS

13.5 CONVERTIR UN RANGO EN TABLA A partir de la versin de Office 2007 contamos con herramientas que me permiten mayor agilidad en los procesos como formatos rpidos de tablas, clculos, filtros etc.
13.5.1 PROCEDIMIENTO.

1) Ubicados dentro de un rango de datos o dentro de una base de datos, vamos a la Ficha Insertar, Grupo tablas, Opcin Tabla. El sistema tomara de manera automtica el rango de datos, pulsamos clic en Aceptar y de esta manera Excel mostrara el rango de datos en formato de tabla, con un diseo, me habilitara las flechas de los filtros, y a partir de esta nueva presentacin har copiado automtico en la campos donde hagamos formulas, aplicara formatos automticos de diseo en las filas o columnas nuevas entre otras.

Cuando formulemos veremos que las formulas no se vern en posicionamiento de celdas como antes EJ C2 sino en concepto formulacin de Bases de Datos EJ:

Cuando estamos trabajando en formato de Tabla, aparecer un men nuevo: Herramientas de Tabla y una ficha: Diseo; desde esta ficha podremos modificar y trabajar con este formato.

13.5.2 CAMBIAR ESTILOS

Desde la Ficha Diseo de Herramientas de Tabla en el grupo de Estilos rpidos

13.6 CONVERTIR UNA TABLA EN RANGO Para reversar un formato de tabla en rango vamos al men Herramientas de Tabla Ficha Diseo, - Grupo Herramientas, Opcin Convertir en Rango 13.7 FORMATO CONDICIONAL A partir de la versin 2007 podemos contar con 64 opciones de formato condicional mientras que antes contbamos solamente con 3 opciones. Se pueden generar diferentes tipos de formatos condicionales, por cada columna de las base de datos o de manera independiente, diferentes tipos de formatos condicionales en cada tabla etc. Permitindome administrarlos de la misma manera, por hojas, o por tablas. Despus de generar los formatos condicionales podemos hacer filtros de las diferentes opciones seleccionadas. Adems podemos generar uno o ms tipos de formato en una sola columna y luego brralos selectivamente. El procedimiento ser: ubicando el cursor dentro de la columna que necesitemos parametrizar vamos a la ficha Inicio, Estilos, Formato condicional y escogemos la opcin u opciones que necesitemos. FILTROS PARA FORMATOS CONDICIONALES Al tener la informacin predefinida con los formatos condicionales podemos generar un filtro por estas mismas opciones as: Nos ubicamos sobre la celda que tenga el formato por el que vayamos a hacer el filtro y escogemos la opcin correspondiente;

Filtro por color de al celda seleccionada Filtro por color de fuente seleccionada Filtro por icono de celda seleccionado

13.8 TABLAS DINAMICAS Una tabla dinmica es la herramienta ms potente que tiene Excel para generar Informes, consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc
13.8.1 PROCEDIMIENTO

1) Nos podemos ubicar en cualquier celda dentro de la base o rango de datos donde vamos a generar el informe 2) Desde la ficha Insertar - Grupo Tablas Opcin Tablas dinmicas, encontramos 2 opciones ms: Grficos dinmicos y tablas dinmicas, seleccionaremos Tablas dinmicas. 3) Aparecer el cuadro de dialogo Crear Tablas Dinmica, en la opcin seleccionar tabla o rango el sistema tomara de manera automtica el rango del informe, podemos borrar esta informacin y hacer una nueva seleccin o si tenemos el rango nombrado lo traeremos con la funcin F3

4) Generalmente colocamos el informe de la tabla dinmica en una hoja de clculo nueva, pero tambin podremos colocarla dentro de una hoja de clculo existente. 5) La visualizacin que obtendremos para armar el informe ser el siguiente: 6) A partir de este momento podremos seleccionar los campos que formen parte del informe y arrastrarlos hasta el modulo correspondiente. Cuando no arrastramos los campos el sistema de manera automtica los colocara en el modulo de rtulos de fila, los campos de tipo numrico los asumir como valores. 7) Podemos agregar y quitar campos a necesidad del usuario.
13.8.2 FUNDAMENTOS BSICOS DE UNA TABLA DINAMICA

Existen unos parmetros generales para la creacin de una tabla dinmica, que no son camisa de fuerza pero que me permitirn realizar el informe de una manera ordenada, lgica, y rpida para su fcil anlisis de los datos 1) No se envan campos nicos e irrepetibles a una tabla dinmica 2) Podemos enviar 1 o ms campos al modulo de Filtro del informe si vamos a realizar un filtro dentro del mismo

Solo si tenemos campos en filtro del informe, podremos generar tablas dinmicas independientes de cada uno de los grupos de los datos del campo a filtrar 3) Podemos enviar los campos que necesitemos al modulo de rtulos de fila y el orden debe ser, de mayor a menor o sea: enviar primero el campo que menos datos tenga que contenga a los dems. Ej: el campo Genero posee 2 datos Femenino, y masculino. El campo Ciudades podra tener 5 datos: Bogot, Cali, Medelln, Pasto, Cartagena; ira entonces primero el campo genero y luego el campo Ciudad 4) Podemos enviar los campos que necesitemos al rotulo de columna, pero como consejo solo enviaremos UN (1) solo campo, para el mayor entendimiento del informe. 5) Podemos enviar los campos que necesitemos al modulo de valores y ellos sern los que ejecuten la operacin matemtica del informe. Se aconseja que cuando tengamos ms de una operacin matemtica traslademos el campo que tengamos en rotulo de columna a filas en su orden de prioridad y traslademos el campo valores al rotulo de columna.
13.8.3 ELIMINAR UNA TABLA DINAMICA

Para eliminar una tabla dinmica, podemos seleccionarla en su totalidad desde los encabezados de las columnas y dar clic a la tecla suprimir, o eliminar la hoja definitivamente.
13.8.4 CAMBIAR OPERACIONES EN UNA TABLA DINAMICA

De manera automtica la operacin matemtica de una tabla dinmica es una sumatoria, si necesitamos un promedio o un mximo etc., podemos cambiar la operacin de las siguientes maneras: 1) Seleccionamos en el modulo de valores el campo de la operacin matemtica y damos clic a la flecha del campo, seleccionamos la opcin Configuracin de campo de valor y cambiamos la operacin 2) Tambin podemos ejecutar el procedimiento ubicndonos

dentro de la tabla dinmica en el rea de los valores y desde el men Herramientas de Tabla Dinmica Ficha: Opciones, Grupo: Campo activo, seleccionar la opcin Configuracin de campo y cambiamos la operacin matemtica del informe.
13.8.5 CREACION DE CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA DINAMICA

Desde una tabla dinmica podemos generar formulacin independiente de la base de datos de donde se genero la misma. Estando ubicados dentro de la tabla dinmica, en el rea de los valores, vamos al men Herramientas de Tabla Dinmica Ficha: Opciones, Grupo: Herramientas, Opcin: Formulas, Opcin Campos Calculados. 1) En el rea de comando de nombre colocamos el nombre del nuevo campo que necesitamos. 2) En la lnea de comando de Formula. Seleccionamos el campo que vamos a operar y formulamos lo que necesitemos. 3) Al terminar damos clic a la opcin Aceptar. 4) Aparecer en la tabla dinmica en el rea de valores el nuevo campo calculado. 13.9 CONFIGURACION DE PGINA Antes de imprimir una hoja de clculo, podemos modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel. Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos ir a la Ficha: Diseo de Pagina, Grupo: Configurar Pagina, y desde all seleccionar las opciones que necesitemos, Tambin podremos abrir la ventana de dialogo de Configurar pagina y parametrizar mi documento con las opciones que encontramos en cada ficha. La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros

La segunda ficha contiene los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. La tercera ficha contiene los encabezados y pie de pgina, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.