FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

En una planilla, adems de los datos, se pueden introducir frmulas, que permiten establecer relaciones entre las celdas. Una frmula es una expresin que combina datos con operadores para determinar el contenido de una celda. Los operadores especifican el tipo de relacin que se desea realizar con los operandos. Hay cuatro tipos de operador: aritmtico, de comparacin, de texto y de referencia. Los operadores aritmticos ms comunes son los que se observan a continuacin. Los operadores de comparacin son: =, >, <, >=, <= <> (distinto). Se usan para comparar dos expresiones y generan el valor lgico verdadero o falso. Ejemplos: A3=5; B2>B3; C5<=C8; 5+D1<>D4. Operador + * / % ^ Operacin Adicin Sustraccin Multiplicacin Divisin Porcentaje potenciacin Ejemplo 3+7 A9-4 2*B5 C3/C10 45% 2^3

El operador de texto & (concatenacin) une dos datos de tipo alfanumrico. Ejemplo: si el contenido de la celda A1 es agua y el de la celda G1 es tero, el resultado de la operacin A1&G1 es aguatero. Los operadores de referencia hacen alusin a un conjunto de celdas. Ejemplos: A2:B4 Los dos puntos (:) generan una referencia al conjunto de celdas incluidas entre dos celdas especificadas.

A1,B3,C1,C5,D2 La coma hace referencia a varias celdas. Las frmulas se usan con operandos constantes o bien hacen referencia al contenido de una celda. Si sta vara, automticamente se recalcula la salida segn los nuevos datos de entrada. En Excel, las frmulas van precedidas por el signo igual (=). La celda que contiene la frmula se denomina dependiente, ya que su valor depende de los contenidos de otras celdas. En el ejemplo, se suma el valor de la celda B4 y 25 y, a continuacin, el resultado se divide entre la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. Los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado entre la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Referencias de celda y rango

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula o funcin. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o funcin o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas o funciones. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Cuando se crea una frmula o funcin, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula o funcin. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas. Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, se actualizarn las referencias en la frmula pegada y se har referencia a diferentes celdas relativas a la posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6 se ha copiado en la celda B7. La frmula en la celda B7 ha cambiado a =A6, que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la izquierda A 100 200 B =A5

5 6 7

5 6 7

A 100 200

B =A5 =A6

de la celda B7. Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, cambiarn ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de pesos ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de pesos a la frmula como se indica a continuacin: =A5*$C$1 Hay otra forma de conseguir que aparezcan los smbolos $ sin necesidad de escribirlos cada vez. Podemos conseguir los smbolos $, primero escribimos la celda y despus pulsamos la tecla F4, automticamente aparecern los smbolos $, delante de la fila y delante de la columna.

Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos por medio de valores especficos, denominados argumentos, y que, en general, devuelven un resultado. El uso de funciones simplifica al mismo tiempo que potencia las posibilidades en cuanto al clculo que ofrece la planilla. La sintaxis de una funcin comienza por su nombre, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, entonces debe ir precedida por un signo igual (=). En general, las funciones mantienen la siguiente sintaxis: = NOMBRE ( argumento1; argumento2; argumento3; ...; argumento30 ) NOMBRE se refiere a la denominacin de una funcin. Cada funcin tiene un conjunto de argumentos vlidos, los cuales deben ingresarse respetando el orden preestablecido. Los argumentos pueden ser: valores numricos, alfanumricos, direcciones de celdas, valores lgicos, etc., e incluso otras funciones. En ste ltimo caso, se dice que las funciones estn anidadas. Los argumentos se separan por punto y coma (;). Los parntesis indican donde comienzan y donde terminan los argumentos.

Funciones
Los argumentos pueden ser valores, direcciones de celdas o rangos de celdas. SUMA ( argumento1; argumento2; ...; argumento30 ) Funcin matemtica que devuelve el resultado de la adicin de los argumentos. Si el contenido de la celda es de tipo alfanumrico, se ignora, no produce mensaje de error. PROMEDIO ( argumento1; argumento2; ...; argumento30 ) Funcin estadstica que devuelve el promedio o media aritmtica de los argumentos especificados. CONTAR ( argumento1; argumento2; ...; argumento30 ) Funcin estadstica que cuenta el nmero de celdas que contienen valores numricos. Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan; los valores que son de error o bien un texto que no puede traducirse a nmeros, se pasa por alto. MAX ( argumento1; argumento2; ...; argumento30 ) y MIN ( argumento1; argumento2; ...; argumento30 ) Funciones estadsticas que devuelven, respectivamente, el mximo y el mnimo de un conjunto de valores o contenidos de celdas consignados en los argumentos. Se pueden especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones de nmeros en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a nmeros causan errores. Si los argumentos no contienen nmeros ambas funciones devuelven 0. CONTAR.BLANCO ( rango ) Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Rango es el bloque de celdas dentro del cual se desea contar el nmero de celdas en blanco. Las celdas que contienen frmulas que devuelven (texto vaco) tambin se cuentan, pero no as las celdas que contienen el valor 0. Es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Rango CONTARA ( argumento1; argumento2; ...; argumento30 ) Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas, que contienen datos. Los argumentos pueden ser cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. CONTAR.SI ( rango; criterio ) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Rango Criterio Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas". SI ( condicin; valor si la condicin es V; valor si la condicin es F ) Condicin es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se

evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor si la condicin es V es el valor que se devuelve si el argumento condicin es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento condicin se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento condicin es VERDADERO y el argumento valor si la condicin es V est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. valor si la condicin es V puede ser otra frmula. Valor si la condicin es F es el valor que se devuelve si el argumento condicin es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento condicin se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento condicin es FALSO y se omite valor si la condicin es F, (es decir, despus de valor si la condicin es V no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si condicin es FALSO y valor si la condicin es F est en blanco (es decir, despus de valor si la condicin es V hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). valor si la condicin es F puede ser otra frmula.

ACTIVIDADES
Copie la siguiente tabla en una Hoja de clculo. Alumno Javier Prez Ana Valle Juan Clos Jos Gonzlez Silvia Clos Luis Sol Joaqun Valle Elena Snchez Antonio Valverde Isabel Santi Promedio mxima Promedio mnima 1er Trim 2do Trim 3er Trim 2,5 3 5 9,75 8 4,25 6 6,25 6 7 4 5,5 1,5 9 6 6 5,5 8,5 4,5 3,75 9 9 6,75 4 0,5 6 2 7 7,25 6 0 0 Cantidad Aprobados Desaprobados % Nota Evaluacin

Cantidad Alumnos:

10

Calcular:
Nota: Promedio de las notas de los trimestres. Evaluacin: Si el promedio de cada alumno es mayor o igual a 6 (seis), en la columna Evaluacin escribir el mensaje Aprobado. Sino: Escribir el mensaje Desaprobado %: Calcular el porcentaje de alumnos aprobados y desaprobados ( % Aprobados = Cantidad total / cantidad aprobados)