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Jorge Alcala Manzanero Mercy Gijn Zam Omar Tuz Cen Fayne Perera Huchim
A 30 de Mayo de 2012
INDICE Captulo Introduccin Propsito del sistema. Alcance del sistema Objetivos y criterios del xito del proyecto Sistema actual Sistema Propuesto Requerimientos funcionales Requerimientos no funcionales Arquitectura del sistema propuesto Modelo del sistema orientado a procesos Diagrama del flujo de datos Diccionario de datos Pseudocdigo de cada proceso Modelo del sistema orientado a objetos Modelo funcional Modelo de objetos Modelo dinmico Diagrama de actividades Diagrama de estados Diagrama de secuencia Interfaz de usuario Diseo de las pantallas del sistema Diseo de reportes del sistema Diseo de la base de datos Pgina 1 1 1 1 2 3 3 3 5 6 6 8 10 11 11 14 15 15 16 17 18 18 23 24
Captulo 1 INTRODUCCIN
Debido al crecimiento y expansin de la tienda de abarrotes San Antonio de Padua, se hace necesario implementar un nuevo Sistema a fin de reemplazar el sistema manual actual. Se tiene conocimiento de prdidas por errores cometidos con el sistema manual que podran desembocar en prdidas an ms grandes. De ah la necesidad de desarrollar el Sistema de Ventas e Inventario, cuyas caractersticas se presentan en este documento. Entre otras, las caractersticas ms importantes que tendr el Sistema son: Contar con la funcin de imprimir reportes con la informacin necesaria para controlar los inventarios Las bases de datos podrn manejarse de manera sencilla por los usuarios del Sistema. Con las funciones de cobro y clculo de cambios incluidas en el Sistema, se busca agilizar las transacciones hechas en el establecimiento.
El diseo actual del Sistema se hizo en base a las funciones de los usuarios detectadas en entrevistas y observaciones, as como las necesidades expresadas directamente por ellos. En caso de cambiar algn detalle de los contemplados, el Sistema podra modificarse, no sin antes analizar el cambio propuesto. Este Sistema servir siempre y cuando no se realice ningn cambio en las funciones y detalles contemplados y descritos en este documento, o en su defecto, se ajusten al Sistema.
Objetivos y criterios del xito del sistema
Los objetivos principales del Sistema en cuestin son los siguientes: Ser una herramienta que permita tener en orden la informacin de los productos Ser una herramienta que permita tener en orden la informacin de las transacciones Ser una herramienta que permita tener en orden la informacin de los productos y sus transacciones en el dia Agilizar las transacciones para darle tiempo al vendedor de atender mejor a los clientes
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El uso eficiente del Sistema estar descrito en los manuales de usuario entregados junto con el Sistema. Se proveer de capacitacin y entrenamiento a usuarios a fn de proporcionar modelos de uso. De esta manera, podemos decir que al completar la capacitacin, se contar con un conocimiento suficiente del Sistema para su manejo eficiente. El xito depende de que ese uso aprendido se le d al Sistema en la prctica
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El usuario deber tener un conocimiento bsico en el uso de computadoras, el sistema ser grfico con un parecido a los procesadores de textos y hojas de clculo ms reconocidos para que su uso sea intuitivo con ayuda de mens y un ambiente sencillo. Los dems detalles necesarios para su uso, sern proporcionados en la capacitacin. Documentacin
El desarrollo del sistema se documentar para futuras referencias o para ayudar en el anlisis de cambios propuestos. El manual de usuario ser el documento ms importante para el usuario vendedor, el cual se proporcionar al concluir el Sistema, as como hojas de ejemplos de buen uso del sistema a modo de ejemplo.
Cuestiones de calidad
Mas que rapidez al cobrar, el Sistema se prev que permita un acceso fcil a la informacin de inventarios y registro diario as como datos confiables a la hora de acceder a dicha informacin. Se debern confirmar las acciones y cambios a las bases de datos a fin de no ocasionar daos graves.
Modificacin al sistema
El Sistema, como se dijo al principio, ser desarrollado de acuerdo a los requerimientos obtenidos en entrevistas y observacin del funcionamiento del establecimiento actualmente por lo que an no se tienen en mente cambios significativos en la operacin.
Ambiente fsico
Ser importante que el equipo donde se implementar el Sistema se encuentre en un lugar que rena las caractersticas de cuidado de equipos de cmputo bsicas, adems de procurar un mantenimiento constante al equipo que incluya limpieza y prevencin de accidentes.
Cuestiones de seguridad.
Para acceder al Sistema no se requerir ningn tipo de contrasea porque los nicos que lo utilizarn sern los dueos del establecimiento. El usuario en turno podr tener acceso a todas las funciones del sistema a fin de tener un mejor control del inventario y las ventas.
Cuestiones de recursos.
La cuestin de la impresora de recibos queda a criterio de los dueos del establecimiento, debido al costo extra de la mquina impresora. El Sistema consumir papelera necesaria para los reportes a criterio del usuario.
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Impresora de reportes
Mdulo de Ventas
Mdulo de Inventario
Bases de Datos
Interfaz de Usuario
Mdulo de Ventas Mdulo de Registro Diario Mdulo de Inventario
Impresoras
De Reportes
De Recibos
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Diagrama de contexto.
Cantidad recibida Identificacin Nombre Producto Insertar CB Identificar Impresin de registro diario Impresin de recibo
Impresin de inventario
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3.0 Invventario
4.0 Reporte
2.0 Identificar
1.0 Cobro
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Procesos.
cobro = total compra+factura compra identificar = {identificacion} inventario = {consultar inventario+modificar inventario+ actualizar inventario} total_compra = {articulo+cantidad+preciounitario} factura_compra = {articulo+importe+cantidad recibida} consultar_inventario = {datos de bodega} actualizar_inventario= {[agregar productos|quitar mercancia vendida] modificar_inventario = {insertar producto} reporte = {listado de productos}
Entidades.
usuario.- quien usara el sistema cliente.- nos proporciona la informacion de los articulos a vender asi como la cantidad de efectivo para cobrar administrador.- llava las finanzas y a el se le entregan los reportes tanto de inventario como de registro diario
Flujo de datos.
cantidad recibida de = {cantidad monetaria recibida del cliente} insertar producto = [insercion del codigo de barras asignado al producto| insercion del nombre del producto] identificacion = usuario + contrasea imprimir ticket = {articulo+precio+total} Pgina 8 de 28
suma y listado de productos= {articulo+importe} listado de productos y total de venta = {productos+importe} guardar = {factura compra} consultar = {factura compra} buscar usuario = {usuario} usuario encontrado = {usuario} otorgar permiso = {usuario encontrado} quitar mercancia vendida={articulo} agregar productos={articulo+provedor+cantidad+precio+codigo de barras asignado+fecha de adquisicion+fecha q vence la garantia+descripcion} datos de bodega={articulo+cantidad+precio unitario} datos actuales={articulo+cantidad+precio unitario}
Archivos.
Usuarios={usuarios+contraseas} R diarios={facturas compras} Bodega={articulo+provedor+cantidad+precio+codigo de barras asignado+fecha de adquisicion+fecha q vence la garantia+descripcion}
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Pseudocdigo de cada proceso. Sistema de Ventas e Inventario Mdulo de Ventas Mientras cerrar venta = no Si iniciar venta= si Ingrese informacin de artculo; Sino Calcular total, Calcular cambio; Agregar artculos al Registro; Imprimir recibo;
Mdulo de Registro
Leer informacin de artculos Mientras ms artculos= si Agregar artculo a Registro Diario; Si imprimir Registro Diario = si Imprime informacin de artculos vendidos;
Mdulo de Inventario
Leer informacin de artculos Mientras ms artculos= si Agregar artculo a BD; Si imprimir Reporte = si Imprime informacin de artculos;
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Elaborado por
cobros Este caso de uso es utilizado por el usuario cuando se realiza un cobro o bien cuando el cliente desea conocer el precio de algn producto usuario 1.- Se ingresa el cdigo de barra o el nombre del producto 2.- Se verifica si va a comprar 3.- Una vez verificado 3.1.- Si es un cobro se ingresa la cantidad recibida 4.- Se imprime un tiket Fayne Perera,Omar Tuz,Jorge Alcala y Mercy Gijon Pgina 11 de 28
Flujo bsico
Postcondicin
Elaborado por
Nombre Descripcin
Poscondicion
Reporte diario Este caso de uso es utilizado por el usuario cuando realiza una venta o bien cuando tenga que modificar algn dato usuario Se requiere que el sistema tenga activado la opcin para el registro diario 1 El sistema solicita su login y password del usuario 2 Se verifica que el login y el password sean validos 3 Una vez verificado 3.1se despliega el formato para agregar la venta correspondiente de cada producto 4 Una vez seleccionado el producto se procede a la captura de los datos de cada producto Una vez realizada la captura de venta el sistema informara al usuario que se realiz Pgina 12 de 28
Elaborado por
Impresin de inventario Este caso de uso se utiliza cuando el usuario desea imprimir el inventario usuario El usuario activa la funcin imprimir inventario en la pantalla del sistema 2.-el sistema responde mostrando en pantalla el inventario El usuario recibe un mensaje para verificar si se quiere continuar con la accin Se pierde la conexin con la impresora cuando se est enviando la accin Fayne Perera, Omar Tuz, Jorge Alcala y Mercy Gijon
Nombre Descripcin
Elaborado por
Ticket de compra Este caso de uso es utilizado para que el usuario le entre al cliente despus de realizar una compra Usuario 1 El usuario informa al sistema que se a realizado una venta 2 El sistema genera el ticket 3 Se imprime el ticket Fayne Perera, Omar Tuz, Jorge Alcala y Mercy Gijon
Nombre Descripcin
Elaborado por
Ingresar cdigo de barra Este caso de uso es utilizado por el usuario para obtener informacin de algn producto o para realizar un cobro usuario 1El sistema solicita el cdigo de barra 2 verifica el cdigo de barra 3 Una vez verificado en 3. 1 se despliega la informacin del producto Fayne Perera, Omar Tuz, Jorge Alcala y Mercy Gijon Pgina 13 de 28
Elaborado por
Nombre Descripcin
Elaborado por
Ingresar nombre del producto Este caso de uso es utilizado cuando el usuario necesita hacer un cobro pero el cdigo de barras no funciona Usuario 1.- El sistema solicita el nombre del producto 2.-Verifica el nombre 3.-Una vez verificados: 3.1 Se despliega la informacion Fayne Perera, Omar Tuz, Jorge Alcala y Mercy Gijon
Modelo de objetos.
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Cuando se hayan ingresado todos los artculos de una venta se proceder a hacer clic al botn de cobro el cual realizara el clculo del total de la compra y se desplegara la siguiente ventana
En esta ventana se ingresara el monto con el que el cliente paga y al darle aceptar se realizaran los clculos pertinentes lo que nos mostrara una nueva ventana con el resultado para poder devolverle al cliente el cambio si este es el caso
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Al terminar este proceso nos mantendremos en la pantalla principal con los espacios llenos con los detalles de los artculos de la venta actual hasta q el botn de nuevo cliente sea presionado
Se incluye el boto de devolucin Devolucion en caso de que un cliente devuelva un producto por cualquier motivo (estos motivos son a consideracin del usuario del sistema). Al hacer uso de este botn una nueva ventana se desplegara
En esta ventana se colocara el nombre del producto a devolver para su bsqueda en la base de datos de ventas y ser removido
Una ventana mas ser desplegada para saber si se desea realizar una nueva venta, si la respuesta es no nos regresara a la pantalla inicial con los datos del producto removido hasta q el botn nuevo cliente sea presionado.
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El botn descartar producto Descartar producto se usara si al momento de estar registrando los productos en la pantalla principal el cliente decide no llevarse una de estos, entonces el producto se selecciona y se dar clic al botn para descartarlo.
Impresoras
Se puede programar si se quiere que los reportes diarios sean impresos a una hora determinada, tambin elegir que tamao de impresin se requiere para los reportes, se pueden imprimir en un tamao normal el cual es para una impresora comn, pero si se quiere se puede seleccionar el tamao pequeo el cual imprimir el reporte del tamao de un ticket Para la impresin de un ticket se recomienda usar la impresora especial para no tener que sacar un ticket de tamao grande en una impresora comn. Al seleccionar en la pantalla principal la seccin del inventario se solicitara la identificacin del usuario para que este pueda alterar la informacin que se desee.
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Despus de esto las opciones de inventario se activaran y se nos mostrara la pantalla principal del inventario que corresponde a los registros diarios
Podemos acceder a esta pantalla seleccionando el apartado inventario y regresar a ella en la navegacin con el botn registro diario. Estando en esta seccin (inventario) los botones de la seccin sern deshabilitados a excepcin del botn de impresora. En la pantalla de registro diario se muestran los artculos vendidos en el da as como la cantidad de estos vendidos, su precio por unidad y su importe. Estos detalles de ventas son generados automticamente por el sistema ya que se encuentran almacenados en la base de datos de registros diarios. En esta pantalla lo nico que el usuario puede alterar es la fecha, la hora y colocar quien elaboro el reporte. Nota: El reporte diario puede ser solicitado e impreso a cualquier hora del da sin importar que este activada la impresin automtica como vimos en el botn de impresin.
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En esta pantalla el usuario no tendr mucha participacin ya q es solo para la consulta del inventario, se muestra la fecha y la hora de la consulta, tambin se muestra la fecha en la que el inventario fue actualizado (esta fecha puede referirse a la actualizacin del inventario en cuanto a la adicin de productos o la extraccin/ventas de los mismos) y la recomendacin de una fecha para actualizarlo de nuevo. Se nos muestra el nombre, numero y precio de los productos en el almacn. Por ltimo tenemos la pantalla de agregar un producto
Y tal como su nombre lo dice en esta ventana es donde se agregaran los productos al inventario. Se nos desplegara un formulario el cual habr que llenar para ingresar el producto Pgina 22 de 28
Diseo de los reportes del sistema. Dos reportes sern los que el sistema tendr por salida, el reporte de ventas diarias y el reporte de inventario. Sera generado por la pantalla de registro diario (descrita en la seccin anterior) y nos proporcionara el total de productos vendidos durante el da con los detalles correspondientes a cada producto y el la cantidad total de las ventas del da, si estos reportes son responsabilidad de algn trabajador especifico se pretende que en el apartado de enterado se plasme la firma del dueo de la tienda, para q este lleve un control de sus ventas. El reporte de ventas diarias tendr el siguiente formato
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En este reporte solo se mantendr el informe del inventario en la fecha que sea requerida, con el nmero de reportes diarios generados hasta el momento y el total de las ganancias de igual manera hasta el momento. El formato de los tickets de venta ser el siguiente y se imprimir 1 despus de cada venta con los detalles de la venta realizada
Diseo de la base de datos. Para el sistema desarrollado se requerir de una base de datos la cual se llamara, sistema de inventario, con las tablas necesarias para su correcto funcionamiento, dichas tablas se mostraran a continuacin:
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La tabla anterior ser llenada una vez que el formulario de la pantalla agregar producto (descrita en la seccin diseo de pantallas del sistema) sea agregado, mantendr la base de datos del inventario completo para consultarla en cualquier momento al actualizar el inventario, realizando una venta o agregando un producto nuevo o actualizar un producto.
Tabla 2.- Usuarios Esta tabla ser llenada de manera directa y sin poder ser alterada a excepcin de los responsables del desarrollo del sistema ya que solo servir para la identificacin de los usuarios del sistema, si se requiere que la tabla sea alterada para agregar o eliminar un usuario se tendr que informar a la hora del mantenimiento del sistema para modificar la tabla de forma directa.
Tabla 3.- Reporte diario Esta tabla ser llenada al momento de realizar una venta, mandando el nombre, la cantidad, el precio unitario del producto y el importe, se le aadir la columna ID Fecha para poder enlazarla con las tablas que requieran informacin de esta
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Tabla 4.- Reportes de inventario La manera en la cual se llenara esta tabla es en base a la tabla anterior llevando el registro de la fecha en el que el reporte fue expedido, la cantidad total de ventas que fue impresa en el reporte y el nmero de reporte. Cada vez q el reporte de inventario (descrito en la seccin anterior) sea impreso esta tabla y la tabla nmero 3 sern reiniciadas para llevar una nueva cuenta de estas. Estas tablas proporcionara toda la informacin necesaria para q el sistema pueda realizar las operaciones necesarias e imprimir los reportes de una forma ptima, el acceso a la base de datos ser restringido por lo que se ha tomado como medida de seguridad el llenado de la tabla nmero 2 de forma directa y por los desarrolladores del sistema (como se h descrito en esta tabla)
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