Lección

Auditoría de Recursos Humanos.

Auditoría

Los recursos humanos son considerados por

las actuales teorías de organización de la
empresa como uno de los activos de los que
dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo
que va a tener en la contabilidad va a ser muy
importante, tanto cualitativamente como
cuantitativamente, representando una parte
significativa del total de gastos que durante el
ejercicio económico incurre la empresa,
incidiendo de forma directa o indirecta en el
resultado de la compañía, o bien activándose
como mayor valor de ciertos elementos.

José Mª Carnicer
En esta lección, se va analizar la actividad de
auditoría en relación a los recursos humanos que
utiliza la empresa en el desarrollo de su
actividad, fundamentalmente en la vertiente
contable de los mismos.

Auditoría de
Recursos
Humanos. Introducción

En el Área de los Recursos Humanos de la empresa, se nos plantean las

siguientes preguntas:

¿Qué objetivos pretende alcanzar el auditor con su trabajo?.

¿Qué procedimientos va a utilizar para conseguir sus objetivos?

¿Qué pretende conocer el auditor en relación al control interno que sigue la
empresa auditada en el transcurso de su actividad?

¿Qué tipo de programa sigue el auditor?

¿En qué cuentas del Plan General de Contabilidad va a centrarse el auditor?

Auditoría de
Recursos
Humanos. Objetivos
Analizar y conocer el trabajo del auditor en relación a los objetivos de
I Auditoría que persigue cuando audita el área de los Recursos Humanos.

Analizar y conocer las cuentas contables que van a ser objeto de revisión
II en el área de los Recursos Humanos.

Analizar y conocer el trabajo del auditor en relación a los procedimientos

III de Auditoría que puede aplicar para conseguir los objetivos ya definidos
dentro del área de los Recursos Humanos.
Analizar y conocer el trabajo y los objetivos del auditor con respecto al
IV Control Interno de la empresa auditada para el área de los Recursos
Humanos.
 Auditoría de
Recursos
Humanos. Apartados

I Auditoría del área de los Recursos Humanos.

Auditoría de
Recursos Humanos. Descripción

Los Recursos humanos en materia contable, vienen fundamentalmente

reflejados, en términos cuantitativos, al utilizar dichos recursos en la actividad de la
empresa, bien mediante los sueldos y salarios del personal en plantilla (retribución
al factor trabajo dependiente), o bien mediante la contratación de servicios de
trabajadores o profesionales externos a la misma (retribución al factor trabajo
independiente).

Sin embargo, hay otras formas en las que los recursos humanos afloran en la
contabilidad de la compañía, como puede ser a través de las relaciones laborales
con la Seguridad Social, con la Hacienda Pública, de planes de pensiones
concertados con sus trabajadores, del pago de indemnizaciones, primas y
gratificaciones, gastos incurridos en formación del mismo, o la participación en
beneficios de la empresa, por ejemplo.

Analíticamente, centrándose en los gastos de personal, éstos suelen representar

una parte significativa del total de costes de la empresa, teniendo un efecto
directo sobre el resultado de explotación, y en ocasiones, formando parte del coste
de activos de la empresa.
 Auditoría de
Recursos Humanos. Cuentas del Área

Las cuentas del área en las que se va a basar el trabajo del auditor van a ser las
siguientes:

En la cuenta de Pérdidas y Ganancias se encuentran la mayoría de las cuentas

relacionadas con los Recursos Humanos:

62 SERVICIOS EXTERIORES
623 SERVICIOS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES.

64 GASTOS DE PERSONAL
640 SUELDOS Y SALARIOS.
641 INDEMNIZACIONES.
642 SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA.
643 APORTACIONES A SISTEMAS COMPLEMENTARIOS DE PENSIONES.
649 OTROS GASTOS SOCIALES.

66 GASTOS FINANCIEROS
662 INTERESES DE DEUDAS A LARGO PLAZO.
662X Rendimientos atribuibles al fondo de pensiones.

75 OTROS INGRESOS DE GESTION

755 INGRESOS POR SERVICIOS DIVERSOS AL PERSONAL.

79 EXCESOS Y APLICACIONES DE PROVISIONES

790 EXCESO DE PROVISION PARA RIESGOS Y GASTOS.
790X Exceso de Provisión para pensiones y obligaciones similares.

En el Balance de Situación, las siguientes cuentas:

14 PROVISION PARA RIESGOS Y GASTOS

140 PROVISION PARA PENSIONES Y OBLIGACIONES SIMILARES.
140X Provisión para vacaciones y pagas extra.

25 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS PERMANENTES

254 CREDITOS A LARGO PLAZO AL PERSONAL.
46 PERSONAL
460 ANTICIPO DE REMUNERACIONES.
465 REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO.

46 PERSONAL
460 ANTICIPO DE REMUNERACIONES.
465 REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO.

47 ADMINISTRACIONES PUBLICAS.
470 HACIENDA PUBLICA, DEUDOR POR DIVERSOS CONCEPTOS.
4701 Hacienda Pública, deudor por retenciones practicadas.
471 ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, DEUDORES
475 HACIENDA PUBLICA, ACREEDOR POR DIVERSOS CONCEPTOS.
4701 Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas.
476 ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, ACREEDORES

54 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES

544 CREDITOS A CORTO PLAZO AL PERSONAL.

Auditoría de Recursos
Humanos. Objetivos de Auditoría

Los principales objetivos que va a buscar el auditor dentro del área de Recursos
Humanos, son los siguientes:

a) Las nóminas has sido adecuadamente realizadas de acuerdo a la legislación

laboral, teniendo en cuenta lo establecido en el convenio colectivo aplicable a la
empresa y las condiciones contractuales del trabajador.
b) Los gastos de personal han sido completos, son reales (no ficticios, es decir,
existencia de una relación laboral entre trabajador y empresa), y están
correctamente contabilizados.
c) Existencia de adecuación y prudencia en los saldos, así como el mantenimiento
de la uniformidad con respecto a ajercicios precedentes respecto a la
periodificación, estimaciones y devengo.
d) Correcta dotación en gastos del ejercicio de la provisión para pensiones y
obligaciones similares y el importe registrado en el pasivo asegura de forma
razonable el cumplimiento de los compromisos contraídos por los empleados
afectos al plan.
e) La empresa cumple con sus obligaciones en materia laboral frente a la
Seguridad Social.
f) La empresa cumple con sus obligaciones en materia fiscal frente a la Hacienda
Pública, elaborando las retenciones a los trabajadores en nómina (IRPF) de forma
correcta e ingresándolas en el citado organismo.
g) Reflejo adecuado en la contabilidad de la empresa de determinados gastos
específicos del personal, como sueldos de administradores o liquidadores en su
caso.
h) La memoria incorpora la información mínima exigida por la normativa
contable sobre los gastos de personal y demás elementos contables intregados
dentro del concepto de "Recursos Humanos".
i) Existencia de un buen Sistema de Control Interno, según lo establecido en los
"Objetivos de Control Interno".
 Auditoría de
Recursos Humanos. Objetivos de Control Interno

Los puntos principales de control interno del área de Recursos Humanos que
el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones:
a) Existencia de unos criterios claros y escritos en relación a la contratación del
personal, la fijación de los salarios, y la confección de los recibos salariales y su
pago; teniendo que estar todo ello debidamente autorizado. De este modo, la
segregación de las funciones en este área tiene que estar claramente
establecida en el seno de la empresa.

b) Se deben mantener unos expedientes de personal, los cuales tienen que tener
un carácter de estricta confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador
de la empresa tanto datos de caracter general (nombre, dirección, lugar de
residencia y nacimiento, nº de afiliación a la Seguridad Social, número de familiares
a su cargo a efectos de IRPF) como todos aquellos datos de su perfil profesional
(referencias, experiencia laborales), personal (tipo de contratación con la
compañía, fecha de comienzo en la empresa, departamento, categoría
profesional, sueldo inicial, autorización de domicialición de la nómina,
cambios y movilidad dentro de la entidad) y académico (expediente
académico, certificados de cursos e idiomas) relevantes. Esta tarea de
adecuado registro del personal de la empresa debe estar asignada a
algun empleado que, con una jerarquía superior, se ocupe de estos
temas, o bien si la empresa dispone de ello, del Departamento de Recursos
Humanos.
c) Existencia de organigramas actualizados y medios de seguridad para la
custodia de dichos expedientes de personal y toda aquella información
confidencial sobre los recursos humanos de la empresa, como el libro
de matrícula y el libro de visitas.

d) Establecimiento de procedimientos para la fijación de revisiones, con la

periodicidad que la gerencia estime oportuno, sobre aspectos de orden interno
como los sueldos y salarios, las vacaciones, ascensos y promociones, fechas y
formas de pago, horas extras, gastos de viaje, cursillos y formación del personal,
primas e incentivos al mismo, etc.

e) Existencia de listados-resumen de nominas por mes y trabajador, lo que

facilita el control y la comparación de saldos entre períodos, y entre los
datos reales y las cifras que se hayan podido presupuestar por los
órganos directivos, permitiendo un más rápido análisis de desviaciones.

f) Fijación de métodos razonables para la adecuada distribución de todos los

gastos relacionados con los recursos humanos entre costes directos, indirectos y
generales.
g) Conciliación de forma periódica entre las cuentas bancarias y los pagos de
nóminas.
h) En el caso de que la empresa utilice tarjetas de control de tiempos, se debe
conciliar las horas pagadas con las que aparecen en ellas.
j) Análisis de la causas de las bajas temporales (índices de absentismo laboral),
y de las bajas definitivas.
k) Adecuado cumplimiento de la compañía de la Ley de Prevención de Riesgos
Laborales.
 i) Existencia de la supervisión de todas las cuestiones laborales por un
experto (bien interno o externo) en estos temas.

Auditoría de Recursos
Humanos. Procedimientos de Auditoría

Los Procedimientos de Auditoría más frecuentes en el área de Recursos

Humanos, los cuales se explican de forma detallada y dentro de un contexto
global, en el Programa de Trabajo, son los siguientes:

a) Revisión y análisis de las fluctuaciones significativas en el

importe bruto de las nóminas y en los costes totales de sueldos y
salarios.

b) Revisión y análisis de las variaciones anormales entre los costes totales de

sueldos y salarios, y entre los costes presupuestados y los que realmente se han
devengado.

c) Evaluar la razonabilidad del importe del gasto por sueldos y salarios del
ejercico asi como del importe de la seguridad social a cargo de la empresa.
d) Revisión de la coincidencia entre la contabilidad de la empresa (cuenta de
retenciones practicadas y Seguridad social a cargo de la empresa y del trabajador)
y los importes declarados a la Hacienda Pública y a la Seguridad Social (Impreso
TC-1).
e) Análisis de toda aquella documentación contable que se considere
oportuno, con el fin de cumplir adecuadamente con los Objetivos de Auditoría de
este área.

Auditoría de Recursos
Humanos. Programa de Trabajo

El programa de trabajo para el área de Recursos Humanos debe contener

básicamente los siguientes puntos:

1. Aspectos Generales:
a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno
en este área.
b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables.
c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control
interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la Dirección de la
entidad.
 2. Aspectos Específicos:

a) Selección de un determinado número de fichas o expedientes del personal, y

comprobar su adecuada y completa documentación, mediante:
- Revisión de la inclusión de dichos trabajadores en el libro de matrícula.
- Revisión que todas las nóminas devengadas por el empleado están recogidas en el
expediente.
- Verificación de las condiciones contractuales y vigencia de la relación laboral.

b) Selección de un determinado número de meses, de cada uno de los empleados

seleccionados en el punto a) y comprobar la adecuada confección y
contabilización del recibo salarial, mediante:
- Comprobar que el sueldo base está conforme a lo estipulado en el convenio
colectivo aplicable.
- Comprobar que la remuneración y el recibo salarial esta conforme con las
condiciones del contrato de trabajo, el cual debe estar vigente para el mes
seleccionado, asi como:
- Las operaciones aritméticas en la nómina han sido correctamente calculadas.
- Revisar que el porcentaje de la retención por IRPF aplicada
por la empresa está de acuerdo a las condiciones familiares y
personales del trabajador contempladas en la normativa fiscal
vigente.

- El trabajador ha sido correctamente incluido en la relación nominal del mes en

cuestión en el impreso del TC-2 de la Seguridad Social.
- En caso de para el trabajador se utlicen fichas de control tiempos verificar que las
horas de mano de obra están de acuerdo al tiempo que se le
remunerado en la nómina.

- En el caso de que existan anticipos verificar la adecuada contabilización y su

deducción en el recibo salarial del mes siguiente.
- Si la relación de la empresa y el trabajador es externa, verificar el correcto
documento soporte de los trabajos realizados por el profesional externo (Factura),
la retención aplicada, y la contabilización en cuentas del subgrupo 607 o 623.
- Comprobar la adecuada contabilización del importe de la deuda contraída por la
empresa en concepto de vacaciones y pagas extra, teniendo en cuenta el
principio de devengo, reflejando el gasto por sueldos y salarios correspondiente.
- En el caso de un trabajador en el que coincida que el en ese ha causado baja,
revisar el correcto cálculo, soporte y contabilización de la liquidación (finiquito).
- Verificar que por un lado, la nómina ha sido pagada al trabajador, y por otro,
que se ha ingresado en la Seguridad Social, el importe de la Seguridad Social a
cargo de la empresa más la cifra a cargo del trabajador (en el mes siguiente).

c) Verificar que el importe registrado como gasto por Seguridad Social a cargo
de la empresa es razonable.

d) Obtención de un resumen-listado acumulado anual de nóminas por trabajador

y mes, y comprobar que los totales anotados coinciden con los importes
contabilizados.

3. Información a incluir en la Memoria.

a) Revisión de toda aquella información que se va a desglosar en la memoria
referente a los gastos de personas, sistemas de aportación a planes de pensiones,
asi como de remuneración a los miembros del consejo de administración.

4. Conclusiones y Revisión:
a) Redactar un breve memorándum general sobre el trabajo
realizado y los principales problemas detectados; concluyendo sobre el
trabajo realizado.

b) Revisar el trabajo por la persona última responsable del mismo y cerrar todos
los puntos de revisión existentes, incluyendo un resumen de los puntos de control
interno observados para discutir con los responsables de la compañía a efectos de
inclusión en el informe de control interno.