Manual Excel 2007

Mi crosof tOff ice2007
InstitutoSuperiorTecnolgicoSISE
MicrosoftExcel2007 2
CONOCIENDOMSEXCEL2007
Microsoft Office Excel 2007 es una potente herramienta que puedes usar para crear y
aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para tomar
decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la
visualizacin de datos enriquecida y las vistas de tabla dinmica permiten crear, de un
modo ms sencillo, grficos de aspecto profesional y fcil uso. Office Excel 2007, en
combinacin con Excel Services (una nueva tecnologa incluida en Microsoft Office
SharePoint Server 2007), ofrece mejoras significativas para compartir datos con ms
seguridad.
Puedes compartir informacin confidencial de la empresa de un modo ms amplio y
segurocontuscompaerosdetrabajo,clientesysociosempresariales.
AlcompartirunahojadeclculoconOfficeExcel2007yExcelServices,podrsexplorar,
ordenar, filtrar e introducir parmetros, e interactuar con las vistas de tabla dinmica
directamenteenelexploradordeweb.
CMOTRABAJARENEXCEL2007
Para iniciarlaaplicacinMicrosoftExcel, pulsasobreel botndeiniciodelescritoriode
Windows. Con el men de inicio desplegado, selecciona todos los programas y, a
continuacin,pulsasobreelconjuntodeprogramasdeMicrosoftOfficeparaseleccionar
laaplicacinExcel2007,alaquepertenece.
Una vez hayas pulsado el botn, se abrir el programa y te mostrar la ventana y su
espaciodetrabajo.
CuandoiniciesExcel,teencontrarsanteunagrancuadrculavaca.Enlapartesuperior
hay letras y a lolargo del ladoizquierdo delatabla hay nmeros. Adems, en la parte
inferior,hayfichasconladenominacinHoja1,Hoja2,etctera.Sieslaprimeravezque
usasExcel,puedespreguntarlequdebeshaceracontinuacin.
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1. LacintadeopcionesseextiendealolargodelapartesuperiordeExcel.
2. Loscomandosrelacionadosdelacintadeopcionesestnorganizadosen
grupos.
La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de
opciones. La cinta de opciones est formada por diferentes fichas. Cada ficha est
relacionada con un tipo de trabajo especfico que las personas realizan en Excel. Para
verlosdiferentescomandosdecadaficha,debeshacerclicenlasfichassituadasenla
partesuperiordelacintadeopciones.LafichaInicio,queeslaprimerafichaempezando
por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con ms
frecuencia.
Los comandos estn organizados en pequeos grupos relacionados. Por ejemplo, los
comandosparaeditarceldasestnreunidosenelgrupoModificar,yloscomandospara
trabajarconceldasestnenelgrupoCeldas.
UNAHOJADECLCULOENBLANCOENUNLIBRONUEVO
1. ElprimerlibroqueabresedenominaLibro1. Estettuloapareceenlabarrade
ttulosituadaenlapartesuperiordelaventanahastaqueguardaellibroconsu
propiottulo.
2. Fichasdehojasenlaparteinferiordelaventanadellibro.CuandoiniciasExcel,
se abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas,
como las pginas de un documento. Cada hoja tiene un nombre en su ficha
situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y
Hoja3. Para ver una hoja de clculo, tienes que hacer clic en la ficha
correspondiente.
Es recomendable cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar ms
fcilmente la informacin contenida en cada una. Por ejemplo, puedes tener fichas
denominadas Enero, Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados por
estudiantesenesosmeses,oNorteyOesteparareasdeventas,etctera.
Puedesagregarhojas declculo sinecesitasmsdetres. O bien, si nonecesitastres,
puedeseliminarunaodos.Adems,puedesutilizarmtodosabreviadosdetecladopara
moverteentrehojas.
Abrirunnuevolibrodetrabajoenblanco
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2
Paracrearunlibronuevo,sepuedeabrirunlibroenblanco.Asimismo,elnuevolibrose
puedebasarenotroexistente,enlaplantilladelibropredeterminadaoencualquierotra
plantilla.
HazclicenelbotndeOfficesituadoenlapartesuperiorizquierda.Despus,hazclicen
Nuevo.EnlaventanaNuevolibro,hazclicenLibroenblanco.
Tambin podrs crear un Libro de Excel nuevo, desplazndote a la parte superior
derecha, y haciendo clic en el icono de Hoja en blanco. Ah estla opcin Nuevo, que
deberspulsarparaqueteaparezcaelnuevolibro.
Practica las diferentes formas de crear un nuevo libro de Excel, con el fin de
familiarizarteconellasyescogerelmtodoqueteresultemscmodo.
DEFINICIONES
HojadeClculo:documentoprincipalqueseutilizaenExcelparaalmacenarytrabajar
condatos.Constadeceldasqueseorganizanenfilasycolumnas.Unahojadeclculose
almacenasiempreenunlibro.
Plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se pueden
crearplantillasparalibrosyhojasdeclculo.Laplantillapredeterminadaparalibrosse
denomina Libro.xlf. La plantilla predeterminada para hojas de clculo se denomina
Hoja.xlt.
DESPLAZAMIENTOPORELLIBRODETRABAJO
Hay distintos formas de desplazarse por una hoja de clculo. Puedes utilizar las teclas
de direccin, las barras de desplazamiento o el ratn para moverte entre las celdas y
desplazarserpidamentealasdistintasreasdelahojadeclculo.
En Microsoft Office Excel 2007, puedes beneficiarse de una mayor velocidad de
desplazamiento,deundesplazamientofcilhastaelfinaldeunrangoydelainformacin
sobre herramientas que te permite saber el punto de la hoja de clculo en el que te
encuentras.Tambinpuedesutilizarelratnparadesplazarteencuadrosdedilogoque
presentanlistasdesplegablesconbarrasdedesplazamiento.
TRUCO
Aunqueal principioteinclines mspor eluso del ratn,conalgodeprcticaacabars
lograndomayorrapidez conel teclado.Esrecomendable quepruebes lasdistintascom
binacionesdeteclasparairadquiriendovelocidaddedesplazamientoporeldocumento.
DEFINICIONES
Celdaactiva:celdaseleccionadaenla queseescribendatos.Slounaceldaest activa
cadavez.Laceldaactivatieneunbordegrueso.
Esquema: datos de una hoja de clculo donde las filas o columnas de datos de detalle
estn agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El esquema puede
resumir una hoja de clculo entera o una parte seleccionada de la misma. Utiliza las
teclasdedireccinparadesplazarseporunahojadeclculo
Para desplazarte por las celdas de una hoja de clculo, haz clic en cualquier celda o
utilizalasteclasdedireccin.Cuandotedesplazasaunacelda,staseconvierteenla
celdaactiva.
MOVIMIENTO TECLADO
CeldaAbajo FLECHAABAJO
CeldaArriba FLECHAARRIBA
CeldaDerecha FLECHADERECHA
CeldaIzquierda FLECHAIZQUIERDA
PantallaAbajo AVPAG
PantallaArriba REPAG
CeldaA1 CTRL+INICIO
Primeraceldadelacolumnaactiva FIN FLECHAARRIBA
ltimaceldadelacolumnaactiva FIN FLECHAABAJO
Primeraceldadelafilaactiva FIN FLECHAIZQUIERDAo INICIO
ltimaceldadelafilaactiva FIN FLECHADERECHA
ORGANIZACINDEUNLIBRODETRABAJO
EnelmomentoenqueinicieslaaplicacinMicrosoftExcel,aparecerunaventanacomo
laqueilustralafigurainferior.
Laventanaque semuestraenlailustracinpuedenocoincidir exactamentecon laque
veas en tu equipo, ya que cada usuario puede configurar qu elementos desea que se
muestrenencadamomento.
Acontinuacinseexplicarbrevementecadaunodesuscomponentesfundamentales.
Librodetrabaj o
Un libro de trabajo es un documento de Excel, en l se almacenarn cada una de las
accionesrealizadasenelprograma.
Loslibrosdetrabajotienenlaextensin'xls',paraqueelordenadorreconozcaestetipo
dearchivosyutilicelaaplicacinMicrosoftExcelparamanipularlosyeditarlos.
En el momento en que inicies una sesin de Excel, se abrir un nuevo libro de trabajo
conelnombrepredeterminadodeLibro1.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de tres hojas,
aunqueelnmerodestaspuedevariarentre1y255.
EnlaparteinferiordelaventanadeExcel, encontrarslasdiferenteshojasdellibrode
trabajo, cada una de ellas nombrada de la forma Hoja1, Hoja2, Hoja3, y as
sucesivamente.
Quizrecuerdesaquellosviejoslibrosdecontabilidad,concientosdemilesdeceldasen
sus pginas y una fina capa de polvo. Quin no recuerda a esos contables con las
gafas cadas, desentraando cifras y realizando operaciones matemticas entre las
pginas de los libros de cuentas? Imgenes como stas, que slo permanecen en las
pelculas y en las novelas, son las que programas como Excel ha eliminado. Aquellos
libros que se apilaban en estanteras albergando las cifras acumuladas durante aos
siguen existiendo, pero ahora de forma virtual y conmuchas ms prestaciones que las
que nos daban unas cuantas hojas de papel. Aunque los libros de Excel mantienen la
apariencia de los antiguos libros de cuentas, no tienen nada que ver. Excel los llama
libros de trabajo. Son una gran herramienta de organizacin, ya que, por ejemplo,
permitequetodaslashojasreferidasaunmismoproyectootrabajopuedan agruparse
enunsololibro,loqueseguroteresultarmuyventajoso.
1. Barradettulo.
2. Fichasconsusrespectivascintasdeopciones.
3. BarradeIniciorpido.
4. Barradefrmulas.
5. Barradefichasdehojas.
6. Barradeestado.
Barradettulo
Situadaenlapartesuperiordelprogramaycomnacasitodaslasaplicaciones,
seencuentralaBarradettulo.
Enlapartecentraldeestabarra,Excelmuestraelnombredelarchivoconelque
esttrabajando en esemomento.Sieste archivotodavanoposee unnombre,
Microsoft Excel le asignar el de Libro! de manera predeterminada, hasta el
momento enqueloguardes yleasignes el nombrequedesees. Enelextremo
de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar la ventana,
comunesencualquieraplicacinparalossistemasoperativosWindows.
Cintadeopciones
Contiene todas las operaciones y comandos que Excel es capaz de realizar.
stas estn organizadas en grupos, dependiendo de la funcin que
desempeen.
Todas las operaciones que es capaz de realizar Excel seencuentran en cintas
deopcionesdelasfichas.Pulsandosobrecadafichaaparecesurespectivacinta
deopcionesconloscomandosagrupadosporfuncin.
BarradeIniciorpido
Esta barra alberga iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las
operaciones ms corrientes, como Guardar, Deshacer, Imprimir Nuevo
documento, entre otras muchas. Puedes personalizar esta barra con los
comandosqueusesmsfrecuentemente.
Barradefrmulas
Barra de la parte superior de \a ventana de Excel que se utiliza para escribir o
editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor
constantealmacenadoenlaceldaactiva.
Barradefichasdehoj as
Situadaenlaparteinferiordelprograma,tepermitirdesplazarteporlasdistintas
hojasdellibrodetrabajo.Cadafichaesunahojadellibroquetengasabiertoen
ese momento. Tambin podrs moverte entre las hojas con las flechas de
desplazamientoqueencontrarsalaizquierdadelabarra.
Barradeestado
Situada en la parte inferior de la ventana, te ser de gran utilidad, ya que te
mostrar informacin de las celdas seleccionadas, tales como la suma o el
promedio entre las mismas. A la izquierda puedes observar Accesos directos,
Zoom y el control deslizante de zoom. Estos comandos harn ms rpida tu
tarea en Excel. Puedes personalizar esta barra pulsando el botn derecho del
ratn sobre la misma y eligiendo los comandos en el men desplegable que
aparece.
RECUERDA
LibrodetrabajoeselnombrequerecibeundocumentodeExcel.Cadalibroseorganiza
en hojas, y tiene una extensin .xls. Como puedes comprobar, el entorno de Excel es
bastantesimilaraldelrestodelosprogramasdeOffice.Secomponedebarras,mens y
panelesque,trasunapequeatomadecontacto,teresultarnmuyfamiliares.
Losttulosdecolumnaseindicanmedianteletras.
Losttulosdefilaseindicanmediantenmeros.
Hoj adeclculo
Lashojasdeclculosedividenencolumnas,Filasyceldas.
Lascolumnasseextiendendearribaabajoenlahojadeclculo,esdecir,verticalmente.
Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de clculo, es decir,
horizontalmente.Lasceldassonelespaciodondeseencuentrancolumnasyfilas.
Cadacolumnatieneunttuloalfabticoenlapartesuperior. Lasprimeras26columnas
tienen las letras A aZ. Cada hoja de clculo contiene 16.384 columnas en total, por lo
que,acontinuacindelaZ,lasletrascomienzandenuevoenparejas,esdecir,deAAa
AZ.
AcontinuacindeAZ,lasparejasdeletrascomienzandenuevoconlascolumnasBAa
BZ, y as sucesivamente hasta hacer que las 16.384 columnas tengan su
correspondientettuloalfabtico,finalizandoenXFD.
Cadaunadelasfilastambintieneunttulo.Losttulosdelasfilassonnmeros,de1a
1.048.576.
Los ttulos alfabticos de las columnas unto con los ttulos numricos de las filas te
indican en qu celda de la hoja de clculo ests situado cuando haces clic en una de
ellas. Los ttulos se combinan para formar la direccin de celda, tambin denominada
referenciadecelda.
1. LacolumnaCestresaltada.
2. Lafila5estresaltada.
3. La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la
esquinasuperiorizquierdadelahojadeclculo.Cuandoabresunlibronuevo,la
primera celda que ves en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo
aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarn los datos que
especifiques.
Puedes especificar datos en el lugar que desees haciendo clic en la celda
correspondiente de la hoja de clculo para seleccionarla. Pero, en la mayora de los
casos, la primera celda (o una celda prxima) es un buen lugar para empezar a
especificardatos.
Cuandoseleccionasunacelda,seconvierteenlaceldaactiva.Elcontornodeunacelda
activa es de color negro y los ttulos de la columna y de la fila donde se encuentra la
celdasemuestranresaltados.
Por ejemplo, si seleccionas la celda de la columna C y la fila 5, los ttulos de dichas
columnayfilaaparecenresaltadosysucontornoesnegro.LaceldasedenominaC5.
Laceldacontorneadaylosttulosresaltadosdecolumnayfilafacilitanlalocalizacinde
laceldaC5comoceldaactiva.Adems, lareferenciadeceldaapareceenelCuadrode
nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo. Si miras el
Cuadrodenombres,puedesverlareferenciadeceldadelaceldaactiva.
Todos estos indicadores no son importantes cuando ests al principio de la hoja de
clculo en las primeras celdas. Pero pueden ser realmente tiles segn vayas
avanzando en tu trabajo especificando datos hacia abajo o haciala derecha de la hoja
de clculo. Ten en cuenta que cada hoja de clculo tiene 17.179.869.184 celdas para
trabajarenellas. Esmuy fcilperderse sinotienesla referencia deceldaqueteindica
dndeteencuentras.
Porejemplo,esimportantesaberlareferenciadeceldasinecesitascomunicaraalguien
dnde estn ubicados datos concretos o dnde deben especificarse en una hoja de
clculo.
RECUERDA
Una hoja de clculo se compone de columnas y filas en las que se realizan las opera
cionesmatemticas.
Recuerda que una celda activa y un rango se reconocern por estar perfilados por un
cuadroennegro.
Seleccionesdeceldas
En una hoja de clculo, puedes seleccionar celdas, rangos, filas o columnas. Tambin
puedesponerunaceldaenmododeedicinyseleccionartodoopartedesucontenido.
EnunatabladeMicrosoftOfficeExcelsepuedenseleccionarceldasyrangosdelmismo
modoqueseseleccionanenunahojadeclculo.Sinembargo,laseleccindefilasyco
lumnasdetablaesdiferentealmodoenqueserealizaenlashojasdeclculo.
RECUERDA
Siunahojadeclculoestprotegida,esposiblequenosepuedanseleccionarsusceldas
nisucontenido.
Seleccionacel das,rangos,filasocolumnas
Paraselecci onar Hazl osigui ente
Unanicacelda Haz clic en la celda o presiona las teclas de flecha
paramovertehastaella.
Unrangodeceldas Haz clic en la primera celda del rango y, despus
arrastra hasta la ltima celda, o mantn presionada
la tecla Mays mientras presionas las teclas de
flecha para extender la seleccin. Tambin puedes
seleccionar la primera celda del rango y presionar
despusF8paraextenderlaseleccinutilizandolas
teclasdeflecha. VuelveapresionarF8paradetener
laextensindelaseleccin.
Unrangoampliodeceldas Haz clic en la primera celda de! rango y, a
continuacin, mantn presionada la tecla Mays
mientras haces clic en la ltima celda de! rango.
Puedes desplazarte para hacer que la ltima celda
seavisible.
Todaslasceldas deunahoja
declculo
Haz clic en el botn Seleccionar todo. Tambin
puedes presionar Ctrl+A para seleccionar toda la
hoja de clculo. Si la hoja contiene datos, al
presionar Ctrl +A se selecciona el rea actual. Si
presionas Ctrl+A una segunda vez se selecciona
todalahojadeclculo.
Celdas no adyacentes o rangos
deceldas
Selecciona la primera celda o rango de celdas y,
despus, mantn presionada la tecla Mays
mientrasseleccionasotrasceldasorangos.Tambin
puedes seleccionar la primera celda o rango de
celdas, y presionar a continuacin Mays+F8 para
agregar a la seleccin otra celda o rango de celdas
noadyacentes.Paradejardeagregaralaseleccin
celdas o rangos, presiona Mays+F8 otra vez. No
puedes cancelar la seleccin de una celda o rango
de celdas en una seleccin no adyacente sin
cancelartodalaseleccin.
Unafilaounacolumna Haz clic en el encabezado de fila o de columna.
Tambin puedes seleccionar celdas de una fila o
columna seleccionando la primera celda y
presionando despus Ctrl +Mays+tecl a de Flecha
(Flecha derecha o Flecha izquierda para las filas, y
FlechaarribaoFlechaabajoparalascolumnas).
Si la fila o columna contiene datos, al presionar
Ctrl+Mays+tecl a de Flecha se selecciona la fila o
lacolumnahastalaltimaceldausada.Sivuelvesa
presionar otra vez esta misma combinacin de
teclas,seseleccionatodalafilaocolumna.
Filasocolumnasadyacentes Arrastra los encabezados de fila o columna, o bien,
selecciona la primera fila o columna y, a
continuacin, mantn presionada la tecla Mays
mientrasseleccionaslaltimafilaocolumna.
Filasocolumnasnoadyacentes
Hazclicenelencabezadodecolumnaodefiladela
primera fila o columna de la seleccin. Despus,
mantn presionada la tecla Mays mientras haces
clic en los encabezados de columna o defila delas
otras filas o columnas que deseas agregar a la
seleccin.
La primera o la ltima celda de Selecciona una celda en la fila o columna y, a
unafilaocolumna continuacin, presiona Ctrl+tecla de Flecha (Flecha
derecha o Flecha izquierda para las filas, y Flecha
arribaoFlechaabajoparalascolumnas).
Laprimeraolaltimafiladeuna
hojadeclculoodeunatablade
MicrosoftOfficeExcel
Presiona Ctrl+l nicio para seleccionar la primera
celdadeunahojadeclculoodeunalistadeExcel.
PresionaCtrl+Finparaseleccionarlaltimaceldade
una hoja de clculo o de una lista de Excel que
contengadatosoformato.
Las celdas hasta la ltima celda
utilizada de una hoja de clculo
(esquinainferiorderecha)
Selecciona la primera celda y despus presiona
CTRL.+Mayus+Fi n para extender la seleccin de
celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de
clculo(esquinainferiorderecha).
Las celdas hasta el principio de
lashojasdeclculo
Selecciona la primera celda y, a continuacin,
presiona de la hoja de clculo Ctrl +Mays+lnicio
para extender la seleccin hasta el principio de la
hojadeclculo.
Ms o menos celdas que la
seleccinactiva.
Mantn presionada la tecla Mayus mientras haces
che en la ultima seleccin activa celda que deseas
incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular
comprendido entre la celda activa y la celda en la
quehacesclicseconvierteenlanuevaseleccin.
Excel marca las celdas o los rangos seleccionados resaltndolos. Los resaltados no
aparecenenlacopiaimpresa.Sideseasmostrarlasceldasconunresaltadoalimprimir
una hoja de clculo, puedes utilizar las caractersticas de formato para aplicar un
sombreadoalasceldas.
Si la seleccin se ampla al hacer clic en una celda o al presionar teclas para
desplazarse,puededebersea que sehaya presionadoF8oMays+F8paraampliaro
agregar a la seleccin, lo que se ndica mediante Ampliar seleccin o Agregar a la
seleccin en la barra de estado. Para detener la ampliacin o adicin a una seleccin,
vuelveapresionarF8oMays+F8.
Paracancelarunaseleccindeceldas,hazclicencualquierceldadelahojadeclculo.
Seleccionaelconteni dodeunacelda
Para seleccionar el contenido de una
celda
Enunacelda
Hazdobleclicenlacelday,despus,
arrastraporelcontenidodelaceldaque
deseasseleccionar.
Enabarradefrmulas(barradefrmulas:
barradelapartesuperiordelaventanade
Excelqueseutilizaparaescribiroeditar
valoresofrmulasenceldasogrficos.
Muestralafrmulaoelvalorinstante
almacenadoenlaceldaactiva)
Hazclicenlacelday,despus,arrastrapor
elcontenidodelaceldaquedeseas
seleccionarenlabarradefrmulas.
Conelteclado
PresionaF2paramodificarlacelda,utiliza
lasteclasdeflechaparacolocarelpunto
deinserciny,acontinuacin,presiona
Mays+tecl adeFlechaparaseleccionare!
contenido.
SeleccionafilasycolumnasdeunaTabladeExcel
Paraselecci onar Hazl osigui ente
Unacolumnadetablaconosin
encabezados
Haz clic en el borde superior del encabezado de la
columna o en la columna en la tabla. Aparecer la
flecha de seleccin siguiente para indicar que al
hacer clic se seleccionar la columna. Al hacer clic
una vez en el borde superior, se seleccionan los
datosdecolumnadetablaalhacerclicdosvecesse
selecciona toda la columna de la tabla. Tambin
puedes hacer clic en cualquier punto de la columna
de tabla y, a continuacin, presionar Ctrl+Barra
espadadora.Obien,puedeshacerclicenlaprimera
celda de la columna de tabla y, a continuacin,
presionarCtrl+Fl echaabajo.
Si presionas Ctrl +Barra espadadora una vez, se
seleccionan los datos de columna de tabla si
presionas CtH+Barra espaci adora dos veces, se
seleccionatodalacolumnadetabla.
Unacolumnadetablacon
encabezadosdehojade
clculo
Haz clic en el encabezado de columna de hoja de
clculo que muestra el encabezado de tabla de la
columna de tabla que deseas seleccionar. Tambin
puedes hacer clic en cualquier punto de la columna
de tabla y, a continuacin, presionar Ctrl+Barra
espaciadora. O bien, puedes hacer clic en la
primera celda de la columna de tabla y, a
continuacin,presionarCtrl+Flechaabajo.
Unafiladetabla
Haz clic en el borde izquierdo de la fila de la tabla.
Aparecer la flecha de seleccin siguiente para
indicar que al hacer clic se seleccionar la fila.
Puedes hacer clic en la primera celda de la fila de
tabla y. A continuacin, presionar Ctrl.+Flecha
derecha.
FORMATODECELDAS
Excelpermiteaplicarformatoatusceldas.Estoayudaahacertudocumentomsclaroy
organizado.Adems,permiteunacorrectayrpidavisualizacindelosdatoscontenidos
enlahojadeclculo.
Excel ofrece la posibilidad de configurar formatos tanto para tus celdas como para el
contenido de stas, adems de proporcionar un surtido abanico de opciones
predeterminadaspararealizareldiseodetustablas.
A continuacin presentan los diferentes recursos para aplicar formato a las celdas de
unahojadeExcel.
Formatosdel osdatos
De forma predeterminada, cuando Excel activa una hoja de clculo, las celdas estn
formateadas por defecto, con un formato general. Este formato general indica que las
celdasestnvacasyesperandoqueintroduzcasalgndatoparaestablecerunformato.
Realizalaprcticadescritaacontinuacin,paraentendermejorlasposibilidadesdefor
mato que facilita Microsoft Excel. Si deseas cambiar el formato de cualquier celda,
accede al men Inicio, selecciona la opcin Celdas, Formato, Formato de celdas.
Automticamente,MicrosoftExcelmuestraelcuadrodedilogodeFormatodeceldas.
Por defecto, todas las celdas contienen el formato general. Este formato posee una
alineacinpredeterminadaalaizquierda.
SeleccionaenelcuadrodedilogodeFormatodeceldaslaopcinFormatodenmero.
Pordefecto,esteformatoposeeunaalineacinaladerecha.
Observaquepuedesespecificarelnmerodedecimalesquedeseasqueaparezcanen
lacelda.
Presta atencin al cuadro de dilogo y observa que tambin puedes especificar s
deseasqueExcelutiliceunpuntocomoseparadordelosmillares.
ObservaqueExcelaplicaelformatocondosdecimalesypuntosdemillar.
Acontinuacin, seleccionaunafecha,accedealmenFormato, ypulsasobrelaopcin
Celdas,paramostrarelcuadrodedilogodeFormatodeceldas.
Escogeelformatodefecha,yseleccionauntipodeformato,porejemplo,elquemuestra
elmesconlastresprimerasletras.Seguidamente,pulsaenAceptar.
ObservaqueMicrosoftExcelcambiaelformatodelafecha,yahoraelmesaparececon
tresletras.Enlamayoradeloscasosesteformatoyaseencuentrapredeterminadocon
sloanotarennmeroslafechayelmesseparadosporunguin.
A continuacin, accede de nuevo al cuadro de dilogo de Formato de celdas, ypresta
atencinalosdistintosformatosdeceldasqueteofreceMicrosoftExcel.
ElformatodeMonedaincluyeunsmbolomonetariodespusdelacantidadnumrica.
ElformatodeContabilidadesparecidoaldeMoneda,conladiferenciadequenopodrs
configurarnmerosnegativos.
ElformatodePorcentajeaadeelsmbolo'%'detrsdelascantidadesnumricas.
EnelformatoCientficopuedesconfigurarelnmerodedecimales.Enlarepresentacin,
seutilizaexponencialbase10.
Enlabarradeiconostambindisponesdeopcionesparacambiarelformato.Pulsando
eliconoEstilomonedaaadirselsmbolodeleuroalascantidadesnumricas.
PulsandoeliconoEstiloPorcentualaadirselsmbolo'%'alascantidadesnumricas.
Pulsando el icono Estilo millares, aadirs e! punto de millar en las cantidades
numricas.
Tambinpodrs, desdeestosiconosdelabarradeherramientas, aumentarodisminuir
decimalesaloscontenidosnumricosdelasceldas.
Alineacinyfuentes
Cuandoabrasunahojanueva, lasceldascontenidas enellaestarnenesperadel tipo
de datos que vayas a introducir. As, si introduces fechas, automticamente todos los
datosqueintroduzcasenesaceldatendrnunFormatodefecha.
RECUERDA
PuedespersonalizarelformatodelasceldasatravsdelmenInicio>Celdas>
Formato>Formatodeceldas.Desdeaqupodrsrealizarlasmodificacionesdeformato
quemsseajustenatusnecesidades,pudiendooptarporformatodemoneda,de
contabilidad,deporcentaje,cientfico,detexto,personalizado,etctera.
Porejemplo,lostextostienenpredeterminadaunaalineacinalaizquierda.Encambio,
losnmeroslatienenaladerecha.
Sinembargo,desdelosiconosdealinear,podrscambiarlaalineacindecualquiercel
da,independientementedeltipodeformatoquestatengaasignado.
Sideseasobtenermsopcionesdeconfiguracindelaalineacindelasceldas,accede
al men Celdas, y selecciona la opcin Formato, Formato de celdas. A continuacin
emergerelcuadrodedilogodeFormatodeceldas.Seguidamentepulsasobrelapes
taa Alineacin. En esta pestaa existen ms opciones de configuracin, las cuales se
estudianacontinuacin:
Ali neacinhori zontal: especifica enestemendesplegablecmose vanadistribuir
los datos entre el bordeizquierdo y el derecho de lacelda de entretodas las opciones
queExcelteproporciona.
Alineacin izquierda: con esta opcin activada, el contenido se pegar al borde
izquierdodelacelda.
Centrado:elcontenidoserepartirequidistanteenelbordeizquierdoyderechodela
celda.
Derecha:elcontenidosepegaralbordederechodelacelda.
Justi ficada:elcontenidollegaraambosbordesdelacelda.
Centrar en la selecci n: utiliza esta opcin para centrar el contenido en las celdas
quetengaseleccionadaspreviamente.
Ali neacin vertical: especifica en este men cmo se van a distribuir los datos
entre el borde superior y el inferior de la celda de entre las opciones que Excel te
procura.
Superi or:ajustaelcontenidoalbordesuperiordelacelda.
Inferior:ajustaelcontenidoalbordeinferiordelacelda.
Centrada:elcontenidodelaceldaquedaalamismadistanciadelbordesuperiorque
delbordeinferior.
Controldeltexto:estoscontrolestepermitirnmodificarlaaparienciadetustextos.
Ajustartexto:opcinquemodificaeltamaodelaceldaparaqueseveatodoeltexto
contenidoenella.
Reducirhastaajustar:estaopcindisminuyelavisualizacindeltextoparaqueentre
todoenlacelda,sinquestacambiedetamao.
Combinarceldas:medianteestaopcin,podrsunirceldasbajoelmismonombre.En
este caso, slo existir para el programa la primera seleccionada, la que quede en
blanco.
Laorientacindelaescrituradeltexto,pordefecto,esdeizquierdaaderecha.Peropue
desescribirenverticaloconunnmerodeterminadodegradosdeinclinacin.Desdeel
apartado de Orientacin, podrs especificar a Excel si deseas variar la direccin del
texto.
RECUERDA
A travs del men Formato > Formato de celdas, puedes realizar modificaciones en la
alineacindelasceldasindependientementedelformatoquepreviamenteleshayasdado,
pudiendoalineareltextodelasceldasdelaformaquemsteintereseencadamomento.
Adems, desde este mismo panel, puedes controlar el texto y ajustarlo a la celda, as
como someterlo a algunos grados de inclinacin (si necesitas que tu texto aparezca
girado)oextenderloenvariasceldasatravsdelacombinacindelasmismas.
Selecciona a continuacin la pestaa Fuente. Observa que dispones de mltiples
opcionesdeconfiguracin.Fuente,estilo,color,efectos,.
RecuerdaquedesdelabarradeIniciotambinpuedesmodificarestosparmetros.
Bordes,tramasyestilos
CuandoaccedasalaaplicacinMicrosoftExcel,podrsverenpantallaladelimitacinde
filasycolumnas.Estavisualizacinesinvisiblealahoradeimprimir,anoserque
incluyaslosbordesdelasceldasensurepresentacin.Sideseasquelosbordesno
estn,veaDiseodePgina>Opcionesdelahoja,yenLneasdelacuadrcula
desactivaelbotnVer.
Sideseascambiarelformatodelosbordes,accedealmenCeldasyseleccionala
opcinFormatoparaabrirelcuadrodedilogodeFormatodeceldas.Acontinuacin
escogelapestaaBordes.
ObservadetenidamentelasopcionesdeconfiguracindebordesqueMicrosoftExcelte
proporciona.
Porejemplo,aadeunbordecualquieraalaceldapulsandosobreelicono
correspondiente.FjatequeExcelteofreceunavistapreviadelbordeseleccionado,as
comomltiplesopcionesdeconfiguracin.
Finalmente,pulsasobreelbotndeAceptar,yExcelaadirelbordeseleccionado.
Deestaforma,almomentodeimprimirelarchivo,notarsqueenlahojadeldocumento
elbordeestvisibleenlaimpresinpermitindoteencuadrarycontenerlostextosdentro
detudocumento.
Deestaforma,almomentodeimprimirelarchivo,notarsqueenlahojadeldocumento
elbordeestvisibleenlaimpresinpermitindoteencuadrarycontenerlostextosdentro
detudocumento.
MicrosoftExceltambintepermiteaplicarunbordeaunconjuntodeceldas.
Por ejemplo, selecciona algunas celdas cualesquiera. A continuacin, pulsa sobre el
iconodeBordes,yseleccionaBordesexternos.
Observaquelasceldasquedanrodeadasporunbordeexterior.
De la misma forma puedes realizar no slo bordes que rodeen las celdas, sino que
Microsoft Excel permite incluir bordes en el interior de una seleccin de celdas en
diversasdirecciones,tantoenhorizontal,verticalcomoendiagonal.
Tambin se encuentra la posibilidad de cambiar el color de los bordes que aplicas en
MicrosoftExcel, pulsa elicono Bordes, y selecciona Color delnea. Se desplegar una
paletadecoloresquepodrselegiratugusto.
Observa que podemos agregar bordes y cambiarles el color. Aparte Excel nos permite
cambiarelestilodelnea,pulsaeliconoBordes,yseleccionaEstilodelnea,mostrando
unavariedaddelneasquepuedeselegirparaaplicarlascomobordes.
Deestaformapodrsrealizargrillasocuadroscontenedoresdegrandiversidad.
PulsaahorasobreeliconodeColorderellenoyseleccionauncolorparaindicaraExcel
quecambieelcolordelasceldas.
Delamismaformaqueelbordealaplicarloeneldocumentoeravisibleenlaimpresin,
tambinMicrosoftExcelloaplicaalcolordefondodelasceldasenlaimpresinparaun
mejoratractivodeldocumento.
Sinoencuentrasuncolorqueconsideresadecuadopararellenarelfondodelasceldas,
pulsa el botn Color de relleno, Ms colores. De esta forma se abrir una ventana de
coloresEstndaroPersonalizadoparaqueelijaselcolorquedeseasatugusto.
ParaquitarelrellenopulsaelbotnColorderelleno,Sinrelleno.
Ahora selecciona tres celdas ms que contengan texto o nmeros en ellas para poder
visualizar el Formato en el momento. De todas maneras, al aplicar el formato en una
celda vaca, al escribir sobre ella el texto se aplicar con el formato ya ubicado en el
mismo.
Seguidamente pulsa sobre el icono de Color de fuente y escoge un color de fuente.
Excelcambiaelcolordefuente.
DelamismaformaqueconelColorderelleno,puedesaplicarmscoloresalasfuentes,
dotando de una mejor presencia a tu documento. Desplegando el men Celdas, para
pulsar posteriormente sobre la opcin Formato, Formato de celdas, y seleccionar
finalmentelapestaaRelleno,dispondrsdelasmismasopcionesdeColorderellenoy
Fuente.
En la ventana Formato de celdas observa que tienes diferentes pestaas, Nmero,
Alineacin, Fuente, Bordes, Relleno, Proteger. Con ellas podrs realizar todas las
modificacionesanteriormentevistasconmayorvelocidadydinamismo.
Sideseasdotardemanerarpidaysencilladeunaspectoprofesionalatusdocumentos
deExcel,puedesutilizarlafuncindeEstilos,incluidaenelmenInicio,lacualmuestra
elcuadrodedilogodeEstilos, desdeelque podrs previsualizarlosdistintosmodelos
detablasquetesugiereMicrosoftExcel.
FORMULASYFUNCIONES
Referencias
CuandotrabajamosenExcelymsconcretamentecuandohacemosusosdefrmulasy
funcionescasies seguroque pongamosreferenciasaceldasoconjunto deceldasque
nosonpropiamentelamismaceldadondetenemoslaformula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=SUMA(A1B1) nosestamosrefiriendoaquesumeelcontenidodeA1yelconteni do
deB1.
Existen3tiposdereferencias:
1. ReferenciaRelativa
Lasreferenciasdefilasycolumnascambiansisecopialaformulaenotracelda,
esdecirseadaptaasuentornoporquelasreferenciaslashaceconrespectoa
ladistanciaentrelaformulaylasceldasqueformanpartedelaformula.Estaes
laopcinqueofreceExcelpordefecto.
Supongamoselejemplo:
A B
1 15 20
2 =A1+2 30
3
SiahoracopiamoslaceldaA2 enB3,comolacopiamosunacolumnahaciala
derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que
variareslareferenciaalaceldaA1,alcopiarlaunacolumnahacialaderecha
seincrementarelnombredelacolumnaenuno,esdecir,envezdeApondrB
y al copiarla una fila hacia abajo en vez defila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 .
Paramantenerenlafrmulasumar2alcontenidodelaceldasuperior.
2. ReferenciaAbsoluta
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra
celda,lasreferenciasalasceldasdelaformulasonfijas.
A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
3
SiahoracopiamoslaceldaA2enB3,aunquelacopiemosunacolumnahaciala
derechayenunafilahaciaabajo,comodelantedelacolumnaydelantedelafila
encuentraensigno$novariarlafrmulayenB3pondr=$A$1+2.
3. ReferenciaMi xta
Podemoshacerunacombinacindeambasreferencias,podemoshacerquelas
filasseanrelativasylascolumnasabsolutasoviceversa.
A B
1 15 20
2 =$A1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la
columnaaunquesecopieunacolumnamsaladerechastanovariar,peroal
no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila
cambiarpor2envezde1yelresultadoser =$A2+2.
A B
1 15 20
2 =A$1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila
aunquesecopieunafilahaciaabajostanovariar,peroalnotenerelsigno$
delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna
cambiarporBenvezdeAyelresultadoser=B$1+2.
Comocambiarel tipodereferencia
Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los
diferentestiposdereferenciasqueexistenylaquems nosinteresaencadamomento
eshacerloamano.
Lasreferencias relativasse escriben tal cual vemos la interseccin dela celda conla
columnaylafila(A2,B3,D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la
columnayalafilaelsigno$($A$2,$B$3,$D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y
absolutaportantopuedenserdeestetipo($A2,B$3,$D1...).
Referenciasaotrashojasoli bros
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir
referenciasaceldasqueseencuentranenotrashojasoinclusoenotroslibros.
1. Referenciaaotrashoj as.
Parahacer referenciaaceldasde otras hojas debemosindicarel nombrede la
hojaseguidodelsignodeexclamacinyelnombredelacelda.
Porejemplo: Hoj a2!A2 estareferenciaestdiciendoquecojalaceldaA2dela
hojaHoja2.
Silahojatuvieraunnombrepersonalizadocon espaciosincluidos, la referencia
sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el
nombredelahojaentrecomillassimples''.
2. Referenciaaotrosli bros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del
libroentrecorchetesyelrestocomoacabamosdever.
Porejemplo:'[presupuesto2007]Hoja1'!B2estareferenciaindicaquelaceldase
encuentraenellibro"Presupuesto2007",enlaHoja1yenlaceldaB2.
Muy importante: Fjense bien que al escribir una cadena de caracteres que
incluyaespaciosdebemosponerlosiempreentrecomillassimples''.
Operadoresmsutilizadosenlasfrmulasofunciones
Excelpermitequeenunafuncintengamosvariosoperadoresparatratarlosdatos.Los
operadoressonsmbolosqueidentificaExcelconoperacionesaritmticasyeselenlace
entre2argumentos.
Enlatablapodemosverlosoperadoresmsutilizados.
SIMBOLODEL
OPERADOR
OPERACINQUEREALIZA
+ SUMA
RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIN
& UNIN/CONCATENAR
= ComparacinIGUALQUE
> ComparacinMAYORQUE
< ComparacinMENORQUE
>=
ComparacinMAYORIGUAL
QUE
<=
ComparacinMENORIGUAL
QUE
<> ComparacinDISTINTO
En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario
teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos
argumentos.Puedencrearsefrmulasverdaderamentecomplejas.
Veamosunejemplo.
=((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))/SUMA(C1:C7)
IntroducirFrmulasyFunciones
Unafuncin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) queopera
con uno o ms valores y devuel ve un resultado que aparecer directamente en la
celdaoserutilizadoparacalcularlafrmulaquelacontiene.
Lasintaxisdecualquierfuncines:
nombre_funcin(argumento1argumento2...argumentoN)
Ejemplo:=SUMA(A1:C8)
1. Insertarfuncinconelasi stente
Unafuncincomocualquierdatosepuedeescribirdirectamenteenl aceldasi
conocemossusintaxis,peroExcel2007disponedeunaayudaoasi stentepara
utilizarlas,asnosresultarmsfciltrabajarconellas.
Siqueremosintroducirunafuncinenunacelda:
Situarseenlaceldadondequeremosintroducirlafuncin.
HacerclicenlapestaaFrmulas.
ElegirlaopcinInsertarf uncin.
Obien,hacerclicsobreelbotn delabarradefrmulas.
AparecerelsiguientecuadrodedilogoInsertarfuncin:
Excel 2007 nos permite buscar l a funcin que necesitamos escribi endo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a
continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el
cuadro de lista Seleccionar una funci n: las funciones que tienen que ver con la
descripcinescrita.
Afinal,hacerclicsobreelbotnAceptar.
JustopordebajodelabarradefrmulasaparecerelcuadrodedilogoArgumentosde
funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar
segnlafuncinquehayamoselegido,ennuestrocasoseeligilafuncinSUMA().
EnelrecuadroNmero1hayqueindicarelprimer argumento quegeneralmenteser
unaceldaorangodeceldastipoA1:B4.Paraello,hacerclicsobrelebotn paraque
elcuadrosehagams pequeo ypodamosvertoda la hojadeclculo,a continuacin
seleccionarelrangodeceldasolacel dadeseadas comopri merargumento(para
seleccionarunrangodeceldashazclicconelbotnizquierdodelratnsobrelaprimera
celdadelrangoysinsoltarelbotnarrstralohastalaltimaceldadelrango)ypulsarla
teclaINTROparavolveralcuadrodedilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el
segundoargumento.Sloencasodequeexistiera.
Siintroducimossegundoargumento,aparecerotrorecuadro
paraeltercero,yassucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer
clicsobreelbotnAceptar.
Si por algn motivo i nsertramos una fila en medi o del
rangodeunafuncin,Excelexpandeautomticamenteel
rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la
celda A5 lafuncin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 lafrmula se
expandirautomticamentecambiandoa=SUMA(A1:A5).
En la pestaa Inicio o en la de Frmul as encontrars el botn Autosuma
quenospermitereali zarl afuncinSUMAdeformamsrpida.
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la
derechadelbotn.
Alhacerclicsobrestaaparecerlalistadesplegabledeladerecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio
(calculalamediaaritmtica),Cuenta(cuentavalores),Mx(obtiene elvalormximo)o
Mn(obtieneelvalormnimo).Ademsdepoderaccesaraldilogodefuncionesatravs
deMsFunciones...
MANEJODEFUNCIONES
1. FuncionesMatemticas
1.1. SUMA
Devuelvelasumadeunoovariosrangosdeceldas.
Primeroutilizamoselsignoigual,luegoelnombredelafuncin,
seguidodelosargumentos.
Sintaxi s:
=SUMA(numero1,numero2)
1.2. PRODUCTO
Permite multiplicar todos los nmeros que figuran como
argumentosydevuelveelproducto.
Sintaxi s:
=PRODUCTO(numero1,numero2)
1.3. POTENCIA
Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a una
potencia.
Sintaxi s:
=POTENCIA(nmero,Potencia)
1.4. RAIZ
Devuelvelarazcuadradadeunnmero.
Sintaxi s:
=RAIZ(nmero)
1.5. REDONDEAR
Redondea un numero con decimales, a la cantidad de nmeros
especificados.
Sintaxi s:
=REDONDEAR(nmero,nmero_deci males)
1.6. SUMAR.SI
Esta funcin permite realizar una suma de un rango de celdas
medianteunargumentodadoounacondicin.
Sintaxi s:
=SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
=SUMAR.SI(C3: C7," FEMENINO",D3:D7)
=SUMAR.SI(C3: C7," MASCULINO",D3:D7)
2. FuncionesEstadsticas
2.1 CONTAR
Cuentaelnmerodeceldasquecontieneunvalornumrico
especificadoporelusuario
Sintaxi s:
=CONTAR(ref,ref)
2.2 PROMEDIO
Devuelveelpromedio(mediaaritmtica)delosargumentos.
Sintaxi s:
=PROMEDIO(numero1,numero2,)
2.3 MAXIMO
Devuelveelvalormximodeunalistadevalores
Sintaxi s:
=MAX(numero1,numero2,)
2.4 MINIMO
Devuelveelvalormnimodeunalistadevalores
Sintaxi s:
=MIN(numero1,numero2,)
=MAX(D3: D7)
=MIN(D3: D7)
2.5 CONTAR.SI
Estafuncinpermiterealizarunconteodeunrangodeceldasa
travsdeunacondicin.
Sintaxi s:
=CONTAR.SI(rango,criteri o)
3. FuncionesdeFecha/Hora
3.1. AHORA
Devuelvelafechayhoraactualdelsistema.
Sintaxi s:
=AHORA()
3.2. HOY
Devuelvesololafechaactualdelsistema.
Sintaxi s:
=HOY()
3.3. AO
Devuelve el ao de una fecha especificada, o de una celda que
contengaunafecha.
Sintaxi s:
=AO(fecha)
3.4. MES
Devuelve el mes de una fecha especificada, o de una celda que
contengaunafecha.
Sintaxi s:
=MES(fecha)
=CONTAR.SI(C3: C7," FEMENINO")
=CONTAR.SI(C3: C7," MASCULINO")
3.5. DIA
Devuelveeldadeunafechaespecificada,odeunaceldaquecontenga
unafecha.
Sintaxi s:
=DIA(fecha)
3.6. DIAS360
Devuelve la cantidad de das transcurridos de una fecha inicial y una
fechafinal.
Sintaxi s:
=DIAS360(fechaInicial,fechaFinal)
4. FuncionesdeTexto
4.1. MAYUSC
Convierteunacadenadetextoenmayscula
Sintaxi s:
=MAYUSC(texto)
4.2. MINUSC
Convierteunacadenadetextoenminscula
Sintaxi s:
=MINUSC(texto)
=MES(B3) =DIA(B3)
=MAYUSC(B3) =MINUSC(B3)
4.3. IZQUIERDA
Extrae un carcter o caracteres del lado izquierdo de una cadena de
texto.
Sintaxi s:
=IZQUIERDA(texto,numcaracteres)
4.4. DERECHA
Extraeuncarcterocaracteresdelladoderechodeunacadenade
texto.
Sintaxi s:
=DERECHA(texto,numcaracteres)
4.5. EXTRAE
Permite extraer un determinado nmero de caracteres a partir de una
posicinespecfica.
Sintaxi s:
=EXTRAE(texto,posInicial,numcaracteres)
4.6. HALLAR
Permiteencontrarunacadenadetextobuscadoenotracadenatextoy
devuelvelaposicindelprimercarcterbuscado.
Sintaxi s:
=HALLAR(textoBuscado,textoPrincipal,posicin)
4.7. LARGO
Devuelvelacantidaddecaracteresquecontieneunacadenadetexto.
Sintaxi s:
=LARGO(texto)
5. FuncionesLgi cas
5.1. SI
Estafuncindevuelveunvalordependiendodelacondicin,sies
correctoentoncescumplirconelsegundoparmetrosinoeltercer
parmetro.
Sintaxi s:
=SI(Prueba_logicaoCondicin,Si_verdadero,Si_Falso)
Si tuviramos mas de tres condiciones podemos utilizar la Funcin Si
dentrodeotroSi.
5.2. Y
Devuelveverdaderosilosargumentosingresadossonverdaderos,si
unoomasdesusargumentossonfalsosentoncesdevolverFalso.
Sintaxi s:
=Y(Valor_Logico1,Valor_lgico2,..)
5.3. O
Devuelveverdaderosiunodesusargumentosingresadosesverdadero
ydevolverFalsositodoslosargumentossonfalsos
Sintaxi s:
=O(Valor_Logico1,Valor_lgico2,..)
=SI(Y(C56=" empleado",D56="f emenino"),E56*0.5,"Nocorrespondematernidad" )
=SI(O(C75=" empleada",D75="f emenino"),E53*0.5," error")
6. FuncionesdeBsqueda
6.1. BUSCARV
Permite realizar la bsquedas de un valor que se encuentra en una
matriz vertical, a travs de un valor existente entre ambas tablas. Este
funcindevuelveelvalorqueseencuentraendichacolumna.
Sintaxi s:
=BUSCARV(Valor_Buscado,Matriz_comparacin,indic_cols,Orden)
6.2. BUSCARH
Devuelve verdadero si los argumentos ingresados son verdaderos, si
unoomasdesusargumentossonfalsosentoncesdevolverFalso.
Sintaxi s:
=BUSCARH(valor_buscado,matriz_buscar,indic_filas,Orden)
=BUSCARV(D20,B29:D33,2,0)
=BUSCARH(C47,C53:F55,2,0) =BUSCARH(C47,C53:F55,3,0)*C49
GRAFICOS
Un grficoeslarepresentacingrficadelosdatosdeunahojadeclculoyfacilitasu
interpretacin.
Vamosaverenestaunidad,cmocreargrficosapartirdeunosdatosintroducidosen
una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacindelosdatos.Amenudoungrficonosdicemuchomsqueuna seriede
datosclasificadosporfilasycolumnas.
CuandosecreaungrficoenExcel,podemosoptarporcrearlo:
Comogrficoi ncrustado:Insertarelgrficoenunahojanormalcomocualquier
otroobjeto.
Comohojadegrfico:Crearelgrficoenunahojaexclusivaparaelgrfico,en
lashojasdegrficonoexistenceldasniningnotrotipodeobjeto.
Veamoscmocreardeungrfico.
Creargrficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
GrficosqueseencuentraenlapestaaInsertar.
Esrecomendablequetengasseleccionadoelrangodeceldasquequieresqueparticipen
enelgrfico,deestaforma,Excelpodrgenerarloautomticamente.Encasocontrario,
el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos
quesolicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegueellistadodelosqueseencuentrandisponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace enla parte
inferiordellistadoquemuestraTodoslostiposdegrfi co...
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar
grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
seccinGrfi cos.
Aqupuedes verlistadostodoslosgrficosdisponibles, seleccionauno ypulsaAceptar
paraempezaracrearlo.
Siseleccionasteunrangodeceldasverstunuevogrficoinmediatamenteyloinsertar
enlahojadeclculoconlascaractersticaspredeterminadasdelgrficoescogido.Sihas
decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los
siguientesapartados.
Aadirunaseri ededatos
Estepaso eselmsimportantedetodosyaqueenldefiniremosqudatosqueremos
queaparezcanenelgrfico.
Unaveztengamosungrficosobrelahojadeclculo,aparecernnuevaspestaaspara
mostrarnosnuevasopciones.
SiobservamoslapestaaDiseoencontraremosdosopcionesmuytiles:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente
cuadrodedilogo:
Observadetenidamenteelcontenidodeestaventana.
Comoyahemosdichoeslamsimportanteporqueseencargardegenerarelgrfico.
As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos
seleccionarelrangodeceldasquesetomarnencuentaparacrearlo.Enelcasodela
imagen,lasceldasquesetomaroneran5ytenanlosvalores445,453,545,453y345.
Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de
textoconelrangocorrecto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje
horizontal(categoras)yotrosalejevertical(series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse
(por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la
imagen)sebastanconunosolo.
UtilizaelbotnEditardelasseriesparamodificarelliteralquesemuestraenlaleyenda
delgrfico.
Delmismomodotambinpodrsmodificarelrangodeceldas queseincluirntantoen
lasseriescomoenlascategoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar fil a/columna podremos permutar los datos de las
seriesypasarlasalascategorasyviceversa.Estebotnactadelmismomodoqueel
que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre fi las y columnas
(pestaaDiseo).
SihacesclicenelbotnCeldasocul tasyvacasabrirsunpequeocuadrodedilogo
desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn
ocultas.
Modifi carlascaractersticasdelgrfico
EnlapestaaPresentacinpodrsencontrartodaslasopcionesrelativasalaspectodel
grfico.
Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de
fondoparapoderleermejorlosresultados.TodoestoloencontrarasenlaseccinEjes:
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetaspara establecer qu literales de texto se
mostrarnenelgrfico:
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y
arrastrarlasparacolocarlasenlaposicindeseada.
DesdeestaseccintambinpodrsconfigurarlaLeyendadelgrfico.
FinalmentedestacaremoslasopcionesdelaseccinFondo quetepermitirnmodificar
elmodoenelqueseintegrarelgrficoenelcuadrodeclculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales(comoeldelaimagendeejemploanterior).
Cuadro Grfico, Pl ano interior del grfi co y Giro 3D modifican el aspecto de los
grficostridimensionalesdisponibles:
Excel2007hasidodiseadoparaquetodassusopcionesseansencillaseintuitivas,as
que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders
perfectamentesuscomportamientosyresultados.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde
encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para
enriquecerlavisualizacindelosobjetosqueinsertemos).
Estasopcionestepermitirnaplicardiversosestil ossobretusgrficos.
Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus
componentes(reas,barras,leyenda...)yluegohazclicenelestiloquemsseajustea
loquebuscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Rel leno de
forma,ContornodeformayEfectosdeformaparapersonalizaranmselestilodel
grfico.
Modifi careltamaodeungrfico
Tambinpuedesseleccionarunelementodelgrficoparamodificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que
explicaremosacontinuacin:
Loscontrolescuadrados establecenelanchoylargodelobjeto,hazclicsobreellosy
arrstralosparamodificarsusdimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao
manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el
objetoyhacerlomsgrandeopequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando
tomeestaformapodrshacer clicyarrastrarloalaposicin
deseada.
Modifi carlaposici ndeungrfico
Exceltepermitedecidirlaposicindelgrficoeneldocumento.
Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo
tambinpodrsestablecersuubicacin.
Para ellohazclicen elbotnMovergrficoqueencontrarsenlapestaa
Diseo.
Seabrirelsiguientecuadrodedilogo:
La primera opcinHojanueva te permite establecerel grficocomo una hoj anueva.
Tendrslaventajadequenomolestarenlahojadeclculo,peronopodrscontrastar
los datos numricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que
quierasutilizar.EscribeunnombreenlacajadetextoypulsaAceptar.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente.Siutilizasestemtodo,elgrficoquedarflotanteenlahojaypodrssituarlo
enlaposicinyconeltamaoquetelijas.

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