EMPRESA: PIKOLIN S.A. EVALUACIN CONTROLES GENERALES DE GESTIN 1. Existe un organigrama jerrquico y funcional en la Sociedad? 2.

Se tiene un manual actualizado de procedimientos explicativo de la operativa funcional por departamentos, de la asignacin de responsabilidades, de la segregacin de funciones y del flujo de informacin a generar? 3. Est dicho manual aprobado por la Direccin de la Sociedad? 4. Se realizan verificaciones peridicas del cumplimiento de los procedimientos y controles establecidos por personas ajenas a sus propios departamentos? 5. Se confecciona mensualmente una informacin econmica-financiera de la Sociedad para su anlisis y toma de decisiones por parte del Comit de Direccin? 6. Cumple la Sociedad con los envos peridicos de los informes y reportings especiales financieros y contables para su casa matriz? Estn firmados por la Direccin de la Sociedad? 7. Se tienen preestablecidos unos calendarios anuales de cierre de informacin? 8. Se realizan visitas espordicas a las delegaciones por parte del personal del Departamento Financiero-Administrativo para el anlisis de los procedimientos y controles de las transacciones que se ejecutan? 9. Estn todas las transacciones de la Sociedad debidamente autorizadas y supervisadas por los responsables de cada departamento antes de ser anotadas en los estados contables? 10. Comprueba el responsable financiero-contable la adecuacin de las anotaciones contables en cuanto a clasificacin, autorizacin y soporte documental? Estn aprobados los asientos contables? 11. Existe un plan contable de cuentas debidamente descrito, codificado y clasificado acorde con las transacciones de la Sociedad? 12. Est convenientemente archivada y custodiada la documentacin contable en el Departamento de Contabilidad?

SI

NO

VERIFICADO SI NO

EMPRESA: PIKOLIN S.A. EVALUACIN CONTROL CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS A PAGAR 1. Se realizan todos los pedidos de compra desde el Departamento Central de Compras? 2. Estn formalizados contractualmente los precios acordados con proveedores? Estn autorizados por la Direccin? 3 Se encuentran los precios formalizados con el proveedor de la casa matriz a precio de mercado? 4. Estn todas las solicitudes de pedido procedentes de los almacenes firmadas por los responsables de cada almacn? 5. Se requieren autorizaciones especiales para pedidos de compra que superen determinados volmenes? 6. Se encuentran los pedidos de compra autorizados por el responsable de compras? Estn prenumerados? 7. Se mantiene una ficha por cada proveedor en donde se detallan el cdigo del proveedor, datos del proveedor, condiciones de crditos, descuentos, etc.? 8. Se lleva un control de los pedidos solicitados pendientes de recibir desde la Central de Compras (Listado de Pedidos pendientes de recibir)? 9. Existe un nico punto de recepcin de productos? 10. Se envan a los almacenes copia de los pedidos de compra para la verificacin de los productos en el momento de la recepcin? 11. Se comprueban fsicamente las entradas de productos dejando evidencia de su verificacin firmando el albarn de entrada de las mismas? Es la entrada supervisada por el responsable del almacn? 12. Se lleva un control de entradas en almacn (parte de entradas) mediante un libro registro de entradas de productos prenumerado? 13. A la entrada de mercancas en los almacenes, una vez verificada y firmada la documentacin generada por el responsables, es enviada dicha documentacin inmediatamente a la Central de Compras con el fin de actualizar lo antes posible la base de datos de los pedidos? 14. Son las facturas de proveedores recibidas directamente por el Departamento de Contabilidad? 15. Se concilia mensualmente la cantidad de pedidos servidos pendientes de facturar entre Almacn, Central de Compras y Contabilidad? 16. Realiza el Departamento de Compras las siguientes comprobaciones a la recepcin de la factura de proveedores y antes de proceder a su contabilizacin: Cotejo con los partes internos de entrada (cantidad y precio)? Comprobacin condiciones crdito, descuentos, etc.? Revisin clculos aritmticos? Es la factura firmada conforme a comprobaciones realizadas? 17. Se anota la recepcin de facturas en la Sociedad en un libro de

SI

NO

VERIFICADO SI NO

entradas de correspondencia? 18. Se tiene definido un plan de cdigos correlativos correspondientes a proveedores? 19. Hace constar el Departamento de Administracin en la factura recibida, una vez aprobada, el cdigo del proveedor, el asiento contable, el nmero de justificante asignado y firma del departamento para proceder a su contabilizacin? 20. Estn los saldos de proveedores compuestos por registros auxiliares individuales? 21. Se concilian dichos registros auxiliares mensualmente con el mayor? 22. Se realizan confirmaciones peridicas de los saldos de las cuentas de proveedores con los propios proveedores (conciliacin de saldos)? 23. En los cierres que se elaboran mensualmente se conciban las "facturas pendientes de recibir procedentes de pedidos servidos" segn el Departamento de Contabilidad con el listado de pedidos servidos a almacenes y no facturados segn la Central de Compras? 24. Se mantiene un registro control de vencimientos de los pagos a realizar a proveedores? 25. Tienen la debida autorizacin los pagos realizados tanto mediante transferencia bancaria como por cheque bancario? 26. En los pagos mediante cheque bancario: - Se utilizan firmas mancomunadas? - Son los cheques nominativos? - La preparacin del cheque y su autorizacin son procesadas por personas diferentes? 27. Estn las divisiones de responsabilidades correctamente definidas en cuanto a funciones de compra, recepcin de productos, registro de las cuentas a pagar y realizacin de los pagos (segregacin funciones correcta)? 28. Se mantiene un control registro de la relacin de cheques emitidos, sus conceptos e importes? 29. Se cancelan mediante sello especfico de "Pagado" los documentos de proveedores que se pagan? 30. Se concilian los pagos realizados en contabilidad con los cargos en los extractos bancarios? 31. Estn las divisiones de responsabilidades correctamente definidas en cuanto a funciones de compra, recepcin de productos, registro de las cuentas a pagar y realizacin de los pagos (segregacin de funciones correcta)?

EMPRESA: PIKOLIN S.A. EVALUACIN DE CONTROLES DE VENTAS Y CUENTAS A COBRAR 1. Son todos los pedidos de clientes autorizados por los responsables de cada delegacin? 2. Se mantiene un registro numerado de los pedidos captados pendientes de suministrar? 3. Se genera en el almacn una nota interna de preparacin del pedido en la que conste la evidencia de la persona que ha preparado el pedido? 4. Es supervisada la preparacin del pedido por el responsable del almacn? 5. Existe evidencia que asegure que los pedidos preparados y servidos son autorizados? 6. Se emite un albarn de salida prenumerado y supervisado junto con las mercancas despachadas? 7. Se mantiene un registro de pedidos preparados y suministrados (albaranes) pendientes de facturar? 8. Se notifica al Departamento de Facturacin el suministro de los pedidos? 9. Se obtiene confirmacin por parte del cliente de la recepcin de los productos servidos? 10. Se generan unos partes de devoluciones de mercancas en los que conste la autorizacin de las mismas y sus razones? 11. Emite el Departamento de Facturacin facturas prenumeradas? 12. Se asegura que las facturas emitidas corresponden a pedidos preparados, suministrados y adecuadamente entregados al cliente? 13. Se mantiene un registro de facturas emitidas 14. Realiza el Departamento de Facturacin comprobaciones de las facturas de venta en cuanto a: - Correspondencia con pedidos autorizados? - Albaranes de salidas firmados por el cliente? - Verificacin de precios de venta autorizados y aprobados? - Cotejo de condiciones de crdito y descuentos? - Confirmacin de la exactitud de los clculos aritmticos? 15. Es el Departamento de Facturacin independiente de los de expedicin y de cobros? 16. Se concilian mensualmente las cifras de facturacin con los registros contables? 17. Se actualizan anualmente en la base de datos los precios de venta aprobados y las condiciones de crdito y descuentos con los clientes? 18. Estn restringidos los accesos a las bases de datos de precios y condiciones de venta en el sistema informtico de la Sociedad? 19. En los cierres que se elaboran mensualmente se incorporan los albaranes de salida pendientes de facturar como mayor importe de ventas? 20. Estn los saldos de clientes compuestos por registros auxiliares individuales?

SI

NO

VERIFICADO SI NO

21. Se realizan comprobaciones mensuales de los registros auxiliares de las cuentas de clientes con los saldos del mayor? 22. Se realizan confirmaciones y conciliaciones peridicas de los saldos de las cuentas a cobrar con los propios clientes? 23. Se mantienen unos registros de los efectos comerciales a cobrar? 24. Existe un control sobre los efectos descontados pendientes de vencimiento? 25. Existe un responsable de control de crditos que establezca y defina los lmites de crdito para los clientes? 26. Es independiente la gestin del responsable de crditos de la de facturacin y cobros? 27. Se ejercen polticas de bloqueo contra clientes impagados (bloqueo de pedidos de venta)? 28. Se elaboran detalles de antigedad de saldos de las cuentas a cobrar para su revisin, seguimiento y provisin de deudas de dudoso cobro?

EMPRESA: PIKOLIN S.A. EVALUACIN DE CONTROLES DE EXISTENCIAS 1. Se mantienen registros de inventario permanente de existencias? 2. Se especifican unidades y precios en dichos registros? 3. Para los cierres mensuales que se presentan se realizan comprobaciones entre el inventario permanente de existencias valorado y la cifra contable de existencias finales al cierre de cada perodo? 4. Se procede a realizar ajustes, en su caso, en los registros permanentes de existencias en base a los recuentos fsicos realizados? 5. Las entradas de productos en almacn (altas en existencias): - Estn soportadas con documentacin de entrada? - Han sido verificadas y contadas? - Dan lugar a una alta autorizada en inventario permanente de existencias? 6. Las salidas de productos de almacn (bajas en existencias): - Estn soportadas con documentacin aprobada y cotejada con los productos servidos? - Dan lugar a una baja autorizada en inventario permanente de existencias? - Son firmadas por el cliente a su recepcin? 7. Se realizan recuentos fsicos completos cielos almacenes al menos una vez al ao? 8. Se confeccionan instrucciones escritas, firmadas y aprobadas por la Direccin, para los recuentos fsicos? 9. Se utilizan hojas de recuento prenumeradas para los conteos?Son firmadas y supervisadas por los encargados o coordinadores de los inventarios? 10. Se realizan dobles recuentos? 11. Se tiene en consideracin en los recuentos fsicos los cortes de entradas y salidas de productos? 12. Se realizan los recuentos fsicos por personas diferentes a los responsables de su custodia? 13. Se hacen comprobaciones de los clculos aritmticos de los listados de inventario permanente de existencias valoradas? 14. Estn las mercancas obsoletas, deterioradas o de poco movimiento consideradas como tales en el inventario permanente valorado (Provisin por depreciacin de existencias)?

SI

NO

VERIFICADO SI NO

EMPRESA: PIKOLIN S.A. CONTROL CHECK-LIST REA INMOVILIZADO 1. Existe un Registro de Inmovilizado en el que se detalle todos los elementos activados con detalle de: - Cdigo de identificacin del bien inmovilizado? - Coste de adquisicin y vida til de cada elemento? - Depreciacin acumulativa de los bienes? - Valor neto del bien? 2. En los cierres de los perodos se conciba con los estados contables dicho registro? 3. Se utilizan cuentas contables apropiadas acordes con la naturaleza del inmovilizado? 4. Estn oportunamente aprobadas las facturas de compra de activo fijo por el responsable del departamento correspondiente (o Direccin General, si fuese el caso), y supervisadas por la Direccin Financiera antes de proceder a su contabilizacin? 5. Se aplican los coeficientes de amortizacin de activo fijo siguiendo unos criterios objeticos uniformes? 6. Tienen todas las altas en activo fijo la documentacin previa correspondiente a la aprobacin o autorizacin de dichas inversiones? 7. Se realizan recuentos fsicos en los activos fijos que confirmen la existencia fsica de los elementos contabilizados y reflejados en el registro de inmovilizado? 8. Las ventas de inmovilizado: - Estn aprobadas por la Direccin de la Sociedad en hecho y cuanta? - Estn debidamente documentadas? - Se dan de baja del Registro de Inmovilizado? - Son notificadas al Departamento de Contabilidad para su reflejo en los estados financieros? 9. Los bienes totalmente amortizados y todava en funcionamiento se mantienen en los libros de contabilidad? 10. Se tiene en cuenta para la cobertura de seguro de activo fijo las nuevas inversiones por este concepto?

SI

NO

VERIFICADO SI NO

EMPRESA: PIKOLIN S.A. INVERSIONES FINANCIERAS 1. Estn las transacciones de compra y venta de inversiones en valores autorizados por el Consejo de Administracin de la Sociedad? 2. Se mantienen registros de inversiones con detalle individual de la informacin de cada uno? 3. Se realizan conciliaciones en los cierres mensuales entre el registro de inversiones y los estados contables? 4. Estn los valores adecuadamente custodiados junto con su documentacin soporte? 5. Se mantiene una informacin adecuada y actualizada sobre las cotizaciones de los valores? 6. Se auditan los estados financieros de las empresas sobre las que se poseen las participaciones? 7. Sigue la Sociedad criterios de contabilizacin adecuados para la cartera de valores? 8. Se reflejan contablemente las depreciaciones en los valores, si fuese el caso?

SI

NO

VERIFICADO SI NO

EMPRESA: PIKOLIN S.A. CONTROL CHECK-LIST FONDOS PROPIOS 1. Est la Sociedad constituida de acuerdo a la forma jurdica establecida para este tipo de sociedades? 2. Est la cifra del Capital de la Sociedad, debidamente soportada con los documentos pblicos correspondientes (escrituras de constitucin, ampliacin-reduccin capital, etc.)? 3. Existe un Libro de Acuerdos Sociales debidamente actualizado en base a las operaciones generadas y decisiones adoptadas por la Sociedad? 4. Se mantiene un registro de accionistas detallando las acciones en circulacin? 5. Estn las reservas clasificadas contablemente en base a su obligatoriedad, finalidad y origen? 6. Estn las variaciones de los recursos propios debidamente aprobadas mediante acuerdos sociales? 7. Se encuentran los resultados generados en el ejercicio aprobados por la Junta de Gobierno y reflejado en el libro de actas?

SI

NO

VERIFICADO SI NO

EMPRESA: PIKOLIN S.A. CONTROL CHECK-LIST REA NOMINAS 1. Tiene la Sociedad un expediente por trabajador en donde se especifique: - Tipo de contrato de trabajo? - Categora profesional y remuneraciones? - Otros: situacin familiar, deducciones, pluses, etc.? 2. Se mantienen listados de control de asistencia surgidos a partir del control de tiempos de trabajo, (tarjetas reloj por empleado)? 3. Se revisan los registros de asistencia de trabajo antes de la preparacin de las nminas? 4. Estn las horas extras aprobadas por el responsable de cada departamento? 5. Se aprueba el gasto de las nminas por el Director Financiero de la Sociedad antes de hacerse efectivas? 6. La persona que autoriza las transferencias o firma los cheques procedentes de las nminas es independiente a la que prepara y aprueba las nminas? 7. Se realizan conciliaciones entre los importes lquidos a pagar de las nminas y los importes cargados en los extractos bancarios? 8. Estn autorizados y supervisados por el responsable financiero los asientos contables de las nminas?

SI

NO

VERIFICADO SI NO

EMPRESA: PIKOLIN S.A. CONTROL CHECK-LIST REA TESORERA 1. Estn las cuentas bancarias autorizadas por el Comit de Direccin o Consejo de Administracin de la sociedad? 2. Se ingresan diariamente los cheques recibidos? 3. Se contabilizan los pagos en el momento de emisin de los cheques u rdenes de transferencias? 4. Se tienen definidos y autorizados por el Consejo de Administracin las personas autorizadas para firmar los cheques o dar las rdenes de transferencias? 5. Existe un fondo fijo de caja para los pagos por conceptos de cuantas pequeas? 6. Estn todas las salidas por caja adecuadamente soportadas por documentacin o justificantes aprobados? 7. Se realizan arqueos mensuales de los fondos fijos de caja? Estn supervisados por el responsable financiero? 8. Se realizan conciliaciones bancarias mensuales? Estn supervisadas por el responsable financiero? 9. Se ha obtenido autorizacin de los prstamos y crditos formalizados por la Sociedad de la casa Matriz en su solicitud? 10. Existe una poltica comunicada por escrito en cuanto al descuento de efectos? 11. Se mantienen unos registros auxiliares de prstamos y crditos en el que se detallan sus caractersticas? 12. Se concilian dichos registros con los estados financieros mensuales? 13. Se comprueba por parte del Departamento de Tesorera el correcto cumplimiento de las obligaciones contradas con las entidades de crdito?

SI

NO

VERIFICADO SI NO