MICROSOFT EXCEL

Captulo 1: Introduccin
En esta primera leccin vamos a familiarizarnos con el entorno de Excel. Veremos las partes de la pantalla, mens, introduccin de datos, operaciones bsicas, entre otras cosas. Una hoja de clculo es un programa ue permite realizar clculos aritm!ticos, estad"sticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el mximo exponente de las hojas de clculo existentes en el mercado actual. #on Excel podemos enerar presupuestos! r"#icos estadsticos! #acturas! an"lisis de $olsa! %entas! in%entarios! etc& Excel incorpora cantidad de funciones ue nos facilitar el clculo de operaciones complejas. La pantalla principal&' $a pantalla principal de trabajo de Excel es mu% similar a la de cual uier otra aplicacin &indo's. (obre todo es casi id!ntica a la de cual uier otro programa del pa uete de )icrosoft *ffice.

En la parte derecha est el denominado (anel de tareas con las tareas ms comunes +abrir documentos recientes, libro en blanco, Este men puede desactivarse pulsando el botn de cerrar o desde el men )er ' (anel de tareas. Los men*s de Excel&' $os mens de Excel contienen acciones mu% comunes en la ma%or"a de aplicaciones &indo's. $as acciones ms importantes, a grandes rasgos, son las siguientes-

Men* +rc,i%o: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel ./ incorpora una nueva caracter"stica en este men ue es la posibilidad de guardar el archivo en formato 01)$. Men* Edicin: permite la ma%or"a de acciones conocidas como copiar, pegar, buscar, reemplazar, etc. Men* )er: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una caracter"stica especial de este men es la posibilidad de ver los saltos de pgina previos a una impresin. Men* Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de pgina, grficos o funciones.

Men* Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc. Men* -erramientas: revisin ortogrfica, auditoria, o realizar macros. Men* .atos: til para gestionar bases de datos, listas, o es uemas resumidos. Men* )entana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada, mosaico, etc. Men* +/uda: informacin sobre aprendizaje % uso de Excel.

Conceptos $"sicos&' +ntes de comen0ar con nuestra primera ,o1a! %amos a %er al unos conceptos #undamentales de Excel:

-o1a: se denomina as" a la zona donde estamos trabajando. #ada hoja tiene un nombre identificativo ue podemos cambiar. $os nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar. Celda: cuadro individual ue forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos. Columna: se nombran de la 2 a la 3 % estn dispuestas en vertical. 4espu!s de la columna 3, nos encontramos con la columna 22,25,2#... % as" hasta la 23. (eguidamente, comenzar"a la 52, 55.. % as" hasta la ltima columna ue es la 6V. Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 7 hasta la 78.9:; ue es la ltima. Li$ro de tra$a1o: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. 2l grabarlo, se crea un fichero con la extensin .$( con todas las hojas ue tuviese el libro. Ran o: grupo de celdas ad%acentes, es decir, ue se tocan. Un rango de celdas por ejemplo ue va desde la 27 hasta la 2< se reflejar"a con el siguiente nombre- +1:+2

El nombre de un rango siempre har referencia a la primera % a la ltima celda seleccionadas. *bserva en la siguiente pgina algunos ejemplos de rangos-

Ran o +1:+2

Ran o 31:C4

Captulo 5: .espla0amiento por la ,o1a

.espla0amiento por la ,o1a&' 4e momento, vamos a echar un vistazo a la forma de trabajar con Excel. /or ello, no te preocupes si de momento no entiendes algunos de los conceptos ue veremos a continuacin. /ara desplazarte a trav!s de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estos m!todos=#on las teclas de movimiento del cursor del teclado =#on un clic> en una celda espec"fica =#on la funcin Ir a&&&&del men Edicin +o bien la tecla F2,

1. 2bre el men Edicin % escoge la opcin Ir a&&& 2. En la casilla Re#erencia, escribe por ejemplo 6578 % acepta.

3. 2hora el cursor ha saltado a la celda 6578. /ara volver a la celda inicial +1 existe una
combinacin comn en muchos programas de &indo's;. /ulsa la combinacin Ctrl9Inicio Seleccin de celdas.= /ara seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio de una celda, pulsar el botn iz uierdo del ratn %, sin soltarlo, ?arrastrar? hacia alguna direccin. Es exactamente igual ue cuando seleccionas un texto en cual uier aplicacin &indo's. (elecciona un grupo de celdas:ran o +1:3;<

7. /ara uitar la seleccin tan solo debemos pulsa un clic> en cual uier otra celda o bien pulsar una tecla de desplazamiento del teclado. @. /rueba t mismo a seleccionar varios tipos de rangos. Tenemos la re#erencia per#ecta de la celda donde nos encontramos& (odemos %er =ue! en cual=uier celda =ue estemos situados! se iluminan la letra de la columna / el n*mero de la #ila Escri$ir texto&' $a escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. 1an slo hemos de situarnos en la celda re uerida % escribir directamente el texto. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de frmulas pulsar el botn Introducir

1. (itate en la celda +1 % escribe el siguiente texto- )entas

@. *bserva ue al comenzar a escribir, aparece automticamente el texto en la barra de frmulas as" como los botones se ven activados.

9. 2hora podemos aceptar el texto utilizando una de las siguientes formas4. =/ulsando Intro <. =/ulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado 6. =/ulsando el botn Introducir de la barra de frmulas A. (i ueremos cancelar la entrada de datos podemos-

8. =/ulsar el botn Cancelar de la barra de herramientas

B. =/ulsar la tecla Esc 7C. 2cepta la entrada Modi#icar / $orrar el texto&' /ara modificar el texto de una celda podemos=(ituar el cursor en la celda % escribir directamente el nuevo texto. =(ituar el cursor en la celda % pulsar clic> en la barra de frmulas. =/ulsar doble clic> en la celda del texto =(ituar el cursor en la celda % pulsar la tecla F5 (ara $orrar el texto de una celda podemos: =(ituar el cursor en la celda % pulsar la tecla Supr =6r a Edicin = 3orrar =/ulsar el botn derecho % escoger la opcin Eliminar 4e todas formas, siempre es recomendable optar por la solucin ms rpida +en este caso, la tecla Supr,.

Captulo 7: >n e1ercicio pr"ctico

Veamos a continuacin un ejercicio prctico para potenciar lo aprendido en las dos lecciones anteriores. Escribe la siguiente lista de datos-

*bserva ue el contenido de las celdas +5 % +; sobrepasa el ancho de la columna. Do te preocupes por ello. En estas primeras prcticas seguramente vers alguna opcin algo avanzada % ue no entenders demasiado. Do te preocupes por ello, pues ahora slo se trata de familiarizarse con el modo de trabajo de Excel. Operaciones con ,o1as de Excel&' Un libro de trabajo consta de varias hojas. 6nicialmente, Excel ./ nos permite trabajar con tres hojas cu%as eti uetas podemos observar en la parte inferior de la hoja en la ue estamos trabajando. Do obstante, podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas... Cam$iar el nom$re a una ,o1a&' /ulsa doble clic> sobre la eti ueta de la -o1a1 % cuando est! seleccionada, escribe directamente- Listado +Intro para finalizar,. *tro sistema para cambiar el nombre ser desde Formato ' -o1a ' Cam$iar nom$re, o bien desde el men contextual +botn derecho del ratn,. Copiar una ,o1a&' )anteniendo la tecla de CO?TROL pulsada, arrastra la pestaEa de la hoja $istado una posicin hacia su derecha. $a hoja mostrar un 5 entre par!ntesis-

*tro sistema ser"a desde Edicin ' Mo%er o copiar ,o1a donde ver"amos un cuadro de dilogo en el ue se selecciona el libro de trabajo % el lugar donde ueremos colocar la hoja. Mo%er una ,o1a&' 2rrastra directamente +sin mantener la tecla de CO?TROL pulsada,, la hoja Listado hacia otra posicin. Insertar una ,o1a&' (elecciona con un clic> la hoja Listado 2bre el men Insertar % escoge la opcin -o1a $a hoja nueva se inserta adaptando una numeracin correlativa-

1ambi!n podr"amos insertarla con el botn derecho del )ouse. Eliminar una ,o1a&' (elecciona cual uier hoja % pulsa el botn derecho del ratn. Escoge la opcin Eliminar. 2cepta el mensaje de Excel. 1ambi!n podr"amos eliminarla desde la opcin Edicin = Eliminar ,o1a. Introduccin de datos / tipos de datos.= Fa hemos visto cmo escribir datos en las celdas. Vamos a ver ahora u! tipo de datos acepta Excel')alores constantes& 1odo tipo de datos ue escribamos directamente %a sea texto o nmeros. Este valor no cambia a no ser ue lo modifi uemos o borremos. 'Frmulas& Un valor especial ue hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, % ue producen un resultado. $as frmulas comienzan siempre con el signo de igual :@<. (i modificamos el valor de una celda a la ue la frmula est! haciendo referencia, el resultado de la frmula var"a automticamente. Introduccin de %alores numAricos&' Excel posee para los valores num!ricos el formato general, es decir, ue podemos escribir un nmero como @CCCCC sin separadores de miles +el punto, % Excel lo dejar tal % como lo hemos escrito. 1ambi!n podemos utilizar signos como-

1. =El punto :&< para separar los millares 2. =$a coma :!< para expresar decimales 3. =El signo menos :'< para indicar cantidades negativas. Gstas se pueden indicar tambi!n
entre par!ntesis.

4. =El signo del porcentaje :B<

Otras consideraciones importantes a la ,ora de introducir %alores numAricos son: 7. =$as fracciones debemos introducirlas de forma especial %a ue, por ejemplo, ;H9 Excel lo tomar como una fecha % colocar en la celda el cuatro de marzo +;=mar,. En su lugar introduciremos 7 7H9 @. =(i el valor no cabe en la celda, se visualizarn los signos IIIIII. 4ebemos cambiar el ancho de la columna +como veremos ms adelante, para poder visualizar todas las cifras. 9. =(i deseamos introducir un nmero % ue Excel lo tome como un texto, debemos anteponer al nmero el signo del apstrofe +J,. Ejemplo- 7.BB8 Ventas anuales.

Captulo 4: Los %alores del texto

Introduccin de %alores de texto&' Un texto es cual uier conjunto de caracteres ue Excel no considera como un nmero. /odemos introducir directamente los caracteres en la celda. 7. =Un texto puede invadir la celda % celdas de su derecha, % !ste se visualizar por completo siempre ue las celdas est!n vac"as. (i no lo estn, el texto ser recortado en la celda. @. =$os textos pueden ajustarse +centrados, alineados, retornos automticos, etc., Introduccin de #ec,as / ,oras&' $as fechas se almacenan internamente como nmeros de serie ue Excel cuenta desde el d"a 7 de Enero de 7BBC % ue transforma en caracteres legibles en pantalla. El usuario puede introducir las fechas de varias formas- @9HCAHB:, @9=)arzo=B:, @9=mar= 7BB:, etc. $as horas pueden representarse en formatos de 7@ @; horas. /or ejemplo- @-7C pm , 7;-7C TR>CO: /ulsando las determinadas teclas aparece en la celda la fecha % la hora= /ulsando Ctrl9Ma/*scC aparecer la fecha actual =/ulsando Ctrl9Ma/*sc9: K aparecer la hora actual Copiar / mo%er celdas&' /ara copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar! Cortar / (e ar o bien utilizar el sistema de arrastrado. 7. Escribe un texto corto en cual uier celda @. 2ccede a la opcin Edicin ' Copiar, o bien, al botn Copiar celda aparecen puntos parpadeantes siguiendo el contorno. 9. /ulsa un clic> en cual uier otra celda. . *bserva ue en la

;. 2ccede a Edicin ' (e ar o pulsa el botn (e ar *bserva ue la zona parpadeante contina activa. <. /ulsa la tecla Esc. (i en vez de la opcin Copiar hubi!semos utilizado la opcin Cortar, el dato de la celda origen hubiese desaparecido, es decir, se hubiera movido. *tro m!todo para copiar es el siguiente8. (ita el puntero del ratn en un borde de la celda a copiar, pulsa la tecla de CO?TROL % sin soltarla, arrastra la celda a otra posicin. (uelta despu!s. #on este m!todo, si no pulsramos la tecla de control, la celda se mover"a. 2simismo, podemos copiar o mover un rango de celdas seleccionado con los mismos m!todos. 4ar nombres a las celdas.= Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango. 4e esta forma podremos 4esplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente Utilizar los nombres en una frmula 6dentificar mejor los rangos +por ejemplo- Ventas,

/ara dar un nombre a una celda haremos lo siguiente7. (ita el cursor en la celda +1 % pulsa un clic> en la casilla de los ?om$res de celdas:

2. 2 continuacin escribe por ejemplo- (rimera % pulsa Intro. $a celda ha recibido un

nombre. 9. (ita el cursor en cual uier otra celda. ;. 2bre la lista de nom$res % escoge (rimera

El cursor salta a la celda con ese nombreK en nuestro caso, a la celda +1. 2simismo, si seleccionamos un rango entero de celdas, podemos tambi!n asignarle un nombre % utilizarlo para desplazarnos a !l. Luardar el trabajo.= Una vez ha%amos terminado las hojas con las ue trabajemos, hemos de guardarlo en disco. El m!todo es igual ue en cual uier programa de &indo's ++rc,i%o =6uadar,. #uando guardamos un libro, se estn guardando todas las ,o1as con las ue estemos trabajando en a uel momento. Excel guarda sus archivos en formato .$( aun ue podemos guardarlo en otros formatos de hojas de clculo.

7. 2ccede a +rc,i%o ' 6uardar o bien pulsa el botn 6uardar 2parecer la t"pica pantalla de &indo's, desde donde podemos guardar el archivo.

/ara las prcticas del curso te recomendamos ue crees una carpeta especial para guardar los archivos. $as aplicaciones % programas de *ffice ./ permiten tambi!n colocar una contraseEa en nuestros archivos. /ulsando -erramientas % luego el botn Opciones podemos proteger el archivos contra apertura o bien contra escritura. Es importante crear siempre una copia de seguridad de los archivos ue se consideren importantes. Dunca te f"es de tener slo una copia del archivo o archivos, aun ue sea en el disco duro.

1ambi!n es importante seEalar ue si has utilizado en tu hoja alguna caracter"stica ue no exist"a en versiones anteriores de Excel, se perdern si el libro se abre con alguna de las versiones ms antiguas +Excel A, Excel <...,.

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Captulo 2: El tratamiento de los datos

En las prximas lecciones profundizaremos en el estudio de los tipos de datos as" como, la realizacin de nuevos ejemplos % ejercicios. Copiar datos&' Fa vimos en la primera leccin cmo pod"amos copiar celdas con las t"picas opciones de Copiar ' Cortar % (e ar. Veamos cmo copiar celdas de otra forma. #uando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un rango, el puntero del ratn puede ad uirir varias formas segn donde est! situado. /or ejemplo, si lo situamos +sin pulsar clic>, sobre la seleccin, el puntero del ratn ad uiere una forma de cruz blanca. Esta forma significa ue estamos en modo seleccin normal.

#uando sitas el puntero del ratn en la es uina inferior derecha de la celda o de la seleccin +sobre un punto negro, el puntero del ratn ad uiere una forma de cruz negra. Esta forma indica ue estamos en modo copiar o modo llenado. (i arrastramos la celda pulsando el botn iz uierdo, realizaremos un llenado de celdas.

(i situamos el puntero del ratn sobre el cuadro de llenado, !ste ad uirir una forma de cruz negra. En la ilustracin mostramos esta forma en rojo para ue desta ue mejor(i arrastramos hacia abajo o hacia un lado, el contenido de las celdas se copiar-

+rrastrar&&&

&&&/ soltar

*bserva los siguientes pasos7.Escribe ?carne? en la celda +1. @.(ituamos el puntero sobre el cuadro de llenado-

9.2rrastramos hacia abajo-

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;.(oltamos el ratn % el contenido de la celda se copia-

/ara uitar la seleccin en negro, simplemente pulsaremos un clic> fuera de la misma, en cual uier celda de la hoja. Creacin de series&' Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas. (implemente tenemos ue utilizar el cuadro de llenado % Excel crear una serie automtica. 7.#opia los siguientes datos@.(elecciona el rango-

9.2rrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo-

;.(uelta el botn del ratn*bserva cmo Excel ha creado una serie automtica de los datos ue hemos preparado. 4e esta forma, podemos ahorrarnos tiempo % trabajo en formar listas de datos numeradas, meses, d"as, etc. (i no nos interesa ue realice una serie automtica sino ue, simplemente copie los mismos valores ue las celdas iniciales, arrastraremos el cuadro de llenado pulsando al mismo tiempo la tecla de Control. *tra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botn derecho del ratn. 2l soltar el botn, Excel mostrar un men con varias opciones. Esta opcin %a se comporta de forma

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automtica en Excel ./ apareciendo un pe ueEo cuadro desplegable desde el cual podemos realizar las mismas opciones.

Copiar celdas: copia el mismo contenido de las celdas Rellenar serie: rellena automticamente una serie de datos. Rellenar #ormatos slo: rellena slo los formatos de celda tales como negrita, subra%ado. Rellenar dasDsemanaDmeses: rellena automticamente con los valores de los d"as de la semana o los meses. Dormalmente, estas opciones se utilizar"an si slo hubi!semos escrito la primera fila.

7.Escribe en cual uier celda el nmero 1. @.2rrastra hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con el botn derecho del ratn % escoge la opcin Series&&& 9.Escribe en la casilla inferior Incremento el nmero 2 % activa la casilla Tendencia 6eomAtrica& ;.2cepta el cuadro. <.Excel ha creado una tendencia geom!trica a partir del valor inicial. En el siguiente ejemplo tipo6eomAtrica con % partiendo un del valor 1, la columna + tiene una incremento de un serie del <. de 2

$a columna 3 tiene una serie del tipo Lineal con $a columna C tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 1

incremento

8. /rueba sin miedo a crear series lineales, geom!tricas, tendencias % compara % estudia los resultados.

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Captulo ;: Copiar / mo%er celdas

*tra forma de copiar o mover celdas ser"a situando el puntero del ratn en el mismo borde de la seleccin. *bserva la forma ue adopta-

2rrastrando de esta forma la seleccin, moveremos las celdas a otra ubicacin. (i lo arrastramos manteniendo pulsada la tecla de Control, lo ue haremos ser copiar las celdas. (e ado especial&' Esta orden se encuentra ubicada en el men Edicin % nos permite realizar pegados ms espec"ficos ue con la orden (e ar habitual. /or ejemplo, imaginemos ue tenemos una serie de celdas donde ha% frmulas ue han dado un resultado. Es posible ue ueramos copiar % pegar el resultado en otra parte de la hoja. (i realizamos una accin de Copiar % (e ar normal % corriente, lo ue se pegar ser la frmula. En cambio, con la orden (e ado especial podemos hacer ue slo se peguen los valores de los resultados, pero no las frmulas. Existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial. Vamos a ver un ejemplo7.Escribe varios valores en varias celdas. (eleccinalos % pulsa el botn Copiar. /or ejemplo-

@.2ccede a Edicin ' (e ado especial&&& 9.4el men ue aparece escoge la opcin Operacin ' Sumar % acepta. *bservemos ue el contenido del portapapeles se ha sumado a las celdas de la hoja. En este caso, hemos doblado las cantidades ue hab"a en las hojas. Las opciones de este men* son: 'Todo: pega todos los atributos del portapapeles. Es como el pegado normal. 'Frmulas: pega slo las frmulas de la celda origen. ')alores: pega slo los valores de la celda origen. 'Formatos: no se pegarn nmeros ni frmulas. (lo el formato +negrita, cursiva, etc., de las celdas originales. 'Comentarios: slo se copian los comentarios de las celdas ')alidacin: se pegan las reglas de validacin de entrada de datos. 'Todo excepto $ordes: pega valores, formatos % frmulas pero no bordes. En la seccin de Operacin se muestran varias operaciones ue pueden realizarse en el rea de pegado como hemos visto en la prctica anterior. 'Saltar $lancos: si est activada, la informacin ue se pega no se pegar en las celdas en blanco. 'Transponer: para transponer una seleccin de celdas. Esta opcin cambia la posicin de las filas por columnas.

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'(e ar %nculos: establece un v"nculo con la fuente de datos. (i los datos originales cambian, tambi!n cambiarn los datos pegados.

7.Escribe un rango de datos como el ejemplo-

@.(eleccinalo % pulsa en el botn Copiar 9.(elecciona ahora el rango de celdas 31: F1

;.2ccede a Edicin ' (e ado especial <.2ctiva la casilla Transponer % acepta. 0emos seleccionado cinco celdas hacia la derecha por ue de lo contrario no funcionar"a la accin de transponer. Es decir, ue hemos de seleccionar para la zona del pegado especial el mismo nmero de celdas ue el rango original. Insertar / eliminar #ilas / columnas&' 2l insertar filas o columnas en Excel, las celdas se desplazan para dejar sitio a las nuevas celdas. Es mu% fcil insertar una fila o una columna6maginemos ue tenemos una lista cual uiera de datos % ueremos insertar una fila nueva entre la fila @ % la fila 9. 7./ulsa un clic> a la iz uierda de la fila, en el nmero de fila. 4ebe seleccionarse la misma-

@.2ccede a Insertar ' Filas o bien pulsa el botn derecho del )ouse sobre el nmero de fila % escoge Insertar. 9.(e habr insertado una nueva fila.

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4e la misma forma podr"amos borrar una fila completa. +(eleccionndola % accediendo a Edicin ' Eliminar,. 2l igual ue las filas, tambi!n podemos insertar % eliminar columnas. 7. (e selecciona la letra de la columna 2. (e accede a Insertar ' Columnas si se uieren insertar 9. (e accede a Edicin ' Eliminar si se uieren eliminar

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Captulo E:3uscar / reempla0ar datos

2l igual ue otros programas de &indo's, con Excel es posible buscar algn dato en el libro de trabajo desde Edicin ' 3uscar. 4esde esta pantalla podemos buscar simplemente un dato o bien buscar un dato % reemplazarlo por otro automticamente.

En esta ltima pantalla podemos Reempla0ar todas las entradas ?Ventas? ue aparezcan en el documento. El botn Opciones accede a un completo men desde el cual podremos reemplazar, no solamente, un dato sino buscarlo por filas o columnas, o reemplazar un formato +negrita, subra%ado, color, por otro. Seleccin de celdas no'ad/acentes&' (i lo ue deseas es seleccionar un rango de celdas ue no est!n juntas, debers hacerlo pulsando al mismo tiempo ue seleccionas, la tecla de Control.

$lenar datos en un rango.= Una de las formas de escribir en cada una de las celdas de un rango, en vez de la forma habitual, es7. (eleccionar el rango @. Escribir el dato de la primera celda 3. /ulsar Intro ;. Escribir el dato de la segunda celda... <. ...% as" hasta el final del rango

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5orrar todos los datos de la hoja.= Una opcin rpida para borrar todos los datos de una hoja ser"a cerrando el libro sin grabarlo % creando uno nuevo, pero es posible ue tengamos datos en otras hojas del libro ue no ueramos desperdiciar. 1ambi!n podr"amos eliminar la hoja, pero un buen sistema ser"a el siguiente7./ulsa en el cuadro de la es uina superior derecha +encima de los rtulos de las filas % a la iz uierda de los rtulos de las columnas,. Vers ue toda la hoja ueda seleccionada.

@./ulsa la tecla Supr del teclado. 9./ulsa un clic> en cual uier parte de la hoja para uitar la seleccin. $a totalidad de los datos se han borrado. Inmo%ili0ar paneles&' En hojas mu% extensas puede ocurrir ue tengamos una o varias filas o columnas con rtulos de nombres % ue al desplazar la hoja % debido a su longitud, perdamos de vista esos rtulos ue nos pueden servir como referencia. *bserva el ejemplo-

6mag"nate ue en vez de ; columnas de datos, son @CC columnas. 2l estar el cursor situado cerca de la columna 2, tenemos como referencia de los datos a los nombres de dicha columna, pero si desplazamos la pantalla hacia la iz uierda, perder"amos la referencia de los nombres.

/ara ue no ocurra esto tendr"amos ue7.(ituar el cursor en la celda 35. Esta celda contiene por encima los rtulos de los meses % a su iz uierda contiene los rtulos de las personas. @.2cceder a )entana ' Inmo%ili0ar paneles Veremos unas l"neas negras ue significan la divisin ue hemos hecho. $o ue ha%a por encima % a la iz uierda de esas l"neas ser lo ue uede inmovilizado.

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2hora, podr"amos desplazarnos hacia la derecha % siempre ver"amos la columna iz uierda ue nos servir"a como referencia. 4e la misma forma, si nos desplazamos hacia abajo, veremos la fila de los meses inmovilizada.

/ara anular la inmovilizacin de los paneles, deber"amos acceder a )entana ' Mo%ili0arpaneles % las l"neas de inmovilizacin desaparecer"an, uedando la hoja como estaba antes. 4ivisin en ventanas.= En libros extensos es posible crear una o varias ventanas del mismo libro % trabajar en una u otra. /ara ello, debemos acceder a7&)entana ' ?ue%a %entana- #on esta orden se habr creado una nueva ventana del mismo libro. (i al principio te cuesta controlar u! ventana ests viendo, puedes organizrtelas con )entana ' Or ani0ar % escoger entre mosaico o cascada. Es importante observar el nombre de la ventana en la barra azul del t"tuloK aparece junto a dos puntos % el nmero de ventana. En la siguiente imagen, se muestran dos ventanas de un mismo libro, donde la ventana de la iz uierda es la activa +azul,.

(i escribimos algo en una de las dos ventanas, veremos cmo la otra se va escribiendo exactamente lo mismo. /ara pasar de una ventana a otra pulsaremos un clic>, % para cerrar una de las dos ventanas, simplemente pulsaremos el botn de cerrar teniendo en cuenta ue el cierre de la ltima ventana supone el cierre del libro. (ortapapeles m*ltiple&' Es posible el uso de varios datos almacenados en el portapapeles, de forma ue podamos recuperar uno de ellos cuando nos interese. 7./rueba a escribir un par de rangos de datos. (elecciona uno de ellos % pulsa el botn Copiar.

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@.2ccede a )er ' 3arras de ,erramientas ' (ortapapeles& 4eber"a visualizarse la paleta con unos contenedores ue simbolizan las veces utilizado la orden de Copiar.

ue hemos

(i ahora sitas el cursor en cual uier celda de la pantalla % pulsas sobre el primer contenedor, se pegar en la celda seleccionada.

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Captulo F: Las #rmulas

En esta leccin comenzaremos a estudiar la parte ms importante de Excel, las frmulas con mltiples ejemplos prcticos. La sintaxis de una #rmula&'Una frmula es una expresin ue introducimos en una celda % ue relaciona valores % frmulas de otras celdas para producir un resultado. Una frmula comienza siempre con el signo igual:@< % puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc. En la celda ue contiene una frmula se visualiza siempre el resultado de la misma % la frmula en s" se visualiza en la barra de frmulas. $a frmula combina diferentes operadores para realizar los clculos. Estos operadores son+rtimAticos: =(uma 9 =Mesta ' =)ultiplicacin G =4ivisin D =/orcentaje B =Exponente H .e comparacin: =6gual @ =4istinto IJ =)a%or J =)enor I =)a%or o igual J@ =)enor o igual I@ .e texto: =#ontatenacin K Este ltimo operador sirve bsicamente para unir cadenas de texto % producir un nuevo valor a partir de esa unin. /.Ejemplo- LorroKRo1o @ LorroRo1o Ejemplos de frmulas ser"an@1592 (uma los valores num!ricos 15 / 2 @C19C2 (uma el contenido de las celdas C1 % C2 @:C19C2<'+5 (uma el contenido de las celdas C1 % C2 % el resultado lo resta de +5. @)entas'6astos Mesta dos rangos de celdas llamados )entas % 6astos @5H7 Eleva al cubo el nmero @ (rioridad en las #rmulas&' Es mu% importante seEalar ue en una frmula, la introduccin de algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros. *bserva el orden de prioridad de los operadores. 7./orcentaje @.Exponente 9.)ultiplicacin % divisin ;.(uma % resta <.Unin de texto 8.#omparacin 2s", si introducimos la frmula@ 18 9 5 G 18 producir un resultado de 78, pues primero se realiza la operacin de multiplicacin

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de @ N 7C % finalmente se le suma el primer 7C. @ :18 9 5< G 18 producir un resultado de 158, pues en este caso se producir en primer lugar la multiplicacin del interior del par!ntesis multiplicando su resultado por el ltimo 7C. Mensa1es de error&' En algn momento puede producirse el hecho de ue nos e uivo uemos en la realizacin de una frmula % ue !sta intente realizar clculos con datos errneos. /or ejemplo, podemos intentar @C19C5 habiendo un texto en C1 % un nmero en C5, por lo ue Excel devolver un mensaje de error. *bserva los siguientes mensajes de error % su causaMN.I)D8O (e est intentando dividir un nmero entre C M?D+ Valor no disponible MP?OM3REQ (e ha utilizado un nombre ue Excel no reconoce MP?>LOO 6nterseccin no vlida de dos reas MN?>MO Dmero utilizado de forma incorrecta MNREFO Meferencia no vlida a una celda MN)+LORO *perando o argumento errneo MMMMMMM #olumna demasiado estrecha para ver los datos

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Captulo R: (rimera pr"ctica con #rmulas

En este cap"tulo veremos la primera prctica con frmulas. 7.#opia los siguientes datos-

@.(ita el cursor en la celda 3E 9.Escribe la siguiente frmula- @37934932 ;./ulsa Intro 2utomticamente, aparecer el resultado de la frmula. #uando trabajamos con frmulas, Excel calcula siempre el contenido de la frmula ue estamos utilizando. En este caso, podr"amos introducir la frmula. @188888928888952888 pero siempre dar"a el mismo resultado por ue lo ue hacemos es calcular una suma con nmeros fijos. /or eso utilizaremos los nombres de las celdas. $a ventaja ser ue si posteriormente cambiamos algn dato de las celdas, la frmula se recalcular"a automticamente % volver"a a darnos el resultado actualizado. 2 continuacin podr"amos introducir la misma frmula bajo la columna de los nmeros de los gastos, pero lo ue haremos ser utilizar la potente funcin de copia de Excel. <.(ita el cursor en la celda 3E % pulsa el botn Copiar de la barra de herramientas +o bien la opcin Edicin = Copiar,. 8.(ita el cursor en la celda EE % pulsa el botn (e ar de la barra de herramientas +o bien la opcin Edicin = (e ar,. $a frmula se ha copiado, pero Excel ha actualizado las celdas de la frmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente. A.(ita el cursor en la celda +R % escribe el siguiente texto- 5EDEO6#6*(:.(ita el cursor en la celda +18 % escribe la siguiente frmula- @3E'EE B./ulsa Intro % vers ue el resultado es negativo, es decir, los gastos han sido superiores a los ingresos. 7C.Lraba la hoja. /uedes darle el nombre ue desees. 77.2ccede a +rc,i%o ' Cerrar 7@.2ccede a +rc,i%o ' ?ue%o % acepta el nuevo libro de trabajo 79.#opia la siguiente hoja

7;.(ita el cursor en la celda 3; % escribe la frmula- @35937934

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+2 partir de ahora supondremos ue has pulsado Intro para validar la frmula, 7<.Vuelve a situarte en 3; 78.(ita el cursor del ratn en la es uina inferior derecha de la celda, de forma ue sin pulsar nada, aparezca una cruz negra. #uando la veas, pulsa clic> % sin soltar el ratn, ?arrastra? hacia la derecha hasta la celda .; (i ha funcionado correctamente, la frmula de la celda inicial se habr copiado en las dos celdas de al lado, dando como resultado, la suma de cada columna.

/ara uitar la seleccin de color negro, puedes pulsar un clic> en cual uier parte de la hoja. Re#erencias&' #uando copiamos frmulas de la forma ue acabamos de ver, el contenido de la frmula se actualiza a medida ue copiamos en horizontal o en vertical. (i te sitas en las celdas C; % .; % miras en la barra de frmulas, observars ue cada celda contiene la frmula de su columna correcta. $a referencia indica la posicin de la celda contenida en la frmula. *bserva la siguiente hoja-

En este caso, en la primera frmula de la celda 3; hemos sumado la columna 5, pero tambi!n hemos incluido en la frmula la celda F1 de forma ue sume el contenido de esta celda en la suma de la columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la frmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda C; lo siguiente-@C59C79C4965. Es decir, Excel ha copiado la frmula, pero tambi!n ha desplazado la referencia de la celda F5 % ahora la ha convertido en 65. Do hace falta mencionar ue en 65no ha% ningn dato. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas % las ha copiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo, no nos interesa ue la celdaF5 se modifi ue a medida ue copiamos la frmula. /ara ue no ocurra esto, debemos convertir la celda F5 en referencia absoluta, es decir, aun ue copiemos la frmula en otras posiciones, la referencia a la celda F5 no cambie nunca. ue

Celdas relati%as: indican la posicin de la celda como desplazamiento a partir de la cual se est introduciendo la frmula. (i las celdas referenciadas cambian de ubicacin, Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posicin. Celdas a$solutas: indican posiciones ue no cambian. Una celda se convierte en absoluta aEadiendo antes % despu!s de la letra de la columna el signo dlar :S<. /or ejemplo- S3S; Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. /or ejemplo- S3;! +SE&&&

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/odemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna % pulsando la tecla F4. Esto aEade automticamente el signo dlar a la columna % la convierte en absoluta. (iguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la frmula de la primera celda como sigue-@359379349SFS5 % la volvemos a copiar hacia la derecha, observaremos ue Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las frmulas +relativas,, pero la celda F5no cambia en la copia +absoluta,.

/ractica con la siguiente hoja. $as celdas ue contienen las frmulas son de color rojo. 4ebers realizar las indicaciones ue se adjuntan-

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Captulo 18: Las #unciones

Una funcin es una frmula %a escrita % preparada para realizar clculos % simplificar el uso de frmulas extensas. $as funciones tienen un nombre propio % existen multitud de funciones. 6mag"nate sumar un rango de @CC celdas con una frmula del tipo @+19+59+79+4&&& Existen funciones ue realizan complejos clculos financieros, estad"sticos, matemticos, etc, % ue permiten ahorrar trabajo % tiempo en la escritura de una frmula. (intaxis de una funcin.= $as funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal % como se indica en el siguiente ejemplo- @S>M+:+1:+588C188< En el ejemplo, se sumar todo el rango +1:+588 % aparte el nmero 7CC. Es decir, ue dentro de los par!ntesis ue forman el contenido de la funcin, ha% dos argumentos a sumar. La #uncin +utosuma&' Es uiz la funcin ms utilizada en una hoja de clculo. /or ello, Excel proporciona un botn exclusivo para la funcin 2utosuma en la barra de herramientas. /ara utilizar una funcin, podemos escribirla manualmente o bien utilizar el 2sistente para funciones ue veremos posteriormente % ue nos ir guiando paso a paso en la construccin de la funcin. 7.Escribe en una hoja nueva unos cuantos nmeros % despu!s coloca el cursor bajo esa misma lista-

@./ulsa el botn +utosuma situado en la barra de herramientas estndar*bserva ue Excel detecta lo ue ueremos sumar % lo marca con puntos suspensivos intermitentes. 2hora podemos aceptar pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona ue ueremos sumar. 9. /ulsa Intro. *tra forma de hacerlo es la siguiente;. 5orra el contenido de la celda ue contiene la frmula. <. (elecciona toda el rea num!rica, la ltima celda incluida-

8. /ulsa el botn +utosuma.

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En este caso, marcamos directamente el rango ue ueremos sumar, por lo ue Excel lo suma directamente. #on el cursor situado en la celda ue contiene la frmula, observa la barra de frmulas.

$a funcin tiene entre par!ntesis la celda inicial del rango a sumar % la celda final separadas por dos puntos. 4esde a u" podemos modificar manualmente el rango. La #uncin promedio&' *tra interesante funcin es la llamada @(ROME.IO:<. Ounciona exactamente igual ue la suma, pero no existe ningn botnK por lo ue debemos introducirla manualmente. #uando introducimos una funcin mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente7.5orra el contenido de la ltima frmula @.Escribe lo siguiente- @(ROME.IO: 9.(elecciona con el mouse el rango de nmeros. O"jate como la frmula va tomando dicho rango % se va escribiendo sola. ;.#ierra el par!ntesis escribi!ndolo a mano. <.El resultado obtenido es la media de los datos num!ricos. El asistente para #unciones&' Existen muchos tipos de funcionesK matemticas, estad"sticas, de fecha, cient"ficas, etc, alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante ms dif"cil ue la autosuma, por ejemplo. Existen funciones ue realizan complejos clculos % ue tan slo nos piden unos datos espec"ficos. (i no recordamos la sintaxis de una funcin, podemos hacerlo con el 2sistente de funciones el cual, nos guiar paso a paso hasta obtener el resultado buscado. 7.5orra el contenido de la ltima frmula % sita el cursor en ella. @./ulsa el botn (e ar funcin de la barra de herramientas estndar 9./ulsa a la iz uierda la opcin Estadsticas. ;.(ube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la funcin (ROME.IO % pulsa un clic> sobre ella. <.*bserva la l"nea de estado de la ventanaK nos explica para u! sirve esa funcin. 2cepta. 8.2hora nos pide u! celdas o rango de celdas ueremos utilizar para saber el resultado del promedio de datos. /odemos pulsar clic> en las celdas ue nos interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango de datos de la hoja. (elecciona el rango adecuado % acepta.

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Captulo 11: Otras #unciones M+X! MI?

En esta unidad didctica veremos otras funciones M+X! MI? 7.0az una sencilla hoja de clculo como la ue sigue-

@.(ita el cursor en .4 % escribe la frmula- @34GC4. #piala hacia abajo. 9.Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto-

;.Escribe las frmulas de las celdas#elda PF7@S>M+:.4:.R< F4@(ROME.IO:.4:.R< F2@M+X:.4:.R< F;@MI?:.4:.R< FE@CO?T+R:.4:.R< <. (elecciona el rango de los resultados % convi!rtelo en formato moneda. #omo habrs imaginado, hemos obtenido el valor mximo, m"nimo % adems hemos contado el nmero de elementos num!ricos ue aparecen en el rango .4:.R& Su erir una #uncin&' En ocasiones, podemos conocer el clculo ue ueremos realizar, pero no si existe alguna funcin ue Excel nos pueda aportar para obtener el resultado. Ormula

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En este caso, podemos hacer ue sea el propio Excel el ue nos sugiera una funcin a utilizar. #uando ocurra esto, podemos pulsar el botn (e ar funcin % seguidamente pulsar el botn de a%uda ue aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo. 2parecer el asistente de Excel

/ulsando el botn +/uda con esta caracter"stica podemos escribir una descripcin de lo ueremos hacer % posiblemente Excel nos a%ude. /or ejemplo7./ulsa dicho botn % escribe en la casilla ue aparece- .es%iacin tpica& Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener los resultados buscamos.

ue

ue

Ounciones anidadas.= (e llaman as" a uellas funciones ue actan como argumento de otra funcin, es decir, ue se encuentran dentro de otra funcin. En el proceso de clculo, Excel realiza primero el clculo de la funcin interior % despu!s, el resultado de la funcin exterior teniendo %a en cuenta el resultado ue se ha obtenido con la funcin interior. /or ejemplo, la funcin- @R+IL:(OTE?CI+:58C7<< /rimero calcular el resultado de la funcin interior, o sea, de la potencia, cu%o resultado es :.CCC % luego se calcular el resultado de la exterior, teniendo en cuenta %a este resultado. $a funcin Q(6+,.= Una de las funciones ms potentes ue se utilizan en Excel es la funcin @SI:<. Esta funcin tiene la siguiente estructura@SI +condicinKverdaderoKfalso,. 4onde condicin es una condicin ue se tiene ue cumplir. (i !sta se cumple, se ejecutar verdadero, o en caso contrario, se ejecutar falso. /or ejemplo@SI:+7J315K?#orrecto?K?6ncorrecto?, (i la celda +7 es ma%or ue la celda 315, aparecer la palabra Correcto. En caso contrario, aparecer la palabra Incorrecto. @SI+27Q?5ajo m"nimos?K?Ruiebra?K?Dormal?,

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(i la celda +1 contiene la palabra 5ajo m"nimos, en la celda actual aparecer la palabra Tuie$ra. En caso contrario, aparecer la palabra ?ormal. @SI:O:+1@31CC1@.1<CU5ien?K?)al?, 2 u" ha de cumplirse una de las dos condiciones. Dtese la utilizacin del operador O.

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Captulo 15: El #ormato de las celdas

$as hojas ue hemos ido creando hasta el momento nos han servido para comenzar a introducirnos en el modo de trabajo de Excel, pero su aspecto est!tico deja bastante ue desear. /odemos dar a nuestra hoja un aspecto bastante ms llamativo % hasta fcil de manejar utilizando diferentes formatos de letras, colores, fondos, etc. Existen varios botones en la barra de herramientas caracter"sticas mencionadasue permiten cambiar algunas de las

Do obstante, existe un men bastante completo desde donde podemos escoger o hasta modificar alguna caracter"stica del formato de las celdas. 7.2ccede a la opcin Formato ' Celdas -

4esde a u", podemos elegir los formatos para los nmeros, alineacin, tipo de letra o colores. /ara colocar un formato a un grupo de celdas, !stas deber"an estar seleccionadas previamente. #uando colocamos un formato cual uiera, por ejemplo formato )oneda, 5ordes exteriores % color de letra azul, al salir del cuadro de dilogo podemos escribir % los datos aparecern %a con el formato escogido. @.2ccede a las pestaEas superiores +lineacin! Fuente! 3ordes! Tramas / (rote er para familiarizarte con su contenido. Oinalmente, sal del cuadro de dilogo. +uto#ormato&' *tra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja ue %a contenga datos, es con la opcin llamada +uto#ormato. Esta opcin nos lleva a un men desde donde podemos elegir entre varios modelos preestablecidos.

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2lineacin de los datos.= /ara alinear los datos de una celda tenemos los botones de la barra de herramientas-

*bserva el efecto de cada una de ellas en una celda-

En la cuarta fila, para centrar en varias columnas hemos seleccionado previamente el rango34:.4 % despu!s hemos pulsado en el botn Com$inar / centrar. Este ltimo ejemplo se utiliza, sobre todo, para ajustar el texto cuando !ste sobrepasa la anchura de una columna. 4esde el cuadro ue hemos visto anteriormente :Formato ' Celdas< podemos tambi!n utilizar un tipo de alineacin ms espec"fica.

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?OT+: como pensamos ue esta leccin no tiene demasiada dificultad, no ofrecemos de momento prcticas paso a paso. 1 mismo puedes ir practicando lo ue se est estudiando. Escribe algo en alguna celda o celdas % pruebas a cambiar su formato, alineacin, etc. Tipos / #uentes de letra&' 2parte de los botones t"picos de la barra de herramientas +negrita, subra%ado, cursiva, fuente..., %a hemos visto ue existe un cuadro de dilogo bastante ms completo desde el cual podemos cambiar el aspecto de una celda o rango.

Fuente de letra TamaVo

Men* Formato ' Celdas 3ordes! rellenos / color de letra&' /odemos establecer bordes para las celdas o rangos. Es importante no confundir los bordes desde las opciones ue vamos a ver con los bordes de referencia ue vemos normalmente en Excel. Gstos ltimos son, por defecto, de color gris % nos sirven para tener la referencia de las celdas. /odemos incluso ocultarlas o elegir a la hora de la impresin entre imprimirlas o no. En cambio, los bordes aEadidos son, por defecto, negros % forman parte de los datos de la hoja a la hora de visualizarlos o imprimirlos.

/aleta desplegable de bordes========== #uadro de dilogo de bordes

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/odemos seleccionar el lado a marcar con un borde, el grosor, el color, si es horizontal, vertical o diagonal, etc. /aletas de relleno de color % color de letra #uando introducimos nmeros en una hoja de clculo, el formato de las celdas es el 6eneral, es decir, nmeros sin ceros separadores de miles, ni formato monetario, % alineados a la derecha. /odemos darle a las celdas num!ricas formatos ms descriptivos % hasta ms complejos % personalizados. /ara ello, tenemos una pe ueEa barra de herramientas con los formatos ms utilizados, % tambi!n el cuadro de dilogo Formato 'Celdas&

(ita el cursor sobre cada uno de ellos. (u significado es fcil. 4esde el men de Formato ' Celdas tambi!n podemos cambiar el formato de los nmeros accediendo a un completo men con numerosos formatos preestablecidos.

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Captulo 17: Las listas

$as listas es una de las opciones ue ms se utiliza en Excel. /ermiten almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para posteriormente realizar clculos, consultar datos, realizar sub=totales, etc. Dormalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la primera fila. Estas cabeceras son los t"tulos de los campos. Un campo es un dato individual con un nombre propio. +l unas normas a tener en cuenta en la creacin de listas son: =El tamaEo mximo de una lista es el mismo ue la hoja completa =4ejar un espacio por encima % por debajo de forma ue la lista uede aislada del resto de la hoja. =$os t"tulos de los campos deben situarse en la primera fila. =Do ha% ue dejar espacios en blanco al principio del nombre de un campo por ue afectar a operaciones posteriores. =(e recomienda asignar formatos distintos a las cabeceras de columna % a los datos. =2 ser posible, dejar una nica lista en la hoja. Las operaciones m"s comunes con listas son: =Utilizarla para imprimir listados. =*rdenarla por un campo en concreto. =#rear una ficha llamada ?formulario? para trabajar con la lista. =Oiltrar datos, es decir, obtener datos de la lista segn unas condiciones espec"ficas. =#rear informes de resumen de sub=totales de datos. Crear una #ic,a de #ormulario&' Vamos a ver cmo se crea una ficha de formulario. 7.4ebes crear en Excel la hoja de datos con los datos ue %a te hab"amos proporcionado anteriormente. @.(elecciona todo el rango de datos :+1:3;< 9.2ccede a .atos ' Formulario& 1e aparecer automticamente la ficha-

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La #orma de utili0ar esta #ic,a es sumamente sencilla: =/ara desplazarte por los registros debes pulsar las flechas de la lista. =*bserva en la parte superior derecha- muestra el nmero de registro +fila, donde estamos situados. =/ara crear uno nuevo, puedes pulsar el botn ?ue%o. =/ara filtrar datos, debes pulsar el botn Criterios. ;./ulsa el botn Criterios. <./ulsa clic> en el campo Ciudad % escribe- Manacor. 8./ulsa el botn 3uscar si uiente& A.*bserva ue ha aparecido el cuarto registro +; de <, (i volvi!ramos a pulsar el mismo botn, aparecer"a el siguiente registro ue cumpliese la condicin especificada. Ordenar una lista de datos&' /uede ocurrir ue en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa % ordenada por diferentes campos +fechas, nombres, precios, etc,. /ara ordenar una lista, Excel dispone de dos opcionesOrdenacin r"pida: Excel ordena rpidamente a trav!s de un campo mediante el botn Orden ascendente u Orden descencente situados en la barra de herramientas. Ordenacin por prioridades de campo: Excel permite ordenar tambi!n por varios campos. 6maginemos ue en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros de Valencia. 2parte podemos ordenar por 2pellidos, o cual uier otro campo. En total, hasta tres campos. 7.#ierra la ventana de Formulario si es ue contina abierta. @.(ita el cursor en cual uier celda de la columna C +columna de #iudad,. 9./ulsa el botn Orden ascendente de la barra de herramientas. *bserva ue excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenado alfab!ticamente por el campo Ciudad. /odemos efectuar la misma ordenacin pero en orden descendente a trav!s del botn ;.2ccede a .atos ' Ordenar % te aparecer un cuadro de dilogo-

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4esde a u" podemos establecer los tres criterios de ordenacin ue comentbamos anteriormente. En la imagen se aprecia ue por prioridad, ueremos la ordenacin a trav!s del campo (ro%incia, % dentro de cada provincia ue se repita, Excel ordenar tambi!n por el campo Ciudad. <.#ompru!balo t mismo introduciendo varios criterios de ordenacin.

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Captulo 14: )alidacin de los datos

6magina ue existe una celda ue tendr siempre un dato elegido de entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el nmero de caracteres de la celda, mostrar mensajes de a%uda, etc. 7.(ita el cursor en la celda .5. @.2ccede a .atos ' )alidacin % te aparecer el siguiente cuadro-

En la lista desplegable Con#i uracin podemos elegir u! valores sern vlidos para la celda activa. 4espl!gala % observa las distintas posibilidades de la misma. 9.Elige finalmente la opcin Lista. 1e aparecer una casilla de textoK escribe lo siguiente +separado por punto % coma,- 3arcelonaC3il$aoC)alenciaC6eronaCLAridaCMadrid ;.2cepta el cuadro de dilogo. *bservars ue ha aparecido una flecha t"pica de las listas desplegables-

<./rueba a desplegarla % observa su contenido-

4esde a u" podemos elegir un valor ms cmodamente. 2hora slo falta aplicar la misma lista al resto de las celdas-

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8.#on el cursor situado en la celda de la lista ue acabamos de crear, pulsa la combinacin de teclas Ctrl 9 C+copiar al portapapeles,. A.(elecciona el resto del rango :.7:.;< :./ulsa Ctrl 9 ) +pegar del portapapeles, B./ulsa Esc para finalizar la seleccin. Funciones especiales de $*s=ueda&' Vamos a ver algunas funciones interesantes ue podemos aplicar a las listas de datos. 3>SC+R): compara el valor de la bs ueda con la primera columna de la lista % nos devuelve un valor asociado en la misma fila. 3>S)+R-: compara el valor de la bs ueda con la primera fila de la lista % nos devuelve un valor asociado en la misma columna. COI?CI.IR: compara el valor de bs ueda con el contenido de cierta columna ue se le pasa como parmetro % devuelve el "ndice del registro de la lista. I?.ICE: a partir del "ndice de la lista, nos proporciona el dato del campo o columna ue se le pasa como parmetro. )eamos al unos e1emplos en la pr"ctica: 7.2Eade las siguientes celdas a la hoja % ord!nalas por apellido.

@.(ita el cursor en +R % escribe- (Are0 S"nc,e0 +puedes usar las opciones de #opiar % /egar,. 9.(ita el cursor en la celda 3R. ;.Escribe la siguiente frmula@3>SC+R):+RC+5:.;C5< <./ulsa la tecla Intro. *bserva ue ha aparecido el nombre de la lista ue corresponde con los apellidos escritos. Esta frmula busca un valor :+R< en un rango de celdas :+5:.;< % nos devuelve el valor ue encuentra dos posicin a su derecha +contndose ella,, es decir, el nombre. Es una funcin ue trabaja perfectamente para localizar datos en una lista extensa % devolvernos un dato concreto de la misma fila. (i ahora pruebas a escribir otros apellidos funciona % se actualiza. ue existan en la lista, comprobars ue la frmula

?OT+: si la lista no est ordenada alfab!ticamente, ha% ue aEadir el parmetro F+LSO en esta funcin. /or ejemplo- @3>SC+R):+RC+5:.;C5CF+LSO< por ue de lo contrario, no funcionar"a correctamente.

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Filtros de datos&' *tra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actan en forma de lista desplegable % nos permite filtrar o elegir datos segn unas condiciones espec"ficas. 7.(elecciona el rango de la lista +1:.; @.2ccede a .atos ' Filtro ' +uto#iltro % pulsa un clic> en cual uier parte de la lista para uitar la seleccin. *bserva ue han aparecido las t"picas flechas correspondientes a las listas desplegables comunes en &indo's. 9.2bre la lista correspondiente al campo Ciudad % selecciona 3il$ao

;.Vuelve a abrir la misma lista % selecciona la opcin Todas. <.2bre la lista del campo (ro%incia % elige la opcin (ersonali0ar&&& 8./repara el cuadro de dilogo de la siguiente forma-

A.+cepta. *bserva ue han aparecido las provincias cu%a inicial comience a partir de la letra M. :.Vuelve a mostrar todas las provincias. En campos num!ricos, podr"amos por ejemplo ejecutar una consulta ue nos mostrar los valores ms altos, valores a partir de un nmero determinado, etc.

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Captulo 12: Eurocon%ersin

Esta utilidad permite convertir listas de nmeros ue tenemos previamente en formato moneda al e uivalente en euros. 1ras la inclusin de esta moneda en varios pa"ses europeos, se hace obligado convertir algunas listas ue ten"amos preparadas +como listas de precios de art"culos,, al e uivalente a la moneda nica europea. (upongamos ue tenemos la siguiente lista de art"culos % su valor en peseta espaEola- +puedes escribir % probar t tambi!n el ejemplo,.

El e uivalente del Euro en /eseta espaEola es el siguiente1 Euro @ 1;;!7F; (ts /odr"amos situarnos en la celda .5 % escribir la frmula- @C5D1;;!7F; dejando dos decimales en el resultado, pero vamos a hacerlo con la utilidad de conversin de Euros7.2ccede a -erramientas ' Euro Con%ersin& 1e aparecer una ventana de la ue debes elegir las siguientes caracter"sticas-

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El resultado es el siguiente-

El nico problema de esta opcin es ue no guarda ninguna frmula en la nueva columna, por lo ue si aEadimos nuevas filas, tendremos ue volver a utilizar esta opcin. 5sicamente, se utilizar en los casos en los ue tengamos listas de precios en pesetas de antiguas hojas % ueramos actualizar su e uivalente al euro. En el caso de gestionar una lista con art"culos de forma ue tengamos ue aEadir, borrar, modificar precios, deber"amos crear una frmula normal % corriente como %a sabemos.

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Captulo 1;: Crear / modi#icar un r"#ico

Introduccin a los r"#icos en Excel& = Excel ofrece la posibilidad de trabajar con grficos en sus hojas de clculo ue nos proporcionarn una visin ms clara % grfica del contenido de las tablas de datos. Un grfico en Excel es la representacin grfica de un conjunto de datos de una hoja de clculo. /odemos crear diferentes tipos de grficos +barras, columnas, l"neas, etc, dependiendo de la informacin visual ue ueramos conseguir. $os datos utilizados en su creacin, pueden variar % el grfico se actualizar automticamente. Estas son las caracter"sticas de alguno de los grficos ms utilizados6r"#ico de "reas

Mepresentan la evolucin de las series a lo largo del tiempo. )uestran el volumen de cada serie % el total acumulado de las mismas. 6r"#ico de $arras

#omparan las series. El eje . se representa verticalmente % el eje F horizontalmente. $as barras apiladas +ejemplo, representan la relacin de cada punto con el total.

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6r"#ico de columnas

Mepresenta las series en barras verticales % permite compararlas % analizar las diferencias de valores entre los puntos a trav!s del tiempo. Es un grfico ideal para observar los datos en un momento de tiempo dado. 6r"#ico de lneas

Estudia las tendencias de los valores a lo largo de un per"odo de tiempo, resaltando la velocidad del cambio. 6r"#ico $urs"til

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Especial para representar datos burstiles. (i se desean representar los valores burstiles de apertura, mximo, m"nimo % cierre, se tienen ue seleccionar ; filas o columnas de datos correspondientes a dichos valores. Es un grfico ideal para estudiar las fluctuaciones ue realizan. 6r"#ico circular o de sectores

Mepresenta una sola serie de datos ue son analizados % cu%o valor se expresa en porcentaje. (e utilizan tambi!n para resaltar algn valor concreto. 6r"#ico de anillos

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(imilar al de sectores, no se limita a una sola serie sino ue puede representar tantas como deseemos. $as series son los anillos %, los colores, representan cada categor"a.

6r"#ico de radar

#ada categor"a forma un eje % cada eje sale del punto central. (i existen varias series, todos sus puntos se unirn con una l"nea. Do se podrn intercambiar los valores del orden una vez creado. 6r"#ico XW : r"#ico de dispersin<

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1rabajan con dos ejes de valores. (e selecciona la primera columna del rango para los valores de eje . % la segunda para los del eje F. (e usan para analizar tendencias de los valores a trav!s del tiempo, % sus posibles relaciones entre series. 6r"#ico de super#icie :7'.<

Dos sirve para trabajar con grandes cantidades de datos % su combinacin. 6nicia mediante colores, las zonas con valores ms parecidos. Dota importante- es necesario ue mande esta prctica a los tutores para ue la puedan corregir % le den acceso a la segunda parte del curso. (i no lo hace, nadie podr verificar si ha asimilado los contenidos de la primera parte % tampoco podr continuar el curso. El archivo ue debe descargarse no contiene ningn tipo de virus. En esto te enseVamos a modi#icar las r"#icas& 7.#rea una hoja como la ue sigue a continuacin. $a celda +; la hemos dejado en blanco para ue veas cmo trabaja Excel con valores vac"os.

@.(elecciona el rango +1:.; 9.2ccede a Insertar ' 6r"#ico 2parece un asistente para la creacin del grfico. En este primer paso podemos elegir el tipo de grfico ue ueramos. ;./ulsa el botn Si uiente 2 u" se nos muestra el rango de datos ue hemos seleccionado previamente. /odemos cambiarlo o dejar el ue %a est seleccionado. (i pulsas en las casillas Filas / Columnas los datos del grfico se transponen para mostrar, en el eje de las ., los rtulos de la primera fila o la primera columna. 4eja la opcin Columnas activada.

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$a pestaEa superior Serie nos muestra las series ue estn seleccionadas en este momento % ue corresponden a los meses. $as series nos muestran los colores correspondientes a cada mes por ue hemos seleccionado tres columnas. $a representacin de las series se llama Le/enda. <./ulsa el botn Si uiente. 2 u" podemos modificar varias opciones como t"tulos, le%enda, etc. 8.Escribe en la casilla Ttulo del r"#ico el texto- )E?T+S TOT+LES. (i esperas unos segundos, aparecer la simulacin en la ventana de la derecha. A.Escribe como t"tulo del eje de las . el texto- +6E?TES. :.Escribe como t"tulo del eje de las F el texto- )entas en miles&

$a pestaEa superior E1es nos permite activar % desactivar la visualizacin de los ejes. /uedes activar o desactivar las distintas opciones para comprobar el resultado en la ventana de simulacin. $a pestaEa Lneas de di%isin permite activar o desactivar las l"neas horizontales o verticales de divisin. /rueba tambi!n a activar o desactivar las distintas opciones. $a pestaEa Le/enda permite activar, desactivar % modificar la posicin de la le%enda. $a pestaEa Rtulos de datos permite varios modelos de visualizacin de los rtulos de datos. $a pestaEa Ta$la de datos, si est activada, nos muestra en miniatura la tabla origen de los datos del grfico.

B./ulsa el botn Si uiente. Oinalmente, podemos optar por crear el grfico en la misma hoja, el cual se podr modificar como si de un objeto cual uiera se tratara +mover, cambiar el tamaEo, modificar el contenido..., o bien, crear el grfico en una hoja completamente nueva, lo cual aEadir"a una hoja slo para mostrar el grfico. 7C.4eja la opcin Como o$1eto en&&& seleccionada % pulsa el botn Terminar. El grfico aparece en la misma hoja de trabajo. 2hora podemos estirar su tamaEo desde uno de los nodos de control, moverlo arrastrando desde el interior del grfico, etc. (i pulsamos un clic> fuera del grfico en cual uier parte de la pantalla de trabajo, se observa ue la marca negra de seleccin desaparece. (i volvemos a pulsar un clic> en el interior del grfico, vuelve a aparecer. /ara modificar cual uier parte del grfico podemos pulsar doble clic>. /or ejemplo, si pulsamos doble clic> sobre el fondo gris del grfico, aparecer un cuadro de dilogo desde el cual podemos cambiar los colores del mismo. /uedes tambi!n pulsar un clic> sobre alguno de los tres t"tulos ue hemos colocado +t"tulo principal, eje . % eje F, % observars ue puedes modificar dicho t"tulo. (i el grfico est seleccionado +marcado en negro, puedes abrir algn men % observars ue algunas opciones han cambiado. Estas afectan al grfico. (i se desea borrar un grfico, slo ha% ue tenerlo seleccionado % pulsar la tecla Supr del teclado. 2 veces, en vez de modificar los datos de un grfico es mejor % ms rpido crearlo de nuevo. 77.5orra el grfico actual % crea el siguiente-

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*bserva ue hemos desactivado la opcin Le/enda. 2l ser un grfico tridimensional, se crea un nuevo eje llamado E1e L ue muestra las series en dicho eje, por lo ue la le%enda no es necesaria. 7@.2Eada a la hoja la siguiente columna, con frmula incluida-

2hora vamos a crear un grfico con los nombres de los agentes % los totales en forma de columnas. Do es necesario, en este caso, seleccionar todo el rango de datos por ue slo nos interesa la ltima columna como datos de la serie. 79.(elecciona la primera columna.

7;.)anteniendo la tecla Control pulsada % sin soltarla, selecciona la columna de los totales.

7<.(elecciona el modelo Columnas 7. % sigue los pasos del asistente hasta la finalizacin de la creacin del grfico. Mecuerda ue has de desactivar en este caso la Le/enda. 78.#ambia los colores del fondo % de las barras pulsando doble clic> sobre ellos.

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7A.#on el grfico seleccionado, abre el men 6r"#ico $as opciones de este men son las siguientes'Tipo de r"#ico: podemos cambiar al estilo del grfico. '.atos de ori en: para cambiar el rango del origen de los datos. 'Opciones de r"#ico: podemos modificar los t"tulos, le%enda, etc. '>$icacin: para crearlo en una hoja nueva o dejarlo en la actual. '+ re ar datosDlnea de tendencia: para aEadir nuevos datos pertenecientes a nuevas columnas o filas. ')ista 7.: permite cambiar la visualizacin en tres dimensiones. 7:.2ccede a )ista 7. 2hora podemos cambiar la elevacin del grfico, la rotacin, perspectiva, etc. 7B./repralo como ves en la imagen % acepta.

4ependiendo de los cambios introducidos en el cuadro de dilogo, tendremos tamaEo del grfico por ue uizs no se vea demasiado bien.

ue modificar el

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Continuar

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