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Definicin del proyecto ............................................................................................................. 2 Investigacin preliminar ........................................................................................................... 6 SRS ......................................................................................................................................... 25 Estudio costo-beneficio ........................................................................................................... 28 Planificacin integral del proyecto .......................................................................................... 29
Versin: 1.0
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IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS
Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Se presenta perdida de dinero y mercanca. No se lleva un control de entrada y salida de mercanca. No se sabe las ganancias que se tienen. La inversin que se esta realizando no se esta viendo reflejada. Perdida de clientes por falta de producto y/o mala atencin.
Versin: 1.0
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Dnde? En una Tienda de abarrotes ubicada en: Distrito Federal Delegacin. Tlalpan Col. Isidro Fabela Calle. 3 ponientes, manzana 19, lote 7 Entre las calles 2 poniente y 4 ponientes. Tel. 55 56 66 25 58 Cel. 044 55 12 96 44 42
Versin: 1.0
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Propuesta de solucin Alcance del proyecto El objetivo principal de el proyecto es brindar una solucin a una tienda de Abarrotes, la cual esta presentado perdidas materiales y econmicas. Por esta razn pretendemos instalar un Sistema de Informacin que ayude a llevar un control (inventario) sobre toda la mercanca que entra y sale de la tienda, generando un estado de resultados y un balance general. Servicios
Restricciones
Se limita a productos registrados en la base de datos El empleado no pueda asistir por imprevistos. Perdida de luz a pesar de contar con un No Break.
Requerimientos funcionales Mantener un control de entrada y salida de mercancas. Llevar un inventario de cada uno de los proveedores. Brindar un balance general y estado de resultados. Agilizar y realizar el cobro exacto de cada producto mediante un lector de cdigo de barras. Requerimientos no funcionales
Fcil uso del software. Rpido y Accesible a la informacin. Restringir el acceso, solo para usuarios autorizados. Horarios
Beneficios cuantitativos $ 15,000 1. Tener nocin de la inversin y por ende de las ganancias. Beneficios cualitativos 1. Ahorrar tiempo en el cobro de productos
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
MIS
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Investigacin preliminar
Manual de organizacin Abarrotes Tetisimos Misin Ofrecer a cada uno de nuestros clientes un servicio amigable y rpido, as como una gran variedad de productos y servicios confiables y de buena calidad, que logren satisfacer las necesidades de los clientes. Visin Ser la primera opcin para los clientes ante la competencia, tener un reconocimiento por nuestros clientes como el mejor lugar para realizar sus compras y por nuestros proveedores como un gran negocio para una sociedad. Valores En Abarrotes Testisimos estamos comprometidos en darles a los clientes una atencin profesional y lograr que nuestra tienda alcance ampliarse y establecer nuevas sucursales, basndonos en algunos valores como lo son:
Confianza: Ofrecer al cliente lo mejor. Compromiso: Identificarnos con el cliente y sus necesidades. Responsabilidad: Atender puntualmente a cada de una de las necesidades que se presenten. Calidad: Emplear nuestras mejores cualidades y superar las expectativas del cliente. Liderazgo: Ser la primera opcin del cliente para realizar sus compras con precios accesibles y una buena atencin.
Objetivos:
Obtener ganancias con respecto a la inversin. Brindar seguridad, con fiabilidad y conformidad en los costos de cada producto para atraer al cliente no solo con un buen producto, tambin con una mejora econmica para si mismo. Contar con la mercanca suficiente, para que el cliente quede satisfecho por siempre encontrar lo que busca. Cumplir con un horario de atencin amplio.
Versin: 1.0 Fecha de la versin: 23/03/2012 Pgina 6
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Polticas:
Ofrecer un excelente servicio a los clientes para hacer una interaccin entre vendedor-comprador ms amena. Mostrarnos ante el cliente siempre con los valores de la tienda. Brindaremos a nuestros empleados las herramientas para que puedan cumplir con sus actividades. Respeto hacia nuestros clientes sin importar su fsico, raza, condicin econmica o social, etc. Permitir el cambio de mercanca, siempre y cuando exista una razn justificada. Dar a los empleados actividades definidas y con un grado de responsabilidad adecuado. Dar mantenimiento a las instalaciones, para mantenerlas en las mejores condiciones y que sean agradables y confiables para el cliente.
Organigrama:
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Narrativa del proceso actual < Entrada de mercanca > Sec. 01 02 03 04 Responsable EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO Actividad Realiza pedido al proveedor. Recibe el pedido. Paga el pedido Guarda la mercanca sin registrar la entrada Relaciones EMPLEADO/ PROVEEDOR EMPLEADO/ PROVEEDOR EMPLEADO/ PROVEEDOR EMPLEADO
Narrativa del proceso actual < Salida de mercanca > Sec. Responsable Actividad 01 EMPLEADO Pone a la vista el producto en el mostrador. 02 03 04 EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO Vende mercanca. Cobra la mercanca vendida sin registrar la salida. Guarda el dinero en un cajn, sin llevar el control de la entrada del efectivo. Relaciones EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO
Narrativa del proceso actual < Devolucin de mercanca / Por parte del cliente > Sec. Responsable Actividad 01 EMPLEADO El cliente regresa. 02 03 04 EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO Pide una devolucin del producto (por que sali en mal estado o la caducidad venci). El empleado busca el producto y verifica el precio y existencias. Recibe el cliente el dinero del producto en caso de que no haya, o el cambio por un producto en buen estado. Relaciones EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO
Narrativa del proceso actual < Devolucin de mercanca / Hacia el Proveedor> Sec. Responsable 01 EMPLEADO Actividad Llega el proveedor Relaciones EMPLEADO/ PROVEEDOR
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
02
EMPLEADO
Revisa el producto
03
PROVEEDOR Si el producto esta en mal estado o caducado se hace el cambio del producto (por pieza).
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
<Salida de mercanca>
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
<Corte de caja>
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
<Estado de resultados>
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Narrativa del proceso propuesto < Entrada de mercanca > Sec. Responsable Actividad 01 JEFE Pide mercanca al proveedor, teniendo en cuenta lo que hace falta por medio del sistema de informacin. 02 JEFE Recibe el pedido, verificar que el producto se encuentre en buen estado si no es as se hace una devolucin que se registrara en el sistema. 03 JEFE Ingresa en el sistema la cantidad de mercanca que entra verificando con el proveedor lo que se le esta dando de producto. 04 JEFE Paga la mercanca 05 EMPLEADO Acomoda la mercanca conforme el producto. Relaciones JEFE/ PROVEEDOR JEFE/ PROVEEDOR JEFE/ EMPLEADO JEFE/ PROVEEDOR JEFE/ EMPLEADO
Narrativa del proceso propuesto < Salida de mercanca > Sec. Responsable 01 JEFE/ EMPLEADO 02 JEFE/ EMPLEADO 03 JEFE/ EMPLEADO 04 JEFE/ EMPLEADO 05 JEFE/ EMPLEADO Actividad Pone en el mostrador el producto, se ordena por reas Registra la salida CON EL LECTOR DE BARRAS Registra la mercanca en el sistema.. Ingresa la cantidad recibida Regresa cambio en caso de ser necesario Relaciones EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE
Narrativa del proceso propuesto < Corte de caja > Sec. 01 02 03 Responsable EMPLEADO JEFE/ EMPLEADO JEFE/ EMPLEADO Actividad Se realiza por cada cambio de turno Se rene el empleado y el jefe. Verifican los registros en el sistema. Relaciones EMPLEADO JEFE/ EMPLEADO JEFE/ EMPLEADO
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
04 05
Realiza un conteo del dinero en efectivo. Se compara la cantidad de dinero con lo vendido. Se levanta un reporte.
06
Narrativa del proceso propuesta < Devolucin de mercanca / Por parte del cliente > Sec. Responsable Actividad 01 EMPLEADO El cliente regresa. 02 03 04 EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO Pide una devolucin del producto (por que sali en mal estado o la caducidad venci). El empleado busca el producto en el sistema y verifica el precio Si no cuenta con el producto se realiza una cancelacin de la compra en el sistema y se devuelve el dinero, en caso de que contara con el producto solo se hace el cambio fsico. del mismo Relaciones EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO/ CLIENTE EMPLEADO
Narrativa del proceso propuesto < Devolucin de mercanca / Hacia el proveedor > Sec. Responsable 01 02 EMPLEADO EMPLEADO Actividad Ubicar el producto caducado o por caducar Informar en la prxima visita al proveedor del producto caducado o en mal estado. Si el producto por caducar no alcanza a salir se realizara el cambio en la segunda visita del proveedor Se ingresa en el sistema el producto y el No. de piezas que se cambiaron En caso de que el proveedor ya no tuviera en existencia el producto se dara de baja del inventario y el dinero devuelto se ingresa al sistema como una venta (No habra perdida
Fecha de la versin: 23/03/2012
03
EMPLEADO
PROVEEDOR
04 05
EMPLEADO EMPLEADO
EMPLEADO PROVEEDOR
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Narrativa del proceso propuesto < Estado de resultados > Sec. Responsable 01 02 03 04 05 JEFE JEFE JEFE JEFE JEFE Actividad Ingresa al sistema (mediante una contrasea solo las personas autorizadas). Se ingresa a la opcin de Finanzas. Selecciona la opcin Estado de resultados. Se genera un Estado de resultados con un balance general (puede ser por semana, mes o ao). Genera las perdidas o ganancias que se tienen, para la toma de decisiones. Relaciones JEFE JEFE JEFE JEFE JEFE
Versin: 1.0
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Cuestionarios aplicados Cuestionario 1 Aplicado a: Objetivo del cuestionario: Preguntas Duea <Mara Guadalupe> Saber que tanto conoce la duea sobre la problemtica de la tienda 1. Est usted consciente de las prdidas y ganancias que se tienen dentro del negocio? 2. Cree conveniente la implementacin del SISATC 3. Tiene usted conocimientos bsicos sobre el uso de una computadora? 4. Cuntas personas administran el negocio? 5. Lleva usted un inventario sobre la mercanca que se ingresa y vende en su tienda? 6. Se han visto afectadas sus expectativas dentro de las ganancias? Si/No Por qu? 7. Cul cree usted que sea la(s) causa(s) que fomente tal situacin?
Conclusin del cuestionario 1 Concluimos que la seora Mara Guadalupe desconoce el manejo de la tienda as como las perdidas y ganancias que se tiene y en este caso seria conveniente implementar un sistema de informacin para facilitarle el control de la tienda.
Cuestionario 2 Aplicado a: Objetivo del cuestionario: Preguntas Empleado <Juan Prez> Conocer su opinin sobre las perdidas y ganancias de la tienda Conoces el estimado de prdidas y ganancias de la tienda? 2. Los clientes han disminuido o aumentado? 3. Conoces el manejo bsico de una Computadora? 4. La instalacin de Software mejorara las ganancias?
1.
Versin: 1.0
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Conclusin del cuestionario 2 Tras realizar la encuesta nos percatamos que para los clientes el hecho de recibir un mal servicio (la atencin no es rpida, el cliente no encontraba lo que deseaba) es hasta cierto punto molesto. Lo cual produce perdidas en clientes. Siendo que el empleado tiene conocimientos bsicos en el manejo de computadoras no habra ningn impedimento en poder implementar el sistema SISATC.
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
SRS
IEEE/ANSI 830/1998
1. Introduccin
1.1 Propsito El propsito de este documento es informar y describir los pasos a realizar para la creacin de un sistema de informacin, cuyo propsito es estudiar la situacin de una tienda de Abarrotes y brindarle una solucin al problema que presenta actualmente. En base a la propuesta del cliente, realizaremos recomendaciones para lograr un resultado ms eficaz y eficiente que logre satisfacer las necesidades de lo que se busca con el desarrollo del sistema. Al final haremos conocer tanto al cliente como a los operadores de tal proyecto, como se llevar a cabo el sistema que se encargar del control de las compras y ventas de la tienda, de tal forma que desarrollaremos, el estudio previo necesitado, para saber cmo implementar la instalacin de este sistema. 1.2 mbito del Sistema
En base a la necesitad de una tienda de abarrotes por conocer de forma precisa y exacta su situacin financiera, se busco la implementacin de un sistema de informacin basado en una computadora, una base de datos y un lector de cdigo de barras. Este sistema debe encargarse de administrar y mantener un control de las entradas y salidas de dicha tienda ya que cuenta con problemas de prdidas materiales y econmicas. Del mismo modo el sistema realizara labores de cobro de productos con el fin de agilizar este proceso y lograr seguridad al cobrar. Se cobrara a los clientes y se pagara a los proveedores con efectivo. Gestin de ayuda al Usuario (CLIENTE). Este ayudara al usuario a trabajar con el sistema si es que tiene alguna duda sobre su funciona miento. Este sistema llevara por nombre SISATC (Sistema de Administracin de Tiendas y Comercios) 1.3 Definiciones, acrnimos y abreviaturas
DEFINICIONES COMPUTADORA: Es una mquina electrnica que recibe y procesa datos para convertirlos en informacin til. ESCANER DE CODIGO DE BARRAS: Escner que por medio de un lser lee un cdigo de barras asignando a cada producto para obtener el nombre y el precio del producto. PROVEDORES: Persona o empresa que abastece a la tienda con producto nuevo, el cual sern transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
Versin: 1.0 Fecha de la versin: 23/03/2012 Pgina 25
IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS
Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
CLIENTE: Es quien accede a un producto o servicio por medio de una transaccin financiera (dinero) u otro medio de pago. MERCANCIA: Es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el trmino se aplica a bienes econmicos. PERDIDAS: Carencia o privacin de lo que se posea. GANANCIAS: Beneficio econmico obtenido por el capital invertido. VENDEDOR: Es aquella persona que se dedica o est implicada en la venta de productos o servicios ACRNIMOS PHP: Es un lenguaje de programacin interpretado, diseado originalmente para la creacin de pginas Web dinmicas. MySQL: es un sistema de gestin de base de datos relacional. UML: Unifield Modeling Language, Lenguaje Unificado de Modelado, se trata de un lenguaje. Grafico para construir, documentar, visualizar y especificar un sistema software. ABREVIATURAS ERS: Especificacin de Requisitos Software SISATC: Sistema de Informacin de Administracin de Tiendas y Comercio 1.4 Referencias
IEEE-STD-830-1998: Especificaciones e los requisitos del software. 1.5 Visin General del Documento
En este documento contaremos con tres puntos importantes a tratar. Primer punto. Referente a la introduccin, se conocer la forma de desarrollo de los requerimientos del sistema. Segundo punto. Conocer las principales funciones del sistema de manera general Tercer punto. Se detalla cada funcin de los requerimientos del sistema. 2. Descripcin Global 2.1 Perspectiva del producto
Versin: 1.0
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IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS
Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
El sistema de administracin de la tienda, contar con solo un equipo de cmputo, el cual manejara todos los gastos e ingresos y lo manejara la persona asignada por el dueo de la tienda. 2.2 Funciones del producto El sistema tendr funciones tales como altas-bajas, compras, ventas e inventarios. Altas-bajas: estar relacionado con los registros de productos existentes, as como con los datos individuales de cada producto (nombre, precio, etc.). Compras: tendr relacin con la cantidad de productos en existencia, es decir solo se encargar de interactuar con el aumento en la cantidad de productos. Ventas: es la contraparte de compras, es decir sta funcin solo reducir las existencias de productos. Inventarios: se relacionar con todos los datos, para hacer informes acerca del control de productos en la tienda (existencias, faltantes, prdidas y ganancias). 2.3. Caractersticas del usuario. Es necesario que el usuario tenga conocimientos bsicos de computacin para hacer ms fcil y efectivo el trabajo del sistema, de forma que el resultado arrojado pueda ser el esperado. 2.4. Restricciones Las caractersticas del hardware en los equipos donde se instalar el sistema sern siempre las mismas. El sistema contar con dos cuentas de acceso, una para el dueo, de modo que este pueda verificar si se intento alterar alguna cifra o algn otro cambio y otra para el empleado, as que este pueda registrar cifras de entrada y salida de la tienda. El sistema deber de ser capaz de funcionar paralelamente con otras aplicaciones, siempre y cuando el hardware lo permita. 2.5 Atencin y dependencias Se asume que los requisitos expuestos en este documento, son estables. Se asume que el sistema operativo Microsoft Windows XP estar disponible en equipos donde se instalar el sistema.
Versin: 1.0
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Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Estudio costo-beneficio
MTODO DE GANANCIA SOBRE INVERSIN
El mtodo ms exacto de anlisis econmico es el de ganancia sobre inversin Es el clculo de la diferencia entre el flujo de beneficios y el flujo de gastos sobre la vida del sistema, descontados por la tasa de inters aplicable. Para encontrar la ganancia sobre inversin, el valor neto presente del sistema se calcula combinando el valor neto presente de los costos del sistema con el valor neto presente de los beneficios del sistema, haciendo clculos basados en costos y beneficios anuales y con la tasa de inters apropiada. Si la ganancia sobre inversin es positiva, el sistema resulta econmicamente viable, o de costo justificado. Beneficios / Ao Beneficios Aumento en ventas Reduccin en personal Reduccin en prdidas de inventario Beneficios totales Costos Anlisis Diseo Construccin del SI Pruebas del SI Instalacin del SI Hardware y software Pliza de mantenimiento de hw Mantenimiento del SI (versin 2) Mantenimiento del SI (versin 3) Productos Cerveza Cigarros Abarrotes Refrescos Lacteos Dulces Paletas Costos totales Beneficios totales - Costos totales Descuento tasa de inters 6% Total menos tasa de inters Valor presente por 4 aos 2012 2013 2014 2015
$17,000.00 $22,500.00 $26,500.00 $33,500.00 $1,600.00 $1,600.00 $1,600.00 $1,600.00 $4,000.00 $22,600.00 $24,100.00 $28,100.00 $35,100.00 $1,000.00 $1,000.00 $2,000.00 $1,000.00 $1,000.00 $8,000.00 $1,000.00 $5,000.00 $3,000.00 $3,000.00 $2,000.00 $1,500.00 $1,000.00 $1,500.00 $15,000.00 $7,600.00 $456.00 $8,056.00 $90,524.00 -
$4,000.00 $2,000.00 $500.00 $500.00 $500.00 $1,000.00 $1,000.00 $5,500.00 $3,500.00 $4,000.00 $3,000.00 $2,000.00 $2,000.00 $1,500.00 $500.00 $23,600.00 $1,416.00 $25,016.00 $6,500.00 $7,500.00 $3,500.00 $4,500.00 $5,000.00 $6,500.00 $4,000.00 $5,500.00 $2,500.00 $3,500.00 $3,000.00 $4,000.00 $2,000.00 $3,000.00 $5,500.00 $3,500.00 $22,600.00 $31,600.00 $1,356.00 $1,896.00 $23,956.00 $33,496.00
Costo Beneficio
$40,000.00 $35,000.00 $30,000.00 $25,000.00 $20,000.00 $15,000.00 $10,000.00 $5,000.00 $0.00 2012
2012 2013 2014 2015 $15,000.00 $500.00 $5,500.00 $3,500.00 $22,600.00 $24,100.00 $28,100.00 $35,100.00
Costo Beneficio
2013
2014
2015
100 5
Versin: 1.0
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IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS
Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
Tareas a realizar Anlisis del Sistema de Informacin Analizar la problemtica Elaboracin de cuestionarios Reunirse con el cliente Aplicacin de cuestionarios Anlisis de resultados Identificar el problema Definicin del proyecto Identificacin de requerimientos Elaboracin de SRS Elaboracin del Estudio Costo-Beneficio Diseo del SI Diseo de los datos Diseo de la interfaz Diseo de procedimientos Implementacin Codificacin Evaluacin
INICIO 05/03/2012 09/03/2012 10/03/2012 10/03/2012 11/03/2012 12/03/2012 12/03/2012 14/03/2012 15/03/2012 19/03/2012 16/04/2012 23/04/2012 20/03/2012 07/05/2012 28/05/2012
DURACIN 1 1 1 1 2 3 5 5 7 2 8 10 2 15 3
FINAL 06/03/2012 10/03/2012 11/03/2012 11/03/2012 13/03/2012 15/03/2012 17/03/2012 19/03/2012 22/03/2012 21/03/2012 24/04/2012 03/05/2012 22/03/2012 21/05/2012 31/05/2012
Versin: 1.0
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IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS
Equipo 11 Fecha de entrega: 23/03/2012
12/1/121/2/1221/2/12 12/3/121/4/1221/4/12 11/5/12 31/5/12 20/6/12 Anlisis del Sistema de Informacin 1 Elaboracin de cuestionarios Aplicacin de cuestionarios Identificar el problema Identificacin de requerimientos Elaboracin del Estudio Costo-Beneficio Diseo de los datos Diseo de procedimientos Codificacin 2 15 3 1 1 1 2 3 5 5 7 2 8 10
Versin: 1.0
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