GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto Auditoria-Geral do Estado

Manual de Orientaes para Aplicao de Recursos e Prestao de Contas de Convnios

Dezembro/2007

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS Acio Neves da Cunha Governador do Estado de Minas Gerais SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO Renata Maria Paes de Vilhena Secretria de Estado AUDITORIA-GERAL DO ESTADO Maria Celeste Morais Guimares Auditora-Geral Elaborao Luiza Soraia Silva Ghader Rubens Geraldo Stancioli Francisco Moreira de Miranda Junior Ivana Maria Fernandes Martins Reviso 2 edio Ivana Maria Fernandes Martins Roberta Corra Lima Igncio da Silva Patrcia Fidlis Silveira

Projeto Grfico Walkiria Guimares Mnica Maria Melillo Lima Diretoria de Planejamento Racionalizao e Informao da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto

APRESENTAO
A Auditoria-Geral do Estado e outros rgos estaduais recebem diversas consultas de prefeituras e organizaes no governamentais sobre os procedimentos a serem adotados em relao aos convnios e sua prestao de contas. No mbito do Estado de Minas Gerais, a celebrao e prestao de contas de convnios de natureza financeira que tenham por objeto a execuo de projetos ou a realizao de eventos est regulamentada pelo Decreto n. 43.635, de 20 de outubro de 2003. A citada norma estabelece critrios, requisitos e vedaes para celebrao e formalizao de convnios, liberao e gerenciamento dos recursos, execuo do objeto e prestao de contas. Em vista disso, atuando pedaggica e preventivamente, a Auditoria-Geral do Estado que, segundo prev o inciso VIII, do artigo 2, do Decreto n. 44.655, de 19 de novembro de 2007, tem competncia para estabelecer normas e procedimentos de auditoria e correio a serem adotados pelos orgos e pelas entidades do Poder Executivo, em conjunto com a Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto, elaborou este "Manual", considerando a necessidade de disciplinar e detalhar padres a serem observados quanto aos procedimentos adotados na formalizao, execuo e prestao de contas de convnios, evitando possveis irregularidades que possam inviabilizar futuras liberaes de recursos por parte do Governo do Estado de Minas Gerais.

A publicao dos Decretos ns. 44.083, de 10 de agosto de 2005, 44.173, de 19 de dezembro de 2005, 44.293, de 10 de maio de 2006, e 44.631, de 05 de outubro de 2007, alteraram vrios dispositivos do Decreto n. 43.635/2003. A 2 Edio do "Manual de Orientaes para Aplicao de Recursos e Prestao de Contas de Convnios" inclui a nova parte da Legislao Estadual, adaptada de modo prtico, objetivando um entendimento dos procedimentos para celebrao e prestao de contas de convnios.

SUMRIO
1. INTRODUO ................................................7 1.1. Conceitos Gerais ....................................8 1.2. Legislao Aplicvel ..............................12 2. DISTINO ENTRE CONVNIOS E CONTRATOS ..13 3. FASES DO CONVNIO ..................................15 3.1. Proposio do convnio ........................16 3.1.1. Requisitos obrigatrios ..................17 3.1.2. Comprovao da regularidade junto Administrao Pblica ..................23 3.1.3. Apreciao e aprovao da minuta de convnio ....................................30 3.1.4. Impedimentos ................................31 3.2. Celebrao/Formalizao do convnio 32 3.2.1. Prembulo ......................................32 3.2.2. Clusulas obrigatrias ....................32 3.2.3. Vedaes ........................................36 3.2.4. Abertura de conta-corrente especfica ..36 3.2.5. Assinatura do Convnio ..................37 3.2.6. Cincia ao Poder Legislativo............37 3.2.7. Publicao ......................................38 3.3. Execuo do convnio ..........................39 3.3.1. Liberao dos recursos....................39 3.3.1.1. Da forma ..................................40 3.3.1.2. Da aplicao dos recursos ........40 3.3.1.3. Da suspenso das liberaes ....41 3.4. Execuo fsica do convnio..................43 3.5. Licitao................................................44

3.6. Documentos comprobatrios das despesas realizadas ......................................47 3.6.1. Carimbos que devero constar nos documentos comprobatrios das despesas realizadas ..............................48 3.6.2. Campos dos documentos fiscais que devero ser conferidos ....................50 3.7. Processos de Pagamentos......................53 3.8. Saldos verificados aps o encerramento do programa/projeto ............................56 3.9. Contrapartida ......................................57 3.10. Natureza de despesa ..........................59 3.11. Capacitao de profissionais/contratao de outros servios de terceiros ..............60 4. PRESTAO DE CONTAS DO CONVNIO ......62 4.1. Documentos que devero compor a prestao de contas ....................................65 a) Documentos comuns a todos os processos ..............................................65 b) Documentos especficos de aquisio de materiais permanentes ................66 c) Documentos especficos de obras, reforma, ampliao e construo..............66 d) Documentos especficos de capacitao de profissionais/contratao de outros servios de terceiros ........................67 5. DISPOSIES FINAIS ....................................70

1. INTRODUO
O repasse de recursos para rgos e entidades de qualquer nvel de governo ou para instituies privadas, a ttulo de cooperao, auxlio ou assistncia financeira, do qual no decorra de determinao constitucional ou legal ou se destine ao Sistema nico de Sade, denominado transferncia voluntria. Dito de outra forma, so consideradas como transferncias voluntrias as descentralizaes de recursos a rgos e entidades de qualquer nvel de governo ou para instituies privadas, destinadas realizao de aes cuja competncia seja do Estado ou tenham sido delegadas com nus para o Estado. As transferncias voluntrias podem ser realizadas por meio dos seguintes instrumentos: convnio, contrato de repasse e termo de parceria. Sendo o uso de recursos pblicos regulamentado por complexa e diversificada legislao, como o Decreto Estadual n 43.635 de 20/10/2003, qual se subordinam tanto o rgo financiador, quanto as entidades beneficiadas, torna-se de extrema importncia observar cuidadosamente todas as orientaes e instrues contidas neste "Manual". Nesta publicao, que destinada precipuamente aos gestores pblicos estaduais e municipais, como tambm a organizaes no governamentais, trataremos prioritariamente da modalidade convnio e da sua prestao de contas.

1.1 - Conceitos Gerais

A Instruo Normativa da Secretaria do Tesouro Nacional n 01/1997 e o Decreto Estadual n 43.635, de 20 de outubro de 2003, estabelecem os seguintes conceitos: 1.1.1 - Convnio: instrumento que disciplina a transferncia de recursos pblicos da Administrao Pblica Estadual, para rgos e entidades de qualquer nvel de governo ou para instituies privadas, visando execuo de programas de trabalho ou de outros eventos com durao certa, em regime de mtua cooperao. 1.1.2 - Concedente: rgo ou entidade da Administrao Pblica direta ou indireta responsvel pela transferncia de recursos financeiros ou descentralizao de crditos oramentrios destinados execuo do objeto do convnio. 1.1.3 - Convenente: rgo ou entidade da Administrao Pblica direta ou indireta, de qualquer esfera de governo, ou organizao particular com a qual a Administrao pactue a execuo de programa, projeto, atividade ou evento de durao certa, mediante a celebrao de convnio. 1.1.4 - Interveniente: rgo da Administrao Pblica direta ou indireta, de qualquer esfera de governo, ou organizao particular que participa do convnio para manifestar consentimento ou assumir obrigaes em nome prprio. 1.1.5 - Executor: rgo da Administrao Pblica direta ou indireta, de qualquer esfera de governo, ou organizao particular, responsvel direto pela execuo do objeto do convnio.

1.1.6 - Contribuio: transferncia corrente ou de capital concedida em virtude de lei, destinada a pessoas de direito pblico ou privado sem finalidade lucrativa e sem exigncia de contraprestao direta em bens ou servios. 1.1.7 - Auxlio: transferncia de capital derivada da Lei Oramentria que se destina a atender a nus ou encargo assumido pela Unio e pelo Estado e somente ser concedida a entidade sem finalidade lucrativa. 1.1.8 - Subveno Social: transferncia que independe de lei especfica, a instituies pblicas ou privadas de carter assistencial ou cultural, sem finalidade lucrativa, com o objetivo de cobrir despesas de custeio. 1.1.9 - Nota de movimentao de crdito: instrumento que registra os eventos vinculados descentralizao de crditos oramentrios. 1.1.10 - Termo aditivo: instrumento que tenha por objetivo a modificao de convnio j celebrado, formalizado, durante a sua vigncia, vedada a alterao da natureza do objeto aprovado. 1.1.11 - Objeto: o produto final do convnio, observados o programa de trabalho e as suas finalidades. 1.1.12 - Termo de parceria: institudo pela Lei Federal n 9.790, de 23 de maro de 1999, o termo de parceria o instrumento firmado entre o Poder Pblico e as entidades qualificadas como Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico - Oscip, destinado formao de vnculo de cooperao entre as partes, para o fomento e a execuo de atividades consideradas de interesse pblico, previstas no art. 3 da citada Lei.

1.1.13 - Termo de Convnio: instrumento de formalizao de um convnio, no qual so pactuadas as responsabilidades dos partcipes. 1.1.14 - Termo Simplificado de Convnio: instrumento de formalizao de um convnio, no qual so pactuadas as responsabilidades dos partcipes, quando: a) o valor da transferncia for igual ou inferior ao previsto na alnea "a", inciso II, do art. 23 da Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993, com suas alteraes, corrigido na forma do art. 120 do mesmo diploma legal; b) o convenente ou o destinatrio da transferncia ou da descentralizao for rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal, Estadual, Municipal ou do Distrito Federal; e c) se tratar do custeio ou financiamento de programas suplementares definidos no inciso VII do art. 208, da Constituio Federal, executados por rgo pblico, ou por entidade da administrao estadual ou municipal. De acordo com o art. 1 - A do Decreto n. 44.631, de 05 de outubro de 2007, que altera o Decreto n 43.635, de 20 de outubro de 2003, a forma do termo simplificado de convnio ser regulamentada pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto em conjunto com a Auditoria-Geral do Estado. 1.1.15 - Termo de Cooperao Tcnica: o instrumento utilizado para formalizar inter-relaes de

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cooperao tcnica que no envolvam transferncia de recursos financeiros. 1.1.16 - Ao: especificao das atividades previstas para a execuo de programas, projetos, ou eventos que, se atingidas, propiciaro a concluso do objeto de um convnio. 1.1.17 - Etapa/Fase: o desdobramento de cada meta de um convnio. 1.1.18 - Prazo de Execuo: perodo determinado para a execuo das metas propostas no Plano de Trabalho. 1.1.19 - Prazo de Vigncia: compreende o prazo de durao do convnio, que dever ser fixado de acordo com o prazo previsto para a consecuo do objeto e em funo das metas estabelecidas. 1.1.20 - Proponente: a pessoa jurdica de direito pblico ou privado que prope Administrao a execuo de programa, projeto, atividade ou evento, mediante a apresentao do respectivo Plano de Trabalho e/ou Projeto Bsico. 1.1.21 - Transferncia de Recursos: expresso usada de forma genrica para informar que, em decorrncia de um convnio, a Administrao Pblica comprometer suas dotaes oramentrias e repassar o recurso financeiro correspondente ao convenente. 1.1.22 - Unidade Gestora: unidade oramentria ou administrativa que realiza atos de gesto oramentria, financeira e/ou patrimonial, cujo titular est sujeito Tomada de Contas Anual, conforme disposto nos arts 81 e 82, do Decreto-Lei n. 200, de 25 de fevereiro de 1967.

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1.2 - Legislao Aplicvel

Dentre as normas aplicveis matria, destacamos:

Constituio da Repblica Federativa do Brasil; Constituio do Estado de Minas Gerais; Lei Federal Complementar n. 101/2000; Lei Complementar n 33 de 28/06/94 Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais Lei Federal n.. 4.320/1964 e alteraes; Lei Federal n.. 8.666/1993 e alteraes; Decreto Estadual n.. 43.635/2003 e alteraes; Decreto Estadual n. 44.173/2005; Decreto Estadual n. 44.083/2005; Decreto Estadual n. 44.293/2006; Decreto Estadual n. 44.424/2006; Decreto Estadual n. 44.631/2007; Resoluo Conjunta SEPLAG/AUGE n. 5958/2006 e alteraes; Instrues Normativas da Secretaria do Tesouro Nacional/STN: IN n 001/1997 com alteraes: IN n 01/1999, IN n 01/2000, IN n 05/2001, IN n 06/2001, IN n 01/2002 e IN n 02/2002. Instrues Normativas do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais IN n 08/2003, IN n 02/2004, IN n 03/2004, IN n 04/2004, IN n 06/2004, IN n 01/2005, IN n 04/2005

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2 - DISTINO ENTRE CONVNIOS E CONTRATOS

a) o termo de convnio deve ter utilizao restrita aos casos em que o interesse dos signatrios seja absolutamente concorrente, um objetivo comum, ao contrrio do que ocorre no contrato, em que o interesse dos que o firmam diverso e contraposto; b) no convnio, por almejarem o mesmo interesse, no so aqueles que o firmam em rigor, partes, como nos contratos, tanto que no podem cobrar taxa de remunerao entre si; c) no convnio no cabe aplicao de penalidade por resciso, bastando no haver mais interesse na sua continuao para que se promova a sua denncia. Cabe, todavia, penalidade pela aplicao irregular do recurso; d) no h amparo jurdico para o ajuste de convnios em que a parte responsvel pela execuo dos servios ou obras possa subempreitar ou subcontratar a execuo do objeto; e) o uso do convnio, quando cabvel o contrato, no pode ser caracterizado como mero erro de forma, vez que o regramento entre ambos diverso e a ao dos rgos de controle nos

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convnios menos intensa. Subjacente ao interesse em no adotar o instrumento do contrato, poder ficar caracterizado o interesse de mitigar a ao do controle, cabendo responsabilizao da autoridade responsvel, nos termos da Lei Federal n. 8.429/92, arts. 10, II ou 11, I.

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3 - FASES DO CONVNIO
Normalmente, um convnio envolve quatro fases, que se desdobram em vrios procedimentos:

Proposio Celebrao/Formalizao Execuo Prestao de Contas

Durante a execuo de cada fase, importante ficar atento legislao pertinente, a fim de se evitar que o convnio ou a sua prestao de contas sejam rejeitados. A seguir, comentada cada uma das fases e seus respectivos procedimentos, com vistas perfeita execuo do convnio.

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3.1 - Proposio do convnio

Os convnios e os contratos de repasse podem ter diferentes origens: 1.Proposta ou projeto formulados pelo prprio interessado diretamente ao rgo ou entidade que disponha de recursos aplicveis ao objeto pretendido. Aps anlise da necessidade e da viabilidade do objeto proposto, das informaes cadastrais do proponente e da sua regularidade, o rgo ou a entidade poder aprovar o convnio e liberar os recursos financeiros. 2.Prprio rgo ou prpria entidade que detectam a existncia de necessidades ou desejam implementar programas. Os interessados so, ento, contactados, para que efetivem sua participao no programa/projeto. 3.Apresentao de emenda ao Oramento Fiscal por parlamentar. Ao ser publicada a Lei do Oramento, j haver previso dos recursos financeiros para a consecuo do objeto proposto na emenda. A liberao dar-se- de acordo com o planejamento do Poder Executivo, observadas as disponibilidades financeiras.

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3.1.1 - Requisitos obrigatrios O Decreto n 43.635, de 2003, prev, em seus artigos 2 e 3, como requisitos obrigatrios para a celebrao de convnio: I - autorizao prvia da Secretaria de Estado de Governo nos termos do Decreto n 44.424, de 21 de dezembro de 2006; II -preenchimento de proposta do interessado ao titular do rgo ou entidade responsvel pelo programa, projeto, servio ou benefcio, mediante a apresentao do Plano de Trabalho. Plano de Trabalho o instrumento que integra a solicitao de convnio, contendo todo o detalhamento das responsabilidades assumidas por cada um dos partcipes. o documento elaborado pelo convenente titular da instituio responsvel pelo programa, constituindo-se na pea mais importante para obteno dos recursos, vez que servir de base para o estabelecimento das clusulas do convnio, a sua execuo, controle, fiscalizao e prestao de contas. O plano de trabalho dever conter: a) Razes que justifiquem a celebrao do convnio. O propositor tem que apresentar justificativa fundamentada dos motivos para a celebrao do convnio.

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b) Descrio completa do objeto a ser executado. O objeto a alma do convnio e precisa ser bastante claro, pois uma vez definido no poder ser modificado. A formalizao e a execuo do convnio dever observar fielmente o que foi avenado no objeto, sendo qualquer execuo no prevista considerada desvio de finalidade. c) As metas qualitativas e quantitativas a serem atingidas e os respectivos prazos de execuo do objeto, com previso de incio e fim. No s por exigncia normativa, mas, tambm, pelo princpio do planejamento administrativo, o instrumento dever prever os objetivos que devero ser atingidos, nominados e quantificados na proporo do tempo que cada um ir demandar. d) Previso expressa dos critrios objetivos de avaliao de desempenho a serem utilizados, mediante indicadores de desempenho de qualidade, de produtividade e resultado social. Devero ser estabelecidos critrios e indicadores que permitam um acompanhamento, controle e avaliao de desempenho da execuo do convnio. e) Cronograma e o plano de aplicao dos recursos financeiros a serem desembolsados pelo concedente. O proponente deve discriminar de forma detalhada todas as etapas previstas no projeto, de forma a permitir o seu acompanhamento e controle de sua execuo e

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desempenho. Dever constar a meta, a especificao, o indicador, a durao, a quantidade, os prazos de incio e fim, as pessoas beneficiadas, dentre outras informaes. f) A contrapartida financeira do proponente, se for o caso, para cada projeto ou evento. Contrapartida a parcela de colaborao do convenente para a execuo do objeto do convnio, em geral, um percentual previamente fixado na Lei de Diretrizes Oramentrias. A Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO, Lei Estadual n 16.314, de 10/08/2006, para o exerccio de 2007, fixou os limites mnimo e mximo da contrapartida nos seguintes termos: "Art. 28 - A transferncia voluntria de recursos para Municpio, em virtude de convnio, acordo ou instrumento congnere, salvo durante a vigncia de estado de calamidade pblica ou emergncia decretado no Municpio e homologado pelo Governador do Estado, fica condicionada comprovao, por parte do Municpio beneficiado, de: I - atendimento aos requisitos estabelecidos no 1 do art. 25 da Lei Complementar Federal n 101, de 2000; II - instituio e arrecadao da totalidade dos impostos de sua competncia previstos na Constituio da Repblica. 1 A transferncia de que trata o caput ter finalidade especfica e estar condicionada ao oferecimento de contrapartida, pela Prefeitura beneficiada, no inferior a:

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I - 5% (cinco por cento) para os Municpios do Estado includos nas reas de atuao da Agncia de Desenvolvimento do Nordeste - Adene - ou do Instituto de Desenvolvimento do Norte e Nordeste de Minas Gerais - Idene - ou para os Municpios com ndice de Desenvolvimento Humano Municipal - IDH-M - menor ou igual a 0,700 (zero vrgula setecentos), segundo clculo efetuado pela Fundao Joo Pinheiro para o ano de 2000; II - 10% (dez por cento) para os Municpios do Estado no includos no inciso I; III - 1% (um por cento) para os Municpios cuja quota do Fundo de Participao dos Municpios - FPM - seja superior ao valor do repasse do ICMS recebido no ms imediatamente anterior. 2 - A exigncia de contrapartida, estabelecida no 1, no se aplica s transferncias destinadas cobertura de gastos com ensino fundamental e com sade. 3 - vedada a transferncia de recursos a Municpio em situao irregular, bloqueado na tabela de credores do SiafiMG."

fundamental para a aprovao de um convnio que o convenente atenda s condies de participao. Qualquer falha no projeto ou inobservncia de uma exigncia pode inviabilizar a obteno de recursos estaduais.

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g) A estipulao dos limites e critrios para despesas com remunerao e vantagens de qualquer natureza a serem percebidas pelos executores do convnio, no exerccio de suas funes, excetuado o disposto no inciso II do art.15 do Decreto Estadual n 43.635/2003. Neste sentido, est proibido o pagamento, a qualquer ttulo, a servidor ou empregado pblico, integrante de quadro de pessoal de rgo pblico ou entidade pblica da administrao direta ou indireta, por servios de consultoria ou assistncia tcnica. h) A especificao completa do bem a ser produzido ou adquirido e, no caso de obras, instalao ou servios, o projeto bsico, entendido como tal o conjunto de elementos necessrios e suficientes para caracterizar, com nvel de preciso adequado, sua viabilidade tcnica, o custo, fases ou etapas, prazos de execuo, devendo conter os elementos que dispe o inciso IX do art. 6 da Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993; De acordo com o Decreto n. 44.293, de 10 de maio de 2006, que alterou o Decreto n. 43.635/2003, o Projeto Bsico poder:

No caso de convnio com valor igual ou inferior a R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), previsto na alnea "a" do inciso II do caput do art. 23 da Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993, poder integrar o Plano de Trabalho, de que tratam o caput e o inciso V do artigo 3, do Decreto 43.635/2003, o projeto bsico simplificado contendo especificaes mnimas, desde que essa simplificao no comprometa o acompanhamento e controle da execuo da obra ou instalao.

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 Admitir-se-, ainda, para a celebrao do convnio, que o projeto bsico se faa sob a forma de pr-projeto, desde que do termo de convnio conste clusula especfica suspensiva que condicione a liberao das parcelas de recursos ao atendimento prvio da apresentao do projeto bsico na forma prevista acima, conforme o caso.

Para calcular o custo do objeto proposto, o interessado dever realizar prvias pesquisas de preos no mercado fornecedor dos produtos ou dos servios pleiteados. Tambm poder se valer de informaes contidas em bancos de dados informatizados, pesquisas na Internet, publicaes especializadas e outras fontes. Preferencialmente, a pesquisa de preos dever envolver o mercado mais prximo ao convenente, espelhando os valores vigentes nas respectivas localidades. No entanto, nada impede a realizao de pesquisa de preos com produtores ou fornecedores situados em outros locais.

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O gestor deve atentar para a fidedignidade e exatido das informaes contidas no plano de trabalho. Qualquer inexatido ou falsidade de informaes implicar a nocelebrao do convnio.

A exatido das informaes do plano de trabalho tem repercusso, tambm, na execuo do convnio e na respectiva prestao de contas. A fiscalizao dos rgos estaduais de controle baseia-se nas informaes do plano de trabalho para fixar critrios de avaliao do alcance das metas propostas. Subestimar ou superestimar as metas, os custos ou o cronograma de execuo do objeto do convnio poder trazer srias conseqncias para o gestor do convnio. 3.1.2 - Comprovao de regularidade junto Administrao Pblica

Para celebrar o convnio, o interessado dever comprovar que se encontra em situao regular perante Administrao Pblica.
Desta forma, o Decreto n. 43.635/2003, recentemente alterado pelo Decreto n. 44.631, de 10 de outubro de 2007, define, em seu artigo 11, os documentos necessrios para comprovao da regularidade do convenente.

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Visando otimizar a realizao de convnios com a Administrao Pblica Estadual foi institudo, por meio do art. 5. do Decreto Estadual n. 44.293, de 10 de maio de 2006, o Cadastro Geral de Convenentes aptos a estabelecer convnios com a Administrao Pblica Estadual, que tem como finalidade a certificao da habilitao dos convenentes. O Cadastro Geral de Convenentes - CAGEC gerido pela Auditoria-Geral do Estado e regulamentado pela Resoluo Conjunta SEPLAG/AUGE n. 5958, de 11 de maio de 2006 e suas alteraes. A situao de regularidade do convenente ser comprovada mediante Certificado, em substituio aos documentos solicitados, de acordo com o convenente: I - Municpios: a) Certido emitida pelo Tribunal de Contas do Estado comprovando o cumprimento dos limites constitucionais e daqueles previstos na Lei Orgnica do Municpio, no tocante educao e sade; b) Declarao do Prefeito sobre a instituio e arrecadao dos tributos de sua competncia, previstos na Constituio da Repblica; c) Declarao que se acha em dia quanto ao pagamento de tributos, emprstimos e financiamentos devidos ao ente transferidor, bem como quanto prestao de contas de recursos anteriormente dele recebidos; d) Declarao quanto observncia dos limites das dvidas consolidada e mobiliria, de operaes de crdito, inclusive por antecipao de receita, de inscrio em Restos a Pagar, quando couber; e) Cpia referente ao termo de posse do Prefeito atual, da carteira de identidade e do comprovante de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas - CPF;

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f) Comprovantes de inexistncia de dbito junto ao Instituto Nacional de Seguro Social - INSS referentes aos 03 (trs) meses anteriores, ou Certido Negativa de Dbito - CND - atualizada e, se for o caso, a regularidade quanto ao pagamento de parcelas mensais a dbitos negociados; g) Certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio - FGTS; h) Cpia do carto de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas - CNPJ, atual ou revalidado; i) Comprovao do poder de representao do signatrio; e j) Certido emitida pelo Tribunal de Contas do Estado, atestando o cumprimento dos limites e exigncias da Lei Complementar Federal n 101, de 04 de maio de 2000. II - Entidades de Assistncia Social: a) Atestado de Cadastramento de Entidade de Ao Social junto Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social, dentro do prazo de validade; b) Certido Negativa de dbito junto ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS; e c) Certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio - FGTS. III - Entidades Esportivas, de Carter Amador e sem Fins Lucrativos: a) Atestado de cadastramento de entidade com objetivo de prtica de esporte amador junto

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Secretaria de Estado de Esporte e Juventude, dentro do prazo de validade; b) Certido Negativa de dbito junto ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS; e c) Certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio - FGTS. IV - Outras entidades previstas em Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO: a) Cpia do estatuto contendo, obrigatoriamente: 1. registro no Cartrio Cvel de Pessoas Jurdicas; 2. finalidade social, clara e definida, ligada s atividades prprias do concedente; 3. dispositivo expresso de que a entidade no possui fins lucrativos e no distribui lucros e dividendos, nem concede remunerao ou parcela do seu patrim nio, vantagens ou benefcios sob nenhuma forma ou pretexto a dirigentes, conselheiros, associados, instituidores ou mantenedores; 4. dispositivo de que, em caso de encerramento das atividades, seu patrimnio se destine entidade congnere, legalmente constituda e portadora do ttulo de utilidade pblica estadual, atualizado; 5. perodo de mandato da diretoria; b) Cpia das seguintes atas registradas em Cartrio Civil de Pessoas Jurdicas: 1. da fundao; 2. de eleio do Conselho Deliberativo, da Diretoria e Conselho Fiscal, conforme o estatuto, contendo nome dos membros, vigncia do mandato e assinatura dos participantes; e

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3. da reunio de aprovao do estatuto; c) Atestado de funcionamento expedido pelo Ministrio Pblico, Promotor de Justia, Juiz de Direito, Juiz de Paz, Prefeito, Presidente da Cmara Municipal ou seus substitutos legais da comarca em que a entidade for sediada, inclusive, com a declarao de funcionamento nos termos da legislao vigente; d) Cpia da lei de utilidade pblica federal, estadual ou municipal; e) Certido Negativa de dbito junto ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS; f) Certido de regularidade perante o Fundo de Garantia de Tempo de Servio - FGTS; g) Cpia do carto de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas - CNPJ, atual ou revalidado; e h) Cpia da carteira de identidade e comprovante de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas - CPF, do dirigente mximo ou representante legal. V - rgos, entidades e empresas pblicas e sociedades de economia mista: a) cpia autenticada do ato de designao do dirigente do rgo ou entidade, com a indicao da data de publicao no rgo Oficial dos Poderes do Estado; b) cpia autenticada da carteira de identidade e do documento comprobatrio de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas - CPF, do dirigente; c) cpia do carto de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica - CNPJ;

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d) certido negativa de dbitos - CND junto ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, ou prova de inexistncia de dbito referente aos trs meses anteriores, ou, se for o caso, prova de regularidade quanto ao pagamento das parcelas mensais relativas aos dbitos renegociados; f) certido de regularidade com o Fundo de Garantia de Tempo de Servio - FGTS; e g) lei ou decreto de criao. VI - Outras entidades no governamentais: a) cpia do contrato social ou do estatuto, com suas alteraes, conforme o caso, contendo, obrigatoriamente: 1. inscrio no Registro Cvel de Pessoas Jurdicas; 2. finalidade social, clara e definida, ligada s atividades prprias do concedente; e 3. perodo de mandato da diretoria; b) cpia das seguintes atas registradas no Registro Civil de Pessoas Jurdicas: 1. da fundao; 2. de eleio do Conselho Deliberativo, da Diretoria e do Conselho Fiscal, conforme o estatuto, contendo nome dos membros, vigncia do mandato e assinatura dos participantes; e 3. da reunio de aprovao do estatuto; c) atestado ou alvar de funcionamento; d) certido negativa de dbitos - CND atualizada junto ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, ou prova de inexistncia de dbito referente aos

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trs meses anteriores, ou, se for o caso, prova de regularidade quanto ao pagamento das parcelas mensais relativas aos dbitos renegociados; e) prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Servio - CRF-FGTS; f) prova de inscrio no cadastro nacional de pessoa jurdica - CNPJ; g) cpia autenticada da carteira de identidade e do documento comprobatrio de inscrio no Cadastro de Pessoas Fsicas - CPF, do dirigente mximo ou representante legal; e h) certificado de qualificao como organizao da sociedade civil de interesse pblico - OSCIP, quando for o caso. IMPORTANTE: Alguns documentos so especficos, devendo ser apresentados a cada convnio celebrado, so eles: Em se tratando de municpios: - Declarao do Prefeito indicando as dotaes oramentrias por onde correro as contrapartidas, quando for o caso; - Comprovante de abertura de conta bancria especfica em instituio financeira oficial e, na inexistncia, em outra agncia bancria local. No caso de outras entidades previstas na Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO: - Declarao assinada pela maioria absoluta dos membros do Conselho Deliberativo, da Diretoria e do Conselho Fiscal, concordando com a assinatura do convnio.

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Os rgos ou entidades estaduais transferidores de recursos devem verificar a situao de adimplncia de que trata o art. 11 do Decreto Estadual n 43.635/2003 em relao ao ente beneficirio da transferncia de recursos, bem como de seu respectivo rgo ou entidade com o qual o convnio foi diretamente formalizado.

Caso o convenente esteja classificado como inadimplente no SIAFI por problemas relativos a convnios executados na gesto anterior, o gestor atual deve solicitar ao rgo repassador dos recursos a imediata instaurao de Tomada de Contas Especial e a inscrio do responsvel na conta "Diversos Responsveis". Procedendo assim, poder ser suspensa a chancela de inadimplente e permitida a celebrao de novos convnios (art. 10, 2o, do Decreto 43.635/2003).
3.1.3 - Apreciao e aprovao da minuta de convnio

A celebrao de convnios e seus respectivos termos aditivos esto atreladas aprovao formal da autoridade competente. Tal aprovao se fundamentar nos pareceres emitidos pelos setores tcnico e jurdico do ente concedente que apreciaro os textos das minutas do convnio, devendo, ainda, analisar os seguintes documentos: a) extrato do cadastramento prvio do Plano de Trabalho emitido pelo Sistema de Gesto de Convnios, Portarias e Contratos do Estado de Minas Gerais, institudo atravs do Decreto n. 44.424/2006;

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b) comprovao da capacidade jurdica do proponente e de seu representante; c) comprovao da capacidade tcnica, quando for o caso; d) comprovao da regularidade fiscal, por meio do Cadastro Geral de Convenentes do Estado de Minas Gerais - CAGEC; e) comprovao de que no h pendncias do proponente junto Administrao Pblica (inclusive com consulta ao CAFIMP); f) cpia do certificado ou comprovante do registro de entidade de fins filantrpicos, quando for o caso. 3.1.4 - Impedimentos

vedada a destinao de recursos para: a) sindicatos de servidores pblicos, associaes ou clubes de servidores pblicos, excetuadas as destinaes de recursos que tenham sido objeto de autorizao legal; b) para municpio, rgo ou entidade de direito pblico ou privado que esteja em mora, inadimplente ou com outro convnio em situao irregular perante Administrao Pblica Estadual, salvo aquelas relativas sade, educao e assistncia social conforme art. 25, 3 da Lei Complementar n 101/2000; c) para poderes, rgos e municpios que descumprirem os limites previstos na Lei Complemen-tar n 101/2000; d) celebrao de convnio com repasse de recursos de subveno social e auxlio para despesa de capital a entidades com finalidade lucrativa.

Observar sempre o que dispe a Lei de Diretrizes Oramentrias.

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3.2 - Celebrao/Formalizao do convnio

Analisados os requisitos para a proposio do convnio e, no havendo impedimentos quanto celebrao do mesmo, este dever ser formalizado segundo os critrios discriminados na norma, como detalhamos a seguir: 3.2.1- Prembulo semelhana dos contratos administrativos, todo convnio deve ser formalizado por escrito e, como qualquer acordo, deve conter, preliminarmente, dados precisos de identificao dos partcipes, devendo o prembulo, obrigatoriamente, conter as seguintes informaes:

numerao seqencial no exerccio; nome e CNPJ dos rgos e entidades que estejam firmando o documento; nome, endereo, nmero e rgo expedidor da carteira de identidade e o CPF dos titulares dos rgos ou entidades concedente e convenente; dispositivos legais de credenciamento e sujeio do convnio e sua execuo s leis em vigor e ao Decreto Estadual n 43.635/2003.

3.2.2- Clusulas obrigatrias Segundo o art. 12 do Decreto Estadual n. 43.635/03, todo convnio dever, obrigatoriamente, conter clusulas que disponham sobre: a) Objeto do convnio, sua finalidade e seus elementos caractersticos.

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O objeto a parte nuclear do convnio e no poder ser alterado. Desta forma, dever de forma detalhada, clara e precisa especificar o que dever ser realizado ou obtido em consonncia com o plano de trabalho aprovado. b) Deveres e responsabilidades dos partcipes. O convnio um acordo bilateral na busca da realizao de um servio, objeto social, de um objetivo comum. Desta forma, dever conter as obrigaes de cada um na execuo do objeto, na aplicao dos recursos e na contribuio financeira. c) Prazo de vigncia. Dever prever o incio e o fim de cada fase ou etapa que compe a realizao do projeto, em funo das metas estabelecidas no plano de trabalho, e a prestao de contas, a qual ocorrer at 60 (sessenta) dias aps o trmino do prazo de execuo (alterao pelo Decreto Estadual n. 44.293, de 10 de maio de 2006). d) A obrigao do concedente de prorrogar de ofcio a vigncia do convnio, mediante justificativa formalizada aprovada pela autoridade mxima do rgo ou entidade, quando houver atraso na liberao de recursos ou na execuo, limitada a prorrogao ao exato perodo do atraso verificado, ou mediante justificativa formalizada aprovada pelo autoridade mxima do concedente (alterao pelo Decreto Estadual n. 44.631, de 05 de outubro de 2007); e) Prerrogativa do ente concedente de exercer o controle e a fiscalizao sobre a execuo, bem como transferir ou assumir a responsabilidade do mesmo no caso de paralisao ou fato relevante que venha a ocorrer.

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Prevalece o interesse pblico e as prerrogativas da Administrao na gesto dos servios e finalidades pblicas. f) Classificao funcional-programtica da despesa com seus respectivos valores. Toda despesa dever estar previamente prevista e com a dotao oramentria especfica. g) A liberao dos recursos, obedecendo o cronograma de desembolso constante no plano de trabalho. Dever ser realizada com zelo e cuidado, de forma planejada para que no inviabilize a execuo do convnio. h) Obrigatoriedade do convenente e do interveniente, quando for o caso, de prestao de contas parcial e/ou final dos recursos recebidos. Dever obedecer aos requisitos impostos pelos arts. 26 a 31 do Decreto Estadual n. 43.635/03, observando as alteraes feitas pelos Decretos ns. 44.293, de 10 de maio de 2006, e 44.631, de 05 de outubro de 2007. i) Definio do direito de propriedade dos bens remanescentes na data de concluso do objeto ou da extino do convnio e que, em razo deste, tenham sido adquiridos, produzidos, transformados ou construdos. j) Faculdade dos partcipes para denunci-lo ou rescindi-lo, a qualquer tempo, imputando-lhe as responsabilidades decorrentes. k) Obrigatoriedade de restituio ao concedente ou ao Tesouro Estadual de eventual saldo de recursos financeiros. l) Compromisso de restituio, no prazo de 30 (trinta) dias do evento, do valor atualizado do recurso

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recebido e no utilizado na forma prevista no convnio ou quando no houver prestao de contas. m) O compromisso do convenente de recolher conta do concedente o valor atualizado da contrapartida pactuada, quando no comprovar a sua aplicao na execuo do objeto do convnio. n) A indicao, quando for o caso, de cada parcela da despesa relativa parte a ser executada em exerccios futuros, com a declarao de que sero indicados, em termos aditivos, os crditos oramentrios para sua cobertura. o) Indicao de que os recursos para atender s despesas em exerccios futuros, no caso de investimento, esto consignados no plano plurianual ou em lei que o autorize e fixe o montante das dotaes que anualmente constaro do oramento durante o prazo de sua execuo. p) Compromisso de incluso, quando for o caso, dos recursos no anexo de metas fiscais de que tratam os 1 e 2 do art. 4 da Lei Complementar Federal n. 101, de 2000. q) Obrigaes do interveniente e do executor, quando houver. r) Previso de acesso de servidores do sistema de controle interno estadual ao qual esteja subordinado o concedente, a qualquer tempo e lugar, a todos os atos e fatos relacionados direta ou indiretamente com o instrumento pactuado, quando em misso de fiscalizao ou auditoria. s) Compromisso do convenente de movimentar os recursos em conta bancria especfica, quando no integrante do Sistema de Unidade de Tesouraria. t) Forma de divulgao e publicidade do convnio junto comunidade beneficiada e Cmara Municipal, no caso de Municpio.

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u) Quando o convenente for rgo ou entidade da Administrao Pblica Estadual pertencente ao oramento fiscal, devero ser relacionados os itens arrolados no 1 do art. 26 do j citado Decreto Estadual n 43.635/2003, a serem enviados ao concedente para prestao de contas (alterao pelo Decreto Estadual n. 44.631, de 05 de outubro de 2007). v) Indicao do foro competente. 3.2.3 - Vedaes vedada clusula que disponha sobre: a) despesas com multas, juros, taxas bancrias ou correo monetria; b) pagamento de servidor pblico; c) despesas com taxa de administrao; d) transferncia de recursos para clubes, associaes ou quaisquer entidades congneres; e) despesas com publicidade, salvo as de carter educativo, informativo ou de orientao social; f) aditamento prevendo alterao do objeto; g) utilizao de recurso financeiro diversa do objeto; h) realizao de despesas em data anterior ou posterior vigncia do convnio; i) atribuio de vigncia com efeitos financeiros retroativos. 3.2.4 - Abertura de conta-corrente especfica

De incio, deve ser aberta conta-corrente em instituio bancria, preferencialmente, em Banco oficial, para movimentao de recursos financeiros do convnio, sendo informado ao rgo concedente o respectivo nmero da conta bancria no

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ato da assinatura. Em nenhuma hiptese os recursos podem ser movimentados em outras contas do convenente. Tambm, no devem ser gerenciados recursos de diversos convnios em uma mesma conta bancria.

Para cada convnio, uma conta exclusiva. Os Cdigos do banco, da agncia e da conta-corrente devero ser informados, formalmente, no ato da assinatura do convnio, para que ocorra o crdito correto dos recursos, sendo o prprio convenente responsvel pelos dados bancrios fornecidos.

3.2.5 - Assinatura do Convnio: mister a presena de duas testemunhas devidamente qualificadas no ato de formalizao do convnio, que o assinaro com os representantes legais dos partcipes e o interveniente, quando for o caso. 3.2.6 - Cincia ao Poder Legislativo: Assinado o convnio, dever ser dada cincia Assemblia Legislativa ou Cmara Municipal, conforme for o convenente.

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3.2.7 - Publicao: O convnio ou termo aditivo pactuado com a Administrao Pblica s tem validade aps a sua publicao em veculo de comunicao oficial.

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3.3 - Execuo do Convnio

Celebrado o convnio, a execuo das despesas com recursos financeiros transferidos pela Administrao Estadual dever ser realizada com a estrita observncia s normas legais aplicveis, em especial, o Decreto Estadual n. 43.635/2003 e a Lei Federal n. 8.666/1993.

nesta fase que tanto o concedente como os rgos de controle devem exercer com maior acuidade a fiscalizao do convnio, pois envolve desde as regras de liberao e suspenso de recursos at o processo de aquisio e pagamento das despesas. A seguir, detalharemos os principais processos envolvidos nesta fase de execuo.

3.3.1 - Liberao dos recursos

Ateno: No se deve permitir que sejam autorizadas ou realizadas quaisquer despesas antes do efetivo ingresso dos recursos na conta especfica indicada, prtica esta verificada em diversos processos de auditoria e vedada pelo Decreto Estadual n.43.635/2003, em seus arts. 15, V, e 17.

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3.3.1.1 - Da forma A incluso ou no do convenente no oramento fiscal determinar a forma de liberao de recursos, a saber: a) se o rgo convenente for integrante do oramento fiscal: feita sob a forma de descentralizao oramentria; b) se for de outra esfera de governo ou entidade privada: os recursos sero depositados e movimentados em conta especfica, preferencialmente, em banco oficial federal. IMPORTANTE: Em caso de convnio com mais de uma liberao financeira, o convenente apresentar ao concedente, na periodicidade ajustada no instrumento, prestao de contas parcial composta da documentao especificada nos incisos I a XII do art. 26. Havendo mais de uma liberao, a comprovao de que os recursos anteriormente repassados foram rigorosamente aplicados no objeto do convnio dever ocorrer como condio para liberao das parcelas subseqentes. Caso a liberao dos recursos seja efetuada em at duas parcelas, a apresentao da Prestao de Contas se far no final da vigncia do instrumento, globalizando as parcelas liberadas. 3.3.1.2 - Da aplicao dos recursos Os recursos sero mantidos em conta bancria especfica, em nome do convenente, somente

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sendo permitidos saques para pagamento de despesas previstas no plano de trabalho, mediante ordem de pagamento ou cheque nominativo ao credor assinados por dois dirigentes do convenente ou para aplicao em mercado financeiro. Os recursos transferidos, enquanto no utilizados na sua finalidade, devero, obrigatoriamente, ser aplicados no mercado financeiro, na seguinte forma: a) Fundo de aplicao financeira, quando sua utilizao estiver prevista por um prazo inferior a 30 (trinta) dias; b) Caderneta de poupana, no caso de previso para utilizao superior a 30 (trinta) dias. 3.3.1.3 - Da suspenso das liberaes O repasse dos recursos ser suspenso sempre que: a) tiver sido apurada por auditoria ou unidade fiscalizadora aplicao irregular de recursos recebidos; b) aplicao de recursos em outra finalidade que no a do objeto do convnio, atrasos no justificados no cumprimento das etapas ou fases programadas, contrataes vedadas na norma aplicvel, bem como a prtica de quaisquer outros atos proibitivos; c) houver inadimplncia de prestao de contas parcial, se aplicvel;

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d) no forem aplicados os recursos da contrapartida. Ateno: nestes casos, o rgo concedente deve instaurar Tomada de Contas Especial.

Na hiptese do convenente ser ENTIDADE PRIVADA, dever adotar procedimentos anlogos aos previstos na lei de licitaes, devendo o processo ser instrudo com os seguintes elementos: a) razo de escolha do fornecedor; b) justificativa do preo, comprovando sua compatibilidade com o preo de mercado. Neste caso, dever-se- realizar pesquisa de preos no mercado.

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3.4- Execuo fsica do convnio

A execuo fsica do objeto do convnio deve guardar plena consonncia com o plano de trabalho e o cronograma fsico-financeiro previamente pactuado. Pressupe a utilizao dos recursos com a observncia dos princpios da economicidade, eficincia, razoabilidade e, para tanto, os bens ou servios devero ser adquiridos ou contratados mediante processo licitatrio ou procedimento anlogo como determina a norma e os respectivos processos devem seguir os procedimentos de execuo da despesa previstos na Lei n. 4.320/64.

Lembramos que a destinao dos bens construdos ou adquiridos deve estar prevista nas clusulas do convnio quando de sua formalizao.
A documentao dos procedimentos dever demonstrar que os atos praticados esto em consonncia com a legislao vigente e com o plano de trabalho firmado, evitando-se desvio de utilizao de recursos financeiros fora do escopo do objeto, sob pena de responsabilizao da autoridade competente, alm da devoluo dos recursos aplicados indevidamente.

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3.5- Licitao
Ao iniciar efetivamente a utilizao dos recursos, dever ser observada, rigorosamente, a legislao sobre Licitaes e Contratos na Administrao Pblica, consubstanciada na Lei Federal n 8666/93, de 21 de junho de 1993, e alteraes posteriores.

Dessa forma, o convenente dever comprovar o adequado atendimento s normas institudas no referido diploma legal, sob pena de nulidade do ato que originou a despesa realizada.
Os certames licitatrios realizados devero conter, basicamente, os seguintes componentes: pesquisa de preos;

pedidos de compra; autorizao de compra emanada da autoridade competente; designao da comisso de licitao; edital ou carta-convite; aprovao do edital pelo rgo jurdico competente; publicao/divulgao do edital; ata de reunio da Comisso de Licitao para avaliao da habilitao das empresas interessadas: - habilitao jurdica; - qualificao tcnica;

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- qualificao econmico-financeira; - regularidade fiscal; - esclarecimento de quaisquer dvidas que surgirem, em cumprimento do disposto no Inciso XXXIII do art. 5 da Constituio da Repblica (incluso realizada pela Lei Federal n 9.854, de 27 de outubro de 1999, regulamentada pelo Decreto n 4.358, de 05 de setembro de 2002).

Propostas comerciais; ata de reunio da comisso de licitao para julgamento das propostas, acompanhada de mapa comparativo dos preos ofertados; adjudicao da licitao; homologao da licitao; publicao do resultado da licitao; contrato firmado com a(s) empresa(s) Licitante(s) vencedora(s) do certame.

vedado Administrao Pblica contratar, sob qualquer forma, e, ainda, que por meio de compra direta decorrente de dispensa ou inexigibilidade, fornecedores que estejam em dbito com INSS (Constituio da Repblica, art. 195, 3) e FGTS (Lei Federal n 9012/95, art. 2).

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Conforme o valor e a natureza do objeto a ser adquirido ou produzido (obras e servios de engenharia e compras e outros servios), a licitao pode ser realizada por convite, tomada de preos, concorrncia ou prego. A comisso de licitao encarregada de proceder s licitaes deve ser integrada, preferencialmente, por pessoas que possuam um mnimo de conhecimento da legislao especfica e alguma experincia em processos licitatrios. Lembre-se: Mesmo no participando da comisso de licitao, o gestor responsvel pelo processo, pois a autoridade que realiza a homologao do resultado e adjudica o objeto ao vencedor da Licitao.

Na hiptese do convenente ser ENTIDADE PRIVADA, dever adotar procedimentos anlogos aos previstos na lei de licitaes, devendo o processo ser instrudo com os seguintes elementos: a) razo de escolha do fornecedor; b) justificativa do preo, comprovando sua compatibilidade com o preo de mercado. Neste caso, dever-se- realizar pesquisa de preos no mercado.

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3.6 - Documentos comprobatrios das despesas realizadas

As despesas realizadas para aquisio de materiais de consumo, permanentes e/ou contratao de prestao de servios devero ser comprovadas por meio de documentos originais, conforme dispe o art. 27 do Decreto Estadual n. 43.635/2003 (alterao pelo Decreto n. 44.631/2007). Os documentos comprobatrios das despesas devero ser emitidos em nome do convenente, contendo a identificao do convnio, assim como dos demais dados cadastrais do mesmo.

Somente aps a conferncia de todos os documentos, que devem estar preenchidos corretamente, em conformidade com a legislao fiscal, seja ela federal, estadual ou municipal, devero ser realizados a liqidao e o pagamento da despesa, devendo, ainda, os itens especificados nos documentos demonstrar coerncia com o fornecimento autorizado pelo interessado.
importante verificar sempre o cumprimento das disposies legais quanto emisso de documentos fiscais, sendo:

No caso de notas fiscais de "venda": Regulamento de Imposto sobre Produtos

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Industrializados - RIPI, se for o caso; Regulamento do Imposto sobre Operao Relativas Circulao de Mercadorias e sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao - RICMS;

No caso de notas fiscais de "prestao de servios": Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza - ISSQN; No caso de recibos de pagamento a prestadores de servios autnomos, Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza, Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza - ISSQN e Regulamento da Previdncia Social.

Todos os documentos fiscais devero ser conferidos quanto ao destaque devido aos impostos, tanto no caso de IPI e ICMS, como no de ISSQN e outros.

3.6.1 - Carimbos que devero constar nos documentos comprobatrios das despesas realizadas A - Identificao do recurso Pago com o Recurso Convnio:_________________ Projeto:____________________ Este carimbo dever ser utilizado em todos os documentos de despesa. Caso o convenente no tenha carimbo, os dados (Convnio e Projeto) podero ser manuscritos nos documentos de despesa.

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B - Ordem de Pagamento PAGUE-SE ____ /____ /____ _____________________________

Assinatura do Ordenador de Despesas

Dever ser utilizado no verso de cada documento de despesa, contendo assinatura do Ordenador de Despesa.

C - Declarao dos responsveis pelo recebimento dos materiais e/ou servios Dever ser colocado, Certificamos que o material/servio no verso ou, se possconstante deste documento foi recebido vel, na frente de ou prestado em perfeitas condies. cada documento de despesa, com assina______________________________________________ tura de dois serviAssinatura: CI - Matrcula dores, devidamente ____________________________________________________ identificados, exceto Assinatura: CI - Matrcula a do Ordenador de Despesa. Data do Recebimento: _____ /____ /_____ D - Referncia Bancria
Cheque n _________ de ____ /____ /____

Conta: Banco:

_____________________________ _____________________________

Dever ser colocado no verso de cada comprovante de despesa. Identifica-se os dados bancrios do pagamento emitido.

__________________________________________
Assinatura do Tesoureiro/Contador

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E - Quitao RECEBEMOS
____ /____ /____ _________________________________ Assinatura do Fornecedor

Representa a quitao pelo fornecedor no ato do recebimento do valor do documento de despesa.

Caso o convenente no possua estes carimbos, os dados podero ser manuscritos e datados em todos os documentos que comprovem as despesas. Os documentos das despesas (notas fiscais, faturas, recibos) devem ser emitidos em nome do convenente.

3.6.2 - Campos dos documentos fiscais que devero ser conferidos: Cabealho

Nome do convenente; Endereo; CNPJ; Data de emisso; Data de sada e horrio;

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Natureza da operao (venda e/ou prestao de servios); Descrio; Quantidade; Valor unitrio e total de cada item; Unidade; Destaque de IPI, ICMS e ISSQN, conforme o caso, ou comprovante de iseno fundamentada na legislao pertinente; Valor total da nota; Nome do transportador; Data de autorizao da impresso do documento fiscal (AIDF); Prazo de validade para emisso.

Ateno: No ser aceita nenhuma nota fiscal cujo prazo de validade esteja vencido. Essa informao dever ser verificada na prpria nota e, em caso de dvida, procurar o rgo que autorizou a confeco do documento fiscal. A utilizao de documentos que estejam vencidos implicar a devoluo total do valor do documento emitido irregularmente.

IMPORTANTE As notas fiscais ou documentos equivalentes devero ser conferidos pelo convenente, antes de efetuar a liqidao da despesa, com a finalidade de verificar a exatido do preenchimento de todos os campos. No ser aceita nenhum tipo de rasura, pois invalidar o documento e, nesse caso, o prprio convenente estar sujeito restituio total do valor do documento.

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Conforme regulamento do ICMS de Minas Gerais - Decreto Estadual n 43.080, de 13 de dezembro de 2002, art. 96, inciso XI, alneas c.1 e c.2, vedada a utilizao de carta de correo para corrigir valores ou quantidades, ou para substituir ou suprimir a identificao das pessoas consignadas no documento fiscal da mercadoria ou do servio e da data de sada de mercadoria.

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3.7 - Processos de Pagamentos

Devero ser observadas, atentamente, as etapas da execuo da despesa definidas na Lei Federal n. 4.320/64, que institui normas de direito financeiro, devendo conter todos os processos de pagamentos, no mnimo:

Contrato assinado com o fornecedor, se for o caso; Empenho prvio da despesa oramentria, emitido na respectiva dotao da ao executada; Notas fiscais de venda ou de prestao de servios ou documento equivalente definido em legislao especfica; Liqidao da despesa; Ordem de pagamento.

O EMPENHO o comprometimento de verba oramentria em face de uma despesa. ato formal praticado pela autoridade competente - o ordenador de despesas - que cria para o rgo emitente uma obrigao de pagamento futuro que poder ou no se concretizar.

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A LIQUIDAO consiste na verificao do direito do credor de receber o valor empenhado ou parte dele. nessa fase que so emitidas e conferidas as medies de servios, as notas fiscais de entrega de material, os recibos de prestao de servios, etc. A partir da comprovao fsica do recebimento dos bens adquiridos ou da efetiva prestao de servios contratados que o gestor proceder ao pagamento da despesa. O PAGAMENTO o estgio final de uma despesa e consiste na emisso de cheque ou ordem bancria no valor correspondente ao produto entregue ou ao servio prestado.
Os recursos financeiros depositados na conta-corrente especfica somente podem ser utilizados para pagamento de despesas referentes ao objeto do convnio. Obrigatoriamente, os pagamentos devem ser feitos mediante a emisso de cheques nominativos ou ordem bancria, configurada a relao causal entre as despesas efetuadas e o objeto conveniado. Ateno: No devero ser antecipados pagamentos a fornecedores de bens e servios. Alm de correr o risco de no ter o objeto cumprido pelo fornecedor - e

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ver-se responsabilizado pelo montante pago indevidamente - o gestor fica sujeito aplicao de multa pelo descumprimento da legislao. Todos os lanamentos a dbito na conta-corrente devem corresponder a um comprovante de sua regular liquidao. Ou seja, cada dbito em contacorrente dever ter suporte em documentos comprobatrios da execuo efetiva da despesa (empenho, nota fiscal, recibo, cpia de cheque) no mesmo valor. Outro cuidado que o gestor deve tomar o de no realizar pagamentos antes ou aps o perodo de vigncia do convnio. Se concretizada, a impropriedade pode ter como conseqncia a nulidade do ato e a responsabilizao do agente.

Em hiptese alguma admitida a prtica de retirada de recursos financeiros da conta-corrente especfica do convnio para pagamento de despesas estranhas, ainda que haja posterior devoluo dos recursos conta bancria. Agindo assim, o gestor no poder provar o nexo causal entre as despesas realizadas e o objeto do convnio, o que poder implicar devoluo dos valores, alm de sanes legais. Registre o nmero do convnio em todos os documentos que comprovam as despesas (empenhos, notas fiscais, medies, recibos).

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3.8 - Saldos verificados aps o encerramento do programa/ projeto

Aps o encerramento do projeto, dentro da vigncia do instrumento assinado, dever ser apurado o saldo existente, que ser devolvido juntamente com a apresentao do processo de prestao de contas.

Caso o processo de prestao de contas seja encaminhado entidade descentralizadora fora do prazo legal, os recursos a serem restitudos sero monetariamente corrigidos poca da devoluo.

O recolhimento de saldo no aplicado, quando efetuado em outro exerccio, sendo a unidade concedente rgo estadual da Administrao Direta, ser efetuado ao Tesouro Estadual, mediante DAE.

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3.9 - Contrapartida
O convenente, ao assinar com a Administrao Pblica, convnio que preveja a utilizao de recursos do prprio interessado, dever estar ciente de que est se comprometendo a utilizar aquele montante de recursos como contrapartida, devendo o valor ser consignado no oramento para tal finalidade. Sendo assim, a prestao de contas do projeto beneficiado dever contemplar, alm dos recursos transferidos pela Administrao concedente, os recursos da contrapartida que seguem as mesmas normas de utilizao estabelecidas neste Manual.

Caso o convenente no comprove a correta utilizao dos recursos da contrapartida, assim como do montante transferido, esses valores devero ser restitudos Administrao Pblica, sem prejuzo das demais medidas pertinentes.

A contrapartida poder ser atendida atravs de recursos financeiros, de bens ou de servios, desde que relacionados com o objeto do convnio constante do Plano de Trabalho e economicamente mensurveis durante a execuo e na prestao de contas e estabelecida de modo compatvel com a capacidade financeira da parte convenente, tendo por limites os percentuais estabelecidos na Lei de Diretrizes Oramentrias e em legislao especfica, observado o disposto

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no art. 35 do Decreto Estadual n. 43.635/2003 (participao financeira nos convnios celebrados entre partes integrantes do oramento fiscal mediante descentralizao dos crditos oramentrios). IMPORTANTE A contrapartida do convenente ser comprovada no Relatrio de Execuo Fsico-Financeira.

Todas as despesas realizadas devero estar previstas no objeto pactuado e autorizadas na planilha de custos aprovada, devendo qualquer alterao ou adequao necessria ser previamente solicitada rea finalstica responsvel na Administrao Pblica Estadual, surtindo efeito, apenas, se formalmente autorizada.

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3.10 - Natureza de despesa

Quando os recursos financeiros forem decorrentes de convnios para aquisio de material permanente ou material de consumo e custeio, o convenente dever utiliz-los dentro da natureza de despesa prevista.

Em hiptese alguma, ser considerada regular a despesa fora do objeto do convnio ou em discordncia com sua natureza de despesa.
Dessa forma, recursos transferidos na rubrica de despesas correntes no podem ser utilizados em despesas de capital e, caso sejam de despesas de capital, tambm, no podero ser aplicados em despesas correntes, sob nenhum argumento ou justificativas. Ex.: Recursos repassados para aquisio de materiais permanentes e/ou equipamentos (despesas de capital) no podero ser utilizados na aquisio de materiais de consumo (despesas correntes) ou vice-versa. Nesse tipo de convnio, aps a aquisio dos itens previstos, dever ser comprovada ainda a correta distribuio dos materiais adquiridos, estritamente em conformidade com o Plano de Trabalho constante no instrumento jurdico assinado. Portanto, na prestao de contas a ser apresentada, alm da conformidade na execuo da despesa, dever ser demonstrada, tambm, a correta utilizao dos itens adquiridos, no sendo permitido desvio de finalidade.

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3.11 - Capacitao de profissionais/contratao de outros servios de terceiros

IMPORTANTE Os convnios de cooperao tcnica para cesso de servidor pblico entre rgos e entidades da administrao direta e indireta estadual no se submetem s regras constantes no Decreto n. 43.635/2003 (alterao pelo art. 4, do Decreto n. 44.293, de 10 de maio de 2006). Os programas/projetos de capacitao ou que envolvam a contratao de outros servios de terceiros devero ser executados em conformidade com a proposta apresentada, mantendo estrita vinculao planilha de custos apresentada pelo prprio convenente, inclusive, quanto aos valores aprovados e constantes da composio de custos do projeto.

Certifique-se da efetiva existncia das empresas licitantes nos rgos competentes, tais como CREA, Junta Comercial, Receita Federal, Receita Estadual. Normalmente as consultas podem ser feitas pela Internet.
Na execuo do programa/projeto, o interessado poder optar pela contratao de pessoa fsica ou jurdica para a prestao dos servios, devendo, independentemente da opo, comprovar habilitao dos profis-

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sionais responsveis por ministrar o contedo programtico da capacitao ou a execuo dos servios.

Todas as despesas realizadas devero estar previstas no objeto pactuado e autorizadas na planilha de custos aprovada, devendo qualquer alterao ou adequao necessria ser previamente solicitada rea finalstica responsvel na Administrao Pblica Estadual, surtindo efeito, apenas, se formalmente autorizada.

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4 - PRESTAO DE CONTAS DO CONVNIO

De nada adianta ter executado bem as fases anteriores do convnio, se a prestao de contas no for apresentada tempestiva e convenientemente entidade concedente. A prestao de contas um instrumento de fundamental importncia como garantia da transferncia de recursos financeiros do convnio. Um simples erro ou a falta de algum documento exigido impeditivo para a liberao das parcelas previstas do convnio. Os prazos e formalidades a serem observadas para a apresentao correta das prestaes de contas parcial e final so condies para se evitar atrasos, suspenso ou at mesmo a resciso de um convnio.

A prestao de contas obrigatria e tem como requisito a elaborao de um relatrio de demonstrao de pleno cumprimento do objeto, devendo ocorrer tempestivamente na forma prescrita em lei.
Os elementos presentes na prestao de contas permitem Administrao aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento do convnio. Essas duas vertentes de avaliao do convnio so consideradas quando da anlise da prestao de contas pelo rgo descentralizador dos recursos financeiros. Impropriedades detectadas podem resultar em rejeio das contas e instaurao de Tomadas de Contas Especial, a ser julgada pelo Tribunal de Contas do Estado.

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IMPORTANTE O Decreto n. 44.293, de 10 de maio de 2006, alterou o Decreto n. 43.635/2003: O inciso IV do artigo 12 do Decreto n. 43.635, de 2003, passa a vigorar com a seguinte redao: "Art. 12 - ... IV - a vigncia na qual dever estar compreendido o prazo previsto para a execuo do objeto em funo das metas estabelecidas no plano de trabalho e a prestao de contas final, que ocorrer at sessenta dias aps o trmino do prazo da execuo." Da mesma forma, o Decreto n. 44.631, de 05 de outubro de 2007, tambm alterou o Decreto n. 43.635/2003: O inciso V e XXII do artigo 12 do Decreto n. 43.635, de 2003, passam a vigorar com a seguinte redao:

"Art. 12... V - a obrigao do concedente de prorrogar de ofcio a vigncia do convnio, mediante justificativa formalizada aprovada pela autoridade mxima do rgo ou entidade, quando houver atraso na liberao de recursos ou na execuo, limitada a prorrogao ao exato perodo do atraso verificado, ou mediante justificativa formalizada aprovada pelo autoridade mxima do concedente; ...

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XXII - quando o convenente for rgo ou entidade da administrao pblica estadual pertencente ao oramento fiscal, devero ser relacionados os itens arrolados no 1 do art. 26 deste Decreto a serem enviados ao concedente para prestao de contas;" O artigo 31 do Decreto n. 43.635, de 2003, assim dispe: "Art. 31. Em caso de convnio com mais de uma liberao financeira, o convenente apresentar ao concedente, na periodicidade ajustada no instrumento, prestao de contas parcial composta da documentao especificada nos incisos I a XII do art. 26. 1 Havendo mais de uma liberao, a comprovao de que osrecursos anteriormente repassados foram rigorosamente aplicados no objeto do convnio dever ocorrer como condio para liberao das parcelas subseqentes. 2 Caso a liberao dos recursos seja efetuada em at duas parcelas, a apresentao da Prestao de Contas se far no final da vigncia do instrumento, globalizando as parcelas liberadas."

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4.1 - Documentos que devero compor a prestao de contas:

a) Documentos comuns a todos os processos: Conforme dispe o art. 26 do Decreto n 43.635/2003 (alterado pelo Decreto n. 44.631/2007), os convenentes que receberem recursos, inclusive, de origem externa, na forma estabelecida neste Decreto, ficaro sujeitos apresentao da prestao de contas final do total dos recursos recebidos e da contrapartida aplicada, que ser constituda de relatrio de cumprimento do objeto, acompanhada de:

ofcio de encaminhamento; conciliao bancria, acompanhada dos extratos de conta especfica desde o recebimento da 1 parcela at o ltimo extrato; demonstrativo de execuo de receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferncia, a contrapartida, os rendimentos de aplicao dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos; cpia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento; relao de pagamentos; demonstrativo de mo-de-obra prpria utilizada na execuo do objeto do convnio;

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demonstrativo com equipamentos utilizados na execuo direta do objeto do convnio; relatrio de execuo fsico financeiro; boletim de medio, nos casos de obras e servios de engenharia; ordem de servios; relatrio fotogrfico; cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao das licitaes realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com o respectivo embasamento legal; cpia do termo de aceitao definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execuo de obra ou servio de engenharia; relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos; e comprovante de recolhimento de eventual saldo de recursos, por Documento de Arrecadao Estadual - DAE, para recolhimento ao Tesouro Estadual.

b) Documentos especficos de aquisio de materiais permanentes

relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos, acompanhada de fotografias que permitam a sua visualizao e identificao no caso de bens imveis;

c) Documentos especficos de obras, reforma, ampliao e construo

contrato de prestao de servios com pessoa fsica ou jurdica;

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matrcula e baixa de obra junto ao INSS ou CND de averbao do imvel; anotao de responsabilidade tcnica junto ao CREA/MG; folha de pagamento de empregados que trabalharam na obra; cpia das guias de recolhimento ou pagamento dos tributos relativo folha de pessoal/encargos sociais - INSS, FGTS, IRRF, contribuio sindical, entre outros; resciso do contrato de trabalho, se for realizada contratao direta de pessoa fsica; termo de entrega/aceitao definitiva e laudo de obra.

d) Documentos especficos de capacitao de profissionais/ contratao de outros servios de terceiros

contrato de prestao de servios assinado; comprovante de habilitao dos profissionais que ministraram os cursos de capacitao ou prestaram os servios; carga horria ministrada/trabalhada com o detalhamento dos contedos; recolhimento dos encargos sociais e demais obrigaes tributrias (INSS, IR, ISS)

Quando celebrar convnio, guarde todos os documentos em uma pasta individual. Ao trmino da vigncia, os documentos sero utilizados para elaborao da prestao de contas.

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Observao Importante: Recomenda-se a imediata observncia das seguintes orientaes para a execuo dos convnios no tocante regularidade com a seguridade social, ainda quando se tratar de recursos federais transferidos aos Estados: a) deve ser exigido do contratado/conveniado o comprovante da quitao dos encargos da seguridade social, no s quando da habilitao na licitao ou da celebrao do instrumento, como tambm durante toda a execuo do convnio ou contrato, em face do disposto no art. 195, 3, da Constituio Federal; b) incluir no instrumento de contrato ou de convnio clusula que preveja a obrigao do contratado/conveniado de comprovar, a cada fatura ou repasse efetuado pela Administrao, a regularidade com o sistema da seguridade social; c) na hiptese de a empresa ou entidade no comprovar a regularizao da situao junto ao INSS, deve ser providenciada a notificao da contratada/conveniada, sendo-lhe facultado prazo para apresentao das certides, sob pena de resciso dos referidos contratos/convnios por infringncia ao disposto no art. 195, 3, da Constituio Federal e dos arts. 55, inciso XIII, e art. 116 da Lei n 8666/93.

A observncia desses procedimentos tambm foi determinada pelo Egrgio Tribunal de Contas da Unio na r. Deciso n 705/94, no sentido da obrigatoriedade da verificao da regularidade do contratante com a seguridade social durante toda a execuo do contrato.

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Tal procedimento est sendo exigido pelo rgo Central do Sistema de Controle Interno Federal CGU de todos os rgos e Entidades Federais, quando da prestao de contas de recursos federais repassados mediante convnios. Lembramos que o "Sistema de Gesto de Convnios, Portarias e Contratos de Minas Gerais - SIGCON", institudo atravs do Decreto n. 44.424, de 21 de dezembro de 2006, pretende acompanhar, coordenar e controlar os instrumentos de natureza financeira que permitam a entrada e sada de recursos do Tesouro Estadual.

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5 - DISPOSIES FINAIS

Em caso de dvidas quanto aplicao dos recursos, o convenente dever entrar, imediatamente, em contato com o setor responsvel do rgo ou entidade da Administrao Pblica concedente. Se houver saldo disponvel ao final da execuo do projeto, ele dever ser devolvido por meio de crdito efetuado na conta-corrente indicada pelo concedente, juntamente com a apresentao da prestao de contas, fazendo-se referncia no ofcio de encaminhamento entidade descentralizadora. O recibo de depsito dever ser grampeado na primeira folha da prestao de contas. O recolhimento de saldo no aplicado, quando efetuado em outro exerccio, sendo a unidade concedente rgo estadual da administrao direta, ser efetuado ao Tesouro Estadual, mediante DAE. Aps a montagem do processo de Prestao de Contas, o responsvel dever conferi-lo com a finalidade de verificar o cumprimento das normas estabelecidas. Os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual devero dar cincia Unidade de Auditoria do concedente sobre irregularidade existente nos convnios celebrados. A falta de prestao de contas ou a comprovao de irregularidades dever ser comunicada ao convenente por meio de

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ofcio, para as providncias cabveis no prazo estabelecido a contar do recebimento do AR.

A no regularizao da situao no prazo estipulado implicar o bloqueio do rgo ou entidade no Sistema Integrado de Administrao Financeira do Estado de Minas Gerais - SIAF/MG - e a conseqente suspenso da liberao de novos recursos. O convenente em situao "irregular" com a Administrao Pblica, que no sanar as pendncias existentes dentro dos prazos estabelecidos, ter seu processo convertido em "Tomada de Contas Especial" que ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais para julgamento. O processo de Prestao de Contas dever ser numerado. A prestao de Contas final dever ocorrer em at 60 (sessenta) dias aps o trmino da vigncia para execuo do convnio. Toda a documentao que compe o processo de Prestao de Contas dever ser apresentada em original.

de importncia vital que o convenente organize em pasta prpria todos os documentos referentes ao convnio, que devero estar disposio dos rgos de controle pelo prazo de cinco anos, contados a partir do julgamento das contas pelo Tribunal de Contas relativas ao exerccio em que ocorreu o repasse de recursos.

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