UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ASIGNATGURA:

TEORIA ADMINISTRATIVA 1

TRABAJO: ORGANIGRAMA Y MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA

CATEDRTICO: Lic. Sonia Margarita Bautista Esquivel.

INTEGRANTES: GABRIELA JAZMN CANALES JOCELYN LISSETTE JIMNEZ SARMIENTO MARA JOS MARROQUN ORELLANA IRMA EMILIA RIVAS GONZLEZ JOSU ENRIQUE ROMERO MONGE CC105610 JS10041194 MO100313 RG100713 RM100113

MAYO 23, 2013

ORGANIGRAMA
Presidente JOCELYN JMENEZ

Dpto. de comercializacin Gerente: EMILIA RIVAS

Depto. De personal Gerente: GABRIELA CANALES

Depto. De compras Gerente: MARA JOS MARROQUN

Depto. De finanzas Gerente: JOSU ROMERO

CONTADOR CONTADOR AUXILIAR

PASTELERA

RESTAURANTE

BANQUETERA
ORGANIZADOR

SERVICIO DE EVENTOS
ORGANIZADOR

CHEF EJECUTIVO CHEF PASTELERO SOUS CHEF PASTELERO PASTELEROS AYUDANTES (6) CAJERO (2)

GERENTE

TRANSPORTE
CAPITN DE MESEROS PERSONAL DE LIMPIEZA (3)

SUPERVISOR MOTORISTAS (5)

MESEROS (10) CHEF EJECUTIVO COCINEROS

AYUDANTES DE COCINA

CHEF EJECUTIVO

CAPITN DE MESEROS

AYUDANTES DE COCINA (8)

MESEROS (10)
DECORADOR (2)

CAPITN DE MESEROS

MESEROS (15)

TCNICOS (6)

MANUAL DE FUNCIONES
Son atribuciones del Presidente: Ejercer la representacin legal de la empresa. Presidir las sesiones de la Asamblea y de la Junta Directiva, suscribiendo las respectivas actas. Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Junta Directiva. Apoyar las actividades de la Empresa. Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios: Vicepresidente y Tesorero. Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades. Dirigir las labores de la coalicin Empresarial Sugerir a la Asamblea y a la Junta Directiva los medios y acciones que considere para la buena marcha de la gestin de la empresa. Ejercer las dems atribuciones que le correspondan segn el Estatuto y Reglamento correspondientes.

Dems funciones del Presidente Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, la ejecucin de las funciones administrativas y tcnicas, la realizacin de programas y el cumplimiento de las normas legales de la empresa.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Funciones de gerente de compras: Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisicin de materiales y materia prima que necesita nuestra empresa para su funcionamiento Velar para que la materia prima y materiales de nuestra empresa se redicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio ms conveniente. Encargarse de la adquisicin, manejo, almacenamiento, stock y seguridad de los insumos Controlar que las reas de almacenamiento estn bien ubicadas, limpias y ordenadas. Velar por el abastecimiento de materia prima en la pastelera Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes. Realizar el control de garantas. Proponer e implementar procedimientos para la realizacin de compras Estudiar la situacin en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir Velar por que se paguen los precios justos por la materia prima sin que ello desmejore la calidad de los mismos. Mantener a gerencia comunicada acerca de las variaciones en los precios de los insumos y productos Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos por el rea Generar y controlar el presupuesto designado a su rea. Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno Realizar otras actividades asignadas por su jefe y que permitan cumplir con los objetivos del puesto

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

Funciones del gerente de personal: Se encarga del reclutamiento, seleccin, contratacin del personal. Descripcin y anlisis del puesto. Capacitacin y entrenamiento del personal. Planificacin de sueldos y salarios. Evaluacin de desempeo. Promover y asegurar condiciones de trabajo como seguridad e higiene adecuadas creando un ambiente laboral propio para el operario.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS Funciones del gerente de finanzas: El administrador financiero debe dominar los fundamentos tanto de la Economa como de la contabilidad. Presupuestacin. La prediccin y el manejo de efectivo. La administracin crediticia. El anlisis de inversiones. El procuramiento de fondos.

Funciones del contador: Dentro de las funciones tenemos:

Las aperturas de los libros de contabilidad. Establecimiento de sistema de contabilidad. Estudios de estados financieros y sus anlisis. Certificacin de planillas para pago de impuestos. Aplicacin de beneficios y reportes de dividendos. La elaboracin de reportes financieros para la toma de decisiones

Funciones del contador auxiliar: Clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados. Llevar los libros mayores de acuerdo con la tcnica contable y los auxiliares necesarios, de conformidad con lo establecido por la SIES. Preparar y presentar informes sobre la situacin financiera que exijan los entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobacin. Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales el Fondo de Empleados est obligado.

Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes. Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, as como a toda la organizacin en materia de control interno. Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de informacin tanto internas como externas. Presentar los informes que requieran la Junta Directiva, el Gerente, el Comit de Control Social, el Revisor Fiscal y los asociados, en temas de su competencia. Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido. Las dems que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas que rigen para las organizaciones de Economa Solidaria.

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN Funciones del gerente de comercializacin:

FUNCIONES EN EL REA DE PASTELERA: En esta rea encargada de preparar postres, y los diversos pasteles que son encargados para diversos tipos de eventos en esta rea se encuentra al mando nuestro chef ejecutivo pastelero, un chef pastelero, un sous chef pastelero, asi tambin contamos con 6 pasteleros ayudantes. Funciones del gerente chef ejecutivo: Supervisa, programa, organiza, integra, dirige y controla, con la sola limitacin de las polticas y normas fijadas, las actividades relacionadas con la preparacin, presentacin y costo de los materiales para la realizacin de pastelera. Cabeza administradora de la cocina, sus responsabilidades incluyen el planeamiento, compras, supervisin, enseanza, preparacin y servicio. Manager de produccin de pastelera asi tambin un gerente de compras, tambin un experto maitre y un gran cocinero nuestro

chef ejecutivo conoce muy bien las funciones y detalles en cada posicin o partida en relacin a nuestra cocina pastelera. Administrar y estar al mando de 8 ayudantes de cocina creando innovando y conociendo de sabores logrando conseguir las mejores mezclas para conseguir un anhelado pastel.

Funciones del Chef pastelero: Persona encargada de realizar la masa reposteras Crea e innova constantemente todo tipo de pastelera fina para satisfacer a los clientes Responsable del buen funcionamiento y servicio de nuestra pastelera Controla el uso ptimo de las materias primas usadas en la produccin, tambin las cantidades, gramajes, pesos y tamaos establecidos en las recetas Supervisa el cumplimiento de las normas de seguridad alimentaria

Funciones del Sous chef pastelero: Coordina y apoya al Chef Pastelero en la operacin diaria. Trabaja conjuntamente con el Chef Pastelero en la produccin, organizacin, planificacin, promociones, festivales de productos. Se encarga directamente de las operaciones semiindependientes, como tareas operativas y distribucin operativa de personal. Reemplaza al chef pastelero en su ausencia.

Funciones de los Pasteleros ayudantes: Le brindan ayuda a los chefs cocineros en los que ellos necesiten Tienen conocimientos sobre la realizacin de postres y pasteles Se encargan tambin de mantener limpia el rea en el que son realizados nuestros ricos alimentos Participan en la elaboracin de los pedidos y mens de nuestra pastelera.

FUNCIONES EN EL REA DE RESTAURANTE:

Funciones del gerente: Es responsable de asegurar que el restaurante opera de manera rentable y eficiente. Adems, el administrador de ayuda a mantener la tica y la reputacin de un restaurante. Es deber del gerente de un restaurante para mantener los alimentos y la calidad del servicio. Es responsable de las metas del presupuesto. Asegura que la calidad estndar de los alimentos y bebidas de la produccin del servicio en los comensales se mantenga constantemente en la misma calidad. Delega funciones para el manejo general. Supervisa departamentos inferiores.

FUNCIONES Desarrolla actividades especficas de presupuesto para los departamentos del establecimiento. Supervisa los presupuestos para controlar los gastos. Sirve de contacto para las actividades que tiene relacin con el rea de mercadotecnia y publicidad. Supervisa horarios, capacita al gerente A y B. Provee de informacin que solicita el contralor, tales como pagos, impuestos y estados financieros. Revisa el reporte de todas las operaciones con los departamentos superiores e inferiores. Revisa las hojas de funcin con el chef. Organiza y opera eventos dentro y fuera del restaurante. Regula conductas para corregir errores en el rea operativa. Asigna y maneja los disturbios en el sistema de efectivo. Delega y asigna diversas tareas. Minimiza estudios y reduce costos. Audita documentos para asegurarse de que las actividades financieras hayan sida pagadas. Sirve de contacto para diversas autoridades (privados como pblicos). Da el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el chef antes de iniciar algn evento. Trabaja con problemas especiales asignados por el dueo. Revisa reportes del departamento y compra.

 Revisa el uniforme del personal. Est dispuesto para proveer asistencia en horarios de mucho trabajo. Reporta al dueo. Supervisa a todo el personal del restaurant. Debe ser capaz de utilizar todo el equipo del restaurant. Trabaja en todas las reas del restaurant. Trabaja horas prolongadas (su trabajo es de pie). Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los objetivos planeados. Agrupar las actividades en una estructura lgica. Funciones del capitn de meseros: Es responsable ante el jefe de piso o gerente del perfecto funcionamiento del servicio en el restaurante o cafetera. Sus principales funciones son : Recibe al cliente, lo acompaa a la mesa, da sugerencias, toma la orden, entrega la comanda al mesero y supervisa que sea surtida en la cocina o bar a la mayor brevedad posible. Recibe y despide amablemente al comensal. Comenta con el cliente los detalles de calidad en alimentos, servicio y bebidas; en caso de quejas las soluciona de inmediato y las reporta en la bitcora de operacin. Revisa que los trabajadores rotatorios se lleven a cabo, asimismo indica las correcciones pertinentes. Revisa las dotaciones en salsas y suministros generales. Capacita al personal segn los programas de alimentos y bebidas, y recursos humanos. Auxilia a los meseros cuando se requiere. Controla las reservaciones si no hay recepcionista.

Funciones de los meseros: Es el responsable directo de dar servicio a la mesa. Est obligado a dar un servicio amable, eficiente y corts. Mantiene en prctica las normas de limpieza.

Es responsable de la correcta realizacin de los trabajadores especiales o rotativos durante la preparacin previa al servicio. Es responsable de errores y omisiones en el cobro de cuentas. Es el encargo de resolver en primera instancia las quejas del cliente, o bien reportadas al capitn. Da a los clientes informacin de inters general. Participa en sesiones de capacitacin y adiestramiento. Supervisa la preparacin de la estacin de servicio realizado por su ayudante. Responsable de preparar alimentos frente al comensal. Eventualmente monta las mesas. Toma rdenes ocasionalmente en comandas. CHEF EJECUTIVO El chef ejecutivo es la cabeza administradora de la cocina, sus responsabilidades incluyen el planeamiento, compras, supervisin, enseanza, preparacin y servicio, programacin, organizacin, integracin, direccin y control, con la sola limitacin de las polticas y normas fijadas, las actividades relacionadas con la preparacin, presentacin y costo de los alimentos. Controlar y analizar regularmente la calidad en los niveles de produccin y presentacin. Producir y preparar todos los artculos alimenticios, con el fin de asegurar la ms alta calidad en todo momento. Asegurar la competicin de listas de mercado de acuerdo con los estndares de calidad y cantidad. Inspeccionar todos los productos alimenticios perecederos recibidos para asegurar su calidad.

COCINEROS Garantizar la preparacin y presentacin de los alimentos de manera adecuada y eficiente, y de acuerdo a los estndares y procedimientos establecidos para su rea. Responsabilidades 1. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y estndares establecidos para su rea. a. Cumple con los procedimientos establecidos para su rea en el Manual de Procedimientos de Operacin. b. Prepara los platillos de acuerdo a lo establecido en las recetas aprobadas. c. Participa en la elaboracin mensual del status del Programa Anual de Mercadeo, en lo referente a su departamento. d. Recibe y entrega su turno correctamente, de acuerdo a lo establecido en el departamento, para que no haya interrupciones en el servicio. e. Asegurarse de contar con los productos y el mise en place para la operacin de la cocina, de acuerdo al pronstico de cubiertos para evitar escasez o desperdicio. f. Se asegura de utilizar los productos estandarizados. g. Cuenta con el recetario corporativo. h. Utiliza bsculas y medidas estndar de acuerdo a la receta. i. Se encarga de preparar las cortesas de acuerdo al Kit de Cortesas. j. Tiene posteada la tabla de porciones estndar. 2. Supervisar la preparacin y presentacin oportuna de los alimentos. a. Participa en los briefings diarios de pre-servicio. b. Participa en el control de los costos del rea, mediante la produccin eficiente de los alimentos, evitando las mermas en lo posible. c. Lava toda la fruta y verdura en la tarja con desinfectantes en las cantidades necesarias por turno. d. Prepara alimentos fros y frescos, diariamente. e. Verifica que las ensaladas se preparen en el menor tiempo posible

antes del servicio, preferentemente en el momento que se ordenan. f. Realiza decoraciones para los buffet de Banquetes y Restaurantes.

AYUDANTES DE COCINA Es aquel que trabaja a las rdenes de otros cocineros o jefe de cocina, tratando de asimilar conocimientos para su posterior cometido. 1)-El ayudante lee el men o plato del da y, consiguientemente las tareas a realizar dentro de su cometido. *2)-Selecciona, situando en su lugar de trabajo, los utensilios, herramientas y recipientes a utilizar. 3)- Recoge y transporta los gneros desde su punto de recepcin hasta su lugar adecuado en la cocina. 4)- Retirar de las cmaras los gneros necesarios para su trabajo y los situar en la mejor forma dentro de la partida. 5)- Revisa, y en su caso repone, la bandeja de condimentos de uso corriente. 6)- Cuidar de la puesta a punto del fogn, colocacin, limpieza y conservacin de utensilios, mesas, tablas de cortar, herramientas, etc. 7)- Colaborar en la elaboracin de platos, cubriendo los trabajos ms sencillos; y en algunos casos, confeccionar algunos platos bsicos. 8)- Colaborar en la realizacin de algunos platos de repostera.

9)-Realizar las tareas de limpieza necesarias, en las distintas partidas de cocina.

CAJERO FUINCIONES 1. Atender al cliente en orden de llegada y tratar a todos por igual. 2. Mantener su zona de trabajo limpia y ordenada en todo momento, sobre todo a la hora de su relevo. 3. Antes de abrir su caja, asegurarse que el Administrador o Asistente de Administracin le otorgue el dinero completo para su caja. 4. La Cajera tiene productos que se encuentran bajo su responsabilidad. 5. Hacer conocer a los clientes las especialidades del restaurante y las promociones. 6. Preguntar siempre al cliente si desea boleta o factura antes de emitir el ticket. 7. Procesar los pagos con las tarjetas de dbito/crdito apropiadamente. 8. Mantener informado a su jefe inmediato y/o Gerencia sobre los acontecimientos relevantes que sucedan en su rea de trabajo. 9. Al momento de finalizar su turno, el dinero recaudado deber ser el mismo que figure en el reporte. 10. En caso de que el cliente pida cambiar o devolver algn producto y se tenga que realizar la anulacin, la Cajera debe consultar primero con el Administrador para que le de la autorizacin, en caso de no encontrarse este, deber consultar con la persona a cargo o esperar al cuadre de caja.

11. Atender y registrar las llamadas de clientes Gerente de Banquetes:

Planificar los detalles para servir banquetes, recepciones y otros eventos sociales, Solicitar ayuda adicional, cuando se requiera segn el cronograma de banquetes, Dirigir la organizacin de las mesas y su decoracin, Planificar el orden de servicio y organizar el servicio para que sea puntual, silencioso y corts Tomar la iniciativa de saludar a los clientes de manera cordial y clida y garantizar que se satisfagan todas las necesidades de los comensales. Observar a los huspedes para responder a cualquier solicitud adicional y para percibir cuando debera servirse o cuando debera estar listo el siguiente plato, Ayudar en el funcionamiento del departamento de banquetes, Garantizar el control adecuado de los banquetes, Participar activamente en la organizacin del saln y el servicio, Inventariar todos los equipos.

Transporte (5 motoristas)

dirigir y comunicarse con los vehculos para garantizarles la seguridad y el tiempo de entrega a los clientes que esperan los productos, debe realizar las revisiones de mantenimiento de rutina en todos los vehculos y equipos para garantizar la seguridad de los productos, de los vehculos de la compaa y del equipamiento. Tambin debe capacitar al personal para que colabore en el proceso de mantenimiento y a realizar las reparaciones cuando sea necesario, realizar rutas adecuadas para las entregas y tener conocimiento, seguimiento del gasto presupuestario y tareas administrativas para el subsidio de casa vehiculo.

Chef Ejecutivo. (8 Ayudantes de cocina)

persona a cargo de la cocina, responsable de la creacin de las recetas y del men, del entrenamiento de personal y de supervisar toda la cocina. Este dirige al personal: cocineros, panaderos, carniceros, y cada persona implicada en la preparacin del alimento. con conocimiento extenso y experiencia dentro del ramo.

Jefe de meseros (10 meseros a su cargo) :

responsable ante el maitre del perfecto funcionamiento del restaurante, cafetera, bar o saln de convenciones al cual es asignado, Es el responsable de la supervisin del cumplimiento de todos los procedimientos, Debe conocer a la perfeccin los ingredientes de todos los platillos, as como sus tiempos aproximados de preparacin, SERVICIO DE EVENTOS ORGANIZADOR: El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunin y que tienen como objetivo principal la preparacin de los recursos y equipos que componen el evento. DISEADOR: Bueno pues es el de organizar todos los requerimientos que el evento requiera sobre todo porque no debe dejar nada al azar ni a la casualidad y mucho menos a la suerte es decir se debe contemplar todo tipo de posibles sucesos que daen al evento. es entonces el que lleva a cabo la logstica del suceso como el de ver en donde van las cosas en un saln como sillas,presidium,de q lado es mejor. Que de el acceso a los sanitarios, si los platos son los correctos a la comida, bocadillos, cena etc. tambin toma en cuenta las salidas de emergencia y tomar precauciones en caso de siniestros antes durante y despus del evento es quien diagnostica que prevenciones deben tomarse el tipo de seguridad que debe asignarse y calcular todo lo relacionado a los asistentes si es que el evento es masivo, privado, publico, etc.

TECNICOS: Disposicin del equipo y los recursos tcnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizar el evento. Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

JEFE DE MESEROS: CAPITAN DE MESEROS Es responsable ante el jefe de piso o gerente del perfecto funcionamiento del servicio en el restaurante o cafetera. Sus principales funciones son: Recibe al cliente, lo acompaa a la mesa, da sugerencias, toma la orden, entrega la comanda al mesero, Capitn de meseros Denominacin del puesto Es el responsable ante el matre del perfecto funcionamiento del restaurante, cafetera, bar o saln de convenciones al cual es asignado. Departamento Alimentos y bebidas rea Restaurante, cafetera, bar o saln de convenciones.