MEMORANDO DE PLANIFICACIN ESPECFICA GOBIERNO AUTNOMO SHUSHUFINDI EXAMEN ESPECIAL: A LA CUENTA BANCO Y LOS PROCESOS DE DECENTRALIZADO MUNICIPAL DEL

CANTON

SELECCIN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO PERIODO DE 2013 01-01 AL 2013-10-31

1.- MOTIVO DEL EXAMEN.El examen especial al Gobierno Autnomo Municipal deL Cantn Shushufindi se lo aplicara a las cuenta bancos y a los procesos de seleccin y

reclutamiento de personal de acuerdo con la base legal del mismo. Esto se lo realizar en cumplimiento a la orden de trabajo 0008-DR8-DPO-AE-2013 de 1 de Enero de 2013, con cargo al Plan Operativo de Control del ao 2013 de la Delegacin Provincial de Sucumbos. 2. OBJETIVOS DE EXAMEN. Verificar el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales de la empresa. Formular recomendaciones de control interno Determinar la razonabilidad de la informacin presentada

3. ALCANCE.Se analizar la cuenta banco y los procesos de seleccin y contratacin de personal por el periodo comprendido desde el o1 de Enero del 2013 Hasta 31 de octubre del 2013.

4. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD 4.1 BASE LEGAL.

El Gobierno Autnomo descentralizado Municipal del Cantn Shushufindi, fue creada por disposicin legal determinada en la Constitucin Poltica del Estado, expedida mediante Decreto Legislativo 176. El 7 de agosto de 1984 y publicado en el Registro Oficial No. 802 de Agosto 7 del mismo ao.

4.2 UBICACIN El Gobierno Municipal de Shushufindi est ubicada en la siguiente direccin Pas: Ecuador Provincia: Sucumbos Cantn: Shushufindi Direccin: Orellana y Av. 11 de Julio - Shushufindi - Ecuador Telfonos: (5936) 06-2839- 315,06 - 2839 316, 06 -2840 -470, 06 -2840- 844 Fax: (5936)06-2839 316, 06-2840 470 Horario de trabajo: 08H00 -12H00 y de 13h00 17h00 4.3 PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES Las actividades del Gobierno Autnomo Municipal de Shushufindi, se rigen por las siguientes disposiciones legales: Ley Orgnica de Rgimen Municipal. Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Ley de Contratacin Pblica, Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, Cdigo de Trabajo, Cdigo Tributario,

Ley de Presupuesto, Ley de Modernizacin del Estado, Ley de Regulacin Econmica Control del Gasto Pblico, Ley Especial de Descentralizacin del Estado y de Participacin Social. Todas las dems Leyes, Ordenanzas y Reglamentos que se expidieren para los Municipios del Ecuador y en particular para el Gobierno Municipal De Shushufindi.

4.4 ESTRUCTURA ORGNICA

De acuerdo al Reglamento Orgnico y Funcional de Gestin Organizacional por Procesos del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Shushufindi, expedido mediante Resolucin A-AA-GADMCSH-001-2011 de 1 de abril de 2011, vigente desde el 1 de julio de 2011, consta de los siguientes procesos:

ESTRUCTURA ORGANICA

ALCALDIA

GESTION ADMINISTRATIVA

GESTION FINANCIERA

GESTION DE OBRAS PBLICAS

Recursos Humanos Servicios Generales Sistemas,e

Informtica Comisara Asistencia Administrativa

Contabilidad Tesorera Rentas Bodega Presupuesto Asistencia administrativa

Presupuesto de obra Mantenimiento vial Equipo caminero Fiscalizacin Asistencia administrativa

GESTION DE SERVICIOS PUBLICOS (AGUA POTABLE)

GESTION DE PLANIFICACION

GESTION EN EDUCACION Y CULTURA

Estudio y Diseos de
Agua Potable Ingeniera Sanitaria Alcantarillados Fiscalizacin Asistencia Administrativa

Proyectos Topografa Comisaria de Construcciones Avalos y Catastros Asistencia Administrativa

Unidad Educativa Bibliotecas Nacionalidades Turismo Deportesy recreacin Asistencia Administrativa

GESTION DE AMBIENTE, HIGIENE Y SALUBRIDAD

Unidad de Gestin
Ambiental Mercados Desechos Solidos Camales Cementerios Parques y Jardines UMDS Asistencia Administrativa

4.5 MISIN Y VISIN

MISIN Somos un Gobierno Municipal que promueve el desarrollo cantonal, mediante la planificacin sostenible, sustentable, participativa y concentrada; para garantizar el bienestar de su comunidad dotando de Servicios Bsicos como: agua potable, alcantarillados, manejo y disposicin de los desechos slidos, de obras, servicios, infraestructura y equipamiento necesarios acorde a los requerimientos y aporte ciudadano de acuerdo al Plan Estratgico de Desarrollo Cantonal, que promueva e incentive a su comunidad.

VISIN El Gobierno Municipal de Shushufindi en el futuro, alcance un desarrollo local participativo sostenible, generando alternativas productivas conformando unidades de produccin, agropecuarias, industriales, tursticas y artesanales con enfoque de cadena, que asegure un nivel de vida digno en su comunidad. Que el productor de servicios de calidad como: agua potable, alcantarillados, tratamiento de los desechos slidos, vas de comunicacin y apoyo a los sistemas de comunicacin, electrificacin, educacin, salud, cultura y deportes; cuente con talento humano capacitado, comprometido con el desarrollo institucional, consolidando la infraestructura y equipamiento necesario. Afirmndose con la administracin gerencial.

4.6 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD

a. Involucrar a la comunidad en el proceso de Planificacin cantonal Participativa asegurando el aporte de todos los actores. b. Fortalecer el nivel de desempeo. c. Desarrollar un esquema de Cultura Organizacional que dinamice la gestin administrativa. d. Disponer de infraestructura y equipamiento necesarios para enfrentar las demandas cantonales de acuerdo a las competencias.

e. Incentivar a la comunidad a generar alternativas econmicas de autogestin para el sustento familiar. f. Auspiciar y promover la realizacin de reuniones permanentes para discutir los problemas municipales, mediante el uso de mesas redondas, seminarios, talleres, conferencias, simposios, cursos y otras actividades de integracin y trabajo. g. Motivar al talento humano, que apunte a la profesionalizacin, capacitacin, responsabilidad y adquiera experiencia en la gestin municipal, complementando la formacin acadmica con miras a lograr que la gestin gubernamental se desenvuelva dentro de un ambiente tico y de transparencia, caracterizado por la aplicacin de criterios tcnicos y cientficos a fin de crear condiciones apropiadas para impulsar la investigacin, el desarrollo tecnolgico, cultural y la implementacin de cambios que requiere el Gobierno Municipal de Shushufindi para alcanzar su desarrollo econmico y social.

4.7 PRINCIPALES ACTIVIDADES, OPERACIONES E INSTALACIONES Se ejecuta bsicamente de acuerdo con los lineamientos que contempla la Ley Orgnica de Rgimen Municipal, que est encaminada a prestar los servicios bsicos a la comunidad, tanto en el rea urbana y rural, con el propsito de lograr un desarrollo armnico y equilibrado dentro del campo econmico social y cultural de toda la colectividad. Las instalaciones esta adecuadas a las necesidades de

5 MONTO DEL RECURSO El monto a considerar es 750.000.00

6 NOMINA DE EMPLEADOS ALCALDE: Tecnlogo Augusto Espinosa Lema Contabilidad: Lic. Cecilia Paladines Tesorera: Lic. Amada Quibianga Financiero: Lic. Ramiro Vega Administrativo: Dra. Margarita Villegas

Director Talento Humano: Moiss Erazo

7 SISTEMA DE INFORMACIN El procesamiento de la informacin contable, desde el ao 2002 la Municipio de shushufindi utiliz el programa SIGAME (Sistema

Integrado de Gestin de las Asociaciones Municipales del Ecuador), en el mismo que se registr todo el movimientos bancarios El procedimiento para la contratacin del personal se lo ha hecho por medio del Sistema Nacional de Contraccin Publica

8 IDENTIFICACIN DE LOS COMPONENTES A SER EXAMINADOS Registro de movimiento Bancarios Documentacin de la operaciones realizadas Conciliaciones bancarias Cuenta bancarias a nombre de la entidad Gastos.- pagos realizados a proveedores, empleados y transferencias bancaria. Ingreso .- Por cobro de impuesto, monto asesinados Procesos de contraccin de personal administrativo.

9 PUNTO DE INTERES Ausencia de registro y control de movimiento de cuentas bancarias Falta preparacin y emisin de cheques. Falta de Documentacin sustentadora de la operaciones bancaria Falta de conciliaciones bancarias Ausencia de registro contable Ausencia de Coordinacin de los procesos para los concursos pblicos de mrito y o pocin de acuerdo a la ley Reclutamiento de personal no idneo para la institucin

10 RESULATDOS DE LA EVALUACION DEL CONTROL

Ausencia de registro contable El Gobierno Municipal de Shushufindi presenta pagos con cheques los

mismos que no se encuentran debidamente certificados y legalizacin para lo cual hay un mal registro de la forma de pago de los giros receptados, lo que

se puede aducir a una falencia en el control del movimiento del dinero administrado por la de Las personas de departamento financiero de la

entidad quienes no estn comprimiendo con el

art17 de las disposiciones

generales De la ordenanza de presupuesto municipal. Y art 96 del reglamento orgnico funcional. Ausencia de documentacin sustentadora. Los comprobantes que respaldan los giros pagados tanto en efectivo como en depsitos bancarios, existen en su totalidad, sin embargo el 45% de los certificados de pago en efectivo y el 47.5% de los comprobantes de pago mediante depsitos no cumplen con todos los procedimientos de control interno listados en las polticas de la empresa. Ausencia de coordinacin y planificacin el procesos pblico de

contraccin de personal La falta de planificacin y Coordinacin los procesos para concursos de

mritos y oposicin, bajo las modalidades constantes en la Ley ha hecho que la entidad no cuente con personal idneo para administrativa de dicha empresa cumplir las funciones

ya que la mayor parte de ellos son

simplemente contratados por medio del departamento de talento humano de manera directa incumplimiento con el art 77 de ley orgnica de contralora

general del estado.

11 RECURSOS HUMANOS Y DISTRIBUCIN DEL TIEMPO

RESPONSABLES

ACTIVIDADES

TIEMPO-DIAS

SUPERVISOR

Planificacin y Programacin Supervisin Elaboracin borrador informe, memorando y sntesis 4

33

TOTAL

42

JEFE DE EQUIPO Evaluacin de control interno Planificacin y Programacin Anlisis de: -registros contables -conciliaciones bancarias -procesos de contratacin -Elaboracin comentarios, conclusiones y recomendaciones de borrador del informe TOTAL 5 61 18 10

12 8 8

Das Presupuestados

- Inicio de labores en el campo: - Fecha probable de terminacin:

2013-06-01 2013-08-11

Se ejecutar cumpliendo el siguiente cronograma:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Elaboracin de la planificacin Anlisis sobre los registros contables de los movimientos bancarios Anlisis sobre las conciliaciones bancarias Anlisis sobre los procesos de contraccin y reclutamiento de personal Comunicacin de resultados provisionales

FECHAS DESDE HASTA NRO. DAS 2013-06-01 2013-06-18 18 2013-06-19 2013-07-01 10 2013-07-02 2013-07-14 2013-07-15 2013-07-27 2013-07-28 2013-08-04 12 8 8

Lectura borrador de informe TOTAL

2013-08-05 2013-08-11

5 61

12 SELECCIN DE MUESTRA Muestreo alatorio

13 POGRAMA DE AUDITORIA PARA CTA BANCO Y PARA EL PROCESO DE CONTRACION Y ADMINISTRACION DE PERSONAL

ADMINISTARTIVO

GOBIERNO AUTONOMO DECENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON SHUSHUFINDI PA 1/1 EXAMEN ESPECIAL A LA CUENA BANCO Y AL PROCESO DE CONTRATACION Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL 01-01-2013 AL 31-10-2013

OBJETIVOS Determinar la veracidad de los registros financieros Determinar la razonabilidad de la informacin financiera Formular recomendaciones a los procesos de seleccin de personal administrativos Determinar claramente las funciones , responsabilidades y obligaciones del personal que tiene a su cargo el manejo de las cuenta banco y los proceso de seleccin y reclutamiento de personal Pruebas de cumplimiento

REF/PT

ELABORADO L.J.E L.J.E L.J.E

FECHA O1-07-2013 O1-07-2013

O1-07-2013 L.J.E O1-07-2013

Verificar el registro de los movimientos bancarios Investigar y examinar los comprobantes de respaldo delos cheques de alguna consideracin de pago Verificar las correcciones de las conciliaciones bancarias Verificar que las personas que consta como autorizados sea la misma. Verificacin del mtodo de conciliaciones bancarias y su periodicidad Verificar los procesos de contratacin de personal Verificar el seguimiento de normas para la evaluacin del personal Comprobar el seguimiento de las normas vigentes para la contraccin del personal administrativo Verificar el Coordinacin los procesos para concursos de mritos y oposicin, bajo las modalidades constantes en la Ley Pruebas Sustantivas

L.J.E L.J.E

O1-07-2013 O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

L.J.E

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O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

Realizar conciliaciones bancarias Realizar planillas de circulacin con el 100% de las cuentas bancarias manejas por la institucin Elaboracin de cedulas sumarias a la saldo disponible en bancos seleccionar las metodologas y procedimientos de seleccin de personal realizar la constatacin de los documentos que respalde la realizacin de

L.J.E L.J.E L.J.E

O1-07-2013 O1-07-2013 O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

concurs pblicos Realizar la revisin a los estados financieros Realizar un anlisis de los procesos de evaluacin del personal Realizar un cedula sumara a los concursos de mritos y oposicin para la contratacin de personal 14 MATRIZ DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA

L.J.E

O1-07-2013

L.J.E

O1-07-2013

15 PRODUCTO OBTENIDO Informe de auditora acerca de la cuenta Banco y los procesos de

administracin y contratacin de personal

16 OBSERVACIONES No hubo la informacin adecuada

Srtas. Lorena Galeas y Jasmina rojas

ELABORADO POR

Ing. Bolvar Laverde Castro

REVISADO POR

Srta Jasmina rojas JEFE DE EQUIPO

Srta. Lorena Galeas SUPERVISOR

APROBADO POR

Eco. Pedro Briones Veliz DELEGADO PROVINCIAL DE SUCUMBIOS

Fecha: Francisco de Orellana, de junio de 2013