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TITULO LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO
AYACUCHO - PERU
LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO
NDICE INTRODUCCIN CAPTULO I El PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO 13
A. EL MARCO DE LA INVESTIGACIN DEL PRESENTE ESTUDIO 13
1. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN ESTATAL 13 a. Diagnstico Situacional sobre la Investigacin 15 a) Control Interno 16 b) Ejecucin Presupuestal 16 c. Formulacin del Problema 16 1) Problema Principal 16 2) Problemas Secundarios 17 3) Caracterizacin del Problema.. 18
B. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE INVESTIGACIN 22
1. LAS INTERROGANTES COMO INDICADORES DE LA PRESENTE INVESTIGACIN 22 a. En Materia de Organizacin 22 b. Procedimientos en Ejecucin 22 c. Personal Requerido 23
2. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR 23 a. Objetivo General 23
b. Objetivos Especficos 23
3. HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN 24 a. Hiptesis General 24 b. Hiptesis Secundarias 24
4. Justificacin e Importancia de la Investigacin 1) Justificacin 2) Importancia 5.- MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL 5.1) Antecedentes.. 5.2) Bases Tericos 5.3) Marco Conceptual..
3. EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL TRABAJO
4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN a. Tipo de Investigacin b. Nivel de Investigacin
5. MTODO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN a. Mtodo de la Investigacin b. Diseo de la Investigacin c. Poblacin y Muestra 1) Poblacin 2) Muestra
d. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin 1) Tcnicas 2) Instrumentos CAPTULO II LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL A. ESTRUCTURA ORGNICA DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA 1. RGANO DE DIRECCIN
a. Direccin b. Jefatura de Ordenes
2. RGANO DE ASESORAMIENTO a. Comit de Asesoramiento b. Oficina de Asesora Jurdica c. Oficina de asesoramiento Financiero
3. RGANO DE CONTROL a. Insectora 1) Inspeccin y Auditora 2) Investigacin 3) Moralizacin Institucional y Disciplina
4. RGANO DE APOYO a. Secretara b. Administracin
c. Telemtica d. Informacin
5. RGANO DE EJECUCIN a. Abastecimientos b. Transportes c. Combustible, Carburantes y Lubricantes d. Infraestructura e. Armamento y Municin f. Servicios Veterinarios g. Almacenes h. Control Patrimonial i. Mantenimiento A. FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA B. DEPENDENCIA Y JURISDICCIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA. C. COORDINACIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA D. RELACIN JERRQUICA DE SUS RGANOS 1. Comit de Asesoramiento 2. Asesora Jurdica 3. Asesoramiento Financiero 4. Inspectora 5. Secretara 6. Administracin 7. Telemtica 8. Informacin 9. Control Patrimonial
10. Abastecimientos 11. Transportes 12. Combustibles, Carburantes y Lubricantes 13. Infraestructura 14. Armamento, Municin y Explosivos 15. Servicios Veterinarios 16. Almacn .. 17. Mantenimiento
E. MISIN DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
F. FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL 1. DEL ORGANISMO 2. DE LOS RGANOS COMPONENTES a. Direccin 1) De la Jefatura b. Apoyo 1) De la Secretaria 2) De la Oficina de Trmite Documentario c. Ejecucin 1) De la Seccin Control de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios
CAPTULO III
PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS PARA LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
A. PRESENTACIN
B. ANLISIS DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Identificacin las principales polticas 2. Determinar los objetivos 3. Verificar el planeamiento 4. Determinar las estructuras 5. Analizar los estndares 6. Precisar las acciones correctivas
C. INTERPRETACIN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN LA PRUEBA DE CAMPO 1. Coordinacin con la Direccin de Economa 2. Se cuenta con Manuales o Normas de Procedimientos 3. Frecuencia de las Comunicaciones en el Departamento de Ejecucin Presupuestal de a Divisin de Abastecimiento 4. Asignacin de Responsabilidad 5. El Personal y la Capacitacin 6. Las Metas y Objetivos del Departamento de Ejecucin Presupuestal 7. Frecuencia en la Supervisin 8. Tipo de Control 1. Qu aspectos deben corregirse en el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de Abastecimiento de la Direccin de Logstica 2. La Planificacin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal
3. Percepcin que se tiene del Departamento de Ejecucin Presupuestal 4. Polticas de Trabajo 5. Calidad en la Administracin
D. CONTRASTACIN Y VERIFICACIN DE LA HIPTESIS
CAPTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS OPERATIVOS
A. PROPUESTAS INMEDIATAS 1. Formulacin de un Manual de Ejecucin Presupuestal 2. Elaboracin de una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno 3. Racionalizacin de las adquisiciones de conformidad a lo presupuestado y verificacin fsica de los bienes internados 4. Establecimiento de una Prelacin de Pagos 5. Capacitacin Tcnica de los Recursos Humanos
B. PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS 1. Otorgar Personera Jurdica a la Institucin 2. Creacin de una Unidad Ejecutora en la Direccin de Logstica CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA 102 ANEXO . 103
I INTRODUCCIN
La funcin principal de la Institucin Especializada es la de mantener y/o restablecer el Orden Interno dentro del pas a fin de que las diversas actividades que se realizan en el territorio nacional, se efecten en forma normal y pacfica; para lograr este propsito se requiere que los miembros que integran la Institucin as como las Unidades que la conforman cuenten con los recursos materiales y servicios que permitan su logro.
El incremento cada vez ms creciente de la poblacin hace que la mantencin del ORDEN INTERNO y sobre todo su restablecimiento sean cada vez ms complejos y su atencin inmediata, encontrndose con las limitaciones presupuestales que muchas veces no permiten una obtencin ptima o en otros se tengan que adquirir bienes sin contar con la disponibilidad presupuestal, siendo esto motivo de observaciones por los rganos de Control.
La Institucin materia de estudio padece de un mal crnico, al igual que otros Organismos del Estado, siendo estas las limitaciones presupuestales para la atencin de sus requerimientos, por lo que la mayor parte de las veces esto tiene que priorizarse, originando con esto que no se cumple a plenitud con la misin encomendada en la Constitucin del Estado.
Al desarrollar el tema LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO, la principal motivacin ha sido verificar si el Control Interno que se viene
Realizando responde a los objetivos que dieron origen a su implementacin y si este est a su vez de acuerdo a las Normas Tcnicas de Control para el Sector Pblico.
Esta inquietud ha sido determinante para tomar la firme decisin de realizar un estudio que permita detectar los problemas latentes de control, para que la investigacin pretenda explicar cules son las dificultades que actualmente tiene el Departamento de Ejecucin Presupuestal de una Entidad del Estado materia de estudio.
En el desarrollo del trabajo para una mejor comprensin del presente informe de investigacin, se detalla a continuacin el esquema al cual corresponde la distribucin capitular: Captulo I: El Problema: Anlisis del Control Interno. Comprende la descripcin y caracterizacin bsica del presente estudio.
Captulo II: La Organizacin Administrativa de la Entidad Actual. Comprende el detalle y funcionamiento de la Entidad en estudio.
Captulo III: Presentacin, Anlisis e Interpretacin de Resultados para la obtencin de los objetivos planteados. Este captulo tiene por propsito analizar los diversos problemas planteados en los Objetivos Especficos, para determinar la forma de solucionar y alcanzar los mismos.
Captulo IV: Propuestas para mejorar los Actuales Procesos Operativos. Presentando las propuestas inmediatas y las propuestas para una mejor administracin de los recursos, cuyos contenidos son muy importantes.
Finalmente tal como se aprecia las Conclusiones y Recomendaciones, estn de acuerdo a los objetivos planteados que permiten establecer en forma consciente que el Control Interno a nivel de cualquier organizacin que se aplique es importante, sin embargo juega un rol primordial la calidad del factor humano.
Es meritorio resaltar que el principal mtodo que se realiz en la elaboracin del trabajo es el descriptivo y se complementa adems con tcnicas para el recojo de informacin sobre todo en los rganos de Control Sistmico, as como en los rganos sealados en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su Reglamento. Asimismo se ha utilizado una bibliografa adecuada a la investigacin, ubicadas en las bibliotecas de las Universidades y autores nacionales e internacionales; as como de la Escuela Nacional de Control.
Por ltimo las propuestas presentadas para la toma de decisiones tienen la caracterstica de s er practicables, adaptables y realizables, conforme lo establecen las normas de la entidad para su ejecucin.
El perodo de investigacin fijado como base del trabajo se circunscribe a los aos 1999 como punto referencial y 2000 que es materia de un anlisis exhaustivo.
Lo reservado del tema de algunos aspectos de adquisicin relacionados a la Defensa Nacional, no permite detallar en forma especfica los procesos que se realizan en dichas transacciones, sin embargo es necesario hacer presente que estos se realizan dentro del marco general de las normas establecidas, con las excepciones que estas significa
CAPTULO I
El PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO A. EL MARCO DE LA INVESTIGACIN DEL PRESENTE ESTUDIO 1. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN ESTATAL a. Diagnstico Situacional sobre la Investigacin La mejor administracin de toda organizacin dentro del mundo globalizado, requiere de un eficiente Sistema de Control Interno que permita alcanzar los objetivos planteados en forma eficaz y con un correcto empleo de los recursos asignados permitiendo a las Instituciones maximizar su rendimiento.
El Control Interno dentro del organismo en estudio, est implementado en todos sus niveles; encontrndose en la actualidad acondicionndose a las nuevas normas dictadas en materia de
control, as como de acuerdo a las caractersticas y problemtica SUI-GENERIS de la presente investigacin.
Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado Sistema de Control Interno no constituye garanta de que no puedan ocurrir irregularidades, lo que elimina el Sistema de Control Interno es la Probabilidad de que esto suceda, pudiendo darse en el sistema de
Abastecimiento lo siguiente: Efectuar pagos de bienes no internados y servicios no prestados. Incumplir con las Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Seleccionar proveedores que no renan los requisitos bsicos para contratar con el estado. Internar bienes o prestar servicios que no renan las especificaciones tcnicas sealadas en las solicitudes de cotizacin. Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no estn acordes con el mercado. Honrar las obligaciones de acuerdo al compromiso de pago. Evitar comprometer gastos en las Adquisiciones de Bienes y/o Servicios por montos superiores al Marco Presupuestal aprobado por el Ministerio de Economa y Finanzas.
Estas deficiencias por accin u omisin conllevan a responsabilidades de Orden Administrativo y Penal tanto a nivel Directivo como al Personal que trabaja en cada uno de los procesos que involucran al Sistema de Abastecimiento, de acuerdo a su grado de participacin y decisin que conlleve perjuicio al Estado.
La Divisin de Abastecimiento, a travs del Departamento de Ejecucin Presupuestal realiza la fiscalizacin de los controles efectuados en el Proceso de Adquisicin, as como el Control del Marco Presupuestal establecido en el calendario de compromisos mensual para su posterior trmite a la Unidad Ejecutora de Pago.
Dada la importancia de las funciones que cumple este organismo ha sido elevado de categora de seccin a Departamento dotndose de mayores recursos humanos y equipos que le permitan cumplir con su misin.
En los dos ltimos aos se ha podido apreciar que al trmino del Ejercicio Fiscal quedan obligaciones pendientes de pago debido a Normas de Austeridad dictadas por el Gobierno y la necesidad imperiosa de atender los requerimientos para restablecer el Orden Interno con motivo de los problemas poltico social que viene atravesando el pas.
La dinmica en los cambios de los Procesos de Abastecimiento y las nuevas tcnicas de control origina que los actuales manuales necesitan ser actualizados y se formulen las directivas correspondientes para un mejor cumplimiento de las funciones y posterior determinacin de responsabilidades por su incumplimiento de los mismos.
Es necesario mencionar que de acuerdo a las Normas de Control establecidas en el Departamento de Ejecucin Presupuestal ejercen la accin correspondiente la Inspectora de la Divisin de Abastecimiento, as como la Inspectora General del Ente Sistmico.
b. Delimitaciones del Estudio Luego de haber descrito la problemtica del estudio, la investigacin se ha delimitado en los aspectos siguientes:
Delimitacin Espacial El mbito en el cual se desarrollar la investigacin comprende el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de Abastecimiento de una Entidad Estatal.
1) Delimitacin Temporal
El perodo que comprende el estudio, abarca de 1999 al 2000.
2) Delimitacin Social El Equipo Humano con el cual se trabajar es el de los funcionarios y trabajadores que pertenecen al Departamento de Ejecucin Presupuestal.
3) Delimitacin Conceptual a) Control Interno Mtodos coordinados y medidas que adopta una organizacin para comprobar la exactitud y veracidad de la informacin y la salvaguarda del Patrimonio.
b) Ejecucin Presupuestal Consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que sern ejecutadas en el perodo inmediato, con la finalidad de optimizar el uso de los recursos disponibles aprobados en el calendario de compromisos mensual.
c. Formulacin del Problema a. Problema Principal De qu manera el Control Interno propicia un mejoramiento en el Proceso de Ejecucin Presupuestal?
b. Problemas Secundarios
a) En qu medida las polticas que se utilizan en el Control Interno, influyen en el trabajo que se realiza a nivel del Departamento de Ejecucin Presupuestal? b) De qu manera los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden en la gestin que se lleva a cabo en este nivel? c) En qu medida el planeamiento que se realiza en esta forma de control influye en la Administracin de la Ejecucin Presupuestal? d) De qu manera las estructuras que se verifican en el Control Interno, permite determinar el nivel de gestin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal? e) De qu manera el Control Interno permite alcanzar los estndares deseados en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal? f) De qu manera las acciones correctivas que se establecen en el Control Interno, permiten optimizar la Administracin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal c. Establecimiento de Responsabilidades De conformidad a la Ley N26850 de las contrataciones y adquisiciones del estado son responsables el Titular del Pliego de la entidad, as como los funcionarios que ocupan el ms alto cargo Administrativo dentro de la Organizacin del Proceso de Abastecimiento.
Dichas autoridades podrn delegar sus funciones en el rgano o Funcionario responsable de realizar las actividades de los Procesos del Sistema de Abastecimiento, por los cuales son solidariamente responsables contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Las actividades del Proceso de Abastecimiento, en el cual se establecen responsabilidades son los siguientes: Informacin * Catlogo de Bienes y Servicios. * Proveedores * Clasificador del Gasto
Programacin
* Plan de Obtencin * Cuadro de Necesidades * Presupuesto Valorado
Adquisiciones
* Plan de Adquisicin de Bienes y Servicios
* Cotizaciones
* * Cuadro Comparativo
* rdenes de Compra y Ordenes de Servicios
Almacn * Registro y Control de Existencias Fsicas del Almacn. * Internamiento del Bien, Gua de Internamiento. * Nota de Entrada al Almacn (NEA). * Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) * Pliza de Entrada y Salida (Por Unidades Ejecutoras). * Movimiento Mensual de Almacn. * Krdex Valorado. * Distribucin (Entrega racional y mesurada de bienes y servicios requeridos). * Control de Inventarios
Control Patrimonial * Registro de Control Patrimonial. * Alta y Baja de Bienes * Mantenimiento y Mejoramiento. * Desplazamiento de Bienes
* Inventario Fsico (Catalogacin de Activos)
d. Mejoramiento del Proceso de Control Interno El abastecimiento como actividad de apoyo a la Gestin Institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades, su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. La verificacin peridica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prcticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen el control interno de esta rea.
Estas normas describen los controles internos ms importantes que son requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, as como respecto al uso, conservacin, custodia y proteccin de bienes.
El Control Interno debe incidir en las reas siguientes: Criterio de economa en la compra de bienes y contratacin de servicios. Unidad de Almacn. Toma de Inventario Fsico. Baja de Bienes de Activo Fijo. Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo.
Acceso, Uso y Custodia de los Bienes. Control sobre Vehculos Oficiales del Estado. Proteccin de Bienes de Activo Fijo.
d. Directiva para la Programacin y Formulacin de los Presupuestos Institucionales del Sector Pblico Esta Directiva es formulada anualmente por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico cuyo contenido normativo se centra en la consolidacin del Presupuesto Institucional de las entidades del Sector Pblico, como la principal herramienta de la Gestin de los Pliegos presupuestarios.
Tambin tiene como objetivo establecer las normas de carcter tcnico y operativo que permitan a los Pliegos Presupuestarios Programar y Formular sus Presupuestos Institucionales, con el objeto de articular consistentemente la Asignacin de los Recursos Pblicos determinado al Pliego para el ao fiscal con el logro de sus objetivos Institucionales debidamente expresados en metas presupuestarias.
Entre los principales aspectos que contiene se encuentran los siguientes: Disposiciones para la Fase de Programacin Presupuestal. Precisin de Gastos. Disposiciones para la Fase de Formulacin Presupuestal. Determinacin de las Metas Presupuestarias. Precisiones en la Formulacin de los Gastos. Determinacin de las Unidades Ejecutoras.
1.1 PLANTEAMIENTO DE
1. LAS INTERROGANTES COMO INDICADORES DE LA PRESENTE INVESTIGACIN
a. En Materia de Organizacin El Departamento de Ejecucin Presupuestal tiene actualmente una Adecuada Organizacin? La actual Organizacin delimita las responsabilidades en forma precisa? Se encuentra racionalizado las funciones y la distribucin de labores? Se encuentran precisadas las polticas que se deben desarrollar en el Cumplimiento de las funciones?
b. Procedimientos en Ejecucin
Existe un Plan de Obtenciones?
Existen Normas y Procedimientos de Trabajo? Se llevan a cabo Registros adecuados que permitan efectuar acciones de control? Se elaboran informes peridicos sobre el cumplimiento de las metas y
otros en la Ejecucin Presupuestal?
c. Personal Requerido Existen Programas de Capacitacin al Personal que trabaja en el Dpto. de Ejecucin Presupuestal?.
Es eficiente el desempeo de las funciones que realiza el Personal? Tiene el personal la moralidad requerida para desempearse en estos cargos de confianza?
2. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR
a. Objetivo General Conocer si la aplicacin del Control Interno constituye un instrumento eficaz en la Ejecucin Presupuestal con la finalidad de establecer la forma en que incide en la Administracin de las Adquisiciones.
b. Objetivos Especficos
a. Identificar las principales polticas que se utilizan en el Control Interno y como influye en el trabajo que se realiza.
b. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden en la Gestin que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
c. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control influye favorablemente en la Gestin de Administracin.
d. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno, permiten establecer el nivel de Gestin en el Dpto. de Ejecucin Presupuestal.
e. Analizar si el Control Interno que se lleva a cabo permite alcanzar los estndares deseados en la Administracin del Dpto. de Ejecucin Presupuestal.
f. Precisar si las acciones correctivas que se adoptan en el Control Interno, permiten optimizar los resultados de la Administracin.
3. HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN
a. Hiptesis General Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente, entonces influye favorablemente en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal.
b. Hiptesis Secundarias a. En la medida que las polticas que se vienen utilizando en el Control Interno, sean las adecuadas, influirn decididamente en el trabajo que se realiza.
b. Si los objetivos programados son claros, entonces incidirn favorablemente en la Gestin de Administracin.
c. El mejor planeamiento que se realiza para el Control Interno, influir
EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL TRABAJO
El perodo de investigacin se circunscribe a los aos 1999 como punto referencial y 2000 que es materia de un anlisis ms exhaustivo.
4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN
a. Tipo de Investigacin De acuerdo al propsito de la investigacin, naturaleza de los problemas y objetivos formulados en el trabajo, el presente estudio rene las condiciones suficientes para ser calificado como una investigacin aplicada; en razn que para su desarrollo en la parte
terica conceptual se apoyar en conocimientos sobre Evaluacin de Control Interno a fin de ser aplicados en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
b. Nivel de Investigacin Ser una investigacin descriptiva en un primer momento, luego explicativa y finalmente correlacionada, de acuerdo a la finalidad de la misma.
5. MTODO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN
a. Mtodo de la Investigacin En la presente investigacin se emplear el mtodo descriptivo, el mismo que se complementar con el estadstico, anlisis, sntesis, deductivo, inductivo entre otros.
b. Diseo de la Investigacin
Debido a la naturaleza de la materia de investigacin, responde al de una investigacin por objetivos de acuerdo al esquema siguiente:
OG r
<
^ O E 1 > CP 1 O E 2 > CP 2 O E 3 > CP 3 O E 4 > CP 4 O E 5 > CP 5 O E 6 > CP 6 ^
CF = HG
Donde: OG = Objetivo General
CF = Conclusin Final HG = Hiptesis General OE = Objetivo Especfico CP = Conclusin Parcial
c. Poblacin y Muestra
1) Poblacin La poblacin en estudio est conformada por el personal que presta servicios de la Divisin de Abastecimiento.
2) Muestra De la poblacin anteriormente sealada se ha tomado como muestra al personal que labora en el Departamento de Ejecucin Presupuestal, que constituye el 5% de la poblacin total.
d. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin
1) Tcnicas Las principales tcnicas que se ha empleado en la investigacin son: * Entrevista * Encuesta * Anlisis Documental
2) Instrumentos Los principales instrumentos que se aplicaron en las tcnicas son: * Gua de anlisis documental.
* Gua de entrevista. * Cuestionario.
e. Viabilidad de la Investigacin El trabajo que se ha realizado debido a la importancia y la naturaleza del estudio, se considera que fue necesario llevar a cabo la investigacin, en razn que la misma no demand demasiado costo econmico ni el empleo de tcnicas especializadas; permitiendo de esta manera que una vez concluido y aprobado, constituya una gua que permita fortalecer el Sistema de Control Interno en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
f. Justificacin e Importancia de la Investigacin
1) Justificacin En lo referente al desarrollo de este trabajo, se lleva a cabo tomando en consideracin la importancia que tiene el Control Interno en la verificacin de las actividades que se realizan a nivel organizacional; por lo cual teniendo en cuenta dicha problemtica ste estudio busca determinar tcnicamente si el Control Interno puede optimizar la Gestin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
2) Importancia La presente investigacin, tiene por finalidad constituirse en un aporte importante en la gestin que se lleva a cabo a nivel del
Departamento de Ejecucin Presupuestal; por lo tanto presenta aportes importantes y de aplicabilidad en la Insti tucin
LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIN
En el desarrollo del presente trabajo de investigacin se han presentado las dificultades siguientes:
1. En la bsqueda de informacin por razones funcionales existen restriccin para proporcionar datos referentes al rea investigada en razn de los niveles de la jerarquizacin orgnica existente.
2. El Presupuesto del Sector tiene carcter de Reservado de conformidad al Art. 45 de la Ley N27209 Ley de Gestin Presupuestaria, por consiguiente por razones de seguridad la informacin es restringida.
MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
Aportar elementos tericos sobre el control interno y los sistemas diversos utilizados por el hombre para controlar su actividad econmica fundamental es el objetivo esencial de este captulo. En la revolucin industrial para controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por mquinas manejadas por varias personas, surge la necesidad de establecer controles y sistemas de control que contribuyeran al desarrollo cada vez ms eficiente de las producciones en cada una de las industrias. Se piensa que el control interno, surge con la partida doble que fue una de las medidas de control, pero que no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para el mismo.
ANTECEDENTES E IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO. En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros observamos la contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, en Venecia, donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribi un libro sobre la contabilidad de partida doble.
La definicin formal de Control Interno, publicada originalmente en 1949 y repetida en subsiguientes publicaciones, sirve como punto de partida para explicar la funcin del control interno. Los problemas y las soluciones de una empresa tienden a cambiar en la medida en que se incrementan el nmero de empleados, las cifras de ventas y la complejidad de las operaciones. Segn Greiner (1972),.."...las organizaciones que no crecen en tamao pueden conservar los mismos instrumentos de direccin y prcticas a lo largo de largos periodos de tiempo. La implantacin de un sistema de control interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus mbitos de aplicacin, en la medida en que el incremento de la dimensin empresarial ha supuesto un distanciamiento por parte de los propietarios, en el control da a da, de las operaciones que se producen en la empresa" Greiner (1972). En el proceso de Control se realiza una labor de organizacin orientada a cumplir las decisiones adoptadas, se revelan las dificultades que surgen al llevar a la prctica las tareas planteadas y sealan las medidas para vencer las dificultades. El Control contribuye en gran medida a elevar el sentido de responsabilidad de los ciudadanos ante la sociedad en la disciplina y la honestidad. Las funciones del control interno, tal y como se manifiestan desde inicios de la dcada del noventa, eran prcticamente desconocidas hace unos cien aos. Sin embargo queda claro que algunas medidas de Control Interno implementadas en algn momento por los hombres de negocios antiguos han sido detalladas en la historia de la humanidad. Siendo cierta la afirmacin de Collins y Valin (1979) al manifestar que la nocin de Control Interno es tan antigua como la contabilidad. Hay informacin de que en (1280) el Papa Nicols II haca levantar por su notario, un duplicado de todas las recaudaciones y de los pagos, con el fin de verificar la exactitud y el rigor del trabajo de sus propios administradores. Los romanos cumplan en aquellas pocas tan remotas uno de los requisitos inherentes a todo sistema de control interno, como el de la divisin de responsabilidades. Mientras que la autorizacin de los gastos y de los impuestos era responsabilidad del senado romano, los fondos eran custodiados por los administradores de la asamblea legislativa. En poca de los Mdicis, en el siglo XV, Caibano Calvo, L., y otros (1983), introdujeron un control sobre las cantidades de materas primas puestas en fase de fabricacin, en sus fbricas de tejidos, cotejando las cantidades suministradas a cada puesto de trabajo con las unidades fabricadas por el mismo. Como se aprecia el control no tena ms objetivo que limitar el riesgo de errores y fraudes, mantenindose este enfoque hasta finales del siglo XIX. Con el transcurso de los aos el Control Interno ha crecido, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales por lo que esto ha propiciado una evolucin en la nocin del Control Interno. Es as como en algunas preguntas realizadas hace ya varios aos a diferentes autores sobre la definicin exacta del Control Interno.
ANTECEDENTES Es indudable que el ser humano requiere de conocimientos para su evolucin, el aprendizaje es el medio, y la evolucin de este y el descubrimiento de nuevas tecnologas y la adecuacin de la didctica representan un sendero de esa evolucin. El aprendizaje ha sido visto como un proceso
humano bsico para la adquisicin de conocimiento, y como un medio para alcanzar los niveles ptimos en las competencias del individuo. Es un proceso de desarrollo de estructuras significativas. En la actualidad, las organizaciones modernas han otorgado especial importancia a la capacitacin de su personal como una estrategia para asegurar mejores resultados, que les permitan una posicin favorable en un entorno cada vez ms competitivo y signado de los procesos de globalizacin, transformaciones tecnolgicas y creciente dinamismo de los mercados. Las organizaciones han desarrollado programas de adiestramiento y de formacin profesional, los cuales constituyen una valiosa herramienta destinada a la capacitacin en oficios y tcnicas que proporcionen o incrementen los conocimientos, aptitudes, habilidades y prcticas ocupacionales, que son necesarias para el desempeo de labores productivas, en funcin de su desarrollo socioeconmico. Segn Yanina Surez (2005): "esta formacin debe servir de enlace entre el mundo productivo, representado por las empresas y las instituciones formadoras de capacitacin. Ambos deben aportar y dar a conocer sus inquietudes y experiencias originando una interaccin que permita actualizar de manera ptima el talento humano". En nuestro pas, estos programas de adiestramiento tienen su origen en los comienzos de la industria petrolera, con la llegada de las grandes trasnacionales, quienes se vieron en la necesidad de contratar mano de obra local, la cual no se encontraba preparada en relacin a las actividades que caracterizan a una industria de esta naturaleza. En 1946, se comienzan a importar los primeros programas de adiestramiento de las casas matrices de las empresas Exxon, Shell y Creole. En agosto de 1959, se crea mediante decreto el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (INCE), quien tendr las funciones de proporcionar adiestramiento de personal en las empresas, bien sea mediante cursos en sus propias instalaciones o en las empresas. Estos cursos varan desde los niveles mas bajos hasta los seminarios mas especializados para ejecutivos y personal administrativo. Con el transcurrir de los aos, la formacin de recursos humanos, y en especfico la formacin profesional, ha tenido una importancia significativa en nuestro pas, habindose creado un importante nmero de empresas o institutos de capacitacin o entidades didcticas como comnmente se les conoce, las cuales promueven la oferta de los servicios de capacitacin y adiestramiento de personal. En este sentido, al inicio de la investigacin se revisaron trabajos que se orientaran a la promocin de los servicios de capacitacin y adiestramiento por parte de entidades didcticas o empresas de capacitacin, a fin de conocer la manera en que estas empresas realizan sus actividades, especialmente las de mercadeo. El autor encontr excelentes trabajos desarrollados en este contexto. Sin restarle merito e importancia a los dems trabajos, el autor considera hacer especial
mencin a los trabajos elaborados por: (a) Galeano Ramrez, A. (1999). Manual de Capacitacin para Directivos de Centros de Formacin. Diseado y estructurado teniendo en cuenta las competencias que han de poseer las personas encargadas de conducir los Centros de Formacin Profesional, en busca de lograr una gestin eficiente y eficaz en la prestacin de servicios educativos que, a no dudarlo, han de ser pertinentes y de calidad, y estar acordes con los requerimientos sociales, cientficos, tecnolgicos, productivos, laborales y organizacionales de los actuales tiempos. En el manual se establecen las bases conceptuales relacionadas con los cambios que est experimentado la sociedad contempornea y las consecuentes transformaciones en los sistemas educativos y sus Centros de Formacin y se da una gua de carcter metodolgico, con conceptos, mtodos, herramientas y procedimientos para la elaboracin, implementacin, conduccin y seguimiento del Proyecto Innovador de Centro. (b) Escuela Nacional de Salud Pblica "Doctor Mario Len Ugarte". (2003). Mercadeo social de servicios de salud. En este trabajo, se realiza un diagnstico de mercado, donde se aplican los principios y procedimientos de la investigacin de mercados a los requerimientos del mercadeo social. La investigacin comprende tanto al establecimiento de salud y su entorno as como a los grupos objetivo de los servicios de salud. Se utilizan mtodos cualitativos y cuantitativos de investigacin, recolectando e interpretando informacin sobre la oferta y la demanda en funcin de las cuatro variables de mercadeo: producto, precio, plaza y promocin. Tambin se formula el plan de mercadeo para los servicios de su microrred de establecimientos de salud. La formulacin del plan de mercadeo parte del anlisis del plan estratgico de la institucin, la dimensin tica de la prestacin del servicio y los hallazgos del diagnstico de mercado. El diseo del plan se realiza tomando en cuenta las cuatro variables de mercadeo: producto, precio, plaza y promocin. El plan de mercadeo comprende el diseo de objetivos generales y especficos, estrategias, tcticas y actividades, as como del cronograma y presupuesto respectivos. (c) Fortuny Santos, J. (2002). Metodologa del anlisis sectorial en el sistema agroalimentario, aplicada al subsector oleicola cataln: Evaluacin de la competitividad, el progreso tecnolgico y la eficiencia econmica empresarial. Lo novedoso de esta tesis doctoral, es la realizacin del anlisis de un sector, pero aplicando un mtodo ordenado, basado en un fundamento terico que se apoya en un anlisis estadstico y en la contrastacin cientfica experimental. El estudio es una herramienta imprescindible para la reflexin estratgica en el marco de la direccin estratgica y de la calidad total en el que deben desenvolverse las empresas para desarrollar al mximo sus capacidades y ventajas competitivas sobre la competencia. El modelo de referencia escogido es el de Michael Porter, completado y modificado por aportaciones posteriores del Doctor Bueno Campos. El autor de esta tesis indica que las polticas tradicionales de apoyo a la competitividad basadas en programas de apoyo y subvenciones a actividades concretas como la calidad, la automatizacin y la innovacin tecnolgica que pueden ser eficaces en la mejora de la eficacia operativa, no son herramientas vlidas para ayudar a replantear a las empresas sus opciones estratgicas, y que un mal posicionamiento estratgico puede anular todos los efectos de las mejoras conseguidas. Indica que se deben determinar las fuentes de ventajas competitivas: las habilidades y el conocimiento existentes en una zona geogrfica muy concreta, las capacidades de las empresas para innovar y mejorar de forma sostenida, reaccionando o anticipndose a las presiones y exigencias del entorno que obligan a las empresas a realizar un cambio estratgico en beneficio de su
supervivencia. En otras palabras, el autor plantea que lo que se pretende resolver es, que hay que hacer para que la empresa pueda ganar dinero a largo plazo.
BASES TEORICAS Una necesidad humana es aquella condicin en la que se percibe una carencia. Estas incluyen (a) Necesidades fsicas bsicas como alimento, vestido, proteccin y seguridad. (b) Necesidades sociales como la pertenencia y afecto. (c) Necesidades individuales como el conocimiento y la expresin del yo. Estas necesidades forman parte del gnero humano. Ante una necesidad insatisfecha, el individuo optar por uno de dos caminos: buscar el objeto que la satisface o tratar de disminuir la necesidad. Cuando la cultura y la personalidad individual dan forma a las necesidades humanas, estas se convierten en deseos. Estos deseos casi no tienen lmites, pero los recursos de las personas si lo tienen. Por consiguiente, la gente escoge los productos que le ofrecen la mayor cantidad de satisfaccin posible a cambio de lo que pagan. Por regla general, la palabra producto sugiere un objeto material, sin embargo, el concepto de producto no se limita a objetos materiales; todo aquello que pueda satisfacer una necesidad se puede considerar como producto. La mercadotecnia segn Kotler, P. (2005), "ocurre cuando las personas deciden satisfacer sus necesidades y sus anhelos por medio del intercambio, el cual es el acto mediante el cual se obtiene un objeto deseado, perteneciente a otra persona, ofrecindole algo a cambio". El intercambio es una de las muchas formas en que las personas pueden obtener un objeto deseado y es al mismo tiempo la unidad de medicin de la mercadotecnia. Asociado al intercambio, se tienen las transacciones las cuales corresponden al cambio de valores entre dos partes. La transaccin conduce al concepto de mercado, el cual consta de las personas que compran o que podran comprar un producto. Finalmente, se cierra el ciclo con el concepto de mercadotecnia, la cual segn el mismo autor, es "un proceso social y administrativo mediante el cual las personas y los grupos obtienen aquello que necesitan y quieren, creando productos y valores e intercambindolos por terceros. Esto significa trabajar con los mercados a efecto de propiciar intercambios cuyo propsito es satisfacer las necesidades y los anhelos de los humanos. En el proceso de mercadotecnia, lo primero que hace la empresa es identificar el mercado total, lo divide en segmentos de menor tamao, selecciona los segmentos mas promisorios y se concentra en atenderlos y satisfacerlos. Adems disea la mezcla de mercadotecnia, la cual est compuesta por los factores que controla: el producto, el precio, la plaza o lugar y la promocin. Sin embargo, para encontrar la mejor mezcla de mercado y ponerla en prctica, debe analizar, planificar, aplicar y controlar la mercadotecnia. Actividades que le sirven para observar el entorno de mercadotecnia y adaptarse a l.
El ambiente de la mercadotecnia de una empresa est compuesto por los actores y las fuerzas, ajenos a la mercadotecnia, que afectan la capacidad de la gerencia mercadotcnica para realizar y mantener buenas transacciones con los clientes. Este entorno presenta oportunidades y amenazas, por lo cual las empresas deben recurrir a sus sistemas de inteligencia e investigacin para vigilar el entorno cambiante y deben adaptar sus estrategias a las tendencias y cambios del ambiente, el cual est compuesto por un microambiente y un macroambiente. El microambiente consiste en aquellas fuerzas prximas a la empresa que afectan su capacidad para servir a los clientes: la empresa, los proveedores, los canales de comercializacin y la competencia. El macroambiente est compuesto por fuerzas sociales ms amplias que afectan al microambiente entero: fuerzas demogrficas, econmicas, naturales, tecnolgicas, polticas y culturales.
CAPTULO II
LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
A. ESTRUCTURA ORGNICA DE DIRECCIN DE LOGSTICA 1. RGANO DE DIRECCIN a. Direccin b. Jefatura de rdenes
2. RGANO DE ASESORAMIENTO a. COMIT DE ASESORAMIENTO 1) Jefatura a) Secretara
2) Unidad de Asesoramiento Tcnico, Investigacin y Desarrollo
a) rea de Asesoramiento Tcnico b) rea de Investigacin y Desarrollo c) rea de Asesoramiento Administrativo d) rea de Instruccin
3) Unidad de Planeamiento Logstico a) rea de Planes y Programas 4) Comit Tcnico - Control de Calidad
b. OFICINA DE ASESORA JURDICA
1) Unidad de Estudios y Dictmenes
2) Unidad de Legislacin y Difusin
c. OFICINA DE ASESORAMIENTO FINANCIERO 1) Jefatura a) Secretara
2) Unidad de Presupuesto
a) rea de Programacin b) rea de Afectacin Presupuestal c) rea de Control y Evaluacin Presupuestal d) rea de Estadstica
3) Unidad de Contabilidad
a) rea de contabilidad de bienes y servicios b) rea de Contabilidad Patrimonial
3. RGANO DE CONTROL
a. Insectora
1) Jefatura
a) Secretara
2) Inspecciones y Auditora a) rea de Inspecciones b) rea de Exmenes Especiales
c) rea de Control Previo
d) rea de Control Concurrente
3) Investigacin a) rea de Inspecciones b) rea de Exmenes Especiales
4) Moralizacin Institucional y Disciplina
4. RGANOS DE APOYO
a. Secretara 1) Unidad de Registro y Archivo 2) Unidad de Trmite Documentario
b. Administracin 1) Jefatura 2) Unidad de Personal y Bienestar 3) Unidad de Logstica y Economa 4) Unidad de Seguridad de Almacenes 5) Unidad de Servicios Generales
c. Telemtica 1) Jefatura 2) Unidad de Informtica y Telecomunicaciones
a) rea de Anlisis y Programas b) rea de Operaciones y Mantenimiento de la Red c) rea de Produccin y Estadstica d) rea de Telecomunicaciones
3) Unidad de Mantenimiento de Equipos Mdicos
a) Taller de Equipos Dentales
b) Taller de Equipos Mdicos
d. Informacin 1) Jefatura 2) Unidad de RR.PP.
3) Unidad Ceremonial y Protocolo 4) Unidad de Proyeccin Social 5. RGANOS DE EJECUCIN a. Abastecimientos 1) Secretara 2) Departamento de Adquisiciones Directas
a) Seccin Programacin y Cotizacin b) Seccin Control de Precios y OO.SS. c) Seccin Control Previo
3) Departamento de Pasajes y Bagajes a) Seccin Cambios de Colocacin b) Seccin Cambios de Residencia, Pasajes Crdito y Extranjera c) Seccin Comisin Servicio y Concurrencia a Juzgados
4) Departamento de Aduanas a) Seccin Despacho b) Seccin Ejecutiva
5) Departamento de Licitaciones y Contratos a) Seccin de Valorizaciones
b) Seccin de Registro de Proveedores c) Seccin de Licitaciones y Contratos
6) Departamento de Adquisiciones Directas del Hospital I.
a) Seccin Bienes
b) Seccin Servicios No Personales
c) Seccin de Control de Precios
7) Departamento de Adquisiciones Directas Hospital II a) Seccin Compra de Bienes b) Seccin de Servicios
8) Departamento de Ejecucin Presupuestal a) Secretara b) Oficina de Trmite Documentario c) Seccin Control de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios. d) Seccin Control de Presupuesto.
b. Transportes 1) Jefatura 2) Secretara 3) Departamento de Control Vehicular 4) Unidad de Computo y Estadstica
a) Seccin Control Vehicular Lima Provincias b) Seccin Adjudicacin de Vehculos. 5) Departamento de Accidentes de Trnsito, Seguros y Rodajes. a) Seccin Accidentes de Trnsito b) Seccin Seguros y Rodajes 6) Departamento Depsito de Vehculos para Baja a) Depsitos OGA. b) Depsito Surco c) Depsito Santa Anita d) Seccin Logstica e) Flota Vehicular
f) Seccin Operatividad
g) Libretas de Control
c. Combustible, Carburantes y Lubricantes 1) Jefatura 2) Secretara 3) Asesora Tcnica 4) Departamento de Programacin
a) Seccin de Programacin Lima b) Seccin Programacin Provincias
5) Departamento de Adquisiciones
a) Seccin Compras b) Seccin Traslado de Combustibles
6) Departamento de Distribucin
a) Seccin Grifos de la Institucin. b) Seccin Grifos y Concesionarios c) Seccin Resoluciones d) Seccin Vales y TACs e) Negociado de Vales Administrativos. f) Negociado de TAC y Vales Operativos
7) Departamento de Rendicin de Cuentas a) Seccin Lima b) Seccin Provincias
d. Infraestructura 1) Jefatura 2) Secretara 3) Asesora Legal 4) Departamento Proyectos y Obras
a) Seccin Estudios y Diseos b) Seccin Costos y Presupuestos c) Seccin Obras
5) Departamento de Registro de Muebles a) Seccin Locales. b) Seccin de Revaluacin de Activos Fijos c) Seccin Estadstica y Archivo
6) Departamento Mantenimiento y Talleres a) Seccin Mantenimiento b) Seccin Talleres
e. Armamento y Municin 1) Jefatura 2) Secretara 3) Asesora Tcnica 4) Departamento de Control de Abastecimientos
a) Seccin Registro y Control b) Seccin Resoluciones c) Seccin Licencias d) Seccin Estadstica 5) Departamento de Almacn a) Seccin Almacenes
b) Seccin Distribucin
6) Departamento de Mantenimiento a) Seccin Mantenimiento
b) Seccin Tratamiento Superficial c) Seccin Investigacin y Desarrollo
f. Servicios Veterinarios 1) Jefatura 2) Secretara 3) Departamento de Medicina Veterinaria y Salud a) Seccin Medicina y Saneamiento Ambiental b) Seccin Laboratorio
4) Departamento de Animales a) Seccin de Animales b) Seccin Taller de Herraje
g. Almacenes 1) Jefatura 2) Secretara 3) Unidad de Administracin 4) Unidad de Contabilidad 5) Unidad de Seguridad 6) Departamento de Almacenes Adquisicin OGA
a) Seccin Vestuario y Equipo Almacn 1 Prendas b) Seccin Repuestos, Enseres y Otros Almacn 1 Repuestos 7) Departamento de Almacenes Adquisicin Directas a) Seccin Vestuario y Equipo Almacn 2 Prendas
c) Seccin Repuestos, Enseres y Otros Almacn 2 Repuestos 8) Departamento de Almacn de Sanidad
h. Control Patrimonial 1) Jefatura 2) Secretara 3) Departamento de Registros, Inventarios y Catalogacin
a) Seccin Registro e Inventario
b) Seccin Catalogacin
4) Departamento de Altas, Bajas y Remates a) Seccin Altas y Bajas b) Seccin Administracin de Bienes de Baja y Remates
i. Mantenimiento 1) Jefatura 2) Secretara 3) Unidad de Administracin 4) Departamento de Maestranza 1 5) Departamento de Maestranza 2 6) Departamento de Maestranza 3 7) Departamento de Maestranza 4
B. FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA
1. Cubrir las necesidades de la Institucin, referentes a Bienes y Servicios de acuerdo a lo programado y bajo una poltica de optimizacin, que permita alcanzar los mejores niveles de gestin.
2. Recepcionar, registrar, almacenar, codificar, mantener y controlar la existencia fsica de los bienes materiales para su oportuna utilizacin de acuerdo a los requerimientos de las Unidades usuarias. Asimismo asegurar el cumplimiento de los servicios requeridos por los Organismos y Dependencias de la Entidad, permitiendo una accin dinmica y eficiente en concordancia a sus requerimientos, capacidad o cuota de abastecimiento.
3. Proveer de equipos y materiales logsticos, as como brindar el servicio tcnico para el mantenimiento y funcionamiento del mismo, al personal, organismos y dependencias de la Entidad, as como el mantenimiento de los mismos.
4. Conservar operativa la flota vehicular de la Institucin, a travs del mantenimiento preventivo y/o reparaciones.
5. Satisfacer en la medida de su capacidad los requerimientos del personal, familiares y Unidades, a travs de bienes y/o servicios no personales.
2. Efectuar el Control Patrimonial de la Institucin.
C. DEPENDENCIA Y JURISDICCIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA
1. Orgnica y funcionalmente depende de la Direccin General del Instituto.
1. Tiene jurisdiccin a nivel nacional para brindar el apoyo en forma eficiente y eficaz a fin de optimizar los resultados de la gestin logstica de la Entidad.
2. El cumplimiento de su misin se circunscribe a las normas y procedimientos que rigen la gestin de la Entidad.
Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y Biblioteca Central UNMSM
D. COORDINACIN DE LA DIRECCIN DE LOGSTICA
Efecta coordinaciones con todos los Organismos y Dependencias que conforman la Estructura Orgnica del Instituto, as como con entidades que tengan que ver con el quehacer logstico.
E. RELACION JERRQUICA DE SUS RGANOS
1. Comit de Asesoramiento
a. Depende orgnica y funcionalmente de la Divisin del Instituto forma parte de los rganos de Asesoramiento teniendo responsabilidad en lo que concierne al diagnstico y solucin de las actividades que forman parte del funcionamiento del Sistema Logstico de la Institucin.
b. Para el cumplimiento de su misin efecta coordinaciones con las diferentes entidades y unidades de la Institucin que estn inmersas en el que hacer logstico, institucionales y extra-institucionales.
2. Asesora Jurdica.
a. Es un rgano de asesoramiento depende orgnica y funcionalmente de la Direccin y tiene competencia para intervenir en cum plimiento de sus funciones en asuntos de carcter Jurdico Legal que tengan relacin con todas las dependencias de la Direccin, estudiando un hecho determinado y procediendo dentro del contexto de las normas vigentes, en toda circunstancia debe cautelar los intereses Institucionales.
b. Podr efectuar coordinaciones con las Oficinas de: Asesora Legal del Ministerio, Asesora Jurdica del Instituto, OGA del Ministerio, Procuradura Pblica y Organismos Pblicos Privados.
3. Asesoramiento Financiero
a. Depend e orgnica y funcionalmente de la Direccin, forma parte de los rganos de Asesoramiento.
b. Para el cumplimiento de su misin efecta coordinaciones con diferentes Unidades de la Entidad, principalmente con las Sub -Unidades tcnicas de la Entidad, Unidades Ejecutoras as como con las dems Unidades en todo lo relacionado a la problemtica del apoyo logstico originada por la falta de recursos presupuestales y externamente realiza coordinaciones con Dependencias del Sector.
4. Inspectora
a. La Inspectora depende jerrquicamente, orgnica y funcionalmente de la Direccin; mantiene coordinacin con la Inspectora General del Instituto, y con los dems entes del Sistema Nacional de Control.
b. La Inspectora, mantiene coordinacin con oficinas similares de las diferentes Direcciones de la Institucin, en las actividades relacionadas con su misin y funciones.
5. Secretara Depende orgnica y funcionalmente de la Direccin; es responsable del cumplimiento de la misin en apoyo administrativo, efectuando coordinacin
con la Oficina de Trmite Documentario de la Alta Direccin de la Entidad, Direccin de Economa y otras Direcciones; as como todas las Divisiones y Oficinas.
6. Administracin La Oficina de Administracin depende orgnicamente y jerrquicamente de la Direccin, su Jefe ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en la misma y es responsable del cumplimiento de todo lo concerniente a dicha Oficina; mantiene estrecha coordinacin con los jefes de otras dependencias para el cumplimiento de su misin.
7. Telemtica a. La Oficina de Telemtica depende orgnica y funcionalmente de la Direccin de la Institucin, y est a cargo de un Administrador, quien ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en sta.
b. Es responsable de la emisin en forma mensual, de listados sobre la Ejecucin del Presupuesto con indicacin a la Fuente de Financiamiento as como listar los stocks de bienes existentes en Almacn. Sus tareas de coordinacin son con las diferentes dependencias de Almacn, Adquisiciones, Transportes, Servicios Veterinarios y Sanidad; externamente coordina con la Direccin de Economa, OGA del Sector, MEF, . Oficinas de Informtica de las Direcciones Administrativas y otras.
8. Informacin a. La Oficina de Informacin depende orgnicamente y funcionalmente de la Direccin de la Entidad, y est a cargo de un Administrador , quien ejerce autoridad sobre todo el personal que labora en sta.
b. Es responsable de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades Cvicas, Ceremoniales y de Protocolo, coordinando permanentemente con la Direccin de Informaciones y manteniendo actualizado al Director de la, de las actividades ms importantes realizadas en la Institucin.
9. Control Patrimonial La Divisin de Control Patrimonial, depende orgnica y jerrquicamente de la Direccin, siendo sus lneas de coordinacin: a. Ministerio - Oficina General de Administracin (OGA). b. Ministerio de Economa y Finanzas (MEF). c. Direccin de Bienes Nacionales d. Todas las dependencias y organismos de la Institucin.
10. Abastecimientos El rgano de Abastecimientos depende orgnica y jerrquicamente de la Direccin, su jefe ejerce autoridad y tiene responsabilidad en todas las actividades relacionadas a la adquisicin de bienes y/o servicios en aplicacin de la Ley N26850 y su Reglamento.
b. Apoyo
1) De la Secretara a) Recepcionar la documentacin administrativa, registrarla y dar el trmite respectivo conforme a lo dispuesto por el Jefe del Departamento. b) Distribuir la documentacin decretada por el Jefe del Departamento a sus destinatarios. c) Brindar informacin general sobre el trmite y situacin de los diversos documentos del Departamento.
2) De la Oficina de Trmite Documentario a) Recepcionar, registrar, distribuir y archivar la documentacin de carcter administrativo que ingresa al Departamento de Ejecucin Presupuestal.
b) Procesar la documentacin segn las normas legales y reglamentarias vigentes; clasificar y dar el trmite correspondiente de acuerdo a las directivas emanadas por la Superioridad y de la Jefatura del Departamento. c) Brindar informacin general sobre el trmite y situacin de los diversos documentos del Departamento de Ejecucin Presupuestal.
c. Ejecucin 1) De la Seccin Control de rdenes de Compra y rdenes del Servicios a) Recepcionar y verificar la conformidad de la documentacin de las Ordenes de Compra y de Servicios, procedentes de la Secretaria de la Jefatura de abastecimientos.
b) Numerar correlativamente los expedientes de las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio para su trmite respectivo.
c) Formular los documentos de accin para el trmite de las Ordenes de Compra y de Servicios a la Divisin de Almacenes, para efectos de la recepcin de las Adquisiciones de Bienes y Servicios.
d) Recepcionar y verificar la conformidad de la documentacin de las Ordenes de Compra y de Servicios, procedentes de la Divisin de Almacenes, para su trmite posterior a la Direccin de Economa por ser la Unidad Ejecutora encargada del pago.
e) Mantener el registro actualizado de la ubicacin de las Ordenes de Compra y de Servicios.
2) De la Seccin Control Presupuestal a) Recepcionar de la Seccin Control de Ordenes de Compra y de Servicios, los expedientes de O/C y O/S; de los cuales se obtendr informacin para su incidencia presupuestal correspondiente, manteniendo el saldo pendiente de utilizacin segn la Cadena Funcional del Gasto autorizado en el Calendario de Compromisos Mensuales, devolviendo los expedientes al termino de ste proceso para su trmite siguiente.
b) Formular los documentos de accin, conforme a instrucciones expresas del Comando para la distribucin mensual de los Calendarios de Compromisos asignados a la Direccin.
las modificaciones de Calendario de Compromisos asignados a la dependencia.
H. RELACIONES FUNCIONALES DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
1. Lnea de Autoridad El Departamento de Ejecucin Presupuestal, depende orgnicamente de la Jefatura de Abastecimientos de la Entidad; el Jefe del Departamento ejerce autoridad sobre todo el personal a su mando.
2. Responsabilidad El Jefe del Departamento de Ejecucin Pre supuestal, es responsable de la direccin, administracin y control de la buena marcha y funcionamiento de la dependencia a fin de que se cumpla la misin que le ha sido asignada.
3. Coordinacin El Departamento de Ejecucin Presupuestal, mantiene permanente coordinacin con los Departamentos de Adquisiciones Directas y de los Hospitales I y II del Instituto, Direccin de Economa; as como con las Divisiones y Departamentos que conforman la Direccin.
I. DOCUMENTOS QUE PREPARA EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
El Departamento de Ejecucin Presupuestal que prepara y tramita mensualmente la documentacin sustentatoria del calendario de compromisos
a la Direccin de Economa de la Entidad por ser sta la Unidad Ejecutora donde se realizan los pagos a los proveedores por las diversas Ordenes de Compra y/o Servicios atendidas; las mismas que han sido internados en el almacn central y/o el servicio ha sido verificado; las rdenes de Compra y las rdenes de Servicio tramitadas para su cancelacin deben ir firmadas por el responsable del almacn dando conformidad a su internamiento y/o verificacin del servicio prestado. Tambin se adjuntarn la Gua de Remisin y la Factura correspondiente.
Asimismo se formula los documentos de accin para solicitar las modificaciones de calendario de compromiso asignados por la Unidad Ejecutora Direccin de Economa del Instituto, segn Directiva vigente.
CAPTULO III
PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS PARA LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
A. PRESENTACIN
Este captulo tiene por propsito analizar los diversos problemas planteados en los Objetivos Especficos, para determinar la forma de solucionar y alcanzar los mismos.
Asimismo tiene como finalidad presentar el proceso que conduce a la demostracin de la Hiptesis propuesta en la Investigacin, la misma que es la siguiente :
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente, entonces influye favorablemente en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal.
El estudio pretende alcanzar el cumplimiento del Objetivo General y Objetivos Especficos.
B. ANLISIS DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Identificar las principales Polticas que se utilizan en el Control Interno y como influye en el trabajo que se realiza (Objetivo I). Las Polticas establecidas por el Comando Institucional son las siguientes:
a. Disciplina Organizacional-Conducto Regular
El Instituto materia de estudio, como cualquier otra Entidad Estatal basa su Estructuracin Orgnica y su Sistema Normativo en dispositivos legales que rigen la administracin pblica, con el cariz especial que en ciertos casos les da ciertas leyes propias. El incumplimiento de estas Normas significara un caos administrativo y organizacional.
La lnea de autoridad, dependencia y de relacin tienen que ser observadas y respetadas de conformidad a disposiciones reglamentarias vigentes, ya que constituyen en la prctica los conductos por donde se transmitirn y/o recepcionarn las disposiciones y acciones de Jefatura; siendo una de ellas el conducto regular que se tiene que observar por principio organizacional de respeto.
Mediante esta poltica existe una disciplina y Orden Jerrquico en todos los niveles de la Entidad; lo cual influye favorablemente en el trabajo del organismo en la que la disciplina es el sustento
fundamental; sin embargo esta situacin origina en algunos casos retardo en la tramitacin de documentos y no permite la solucin inmediata a los problemas coyunturales que se presentan.
b. Planeamiento, Previsin, Anticipacin
La Institucin siempre estar a la zaga de toda nueva modalidad que pretenda debilitar el Sistema de Control Interno, por lo que siempre sus integrantes estn elaborando el cmo poder equilibrar y revertir dicha constante.
En el mbito de la administracin general no se puede empezar a dirigir a ciegas, sin prever acciones de manera organizada y sistmica, en que utilizando los recursos humanos y logsticos con que cuente, se fije formas de accin para afrontar exitosamente cualquier problema; para esto se tiene que contar con los Manuales de Organizacin y Funciones, Manual de Procedimientos y Otros.
Sin embargo el Manual de Organizacin y Funciones y el Manual de Procedimientos con que cuenta el Departamento de Ejecucin Presupuestal, no permiten cumplir a plenitud con la labor encomendada, ya que estos son muy rgidos y genricos en algunos puntos, necesitndose algo ms gil en la que se detalle algunos aspectos de las funciones encomendadas al personal y que se formulen en base a toda la documentacin sobre Control Interno, que en algunos casos esta dispersa y sufre variaciones en ciertas oportunidades.
.c. Control, Supervisin, Verificacin de Calidad
El Control que se propone y se exige no es necesariamente el fiscalizador, inquisidor o agobiador que no deja trabajar y que limita la iniciativa del personal, sino aquel que verifique si el trabajo que se viene desarrollando est de acuerdo con lo previsto u ordenado, a fin de corregirlo, repotenciarlo o suprimirlo si es necesario.
Todo Jefe est obligado de controlar al personal, el no hacerlo constituira falta, concordante con la responsabilidad que le correspondera al servidor.
Es necesario rescatar que para la obtencin de una buena calidad se requiere de Personal Tcnico en el rea de Control Interno, y que sea capacitado peridicamente de acuerdo a las nuevas Normas que se dicte o debido a la rotacin de personal que por poltica del Instituto se realiza.
d. Motivacin
La motivacin es el arma ms importante de todo lder, est comprobado que los grupos humanos que se encuentren bien motivados, estn en condiciones de alcanzar el xito con mayor facilidad. El Jefe que logre motivar adecuadamente al Personal, podr contar con efectivos ansiosos de capacitarse; as como de cumplir con su labor con mayor entusiasmo y predisposicin.
El empleo de la Instruccin y el Kit-positivo, son ms importantes y fructferos que las actitudes meramente imperativas, coercitivas o represivas.
Es propsito de esta poltica es que el personal por su propio inters y sus medios se capacite en rganos extra institucionales, para beneficio del rendimiento de su centro laboral, as como su proyeccin en la carrera profesional.
e. Acciones de Bienestar y Confort
Ser un buen lder no slo debe significar ser intelectualmente capaz, carismtico, conocer la especialidad, ser disciplinado y saber dirigir a su persona en el desempeo funcional; un buen lder implica tambin preocupacin especial por el recurso ms importante con el que cuenta para cumplir su misin, que es el personal con que labora; tambin debe ser su primordial preocupacin tener en consideracin los siguientes aspectos: capacitacin, disposicin anmica, salud, condicin socio econmico, alimentacin, urgencias, necesidades, aspiraciones, situaciones de riesgo que puede afrontar, uniforme y equipos con que debe disponer para participar en los trabajos encomendados. En el departamento de Ejecucin Presupuestal esta poltica no se desarrolla plenamente, por el espacio reducido del ambiente asignado, la falta de medios de trabajo y el reducido nmero de personal que origina que tenga que recargarse el trabajo al ya existente.
2. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de Control inciden en la Gestin que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecucin Presupuestal (OBJETIVO II).
Los objetivos planteados s influyen en la Gestin del Departamento de Ejecucin Presupuestal, teniendo ellos una ntima relacin con la Hiptesis General planteada, unos en mayor relacin que otros con los Objetivos Especficos expuestos en el presente trabajo.
Esta influencia sera an mayor si la Institucin contara con Personera Jurdica, para poder ejecutar todos los Procesos de Adquisiciones y Licitaciones, logrando as satisfacer las necesidades de sus rganos que se encuentren presupuestados; por falta de esta Personera Jurdica lo realiza otra insta ncia extra-institucional, dilatando la satisfaccin de necesidades y complicando las acciones de Control en actos que no realiza la Institucin. Con Personera Jurdica, las acciones seran directas, las atenciones inmediatas y la responsabilidad definida.
Para materializar la consecucin de los objetivos propuestos, es necesario formular una Directiva para lograr que la gestin que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecucin Presupuestal sea ptima.
3. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de Control influye favorablemente en la gestin de la Administracin (OBJETIVO III).
De acuerdo al anlisis efectuado en las entrevistas realizadas al Personal que brinda servicios en la Divisin de Abastecimientos de la Institucin Estatal, el planeamiento tiene una gran influencia en la obtencin de resultados, requirindose de una mayor difusin a todos los empleados que laboran en esta rea para el mejor logro de los objetivos.
El Planeamiento se realiza entre otras cosas para tener pleno
conocimiento de la problemtica del organismo y evitar que ocurran distorsiones en el Sistema; por consiguiente es la etapa ms
importante del proceso de Control.
Este procedimiento abarca todas las etapas del proceso de adquisiciones, inicindose con la evaluacin del Plan de Adquisiciones que contiene el detalle de los Bienes y Servicios que se deben adquirir para ser asignados a las diversas Dependencias y Unidades de la Institucin.
Sin embargo se ha podido apreciar en algunos casos que por razones de extrema urgencia y que atentan contra la Seguridad Nacional se han efectuado adquisiciones excediendo los calendarios de compromiso mensuales otorgados por el Ministerio de Economa y Finanzas, y en otros casos se han entregado directamente los bienes
a las unidades solicitantes sin haber ingresado previamente al almacn general, atentando contra las normas de Control Interno.
Existen dos aspectos que inciden fundamentalmente para que este planeamiento sea ejecutado de acuerdo a lo programado :
a. La Asignacin Presupuestal que mensualmente distribuye el Ministerio de Economa y Finanzas a los Organismos del Sector Pblico de acuerdo a la disponibilidad fiscal, lo que muchas veces retarda o posterga requerimiento de nuevas adquisiciones previstas.
b. El requerimiento de nuevas necesidades no incluidas en el Plan de Adquisiciones que demandan las Dependencias y Unidades de la Institucin para efectuar operaciones urgentes, desastre y otros
accidentes naturales impredecibles; estos nuevos requerimientos no se pueden cubrir aproximadamente en un 40%, afectando la operatividad de la labor Institucional y teniendo que reprogramarse el Plan de Adquisiciones, dejando pendientes otras necesidades.
4. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno, permiten establecer el nivel de Gestin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal (OBJETIVO IV).
Entendindose la estructura de Control Interno como el conjunto de Planes, Mtodos, Procedimientos y otras medidas para ofrecer seguridad a que se logren los objetivos del Control Interno; es
a. Ambiente de Control. En el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de Abastecimiento del Instituto; el ambiente de control se puede considerar como ptimo, ya que permite la integracin del personal, la formacin de los valores ticos y la asignacin de autoridad y responsabilidad.
b. Evaluacin del Riesgo. Los riesgos son mnimos, existiendo solo cuando hay cambio de personal por razones de servicio y este no se encuentre capacitado; no teniendo influencia en la elaboracin de los Estados Financieros, ni en el logro de los objetivos del Control Interno.
c. Actividad de Control Gerencial Estn referidas a las acciones que realiza el Comando para cumplir diariamente con las funciones asignadas, las mismas que son favorables ya que se efectan revisiones de desempeo de las labores, el procesamiento de la informacin computarizada y los controles relativos a la proteccin y seguridad.
d. Sistema de Informacin y Comunicacin El Sistema de Informacin y Comunicacin es bastante positivo, el mismo que ha sido mejorado ltimamente en el Sector Pblico por el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SI AF -SP), accesible para todos los usuarios en las reas de Presupuesto, Tesorera y Contabilidad Gubernamental en el nivel central y en el nivel operativo.
e. Actividades de Monitoreo Estn referidas al proceso de evaluacin de calidad del Control Interno, permite al sistema reaccionar en forma inmediata, cambiando las circunstancias cuando as lo requieran. Tambin sirve para la identificacin de controles dbiles, insuficientes e innecesarios. Esto se lleva a cabo con buenos resultados en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
5. Analizar si el Control Interno que se lleva a cabo permite alcanzar los estndares deseados en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal (OBJETIVO V).
Entendindose por estndares los programas para establecer criterios o polticas que van a fomentar practicas y condiciones uniformes dentro de las empresas, que permite su control por medio de comparaciones; trata de cuestiones tales como: calidad y cantidad de bienes y servicios, condiciones del mismo, precios y otros. Estos estndares son alcanzados mediante el Control Interno que se realiza en forma peridica.
Dentro de estos estndares se encuentran las normas para efectuar los pagos a los proveedores en un determinado orden de acuerdo a la entrada al almacn de los bienes adquiridos.
trabajo y rendimiento son similares al de otros organismos del Sector Pblico encargado de realizar el Control Interno; igualmente dentro de la Institucin existe correlacin con el de otras Dependencias.
6. Precisar si las Acciones Correctivas que se adoptan en el Control Interno, permiten optimizar los resultados de la Administracin (OBJETIVO VI).
La accin correctiva tiene por finalidad enmendar lo errado y las desviaciones que se hubieren producido, rehacindose los planes y modificndose las metas. Estas acciones correctivas se materializan cuando se detectan errores o desviaciones en las labores que viene realizando el personal solucionndose en forma inmediata. Asimismo en las observaciones que realizan los rganos de Control, en mrito a los hallazgos que hayan encontrado y dado a conocer al personal responsable para su solucin; muchos de ellos estn relacionados al aspecto de incremento de personal, medios logsticos, capacitacin e instruccin al personal y transgresiones a las Normas de Control.
Es necesario hacer presente que en este rgano las acciones correctivas se aplican de inmediato, subsanndose de esta forma las deficiencias en que se hubiese incurrido, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y/o penales.
C. INTERPRETACIN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN LA PRUEBA DE CAMPO
1. Coordinacin con la Direccin de Economa A la pregunta Existe coordinacin con la Direccin de Economa para la adquisicin de Bienes y Servicios solicitados por las diversas Dependencias de la Institucin?
a. b. c. d. Siempre Frecuentemente Ocasionalmente Nunca ANLISIS DE FRECUENCIAS
|COORDINACIN CON LA DIRECCIN DE ECONOMIA |% | |a. b. c. d. |18 16 8 2 |41 36 18 5 | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN En relacin a la coordinacin que debe realizar el Departamento de Ejecucin Presupuestal con la Direccin de Economa del Instituto, para la adquisicin de los bienes y servicios requeridos por las diversas dependencias a nivel nacional, se obtuvo que el 41% de las investigados manifiestan que siempre realiza esta coordinacin. Un porcentaje tambin bastante elevado del 36% seala igualmente que frecuentemente se realiza este tipo de coordinaciones. Los dems aspectos representan porcentajes poco significativos lo cual indica la preocupacin de una coordinacin sostenida. FIGURA N01
LA COORDINACIN CON LA DIRECCIN DE ECONOMA
[pic]
Fuente: Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento.
2. Se cuenta con Manuales o Normas de Procedimientos A la pregunta El Departamento de Ejecucin Presupuestal, cuenta con Manuales o Normas de Procedimientos?
a. b. c. S No No sabe
ANLISIS DE FRECUENCIAS
|EXISTENCIA DE NORMAS O MANUALES |% | |EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN | | |PRESUPUESTAL | | |a. b. c. |34 |77 14 9 | | |6 | | | |4 | | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN Respecto al conocimiento que tienen sobre las normas del Departamento de Ejecucin Presupuestal, el 77% manifiesta tener conocimiento de la existencia de normas y/o manuales, y el 14% restante por el puesto que desempea no sabe o no conoce de la existencia de estas normas, lo cual es preocupante porque este alto porcentaje puede tener consecuencias inesperadas para la Divisin de Abastecimiento.
FIGURA N02
SE CUENTA CON MANUALES O NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
[pic]
3. Frecuencia de las Comunicaciones en el Departamento de Ejecucin Presupuestal A la pregunta En qu frecuencia el Departamento de Ejecucin Presupuestal difunde o publica normas para conocimiento del personal o las Jefaturas?
a. b. c. d. Siempre Frecuentemente Ocasionalmente Nunca ANLISIS DE FRECUENCIAS
|D |DIFUSIN DE NORMAS EN EL EPARTAMENTO DE EJECUCIN |% | |a. |PRESUPUESTAL |7 | | |3 | | |b. |7 |16 |
|c. |28 |64 | |d. |6 |13 | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN En cuanto a la publicacin o difusin de normas para una mejor gestin en la Adquisicin de Bienes y Servicios, as como los procedimientos a
emplearse en las diversas fases del proceso de abastecimiento, y la informacin que se proporciona a los Comandos en sus diversos niveles, se tiene que un 64% de las encuestados manifiesta que estos se hace ocasionalmente, lo cual es bastante preocupante ya que esto incide en el rendimiento del personal que labora en esta rea, con perjuicio de conocimiento que deben tener los diversos comandos sobre la real situacin existente.
[pic]
Los procesos de control interno en el departamento de ejecucin presupuestal de una institucin del estado. Campos Guevara, Csar Enrique.
FIGURA N03
FRECUENCIA DE LAS COMUNICACIONES EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
[pic]
Fuente: Encuesta Personal Divisin de Abastecimiento
4. Asignacin de Responsabilidad |Muy importante Importante Poco | | |importante Sin importancia | | ||| ||| ||| ||| ||| ||| ||| |||
A la pregunta Cree que es importante asignar responsabilidad en el proceso de adquisicin de bienes y servicios?
a. b. c. d.
|RESPONSABILIDAD EN EL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS |% | |a. b. c. d. |32 |73 |
| |10 02 0 |23 | | | |04 | | | |0 | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN Sobre la importancia que tiene la asignacin de responsabilidad en el proceso de adquisicin de bienes y servicios, en la Divisin de Abastecimiento el 73% de los entrevistados considera, que es muy importante este aspecto ya que de esta manera se podra precisar el nivel o personal que incurre en la no aplicacin correcta de las normas. De esta manera se podr contar con personal capaz y eficiente en sus respectivos puestos de trabajo. Es necesario sealar que ninguno de los encuestados considera sin importancia esta asignacin de responsabilidad.
FIGURA N04
LA ASIGNACIN DE RESPONSABILIDAD
[pic]
5. El Personal y la Capacitacin A la pregunta Recibi Ud.; capacitacin tcnica durante su permanencia en la Divisin de Abastecimiento del Instituto .
a. b. S No ANLISIS DE FRECUENCIAS
|CAPACITACION DEL PERSONAL |% | |a. b. |26 18 |60 40 | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN La capacitacin del personal es importante en cualquier Institucin. El 60% del personal manifiesta haber recibido capacitacin, mientras que el 40% de los entrevistados manifiestan no haber recibido capacitacin. Esta falta de capacitacin origina que se comentan muchas veces errores por la falta de conocimientos de estas normas, los cuales por su tendencia dinmica hacen necesario actualizarse frecuentemente.
FIGURA N05
EL PERSONAL Y LA CAPACITACIN
[pic]
Presupuestal A la pregunta Considera Ud., que el Departamento de Ejecucin Presupuestal cumple con las metas y objetivos establecidos?
|a. b. c. d. |Siempre Frecuentemente | | | | | |Ocasionalmente Nunca | | | | |||||| |||||| |||||| ||||||
|||||| |||||| |||||| ||||||
|CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS |% | |a. |04 |10 | |b. |20 |46 | |c. |18 |40 | |d. |02 |4 | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN En cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos del Departamento de Ejecucin Presupuestal, el 46% de los entrevistados manifiesta que se cumplan con cierta frecuencia y slo el 4% del personal considera que nunca se cumplen. Es necesario resaltar que un elevado porcentaje indica que las metas y objetivos se alcanzan ocasionalmente en un 40%, lo que preocupa; ya que de no alcanzarse estas afectan el cumplimiento de los asignadas a los niveles superiores.
FIGURA N06
LAS METAS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
||||||| | | | |40% | | | | | |46% | | |10% | | | | | |||||||
0% 10% 20% 30% 40% 50%
a. b. c. d.
7. Frecuencia en la Supervisin
A la pregunta Con qu frecuencia el rgano de Control de la Institucin, supervisa al Departamento de Ejecucin Presupuestal?
|a. b. c. d. |Siempre Frecuentemente | | | | | |Ocasionalmente Nunca | | | | |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| ||||||
|SUPERVISIN DEL ORGANO DE CONTROL |% | |a. b. c. d. |1 |1 | | |4 |10 89 | | |39 |0 | | |0 | | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN El 89% del personal entrevistado manifiesta que el rgano de Control de la Institucin, supervisa ocasionalmente a este Departamento cuando existe graves problemas en el proceso de adquisiciones o que esta supervisin se encuentra en su Plan de Control Anual; 10% considera que las visitas son con cierta frecuencia y slo el 1% considera que la supervisin es siempre.
FIGURA N07
FRECUENCIA EN LA SUPERVISIN
[pic]
8. Tipo de Control A la pregunta Qu tipo de Control es el que debe realizarse en el Departamento de Ejecucin Presupuestal?
a. b. c.
Previo
Concurrente
Posterior
|TIPO DE CONTROL |% | |a. |17 |38 | |b. |16 |36 | |c. |11 |26 | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN El 38% considera que debe realizarse el Control Previo, para evitar incidentes, como lo es la oportuna difusin de normas, reglas y otros; 36% considera que el Control Interno debera ser de tipo concurrente, mientras que el 26% considera que debera realizarse posterior a cualquier apreciacin. En el Departamento de Ejecucin Presupuestal se realiza con mayor oportunidad el Control Previo, en perjuicio de los otros tipos de controles por falta de personal y medios.
FIGURA N08
TIPO DE CONTROL
[pic]
9. Qu aspectos deben corregirse en el Departamento de Ejecucin Presupuestal A la pregunta Qu aspectos debe corregirse en el Departamento de Ejecucin Presupuestal?
a. Personal no calificado
b. Polticas de comando
c. Intereses personales
d. Inmoralidad
|ASPECTOS A CORREGIR EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL |% | |a. b. c. d. |11 |25 27 32 16 | | |12 14 07 | | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN Una de las preguntas que tiene trascendencia es sta, ya que de alguna manera va a colaborar en mejorar y corregir ciertos aspectos de inters en el Departamento de Ejecucin Presupuestal. El 32% del personal considera que debera dejarse de lado los intereses personales qu e existen en el otorgamiento de la Buena Pro a algunos proveedores en las adquisiciones directas, corregir las Polticas del ente el 27%, inmoralidad el 16% y el 25% considera que debera reducirse al personal no calificado.
FIGURA N09
QUE ASPECTOS DEBEN CORREGIRSE EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
||| |a. |3 |7 | |b. |17 |38 | |c. |24 |55 | |TOTAL |44 |100 |
INTERPRETACIN En cuanto a la Planificacin existen en el Departamento de Ejecucin Pr esupuestal de la Divisin de Abastecimiento, el 55% de los entrevistados manifiesta no saber o no opinar sobre la manera como se est realizando la planificacin en este Departamento, 38% ignoran la forma de planificacin y slo el 7% de los entrevistados conoce como se est realizando la planificacin.
FIGURA N10
LA PLANIFICACIN EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL
[pic]
D. CONTRASTACIN Y VERIFICACIN DE LA HIPTESIS
Luego del desarrollo de los objetivos especficos propuestos en la investigacin, en la cual se ha discutido y analizado las variables en el contexto de la realidad; con la finalidad de obtener conclusiones que permitan verificar y contrastar la Hiptesis postulada, se ha analizado, interpretado y comparado por resultados dentro de una relacin netamente estructural entre los objetivos, hiptesis y conclusiones, de acuerdo a criterios de calificacin a travs de una Tabla de ndice de Relacin se observa que hay un alto grado de vinculacin entre la hiptesis y las conclusiones, la cual expresa:
Que, la Hiptesis postulada presenta un alto nivel de consistencia y veracidad. La misma que se encuentra incluida en el Cuadro adjunto donde se aprecia que los valores otorgados a la Hiptesis alcanzan el puntaje de 5 y 4 , lo cual confirma esta ntima relacin, si se tiene en cuenta la siguiente tabla.
NDICE DE RELACIN
A : TO TAL RELACIN (5) B : MUY BUENA RELACIN (4) C : BUENA RELACIN (3) D : REGULAR RELACIN (2)
E : NINGUNA RELACIN (1)
CUADRO DE ANLISIS RELACIN TITULO: LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO EJECUCIN PREPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO.
A. HIPTESIS GENERAL OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS CONCLUSIONES RELACIN CON-HG-OBJ. |Si el Control Interno se lleva a cabo en |Conocer si la aplicacin del |a. Identificar las principales polticas |a. Las polticas que se utilizan en el Control | | |forma | |que se | | | |integral y coherente; entonces influye |Control Interno constituye un|utilizan en el control interno y como |Interno son coherentes, observndose las | | | | |influye | | | |favorablemente en la Administracin del |instrumento eficaz en la |en el trabajo que se realiza. |normas y procedimientos que regulan todas | | | |Ejecucin | | | | |Departamento de Ejecucin Presupuestal. |Presupuestal con la finalidad|b. Determinar si los objetivos que se |las actividades del proceso de abastecimientos; |5 | | |de establecer la forma en que|establecen en esta forma de control inciden|influyendo favorablemente en el trabajo que se | | | |incide en la Administracin |en la Gestin que se lleva a cabo en el |efecta. | | | |de las Adquisiciones. | |b. Los objetivos que se establecen para el | | | | | |Control Interno, facilita la gestin | | | | | |administrativa del Departamento de Ejecucin | |
| | |Departamento de Ejecucin Presupuestal. |Presupuestal. Estos objetivos y metas a cumplirse|5 | | | | |durante el periodo anual son evaluados | | | | | |peridicamente. | | | | |c. Verificar si el Planeamiento que se |c. El planeamiento materializado en el Plan | | | | |realiza en | | | | | |esta forma de control influye |Anual de Trabajo permite una mejor gestin | | | | |favorablemente | | | | | |en la Gestin de Administracin. |administrativa, as como una evaluacin de los |5 | | | | |resultados que se viene obteniendo. | | | | |d. Determinar si las estructuras que se |d. Las estructuras utilizadas en el control | | | | |utilizan |interno | | | | |en el control interno, permiten establecer |del Departamento de Ejecucin Presupuestal | | | | |el | | | | | |nivel de gestin en el Departamento de |son medianamente favorables paral el Control | | | | |Ejecucin Presupuestal. |Interno, lo que influye en la gestin |4 | | | | |administrativa que se realiza. Esto se debe | | | | | |principalmente al medio ambiente, recursos | | | | | |materiales y humanos. | | | | |e. Analizar si el Control Interno que se |e. Los estndares en el Departamento de | | | | |lleva a | | | | | |cabo permite alcanzar los estndares |Ejecucin Presupuestal a travs del Control | | | | |deseados en la Administracin del |Interno a permitido establecer criterios y |4 | | | |Departamento de Ejecucin Presupuestal. |polticas que fomentan practicas y condiciones | | | | | |uniformes, que optimizan su control. | | | | |f. Precisar si las acciones correctivas|f. Por la inmediatez las acciones correctivas | |
| | |que se |en | | | | |adoptan en el Control Interno, permiten |el Control Interno, se subsanan rpidamente | | | | |optimizar los resultados de la |las deficiencias que existieran, lo cual permite |5 | | | |Administracin. |que la gestin administrativa no tenga | | | | | |inconvenientes durante su ejecucin. | |
CAPTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS OPERATIVOS
A. PROPUESTAS INMEDIATAS 1. Formulacin de un Manual de Ejecucin Presupuestal a. Fundamentacin Esta propuesta esta relacionada con el Objetivo I planteado y tiene relacin con la Poltica Institucional respecto a la necesidad del planeamiento, previsin y anticipacin a los hechos que afecten el normal desarrollo de las funciones que se ejecuten en el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de Abastecimientos.
Como se indica existen el Manual de Organizacin y Funciones y el Manual de Procedimientos muy genricos, lo cual origina muchas veces interpretaciones errneas o distorsiones en su aplicacin, por este motivo se considera de gran utilidad la formulacin de un Manual de Ejecucin Presupuestal que seala los procedimientos en forma detallada de todos los procesos que se realizan.
El manual propuesto debe estar permanentemente actualizado y servir de gua a todo el personal que labora en sta rea y ser a su vez como un elemento de instruccin para los que se incorporen a este organismo.
b. Contenido
Este manual contendr principalmente lo siguiente :
La misin del Departamento de Ejecucin Presupuestal. Las fases del Control en el proceso de Ejecucin Presupuestal. Los procedimientos especficos en cada una de estas formas. Las responsabilidades de los elementos de Ejecucin y de Control.
2. Elaboracin de una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno
a. Fundamentacin El contar con una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno esta vinculado con el objetivo I referente a la Poltica de Control y Supervisin y al objetivo II en cuanto a la gestin que se realiza en dicho departamento.
Las normas dadas sobre Control Interno se encuentran en diversos dispositivos separados y muchas veces no son concordantes.
El propsito de la directiva es resumir en un solo documento en forma precisa y detallada lo que debe realizar cada rgano de Control en sus diversas fases.
La ventaja de una Directiva, adems de ser gil; puede ser variada y actualizada en cualquier momento que se requiera por el Jefe de Departamento de Ejecucin Presupuestal, sin tener que
recurrir a una Resolucin Directoral, lo que s ocurre en el caso de los manuales por ser aprobados stos en ese nivel.
b. Contenido Esta directiva contendr lo siguiente: Del objeto de la directiva para que el personal conozca sus funciones. La finalidad que se persigue. El alcance para determinar quines estn obligados a cumplirla. La base legal en que se sustenta. La situacin del departamento. Disposiciones generales, en la que se dicten normas comunes a todos los rganos. Disposiciones especficas para cada accin de control en particular. Disposiciones complementarias en caso de ser necesarias.
3. Racionalizacin de las Adquisiciones de conformidad a lo Presupuestado y verificacin fsica de los bienes internados.
De acuerdo a las normas presupustales no se puede comprometer en gasto alguno ninguna suma que exceda al Calendario de Compromisos que mensualmente seala para sus gastos la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas.
El exceder las sumas sealadas no solo contravienen dichas normas sino que afecta la adquisicin de futuros bienes que se encuentran en el Plan de Adquisiciones.
Igualmente toda adquisicin debe seguir un estricto proceso, el mismo que concluye con el internamiento en el Almacn General y su posterior entrega al rgano solicitante, movimientos que deben quedar registrados en los respectivos libros y tarjetas con que cuenta el almacn, los mismo que servirn posteriormente para la elaboracin de los estados financieros.
Las necesidades que demandan la realizacin de ciertos operativos especiales no previstos deben estar incluidos en el Plan de Contingencia que se formulen para atender estos casos no considerados dentro del Presupuesto Ordinario otorgado a la Institucin, de esta forma no se afecta el Presupuesto Inicial.
4. Establecimiento de una Prelacin de Pagos
Esta propuesta tiene relacin con el Objetivo V en la cual se propone alcanzar los estndares deseados, dentro de los cuales se encuentra inmerso el orden donde se va efectuar los pago a los proveedores, la no existencia de esto origina reclamos e interpretaciones diversas en la forma como son atendidos los mismos.
Estas normas deben ser tambin de conocimiento de los proveedores de Bienes y Servicios que realizan transacciones en esta entidad, con la finalidad de que conozcan las reglas a que se sujetan evitando posteriores reclamos.
Las acciones de Control deben incidir de que esta prelacin de pagos se cumplan; dictndose las medidas correctivas necesarias en caso de incumplimiento.
5. Capacitacin Tcnica de los Recursos Humanos
La capacitacin sealada esta relacionada con el cumplimiento del Objetivo VI, por ser el elemento humano el ente que ejecuta todas las acciones de control planeadas con anticipacin.
El rendimiento del personal ser mayor cuando juntamente a los conocimientos tcnicos que se impartan, proporcione los medios necesarios para el incremento de su productividad.
Esta capacitacin deber efectuarse obligatoriamente en forma anual y en cualquier momento cuando exista cambio de normas y se efecte rotacin del personal por necesidad del servicio; asimismo debe ser impartida por elementos ajenos a la Institucin; pero que formen parte de los rganos Directrices de Control.
B. PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS.
Estas dos propuestas que se mencionan a continuacin estn orientadas a alcanzar el Objetivo III planteado:
1. Otorgar Personera Jurdica a la Institucin. La Ley Orgnica de creacin de la Entidad no otorga Personera Jurdica, motivo por el cual los mayores volmenes de adquisiciones de bienes y/o servicios son realizados por la Oficina General de Administracin del Pliego, ejecutando la Institucin solo Adquisiciones Directas de acuerdo a los montos dispuestos en la Ley Anual de Presupuesto.
Esta situacin origina una dilacin en el proceso de Adquisiciones y que en algunos casos por la falta de conocimiento de la problemtica real del Instituto, los bienes adquiridos no se ajustan a las verdaderas necesidades. De esta forma no solamente la responsabilidad estara centralizada,
sino que adems las diversas acciones de control se aplicaran
conforme a las normas establecidas.
2. Creacin de una Unidad Ejecutora en la Direccin de Logstica Anualmente la Direccin Nacional del Presupuesto Publico del Ministerio de Economa y Finanzas, establece para cada organismo del Estado las Unidades Ejecutoras del Presupuesto Pblico en base a lo requerido por cada Entidad. En el caso de la Institucin materia de estudio el presupuesto esta descentralizado en Catorce (14) Jefaturas a nivel nacional, y en la Capital Cuatro (04) Unidades Ejecutoras, manejando cada una de ellas el Presupuesto que tenga asignado.
En la Capital de la Republica se encuentra la Direccin de Economa de la Institucin considerada como rgano de Pago de los compromisos efectuados por la Entidad, siendo esta ltima la que tiene que remitir toda la documentacin sustentatoria contenida en las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios, para el pago correspondiente. Siendo esta situacin muchas veces la que altera la prelacin de pagos que realiza la Direccin de Logstica, originndose en algunos casos reclamos posteriores al no haberse cumplido conforme lo establecido para la atencin de pagos.
El proceso de adquisiciones sufre atrasos y desvirta el propsito del concepto de Unidad Ejecutora que comprende todo el conjunto de acciones desde la adquisicin de bienes y servicios hasta el pago respectivo. Por las consideraciones expuestas anteriormente es conveniente se considere a la Direccin de Logstica como una Unidad Ejecutora y a la Direccin de Economa se le asigne las funciones para el pago de Remuneraciones, Pensiones, Combustible, Chofer Profesional y otros beneficios del Personal del Instituto.
CONCLUSIONES
1. Con relacin a la Ejecucin Presupuestal las polticas utilizadas en el Control Interno son coherentes, observndose las normas y procedimientos en todas las actividades del proceso de abastecimientos, influyendo favorablemente en el trabajo que se efecta; sin embargo se amerita un manual para su ejecucin.
2. Los objetivos que se establecen para el Control Interno, se alcanzan en forma satisfactoria lo cual permite que la gestin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal sea la adecuada conforme a lo esperado.
3. El planeamiento que se desarrolla en el Departamento de Ejecucin Presupuestal, viene ayudando a la gestin en esta organizacin, teniendo gran influencia en la obtencin de resultados, ya que se tiene pleno conocimiento del organismo y se evita que ocurran distorsiones en el sistema; por consiguiente es la etapa ms importante del proceso de control.
4. Las estructuras existentes para ejecutar el Control Interno se encuentran establecidas a nivel del Departamento de Ejecucin Presupuestal, siendo los resultados medianamente favorables, lo que
influye en la gestin administrativa que se realiza debido principalmente al ambiente de control, recursos materiales y humanos.
5. Los estndares deseados en la administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal, respecto al Control Interno que se viene aplicando de
acuerdo a las normas y procedimientos para tal fin, ha permitido establecer criterios y polticas que fomentan prcticas y condiciones uniformes que optimizan dicha tarea; significando que los estndares de trabajo y rendimiento son similares a la de otros organismos del sector pblico encargado de realizar el control interno, igualmente dentro de la institucin existente correlacin con el de otras dependencias.
6. Por la inmediatez las acciones correctivas en el control interno, se subsana rpidamente superando las deficiencias que existieran, lo cual permiten que la gestin administrativa no tenga inconvenientes durante su desarrollo.
RECOMENDACIONES
1. Que, se elabore un Manual de Ejecucin Presupuestal donde se seala las polticas a seguir en el proceso de adquisiciones y las responsabilidades funcionales en cada etapa de ellas, determinndose en forma precisa la racionalizacin de las adquisiciones de conformidad a lo presupuestado.
2. Que, se formule una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno, detallndose las acciones que deben desarrollar cada uno de los elementos que conforman esta rea de accin de conformidad a las normas que rigen en ese momento, incidiendo principalmente en el cumplimiento de la prelacin de pagos que se hayan fijado para el cumplimiento de las obligaciones; siendo necesario la implementacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF-SP).
3. Que, la entidad presente un Proyecto de Ley debidamente sustentado para la modificacin de la Ley Orgnica del Instituto, en la que indique que la Institucin cuente con Personera Jurdica para la validez de los diversos actos jurdicos que realiza.
4. Que, se implementen planes de contingencia ante la presentacin de necesidades de casos imprevistos, racionalizando las adquisiciones de conformidad a lo presupuestado; el Control Interno debe tener en cuenta estas variaciones en la evaluacin posterior de los resultados.
5. Que, el representante de la Institucin proponga ante el Titular del Pliego que
esta dependencia sea considerada como una Unidad Ejecutora en los prximos aos fiscales, para que se cumpla con la etapa de pago y se concluya eficientemente la ejecucin presupuestal del calendario de compromiso mensual.
6. Que, a fin de dar mantenimiento y aplicacin a las acciones correctivas se capacite al personal que ingrese a laborar en el Departamento de Ejecucin Presupuestal antes de iniciar sus funciones y peridicamente a todo el personal con la finalidad de optimizar su rendimiento para beneficio de la Institucin, evitando as que se tomen medidas correctivas durante el desempeo de sus labores; en especial al personal profesional.
BIBLIOGRAFA
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PER: CONGRESO CONSTITUYENTE DEMOCRTICO. Constitucin Poltica del Per - 1993.
PER: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS. Ley N26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27209, Ley de Gestin Presupuestaria.
PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27212, Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el 2000. PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27210, Ley del Equilibrio Financiero el Sector Pblico para el 2000.
PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. Decreto Ley N26162 del Sistema Nacional de Control.
PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. DS N039-98-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. RC N162-95 CG del 26SET95, Normas de Auditora Gubernamental.
PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. RC N072-98-CG, donde aprueban Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico.
PER: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. RC N123-2000-CG. Modifica las Normas Tcnicas de Control.
MATRIZ DE CONSISTENCIA TEMA: LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO
PROBLEMAS OBJETIVOS HIPTESIS METODOLOGA
c) d) d e) e) f) f) 1. Problema Principal
De qu manera el control interno propicia un mejoramiento en el proceso de Ejecucin Presupuestal?
2. Problemas Secundarios a) En qu medida las polticas que se utilizan en el control interno, influyen en el trabajo que se realiza a nivel del Departamento de Ejecucin Presupuestal? b) De qu manera los objeti vos que se establecen en esta forma de control inciden en la gestin que se lleva a cabo en este nivel?
c) En qu medida el planeamiento que se realiza en esta forma de control influye en la Administracin de la Ejecucin Presupuestal?
d) De que manera las es tructuras que se verifican en el Control Interno, permite determinar el nivel de gestin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal? e) De qu manera el Control Interno permite alcanzar los estndares deseados en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal? f) De qu manera las acciones correctivas que se establecen en el Control Interno, permiten optimizar la Administracin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal? 1. Objetivo General
Conocer si la aplicacin del Control Interno constituye un instrumento eficaz en la Ejecucin Presupuestal con la finalidad de establecer la forma en que incide en la Administracin de las Adquisiciones.
Objetivos Especficos Identificar las principales polticas que se utilizan en el Control Interno y como influye en el trabajo que se realiza.
b) Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden en la Gestin que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecucin Presupuestal. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control influye favorablemente en la Gestin de Administracin. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno, permiten
establecer el nivel de Gestin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal. Analizar si el Control Interno que se lleva a cabo permite alcanzar los estndares deseados en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal. Precisar si las acciones correctivas que se adoptan en el control Interno, permiten optimizar los resultados de la Administracin. 1. Hiptesis General
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente, entonces influye favorablemente en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal.
2. Hiptesis Secundarias a) En la medida que las polticas que se vienen utilizando en el Control Interno sean las adecuadas, influirn decididamente en el trabajo que se realiza.
b) Si los objetivos programados son claros, entonces incidirn favorablemente en la Gestin de Administracin.
c) El mejor planeamiento que se realiza para el Control Interno, influir en forma positiva en la administracin.
Si las estructuras son verificadas cuando se realiza el Control Interno, entonces dicha verificacin permitir determinar el nivel de Gestin.
En la medida que el Control Interno alcance los estndares deseados, influir favorablemente en la Administracin.
Si las acciones correctivas deben emplearse como parte del Control Interno, entonces ayudarn optimizando la Administracin. 1. Tipo de Investigacin De acuerdo al propsito de la investigacin, naturaleza de los problemas y objetivos formulados en el trabajo, el presente estudio rene las condiciones suficientes para ser calificado como una investigacin aplicada; en razn que para su desarrollo en la parte terica conceptual se apoyar en conocimientos sobre Evaluacin de Control Interno a fin de ser aplicados en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
2. Nivel de Investigacin Ser una investigacin descriptiva en un primer momento, luego explicativa y finalmente correlacionada, de acuerdo a la finalidad de la misma.
3. Metodologa de la Investigacin En la presente investigacin se emplear el mtodo descriptivo, el mismo que se complementar con el estadstico, anlisis, sntesis, deductivo, inductivo entre otros.
4. Diseo de la Investigacin El presente estudio, dada la naturaleza de las variables materia de investigacin, responde al de una investigacin por objetivos.
5. Poblacin
La poblacin en estudio est conformado por el personal que presta servicios en la Divisin de Abastecimiento.
6. Muestra: De la poblacin anteriormente sealada se ha tomado como muestra al personal que labora en el Departamento de Ejecucin Presupuestal, que constituye el 5% de la poblacin total.
7. Tcnicas Las principales tcnicas que se ha empleado en la investigacin son: Entrevista, Encuesta, Anlisis Documental
8. Instrumentos Los principales instrumentos que se aplicaron en las tcnicas son: Gua de anlisis documental, Gua de entrevista, Cuestionario.

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TITULO LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO

NDICE INTRODUCCIN CAPTULO I El PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO 13

A. EL MARCO DE LA INVESTIGACIN DEL PRESENTE ESTUDIO 13

B. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE INVESTIGACIN 22

2. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR 23 a. Objetivo General 23

3. HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN 24 a. Hiptesis General 24 b. Hiptesis Secundarias 24

3. EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL TRABAJO

4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN a. Tipo de Investigacin b. Nivel de Investigacin

a. Direccin b. Jefatura de Ordenes

3. RGANO DE CONTROL a. Insectora 1) Inspeccin y Auditora 2) Investigacin 3) Moralizacin Institucional y Disciplina

4. RGANO DE APOYO a. Secretara b. Administracin

E. MISIN DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL

PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS PARA LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS

D. CONTRASTACIN Y VERIFICACIN DE LA HIPTESIS

PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS OPERATIVOS

control, as como de acuerdo a las caractersticas y problemtica SUI-GENERIS de la presente investigacin.

El perodo que comprende el estudio, abarca de 1999 al 2000.

* Plan de Obtencin * Cuadro de Necesidades * Presupuesto Valorado

* Plan de Adquisicin de Bienes y Servicios

* rdenes de Compra y Ordenes de Servicios

* Inventario Fsico (Catalogacin de Activos)

1. LAS INTERROGANTES COMO INDICADORES DE LA PRESENTE INVESTIGACIN

Existe un Plan de Obtenciones?

otros en la Ejecucin Presupuestal?

2. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR

3. HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN

c. El mejor planeamiento que se realiza para el Control Interno, influir

EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL TRABAJO

4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN

5. MTODO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN

^ O E 1 > CP 1 O E 2 > CP 2 O E 3 > CP 3 O E 4 > CP 4 O E 5 > CP 5 O E 6 > CP 6 ^

Donde: OG = Objetivo General

CF = Conclusin Final HG = Hiptesis General OE = Objetivo Especfico CP = Conclusin Parcial

d. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin

* Gua de entrevista. * Cuestionario.

f. Justificacin e Importancia de la Investigacin

MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL

LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL

A. ESTRUCTURA ORGNICA DE DIRECCIN DE LOGSTICA 1. RGANO DE DIRECCIN a. Direccin b. Jefatura de rdenes

2. RGANO DE ASESORAMIENTO a. COMIT DE ASESORAMIENTO 1) Jefatura a) Secretara

2) Unidad de Asesoramiento Tcnico, Investigacin y Desarrollo

b. OFICINA DE ASESORA JURDICA

1) Unidad de Estudios y Dictmenes

2) Unidad de Legislacin y Difusin

c. OFICINA DE ASESORAMIENTO FINANCIERO 1) Jefatura a) Secretara

a) rea de contabilidad de bienes y servicios b) rea de Contabilidad Patrimonial

2) Inspecciones y Auditora a) rea de Inspecciones b) rea de Exmenes Especiales

c) rea de Control Previo

d) rea de Control Concurrente

3) Investigacin a) rea de Inspecciones b) rea de Exmenes Especiales

4) Moralizacin Institucional y Disciplina

a. Secretara 1) Unidad de Registro y Archivo 2) Unidad de Trmite Documentario

c. Telemtica 1) Jefatura 2) Unidad de Informtica y Telecomunicaciones

3) Unidad de Mantenimiento de Equipos Mdicos

a) Taller de Equipos Dentales

b) Taller de Equipos Mdicos

d. Informacin 1) Jefatura 2) Unidad de RR.PP.

4) Departamento de Aduanas a) Seccin Despacho b) Seccin Ejecutiva

5) Departamento de Licitaciones y Contratos a) Seccin de Valorizaciones

b) Seccin de Registro de Proveedores c) Seccin de Licitaciones y Contratos

6) Departamento de Adquisiciones Directas del Hospital I.

b) Seccin Servicios No Personales

c) Seccin de Control de Precios