MARCO TERICO

TEMA: La gestin documental y el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en la empresa IMATIC PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN: Como manejar toda la documentacin de la empresa y el planteamiento de la posibilidad de buscar un programa de gestin documental que organice todos los documentos de IMATIC El enorme valor que tiene la informacin de la empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestin de documentos que se adece al tipo y al tamao del negocio y que adems sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable. Desarrollo de la gestin documental : Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico. El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogacin legible por mquina, para sus de bases de datos. Unos aos ms tarde el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas. En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos

de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar. FLUJO DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Bases de Datos La aplicacin de la informtica en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenmeno que tiene sus implicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin. Esta tendencia se agudiza todava ms en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a travs de Internet. Desde un punto de vista de gestin documental, uno de los principales problemas es cmo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qu parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene informacin para realizar clculos u operaciones. En el otro extremo, est la opinin de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestin. Hardware Escneres y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados. Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha informacin, para su modificacin o revisin. Software: Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se maneja en la empresa. Existen soluciones informticas para: la gestin documental, administracin de archivos digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole. Redes: Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque tambin se puede acceder a la informacin por Internet. Usuarios: A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestin Documental permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema. Administradores: Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y asignando, a cada documento lgico,

las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero. ALGUNOS CRITERIOS GENERALES A TENER EN CUENTA Un sistema de gestin documental por lo general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento, recuperacin, clasificacin, seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin. Almacenamiento Dnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos? Cmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede pasar buscndolo? Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin? Cmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos estn archivados siguiendo el sistema ms apropiado? Cmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la destruccin no deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener acceso a ella? Cmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser guardados? Cmo procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)? Cmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar para distribuir los documentos? Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de estos documentos? Si ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento, cmo se podr colaborar en esas tareas? Cmo proporcionamos los requisitos necesarios para la validacin legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estndares para la autentificacin?

Recuperacin

Clasificacin

Seguridad

Custodia Distribucin Workflow

Creacin

Autenticacin