Fiche 19 : Raliser un budget prvisionnel - Animafac

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Fiche 19 : Raliser un budget prvisionnel

4 Janvier 2013

Les contours de votre projet sont maintenant dfinis, vos partenaires potentiels identifis, il est temps de passer aux choses srieuses : le montage de votre budget... Panique ! Par o commencer ? Comment le prsenter ? Comment estimer les dpenses et ne rien oublier ? En une fiche pratique, promis, on va essayer de vous donner toutes les cls !

1.De l'utilit d'un budget prvisionnel

UN OUTIL INDISPENSABLE DAIDE LA DCISION Au-del de son utilit pratico-pratique (avoir une ide de la somme dargent quil va falloir trouver...) le budget prvisionnel constitue galement un lment important pour accompagner la prise de dcision au sein de lasso. En effet, en interne, un BP (vous laurez compris, budget prvisionnel pour les intimes !) permet denvisager plusieurs hypothses daction, plus ou moins ambitieuses. En valuant les cots respectifs de vos diffrents projets, vous vous confrontez la ralit des chiffres et valuez ainsi la faisabilit de vos aspirations. Avant de vous lancer dans la construction de votre budget, il va donc falloir commencer par vous mettre au clair sur le projet de lassociation (quel est votre objectif ?) et les moyens mettre en oeuvre pour le raliser (quelles actions allez-vous proposer pour atteindre cet objectif ?). Votre budget prvisionnel reste donc un outil subordonn aux discussions du bureau ou du conseil dadministration, au cours desquelles vont tre prciss les moyens que vous souhaitez vous donner. Mais il ne sera pas sans influence sur votre projet lui-mme dans la mesure o il va galement vous permettre de confronter vos envies aux ralits conomiques ! Parfois, il pourra ainsi se rvler un frein votre enthousiasme et un exercice qui vous contraindra revoir la baisse vos ambitions pour les adapter vos moyens humains et financiers. Mais un BP bien fait, cest aussi un gage de crdibilit auprs des financeurs que vous allez solliciter : vous leur montrez que votre ide nest pas seulement belle sur le papier mais quelle est ralisable et donc viable, moyennant quelques soutiens financiers. UN OUTIL DE SUIVI ET DE CONTRLE Comme son nom lindique, il sagit dun budget prvisionnel, il a donc vocation voluer. Mais cela ne signifie pas que vous devez faire des estimations compltement loignes de la ralit, bien au contraire ! Vous devez essayer de coller au plus prs de la ralit des cots de votre projet mme sil est vident que vous ne pourrez jamais estimer les choses leuro prs... Il y aura toujours des postes de dpenses que vous aurez sous-valus, et dautres que vous aurez survalus. Le tout est de le faire dans des proportions raisonnables. En effet, constater aprs le jour J que vous avez mal valu les frais de transport des participants de votre festival na pas beaucoup dintrt. Sen rendre compte trois semaines avant le jour J peut vous permettre de prendre les bonnes dcisions pour ne pas faire exploser votre budget (par exemple, en limitant le nombre de participants votre vnement). Paralllement au droulement de votre action, comparez rgulirement votre BP aux dpenses et recettes effectives. Toute diffrence sensible doit tre tudie et avoir son explication : dcalage dans le temps, imprvus, msestimation dun cot... Les causes doivent en tre recherches et le budget doit tre modifi en consquence : si le mme rsultat est vis, le dcalage doit tre compens ; dfaut, le rsultat prvisionnel doit tre corrig. Le budget prvisionnel est un outil vivant quil convient dadapter en permanence la ralit, chaque modification constitue un nouvel acte de gestion et de dcision. Le suivi est donc tout autant primordial que ltablissement du BP et contribue pleinement la qualit de la gestion de lassociation. BP DU PROJET / BP ANNUEL Au-del du ou des BP de vos projets, il vous faudra galement tablir un budget prvisionnel global, runissant les diffrentes activits de lassociation. Il sagit autant dun document de pilotage financier que dun document de communication destination de vos membres. Plus lanticipation des vnements aura t srieusement rflchie et analyse, plus la ralit budgtaire annuelle se rapprochera des chiffres prvisionnels.

2. COMMENT LE CONSTRUIRE ? POUR COMMENCER, ON LISTE

Premire tape dans llaboration de votre budget : vous allez devoir lister toutes les dpenses que le projet est susceptible dengendrer. Pour vous aider dans cette tche, reprenez votre rtroplanning. Quoi ? Vous ne lavez pas encore tabli ? Allez faire un petit tour du ct de la fiche pratique Animer une association et revenez ensuite ! Bon, allez, on est sympa : pour construire votre rtroplanning, partez du jour de votre vnement ou du jour o votre projet se termine et remontez dans le temps en listant toutes les actions que vous devrez mettre en

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oeuvre pour en arriver l. Comme vous navez pas la science infuse, nhsitez pas vous appuyer sur les bilans de prcdents vnements de lasso, demander conseil aux anciens ou des associations amies . Autre astuce : faites lexercice plusieurs, cela permet dviter (au maximum en tout cas) des oublis dans les postes de dpenses. Si votre projet comprend plusieurs axes, classez les dpenses selon ces axes (ex : envoi de bnvoles au Mali pour raliser un projet de solidarit internationale ; mise en place dune exposition au sein de la fac leur retour). Ensuite, regroupez les choses par grands blocs de dpenses. Par exemple : achat de matriel , communication , frais de restauration ... ENSUITE, ON CHIFFRE L exercice suivant, qui peut parfois sapparenter de lquilibrisme, consiste essayer de chiffrer au plus juste le cot de chaque action que vous aurez list. Vous devez en effet dfinir lavance le montant total du projet pour connatre la somme que vous serez amen trouver et/ou dpenser... Cest un numro dquilibriste car il ne faut pas chiffrer trop bas (sinon cest sr, au beau milieu de votre projet, vous naurez plus dargent !) mais pas non plus trop haut (vous narriverez jamais convaincre un partenaire que vous avez besoin de 2 000 pour concevoir et faire imprimer 100 affiches A3...). Pour tenter dtre le plus pertinent possible dans vos calculs et si des postes de dpenses vous paraissent difficilement valuables, nhsitez pas demander des devis ( des imprimeurs pour vos outils de com, des htels pour vos frais dhbergement, etc.). Ils sont dans la majorit des cas gratuits et ne vous engagent en rien tant que vous ne les renvoyez pas signs. Cela peut galement vous permettre de faire jouer la concurrence et trouver le prix le moins cher. Toujours dans un souci dexactitude, faites une demande auprs de trois prestataires diffrents et faites la moyenne des trois devis prsents. Et comme il est plus ais de se tromper dans le mauvais sens (sous-estimation de charges ou surestimation de produits), il est conseill dtablir un budget prvisionnel en excdent raisonnable, ne serait-ce quen incluant une provision pour risques ou rserve de trsorerie (mais pas plus de 5% du budget global). En effet, en gnral, a cote toujours plus cher que ce que lon pense, et on touche toujours moins que ce que lon a prvu... LES DIFFRENTS TYPES DE DPENSES On peut globalement regrouper les dpenses en trois grandes catgories. Pour commencer, les dpenses concrtes lies au projet : on y retrouvera par exemple les frais lis la communication (graphiste, impression, cots lis la diffusion...), les diffrentes prestations de services (si vous engagez une quipe de scurit sur un vnement par exemple), les achats divers (matriel, nourriture et boissons, frais de transport ventuels...). Ensuite, les dpenses lies au projet que lon peut valoriser : elles seront constitues de toutes les dpenses qui ne peuvent pas tre justifies par une facture acquitte au nom de lasso (le bnvolat ralis pour le compte du projet ou encore une aide gracieuse dun partenaire par la mise disposition dune salle ou du prt de matriel). Il est important de tenir compte de ces dpenses, mme si dans les faits, elles ne donnent pas lieu une vritable transaction financire. Premirement, parce quelles vous permettront dtre au plus prs de la ralit du cot total de votre projet. En effet, admettons que votre tablissement accepte de vous prter une salle dans laquelle vous organisez votre confrence ; si a navait pas t le cas, cela aurait eu un cot. Et si vous ne le mentionnez pas dans votre budget, comment expliquerez-vous qu aucun moment napparaisse la ligne location dune salle ? Un partenaire qui vous prsenterez votre budget peut prendre cela comme un oubli et vous dire que votre projet est super, mais que vous avez omis de trouver un lieu o le raliser ! Dautre part, valoriser vos dpenses vous permettra de fairebaisser la participation financire des partenaires que vous mobilisez. What ?! Comment a ? Petite dmonstration : reprenons lexemple de notre confrence. Partons du principe que le cot total du projet slve 1000 , dont 200 de frais de location de salle en dpense valorise (votre tablissement vous prte la salle, quil facture ce prix habituellement). Si vous demandez 250 lun de vos partenaires, cela ne reprsente que 25% du cot global du projet (250 = 25% de 1000 ). Si vous ne valorisez pas le prt de la salle, votre total retombe 800 et vous demandez ainsi votre partenaire de sengager hauteur de 32% du projet (250 = 32% de 800 ) Autre cas de figure : si la demande que vous pouvez faire auprs dun financeur est limite un pourcentage prcis du cot total du projet (comme cest souvent le cas lors dappel projets), en augmentant celui-ci, vous augmentez la somme que vous pouvez demander ce partenaire. Un exemple rapide, toujours bas sur notre confrence : votre partenaire prcise quil ne financera au maximum que 50% du cot total du projet. Si vous avez valoris les dpenses lies la location de la salle, vous pourrez lui demander 500 ; si vous ne lavez pas fait, vous ne pourrez lui demander que 400 . CQFD ! COMMENT VALORISER LE BNVOLAT ? Une petite prcision avant de commencer : ne valoriser que ce que vous tes en mesure de quantifier et de chiffrer. Ainsi, vous pourrez par exemple valoriser les heures que vos bnvoles auront pass tenir la buvette ou la billetterie, mais plus difficilement celles passes coordonner et organiser le projet,

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beaucoup plus compliques estimer et justifier. Ceci tant clarifi, passons au mode de calcul : la convention admise est de partir du SMIC horaire brut, que vous multiplierez par autant dheures que ncessaire. Si le bnvole en question intervient en tant que matre de confrences lors de votre vnement, vous pouvez comptabiliser 90 par demi-journe, compte-tenu de son expertise . Le tout est de prciser dans les annexes votre mode de calcul. Et si vous souhaitez aller plus loin sur cette question, un guide sur la valorisation comptable du bnvolat a t publi en 2011. Il est disponible ladresse suivante :www.associations.gouv.fr/975-la-valorisationcomptable-du.html Enfin, dernier type de dpenses, les frais de gestion ou frais gnraux. Ils sont constitus par tous les frais inhrents au projet mais non comptabiliss comme tels dans le budget (tlphone, locaux, affranchissement...). Ils ne doivent pas dpasser 10% du montant global. Noubliez pas de prvoir ventuellement une ligne imprvus , qui ne doit pas reprsenter plus de 5% de votre budget global. Les diffrents types de recettes Tout comme les dpenses peuvent tre regroupes en grandes catgories, les recettes peuvent ltre galement. Pour commencer, lautofinancement, constitu de tout ce que lassociation est capable dinvestir dans le projet en propre. Cela peut tre des recettes quelle aura tir de la vente de biens ou de prestations lies au projet (recettes de la buvette ou de la billetterie par exemple) ou encore des fonds propres (des conomies) quelle choisit daffecter ce projet. Les subventions ensuite : toute aide financire qui aura t accorde par un organisme public. ne pas mlanger avec les financements privs, constitus de laide financire accorde par un particulier ou une structure prive. Le terme subvention ne peut tre employ que dans le cas dun financement public, attention aux abus de langage ! Pour finir, la valorisation des dons et du bnvolat, comme pour les dpenses. Si vous prsentez des dpenses valorises, il faut absolument y faire correspondre des recettes valorises. Ainsi, si votre universit vous prte une salle qui vous aurait normalement cout 200 , cest un peu comme si elle vous avait fait don de 200 . La seule diffrence rside dans le fait quil ny a eu matriellement aucun change financier. Retenez donc cette rgle simple : partir du moment o vous avez des dpenses valorises, vous devez absolument avoir la mme somme en recettes valorises. Enfin, dernire rgle mais non des moindres : un budget doit toujours tre QUILIBR. Cela signifie que la somme de vos dpenses doit toujours tre gale la somme de vos recettes. L encore, lexplication est simple : vous estimez par le chiffrage de vos dpenses que, pour tre ralis, votre projet va coter une certaine somme. Vous devez donc absolument prvoir comment trouver cette somme, ce que vous faites par lestimation de vos recettes prvisionnelles. Mme si vous ntes pas encore sr de tout trouver (les alas de la recherche de financement !), vous devez montrer que vous avez dj rflchi aux sources potentielles de financement pour permettre votre projet de voir le jour. Quelques astuces Prcisez pour chaque recette si elle est acquise ou sollicite, cela peut de fait produire un effet boule de neige ne pas ngliger. Montrer que certains ont dores et dj accept de vous suivre ne peut tre que bnfique ! Essayez dans la mesure du possible de prvoir une part dautofinancement. Il est toujours apprci de voir que lassociation ne se repose pas uniquement sur le soutien de partenaires extrieurs, mais quelle simplique galement dans le projet en y investissant des moyens financiers. Diversifiez au maximum vos sources de financement : un partenaire sera toujours plus frileux sil doit sengager seul. Par ailleurs, beaucoup de bailleurs imposent des rgles de cofinancement (ex : le soutien de telle rgion ne dpassera pas 50% des recettes du projet.). Pour en savoir plus sur la recherche de financements, consultez la fiche pratique Financer un projet tudiant . Noubliez pas dexpliquer en annexe comment vous avez ralis vos calculs, si cela parat ncessaire. Par exemple, pour un festival, si vous avez un poste recettes de 300 dans votre catgorie autofinancement , expliquez : 300 cest 50 entres 3 et 100 boissons 1,50 . Enfin, outre les vnements ponctuels ou exceptionnels, cest souvent la ralit des exercices prcdents qui sera votre meilleur guide pour vos prvisions. Nhsitez donc pas consulter les rapports financiers des projets et annes prcdents. DERNIRE TAPE : LA MISE EN FORME Vous pouvez vous retrouver face plusieurs cas de figure lorsque vous aurez prsenter votre BP un financeur potentiel par demande crite : soit il ny aucune exigence de prsentation, auquel cas vous tes libre de choisir votre mode de prsentation ; soit on vous propose un modle de tableau existant remplir, quil vous faudra alors absolument respecter. Sil ny a aucune exigence de prsentation, vous pouvez opter pour une mise en forme par postes de dpenses, cest la plus explicite et probablement la plus simple construire.

3. DERNIERS CONSEILS
Les frais gnraux (ou frais de fonctionnement) : ils ne doivent pas reprsenter plus de 10% du budget

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total. Il vous faudra donc les ventiler (les rpartir) dans les diffrents projets. Par exemple, si vous avez des frais de location lis lutilisation dun local : pendant les 2/3 du temps je bosse sur le projet A, et pour 1/3 du temps je bosse sur le projet B. 2/3 du loyer sont reports dans le budget du projet A, et 1/3 dans le budget du projet B. Le seul outil qui marche, cest celui que lon comprend et que lon peut expliquer. Enfin, on ne le rptera jamais assez : un budget doit toujours tre quilibr ! Un budget doit toujours tre quilibr ! Un budget doit toujours tre quilibr ! Un budget doit toujours tre quilibr ! (Bon a, cest vraiment si on aime lhumour de rptition !!!)

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Commentaires
Envoy par Jrmy F, 29/10/2013 10:25am (il y a 1 jour ) Bonjour, Il faut que vous fassiez apparatre cette somme dans vos produits, ligne "Reprise sur amortissements et provisions". Cordialement Envoy par christelle , 29/10/2013 8:20am (il y a 1 jour ) Bonjour, dans mon association nous avons affect une partie des recettes en "provisions pour risques et charges", en vue de l'arrt de contrats aids . Je dois maintenant rdiger un budget prvisionnel: est-ce que je dois faire apparatre les provisions quelque part? et si oui, dans quelle colonne? (charge? produit?) en sachant qu'on ne va pas les dpenser sur l'anne venir mais l'anne suivante. Merci d'avance pour votre aide! Envoy par Samuel, 10/09/2013 12:39pm (il y a 2 mois ) Bonjour, Je ne comprend pas le fait qu'un budget doit toujours tre quilibr. 1 Est-ce une rgle comptable ou une forte recommandation de bonne pratique? 2 Est-ce que c'est comme pour un bilan on peut ajouter une ligne Rsultat qui sert ajuster les charges des produits? 3 Dans le principe, je ne comprend pas pourquoi on ne peut pas prvoir un rsultat un peu positif dans le but d'augmenter de la trsorerie l'anne daprs et prvoir les futurs imprvus. Dans le cas d'une demande de subvention je comprend que les subventionneurs n'apprcieront pas mais dans le cas d'un budget previsionnel d'une association qui ne demande pas de subvention, est-ce vraiment indispensable? Merci pour ce document en tout cas

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Envoy par Jrmy F, 14/05/2013 9:39am (il y a 6 mois ) Bonjour Vincent, La fiche "Raliser un budget prvisionnel" concerne surtout les associations tudiantes. A ce titre, elle n'est pas spcifiquement adapte aux besoins de l'entreprise que vous voquez. Certaines institutions telles que les chambres des mtiers ou des organismes rgissant le monde htelier pourront sans doute vous apporter une aide efficace. Cordialement. Envoy par vincent, 13/05/2013 11:37pm (il y a 6 mois ) bonsoir s'il vous plait j'aimerais savoir comment tablir le budget d'un htel et quelles sont les rubriques qui la compose. Envoy par Jrmy F, 10/01/2013 9:47am (il y a 10 mois ) Bonjour Christ, Vous pouvez enregistrer les frais de catering dans les catgories suivantes : Dplacement-mission, Frais de restauration, Prestation de service (cette dernire tant prvue dans le cas o vous feriez appel un traiteur...) En esprant que ces indications vous seront utiles, Cordialement Envoy par Christ, 10/01/2013 8:47am (il y a 10 mois ) Bonjour, je souhaite savoir quel poste dois-je enregistrer les frais de catering (lors de projets, tournage de films) ? Merci ! Flux RSS pour les commentaires de cette page | Flux RSS pour tous les commentaires

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