Fiche 8 : Structurer son projet associatif - Animafac

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Fiche 8 : Structurer son projet associatif

1 Dcembre 2012

par le centre de ressources

Lanne commence. Une nouvelle anne de projets, de travail, dinvestissement et larrive de nouveaux membres et adhrents. Comment grer vos projets dans le temps et viter les piges qui vous empchent de fonctionner de manire optimale ? Il ny a pas de recette miracle, autant vous le dire tout de suite, mais vous trouverez dans cette fiche pratique bon nombre de conseils qui pourraient bien rpondre vos interrogations.

1. Construire le calendrier de lanne

Planifier ses projets de manire prvisionnelle au dbut de lanne facilite lorganisation du travail ainsi que ltablissement des budgets. Le planning prvisionnel nest pas dfinitif, il est une bauche des dsirs de lassociation. Mais une fois le planning effectu, vient lheure des choix : il faut dgager les priorits. Commencez donc par le ne pas manquer , passez par le si on a les moyens et enfin, finissez par lirralisable ou peu dintrt. Dcortiquez ensuite chaque action de faon trs prcise : liste des tches, dure et cot de chaque activit. Ce planning vous permettra davoir une vision globale de chaque ple dactivit de votre association et des moments de lanne o linvestissement des membres sera plus intense. Cette vision vous permettra galement de rpartir les demandes de financement entre vos diffrents partenaires. Par ailleurs, si cest le cas, ces derniers apprcieront de savoir que vous demandez un financement global pour plusieurs projets ayant lieu dans lanne, plutt que davoir la surprise de recevoir un nouveau dossier de demande aprs vous avoir envoy un chque. Enfin, soyez imaginatifs : les partenaires, privs ou publics, peuvent galement vous octroyer des soutiens en nature : vous pouvez ainsi leur demander la mise disposition de locaux, du matriel informatique, un formateur, etc. LE RETROPLANNING Comme son nom lindique, cest un planning invers. Pour le construire, partez de la date et heure de fin de votre projet et remontez le temps pour identifier tout ce qui vous a permis den arriver l. Droulez ensuite chaque secteur (communication, logistique, programmation...) et identifiez les tapes-cl ne pas oublier pour obtenir un vnement russi. Par exemple, pour une frquentation maximale lors de votre concert, la communication doit tre optimale. Pour cela, il vous aura fallu poser des affiches sur le campus environ trois semaines avant, ce qui implique davoir envoy les supports limprimeur cinq semaines avant lvnement pour respecter les dlais dimpression, et donc davoir trouv un graphiste au moins deux mois avant le concert, et ainsi de suite... LE DIAGRAMME DE GANTT OU CHRONOGRAMME Cet outil vous permet davoir une vision globale de votre projet dans le temps. L encore, faites ressortir les diffrents ples dorganisation lis votre projet, ou alors ses tapes successives (prparation, mise en uvre et bilan par exemple) et transposez graphiquement la dure de chaque tche. Si lon reprend lexemple du concert : la phase de communication stend sur trois mois, la programmation sur deux mois, etc... Retrouvez un exemple ci-dessous.

2. Recruter de nouveaux membres

Voil un constat qui ne vous a srement pas chapp : le turn over dans les associations tudiantes est trs important dune anne sur lautre. Pour ne pas risquer de voir vos projets tomber leau ds le dbut

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danne, vous allez donc devoir recruter de nouveaux membres. Au-del dune simple augmentation deffectifs, certes non ngligeable, ces nouveaux bnvoles permettront surtout dapporter de nouvelles ides et un regard neuf sur vos activits. Le dbut de lanne scolaire est la priode idale pour incorporer de nouveaux membres. Une association doit pour cela se faire connatre et donner voir ce quelle propose. Nayons pas peur des mots : cest un recrutement. Il concerne une cible particulire et ncessite une stratgie. Chaque association est diffrente et recherche des membres qui lui correspondent. Avant de vous lancer dans des oprations de publicit, vous devez donc dfinir le type de personnes que vous souhaitez toucher. Il est ais de comprendre quune association de filire ou une association culturelle, artistique ou sportive niront pas chercher leurs membres potentiels au mme endroit. Une fois cette cible dfinie, la stratgie simpose. La dmarche est l encore dpendante des moyens et du domaine dactivit de lassociation. Choisissez lvnementiel si vous tes une association sportive ou encore lexposition si vous touchez la culture. Si vous faites le choix de lvnementiel, il est conseill de se consacrer la prparation dudit vnement avant les vacances, le temps tant compt au dbut de lanne universitaire. Vous pouvez galement contacter dautres associations, un collectif dassociations ou ladministration de votre tablissement pour organiser ou participer un forum des associations. Ne ngligez pas non plus les vieilles recettes qui marchent toujours comme les tracts, les affiches, les journaux universitaires, ou tout simplement la rencontre avec les tudiants. Les formats sont multiples, vous de dterminer le plus pertinent au vu de vos spcificits et objectifs.

3. Organiser et prenniser son quipe

Lintgration de nouveaux membres est une tape dcisive dans la vie de votre association puisquil en va du climat gnral de votre anne. Cette intgration porte sur plusieurs axes. Elle comporte tout dabord une prsentation de lassociation en profondeur : les membres actuels ou anciens de lassociation, son bilan dactivit, ses partenaires et tout ce que vous jugerez utile de prciser. Profitez-en pour demander aux nouveaux membres les raisons pour lesquelles ils vous rejoignent, cela vous permettra dobtenir de nouveaux arguments utiliser lors de votre opration sduction de lanne suivante ! BIEN COMMUNIQUER EN INTERNE... Expliquez ensuite les rgles de fonctionnement de lassociation pour lanne venir. Ces rgles sont bien sr discuter collectivement, mais vous pouvez tout de mme, sans tre trop rigide, conserver les recettes qui ont fait la russite de votre association. Nhsitez pas changer avec dautres responsables associatifs et demandez-leur des tuyaux, par exemple sur les modes de fonctionnement qui ont le plus fait leurs preuves au sein de leurs structures. Cest souvent avec un grand plaisir et un brin de modestie quils vous rpondront (comment croyez-vous quon rdige une fiche pratique ?!). MEME SUR LES ASPECTS CONTRAIGNANTS Pensez galement exposer les cts astreignants que pourraient rencontrer les nouveaux membres, comme les runions ou le travail administratif, malheureusement invitables. Argumentez chacun de ces points de faon prcise tout en restant ouvert toute nouvelle proposition : les esprits frais regorgent de bonnes ides. Abordez le sujet de lorganisation administrative de faon claire, identifie et pertinente (en exposant les indispensables ncessaires toute association qui veut fonctionner) ainsi que les interactions entre les diffrentes fonctions. Dfinissez le rle du prsident, du vice-prsident sil y a lieu, du secrtaire gnral, du trsorier et des autres postes de votre structure. Ouvrez le conseil dadministration aux nouveaux membres si votre structure le permet. Un CA dapparence rigide et fixe peut rebuter un certain nombre de nouveaux arrivants. Exposez aussi les moyens de votre association, tant matriels que relationnels, ainsi que le rle que peuvent jouer les nouveaux membres. Le meilleur conseil que lon puisse vous donner est de leur expliquer tout cela autour dune table et dune bonne bouteille ! Une association est avant tout un lieu de convivialit, quelle que soit son activit. Pour chaque type dassociation, les nouveaux membres sont une richesse et une source de renouveau, ne ngligez pas leur arrive !

4. Cibler des partenaires

Tout comme vous aurez communiqu sur votre asso et vos projets dans le but de recruter de nouveaux membres, il vous faudra communiquer pour vous faire connatre auprs de potentiels partenaires (associations, entreprises, administrations...). Une fois cette opration entame, les retours attendre peuvent tre de plusieurs natures : simples encouragements, partenariats avec dautres associations, ou encore, mais trs rarement ce stade, partenariats financiers. Soyons ralistes, il se peut galement que vous nayez aucun retour, du fait de la nouveaut de votre association. Ne dsesprez pas pour autant et concentrez-vous sur vos actions de lanne, elles vous feront remarquer. Toutes vos prises de contact demandent un carnet dadresses un tant soit peu actualis. Pour obtenir les coordonnes des partenaires de votre rgion, consultez lannuaire des associations et lannuaire des partenaires en ligne sur le site dAnimafac, ainsi que les annuaires conus par les universits. Pour une recherche interne votre universit, nhsitez pas contacter les bureaux des tudiants, les maisons des tudiants, les autres associations ou ladministration. Demandez conseil autour de vous, les professeurs par exemple peuvent se rvler de vritables mines dinformations ! Amorcez galement une veille informative sur vos financeurs potentiels : collectez des informations utiles

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sur les intrts et champs dintervention de chacun, les personnes ressources, les dates-cl pour le dpt de dossier... Cette base de donnes devra tre mise jour rgulirement. Pour vous aider, nhsitez pas consulter galement notre annuaire des appels projets. Enfin, crez des plaquettes ou des brochures vous prsentant, montrez-vous attractifs, dynamiques et professionnels. Noubliez pas que ces documents constituent le premier lment de prsentation de votre association auprs de partenaires potentiels, ils doivent donc tre travaills en consquence.

5. Grer votre budget

Il vous faudra, pour organiser le calendrier de votre anne, y introduire les dpenses et donc tablir les budgets de lanne venir. Deux budgets sont vivement conseills : LE BUDGET DE LAN PASSE Cest un bilan financier, rdig de prfrence poste de dpense par poste de dpense. Il vous permettra de tirer des leons sur la gestion de vos ressources. Il peut donc rvler des lacunes mais aussi mettre en vidence les forces de lassociation. Dans les deux cas, il convient de sy attarder et de rflchir sur les erreurs ne pas commettre nouveau. LE BUDGET PREVISIONNEL DE LANNEE A VENIR Il nonce les dpenses et recettes gnrales venir. Ce budget se doit dtre prcis et le moins alatoire possible. Notez-y les cots dassurances, dadhsion dautres organisations, les abonnements aux services ou la presse, les frais dimprimerie, de dplacement, les ventuels salaires ou rmunrations, les envois papier, les loyers des locaux, les fournitures, etc. Mettez-y tout ce quil est possible de prvoir. La faon dont vous rpartirez vos demandes de subventions vous sera propre et dpendra essentiellement du nombre et de la qualit de vos partenariats. Sachez quil est rare, et par ailleurs peu scurisant, quun projet soit subventionn par un seul partenaire. Il faudra donc vous adresser des structures prives et publiques et rechercher rgulirement de nouveaux partenaires. Ne perdez cependant pas trop de temps. Les reliquats des enveloppes budgtaires doivent tre dpenss en dcembre et il peut rester de largent dans les caisses. Prvoyez donc vos budgets et vos dossiers de demandes de subventions au plus tt. Dressez un petit plan daction, partir de la liste des bailleurs de fonds envisageables. L encore, il ne tient qu vous dtendre vos possibilits de financement. Equipe motive et organise, partenariats amorcs, calendrier et budget ficels... Tous les ingrdients sont runis pour vous permettre de mener bien votre projet et de le faire vivre au-del des vacances universitaires. Alors... vous de jouer ! Partager | |

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