Presentación Libro Tablas Dinamicas Excel 2013

La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en informacin til en forma de indicadores, y en utilizar esos datos para
conocer y medir el grado de eficacia en las diferentes reas o responsables de una organizacin para que tomen las decisiones ms adecuadas.
Sisconges & Estrategia

c/ Roselln, 297 08037 Barcelona info@sistemacontrolgestion.com www.sistemacontrolgestion.com info@sistemacontrolgestion.com
Tabla de contenido
S I S C O N G E S & E S T R A T E G I A
Contenido
1. 2. 3. 4. Presentacin ____________________________________________________________ 1 Introduccin _____________________________________________________________ 2 Prlogo ________________________________________________________________ 9 ndice _________________________________________________________________ 12
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Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin empresarial
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1. Presentacin
ste es el tercer libro sobre tablas dinmicas que escribo; despus de
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implementar ms de cincuenta sistemas de reporting y de realizar ms de cuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece este nuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nueva versin de Excel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho ms orientado an hacia la gestin empresarial. Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todava ms a la gestin del business intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de que el libro permite a usuarios de diferentes reas de la empresa aprender, a la par que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, el funcionamiento y las ventajas de las tablas dinmicas en esta nueva versin, que nos trae tambin nuevas herramientas que le otorgan as una potencia sin igual. El libro est perfectamente estructurado para que el usuario pueda aplicar todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a la prctica. Utiliza ejemplos, explica toda la teora y abarca casi todo el potencial de las tablas dinmicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello hace que este manual sea indispensable para que las tablas dinmicas nos ayuden en el trabajo de cada da mejorando as nuestra gestin. Luis Muiz Socio-Director de Sisconges & Estrategia l.muniz@sistemacontrolgestion.com Ms informacin en www.sistemacontrolgestion.com apartado de Publicaciones y en Linkedin nuestro grupo: Tablas dinmicas sistemas de informacin
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2. Introduccin
Excel como hoja de clculo es una de las herramientas de software de gestin ms conocidas. En su versin 2013 nos aporta nuevas prestaciones en cuanto a su funcionalidad como herramienta de business intelligence o reporting y, por supuesto, su potencial como sistema de informacin para todo tipo de usuarios. Este nuevo libro, Tablas dinmicas con Excel aplicadas a la gestin
empresarial. Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013, nos acerca mucho ms a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigue profundizar en su funcionamiento y prctica a la vez. Todo ello exige por parte del lector un conocimiento de la herramienta pero tambin un conocimiento de lo que quiere hacer previamente y, lo ms importante, qu tipo de informacin quiere obtener al final del proceso.
La esencia de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise. Si todava no ha descubierto el potencial de las tablas dinmicas, este libro muestra paso a paso cmo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos prcticos le darn una visin mucho ms amplia de su utilidad y funcionamiento), y podr comprobar as lo fcil que es crear diferentes tipos de informes. Las tablas dinmicas son un tipo de informes generados mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos inicial siempre en forma de tabla. Esta base de datos puede estar situada en el mismo archivo de Excel que estemos trabajando, en otro archivo de Excel o en otro archivo de datos externo. Las tablas de datos (bases de datos) pueden poseer muchas filas y columnas que
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contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinmicas nos ayudarn a
analizarlos de una forma sencilla, resumida y rpida. Si tenemos diferentes tablas de datos, para analizar la informacin contenida en ellas, se pueden utilizar diferentes opciones de Excel para ordenarlos, agruparlos e incluso crear funciones, pero las tablas dinmicas son mucho ms prcticas de utilizar y nos permiten crear, a partir de la informacin inicial, muchos y variados tipos de informes que respondern a las diferentes necesidades de informacin que tengamos en cada momento. Una de las principales caractersticas que poseen las tablas dinmicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a una ms amplia y desde diferentes ngulos o perspectivas. As, las tablas dinmicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarn la informacin de distinta forma y nos sorprender gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la informacin que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma que necesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organizacin interna son cambiantes. El secreto de las tablas dinmicas curiosamente no est tanto en la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el origen y las caractersticas de los datos que se utilicen. Los datos de origen deben tener siempre formato de tabla y podrn ser datos numricos, valores calculados o categoras que describen el significado de los datos (mes, ao, zona, pas, etctera). Y otra caracterstica importante a tener en cuenta es conocer, antes de confeccionar las tablas dinmicas, qu informacin necesitamos. Para obtener las respuestas correctas, previamente deben hacerse las preguntas adecuadas.
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Cmo nos pueden ayudar las tablas dinmicas a mejorar la gestin
Para mejorar la gestin de una empresa, es necesario tener informacin al
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alcance de una forma rpida y completa. Antes de empezar a leer el libro, repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organizacin actual. Las tablas dinmicas le ayudarn a mejorar, sin duda, la gestin de su empresa y, dependiendo de cmo se analice la informacin, sern una herramienta de gran ayuda. Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar la informacin de gestin al resto de usuarios? Necesita un sistema de informacin para resolver los problemas de inconsistencia y calidad de los datos? Necesita reducir la dependencia de tcnicos para que le faciliten informacin? Le interesa facilitar el acceso a la informacin a la alta direccin de forma rpida y directa? Necesita mejorar la eficiencia en la elaboracin y el anlisis de la informacin? Requiere facilitar la elaboracin y entrega de informes a usuarios finales de forma rpida y eficaz? Requiere mejorar la capacidad de anlisis y toma de decisiones en la empresa? Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribucin fsica actuales? Pasa ms tiempo recolectando y preparando informacin que analizndola? Quiere saber qu productos o servicios fueron los ms rentables durante un perodo determinado? Sabe cules son los patrones de compra de sus clientes dependiendo de las zonas de ventas? Ha perdido oportunidades de negocio por recibir informacin retrasada? Conoce los motivos por los que sus clientes le devuelven sus productos? Dispone de un sistema de informacin que le permita el control de los factores clave del negocio?
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Su sistema de informacin integra actualmente de forma eficiente todas las reas de su empresa? Controla en tiempo y contenido la evolucin de sus ingresos y gastos? Controla la evolucin de las desviaciones presupuestarias? Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envo de informacin? Conoce las ventas de los nuevos clientes por importes y tipos de productos o servicios? Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o servicios? Conoce el impacto que tendra una reduccin de ventas en los productos o servicios que ms contribuyen en el margen de explotacin? Conoce la relacin entre los productos que ms vende y el margen que aportan? Conoce la relacin entre los clientes que ms ventas aportan y el margen que aportan? Conoce los diferentes indicadores de gestin por responsables o reas? Conoce la evolucin de cules fueron las ventas por categora, productos, familias y por da, mes o ao? Conoce cules fueron los resultados de cada vendedor o representante? Conoce cules han sido los clientes ms importantes a nivel de ventas y rentabilidad? Conoce qu productos se han vendido mejor en cada zona, ciudad, regin o pas?
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Resumen del contenido de este libro
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Parte 1: Introduccin prctica a las tablas dinmicas

1. La esencia de las tablas El primer captulo introduce al lector en la gestin de la informacin como soporte de la inteligencia del negocio. Los captulos 2, 3 y 4 nos explican el funcionamiento de de la muy herramienta forma
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dinmicas como sistema de informacin 2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas 3. Contenido y funcionamiento
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del men de Analizar de una tabla dinmica 4. Contenido y funcionamiento del men Diseo de las tablas dinmicas
exhaustiva siguiendo los mens y proporcionando informacin de otras versiones.
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Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con
tablas dinmicas
5. La creacin mediante de Estos captulos tratan temas muy
indicadores
el concretos para que el lector pueda profundizar en ellos, le ayudan a crear indicadores, segmentaciones, grficos dinmicos y, por ltimo, la gran novedad de Excel 2013, que es poder relacionar tablas dinmicas entre ellas para
formato condicional 6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinmicas
7. Utilizar la segmentacin obtener nuevos datos, opcin similar al para filtrar datos en las complemento de Powerpivot que ya tablas dinmicas 8. La creacin de grficos con tablas dinmicas viene de serie en Excel 2013.
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Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con tablas dinmicas
9. Caso prctico global Estos dos captulos contienen casos que el lector descubrir la parte ms casos prctica de las tablas dinmicas y cmo se pueden aplicar para mejorar la gestin de los diferentes departamentos o reas de una organizacin.
sobre el funcionamiento de prcticos de gestin empresarial en los las tablas dinmicas 10. Ejemplos y
prcticos para utilizar las tablas dinmicas
Anexo: Diferencias y novedades entre los mens de Excel 2007-2010-2013
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3. Prlogo
Conoc a Luis Muiz en el ao 2008, cuando acababa de publicar el primer libro de tablas dinmicas, versin 2007; un grupo de asesoras de Catalua y otras autonomas espaolas tenamos una reunin de benchmarking en Barcelona y uno de los asesores nos lo present como un profesional que poda ayudarnos a mejorar nuestro sistema de informacin. Luis era entonces un consultor reconocido en Catalua por sus publicaciones y sus trabajos; fue el primer autor que en Espaa publicaba un libro sobre las tablas dinmicas como herramienta de gestin empresarial. Compartimos con l una reunin de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta como sistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en los trabajos del da a da que luego desglosar. Ese fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia relacin profesional con la asesora que presido y con el resto de las asesoras. Por el intenso trato que hemos tenido desde esa poca quiero destacar aspectos personales y profesionales que acerquen el autor al lector; he preferido aportar esta visin en el prlogo ya que los aspectos tcnicos estn muy bien desarrollados en la introduccin y yo prefiero centrarme en los beneficios que nos ha aportado a nuestra asesora. Luis es un trabajador infatigable, amante de su profesin, dedicado, entregado, entusiasta; siempre dispuesto a analizar las tendencias econmicas tanto espaolas como internacionales; si le buscas siempre le encuentras dispuesto a ayudarte, como me ha demostrado en diferentes ocasiones; adems es un buen conversador, familiar, de trato cercano, con enormes ganas de aprender; gran fuerza de voluntad, constante, metdico, gran capacidad de retencin y
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comprensin; empresariales. Con la ayuda de Luis, nuestra asesora est aplicando las tablas dinmicas en trabajos como en el anlisis de costos, control de las tareas de los tcnicos y su seguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno nuestros clientes, planificacin de trabajo y aplicacin de recursos, cuadro de mando, plan de gestin integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes; anlisis y diagnsticos financieros, etctera. Hemos ahorrado tiempo, conseguido seguridad e informacin gil, transcendente y necesaria, de forma automtica y fcil. Todo el personal de Pyramide estudia, practica y trabaja con las tablas dinmicas cuyo resultado es disponer en el personal tcnico y administrativo una mentalidad de trabajo mucho ms prctica y centrada en resultados. Como ejemplo palpable de todo lo anterior y para entender la aceptacin que tiene Luis Muiz como escritor de libros de gestin empresarial quiero comentar algunas ancdotas vividas en primera persona. En una librera de Pamplona quise comprar un libro de Luis y el encargado me respondi que dispona en aquel momento de 6 ttulos o cuando siendo alumno a un curso de cuadro de mando integral, el profesor se apoyaba en sus explicaciones con copias de su libro, recomendando el texto por su fcil lectura y facilidad de comprensin y fcil aplicacin. En este libro Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin empresarial, el tercero que publica, relacionado con tablas dinmicas, versin 2013; podremos aprender todas y las variadas ventajas de aplicarlas en la gestin diaria de la empresa, que el lector observar son evidentes, siendo nuestra asesora uno ejemplo real de ello, pero no el nico, muchas otras empresas tambin lo han podido comprobar, gracias a la ayuda de Luis y su equipo. adems aportando soluciones prcticas a los problemas
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No es extrao que Luis sea uno de los autores ms ledos en temas de gestin empresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la implantacin de sistemas de reporting utilizando las tablas dinmicas. JOS LOBETE CARDEOSO Licenciado en Derecho y Master MBA Deusto Presidente de Pyramide Asesores- Pamplona
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4. ndice
Nota del autor Prlogo Introduccin Parte 1: Introduccin prctica a las tablas dinmicas 1. La esencia de las tablas dinmicas como sistema de informacin 1.1 Las necesidades de informacin en la empresa 1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de informacin 1.3 Ejemplo prctico: anlisis comparativo entre datos en Excel y datos con tablas dinmica 1.4 Cmo clasificar y analizar los datos 2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas 2.1 Cmo crear una tabla dinmica segn el origen de datos 2.2 Principales apartados de una tabla dinmica 2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinmica 2.4 Diferentes vistas segn los campos de la tabla dinmica 3. Contenido y funcionamiento del men de Analizar de una tabla dinmica
3.1 Men Nombre y Opciones de la tabla dinmica 3.1.1 Nombre de la tabla dinmica
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3.1.2 Opciones de la tabla dinmica 3.1.3 Men Opciones de la tabla dinmica 3.1.4 Men Opciones: Diseo y formato 3.1.5 Men Opciones: Totales y filtros 3.1.6 Men Opciones: Mostrar 3.1.7 Men Opciones: Impresin 3.1.8 Men Opciones: Datos 3.1.9 Men Opciones: Texto alternativo 3.1.10 Men Opciones: mostrar pginas de filtros de informe 3.1.11 Men Opciones: Generar GetPivotData 3.2 Campo activo 3.2.1 Descripcin del campo activo 3.2.2 Funcionamiento del campo activo de tipo valor 3.2.3 Configuracin de campos de filas, columnas y filtros 3.3 Agrupar seleccin 3.4 Filtrar 3.4.1 Segmentacin de datos 3.4.2 Insertar escala de tiempo 3.5 Datos 3.5.1 Actualizar
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3.5.2 Cambiar origen de datos 3.6 Acciones 3.6.1 Borrar 3.6.2 Seleccionar 3.6.3 Mover tabla dinmica 3.7 Clculos 3.7.1 Campos, elementos y conjuntos 3.8 Herramientas 3.9 Mostrar 3.10 Las opciones de men directas en una tabla dinmica 3.10.1 Ordenar 3.10.2 Resto de opciones del men desplegable 4. Contenido y funcionamiento del men Diseo de las tablas dinmicas 4.1 Mens de Diseo 4.1.1 Subtotales 4.1.2 Totales generales 4.1.3 Diseo de informe 4.1.4 Filas en blanco 4.2 Opciones de estilo de tabla dinmica 4.3 Estilos de tabla dinmica
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Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas dinmicas 5. La creacin de indicadores mediante el formato condicional 5.1 Introduccin al formato condicional 5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores 5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos 5.4 Introduccin al formato condicional 5.5 Borrar reglas 5.6 Administrar reglas 6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinmicas 6.1 Ejemplo prctico sobre cmo crear una relacin entre tablas 6.2 Introduccin a PowerPivot: complemento de Excel para importar y relacionar varias tablas 7. Utilizar la segmentacin para filtrar datos en las tablas dinmicas 7.1 Crear una segmentacin de datos para filtrar datos de tablas dinmicas 7.2 Opciones de la segmentacin de datos 7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinmicas 7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas dinmicas 8. La creacin de grficos con tablas dinmicas 8.1 Diferentes formas de crear un grfico dinmico 8.2 Resumen de las caractersticas de los mens de los grficos
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8.3 Ejemplos de diferentes tipos de grficos Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con tablas dinmicas 9. Caso prctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas 9.1 Enunciado del caso prctico 9.2 Desarrollo del caso prctico 9.2.1 Anlisis de las ventas por pases 9.2.2 Anlisis de las ventas por ciudades 9.2.3 Anlisis de las ventas por vendedores 9.2.4 Anlisis de situaciones especiales 10. Ejemplos y casos prcticos para utilizar las tablas dinmicas 10.1 Anlisis de la informacin de una TPV: terminal punto de venta en una tienda 10.2 Anlisis de la gestin de productividad de una fbrica mediante indicadores 10.3 Seguimiento del planning de un proyecto 10.4 Anlisis de las bases de datos de un club de socios 10.5 Anlisis de inversiones en inmovilizado 10.6 Control de la gestin comercial de vendedores, clientes y productos 10.7 Anlisis de la rentabilidad y de las ventas por productos 10.8 Anlisis de ingresos y gastos 10.9 Anlisis de una cuenta de explotacin
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10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores Anexo: Diferencias y novedades entre los mens de Excel 2007-2010-2013
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Sisconges & Estrategia
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Somos expertos en implantar herramientas de control de gestin y estrategias de reestructuracin. Desde el ao 2005 Sisconges & Estrategia es una consultora que utiliza los instrumentos ms eficaces de control de gestin y los sistemas de informacin para mejorar la gestin empresarial y ayudar a conseguir los objetivos estratgicos previstos de nuestros clientes.Nuestra filosofa de trabajo se fundamenta en la colaboracin constante con nuestros clientes y en el diseo soluciones a medida que satisfagan sus necesidades. Nuestro tamao y la excelente cualificacin de nuestros profesionales nos permiten ofrecer, como valor aadido, un servicio personalizado y de alta calidad a unos precios competitivos.
NUESTROS SERVICIOS
REPORTING Diseo de sistemas de reporting mediante consultas dinmicas Mediante la utilizacin de las tablas dinmicas, herramienta de la que poseemos una elevada experiencia en numerosas implantaciones, diseamos un sistema de reporting para cada una de las reas de la empresa mediante informes dinmicos, indicadores y grficos. SISTEMA CONTROL GESTIN Evaluacin y mejora del sistema de control de gestin Cuadro de mando mediante indicadores por reas o responsables Diseo e implantacin de presupuestos ESTRATEGIAS DE REESTRUCTURACIN Diseo y seguimiento de planes de negocio y estudios de viabilidad Planes de marketing y estrategias comerciales Cuadro de Mando Integral PLAN DE GESTIN INTEGRADO Plan de Gestin Integrado FORMACIN Formacin en diferentes reas de control de gestin www.sistemacontrolgestion.com info@sistemacontrolgetion.com

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