N 13 Abril 2012

Identificacin y Diagnstico de Requisitos Legales. El Mejoramiento Continuo para un Sistema de Gestin Efectivo
Por: Ignacio Bustos Salas, Gerente de Proyectos Carolina Del Rio Rico, Ingeniera de Proyectos

Sistema de Gestin Efectivo.

Las oportunidades de exportacin y el acercamiento directo de las empresas hacia los mercados internacionales, ha exigido de manera creciente que las empresas puedan estar a la altura del mbito internacional fortaleciendo por ello sus sistemas integrados con la normatividad pertinente en el campo de la Calidad, Medio ambiente y Salud ocupacional. Partiendo de este punto, las empresas a parte de cumplir con los requisitos legales propios de la razn de productividad, debe brindar como valor agregado una responsabilidad ms firme con los recursos, las personas y la calidad del servicio y el producto. Una de las herramientas que tienen los potenciales mercados y clientes para asegurarse que sus nuevos proveedores son una empresa responsable y comprometida, es revisar sus sistemas de gestin y certificaciones , por lo que muchas empresas buscan a travs de las normas ISO validarse en los diversos mercados nacionales e internacionales, debiendo cumplir de forma integral la normatividad aplicable, por lo que la identificacin, el diagnstico y el correcto cumplimiento de sta es un elemento fundamental y se convierte en el primero paso para llegar al xito, pero aun as hay muchas organizaciones que se enfocan tan slo en el cumplimiento normativo bsico, otras que an desconocen la normativa que regula sus actividades, o simplemente no han evaluado su cumplimiento.

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Como se muestra en la Tabla 1, para llevar a cabo un mejoramiento continuo, se pueden identificar bsicamente 8 etapas en la gestin ambiental, de seguridad y salud ocupacional que necesitan ser abordadas de forma gradual y sistemticamente, pues cada una de ellas permite analizar indispensables e importantes aspectos estratgicos y tiene un racionamiento basado en el negocio. Si bien, estas etapas se pueden trabajar simultneamente, obviar el desarrollo y mantenimiento de las etapas bsicas o no darles la importancia que realmente tienen, puede llevar a tener grandes inconvenientes. Tabla 1: Etapas de un Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad, y Salud Ocupacional. Etapa
1. Compromiso y Poltica Interna

Pregunta Estratgica
Cmo estamos trabajando como empresa?

Racionamiento de negocio
Los trabajadores conocen y se apropian de la misin y visin de la organizacin realizando un mejor trabajo. Se logra evitar multas, la suspensin de actividades, se facilita la obtencin de permisos, y se protege a las personas, equipos, materiales, y al medio ambiente. Asegurando la continuidad operacional en el corto y mediano plazo. Incrementar la eficiencia de los procesos, y el servicio o producto aumentando su valor. Lograr un posicionamiento competitivo. Una buena comunicacin interna contribuye a incrementar los niveles de satisfaccin de los empleados, permitiendo as empleados ms motivados productivos. Se mejora la imagen corporativa de la organizacin, teniendo mayor aceptacin por parte del cliente. Desarrollar auditoras internas y de forma sistemtica permite anticiparse a los hechos y tomar acciones pro activas. Se logra cumplir a cabalidad los sistemas de gestin.

2. Revisin de la Normativa Legal

Cumplimos con los Requerimientos legales?

3. Planificacin de Procesos

4. Implementacin de Herramientas de Gestin 5. Comunicacin Interna

Se necesita aumentar el nivel de planificacin y detalle en los procesos? Mantengo actualizado mi sistema de gestin? La informacin y los objetivos de la organizacin se transmiten de forma correcta y transversal?

6. Comunicacin Externa

Estoy desarrollando una Responsabilidad Social Empresarial? Cmo saber mi nivel de cumplimiento?

7. Evaluacin Interna

8. Medidas Correctivas y Es posible mejorar Preventivas mis procesos internos? Fuente: Elaboracin equipo Better

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De lo sealado en la tabla, hay organizaciones que an no superan la primera etapa o no han identificado y evaluado su nivel de cumplimiento legal, y aquellas que habindolo hecho en alguna oportunidad, no lo realizan de forma sistemtica. En ambos casos, es probable que la organizacin perciba esta situacin cuando sean revisados por las autoridades, o la alta direccin realice cuestionamientos sobre el cumplimiento legal, o bien se presenten dificultades para obtener los permisos para un nuevo proyecto y en el ms desfavorable de los casos cuando sean cuestionados por los stakeholders al presentarse un accidente o emergencia. Por otra parte, se encuentran las organizaciones que an piensan que en el ao 2012 el objetivo de la Gestin integral sigue siendo la conservacin del cumplimiento legal y llevan a toda la organizacin a intentar contestar slo preguntas del tipo, estamos cumpliendo con la legislacin?, podra alguien estar haciendo algo indebido?. Cuando esto sucede, los directores y gerentes se estn olvidando que el objetivo de su gestin es proteger y generar valor agregado para su compaa, as como asegurar que las polticas y sistemas de la empresa estn siendo implementadas de acuerdo con las instrucciones de la alta direccin y directores de la empresa. Hoy en da la mayora de las empresas abrazan o intentan transformarse en organizaciones sostenibles, hecho que requiere poner la mirada ms all del cumplimiento legal. Es perfectamente posible que una compaa pueda alcanzar un 100% de cumplimiento legal, pero fallar gravemente en la medicin de otras etapas de su gestin, por ejemplo su sostenibilidad. Por esta razn, las organizaciones necesitan evaluarse no slo por lo que ellos tienen obligatoriamente que hacer, sino tambin, por las cosas que ellas deberan tener que estar haciendo, las que normalmente corresponden a actividades relacionadas con la gestin del riesgo, sus sistemas de gestin y la competitividad. Better Consultores recibe frecuentemente solicitudes de un gran nmero de empresas, con el fin de buscar apoyo para desarrollar su gestin, y en muchas oportunidades para la implementacin y/o soporte de procedimientos que les permitan conocer y tener acceso a la legislacin actualizada que regula sus actividades, junto con evaluar sistemticamente su nivel de cumplimiento legal, y adoptar medidas y estrategias para controlar los riesgos asociados a sus procesos. Basados en nuestra experiencia exponemos los principales elementos que deben ser considerados en el diseo, implementacin y soporte de esta etapa bsica, pero altamente necesaria como lo son los sistemas de identificacin, actualizacin y evaluacin de requisitos legales, por lo tanto se presenta un enfoque metodolgico que esperamos sea de ayuda a nuestros amigos, clientes y colaboradores.

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Metodologa para llevar a cabo un Sistema de Gestin Efectivo La identificacin y evaluacin de requisitos legales es la columna vertebral para cualquier sistema de gestin, en general, es un proceso sistmico que se basa en el anlisis peridico y exhaustivo de las actividades, procesos, procedimientos y los correspondientes aspectos e impactos ambientales y riesgos para la salud y seguridad de los empleados y empleadores, la identificacin de la normatividad aplicable y la verificacin del nivel de cumplimiento, a travs de un instrumento de evaluacin que permita decidir y tomar acciones priorizadas sobre lo que la organizacin necesita hacer para cumplir con la legislacin vigente. Este anlisis puede ser abordado siguiendo las etapas que se sealan y se explican a continuacin:
Figura 1: Sistema de Gestin: Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional

Fuente: Elaboracin equipo Better

1.Compromiso y Poltica Interna: el objetivo de esta etapa es desarrollar una poltica de trabajo clara, donde se logre presentar la misin y visin de la organizacin de forma creble, y que genere un apropiacin interna por parte de los trabajadores, por medio de la participacin de stos como elementos claves para cada actividad y objetivo fundamental de la organizacin, lo que permitir que el funcionamiento administrativo, operacional, y finalmente el servicio y/o producto a entregar, se haya desarrollado de una forma responsable y eficiente, entregado al cliente un trabajo realizado con valor y sostenibilidad. 2. Identificacin y Actualizacin de Requisitos Legales Aplicables: el objetivo de esta etapa debe ser relacionar las actividades y procesos desarrollados en el establecimiento con la normatividad actualmente vigente.

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Para el desarrollo de esta etapa, se requiere que el equipo de trabajo conozca las actividades y procesos de manera detallada, identificando las variables de entrada al sistema como son: materias primas, servicios y recursos requeridos, adems de las variables de salida, por ejemplo: productos, residuos y emisiones. Una vez identificadas y analizadas todas las actividades desarrolladas, se debe proceder a la elaboracin de un inventario de requisitos legales que slo considere aquellos que sean aplicables, donde stos, sean sistematizados y categorizados segn su rango normativo o jerarqua y ordenados cronolgicamente de acuerdo a su fecha de publicacin en Diario oficial (ver ejemplo ilustrativo en Tabla 2: Decretos). Los requisitos legales que normalmente debieran encontrarse en cada inventario, corresponden a los siguientes: Constitucin Poltica, Leyes; Decretos-Ley; Decretos, Resoluciones; Ordenanzas Municipales y Certificados (licencias, permisos y/o concesiones) de la empresa.
Tabla 2: Decretos Ao (publicacin Diario Oficial)

Tipo

Nmero

Cuerpo Normativo

Organismo del Estado

ltima modificacin

Materia

Resumen

Artculo Aplicable

Decreto

1299

Por el cual se reglamenta El departamento de gestin Ambiental de las empresas A nivel industrial y se dictan Otras disposiciones

22-04-2008

Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial

22-04-2008

Medio ambiente

Reglamenta que empresas deben de establecer el departamento ambiental, junto con las condiciones que deben de contemplar estos departamentos

Todo el Decreto

Decreto

2820

Por el cual se reglamenta El Ttulo VIII de la ley 99 De 1993 sobre licencias Ambientales

05-04-2010

Ministerio de Ambiente Vivienda y desarrollo Territorial

05-04-2010

Medio Ambiente

Establece el procedimiento Para la obtencin de licencias ambientales y las empresas que deben gestionarla

Todo el Decreto

Fuente: Elaboracin Equipo Better

Algunas fuentes de informacin que pueden ser consultadas son: el Diario Oficial, LEGIS, La Pagina web del ministerio de Ambiente, vivienda y desarrollo territorial y en muchos casos la suscripcin a un servicio de actualizacin como el que Better Consultores proporciona podra ser recomendable.

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3. Planificacin de Procesos: El listado de Requisitos Legales aplicables debe ser revisado, actualizado y evaluado peridicamente para incorporar los nuevos cuerpos legales que sean promulgados, o sus modificaciones, as como aquellos cambios en las actividades, procesos y/o procedimientos que realiza la empresa. La identificacin oportuna de stos, permitir identificar si se hace necesario un mayor desarrollo de actividades, o si la planificacin de stas ya sea: semanal, mensual, o anual deba ajustarse fijando nuevos objetivos a corto, mediano y largo plazo, que permitan desarrollar el trabajo de la empresa de forma efectiva. 4. Implementacin de Herramientas de Gestin: el objetivo de esta etapa, es desarrollar un instrumento que permita recolectar informacin objetiva y registrarla de manera sistemtica. Para ello, es necesario que el instrumento (por ejemplo una lista de chequeo) sea capaz de contener las preguntas suficientes y necesarias para recoger evidencias de cumplimiento o incumplimiento, visuales y/o documentales. A continuacin, en la Tabla 3, se presenta como ejemplo general un instrumento de recoleccin de Informacin basado en el Decreto 4741 de 2005 del Ministerio del medio Ambiente.
Tabla 3: Ejemplo de Instrumento de Medicin de Cumplimiento del Decreto N 4741/2005 Ministerio del medio Ambiente
Nmero Cuerpo Normativo Aplicacin Descripcin Un residuo se considera peligroso Si exhibe una o varias de las Siguientes caractersticas: Corrosivo, reactivo, explosivo, txico, inflamable, infeccioso y/o radioactivo Preguntas Si No Observaciones

Tipo

Decreto

4741

Reglamenta parcialmente La prevencin y el manejo De los residuos o desechos Peligrosos generados en el marco de la gestin integral

Art. 6

Se han identificado todos los Residuos peligrosos de la empresa?

En el plan de manejo integral de Residuos, identifican procesos y residuos

Art. 9

Todo residuo peligroso debe rotularse de acuerdo al decreto 1609 de 2002 transporte de mercanca peligrosa

Los residuos peligrosos al ser dispuestos llevan el rotulo del diagrama de fuego?

Se evidenci que La empresa que transporta los residuos peligrosos deja adhesivos de marcacin en donde se identifica el residuo, peso, peligrosidad y el diamante de fuego

Fuente: Elaboracin Equipo Better

Diseado y elaborado el instrumento de evaluacin, se procede a su aplicacin considerando para ello entrevistas al personal a cargo de los aspectos evaluados, solicitando las evidencias correspondientes y considerando lo observado en campo como medio de evidencia visual (La evidencia visual corresponde a las actividades, condiciones y prcticas presenciadas por el equipo auditor durante visitas de inspeccin a las instalaciones y a las observaciones que se obtengan de ste).

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La evidencia documental se refiere a los registros, certificados o documentos que acrediten de alguna forma, la gestin, medicin, inscripcin, certificacin, otorgamiento de permisos, entre otros, que se han llevado a cabo en la organizacin y que sus resultados cumplen con lo exigido y estipulado por la normatividad nacional. Por ejemplo, una resolucin que conceda un permiso de vertimientos para una empresa del sector qumico que tiene su planta de tratamiento dentro de sus instalaciones, permite con esto operar de acuerdo con los requisitos solicitados sin deteriorar la calidad del ro en donde se vertern las aguas residuales, protegiendo adems la salud de los trabajadores y de la comunidad cercana a la empresa. 5. Comunicacin Interna: La comunicacin interna de una organizacin es una de las herramientas que puede contribuir de la mejor forma al desarrollo eficiente de cualquier sistema de gestin, aportando al desarrollo y mejoramiento contino de ste. 6. Comunicacin Externa: Una correcta comunicacin externa contribuye a la organizacin a prestar una mayor atencin a lo que sucede en el exterior. Es una oportunidad clara que tiene la organizacin para abrir sus puertas y presentar a su grupo de inters como es su funcionamiento, otorgando un valor mayor a sus servicios y productos; adems que permite mejorar la gestin del negocio e identificar las demandas del mercado a las que deben dar respuesta con sus negocios. Una de las herramientas eficaces que han utilizado las empresas para desarrollar este tipo de comunicacin, y que en Colombia ha tenido un gran impacto esta ltima dcada, son los Informes de Sostenibilidad, una publicacin de lenguaje simple que presenta en su todo a la organizacin y rendimientos, permitiendo mejorar el buen nombre de la empresa, la marca, y el producto final entre el resto de sus competidores y grupo de inters. 7. Evaluacin de Cumplimiento Legal: El objetivo de esta etapa, es conocer de manera objetiva el nivel cumplimiento de la normatividad ambiental, de seguridad y salud ocupacional, basado en la existencia o inexistencia de evidencia visual y/o documental, diferenciando los aspectos evaluados segn su cumplimiento o no cumplimiento, para as obtener una visin real de la situacin en que se encuentra la empresa. De acuerdo con esto, se debe realizar el anlisis de los resultados obtenidos con base a la aplicacin de mtodos estadsticos precisos y sencillos, los cuales entregan gran informacin a la hora de realizar el anlisis final. 8. Acciones Correctivas y Preventivas: Despus de Identificados y evaluados los requisitos legales de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, ms la revisin de la poltica integral y los canales de comunicacin, se debe disear e implementar un Plan de Accin que permita superar aquellos numerales que se encuentren en incumplimiento, reforzando el sistema de gestin integral para actuar en conformidad a lo establecido en la normatividad vigente. Dicho Plan debe ser informado a la alta direccin, permitiendo a la empresa gestionar los recursos para corregir y prevenir las no conformidades para dar finalmente un correcto seguimiento a las acciones que se desarrollen en la empresa.

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Es importante mencionar que la normatividad legal, as como las condiciones de operacin de toda empresa, sufren cambios frecuentemente de acuerdo a las necesidades del pas y las caractersticas de cada negocio y/o proceso, por lo tanto la identificacin y evaluacin de los requisitos legales, como el desarrollar planes de accin y comunicacin interna y externa adecuada a travs de diferentes medios en todos los niveles de la organizacin, debe ser una accin permanente y continua, que permita abrir y cerrar ciclos con una frecuencia apropiada. Finalmente y tal como lo sealamos con anterioridad, el cumplimiento de la normatividad no es el objetivo de la gestin Integral organizacional, sino, una herramienta necesaria, bsica e indispensable para las organizaciones interesadas en proteger y generar valor agregado. Referencias Jorge Araya, Gerente de Proyectos, Vctor Gonzlez, Jefe de Proyectos, Cristian Bustos, Gerente General Better Chile 2010-2011. Identificacin y Evaluacin de Requisitos legales. El Primer Paso para una Gestin Exitosa. News Better N15. Norma Tcnica Colombiana NTC -ISO 14001:2005, Sistemas de Gestin Ambiental, requisitos con orientacin para su uso. Norma Tcnica Colombiana NTC-OHSAS 18.001: 2007, Sistemas de Gestin en seguridad y salud Ocupacional y requisitos. Hunt David, Catherine Johnson, Sistema de Gestin Medioambiental. Serie Mc Graw-Hill de Management. Ministerio de ambiente, Vivienda y desarrollo territorial. http://www.minambiente.gov.co/portal/default.aspx Jos Fernndez Beaumon, Responsabilidad Social Corporativa y Comunicacin. http://es.scribd.com/doc/21359897/Comunicacion-Externa-RSE

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