Setor protocolo, termos especficos e arquivos especiais

Fabrcio Mariano
* Mestre em Economia pela Wisconsin International University. Ps-graduado em Finanas e Gesto Corporativa pela Universidade Candido Mendes (UCAM). Graduado em Fsica pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).Professor do Instituto de Administrao do Rio de Janeiro (IARJ). Professor de cursos preparatrios para concursos.

Setor protocolo
Protocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. A funo do setor de protocolo autenticar a entrega de um documento ou evidncia de uma deliberao ou fato que precise ser anotado ou registrado. Uma vez definida a protocolizao do documento devero ser anotados abaixo do carimbo o nmero e a data da primeira distribuio e cdigo do assunto a que se refere, elaborando, assim, um resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo.

Resoluo de questes
1. (Arquivologia Cesgranrio) Uma ficha apresenta os seguintes dados: procedncia, data de entrada, data do documento, nmero, cdigo do assunto, espcie, nmero de origem, assunto, distribuio, data, recebido. Trata-se de uma ficha de: a) descarte. b) destinao. c) avaliao. d) proviso. e) protocolo. Soluo: Protocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Logo, a ficha de protocolo armazena informaes sobre a movimentao do arquivo. Gabarito: E
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2. (UFRJ/Arquivista) Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem respeito, visando no apenas a eliminao, mas, principalmente, assegurar a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de: a) descarte. b) destinao. c) levantamento. d) organizao. e) triagem. Soluo: Destinao o ato de decidir o que fazer com a massa documental. Gabarito: B

Terminologia especfica
A seguir, algumas terminologias utilizadas em Arquivologia.  Acervo: o conjunto de documentos de um arquivo.  Acesso: a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, caso este seja liberado por autoridade competente e esse documento seja sigiloso, temos a desclassificao desse material de arquivo.  Administrao de arquivo: a direo, superviso e coordenao das atividades administrativas e tcnicas de uma instituio.  Administrao de documento: metodologia de programas para controlar: criao, uso, normalizao, manuteno, guarda, proteo e destino de documentos.
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 Amostragem: tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto.  Anexao: juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo.  Anexo: documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em carter definitivo.  Apensao: juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia.  Apenso: documento juntado a processo sem contudo passar a integr-lo.  Arquivista: profissional de arquivo de nvel superior.  Arquivstica: princpios e tcnicas.  Arquivo administrativo: arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo tcnico.  Arquivo tcnico: arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo administrativo.  Arranjo: processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos.  Atividade-fim: expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio.  Atividade-meio: expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio.  Avaliao: processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos.  Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente.
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 Classificao: organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo. o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao; ato pelo qual se atribui a documentos, ou s informaes neles contidas, graus de restrio de acesso. Tambm chamada classificao de segurana.  Descarte ou eliminao: excluso de documentos do acervo de um arquivo, aps avaliao, com a finalidade de encaminh-los a uma instituio ou pessoa.  Descrio: conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.  Dossi: unidade de arquivamento pertinente a um determinado assunto ou pessoa.  Espcie de documento: o seu aspecto formal: filme, planta, ata etc.  Fundo ou ncleo: a principal unidade de arranjo estrutural fundamentado no princpio da provenincia, que o princpio segundo o qual devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.  Fundo aberto: conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.  Fundo fechado: fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de documentos de data posterior sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado.  Gneros de documentos: designao dos documentos segundo aspectos de sua representao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconogrficos.  ndice: lista sistemtica para facilitar a localizao.  Juntada: ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo.
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 Protocolo: denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso.  Tabela de equivalncia: instrumento de pesquisa auxiliar que d equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo.  Valor probatrio ou valor legal: valor intrnseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

Resoluo de questes
1. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) Uma das espcies documentais mais utilizadas nos rgos do Poder Judicirio o processo. comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexao ou por apensao. A juntada por anexao significa: a) a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. b) a unio definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. c) a unio provisria de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes atividade-meio. d) a unio, por at um ano, de processos que envolvam questes recursais relativas a um mesmo interessado. Soluo:  Anexao: juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo.  Apensao: juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. Gabarito: B
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2. (TRE/PB Tcnico Judicirio FCC) A qualidade pela qual os documentos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura e o funcionamento da instituio responsvel por sua acumulao conhecida como a) valor probatrio. b) prescrio. c) jurisprudncia. d) princpio da provenincia. e) vigncia. Soluo:  Valor probatrio ou valor legal: valor intrnseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. Gabarito: A

3. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) Quando o arquivo de uma entidade passa a conviver com o de outras, nas instituies de guarda permanente de documentos, recebe o nome de a) srie. b) setor. c) grupo. d) seo. e) fundo. Soluo:  Fundo ou ncleo: a principal unidade de arranjo estrutural fundamentado no princpio da provenincia, que o princpio segundo o qual devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo. Gabarito: E

4. (UFRJ/Arquivista) Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necess6 Este material parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informaes www.iesde.com.br

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rio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de: a) prescrio. b) notao. c) avaliao. d) classificao. e) restaurao. Soluo:  Classificao: organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo. o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao. Gabarito: D

5. (UFRJ/Arquivista) Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao de valor permanente, aumentar o ndice de recuperao da informao, conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos so objetivos da: a) descrio. b) indexao. c) avaliao. d) disseminao. e) codificao. Soluo:  Avaliao: processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos. Gabarito: C
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Arquivos especiais e especializados

Arquivos especializados so aqueles que tm sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana em um campo especfico. Pode reunir vrios gneros em relao a um nico assunto. Por exemplo, arquivo mdico, arquivo de engenharia etc. O arquivo especial composto de documentos arquivsticos, de gneros diferentes do textual (materiais), como o arquivo audiovisual, iconogrfico, cartogrfico. Dependem do auxlio de uma tecnologia para que o contedo seja acessado. Tambm podem ser definidos como arquivos que tm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suporte, tendo, por essa razo, tratamento especial. Sendo assim, os arquivos especiais e especializados esto inseridos no campo da Arquivologia e dispem de tcnicas corretas para sua organizao. Para o arquivista o que importa a informao, independente do suporte (papel, CD, DVD etc.).

Arquivos especiais
Arquivo fotogrfico
Um documento fotogrfico uma fotografia em positivo ou negativo. O mtodo de arquivamento para esse tipo de arquivo desenvolvido em cinco fases: recepo e identificao, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.  Recepo e identificao: as unidades responsveis pela emisso das fotografias devem encaminh-las juntamente com os negativos ao arquivo com as informaes necessrias ao seu registro (data, local, evento, identificao das pessoas). necessrio um canal aberto entre as unidades para facilitar a soluo de qualquer dvida.  Preparo: o mtodo numrico o mais adequado no arquivo fotogrfico devido simplicidade e recuperao. A fotografia recebe um nmero de registro no seu verso, esse nmero do verso da fotografia ser atribudo tambm a seu negativo, envelope ou pasta.

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 Registro: depois de numerados, retiram-se das fotografias todos os elementos que iro servir de identificao na sua recuperao: nomes, assuntos, eventos, datas, lugares etc.  Arquivamento: devido aos diferentes suportes, podemos dividir a guarda do material em trs arquivos : fotografia, negativo, lbum.  Pesquisa: meio de recuperar a informao visual organizada pelo arquivamento.  Conservao: para evitar ao da umidade, as fotografias devem ser guardadas soltas em pastas suspensas, que contenham o mesmo nmero de registro dado a elas, em ordem crescente.  Identificao de pessoas: folha de papel cristal, sobre o qual se desenha o contorno das cabeas, numerando-se e relacionando abaixo os nomes correspondentes.  Negativo: os negativos devem ser arquivados individualmente em envelopes prprios para esse fim. O nmero correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira de reserva.  lbum: arquivo em separado, pois no possui padro.

Arquivos de fita magntica/filme/disco

Fita magntica uma fita recoberta por uma camada magntica, capaz de armazenar informaes sob a forma de sinais eletromagnticos. O processo de arquivamento semelhante aos aplicados no arquivo de fotos. Tambm se utiliza o mtodo numrico.  Banco de dados ou fichas: ndice remissivo contendo informaes que iro auxiliar a pesquisa.  Fita: tempo de durao e data de gravao, comprimento da bitola do filme, se sonoro ou mudo, em cores ou preto e branco, rotao.

Arquivos de recortes de jornais

Em geral, so arquivos por assunto, podendo utilizar qualquer um dos mtodos usuais (dicionrio, enciclopdico, decimal etc.).
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Automao
O suporte o prprio computador, so os bancos de dados em que so armazenados registros sobre determinado assunto.

Microfilmagem
A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento, em formato altamente reduzido. Incio em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas, gera economia de espao, racionalizao da informao, integridade da informao e versatilidade na duplicao. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo custo.

Arquivos digitais
As organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital. Governos, organizaes e cidados podem utilizar o documento digital como fonte de prova e informao, alm de garantia de direitos. Os documentos digitais so suscetveis degradao fsica e obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco o patrimnio arquivstico digital. De acordo com o artigo 1., 2., Resoluo 20, de 16 de julho de 2004,
Art. 1. [...] 2. Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

No caso de documentos informticos ou eletrnicos, existe a possibilidade de armazenamento de grande quantidade de informao em um espao altamente reduzido, ou seja, mais informao armazenada utilizando menor quantidade de suporte.

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Metadados
Metadados (DD ou Dicionrio de Dados), ou Metainformao, so dados sobre outros dados. Um item de um metadado pode dizer do que se trata aquele dado, geralmente uma informao inteligvel por um computador. Os metadados relacionados aos documentos arquivsticos digitais, que costumam estar registrados nos sistemas de gesto de documentos, devem acompanhar o documento digital no momento da transferncia ou recolhimento. Exemplos: nome do autor, nome do destinatrio, assunto, data de produo, data da transmisso, data do recebimento etc.

Resoluo de questes
1. So imprescindveis para assegurar autenticidade, compreenso e uso dos documentos digitais: a) metadados. b) softwares. c) autor do documento. d) tamanho dos arquivos. e) data de criao do documento. Soluo: Os metadados asseguram a autenticidade de documentos digitais, alm de auxiliar no processo de compreenso destes. Gabarito: A

2. Disco flexvel (disquete) e disco rgido (winchester) so exemplos de suporte: a) informtico. b) sonor. c) microgrfico.
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d) iconogrfico. e) filmogrfico. Soluo: Disquete e disco rgido so suportes informticos, assim como o papel um suporte textual. Gabarito: A

3. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) No mundo dos documentos eletrnicos, a) o princpio da provenincia substitudo pelo da pertinncia. b) h densidade mxima de informao em um mnimo de suporte. c) a descrio deve privilegiar os instrumentos seletivos. d) no h necessidade de proceder avaliao. e) a classificao por assunto prefervel abordagem funcional. Soluo: Os documentos eletrnicos permitem uma grande quantidade de informao em pequenos espaos, ou seja, h densidade mxima de informao em um mnimo de suporte. Gabarito: B

4. (UFRJ/Arquivista) Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de massa, o documento: a) sistemtico. b) mutvel. c) sonoro. d) imagntico. e) eletrnico.

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Soluo: Documento eletrnico o gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico, ou somente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos digitais. Gabarito: E

Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Academia, 2010. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004. DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20 mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010. DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992. FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

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