Cdigo P-SGC-002

PROCEDIMIENTO
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Consejo de Defensa del Nio
Administracin Central


CONTROL DE REGISTROS
Fecha Rev. 17.JUN.08

NOTA: El usuario ser el encargado de verificar la fecha de vigencia del documento.
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
P-SGC-002

TABLA DE CONTENIDOS

.1. Objetivos

.2. Alcance

.3. Referencias y Definiciones

.4. Responsabilidades

.5. Actividades

6. Registros

7. Anexos


Tabla de Control de Cambios del Procedimiento
Motivo de los Cambios Fecha NRev. Paginas







ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Comit de Gestin de Calidad Representante del Gerente General Gerente General

1. Objetivo

El Objetivo de este procedimiento es establecer y estandarizar una metodologa para el control de los
registros requeridos por la norma ISO 9001 y los especificados en la documentacin del SGC de la
Fundacin.
2. Alcance

Este procedimiento aplica a los registros de los Departamentos y Proyectos considerados en el Sistema
de Gestin de Calidad de la Fundacin.
3. Referencias y Definiciones

3.1 Referencias

3.1.1 Norma ISO 9001:2008
3.1.2 Manual de Calidad (M-SGC-001)
3.1.3 Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos (P-SGC-001)
3.2 Definiciones

3.2.1 Procedimientos: Documentos en los cuales se describe la secuencia de realizacin de las
actividades tcnicas y/o administrativas, y la interrelacin de los diferentes Departamentos y/o
Proyectos para alcanzar un propsito especifico, como por ejemplo, la Elaboracin de
Documentos, la Formulacin de un Proyecto, la Rendicin de Cuentas, etc. (quin o quienes
lo hacen, qu se hace, cmo se hace y cundo se hace).
3.2.2 Formularios: Documentos (plantillas) en los que se registran los resultados de las
actividades declaradas en los procedimientos o instructivos de trabajo correspondientes a
cada Departamento, Proyecto y cargo, los cuales forman parte de la evidencia objetiva para
demostrar que el sistema gestin de calidad cumple lo establecido en los citados
documentos.
3.2.3 Identificacin: Nombre o Cdigo de referencia que individualiza a los registros, segn la
nomenclatura y siglas establecidas en el punto 5.3 del Procedimiento de Elaboracin y
Control de Documentos (P-SGC-001).
3.2.4 Almacenamiento: Indica el lugar fsico o virtual (ruta para llegar a registros almacenados
electrnicamente) donde se mantienen los registros.
3.2.5 Proteccin: Cargos y/o personas autorizadas para usar los registros. La proteccin, se
refiere a las medidas de seguridad y restricciones adoptadas mediante el uso de barreras
fsicas o claves de acceso.
3.2.6 Recuperacin: Indica si el registro se recupera por fecha, por N correlativo, cdigo, rea,
nombres, entre otros.
3.2.7 Tiempo de Retencin: Tiempo que se mantiene vigente el registro o documentacin en el
lugar de trabajo. Por ejemplo, 6 meses, 2 aos, 5 aos, segn sea el caso.
3.2.8 Disposicin: Es la accin que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su perodo de
retencin. Adems, indica quien efectuar esta accin. Por ejemplo: Destruccin por la
Secretaria, guardar en el archivo pasivo, trasladar a bodega, etc.


4. Responsabilidades

4.1 Los Jefes de Departamento y Directores(as) de Proyecto, segn corresponda, sern
responsables de la confeccin, uso, control, y seguimiento de los Registros del Sistema de
Gestin de Calidad (SGC) que les apliquen, debiendo asegurar que los profesionales y/o personas
de su dependencia los ejecuten cabalmente.
4.2 Los Secretarios(as) y/o administrativos tendrn la responsabilidad de llevar y mantener
actualizados los registros establecidos en las Planillas de Control de Registros (F-SGC-005) de
los Departamentos y Proyectos.
5. Actividades

5.1 Identificacin, Almacenamiento y Proteccin
5.1.1 Los Departamentos y Proyectos debern establecer y mantener los registros
computacionales o impresos que necesiten para una operacin eficaz del sistema de
gestin de calidad y proporcionar evidencia de cumplen con los requisitos establecidos.
5.1.2 Los registros de los Departamentos y Proyectos debern permanecer legibles, fcilmente
identificables y recuperables, de acuerdo a lo siguiente:
Almacenados y conservados en sus archivos fsicos y virtuales (computacionales)
durante los perodos establecidos para su mantencin;
Protegidos de riesgos de dao o prdida por humedad, inundacin, incendios y de
personas no autorizadas para acceder a ellos;
Guardados en forma sistematizada, ordenada y segura, con la finalidad de poder
reconstruir la historiade situaciones ocurridas en el pasado y de facilitar la supervisin
y control de la Fundacin y el SENAME;
Identificados por su nombre y cdigo (tipo de documento, Departamento o Proyecto
emisor o al que pertenece el documento, nmero correlativo ascendente), de acuerdo a lo
establecido en el punto 5.3 del Procedimiento de Elaboracin y Registro de Documentos (F-
SGC-001);
Con acceso restringido slo a las personas autorizadas;
Custodiados por el Secretario(a) o Director(a), segn corresponda; y
Disponibles para demostrar que las actividades establecidas en los procesos,
procedimientos e instructivos del SGC de la Fundacin son efectivamente realizadas.
5.1.3 Los Jefes deDepartamento y Directores(as) de Proyecto debern establecer y mantener
un sistema para el almacenamiento, seguridad y recuperacin de los registros que
necesiten para el desarrollo de sus funciones especficas.
5.1.4 Los datos de identificacin, almacenamiento y proteccin establecidos para cada registro
definidos por los Departamentos y Proyectos debern mantenerse actualizados en el
Formulario de Control de Registros (F-SGC-005).
5.2 Recuperacin



5.2.1 Los Departamentos y Proyectos considerarn que los registros generados como resultado
de las actividades realizadas:
Constituyen una declaracin de hechos existentes en el momento;
No pueden ser actualizados ni corregidos; y
Deben estar en condiciones de ser recuperados por su nombre, cdigo, emisor y fecha
de emisin.
5.2.2 Los Jefes deDepartamento y Directores(as) de Proyecto debern establecer un sistema
para recuperar los registros en forma rpida y segura, de acuerdo a los criterios
establecidos en este Procedimiento, y que deber quedar establecido en el Formulario de
Control de Registros (F-SGC-005).
5.3 Tiempo de Retencin

5.3.1 Los Jefes de Departamento y Directores(as) de Proyecto considerarn que los tiempos de
retencin establecidos para los registros, se entendern como perodos vencidos, y
debern determinar en cada caso cual ser la accin a ejecutar una vez que stos se
hayan cumplido.
5.3.2 Los registros tcnicos, administrativos y contables permanecern vigentes por un
periodo de 6 aos contados desde la fecha de su emisin y en condiciones de ser
verificados y controlados por la Fundacin y el SENAME.
5.3.3 El tiempo de retencin definido por los Departamentos y Proyectos para cada registro
deber quedar establecido en el Formulario de Control de Registros (F-SGC-005).
5.4 Disposicin

5.4.1 La disposicin(destruccin, guardar en el archivo pasivo, trasladar a bodega, etc.) de los
registros de los Departamentos y Proyectos se har efectivaen un plazo mximo de 20
das hbiles una vez cumplidos los perodos establecidos para sus tiempos de retencin.
5.4.2 Las actividades de disposicin definidas para cada registro por los Departamentos y
Proyectos quedarn establecidas en el Formulario de Control de Registros (F-SGC-005).


5.5 Control

5.5.1 Los Departamentos y Proyectos debern tener una Planilla de Control de Registros (F-
SGC-005) vigente y visiblepara las personas que en virtud de su cargo y/o responsabilidad
requieran conocer la disposicin y control de los registros que utilizan.
5.5.2 El control de los registros se realizar en forma independiente por los Jefes de
Departamento y Directores(as) de Proyecto, segn corresponda, a travs de las Planillas
de Control de Registros (F-SGC-005) que emitan para este efecto.
5.5.3 Los Coordinadores del Departamento C.I.D., los Supervisores Administrativos y Contables
y los Auditores Internos controlarn el cumplimiento de lo establecido en los puntos 5.1,
5.2, 5.3 y 5.4 de este Procedimiento.
6. Registros




Planilla de Control de Registros (F-SGC-005)
7. Anexos

No aplica.