Maßnahmen messbar machen: POS-Monitoring der Servicestationen ermöglicht eine umgehende Erfolgskontrolle

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Ist die neue Waschanlage genügend ausgelastet? Findet die eingeleitete Promotionaktion Anklang bei den Kunden? Steht das Bier im Sommer direkt neben dem Regal mit den Grillanzündern optimal? Alles Fragen, bei deren Beantwortung die von SDG-Beratern realisierte Business Intelligence (BI)-Lösung auf Basis von BOARD ideal unterstützt. Das eingeführte Reporting-System sorgt für maximale Transparenz bei der Westfalen AG und bildet die Basis für eine aktive Steuerung der einzelnen Stationen. Vom Kraftstoffver-

brauch über Shop-/Bistro-Umsätze bis hin zu den Waschstraßendetails liegen nun alle Informationen übersichtlich und innerhalb kürzester Zeit vor. So lassen sich eingeleitete Maßnahmen effektiv und transparent mit Hilfe von Stationsbenchmarks überprüfen. die Bereiche Neben auf dem ihre Wirksamkeit Tankstellenbereich (HR) und

umfasst die neue Reportinglösung zusätzlich Human Resources Finanzen. Hier lassen sich im Handumdrehen Informationen über die aktuelle Personalsituation darstellen und die GuV/Bilanz detailliert analysieren. Art des Projektes ▪ Reporting Lösung ▪ BOARD ▪ Microsoft SQL Server ▪ Xtract IS (Theobald) Vorteile & Nutzen ▪ Einheitliche Datenbasis ▪ Eine Lösung für alle Fachbereiche ▪ Detaillierte Informationen auf Knopfdruck bis auf Bon-Ebene
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Westfalen AG ▪ Branche: Chemische Industrie ▪ ca. 1.300 Mitarbeiter ▪ > 1,8 Mrd. € Umsatz in 2012 Herausforderung ▪ Einheitliches Reporting für verschiedene Fachbereiche ▪ Massendaten ▪ Anbindung >8 Quellsysteme ▪ Untertägige Datenaktualisierung im Pricing

UNTERNEHMEN
Die Westfalen AG ist mit ihren ca. 1.300 Mitarbeitern in den Geschäftsbereichen Technische Gase, Westfalengas (Flüssiggas) und Tankstellen tätig. Mit zurzeit rund 260 Stationen betreibt der Unternehmensbereich Tankstellen das größte konzernunabhängige Markentankstellennetz Deutschlands – überwiegend in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen. Insgesamt erzielte die Westfalen AG 2012 einen Umsatz von mehr als 1,8 Milliarden Euro.

Theobald Software GmbH. SDG-Berater überzeugten im Proof of Concept und bewiesen insbesondere Branchen-Know-how sowie Expertise in der SAPAnbindung. Die Herausforderung bei der Projektrealisierung lag in der Anbindung der drei Bereiche Tankstellen, Human Resources (HR) und Finanzen an ein einheitliches klar definiertes Reporting ebenso wie in der Zusammenführung und Aufbereitung von Massendaten – insbesondere Kassendaten auf Bon-Ebene.

AUFGABENSTELLUNG
Die Westfalen AG verfügte über kein einheitliches Berichtswesen. Für die Datensammlung und -aufbereitung der jährlich mehr als 100 Mio. Datensätze wurde in den Fachabteilungen ein hoher manueller

LÖSUNG
Um die Reportinglösung für den Tankstellenbereich (Pricing, Shop/Bistro, Wäsche, Servicecard, Schmierstoffe, Kraftstoffe), HR- und Finanzbereich aufzubauen, führten SDG-Berater eingangs eine Analyse der Fachbereichsanforderungen und der vorhandenen Systemlandschaft durch. Diese erfolgte in Form eines mehrtägigen Workshops. Ergebnis war ein Anforderungskatalog, der alle wesentlichen Punkte hinsichtlich der anzubindenden Quellsysteme, Dimensionen, mentierte. Konsolidierte und geprüfte Datenbasis im DWH Ausgangsbasis Datenlage. eines jeden führten Reportings ist eine konsistente Hierfür SDG-Berater die Quellsysteme der relevanten gewünschten

Reports und Analysen doku-

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(u.a. SAP, Kassensystem, WetAufwand betrieben. Und das bei einer Vielzahl an ähnlichen Berichten mit identischen Kennzahlen und Anforderungen. Ursache hierfür sind die verschiedenen Quellsysteme (>8), mit denen in den Fachbereichen gearbeitet wird. Diese sind nicht verknüpft und bieten daher keine einheitliche Datenbasis. Abhilfe sollte eine bereichsübergreifende BI-Lösung schaffen, die einfach, schnell und detailliert Informationen zur Verfügung stellt. Branchenwissen plus Expertise bei der SAPAnbindung überzeugten Technisch entschied sich das Unternehmen für die Kombination aus dem All in One-Toolkit BOARD als Frontend, Microsoft SQL Server als Data Warehouse (DWH) und dem Schnittstellenmodul Xtract IS der terdaten usw.) im DWH (SQL Server) zusammen. Mit Hilfe von SSIS-Paketen (SQL Server Integration Services) werden die Daten nächtlich übertragen sowie mittels ETL-Prozess konsolidiert und überprüft. Die Integration der SAP-Daten gewährleistet Xtraxt IS. Im DWH laufen nun alle wichtigen Kassen-, Abrechnungs-, Pricing-, Tanklager-, SAP- und Wetter-Daten etc. zusammen, die für die Reports und Analysen notwendig sind. Wichtigste Kennzahlen im Dashboard Auf Basis dieser einheitlichen Datenlage bauten die SDG-Berater die multidimensionalen BOARDDatenbanken für die jeweiligen Fachbereiche auf. Die darin enthaltenen Datencubes wurden entsprechend der abgestimmten Reporting- und Analysean-

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forderungen konzipiert. Neben den Reports wurden übersichtliche Dashboards für jeden Fachbereich realisiert. Zusätzlich laufen die wichtigsten Kennzahlen der Fachbereiche in einem zentralen Management-Dashboard zusammen. Damit hat die Unternehmensleitung nun die Möglichkeit, sich schnell und unkompliziert zu informieren.

und Mengeneffekte kurzfristig analysiert werden. Dadurch lassen sich kurzfristig Preismaßnahmen (Real-Time-Margensteuerung) und benötigte Liefermengen steuern. Durchgeführte Maßnahmen wie Promotionaktionen, neue Waschanlagen oder ähnliches lassen sich in kürzester Zeit monitoren. So ist schnell anhand von Stationsbenchmarks erkennbar,

KUNDENNUTZEN
Die übersichtlichen Dashboards geben Westfalen heute einen aggregierten, kompakten und schnellen Überblick über die Themen Pricing, Shop/Bistro, Wäsche, Service Card, Schmierstoffe, Kraftstoffe, Finanzen und HR. Sämtliche Auswertungen lassen sich mittels Drill-down entsprechend der vorhandenen Datenhierarchien weiter detaillieren und analysieren – im Einzelfall bis auf Bon-Ebene. Real-Time-Margensteuerung Mit Hilfe von Koppelverkaufsanalysen untersucht das Unternehmen nun per Mausklick, wann beispielsweise Spitzenzeiten in den Tankstellenbistros oder in den Waschanlagen sind oder welche Produkte bevorzugt zusammen gekauft werden. So lässt sich auch bis auf Tages- und Stundenebene anhand von durchschnittlichen Verkäufen feststellen, wann welches Produkt besonders häufig gefragt ist. Die Nachfrage für alkoholische Getränke steigt zum Beispiel am Wochenende und fällt am Montag rapide ab. Durch eine untertägige Datenaktualisierung im 2Stunden-Rythmus können im Bereich Pricing PreisFoto: Westfalen

ob die Maßnahme gefruchtet hat oder nicht. Diverse Umsatz-, Warengruppen-, Kapazitäts-, Finanz und HR-Analysen runden das jetzige Reporting- und Analyse-Portfolio der Westfalen AG ab. Perspektivisch möchte die Westfalen AG noch einen Schritt weiter gehen und die Lösung um Planungsmöglichkeiten ergänzen. Unter Einbezug von unternehmensweiten Ausbauschritten werden künftig voraussichtlich bis zu 150 Nutzer mit der BI-Lösung arbeiten.

„Vor der Einführung der BI-Lösung waren die gewünschten Informationen nur schwer und unter erheblichem Aufwand zu liefern. Jetzt stehen uns diese schnell und unkompliziert zur Verfügung. Dadurch sparen wir enorm viel Zeit, die wir heute in gezielte Analysen und in die Weiterentwicklung des Geschäftes investierten.“ Felix Zwingmann Unternehmensbereich Tankstellen – Controlling, Westfalen AG

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