POLTICAS PBLICAS DE ARQUIVOS MUNICIPAIS: A GESTO DE DOCUMENTOS NO MUNICPIO DE ITAGUAU/ES

PUBLIC POLICIES OF MUNICIPAL FILES: THE MANAGEMENT OF DOCUMENTS IN THE CITY OF ITAGUA/ES

BARBOSA, Anderson Gomes (1); HERINGER, Tatiana Ferrari (2); LEITE, Mrio Lcio (3). PUPA, Maria Celeste (4).
(1) Autor, Graduado em Arquivologia, Centro de Educao a Distncia - CEAD, Instituto Federal do Esprito Santo-IFES. Email: andufes@yahoo.com.br. (2) Presidente da Banca Examinadora: Msc. em Cincias Contbeis. Centro de Educao a Distncia - CEAD, Instituto Federal do Esprito Santo-IFES. E-mail: tatianaheringer@yahoo.com.br. (3) Avaliador interno: Msc.em Cincias Contbeis. Centro de Educao a Distncia - CEAD, Instituto Federal do Esprito Santo-IFES. (4) Avaliador interno: Especialista em Gesto da Sade. Centro de Educao a Distncia - CEAD, Instituto Federal do Esprito Santo-IFES. E-mail: mariacrpupa@gmail.com.

RESUMO Analisa a aplicao do plano de classificao e da tabela de temporalidade de documentos como instrumentos eficazes para solucionar ou mitigar problemas de insuficincia de espao fsico nos arquivos. A principal causa a inexistncia de polticas pblicas de arquivos e a consequncia disso a acumulao indiscriminada e desnecessria de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda. Enfatiza a importncia da implementao de polticas pblicas de arquivos para a comunidade local e a adoo de aes baseadas no princpio da eficincia para a melhor utilizao possvel dos recursos pblicos, reduzindo gastos e evitando desperdcios. Palavras-chave: polticas pblicas, arquivos municipais, gesto de documentos.

ABSTRACT Analyzes the application of the classification plan and temporality table records as effective tools to solve or mitigate problems of insufficient space in the archives. The main cause is lack of public policies and the result file is indiscriminate and unnecessary accumulation document devoid of value that justifies their guard. Emphasizes the importance of public policy implementation file for the local community and taking action based on the principle of efficiency for the best possible use of public resources, reducing expenses and avoiding waste. Keywords: public policy, municipal archives, document management.

1 INTRODUO
As relaes entre Estado e sociedade impem aos municpios a necessidade de realizarem a autogesto dos seus processos de desenvolvimento social e econmico. As mudanas tecnolgicas, sociais, econmicas e polticas acarretam maiores nveis de complexidade, imprevisibilidade e volatilidade nos ambientes sociais e econmicos, aumentando significativamente as dificuldades em se implementar polticas pblicas que visem solucionar demandas sociais. A poltica nacional de arquivos pblicos e privados se fundamenta por meio da aplicao de tcnicas de gesto documental, que visa selecionar os documentos sem valor para eliminao e guardar os considerados de valor permanente (MATTAR, 2003).
A complexidade das atividades desenvolvidas pela Administrao Pblica Federal, Estadual e Municipal possibilita uma proliferao de documentos cuja ausncia de controle implica no aumento indiscriminado do acervo documental. No entanto, atravs de eliminaes sistemticas e criteriosas essa massa documental poder ficar grandemente reduzida. Experincias realizadas no Brasil, (sic) apresentam uma reduo de 97%, sem prejuzos da informao e sem recorrer microfilmagem (CEPAD, 1987, p. 25).

Uma gesto pblica eficiente com equilbrio nas relaes entre Estado e sociedade, requer transparncia das aes de governo; participao social nos processos de deciso e controle dos recursos pblicos. Nesse sentido, o acesso aos contedos informacionais produzidos pelas atividades governamentais requisito indispensvel para o funcionamento da democracia, por se tratar de um direito constitucional que o Estado tem o dever garantir. Pressupe-se que a inexistncia de polticas pblicas arquivsticas para gerenciar o grande volume de massa documental acumulada nas administraes pblicas um fator determinante de ineficincia administrativa. Um dos maiores problemas brasileiros na rea do gerenciamento da informao arquivstica a existncia de massas documentais acumuladas e solucionar ou mitigar esta demanda um grande desafio. Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com os documentos acumulados no decurso de suas funes (LOPES, 1993). Os arquivos municipais capixabas encontram-se atualmente em precrias condies de funcionamento e pouco tem se destacado como rgos prestadores de servios. Entre as muitas causas dessa situao, a pior delas a viso distorcida de seus administradores que deixam de considerar os arquivos como testemunhos da prtica

administrativa nas Prefeituras [...]. A consequncia disso tem sido o aniquilamento indiscriminado ou o amontoamento desordenado de conjuntos documentais bsicos, dificultando a boa gerncia documental e a reconstituio do passado histrico dos municpios (RABELO, 2011). A situao no municpio de Itaguau/ES no diferente. Com base nesta realidade, questiona-se: possvel solucionar ou mitigar o problema de insuficincia de espao fsico nos arquivos atravs da aplicao de instrumentos de gesto documental? O objetivo principal da pesquisa identificar se o plano de classificao e tabela de temporalidade so instrumentos de gesto documental eficazes para solucionar ou mitigar problemas de insuficincia de espao fsico nos arquivos. Especificamente, pretende-se identificar indicadores de desempenho; apurar os resultados da aplicao dos instrumentos de gesto documental; alm de analisar e propor aes. Realizou-se uma pesquisa bibliogrfica e documental utilizando a deduo como forma de abordagem, visando analisar as contribuies cientficas sobre a aplicao dos instrumentos de gesto de documentos, com base em programa de governo j implementado (CERVO, BERVIAN e SILVA, 2007). A coleta de dados e informaes sobre o arquivo do municpio de Itaguau/ES ocorreu atravs de pesquisa de campo e documental realizada no dia 18/06/2012. J os rgos do Governo do Estado divulgaram as aes em publicaes no Dirio de Imprensa Oficial. (modificao proposta pela banca). A anlise foi aplicada por comparao, observando-se as informaes

disponibilizadas sobre a realidade dos arquivos do Governo do Estado e do municpio de Itaguau/ES, confrontando-as com os resultados das aes implementadas e divulgadas. (modificao proposta pela banca). A pesquisa foi realizada em trs etapas: a primeira foi um levantamento bibliogrfico no exaustivo, no qual a literatura reunida se concentra basicamente em informaes impressas e eletrnicas, publicadas em livros; artigos; tese; leis e normas tcnicas, no perodo entre 1987 e 2011, abrangendo assuntos relacionados s polticas pblicas arquivsticas aplicveis a administraes pblicas municipais; a segunda etapa refere-se pesquisa bibliogrfica, s reflexes sobre o tema e fundamentao terica que traz ao centro das observaes nomes de autores como Idalberto Chiavenato; Jos Maria Jardim; Ieda Pimenta Bernardes; Marilena Leite

Paes; Janice Gonalves; Daise Apparecida Oliveira, alm de publicaes tcnicas; leis e normas regulamentadoras. A ltima etapa foi uma pesquisa documental no arquivo do municpio de Itaguau/ES, com dados gerados pela prpria administrao municipal, que fundamentou a anlise das aes implementadas, evidenciando os resultados que podero ser alcanados com a aplicao do plano de classificao e da tabela de temporalidade.

2 PRINCPIOS FUNDAMENTAIS
Arquivologia a disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos (BRASIL, Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, p. 37) e para entender o significado de arquivo preciso conhecer trs conceitos bsicos: informao, suporte e documento. Informao: Dados, processados ou no, que podem ser utilizados para produo e transmisso de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato (BRASIL, Lei 12.527/2011, art. 4, Inciso I). Suporte: Material no qual so registradas as informaes (BRASIL, Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, p. 159). Documento: Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato (BRASIL, Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, p. 73). Em suma, trata-se de qualquer informao registrada em um suporte. O registro de uma informao em um suporte d origem a um documento. Devido evoluo da sociedade e ao aumento expressivo do volume de documentos produzidos surgiu a necessidade de gerir esta massa documental, utilizando critrios de guarda e eliminao de documentos, visando preservao e a recuperao da informao. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos. O arquivo de um rgo ou entidade pblica funciona como o guardio das informaes governamentais e pode ser entendido como
O conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (BRASIL, Lei 8.159/91, art.2).

A funo bsica de um arquivo tornar disponveis as informaes contidas em seu acervo e sua principal finalidade servir administrao (PAES, 1997). Nesse sentido, verifica-se que os documentos produzidos e recebidos por rgos e entidades devem ser geridos tecnicamente, observando-se os conceitos e as teorias arquivsticas. A teoria das trs idades um dos fundamentos da arquivologia e reflete o ciclo vital dos documentos de arquivo, estabelecendo prazos de guarda e a destinao final da documentao de um rgo ou entidade. O plano de classificao e a tabela de temporalidade so os principais instrumentos utilizados na gesto de documentos e, caso sejam aplicados, podem gerar resultados satisfatrios de eficincia e eficcia. A avaliao de um programa de gesto de documentos requer o entendimento dos conceitos de eficincia e eficcia. Nesse sentido, Chiavenato (1994, p. 70) define que eficcia uma medida normativa do alcance dos resultados, enquanto eficincia uma medida normativa da utilizao dos recursos nesse processo. No Plano Estratgico do Tribunal de Contas do Distrito Federal, relativo ao perodo 2008-2011, estes conceitos so assim definidos:
Eficcia: Pleno atingimento dos resultados planejados. Ser eficaz cumprir o que foi prometido, atingindo os fins almejados. Grau com que os objetivos so alcanados. Relao entre os resultados pretendidos e os resultados reais de determinada atividade. medida pelo grau de realizao dos objetivos organizacionais. Pressupe definio clara de objetivos e metas. Quanto maior a quantidade de objetivos e metas atingidas, mais eficaz a Instituio. A preocupao com os resultados, qualquer que seja o custo. uma medida de desempenho de natureza tcnica e de interesse do ambiente operacional interno e externo da organizao. Eficincia: Relao entre produto, em termos de bens, servios e outros resultados, e os recursos utilizados para produzi-los. Mede a capacidade da organizao em utilizar, com o mximo rendimento, todos os insumos necessrios ao cumprimento de seus objetivos e metas. A eficincia preocupa-se com os meios, mtodos e procedimentos planejados e organizados, a fim de assegurar otimizao dos recursos disponveis.

Nesse sentido, Chiavenato (1994, p. 70) argumenta:

medida que o administrador se preocupa em fazer corretamente as coisas, ele est se voltando para a eficincia (melhor utilizao dos recursos disponveis). Porm, quando ele utiliza estes instrumentos fornecidos por aqueles que executam para avaliar o alcance dos resultados, isto , para verificar se as coisas bem feitas so as que realmente deveriam ser feitas, ento ele est se voltando para a eficcia (alcance dos objetivos atravs dos recursos disponveis).

Visando facilitar o entendimento, Chiavenato (apud GARCIA, 2008, p.20) estabelece diferenas entre eficcia e eficincia:
EFICINCIA
nfase nos meios Fazer corretamente as coisas Resolver problemas Salvaguardar os recursos Cumprir tarefas e obrigaes Treinar os subordinados Manter as mquinas Presena nos templos Rezar Jogar futebol com arte nfase nos resultados Fazer as coisas certas Atingir objetivos Otimizar a utilizao dos recursos Obter resultados Dar eficcia aos subordinados Mquinas em bom funcionamento Prtica de valores religiosos Ganhar o cu Ganhar a partida

EFICCIA

Quadro 1 - Diferenas entre eficincia e eficcia. Fonte: (CHIAVENATO, apud GARCIA, 2008, p.20).

Nesse contexto, insere-se o Princpio da Eficincia que definido como aquele que:
[...] impe Administrao Pblica direta e indireta e a seus agentes a persecuo do bem comum, por meio do exerccio de suas competncias de forma imparcial, neutra, transparente, participativa, eficaz, sem burocracia, e sempre em busca da qualidade, primando pela adoo dos critrios legais e morais necessrios para a melhor utilizao possvel dos recursos pblicos, de maneira a evitar desperdcios e garantir-se uma maior rentabilidade social (MORAES apud GARCIA, 2008, p. 31).

Segundo Garcia (2008, p. 20), o Princpio da Eficincia tratado na Administrao Pblica de forma ampla, incorporando certos elementos pertinentes ao termo eficcia. Nem sempre se possvel ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo. Uma organizao pode ser eficiente e no ser eficaz e vice-versa. O ideal que alcanar um equilbrio entre eficincia e eficcia (CASTRO, 2006). A identificao de indicadores capazes de mensurar o nvel de eficcia e eficincia dos arquivos que aplicam o plano de classificao e a tabela de temporalidade de documentos um dos objetivos deste trabalho. Nesse sentido, faz-se necessrio mencionar os conceitos adotados na publicao Tcnica de indicadores de desempenho para auditorias do Tribunal de Contas da Unio: Indicador de eficcia: mede quantidade de produto, alcance metas de entrega de bens e servios; Indicador de eficincia: mede relaes entre quantidade de produto e custo dos insumos ou caractersticas do processo.

A publicao tcnica de Oliveira (2007, p. 11-12, grifo do autor), dispe sobre os impactos que podem ser alcanados com a implementao e padronizao dos procedimentos de gesto documental nos municpios:
A implantao de polticas pblicas de gesto documental em esfera municipal condio indispensvel para que as administraes municipais possam assegurar o acesso informao, o controle das finanas pblicas e a transparncia administrativa, bem como agregar qualidade aos seus servios, de maneira a atender s crescentes demandas das sociedades modernas.

No entanto, Machado (2004, p. 120) alerta:

A maioria dos municpios tem depsitos de documentos, mas no criou legalmente um arquivo. Outros, no entanto, surgiram vinculados s secretarias de educao, cultura, turismo e similares, demonstrando que os arquivos so percebidos como instituies de carter exclusivamente cultural e no como um rgo fundamental da administrao.

A efetividade de polticas de gesto documental nos municpios decorre da existncia e da atuao tcnica de instituies arquivsticas pblicas em mbito municipal, ou seja, de Arquivos Pblicos Municipais (OLIVEIRA, 2007). [...] o estudo de uma poltica de institucionalizao e implantao de arquivos municipais, tendo por base uma prtica de gesto documental moderna, poder contribuir para a definio de uma poltica pblica que favorea a administrao e seja adequada preservao do patrimnio histrico e cultural brasileiro (BRASIL, Conselho Nacional de Arquivos, 2000).

3 ARQUIVO E MUNICPIO
O Brasil, cujo passado autoritrio e centralizador, evoluiu no final do sculo XX e adotou um formato de relaes intergovernamentais que denominado pacto federativo, onde o poder local estabelece uma interface entre os muncipes e as demais esferas de governo. Este pacto fundamenta-se pela distribuio de poderes e competncias entre a Unio e as unidades estados e municpios que compem a nao (SALLES, 2010). Segundo Queiroz (2009, p. 63), trata-se de um processo de descentralizao poltico-administrativa do poder central para esferas governamentais e no governamentais mais prximas das populaes. Atravs do princpio constitucional da descentralizao poltico-administrativa, os municpios so reconhecidos como entes federativos autnomos equiparados Unio e aos Estados-membros. Este dispositivo expresso nos seguintes termos: A

organizao poltico-administrativa da Repblica Federativa do Brasil compreende a Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios, todos autnomos, nos termos desta Constituio (BRASIL, Constituio Federal, 1988, art. 18). Diante ao exposto, Oliveira (1999, p. 5) afirma que o regime federativo brasileiro consagrou a autonomia municipal [...]. A Constituio Federal e legislao suplementar delegam aos Estados, Distrito Federal e Municpios a responsabilidade de regulamentar a gesto e o acesso aos documentos pblicos atravs de dispositivos legais suplementares:
Art. 30 - Compete aos Municpios: I - legislar sobre assuntos de interesse local; II - suplementar a legislao federal e a estadual no que couber; IX - promover a proteo do patrimnio histrico-cultural local, observada a legislao e a ao fiscalizadora federal e estadual (Constituio Federal de 1988). Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei (Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

Nos termos da legislao vigente, observa-se que o municpio deve proteger o patrimnio histrico-cultural local, organizando e gerindo seus arquivos para disponibilizar o acesso aos documentos. Trata-se de uma demanda social que carece de recursos (financeiros, materiais e humanos) e implementao de polticas pblicas. Nesse sentido, Oliveira (1999, p.6) argumenta que a descentraliza o poltica garante aos municpios brasileiros [...] a gesto e a custdia de seus prprios documentos. [...] Apesar das iniciativas do CONARQ1, [...] pouco tem sido feito a nvel de governos estaduais e municipais. O municpio a instncia da estrutura estatal onde as relaes humanas fundamentalmente ocorrem. Segundo Machado e Camargo (1999, p. 17), qualquer que seja o tamanho do municpio, existe estreita correspondncia entre a demanda social de servios e as instituies do poder pblico criadas para satisfaz-las. As relaes sociais desenvolvidas em uma comunidade local no so estticas e se tornam complexas medida que envolve mltiplas possibilidades de cooperao, competio e conflito.

Conselho Nacional de Arquivos.

O municpio uma diviso administrativa do estado, que congrega todos os indivduos que residem dentro do seu territrio, onde compartilham experincias, tradies e valores, estabelecem relaes de trabalho e criam e recriam constantemente a fisionomia do espao. Esse espao cultural contm as marcas da histria coletiva: saberes, instituies, cdigos de comportamento, usos, ritos e costumes, ou seja, todos os signos e os significados a eles atribudos. Associados ao espao construdo, esses elementos configuram a identidade coletiva, que se altera constantemente na medida em que os homens articulam novas formas de produzir e prover a satisfao das suas necessidades (MACHADO, 2004, p. 115).

Os atendimentos em unidades de sade; as matrculas em escolas e creches; a emisso de alvars e licenas; dentre outros servios prestados pela administrao municipal geram documentos pblicos. Segundo Bernardes (1998, p. 18), as atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de documento. Machado (2004, p. 118), no se ope a este argumento e afirma que:
No exerccio da ao administrativa, os gestores municipais estabelecem planos e metas, registram diferentes tipos de receita, configuram as atividades produtivas, organizam e implantam servios para atender s necessidades da vida coletiva. Dessas atividades, resulta um conjunto documental de diferentes formatos e suporte de material que atesta, de maneira significativa, a trajetria das administraes e dos indivduos que delas fazem parte.

O conjunto documental produzido no desempenho das atividades e funes de um rgo ou entidade estatal reflete o contexto das aes governamentais e, segundo Machado e Camargo (1999, p. 17) a circulao de documentos e sua acumulao em arquivos so uma conseqncia (sic) natural desse processo, uma espcie de produto necessrio do funcionamento de cada rgo. As informaes produzidas, recebidas e acumuladas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica no exerccio de suas funes e atividades so registradas em documentos pblicos, que so essenciais para a tomada de decises, para o registro da memria coletiva e para a comprovao de direitos individuais e coletivos (BERNARDES e DELATORRE, 2008). Nesse sentido possvel inferir que os arquivos desempenham uma funo social cada vez mais relevante, por contribuir para a efetividade dos princpios constitucionais da participao, transparncia, responsabilidade e controle social, bem como do direito social de acesso informao (BERNARDES, 2010). A importncia dos arquivos para a administrao pblica verificada atravs do dispositivo constitucional e legislao suplementar sobre o dever da administrao

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pblica em promover a gesto documental, e isso significa que o tema possui relevncia. Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (BRASIL, Constituio Federal, 1988, art. 216, 2). Complementando o texto constitucional, a Lei dos Arquivos dispe que dever do Poder Pblico a gesto e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (BRASIL, Lei n 8.159, 1991, art. 1). Entretanto, esta previso legal no o suficiente para garantir a proteo e a disponibilidade do acesso documentao pblica. O desconhecimento e o descaso dos gestores sobre a relevncia dos contedos documentais para a administrao pblica e para sociedade so visivelmente percebidos.
O reconhecimento da importncia do acervo documental pblico, na maioria das vezes, parte de historiadores, socilogos, antroplogos, que se utilizam da documentao nas investigaes para a produo do conhecimento, e de arquivistas, que se deparam com um quadro cada vez mais grave em termos de guarda e processamento dos acervos. Todos eles enfrentam o desconhecimento dos gestores municipais sobre a especificidade do seu trabalho e da infra-estrutura necessria para organizar, conservar e difundir o acervo. O problema assume maiores propores medida que se intensifica a complexidade da administrao municipal com as alteraes das estruturas governativas e com o aumento do corpo de funcionrios, de acordo com a dinmica de cada municpio. O desconhecimento, aliado complexidade da administrao, inibe, quando no impede, a concretizao dos trs objetivos primrios de um arquivo: recolher a documentao, conserv-la e difundi-la (MACHADO, 2004, p. 119)

Nesse contexto, Bernardes (2010, p. 10) enfatiza a falta de percepo, tanto dos gestores pblicos, quanto da sociedade, para reconhecer a importncia dos arquivos, manifestando-se nos seguintes termos:
[...] os prprios administradores, que so os usurios preferenciais das informaes registradas nos documentos, muitas vezes no percebem a importncia dos arquivos no processo gerencial, como fundamento para suas decises. A sociedade como um todo, que involuntariamente consome e reproduz o conceito distorcido de arquivos como depsitos de papis velhos sem utilidade prtica, tambm tem suas dificuldades em reconhecer nos arquivos instrumentos imprescindveis para a defesa de seus direitos, para fiscalizar e exercer controle social das aes do poder pblico, para a construo de conhecimento e para a preservao da memria. Essas so, alis, razes suficientes para que a atuao dos arquivos assuma contornos de atividades tpicas de Estado, uma vez que tangenciam questes fundamentais como a construo de nossa identidade e a defesa de nossa soberania.

Vislumbram-se, assim, os quadros de omisso, descaso e degradao na maioria dos municpios brasileiros e acredita-se que os administradores pblicos no

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consideram os arquivos como elementos imprescindveis de um sistema de informaes, capazes de apoi-los no estabelecimento de polticas pblicas e de garantir o acesso informao aos governados (MACHADO, 2004). A tradicional indisposio com os arquivos traduz-se, nas administraes pblicas brasileiras, de forma geral, no descaso, no abandono, na falta de recursos e na ausncia de polticas pblicas para a rea [...]. preciso demonstrar aos gestores e sociedade que os arquivos so instrumentos essenciais para que o Poder Pblico cumpra o seu dever de transparncia, responsabilidade e eficincia (BERNARDES, 2010). Diante ao exposto, verifica-se que preciso sensibilizar os gestores pblicos e a sociedade, implementando aes para desconstruir conceitos e culturas retrgadas. Esta ao imprescindvel para que os arquivos deixem de ser percebidos exclusivamente como instituies de carter cultural e que seja reconhecido tambm como como um rgo fundamental para a administrao.

4 POLTICAS PBLICAS DE ARQUIVO

Foram estabelecidos os seguintes conceitos e consideraes para fundamentar a pesquisa: Poltica: conjunto de procedimentos formais e informais que expressam relaes de poder (ou seja, visam a influenciar o comportamento das pessoas) e que se destinam resoluo pacfica de conflitos relacionados a decises pblicas. (RUA, 2009). Poltica pblica: processo de escolha dos meios para a realizao dos objetivos da sociedade geridos pelo governo (QUEIROZ, 2009, p. 86). resultante das atividades polticas e consiste no conjunto das decises e aes relativas alocao imperativa de valores envolvendo bens pblicos. Refere-se formulao de propostas, tomada de decises e implementao de aes que afetam a coletividade, mobilizando interesses e conflitos (RUA, 2009). [...] uma poltica pblica pode compreender tanto aspectos imateriais, como no caso de uma nova lei ou decreto, quanto um bem ou um servio oferecido diretamente populao, no caso de um programa ou de uma ao de governo. [...] as polticas pblicas so os planos, os programas e as aes governamentais que, articulando recursos dos governos e da sociedade civil organizada, destinam-se a intervir na realidade para

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resolver os problemas dos cidados, bem como atender s suas demandas. Uma poltica pblica ou um programa governamental algo que envolve necessariamente um processo e um resultado (QUEIROZ, 2009). As polticas pblicas (policies) ocorrem em um ambiente tenso e de alta densidade poltica (politics), marcado por relaes de poder, extremamente problemticas, entre atores do Estado e da sociedade, entre agncias intersetoriais, entre os poderes do Estado, entre o nvel nacional e nveis subnacionais, entre comunidade poltica e burocracia (RUA, 2009). Poltica pblica arquivstica: O conjunto de premissas, decises e aes produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social - que contemplam os diversos aspectos (administrativo, legal, cientfico, cultural, tecnolgico, etc.) relativos produo, uso e preservao da informao arquivstica de natureza pblica e privada (JARDIM, 2011, p.201). Os programas governamentais destinados a solucionar ou a mitigar os problemas devem ser vistos como um processo que envolve as aes de formulao, implantao, monitoramento, avaliao e reprogramao. O processo de formao de polticas pblicas pode ser visto como um jogo social entre atores (pessoas e instituies) que interagem em situaes formais e informais. A melhoria da qualidade das polticas pblicas depende da integrao entre as trs esferas de governo e da utilizao do mesmo conjunto de mtodos e conceitos. Um dos instrumentos legais de planejamento, o Planejamento Plurianual2 (PPA), formado por um conjunto de programas que, por sua vez, so constitudos por um grupo de aes (projetos e/ou atividades). Cada ao gera um produto (bem ou servio) necessrio para que o objetivo do programa possa ser atingido e, para obter cada um dos produtos necessria a execuo sequencial de um conjunto de tarefas (QUEIROZ, 2009). A administrao pblica deve agir em conformidade com as normas constitucionais e legais, sujeitando-se a controle interno (feito pelos prprios rgos do aparelho estatal) e externo (a cargo do Poder Legislativo, que o faz com o suporte do Tribunal de Contas). Outra forma de controle a vigilncia exercida pelo Ministrio Pblico, que tem a funo de defender a sociedade e acionar o Poder Judicirio sempre que julgar necessrio. Neste contexto, insere-se o mecanismo de controle social das
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Maior elemento integrador das polticas pblicas de uma determinada esfera governamental (QUEIROZ, 2009, p. 145).

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polticas pblicas que est relacionado ao conceito de accountabillity3, que diz respeito avaliao de resultados e responsabilizao dos governantes pelos seus atos (QUEIROZ, 2009). Trata-se, portanto, de uma prestao de contas das aes do Estado quanto aplicao de recursos pblicos, que so comprovadas atravs de registros documentais. Sendo assim, verifica-se que polticas pblicas de qualidade necessitam de arquivos organizados para disponibilizar informaes teis e consistentes. Vale ponderar que a alimentao de sistemas de informao para subsidiar a implementao de polticas pblicas no depende somente de infra-estrutura tecnolgica, mas principalmente de arquivos institucionalizados e de documentos organizados tecnicamente, acessveis e preservados. Por isso, no restam dvidas: sem arquivos e documentos no h sistemas de informao consistentes e confiveis, mesmo com o emprego de tecnologias sofisticadas. Nesse sentido, observa-se no mundo contemporneo, que o resultado de diversas experincias demonstra que as polticas de arquivo se constituem em recursos estratgicos para a modernizao da gesto pblica e para o fortalecimento de sociedades democrticas (BERNARDES, 2010). O CONARQ tem a finalidade de estabelecer a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e prestar orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Nesse sentido, atravs do art. 1 da Resoluo n 27, alerta quanto obrigatoriedade de que administraes pblicas, qualquer que seja a esfera de governo, devam possuir em sua estrutura um arquivo pblico para promover a gesto, a preservao e o acesso aos documentos produzidos e recebidos no mbito dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, para pleno cumprimento das disposies contidas nos incisos XIV e XXXIII do art. 5, no inciso III do art. 23, no art. 215, no inciso IV e nos 1 e 2 do art. 216 da Constituio Federal de 1988, assim como nos arts. 5, 9 e 21 da Lei Federal de Arquivos n 8.159, de 1991. Por todo o exposto, verifica-se que a implementao de polticas de arquivo se constitui em matria do mais elevado interesse pblico e social. Nesse sentido, possvel prever que a documentao de administraes municipais que no
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Controle pblico sobre as aes do estado. (RUA, 2009, p. 51).

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disponham de polticas de arquivo e programas de gesto de documentos se acumulem sem a devida organizao, dificultando o acesso s informaes.

4.1 GESTO DE DOCUMENTOS

Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, Lei 8.159/91, art.3). Segundo Machado (2004, p. 120, grifo do autor),
O estabelecimento de polticas pblicas de gesto de documentos precisa atender a quatro exigncias mnimas: base legal de constituio, recursos humanos estveis e qualificados, dotao oramentria suficiente para dar conta das necessidades do trabalho a ser empreendido e estrutura fsica compatvel com as normas elementares de conservao e preservao de acervos documentais.

A Teoria das Trs Idades ou Ciclo vital dos documentos fundamenta a classificao dos arquivos quanto ao estgio de evoluo e identifica trs fases (idades) pelas quais os documentos percorrem, de acordo com os prazos de guarda e destinao final. Essas fases so definidas como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediaria e permanente. Baseando-se nessa teoria, a Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991 estabelece que os arquivos pblicos so classificados como correntes (constitudos de documentos em curso ou que constituam de consultas frequentes); intermedirios (constitudos de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam ou produziram podem ainda solicit-los ou que, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente) e permanentes (constitudos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados). O funcionamento desse ciclo vital ocorre fundamentalmente atravs das atividades arquivsticas de classificao e avaliao de documentos. O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos (GONALVES, 1998, p. 12, grifo do autor). A avaliao de documentos um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores (primrio e secundrio)

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para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer sua temporalidade e destinao final que poder ser guarda permanente ou eliminao (BERNARDES, 2008, grifo do autor). O valor primrio decorre da razo pela qual o documento foi produzido, no exerccio das atividades de um rgo ou entidade, enquanto o valor secundrio refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram criados. Sendo assim define-se: Valor Primrio (imediato): funcional administrativo, legal ou fiscal; Valor Secundrio (mediato): histrico probatrio ou informativo. A identificao desses valores indica o caminho para se determinar os prazos de guarda e destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente). Os principais instrumentos de gesto documental so o plano de classificao e a tabela de temporalidade de documentos que padronizam a organizao fsica do acervo e permitem a aplicao da teoria das trs idades (ciclo vital dos documentos).

Quadro 2: Instrumentos fundamentais de gesto documental Fonte: Bernardes (2008, p. 11).

Conforme o que dispe o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, p. 132), o plano de classificao o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.

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NVEL DE CLASSIFICAO FUNO SUBFUNO ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE 01

CDIGO GESTO ADMINISTRATIVA ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO ELABORAO DE ATOS NORMATIVOS

ASSUNTO

01.01 01.01.01 01.01.02 01.01.03

REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES EMISSO DE ATOS ADMINISTRATIVOS

Quadro 3: Plano de Classificao. Fonte: Bernardes (2008, adaptado).

J a tabela de temporalidade o instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos (DICIONRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA, 2005, p. 159).
NVEL DE CLASSIFICAO PRAZO DE GUARDA COD ASSUNTO CORRENTE INTERMEDIRIO ELIMINAO PERMANENTE DESTINAO FINAL

FUNO SUBFUNO ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE

01. 01.01 01.01.01 01.01.02 01.01.03

GESTO ADMINISTRATIVA ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO ELABORAO DE ATOS NORMATIVOS REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES EMISSO DE ATOS ADMINISTRATIVOS 5 ANOS 5 ANOS 5 ANOS 5 ANOS

X X X

X X

Quadro 4: Tabela de Temporalidade de Documentos. Fonte: Bernardes (2008, adaptado).

O plano de classificao e a tabela de temporalidade so instrumentos legais de gesto documental que estabelecem a forma pela qual os documentos devem ser organizados, alm dos prazos de guarda e sua destinao final. Estes instrumentos devem ser elaborados por uma comisso de avaliao de documentos instituda pelo rgo ou entidade, que deve ser composta por membros multidisciplinares. A aplicao desses instrumentos consiste em classificar os documentos de acordo com o assunto a que se refere e em observar os prazos e destinaes estipulados. Caso a destinao final seja a guarda permanente, o conjunto documental analisado encaminhado ao arquivo pblico. Caso contrrio, sero realizados os procedimentos de eliminao, desde que previamente autorizados pela instituio arquivstica pblica, atendendo aos seguintes critrios: elaborao de listagem de eliminao; publicao de edital de cincia e termo de eliminao de documentos.

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Ressalta-se que a eliminao dos documentos pblicos se dar por fragmentao, pois a incinerao prejudicial ao meio ambiente.

4.2 PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL PROGED

O Programa de Gesto Documental do Estado do Esprito Santo (PROGED) foi institudo atravs do Decreto n 1.552-R, de 10 de outubro de 2005, com o objetivo de estabelecer diretrizes e padronizar os mtodos e procedimentos de gesto de documentos nos rgos e entidades da administrao direta e indireta do poder executivo do Estado. O programa coordenado por um Comit Gestor, no qual se integram o Arquivo Pblico Estadual APEES; a Secretaria de Estado de Gesto e Recursos Humanos SEGER e o Instituto de Tecnologia da Informao e Comunicao do Esprito Santo ITI, que monitora, avalia e orienta os rgos setoriais quanto aplicao das normas estabelecidas. Segundo Lyrio (2010, p. 50), dentre os principais resultados do programa, destacamse as eliminaes de documentos com temporalidade expirada e desprovidos de valores secundrios que determinassem a sua guarda permanente. No perodo entre os anos de 2008 e 2009, foram eliminados 34.957 documentos:
- Eliminao de 24.795 (vinte e quatro mil setecentos e noventa e cinco), documentos relativos (Comunicao Interna CI, Requisies de Materiais, Autorizaes de Compras, contas de energia e telefone, notas de compras de materiais de consumo e outros), conforme Edital de Eliminao de Documentos N 001/2007, da Secretaria de Estado da Justia - SEJUS, publicado no Dirio Oficial do Estado em 16.04.2008, a partir da aplicao da TTD; - Eliminao de 6.842 (seis mil, oitocentos e quarenta e dois) processos, integrantes do acervo da Secretaria do Estado do Meio Ambiente SEAMA, conforme Edital de Eliminao de Documentos N 001/2008 publicado no Dirio Oficial do Estado em 20.06.2008, a partir da aplicao da TTD; - Eliminao de 3.320 (trs mil, trezentos e vinte) documentos relativos (Suprimentos de Fundos, Servios de Pessoa Jurdica, Aquisio de Material de Consumo, Despesas com Locomoo, Dirias de Pessoal Civil e Militar, Premiaes e Despesas de Exerccios Anteriores, do Grupo Financeiro Setorial), conforme Edital de Eliminao de Documentos N 001/2009 publicado no Dirio Oficial do Estado em 13.05.2009, a partir da aplicao da TTD.

Apesar da divulgao desse resultado no estimar o quantitativo de espao fsico liberado, possvel inferir que a aplicao do plano de classificao e da tabela de temporalidade foi um instrumento eficaz para mitigar a insuficincia de espao fsico nos rgos citados e, alm disso, gerou economia ao Governo do Estado do Esprito

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Santo, tendo em vista que o espao fsico ocupado pela documentao descartada possui um alto custo os cofres pblicos devido valorizao imobiliria. Atravs da prtica testada no mbito do Governo do Estado do Esprito Santo, verificou-se que no foi possvel mensurar resultados de eficincia pela inexistncia de indicadores de desempenho, que devem ser elaborados e utilizados desde a fase de planejamento, para que seja possvel implementar, monitorar, avaliar e promover os ajustes necessrios s aes e projetos do programa. Os municpios do Estado do Esprito Santo tambm podem participar do PROGED ao firmarem convnio de cooperao tcnica (conforme o Decreto n 1.552-R/2010, art. 8). Este dispositivo est previsto no programa por se tratar de uma vertente sobre as polticas pblicas de arquivo, que incentivam a institucionalizao de arquivos municipais.

5 A APLICAO DO PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE TEMPORALIDADE NO ARQUIVO DO MUNICPIO DE ITAGUAU/ES

Atravs da identificao do problema de insuficincia de espao fsico para armazenamento de documentos no arquivo do municpio de Itaguau/ES, surgiu a necessidade implementar aes para solucionar a demanda. Em busca desta soluo, o gestor do arquivo solicitou orientao tcnica junto aos servidores do Arquivo Pblico do Estado do Esprito Santo que o informou sobre o PROGED e os procedimentos para participar do referido programa. O Processo n 48058335/2010 deu origem ao Convnio n 002/2010, publicado no Dirio Oficial no dia 18/03/2010, que tem validade at 18/03/2014 e estabelece que o Governo do Estado do Esprito Santo, atravs da Secretaria de Estado de Gesto e de Recursos Humanos (SEGER), e o municpio de Itaguau/ES firmam um convnio de cooperao tcnica visando implantao de uma poltica de gesto documental. Sendo assim, o municpio passou a integrar o PROGED e a equipe designada para executar as atividades de arquivo recebeu orientaes do Comit Gestor do programa quanto aplicao dos instrumentos de gesto documental, quais sejam, o plano de classificao e a tabela de temporalidade de documentos, instrumentos legais institudos pela Portaria n 17-R, de 15 de maro de 2007, que

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padronizam a organizao e os critrios para eliminao da documentao pblica no mbito do Governo do Estado do Esprito Santo e dos entes conveniados. Visando analisar os resultados parciais da aplicao destes instrumentos no arquivo do municpio de Itaguau/ES, realizou-se uma visita tcnica, no dia 18 de junho de 2012, direcionada pelo gestor do arquivo, que apresentou a metodologia de organizao adotada, bem como o sistema informatizado utilizado para classificao dos Documentos. O arquivo possui 56 (cinquenta e seis) estantes, cada estante composta de 6 (seis) prateleiras, totalizando 336 (trezentos e trinta e seis) prateleiras e cada

prateleira tem capacidade para 6 (seis) caixas. Sendo assim, mensura-se 2.016 (dois mil e dezesseis) caixas, que equivalem a 2.205 (dois mil e vinte e cinco) metros lineares. (modificao proposta pela banca). Verificou-se que o Comit Gestor do PROGED props medidas a serem adotadas quanto gesto da documentao acumulada. O trabalho de organizao do acervo foi iniciado em setembro de 2011, tendo sido executado por 2 (dois) servidores, que desenvolveram as atividades de identificao, classificao e insero dos processos administrativos no sistema de gerenciamento eletrnico. Os documentos autuados e registrados no sistema representam, aproximadamente, 10% do acervo total e esto arquivados em 4 (quatro) estantes, que equivale a 144 (cento e quarenta e quatro) caixas ou 180 (cento e oitenta) metros lineares, sendo que em 3 (trs) delas esto os documentos com temporalidade vencida e que podem ser eliminados, conforme a tabela de temporalidade do PROGED. Diante ao exposto, afirma-se que 90% do arquivo massa documental acumulada (no registrada no sistema informatizado). Considerando os dados supracitados, verificou-se que 75% dos documentos que sofreram interveno, isto , que foram classificados e registrados no sistema informatizado, podem ser eliminados. Conforme relatrio gerado pelo sistema informatizado, 7.203 (sete mil, duzentos e trs) documentos esto com prazos de guarda expirados e compem a listagem de eliminao, que sero encaminhadas ao Arquivo Pblico do Estado do Esprito Santo, para aprovao. Atravs dos dados levantados, estima-se que o arquivo possui 96.040 documentos, dos quais apenas 9.604 esto classificados.

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Os documentos separados e listados para eliminao possuem datas de produo entre os anos de 1915 e 2011. Verificou-se que o documento mais antigo desta listagem tem 34.812 dias de vencido, ou seja, poderia ter sido eliminado h 95 anos, mas continua ocupando espao fsico desnecessariamente.

Quadro 5: Relatrio de documentos com temporalidade vencida. Fonte: Prefeitura do Municpio de Itaguau.

O espao fsico do arquivo alugado e gera uma despesa mensal para o municpio. A eliminao de 75% dos documentos de seu acervo libera espao fsico no arquivo e reduz gastos pblicos, pois a administrao municipal no precisar alugar ou adquirir outro imvel para solucionar a demanda de insuficincia de espao fsico. Inserida no contexto contemporneo, complexo e diversificado, no qual o resultado no automtico, a gesto por indicadores de desempenho representa um fator imprescindvel para o monitoramento e avaliao da aplicao do plano de classificao e tabela de temporalidade. Alcanar resultados no setor pblico atender s demandas e o gestor deve buscar meios para quantificar o desempenho das aes (MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, 2009). No Brasil, a ausncia de um quadro conceitual mais denso sobre a utilizao desses indicadores na gesto de arquivos, dificulta a implementao das aes. Visando incentivar a utilizao desta ferramenta na prtica, apresentam-se indicadores simples que podem ser utilizados para mensurar a eficincia e a eficcia das aes, alm de apurar os resultados alcanados.

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INDICADORES DE EFICCIA INDICADOR DEFINIO CLCULO FONTE DE DADOS BASE GEOGRFICA PERIODICIDADE UNIDADE DE MEDIDA INDICE DE REFERNCIA INDICES ESPERADOS INDICADOR DEFINIO Documentos classificados Expressa a quantidade de documentos classificados conforme plano de classificao Total de documentos classificados Relatrios de gesto de arquivos Unidade de Arquivo Anual Unidade 9.604 em 2012 16.807 em 2013 (75%) Documentos a eliminar Expressa a quantidade de documentos que j cumpriram o prazo de guarda e que podem ser eliminados Documentos que j cumpriram os prazos de guarda e que podem ser eliminados Relatrios de gesto de arquivos Unidade de Arquivo Anual Unidade 7.203 em 2012 12.605 em 2012 (75%) Documentos eliminados Expressa a quantidade de documentos que j cumpriram o prazo de guarda e que foram eliminados documentos que j cumpriram os prazos de guarda e que foram eliminados Relatrios de gesto de arquivos Unidade de Arquivo Anual Unidade 7.203 em 2012 12.605 em 2012 (75%) INDICADOR DEFINIO CLCULO FONTE DE DADOS BASE GEOGRFICA PERIODICIDADE

INDICADORES DE EFICINCIA Documentos classificados (%) Expressa a proporo de documentos classificados conforme plano de classificao Total de documentos classificados X 100 / Qde total de documentos do arquivo Relatrios de gesto de arquivos Unidade de Arquivo Anual Porcentagem 10% em 2012 75% em 2013 Documentos a eliminar (%) Expressa a proporo de documentos que j cumpriram o prazo de guarda e que podem ser eliminados Documentos que j cumpriram os prazos de guarda e que podem ser eliminados X 100 / total de documentos classificados Relatrios de gesto de arquivos Unidade de Arquivo Anual Unidade 10% em 2012 75% em 2013 Documentos eliminados (%) Expressa a proporo de documentos que j cumpriram o prazo de guarda e que foram eliminados Documentos que j cumpriram os prazos de guarda e que foram eliminados X 100 / total de documentos classificados Relatrios de gesto de arquivos Unidade de Arquivo Anual Unidade 10% em 2012 75% em 2013

UNIDADE DE MEDIDA INDICE DE REFERNCIA INDICES ESPERADOS INDICADOR DEFINIO

CLCULO FONTE DE DADOS BASE GEOGRFICA PERIODICIDADE UNIDADE DE MEDIDA INDICE DE REFERNCIA INDICES ESPERADOS INDICADOR DEFINIO

CLCULO FONTE DE DADOS BASE GEOGRFICA PERIODICIDADE UNIDADE DE MEDIDA INDICE DE REFERNCIA INDICES ESPERADOS INDICADOR DEFINIO

CLCULO FONTE DE DADOS BASE GEOGRFICA PERIODICIDADE UNIDADE DE MEDIDA INDICE DE REFERNCIA INDICES ESPERADOS

CLCULO FONTE DE DADOS BASE GEOGRFICA PERIODICIDADE UNIDADE DE MEDIDA INDICE DE REFERNCIA INDICES ESPERADOS

Quadro 6 Indicadores de Desempenho. Fonte: Elaborado pelo autor.

Considerando as atividades j desenvolvidas no arquivo do municpio de Itaguau/ES, prope-se a adoo dos indicadores supracitados como forma de monitorar e avaliar as aes, assim como apurar e apresentar os resultados alcanados. Nesse sentido, sero metas a serem alcanadas em 2013: Classificar mais 7.203 documentos, que somados ao ndice de referncia de 2012, atinjam o quantitativo de 16.807 documentos classificados; Eliminar 12.605 documentos.

Estes ndices medem o grau de eficcia quanto aplicao do plano de classificao e da tabela de temporalidade. Automaticamente, os ndices alcanados podem ser convertidos em indicadores de eficincia, ao analisar o percentual que estes representam em relao ao acervo total. Ressalta-se, ainda, que o cruzamento destes indicadores a outros no informados, (tamanho do imvel em m; valor do m;

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custo com o imvel; custos relacionados aos servidores; dentre outros), podem gerar outras informaes relevantes ao gestor. Atualmente os trabalhos esto paralisados at que um servidor efetivo seja nomeado e assuma a funo, fato que tem previso de ocorrer no prazo de um ms. Segundo informaes do gestor do arquivo, foi constatado que apenas um servidor o suficiente para o desempenho das atividades, o que indica uma reduo de 50% dos gastos com recursos humanos. Ao final da visita tcnica, o gestor do arquivo relatou que nos dias atuais, a administrao municipal depende exclusivamente de uma antiga servidora para localizar os documentos no registrados no sistema informatizado e, nos casos em que ela se afasta (frias, afastamento por motivo de sade, dentre outros), fica difcil atender s solicitaes de acesso aos documentos, pois a administrao municipal refm do conhecimento emprico que ela detm sobre o arquivo. Nesse sentido, destacou que importante padronizar os mtodos e procedimentos de gesto de documentos atravs do registro em sistema informatizado, fato que facilita a organizao e a localizao dos documentos e, desta forma, possibilita que qualquer servidor desenvolva as atividades. Ressalta ainda, que a documentao do arquivo da Prefeitura Municipal de Itaguau/ES um bem pblico que todo cidado tem o direito de acessar e a administrao local tem o dever de disponibilizar. 6 CONSIDERAES FINAIS As polticas pblicas de arquivos devem ser analisadas como um recurso estratgico fundamental de apoio modernizao da administrao pblica, pois aumenta o grau de eficincia quanto localizao e disponibilidade de acesso aos documentos. Os programas de gesto documental so entendidos como o conjunto de aes e projetos que visam padronizar os procedimentos e as operaes tcnicas arquivsticas nas fases de produo, utilizao e destinao dos documentos, reduzindo a massa documental ao mnimo necessrio para o desempenho das atividades de um rgo ou entidade. A implementao destes programas ocorre, principalmente, atravs da aplicao do plano de classificao e da tabela de temporalidade de documentos.

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O plano de classificao tem por finalidade definir a organizao fsica do arquivo, enquanto a tabela de temporalidade estabelece os prazos pelos quais cada documento deve ser retido e sua destinao final, que pode ser a guarda permanente ou a eliminao. Atravs da aplicao da Tabela de Temporalidade, espera-se que sejam guardados apenas os documentos que so consultados e que possuem valor permanente, contribuindo para a eficincia administrativa e para a preservao da memria institucional, como fonte de prova ou informao. Espera-se que a aplicao da tabela de temporalidade de documentos nos arquivos permita uma considervel reduo da massa documental acumulada, eliminando grande volume de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda, solucionando ou mitigando a demanda de insuficincia de espao fsico; reduzindo gastos pblicos e aumentando a eficincia na recuperao e acesso aos documentos, bem como s informaes neles contidas. Verificou-se que a aplicao da tabela de temporalidade na Secretaria de Estado da Justia SEJUS; na Secretaria do Estado do Meio Ambiente SEAMA e na Casa Militar mitigou a demanda de insuficincia de espao fsico nestes rgos, sendo considerada uma ao de sucesso no mbito do Governo do Estado do Esprito Santo. Considerando que a aplicao do plano de classificao e da tabela de temporalidade de documentos no arquivo do municpio de Itaguau/ES ainda est em execuo, a anlise desta prtica de gesto divulga resultados parciais. Nesse sentido, menciona-se que possvel estabelecer ndices de referncia, metas e resultados esperados atravs da identificao de indicadores de desempenho. Verificou-se que dentre os documentos que sofreram interveno do plano de classificao e da tabela de temporalidade 75% deles podem eliminados, fato que mitigaria a insuficincia de espao fsico. Nesse sentido conclui-se que tais instrumentos so eficazes. Prope-se que o gestor do arquivo, em continuidade s atividades j desenvolvidas, monitore e avalie as aes mantendo como meta para 2013, a reduo de 75% da massa documental acumulada, que equivale eliminao de 12.605 documentos que podem estar arquivados desnecessariamente, onerando os cofres pblicos.

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Considerando que o convnio firmado com o Governo do Estado tem validade at 2014, prope-se como meta para o final deste prazo, a mensurao de quantos documentos o arquivo produz ou recebe e quantos deles so eliminados anualmente. Atravs destas informaes e do planejamento de eliminaes sistemticas de documentos a serem realizadas anualmente, ser possvel prever o tamanho exato de espao fsico que o arquivo realmente necessita. A reflexo sobre a implementao do programa de gesto documental no municpio de Itaguau/ES, indica que a continuidade das aes resultar em avaliao positiva, pois, verifica-se que o problema do arquivo no insuficincia de espao fsico, mas sim a inexistncia de instrumentos capazes de otimiz-lo. Nesse sentido conclui-se que o plano de classificao e a tabela de temporalidade so instrumentos eficazes para mitigar a insuficincia de espao fsico em arquivos, atravs da eliminao de documentos desprovidos de valor probatrio ou informativo, porm, a soluo definitiva depende de aes continuas e bem planejadas. 7 REFERNCIAS ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. Informao documentao referncias - elaborao: NBR 6023. Rio de Janeiro, 2002. e

_____. Informao e documentao apresentao de citaes em documentos: NBR 10520. Rio de Janeiro, 2002. _____. Informao e documentao resumo - apresentao: NBR 6028. Rio de Janeiro, 2003. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponvel em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documento s_de_Arquivo.pdf >. Acesso em: 18 mai. 2012. _____. In Polticas Pblicas de Arquivo e Gesto documental do Estado de So Paulo. So Paulo: Arquivo Pblico de So Paulo, 2010. Disponvel em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/livro_politica_publica_de_arquivos_e_ge stao_documental.pdf>. Acesso em: 16 mar. 2012. BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gesto Documental Aplicada. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008. Disponvel em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_I eda.pdf>. Acesso em: 16 mar. 2012.

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BERNARDES, Ieda Pimenta (Coordenao). et al. Manual de elaborao de planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos da administrao pblica do Estado de So Paulo: atividades-fim. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008. Disponvel em <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/Manual_de_Elaboracao_da_Tabela_Te mporalidade_versao_paraPDF.pdf>. Acesso em: 12 jun. 2012. BRASIL. Constituio. (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia: Senado Federal. 2010. Disponvel em: <http://www.senado.gov.br/legislacao/const/con1988/CON1988_05.10.1988/CON19 88.pdf>. Acesso em: 16 mar. 2012. _____. Dicionrio de brasileiro de terminologia arquivstica. Publicaes tcnicas. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: 2005. Disponvel em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/dicionrio_de_terminol ogia_arquivstica.pdf>. Acesso em: 07 jun. 2012. _____. Lei n.8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispes sobre a poltica naciaonal de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Braslia, n. 6, p. 455, 9 de janeiro de 1991, seo 1. _____. Conselho Nacional de Arquivos. Subsdios para a implantao de uma poltica municipal de arquivos. Publicaes tcnicas. Rio de Janeiro: 2000. _____. Ministrio do Planejamento. Guia referencial para medio desempenho e manual para construo de indicadores. Braslia: 2009. de

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