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PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN

Versin 10 24.08.12

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN
1. OBJETIVO Elaborar y enviar las facturas a los clientes, garantizando la oportunidad y eficiencia teniendo en cuenta las condiciones de negociacin y operacin, el servicio prestado y la satisfaccin del cliente. 2. ALCANCE POLITICA! Este procedimiento aplica para todas las operaciones y/o servicios que brinde la organizacin por cualquiera de sus empresas. Las polticas a tener en cuenta son: A"ENCIA DE ADUANA! MERCO #AAM$ MERCO CAR"O !.A. #MC$ !ERVITRAN!A !.A. #!T$ OPERMERC ANDINO! !.A.! Se facturar cada !" de acuerdo a las condiciones de negociacin y operacin Se facturar por remesas Se facturar por liquidacin de ordenes de servicio

Se envan # copias de la factura original como mnimo con los ad$untos aplicables de acuerdo con lo siguiente: DOCUMENTO! ADJUNTO! A LA FACTURA %otocopia de todos los documentos aduaneros, sus soportes contables originales de acuerdo a las A%en&i'(ien)* +e A+,'n's condiciones de negociacin y operacin. &ertificado fiscal en los casos que aplique. 'elacin de (oras traba$adas o M*-i.i/'&in +e C'r%' toneladas movilizadas, si es requerido por el cliente. Tr'ns0*r)e Terres)re +e C'r%' 'emesas cumplidas con sus soportes. %otocopia de todos los documentos aduaneros, sus soportes y los A%en&i'(ien)* +e C'r%' originales de las facturas de terceros In)ern'&i*n'. de acuerdo a las condiciones de negociacin y operacin. &ertificado fiscal en los casos que aplique. N*)'1 L*s re2,isi)*s '+i&i*n'.es +e .' 3'&),r'&in 0'r' &'+' &.ien)e +e4en &*nsi%n'rse en .'s &*n+i&i*nes +e ne%*&i'&in 5 *0er'&in !ERVICIO

) gina * de +

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6. DEFINICIONE!. !" ,documento operativo-: n.mero de orden interno con el que se identifica la operacin. '/0 ,'E/ES1 0E''ES0'E !E &1'21 ,'/0-: !ocumento que tiene la descripcin de la carga, destinatario y remitente, es firmada por el 3efe "perativo y por el cliente cuando recibe la mercanca4 es el documento valido para facturar. &5": &ondiciones de 5egociacin y "peracin. 6/)"'01&675: Es la introduccin de mercancas de procedencia e8tran$era al territorio aduanero nacional. 0ambi9n se considera importacin la introduccin de mercancas procedentes de :ona %ranca 6ndustrial de ;ienes y Servicios, al resto del territorio aduanero nacional en los t9rminos previstos en el !ecreto #<=+ / >>. 4. PROCEDIMIENTO ETAPA
DE!CRIPCIN RE!PON!ABLE RE"I!TRO

1sistente de ?na vez recibida las &5" de %acturacin 1 Veri3i&'r CNO parte del )roceso &omercial, se procede a verificar : 1u8iliar re&i4i+'s 0arifas 1dministrativa 6nformacin 2eneral ,)ara otras ciudades del pas?na vez terminada la operacin, se organiza la carpeta !" con todos sus soportes, se verifica Cierre +e con lista de c(equeo de *0er'&in facturacin que todos los E$ecutivo de 2 #A0.i&' s*.* 0'r' documentos est9n completos y cuenta AAM 5 MC$ se entrega a la au8iliar administrativa con $uego de fotocopias de los documentos seg.n &5".

&5"

Lista c(equeo facturacin

de de

) gina # de +

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ETAPA

DE!CRIPCIN AAM Se imprime movimiento contable del !" para confrontar los documentos fsicos vs. Lista de c(equeos. Si en la revisin se detecta que faltan soportes o (ay inconsistencias, se devuelve la carpeta al E$ecutivo de &uenta para subsanar las mismas., anotando la observacin en la lista de c(equeo. 5ota: el tiempo de facturacin es m 8imo @ das ( biles a partir del despac(o de la carga, por tal motivo la solucin de inconsistencias debe considerarse ?'2E50E !T Se imprime listado A'emesas pendientes por facturarB, en el cual se verifica cumplimiento de +e planillas y remesas. 1dicionalmente se verifican las tarifas seg.n las &5", las cuales deben coincidir con las remesas y las rutas establecidas en el plan de via$e. La elaboracin de la factura est su$eta al recibo de los soportes requeridos por el cliente. MA Se recibe relacin de (oras operativas o toneladas movilizadas y las tar$etas de servicios firmadas acorde a las &5". MC Se recibe cuadro de costos autorizados por la 2erencia "perativa de /& ad$untando soportes

RE!PON!ABLE

RE"I!TRO

11/ Lista c(equeo facturacin

de de

1sistente %acturacin

de

Veri3i&'&in +*&,(en)*s

1sistente 1dministrativa ,)ara otras ciudades del pas-

5/1

AAM 4 Cierre DO

?na vez verificado documentos se procede al cierre del !" para 1u8iliar emisin de factura. 1dministrativa

1sistente facturacin

de

) gina @ de +

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ETAPA

DE!CRIPCIN

RE!PON!ABLE

RE"I!TRO

?na vez revisada la documentacin se procede a elaborar la factura: AAM con el movimiento contable del !" y cierre del mismo. !T con listado 'emesas pendientes por facturar E.'4*r'&in +e &umplidas 7 3'&),r' MA con relacin de (oras operativas o toneladas movilizadas. MC con cuadro de costos Se debe e8pedir un ,*- original y cuantas copias se establezcan en las condiciones de negociacin y operacin AAM MC 'evisar que los valores facturados sean los correctos con relacin a los soportes y tarifas, verificando los anticipos recibidos si aplican. Si e8iste alguna diferencia se devuelve al 1sistente de %acturacin o al 1u8iliar 1dministrativo ,para otras Re-isin +e .' ciudades del pas- para las 8 3'&),r' correcciones necesarias. !T se imprime factura, se procede a firmarla, si est correcta4 en su defecto se realizan las correcciones del caso MA revisar que los valores facturados est9n correctos con la informacin reportada en la relacin de (oras operativas o ton. /ovilizadas. Se elabora relacin de envi de factura y documentos soportes4 con destino al cliente. En la factura se debe especificar el 5o. de gua de envo o la firma En-:* +e de recibido a satisfaccin del 9 3'&),r' cliente. AAM debe enviarse una ,*copia de la factura a la oficina principal para custodia en el rea de 1rc(ivo.

1sistente %acturacin

de

1u8iliar %actura 1dministrativa ,)ara otras ciudades del pas-

AAM 2erente y

agencia

%actura firmada

1sistente %acturacin

de &arta %ormato: &onstancia de envo

1sistente de %acturacin 1u8iliar 1dministrativa

) gina C de +

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ETAPA

DE!CRIPCIN

RE!PON!ABLE

RE"I!TRO

'ealizar seguimiento de las C*n3ir('&in facturas, verificando en la p gina 8 +e re&i4* +e Deb de la empresa de 3'&),r' mensa$era, seg.n el destino. La anulacin de una factura, ser autorizacin.

1sistente de %acturacin 1u8iliar 5/1 1dministrativa ,)ara otras ciudades del pas-

An,.'&i*nes 5 realizada teniendo en cuenta los Eer 5iveles de ; siguientes niveles de autorizaciones +e-*.,&i*nes

NIVEL AUTORI<ACIO N 1

RE!PON!ABLE

CAU!A! 0rasbordo, Furto de /ercanca !iferencia por negociaciones, &obros !obles, incumplimiento en las &5" %alta de Soportes Errores involuntarios por parte de las administrativas

!OLICITUD ANULACION 'emesas por anular y no reemplazadas %acturas por anular que involucren disminucin de los ingresos 1nular factura y reemplazar

2erencia 2eneral

; &

3efe financiera &ontador

7. DOCUMENTO! A!OCIADO! Lista de c(equeo de facturacin ,1genciamiento 1duanero Listado movimiento contable del !" Listado de !" pendientes por facturar Listado 'emesas )endiente por %acturar. &arta %ormato: &onfirmacin de entrega

) gina + de +