PROCESO DE DESVINCULACIN DE PERSONAL - CONSTRUCCIN

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Tabla de Contenido
1. MODELO DEL PROCESO ...................................................................................... 3 2. MODELO DE DATOS .............................................................................................. 5
2.1Tablas Paramtricas ............................................................................................................................. 6 2.1.1 Parametrizacin de Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos de Seguridad Social ........................................................................................................... 7

3. DEFINIR FORMAS .................................................................................................... 9

3.1 Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado ............................................................... 9

4. Reglas de Negocio ...............................................................................................11

4.1 Acciones de Actividades ................................................................................................................. 11

5. Ejecutantes ...............................................................................................................16 6. CONFIGURACIN DE CORREOS ELECTRNICOS ...................................18

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1. MODELO DEL PROCESO

Parte del ciclo de trabajo de un empleado es la salida de ste de la compaa, ya sea por qu renuncio de manera voluntaria o por qu fue despedido su salida genera bastante trabajo para el rea de Recursos Humanos. Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Desvinculacin de Personal. El proceso ayuda al rea de Recursos Humanos en la ejecucin de las tareas relacionadas con el proceso, por ejemplo actualizar la nmina, desafiliar al empleado de los sistemas de seguridad social, eliminar el acceso a informacin de la compaa, etc. El proceso comienza cuando un empleado,, ya sea porque decidi renunciar o porque fue despedido, va a abandonar la compaa. Es necesario evaluar cul es el tipo de salida, despido o renuncia. Si el empleado renuncio, su jefe puede crear un plan de actividades para ser realizadas antes de su salida. No importa cul sea la razn de la salida del empleado, siempre es necesario realizar la actividad Crear Plan para la Salida del Empleado donde un Analista de Recursos Humanos decide que actividades deben ser realizadas para la salida del empleado. Cerca de la fecha de salida es necesario realizar las siguientes actividades: Recibir los elementos suministrados por la compaa, por ejemplo el computador, telfono, tarjetas de acceso, etc. Realizar una entrevista de salida, la entrevista es muy importante para la compaa ya que provee informacin para mejorar las condiciones de trabajo, crear programas para retencin de empleados, por nombrar algunos beneficios. Desafiliar al empleado del sistema de salud, fondo de pensin, retirarlo del pago de nmina.

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Cancelar o deshabilitar los permisos de acceso a informacin de la compaa que el empleado posea. Finalmente, para terminar el proceso, el empleado debe recibir la liquidacin, la cual incluye salario no pago, vacaciones no tomadas.

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2. MODELO DE DATOS
La entidad principal del proceso es Desvinculacin. La entidad contiene informacin relevante a la salida de un empleado, por ejemplo la fecha de salida, el tipo de salida, razn de la salida del empleado, etc. La entidad est relacionada a Derechos de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social, Actividades antes de la Salida del Empleado . La relacin entre ellas es uno a muchos. La entidad Desvinculacin est relacionada con la entidad principal del proceso de Contratacin e Integracin de Personal. Si el proceso de Contratacin fue usado en el ingreso a la compaa del empleado, los dos casos debern estar relacionados, de esa forma el proceso de Desvinculacin puede acceder a informacin del otro caso, por ejemplo los permisos de accesos que fueron otorgados y los elementos suministrados. La informacin de Derechos de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social, Documentos Legales para la Salida y Requerimientos es cargada automticamente de la tabla paramtrica a la cual est relacionada. Sin embargo, es posible aadir nuevos registros a las tablas durante el desarrollo del proceso.

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2.1Tablas Paramtricas
El modelo de datos incluye varias tablas paramtricas. La entidad Documentos Legales para Salida del Empleado contiene los documentos que el empleado debe firmar antes de su retiro de la compaa, la entidad Seguridad Social contiene los sitios de los cuales se debe desafiliar al empleado. Las entidades Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos de Seguridad Social tienen registros sugeridos. Es muy importante para el Administrador de Bizagi establecer la parametrizacin de todas las entidades, ya que la informacin registrada en ellas depende de la compaa y el pas en donde se encuentra localizada.

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2.1.1 Parametrizacin de Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos de Seguridad Social
Es muy importante incluir en cada tabla, la informacin que la compaa considera necesaria para la salida del empleado. Por ejemplo en la entidad Preguntas de la Entrevista de Salida es necesario incluir las preguntas que la empresa utiliza en este tipo de entrevistas. Para la parametrizacin de la entidad Derechos de Acceso es aconsejable incluir los accesos y/o requerimientos que ms se otorgan en la empresa, por ejemplo, correo electrnico, permisos de accesos a carpetas y servidores, usuario dentro de la red, etc. Contrario al proceso de Contratacin, es este caso es necesario cancelar o deshabilitar estos derechos. Cuando el caso de Desvinculacin comienza, la persona que comenz el caso puede adicionar otros registros. Para la parametrizacin de entidades, realice los siguientes pasos: Vaya a la opcin Admin y de clic en Entidades.

De clic en Preguntas de la Entrevista de Salida, luego en Agregar Pregunta.

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Incluya todas las preguntas que considere necesario.

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3. DEFINIR FORMAS
El proceso de Desvinculacin de Personal incluye varias formas para ayudar en el manejo de la informacin. Varias tablas contiene informacin sobre documentos legales necesarios para la salida del empleado, elementos que se deben devolver, sitios de donde se debe avisar de la salida del empleado, etc. Para facilitar el manejo de la informacin, est ha sido parametrizada y es cargada de forma automtica dentro del proceso. Es posible adicionar, editar y remover registros a cada una de las entidades mencionadas.

3.1 Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado

Para manejar la informacin mencionada anteriormente se necesitan varias tablas. Por ejemplo, en esta actividad, el Analista de Recursos Humanos debe decidir cuales actividades se deben realizar para la salida de un empleado, por ejemplo, cuales documentos se deben firmar, que elementos debe regresar o los sitios donde es necesario desafiliar al empleado. Para cada uno de los casos, el proceso sugiere algunos registros, sin embargo el analista puede considerar necesario registros adicionales. Por esta razn se utilizan dos tablas. Una para los registros sugeridos y otra para los registros ingresados durante el caso. Las dos tablas utilizan reglas de visibilidad. Por ejemplo, el proceso sugiere algunos documentos para la salida del empleado como un acuerdo de terminacin del contrato, acuerdo de confidencialidad de la entrevista, examen mdico, etc.

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Como es posible agregar documentos adicionales, estos nuevos registros sern mostrados en una nueva tabla llamada Documentos adicionales para la terminacin.

La tabla de Documentos Adicionales para la salida del empleado utiliza una regla de visibilidad, si el analista ha ingresado al menos un nuevo documento, la tabla es mostrada.

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4. Reglas de Negocio
4.1 Acciones de Actividades
Al guardar en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido, es necesario cargar los derechos de acceso que se le deben cancelar al empleado. Si el proceso de Contratacin e Integracin fue utilizado para el ingreso del empleado, es necesario conocer los accesos y/o permisos que fueron otorgados durante el ingreso a la compaa. Una vez se ha seleccionado el empleado que va a salir de la compaa se ejecuta la siguiente regla.

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Si durante la entrada del empleado se utiliz el proceso de Contratacin e Integracin de Personal, los derechos que fueron otorgados se cargan desde el proceso de Contratacin, de lo contrario la informacin se carga de una tabla paramtrica.

Un botn estar disponible en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido para crear la carta de despido en formato pdf.

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Estimado [Employeess name] Lamento informarle que su contratacin en [Company Name] se dar por terminada el da [Termination date] por las siguientes razones: [Termination reasons] Las indemnizaciones se harn de acuerdo a la poltica de la compaa. Le recomendamos planificar sus necesidades futuras de aseguramiento debido a que la compaa no mantendr la cobertura de su pliza ms all de la fecha de terminacin. Pese a que lamentamos esta situacin, es de obligatorio cumplimiento. Respetuosamente, Recursos Humanos.

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A la entrada de las siguientes actividades, informacin relacionada a esta es cargada de forma automtica desde tablas paramtricas. - Crear Plan para la Salida del Empleado - Entrevista de Salida. El siguiente ejemplo fue tomado de la regla Asignar Preguntas de la Entrevista de Salida en la actividad Entrevista de Salida.

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5.

Ejecutantes

Para la definir quin debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de clic en definir participantes.

Las siguientes tareas son realizadas por un Analista de Recursos Humanos. Crear Plan de Salida del Empleado. Recibir elementos de la compaa, Acciones Legales para terminacin del Contrato.

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La actividad Recibir carta de Renuncia o Despido es realizada por el jefe de la persona que va a dejar la compaa.

La actividad Actividades antes de la Fecha de Salida es realizada por la persona que va dejar la compaa.

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La actividad Entrevista de Salida es realizada por un psiclogo de Recursos Humanos.

6. CONFIGURACIN ELECTRNICOS

DE

CORREOS

El proceso de Desvinculacin de Personal incluye varios correos electrnicos para proveer informacin acerca de los requerimientos para la salida de un empleado de la compaa. Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envo de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuracin personalizada. Ingrese en Bizagi Studio a la pestaa de Configuracin. All de clic sobre Entorno y seleccione la opcin de Popular. En esta opcin debe activar el envo de notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, as como la cuenta de la que se enviarn los correos, como se muestra en la imagen a continuacin. Para ms informacin referirse a los siguientes artculos: Configuracin de ambiente: http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Configuracion_de_Ambiente Servidor SMTP: http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Encontrar_el_Servidor_SMTP_en_Outlook

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