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DEDICATORIA

El presente trabajo que presentamos hoy,

es un esfuerzo, sacrificio

y un deber, que lo

realizamos para superarnos tanto en el mbito personal como en lo profesional. Se lo dedicamos a nuestra facultad de ciencias contables y administrativas, haciendo ms

relevancia a nuestra escuela profesional de ciencias contables, que nos da fortaleza espiritual para seguir estudiando. Tambin se la dedicamos a nuestros padres y docentes quienes dedicacin nos guan por un sendero de la superacin. A la vez con su comprensin y nos han enseado con

ejemplos a romper cualquier obstculo de la vida y a querer ser mejor cada da.

AGRADECIMIENTO

Queremos extender un profundo agradecimiento con respeto y admiracin a la profesora del curso por compartir sus experiencias y su amplio conocimiento e impartirlo en nosotros, por ser paciente, aclarar cada una de nuestras dudas y por su apoyo incondicional. Muchas gracias y esperamos que en el futuro la vida nos de otras oportunidades de compartir muchas ms experiencias.

NDICE

RESUMEN

En resumen, el Control interno es primordial para asegurar que las funciones al interior de la Empresa se realicen de la mejor manera, con el objeto de cumplir con los objetivos organizacionales. El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un todo tres objetivos fundamentales: a) la obtencin de informacin financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficiencia de las operaciones. El control interno ha carecido durante muchos aos de un marco referencial comn, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales. El control interno debe garantizar la obtencin de informacin financiera correcta y segura ya que sta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y para la obtencin de

formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe permitir tambin el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado. Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que afectan al mismo. El riesgo de auditora puede ser considerado como una combinacin entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del trabajo de auditora.

La evaluacin del control interno consiste en hacer una operacin objetiva del mismo. Dicha evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa.

INTRODUCCIN

De la experiencia que da a da se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de auditora y control interno adolecen las empresas, incluyndose entre ellas no slo a pequeas y medianas, sino tambin a grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing, o el de las grandes empresas estatales. En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas bsicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado est la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los mtodos e instrumentos de anlisis a ser utilizados por los auditores internos. Al igual que en el control de calidad, la falta de planificacin y prevencin es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditora interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo que sali mal, porqu, y que hacer para evitar su repeticin, cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algn hecho perjudicial no quedarse en los aspectos ms superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raz, tratando de desentraar de tal forma las razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias. Otro aspecto importante a cuestionar en las auditoras es que la misma sea percibida como una entidad dedicada slo a la inspeccin (y a veces hasta con una perspectiva policaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organizacin. Es menester conformar una nueva visin de la empresa desde un enfoque sistmico, de tal manera de ubicar a la auditora como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel empresa), sino adems, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. Es interesante significar que slo el dirigente que reconozca la necesidad de considerar la empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados y entrelazados, habr descubierto la clave para entender cmo opera realmente la empresa. Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una auditora interna que evale eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino aplicados) no slo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino tambin a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en materia de informacin. Ahora bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se trata, la auditora interna tradicional pone todo su acento en los activos fisicos, derechos y obligaciones de las empresas, dejando desprotegidos activos tan valiosos como lo son los clientes y sus niveles de satisfaccin, el personal y su capital intelectual, y la calidad de los bienes y servicios producidos por la empresa. Otro aspecto muy importante es la ubicacin de la Auditora Interna dentro del marco organizativo en cuanto a su grado de independencia. Que la Gerencia o Departamento de Auditora Interna

quede a un nivel de negociacin o presin, impide alcanzar los objetivos que motivan su razn de ser. En la nueva visin de la auditora interna, sta debe estar integrada a la Gestin Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestin a los efectos de lograr mayores niveles en la prestacin de sus servicios.

CAPITULO I MARCO TERICO: AUDITORA.

La auditora la definimos como un control destinado a evitar errores por negligencia y/o irregularidades dentro del funcionamiento de los distintos entes u organizaciones. Por ello cuando se habla de auditoria en un sentido general se entiende que implica examinar o revisar determinado objeto o atributo. Todo ente u organizacin, ya sea con fin de lucro o sin l, posee ciertos controles o parmetros preestablecidos para permitir su habitual funcionamiento. La auditora controla dichos parmetros, razn por la cual, en forma rudimentaria, se suele decir que la auditoria es el control de los controles o un control de los controles ya existentes en el ente auditado.

TIPOS DE AUDITORIA Es importante conocer que la auditora de sistemas tiene algunos de sus fundamentos en otras auditoras y que toma diferentes herramientas de ellas para conformarse. A continuacin se presenta una clasificacin de diferentes tipos de auditoras, las cuales se encuentran clasificadas por diferentes factores.

Por el origen de quien hace su aplicacin: Externa Interna

Por el rea en donde se hacen Auditora Financiera Auditora Administrativa Auditora Operacional Auditora Gubernamental Auditora Integral Auditora de Sistemas Por rea de especialidad Auditora Fiscal Auditora Laboral Auditora Ambiental Auditora Mdica

Auditora a Inventario Auditora a Caja Chica Auditora en Sistemas Especializadas en Sistemas Computacionales Auditora Informtica Auditora con la Computadora Auditora sin la Computadora Auditora a la Gestin Informtica Auditora alrededor de la computadora Auditora en seguridad de sistemas Auditora a sistemas de redes En el siguiente mdulo se marcaran las diferencias entre las auditoras que tienen que ver con sistemas. Por el momento nos interesa que se entienda la diferencia entre la auditora externa y la auditora interna

ANTECEDENTES DE CONTROL INTERNO ORIGEN Y ANTECEDENTES Desde hace muchos aos o comerciantes eh industriales han tenido necesidad de llevar un control interno de las diversas operaciones de la empresa. Debido al auge que hubo en las empresas con la revolucin industrial en Inglaterra, trajo por consecuencia un desarrollo en los negocios, en los ltimos aos el

crecimiento de las empresas ha sido muy grande y en virtud de esto los propietarios no podan ejercer un control directo sobre las actividades, se preocuparon porque su organizacin estuviera firmemente apoyada en un sistema de control interno eficaz y que les proporcionara la debida informacin, eficiencia y proteccin. RESEA HISTORICA La denominacin tcnica auditora del control interno es nueva. Surgi como consecuencia de los requerimientos de la Seccin 404 de la Ley Sarbanes-Oxley del 2002 (Estados Unidos), concretados principalmente en el Estndar de Auditora No. 2 de la PCAOB, reemplazado luego por el Estndar de Auditora No. 5. Antes de ello, predominaba la expresin evaluacin del control interno, incluida dentro de los estndares de auditora generalmente aceptados (GAAS/NAGA), y con

el objetivo concreto de determinar el alcance de las pruebas de auditora.

Sin embargo, las cosas cambiaron de manera radical gracias a la introduccin de la auditora del control interno por los efectos arriba mencionados de la implementacin de la Seccin 404. Tal cambio ha implicado una autentica revolucin porque la mencionada ley: (a) Obliga a que exista un referente para el control interno; (b) Requiere, como condicin para la auditora del control interno, que previamente la administracin realice una valoracin del control interno; (c) Integra la auditora del control interno con la auditora de estados financieros; (d) Incorpora el anlisis de la cadena de valor, en este caso, la cadena de valor del control interno, y (e) Conlleva pasar desde enfoques operacionales hacia enfoques estratgicos.

La presente publicacin est organizada en tres partes: fundamentos, lecturas y estndares. Autor: Samuel Alberto Mantilla B. Editorial: ECOE Ediciones (Bogot, Colombia) Mes y ao de edicin: Agosto de 2009, Segunda Edicin Febrero de 2005, Primera Edicin

CAPITULO II CONTROL INTERNO ELEMENTOS

CONTROL INTERNO Definicin de control El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.

Algunos conceptos autores estudiosos del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente.

Robert Eckles, Ronaldo Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Definicin de control interno Se denomina Control Interno al sistema integrado de controles, tanto financieros, como de otros tipos establecidos por la administracin de la entidad para proteger los activos, obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos, promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la entidad, comunican las polticas administrativas, estimulan y median el cumplimiento de las mismas. Es un plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta, para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa.

Algunos autores definen el control interno como: ABRAHAM PERDOMO MORENO: El Control Interno es un plan de organizacin entre la contabilidad, funciones empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa

pblica, privada o mixta, para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de operacin y la adhesin a su poltica administrativa.

ROBERT H. MONTGOMERY.-"El control interno implica que los libros y mtodos de contabilidad as como la organizacin en general de un negocio, estaran de tal manera establecidos, que ninguna de las cuentas o procedimientos se encuentran bajo el control independiente y absoluto de una sola persona, sino por el contrario, el trabajo de un empleado es complementario del hecho por otro y se logra una auditora continua de los detalles del negocio.

J. GOMEZ MORF1N.-"El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones empleadas y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administracin de un negocio puede depender de estos elementos para obtener una informacin segura, proteger adecuadamente los bienes.

"DEFINICION D CONTROL INTERNO". EL CONTADOR PBLICO Y LA ADMINISTRATIVA. Fabin Martnez Villegas.

AUDITORIA

14. Pag. 180 nes de la empresa, as como

promover la eficiencia de las operaciones y adhesin a la poltica prescrita".

INSTITUTO AMERICANO DE CONTADORES PUBLICOS.- "El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar la adhesin a la poli tica administrativa prescrita" . Esta definicin reconoce que el sistema de control interno va ms amplia de las funciones que directamente corresponden a los departamentos contables y financieros. Tal sistema puede incluir: Control presupuestal, costos estndar, anlisis estadsticos y su distribucin, programas de entrenamiento del personal, un cuerpo de auditora interna.

VISTOR Z. BR INK.-"El control interno se refiere a los mtodos y prcticas de cualquier clase por medio de los cuales se coordinan y operan los registros y comprobantes de contabilidad y los procedimientos que afectan su uso, de manera que la administracin de un negocio obtiene de la funcin contable la utilidad mxima para su objeto de informacin, proteccin y control". En base a las definiciones anteriores podemos afirmar que: "El control interno consiste en la organizacin y coordinacin de las funciones establecidas de antemano, con el fin de proteger los intereses del negocio en tal forma que la administracin pueda obtener una informacin correcta, salvaguardar Ion bienes y lograr la eficiencia de la marcha del negocio".

Cortes B. Genaro (1989).Importancia Administrativa.. pag.(53:54) Anlisis

del Control Interno Para

Efectos de la Auditoria

1. Plan de organizacin. Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente. 2. La contabilidad. Que tendr por objeto registrar tcnicamente todas las operaciones y adems, presentar peridicamente informacin verdica y confiable; al efecto se implantan! un sistema de registro y de contabilidad apropiado y prctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa. 3. Funciones de empleados. Distribucin en forma debida de las labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisin. 4. Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadsticos, fsicos, administrativos, etc., armonizadas entre s para la mejor consecucin de los objetivos establecidos por la empresa. 5. Empresa pblica, privada o mixta. Empresa pblica u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la prestacin de servicios a la colectividad. Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es obtener utilidades. Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades. 6. Obtener informacin confiable. Uno de los objetivos del control interno es obtener informacin oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de decisiones. 7. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno es proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y tratando de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etctera. 8. Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa. 9. Adhesin a su poltica administrativa. Otro objetivo del control interno es facilitar que las reglas establecidas por la administracin se cumplan eficientemente. Principios

Principios de control interno

Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada rea de funcionamiento institucional; estos se dividen en tres grandes grupos, por su aplicacin: 1. Aplicables a la estructura orgnica La estructura orgnica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separacin de funciones de carcter incompatible, as como la asignacin de responsabilidades y autoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno: Responsabilidad delimitada Permite fijar con claridad las funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una persona en particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta, el campo de accin de cada empleado o servidor publico; definindole adems, el nivel de autoridad correspondiente, para que se desenvuelva y cumpla con su responsabilidad en el campo de su competencia. Separacin de funciones de carcter incompatible Evita que un mismo empleado, ejecutivo o servidor pblico, ejecute todas las etapas de una operacin dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso, para evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y actos de corrupcin. La separacin de funciones sustenta incluso la organizacin fsica de la empresa, ya que las actividades afines se concentran y se asignan a una unidad administrativa, llmese Gerencia, Direccin, Departamento, Seccin, etc. que en el futuro ser la nica responsable de ejecutar esas operaciones asignadas, controlar e informar de sus resultados. Instrucciones por escrito Las instrucciones por escrito dictadas por los distintos niveles jerrquicos de la organizacin que se reflejan en las polticas generales y especficas, as como en los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, garantizan que sean entendidas y cumplidas esas instrucciones, por todo empleado, ejecutivo o servidor pblico, conforme fueron diseados.

2. Aplicables a los procesos y sistemas Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos que dispone la organizacin, destinados a la ejecucin de sus operaciones; por tanto son aplicables los siguientes Principios de Control Interno: Aplicacin de pruebas contnuas de exactitud La aplicacin de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estn incorporadas a los sistemas integrados o no, permite que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos. Existen muchos ejemplos de pruebas de exactitud que el auditor debe estar en condiciones de evaluar, para verificar si las mismas son beneficiosas para el proceso o si contribuyen a complicar

el mismo; un ejemplo de ellas es que el sistema arroje la suma de un lote de transacciones ingresadas, que los valores ingresados cuadren con un documento de autorizacin o solicitud de proceso, dependiendo, por supuesto, de cmo esta estructurado el control. Uso de numeracin en los documentos El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema, permite el control necesario sobre la emisin y uso de los mismos; adems, sirve de respaldo de la operacin, as como para el seguimiento de los resultados de lo ejecutado. La numeracin de un documento es fundamental porque permite que se relacione con otros datos que pueden ayudar a descubrir malos manejos o pagos duplicados; por ejemplo: en un sistema integrado donde existen fondos rotativos, cuya forma de reposicin exige que cada fondo detalle sus gastos y luego en la unidad financiera se consolidan los datos para pedir la reposicin, existe la posibilidad de que se paguen las mismas facturas con el fondo rotativo pero tambin que se paguen en la forma normal, sin que el sistema como tal, detecte el nmero de factura para indicar que esa factura ya fue pagada. Uso de dinero en efectivo Muchas organizaciones an manejan dinero en efectivo por el uso de fondos de caja chica, lo cual si no existe un buen control, puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que a la larga, puede constituirse en una gran estafa. La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios de redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, segn las necesidades y facilidades del mercado, esto es para empleados yproveedores. Uso de cuentas de control La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, as como de aquellos datos que, por sus caractersticas, no formen parte del sistema en si; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones. Se deben disear los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operacin requiera; por esto, el contador pblico debe hacer un anlisis de las necesidades de control para armar los procesos, de tal manera que le permita agrupar datos, integrar y consolidar la informacin segn las necesidades de los ejecutivos y dems personas instituciones que necesitan de dicha informacin. Depsitos inmediatos e intactos Probablemente es el punto donde mayor esfuerzo se ha dedicado, por lo que se ha escrito mucho al respecto, y es de lo que ms se preocupan los auditores internos que pierden su tiempo realizando arqueos del efectivo recibido, sea por la venta de productos, o por el cobro a sus clientes.

Segn la tecnologa utilizada actualmente, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la gestin realizada, as como de las transferencias que se han realizado a la cuenta principal de la organizacin. Uso mnimo de cuentas bancarias La aplicacin del concepto de Cuenta Principal, Cuenta nica o cualquier otra denominacin, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que utilizando la tecnologa disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a travs de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos asignados para las operaciones; el concepto de mnimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias; por ejemplo: si se trata de un ente pblico, que maneja o administra proyectos, el mnimo de cuentas bancarias ser tantas cuentas como proyectos existan. Por supuesto que lo recomendable es que sea un nmero razonable que ayude a que el control sobre el movimiento y disponibilidad de recursos, sea fcil y efectivo. Uso de dispositivos de seguridad En las organizaciones que disponen de equipos informticos, mecnicos o electrnicos, formando parte de los sistemas de informacin, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como para que permitan la posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas. Los dispositivos de seguridad dependern de los sistemas, si son de ltima tecnologa, los mismos paquetes traen incorporados dispositivos que ayudan a darle seguridad a los procesos; por ejemplo: una bitcora que registra las operaciones del da; adems puede producir un informe que salga en la pantalla de un supervisor, para que este vea que una clave no autorizada esta ingresando a un sector del sistema. Uso de indicadores de gestin Este debe formar parte de los sistemas, para que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto fsico como financiero, de tal manera que se puedan hacer anlisis de la gestin en los distintos sectores y proyectar de mejor manera a la organizacin, ayudando a reorientar las acciones, en los casos especficos. Los auditores internos pueden ser una gran ayuda en el establecimiento de estos indicadores, ya que ellos son los que mas conocen de las operaciones de todos los sectores, bien podran aportar con la identificacin de los sectores o temas donde se pueden disear indicadores para controlar y medir la gestin. 3. Aplicables a la administracin de personal La administracin del personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicaran los siguientes Principios de Control Interno: Seleccin de personal hbil y capacitado

La aplicacin de este principio permite que cada puesto de trabajo disponga del personal idneo, seleccionado bajo criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto y su respectiva jerarqua, as como dentro del marco legal correspondiente. Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con las unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a los intereses de la organizacin, ya que de esto depende la eficiencia que tengan las operaciones. Capacitacin continua La aplicacin de este principio permitir que una organizacin o ente pblico, disponga de los recursos humanos capacitados para responder a las demandas del mercado, para lo cual la organizacin deber programar la capacitacin de su personal en los distintos campos y sistemas que funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda. Vacaciones y rotacin de personal Desde el punto de vista humano y social, las vacaciones generan la recuperacin de las energas prdidas durante el trabajo, por lo que la aplicacin de este principio, es importante para que los trabajadores de los distintos niveles de la organizacin convivan con armona. Las vacaciones y rotacin de personal, generan la especializacin de otros y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; adems permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos. Cauciones (plizas de seguro) La aplicacin de este principio, generalmente est en directa relacin al riesgo que representa el trabajador para la organizacin en el sector que ha sido colocado, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y custodia de bienes y valores, donde es prudente promover el uso de cauciones o plizas de seguros contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien. Actualmente existen muchas posibilidades, ya que las compaas de seguros ofrecen paquetes que hacen ms baratas las posibilidades de asegurar los riesgos existentes; por otro lado, no olvidemos que las organizaciones, al momento, casi no manejan dinero en efectivo, lo cual reduce los riesgos de prdida en este espacio.

Objetivos Los objetivos del control interno son: Prevenir fraudes. Descubrir robos y malversaciones. Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable y oportuna. Localizar errores administrativos, contables y financieros. Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la empresa en cuestin. Promover la eficiencia del personal.

Obtencin de la informacin financiera veraz y confiable. Disminuir los riegos y errores e irregularidades, cuanto ms efectivo y adecuado sea el sistema, menor ser el riesgo y menos amplio el examen detallado. Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etctera. Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis, comprobacin (pruebas) y estimacin de las cuentas sujetas a auditora, etctera.

Importancia

El control interno en cualquier organizacin, reviste mucha importancia, tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado; ayuda a que

los recursos (humanos,materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.

Todas las empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catlogo de cuentas eficiente y prctico; adems de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.

Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante desde el punto de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y prctico de control interno dificulta la colusin de empleados, fraudes, robos, etctera.

Vigilancia y supervisin Para la obtencin de la mxima eficiencia del sistema de control interno, es necesaria su vigilancia peridica y metdica, por parte de: Gerente general, Contralor, Comisarios o consejo de vigilancia, Auditores internos, Auditores externos, etctera.

Es comn en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas, generalmente en aquellas donde se siguen procedimientos montonos y de rutina, de ah que resulte til, prctico y conveniente supervisarlo, vigilarlo y revisarlo peridica y metdicamente para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia.

Clasificacin El control interno se clasifica en: Administrativo. Contable. Control interno administrativo. Cuando los objetivos fundamentales son: 1. Promocin de eficiencia en la operacin de la empresa. 2. Que la ejecucin de las operaciones se adhiera a las polticas establecidas por la administracin de la empresa. Control interno contable. Cuando los objetivos fundamentales son: 1. Proteccin de los activos de la empresa. 2. Obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna. El control interno contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se refieren a la proteccin de los activos de la empresa y consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que estn diseados para suministrar seguridad razonable de que: 1. Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o especficas de la administracin. 2. Las operaciones se registran: a) Para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable. b) Para mantener datos relativos a la custodia de los activos. 3. El acceso a los activos slo se permitir con autorizacin de la administracin de la empresa. 4. Los datos registrados relativos a la custodia de los activos son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables, tomndose las medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

FUNCIONES Examinar la suficiencia y aplicacin de los controles internos, financieros, contables y operativos. Evaluar el grado de cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos. Verificar la existencia de activos y promover medidas de proteccin Verificar la fiabilidad de la informacin recibida Informar de las irregulares Colaborar con la auditora externa

TIPOS DE CONTRO INTERNO POR LA FUNCIN Control Administrativo.

Son los mecanismos registros que conciernen a los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de transacciones o actividades por la administracin, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la poltica prescrita del cumplimiento de los objetivos y metas programados. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economa de los procesos de decisin. Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que todo, controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin.

Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores.

Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin.

El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisin que conducen a la autorizacin de operaciones por la administracin. Esta autorizacin es una funcin de la administracin asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1] Control interno financiero

El control interno financiero comprende en un sentido amplio, el plan de organizacin y los mtodos, procedimientos y registros que tienen relacin con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentacin de informacin financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa. Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de funciones, entre las operaciones de registro e informacin contable. Control interno concomitante

Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo momento de su ejecucin, lo cual est relacionado bsicamente con el control de calidad.

Control Contable.

Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.

Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna.

Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn pre numerados.

El control contable est descrito tambin el SAS Nmero 1 de la as:

El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se disean para prestar seguridad razonable de que:

a)

Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin.

b)

Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos.

c) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin.

d)

Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia. [SAS, 1]

POR LA UBICACIN.

Control interno.

Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que cuando es slido y permanente resulta ser mejor.

Control Externo.

Tericamente si una entidad tiene un slido sistema de control interno, no requerira de ningn otro control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable

el control externo o independiente que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira desviaciones que la propia administracin no puede detectarlas dado el carcter constructivo del control externo, las recomendaciones que l formula resultan beneficiosas para la organizacin.

POR LA ACCIN. Control Interno Previo

En cada empresa, la mxima autoridad es la que se encarga de establecer los mtodos y medidas que se aplicarn en todos los niveles de la organizacin para verificar la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el presupuesto, de todas las actividades administrativas, operativas y financieras, antes de que sean autorizadas o surtan su efecto. Cuando se ejercen labores antes de que un acto administrativo surta efecto, entonces se habla de control previo.

Control Concurrente. se est ejecutando un

Es el que se produce al momento en que acto administrativo.

Todos los cargos que tengan bajo su mando a un grupo de empleados, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el fin de: 1. Lograr los resultados previstos 2. Ejecutar las funciones encomendadas a cada trabajador. 3. Cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.

4. Proteger al medio ambiente. 5. Adoptar las medidas correctivas.

Control Posterior

Es el que se realiza despus de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditora. La mxima autoridad de cada empresa, con la asesora de la Direccin de Auditora Interna, establecern los mecanismos para evaluar peridicamente y con posterioridad a la ejecucin de las operaciones: 1. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas. 2. Los resultados de la gestin. 3. Los niveles de eficiencia y economa en la utilizacin y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, tecnolgicos y naturales. 4. El impacto que han tenido las actividades en el medio ambiente. Elementos Los elementos del control interno son siete, a saber: 1. Organizacin 2. Procedimientos 3. Personal 4. Supervisin Otros 5. Catlogo de cuentas ORGANIZACIN Concepto Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos. Elementos

1. Establecimiento de la estructura ptima de la empresa funcional. 2. Coordinacin adecuada de trabajo y funciones de empleados por reas afines. 3. Divisin de cada proceso en partes o labores. 4. Asignacin de las labores correspondientes a cada puesto.

5. Establecimiento de instructivos. 6. Determinacin de autoridad y responsabilidad de cada nivel.

Consideraciones

1. La organizacin es un elemento del proceso administrativo (planeacin, organizacin, integracin, direccin y control). 2. La organizacin o estructuracin se inicia con los organigramas o representaciones grficas. 3. La organizacin establece relaciones de conducta humana en relacin con el trabajo material, intelectual, etc., del personal de la empresa. 4. La organizacin encauza las actividades humanas hacia la realizacin concreta y eficaz de los propsitos y objetivos de la empresa.

Principios bsicos

1. De precisin de objetivos. Deben precisarse claramente los objetivos generales de la empresa. 2. De separacin de actividades. Debe establecerse una separacin de actividades, por ejemplo: a) Compras b) Produccin c) Ventas d) Personal e) Finanzas f) Investigacin y desarrollo 3. De subdivisin de funciones. Cada actividad o poltica debe subdividirse en funciones lgicas. 4. lneas de comunicacin y autoridad. En toda empresa debe haber delegacin de autoridad, desde los ms altos niveles jerrquicos hasta los ms bajos. Las lneas de responsabilidad deben determinarse en cada puesto de la empresa. 5. De precisin de autoridad y responsabilidad. Cada puesto debe tener bien definida su autoridad y conocer con precisin su responsabilidad, estableciendo la debida jerarquizacin de puestos. 6. Del campo de accin de ejecutivos y ayudantes. Debe especificarse claramente el campo de accin de cada ejecutivo y ayudante, asimismo, de las actividades que les corresponda, mediante la valuacin de puestos.

7. De instructivo y reglamento de labores. Cada puesto deber contar con su instructivo y reglamento de labores para facilitar el proceso de seleccin y contratacin.

Principios en el manejo de personal

1.

Establecimiento del proceso de trabajo que permita su encadenamiento o coordinacin; ste es un sistema de operacin. La sistematizacin de los diferentes trabajos permite mayor autonoma en los empleados y ms tiempo libre de los ejecutivos para atender los casos de excepcin, o sea, aquellos que se salen de la rutina. En consecuencia, el jefe podr atender a mayor nmero de empleados que cuando no se tiene un sistema de trabajo.

2.

Establecimiento de reglamentos e instructivos de labores. Es indispensable realizarlo para que cada puesto de la organizacin cuente con sus obligaciones y derechos, sus horas de trabajo, vacaciones y la forma de obtenerlas, servicio mdico, etctera.

3.

Mantener la unidad de mando en todos los ejecutivos para obtener as la colaboracin voluntaria de sus subordinados. Este requisito implica que el supervisor tenga capacidad en alto grado para manejar a su gente. El jefe de personal puede contribuir en mucho en su carcter de asesor o staff, a que los ejecutivos desarrollen esa capacidad.

Principios generales

Estos principios han de entenderse en trminos de las afirmaciones siguientes: 1. La organizacin es un medio de alcanzar con mayor eficacia el obietivo deseado. 2. El propsito de la organizacin debe marcar la pauta a la suma convenida de los propsitos individuales. 3. La organizacin se refiere exclusivamente a la coordinacin del elemento humano y las condiciones materiales. 4. La organizacin se inicia antes de la seleccin de los miembros de la empresa y determina la necesidad de stos mediante la creacin de los puestos. 5. La organizacin debe fijar las bases para determinar la seleccin del personal en vez de que el personal ya contratado determine la naturaleza y bienes de la empresa.

6. La responsabilidad y la autoridad inherentes exclusivamente a los puestos. 7. La responsabilidad y la autoridad no se comparten ni delegan con personas, sino con puestos. 8. La naturaleza de una responsabilidad no se altera por el cambio de la persona que ha de cumplirla. 9. Cada responsabilidad se crea en determinado puesto por la comparticin de otro puesto que tiene tal responsabilidad originalmente (responsabilidades compartidas). 10. cada responsabilidad se crea por la comparticin parcial de algn puesto que tiene una responsabilidad mayor. 11. Un jefe no deja de tener la responsabilidad original ante sus superiores ya que esta exclusivamente se comparte, mas no se delega. 12. Las relaciones inherentes se obligan y autoridad surgen automticamente de la comparticin de la responsabilidad.

2.3 CONTABILIDAD Concepto CONJUNTO de principios y mecanismos tcnicos aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemtica y estructuralmente, informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las operaciones que realiza una entidad econmica. Anlisis del concepto 1. Conjunto de principios. Efectivamente, la contabilidad se rige por una serie de principios de observancia universal, tales como de entidad, realizacin, periodo contable, valor histrico original, negocio en marcha, dualidad econmica, revelacin suficiente, importancia relativa y consistencia. 2. Conjunto de mecanismos tcnicos. Es decir, conjunto de procedimientos, mtodos, instrumentos y reglas contables aplicables como medios para superar las dificultades que en la prctica profesional presenta cada empresa, tales como reglas particulares de valuacin de inventarios; depreciacin de equipos; reglas de presentacin de la informacin financiera; criterio conservador para registrar las utilidades cuando se realizan y las prdidas cuando se conocen, etctera. 3. Registra operaciones. La contabilidad registra todas las operaciones que realiza una empresa en forma cronolgica en libros de primera anotacin, denominados diario general y diarios especiales, con el objeto de obtener informacin oportuna y confiable. 4. Clasifica operaciones. Una vez registradas las operaciones, debern clasificarse por conceptos en libros de segunda anotacin denominados mayor general y mayores auxiliares, tambin para obtener informacin oportuna y confiable. Ahora

bien, los libros diario general, diarios especiales, mayor general y mayores auxiliares, aplicables para registrar y clasificar las operaciones que realiza una empresa, en su aspecto formal o esencial, son libros de contabilidad, pero en su aspecto material o accidental, pueden adoptar la forma de libros empastados, hojas sueltas, tarjetas, cintas magnticas, discos magnticos, etctera. 5. Resume operaciones. Todas las operaciones, despus de registradas y clasificadas, debern resumirse en estados contables denominados balanza de comprobacin, balanza de saldos ajustados, etc., de tal manera que sirva de base para preparar informacin oportuna y confiable que satisfaga al usuario general. 6. Presenta informacin sistemtica y estructuralmente. Cuando todas las operaciones que realiza una empresa han sido registradas, clasificadas y resumidas, se presentan en forma sistemtica y estructural en documentos denominados estados financieros, es decir, documentos esencialmente numricos que presentan la situacin financiera de la empresa a una fecha fija y cierta (estado de situacin financiera o balance general), los resultados de sus operaciones (estado de resultados) y los cambios en la situacin financiera en un periodo determinado (estado de origen y aplicacin de recursos). 7. Informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias. Los estados financieros: balance general o estado de situacin financiera, estado de resultados, estado de cambios en la situacin financiera, presentan en forma sistemtica y estructural informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias, que en nuestro caso se refiere a pesos mexicanos, pero que puede referirse a otras unidades monetarias, segn necesidades del usuario, por ejemplo en dlares americanos, marcos alemanes, yenes japoneses, etctera. 8. Entidad econmica. Denominada tambin como empresa o ente econmico, es decir, organismo social con elementos humano, tcnico y material, cuyo objetivo natural puede ser la de vender, ganar y crecer (empresa privada); prestar servicios a la colectividad (empresa pblica); prestar servicios a sus asociados (empresa social); ayudarse mutuamente (empresa domstica), o bien una combinacin de estos objetivos naturales (empresa mixta). Caractersticas

Podemos resumir las caractersticas de la contabilidad como sigue: 1. 2. Conjunto de principios generalmente aceptados de observancia universal. Conjunto de mecanismos tcnicos de observancia particular.

3.

Registra todas las operaciones en forma cronolgica en libros de primera anotacin.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Clasifica las operaciones por conceptos en libros de segunda anotacin. Resume todas las operaciones. Presenta informacin financiera sistemtica y estructuralmente. La informacin cuantitativa es expresada en unidades monetarias. Produce informacin para la elaboracin de estados financieros. Proporciona una imagen clara de la situacin financiera y econmica de la empresa.

10.

Proporciona una imagen clara de los resultados de la empresa y otros aspectos financieros.

11.

Proporciona informacin para el usuario general, es decir, usuarios internos y externos de la empresa, denominada tambin entidad econmica o ente econmico.

Objetivos

Los objetivos de la contabilidad quedan resumidos de la siguiente manera: 1. Para conocer la situacin financiera de la empresa, lo que le permitir prever, analizar, planear y controlar hechos futuros que en una u otra forma la pueden afectar. 1. Para conocer el resultado de sus operaciones y determinar utilidades o prdidas de la empresa. 3. Para elaborar estados financieros capaces de transmitir informacin que satisfaga al usuario general. 4. Para controlar los bienes, recursos, obligaciones, deudas y dems aspectos monetarios de la empresa de una manera eficiente. 5. Para tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas preestablecidas por la empresa. 6. Para la administracin eficiente y oportuna de la empresa. 7. Para el desarrollo integral de la empresa, etctera.

2.4 PROCEDIMIENTOS Un control interno funciona adecuadamente si se aplican sus principios mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organizacin. Un procedimiento es

una gua de accin que detalla la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. 2.4.1. Planeacin y sistematizacin; Se recomienda establecer en toda empresa instructivos que contengan funciones de direccin y coordinacin de ejecutivos, divisin de labores, para que faciliten al personal realizar las actividades encomendadas para el logro de los objetivos, reducir errores y eliminar y reducir el nmero de rdenes verbales innecesarias y decisiones apresuradas. Los instructivos generalmente asumen la forma de manuales de procedimiento. 2.4.2. Registros y formas; Deben ser adecuados y servir como medio para el cumplimiento de los procedimientos implantados de acuerdo con los objetivos de la empresa, deben ser sencillos para que sean accesibles a quienes los emplean, facilitando el registro oportuno y correcto de datos a un costo mnimo. En los registros y formas los ejecutivos deben obtener toda la informacin necesaria para facilitar la administracin de la empresa. En su diseo se debe tomar en cuenta sus posibilidades usos con el propsito que el nmero de registros y formas sea mnimo. 2.4.3. Informes; Tomando en cuenta la vigilancia de las actividades empresarias y del personal encargado de realizarlas, el elemento ms importante del control es la informacin interna. Dicha informacin la constituyen informes los cuales deben ser estudiados por personas de la empresa capaces para juzgarlos y con autoridad para la toma de decisiones y correccin de los mismos. Los informes internos pueden ser peridicos, analticos y comparativos. Como ejemplo de estos informes tenemos: contables, de ventas, de costos. 2.4 CATALOGO DE CUENTAS Relacin del rubro del robro de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio neto, agrupadas en conformidad con un esquema de clasificacin estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones.

2.5 ESTADOS FINANCIEROS Por medio de estados financieros puede entenderse aquellos documentos que muestran la situacin econmica de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura; o bien el resultado de operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado o futuro, en situaciones normales o especiales. 2.6 PRESUPUESTOS Y PRONOSTICOS

Conjunto de estimaciones programadas de las condiciones de operacin y resultados que prevalecern en el futuro dentro de un organismo social pblico, privado o mixta. 2.7 ENTRENAMIENTO, EFICIENCIA Y MORALIDAD DEL PERSONAL Tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparacin, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pblica, privada o mixta. 2.8.1. PERSONAL: Una empresa que cuente con una buena organizacin y adecuados procedimientos, su sistema de control interno no podr cumplir sus objetivos si las actividades de la empresa no son realizadas por el personal idneo y bien capacitado. Los elementos del personal que intervienen en el control interno son los siguientes: 2.8.1.1 Entrenamiento: Este puede ser tericos y practico. Una empresa que realice buenos programas de entrenamiento, o que mejore los que estn en vigor lograra que su personal sea ms apto para realizar sus actividades y funciones en la empresa. Con esto se obtiene un mayor grado de control que permitir identificar claramente las funciones y responsabilidades del personal y evitar la ineficiencia de las actividades del negocio. 2.8.1.2 Eficiencia: Depende en gran parte de la consistencia aplicada por el personal a la realizacin de sus actividades. Los negocios deben realizar un mtodo para el estudio de tiempo y esfuerzo empleado por el personal en sus actividades, funciones y operaciones. Este mtodo ofrece la posibilidad de comparar el costo de las operaciones de los empleados, evitando con esto gastos excesivos en operaciones realizadas ineficientemente y se asegura mayor rendimiento del personal. 2.8.1.3. Moralidad: La buena moralidad por parte de los

administradores o ejecutivos, empleados y obreros de una empresa representa una base sobre la cual descansa la estructura del control interno. La moralidad complementada con los requisitos de admisin y la vigilancia del comportamiento del personal interno beneficia a los intereses de cualquier organizacin, puesto que con esto se evita malos manejos y fraudes posibles. Las vacaciones peridicas y un sistema de rotacin de personal deben ser establecidos obligatoriamente y de acuerdo a las necesidades de cada organizacin.

2.8.1.4. Retribucin.-Un personal justamente retribuido realiza mejor las actividades de su trabajo, su estado de nimo es a la vez bueno y no se ocupa en planear algn desfalco o fraude. En la empresa se recomienda el establecimiento de planes, de incentivos , polticas, de salarios equitativos, pensiones por vejez y prestaciones, las cuales constituyen elementos importantes del control interno. 2.8.1.5. Fianzas.-Representan la garanta de los intereses de la

empresa, se otorgan a funcionarios y empleados, los cuales deben llenar ciertos requisitos para que se les otorgue. En caso de fraude las aseguradoras reembolsarn el importe de los fondos defraudados. 2.8.1.6 Condiciones de Trabajo.-Las condiciones de trabajo para el

personal se recomienda que sean Optimas para la realizacin eficiente de funciones y actividades. 2.8.1.7 Disciplina.-Se recomienda la elaboracin de un

Reglamento Interior de Trabajo para el personal donde se les d a conocer las normas disciplinarias que tengan que cumplir y las sanciones respectivas al cumplimiento de las mismas. Se puede decir que una indisciplina es la desobediencia de una orden verbal o escrita en la que incurra un empleado.

2.9

SUPERVISION Consiste en la vigilancia constante de que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo a los planes de organizacin. Se puede ejercer en cualquier nivel de la empresa por diferentes ejecutivos y empleados y en forma directa o indirecta. La buena planeacin y sistematizacin de procedimientos y un adecuado diseo de registros, formas e informes permiten la supervisin automtica del control interno. En los grandes negocios se recomienda establecer un departamento de auditora interna que vigile el buen funcionamiento del control interno. En las empresas pequeas el establecer un sistema de control interno con todos sus elementos representa un alto costo, el cual es imposible cubrir. En este caso el sistema de control interno se lleva a cabo mediante mtodos ms objetivos y funciones especificas de control llevadas a cabo por los administradores de dichos negocios, tales como: Aprobacin de pagos, firma de cheques, relojes marcadores, maquinas registradoras, conciliaciones bancarias, los depsitos diarios comparados con los ingresos obtenidos e intervencin en los inventarios.

CAPITULO III AUDITORIA DE CUENTAS DEL BALANCE 3.1 AUDITORIA A CAJA Y BANCOS (TESORERIA) Tesorera implica aquellos activos lquidos de la empresa de disponibilidad inmediata, ya sea en moneda nacional o extranjera, es decir, saldos de caja y banco (slo las cuentas a la vista, NUNCA ser tesorera los plazos fijos). Con respecto a la moneda extranjera, se valorar al tipo de cambio vigente en la fecha de entrada en la empresa, al final del ejercicio habr que revisar ese importe, debiendo figurar la moneda extranjera al tipo vigente en ese momento. Si de esa revisin procediera un ajuste, habr que llevarlo a la cuenta de prdidas y ganancias. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO Las partidas de Tesorera son bienes muy mviles, por lo cual puede ser fcilmente, objeto de actuaciones fraudulentas:
Interceptar cheques al portador. Emitir cheques para pagos de pasivos que no existen. Se crea el pasivo con cargo a

unos gastos ya pagados, y el que emite el cheque, se puede quedar con el dinero.
Alterar los importes de los depsitos bancarios. Alterar el importe de las Conciliaciones.

Si no se dispone de un buen sistema de control interno, puede que haya gente que se aproveche. OBJETIVOS DE AUDITORIA Los principales objetivos de la auditoria son:
1. Existencia: Determinar si los saldos de caja y banco, representan correctamente la

tesorera de la empresa, encontrndose debidamente clasificados y contabilizados.


a) Comprobar la autenticidad tanto de la cantidad en trnsito como de la calidad de

los fondos de efectivo en caja y de los depsitos en bancos.


b) Determinar si dentro del rubro de caja y bancos, se presentan todos los fondos y

depsitos disponibles que existen y son de la entidad.


c) Determinar si los fondos y depsitos cumplen las condiciones de disponibilidad

inmediata y sin restriccin.

2. Valuacin: Si se puede realizar totalmente el efectivo depositado. Determinar si todos

los fondos son propiedad de la empresa y no existen omisiones de disponibilidades. Asimismo permite determinar si se aplican los principios de contabilidad generalmente aceptados y si se hace de manera uniforme con respecto a los ejercicios precedentes.
d) Determinar si las divisas, estn adecuadamente valuadas. 3. Clasificacin y presentacin: Determinar si existe alguna restriccin a la

disponibilidad de fondos en las cuentas bancarias. Determinar si se producen compensaciones de descubiertos en cuentas con los saldos favorables de otras. Determinar si se considera como efectivo los saldos en imposiciones bancarias. Determinar si la informacin sobre la tesorera en las cuentas anuales, es suficiente para su correcta comprensin e interpretacin.
e) Comprobar el cumplimiento de las normas legales y fiscales que rigen para la

entidad.
f) Verificar la adecuada presentacin del efectivo en el balance. g) Evaluar el control interno contable. 4. Corte: Si las operaciones de ingresos y egresos de caja han sido registradas en el

periodo contable adecuado. Objetivos generales:


1. Verificar la correcta valoracin de acuerdo con principios de contabilidad generalmente

aceptados y su adecuada presentacin en los estados financieros.


2. Obtener seguridad razonable acerca de: Todos los conceptos relacionados con el disponible han sido estimados

adecuadamente.
Los valores correspondientes a las cuentas del componente estn debidamente

clasificados y revelados de acuerdo a sus condiciones. Objetivos especficos:


Verificar la existencia fsica de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta la

entidad.
Determinar si los fondos y depsitos que se presentan dentro de rubro de efectivo,

caja y bancos cumplen las condiciones bsicas de disponibilidad.


Comprobar si se presentan todos los fondos y depsitos existentes. Determinar si los fondos de efectivo y de depsitos a la vista que se representan en los

estados financieros son autnticos

Examinar el manejo adecuado de los procedimientos polticas y prcticas que se

siguen en la administracin de los recursos de liquidez.


Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del efectivo.

CONDICIONES QUE DEBE CUMPLIR UN BUEN CONTROL INTERNO: RESPECTO A LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA
El Departamento que lleve Caja y Banco: Deber estar separado del resto de los Departamentos. Deber haber una diferenciacin de funciones y responsabilidades. Debern estar debidamente segregadas las tareas dentro del Departamento. No debern asignarse las siguientes funciones al Cajero: s llevar

los registros de cuentas a cobrar. Es preparar o aprobar los componentes de pago. Es determinar el nmero de cuentas bancarias que debe tener la empresa y como moverlas para sacarles el mayor provecho. Es obtener y otorgar descuentos con el mximo de eficiencia.
Deber existir una lista con los lmites de autorizacin.

RESPECTO A LOS FONDOS EN CAJA


Deber existir una persona responsable de la custodia de los fondos. Debern existir unas normas sobre los documentos en poder del cajero. Debern existir unas normas sobre arqueo, el cajero deber realizar diariamente el

arqueo y dejar constancia escrita del mismo en los formularios correspondientes. Igualmente, ser conveniente que el departamento de auditoria interna, efecte controles sorpresas. RESPECTO A LOS COBROS
Debern realizarse los cobros por cheques o transferencias bancarias, y no en efectivo. No debern ser utilizados los cobros efectuados, para hacer pagos, sino que deben ser

depositados en las cuentas bancarias.


Deber existir un adecuado control de cobros realizados por representantes

(cobradores), la rendicin de las cuentas de los mismos deber ser realizada por escrito, lo antes posible.
Debern ser controlados los descuentos y bonificaciones, por persona distinta al cajero.

Deber existir un adecuado control sobre talonarios de recibos en blanco, debindose

realizar peridicamente y por sorpresa, controles de los talonarios, en cuanto a la correlacin numrica.
Debern cotejarse los recibos cobrados con los depsitos bancarios.

RESPECTO A LOS PAGOS CON CHEQUES


Debern estar debidamente autorizados. Deber ser realizado por personas distintas, la preparacin del pago, la firma del

cheque y el envo.
Deber exigirse firmas mancomunadas para la emisin de cheques. No debern volver a la caja ni a la persona que los prepar, los cheques una vez estn

firmados.
Deber existir un control estricto sobre los talonarios sin utilizar. Debern ser conservados junto a la matriz, los cheques anulados.

RESPECTO A LOS PAGOS EN EFECTIVO


No debern realizarse los pagos con los cobros recibidos. Deber crearse convenientemente, un fondo fijo de caja o Caja chica (determinados

fondos lquidos que existen en la empresa para atender a ciertos pagos de pequeo importe o imprevistos, mantenindose su volumen constante hasta que se necesite modificarlo). Estos fondos, servirn para seguir atendiendo a pequeos pagos, cuya justificacin se incorporar a la caja, de manera que la suma del metlico existente en la caja en cualquier momento y el valor de los justificantes, sea igual al fondo fijo establecido. Peridicamente, este fondo ser repuesto con metlico, realizndose un cheque contra la entrega de los correspondientes justificantes.
Deber estudiarse la cantidad idneas para ese fondo fijo, para que no haya exceso de

dinero improductivo con el coste que eso supone, pero tampoco tan pequeo, que haya que estar continuamente ingresando para reponerlo.
Deber utilizarse para este depsito de caja, unos formularios numerados y preparados,

de forma que se corra el menor riesgo posible de cometer un fallo.


Debern ser cancelados los justificantes pagados, con un tampn especfico, en el que

seale la fecha de pago.

RESPECTO A LA NOTA DE ABONO Y CARGO BANCARIO

Debern ser recibidas dichas notas, por el Departamento de Contabilidad y no por el

cajero.
Debern ser controladas en todos sus aspectos, las notas recibidas.

RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES


Deber contabilizar el Departamento de Contabilidad, las operaciones de caja y banco,

directamente de los comprobantes y no de los registros.


Deber controlarse por este Departamento, que todos los documentos contengan las

diferentes firmas necesarias.


Deber controlar igualmente, que los nmeros de los documentos que reciba, son

correlativos.
Deber realizar las Conciliaciones bancarias, una persona distinta de la que realice los

registros de caja y banco. Existencia de partidas en monedas extranjeras. Inversiones en valores no cotizados en bolsa. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Los trabajos de revisin de las cuentas de Caja y Bancos (Tesorera), estn encaminados a cumplir los objetivos que se han citado anteriormente, obteniendo la evidencia suficiente para poder formular una opinin profesional sobre la tesorera. Para determinar si se cumplen dichos objetivos, existes determinados procedimientos: 1.- Aplicables a la revisin de Caja:
ARQUEO DE CAJA: Consistente en el recuento del dinero existente en la caja de la

empresa. El arqueo consiste en comprobar si el saldo consignado en el auxiliar de caja y el balance, coinciden con la existencia real de dinero en efectivo. El Auditor debe presenciar la realizacin del arqueo, comprobando que se cumplen todas las disposiciones de la direccin al respecto, es decir, que el conteo es correcto y que se incluyen en el documento, que debe ser elaborado, todos los componentes del fondo de caja:
si no coincide el saldo de caja y el que aparece en los libros de contabilidad, habr

que realizar una revisin de los movimientos de caja en el libro auxiliar, haciendo las comprobaciones aritmticas correspondientes, y cotejando con los documentos justificantes, determinando de este modo la correccin del saldo.

si coincide el saldo, el Auditor deber revisar, mediante el oportuno muestreo, los

justificantes de cobro y pago, as como su correcta contabilizacin. Con respecto a los componentes de los fondos de caja, si no son correctos, deber hacerse el oportuno ajuste:
Dinero en efectivo, no hay problemas en cuanto a su valoracin, nicamente habr

que contarlo.
Moneda extranjera, se considera como fondo de caja, pero habr que identificarlo

por separado.
Recibos, no se deben considerar como fondos, ya que constituyen los justificantes

de pago o entregas de dinero realizadas por la empresa. A la vez que desvirta la tesorera disponible, se est omitiendo un gasto realizado, una extincin de una obligacin, o bien, una derecha adquirida. Se debe corregir este error, mediante la contabilizacin de la operacin, que se realiz en su momento.
Sellos, Timbres, Letras,.... gastos que no son fondos en efectivo. Vales a justificar, igual que el caso anterior.

Si se utiliza el fondo fijo de caja, ser necesario revisar los justificantes de determinados reembolsos, y comprobar que los pagos realizados estn dentro de los lmites autorizados. Con respecto a la correcta separacin entre ejercicios, de deber comprobar que el auxiliar de caja, est bien cerrado, e incluye solamente, las operaciones que corresponden al perodo en cuestin. Cuando sea necesario realizar ajustes, habr que hacer los asientos correspondientes y rectificar los saldos en Balance, Prdidas y Ganancias. 2.- Aplicables a la revisin de Bancos: CONFIRMACION BANCARIA: Consiste en enviar una carta al Banco donde se maneja la cuenta bancaria, solicitando que informe acerca del monto del saldo que aparece en la cuenta corriente de la empresa. La carta enviada a cada Entidad se archivar en los papeles de trabajo. La compaa auditada, ser la que enve la carta a los bancos con los que trabaja, solicitando que le enven al Auditor toda la informacin sobre los saldos de las distintas cuentas, de firmas autorizadas, de prstamos y crditos obtenidos y saldo pendiente, efectos descontados, las garantas y los avales ( si los hay ) y el importe de las mismas.

CONCILIACION BANCARIA Dada la existencia de cuentas a la vista, en los Bancos, habr que comprobar la veracidad de los saldos que aparecen en Balance. Primeramente, el Auditor comprobar que los saldos de las cuentas bancarias del balance, cuadran con los registrados en el mayor y a su vez, con los que aparecen en los registros auxiliares. A continuacin, se confirmar los saldos con los bancos directamente, se procede a contrastar los saldos, adems se analizarn las sumas y las partidas ms significativas con los justificantes, y su contabilizacin. En caso de existir diferencias entre la informacin de la empresa y la suministrada por el Banco, se deber hacer la correspondiente Conciliacin. La Conciliacin bancaria es el mecanismo de control que se realiza para poner en correspondencia el saldo contable de cuentas bancarias con el que comunica el Banco; tratando de dar una explicacin a las posibles diferencias que puedan existir entre ambos saldos. La justificacin de esta operacin de Conciliacin, estriba en que hay determinadas operaciones realizadas por la empresa que afectan a las cuentas bancarias y que son contabilizadas oportunamente, pero que no son asumidas en la misma fecha por los Bancos; porque no afectan an o porque no tienen documentos todava, por ejemplo:
Cheques emitidos por la empresa que todava no han sido cobrados. Operaciones realizadas por las Entidades bancarias que estn contabilizadas

oportunamente y que a esa fecha no han sido asumidas por la empresa al no tener conocimiento de ellas. De la Conciliacin y por las diferencias que surjan pueden resultar o no asientos de ajuste en la empresa, de modo que su saldo inicial puede verse modificado, coincidiendo o no, segn los motivos de diferencias con el saldo que comunique el Banco. SALDO DEL BANCO + Cargos de la empresa, no abonados por el Banco. + Cargos del Banco, no abonados por la empresa.
- Abonos de la empresa, no cargados por el Banco. - Abonos del Banco, no cargados por la empresa.

Saldo del Banco + importe que la empresa cree tener en el Banco, porque cree que ha entrado o porque no sabe que ha salido - importe que la empresa no cree tener en el Banco, porque cree que ha salido porque no sabe que ha entrado. 3. - Aplicables a ambas cuentas:

ESTUDIO Y ANALISIS DE MOVIMIENTOS: Consiste en seleccionar un periodo

cualquiera y revisar los movimientos registrados, con el fin de determinar si son normales y si se encuentran sustentados.
CORTE DE INGRESOS Y EGRESOS: Se determinan los ltimos ingresos segn

recibos de caja, reportes de cobradores, boletas de depsitos, etc. y los ltimos pagos segn talonarios de chequeras, notas de caja y otros para concluir si el ejercicio examinado incluye las operaciones que le correspondan y no se estn registrando en periodos diferentes a los de su recepcin o pago real.

PRUEBAS DE CAJA Y CUENTA CORRIENTE: 1. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si estn siendo aplicados en la forma establecida. El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempea dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo. Tipo de Transaccin: Verificar la entrada del efectivo:
A. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan segn lo planeado y

observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de recibo de efectivo.


B. Observacin de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las

cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de polticas de la empresa preestablecidas con anterioridad.
C. Realizacin de entrevistas con el personal de la Compaa para determinar si

concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los determinados en los manuales de funciones y planes de control interno.
D. Repeticin de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el

proceso de manejo de efectivo pas por los controles respectivos que permitan total veracidad y responsabilidad del encargado de manejar las cajas generales y menor.

Confirmar el porte de carns para los visitantes con el fin de evitar confusiones al interior de la organizacin. Observar que realmente haya separacin de funciones entre quien autoriza el pago de una cuenta y el cajero.

Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo.

Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorera para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas menores.

Verificacin de la elaboracin de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las diferentes cuentas.

Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponible. Determinar la eficiencia de la poltica de disponible de la compaa. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Observar si los abonos en cuenta de lo disponible se registran adecuadamente. Revisar que exista un completo anlisis del manejo de disponible para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias Revisar si la informacin acerca de los disponible de la compaa, debidamente actualizada se hace llegar oportunamente a la administracin y a los encargados dentro de la compaa.

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de disponible. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Se debe mantener en un lugar seguro, preferiblemente por medios mecnicos, como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de cheques, ttulos valores, tarjetas con las firmas autorizadas para expedir cheques, claves de seguridad, etc.

2.-PRUEBAS DE SUSTANTIVAS: Tipo de Transaccin: Efectivo en Caja y Bancos Objetivos: Determinar la correccin de los saldos.
A. Correccin Aritmtica

Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser incluidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria. Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.

B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuacin o asignacin,

Recuento del efectivo en caja:

Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables posedos por la empresa hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del efectivo este presente durante el arqueo.

Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le fueron devueltos los fondos al cliente de entera conformidad, Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estn librados a la orden del cliente ya sea en forma directa o a travs de endoso. Confirmacin de los saldos bancarios: Se acostumbra confirmar los saldos en depsito en cuentas bancarias a la fecha del balance general para tal efecto se elabora un modelo de confirmacin bancaria, solicitada como parte de las pruebas de saldo en bancos.

C. Correccin e Inclusin: Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas que deban estar incluidas estn y eliminar aquellas partidas que no deben estar incluidas.
Al final del ao se considera indispensable que exista un corte de las

transacciones de entradas y salidas del efectivo si se debe presentar el saldo correcto del efectivo en el balance general y que los estados financieros revelen razonablemente la informacin financiera y los resultados de la operacin. Revisar o elaborar conciliaciones Bancarias:
Cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias. Verificar la validez de las partidas que componen la conciliacin, tal como los

depsitos en trnsito y cheques expedidos por la empresa y an pendientes de pago por el banco a veces denominados cheques en trnsito.
Examinar los estados bancarios en bsqueda de alteraciones o modificaciones de

cifras.
Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podr personalmente proceder

a efectuar la conciliacin bancaria. Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al cierre:
La empresa deber solicitar a su banco que le enven los estados de cuenta, que

debern ser remitidos directamente al auditor.

Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los cheques

pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y crditos, se comparan todos los cheques expedidos en el ao anterior con el listado de cheques pendientes de pago, segn conste en la conciliacin de fin de periodo.
Tambin se asegura que los depsitos en trnsito en la conciliacin bancaria de

fin de periodo hayan sido acreditados por el banco como depsitos en el estado posterior al cierre, adems se examinara el estado de cuenta bancario y dems comprobantes en busca de partidas sospechosas.

Rastrear transferencias bancarias: Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios das transcurrirn antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidi. Por lo tanto, el efectivo depositado segn los registros contables estar sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluir dentro del saldo en el cual se deposit y no aparecer restado del banco sobre el cual se libr. Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobar errores o irregularidades se elabora una cdula de los cheques a una fecha cercana al cierre en la fecha del cierre. Preparar pruebas del Efectivo:
Obtener los totales bancarios y en libros del estado de cuenta bancario y de

la cuenta de efectivo en bancos, respectivamente.


Obtener las partidas motivo de conciliacin tanto de las conciliaciones

iniciales de los saldos como de las finales de los saldos.


Determinar las partidas de conciliacin.

Realizar revisiones Analticas:


Se debern comparar los saldos en caja con las expectativas de lo

presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones en el presupuesto mensual de efectivo. D. Presentacin en los Estados Financieros y Revelacin Suficiente.
Realizar investigaciones e inspeccionar documentacin para las restricciones

de efectivo y gravmenes.
Considerar la presentacin de estados y revelacin con los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Periodo evaluado: Enero 01-Diciembre 31/2006 Fecha de evaluacin: Enero de 2007 Fecha de elaboracin: Febrero de 2007
CRITERIOS DE EVALUACION 1 1.1 1.1.1 CAJA PROTECCION La dependencia de caja es un rea restringida. Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos. Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente. Se conservan en la caja fuerte los ingresos del da, hasta su depsito en bancos. Se encuentran con plizas de manejo el tesorero y el cajero. Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables. Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos. Son adecuados los custodios para salvaguardar fsicamente el dinero en operacin Recaudacin Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja. Son registrados en respectivo libro. Se expiden los respectivos recibos de caja. Estn debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos. Estn debidamente registrados los SI NO N/A OBSERVACIN

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.1.5

1.1.6

1.1.7

1.1.8

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3

1.2.4 1.2.5

recaudos en libro auxiliar. Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancas, servicios entregados o vendidos. Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos. Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregrselos a este. Recibos de caja Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepcin de valores. Existe numeracin consecutiva y pre numerada. Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva. Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte. Se confrontan los valores estipulados en nmeros y letras. Se confrontan los originales con las copias posteriormente. Caja menor Existe un fondo fijo para caja menor. Estn separados las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables. Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin.

1.2.4

1.2.5

1.2.6

1.2.7

1.3

1.3.1

1.3.2

1.3.3

1.3.4

1.3.5

1.3.6 1.4 1.4.1

1.4.2

1.4.3

1.4.4

En las entregas de efectivo, existe autorizacin previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobacin de las erogaciones correspondientes. Existen formatos especficos para relacionar los gastos de caja menor. Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor. Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectu el gasto. Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de polticas y disposiciones administrativas para este trmite. Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor.

1.4.5

1.4.6

1.4.7

1.4.8

1.4.9

El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinmico 1.4.10 para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo. Est prohibido que los fondos de caja 1.4.11 menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores. Se expiden cheques de reembolso a 1.4.12 favor de la persona encargada de la caja menor. 1.4.13 Existen topes mximos para ser destinados por gastos de caja menor.

Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se 1.4.14 da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolucin del dinero o bien la comprobacin del gasto. 1.5 Arqueos

1.5.1

Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados. Existen formatos apropiados realizar los arqueos. para

1.5.2

1.5.3 2 2.1 2.1.1

Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias. BANCOS Apertura de cuentas Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes. Estn registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella. Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente. Las firmas giradoras debidamente autorizadas. estn

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.1.5

Las cuentas corrientes tienen destinacin especfica, segn la naturaleza del gasto. Proteccin Es verificado el nmero de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco. Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco. Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados. Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques. Se mantienen permanentemente actualizados, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorizacin para expedir cheques.

2.2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

2.2.6

2.2.7 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3

Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados. Giro de cheques Estn pre cheques. numerados todos los

Se giran en orden secuencial Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor. Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos. Existe verificacin de soportes antes del giro. Se realiza verificacin de cifras y nmeros antes de su firma. Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario. Existe ms de una firma en el giro de pagos por cheque. Se expiden cheques mancomunadas con firmas

2.3.4

2.3.5

2.3.6

2.3.7

2.3.8

2.3.9

Se realiza confirmacin telefnica por 2.3.10 parte del banco para pagos por sumas superiores a $500.000. 2.3.11 Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista.

Son entregados los cheques previa 2.3.12 presentacin de la respectiva autorizacin del beneficiario. 2.3.13 Existen horarios y das especiales para la entrega de cheques.

2.3.14 Se utiliza sello protector de cheques. Existe alguna clase de poltica que contemple la posibilidad de cancelar en 2.3.15 un tiempo determinado aquellos cheques en trnsito que no hayan sido cobrados. 2.4 Conciliaciones

2.4.1

Se realizan conciliaciones de manera peridica. Se descuentan notas dbito. oportunamente las

2.4.2

2.4.3

Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones. El funcionario que realiza el pago y el que concilia es diferente. Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones. Boletines diarios Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos. Llevan una numeracin estrictamente consecutiva. Se determinan claramente los conceptos por ingresos y por pagos. Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorizacin. Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversin de excedentes, como la obtencin de crditos para cubrir necesidades. Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores. GENERALES A CAJA Y BANCOS Estn separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos. Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operacin. Las monedas extranjeras propiedad de la entidad, se valan para efectos del balance general, a precios de cotizacin a la fecha del referido.

2.4.4

2.4.5 2.5 2.5.1

2.5.2

2.5.3

2.5.4

2.5.6

2.5.7

3 3.1

3.2

3.3

VALUACION, CLASIFICACION Y PRESENTACION


El efectivo en bancos pocas veces tiene problemas de valuacin. Sin embargo los

depsitos en bancos extranjeros pueden estar sujetos a restricciones cambiarias o a la amenaza de embargos. Estas cuentas deben considerarse como cuentas de activos no circulantes.
Los fondos de caja con restricciones de uso deben clasificarse por separado del

efectivo disponible.
Las cuentas bancarias no deben ser compensadas, sino ser mostradas como

pasivos (sobregiros) si el caso lo amerita. RIESGO DE AUDITORIA Algunos aspectos importantes a tomar en cuenta en el riesgo de auditora son:
La naturaleza y caractersticas del negocio de que se trate. Falta de controles adecuados sobre los movimientos de efectivo y valores.

La existencia de operaciones con partes relacionadas.


Falta de conciliaciones y depuraciones mensuales de las cuentas bancarias y las

inversiones.
Falta de anlisis peridico para determinar la correcta valuacin de las

inversiones. Registros auxiliares poco confiables. 3.2 AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR Descripcin Se incluyen las cuentas originadas por ventas de bienes y servicios objeto de la actividad de la empresa y las deudas que surgen de ingresos por la realizacin de otras actividades no habitualmente en el negocio. Las cuentas de deudores por operaciones representan el derecho de la empresa a recibir ciertas sumas de dinero de terceros. Las cuentas de ventas representan el producto de la enajenacin de bienes y de la prestacin de servicios.

Objetivos de auditoria El auditor en el rea de clientes y cuentas a cobrar debe obtener informacin suficiente para poder expresar su opinin en los siguientes aspectos:
1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legtimas

de la empresa.
2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, estn debidamente

registradas y clasificadas segn lo establecido en el PGC.


3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas. 4. Efectuar un anlisis de la antigedad de los saldos. 5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento estn recogidos en su cuenta

correspondiente.
6. Los criterios adoptados por la empresa para la valoracin de estas cuentas son

aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinin sobre este cambio).
7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garanta de

alguna contraprestacin, debiendo hacer mencin en su caso en la memoria.


8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces. 9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas y estn recogidas

segn establece el PGC.

Objetivos de control interno El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujo grama); de tal forma que le permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en funcin de aquellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este rea. Como ms importantes, debe considerar los siguientes:
Adecuada segregacin de funciones, con personas independientes que supervisen

cada uno de los departamentos en los que intervienen: cuentas a cobrar y su contabilizacin, devoluciones y descuentos, realizacin de pedidos y crditos, facturacin y control de tesorera.
Listado de clientes con el lmite de crdito. Conciliaciones peridicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes. Envo

peridico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes aclarando las diferencias existentes.

Existencia de un control para la entrega de mercancas, para que no pueda salirla

misma sin la correspondiente autorizacin "orden de venta".


Control sobre las mercancas facturadas. Debe existir una numeracin correlativa en los

documentos y que stos acompaen siempre a la mercanca.


Comprobacin peridica de las facturas pendientes de cobro. Conciliacin peridica de los saldos de efectos a cobrar descontados en los bancos su

registro en el mayor. Otros:


* Los cargos en las cuentas de clientes, deben producirse al facturar los bienes vendidos

o los servicios prestados, como consecuencia de la transmisin de la propiedad de los artculos vendidos.
* Las anotaciones en las fichas o cuentas auxiliares de clientes, se deben efectuar en

base a copias de facturas de abono, notas de abono, avisos de remesas en efectivo y efectos girados a su cargo.
* Debe existir un adecuado control numrico de todos los justificantes de los movimientos

de las cuentas a cobrar.


* El departamento de crditos, no slo debe dedicarse a la autorizacin de los crditos a

clientes en funcin de los lmites preestablecidos a cada comprador, sino que tambin inicia el proceso de cancelacin de incobrables.
* Los pagos de los posibles saldos acreedores de clientes, deben ser autorizados por

personal idneo, ajeno a la gestin de la tesorera y cuentas a cobrar.


* Se debe confirmar con cierta periodicidad los saldos de los clientes a favor de la

empresa y se debern estudiar y rectificar las diferencias detectadas.


* La custodia de los efectos a cobrar, no debe ser incumbencia del Departamento de

Contabilidad.
* Se deben preparar peridicamente relaciones individuales de los saldos de las distintas

cuentas a cobrar con el fin de que sean revisadas crticamente por empleados con el nivel de responsabilidad adecuada. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Los procedimientos de auditora utilizados dependern entre otros de los siguientes puntos:

* Conocimiento del negocio y del sector donde est incluido. * Conclusiones obtenidas sobre el control interno. * Revisin de los procedimientos de contabilidad. * Importancia relativa de los saldos respecto del total. Los

procedimientos, se pueden dividir: 1.- Procedimientos para verificar la existencia de cuentas a cobrar La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedir la empresa que redacte cartas (circularizacin) a los deudores que estime, segn su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circula rizar, estar formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos. Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarn en funcin de los resultados obtenidos en el control interno. No es habitual utilizar la circularizacin para saldos deudores en los siguientes casos: Cuando los clientes sean siempre de pequeas cuantas (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.). Cuando exista un departamento de auditoria interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables. En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeo. As mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circula rizar; entre los que figurarn: Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno.

Clientes con saldo acreedor. Clientes que tengan movimientos extraos en las cuentas. Clientes con mayor saldo.

Aquellos seleccionados por el auditor segn su criterio profesional. Al decidir el nmero de cuentas que va a utilizar, se debe tener como objetivo obtener el mejor resultado con el menor nmero de partidas. Para conseguir esto puede serle til "estratificar" escogiendo

todas las cuentas por encima de determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato. Las cartas de circularizacin tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla l mismo. Existen dos tipos de circularizaciones: Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si est conforme disconforme con el saldo. Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composicin. Normalmente este tipo no se utiliza. En la carta de circularizacin se debe pedir confirmacin del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe segn los libros de la empresa y l tiene que dar o no su conformidad con el mismo. Si no se recibe contestacin despus de varias circularizaciones, como mnimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; por ejemplo, comprobar los cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las rdenes de venta, etc. Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarn a la empresa para su conciliacin, siendo verificadas posteriormente por el auditor. La fecha para circula rizar ser al cierre del ejercicio, o en das anteriores. Si se realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos, verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularizacin hasta el cierre. Modelo de carta de circularizacin: Fecha Sr. D. (cliente) Muy Sres. nuestros: Nuestros auditores, (empresa auditora), estn efectuando, a peticin nuestra, una revisin de nuestros estados financieros. Con este motivo, desean que ustedes les indiquen su conformidad o reparo al saldo de su cuenta al (cierre de ejercicio), que segn nuestros libros asciende a (importe) e a nuestro favor, de acuerdo con el estado detallado que adjuntamos. Si el saldo arriba indicado merece su conformidad, les agradeceremos firmen el impreso de confirmacin adjunto y lo enven directamente a nuestros auditores (nombre y direccin de
los auditores), utilizando para ello el sobre franqueado que les remitimos. En caso de

disconformidad, les rogamos que les faciliten en el impreso de confirmacin, cualquier

informacin que pueda ayudarles a localizar las diferencias. Debemos advertir que esta carta no es una solicitud de pago, y asimismo, que su conformidad no excluye la posibilidad de que, con posterioridad a la indicada fecha, dicho saldo haya podido ser total o parcialmente liquidado. Con gracias anticipadas por su colaboracin, les saludamos Atentamente, Antefirma y firma

2.-Procedimientos para verificar la correcta valoracin de las cuentas y anlisis de las provisiones Para verificar la correcta valoracin de las cuentas se realizan los siguientes procedimientos:
Asegurarse que el tratamiento contable dado a las operaciones efectuadas con las

cuentas de este grupo, siguen las normas de valoracin del PCGE.


Analizar las cuentas, en cuanto a su antigedad y cobrabilidad, por la posible

consideracin como clientes de dudoso cobro.


Determinar los movimientos y razonabilidad de la cuenta de provisin para insolvencias,

incluyendo aqu los saldos de clientes, efectos comerciales a cobrar, y la de los efectos descontados, para su clculo.
Crditos recogidos en efectos comerciales De acuerdo con el PCGE la cuenta Clientes, se abonar por el importe de los efectos

girados contra los mismos en la cuenta Clientes efectos comerciales a cobrar.


Los efectos comerciales girados a clientes pueden ser objeto de descuento en los

bancos (siendo ste un medio de financiacin muy utilizado por las empresas); debindose recoger en las cuentas correspondientes el riesgo de cobro que esta operacin conlleva.
Los efectos comerciales figurarn en el balance hasta su vencimiento, incluidos los

descontados. TECNICAS DE AUDITORIA APLICABLES Las tcnicas que normalmente se utilizan en la prctica son: 1. CORTE DE LAS VENTAS Correcta separacin entre ejercicios, tiene por objeto comprobar que estas ventas, descuentos y devoluciones del perodo, se reflejan adecuadamente en los estados financieros.

Los procedimientos de validacin del Corte de las Ventas, de pueden referir a los siguientes aspectos:
Registro de expediciones y facturas de ventas Registro de devoluciones, descuentos fuera de factura y reclamaciones de clientes con

sus notas de abono.


ndices de actividad y sus tendencias en relacin con las cuentas a cobrar. 2. EXAMEN DE SALDOS El auditor debe comprobar que el saldo total de clientes y de deudores, compararlos

con las sumas de los respectivos registros auxiliares en los que estn los saldos individuales correspondientes y por muestreo verificar alguno de estos saldos.
Deber comprobar la lista de antigedad de los saldos de clientes y deudores que la

empresa elabora al final del ejercicio, y si no est elaborada, deber solicitar la informacin.
Deber examinar los saldos individuales, tanto en lo que respecta a su cuanta como a

su antigedad.
3. CONFIRMACION DE SALDOS

Este procedimiento consiste en solicitar del deudor (con la conformidad de la empresa auditada), que ste comunique directamente al auditor la deuda que tiene con la empresa, de acuerdo con los documentos que se adjuntan. Si hay discrepancias entre los datos enviados y los que se tienen, se le pide al deudor que notifique al auditor la cifra real y adems que explique el motivo de las diferencias. El auditor investigar el origen y la naturaleza de las discrepancias que pueden consistir:
Registrar las ventas de un modo incorrecto No registrar una devolucin de los clientes Pago de deudores que todava no se han recibido Una remesa no recibida todava por el cliente Descuentos establecidos por volumen, no contabilizados por la empresa

Esta confirmacin por comunicacin directa con deudores, previamente seleccionados en el proceso denominado " circularizacin de deudores ", es un mtodo cada vez ms usado

por los auditores, ya que la informacin obtenida del deudor genera ms credibilidad y confianza que la obtenida de los libros de la empresa. Ahora bien, el auditor debe controlar adecuadamente el envo de circulares, a los clientes a los que se los ha mandado, y tambin las respuestas recibidas, si han sido satisfactorias o bien tienen discrepancias. La seleccin de las cuentas que van a ser confirmadas, puede hacerse por muestreo pero prestando especial atencin a cuentas atrasadas, a saldos dados de baja, a cuentas con saldo acreedor una vez determinados los saldos que se van a confirmar, el auditor solicita a la empresa, que prepare la carta de confirmacin, que ha de enviarse al deudor, o bien que acepte la que ya ha preparado el auditor.posteriormente, se llevar a cabo, el control y envo de las cartas a los clientes, solicitando que sean devueltas directamente al auditor. El siguiente paso consistir en la recepcin, control y estudio de las cartas devueltas, ante los saldos no conformes y en base a las observaciones y comentarios manifestados en la carta por el cliente, se establecern las oportunas conciliaciones de las diferencias. Puede suceder que haya clientes que no contesten a la primera carta, as se les enviar otra. Se analizarn las importancias de las cartas no contestadas, decidiendo el auditor si se realizar o no otro tipo de pruebas y se establecern las conclusiones finales sobre los saldos de los clientes en base al anlisis de las confirmaciones que se han recibido.
4. PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS DE CONFIRMACION

Cuando el auditor, no lleva a cabo la confirmacin, o bien, cuando no sea posible confirmar una cuenta previamente seleccionada, habr que utilizar otros medios para comprobar que el crdito en cuestin es legtimo y se podr hacer efectivo a su vencimiento. Por ejemplo:
Solicitar y comprobar la documentacin que justifique la veracidad de cada anotacin

integrante del saldo final.


Comprobar si el cliente ha efectuado recientemente el pago, para ello se comparan,

remesas subsiguientes abonadas en estas cuentas, con el registro de cobro. En todo caso, si la confirmacin, se ha hecho antes del cierre, se comprobar que las transacciones posteriores hasta el final del ejercicio, estn debidamente contabilizadas.
5. PROVISIONES DE CREDITO DE DUDOSO COBRO

Uno de los aspectos ms importantes a tener en cuenta es, la evaluacin de las provisiones necesarias para afrontar los crditos incobrables o de dudoso cobro. Para ello, existen una serie de mtodos:
Evaluacin especfica de cada cuenta Realizarlo a travs de una frmula general basada en la experiencia previa. Ej. en

funcin del retraso, del volumen de saldos deudores, ..........................................


El auditor deber determinar al final del ejercicio si la provisin contabilizada es la

adecuada. Para ello, tendr en cuenta la antigedad de ciertos saldos, las remesas recibidas slo por una parte de la deuda, las cuentas no conformes o con discrepancias no justificadas suficientemente, las variaciones excepcionales detectadas OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Determina:
Si pueden efectuarse despachos sin ser facturados Si pueden facturarse ventas sin ser registradas Si pueden despacharse mercancas a clientes que representan un mal riesgo de crdito Si pueden ocurrir errores en la facturacin. Si las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida Si es posible el jineteo de fondos provenientes de las cobranzas, cubriendo los importes

sustrados con fondos cobrados a otras cuentas posteriormente.


Si pueden recibir cobros sin ser depositados Si las cuentas vencidas pueden pasar inadvertidas Si los cobros por conceptos diversos pueden hacerse sin que se registren y depositen Si es posible facturar despachos sin registrar el costo de la venta Si los cobros por ventas en efectivo pueden ser malversados.

Programa de trabajo El programa de trabajo para esta rea debe contener bsicamente los siguientes puntos:
1. Aspectos generales: a) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en esta

rea.
b) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportunidad de

los procedimientos de auditoria aplicables.

c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y

comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad.


2.

Se deber realizar la verificacin del corte de operaciones de expediciones, utilizando

la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico. Despus se revisar la secuencia numrica de los albaranes de salidas, para verificar la segregacin de los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturas de ventas realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico, y se determinar si su contabilizacin ha sido correcta.

PRINCIPIOS Y NORMAS CONTABLES Se pueden agrupar en cuatro apartados:


1. 2. 3. 4. -

Valoracin de la cuentas a cobrar. Crditos en moneda extranjera. Crditos recogidos en efectos comerciales. Correcciones valorativas.

1. Valoracin de las cuentas a cobrar

Se debe realizar por su valor nominal: Figurarn en el balance por su valor nominal. Los intereses incorporados al nominal de los crditos. . . con vencimiento superior a un ao, debern registrarse en el balance como "Ingresos a distribuir en varios ejercicios", imputndose anualmente a resultados, segn se vayan devengando de acuerdo con un criterio financiero. Los intereses incorporados al nominal reciben el nombre de intereses implcitos. El reconocimiento de los crditos debe efectuarse en el momento que nace dicho derecho de cobro, es decir al formalizarse el contrato; es prctica habitual contabilizar las ventas y las cuentas a cobrar en el momento en que se produce el envo, al mismo tiempo que se produce la salida de los productos del almacn. Los saldos a cobrar de empleados, empresas del grupo y empresas asociadas se contabilizarn en cuentas separadas de clientes, segn lo establecido en el PGC. Los saldos acreedores que puedan tener algunas cuentas a cobrar aparecern en el pasivo del balance.

Ejemplo La sociedad ENASA, vende productos por valor de 60.000,00 a un cliente, Ejemplo de valoracin de cuentas a cobrar formalizando la operacin con un nico pago a los 18 meses por importe de 62.400,00e (19% de IGA). En el diario, la operacin se refleja del siguiente modo: Clientes: 74.256,00 Venta de productos terminados: 62.400,00 IGV: 11.856,00 La empresa, al contabilizar la venta, no ha tenido en cuenta lo establecido en la norma de valoracin ya que ha incluido como ventas los intereses cobrados por el aplazamiento de pago. Estos, deben contabilizarse de forma separada, debiendo haber realizado el asiento del modo siguiente: Clientes: 77.256,00 Venta de productos terminados: 60.000,00 Ingresos por intereses diferidos: 2.400,00 IGV: 11.856,00 Las correcciones propuestas, llevaran a disminuir las ventas en la cuanta de los intereses incluidos. Estos, al ser con vencimiento superior al ao, se imputarn como ingreso financiero en el ejercicio que se devenguen. Venta de productos terminados: 2.400,00 Ingresos por intereses diferidos: 2.400,00
2. Crditos en moneda extranjera

Estos crditos estn regulados por la norma de valoracin que establece: Los crditos contra terceros en moneda extranjera deben valorarse al tipo de cambio vigente en el momento que se perfeccione el contrato. Esta valoracin permanecer invariable mientras no se modifique la paridad del euro con la moneda extranjera correspondiente. De alterarse dicha paridad, el contravalor en euros de la deuda se calcula al final del ejercicio en que la modificacin se haya producido, aplicando el nuevo cambio resultante de la misma. Las diferencias que pudieran surgir por la razn de las variaciones de cotizacin en el mercado de divisa extranjera, slo debern registrarse cuando se cancele la deuda.

As pues, con estos crditos se proceder de la siguiente forma: Se efectuar un anlisis de la naturaleza y vencimiento de las partidas en moneda extranjera, clasificando los crditos en funcin de estos aspectos. No debe realizarse compensacin de diferencias originadas por distintas partidas correspondientes a distintas monedas y con diferentes vencimientos, especialmente cuando se trate de monedas de gran inestabilidad. La contabilizacin de las diferencias de cambio negativas se realizar con cargo a resultados del ejercicio. Si la diferencia de cambio resulta positiva, se recoger en el pasivo del balance como ingresos diferidos, imputndose a resultados en el momento de liquidacin de las operaciones (criterio de prudencia del PGC).

Se hacen resmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad independiente mente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja. Las facturas de venta son controladas numricamente por el departamento de contabilidad? Son controladas en otra forma? Se comparan las facturas contra las rdenes de despacho, para cerciorarse de que todos los artculos enviados hayan sido facturados? Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en:

Cantidades? Precios? Calculo?

Las ventas de contado o con tarjeta de crdito, se controlan en forma similar a las ventas a crdito registrndolas en una cuenta de control manejada por personal independiente a la funcin de cobro. En caso negativo existen procedimientos que aseguren: El cobro contra entrega de la mercanca? Que el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la compaa?

CREDITOS Las personas autorizadas para aprobar notas de crdito son independientes del:

Departamento de ventas? Departamento de cuentas por cobrar? Cajero?

Las notas de crdito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un empleado que no tenga injerencia en el recibo y contabilizacin de pagos de clientes o de cualquier otro ingreso de la compaa? Si tiene otras funciones, explquelas. Las devoluciones de las mercancas llegan todas al departamento de recibo y las notas de crdito respectivas estn respaldadas por informes de dicho departamento? El departamento de contabilidad controla numricamente o en otra forma, todas las notas de crdito y se cerciora que estn debidamente respaldadas? El departamento de crdito

o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compaa, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente autorizados?. La cancelacin de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable?. Se continan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas? OTRAS CUENTAS POR COBRAR Se informa al Departamento de contabilidad acerca de los reclamos de los transportes, perdidas, aseguradas, etc., tan pronto se conocen? Si los residuos de produccin son importantes, se separan y controlan tan pronto ocurren? Todos los despachos de sobrantes de materiales estn bajo control del departamento de embarque? s es as, este departamento notifica directamente a la contabilidad? El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las cuentas, sean debidamente registradas? Los anticipos y prstamos a empleados son autorizados por un funcionario responsable? Los saldos a cargo de empleados son revisados peridicamente? Los ajustes o cancelacin de otra cuenta por cobrar son aprobados por otro empleado diferente que efecta la:

Autorizacin? Negociacin? Cobranzas?

El sistema provee un mtodo adecuado para registrar en los libros anticipadamente el producto peridico de los alquileres, regalas, intereses, y otros ingresos varios? REGISTROS
-

El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de: Despacho? Facturacin? Cuentas por Cobrar? Las cantidades que se registren son suministradas por alguien diferente de quien

maneja las cuentas por cobrar?

Todos los asientos de las cuentas individuales del cliente son registrados con base en las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados? Se separan regularmente balances de las cuentas por cobrar y el encargado conserva papeles de trabajo? Dichos avances son reconciliados con las cuentas de control en el Mayor General por un empleado distinto de las Cuentas Por Cobrar? Un empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales, para determinar que las partidas relacionadas estn respaldadas por cuentas en el registro auxiliar?
-

Se prepara peridicamente del anlisis de las Cuentas por Cobrar y este anlisis es

revisado por un empleado que:


-

No toma parte del recibo de fondos de la compaa? El Cajero? Peridicamente se enva extractos de cuentas a clientes? En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su introduccin en el correo se produzcan alteraciones o intercepcin por parte de personas que tengan el acceso a las remesas o pagos de clientes?

Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier orden, son recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de:

El encargado de cuentas por cobrar El Cajero. Se confirman peridicamente los saldos de clientes por parte de: El departamento de auditoria interna de la compaa? Alguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del cajero?

COBRANZAS

Las funciones del cajero son independientes de las funciones de: Embarque? Facturacin? Registro de los auxiliares de cuentas por cobrar Los ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen por: El encargado de cuentas por cobrar Alguien responsable, por las funciones de tenedura de libros de facturacin?

El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en su departamento, hasta su depsito en el banco?

En caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar, el cajero prepara una lista?

Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pago, un endoso restrictivo tan pronto como son recibidos? nicamente para consignar en la cuenta de la empresa.

Los cheques y el efectivo recibido se depositan intactos y el mismo da o el siguiente da hbil.

En caso de ventas al contado o pago de documento que deben ser devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de venta, recibos de mostrador y cualquiera otra informaciones similares son preparadas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el efectivo?

- Si

las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal se depositan los ingresos en una

cuenta bancaria sujeta a retiros nicamente por la oficina principal.

DOCUMENTOS
-

La aceptacin y prorroga de letras, pagares y cheques post-fechados a favor de la compaa son aprobados por el jefe o gerente de crdito u otro funcionario autorizado?

Se lleva un registro de documentos por cobrar? Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados peridicamente por medio de un examen independiente de los pagars, letras y cheque respectivos.

El total de los saldos pendientes en el registro, se comparan contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los documentos?

Los pagars o las letras descontadas son registradas en el mayor por medio de una cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos?

PROCEDIMIENTOS FACTURACIN Obtenga copias de las facturas de venta por un perodo selecciona y comprelo contra el auxiliar respectivo. Compruebe la secuencia numrica de las facturas correspondientes al perodo seleccionado en el punto anterior.

Compare las facturas revisadas contra el cargo respectivo en las cuentas individuales de los clientes. Verifique selectivamente los precios unitarios contra catlogos o listas de precios y, en algunos casos, compruebe los clculos y las sumas individuales.

OTRAS CUENTAS POR COBRAR


- Si

el departamento de embarque controla los despachos de residuos de produccin o de

mercancas, obtenga varias rdenes de despacho que cobra tales envos y cercirese de que los ingresos por este concepto han sido registrados.
- Si

el departamento de embarque no controla tales envos, obtenga la informacin

pertinente por cualquier otro medio y comprelo contra el ingreso registrado.


- Seleccione

varios expedientes que contengan reclamos ya arreglados o en va de arreglo

por concepto de daos en transporte, prdidas aseguradas, etc. y examine los y determine si cada transaccin ha sido debidamente registrada en los libros.
- Seleccione

varios expedientes que contengan reclamos pendientes y revsenlos para

asegurarse que en verdad existen por razn satisfactoria que no haya permitido llegar un arreglo.
- Revise

selectivamente unas cuentas de empleados superiores y subalternos para

asegurarse de que las transacciones respectivas han sido aprobadas de acuerdo con los procedimientos de la empresa.
- Revise

otras cuentas miscelneas por cobrar para determinar si representan partidas

corrientes, de pronto reembolso. Especifique su concepto y antigedad.


- Circular

los saldos de importancia relativa de otras cuentas por cobrar.

REGISTRO
- Obtenga

una copia de la relacin de cuentas por cobrar preparada por la empresa si es

posible analizada por edades: pruebe las sumas y compare su total contra la cuenta de control en el mayor.
- Compruebe

los saldos de un nmero seleccionado de cuentas tomadas del auxiliar

respectivo, contra la relacin de saldos arriba mencionada, comprobando el anlisis por edades y probando el saldo aritmticamente desde la revisin anterior.
- Investigue

por un mes o ms si las circunstancias as lo aconsejaren, cualquier asiento

en la cuenta de control proveniente de fuentes diferentes de aquellas comprobadas.

- Obtenga

informacin respecto a la poltica de la empresa en relacin con cuentas por

cobrar.
- Compare

los asientos en la cuenta del control de clientes desde la fecha de nuestra

circularizacin hasta el final del perodo contra el libro de ventas, caja u otras fuentes, repase visualmente las partidas individuales que forman dichos asientos e investigue cualquier partida anormal. COBRANZAS
- Obtenga

los duplicados de los recibos de consignacin bancaria por un perodo

seleccionado de das y verifique que estn debidamente sellados por un banco como prueba de haber recibido la suma consignada.
- Compare

los totales de tales recibos contra los extractos bancarios y el libro de caja,

observando que los depsitos sean hechos oportunamente y en las mismas especies recibidas.
- Verifique

el total de cada recibo de consignacin contra los asientos respectivos en el

registro de caja.
- Compruebe

si las partidas han sido abonadas a la caja individual de cada cliente, tal

como aparecen registradas en caja. DOCUMENTOS POR COBRAR


- Seleccione

una muestra de documentos por cobrar y compare sus saldos y otros

detalles contra los registros de contabilidad


- Confirme - Por

selectivamente los documentos por cobrar

medio de clculos, compruebe que los intereses respectivos hayan sido

debidamente registrados. AUDITORIA FINAL Obtenga relaciones de cuentas por cobrar al cierre del perodo y:
- Verifique - Coteje

las sumas y coteje los saldos con el balance de comprobacin y libro mayor.

las cantidades pendientes de cobro con los registros auxiliares selectivamente la antigedad de las cuentas pendiente de cobro.

- Pruebe

Solicite confirmacin de las cuentas seleccionadas y obtenga duplicados y copias simples de las solicitudes de confirmacin para usarlas como segundas confirmaciones y copias de control, respectivamente. Obtenga confirmacin de cantidades adecuadas por los directivos, funcionarios, empleados, accionistas o propietarios y otros.

Confirme los saldos a cargo de la matriz, subsidiaria y afiliadas, cuando no sea practico cotejar los saldos directamente con los libros de esas compaas. 3.3 AUDITORIA DE EXISTENCIAS Concepto y descripcin Las existencias comprenden bienes posedos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin en el proceso productivo y posterior venta.

Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en la produccin en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias, denominndolas mercaderas. Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaborados para someterlos a un proceso de elaboracin y transformacin en productos acabados aptos para su venta en el mercado, aqu se incluye a: materia primas, productos en proceso, productos semiterminados y subproductos y desechos. En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboracin ni transformacin de las mercancas adquiridas, ya que venden al pblico los productos que compraron a los proveedores sin modificacin alguna. El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un ao; por tanto, las existencias se clasifican como activo circulante. Casi todas ellas, sin embargo, incluyen algunas partidas que no sern vendidas o utilizadas durante el perodo de rotacin o ciclo normal. No debe olvidarse que una parte, quizs la ms importante, del capital de explotacin lo absorben las adquisiciones de existencias que deben transformarse a su paso por la empresa. El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el factor determinante del momento en que una partida debe agregarse a las existencias y crearse el correspondiente pasivo. Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacn es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen econmico con respecto al total de activo; por su repercusin en la cuenta de resultados, ya que el criterio de

valoracin afecta directamente; por su repercusin financiera en base a su importancia sobre el activo circulante. Por lo que respecta a los criterios de valoracin aplicables a las existencias, segn la legislacin vigente se debe utilizar el precio de adquisicin para los bienes adquiridos, o bien el coste de produccin, para los productos fabricados por la empresa, SALVO que su precio en el mercado sea inferior, en cuyo caso se tomar ste. Precio de Adquisicin, es el precio consignado en la factura ms todos los gastos adicionales que se produzcan hasta la llegada al almacn. Costo de produccin, se determinar aadiendo al precio de adquisicin de las materias primas y de otras, materias consumidas, los costes directamente imputables al producto y la parte proporcional que razonablemente le corresponda de los costes indirectamente imputables al producto. Cuando el valor de mercado de cualquiera de estos bienes sea inferior a su precio de adquisicin o coste de produccin, habr que efectuar la correspondiente correccin valorativa, es decir, se dotar la pertinente provisin si la depreciacin es reversible, si fuera irreversible, tambin se tendr en cuenta esta circunstancia al valorar las existencias. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisicin o coste de produccin no se puedan identificar de modo individualizado, se adoptar como carcter general el mtodo del precio medio ponderado. Tambin se podra adoptar otro anlogo (LIFO, FIFO,..) si la empresa lo considera conveniente. Objetivos de auditoria Los principales objetivos del auditor en esta rea son los de llegar a determinar:
1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias,

que figuran en el balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las existencias son propiedad de la empresa.
2. Que los productos estn valorados de acuerdo con los principios de contabilidad

generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en relacin al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance. De no ser as, el balance no representar de manera fiel y razonable el estado econmico de la empresa. La valoracin deber referirse a las materias primas, los productos en curso y los acabados.

3. Comprobar si existe una provisin por depreciacin de existencias adecuada para

prdidas para los casos de: Partidas de lento movimiento, obsoletas o daadas. Partidas cuyo valor neto de realizacin o de mercado sea inferior al coste. Contratos a largo plazo.
4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedad por

parte de la empresa (embargos, fianzas, garanta, pignoracin, etc.), y comprobar si stos estn recogidos en los estados financieros.
5. Verificar si los mtodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de

mercanca son adecuados y eficaces.


6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, proteccin, prevencin de

daos o prdidas y coberturas para las que pueden producirse.


7. Ratificar que los movimientos de existencias entre perodos consecutivos han sido

debidamente registrados en el perodo en el que se produjo el movimiento fsico. Objetivos de control interno La evaluacin del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del rea de existencias, con el fin de determinar los puntos dbiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse en prctica para cumplir los objetivos establecidos por la auditoria, en funcin del nivel de confianza ofrecido por el propio control interno. Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales del control interno:
1. Una apropiada segregacin de funciones de custodia, registro, recepcin, almacenaje y

embarque de las existencias.


2. Un control de las existencias fsicas mediante un adecuado registro de las entradas y

salidas de mercancas, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios fsicos peridicos.
3. Establecimiento de normas concretas para la valoracin de las existencias. 4. Adecuada proteccin fsica de los inventarios y cerciorarse de que efectivamente hay

una cobertura de seguros suficiente para todas las existencias. Un modelo, con preguntas cerradas, como el que aqu se presenta ayuda a ver las debilidades del control interno.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA En el caso concreto del rea de existencias, deben incluir:


1. Observacin del conteo fsico realizado por el cliente, teniendo en cuenta que sean

completos y recojan los siguientes aspectos:

Fecha y hora del inicio del inventario.


s

Asignacin de responsables para los recuentos fsicos.

Descripcin de los materiales.


s

Determinacin de las diferencias entre el primer y el segundo recuento. de los materiales que no son propiedad de la empresa.
s

Separacin

Hay empresas que tienen

implantado un control de existencias mediante recuentos rotativos o planes de muestreo, con lo que pretenden evitar un recuento total.
s

El auditor debe comprobar si

los procedimientos empleados son lo bastante fiables como para producir unos resultados sustancialmente iguales a los de un recuento total.
s

Si hay existencias en

poder de terceros (depsitos), deber obtenerse confirmacin por escrito. Por ltimo se recogern los ltimos partes de entradas y salidas, antes y despus del inventario fsico, para su verificacin posterior con los registros contables.
2. Verificacin de la exactitud de las existencias en cantidades, precios unitarios y

correccin aritmtica. Para asegurarse de que las existencias son exactas, habr que: realizar pruebas selectivas sobre operaciones aritmticas, verificar que no se han incluido cantidades propiedad de terceros, as como la clasificacin en materias primas, productos terminados y en curso.
3. Verificacin de la contabilizacin y valoracin de las existencias.

Tal vez este sea el problema ms importante y a la vez difcil de analizar desde el punto de vista de la auditoria. Una valoracin mal aplicada falsea tanto el patrimonio de la empresa como su cuenta de resultados. Materias primas. Al no haber experimentado ninguna transformacin, es relativamente sencillo, aunque laborioso su recuento. Existen unas facturas de proveedores en las que se puede comprobar su valoracin. Productos en curso y terminados. Normalmente, de comprobacin ms difcil. Esta, se centra en la valoracin de los productos en curso y los acabados, donde no slo se debe limitan a controlar el nmero de unidades, sino adems debe controlar en qu fase de produccin se encuentra. Si existe un adecuado sistema de costes, el auditor debe asegurarse de la fiabilidad del mismo. Mediante un muestreo se realizar la prueba. En el caso de que no existe, o dicho sistema no ofrezca garantas, es casi inevitable una salvedad en el informe. No obstante, el auditor puede hacer una comparacin de valoraciones individuales con la cuenta global de resultados de la propia empresa y

otras similares del sector de las que se tenga datos. 4. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones. Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la informacin de la fecha de inventario. Se revisar la numeracin de los albaranes de entrada y salida. Finalmente, se seleccionarn algunas facturas de ventas y compras de importancia, realizadas antes y despus de la fecha de cierre y se comprobar si su contabilizacin ha sido correcta.

PROGRAMA DE TRABAJO El programa de trabajo para el rea de existencias, debe contener bsicamente los siguientes puntos: 1. Aspectos generales:
a) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en esta

rea.
b) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportunidad de

los procedimientos de auditoria aplicables.


c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y

comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad. 2. Aspectos especficos (relativos a la comparabilidad de la informacin):
a) En la valoracin de existencias, se debern efectuar las siguientes tareas:

Se han de revisar los procedimientos utilizados para la valoracin de las existencias. Seleccionar un listado de las partidas ms importantes para verificar su valoracin de acuerdo con el sistema establecido por la empresa. Verificar la valoracin de la produccin en curso, comprobando el grado de incorporacin de las materias primas, mano de obra y gastos de fabricacin. Asegurarse que todos los productos que fueron detectados como obsoletos, o con otros problemas en el inventario fsico, han sido considerados como tal por la empresa.
b) Se deber realizar la verificacin del corte de operaciones de compras y

expediciones, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico.

Despus se revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas y salidas, para verificar la segregacin de los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturas de ventas y compras realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico, y se determinar si su contabilizacin ha sido correcta. Principios y normas contables Como consecuencia del cambio de mtodo de valoracin las modificaciones de criterios contables deben tener un carcter excepcional y sustentarse en transmitir una imagen fiel de la empresa. De acuerdo con normas de valoracin, cuando se produzca la modificacin del criterio, deben calcularse las variaciones de activo y pasivo y registrarse el efecto acumulado de las mismas al inicio del ejercicio, como un gasto o ingreso de ejercicios anteriores dentro de los resultados extraordinarios. En las cuentas anuales, se debe justificar el cambio en la memoria y la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variacin. Los principios contables y criterios de valoracin ms significativos, son los siguientes:
1. Para la valoracin de las existencias se aplicar como criterio general la norma de

valoracin que indica que se valorarn al precio de adquisicin (o coste de mercado si ste fuera menor), o bien el costo de produccin. El precio de adquisicin incluir el consignado en factura ms todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que las mercancas se hallen en el almacn (transporte, seguros, impuestos indirectos, etc.). El importe de los impuestos indirectos que gravan la adquisicin de las existencias solo se incluir en el precio de adquisicin cuando no sea recuperable. El costo de produccin se determinar computando el precio de adquisicin de las materias primas y otras materias consumibles, en la parte que le sea razonablemente imputable, as como la mano de obra y otros gastos indirectamente imputables en la medida que tales costes correspondan a perodo de fabricacin.
2.

- Por valor de mercado se entender el valor de reposicin o realizacin, utilizando

para mantener el valor histrico de balance las provisiones. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisicin no sea identificable de modo individualizado, se adoptar con carcter general el mtodo del precio medio o coste medio ponderado. Los mtodos FIFO y LIFO u otros anlogos son aceptables, si la empresa los considera ms convenientes para su gestin. PMP: Valora las salidas de acuerdo con la media de los precios de adquisicin de las existencias en ese momento, ponderados por las cantidades adquiridas.

FIFO: Recoge las iniciales de la expresin first in, first out (primera entrada, primera salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la partida comprada antes y, cuando sta no es suficiente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan de la siguiente entrada, y as sucesivamente. As las existencias finales quedan valoradas a los precios ms recientes. LIFO: Toma las iniciales de last in, first out (ltima entrada, primera salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la ltima partida comprada y, cuando sta no es suficiente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan a la entrada anterior, y as sucesivamente. As las existencias finales quedan valoradas a los precios ms antiguos. Las existencias podrn ser objeto de correcciones de valor debido a: a) Prdidas de valor reversibles, es decir, cuando el valor de un bien o cualquier otro valor que le corresponda sea inferior al precio de adquisicin o al coste de produccin, siempre que dicha diferencia se considere recuperable. Las prdidas de valor reversibles se reflejan mediante las provisiones

correspondientes. Debe darse informacin en la memoria del procedimiento seguido para la estimacin de las provisiones por depreciacin de existencias y su desglose. b) Prdidas de valor irreversibles, que son aquellas que no se pueden recuperar con el paso del tiempo. Originan que se tenga presente dicha circunstancia al valorar de forma extracontable las existencias finales. 3. Para la imputacin contable a su correspondiente ejercicio econmico de las operaciones de venta realizadas por la empresa se atender generalmente a la fecha de devengo y no a la de cobro o pago. Aspectos fundamentales del control interno
1. Los puntos ms importantes del control interno de la empresa, son los siguientes: 2. Control permanente de las empresas. 3. Realizar inventarios fsicos, peridicos en forma relativa. 4. Establecer las medidas adecuadas para garantizar la fiabilidad de estos inventarios

fsicos.
5. Investigar y aclarar las diferencias que se puedan producir entre los inventarios fsicos y

los saldos contables.


6. Cumplimentar albaranes pre numerados, tanto para las entradas como para las salidas

fsicas de los materiales.


7. Mantener una contabilidad analtica para el control de los costos de los materiales.

8. Adecuada consideracin de las partidas obsoletas e de lente movimiento.

Por otro lado, vamos a destacar una serie de puntos dbiles:


1. Deficiente ordenacin fsica de los almacenes y falta de segregacin entre los mismos. 2. Falta de control sobre las entradas y salidas de materiales y la falta de personal que se

responsabilice de este aspecto.


3. En relacin a la realizacin de los inventarios fsicos, est la inexistencia de

instrucciones por escrito, tambin el no detener la produccin y el movimiento de los almacenes el da o los das en los que se efecta el inventario. Tambin el no utilizar tarjetas pre numeradas y el no realizar dobles recuentos.
4. No conciliar peridicamente las tarjetas de inventarios permanentes con los saldos de

las cuentas del mayor.


5. Inexistencia de un procedimiento establecido para el control y la valoracin de los

desperdicios, subproductos,...
6. Falta de instrucciones para garantizar la segregacin de los movimientos de existencias

entre perodos, de forma adecuada.


7. Sealar la falta de revisin de las operaciones aritmticas.

Objetivos de auditoria 1. La validacin de las existencias, implica determinar correctamente si: 2. Los stocks que aparecen en el balance de fin de ejercicio, estn adecuadamente presentados, existen realmente, se hayan en buenas condiciones de utilizacin, no hay ms existencias en poder de la empresa. 3. Determinar si las existencias se hayan valoradas correctamente segn los principios de contabilidad generalmente aceptados y adems, si existe una provisin suficiente para los artculos de lenta rotacin, artculos deteriorados u obsoletos. 4. Si las existencias pignoradas o sujetas a determinadas garantas u otros gravmenes, estn claramente diferenciadas en el almacn. 5. Se hayan contabilizado adecuadamente las entradas y salidas de almacn y las existencias se hayan correctamente determinadas respecto a cantidades, valoracin, clculos, porcentajes,... de forma similar a la utilizada en ejercicios anteriores. 6. La contabilizacin de cada tipo de existencia se corresponde con el inventario y con la naturaleza de cada producto. Tambin que se refleje en cuentas especiales las existencias que estn depositadas en almacenes ajenos (en trnsito o en consignacin) y las que estn en la empresa siendo propiedad ajena, as como tambin los envases a devolver. 7. Los procedimientos establecidos para la determinacin de los costes de compra y fabricacin, se hayan desarrollado de acuerdo a la poltica de la empresa y en consonancia a la de aos anteriores. 8. Las relaciones de existencias se han recogido, sumado y resumido correctamente en los registros contables. PROCEDIMIENTOS DE VALIDACIN Hay que considerar dos aspectos fundamentales, en estos procedimientos: A) Validacin de la existencia fsica B) Comprobacin del valor A) VALIDACION DE LA EXISTENCIA FISICA, el valor de esas existencias que aparecen en esos estados financieros, puede estar basado en el recuento fsico del final de ejercicio, o bien en las cuentas de inventario permanente que puedan comprobarse de tres formas principales:
1. 2. 3. -

Recuento rotativo a lo largo del ejercicio Recuento peridico de todas las existencias a final del ejercicio Criterio mixto

Recuento rotativo a lo largo del ejercicio, consiste en comprobar cada mes, un determinado nmero de productos, de acuerdo con un programa que, incluye todas las existencias un o dos veces al ao. Esto sera lo ms aconsejable, cuando se puede realizar. Recuento peridico de todas las existencias a final del ejercicio, en ambos casos (1 y 2), el auditor deber presenciar, si es posible, estos recuentos fsicos en su totalidad, o bien por un muestreo que sea representativo. Criterio mixto, consiste en un recuento rotativo para las materias primas, mercaderas, productos terminados y un recuento peridico al final del ejercicio para los productos en curso de fabricacin. En cualquier caso, durante el recuento deben interrumpirse las entradas y salidas en almacn (para evitar confusiones) o bien mantenerlas separadas hasta confirmar el recuento. Las diferencias que aparezcan entre ese recuento fsico y las que revelen las cuentas de inventario permanente, debern ser dualizadas y como es obvio, las cuentas de inventario permanente, debern ser corregidas en funcin de los recuentos fsicos hechos. El personal encargado del recuento fsico debe cambiar de vez en cuando, y no debe ser el mismo que tenga la responsabilidad del almacn y de los inventarios permanentes y adems debe existir el factor sorpresa ( en el sentido de que no se sepa los artculos a comprobar cada vez ), tambin hay que tener en cuenta que las existencias finales de almacn van a depender de las existencias iniciales y de las entradas y salidas durante el perodo, por lo que tambin habr que comprobar estos aspectos. En este sentido, Las entradas en almacn pueden ser por compra, fabricacin, devolucin de clientes o de talleres, ajustes de recuento de inventario,., entre otras. Las salidas de almacn pueden ser por ventas, consumos propios, devoluciones a proveedores, bajas en inventario, destruccin o robo,.... Debemos comprobar las existencias en curso de fabricacin y el auditor se debe cerciorar de que realmente estn en curso y no incluye productos rechazados, ni semiterminados, ni terminados,... Se deben comprobar las existencias que estn en consignacin o en depsito, y lo mismo sucede con esas existencias que estn pignoradas o sujetas a determinadas garantas. B) COMPROBACION DEL VALOR DE LAS EXISTENCIAS, el Auditor ha de comprobar que el coste de los artculos que integran las existencias se han determinado de acuerdo

con las directrices de la empresa, las cuales estn en consonancia con los criterios utilizados en el ejercicio anterior. As:
Habr que comprobar el costo de compra con las facturas de proveedores, los recibos

de los portes,.... y estos importes se habrn de corresponder.


Habr que comprobar el costo de fabricacin de los productos terminados y

semiterminados con los valores de consumo de materiales, de la mano de obra aplicada con la imputacin de todos los dems costes de fabricacin y transformacin.
Habr que ver el precio de mercado de las distintas clases de existencias y comprobar

que se determina de acuerdo a los datos disponibles al cierre del balance. (Ya sea con los boletines de cotizacin, valor de realizacin,....)
Hay que comprobar que entre el precio de mercado y el de adquisicin se aplica el

menor de los dos, que se han calculado correctamente las previsiones, que los criterios de valoracin se corresponden con los que seguan en aos anteriores.
Hay que comprobar que se han eliminado beneficios internos. Habr que hacer una verificacin de la exactitud aritmtica de los listados de existencia.

Habr que obtener un listado de las existencias con cantidades, precio unitario, precio total, y una descripcin de las mismas.
Habr que comprobar las sumas y multiplicaciones (prueba selectiva), comprobar las

cantidades de los inventarios fsicos con ese estado de existencia. Ejemplos de pruebas sustantativas Existencia u ocurrencia 1. Las existencias incluidas en el balance general existen fsicamente. Las existencias representan partidas mantenidas para la venta o uso en el curso normal del negocio Pruebas: Observar conteos fsicos de las existencias. Obtener confirmacin de existencias en ubicaciones fuera de la entidad. Probar las transacciones de existencias que ocurran entre la fecha del inventario fsico y la fecha de balance. Revisar registros permanentes de existencias, registros de produccin y registros de compra para obtener informacin sobre la actividad actual. Comparar existencias con catlogo vigentes de ventas y ventas y guas de despacho posteriores. Emplear el trabajo de especialistas para corroborar la naturaleza de los productos especializados Integridad
1. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos

disponibles.

Observar conteos fsicos de las existencias. Comparar, en forma analtica la relacin entre los saldos de existencias con compras, produccin y actividades de ventas recientes Probar procedimientos de corte para despachos y recepcin de existencias.
2. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos de

propiedad de la entidad que estn en trnsito o almacenados en localidades externas


3. Los listados de existencias estn compilados correctamente y los totales se incluyen

debidamente en las cuentas de existencias Pruebas: Comparar, en forma analtica la relacin de saldos de existencias entre las compras recientes, la produccin y actividades de ventas. Probar procedimientos de corte para despachos y recepcin de existencias. Cotejar los conteos de pruebas registrados por el auditor durante la observacin de inventario fsico con los listados de existencias. Comprobar la inclusin de todas las etiquetas de inventario y hojas de conteo empleados en el registro de los conteos de existencias fsicas. Probar la exactitud de los listados de inventarios. Conciliar los conteos fsicos con los registros permanentes y saldos del libro mayor e investigar fluctuaciones importantes Derechos y obligaciones
1. La entidad tiene dominio legal o derechos similares de propiedad sobre las existencias. 2. Las existencias excluyen partidas facturadas a clientes o existencias de propiedad de

terceros. Pruebas: Observar los conteos fsicos de las existencias. Obtener confirmacin de las existencias en localidades fuera de la entidad. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignacin y contratos. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignacin y contratos. Probar procedimientos de corte para despachos y recepcin de existencias.
3. Las existencias estn correctamente presentadas al costo (excepto cuando el valor de

mercado es inferior)
4. Las partidas de lento movimiento, en exceso, defectuosas y obsoletas incluidas en

existencias estn debidamente identificadas


5. El valor de las existencias se reduce, si corresponde, al costo de reposicin o valor

neto de realizacin Pruebas:

Examinar facturas de proveedores pagadas. Revisar el valor de mano de obra directa asignada Probar el clculo de las cuotas estndar de gastos indirectos. Examinar anlisis de variaciones del costo estndar de fabricacin y compra. Examinar anlisis de rotacin de existencias Revisar experiencia y tendencias de la industria. Comparar, en forma analtica, la relacin entre saldos de existencias y el volumen de ventas esperadas. Visitar la planta Consultar al personal de produccin y ventas respecto de posibles partidas de existencias obsoletas o excesivas. Obtener cotizaciones del valor actual de mercado Revisar costos actuales de produccin. Examinar ventas despus de fin de ao y compromisos pendientes de rdenes de compra. Presentacin y revelacin
1. Las existencias se clasifican apropiadamente en el balance como activos circulantes. 2. Las principales categoras de existencias y sus bases de valuacin estn debidamente

reveladas en los estados financieros


3. La prenda o garanta de existencias est debidamente revelada. Pruebas:

Revisar borradores de los estados. Revisar borradores de los estados financieros Comparar la informacin revelada en los estados financieros con los requerimientos de principios contables generalmente financieros aceptados. Obtener confirmacin de existencias en prenda bajo acuerdos de prstamos.

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE EXISTENCIAS Empresa..................................................................... Fecha: ....................................................................... rea: EXISTENCIAS Realizado por. ............................................................. Revisado por. ............................................................. PREGUNTAS 1. CUSTODIA N/A SI NO Hay que OBSERV comprobar si las

1.1. Se han fijado claramente las responsabilidades de cada uno de almaceneros, si existen varios?

responsabilidades por las mercancas estn correctamente asignadas a

cada uno de los empleados. Se deben fijar las responsabilidades para asegurarse de que las mercancas no puedan ser retiradas sin la debida autorizacin. Si los

1.2.

Son

adecuadas

las

almaceneros deben hacerse responsables por las mercancas que estn bajo su custodia, deben tener, adems de un control fsico sobre estas, justificaciones adecuadas de las recepciones y envos.

precauciones contra el robo? Se conservan las existencias en

almacenes bajo llave a los que slo tienen acceso las personas autorizadas? 1.3. Se encuentran debidamente protegidas Contra el deterioro fsico? 1.4. Verifican los almaceneros las cantidades recibidas contra los informes de produccin,

Los

registros

de

inventario

permanente controlan las existencias fsicas que debe haber y suministran informacin ptima sobre las rupturas de stock que pueden producirse.

recepcin y otros?

1.5. Se hacen todas las entregas de almacn tan slo mediante la


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presentacin de solicitudes debidamente aprobados y prenumerados? Una parte esencial del control interno es la exigencia de que todas las cuentas auxiliares deben ser cuadradas con la cuentas de control 1.6. Se exige a los que se ha originado independiente, sin esta segregacion. el responsable del registro puede cancelar mediante anotaciones indebidas las diferencias o faltantes.

almaceneros que informen acerca de las mercancas obsoletas, no utilizables, de poco movimiento o estropeadas? 1.7. Aprueba un empleado

responsable, la eliminacin de las mercancas daadas, obsoletas o no utilizables? 1.8. Existe una poltica de

provisiones para obsolescencia? 1.9. Existe un

acondicionamiento fsico de los almacenes recuentos, que una facilite los

proteccin

adecuada, un cmodo manejo y una pronta localizacin? INVENTARIO 2. REGISTROS DE

INVENTARIO PERMANENTE Si es necesario por conveniencia reunir las dos funciones en una misma 2.1. Se llevan inventarios persona, el control con el mayor debe ser revisado por otro empleado. Las anotaciones en los registros deben originarse tan slo en documentos apropiados.

permanentes (datos de cantidad Y valor) en relacin con las partidas almacn? ms importantes del

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Como las mercancas expedidas en consignacin son propiedad de la empresa hasta que se venden, hay que llevar el mismo control que el ejercido sobre las mercancas en almacn. Lo mismo, pero a la inversa, para las mercancas recibidas en consignacin. Ello supone el

establecimiento de controles en la 2.2. Cuando se llevan cuentas individuales, se cuadra su contabilizacin de estos bienes, para evitar la posibilidad de que se incluyan estas mercancas en el inventario fsico de la empresa.

importe peridicamente con la cuenta de control? 2.3. Las personas que llevan los registros son distintas de las encargadas existencias? 2.4. Se llevan registros de custodiar las

adecuados para: 1. Las mercancas en almacn,

por grupos de productos?

La existencia fsica de la mercanca enviada en consignacin o guardada en almacenes exteriores debe ser confirmada peridicamente a la empresa por sus tenedores. Estas confirmaciones deben basarse en recuentos fsicos o registros adecuados de inventario, y han de ir firmadas por el responsable de la 2. las mercancas en poder de en depsito, en mercanca. proveedores,

consignacin u otros? 3. las mercancas recibidas en en calidad de Asimismo, peridicamente se deben verificar fsicamente las existencias.
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consignacin, prstamo, etc.?

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2.5. Se revisan peridicamente los registros con el propsito de determinar las existencias que tienen poco Movimiento? 3. INVENTARIO FSICO 3.1 Se efecta un recuento fsico de todas las existencias en las en

almacn mercancas

(incluidas recibidas

consignacin y otras): al final del ejercicio econmico? Peridicamente durante el ao? 3.2En relacin con la mercanca enviada poder en de consignacin, o en en

proveedores,

depsito: Se efecta un recuento fsico a final de ao? Se confirman las existencias a final de ao? Se efectan

recuentos fsicos peridicamente? Se confirman las existencias peridicamente? 3.3 Existe un programa definido de recuentos rotativos de las existencias? 3.4 Los procedimientos que se siguen para llevar a cabo los recuentos fsicos comprenden: Unas instrucciones adecuadas

por escrito? Una supervisin adecuada?

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Para asegurar una toma adecuada de inventario, se debe preparar unas instrucciones que indiquen todos los productos a inventariar, el modo de hacer el registro de tal recuento y el procedimiento para efectuar un corte satisfactorio de las salidas y entradas, de tal forma que las ventas y las compras sean registradas en el

perodo adecuado. Las mercancas mantenidas en consignacin deben ser adecuadamente identificadas para evitar su inclusin en el inventario. La tarea Una identificacin clara de las existencias daadas y anticuadas, de los derechos, etc.? El recuento de las partidas y el acceso a las tarjetas o etiquetas de recuento por parte de personas ajenas a la custodia de las existencias? La verificacin posterior, o doble, de los recuentos y de las de determinar cundo las

mercancas estn obsoletas, y de aprobar el reajuste de su valoracin no debe encargarse a un empleado de compras, pues, de hacerse as, ste podra realizar compras

excesivas y luego disponer de los bienes en su beneficio.

descripciones, en aquellos casos en los que no se llevan registros de inventario permanente o

cuando las diferencias con las hojas del inventario permanente son significativas? Los empleados responsables de las existencias y de los registros

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de inventario no deben ser los nicos responsables de los recuentos. En cuanto al empleo de tarjetas, deben establecerse mtodos para evitar la alteracin de los registros y la

preparacin de tarjetas en las que se hagan aparecer cantidades que no existen. utilizadas, Todas las las tarjetas y -las las

anuladas

sobrantes- deben ser controladas por un empleado responsable. Si surgen diferencias en la comparacin entre el El empleo de tarjetas o etiquetas numeradas con anticipacin y debidamente controladas? La recuento fsico y los registros, deben ser investigadas por personas que no tengan acceso a las existencias. Hay que identificar y la causa las de las

adecuada identificacin del corte de produccin, de envos, de recepcin de mercancas, etc.? La investigacin cuidadosa de los sobrantes importancia? El ajuste inmediato de los libros por razn de en las los diferencias inventarios aprobado o faltantes de

diferencias

tomar

medidas

pertinentes para el futuro.

detectadas fsicos,

El ajuste de los registros al inventario fsico debe hacerse despus de que las diferencias hayan sido totalmente investigadas y con la aprobacin de un empleado responsable.

debidamente

por un empleado responsable que no tenga relacin con el personal de almacn?

3.4 AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS Naturaleza. Este componente representa los activos tangibles adquiridos, construidos con la intencin de emplearlos en forma permanente, para la produccin o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administracin del ente econmico, que no estn destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida til excede
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de un ao. El valor de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilizacin, tales como los de ingeniera, supervisin, impuestos, intereses, etc. Este valor debe incrementarse con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la produccin o la vida til del activo. Conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados, inmuebles, maquinaria y equipo son los bienes tangibles que tienen por objeto:
a) El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad, b) La produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad, o c) La prestacin de servicios por la entidad a su clientela o al pblico en general.

La adquisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. Controles internos: Deben cumplirse los objetivos relativos a autorizacin, procesamiento y clasificacin de transacciones, salvaguarda fsica y de verificacin y evaluacin, incluyendo los que sean aplicables a la actualizacin de cifras y a los controles relativos al proceso electrnico de datos (PED). Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipo, los cuales debern dirigirse a:

Autorizacin del mtodo de valuacin seleccionado por la empresa. En trminos generales por su importancia, la direccin de la empresa deber autorizar el mtodo y polticas de valuacin, incluyendo las relativas a capitalizacin actualizacin, depreciacin, etc.

Aprobacin de la administracin para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos. Debe existir una autorizacin formal para efectuar una inversin, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorizacin requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compaa debe hacer el desembolso, venta hipoteca, etc.

Segregacin adecuada de las funciones de adquisicin, custodia y registro. La segregacin de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transaccin, o controle los registros

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contables relativos a sus propias funciones. Esta segregacin tambin propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transaccin.
Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado

adecuadamente los bienes adquiridos. Una vez aprobada la compra de activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus caractersticas generales.
Existencia de archivos de documentacin. La documentacin soporte de la propiedad de

los activos se deber conservar en archivos adecuados que faciliten su localizacin y control.
Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservacin y

reparaciones.
Revisin peridica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar

oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.


Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores. Comprobacin peridica de la existencia y condiciones fsicas de los bienes registrados. Informacin oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja. Registro de activos en cuentas que representen grupos homogneos, en atencin a su

naturaleza y tasa de depreciacin. Esta agrupacin tiene por objeto facilitar el clculo de la depreciacin y mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentacin en los estados financieros de la empresa.
Existencia de registros individuales que permitan la identificacin y localizacin de los

bienes, conocer su valor en libros, etc.


Conciliacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor

correspondiente.
Informacin sistematizada sobre cifras actualizadas.

Es necesaria la existencia de sistemas de informacin para la determinacin y registro de los efectos de la inflacin que incluyan:
- Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y

equipo.
- Cuando se practique avalo por perito independiente o, excepcionalmente, cuando sea

practicado por personal de la empresa, se debe contar con:


- Expedientes en donde se controlen los avalos internos o externos y, en su caso, archivos

de documentacin necesaria para respaldar los internos, tales como cotizacin de precios recientes, estudios de costos de reposicin, etc.
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- Documentacin que permita la identificacin de los valores actualizados de todos los

bienes y su depreciacin acumulada y la del periodo segn los informes de los valuadores, con los datos contenidos en sus respectivos registros individuales.
- La estimacin de la vida til en funcin al tiempo de servicio remanente y el valor de

desecho de los mismos.


- En los casos en que se apliquen ndices generales o especficos de precios,

mantener

expedientes de ndices actualizados.


- Separacin de funciones en cuanto a la preparacin, supervisin y aprobacin de la

informacin actualizada.
- Verificacin del adecuado y oportuno registr en la contabilidad de las cifras actualizadas. - Revisin interna del trabajo efectuado por peritos independientes o de la propia empresa.

Objetivos de auditora. Los objetivos de los procedimientos de auditora relativos a inmuebles, maquinaria y equipo son los siguientes:
a) Comprobar que existan y estn en uso. b) Verificar que sean propiedad de la empresa. c) Verificar su adecuada valuacin. d) Comprobar que el cmputo de la depreciacin se haya hecho de acuerdo con mtodos

aceptados y bases razonables.


e) Comprobar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y en el clculo de la

depreciacin.
f) Determinar los gravmenes que existan. g) Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

Importancia relativa y riesgo de auditora. En la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, el auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos en relacin con los estados financieros en su conjunto, as como los riesgos de auditora. La planeacin de las pruebas de auditora en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, debe incluir el anlisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinacin de los riesgos de auditora. Dichos factores se pueden relacionar al riesgo de error inherente, como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores son los siguientes:

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- Naturaleza, monto y caractersticas propias de los inmuebles, maquinaria y equipo,

especialmente los que son de fcil realizacin y sustraccin.


- Las polticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas. - Estimaciones que afectan el valor neto en libros de los activos (depreciacin, avalos,

determinacin del valor de uso, etc.)


- Cambios en los mtodos de depreciacin de los activos. - Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados. - Falta de conteos fsicos de los activos en forma peridica. - Falta de identificacin fsica de los activos a travs de etiquetas, marbetes, etc. - Falta de control sobre la localizacin fsica de los activos. - Existencia de obligaciones por contratos para la adquisicin o construccin de activos. - Existencia de activos en poder de terceros o recibidos de terceros.

- Activos vendidos y no dados de baja en contabilidad. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.


1. -

Planeacin

El auditor deber efectuar una planeacin adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma ms eficiente, considerando los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditora. En la planeacin el auditor debe obtener informacin sobre las caractersticas de los inmuebles, maquinaria y equipo, tales como, mtodo de actualizacin, mtodo de depreciacin, polticas de capitalizacin, reglas particulares de valuacin y presentacin, etc. Dichas caractersticas incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurdicas, sistemas de informacin, polticas de registro, estructura y calidad de la organizacin, segregacin de funciones, definicin de lneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditora interna, etc.
2. -

Revisin analtica

Para conocer la importancia relativa del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales, etc., el auditor deber aplicar, entre otros, los siguientes procedimientos:
a) Comparacin de cifras o costos histricos y actualizacin con las de ejercicios

anteriores, tomando como referencia los ndices de inflacin general y/o especficos, fluctuaciones en precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su ausencia) y las tendencias son lgicas.
b) Anlisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipo,

determinadas sobre cifras tanto histricas como actualizadas, para identificar variaciones y
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tendencias, as como para juzgar la razonabilidad de stas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.
c) De ser posible, comparacin de cifras con la informacin disponible de empresas

del

ramo.
d) Obtener explicacin de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual

e inesperada entre el perodo auditado y el anterior, intraperodo, contra presupuestos, etc.


3. -

Estudio y evaluacin preliminar del control interno.

Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control interno contable existente y la localizacin de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciacin, incluyendo su actualizacin. Pruebas de cumplimiento. En trminos generales, las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el funcionamiento de los controles internos claves, como cualquier procedimiento de auditora, deben disearse en funcin de las circunstancias particulares de cada entidad. Por las caractersticas del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, las pruebas de cumplimiento generalmente se llevan a cabo conjuntamente con las pruebas sustantivas. A continuacin algunas pruebas a aplicar: 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de la propiedad, planta y equipo.
2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de Propiedad, planta y equipo. 3. Verificar que los soportes de la Propiedad planta y equipo, se encuentren en orden y de

acuerdo a las disposiciones legales.


4. Observar si los movimientos en las cuentas de activos fijos se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de los activos fijos, actualizado y

adecuado a las condiciones de la compaa.


6. Comprobar que las modificaciones en la propiedad, planta y equipo sean correctamente

autorizadas.
7. Realizar conteos fsicos de la propiedad, planta y equipo existentes peridicamente. 8. Verificar que los activos fijos estn adecuadamente asegurados. 9. Comprobar que el estado de los activos fijos sea el ptimo y que las medidas de

seguridad se apliquen correctamente.


10. Verificar que los ajustes a los activos por concepto de inflacin y depreciacin sean

calculados y registrados adecuada y oportunamente.


11. Confirmar que las condiciones de conservacin de los activos sean las ptimas.
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12. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo

de Propiedad, planta y equipo. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Pruebas sustantivas. Como resultado de la planeacin que debi incluir, entre otros aspectos, el estudio y evaluacin del control interno contable, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento y considerando nuevamente factores de importancia relativa y riesgo de auditora, el auditor deber establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que se considere necesarios en las circunstancias. Algunas de las pruebas a aplicar son las siguientes:
1. Determinar si las adiciones son partidas propiamente capitalizables y representan costos

reales de los activos fsicamente instalados o construidos.


2. Comprobar las bases para la valuacin de las cuentas de activo fijo. 3. Verificar el cargo a mantenimiento o a otras cuentas de resultado, de partidas

importantes que deberan ser capitalizadas


4.

Comprobar si los costos y las depreciaciones o amortizaciones respectivas, por bajas,

obsolescencia o disposiciones importantes de bienes, han sido eliminadas de las cuentas correspondientes.
5. Determinar si las desvalorizaciones han sido reconocidas en las cuentas respectivas, y

contabilizadas de acuerdo con las prescripciones legales y principios de contabilidad de general aceptacin.
6. Observar si las provisiones y amortizaciones acumuladas son adecuadas, sin ser

excesivas, y se han calculado sobre bases aceptables y uniformes con las aplicadas en periodos anteriores.
7. Verificar tablas de vidas tiles de los activos, las cuales sern utilizadas en el clculo de

las depreciaciones.
8. Si los saldos de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, son razonables

considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho.


9. Verificar que la cuenta de construcciones en proceso no contenga cargos por

reparaciones y mantenimiento.
10. Verificar si las autorizaciones para la adquisicin de elementos nuevos indican las

unidades que van a ser reemplazadas, de acuerdo a las correspondientes cotizaciones. Propiedad.

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Para comprobar la propiedad, deber examinar la documentacin, escritura o ttulo de propiedad y la autorizacin que ampare las adquisiciones y comprobacin del cumplimiento con las reglas que distingan las adiciones de los gastos de conservacin y reparacin. En el caso de importaciones, se deben revisar el pedimento aduanal y las notas de gastos y fletes correspondientes. Adicionalmente, en los casos en que se considere necesario, tratndose de inmuebles, se deber recurrir al Registro Pblico de la Propiedad para constatar su inscripcin, la titularidad de la propiedad, as como para conocer los gravmenes que pudiesen existir. Existencia e integridad. Para la verificacin de la existencia e integridad deber efectuar lo siguiente:
a. Examen de las adquisiciones investigando si representan activos nuevos o reposiciones,

comprobando, en su caso, que los bienes substituidos hayan sido dados de baja adecuadamente en la contabilidad.
b.

Inspeccin fsica para comprobar que los bienes registrados existan y estn en uso. Al

efectuar la inspeccin a la planta se deben considerar aquellas partidas cuyo estado fsico denote abandono, deterioro o imposibilidad de utilizacin, para posteriormente verificar su adecuado registro a su valor de uso o realizacin.
c. Cerciorarse que los bienes en proceso se encuentren an inconclusos y no estn siendo

utilizados.
d. Comprobacin de bienes en poder de terceros e. Comprobacin de existencias de terceros en poder de la empresa

Valuacin. Para el examen de la valuacin deber efectuarse lo siguiente:


a) Revisar que los mtodos de registro hayan sido aplicados consistentemente. El auditor

deber cerciorarse de la aplicacin consistente de las polticas de contabilidad, en cuanto a la capitalizacin de los inmuebles, maquinaria y equipo, a los mtodos de cmputo de la depreciacin y de que dichas polticas estn de acuerdo con principios de contabilidad.
b) En el caso de construcciones o instalaciones realizadas por la empresa se revisarn los

conceptos de las rdenes de trabajo con objeto de juzgar si los cargos son adecuados. Los procedimientos de auditora aplicables en estos casos estarn orientados a comprobar.

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c) Verificar la determinacin de la actualizacin del costo histrico, de su depreciacin

acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio. Ajuste por cambios en el nivel general de precios ndices (factores derivados del ndice Nacional de Precios al Consumidor publicados).
d) Verificar que cuando existan indicios de que los valores actualizados de los activos fijos

(determinados por cualquiera de los mtodos de actualizacin) sean excesivos en proporcin con su valor de uso (monto de los ingresos potenciales que se espera razonablemente obtener como consecuencia de la utilizacin de tales activos), se haga la reduccin correspondiente del valor actualizado.
e) Comprobar que la utilidad o prdida resultante de ventas o retiros de activos haya sido

correctamente

registrada

se

haya

cancelado

la

depreciacin

acumulada

correspondiente hasta la fecha de venta o retiro.


f) A fin de cerciorarse de que todas las bajas de activo fijo estn registradas, es

aconsejable investigar con el personal adecuado de la empresa, sobre posibles movimientos importantes que fsicamente hayan ocurrido en el activo fijo para verificar que se hayan registrado.
g) Comprobar que el tratamiento de las herramientas y moldes, adaptaciones o mejoras y

reparaciones mayores, se hayan efectuado de acuerdo con las polticas contables establecidas y en forma consistente.
h) Revisar el clculo de la depreciacin y su correcto registro. i) Revisar los cargos a resultados por mantenimiento y reparacin, para comprobar que no

incluyan partidas de activo. j) Comprobar que los bienes estn adecuadamente protegidos y asegurados. k) Investigar de gravmenes, restricciones y compromisos. l) Auditorias iniciales: En los casos de una primera auditoria, el auditor debe extender su revisin a ejercicios anteriores, en cuanto al examen de la documentacin comprobatoria, criterios o polticas de capitalizacin, mtodos de valuacin, depreciacin y actualizacin, as como la inspeccin fsica. 3.5 AUDITORIA DE INVERSIONES EN VALORES Naturaleza. Este componente representa la inversin temporal del excedente de dinero en determinados valores, susceptible de convertirse rpidamente en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa de rendimiento modesta pero constante. Objetivos de los auditores al examinar los valores En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre los
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valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los valores realmente existen y que son propiedad del cliente, que estn valorizados razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que estn adecuadamente clasificados en el balance general. El control interno sobre los valores.- La mayora de los valores son fcilmente negociables por lo que el problema de la proteccin fsica tiene una importancia similar a la salvaguarda de la caja y de las cuentas por cobrar. La revisin del control interno por parte de los auditores indicar el grado y la direccin del trabajo de auditora que se requiera en un trabajo en particular.
1. Separacin de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra y la venta de

valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que lleve el registro de las inversiones.
2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen, y el rendimiento

respectivo en intereses y dividendos.


3. Autorizacin de todas las transacciones de compra y venta por funcionario responsables. 4. Registro de los valores a nombre de la compaa. 5. Inspeccin fsica peridica de valores por un auditor interno o un funcionario que no

tenga responsabilidad en cuanto a la autorizacin, custodia o registro contable de las inversiones. Papeles de trabajo de la auditoria para valores Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por registros auxiliares, es generalmente suficiente para cada clasificacin de valores en el balance general. Programa de auditora para valores.Los procedimientos ms apropiados para una auditoria en particular dependen de los estudios de los auditores y de la evaluacin del control interno sobre los valores, as como sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si el compromiso incluye la preparacin de la declaracin del impuesto del cliente, se tendrn que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores que para los propsitos de la auditoria pueden no ser esenciales. Tcnicas y Procedimientos de auditoria

Arqueo Revisin analtica Clculos


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CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO CLIENTE: ________________________________________________ PERODO: ________________________________________________ INVERSIN EN VALORES PREGUNTAS Inversin en valores 1. Se guardan los valores en cajas de seguridad de N/A SI NO OBSERV

la compaa? En bancos? 2. El registro de valores se encuentra fuera del

control de quienes custodian dichos valores? 3. Los valores estn registrados a nombre de la

compaa o debidamente endosados a ella? 4. Las operaciones que se realizan con los valores

son autorizadas por el Directorio, Gerente de Finanzas o alguna otra persona autorizada? 5. Los registros de valores contienen suficiente

detalle que permita en cualquier momento su completa identificacin? 6. Se hace de los valores un recuento peridico por por los auditores internos u otros

sorpresa,

funcionarios?

7.Se registran los valores con su cotizacin burstil?

CUESTIONARIO TRIBUTARIO. Dentro de las tareas que debe realizar un auditor al examinar los Estados Financieros de una empresa se incluye la verificacin de la existencia de contingencias fiscales, relacionadas con el importe vigente, que te permita opinar si los o pasivos / activos fiscales contabilizados, reflejan razonablemente deudas/crditos probables al cierre del ejercicio. Es gua del auditor para informarse sobre los dispositivos legales aplicables a la empresa, a efectos de evaluar el cumplimiento, el auditor deber tomar nota del alcance de los dispositivos aplicables a la empresa. El contenido del cuestionario deber ser absuelto por el Contador General y/u otros funcionarios de la empresa debidamente calificados.
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Cualquier circunstancia o contingencia de carcter tributario deber ser reportada al Gerente de Impuestos "sin emitir comentario alguno al cliente". El cuestionario debe ser celosamente guardado y conservado, sujeto al principio tico del secreto profesional.

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CUESTIONARIO TRIBUTARIO CLIENTE:.. PERIODO:. CTA. RELACIONADO CON LA CUENTA INVERSIONES PREGUNTAS 1. Se han percibido intereses exonerados de N/ A SI NO OBSERV

impuestos? (Art.93 D.L. 200). 2. Se han efectuado inversiones deducibles como gastos, a efecto del impuesto a la renta? Electricidad: Ley 12378, DDLL 22401, 22429, 22741 Y 22836. Vivienda y Construccin: Leyes 12813, 13500, 14241, 14480, 14503, 15580, 15919, D.S N 347-68HC, DDLL 22257, 17638, 17863, 21635, 22075, 22401, 22836. Petrleo: Ley 11780, DDLL. 22401, 22774, 22775, 22836, 22862. 3. Se han percibido dividendos: a) En acciones, por capitalizacin efectuada dentro de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del balance? (Art. 93 DL 200). b) En efectivo, especie o acciones por lo que les ha sido retenido impuestos peruanos a los dividendos? (Art. 93 DL 200). 4. Existen inversiones en las Mutuales de Vivienda, Banco Central?

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3.6

AUDITORIA

DE

INTANGIBLES

Generalidades. El concepto de intangibles normalmente se restringe a aquellos activos no circulantes que sin ser materiales o corpreos son aprovechables en el negocio. Se distinguen dos clases de activos intangibles:
a) Partidas que representan la utilizacin de servicios o el consumo de bienes pero que, en

virtud de que se espera que producirn ingresos (ejemplos de esta clase de intangibles son el descuento en emisin de obligaciones, los gastos de colocacin de valores y los gastos de organizacin);
b) Partidas cuya naturaleza es de un bien incorpreo que implican un derecho o privilegio

y, en algunos casos, tienen la particularidad de poder reducir costos de produccin, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptacin en el mercado. (Ejemplos de esta clase de intangibles son las patentes, las licencias y las marcas registradas). Alcance y limitaciones Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluacin del control interno y los procedimientos de auditora que se mencionan en este boletn, se refieren bsicamente a empresas industriales y comerciales. Este boletn se refiere a aquellos intangibles que son activos no circulantes, que sin ser materiales o corpreos, son aprovechables en el negocio; no se refiere a impuestos diferidos, crdito mercantil proveniente de la adquisicin de empresas, ni a pagos anticipados. Objetivos de auditora. Los objetivos de los procedimientos de auditora relativos a los activos intangibles, son los siguientes:
a) Comprobar que son propiedad de la empresa. b) Determinar que se trata de erogaciones de las que se derivarn beneficios en

ejercicios futuros.
c) Cerciorarse que haya consistencia en la poltica de contabilizacin. d) Comprobar su adecuada valuacin, tomando en consideracin su valor potencial de

beneficio futuro (valor de uso).


e) Cerciorarse que haya consistencia en la aplicacin de los mtodos de valuacin

(capitalizacin y amortizacin)
f) Evaluar la razonabilidad del periodo de aplicacin a los resultados. g) Determinar la existencia de gravmenes.
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h) Comprobar la adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

Control Interno. Deben cumplirse los objetivos relativos a autorizacin, procesamiento y clasificacin de transacciones, salvaguarda fsica de documentacin soporte y de verificacin y evaluacin, incluyendo los que sean aplicables a la actualizacin de cifras y a los controles relativos al proceso electrnico de datos (PED). Lo anterior, para asegurarse la correccin de los activos intangibles, incluyendo su adecuada valuacin a costos histricos y su actualizacin. Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno sobre los activos intangibles, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales debern dirigirse a:
a) Autorizacin - Aprobacin por parte de la administracin de las erogaciones por

estos conceptos. Debido a que la capitalizacin de los activos intangibles puede hacerse cuando hayan sido comprados, desarrollados internamente o adquiridos en cualquier otra forma, un buen sistema de control interno debe establecer la necesidad de que las erogaciones de esta naturaleza sean previamente autorizadas por los funcionarios de la empresa o bien, por el Consejo de Administracin, dependiendo de la importancia de las partidas. De la misma manera, esta inversin debe estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificacin.
b) Procesamiento y clasificacin de transacciones. - Existencia de polticas de capitalizacin.

Dentro de las polticas contables de la empresa, las cuales generalmente se incluyen en un manual de contabilidad, deber existir una seccin en la que se definan las caractersticas de las erogaciones que califican para ser capitalizadas.
-

Existencia de registros que permitan identificar el origen de las erogaciones y las bases

para su aplicacin a resultados.


- Procedimientos adecuados para el registro y acumulacin de los elementos del costo.

La contabilidad debe captar la informacin correcta y oportuna sobre la acumulacin de los elementos del costo de los activos intangibles. Forma parte del costo todos los gastos relacionados con la adquisicin o desarrollo del intangible. Los gastos adicionales pueden ser honorarios y gastos de abogados, costos de desarrollo y experimentacin, costos asignados y cualquier otro desembolso inidentificables directamente con su adquisicin.
- Sistemas de informacin sobre cifras actualizadas.

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Es necesaria la existencia de sistemas de informacin para la determinacin y registro de los efectos de la inflacin, que incluyan:
-

Mtodos que permitan asegurar que se actualicen todos los activos intangibles. Separacin de funciones en cuanto a la preparacin, supervisin y aprobacin de la informacin actualizada. Verificacin del adecuado y oportuno registro de las cifras actualizadas en los libros de contabilidad.

c) Salvaguarda fsica de la documentacin soporte. Existencia de archivos de

documentacin.
d) Verificacin y evaluacin. Revisin peridica de la vigencia de los beneficios

futuros. Importancia relativa y riesgo de auditoria La planeacin de las pruebas de auditora en relacin con los activos intangibles debe incluir el anlisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinacin del riesgo de auditora. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente al rengln de que se trate, como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra cuando aplica tcnicas de muestreo. Ejemplos de estos factores pueden ser los siguientes:
- Naturaleza, monto y caractersticas propias de los activos intangibles. - Las polticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas, as como

cambios importantes en relacin con dichas polticas.


- Lanzamiento de nuevos productos, descontinuacin de productos, cambios tecnolgicos o

modificaciones de ingeniera que afecten el valor de los activos intangibles relacionados con ellos.
- Estimaciones que afectan el valor neto en libros de los activos (amortizacin,

determinacin del valor de uso, etc.).


- Cambios en los mtodos de amortizacin de los activos. - Efecto de regulaciones oficiales que afecten el valor de los activos intangibles. - Activos intangibles enajenados y no dados de baja en la contabilidad. - Existencia de gravmenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a disponibilidad. - Registros poco confiables. - Procedimientos deficientes para la revisin o actualizacin del costo, etc.

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA. Planeacin. El auditor deber efectuar una planeacin adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma ms eficiente, considerando los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditora. Revisin analtica. Para conocer la importancia relativa del rubro de activos intangibles dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales, etc. El auditor deber aplicar, entre otros, los siguientes procedimientos:
a) Comparacin de cifras o costos histricos y actualizados con las de ejercicios

anteriores, tomando como referencia los ndices de inflacin general y/o especficos, fluctuaciones en precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su ausencia) y las tendencias son lgicas.
b)

Anlisis de razones financieras relativas a activos intangibles, determinadas sobre

cifras tanto histricas como actualizadas, para identificar variaciones (o su ausencia) y tendencias, as como para juzgar la razonabilidad de stas, con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.
c) De ser posible, comparacin de cifras con la informacin disponible de empresas del

ramo. d) Obtener explicacin de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual e inesperada entre el perodo auditado y el anterior, intraperodo, contra presupuesto, etc. Pruebas de cumplimiento En trminos generales, las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el funcionamiento de los controles internos claves, como cualquier procedimiento de auditora, deben disearse en funcin de las circunstancias particulares de cada entidad. Por las caractersticas del rubro de activos intangibles, las pruebas de cumplimiento generalmente se llevan a cabo conjuntamente con las pruebas sustantivas. Propiedad. Para comprobar la propiedad, deber examinarse la documentacin de desembolsos, contratos, ttulos de propiedad y la autorizacin que ampare las adquisiciones y comprobacin del cumplimiento con las reglas que distingan las adiciones a activos intangibles, de los gastos de operacin. Adicionalmente, en los casos en que se considere
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necesario, tratndose de patentes y marcas o derechos de autor, podr recurrirse al correspondiente registro (de derechos de autor, transferencia de tecnologa, etc.) para constatar su inscripcin y la titularidad de la propiedad, as como el Registro Pblico de la Propiedad para conocer los gravmenes que pudiesen existir sobre los activos intangibles. Existencia e integridad. Para la verificacin de la existencia e integridad, deber efectuarse lo siguiente:
a) Examen de los incrementos del perodo auditado, investigando si representan

desembolsos que vayan a proporcionar beneficios futuros en exceso a su costo


b) Inspeccin fsica de documentos comprobatorios de que los activos registrados existan,

estn a nombre de la empresa y estn debidamente respaldados. En el caso de cierto tipo de activos intangibles, como las patentes, licencias y marcas, deber verificarse que estn legalmente registrados y en vigor el derecho de usarlos.
c) Inspeccin de la autorizacin de venta o bajas.

Valuacin. Para el examen de la valuacin deber efectuarse lo siguiente:


a) Verificar que la capitalizacin de los intangibles se haya efectuado nicamente cuando

hayan sido comprados, desarrollados internamente o adquiridos en cualquier otra forma. Es decir, que no hayan sido incorporados al balance general de la empresa como resultado de apreciaciones subjetivas de cualidades productivas de la misma. Tambin deber verificarse que estos activos no incluyan erogaciones que debieron registrarse como gastos.
b) Cerciorarse que haya consistencia en la poltica de capitalizacin y del perodo de

amortizacin de los diferentes tipos de intangibles y que dichas polticas estn de acuerdo con principios de contabilidad.

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c) Evaluar la razonabilidad del periodo de su aplicacin a los resultados.

La amortizacin deber hacerse mediante un mtodo racional, sistemtico y consistente durante el trmino de vida til estimada del intangible. Los intangibles cuyo trmino de vida est limitado por ley, reglamento, contrato o por su misma naturaleza, deben amortizarse en un periodo no mayor a la vigencia establecida en el documento que los regula, por lo general mediante la aplicacin del mtodo de lnea recta. Cuando la duracin de los intangibles no est limitada a un trmino fijo de vida, o sea, que su periodo de beneficio es indefinido, debe hacerse una estimacin de este periodo para ser amortizados durante el mismo. An en caso de que no exista evidencia de que el intangible vaya a perder valor para la entidad, porque en razn a sus caractersticas pudiera subsistir como tal durante la vida de la misma, es necesario amortizarlo, observando el criterio prudencial.
d) Verificar que peridicamente se sujeten a una evaluacin en relacin a las operaciones

de la empresa y a la posibilidad que tengan de generar utilidades para la misma.


e) En el caso de activos intangibles desarrollados por la propia empresa, se revisarn los

conceptos de las rdenes de trabajo, con objeto de juzgar si los cargos son adecuados. Los procedimientos de auditora aplicables en estos casos estarn orientados a comprobar: Las adquisiciones o consumos de los materiales utilizados en el desarrollo o investigacin. Esta comprobacin puede hacerse en combinacin con la revisin de compras de inventarios. Los cargos por mano de obra. Este procedimiento podr hacerse en combinacin con la revisin de nminas. La adecuada asignacin de los gastos indirectos. La aplicacin de otros costos incurridos. Las erogaciones reales comparndolas con las aprobadas y, en su caso, obteniendo de los funcionarios de la empresa las aclaraciones sobre las diferencias importantes.
f) Revisar el clculo de la amortizacin y su correcto registro. g) Verificar la determinacin de la actualizacin del costo histrico, de su amortizacin

acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio, a travs de ajuste por cambios en el nivel general de precios - ndices publicados.
h) Comprobar que la utilidad o prdida resultante de venta o retiros de activos intangibles,

haya sido correctamente registrada y se haya cancelado, la amortizacin acumulada correspondiente hasta la fecha de la venta o retiro.

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Auditorias iniciales. En los casos de una primera auditoria, el auditor debe extender su revisin a ejercicios anteriores, en cuanto al examen de la documentacin comprobatoria, criterios o polticas de capitalizacin, mtodos de valuacin, amortizacin y actualizacin, etc. Cuando los estados financieros de los ejercicios anteriores hayan sido examinados por otro auditor, se deber dar consideracin al grado en que se pueda descansar en el trabajo del otro auditor. Declaraciones. Obtencin de declaraciones de la administracin. Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administracin se indiquen los aspectos relevantes a los activos intangibles, segn las circunstancias. Presentacin y revelacin Cerciorarse que se haga una presentacin y revelacin adecuada en los estados financieros, entre otros, de los siguientes aspectos: Principales grupos que integren el rubro de activos intangibles. Mtodos seguidos y vidas tiles estimadas, para la valuacin y amortizacin de cada uno de los activos intangibles. Asimismo, cuando sea aplicable, revelacin y justificacin de los cambios en los mtodos. Gravmenes y otras restricciones a la disponibilidad sobre los activos intangibles. Cuando un intangible haya perdido su valor econmico y consecuentemente se cargue a resultados, verificar que se revelen las circunstancias que obligaron a ello. Presentacin de cifras actualizadas en los estados financieros, en funcin a los principios de contabilidad vigentes.

CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO ACTIVO INTANGIBLE CLIENTE: PERODO: PREGUNTAS 1. Estn contabilizadas todas las partidas de activo intangible adquiridas? 2. En cul de las forma siguientes se vala el
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N/A S I

NO

OBSERV

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activo intangible? Costo. Avalo. Otras. 3. a) Se emplean provisiones de amortizacin? b) Acredita la amortizacin directamente a la partida de activo? 4. Se autorizan debidamente las adiciones a las cuentas de activo intangible? 5. Estn los mtodos de la compaa de acuerdo con los principios aceptados de

contabilidad que rigen las erogaciones para adiciones al activo intangible? 6. Son los mtodos de amortizacin uniformes de un ao a otro? 7. Es adecuada la amortizacin? 8. Descrbanse los procedimientos seguidos en la amortizacin de activo intangible.

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CUESTIONARIO TRIBUTARIO

CLIENTE:................................................ PERODO:.. CTA. 6 RELACIONADO CON OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO PREGUNTAS 1. Existe amortizacin de activos intangibles? (hasta 10 N/A SI NO OBSERVAC

aos: gastos de constitucin). (Art.40 h). 2. Se han diferido los gastos realizados que corresponden a ejercicios futuros? 3. Figuran en el activo, saldos que corresponden a

impuestos a la renta pagados en exceso? 4. Los gastos de organizacin, estn debidamente

analizados y sustentados? (Art. 40 h DL. 200). 5. La compra de activo intangible ha pagado el impuesto

correspondiente? (art. 50 y DL.200). 6. Existe algn saldo de prstamos por cobrar a

accionistas? 7. Se ha establecido correctamente la reserva legal durante

los ltimos 5 aos? (Art. 258 Ley 16123

8.

Existen prdidas originadas en valores adquiridos como

beneficio tributario? (Art. 50K DL. 200). 3.7 AUDITORIA DE PASIVOS CP Y LP

NATURALEZA Las cuentas del pasivo recogen cuentas personales y efectos comerciales pasivos, as como obligaciones de pago de la empresa con otras personas fsicas y jurdicas, que tienen su origen en las operaciones del negocio. Quedan recogidas en el grupo 4 del PCG.:
40 Tributos por pagar 41 Remuneraciones y participaciones por pagar

42 Proveedores 46 Cuentas por pagar diversas 47 Beneficios Sociales

CONTROL INTERNO Se ha de tener en cuenta la estudiar los saldos de acreedores y proveedores, que hay que analizar las cuentas de contrapartida, es decir, las partes relacionadas con esos acreedores y proveedores.
1. Debemos de empezar considerando las principales caractersticas del negocio, es decir,

estudiando la importancia relativa de estas partidas del pasivo circulante. Tambin hay que analizar donde y como se efectan las compras, quin realiza los pedidos, cmo se comprueban los gneros recibidos, las condiciones de pago a estos acreedores y proveedores. Tras ello, habr de analizarse los aspectos ms importantes del control interno implantado en la empresa. Analizaremos por tanto el establecimiento de las cuentas de control de proveedores y acreedores y las fichas auxiliares de las mismas.
2. Tambin debe existir una lista de proveedores con sus condiciones de entrega, plazos,

vencimientos,...
3. Resaltar que debe existir un depsito de compra cuyo comit apruebe todas las

adquisiciones de la empresa.
4. Debe comprobar las facturas de proveedores y acreedores, antes de su contabilizacin

segn la orden de compra y el vale de recepcin. Esto se debera hacer con un personal ajeno a esa funcin de compra.
5. Se deben contabilizar todos los gastos segn el criterio del devengo y no en funcin de

su realizacin.
6. Debe

existir una correcta segregacin de funciones de compra, recepcin,

contabilizacin y pago.
7. Se debe realizar una Conciliacin peridica de las diferentes cuentas del mayor

referentes a este pasivo circulante, con sus correspondientes desgloses en fichas individuales o cuentas auxiliares.
8. Se debe vigilar que la contabilizacin sea correcta. 9. Se mantenga un registro de control de los crecimientos de los pagos a realizar. 10. Debe realizarse una confirmacin peridica de los saldos con los acreedores y

proveedores, aclarando las partidas de conciliacin y en desacuerdo que puedan existir. OBJETIVOS DE AUDITORIA El principal objetivo, consiste en obtener la evidencia de que los saldos de balance de estas cuentas del pasivo circulante, representan un pasivo real.

El Auditor deber comprobar entre otras cosas, los siguientes aspectos:


1. El sistema de Control implantado sea adecuado a la empresa. 2. Los saldos de proveedores, efectos comerciales a pagar, sean razonables, respecto a

los importes totales a pagar por las compras realizadas, cuya cuanta debe parecer razonable, en lo que respecta al volumen de negociacin de la empresa.
3. Se debe comprobar que son ciertas estas deudas a C/P, que revela el balance, y estn

basadas en las operaciones de explotacin de la empresa, y adems estn debidamente autorizadas y correctamente valoradas.
4. Los asientos referentes a estas cuentas de pasivo, debern estar justificados con sus

correspondientes documentos.
5. Los cargos a proveedores contabilizados como pagos, se deben corresponder

efectivamente con los desembolsos efectuados.


6. Se hayan contabilizados las devoluciones de gneros y rappels obtenidos de

proveedores.
7. Comprobar que no se han practicado compensaciones de los saldos deudores con los

acreedores.
8. Estn correctamente contabilizados, las diferentes conceptos de estas deudas u

obligaciones a C/P, en las cuentas especficas, es decir, estn adecuadamente descritas y clasificadas en el balance final.
9. Comprobar que se atiende puntualmente al pago de las deudas e intereses. 10. Comprobar que no existen ms exigibilidades a C/P que los reflejados en el balance.

PROCEDIMIENTOS DE VALIDACION En naturaleza el momento y alcance de los procedimientos y tcnicas de Auditoria, se proponen en funcin de los objetivos establecidos, de las caractersticas del negocio y de la evolucin del control interno. Estos procedimientos debern incluir los siguientes aspectos:
1. Inspeccin de los documentos relativos a los comprobantes exigibles a C/P. 2. Investigacin y comentario con el personal de la empresa que se considere necesario. 3. Confirmacin directa de los proveedores y acreedores varios.

La forma de actuar se podra resumir de la siguiente forma:


a) Se obtendra de la empresa el detalle o desglose de las cuentas individuales o auxiliares

del pasivo circulante, con el fin de comprobar que los saldos del mayor concuerdan con los de las cuentas auxiliares correspondientes.

b) Se trata de seleccionar a los acreedores y proveedores cuyos saldos se vayan a

confirmar. Normalmente se ven los importes ms significativos o que se cancelen en esa fecha, se mueven mucho esos importes....
c) Solicitar la confirmacin directa de esos saldos con terceras personas, pidindole que la

contratacin sea remitida directamente al Auditor.


d) Se preparar un adecuado control de los envos realizados y de las respuestas recibidas. e) Tras ello, se conciliarn las respuestas recibidas que presentan diferencias con los

registros contables. Se investigarn las anomalas recomendando los ajustes pertinentes.


f) Se analizarn por muestreo determinadas cuentas comprobando sus movimientos con

sus correspondientes justificantes.


g) Se averiguar la antigedad de los saldos que no se liquiden con normalidad y se

investigarn las causas.


h) Se obtendr un listado desglosado de los saldos de proveedores y acreedores por

vencimiento.
i) Habr que revisar la contabilizacin y valoracin de las cuentas a pagar en moneda

extranjera. j) Se revisar los principales conceptos de compra y dems gastos incluidos en prdidas y ganancias, o las partidas de activos correspondientes a fin de evitar tanto exceso como ocultacin de pasivo. k) Se tendr que justificar la autenticidad de los efectos comerciales a pagar, comprobando su nacimiento, vencimiento y pago de su posible devolucin y las causas, su renovacin a su vencimiento y porque motivo, todo esto se resumir en un Memorndum en el que queda constancia del trabajo realizado y resultados obtenidos. Auditora de cuentas a pagar Bsicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contradas por las compras de mercancas necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa. Tambin estn aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideracin de proveedores. Objetivos de auditoria El objetivo del auditor es formarse una opinin razonable de las cuentas a pagar, por lo que debe obtener informacin suficiente sobre los siguientes aspectos:
1. Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las compras es acorde

con las necesidades de la empresa.

2. Que exista una correlacin entre el pedido, la mercanca recibida y el importe facturado. 3. Verificar la existencia de la autorizacin correspondiente para cada pedido. 4. Comprobar que los saldos de pasivo no estn infravalorados y que estn

adecuadamente descritos y clasificados en los estados financieros.


5. Asegurarse que los pagos realizados estn adecuadamente autorizados. 6. Cerciorarse que la contabilizacin se ha realizado segn las normas recogidas en el

PGC en lo referente a intereses devengados y gastos cargados.


7. Verificar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de la

empresa.
8. Efectuar un anlisis de la antigedad de los saldos. 9. Comprobar que los pasivos estn contabilizados en el perodo que les corresponde

segn criterios contables.


10. Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en ste rea, son eficaces.

Objetivos de control interno Tiene especial relevancia en esta rea el sistema de control interno establecido por la empresa; por ello, el auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa en el flujo grama para las compras y dems cuentas a pagar. De la informacin obtenida y de su comprobacin depender el grado de fiabilidad que tenga el auditor y, en funcin de ello, realizar un mayor o menor nmero de pruebas tanto de cumplimiento como sustantivas. Aspectos fundamentales en el control interno, son los siguientes: Una adecuada segregacin de funciones, con personas independientes para cada uno de los departamentos que intervienen.
Autorizacin de compras. Verificacin de factura. Recepcin de productos. Contabilizacin. Autorizacin de pago.

Verificar la existencia de albaranes de entrada pre numerado. Existencia de un control en el momento de recepcin de la mercanca (conteo y control de calidad). Establecimiento de la forma y condiciones de pago.

Listado de proveedores y acreedores autorizados, especificando cul o cules son los mejores para la empresa (por las ofertas que realizan). Supervisin de las facturas de proveedores y acreedores, comprobando: precios, condiciones de pago, descuentos, rdenes de compra, etc. Realizacin de conciliaciones peridicas entre fichas individuales de proveedores y acreedores, y los saldos del mayor al final de cada mes. Registro y control de las mercancas recibidas, comprobando que se acompaa la documentacin correspondiente (orden zzde pedido, etc.). Control de los vencimientos de los pagos a realizar. Envo peridico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores y acreedores, aclarando las diferencias existentes. Imputacin adecuada de las recepciones de mercancas al final del ejercicio econmico (corte de operaciones). Se entiende por corte de compras el procedimiento establecido para asegurar que las compras cuya entrega se ha realizado (y las correspondientes devoluciones y reclamaciones hechas a proveedores) hasta el final del ejercicio, estn reflejadas en los estados financieros del ejercicio. Comprobar toda la documentacin soporte de una compra antes de la autorizacin del pago. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Los procedimientos utilizados dependern fundamentalmente de los siguientes factores: Conocimiento del negocio y del sector donde se encuentra incluida la empresa. Conclusiones obtenidas sobre el control interno. Importancia relativa de los saldos. stos, se pueden dividir en dos grandes grupos:

1. - Procedimientos para la verificacin de cuentas a pagar

Mediante la verificacin de cuentas a pagar el auditor obtendr la mejor evidencia sobre sta rea de los propios proveedores y acreedores. Para ello solicitar de la empresa la redaccin de cartas de circularizacin para todos los seleccionados. Se tendrn en cuenta todas las cuentas de proveedores y acreedores incluyendo las deudas recogidas en efectos comerciales.

El tamao de la muestra a circula rizar estar en funcin del resultado del control interno y del criterio utilizado por el auditor. Entre otros, elegir: Tengan saldos ms importantes. Posean saldo deudor. Recojan movimientos muy importantes. No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio. Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuentas (efectos, facturas pendientes de recibir, etc.). Algunos con saldo cero. Para decidir el nmero de cuentas, al igual que en la circularizacin a los clientes, se debe tener el objetivo del mnimo nmero de cuentas para obtener el mejor resultado. Es til la estratificacin Las cartas de circularizacin, las debe preparar la empresa, pero, han de ser comprobadas, enviadas y recibidas por el auditor. La circularizacin empleada, ser habitualmente la negativa. Si en un tiempo prudencial no se recibe respuesta el auditor efectuar un segundo envo de circularizacin. Si tampoco se obtiene contestacin, tendr que comprobar los saldos por procedimientos alternativos (revisar las rdenes de compra, albaranes de entrada, facturas, extractos bancarios). Las diferencias que surjan de las circularizaciones recibidas, han de presentarse a la empresa para su conciliacin verificndolas posteriormente el auditor. La fecha para circula rizar ser la del cierre del ejercicio, o unos das antes. As mismo, se revisarn los pagos realizados y las facturas recibidas en los quince o treinta das siguientes al cierre del ejercicio, para detectar posibles pasivos como hechos posteriores.
2.

- Procedimientos para la verificacin de la correcta valoracin de las cuentas

Los procedimientos a seguir, sern:


1. Verificar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas con las cuentas

de este grupo, siguen las normas de valoracin del PGC.


2. Analizar las cuentas de partidas antiguas o en litigio. 3. Comprobar la adecuada clasificacin de las cuentas a corto y largo plazo. 4. Examinar la correcta distincin entre proveedores y proveedores, efectos comerciales a

pagar.

5. Realizar la prueba de corte de operaciones para comprobar que no se han contabilizado

operaciones en fechas diferentes a las que se produjeron. Programa de trabajo El programa de trabajo para esta rea debe contener bsicamente los siguientes puntos:
1. Aspectos generales: a) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en el rea. b) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportunidad de los

procedimientos de auditora aplicables.


c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y

comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad.


2. Se deber realizar la verificacin del corte de operaciones de compras, utilizando la

informacin obtenida en la fecha del inventario fsico. Despus se revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas, para verificar la segregacin de los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturas de compras realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico, y se determinar si su contabilizacin ha sido correcta. Principios y normas contables Se pueden resumir de la siguiente forma: Valoracin de las cuentas a pagar. Deudas en moneda extranjera. Deudas recogidas en efectos a pagar. Valoracin de las cuentas a pagar Segn establece la norma del PGC se deben recoger por su nominal: Figurarn en el balance por su valor nominal. Los intereses incorporados al nominal de los crditos (intereses implcitos) con vencimiento superior a un ao debern registrarse en el balance como Gastos a distribuir en varios ejercicios, imputndose anualmente a resultados de acuerdo con un criterio financiero. El reconocimiento de las deudas se debe hacer en el momento del nacimiento de la obligacin de pago; es decir, al firmarse el contrato que es cuando el comprador queda obligado al pago (en el caso de las compras es cuando se produce el traspaso de propiedad, que suele coincidir con la recepcin de la mercanca).

Los saldos deudores de proveedores, aparecern en el activo del balance. Se contabilizarn las mercancas en camino propiedad de la empresa, as como las operaciones realizadas que tengan pendiente de recibir las facturas

correspondientes. Deudas en moneda extranjera El criterio a seguir est recogido en el PGC que establece que: Las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse al tipo de cambio vigente en el mercado en el momento de perfeccionarse el contrato. De alterarse la paridad monetaria, el contravalor en euros de la deuda se calcular al final del ejercicio en que la modificacin se haya producido, aplicando el nuevo cambio resultante a la misma. Las diferencias positivas o negativas que pudieran surgir por razn nicamente de variaciones de cotizacin de mercado de divisa extranjera, debern registrarse al final del ejercicio, (se valorarn las compras al ltimo cambio publicado por la SBS). Las deudas en moneda extranjera se pueden agrupar siempre que las monedas pertenezcan a pases de caractersticas similares en cuanto a estabilidad y vencimientos. Las diferencias positivas surgidas por deudas en moneda extranjera se registrarn como ingresos a distribuir en varios ejercicios. Se pueden llevar a resultados al vencimiento de la operacin, o cuando se tuvieran recogidas en ese mismo ejercicio diferencias negativas, pero slo hasta el importe de las mismas. Las diferencias negativas en moneda extranjera se registrarn con cargo a resultados. Deudas recogidas en efectos a pagar Las deudas formalizadas en efectos comerciales deben contabilizarse en cuentas diferentes y por ello el PGC establece que el saldo de la cuenta 401. Proveedores, efectos comerciales a pagar, ser el de las deudas con proveedores formalizadas en efectos de giro aceptados. Los efectos aceptados deben figurar en el balance hasta su vencimiento.

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Compras a proveedores del exterior

Respuesta PREGUNTAS SI NO COMENTARIO COMPRAS A PROVEEDORES DEL EXTERIOR 1. Cmo se procede para cancelar deudas provenientes De contrataciones en el exterior? 2. Cmo se financian las compras con proveedores del exterior? 3. Se requiere la autorizacin del Directorio, Gerencia General, etc.? 4. Establecen los procedimientos la forma de asegurarse la entidad que se ha completado el porcentaje de embarques requeridos para liberar los documentos? 5. Qu sectores de la entidad toman conocimiento de la liberacin de la operacin documentada? 6. Mencione el procedimiento utilizado para registrar los pagos y descargar la cuenta del Mayor? 7. Quin es el encargado de revisar los dbitos que se efectan en la cuenta respectiva? Qu cargo ocupa? 8. Se controlan los pagos con los contratos aprobados? Quin lo hace? 9. Se registran en tiempos oportunos? 10. Se prepara un resumen de los pagos efectuados? Quin lo realiza? 11. Impiden los procedimientos utilizados la duplicacin de los pagos? 12. Se preparan resmenes analticos de las cuentas a pagar? Con que frecuencia? 13. Se cotejan con los resmenes enviados por los proveedores?

14. Se controla dicho resumen con la cuenta del Mayor? 15. Si del resumen de cuentas a pagar surgen cuentas vencidas, Se analizan los motivos? Quin lo hace? 16. A quin se informa del resultado de dicho anlisis? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

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Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Deudas Financieras Corrientes Respuesta PREGUNTAS COMENTAR SI NO IO 1. Qu destino se da a los crditos gestionados? 2. Se cuenta con la aprobacin legal correspondiente para la tramitacin de crditos? 3. Se realizaban las tramitaciones reglamentariamente establecidas? 4. Las captaciones de fondos en el mercado interno que Originan las obligaciones a pagar en moneda nacional, Cuentan con aval? 5. En el caso de tratarse de obligaciones a pagar en moneda Extranjera quin constituye el aval? 6. Qu sector de la Entidad se encarga de la gestin de este tipo de crditos?

7. Se llevan registros adecuadas de la operatoria de esta clase de obligaciones? 8. Se formula algn tipo de comunicacin a otros sectores? 9. De ser afirmativa la respuesta en el punto 8, qu destino sigue la documentacin formulada y que operativa origina? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

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Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Deudas No Corrientes

Respuesta DEUDAS FINANCIERAS CORRIENTES COMENTAR SI NO IO 1. Existe un sistema de informacin financiera? 2. Sirve de base para la toma de decisiones? 3. Se confeccionan presupuestos financieros? 4. Se controlan a posteriori con la realidad? 5. Quin lo hace? 6. Los pasivos que no se originen en el negocio diario normal, Son aprobados por la mxima autoridad? 7. En su caso, se plasma en el acto administrativo de Aprobacin: a. El origen o destino del prstamo?

b. c.

Los funcionarios con poder para negociar el prstamo? El compromiso mximo autorizado?

8. Se requieren dos firmas para las obligaciones a pagar? 9. Se lleva un registro para las obligaciones a pagar? 10. Se controla el registro con la cuenta de control del Mayor General? Quin lo hace? Con qu frecuencia? 11. Existe un control sobre las garantas otorgadas? 12. La concesin de avales se encuentra dentro del marco legal vigente? 13. Los intereses y gastos financieros son revisados en sus clculos y monto? 14. Son autorizados? Por quin? 15. Se recibe el documento original al efectuar el pago? 16. En caso de recepcionarse un recibo, se gestiona el recupero del documento original? 17. Se inutilizan las obligaciones canceladas mediante la aplicacin de un sello? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

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3.8 AUDITORA DE CUENTAS PATRIMONIALES CAPITAL CONTABLE Generalidades EL capital contable es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge por aportaciones de los dueos, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o distribucin. Alcance y limitaciones Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluacin del control interno y los procedimientos de auditora que se mencionan en este boletn, se refieren al capital contable de entidades establecidas con fines de lucro, principalmente sociedades mercantiles, as como tambin de otro tipo de entidades, cuyo capital contable se integre en forma similar al de stas y no incluye todos aquellos procedimientos de auditora especficos que podran ser requeridos en el caso de entidades reglamentadas o de personas fsicas. Objetivos de auditoria a. Comprobar que los saldos y movimientos estn de acuerdo con la escritura constitutiva y sus modificaciones, el rgimen legal aplicable y los acuerdos de los accionistas y de la administracin. b. Verificar que los conceptos que integren el capital contable estn debidamente valuados c. Determinar las restricciones que existan. d. Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. Control Interno Aspectos que deben considerarse incluyen los controles clave, los cuales debern dirigirse a: a. Exigencia de registros de la emisin de los ttulos que amparen las partes del capital social b. Custodia y arqueo de ttulos c. Autorizacin y procedimientos adecuados para el pago de dividendos

d. Informacin oportuna al departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable e. Comparacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente f. Informacin sistematizada sobre cifras actualizadas

Adems se debe tener en cuenta que el capital social, debe figurar en los estatutos de la sociedad donde se indicar el nmero de acciones en que est dividido ese capital, el valor nominal de las mismas, su categora o la serie y si son nominativas o al portador. Los estatutos deben recoger la parte del capital social no desembolsado y el modo en que se han de satisfacer los dividendos pasivos. Todas las acciones deben estar numeradas correlativamente y se extendern en talonarios. Las acciones nominativas se inscribirn en un libro especial en que se anotarn las sucesivas transferencias de dichas acciones. Las acciones deben ser nominativas, mientras no se haya desembolsado su importe total. Las acciones no pueden emitirse por debajo de su valor nominal, si bien, si explicita la emisin de valores con prima. Todo aumento o disminucin de capital, deber acordarse en Junta General, este acuerdo se har constar en escritura pblica que se inscribir en el Registro Mercantil. Por otro lado sealar, que las sociedades que obtengan en el ejercicio econmico beneficios lquidos superiores al 6% del importe nominal de su capital (deducidos los impuestos), tendr obligatoriedad de detraer como mnimo un 10% hasta constituir una reserva que alcance el 1/5 del capital social desembolsado, y de esta reserva slo se podr disponer para cubrir el saldo deudor de la cuenta de perdidas y ganancias y deber reponerlo cuando descienda de ese nivel. Esta distribucin de beneficio, deber aprobarse en Junta General de Accionistas y contabilizarse en ese momento. Todas las operaciones efectuadas, deben autorizarse por los rganos competentes y estar de acuerdo con la ley y los estatutos. Por ltimo, sealar que las acciones debern encontrarse en lugar seguro y bajo custodia de persona responsable. Importancia relativa y riesgo de auditoria

La planeacin de las pruebas de auditoria en el rubro del capital contable, debe incluir el anlisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinacin del riesgo de auditoria, como por ejemplo: Cotizacin de acciones en bolsa Gran volumen de acciones en circulacin Negociacin para venta de acciones o fusin Acciones en tesorera Amortizacin de acciones Tratamiento fiscal de operaciones con acciones, pago de dividendos, estado de liquidacin de la entidad, reduccin de capital, etc. Control de cupones utilizados Derechos de acciones preferentes Modificaciones en rgimen legal, estructura o caractersticas del capital social Adquisicin de acciones asociadas a un valor inferior a su valor contable Restricciones legales, estatutarias o contractuales

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Planeacin El auditor deber efectuar una planeacin adecuada para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma ms eficiente posible, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditora. En la planeacin, el auditor debe obtener informacin sobre las caractersticas de cada uno de los renglones del capital contable, tales como: rgimen legal y estatutario del capital social, derechos y limitaciones de las acciones, tipos de supervit, polticas de dividendos, reglas particulares de valuacin y presentacin, etc. Revisin analtica El auditor deber aplicar, entre otras, las siguientes tcnicas: Anlisis de razones financieras, tales como pasivo a capital contable, activo a capital contable, utilidad del ejercicio a capital social, etc., determinadas sobre cifras tanto histricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, as como para juzgar la razonabilidad de stas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.

Obtener explicacin de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual e inesperada entre el ejercicio auditado y el anterior, entre periodos intermedios, contra presupuestos, etc. Propiedad Para comprobar la propiedad se deber: Verificar que los movimientos del capital contable estn autorizados y debidamente respaldados. Inspeccionar el registro de acciones nominativas o de partes sociales y en su caso, el registro de variaciones de capital, para comprobar que reflejen correctamente la estructura del capital Existencia o integridad Para la verificacin de la existencia e integridad deber efectuarse lo siguiente: Contar los ttulos en tesorera o en su caso confirmacin Verificar que los cupones por dividendos pagados y los de acciones canjeadas hayan sido cancelados Examinar los testimonios notariales de la escritura constitutiva y sus modificaciones. Verificar que el pago de dividendos se haya efectuado con base en el acuerdo de accionistas respectivos o de quienes ellos hayan designado al efecto, considerando su tratamiento fiscal. Valuacin Para el examen de la valuacin deber llevarse a cabo lo siguiente: Cerciorarse que los valores de todos los conceptos del capital contable estn determinados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Adicionalmente a la verificacin de la razonabilidad de los saldos histricos de las cuentas de capital contable, deber revisarse la actualizacin de los mismos (expresados en unidades de poder adquisitivo a la fecha del balance). Para tal efecto, se requiere contar con informacin relativa a la fecha en que se efectuaron las aportaciones de los accionistas, as como a la fecha en que se generaron las utilidades retenidas o prdidas acumuladas, reservas de capital, etc. Comprobar que cuando se reciban en pago de acciones suscritas cantidades superiores a su valor

nominal o a su valor terico (en caso de acciones sin valor nominal), se reconozcan en cuenta por separado como prima en venta de acciones, ms su actualizacin. Verificar que las donaciones recibidas por la entidad formen parte del capital contribuido y se expresen a su valor de mercado al momento en que se percibieron, ms su actualizacin. Verificar las reducciones de capital con el acuerdo de accionistas, vigilando el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias contractuales aplicables, as como su tratamiento fiscal. Adems, vigilar que su manejo contable est de acuerdo con principios de contabilidad. Cerciorarse que la amortizacin de acciones con utilidades retenidas haya sido acordada por los accionistas y cumpla con las disposiciones legales y estatutarias respectivas. Adems, que su manejo contable est de acuerdo con principios de contabilidad. Cuando exista capitalizacin de efectos inflacionarios, verificar que se realice de acuerdo a principios de contabilidad y cumpliendo con los requisitos que establece la Ley General de Sociedades Mercantiles Verificar que en el caso de ajustes a resultados de ejercicios anteriores, hayan sido aprobados por los accionistas y se cumpla con lo dispuesto en segn Principios de Contabilidad. Comprobar que cuando los accionistas reembolsen prdidas de la entidad en efectivo o en bienes, dichos importes se consideren como una reduccin de las prdidas acumuladas. Cerciorarse que los dividendos comunes decretados pendientes de pago, as como los dividendos preferentes, una vez que las utilidades correspondientes, hayan sido aprobadas por los accionistas, formen parte del pasivo a cargo de la entidad. En caso de adquisicin de acciones de una subsidiaria o de una asociada, cuando exista un exceso del valor neto en libros sobre el costo de dichas acciones, se deber verificar la determinacin del mismo (incluyendo su actualizacin) y la procedencia de su inclusin dentro del capital contable. Declaraciones

Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administracin se indiquen los aspectos relevantes del capital contable, y que en la carta del secretario del Consejo se incluyan las fechas de todas las sesiones celebradas durante el perodo auditado y hasta la fecha del dictamen.

Presentacin y revelacin Detalle de los conceptos que integran el capital contable, incluyendo en primer lugar los que forman el capital contribuido, seguido de los de capital ganado. Cuando exista diferencia entre el importe de las acciones suscritas y el importe pagado, sta deber considerarse como capital suscrito no pagado, restando el rengln de capital social. El saldo a cargo de accionistas por capital suscrito, que est amparado por ttulos de crdito, debe presentarse disminuido del capital social. Caractersticas del capital contable y sus restricciones, como pueden ser: Descripcin de los ttulos representativos del capital social (acciones ordinarias, preferentes, partes sociales, etc.) Clases y series de acciones y partes sociales en que se divide el capital social, con sus caractersticas y restricciones. Capital social mnimo y monto mximo autorizado, en el caso de sociedades de capital variable. Nmero de acciones emitidas y suscritas, su valor nominal o la mencin de que no expresan valor nominal. En el caso de acciones preferentes y/o especiales, sus derechos y restricciones, como pueden ser caracterstica de conversin o redencin, dividendos mnimos garantizados, as como el importe de dividendos acumulados no decretados. Importe de dividendos acumulativos no decretados. Restricciones y otras situaciones que afecten al capital contable con motivo de disposiciones legales, acuerdos de accionistas, contratos de prstamo o de otra ndole. Tipo de impuestos a que estn sujetas las distribuciones o reembolsos. En caso de que existan anticipos de los socios o accionistas para futuros aumentos al capital social de la entidad debern presentarse en un rengln por separado dentro del capital contribuido, siempre y cuando exista resolucin en asamblea de que se aplicarn para aumentos al capital social en el futuro. Los movimientos registrados durante el periodo en los conceptos del capital contribuido y del capital ganado se mostrarn en el estado de variaciones en el capital contable. Asimismo, en este estado o en sus notas se revelarn los cambios en el nmero o clase de acciones o en el valor nominal de las mismas. Importe del dividendo por accin y de los dividendos pagados en forma distinta a efectivo. Programas de trabajo Patrimonio Neto Hecho por Ao Referencia

Para uso exclusivo en la auditoria de empresas 1. Prepare un detalle del movimiento del patrimonio neto Durante el ejercicio. Referencie los saldos iniciales con los estados contables del ao anterior, cantidad de acciones con el registro de accionistas y los dividendos con su debida autorizacin en actas. Pruebe la razonabilidad de la elaboracin del Estado de Evolucin del Patrimonio Neto. 2. Verifique que todas las transacciones y saldos patrimoniales estn adecuada e ntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Verifique que todas las emisiones de acciones: a) Se encuentren dentro de los lmites aprobados por los estatutos vigentes. b) Han sido aprobadas por el directorio. c) Hayan sido elevadas a escritura pblica, debidamente inscrita en el pertinente organismo estatal de control d) Hayan sido registradas en el libro de registro de acciones. 3. Verifique que se hallan contabilizado adecuadamente los dividendos a pagar en efectivo o en acciones dispuestos por la Asamblea de Accionistas. 4. Asegrese que se hayan cumplido las disposiciones legales y estatutarias referentes a la emisin de nuevas acciones (derecho de preferencia. integracin, etc.) 5. De existir acciones preferidas verifique que se haya procedido al pago de los dividendos pactados o en caso de existir prdidas que se haya hecho la correspondiente contabilizacin en cuenta de orden. GANANCIAS RESERVADAS 6. Asegrese de que se hayan contabilizado adecuadamente las reservas stablecidas por la ley o por disposicin de la Asamblea de Accionistas. Verificar las actas que dispusieron las afectaciones y desafectaciones respectivas.
7.

Verifique que las reservas por revaluacin de activos se han contabilizado de

acuerdo con las disposiciones vigentes. En organismos descentralizados y administracin central, deber verificarse que las

Breve conclusin sobre el trabajo realizado.

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Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Patrimonio Neto Respuesta DEUDAS FINANCIERAS CORRIENTES SI 1. Se lleva el libro de registro de acciones con las formalidades legales? 2. En el caso de que no se hayan integrado totalmente las acciones emitidas, existe control numrico sobre los certificados provisionales emitidos? 3. Se anulan los certificados cuando se canjean por las acciones definitivas? 4. Se controlan adecuadamente las acciones impresas pero cuya emisin no ha sido an dispuesta por el directorio? 5. Las nuevas emisiones se elevan a escritura pblica e inscriben sin demora en el organismo estatal de control? 6. El pago de dividendos es efectuado por la sociedad o por terceros? 7. Los cupones presentados por los accionistas para el cobro de los dividendos, son anulados para evitar la posibilidad de su nueva presentacin? 8. En aquellas Entidades que no tienen su Capital constituido en acciones: a) Existen disposiciones legales o reglamentarias por las que le ha sido fijado el Capital a la Entidad? b) Se han producido modificaciones del Capital con posterioridad? c) Quin dispuso dichas modificaciones? d) Son las mismas procedentes? N O COMENTA RIO

e) Se llevan registros auxiliares sobre los movimientos de la cuenta Capital; los antecedentes y la documentacin respectiva son accesibles para su anlisis? f) Las gestiones para lograr la capitalizacin de partidas pendientes son seguidas con regularidad ante las autoridades competentes? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

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1. AUDITORIA DE INGRESOS Y EGRESOS 1.1. AUDITORIA DE INGRESOS 1.1.1. NATURALEZA Comprende fundamentalmente el detalle de ingresos obtenidos por ventas, ingresos varios, ingresos extraordinarios, gastos de ventas, gastos de administracin, gastos financieros, entre otros. 1.1.2. CONTROLES INTERNOS a. Designar responsables de preparacin o toma de pedidos de venta b. Designar responsables de aprobacin de crditos. c. Designar responsables para la entrega de mercanca. d. Designar responsable de despachos. e. Designar responsable de facturacin. f. Designar responsable de verificacin de facturas

g. Designar responsable de manejo de cuentas de control h. Designar responsable del manejo de las cuentas del Mayor Clientes i. j. Designar responsable de aprobacin de devoluciones y descuentos. Designar responsable para autorizacin de castigo de cuentas morosas e incobrables. 1.1.3. OBJETIVOS DE AUDITORIA a. Considerar el control interno sobre los ingresos y los gastos. b. Determinar la ocurrencia de las transacciones registradas de ingresos y gastos. c. Establecer la inclusin completa de las transacciones registradas de ingresos y gastos. d. Establecer la precisin numrica de las planillas y de los ingresos y gastos. e. Determinar si la valuacin de las transacciones de ingresos y gastos est en concordancia con los PCGA. f. Determinar si la presentacin y la revelacin de las cuentas de cuentas de ingresos y gastos son apropiadas. 1.1.4. RELACIN ENTRE LAS CUENTAS DE INGRESOS Y EL BALANCE GENERAL Cuentas por cobrar Otras cuentas por cobrar Ventas Intereses

Inversiones en valores Activo fijo Intangibles

Intereses, dividendos Alquileres, ganancia sobre la venta Regalas

1.1.5. RELACIN ENTRE LAS CUENTAS DE GASTOS Y EL BALANCE GENERAL Inventarios Activo fijo Compras, costo de ventas, planillas Depreciacin, reparacin Intangibles Pasivos acumulados Deuda con intereses Amortizacin Comisiones, honorarios, bonos Intereses mantenimiento y

1.1.6. TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA a. Anlisis de saldos b. Confirmacin c. Conciliacin d. Calculo global 1.1.7. PRUEBAS SUSTANTIVAS Y DE CUMPLIMIENTO Pruebas sustantivas. Gastos de ventas, administrativos y generales a. Realizar procedimientos analticos relacionados con las cuentas Desarrollar una estimacin (clculo global) del saldo de la cuenta Determinar el monto de la diferencia con respecto a la estimacin que puede ser aceptado sin investigacin. Comparar el saldo de la cuenta de la empresa con el saldo de la cuenta esperado. Investigar desviaciones significativas con el saldo de la cuenta esperado. b. Preparar un anlisis de una seleccin de cuentas de gastos. c. Preparar un anlisis de gastos crticos para efecto de la Declaracin de Impuesto a la Renta. 1.2. AUDITORIA DE GASTOS

1.2.1. Generalidades Se define al gasto como "el decremento bruto de activos o incremento de pasivos, con efecto en su utilidad neta durante un perodo como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y que tienen como consecuencia la generacin de ingresos". Por otro lado, se seala que las partidas extraordinarias "son eventos y transacciones que deben reunir simultneamente las dos condiciones siguientes: No usuales. El evento o transaccin correspondiente debe poseer un alto grado de anormalidad y debe ser de un tipo claramente ajeno a las actividades normales y tpicas de la entidad dentro del entorno en que opera". No frecuentes. El evento o transaccin correspondiente no ha sido ni se prev recurrente, tomando en cuenta el entorno en que opera la entidad. Asimismo y refirindose a las partidas especiales, en el ltimo boletn citado se indica que "las transacciones o eventos relevantes que no son partidas extraordinarias, ni operaciones discontinuadas, pero que renen la caracterstica de inusual o la caracterstica de no recurrente, pero no ambas, requieren de un tratamiento contable especial por que afectan la comparabilidad de la informacin financiera. 1.2.2. Objetivos de auditoria Los objetivos de auditora de la revisin de gastos son los siguientes. Comprobar que los gastos representan transacciones efectivamente realizadas y que corresponden a los fines propios de la entidad. Verificar que se encuentren registrados todos los gastos que corresponden al periodo revisado y que no se incluyan transacciones de periodos anteriores o posteriores. Verificar que no existan activos capitalizables contabilizados como gastos. Comprobar que los gastos estn adecuadamente contabilizados y presentados, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. 1.2.3. Control interno A continuacin se sealan algunos de los controles internos clave, especficos, que debern verificarse durante la etapa relativa al estudio y evaluacin del control interno: Los gastos son autorizados por funcionario responsable. Existe una segregacin de funciones para su autorizacin, su pago y su registro. Se tiene establecido un control presupuestal para estas categoras s Se cuenta con registros contables apropiados para el control, clasificacin e informacin de los gastos por reas de responsabilidad.

1.2.4. Importancia relativa y riesgo de auditoria Para establecer el alcance de las pruebas de auditora en el rubro de gastos debe considerarse el anlisis de los factores o condiciones que influyen en la determinacin del riesgo de error inherente, as como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Algunos ejemplos de estos factores son: La naturaleza y caractersticas propias de los gastos. Ausencia o inadecuadas, polticas de capitalizacin. Carencia de controles para reconocer y registrar en forma oportuna y adecuada los gastos. Cargos y crditos extraordinarios. Carencia o procedimientos inadecuados de revisin y autorizacin de desembolsos. Registros auxiliares poco confiables. 1.2.5. Procedimientos de auditoria 1.2.5.1. Planeacin

El auditor deber efectuar una planeacin adecuada de su trabajo para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma ms eficiente posible, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditora. 1.2.5.2. Revisin analtica

Con el propsito de evaluar la importancia relativa de los gastos en relacin con los estados financieros en su conjunto e identificar cambios significativos o transacciones no contables el auditor aplicara, entre otros, los siguientes procedimientos: Comparacin de las cifras de los distintos renglones del periodo sujeto a revisin contra presupuestos y contra las cifras del ao anterior, tomando como elemento de juicio el ndice de inflacin general y/o el ndice especfico y las caractersticas particulares de la entidad sujeta a revisin y as juzgar si las variaciones o la ausencia de stas y las tendencias son razonables. Obtener y analizar explicaciones de variaciones importantes o extraordinarias en relacin con el ao anterior y con presupuestos. Anlisis de razones financieras tales como gastos de operacin a ventas netas, gastos de fabricacin a costo de produccin, etc., para identificar variaciones y tendencias, para as juzgar la razonabilidad de stas, con base en el conocimiento general de la entidad y de su entorno. 1.2.5.3. Pruebas de cumplimiento

Generalmente el auditor desarrolla pruebas de cumplimiento con objeto de tener una seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que pretende confiar, existen y se aplican eficazmente. Dichas pruebas son necesarias ya que se relacionan con procedimientos claves de control que han sido considerados en la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. 1.2.5.4. Pruebas sustantivas

Como resultado de la planeacin del trabajo de auditora, que incluy, entre otros aspectos, el estudio y evaluacin del control interno contable, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento, los procedimientos de revisin analtica y considerando nuevamente los factores de importancia relativa y riesgo de auditora, el auditor podr establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias. A continuacin se describen algunas pruebas sustantivas que pueden ser aplicables a la generalidad de los casos: Verificar que los saldos de los auxiliares de las subcuentas de gastos coinciden contra el mayor general. Revisin general de los auxiliares de gastos para detectar y, en su caso investigar partidas poco usuales. Examen crtico de los documentos que respaldan los gastos, para verificar que los bienes o servicios hayan sido efectivamente recibidos y que se derivan de transacciones normales y propias 1.2.5.5. Presentacin y revelacin

El auditor debe verificar que exista una presentacin y revelacin adecuada de los gastos en los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Cuestionario de evaluacin de Control Interno Gastos en Personal Respuesta PREGUNTAS SI General 1. Se encuentra la funcin de administracin del Personal centralizada? N O COMENTARI O

2. En caso contrario, existen argumentos que hagan justificable su descentralizacin? Enuncie los principales 3. Depende la administracin de personal de un nivel adecuado? 4. Se encuentran segregadas las funciones de administracin de personal de las de: a) Control de la prestacin de servicios? b) Liquidacin de haberes? c) Firma de cheques? d) Pagos de haberes? e) Conciliacin de las cuentas bancarias empleadas para el pago de haberes? 5. Se encuentran claramente definidas por escrito las

responsabilidades vinculadas con esta funcin? 6. Existen legajos individuales por cada trabajador conteniendo la siguiente informacin: a) Nombramiento y rgimen bajo el que se encuentran designados, convenio colectivo, etc. b) Salario, categora escalafonaria c) Asignacin y cambio de puesto? d) Deducciones al salario autorizadas por disposiciones legales? e) Documentacin requerida para el pago de salario familiar f) Capacitacin g) Declaracin jurada relacionadas con el Impuesto a la Renta 7. Se mantienen estas constancias en forma independiente e inaccesible a personas que:

a) Controlan o aprueban los registros de tiempo u otra Informacin

que sirva de base a la preparacin de las planillas de salarios? b) Preparan estas planillas? c) Aprueban estas planillas? d) Estn encargadas del pago? 8. Son los procedimientos tales que permiten que todas las comunicaciones por incorporaciones, cesantas u otras

modificaciones sean remitidas con prontitud al departamento de personal? 9. Son todas las disposiciones de nombramientos, cesantas, ascensos y otras modificaciones debidamente aprobadas por autoridad competente? 10. Los cambios de funciones, responsabilidades y

remuneraciones, Se encuentran amparadas por acto de autoridad competente? Registros de tiempo 11. Existen registros de tiempo para: a) Acumular las horas o das trabajados? b) Las horas extras trabajadas? c) Hacer la distribucin contable del importe pagado a las rdenes de produccin, centro de costos, cuentas de gastos, etc.? 12. Se controlan apropiadamente los registros originales de tiempo para evitar que sean alterados?
12. 13.

Son las horas extras aprobadas por un funcionario del departamento respectivo, pero

que no tenga injerencia en: a) La preparacin de las planillas? b) El pago?

14. Son las horas extraordinarias autorizadas por autoridad

competente? 15. Se verifica previamente a su autorizacin el financiamiento de las mismas? 16. Se verifica que las horas extraordinarias liquidadas se mantengan dentro de lo razonable? Preparacin y control 17. Son las personas a cargo de la preparacin de sueldos y jornales completamente independientes de las conectadas con la toma y despido de personal? Quin prepara: a) Los sueldos? b) Los jornales? 18. Es el pago de sueldos y jornales efectuado por personas no conectadas con su preparacin? 19. Son los sueldos y jornales aprobados por personal que no tiene injerencia en: a) Su preparacin? b) Su pago? Quin aprueba? 20. Cuando sea practicable, (como en el caso de sueldos), se concilian los totales del mes o perodo corriente con los del anterior para demostrar los cambios especficos ocurridos? 21. Las planillas son revisadas en cuanto a horas, jornal, deducciones, clculos y sumas? 22. Es controlada la apropiacin de los sueldos por una persona Responsable ajena a su preparacin? 23. Se rotan los empleados qu preparan las distintas fases de la nmina?

24. Indique de qu constancias se preparan los sueldos? PAGO 25. Son los pagos efectuados por personal ajeno a: a) La preparacin de los GASTOS EN PERSONAL? b) La toma y despido de personal? c) La aprobacin de las constancias de tiempo? 26. Para los salarios pagados en efectivo: (indique cules son) a) Se retira del banco el monto neto a pagar? b) Existe un control adecuado sobre el llenado y custodia de los sobres? c) Tiene acceso a los registros de Caja el pagador? 27. Para los que se pagan con cheque a travs de Depsitos bancarios: (indique cules son) a) Existe una cuenta bancaria especial restringida a los pagos de sueldos? b) Es esta cuenta conciliada por un empleado no conectado con la preparacin de sueldos y jornales y de los cheques de pago? 28. Se obtiene constancia firmada de los empleados u obreros? a) Recibos b) Planillas 29. Es el pago efectuado en todos los casos directamente al beneficiario? Indique en qu caso se abona a otra persona 30. En caso de que se abone a otra persona, qu requisitos Se deben cumplimentar? 31. Se confeccionan los recibos de conformidad con las disposiciones legales vigentes?

32. Se comparan dichas firmas con las constancias personales por una persona ajena al sector? 33. Son los sueldos y jornales no reclamados devueltos al cajero o a otro funcionario responsable y no a la seccin sueldos y jornales? 34. Se rota al personal encargado del pago de: a) Sueldos? b) Jornales? 35. Practica la Entidad peridicamente una auditoria de la Nmina? 36. Presencia el pago de la nmina una persona independiente de su preparacin? 37. Deposita la compaa regularmente y dentro de los lmites legales los diversos aportes y retenciones sobre los salarios que deben efectuarse segn las disposiciones legales? Registros y procedimientos contables 38. Existen normas escritas relacionadas con el procedimiento contable de remuneraciones y cargas sociales? 39. Son adecuadas? 40. Es controlada la apropiacin por una persona responsable ajena a su preparacin? 41. Cul es la metodologa para la imputacin de los importes a resultados? 42. En su caso, cul es el mtodo para la imputacin por centros de responsabilidad o costos? 43. Se llevan los registros requeridos por las disposiciones vigentes? 44. Estn actualizados?

45. Se registra adecuadamente el pasivo proveniente de la relacin laboral? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

GERENTE Fecha: 7. ROLES Y PROCESOS

SUPERVISOR Fecha:

Del anlisis realizado sobre control interno, y anteriormente expuesto, se consolid que el control interno es un proceso, el cual es efectuado por todas las personas de la organizacin, involucrando especialmente a los niveles directivos ms altos, esto necesariamente implica que no se trata de un simple procedimiento o una poltica a ser desempeada, es el proceso que est continuamente funcionando en todos los niveles. Claramente se logran ver en la siguiente grfica las diferentes etapas (actividades) del proceso del control interno, las cuales son el diseo, implementacin, mejora-miento, evaluacin-valoracin, auditora, y supervisin. Es importante resaltar la diferencia que surge entre: Los objetivos de negocio: los cuales son netamente organizacionales y corresponden a los intereses particulares de un ente econmico, y Los objetivos comprometidos: estn condicionados por el inters pblico y resaltan, por un lado el papel social de la gestin administrativa, pero por otro los roles de los auditores y de los supervisores, en aras de los intereses generales de los mercados y/o de la sociedad en general. A continuacin se hace una presentacin breve en relacin con cada uno de las etapas (actividades) mencionadas. 7.1 Diseo Esta actividad del sistema de control interno es, por lo tanto, la actividad mis importante y clave, en una perspectiva estratgica. En pases como Colombia, el entendimiento de ello apenas comienza a ser una realidad. La causa, el trnsito desde la segunda a la tercera generacin del control interno. Como se not en captulos anteriores, la segunda generacin del control interno tiene un nfasis normativo (legal y/o profesional) muy fuerte y en consecuencia deriva en el cumplimiento, sacrificando la eficiencia. Por ende, ms adelante se ver con mayor propiedad, la supervisin del control interno o la accin reguladora respecto del mismo que conducen al cumplimiento pero no la eficacia de sistemas de control interno: se dispone de controles internos, se gastan enormes cantidades de recursos en ellos, pero no se logran los objetivos de negocio. La clave en el diseo del sistema de control interno est conduciendo a subrayar la importancia de:

Los criterios de control, como referentes comunes y con altas dosis de objetividad, particularmente a partir de estndares internacionales; y Las acciones estratgicas de la alta gerencia en ejercicio de su rol de propietario del control interno. Si el diseo es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del Sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. Por eso, si bien es importante que participen todos los involucrados en la organizacin, el rol principal relacionado con el diseo corresponde a los emisores de los criterios/ estndares, y a la alta gerencia en cuanto sta directamente, o a travs de asociaciones gremiales, participa en la emisin de tales criterios/estndares. Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que le parecen a cada quien, sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones. En particular, para una organizacin el diseo del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades y caractersticas particulares de dicha organizacin. La importancia de este es tal, que para muchos las actividades restantes se recogen en una sola: anlisis del sistema de control interno. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las empresas pequeas y en algunas medianas. Sin embargo, en las grandes y, sobre todo, en las de inters pblico (particularmente mercados de capital: financieros y de valores), cada etapa (actividad) tiene su funcionalidad especfica. 7.2 Implementacin Esta es una actividad de responsabilidad de la alta gerencia, normalmente a travs de consultores extremos. Consiste en poner a funcionar, en plazos prudentes, el diseo aceptado. La capacitacin a los mximos niveles directivos como al personal clave en la organizacin, respecto del criterio de control seleccionado, las razones para ello y la metodologa asociada con el mismo, es usualmente el primer paso. Lo siguiente es poner a funcionar un plan piloto, dicho plan debe realizarse en un rea que sea clave para la organizacin, y posteriormente ir implementndolo en el resto de las reas, y no seleccionar el rea piloto por un rea operativa de bajo nivel. Finalmente, el paso siguiente en esta etapa es la consolidacin e integracin en un sistema nico y coherente. El asunto clave, en esta actividad es la coherencia y la alineacin entre el criterio seleccionado y la metodologa asociada con el mismo. Es decir, si se selecciona COSO como criterio de control, la metodologa debe ser la de COSO, para garantizar la eficiencia del sistema de control interno. Una de las principales dificultades actuales, en el sector pblico colombiano, es precisamente la falta de tal coherencia y alineacin: el criterio bsico es COSO, con algunos ajustes y complementaciones (incorporando control de gestin), pero las metodologas son,

en un caso, la de auto-control derivada del criterio CoCo, y en otros las australianas de gestin de riesgos. Es claro, que en todo nivel y estado de desarrollo del sistema de control interno es crtico contar con el apoyo decidido de los ms altos niveles administrativos, en esta etapa de implementacin el asunto es particularmente crtico. Puesto que, los proyectos fracasan o se vuelven solamente de cumplimiento cuando el apoyo que se busca es la obligatoriedad normativa (legal y/o profesional) y no el de la alta gerencia. 7.3 Mejoramiento Esta actividad consiste en un accionar continuo, la consolidacin del sistema de control interno es un asunto que se da con el paso del tiempo. No existe ningn sistema de control interno que sea carente de errores. Por consiguiente, se convierte en un imperativo su mejoramiento continuo. A esta actividad algunos prefieren darle el nombre administracin estratgica del control interno: o sea, el accionaren el da-a-da por parte de los niveles administrativos ms altos, en aras de garantizar el logro de los objetivos del negocio. Lo importante aqu es, seguramente, una de las razones por las cuales no es suficiente hacer nicamente la evaluacin/valoracin de los riesgos, sino que adicional se requiere una administracin de los mismos. De cara a las obligatoriedades legales o las modas, muchas organizaciones compran diseos de sistemas de control interno (una actividad muy rentable para los consultores organizacionales), estas realizan grandes esfuerzos de implementacin inicial (que conlleva invertir buena cantidad de recursos), se inician los planes piloto... pero ah quedan las cosas. Y otra prctica muy comn es que la alta gerencia delegue el asunto en un comit o en un funcionario... y nuevamente ah queda todo. En esta etapa, la alta gerencia tiene el rol clave a travs del personal propio de la organizacin: superada la participacin de los consultores externos, llega la hora en que la organizacin tiene que controlarse a s misma (auto-control). El mejoramiento del sistema de control interno es una etapa clave para garantizar la eficiencia del mismo. Posiblemente sta sea una de las razones por las cuales las metodologas ms importantes dan un nfasis creciente al monitoreo, esto es, al anlisis del comportamiento de los distintos procesos en el tiempo, mediciones que se realizan a travs de indicadores. 7.4 Evaluacin / valoracin Como ya se ha dicho, esta actividad o etapa es la que histricamente mayor nfasis ha tenido, aun cuando no siempre cuente con la eficacia requerida. Ha sido prctica tradicional que los sistemas de control interno estn sometidos a evaluaciones, principalmente por parte de los auditores (internos y externos). Surgen entonces, dos roles importantes y diferentes: Los auditores internos, quienes valoran el control interno para ayudarle a la administracin a sus actividades de gestin organizacional, y Los auditores extremos (financieros), quienes generalmente han utilizado esta evaluacin para determinar el alcance de las pruebas de auditora, un asunto que les

interesa mucho para ahorrar costos y para salvar sus responsabilidades, generando unas recomendaciones de control a las que no siempre se les hace seguimiento y a las que la administracin no siempre atiende. En auditora de estados financieros, los ltimos desarrollos, a partir de estndares internacionales y dentro del proceso de convergencia hacia ellos (particularmente el de los estndares americanos), en el contexto del nuevo modelo de riesgos de auditora, han introducido modificaciones importantes tanto en la definicin del control interno (insistiendo en tener como referentes a un 'criterio de control* pero en la prctica incorporando COSO), pero no han eliminado la evaluacin del control interno a cargo de los auditores de estados financieros para determinar el alcance de las pruebas de auditora. No obstante, debe reconocerse que ha sido la implementacin de la Sarbanes- Oxley Act of2002 la que ha introducido un nuevo elemento, el cual es la valoracin del sistema de control interno, a cargo de la administracin principal, y como elemento a someter a examen con vistas a obtener un dictamen de auditora sobre el control interno. 7.5 Auditora Esta actividad para el sistema de control interno, como ya se mencion, es un asunto extremadamente nuevo. Puesto que sta implica someter a examen independiente, a cargo del auditor de la compaa, la valoracin que a partir de un criterio de control realiza la administracin principal. Lo nuevo en esto es que: Se precisa que tiene que existir un referente externo, aceptado por todos los involucrados en la organizacin particular, que se denomina 'criterio de control.' La administracin tiene que hacer una valoracin del sistema de control interno, especificando tanto el criterio de control como los resultados de tal valoracin, por la cual tiene que asumir responsabilidad. Si bien el responsable del control interno es la administracin principal, ac se hace una precisin adicional en relacin con la responsabilidad por la valoracin. Ya no es suficiente que los auditores (internos o externos) hagan las evaluaciones y las presenten, sino que la administracin principal tiene que hacer su valoracin y someterla a auditora. Tal y como ocurre con la auditora de estados financieros, la auditora del control interno se convierte en un asunto de inters pblico.

7.6 Supervisin En esta se hace referencia principalmente a cul es el rol de las actividades de supervisin en relacin con el control interno, entonces es, hacerlo exigible (obligatorio) en entidades de inters pblico, monitorear su funcionamiento en curso y, sancionar por su no-cumplimiento. 7.6 roles y responsabilidades Responsabilidad de la Alta Direccin.

La alta direccin debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, estn definidas y comunicadas dentro de la Entidad. Representante de la Direccin. Para efectos de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estndar de Control Interno que establece la presente Norma, el representante legal podr delegar dicha funcin en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad competente para ello, quin actuar bajo las polticas establecidas por el Comit de Coordinacin de Control Interno. A su vez la evaluacin independiente y objetiva del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estndar de Control Interno estar a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva Entidad. Comit de Coordinacin de Control Interno. El Comit de Coordinacin de Control Interno se reunir por lo menos cada dos (2) meses. Deber adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas Servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas. Los Servidores Pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisin continua a la eficacia de los controles integrados. As mismo, por desarrollar la autoevaluacin permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

CONCLUSION Podemos decir, que la importancia que est adquiriendo el control interno en los ltimos tiempos, a causado de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administracin asumiera de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se haba dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administracin tenga claro en que consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantacin. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual a causa confusin entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se

originan problemas de comunicacin y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.

RECOMENDACIONES Redimensionar la estructura de la Unidad Coordinadora del Programa en consonancia con el objetivo del Programa. Elaborar las normas internas que definan las responsabilidades sobre los controles referidos al Reglamento de Crdito respecto de los prstamos otorgados por las Entidades Financieras participantes. Ejecutar actividades significativas de difusin del Programa orientado hacia los MyPEs que les informe de la existencia y condiciones de participacin, no subordinando esta tarea a la iniciativa de las IFIs solamente. Disear indicadores y/o parmetros de comparacin que permitan monitorear la gestin del Programa por los propios ejecutores y su evaluacin por los agentes de control.

CAPITULO V

,7. METODOS PARA EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO Hay tres mtodos importantes para registrar el examen del control interno en los papeles de trabajo:
1) 2) 3)

.-METODO .-METODO .-METODO


1)

DESCRIPTIVO. DE CUESTIONARIOS. GRAFICO, .-METODO DESCRIPTIVO.-Mediante

este mtodo se relacionan en los papeles de trabajo diversas caractersticas del control interno clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados o registros que intervienen en el sistema. Desventaja del Mtodo.-El auditor administrativo en este caso requiere de gran cantidad de trabajo detallado y por consiguiente emplea un tiempo excesivo. los auditores en este

caso cobran altos honorarios, por lo tanto puede ser omitido el uso de este mtodo.
2)

.-METODO

DE

CUESTIONARIOS.-Por

medio de este mtodo se plantean las preguntas que constituyen los aspectos bsicos del control interno. Los temas son desarrollados de antemano en forma de listas de preguntas que son contestadas en las oficinas de la empresa en presencia o relacin de las medidas de control que estn en vigor.

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VENTAJAS: .-Facilita la preparacin de informes al cliente en lo que

respecta al control interno implantado en la empresa, , -Las preguntas sobre el control interno sirven para aclarar los objetivos de los procedimientos de audi tora debido a la relacin que hay en la revision del control interno y el Programa de Auditora Administrativa. .-Se notan cambios con facilidad como resultado de la confirmacin que se hace de los cuestionarios ao con ao. DESVENTAJAS:
a) .-No es aplicable a todo tipo de negocio, debido

que para un negocio con caractersticas especiales se recomienda la preparacin de cuestionarios adecuados.
b) c)

.-No

es conveniente aplicarlo en empresas pequeas

.-Este mtodo limita en parte la iniciativa del auditor, porque las preguntas del cuestionario deben considerarse como un simple recordatorio, y el auditor administrativo debe actuar con cada caso en particular. 3) METODO GRAFICO.-Consiste en presentar en forma

objetiva la organizacin de la empresa y los procedimientos que tiene en vigor en sus departamentos y actividades, mediante graficas combinadas de organizacin y procedimientos, VENTAJA;

a).-El auditor administrativo obtiene informacin necesaria para el estudio denlos procedimientos de cada area de la organizacin. DESVENTAJAS:
a)

.-Notodas

las

empresas

cuentan

con

grficas

de

organizacin que proporcionen al auditor administrativo informacin necesaria para llevar a cabo su trabajo.
b)

.-Cualquier organizacin.

cambio en los procedimientos de la empresa

daria lugar a la realizacin de nuevas graficas de

El primer mtodo es generalmente prctico para empresas o negocios pequeos y en aquellos donde el control interno es deficiente. Los mtodos de cuestionarios y graficas no permiten descripciones detalladas, con el consiguiente perjuicio al auditor que necesita conocer las excepciones a las reglas generales de control interno en vigor. En primer y segundo mtodo son tiles en negocios que tienen un mejor control interno general, sobre todo en auditoras subsecuentes a la primera intervencin del auditor, y sobre todo si se complementan con papeles descriptivos de las medidas de control interno que ameritan explicaciones detalladas . El mtodo mas usado en nuestro pas es el de cuestionarios, El criterio del auditor debe elegir los mtodos que se van a seguir para obtener mejores resultados del examen y dejar las constancias mas claras del trabajo realizado, a base de combinarlos en la manera que considere adecuada.
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3.9.1. AREAS QUE CUBRE EL CONTROL INTERNO Segn Lenhart y Defliese las reas que cubre el control interno son tres:
1) 2)

.-CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. .-CONTROL INTERNO CONTABLE.

3) COMPROBACION INTERNA.

1} CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.-El control interno administrativo, es el plan de organizacin y todas las medidas y mtodos adoptados para promover la eficiencia de operacin y reforzar las adhesiones prescritas por las polticas de la administracin, los controles internos administrativos se distinguen de las otras dos areas del control interno porque se originan y desarrollan en otros departamentos que son ajenos a los financieros y contables.
2) CONTROL INTERNO CONTABLE.-Es aquel que veri-

fica la precision e integridad de los datos contat

bles o tambin aquellos que son designados para verificar la exactitud, registro y resumen de las operaciones financieras autorizadas, la responsabilidad de la instalacin, mantenimiento y correccin de las fallas de operacion, de tales controles corresponde nicamente al departamento de contabilidad,
3) COMPROBACION INTERNA.-La comprobacin interna

son todos aquellos procedimientos contables y estadsticos,

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fsicos o de otra naturaleza que salvaguardan los activos en contra de desfalcos u otras irregularidades similares.

BIBLIOGRAFIA http://www.monografias.com/trabajos63/control-interno-auditoria/controlinterno-auditoria2.shtml

AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Fabin Martnez Villegas. Cap.

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