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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO SECRET ARA ADMINISTRATIVA

DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL

GUA TCNI CA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES

DE PROCEDIMIENTOS

LJ

IYERSfOAD

ACIONAL

AUTNOMA

DE MXICO A

SECRETARA
DIRECCIN

ADMINISTRATIY
DE PERSONAL

GENERAL

GUrA

"

TECNrCA
"

"

PARA

LA

ELABORAcrON

DE MANUALES

DE PROCEDIMIENTOS

ENERO DE 1994

Primera Edici6n: Enero de 1994 Primera Reimpresi6n: Julio de 1994 DR.

1994 Universidad Nacional Aut6noma de Mxico

Esta edici6n y sus caractersticas son propiedad de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico

Ciudad Universitaria 04510 Mxico D.F. DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL Impreso en Mxico ISBN 968-36-3550-4

(;llii\

TrTSWA I'AIV\ L.AEL.i\I\CJRACl, IlE MANUALES [le "K()(UHMII,NT().)

CONTENIDO
PJ.!ina

INTRODUCCiN

OBJETIVO

DE LA GUA

LlNEAMIENTOS ACTUALIZACiN

GENERALES PARA LA ELABORACiN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

11

CARACTERSTICAS

DE LOS MANUALES

DE PROCEDIMIE

'TOS

2.1 2.2 2.3

CONCEPTOS IMPORTANCIA

BSICOS DE LOS MANUALES CONTENER DE PROCEDIMIENTOS LOS MANUALES DE

ELEMENTOS QUE DEBEN PROCEDIMIENTOS

111

LlNEAl\lIENTOS

PARA

LA INTEGRACI

DE PROCEDIMIE.

TOS

7
7 8

3.

CARTULA

DEL PROCEDIMIE

TO

1.2 NDICE

DEL PROCEDIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACIN NARRATIVA DE FLUJO DEL PROCEDIMIE TO

.1.3 OBJETIVO

8 9
11

1.4 NORMAS
l.)

DESCRIPCIN DIAGRAMAS ANEXOS

3.6
3.7

21
33

IV

LlNEAMIENTOS PROCEDIMIENTOS

PARA

LA INTEGRACIN

DEL MANUAL

DE

40

4. J 4.2 4.3 4.4

CARTULA CONTE DOCUME

DEL MANUAL

40 41
TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL

'IDO DEL MANUAL TO DE APROBACIN DE ACTUALIZACIN DEL MANUAL

42 43 44 45

DOCUMENTO INTRODUCCIN OBJETIVO

DE PROCEDIMIENTOS

4.5
4.6

DEL MANUAL

46
4.7 4.8 4.9 PROCEDIMIENTOS GLOSARIO PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUAL 47

.tS
49

4.10 DIRECTORIO 4.11 L1NEAM1ENTOS PARA LA PRESENTACIN PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE

50

METODOLOGA PARA LA ELABORACiN PROCEDIMIENTOS

O ACTUALIZACiN

DE

57

.:).1 PLA:'-JEACIN 5.2

DE LA INVESTICiACIN PARA LA OBTENCIN DE

57 61

TCNICAS DE INVESTICiACIN INFORMACIN ANLISIS DE LA INFORMACIN

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

65 68 6S 69

ESTRUCTLJRACIN ESTRUCTLJRACIN y ALlDACIN

DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AUTORIZACIN INTERNA GENERAL DE PERSONAL

Y REC;ISTRO OFICIAL

DE LA DIRECCIN

69

GLOSARIO

DE LA GUA

70

BIRLlOGRAFA

73

PERSONAL QUE INTERVINO TCNICA

EN LA ACTUALlZACIN

DE LA CUA

74

INTRODUCCION

Considerando Iineamientos la Secretara dependencia la circular

la irnpnrt.mcr.. de operacion Aclminr-rr.u elabore

que: l'l'VI'tc

el que I,I~ dependL!llcl;l, funciunamicntn \'dci()n,t! manuales Autnoma

univcrs

it.uias

tellg;1Il

documentados

los

que: regul;1Il el .ulecu.ulo

de las ,reas 1) unidades de: ~kxico

que las integran.

rva lit: 1;1 l ruvcrs ul,l


;1'tu,tli7i1LllS
SU"

:. milnte:nga

de procedimientos

11;1cstahlecido qUe [(Ida adminixuat ivos . Conforme

06/93. emitida t'1 diI ::!I) de 111;11"711 dt.: Il)t>.l,


1,1Dircccin

(it'ller,tI de I'erslllldl tiene entre sus funciones 1,1de hrindar la ases()ra a las ari.rs sobre ;ISpe([II,\ Ilh;tmlllllgi,-'os y tcllicilS 'IJH()piadas par,l elaborur o actualizar sus manuales y de eS!.1 turma est.rhlcccr uuiturmidad en Id pre\e:Ilt'lcill1. prorundiclad v en Ills elementos ;1 considerar COIl1() contenido h;sicII de: JIS m.uiu.rl, de procl'dil1lielltlls en 1;1 lJ~r\M, En este contexto. dependencias universu Por I() anteriur forma ttIS". v con Id fin;llid,d se el"hlm dt' Cllnt,lr 11l un ducunu-ruo que: orienre de maner.: sencilla

y prctica

1,1

de realizar!o.

1,11)I'e\C:llle "(iuil

Tcnic.:

p.ir.: 1,\ EI;\h(lr,\cilll

de \1;lIlu,tles

de Procedirnien-

la cul t iene CIl1l111 ;\nlecedellk inrned i.u 1.\ "(;u;\ TJcl1iciI P;\I";\ 1,\ El.rbor.rcin de ~Llnu,tles e lnstrucuvos de Pr(l'dill1ielltll\" ,'milida e:1l It)?lX pt1r Ii\ elltlllh':t',\ Direccil'lil Gcner.d de Estudi()s Ad 111 i 11 ixtr:u iVI IS,

En primer elaboracin

trmino.

\e: e"i;lhlecell

JI, line.uniento-,

gellt'r,tle,

qUL' deben tecnic.r.

Ilhsen

ar 1;\, dependencia,
Id tuncin

para Ii\

1) aClllalililcil'l1l

de sus m.mu.rlc-,

de prllLt'd;~lielllll\. \ re\ I''tlll 1IIili;\dlh

\e:li;t!dlldl)

,ldc:m;\

que t iene la

Direccin

Genera:

de 1't.:r'I'!I;!1 en CU,IIlI(l ,11.1 .1'L'Sllrl.l se e\plicdll (Illll(l 1"" ctlllcel)ltlS h.lsictI.'

En el segundl)

dpilrlildtl

en el documento cltlc'lIlllent;\dll~

tanto

(1,lr;1 I;I~ dependenrias los procedimicnn

I),\r.\ 1;\ l nvt ittn iu , de tener

,\~ corno la impnrtancia. completamente y en forma

uniforme

~e ex pl ic.ui Il)S I ine.unientos iluslr;uldll medi.uue

En la tercera

y cuarta

parte.

Y tecruc.r-.

t'spt'cficas

p;\r~\ el des.urulln

Illkgracl\ln del

y presentacin
mIS mI) ,

del manual.

ejemplo.

1;\ t'<lI'Ill:1 de diseriar

y rt'd;\Llilr

el contenido

Finalmente actual izucin

se pre:..ell(;\ de! manu.il al usu.uio

1111.1 mettldldll~;\

p,\r;1 pl.uie.u.

IIrgdlll:\r.

d<::'\;lrr(lll;\r

Se recomiemla

leer el dllc'Ulllt'llltl

en <u 11ll:\liddd

: UIl.! \

L'Z

que teng;t

el conocimiento

gener;tI. de! manual

plldr;\ seleccionar de procedimientos

e! 11 11\:-1t'llldS l/UL' il' gUt:1l t'1l 1;ls ;1c'livid;ldt!~

"'''pecficds

PM;\ 1;1 el.iboracin

UNIVERSIDAD

NACIONAL

Al m'NUMA

DE Mf:XIt 'O

OBJETIVO DE LA GUA

Establecer elaborar

los linearnientos y merodologa que deben observar o actualizar en forma clara, completa y uniforme

las dependencias sus Manuales

universitarias

rara

de Procedimientos

Administrativos,

(;UiA T('NIC'A

PARA LA ELAllORA(,](')N

DE MANUALES

DE P!<UCEDIMJENTOS

1
proced im ientos.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

En cumplimiento de la Circular 06/93 de la Secretara Administrativa de la UNAM, las dependencias debern seguir las instrucciones contenidas en esta Gua para la elaboracin o actualizacin de manuales de

Es responsabilidad del titular de cada dependencia vigilar que se elaboren, implanten permanentemente los manuales de procedimientos de todas las reas que la conforman,

y actualicen

Para la elaboracin de los manuales de procedimientos de las dependencias, los procedimientos debern ser especficos, para lo cual se recomienda utilizar la tcnica de libreto que se explica en el apartado m de sta gua, La Direccin General de Personal a solicitud de la dependencia y herramientas tcnicas que se aplican hrindar consultora en materia en la elaboracin de manuales de de

planeacin, metodologa proced i 111 i ent, is.

En caso de requerir asesora previa a la elaboracin o actualizacin de los manuales, los titulares de cada dependencia universitaria debern enviar un oficio de solicitud a la Direccin General de Personal, en el que se indique el nombre de h persona responsable de su realizacin, con el fin de programar el servicio solicitado, Las dependencias una vez que hayan elaborado. implantado procedimientos, debern enviar un ejemplar de los mismos registro oficial. o actualizado a la Direccin internamente sus manuales de General de Personal para su

La Direccin General de Personal revisad los manuales que reciba de las dependencias dictamen tcnico que incluir el registro oficial o las recomendaciones pertinentes, Los Manuales de Procedimientos son propiedad permanezcan dentro de las reas de trabajo. de la Institucin,

y emitir

un

por lo que se recomienda

que stos

l '~!V!:R~!j)A[)

"A( !ONA!. Al 'TO"( lMA

rn: ~l';X\{'O

II
2.1 CONCEPTOS BSICOS
Las siguientes definiciones representan

CARACTERSTICAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

10:-' conceptos

ms

utiliz.ulus

en este docurnentu.

Manual Es un documento que integra informacin bsica y concisa Ejemplos: lo sustancial de una tema sobre la materia. Manual de estudio, da una visin integral y proporciona

Manual de Organizacin. Bienvenida, etctera.

de Procedimientos,

Manual

del

Operario.

Manual

de

Manual

de Procedimientos interrelacionados que pueden

Es el documento adrninistrauvo integrado por un conjunto de procedimientos corresponder a un rea especfica o a la totalidad de una dependencia. Ejemplos: Manual de Procedimientos de la procedimientos de esta dependencia).
Direccin

General

de

Personal

(contiene

todos

los

Manual de Procedimientos de la Unidad Adrninistrati a de la Direccin General de Personal (contiene todos I()!--procedimientos de un ,Irea especfica, en este CaSI), los de la Unidad Administrativa) . Manual de Procedimientos slo los procedimientos de Reclutamiento, Seleccin y Contratacin de Personal que estn inrerrelacionados con el ingreso del personal). (contiene

Procedimiento Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicarnente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quin, qu-'. cmo, cundo. dnde y CI)n qu se realiza cada una de las actividades. Ejemplo: Exped .in de Credencial de Trabajador ohj-:tivll!--. normas de operacin , que dexcrihen con prccis in las

Para efectos de esta Gua. Il)s procedimientos estarn int egrad., p\lr 'u, descripcin narrativa. diagramas de flujo formatos y dems ducumcnt.,

actividades
4

que se realizan para la ejecucin

de un trahajo determinado

(;i1i\ r(TNWA

I'AlU\ LA ElAJ\ORA('!<')i':

DE MANUi\LES

DE I'R()( 'EU1MIENTOS

Actividad Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas realizacin de un trabajo determinado. Ejemplo: que son ejecutadas por una unidad responsable para la

En la Direccin General de Personal se realiza el trmite (procedimiento) de" Expedicin de Credencial del Trabajador", en el cual, el "Encargado de la Ventanilla" (unidad responsable), realiza entre otras actividades, la siguiente: Enrnica la credencial.

Operacin Cada una de las acciones fsicas () mentales Ejemplo: La actividad


1. 2. 3. 4. 5.

necesarias

para ejecutar

una actividad

() labor determinada.
operaciones:

"Enrnica

la credencial"

est,l compuesta

por las siguientes

Selecciona el tipo de mica: con () sin ventanilla. Introduce la credencial en la mica. Cubre la mica con papel trmico. Introduce todo el material en la enrnicadora.

Unidad Responsuhle Es el individuo. puesto u rgano administrativo el proced irniento. Individuo: Puesto: rganos administrativos: rganos acadrn icos: () acadmico que participa en las actividades descritas en

Trahajador, Beneficiario, Estudiante. Encargado de la Ventanilla. Unidad Administrativa () Secretara


Personal.

etctera. Administrativa. Departamento de

Consejo Tcnico.

Comisin

Dictarninadora.

2.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


Constituyen una fuente formal y permanente u n trabajo determinado. Establecen Contribuyen Delimitan los lineamientos y mecanismos y coherencia de informacin y orientacin acerca de la manera de ejecutar

para la correcta a las actividades arbitrarias

ejecucin

de un trahajo determinado

a dar continuidad responsabilidades

que describen.
(l

y evitan desviaciones

malos entendidos

en la ejecucin

de un

trabajo determ inado.

I INIVERSIDAD

NA('I(

)NAL AI.IT(iN()MA

DE M (OX 1<.()

Facilitan la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Son una herramienta para capacitar al personal en el desempeo

necesarios

para verificar

el

de sus funciones.

Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracion de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias. Auxilian en las labores de auditora administrativa.

2.3

ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


de Procedimientos en esta Institucin, su integracin deber

Para efectos de presentacin de los Manuales efectuarse de la siguiente manera:

I PAIII.T ICIPANTES DEL EN LA nA80RACJON . NU ..L


I
,. _________ 0.._._._.
I I I I

OLOSARIO

[)[l

totANUAl
SEPARAQR

_____

I
...

..

ANEXOS DIAGRAMA Df5CfUPCIOH NCRNAS DE flUJO

1
PROCEDIMIENTO .. N

I
I

1 1
I
I
08JET

"'ARRAlIVA ION

DE QPEkAC

I
I I I I I

IVO

DEl

PROCEDlJIUEHTO

lNOJCE CAFtA'UlA SEPARAOOR ANEXOS

!....................... ,
..
----------

1 1 1
DIAGRAMA DE50CRJPCIOH NORNAS CeJET IVO OEl IHOIeE CAHA'UlA

DE FLUJO HARKAf IVA.

ROCEDINIENTO

1
I

DE OPERAC 10 PROCEDIJrOEHTO

............
I
1
I

I
OBJET 1 VO

NANUAL
SEPARAOOR

DE

DEl

MANUAL

PROCEDIMIENTOS

HHROOUCCIOH
DOCUtrolENTO DE ACTUAUZACION

DOCUIIIENTO DE APkOBACION lECNIC" y REO 1 S T RO DE L MANUAL CONTENIDO CARATUlA

U. N.A. M

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA .. O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LA DEPENDENCIA

DEL

DE

,;\lA

TI:('I'ICA

I'AI<!\

1.'\ 1:1.'\II')RAlJ().'\;

1)1: :v1!\~\"\I.I~~

1)1: l'I~')("I.III:v1I1:NT"\

III
3.1 CARTULA DEL PROCEDIMIENTO
Es la primera hoja del procedimiento. Ejemplo:

LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN DE PROCEDIMIENTOS


cada procedimiento que se

En este apartado, se descr ihirn los diferentes elementos que deben cuntener elabore () actualice antes de la integracin del manual de procedimientos.

cuya finalidad es identificarlo

I.!HioTII',)
1';..Jf\M

DI: LA SH'llf:TAldA i\!l~II:-:ISTIl.ATI\'"

__ --------1-'1
IJIIU:("("II').'\ (;I;,"'f:III\L

~)I ,1:

Il-'I.\ I"I.MI\ I'I.R 1"\-.,'1\J

,\1.
'1'.

I.A
1,,1

m:

l'f:IlSO.'\AL

[):!'L:"'\llj.:' ... c[/\IL\


t 'AS' JI

I\IANUAL I>E PR()CEJ)(MIENTOS EN I\IATI-:I<I;\ 1)1-: ADMINISTRAClN DE PERSONAL

1'111'1.11

[lI:1

1)(

('IIMI,:'\TII,\I.

\,H ,. 1,.1.
r

I'loR I"I.~ 1... 1, I'~{


I('U

)IMIL.,'I

1'( IMIJRE DEL "EI )IMII:NT()

PR' ,.

MOVll\lIENTOS

A TRA Vs DE FORMA llNICA

FE<'HA 1)\': ICLAIJ""I.A ,.,,')1' Ol;. I'\{''''EI )1 MIL:NT"

!\IlKJL

DI: 1YY.1

I'NIVERSIDAD

NAI 'io

AL Al i'INlJMA

m. MXH

'C)

3.2

NDICE DEL PROCEDIMIENTO


secuencia] mente los apartados que lo integran, con

Es la parte del documento cuya final idad es relacionar su respectiva paginacin para facil itar su local izacin. Ejemplo:

~~I
~"~ ~~., , '=>4f6
I.N.A,M, HOJA OUJETIVO

s,;nU:TARA AIl!\IINIS'l'ItAI'IVA lHREITIN C';NERAL DE l'f:I{SONAL

ENC'ABE'"LADO

CERTIFICACIN

PROCEDIMIENTO DE (RDENES DE TRAllAJO PARA <, LENTES Y ANTEOJOS

~,
rr. ILO os LA
NDICE
Pagi.na

TT(IUlllEI. DIMIENT(I

PRC)('E

1>1,,1.l'I{()('ElllMIENT()

APARTAIJOS NlJl<MAS I!I: c)['EI<A( '1c')N


1

UI~~( 'IUI'( '!l'), ' NARkA l"IVA


)~

!l1A<

RAMA DE I'LlIJCl

r- j\.'IIMERA(
IU I\I(;A

!'i\t,INi\("h")N 'II)N

(O()!"

ARA-

ANEXOS

14

3.3 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO


El objetivo deber expresar claramente los resultados actividades y tareas que integran cada procedimiento. que se pretenden obtener al llevarse
<1

cabo las

Los lineamientos a seguir para su redaccin y presentacin son: Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo Especificar con claridad qu, para qu y para quines se ha elahorado el procedimiento. Evitar el uso de adjetivos calificativos, o subrayar conceptos, Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin mxima de cinco renglones,

Ejemplo:
SECKETAKiA AO~lI:-;I!'TKATIVA DIRECCI:-; GE:-:EKAL DE 1'!::K!'O:-iAI.

Pf{()CEIJlMIENT() PAI;O DE (;UARDERA PAf{TICULAR

TiTULO DI:: U\ HOJA QII OI\JETlVO

HE.L PII.ClCE/)L\U;:i"T()

VERBO E:-: TIEMPO Ir-:FI,ITIV!l

[Autorizur d pago de. ayuda de g uardcrfa particular] al [pco.onc! que lo solic itc] [paru dar cumplumento a los Coutrctos tolecuvos vigentes (l ';\,AMS'I1 'NAM y I ~AMAAIAt 'NA.\OI

UnIVCf'SIl.:no

de

-obujo PARA \)1 f.:

3.4

ORMAS DE OPERACI

En los procedimientos se deben incluir todos los lineamientos que regulen la actuacin de los participantes en la ejecucin de las tareas. A este tipo de linearnientns se les denomina normas, las cuales se dividen en reglas y polticas. Para la elaboracin de las normas de operacin de los manuales de procedimientos debern tomar en cuenta las siguientes definiciones: de la Institucin se

Regla:

Es un Iineamiento de observancia obligatoria en la ejecucin caracterstica principal es ser rgida en su aplicacin.

de un procedimiento

cuya

Poltica:

Es el marco de referencia que gua la toma de decisiones. delimitando hasta dnde se debe o puede actuar para ejecutar las actividades descritas en un procedimiento.

tINIVEK.SIllAIl

A('IO

AL AtlTc'I,

()MA

DE MEX)('o

Recomendaciones

para elaborar

normas alternativas que pudieran presentarse en la ejecucin del

Debern comprender procedimiento,

todas las situaciones

Se redactarn claramente con el fin de que sean comprendidas que no estn familiarizados con el procedimiento, Se definir perfectamente del proced imiento. Se redactarn Debern en tiempo la responsabilidad del personal

por el usuario,

e incluso

por quienes

a efecto de evitar desviaciones

en la ejecucin

futuro o presente,

recomendndose

el primero, consultas o interpretaciones equivocadas, al marco

ser precisas,

concisas

y claras para evitar continuas

En caso de que alguna norma se sujete a ordenarnientos jurdico que la sustenta (Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Para su presentacin, procedimiento, Ejemplo:
Sf:('HETAHA

legales se deber hacer Circulares Y Oficios), con el tema,

referencia

las normas

podrn

listarse

de acuerdo

rea u orden de aparicin

en el

ADMINISTRATIVA

11IHJ,;CCIN CENERAL

DE I'EHSONAL

ENCABEZA LXI

PROCEDIMIENTO

CERTlFICACIN DE RDENES DE TRABAJO PARA LENTES Y ANTEOJOS


TTIII.<> /)f, I.A HOJA

NORMAS

DE Ol'ERACI61\'

l...)ucJ.:.m

xchudos

J~

e . I.;.IS prc..':;l:.'l'ion\'.t<:

';.11 rcrsnn;.i!

I,:l..lIltr.t:.IJ\) por

Honorarios

por Servicios

Profcr s ionalcs de anteojos s'.J indispensable cuando el tr..lh~j~IJl)r univcrsario lo requiera 1~)4.)~q51.

1'-.11'..1 e] Hlof~.lm;cnltl

po!" primera

vcz.

presentar

W Il!"CSI..'ri)cin mJi,.:'..J del ISSSTE

('1. 77, (',(','1', STIINAM

1l)1.l':?l.l4 y ('1. ~I, (',(','1', AAPAIINAM

En el

l:;SQ

de lente, de vontacto 1.1.:.Se,"vil"io"

r~lr.1

el personal

administrativo.

deber 77.
("o.( ..

!)ro;.cn-

UD''':' LI certificacin STt INJ\M


!t)i):::!t)4J.

Mdicos

de LI t :NAM

ee '1.

()

3.5

DESCRIPCIN

NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO


de cada una de las actividades que realiza una unidad

Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial responsable para efectuar un trabajo determinado.

3.5.1

CLASIFICACIN

DE LOS PROCEDIMIENTOS
Libreto

Por su

presentacin

Por su profundidad Bloque

Generales
Especfficos

Mixtos

POR SU PRESENTACIN

UBRETO La descripcin se realiza en tres columnas: la primera seala a la unidad responsable, el nmero consecutivo de la actividad y la tercera describe la actividad a desarrollar. sangra en aquellas actividades de excepcin, desviaciones o subactividades. Ejemplo: la segunda indica Se debe dejar una

PROCEDIMIENTO:

REEXPEDICIN

DE CREDENCIALES

AL PERSO

AL UNIVERSITARIO

RESPONSABLE
E CARGADO DE LA VENTANILLA CIALES 2. DE CREDE

ACTIVIDAD
Verifica que los datos d la documentacin sean Iegihles, que el "Recibo de Pago" corresponda a la ltima quincena de pago y qU S anexe el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". 2. l Si la documentacin no est completa, usuario que el trmite no procede. Efecta el pago en la Ventanilla indica al

TRABAJADOR

2.2

de Informes

de

la D.G.P. y se presenta nuevamente en la Ventanilla de Credenciales para entregar el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". ENCARGADO DE LA VENTANILLA

J. Archiva
\

DE CREDENCIALES

t
Unidad R~sp()nsable Se recomienda la utilizacin
consulta los procedimientos.

temporalmente el "Recibo de Pago" para efecto de llevar un control de ingresos por el concepto correspondiente...

\ . Secuencia de este tipo de narrativa

D escnpcion l.
-

N arrranva .

di" e a actrvu 1 al.1

por la facilidad

de lectura que ofrece a quien

11

IINIVERSIlJAD NAI 'IONAL AUTNOMA DE MXII'O

BLOQUE En una sola columna se describe el procedimiento, identificando cada actividad con numer acin progresiva y con sangras aquellas actividades que son de excepcin. desviaciones o subactividades: por lo que respecta a las unidades responsables de la ejecucin de las actividades. stas se indicarn en un subttulo. Ejemplo: Sangra Unidad Responsable

~========*===============================================~ J
ENCARGADO 2. DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES sean legible y que se anexe el "Recibo de Pago por Verifica que los datos de la documentacin Derechos de Reposicin". 2. I

Si el trabajador no cuenta con el recibo correspondiente, le indica que realice importe respectivo en la Ventanilla de Informes de: la D.G.P.

el pago del

TRABAJADOR 2.2 Efecta el pago en la Ventanil la de lnformes y se presenta nuevamente en la Ventanilla Credenciales para entregar el "Reci ho de Pago por Derechos de: Reposicin". de

ENCARGADO 3. Solicita 4. Sjlicita

DE LA VENTANILLA

DE CREDE, oficial.

CIALES

al trabajador al trabajador

una identi ticacin verifique

que: sus datos personales

que apare:cen

en la pantalla,

estn correctos,

/
Descripcin

POR SU PROFUNDIDAD GENERALES Describen de manera resumida las actividades a desarrollar indicando a las unidades responsables de realizar lo Ejemplo: para ejecutar un trabajo determinado,

PROCEDIMIE

TO: REEXPEDICI()N

DE CREDENCIALES

AL PERSO

AL U

IVERSITARIO

RESPONSABLE
TRABAJADOR l. Sol icrta rcexpe:dlcin

ACTIVIDAD
de su credencial. presentando la

documentacin

requenda.

12

DE LA VENTANIE CARGADO LLA DE CREDENCIALES

2.

Revisa que la documentacin del interesado est completa. correcta y que haya realizado el pago correspondiente.

3. Captura Imprime 4. Recaba


trabajador.

en computadora su credencial. firmas

los

datos

del

trabajador

de autorizacin

y de conformidad

del

5,

Enrnica

y entrega

la credencial

al trabajador.

ESPECIFcos
Describen en forma detallada

determinado. Ejemplo:

indi 'ando

las unidades

cad,t una li las actividades que S realizan r~p()nsahls li llevar las a caho.

para la ejecucin

de un trabajo

PROCEDIMIENTO:

REEXPEDICiN

DE CREDENCIALES

AL PERSONAL

UNIVERSITARIO

RESPONSABLE
TRABAJADOR
l.

ACTIVIDAD

ue
E CARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES

Entrega la documentacin su credencial.

necesaria

p<1r<1 1<1 reexpedicin

2. Verifica

que los datos de la documentacin sean leglhle, que el "Taln de Pago" corresponda <1 la ltima quincena de pago y que se anexe el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". Si el trabajador no cuenta Pago", le: indica que realice respectivo en la Ventanilla D.G.P. Efecta con c:l "Reciho de el pago del importe de lnforme-, de la

2. I

TRABAJADOR

2.2

el pago en la Ventanilla

de Informes

y se

presenta nuevamente en I Ventanilla de Credenciales para entregar el "Recibo de Pago por Derechos de Repos.cin ". ENCARGADO DE LA VENT/\NILLA DE CREDENCIALES 3, Archiva temporalmente el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin", para llevar un control de ingresos por el concepto correspondiente .. 4. Solicita al trabajador una Identificacin oficial con fotografa y t rrna , veri ficando que corresponda a ste.

\?,

I '1'IVERSILlA[J

NA( 'IONAL

Al 'TON( >MA />E M~:XI('( >

4. I

En caso qU l trabajador no cuente con una Identificacin, le solrcita firm en el rVa~() de la fotocopia del "Taln de Pago". y l ige en l

5. Accesa al IHllgrama de "Credenciales" men la opClon de reexpedicin. 6. Teclea sistema dientes. 6. l l R. F. C. realice
I()~

dd

trabajador

y espera internos

a qUe l corrspon-

procedimientos

Si el <istema vigente n

identifica

que

l R.F.C.

no sti

nmina ...

MIXTOS Es la descripcin narrativa en la que algunas actividades se redada" en torrna genrica y Iltra~ en forma es P ecf f ea . Esta combinacin obedece a que existen actividades que por su naturaleza (realizadas por una instancia externa o que se consideran obvias) pueden describirse en forma resumida. mientras que otras requieren describirse con ms profundidad para su f<kil comprensin. Ejemplo: Actividad Genrica

RESPONSABLE
ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES 6. Consulta Verificar

ACTIVIDAD
en la computadora
su Vigencia.

los datos del trabajador

para

7. Solicita al trabajador. cen en la pantalla:

<Iu verifique

los datos qU apare-

- Nombre completo - Dependencia de Ads.;ripu(n - Regtstro Federal de Contribuyenre-,


7.1

SI e:--lStc crnlr.

efedta

las correcciones

neccsa-

L
, .ota:

Toma

:~~~glatia

al

t iahaj

ador e imprune

credenc.al

11

~~===--====-I
Actividad Especfica Por disposicin de Auditora Interna de la Instirucion. le),' Manuales de Procedimientos de las en forma especfica. salv las excepciones ya indicadas en narrativa mixta .

dependencias debern el tiro de descripcin

elaborarse

., reda . .:ciln en form.i gen2rica l'lJdr, n\'i:.tr~~ en j: ~, mamrilc: con el fin de dar Ur.,1 \, isirin resumida \le, nrocedimiento; sto n exc liyt: de qi.c rlvall,hl~Il1<..!lk ~" I'l!I.I;h.[r;l lo, rroct'diil1Jento<; t'\[h:':JJ:CI~.

',l""

1"[,':-'1".\

,'"k."

1_', U-"'l()RACI()'

DE MANIIAU.'> I!I: "HI,,'U)IMIE;\"T()S

3.5.2

LINEAMIENTOS PARA LA REDACCI. N ARRATIV AS DE PROCEDI1\lIENTOS

y PRESENTACIN

DE LAS

A)

Cada actividad deber comenzar con un verbo conjugudo en tercera persona del singular en tiempo presente Cuando se redacten actividades que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento y que se pueden referir a cpclllncs, desviaciones () subactividades. se ut il iz.arn trminos condicionales tales CO!l1(): "Si" ,"Cuandp" ,"En caso".

Verbo en tercera

persona

del singular

en tiempo

presente

RESPONSABLE ENCARGADO DE U\ CREDE 'CIALES VENTANIl.LA DE


4.

ACTIVfDAD

ISolicita I al trabajador una identi ficacin oficial, con fotografa y firma, veri ficando que corresronda a ste.
4. I

L
B
1)

f En caso I LJue el trabajador no cuente con un- identificacin, le solicua que firme en el re\ er so de la totocopia del Taln tic:

L: redaccin de cada actividad lkhe',j ~c:r el.u a, concis ) precisa: responder siempre a las preguntas: Qu, Cmo y/o Con qu se realiza una actividad? Si el tipo cie actividad lo amerita. se recomienda preguntarse: A quin se canal iz.: el asunto trabajo? y Par,t qu') Ejemplo:

RESPONS.

BLE VENTANI-

ACTIVfDAD

E.NCARGADO DE LA LLA DE CREDENCIALES

/ Con qu

"\

Cmo

15

r:

:-IlVEI<SlllAll

'lA! 'I()\;AI.

.'\1 'T()!\'

JMA IJI: ~II~X"',)

C)

Debern arabigos Ejemplo:

numerarse enteros,

las distintas

actividades

del procedimiento

en forma

progresiva

con nmeros

RESPO
TRABAJADOR

SABLE

ACTlVroAD
1, Entrega fotocopia del ltimo taln de pago al encargado de la ventani \la de credenciales,

ENCARGADO CREDENCIALES

DE

LA VENTANILLA

DE

2.

Verifica

que los datos de la documentacin el "Rcct bo de Pago por


,

sean Icgih\es Derechos de

y que se anexe
Reposicin"

3,.

Solicita

'"

\N umeracion "'h' ara Iga entera progresiva

O)

En !tlS casos en que a una actividad le prosigan otras (de excepcin). que no forman parte de la secuencia principal del procedirnienrn, stas dehern nurnerarse con fracciones decimales a partir de la actividad de la cual se desprenden, Para distinguir este tipo de actividades, se dehern analizar LIS posibles desviaciones derivadas del desarrollo de una actividad, presentando las alternativas de ~()luci(l1 que permitan el desarrollo normal y que conlleven al logro del ohjet ivn del procedimiento.

RESPONSABLE
E CARGADO DE LA VE LLA DE CREDE CIALES TA

ACTIVIDAD 17, Solicita al trabajador verifique que los datos (nombre dependencia de adscripcin). estn correctos,
7,1

Si eXiste error en lo-, datos del trabajador las


correccrones

etccta

n ecexa ria--.

\A cuvu ' '1 al I le I excepcron '. E)

Se procurar que cada una de las actividades algunos casos se justifica que contenga dos,

del procedimiento

contenga

Sllo una accin. aunque en

Ejemplo:

RESPONSABLE
JEFE DE MOVIMIE TOS 3, [Firma revisor].

ACTlVIOAD
la "Forma

.
Unica "] y lIa turna al ~

de autorizacin

Accin No, 2-----

16

(d

1.'\

"111\

I',,\K'\

lA

1,IAI\(II0\('I<J,-':

IJI: ~1J\NI ALL,

1>1:l'I{()('I:IJlMII.:-'

ros

F)

En caso de existir inmediata las dos actividades.

actividades

que por SU naturaleza

se realicen

sirnultneamente.

en una forma

casi

() se consideren

de P()C~t importancia,

stas se redactarn

en un Sllll prrafo,

no rebasando

Ejemplo:

RESPONSABLE E CARGADO DE LA VE CREDE 'C1ALES TANILLA DE


12.

ACTIVIDAD Accesa al sistema cin de rap~icin "CREDENCIALES" d credencial],


y da intruc-

' '1/1 ' A cuvu al es simultneas

G)

En las actividades un rengln antes

que se realizan
Li

(11Il

una frecuencia

establecida.

se deber

indicar

la periodicidad

en

iniciar

el p<rr~If) de la actividad,

Ejemplo:
Period icidad

RESPONSABLE

JEFE DEL DEPARTAMENTO TOSl

DE PROYEC-

H)

Cuando

la participacin esa actividad

de una unidad se

responsable si fuera

se limita una nota.

a una sola

intervencin,

par"

efectos

prcticos ,
Ejemplo:

redactar

como

Lnidad

Responsable

que interviene

una :;llla vez en el

p roced i 111 i enr: 1 '\ ACTIVIDAD RESPONSABLE ENCARGADO DE LA VENTl\NILLA CREDENCIALES DE 7, Entrega
credencial

al Jete u Departamento de Servrcios ] la para Dhtne' su autorizacin.

UNA VEZ QUE EL [JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOSI HA FIRMADO DE AUTORIZADO LA CREDENCIAL: 8, Enmica la credencial,

17

UNIVEK\IIJAIl

:-:,\(I()NAL.AI

T()N()~tA

DI: ,'v1I:XI,'()

1) Al descr ihir las actividades

cuando haga su pri mera (Primera aparicin

apur ic in

d un procedimiento, S anotara el nombre completo de la unidad responsable en el m ismo: pl ist eriormenre ~e pnd r util izar un nombre ms curto

Nombre completo dcl puesto


-n el procedimiento)

RESPONSABLE ENCARGADO DE LA VENTANILLA CREDENCIALES TRABAJADOR DE


2. Verifica
qU

ACTIVIDAD
los dalos de la documentacin ~ean legihles

3.

Efecta

el pago en la Ventanilla de ln tor mes ...

ENCARGADO

DE LA VENTANILLA

4.

Archiva temporahnente chos de Rep' )si..::i,')11" .

el "Recibo

de Pago

por

Dere-

.!j

Cu.uulo una actividad implique la util izacin d algn furm.uo. '! ste h\ga su primera ap.uicin n el procedimiento, se deber anotar su nombre completo enn e comillas En el c\sn ,le con-.iderarse necexar io ,e anotar la palabra "Anexo" e incluirl ll el apartado correspond iente con xu rcxpect iv.: lnstructivo de llenado.' Adems se deber hacer referencia a las copias. tr;yectoria de su tr.unite y clest inn final. Si el nombre del tnrrnato eS extenso. se recomienda util izar .rnrevi.uurus. iniL'iaks un nombre simplificado, ClIyll tlS() dehed lclMt1'se en 1,1 primera uparicin dd tormat.: dClllJ'\l del proced imient
1) l.

Ejemplo:

RESPONSABLE REA DE RECEPCI DE MOVIMIEI TOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL


l. Recibe

ACTIVIDAD de la-, depe-ndencras: (Jnicas"


3). (f. U '.~) dd

Las" Formus
co. (Anexo

personal

acadrni-

"Relacin de Envo" en ori~inal (Anexo 2). Documentacin soport. Drskette (de xe.r el caso).

copia.

2. Vcrit..::a las I F'I\J, 'si recihida-,


relacin anexa.
\

con

las anotadas

<:'11

la

Nombre

ahreviado

L(l~"':ol~\Y
- Cuando
_ P,lId ~L

en

hl'

qu..;

!'-I,"

d..:h..;

0:-.:11' UIl

.111";\1\

""1I}.

";1111":

.ltrn:..

Cuandt' se d.:ll~ ascnt.u un dal!)...:n un


verifica uiforma:

fnnllat).
fl)r11WIII. \
(1,1

c l .. _'1'1"...:..:1\) Ikllad~,...1..; un
u:-;uitli,)

al

dc l d\'~ullll':llllJI.JU";

rccib ir

l)

";1}\

ar.

18

(;UfA

TcNICA

f'AkA

LA f:LA110I{AnN

OE: ,II\ANlIALl:.S

DE: !'!)('EOIMlENT()S

K)

A continuacin se muestra cmo redactar ciertas actividades especficas, que se debe anotar cada elemento componente del enunciado. - Cuando se enva, turna Ejemplo: Verbo de accin RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS ,
II

ejemplificando

el orden en

entrega documentacin:

Receptor
ACTIVIDAD \

3. [Entrega] al [Jefe del Departamento de Movimientos Acadmicos] [para su autorizacin] la [siguiente documentacin] : :/
/

Forma nica (original). Acta de nacimiento (fotocopia). Comprobante de estudios (fotocopia).

Nombre de los documentos - Cuando se registran Ejemplo:


Verbo

datos en una forma:

\
RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS \

ornbre del dato asentado


\

Nombre de la forma u documento


\ nica"],

ACTIVIDAD

4. [Anota] el [numero de plaza] en la ["Forma con base en el [c'?,ntrol de plazas].

Fuente de consulta (cuando sea el caso) - Cuando se orclenan Ejemplo: Verbo RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS \

documentos:

Ordenamiento
\

modo de clasificacin
_ Unicas"].

ACTIVIDAD

1. [Clasifica] por [lotesj las ["F7nas

Nombre del docu~entll - Cuando se integra la documentacin en un paquete. Ejemplo: Verbo RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS
ACADMlCOS

que se clasifica

Nombre del documento.que


ACTIVIDAD \

se anexa

7. [Anexa] el [original de la "Forma Unica"] a la [primera copia del "Aviso de Inscripciny al "Seguro de Vida"].

I Nombre del documento

al que se anexa 19

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXIl'()

L)

A continuacin se presentan de prOl.:eJimientos.

algunos de los verbos comnmente

utilizados

en la descripcin

narrativa

LLENAR:

Cuando se anotan los datos requeridos Ejemplo: Llena la "Solicitud

por una forma impresa.

de Fotocopiado". en una forma impresa y se anexa la documentacin

REQUISIT AR:

Cuando se anotan datos requeridos requerida para el trmite. Ejemplo: Requisita la "Forma

nica" para su envo a la Direccin (informe, un oficio, informe


mernorando , carta,

General
etctera.)

de Personal.

ELABORAR:

Cuando se genera un documento Ejemplo: Elabora departamento.

mensualmente

de las actividades

realizadas

por

el

ENVIAR:

Cuando

la actividad

implica el trasl ado de documentos

() materiales

a otra rea.

Ejemplo: ENTREGAR:

Enva a la Unidad Administrativa se proporcionan

la forma "Avisos de Alta". a otra persona o instancia.

Cuando los documentos Ejemplo: Entrega

directamente

al mensajero

de la dependencia

la copia nm. 8 de la F.U. dentro de la misma rea.

TURNAR:

Cuando

los documentos

se proporcionan

a otra instancia

Ejemplo: Turna al supervisor, para su autorizacin, la siguiente documentacin: "Forma nica" (original), "Acta de Nacimiento" (fotocopia) y "Comprobante de Estudios" (fotocopia) . Otros verbos que se pueden utilizar son los siguientes:

Actual izar Analizar Anexar Anotar Aprobar Archivar Asignar Autorizar Cancelar Clasificar Comparar Complementar Comprobar Confirmar Confrontar Controlar

Coordinar Corregir
Cotejar

Destruir Determinar Devolver Distribuir Disear Ejecutar Emitir Evaluar Expedir Firmar Fotocopiar Graficar Implantar

Incorporar Indicar Informar lnstrurnentar Investigar Obtener Preparar Presentar Procesar Producir Programar Proporcionar Recabar Recibir Recopilar Registrar

Remitir Revisar Sellar Separar Sol icitar S u perv isar Tramitar Validar Verificar

20

(;\liA

T('NI<'A

I'AI<A IJ\ El AlIOI<A('I()N

DE MANUALES

[lE I'R(WEDIMIENTOS

3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO


Es la representacin grfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de su ejecucin. Las ventajas que ofrece la tcnica de diagrarnacin son las siguientes: las actividades identificar que componen un procedimiento. necesarias para

Explica a travs de smbolos y textos condensados, Permite al personal que opera los procedimientos, actividades eficazmente. Facilita la comprensin de un procedimiento

en forma rpida la manera de realizar sus

en cualquier

nivel jerrquico. narrativa.

Reduce la cantidad de explicaciones

que se dan en la descripcin

Facilita el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, y la distribucin de las formas (origen y destino final). Permite analizar cada actividad por s misma Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento
y

ya que muestra la secuencia de las actividades

su

relacin

con las dems.

de un procedimiento.

3.6.1

SIMBOLOGA PARA EL DISEO DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Con la finalidad de unificar la aplicacin de los smbolos, a continuacin se presentan algunos pertenecientes a la ANSI (American National Standard Institute) que se utilizarn en la diagrarnacin de procedimientos.

SIMBOLO

NOMBRE

DESCRIPCION

INICIO, TERMINO O UNIDAD RESPONSABLE

Seala donde inicia o termina un procedimiento. Adems puede uti I izarse para indicar el nombre de la unidad responsable de ejecutar ciertas actividades.

ACTIVIDAD

Representa la ejecucin de una o ms tareas de un procedimiento.

21

II 'IVERSIDAD

NACIONAL

AtlT

OMA [lE MExW()

SIMBOLO

NOMBRE

DESCRIPCION

Indica

las opciones

que se pueden seguir tomar caminos

en alter-

DECISION

caso de que sea necesario nativos.

Mediante

este smbolo

se pueden unir dentro sepa-

CONECTOR

de la misma hoja. dos o ms actividades radas fsicamente en el diagrama.

Simi lar al significado

del smbolo cuando

anterior.

CONECTOR DE PAGINA

slo que ste se emplea quedan separadas

las actividades hojas.

en diferentes

ARCHIVO TE~PORAL

Indica que se guarda un documento perodo determinado.

durante

un

ARCHIVO DEFINITIVO

Indica que se guarda un documento mente.

permanente-

DOCU~ENTO

Representa escrito

un documento.

formato

o cualquier

que se recibe. elabora

o enva.

---[

Se uti I iza para indicar comentarios

o aclaracioen el lugar

NOTA

nes adicionales tar a cualquier donde Dentro

a una actividad smbolo

y se puede conec-

del diagrama se puede

la anotacin

sea significativa. informar: al

de ste smbolo

- El nombre

del procedimiento

que antecede

que se describe. se ha dividido - Tiempo neces?rio vi dad( es). - l.a s ) adividad(es) por una instancia

sto cuando el procedimiento en varios. para real izar cierta(s) genrica(s) acti-

real i zada s ) inter-

que espordicamente

venga en el procedimiento.

(illfA

1'I':OII<"A "AftA LI\ ELf\I\OKAn()N

DE MANIIALES DE !'K()(,I:I>lMIENTOS

SIMBOLO

NOMBRE

DESCRIPCION

LINEAS DE DIRECCION

Conecta simbolos, sealando

la secuencia en que

+------.

j
PUENTE ENTRE LINEAS DE FLUJO

deben real izarse las actividades.

r------,
I I

+
,.

Cuando en el diseo del diagrama existe la necesidad de pasar una I inea de flujo sobre otra ya existente. Representa un documento que dentro del procedmiento puede o no elaborarse, requerirse o ut iI izarse.
( 1+

(* )

" -"

- ..

DOCUMENTO OPCIONAL

DO
( TEXTO )
(*1

DOCUNENTO DESTRUIDO

Indica la destruccin o el iminacin de un documento. por no ser necesario.


( 1+ )

TIEMPO O INTERCONEXION

Lapso que tarda una tercera instancia para reaI izar alguna actividad no relacionada con la unidad responsable en cuestiono (Trabajador. otra dependencia. etctera). Adicionalmente puede uti I izarse para representar la conexin con otro procedimiento.

(* )
Simbologfa AMERICAN no perteneciente STANDART a la ANSI

NATIONAL

INSTITUTE

3.6.2

CLASIFICACIN

DE LOS DIAGRAMAS
Vertical
Horizontal Tabular () Colurnnar

DE FLUJO

Por su presentacin

Por su profundidad

Blllque Detalle

23

UNIVERSIDAD

NAnONAL

AUTNOMA

DE MXH'O

POR SU PRESENT ACION VERTICAL Muestra en urden de arriba hacia abajo la secuencia de las actividades del procedimiento, indicando travs de smbolos de inicio o trmino a los responsables de ejecutar las diversas actividades. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNA M AL PERSONAL UNIVERSITARIO

~--~

SOLICITA AL TRA.eA.JAOOR UfrriA IOEH1IFI-

CACION,VERIFT
CANOO QUE CORRESPONDA A ESTE. SOLICnA. REEXPEDICION EN LA HILlA LA IDENTIFICA ICTON r:"": ,

DE CREDENCIAL
VENTA DE LA

D.G.P.

--

e.
selle lT A Al 1 RA8AJADOR F lRNE EN El REVERSO DEl "TALON DE PAGO" .

.. SI

1.-------1

TALON DE VIGENTE

PAGO F

A FIRMA LE tARACTER DE IDOHtFICACJON ~

DA

..,ERIFle . QuE lOS [lATOS SEAN LEGI8LES y SE ANEXE El "RECIBO rOA DERECHOS OE II:Er051(10H" E8E CORRESPONDER A LA ULTH4A OUINCEN.... DE PAGO ~

ACCESA AL SISTENA "CREDENCIALES" ELIGIENDO lA oecros DE REEXPEDICIOH.

TAlON DE VIGENTE

PAGO

----

--,

REe leo POR DERECHOS DE REPOS le ION

..

01

TECLEA El RFC DEL TRABAJA DOR PARA VER1FICAR SI ESTA VIGENTE.

2.1

PIDE AL fRAe.uAOOR REALICE EL PAGO EN LA VENT ANILLA DE INFORMES.

e,

RECHAZA EL TRANJH Y DEVUELVE LA oocuwnn AC ION Al TRA8AJAOOR

ARCHIVA BO PARA TOS DE

RECIEFECCON-

TROL
GRESOS.

DE

IN.....1
OENT IF ICAe ION

I
RECIBO POR DE RECHOS DE RE"051(ION o

f------,

,-_

...

" - , J

24

(;UfA TCNICA

PARA U\ ElABORACIN

DE MANUALES

DE f'I<OCEDlMlENTOS

HORIZONTAL
Muestra en orden de izquierda a derecha, la secuencia a travs de smbolos inicio o trmino a los responsable Ejemplo:
PROCEDIMIENTO REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO

de las actividades del procedimiento, de ejecutar diversas actividades.

indicando

SOLICITA LA. REEXPEOICION DE CREOUK IAL EN LA VENTA -

I----+{

VER IF1CA QUE lOS OArOS SEA.N LEG lBLES I-----i>jy SE A.NEXE El

~ILLA
O.G.P.

DE

LA

"RECIBO

POR

OERECHO!i DE REPOSle !<Jftrj,.

lALON DE VIGENTE

PAOO ._---

~EBE A LA CENA

CORAESPONOER ULTU4" QUINDE P",O.

I REe I

180 POR DERECHOS Df REPOS1CI~N_

01

<, - ~"

-;

ARCHIVA RECISOLICITA Al BO PARA EFECT RA6AJAOOR TOS DE CON UNA IDENT IF TROl DE IN-I-----i>lCACION,VERIFI ORESOS. CANDO QUE CORRESPONDA

ACCESA Al
SI

)",-----.1

SISTEMA "CHDENCIAlES" [LlGIE~OO LA oec ros DE REEXPEDIC ION .

ESTE.
MO

2.1
PIDE Al TRABAJADOR REALICE El PAOO EN LA VENT ANILLA DE INFORWES.

'.1
SOLICITA AL TRABA.JADOR FIRfr,iE EN El REVERSO DE l ., TALON OE F"A.OO ".

----_._~

A FIR .. LE CARACTER DE IDEHTIFICACI~

O ..

25

IINIVERSLDAV

NA( IONAI.

AIIT(INUMA

DE MXI('(

TABULAR

O COLUMNAR

La hoja se divide en columnas y en el encabezado de cada una de ellas, se indicar la unidad responsable de ejecutar las actividades que les corresponden de acuerdo con la secuencia en que se realizan. Se recomienda procedimiento. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNA M AL PERSONAL UNIVERSITARIO

utilizar esta forma de diagrama

por ser de fcil comprensin

para quin consulta

un

T R A B A J A D

DIRECCION GENERAL DE PERSONAL ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES

PRESENTA EN LA VENTANILLA --------------. DE LA D.G.P. TALaN DE PAGO Y SOLICITA REEXPEDICION DE CREDENCIAL

VERIFICA QUE LQS DATOS SEAN LEGIBLES Y SE ANEXE EL "RECIBO POR DERECHOS DE REPOSICION"

DEBE CORRESPONDER --- A LA ULTIMA QUIN{ CENA DE PAGO.

I RECIBO POR DE I RECHOS DE REI POSICION __ DI I

2.1

REALIZA EL PA GO y PRESENTA EL RECIBO DE PAGO ANTE LA VENTANILLA DE LA D.G.P. REC IBa POR DE RECHOS DE REPOS IC ION o

NO }------~

PIDE AL TRABAJADOR REALICE EL PAGO EN LA VENTANILLA DE INFORMES.

1----------------.1
ARCHIVA RECIBO PARA EFECTOS DE CONTROL DE INGRESOS.

SOLIC IT A AL TRABAJADOR UNA IDENTIFICACION. VERIFICANDO QUE CORRESPONDA A ESTE. IDENTIF ICAC ION

'6
26

(;{IA

T(;('NWA

"AlZA

lA

1:1.i\I!OIZA(,I()N

DE MANI.IALE~

I.>E I'!{()('EDIMIENT()S

POR SU PROFUNDIDAD
DE BLOQUE Las actividades del procedimiento se presentan en trminos util idad , en presentaciones que se real izan ante autoridades en detalle subsecuentes. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO

generales: superiores

este tipo de diagrama es de gran () para dar entrada a d iagramas

TRABAJADOR

DIRECCION GENERAL DE PERSONAL ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES

INICIO

,----H

SOLICITA EN LA VENTANILLA DE CREDENCIALES LA REEX PEDIC ION DE 1--------------' su CREDENCIAL PRESENTANDO LA DOCU"ENTACION REOUERIRIDA

REVISA OUE LA DOCUI>4ENTACION ESTE CO"PLE TA, CORRECTA Y SE HAYA EFECTUADO EL PAGO CORRES PONDIENTE,

CAPTURA

EN LA

------'

COt.lPUTAOORA

LOS DATOS DEL TRABAJADOR E IIIPRIl>4eSU CREDENCIAL,

RECABA FIRMA DE AUTORlZACION y DE CONFORMIDAD DEL TRABAJADOR,

ENljlCA y ENTREGA LA CREDENCIAL AL TRABAJADOR,

fIN

UNIVERSIDAD

NACIONAL

AUTNOMA

DE MXWO

DE DETALLE Cada una de las actividades del procedimiento informacin requerida y en algunas ocasiones Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO

se describen en forma minuciosa podr llegar a nivel de operacin.

en razn del grado de

T R A B A

A D

oR

DIRECCION GENERAL DE PERSONAL ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES

PRESENTA EN LA VENTANILLA ....--------------HY DE LA D.G.P. TALON DE PAGO Y SOLICITA REEXPEDICION DE CREDENC IAL

VERIFICA QUE LOS DATOS SEAN LEGIBLES SE ANEXE EL "RECIBO POR DERECHOS DE REPOSICION"
000

,
I

DEBE CORRESPONDER A LA ULTIMA QUIN{ CENA DE PAGO.

I POSICION __
/

RECHOS

POR DE DE RE-

01

2. 1

REALIZA EL PA GO y PRESENTA EL REC IBO DE PAGO ANTE LA VENTANILLA DE LA D.G.P.

NO }-------I~

PIDE AL TRABAJADOR RE ALICE EL PAGO EN LA VENTANILLA DE INFORMES.

ARCHIVA RECIBO PARA EFECTOS DE CONTROL DE INGRESOS.

SOLIC IT A AL TRABAJADOR UNA IDENTlF 1CAClON. VERIFICANDO QUE CORRESPONDA A ESTE. IDENTlF ICAC ION

'~

Nota:

Auditor a Interna

de la Institucin.

recomienda

la utilizacin

de este tipo de diagrama.

28

(;liA

T('NWA

f'AKA LA ELAB()KAClN Oe MANUALES [le I'R()CEIJIMleNTm

3.6.3

LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIN y REDACCIN DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS

PRESENT ACIN

La diagramacin

de los procedimientos

deber

comenzar

en la parte superior

izquierda

de la hoja,

xnx xxxxxxuxxxx

xxxxxx xxxxxxxx

xx xxxxx xxxxx xxx xxxxx xxxxxx xxxx xxx

Cuando se diagrame en forma tabular se debern dibujar los smbolos en el centro de cada columna con el fin de lograr una adecuada distribucin de los mismos, pero si en la sucesin de los smbolos se presenta el de "decisin", se sugiere ubicar a la izquierda los smbolos para dar espacio a las actividades que se derivan de la decisin.

SI.SOlOS

CENTlt.AOOS

EN LA COlUNNA

SINBOlOS

U&ICADOS

A L.. IZQUIERDA

DE LA COLUMNA

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

La numeracin que indique la unin de los "conectores" deber ser igual, es decir que el nmero del corrector del cual se desprende la actividad ser igual al nmero de conector de la actividad donde se une,

29

UNIVERSIDAD NAClUNAL AIITNOMA DE MD:W()

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

La letra que indique la unin de los "conectores de pgina" deber ser igual, es decir que la letra del conectar del cual se desprende la actividad, ser igual a la letra del conector de la actividad donde se une.
PAGINA 1

y
~

,.

!
(~

I
PAGINA 2

Cuando se presente un documento en original y copias, deber indicarse en un slo smbolo de "documento", la letra "O" de original, un gu in (que significa "hasta") y el nmero de copias del documento.

0-7

Cuando se desee indicar cierto nmero de copias de un documento, se anotar el nmero de cada una de ellas separadas por una coma.

1,5,7

Tambin podrn realizarse combinaciones de la distribucin de documentos antes citados.

1-5,7-9

Las lneas de direccin que unen a los smbolos, deben representarse mediante lneas rectas y continuas, evitar los cruces y se debe utilizar ngulos rectos.

30

(;tlfA Tt 'NI( 'A I'ARA LA ELAU( lRA('[N DE MANUALES DE 1'f{IICEIJIMIENTOS

LINfAS
IIKOIIIII.ECTO

DE EN'RADA
,o~UCtO

Cuando existan dos o ms lneas de entrada para la descripcin de una actividad, stas se debern sealar mediante una sola lnea en la parte superior del smbolo, evitando sealamientos de entrada por debajo del sfrnbulo ,

=Q

L-..

,----.

o
lINEAS
INCOllUCTO

DE SALIDA
COUEcto

Las lneas de salida se iniciarn en la parte inferior del smholo, nunca en l lado superior.

y
lINfAS

ee

filTRADA T SALIDA POR lOS COSTADOS

Ocasionalmente, por motivos prcticos u de espacio en las

([NIJtAtWI.)

hojas, se podrn utilizar los extremos derecho e izquierdo de los smbolos para sealar la entrada u salida del flujo del procedimiento.

31

UNIVERSIDAD

NAClONALAlITNOMA

DE MJ:.xln)

LINfAS DE SALIDAS IAJlTIPlfS


IE"'IV.llAJ

El smbolo de decisin podr tener hasta tres lneas de salida y la lfnea de entrada se ubicar en la parte superior del
sfrnbolo.

SUElDO PARCIAL
{SALIDA}

(et.' SUELDO

TOTAL

L~
LICENCIA ES?

(SAL

lOA!

SIN SUELOO
(SAl lOA)

C{J~EC10

Es conveniente

que los smbolos

mantengan

uniformidad en su tamao.

32

REDACCiN

Cada diagrama deber contar con un encabezado que especifique el nombre del procedimiento que se describe. Cada actividad o conjunto de actividades que sean realizadas por una unidad responsable, quedar claramente indicadas en el diagrama. debern

UIS actividades a desarrollar. debern expresarse en forma breve. precisa y con el smbulo correspondiente.

La redaccin de cada actividad deber comenzar con un verbo en tiempo presente y conjugado en tercera persona del singular.
Cada actividad se numerar en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia indicada en la

descripcin narrativa.
Dentru del smbolo de "documento" se deber indicar el numbre del formato, documento, reporte etc.

Si el nombre del documento es muy extenso, slo la primera ocasin que se mencione se describir completo y en lo sucesivo se podr abreviar o anotar las iniciales. Cuando se desconozca el nmero u orden de la copia del documento que se est manejando, sta se podr indicar con la letra "C", en caso de que se identifique la copia del documento por su color, se indicar el color correspondiente. Cuando en el desarrollo de una actividad se mencione listados impresos por computadora, deber utilizarse el smbolo de documento y cada uno de ellos tendr que identificarse con nmeros arbigus precedidos de la letra "T" de tantos. Ejemplo: 2 T

3.7 ANEXOS

En este apartado se deben incluir las formas. instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecucin de un procedimiento.

DEFINICIONES Forma
O

formato:

Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para
ser llenados con informacin variable. ~

2M. Duhutt Kmuss "Los Manuales de Procedimientos

en las Oficinas Phficus".

FCA~UNAM,1990.

33

UNIVER.')llJAD

NAClONAI,AUT()N(lMA

DE M~Xj('O

Machote:

Es un escrito

que se utiliza como modelo,

representa

las caractersticas

para la

estructuracin y contenido (datos tij.rs y variables de un documento)


la base para la elaboracin Ejemplo: de cierto tipo de escritos,

y constituye

DlkEl'TOk l'reserue.

(il:NEkAL

LJE PEI<SONAL

Me pc""ilO ~oli..:iI.:Jr NC me conceda Licencia l'rcjubiblO!"I" sueldo. con b".~e ,,1 Al1i..:ulo 4Q tic ID le)' dd ISSSTE. A pOl1ir del --;-c-,-----;--:-:-:---:c:--. la mismu cuU!;nr /lnj:1 por Jubilncicn.

por 1rC.~ 1ILC.~cS":IL ~o..:" ue

con el conocumcnro

(ue ni trmino de

NOMDRE: R.F.('. N()MBRAMJENTt (S) OEI'ENIlEN('LI\ (S) AN'Il(ii"lEllAI):


FE! 'HA

RkM.A

v.,

JIu

JEFE DE lA IINIJ)AIl ADMIr\STkA'l1V A (SEU.Jl DE U\ DEI'ENDEN("IA DE AllS("kll'CI{lN)

lIlellh

Instructivo

de llenado:

Es una gua que explica detalladamente blanco que tiene un formato.

cmo

se deben llenar los espacios en

Para conformar

los anexos se recomienda considerar lo siguiente: de llenado y machotes de: acuerdo cun el orden de aparicin en el

Se ordenarn las formas, instructivos procedimiento,

En cada documento que se anexe, se deber anotar en el ngulo superior derecho la palabra" ANEXO" seguido del nmero consecutivo que le corresponda.

34

lil lA T!:.n'WA I'AKA lA 1:l.A.IlkA':,,/ DI::.MA~\JALLS

UE "K{)('EOIMJENTOS

3.7.1

ELABORACIN DE LOS INSTRUCTIVOS DE LLE ADO


deber
contar con su correspondiente de las siguientes tcnicas: instructivo

Todo formato

de llenado,

Para su elaboracin,

se podr

optar por cualquiera

Instructivo

con explicacin

directa,

B Instructivo C Instructivo

con expl icacirin separada con explicacin al reverso

del formato del formato.

modelo.

A continuacin

se describen

cada una de ellas:

A INSTRUCTIVO

CON EXPLICACIN

DIRECTA en reduccin del formato, la cual se pega en el centro de se explica cuales son los datos se deben de anotar en cada

Esta tcnica consiste en obtener una fotocopia una hoja y en los extremos, fuera del formato, espacio vacio. Para identificar con facilidad las instrucciones

el espacio que deber ser llenado con su correspondiente

que se dan a cada concepto instruccin.

se trazar

una lnea que una

35

UNIVEKSILlAI) NAtIONAI. Aln'l'lNt )MA I)E MI'~lt 't)

Ejemplo:

!~ ;~~
n.N.A.M. SOU(Tll.1D No ud,,;r 3"rev;"tuno.~.
En ,at~o de: ser mujer. fl!lolllr nombre

~E('Rf:TAltiA
1I11(~:f'('IN

ADMINISTRATIVA
t;F.NI-:RAI. O~: I'~:I(SONAL

'AGO

"KOCEJJlMIENT( ) OE GUARnEJA I'ARTICUI.AR

INSTKIJ(""IlVn!lE LLENADO DEL FORMATO: 01: KE(;STKO AL I'A(;O DE GUAKJ)[KfA f'Al-rIlClJl.AK

l.!NIVEIISO,\O "'IICIOHlIl OIR(CC!ON

AvrOHOMA ce

ot

MUIICO

Anotar

dCllCmknc;,)'

CENERAl

'OtSQNAl

subdepcodeucm drm!.le recibe Sil l',,:u 1;1 rasi"n;ad<J al h~,b"J'.cJor por 1" J)( iI' ( el" l-n"as

SOLtCI1U[)

lJE flEGIS1RO

Al f'ACO OE GUAIIOERIA I'ARne"

ti e: .~oll.:
A'O~!Xl SOUCIIANI[

"

(1I1i,,;us. n es tmli~l'ell'

~"lak Ikn:"
Indll;' Tnl'in,k

.~Il ""1""

"

d ;d',-'KI .:" d 1':IIt.,

m!.lo~

en In IINAM.

NUlIlhr.unienlO que tiene en la !.IcpcJ\tknd:o


en In que: mlmero

N.mero de vo . o

lddni.:o

.J"I1

1;,I"He mnyor

~e k 1'11,-'(1:1Iocnlizar

de horus ,

nllfUbajlKJOr.

Completo y no induir abrevinturns , Da. mc.~y no en <lue eI~born la ~oli..:ihKI y


(in n :oulg",f" ,kl
'lC~"
(>(

Numcrc
un ."''''"

du horas que: el I,"bujooor


':11 In

I"bon.,
ReJII:<J.:a

u lu

11N i\M.
:'l1i)itO~ el 11"..:1-

C 'lfICAC

A':

1:on mmenJj;

d,,,

m.. )'

",,,,.1.:
menur

tr.b;,j;u,Jor 'I"e ~"I":;I:O


el re:i~tro.

micntfl!.ld

1'011

mimero~

;lI1biJ!.o~.

Mo.:.~ y njlO n mltir tld cuul !<G 'utori1.1l d


J'lIlI!.O
__

!'inll" lIulogl'urll 11.:: V.~tu IluCI1( Id Secrcurro o Jefe de 1" Ill1idrw.J Admin .tn."tv:o (en ,,;nllO

u ,u"_c"'_'. n.......,....~'.: ."'~'M' '" _"""~"'<XW',~ ~ ,." .. _ ,,,,,.,,,, . , .,.,. ,,,,, ....,..
1>1

""..,""" . c".", . ,,,,,

!.le rechazo
.ir

.le trmite,
.~c

en

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cspaciu tld

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_" ... " . _'M' . ,,_,~' . ,,' ,. UVN ' '"''~''''' -_ , __ .G.. U< ~r_' . e, ., < o'"
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c.o~ .,." .. ~",. ~.~ ."'" c._.'"''''

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C,_."

mi~lIIo)

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111I1>0.,<: IOIU] de tu"rJ.:r:a

!.le 1:<IIYutlu
(,;011 m.imc-

pag o.

rol. seuc ue Ja 1)\ i .)' finl\u dd Jde ud Depto. de 1I'<!-'OLu.:ion'-"'.

36

B) INSTRUCTIVO

CON EXPLICACiN

SEPARADA

DEL FORMATO

MODELO

Para el diseo de este tipo de instructivo, se toma un formato en el cual se asigna un nmero a cada uno de los conceptos y espacios destinados para ser llenados; en hojas en blanco se realizar la explicacin de cmo llenar cada espacio, siempre relacionando la explicacin de cada concepto a travs del nmeru que se asign al formato modelo. bajo la leyenda "REFERENCIA" y "DEBE ANOTARSE". Ejemplo;

UNIU[flSIO,'O

NACIONAL

AUTONOMA

DE M(XICO

O,MECC!ON

GENERAL

DE P(RSONAL

SOUCITUD

DE REGISTRO

Al PAGO

DE GUAROERIA

PARnCULAR

OATOS OH SOliCITANTE

00._11<:11.I0.

'A.HIGUU'AO

&

.(lf'OHO ':

" " " " "


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lf<:"'f o OINOO"O O "'A , "",..,,~o '~<>" ".., "' .n","'"

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_ """ WI _"_. C.SC .~., 'O<fS"

u,."',.

'1<_ Dt _
C.U ...,.., ~_ " "" ' . D"'" '" , . ".'."~'"

37

UNIVERSIDAD

NACIONAL

AUTNOMA

DE MD:ICO

Ejemplo de instructivo con explicacin separada al formato:

SECRETARfA ADMIN1~TRATIVA DIREC('JN CENERAL DE: PERSONAL

U.N.A.M.

PROCEDIMIENTO PAGO DE GUARDERtA PARTICULAR

[Ni)TRUCTrvo DE ~AnO DEl... FORMATO SOUCITIJD DE PAGO OE GUARDElA PARllCUI..A.R.

..

RD"EllENCIA OependenciA y .ubdependmcia 2

DEBE ANOT AR.SE donde recibe .u PDBo. por ID IXiI' (ver Formes (lnicu.

Nmero de expedj~te uiglUldo DI tnblljlldor No di indillpeMtlble lIe1Ulf elite eAp.cio). No incluir obreviatunu.

En caso de ser mujer. MOlar nombre de 'Qllcl1lo.

Incluir el indi. :ado en el Taln de I'DgO. En el que ectuahnente vive el tr.lblljlldor. En la que rc.:ibc su pago . Nombramiento ho~. que tiene en 1:1 dcpcndeI"M:wen 1:. que labore mayor numero de

, .. E
.,

Nmero de a08 Inborcdos en t a UNAM. 9 10 Nmero de hor.l8 que labor, et trabajedcr Nlnef"OlCldn...:odondc a la semana en 1:. UNAM.

s.: puede lec .. li"LllrIlllt"llblljodor.

l
NOIn:

38

(;UIA Tt~'NWA I'AKA LA ELAbORACIN l>E MANUALL'i

OE I'WHCEUIMlENToS

Cl INSTRUCTIVO

CON EXPLICACION

AL REVERSO DEL FORMATO.

Existen formatos que desde que fueron diseados o reirnpresos se determin incluir el instructivo de llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al reverso del formato sean claras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de instructivo.

ANVERSO

REVERSO

INSTRUCTIVO
\,NV{MIDI\O ".CIOf<oA Auro_. O( __

DE l.I.ENADO depc.rden.. . ) .~~ . dondo:. _~

oco

CLAV";
tU

DE LA DEPE","UENCIA:

/vtI:it

OIO\lCCIOH ClH{Ml SOUClTUO LJE R(CISTJlO Al P""CO

Df I'(Il$()HM DE CUAMOERIA PARTICULAR

P'olo. DE ':XI'EJ)IE"T':: El uilJ*lo ll,.""jadOf por '()(jp

NMOtO

"""

Fonr&I

u..;....

No '" indisp: hk SOI.lCIT

1110'" "' "',.~;.".

--_

!lA TOS "EL

Al'IoTE

1"

<

.....

.. ~ 1

lC.r.e: El indi...,..je> ee> el 1.1n d<. POlO.

DEI'El'Io1>ENCIA: CATEGOREA! rncro

En lA 'f.C ~ NorntmLmiel"ljo

. pelO.
qOoC

tiene c:n lA dcpudc

.... en la

o,jOoC

lat>ote lJ"IIIyO<

de hora.J. Nlln-cro dio .;.:. labcln<lm en la VNAM. que; lat-on el


t

"-~._._,-_. '----~~=.~-:..:._=~-~'~. ----' [ -'..,... _ --- _ .._-,....... _..-

Al'IoTICEDAll: JORNADA V,...AM.

,_..."

SEMAI'1AL:

Nolmcro de t.:.ru

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MlA .., . en la

NOM8ltE n':CIIA

OI::L MENOR: O,; NAClMIEI

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111 onu y ..no en .uo: .., cL;.1>on lo toI itw

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""'CJ"Ifa 010:1

,-jI.ckor ;...;~ el "'l"lro. Firma ""'CfI'f. d<. ve.ge. dd

VO.UO.:

s....TCt io

e Jde de. !a llNdad

A.dminitt ti

(en 50 . ",..1""'0

.1 lrimi en I:.01e. pt.cio .., in;lj"" bo "" ..1 mi.rnol .

,.

"0

Nota:

Las dependencias universitarias que utilicen forrnatos emitidos por la Administracin Central, debern solicitar a sta, los intructivos de llenado respectivos. En los casos de que un formato sea diseado por la propia dependencia, sta deber elaburar el intructivo de lIenadu correspondiente.

39

UNIVEkSlOAO

NACIONAL AUTNOMA

DE MD:Il"O

IV
4.1 CARTULA DEL MANUAL

LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Cuando los procedimientos han sido elaborados, stos se deben integrar para tal efecto, a continuacin se describe cada uno de sus elementos.

a un manual de procedimientos.

Es la primera hoja del documento, cuya finalidad es identificar al manual. Los elementos que debe contener debern ajustarse a los lineamientns establecidos en el apartado 4,11 "Linearnientos para la presentacin del Manual de Procedimientos".

Ejemplo:

NOfl.U1kE DE U! INS'Tn rn')~ DE LA UNIVEKSIDA)) NACIONAL AlJTNOMA SEl'HETARiA AII;\IINISTIf.ATIVA III1U:c'nN Gt.:NEKAL m: I'EKSONAI. U1~MEXICO LOl ;OTU'O DE LA DEPENDEN"'" (NO IN(IISPENSArU_EI

toconro
IINAM

SIlBS.STEMA

AL

OIIE

PERTENE"E

(LN Sil CASO J

NOMBRI;. llE~NllENI'IA

VE

LA

MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

.1TITIILO DEL (-IIMENTO

1)11-

EN MATERIA
S.IBTn1LO
ru~bk (cpcnen..:~, 'ub ,1.:p.:nen"l:i, l:imento, 1;, lr:.b:.jo I"bI;"lcmoo. n:.lu.-lez;, lr1m.k) lie""rlid :'ir.;:.) " por (, le m:.,

DE ADMINISTRACiN

DE "ERSONAL

p", ~"'"'

40

(illIA TH'NIt'A

I'AI<A lA

UAhu!tAClN VE MANIJAU:S

U1: '}<OC1:lJlf-ill:NTOS

4.2 CONTENIDO DEL MANUAL


Es la parte Manual. Ejemplo: del documento cuya finalidad es listar secuencialrnente los apartados que constituyen el

HCR ETARA AOMINI!.,.KA. TI VA lluuxnN Ct;Nt;RAL DE rERSUNAL

ENt'AIJEZAIXJ

MANUAL DE I'ROCEIlIMIENTOS EN MATERIA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Ti"IIU

tJJi

HtJJA

--t---------------.
APROBAC1111'\ AI'TIIALl7~t-IN TECNlt"A

lA

CONTENIDO

DEI. M\Nlj\1,

"1 RE(;ISTRO

DEL .\tANI

AL

1ll:.I'IHJ("ElllMIENTns

APARTA/)OS

INTRO[)III '( 'I(IN ()BJETIV( I LJl3L MANIIAL I'ROI "EIJlMIENTOS:


TRAMITAI"IN M"" DE LOS MOVIMIENTOS!lEL
F(M'"m;O

l'ERSoNAL

IINIVERS1TARI1I

im",nl\ll< . v h <le:
. tr.'..h

(In ..,. pur r,,~ ,b,,,, .: ...... ro.

M", ;m",nt~

"e ,vnlr

."'~-.~

M"'"'"n,,,m , . I~ .n~" "" ('fouo


'll()~t;AMII~:-.oT(1 f.:11I IIlc'lJ.u:d par:. ,,111;':f>'.Ie gu:.o,<I.,;rL 1."ti,.. L" ""ollm .... I",r. ,ml'"",in J~ta AUIo riz..o.;in d(1 I'-'r.o u" m..:. JC de . I\~U.L A~u.L I "I;.RTII-!t "Al 'It ''11';$ UI;.I'II;I::''nAI"ltlNI:..'i AI.I'E~~tjNAL IINIVERSITA"

1""~I""''~'oo\ r"".......,J'. 'Io, u. ~ro::<k'k..""'kI; tlNAM


1:~1'"U',"''''' .1" ,""',"<"'n~~'" .lo:: "ml''''''" ~udJ"
IINllIAlI AIIMINISTRATIVA
)1 J

M" ... im~nICl<

J~:al", I"'r~ el pc~1

:..dmllll~lr,'h"O

Ir""u.: .' ...1 l""""

.. 1 ..J,n"' l,.. .to~,'

M..l1lCJO1 (01"1.1,> fijo

41

UNIVERSIDAD

NACIONAL

AUTNOMA

DE MD::ICO

4.3 DOCUMENTO DE APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL


Es la hoja del manual donde se da formalidad a los procedimientos que lo integran, para lo cual son indispensables las firmas de aprobacin del personal involucrado en su elaboracin, revisin y autorizacin dentro de la dependencia, asf como la clave de Registro Oficial de la Direccin General de Personal.

Ejemplo:

rrnn,o
HOJA

DE LA

--------AI'ROIlACI(lN TCNICA y REGISTRO DEL MANUAL


El MlUlulIl de I'ro.."edumt>IlIOfld",nominlldo constituido por .. AClulllmcnk
10011\011.

NMERO DE TO_ MOS QUE UI INTB~RAN

con fecha ole: unplllnla.::in de 'L~orClU'!

de

lJfA. MF-'i Y AO REAS INVULlJ CkAlJAS

regula la.~ ad,vidoou

I'UESTO y K EA_ DE LA PERSO NA RE.')('ON.')AOLE !lE LA ElAHUHAC IN

r--..
clllbonKlo por revisado por PUESTO Y REA VE LA I'EkSONA QUE REVIS

l'UESTu

y REA

y lluLOn:u,do por

UE LA I'ERSO NA QUE AUTORJZ ~

Direccin (i",nc.",1 de ]'cl'!l011111 el rcgistro oficial


11/11"'" du.do.

obtclllndOflC de lu on d coot. la direcc.n tic este ."111J\u~1.

, ,

'LAVE DE RE, ilSTRO

dp ~u "prob,,, 'n en <.: uauto 11lo esrructuru lb..:ni':II


Ik.:

El prc.cnl", docwncnLO, KEA QUE to CUSTOUIAR NOMBRE Y FI RMA DE LA f'ERSO NA QUE REVIS

'll(:orporn 111Mllnuul d", I'roced imientoa cou 1;,fu.:.lidad de dllf ut.6 D cnr o ue:

fonnlllic.Jad Inlltitu.:ional 1 Manu:.l. <.:uyac~todill

----- 1-----------.

NOMBRE Y A kMA DE LA PERSO NA RESPONSABLE DE LA ElABORAC IN

---- ----

----REVIS

->
AIITORJZ

NOMBRE Y AR MA DEL nTII LAR VE LA DE PENDENCIA

ElABOk

42

(UIA TECNlI'A

PAI{A LA ELAB()I{A('N

DE MANUALES

DE PkOCEUIMlENTOS

4.4 DOCUMENTO DE ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS


Es la hoja en la que se debe asentar cada una de las actualizaciones que se realizan al manual, las cuales entre otras, pueden ser cambios en los forrnatos que se utilizan en el procedimiento, inclusin o derogacin de normas de operacin, modificacin de requisitos de trmite, eliminacin de actividades innecesarias, establecimiento o modificacin de actividades de registro y control, etctera.

Ejemplo:

ACTUALlZAu6N
TI'1.JLO
HOJA

I>E I'ROCEI>IMIENTOS

FECHA A(', HIAUZAl'tJN

oa

DE

LA FE<'HA __ I__ I _

El Inunual

de prQl.:cdilni""IO~del1olnil1ado en vigor
:l

partir del

dio.

NOMBRE DEL MANUAL

FECHA VE VIGENCIA (UfA, MES y AO) PROCEDIMIENTO BREVE OFSCRIPCIN


Se redisefi

DEL CMfBJO EXPUCACN DE LA MOOlFlCACJN

NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS


MODlRCADOS

,,,

Pego

de Gucrderfa

Pnrticu-

formato en el cU31 Be soliche copio Iotostdtico del ecm de nacimiento de! menor,

,.

Reexpedicin

de Credencia-

LII expcJ icin de In credencinl


ZIIUII,

se

realizc r en forma nutOll1o.li-

Conl"' .tncin de f'crlIonlll

A tu

documenurcin adiciona:

requeridn

pUI'lI

el ill~n:llo de pcl'llonul.

Fotocopm del co.uprcbnnte del :)Ak FOLO.:opiu de la constcucin dd kF<'

FECHA DE RECEPCiN EN D,G,P, (OlA, MES, AJ\lO)

El dn mientos

In Direccin General de Personal recibi un ejcenplor de 10>1procedimodificados r.:gi~trindo~c con 13 clave

43

lINIVERSIIJAIJ

NAI'IONALAlITN(IMA

DE MfJW'O

4.5 INTRODUCCIN DEL MANUAL


Incluir una introduccin en el manual sirve para presentar al lector: Las funciones de la dependencia () rea responsable. La importancia de contar con un manual de procedimientos. El propsito que se pretende alcanzar a travs de l. A quines est dirigido (usuarios). Los temas o apartados que lo integran. Las recomendaciones sobre el uso y consulta del manual. Finalmente, la introduccin debe incluir un corolario a manera de conclusin. Ejemplo:

ENI'ABEZAUO

f~ ~,,-'?r~
~~
U.N.A.M. l-"
Le U;r"",,,j6n f.n::.ho: J de rrori"ia,

SECRETARA AI)MINI:'TRATIVA DIRECCIN GENERAL DE !'ERSONAl

MANUAL DE PROCEIIIMIENTOS EN MATERIA DE ADMINISTRACIN HE PERSONAL

TiTttLO
HOJA

UE

t-----------------un di~

Il'Io'TR(H)UCCJN

FlfNI'IONES y ATRIBlIIONES-I--------

G""" .. I d" P"l'I\oll:.1 l;ene tic \, cultura

como

furu:;<)I\"';

primonliakA. de las fun..:'"''''''

todo esto .;00 1:. de doceRc"'.

qu" f:,eilil"

1:. r"",liz:-.c;n

(BREVEMENTE)

Lnve.<tig-.,)cin y e"l.m~n I~.. d<!$em~:" Clitlbledo

que tiene

encOl!lend;.dal Uireccin.

1:. lINAM. le h;.m inllnlm"nt: . o y

la flU'lCionC4

encomen~

:. ala

pf()C"dimien~.

norrn:c.s

d" ope .. .ocIn.

1M

PORT AN(IA~IUEL MANUAL

""'l..of; mec:m~mlll< y nonn:olO de opcr"6n que ",-&ubn el quehxu en m;,.ten:;. P",sQn,,1 de \, O,r"",,;oo ()encr .1 o., PeISQfl:JI. wn 1"" que . da.:rib-<n en el prdentoo m:.nu:al. d:'ul"~ un;, viAi<on mpli:. de ~ ct,viJ.,dCll. proca", y Ix~CIi nO"T\..ti ...... que se :'ph

P~OISITO llSIIARIOS

..:.y...j

El prac.nte

r=n . 1 lJen" como


da.::rII()o,

prJ'QI;,l(I fWld:.menwl.
""

w,fic:.o, criteri<.

en l;. "Jecl,lcio

de lo< I'rocGdimlClloo; UlteV-...m 1;. U,rc.:"io.

l Y d:J,1oo; .,) ccoccer

1 pcn<Qll;ll de \:;v; 1i,~<

'1"'''

TI;MASIAPARTA~--1I_--------<.I-'

C&tru~-tur.. okl t100.'\.Imcnto ~I!. ob.l"II~O

mtegr.,)w

pnmer .m"nte

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Al LARAIIONE.S

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"Iu"

'e ",n"n

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44

l;'f1A TE('NICA

I'AAA LA ELAUOKAClN

LJE MANUALES

UE 1'~(K'ELJIMlENT(l~

4.6 OBJETIVO DEL MANUAL


El objetivu deber especificar claramente de procedimientos de la dependencia. los resultados que se pretenden alcanzar al contar con el Manual

Los linearnientos para su redaccin y presentacin son:

Iniciar con UI1 verbo en tiempo infinitivo Especificar con. claridad qu, para qu y para quines se ha elaborado
Evitar el uso de adjetivos calificativos. No subrayar conceptos. Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin Ejemplo:

el manual.

mxima

de cinco renglones.

Sf.CI(ETARi,\ AI)~UNI~n'KATlvA DIRECCiN GENEItAL O[ I'ERSON.. L

EN"A

BEZAlxI

~~~~ ~-_r.s ~
U,N,A.M.

MANUAL !lE PROCEIlIMIENTUS EN MATERIA !lE AIlMINISTRACI()N !lE PEIlSONAL

'-

OE W. TiTULO HOJA ~tA vsculAS 00) y (~ENTR.A,

uUJETIVO DEL MANUAL

QlJ

IE.toblccer

IOII!

trIIci61\ de k"cunoa
II. Ob!lC'... une ..

linenmientos y dillpo!liciolll:ll nortnmivas en materin de !>dmini~, HWTlll.no~ efecto de r"gular.su aplicacinl y vigilar AU
ependenciWl univerMitorbHI.

RA I'A

Qt.llNES

PARA QlI

45

UNIVERSIDAD

NACIONAL AUTNOMA

UE MDcWc)

4.7 PROCEDIMIENTOS
Este apartado constituye la parte fundamental del manual, ya que agrupa los procedimientos previamente elaborados, ya sea por rea de responsabilidad o por la naturaleza de un trabajo. Los lineamientos para la integracin y presentacin de procedimientos y IV correspondientes de esta Gura. se estipulan en los apartados 1Il

Ejemplo:

,
I I I

..............................

,
1 1
DIAGRAMA DEseRIPeION NORMAS OBJETIVO DEL INDICE CARATUlA SEPARADOR ANEXOS DE FLUJO NARRATIVA

SEPARA DOR

I
I

I I
I

PROC EDINIENTO.

I I I
1
I

DE OPERAeION PROCEDIMIENTO

I I I
I I

---------------I
_

..... _
I I

..---------------1

ANEXOS

I
I

I I
PROCEDINIENTO I

DIAGRAMA DEseRIPeION NORWAS

DE FLUJO NARRATIVA

:
I

I I
1
I

DE OPERAC ION PROCEDH4IENTO

OBJETIVO

Del INOIeE

I I
I

1-

CARATUlA SEPARAOOR

1-

~._
I

..

1)-

46

(itllA

TECNWA

I'ARA lA ElAliOIU\<:J('lN

DE MANt/ALE<.;

OE Pk{)('EOIMlENTOS

4.8 GLOSARIO
Est compuesto por la definicin II explicacin de palabras o trminos poco usuales o con diferentes acepciones utilizados en el manual y que se considera requieren ser definidos en este apartado para facilitar su comprensin y uniticar el lenguaje utilizado.

Ejemplo:

S~XRETAKA

ADMINISTRATIVA

nIlU:CClN

GENERAL

1>1-: "ERSONAL

EN("ABEZAIXI U.N.A.M.

MANUAL t>E PROCEntMtENTOS EN MATERIA t>E At>MINI,TRAClN t>E PERSONAL

GLOSARIO
ORDEN POR GRlIPOSALFABETlI'OS

_-------------+TiTIIW

OE LA HOJA \MAYSC'IIW\S y ('Ef\TRAl>o)

+
I

~.

A
.-UEFINU'INC 'LARA.( '01'0

~ /lVIOAO
IKIn .:j':":Ul!KJ.1I por

CRETA Y f'oRRECTA

V
TERMINUS /'"

opero.:;or,,:>! ufulefi y .~u':.:HivlL' que U1\!l Wlitlad re>lllions:.bk par . 1:. r.:.:oti:ta.::t6n d un trabajo dercnninado
E.<!.,d conjunto de

,...--

ACllVt; A[XjlllSlt '[lN

TUlIOOI1_ de"cdlOfi

y bi,.,nex de un:. .:mpfa<a propre-

(lblen,,!" "':011 los moolos nproprcd o ~ d dumuuo.


dad o benefic-o d.:
UII b'':Il.

D.I1.;uIIJ " SCrvl'::.O

e
('ONTkATlJ
l'ccto.

la.. Jl'llla

:OJu~u:o convemo que ":1'0::. Wl obll~a.::.oll qu.: inle:rv;e:Il.:n

.:nl r.:

I>ES<:uNCENTKAClON

Fonn:l de: ors.llnw..::ln :adml1\i~Ir:llivll que !I': int.:grll ":011rgunOR:I 1_ qu.: !I.: la eucomiendu la rGIIIiz.l:..::in de: delenninnda.~ lI..:tivido.da y qu.: no pierden 1:1 1'1:111ein jerrquica .::on el rgano centrr1.

47

I INIVERSIVAU

NACIONAL AUTNOMA

UE M80:ICO

4.9 PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUAL


Es la ltima hoja, en la que se relacionan los nombres, puesto y el papel desempeado por cada una de las personas que intervienen en la elaboracin u actualizacin del manual de procedimientos de 1" dependencia.

SECRETARiA ADMINISTRATIVA I>IRECCIN CENERAl DE PERSONAL

~ ~~
U.N.A.M

MANUAL HE PROCEflIMIENTOS EN MATERIA l>E ADMINI~TRACIN l>E PERSONAL

l'ARlll."1I'ANTES EN LA ELAbORACIN DEL MANUAL

OE I'IWEDIMJENTuS

AUTORlZ

Lic .. Dnecror

COORDIN

LA.
Subdrrector ..

REVIS

Le..

EUJjOR

MECANOGRAFI

48

;\JIA TECNWA l'AItA LA. l:lAHkAnN

UE MANUALE'i VE 1'1{<X'EI>IM1ENTos

4.10

DIRECTORIO

En el reverso de la portada se debed incluir el Directorio Institucional de la Universidad, seguido del de la dependencia que elabora el manual, debindose anotar los nombres completos y cargos de lus diferentes funcionarios del primer y segundo nivel jerrquico.

IINIVE.RSIUAO

NA<"tUNAL

AIITNVMA

DE MXWo

Ur. Frnc;';c,", &.mb St.;rd;orlo (ene.- I

de ('''''Iro

Dr. S;,.tv .d.or M;,.'o "-.&I"U.

5.lcn:bno Adrrun.il;tr.oLivo Ur. Robeno C."ou;t:ui6n


Se..:tet:>rio de Lic. Fem=do
AlunlO&

Romo Ac:.dtmi"""

Serr-.mo Mipll6n

A~do(;.e,~r 1

ESClIELA

VE E$T1IVIOS

PROFE.')IONALE.')

..

Lie.
Oirutor

Ll<. Sec . t.ui-o G.:n.:, 1 C.P.


Sccrelario Adminillr . Livo

49

IrNIVER'ifl)Al)

NACIONAL AUTNUMA

OE M8<U'O

4.11

LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de proced irnientos que elaboren las dependencias universitarias debern presentarse de acuerdo con los siguientes linearnientos establecidos por la Direccin General de Personal.
A) Cartula del Manual

Ejemplo:

i-u-+. r
6.0 cm. 3.0 5

l, 'IVt:K~II>Al) NACIO;'llALAln-NOMA Ot; ,\I,XICO _.


SE.(lCt;-AKIA

_
_

Al... _. _.

AH~1I1'o1STlC.An"'A _

IIIKt;.',01'l'

':~:N~:lotALllEl"':J(MlNAI._.

_1_' -~-==.__. __ ._. . I 2.5 lo I . 4.


'. ._ ~ _.

-~l~ ~
N

]~

i
I

4.5

__

_.

__

__

._

~I"NU"LHE 1'}{O<.:EIUMIENToS

EN MATERIA

DE AIIMINISTRACIN

HE PERSoNAL

~------------------------------------~_.--. I I
l----------------~21~.5~tm~

~I-

50

<tilA TECNWA PARA LA ElAUOKAClN

OE MANIJALES OE "lmn::'OIMIENToS

B) Objetivo, Contenido, Introduccin y Glosario del Manual.

Ejemplo:

.:h-'I ~ 1i
._._ :=l
1

SE:('I{ETAHA ADMINISTItATlVA __ DIIU;('C'IN GENERAL DE rEKSONAL

, ,

, .

~qS
l1.N.A.M

==-=============;J--'
MANUAL DE PROCE[)IMIENTOS EN MATERIA [lE A[)MINI~'TRACI(N !lE I'ERSONAL

-_

I._._,_ik============d_, I
\50 5.5

L
1,

:
i
,

_,_,

,9

e m

OBJETIVO UEL MANUAL

IElllIlblecer

1011

linell.mienlO!l

cidn de Re<:Urs09 Human01lL vencio] len laR dex:ndem:ifL.

y dispoaicionea nonmllivllII en materia de udnmlltr .lca efecto de re gulcar su capli.::acinl y vigilur su obseruniversilnri' . I.

_1

-'2'-'-1 '--' 5=---,-c",m,-,

~II

SI

UNIVERSIDAU

NACIONAL AUTNOMA

VE Mf:xWO

C) Cartulas de los Procedimientos.

Ejemplo:

e~~~a:~r
-i

S~CRETARA AD nNISTRATIVA __ DIRECCiN GENERAL DE I'ERSONAL __

. . __

. __ . __

. .

-f-. --'-1=:':>'
. _ -. -' l/.N.A.M.

~~~~

- -1 \5 -:
. I
0

MANUAL DE PROCEDlMIENTUS EN MATERIA DE ALlMI ISTRACI(N LlE PERSUNAL

- _._.

e e
u

:) .5cm. I ,

I
19. 5

e m

~ ~ ~ ~

M(JVIMIE~~rOS ATRAVF..5

UE FORMA

NICA

===-,--==::=

Abnl de 1'#93 ----

-t.,
..p5

L------------------------t--~,4.5

--------------~21~.~5~c~m~.----------------~~

52

lil!lA TECNWA

'ARA LA 1;IAUOkAClN

OE MANIfAIES

OE l'k()t'I~I)IMII;NT{)~

D) ndice, Ejemplo:

Objetivo,

Normas de Operacin 5.5 cm.

y Descripcin

Narrativa

de los Procedimientos.

_",-5.0:,-:---+
~ 2.5
-:._

-+---\--;--I

'JNjg~~:"' -. , ;.., I I
"f"

I
SECRt..-rARA ADMINI~-rRATIVA . .

DUU::CClN CENERAL

m: "F.RSONAI.

,,,,,...,, -z: ~====================='i1

l'Octk.""rs
U.N A M

tr-

I'ROCEDIMIENT()

-4----

-~========================~
IlE,'iCHI!>CIN NAIO(ATIVA AfTIVIIlA()

REEXI'EI>ICIN DE CREDENCIALES AL PERSONAL UNIVERSITARIO

o
N

EI""I\II.';AIIO

!lE LA VENTANILLA

IH~

2.

V",ifi .uc I(OS dato!! d.o la n.;bo de POCO.-ncspooda

---. ~ la !lh; de

--f--.

CI(I~II," NI "A LEo';

<.k>o.. .. ""nuo..'ln ,... . k.ible$ ,,'

I I I
6.5 cm.

. ~ <k""'I.01~1C:~ el R""itoode 1"'1.por (Ic~ II.cJl'Oll"ci6n", :!.I !'ii el l~bOIjador el I'Xibo .and,.. 'f'A"
'Tlf'O"\C

1-.;>

""'nI~

.'('101

P'). :li.en&c. le

"".1"""

el P"r.0 del de l~ LUj


..

I
I
16.5 cm.

n:ap:ti...., en I~ Vent~

1\l1I~ de Inforrn::<!

7.5 cm. 8.0 cm.

1_

ENCAK' ,AII()

t-u

LA Vl:.NI . Nll.l . IIh ~II.EIIl:.N~ 1. r.ex IJLOQtl:. sean k..,hb y

3.0 3.5 4.0 4.7

vc,ir . 'lI'" Iot .ht<'lS <k bo dQ..~-t6n "aco po< Ilcc~~ de kcr__ id(ln~.I

"fI-'

se: ano:..;c: el -1(""';00 Ik

:<ii ,,1 \ ... t-.ooj:ocJOI no ".:n~~ ~ .. , el .".';bQ .:o;>'_j>Olldie" .le.;'ldi~ . '1"" ruli"" ,,1 ratO del iHlpo",", .pc;..."1ivo "" l:I V(rluuti!~ de Inform.:.a de la 1l.t.;.P.

lR . 8AJ . UOIt 2.2 Ef. ~u. ,,1 PUlO "" la V", . o.niIlQde Info"'""'5 r "" I'r.o$Cnlllma:.varncme en I~ V"m~ niJIa de CrWc ... 1.os pQr\I. ':Rlt'Cpr ,,1 'Kt:<.-;bQ de f'a~o PO' Oc:redlO de R.::JlOl .in

53

UNIVERSIDAD NAClUNALAtfTI"NOMA

lE M8W'(I

El Diagramas

de Flujo de lo, Procedimientos.

Ejemplo:

2.0

c~l. =.

_PROCEDIMIENTO

REEXPEOICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO 01R[C(JON GENERAL DE PERSONM DE CREOENnAlE'i

TRABAJADOR

EIKARGADO DE LA VENTANIllA

\1[111' le..

QUE

lOS r:E~~=~:...ll~: ce l" D.O,'.


''''lON O( ,...00

OUOS

1-

'-

-+1 ~[~~

., SOlIC'!" II[U,.[DICIOll
()[ ell[()CNe ''''L

~~~!~l~~ "IIECIIIO '011 OlIfCltOS 1)( II['OSICIDII"


I HOM LI[ ''''GO \110(111( F

1
t
'011 DEI ~[CI105 1)( ~[. l'O'HClOOl~ _ el

ercree

,,
"-[AL11A El , GO ~ 'IIESfl,rr..

'~[S[NTA H II[C I BO ~0:[~~~~1tO

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'JIlE AL eAJADOR UA~~C[LA IIILLA OE

'~A111-

El eec 110 DE 'AOO AIlTE l" V[NTANlllA 1)(

[tE~~~

L"

CION?

O.G.'.

I-

_ol"
N!CIII\lA II[CllIO'A.IlA VEeros O( COIiT~l O( INGflESO!o, lI(el80 '011 O( IIECHOS ()[ ~['051C1011 o

fOf\)lES.

f---~

SOLtCII" "l lRA&.JAOO~ VII'" I[;[NllfC"'C ION , \lE"'IF IC.~OO OUt COIIUS'ONOA
" [~l[,

10('"

I~ IC.oc 1011I

f--------------------------!-!---!,
Nota:

-tot

=1

cm.

En el caso de diagramas de tlujo extensos los cuales no Se deseen presentar en hojas por separado. se recomienda imprimirlos en hojas amplias y efectuar dobleces hasta igualar t!I tamao carta. otra opcin es realizar reducciones. cuidando que no se pierda la legihilidad del documento.

54

t;! 'lA

I Lt "i'W"/\

'AI(\

lA

1:L.AIII KA< '!<)N 1)1: MJ\Nt IAIJ:.')

1>1:I'kt Il 'UJIMILi'Tt

l~

F) Instructivos

de Llenado

Ejemplo:

S.5 cm 5.0 cm. 1.5

.,
H
I
i
lIli
SEC~ETAHA AUMINISTH.\T1V\

-1
1
1

1.0

~ o ~ ~ ~
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'"

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I'H( )CEI)I1\ll ENT() nE (;tJAHDEltI" ,',\J<TICtJI.AH

"t\(;O

E INSTKUCTIVO SOLlCITt)H nE 1.LENA!)() J)EL t'ollATo: OE CUAKUER" '\HTICULAK

IIE I'A(;O

-+1"_I"_,,,~ll... _"~15':'''_'C_,,_,\~1.0~11 _ ~

~1~3~o~o~~cm~.
DEBE \7'\oTt\KSE;

~_.

Ikl,~mkll,~' \ .,,,h.J'!,~,, . kn'~1 u.~l(.kr,-,"!>,'\1 >"I!."


;-':UI1l0" o.k "~I"'.J",nlC ... ,~' . "J'. llr .h...jo.u.x 1"''' lo IK;t' t'c~ h)n ~
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Ii

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II"'AM.

55

UNIVERSIOAO

NACIONAL

AUTNOMA

DE ~.I':xICO

G) Separadores

Con la finalidad
debern utilizar

de localizar rpidamente cada uno de los procedimientos que integran el manual, separadores, los cuales se disearn de acuerdo con las siguientes indicaciones:

se

Debern ser elaborados en cartulina br istol de color blanco de tamao carta y cun pestaas de 1.5 cms. de ancho por 6 cms. de largo. Cada pestaa deber tener anotad u el nombre del procedimiento que se trate.

escalonadas

H) Encuadernacin

Con respecto a la encuadernacin,

se debern seguir las siguientes

indicaciones:

La colocacin En aquellos

de las hojas deber casos de anexos

ser en forma vertical,

incluyendo

los anexos.

elaborados

en forma hor izontal.

debern

colocarse con el encabezado

hacia la

parte interior

del documento. resistente.

Las pastas debern ser de tamao carta de material del documento y de la dependencia.

as como identificarse

con el nombre

Con el fin de facilitar la u ..:tualiz . rcin de los manuales, se sugiere presentarlos carpeta de argollas y en tornos de 150 hojas corno mximo para su adecuado vigilando en todo momento el trmino de cada apartado del manual.

engargulados o en manejo y consulta,

Es importante que los procedimientos se incluyan en tomos aparte.

correspondientes

a las Secretaras

y Unidades

Administrativas

56

carfA TCNICA

"ARA LA. ELAIM'>KArlN

VE MANUALES

VF. I'ROCEDIMJE.N'TOS

v
Las etapas a realizar son las siguientes:

METODOLOGA PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS

En este apartado se presenta una metodnlogfa, la cual tiene como propsito orientar al usuario sobre las etapas que se deben llevar a cabo para la correcta elaboracin o actualizacin de los procedimientos de una dependencia.

5.1 PLANEACIN DE LA INVESTIGACIN 5.l.1 DESIGNACIN DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO

Se refiere a la designacin, por parte del Titular, de las unidades responsables de la elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos de la dependencia; puede tambin tratarse de un comit que se integre exclusivamente para desarrollar esta actividad. Este responsable se encargar de la planeacin y coordinacin del proyecto.

5.1.2 INVESTIGACIN PRELIMINAR


Consiste en la recopilacin de la informacin para determinar el objetivo, alcance, profundidad y recursos disponibles para elaborar el Manual de Procedimientos de la Dependencia. A continuacin se relacionan algunas fuentes a las que se puede acudir para recopilar la informacin necesaria para Ia planeacion del proyecto:

57

11NIVEHSI!JAl> NACJONALAUTNOMA

DE MXU'()

Documentos Jurdicos y Administrativos de la Institucin tales como: Leyes. Decretus , Estatutos, Acuerdos, Oficios. Circulares y Memurandos. Esta informacin tambin puede servir de base para la redaccin de las normas de operuckin (polticas y reglas) de los prucedimieruus que se elaboren o actual icen. Informes de las Auditorfas aplicadas a 14:1 dependencia. con la finalidad en la elaboracin o actualizacirin del Manual de Procedimientos. Entrevista con el Titular de la Dependencia, con el propsito alcance y los recursos disponibles para llevarlo a cabo. de considerar sus recomendaciones

de determinar

la prioridad

del proyecto.

su

Entrevista con encargados de las unidades () reas responsables que integran la dependencia, para conocer las caractersticas y el nmero de procedimientos que se aplican en dichas reas. as COlnO para saber quines pueden participar en la elaboracin o actualizacin del manual. Gua Tcnica para la Elaboracin Personal. con el tin de consultar Manual de Procedimientos actualizar () a incorporar. anterior de Manuales de Procedimientos. emitida y seguir los lineamientos que establece. (en caso de existir). para identificar por la Direccin General de

cules son los procedimientos

Manual de Organizacin de la depemlencia para obtener cada rea responsable. conocer el tipo de activid.ules que

informacin

se realizan y determinar

sobre las funciones que desarrolla el alcance del proyecto.

Es importante mencionar que en el manual que se elabore () actual ice. s(lIo se deben considerar procedimientos vigentes, es decir, aquellos que operan actualmente. ms no as las propuestas de modificacin o las suposiciones de cm debera real izarse el trabajo.

5.1.3

ESTABLECIMIENTO DEL OBJETIVO PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCEDIM1E TOS

Con base en la informacin recabada en el paso anterior. se establecer en forma clara y concreta. el objetivo que se pretende alcanzar con la elaboracin del Manual de Procedimientos de la dependencia. Para esta actividad Se debern tomar en cuenta los lineamientos de redaccin y presentacin establecidos en el punto 4.6 de esta Gua.

5.1.4

ELABORACIN DEL PROGRAMA DE TRABAJO


de esta etapa estar

El desarrollo

a cargo del responsable

"el proyecto

y consiste

en:

Establecer en orden cronolgico, hH.I.S y cada una de las actividades que se deben realizar para elaborar el Manual de Procedimientos, desde las actividades necesarias para integrar el equipo de trabajo que lo desarrollar, hasta las requeridas para obtener la autorizacin interna y registro oficial de la Direccin General de Personal.

58

(llfA TtCNU'A I'ARA lA ELAh()I{AI'IN I)E MAN!IALE.~DI:!!'k{K'UHMIENTO!')

Especificar las personas


se deben realizar.

(j

reas que se responsabilizaran


y a qu personas

de ejecutar o supervisar cada actividad, cmo

a cuntas

se investigara

Determinar
el programa

el tiempo que se estime necesario para realizar cada una de las actividades de trabajo, obtenindose as el calendario de actividades del proyecto.

que comprende

Asignar a cada una de las actividades los recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y de apoyo administrativo que se requerirn. Este punto est en funcin de los recursos asignados para el proyecto. Para facilitar la elaboracin del Programa que se muestra a continuacin. Ejemplo: de Trabajo, se recomienda utilizar una grfica de Ganu, corno la

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'n,o.o'

-LK '(Rk~..oo'vll"

59

! JNIVERSIVA[)

NAC'U )NAL AIITN()MA

DE MI?xU'()

5.1.5

AUTORIZACIN

DEL PROGRAMA DE TRABAJO

El Programa de Trabajo elaborado se presenta ante las autoridades de la dependencia con el propsito de que se conozca, autorice y proporcione el apoyo necesario para la elaboracin del Manual de Procedirnientos, en este sentido, se debern establecer los mecanismos de comunicacin interna (reuniones de trabajo, circulares internas, rnernorandos, entre otros), que sirvan para facilitar las actividades de investigacin.

5.1.6

INTEGRACIN

DEL EQUIPO DE TRABAJO


a las personas o reas que participarn en la realizacin del proyecto.

En este momento
Para la organizacin

se debe designar

de este equipo de trabajo.

se proponen

las siguientes opciones:

Que el proyecto se realice por un rea de apoyo tcnico Planeacion, Sistemas. etc.)
Que el

de la dependencia

(Organizacin

y Mtodos.

proyecto

se realice por cada una de las unidades o reas responsables que les corresponda,

de la dependencia

con los

procedimientos

bajo la coordinacin

de la Secretarfa

o Unidad

Administrativa.

Que el proyecto se realice a travs de una combinacin

de los dos casos anteriores.

Que el proyecto lo real ice una comisin temporal integrada por personal de cada una de las reas responsables de la dependencia, coordinado por la persona que designe el Titular de la misma.

Este equipo tendr como actividades:

Realizar la investigacin diferentes reas.

documental

y de campo

para

la integracin

de los procedimientos

de las

Redactar los procedimientos, para lo cual se debern definir y acordar sean necesarios para homogeneizar el lenguaje que se utilizar. la uniformidad documento definitivo. Verificar en el estilo de redaccin, la profundidad

con anticipacin

los criterios

que

del anlisis

y la presentacin

del

El responsable del proyecto, presentar el programa de trabajo a los integrantes del equipo. a efecto de disipar cualquier duda y contar con su colaboracin: asimismo, les explicar el contenido de la Gua Tcn 1 para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, a fin de que conozcan los lineamientos y metodologa que se deben seguir para la elaboracin o actualizacin del manual.

60

;lA T(:t'NWA

I'A!<A Lo\ ELAlIO!<ACIN OE MANIIALES

DE "!<t)('EDIMIENTos

5.2

TCNICAS DE INVESTIGACIN DE I FORMACIN

PARA LA OBTENCiN

Simultneamente

a la elaboracin

necesarias para el levantamiento

del programa de la infurmacin

de trabajo se determinarn y disearn las herramientas documental y de campo; dichas herramientas podrn ser:

Investigacin Entrevistas. Cuestionarios. Observacin

documental.

directa.

5.2.1

INVESTIGACIN

DOCUMENTAL

Esta tcnica consiste en recopilar, relacionada con los procedimientos

seleccionar
disposiciones

analizar
11

los documentos actualizar,


C0l110

que contienen seran:

que se van a elaborar normativas

informacin circulares. oficios,

procedimientos

ya documentados,

que fundamenten

el trabajo que se realiza.

5.2.2

ENTREVISTA

Es una tcnica de investigacin en la cual a travs de la conversacin directa con el persunal involucrado, permite obtener informacin sobre las actividades que conforman los procedimientos. Este mtodo es til para reunir informacin de aquellas personas quienes tienen dificultad para expresar sus ideas u conocimientos por escrito o que nu disponen de tiempo para llenar cuestionarios. Las entrevistas se clasifican en dirigidas y no dirigidas:

al Entrevista
Esta tcnica

dirigida
consiste en que el entrevistador selecciona de antemano los temas relacionados con las

actividades
conversacin.

que

se

investigarn,

para

as

contar

con

los elementos

de referencia

para

dirigir

la

Para aplicar esta tcnica es necesario contar con una gua de entrevista en la que se plantean a xrOHO modo las dudas o temas de inters a investigar; el orden que debe seguirse es secuencial y el objetivo es obtener respuestas concretas.

61

IINIVERSIDAD

NAC"IONALAlrlN{)MA

I)E M8<U"(J

b) Entrevista no dirigida En esta tcnica se puede utilizar una gua de entrevista que no necesariamente sigue un urden preestablecido para obtener la informacin; la hilacin entre los temas surge espontneamente y tiene la ventaja de dar la oportunidad al entrevistado para explayarse adems de permitir al entrevistador profundizar sobre los temas especticos que tenga duda. En la aplicacin de esta tcnica se puede omitir la utilizacin de la gua de entrevista, siempre y cuando: el entrevistador posea un amplio conocimiento sobre el tema, los aspectos a investigar sean mnimos o se tenga la suficiente experiencia y habilidad para realizar la entrevista.

RECOME

DACIONES PARA LA REALIZACiN

DE ENTREVISTAS de la misma, por lo

El xito de una entrevista depende de la hahilidad del entrevistador y de la preparacin que se recomienda: Tener bien definido el objetivo de la entrevista antes de aplicar!a.
Determinar cules son los aspectos a conocer o aclarar e incluirlos

ordenadamente

en una gua de

entrevista. Ejemplo:

OBJETIVO DE LA E TREVISTA: Conocer como se realiza el trmite para la expedicin de constancias de trabajo para el personal extranjero. ASPECTOS A INVESTIGAR: Descripcin del trabajo Personal o reas que lu real izan Mtodos de registro y control Formatos que se utilizan y como se llenan Bases normativas de este procedimiento Tiempo en que se real iza el trabajo Estadsticas del volumen de trabajo

Concertar cita con el entrevistado informndole el asunto a tratar, esto con el fin de programar su tiempo y prepararse para la entrevista. De preferencia, llevar a cabo la entrevista en un lugar privado, evitando as las interrupciones. Comenzar la entrevista con algn comentario breve o de actualidad que motive a la persona sentir confianza para que se interese por la entrevista" 62

y le haga

(lilA

T(.. 'NI('I\ 1'/\kA

!A 1:1A!I(lkAt

'1c'lr-; I>E MANI 'ALF.') IH.: 1'1<{)('U>IM1ENTilS

Utilizar

un lenguaje

sencillo

que facilite

la comunicacin desviarse crticas

con el entrevistado, en entrevistado.

Guiar adecuadamente Saber escuchar,

la entrevista,

evitando de valor,

del tema o convertirse

no emitir juicios

o influir sobre las respuestas, importante para estructurar los procedimientos

Tomar notas de aquella no quedarse con dudas.

informacin

que se considere

Para verificar que el propsito obtenida con el entrevistado.

de la entrevista

se ha alcanzado,

es conveniente

corroborar

la informacin

5.2.3 CUESTIONARIO
Es un documento que contiene una serie de preguntas ordenadas obtiene informacin sobre un rema o asunto en parricular. 1'lgicamentt:!, a travs de las cuales se

En este caso se trata de cuestionarios que se aplican a las personas involucradas directamente en la realizacin de un trahajo determinado. por lo que es necesario que el contenido de los mismos, comprenda aspectos especficos sobre los temas {\ asuntos relacionados con el trabajo del cual se desea obtener
informacin .

De acuerdo

L':O!l

la ampl itud que se desea obtener

en las respuestas,

los cuestionarios pueden

ser:

al De respuesta abierta Es aquel cuest ionario que da al encuestado y profundidad que desee. l ihertad para que proporcione sus respuestas con la ampl itud

b) De opcin mltiple"

respuesta

cerrada de

En este tipo de cuestionarios, cada pregunta que se formula va acompaada de dos {} ms opciones respuesta, por lo que el encuestado estara Iimitado ti responder a s\lo una de ellas. cl Mixtos Estos cuestionarios son una combinacin de los dos tipos anteriores, que se necesita investigar con diferente grado de detalle,

Se disean en funcin de los aspectos

RECOMENDACIONES Las preguntas debern

PARA LA ELABORACiN adecuarse

DE CUESTIONARIOS que se desee obtener del entrevistado.

al tip" de intorrnacin

La redaccin deber ser clara. sencilla y directa.


63

UNIVERSIDAU

NACIONAl. A!rNOMA

IJE MfXI('()

Las preguntas debern formularse de manera que no sugieran la respuesta. Cada pregunta deher limitarse a una sola idea. Las preguntas debern ordenarse de acuerdo con las necesidades de informacin del estudio. Deben agruparse todas las preguntas de un mismo tema. Evitar el empleo de trminos ambigos. tcnicos
O

poco usuales.

Se debern incluir preguntas que investiguen las actividades que se realizan cotidianarnente (diarias); con
cierta periodicidad (dos veces a la semana, semanal, quincenal, mensual); en forma espordica (ocasional,

temporal y eventual).

Ejemplo;

CUESTIONARIO

MIXTO

l. 2.

Con qu nombre(s)

SI;!

conoce al procedimiento

que: se analiza? corno parte de este procedimiento e indique el rircn o

Describa con detalle qu acrividndcs se realizan cotidnnnmcntc puesto qlJ(; ejecuta cada actividad. Qu actividad (es realiza cotidinnumcntc

3.

y cual (es) cspordicnmcntc'

Cuent:l con algunos de los siguicllles documentos que !tI oriente c{mll se rcahza el procedimiento?
( ) Manual de Organizacin ( ) Manual de Procedimientos ( ) Manual de Pclicus ( ) Manual de Operaciones

( ) Otro
5.

_
IlI)fIIHlS

Se cuenta con documentos en los que se cstnblezcun las

de operacin

que regulan este procedimiento?

) Si
) No En 6.
C:lSO

afirmativo Cules son?

_ procedimiento?

Exislen instructivos de llenado para los formato que requiere el

) Si
) No En caso afirmativo 7. Anexe a este cuestionario los formato e instructivos

i.Cule.~ son?

requeridos para el procedimiento.

64

(UIA TrN1CA

I'ARA I.A ElAHORAC1N

DE MANUALE.'i

UE 1'l<uCEIJIMIENTo.')

5.2.4

OBSERV ACIN DIRECTA

Este mtodo permite obtener informacin que no se consigue a travs de otros medios y consiste en acudir al lugar de trabajo para ver y analizar crnc la(s) personas) realiza(n) su trabajo; su adecuada aplicacin facilita adjudicarse de informacin importante y fidedigna para complementar o corroborar la informacin adquirida por otros medios. Para utilizar esta tcnica de manera objetiva se sugiere que el investigador aplique las siguientes normas: Antes de comenzar la observacin sobre el rea de trabajo, se debe tener bien claro el objetivo as como el contexto de las actividades a estudiar. Preparar un formato de registro donde se anotarn las actividades de las personas, la fecha y lugar donde se real izar la observacin.
Colocarse en una posicin que le facilite la ubservarvacin, sin interferir en la actividad LId trabajador.

Registrar lo que observe en el momento en que ocurren los hechos. Las notas deben ser revisadas lo antes posible con objeto de anotar en ellas las correcciones y adiciones

necesar.as.

Es importante sealar que independientemente del rnetodo de investigacin utilizado, deben estudiarse los hechos y no las opiniones, no hay que confiar en la memoria y ser objetivos con la informacin recabada.

5.3

ANLISIS DE LA INFORMACIN

El anlisis de la informacin constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos ya que para su adecuada elaboracin o actual izacin se requiere realizar un examen detallado de la informacin recopilada en el levantamiento de informacin documental y de campo.
El anlisis consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin 1I grupos de datos a fin de someterlos a un examen crtico que. a su vez. permita conocer en todos sus aspectos y detalles

las actividades que componen un prucedimiento.

6S

IINIVEkSlllAD

NA('IONALAIJTNOMA

DE Ml~j{'{J

El proceso de anlisis abarca la siguiente

secuencia de pasos:

Conocer

el hecho o situacin

que se anal iza,

Describir

ese hecho u esa situacin. con el fin de conocer todos sus detalles y aspectos. cada elemento o componente del hecho.

Descornponerlo Examinarlo
Depurar Ordenar Definir conjunto, Un enfoque eficaz la

critica mente y comprender informacin innecesaria.


de acuerdo que operan

cada elemento las relaciones

con un criterio entre

de clasificacin.
considerado tanto individualmente como en

cada elemento

en el

momento

del anlisis

de

los datos

es responder

a seis

cuestionamientos

fundamentales

que resuman los aspectos de un procedimiento.

La

sucesin de preguntas que se emplean

para el analisis

son las

siguientes:

QU TRABAJO

SE HACE?

Se

cuestiona cumplimiento

sobre acerca

de las actividades de un trahajo determinado.

se llevan

cabo para el

QUIN

LO HACE?

Se refiere
desarrollo

de un

a las unidades responsables procedimiento


los mtodos en que han se

que

intervienen

en el

CMO SE HACE?

Se debe! indagar sobre un trabajo

la

forma

dependencia.

Tambin

y tcnicas aplicados para realizar sido adoptados y adaptados en 1" interroga acerca de los equipos e instrudel procedimiento.

mentos que se utilizan

en el desarrollo

CU

DO SE HACE?

Se refiere a la informacin

sobre la periodicidad

trahajo, as como resultados de una DNDE SE HACE?

a los horarios actividad.

tiempos

y secuencia del requeridos para obtener

Se refiere a la departamental
llevan l caho las actividades

izacin

o reas de trabajo

donde se

que se analizan.

POR QU SE HACE?

Se pretende

conocer

con mayor

detalle

las actividades

que integran

un procedimiento,

con el objeto de justificarlus

de sta manera

entender

la lrigica del trabajo.

A continuacin se presenta un cuadro en el que se ejemplifican

los cuesuonamienros

antes sealados.

66

(UfA TE('NICA

I'AKA IJI ELAl1C.lKA((lN

DE MANUAU:'S

UE I'KOCl:.llIMJENTO,")

PROCEDIMIENTO:
QU SE HACE'

REEXPEDICIN
.QUIN LO
HACE?

DE CREDENCIALES
.CMO SE HACE?

AL PERSONAL
DNDE SE HACE'
VENTANILJ.J\

UNIVERSITARIO.
OBSERV ACION ES

CUNDO SE HACE'
AL MOMEI'TO EN QUE [1. TI<AIINA IIOR LO .~JLI('ITE,

SE ATIENDE AL PER!;UNAL UNIVERI>1TAKIO QUE ~LI C1TE LA ItEF.J(PE[)J('IN [lE


~11

ENCAM(,Allu

01: lA DE

VuNTANILLA CRE!>Er'WIAl.E!-;

INIIWANIH) lA l.JOCUMEN TM'I()N NECE.<;ARIA PARA EL TR','ilTE ("ONIo1}.TENTE EN: LTIMO TAl.~jl'l
I<E(:1800E 1',0.00

['E

CRElJEN('IALE,'> ('E LA [1(,1',

(;REDEI'(;IAl.

os

1',0.00

POR !llORE

eH'J,~ OE

REI'O.'o'Of)N

NOMIlRA'-IIENTO, COPIA EN ('A,.'OO I>E !-;ER TRA8J\JAOOR A('ACI~I co. EN EL ('A.~) na QUE EL TRA IIAJACIOR YA CLIENTE CON U'. [}')(:UMENTACI6N, 1010 LE SOLICITA MI~A. SE REVISA LA Of)CUMEI'< TACIN !lEL INTERf.S.4.UO ENCAkGAl)O
OE QU E

ENTREGUE

U'.
EN EL M()MENTO QUE EL TRAJINA OOR ENTREGA lOS OVfTOS. VENTANILLA (;RElIEI'(;IALES
W\

LA

VENTANILLA CKEOENC1Al.E.<;

ue

VERJI:1CANI)() QUE LOS OO ClJME.,ITOS SEAI,I I.E('18LE.<;,


'JUE

DE

ue

.POR QUE SE HACe! PARA VERIF('AR VUE EL 11', TERE.'iAO( E.<,TE VIGENTE EN t'I<JMINA Y QUE SE flAYA INGRE.<;A,IIu EL IMI'ORTE DEL 1',0.(;0 W\ ('RE[IEN

EL TALI'l PAC CI). RRE.~I'ON(JA A LA LTIMA !,JlIIN('ENA Y QUE SE ANEXE "I<E<.:IIIO OE !'ACO I''OR DE, REf'lt().<; OE IIEf'().<'1nN".

ne

1I0J',

ue

('IAL,

2. ,

ss

PAGA EL IMPORTE LA CREDEN(;IAl.

DE

TRASA1AlJOR

AC\II>IENIIO A U\ VENTANI LLA /lE INFORMES PARA REALIZAR EL I'AGO,

CUANDO SE LO [N DIQUE EL EN, CARC;. 1l0 IIE LA VEt'lTANILLA [H, CRElJE/'I(IALE.<;

VENTAI'o'lLLA INFc)RMf..<':

DE

aTO sot,o SE HACE CUAl' 00 EL TRABNAUOR NO E.~

oa I'UEVO II'GREStI Y AJ. MOMENTO 010 l.J\ ENTRE('A


lIE LOS lIu('llMENTOS AI' 1'10 SE HA REALrA1)() EL I>A(~), VEr-<TANILLA DE ('I(EJlENf'lALt;..'> I>L LA II(;J>,

!)'E PE(;A FOTO(;RAFIA DEL TRAlIAJAl'<)1< El' LA ('RE IIENClAl.

EN('AR(,AIIQ

'E U'. 'b

VENT,'\NILLA CItEIIENnAl.E.<o;

VI(alANO') SU ("ORRITTA n)L.)f'A( 1,)1'1 't' AI'III:..<;I<JN El' EL F'JI!.MAT')


[110 ('1110

UNA ~),~

V;Z IMI'Rf. L').<': !lATo)'"

IJEN('IAL

DEL TltAlIAJAlIuR EN :'1KM . :r.)

el.

lIE ('Rf.['ENCJAi. SE AUTORIZA ClAl.


U\

('RElllo"

JEFE DEL TAMEI'HO VJ("I(~

111:

IIEI'AI( SEI!

ENTREGANIICJ Al. JEf'E flEPTU. LA ('REUEtWIAl.


Rrt('AfsANtlO FIRMA

na.
y

C'UANlIO ('AIWAUO

El. EN 01: U'. !.<J

JeFATURA lJEPTU, ('If),~

lIEL

I'E SERVI

TuRJ~AC'I<J1'

!.lE Al! IONLA MISMA..

VENTANILLA SULWITE,

Una vez concluido el anlisis se deber depurar la informacin con el objeto tle eliminar la que corresponda a otro tema o que es innecesaria para la elaboracin o actualizacin de un procedimiento; terminado sto, se deber clasificar la informacin de acuerdo a su naturaleza para poder integrar cada uno de los procedimientos. Se sugiere llevar el siguiente orden para la integracin de cada uno de los siguientes apartados: Nombre Diagrama Descripcin Formas Normas Objetivo del procedimiento de flujo narrativa

requeridas de operacin (polticas

y reglas)

67

IJNIVER.~llJAD

NM'IONALAUTNOMA

VE MXU"O

Cuando ya se tienen integrados los procedirnientos, cabe la posibilidad de que se presenten dudas o se detecte que falt obtener informacin Ante esta situacin se considera conveniente acudir nuevamente con el personal que la proporcion para hacer las aclaraciones pertinentes. Nota: Existen apartados que se pueden realizar simultneamente o cambiar el orden propuesto, dependiendo de las habilidades del personal encargado de elaborar o actualizar los prucedirnientus.

5.4

ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

En esta etapa se presentarn y redactarn los procedimientos, se disearn los diagrarnas y se elaborarn los instructivos de los forrnatos conforme a los "Linearnientos para la integracin de procedimientos" que se encuentran en el apartado 1II de esta Gua Tcnica. Es muy importante que exista uniformidad en el estilo de redaccin y diagramacion de dichos procedimientos, para lo cual se recomienda r evisarlos detenidamente y en su caso, realizar los ajustes necesarios. De esta forma cada procedimiento estar integrado por:

Cartula
ndice Objetivo

de identificacin

Normas de operacin Descripcin Diagrama Anexos narrativa

de flujo

5.5

ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


los procedirnientos de la dependencia, se debern desarrollar los siguientes

Una vez elaborados todos apartados del manual:

Cartula

del Manual

Introduccin
Glosario de los trminos u palabras que aparecen en los procedimientos

68

(lIfA TCNICA PARA LA ELABORACIN OE tANUAI..ES OE PKOl"EOIMJENTOS

Personal que intervino Directorio Contenido de la UNAM y de la dependencia

El manual de procedimientos deber quedar ordenado de acuerdo con lo establecido en los "Lineamientos para la Integracin del Manual de Procedimientos" que se encuentran en el apartado IV de esta Gura Tcnica.

5.6

VALIDACIN

Cuando se haya concluido el manual, es necesario presentarlo a los Jefes de las reas responsables y personal involucrado para sorneterlo a una rigurosa revisin final; lo anterior, con la finalidad de verificar si la informacin contenida en el manual est completa y corresponde a la realidad. Asimismo, esta revisin permitir comprobar que no existen incongruencias o imprecisiones. Si el rea responsable
debern ser consideradas

manifiesta

observaciones

con respecto

al contenido

de lus procedimientos,
pertinentes.

stas

en su caso, efectuar

los ajustes o modificaciones

5.7

AUTORIZACIN INTERNA Y REGISTRO OFICIAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL

Finalmente, el manual de procedimientos definitivo deber ser sometido a la consideracin del Titular la dependencia para su autorizacin. Hecho sto se deber enviar un ejemplar a la Direccin General Personal a efecto de solicitar su revisin, dictamen tcnico y asignacin del registro oficial.

de de

Cuando se reciba en la dependencia el dictamen aprobatorio de la Direccin General de Personal se proceder a su reproduccin y difusin a las reas responsables encargadas de aplicar los procedimientos descritos en el manual. Asimismu, se har llegar un ejemplar a la persuna o rea responsable de su custodia dentro de la dependencia.

69

UNIVERSIDAD

NACIONAL

AUTNUMA

DE MX!C()

GLOSARIO DE LA GUA
A ACCIN Se aplica para establecer divisiones de trabajo o para distinguir actos especializados.
O

diferenciar

AUDITORA

Tcnica que tiene por objeto la comprobacin, modificacin y evaluacin de actividades, mediante la investigacin u observacin de hechos y registros. Frecuentemente va acompaada de un adjetivo o de una frase descriptiva que indica el propsito y tipo de auditorfa. Examen constructivo y comprensivo de la estructura de una institucin, en cuanto a sus planes y objetivos, mtodos y controles, su forma de operacin asf de sus recursos humanos y ftsicos. Proceso de sustitucin del trabajo humano por mecanismos, mquinas y sistemas automticos que son regulados sin la intervencin directa del hombre.

AUDITORA ADMINISTRATIVA

AUTOMATIZACIN

e
COROLARIO Proposicin que se deduce de lo demostrado anteriormente.

CONCATENAR

Accin que consiste en unir entre sf dos o ms elementos.

DESCENTRALIZACIN

Traslacin de parte del poder o de la autoridad, a unidades que siguen perteneciendo al mismo todo organizado. El propsito de la descentralizacin es el cumplimiento de los fines, gracias a una mayor y relativa independencia. Proceso que implica la transferencia de funciones a organismos con personalidad jurfdica y patrimonio propios, asf como autonoma orgnica y tcnica. Forma de organizacin administrativa que se integra con rganos a los que se les encomienda la realizacin de determinadas actividades y que no pierden la relacin jerrquica con el rgano central.

DES CONCENTRACIN

70

ESTUDIO TODOS

DE

M-

Registro y examen cricn. sistenuitico de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo un trabajo. como medio de idear y aplicar mtodos ms sencillos y eficaces y as reducir los costux.

EFICACIA

Capacidad para cumplir objetivos establec! . los.

en el lugar. tiempo,

calidad y cantidad.

las metas y

EFICIENCIA

E:- el logro de

11l~

ohj.!tivo:-. al menor

Ctl~tll.

GlIA TI~CNICA

Ducumeutu que contiene la Illc[lldtdog:t. I,\s insuucciunes y la informacin esencial para dirigir ti urientar la I.:!ltlhoracit)1l de diversos tipos de documentos tcnico .ulministrutivo.

INSTRUCTIVO

Documento dades.

que contiene

lineamicntus

especfficos

rara realizar

unu onuis

activi-

LlNEAMIENTO

Directriz que establece lo!-- lmite!' dentro de los cuales hall de realizarse actividades. a~ como 1;ls C<1r;lctl!r:-.tica~generall!s que stas deher.in tener

Ias

MTODO

Es la manera que se :tdopt;1 para obtener 1<1 mayor eficiencia posihk

llevar a cabo un procedimiento. en su ejecucin.

l fin de

71

UNIVER'iIDAIl NACIONAL

AUTNOMA

UE M8::J('O

METODOLOGA

Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un anlisis ordenado.

PLAZA

Unidad o posicion individual de trabajo que no puede ser ocupada por ms de un empleado a la vez y que tiene una adscripcin determinada. De esta manera, puede entenderse como el conjunto de labores y responsabilidades asignadas en forma permanente a un s610 empleado en determinada adscripcin.

PUESTO

Unidad de trabajo especfico e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deben realizarse y aptitudes que debe reunir un titular, en determinadas condiciones de trabajo.

TCNICA

Procesamiento que la investigacin cientfica o la experiencia han comprobado que es eficaz para alcanzar determinado propsito.

TRMITE

Proceso que sigue un documento

o asunto, desde su recepcin hasta que se

concluye su atencin.

u
UNIDAD SABLE RESPONEs una rea acadmica u administrativa orgnica de una dependencia. que se identifica dentro de la estructura

72

tlA

Tt('NII'A

('ARA LA ElABOkAn(N

!lE MANUAu:.c; DE PROC'EDIMIENTQS

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Secretara

de Comunicaciones

y Transportes,

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Mxico,

1984.

73

UNIVERSIDAl>

NACIONAL AUTNOMA

DE M8clCO

PERSONAL QUE INTERVINO EN LA ELABORACION DE LA GUA TCNICA


AUTORIZ Lic. ngel Trujillo Negrete Director General de Personal

RESPONSABLES

Lic. Fernando Snchez Sandoval Subdirector Tcnico


Lic. David Garca Rosales

Subdirector de
trativos

Estudios Adminis-

COORDINARON

Lic.

Luis Sarmiento de

Castillo Pro-

Coordinador yectos

Estudios y

Jefe de

Lic. Federico Luna Milln Depto. de Asesoras

REVISARON Y ELABORARON

Lic. Fe! ipe Fernndez Mercado Jefe de Depto. de Proyectos l Lic. Jorge Arias Gonzalez Analista Lic. Enriqueta Lpez Chavarra Aux il iar Martn Caldern
Segura

Secretario Lic.

Analista

MECANOGRAFIARON

Srita. Guadalupe Prez Garcta Secretaria Srita. Silvia Torres Rnjo


Secretaria

74

Dr. Jos Sarukhn


Rector

Dr. Francisco Barns de Castro

Secretar

jt

General

Dr. 'salvador Malo Al varez Secretario Administrativo


DI'. Roherto Castan Romo

Secretario de Servicios Acadmicos

Lic. Rafael Cordera Campos Secretario de Asuntos Estudiantiles


Lic.

Fernarulo Serrano

Migalln

Ahogado General Lic. Angel Trlljillo Negrete Director General de Personal

LA PRF"SENTE

PUUUCACION FUE IMPRESA EN: SISTEMAS E IMPRESOS PLAYA TECOLlfll.A 46<) REFOR.\1A IlT,\CCIIIUATL CON UN TlRAJE DE I.OCO EJEMPI . \RES. MEXICO. JULIO DI:. 1<)<)1

ELEMe

$.A. DE e