PROYECTO:

Implementacin Sistema para el Control de Asistencias de los Colaboradores de la empresa HTH Corporacin S.A.C

Entregable: Formulacin del proyecto Versin: 1.0 Elaborado por: Ing. Kenji Kea Laurente Cargo: Revisado por: Ing. Mondragn Cargo: Jefe de proyecto Aprobado por: Ing. Cargo: Gerente Fecha: 10/12/2013 Firma: Fecha: 13/12/2013 Firma: Fecha: 12/12/2013 Firma:

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL PER

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

tem

Texto Modificado Elaboracin

Versin

Fecha

Responsable Ing. Kenji Kea Laurente

Unidad Direccin de Gestin General de TIC Gerente

Inicial del Documento

0.1

10/12/2013

Aprobacin de documento

1.0

12/12/2013

Ing.

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INDICE

1. INTRODUCCION................................................................................................................. 3 1.1. Propsito...................................................................................................................... 3 1.2. Definiciones, Acrnicos, y abreviaturas.................................................................... 3 1.3. Referencias................................................................................................................... 3 2. SITUACIN ACTUAL.......................................................................................................... 4 2.1. Antecedentes............................................................................................................... 4 2.2. Problemtica Actual................................................................................................... 4 3. DESCRIPCION DEL PROYECTO....................................................................................... 5 3.1. Justificacin del proyecto........................................................................................... 5 3.2. Descripcin del Proyecto........................................................................................... 5 4. CONTEXTO DE NEGOCIO................................................................................................. 6 5. OBJETIVOS DEL PROYECTO............................................................................................. 6 5.1. Objetivo General......................................................................................................... 6 5.2. Objetivos Especficos................................................................................................. 6 6. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN DEL PROYECTO...................................................... 7 6.1. Tipo de Ejecucin....................................................................................................... 7 6.2. Solucin (es) y Duracin del Proyecto..................................................................... 8 7. PRESUPUESTO FINANCIERO........................................................................................... 9 8. TOMA DE DECISIONES DE ALTERNATIVA IDONEA PARA EL PROYECTO..... 11 9. VIABILIDAD DEL PROYECTO........................................................................................ 11 10. METODOLOGA............................................................................................................... 11

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Implementacin de un Sistema de control de asistencia para los colaboradores de la empresa HTH Corporacin S.A.C (SCA)
1. INTRODUCCION

1.1. Propsito Implementar un Sistema de Control de Asistencia para los colaboradores de la empresa HTH Corporacin S.A.C, el cual se basa en la mejora del proceso y control del mismo, teniendo como objetivo general proponer un sistema de automatizacin, teniendo como ejemplo las mejoras de informacin y control de asistencias de los colaboradores. 1.2. Definiciones, Acrnimos y abreviaturas.

1.2.1

Sistema: La palabra "sistema" tiene muchas connotaciones: Un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado output es mayor que el resultado que las unidades podran tener si funcionaran independientemente

1.2.2

Control de asistencia:

El proceso de determinar lo que se est llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as evitar

desviaciones en la ejecucin de los planes.

1.3. Referencias Documentos:

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PMBOK_4th_Edition_SPA_June_2009

Pgina web: http://www.lepsa.com/index.html http://www.sisatperu.com/Sistema_control.html

2. SITUACION ACTUAL

2.1. Antecedentes En la actualidad la empresa no cuenta con un sistema para el control de asistencias de sus ms de 300 trabajadores con los que cuenta, solo vienen llevando el control de las asistencias mediante un cuaderno que firman los trabajadores al ingresar a la empresa lo cual causa demoras en ingreso del personal, los datos no son confiables al momento del clculo de pagos por planilla de los trabajadores, porque se tiene que ir revisando de cada personal en el cuaderno todas sus asistencias y su hora de ingreso y salida.

A si mismo las nuevas tecnologa de la informacin se han vuelto una herramienta necesaria en todos los aspectos de las actividades humanas, se hace necesario procedimientos automatizados que ayuden a dejar fluir el trabajo.

La misin de HTH corporacin S.A.C es Ser una empresa lder en la fabricacin de productos PRFV (Plsticos Reforzados con fibra de Vidrio) y laminados duales para brindar el mejor servicio en PRFV. 2.2. Problemtica Actual

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Debido a la problemtica que genera el uso de un sistema manual para el control de asistencias de los colaboradores de la empresa son: la lentitud del proceso de registro, la falta de seguridad en los datos y el descontrol, la implementacin de un sistema informtico que controle ese proceso registro y asistencia en toda la empresa.

El hecho de cambiar el sistema manual de Asistencia, por un sistema automatizado, representa una evolucin notable en el medio, ya que sern sustituidos los archivadores y los procesos manuales de llenados de datos y consulta por un sistema global encargado del almacenamiento y bsqueda de toda la informacin vinculada en el proceso de registro de Colaboradores, aminorando notablemente la carga que representa para personal administrativo, al momento de revisar las asistencias por cada colaborador para los pagos y otros.
3. DESCRIPCION DEL PROYECTO

3.1. Justificacin del proyecto

El proceso de control les lleva en forma manual, recolectando los datos mediante un libro de asistencias en el cual cada personal debe ingresar la hora de ingreso y salida. Entre las dificultades que se presentan al contar con un proceso manual se pueden mencionar: Los colaboradores no toman con responsabilidad la hora de ingreso y/o salida de la empresa. Se pueden sufrir alteraciones o manipular los datos que constan en el libro de ingreso.
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Que se pierden los documentos y la manipulacin de la informacin sea muy lento.

En consecuencia la realizacin de esta aplicacin es inaplazable, para resolver el problema de la asistencia de los colaboradores, tambin es el comienzo para nosotros como estudiantes poder abrirnos las puertas en el campo del desarrollo de software que aporten y generen beneficios en las empresas, que buscan soluciones para el logro de sus objetivos sirvindose del uso de sistemas informticos. 3.2. Descripcin del proyecto Nuestra solucin propuesta para implementar un Sistema de control de asistencia para los colaboradores de la empresa HTH Corporacin S.A.C que consiste los siguientes productos y/o servicios: 3.2.1. Servicio: a) Anlisis de requisitos: Los documentos de requerimientos de software son la declaracin acodada de los requerimientos del sistema. Se estructura de tal forma que puedan ser utilizados por: Los usuarios del sistema. Administradores Ing. De sistemas. Ing. De pruebas. Ing. Mantenimiento.

b) Levantamiento informtico de la empresa.

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Consiste en el anlisis de la infraestructura informtica de la empresa, para ver si cuentan con algn sistema de para el registro de asistencias y si tienen los equipos necesarios como ordenadores, lectores de barras y otros.

Ordenador: SO: Microsoft Windows 7 Service Pack 1 Nombre de usuario: Administrador. Procesador: Intel Core i3, 2.5Ghz RAM: 2 Gb DRR3 Monitor: LG de 19 HDD: 500Gb Teclado y mouse Tarjeta de red Programas necesarios: Office 2010 y Acroba Reader.

c) Capacitacin del personal encargado de gestionar el sistema de control de asistencias: Este servicio consiste en capacitar al personal que gestionara el sistema de control de asistencias al momento de registro de nuevos personal, manejo de reportes que el sistema brindara como el historial detallado de asistencias, faltas al centro de trabajos por cada colaborador y entre otros.

3.2.2. Producto:

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a) Anlisis, diseo e Implementacin del sistema de control de asistencias en la empresa:

Se realizara el desarrollo de todo el sistema informtico de acuerdo a los requerimientos capturados, puesta a prueba y la implantacin y puesta en funcionamiento.

b) Adjudicacin de Equipos necesario para el funcionamiento del sistema como ordenadores, lectoras de barra y otros.

4. CONTEXTO DEL NEGOCIO

El sistema de control de asistencia ayudara a mejorar el proceso de control de asistencias, la solicitud de reportes de consultas de asistencias de los trabajadores de una forma ms dinmica, permitiendo disminuir la carga laboral del personal administrativo que llevaba horas revisando los registros de cada personal. Los errores ms comunes en el registro son: Letras ilegibles. Borrones Cambio de horas de ingreso o salida.

Los beneficiados de la implementacin de este sistema son los dueos de la empresa y tambin en parte los empleados, porque de esta forma se les acondiciona a llegar ms temprano al centro de trabajo.

La implementacin del sistema de control de asistencia:

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El sistema de control de asistencia, permitir mejorar y agilizar el proceso de registro de las asistencias de cada colaborar ador de la empresa. En caso de que el colaborador desea marcar su ingreso fuera de horario de ingreso no podr realizar la marcacin, lo tendr que solicitar al administrador para que se valide su registro.

El acceso al sistema para la extraccin de la informacin de asistencias, faltas y otros, se realizara mediante un usuario y password para el acceso al sistema.

5. OBJETIVO DEL PROYECTO

5.1. Objetivo general Desarrollar un sistema para el control de asistencias de los colaboradores de la empresa HTH Corporacin S.A.C 5.2. Objetivos especficos Definir los requisitos esenciales para poner en funcionamiento el sistema automatizado de la Coordinacin. Implementar una solucin que ejecute el objetivo requerido poniendo a prueba que el sistema funcione. Instalar el sistema y verificar que las pruebas a realizar concuerden con los requisitos requeridos y que el usuario lo acepte.

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Operar el sistema para verificar la capacidad de funcionamiento y ampliarlo donde sea necesario con nuevas tecnologas y de esta manera, evolucionar.

6. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN DEL PROYECTO

6.1. Tipo de ejecucin El proyecto es de Ejecucin Mixta;

Ya que ser a cargo del rea de sistemas, Adems se necesitara de proveedores que nos brinden la tecnologa requerida para el desarrollo del sistema de control de asistencia.

Se cuenta con los siguientes productos o servicios:

1. Evaluacin de la infraestructura de las TI, se llevara a cabo in house, estar a cargo del personal del rea de sistemas para determinar la los equipos necesarios para la implementacin del sistema de control de asistencia.

2. Capacitacin de personal encargado de la recepcin de las llamadas, se llevar acabo in house, para el desarrollo de la capacitacin se contratara a una persona que participo dentro del proyecto, para dictar la capacitacin acerca del uso del sistema. 3. Implantacin del software de control de asistencia, a travs de una tercerizacin a cargo del proveedor (empresa especializada), dado que la empresa no cuenta con los recursos necesarios para el desarrollo del software.

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4. La adjudicacin de Equipos de cmputo y redes para la implementacin de la infraestructura de la red que permitir conectarse con el aplicativo. 6.2. Solucin (es) y duracin del proyecto El proyecto tiene un tiempo estimado de desarrollo de 1 ao, los cuales se detalla a continuacin:

TEM

PROD. Y/O SERV. Evaluacin de la infraestructura de las TI.

ACTIVIDADES

DURACIN

RESPONSAB LE

*Evaluacin de las tecnologas usadas actualmente por la empresa. 1 semana

*Investigacin de las nuevas tecnologas en el mercado y determinacin de la tecnologa a usar. Capacitacin del personal que

3 semanas

UDP

estar encargado de la gestin del sistema. Opcin A (In House) Seleccionar las personas quienes sern capacitadas. *Contratacin de la persona quien realizara la capacitacin. *Preparacin de los materiales para la capacitacin. *Desarrollo de la capacitacin y 1 - mes 1 - semana 1 - semana 2 - semana

UDP

UDP

UDP

UDP

UDP

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Implementacin de un Sistema De Control De Asistencia Para los colaboradores de la Empresa HTH Corporacin S.A.C evaluacin a las personas capacitadas. Opcin B (Tercer izado) Desarrollo de la capacitacin en el manejo de las nuevas tecnologas implementadas en la central de emergencia. Evaluacin del personal capacitado. Implantacin del 3 Software administrador de llamadas. Opcin A(SISATPERU) *Adquisicin del software al proveedor. *Implantacin del software por los proveedores (instalacin y sus respectivas configuraciones) Opcin B(Desarrollo in House) *Captura de requerimientos del sistema, con el Gerente de la empresa. *Identificacin de casos de uso del sistema y su documentacin. *Proceso de adjudicacin del software necesario para el desarrollo del sistema. *Desarrollo y prueba del sistema de control de Asistencia. Adjudicacin de equipos de radio

2 - semanas

Tercerizacin

2 - semanas

Tercerizacin

1 semana

Tercerizacin

2 meses y 3 semanas

Tercerizacin

1 - meses

Tercerizacin

1 - mes

Tercerizacin

3 semanas

Tercerizacin

5 - meses

Tercerizacin

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Implementacin de un Sistema De Control De Asistencia Para los colaboradores de la Empresa HTH Corporacin S.A.C comunicacin. Opcin A(in house) *Anlisis y seleccin de los equipos de acuerdo a las necesidades. *Instalacin de los equipos y su configuracin neceara. Opcin B (JLV computer) *Anlisis y seleccin de los equipos de acuerdo a las necesidades. * Capacitacin del uso de los nuevos equipos al personal administrativo.

1 - mes

Tercerizacin

2 meses

Tercerizacin

1 - semana

Tercerizacin

3 semanas

Tercerizacin

7. PRESUPUESTO FINANCIERO

7.1. Presupuesto para la capacitacin del personal encargado de la gestin del sistema de control de asistencias (I House)

Pronstico Financiero Beneficios Aumento de ingresos Reduccin de Gastos Intangibles (atencin, servicio e imagen) Costos
*Contratacin de un Experto en el uso de esa tecnologa.

Valor <mensual>

Total < 6meses>

1500.00 1000.00

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*Preparacin de los materiales para el desarrollo de la capacitacin y evaluacin de los colaboradores. *Lugar de capacitacin.

500.00

0.0

7.2. Presupuesto para la capacitacin del personal encargado de la gestionar el sistemas de control de asistencias(Tercerizacin)

Pronstico Financiero Beneficios Aumento de ingresos Reduccin de Gastos Intangibles (atencin, servicio e imagen) Costos
Desarrollo de la capacitacin y evaluacin de los participantes.

Valor <mensual>

Total < 6meses>

800.00

800.00

7.3. Presupuesto para la desarrollo del sistema de control de asistencia (Sisatperu) PRONSTICO FINANCIERO VALOR POR TRONCAL TOTAL

Beneficios

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Aumento de ingresos Reduccin de Gastos Intangibles (atencin, servicio e imagen) Costos Desarrollo e implantacin del sistema de control de asistencia, incluye capacitacin de la persona encargada de utilizar el sistema. $ 700.00 S/. 1960.00 x x

S/ 1960.00

7.4. Presupuesto para el desarrollo e implantacin del sistema de control de asistencia (in House)

Pronstico Financiero Beneficios Aumento de ingresos Reduccin de Gastos Intangibles (atencin, servicio e imagen) Costos Programadores Diseadores

Valor <mensual>

Total < 5 meses>

x x

x x

S/. 40000.00 S/. 750.00 S/. 750.00

S/. 8000.00

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Analista de sistemas Documentador Testing (pruebas) Implantacin y manteamiento

S/. 2000.00 S/. 1000.00 S/. 1000.0 S/. 2500.00

7.5. Presupuesto para la adjudicacin de equipos de radio comunicacin (in house)

Pronstico Financiero
Beneficios Aumento de ingresos Reduccin de Gastos Intangibles (atencin, servicio e imagen)

Valor

Total

x x

x x S/. 1900.00

Costos
Equipos de computo Equipos complementarios, reloj digital y lectores de cdigo de barras.

S/. 1500.00 1900.00 S/. 400.00

Costo beneficio de la implementacin del sistema de control de asistencia.

Sin intervencin del Proyecto Los pagos por conceptos de horas extras Ao1

han tenido incrementos de 2500 soles al S/. 30000.00 mes. Con intervencin del Proyecto Las retenciones por inasistencias, tardanzas S/. 18000.00

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al ingreso al centro de labores son de aproximadamente: S/. 1500.00 Inversin del Proyecto S/. 4660.00

Beneficio del proyecto (ahorro del estado) Saldo favorable por fortalecimiento de la empresa. S/.13340.00

8. TOMA DE DESICIONES DE ALTERNATIVA IDONEA PARA EL

PROYECTO
Alternativas Beneficios Tangibles -Costos ROI (Beneficios/costes) S/. 13340.00

Tercerizacin

S/. 4660.00

9. VIABILIDAD DEL PROYECTO

El proyecto es viable por lo expuesto en el punto 7.

10. METODOLOGA

La metodologa para desarrollar este proyecto es el PMI. Se Trabajara con la empresa SISATPERU, para la implantacin del sistema de control de asistencias. http://www.sisatperu.com/Sistema_control.html

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