Silvia Storni Mara Josefina Castilla

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Microsoft Excel 2003

Tabla dinmica

Una tabla dinmica es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes canti-
dades de datos usando el formato y los mtodos de clculo que se elijan. En esta tabla se podrn gi-
rar los encabezados de fila y columna alrededor del rea de los datos principales para lograr distin-
tas presentaciones de los datos fuente. Se puede actualizar la tabla dinmica a medida que stos
cambian.
Una tabla dinmica proporciona una manera fcil de mostrar y analizar informacin resumida
acerca de los datos ya creados en Microsoft Excel o en otra aplicacin. Por ejemplo, con la si-
guiente tabla de Microsoft Excel que contiene registros con datos de ventas, se puede crear una ta-
bla dinmica que organice y calcule el total de ventas usando las categoras o campos "Mes" y Ti-
po.


En la siguiente tabla dinmica, se muestran los datos de los totales de ventas de la lista ante-
rior resumidos segn mes y tipo.

Una tabla dinmica crea un resumen de datos usando los mtodos de clculo, o funciones de
resumen, que se elige, como por ejemplo SUMA, PROMEDIO, etc.
Mes Tipo Vendedor Regin Unidades Ventas
Ene Productos lcteos Castro Este 4.320 64.800 $
Ene Verduras Castro Este 1.250 6.250 $
Ene Productos lcteos Prez Norte 1.580 23.700 $
Ene Carne Surez Norte 350 420.000 $
Ene Verduras Atencio Norte 325 1.625 $
Ene Carne Castro Oeste 140 168.000 $
Ene Verduras Ripoll Oeste 1.300 6.500 $
Ene Carne Prez Sur 120 144.000 $
Ene Carne Atencio Sur 250 300.000 $
Ene Verduras Surez Sur 490 2.450 $
Feb Productos lcteos Castro Este 2.420 36.300 $
Feb Verduras Prez Este 800 4.000 $
Feb Productos lcteos Atencio Norte 1.800 27.000 $
Feb Carne Ripoll Norte 250 300.000 $
Feb Productos lcteos Surez Oeste 1.670 25.050 $
Feb Verduras Atencio Oeste 320 1.600 $
Feb Productos lcteos Prez Sur 1.540 23.100 $
Feb Carne Castro Sur 620 744.000 $
Mar Verduras Prez Este 1.250 6.250 $
Mar Productos lcteos Surez Norte 2.420 36.300 $
Mar Carne Ripoll Sur 250 300.000 $
Mar Verduras Atencio Oeste 490 2.450 $
Suma de Ventas Tipo
Mes Carne Productos lcteos Verduras Total general
Ene 1032000 88500 16825 1137325
Feb 1044000 111450 5600 1161050
Mar 300000 36300 8700 345000
Total general 2376000 236250 31125 2643375
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Pasos para crear una tabla dinmica sencilla
Para crear una tabla dinmica se utiliza el Informe de tablas y grficos dinmicos del men
Datos. El Asistente para tablas dinmicas es un conjunto interactivo de cuadros de dilogo que gu-
an a travs de los pasos para elegir los datos fuente y la distribucin que se desea usar para la tabla
dinmica.
Se puede crear una tabla dinmica en cualquier hoja de clculo que se elija. Tambin se pue-
de tener ms de una tabla dinmica en una hoja de clculo. Es conveniente si se cambia la tabla di-
nmica a menudo, colocarla en su propia hoja.

Iniciar el Asistente para tablas dinmicas
Del men Datos, elija el comando Informe de tablas y grficos dinmicos. Aparece el Pa-
so 1 del cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos.

Paso 1 - Especificar el tipo de datos fuente



En el Paso 1 del cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos debe indicar
a Microsoft Excel el tipo de datos fuente que desea usar y el tipo de informe que desea crear. La
opcin que elija determinar qu pantalla aparecer a continuacin.
Se puede crear una tabla dinmica con datos procedentes de:
Una sola lista, base de datos o cualquier rango de hoja de clculo de Microsoft Excel que con-
tenga columnas con rtulos.
Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicacin o de un sistema de administracin de
bases de datos externo, como por ejemplo Microsoft Access, FoxPro, DBASE, ORACLE o
SQL Server.
Un conjunto de rangos de Microsoft Excel con datos que se desea consolidar. Estos rangos de-
ben tener rtulos tanto en las filas como en las columnas.
Datos de una tabla dinmica existente o de una tabla sinptica creada con la versin 4.0 de Mi-
crosoft Excel.

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Paso 2 - Especificar la ubicacin de los datos fuente
En el paso 2 del cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos, identifique
la ubicacin de los datos fuente. Por ejemplo, si seleccion la opcin "Lista o base de datos de Mi-
crosoft Excel" en el paso anterior, especifique el rango de la hoja de clculo que desee usar.



Paso 3 - Seleccionar el destino de la hoja de clculo, diseo y opciones
En el paso 3 del cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos, debe especi-
ficar dnde desea que aparezca la tabla dinmica. Se puede colocar una tabla dinmica en cual-
quier hoja de clculo existente en el libro o una hoja nueva que se crear con la tabla.
Si el destino es una hoja existente basta con escribir o seleccionar la referencia de celda para
la celda superior izquierda del rango donde desee que aparezca la tabla dinmica.
El Diseo de la tabla dinmica puede realizarse a travs del botn Diseoantes de elegir el
botn Finalizar o puede realizarse luego en la hoja.
El botn "Finalizar" crear la tabla dinmica y mostrar la barra de herramientas tabla din-
mica en la hoja de clculo.




Diseo de la tabla dinmica
Se llama Diseo o Distribucin a la organizacin de los campos en una tabla dinmica.
En una lista de Microsoft Excel el nombre del campo es el rtulo de la columna en la que se
encuentran los datos.
Cuantos ms campos incluya en un rea, ms detalles contendr la tabla Dinmica termina-
da.
En la tabla dinmica, se pueden diferenciar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuen-
te:
Campos de organizacin de filas, columnas y pginas en la tabla dinmica. Estos campos gene-
ralmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo el campo Regin
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contiene las subcategoras Norte, Sur, Este y Oeste.
Campos de datos, que contienen los datos que se desean resumir. Estos campos generalmente
contienen datos numricos, como por ejemplo los campos cantidades de ventas, totales de inven-
tarios o datos estadsticos, pero tambin pueden contener texto.


Las subcategoras de un campo se convierten en rtulos de filas o de columnas en la tabla di-
nmica resultante. En el siguiente ejemplo, los elementos Productos lcteos, Verduras y Carnes,
que aparecen en el campo Tipo de la lista fuente, aparecen en la tabla dinmica como subcategoras
bajo el campo de la columna Tipo. Las subcategoras Ene, Feb y Mar que aparecen en el campo
Mes de la lista fuente aparecen como subcategoras bajo el campo de la fila Mes en la tabla dinmi-
ca.
Los datos numricos y a veces los datos de texto, se resumen en el rea de datos de la tabla
dinmica. Esta tabla dinmica hace un resumen de los datos del campo Ventas en la lista fuente.

Campo de fila Campo de columna
Campo
de
datos
Campos de la lista fuente
Elementos de
un campo
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Diseo de la tabla
La tabla dinmica puede disearse en el paso 3 del Asistente a travs del Botn Diseo o
cuando se finaliza el Asistente:

Botn Diseo
Seleccionando el botn Diseo, aparece el siguiente cuadro de dilogo.



El Diseo se realiza arrastrando los nombres de campo hasta el rea Fila, Columna, Datos o
Pgina. Los campos se pueden arrastrar a cualquier rea. En la Lista o Base de datos de Excel, los
campos estn representados por las columnas por ejemplo Mes, Regin, Ventas, etc.
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Diseo una vez finalizado el Asistente
Finalizado el Asistente sin realizar el Diseo, aparecer en la hoja un croquis para realizar el
diseo, la barra de herramientas Tabla dinmica y la ventana Lista de campos de tabla dinmica.



Al igual que en el cuadro de dilogo Diseo, debern arrastrarse los campos a las reas de
acuerdo al resultado que se desee obtener.
Cualquiera haya sido la forma de Diseo, una vez obtenida la tabla se puede cambiar la dis-
tribucin usando el mouse, as como dar otro nombre a los campos y a los elementos situndose en
la celda y modificndolo.

Cmputo del campo de datos
Si el campo de datos que se elige de la lista o de la tabla fuente contiene datos numricos,
Microsoft Excel usa la funcin SUMA para calcular los valores en el rea de datos de la tabla di-
nmica. Si el campo de datos que se elige contiene elementos de texto, Microsoft Excel usa la fun-
cin CUENTA para contabilizar los elementos fuente. Se puede cambiar el tipo de clculo por otra
funcin, como por ejemplo PROMEDIO, usando el comando Configuracin de Campo en la barra
de herramientas Tabla Dinmica.

Mostrar solamente los detalles que desee
Se puede elegir el nivel y el tipo de detalles que se desea incluir en una tabla dinmica.
Por ejemplo, se puede desear ocultar en Tipo, las verduras. Para ocultar una subcategora,
se debe desplegar la lista del nombre del campo y destildar la casilla de la subcategora que no se
desea visualizar.











Suma de Ventas Tipo
Mes Vendedor Carne Productos lcteos Total general
Ene Atencio 300000 300000
Castro 168000 64800 232800
Prez 144000 23700 167700
Surez 420000 420000
Total Ene 1032000 88500 1120500
Feb Atencio 27000 27000
Castro 744000 36300 780300
Prez 23100 23100
Ripoll 300000 300000
Surez 25050 25050
Total Feb 1044000 111450 1155450
Mar Ripoll 300000 300000
Surez 36300 36300
Total Mar 300000 36300 336300
Total general 2376000 236250 2612250
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O se puede desear ver la informacin ms desagregada. Para ello se agregan ms campos de
datos. En el ejemplo se agreg el campo Vendedor para visualizar quienes efectuaron las ventas en
cada mes.

Los campos de pgina filtran la presentacin de los datos
Para filtrar la presentacin de los datos en una tabla dinmica, se debe utilizar un campo de
pgina. El campo de pgina divide la tabla dinmica en pginas individuales, permitindole ver
uno por uno los datos que corresponden a un elemento.
Por ejemplo, en la tabla dinmica anterior los datos de ventas de todos los vendedores se pre-
sentan por Mes y Tipo. Para ver las ventas totales de un solo vendedor a la vez, se asigna el campo
Vendedor de la lista fuente a un campo de pgina en la tabla dinmica.



Solamente se muestran los datos de venta del vendedor Castro. Para mostrar los datos de otro
vendedor, debe seleccionar la flecha junto al nombre Castro y elegir un nombre de la lista.