UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL Proyecto previo a la obtencin del Ttulo de: INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA

TEMA: IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIN AMBULATORIA IESS

Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Asesor: MSc. Freddy Javier Tejada Escobar

Guayaquil, Diciembre del 2009

UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES CARRERA DE INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA CERTIFICACIN DE ACEPTACIN DEL ASESOR En mi calidad de Asesor del Proyecto de Investigacin, nombrado por el Consejo Directivo de la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales de la Universidad Estatal de Milagro. CERTIFICO: Que he analizado el Proyecto de Investigacin con el Tema IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIN AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD, presentado como requisito previo a la aprobacin y desarrollo de la investigacin para optar por el ttulo en: INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA El problema de investigacin se refiere a: Qu incidencia tiene la implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria del IESS en La Libertad? El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales y por la importancia del tema: Presentado por las Egresadas: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas 0909764276 0911311165

Asesor

MSc. Freddy Javier Tejada Escobar ii

DECLARACIN DE AUTORA DE LA INVESTIGACIN

Este proyecto IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIN AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD, manifiesto que no hay investigacin del tema en la Unidad Acadmica De Ciencias

Administrativas Y Comerciales

Este Proyecto se lo ha elaborado con la finalidad de aplicarlo en el Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad de acuerdo a los requerimientos y necesidades del mismo, el mismo que constituye un factor primordial para el crecimiento, desarrollo y un mejor control del rea de Farmacia.

Nuestro Proyecto es factible y puede ser aplicado en empresas u otros Centros de Atencin que se encuentren en una situacin similar al Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad; adems de emplearse como una herramienta de consulta.

Rosario Elvira Chauca Arguello C. C. 0909764276

Apolonia Lorenza Meja San Lucas C.C. 09113111165

DEDICATORIA
El presente trabajo, significa la culminacin exitosa de aos de estudios y dedicacin para obtener una profesin, es por esto que deseo dedicarla a mis hijas Carolina y Karina que me dieron todo su apoyo incondicional y me motivaron a seguir a delante en esta etapa de mi vida y conseguir la meta final, ser una profesional.

Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello C. C. 0909764276

Este proyecto se lo dedico primeramente a Dios, quien con su sabidura me ha sabido guiar en este reto que emprend hace cuatro aos atrs. Se lo dedico tambin a los tesoros ms grandes que l me ha dado, mis hijos Miguel, Otto y Jos. A mi padre quin ha sabido motivarme para no desistir en lograr esta meta. Para ellos es todo este esfuerzo realizado.

Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas C.C. 09113111165

AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer al personal docente del UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES de la UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO, quienes con dedicacin nos impartieron valiosos conocimientos para nuestro crecimiento profesional. Al Director del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad, Dr. Jaime Cifuentes Jcome por su colaboracin, asesora y facilidades prestadas en la realizacin del presente Proyecto. De una manera muy especial a la Directora de Tsis, MSc. Elena Tolosano Bentez, por su valiosa orientacin acadmica en el Desarrollo y culminacin exitosa de nuestra carrera profesional.

Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello C. C. 090976427-6

Agradezco primero a Dios sobre todas las cosas, a mi madre por su sabidura al haberme enseado a ser perseverante. A mis Hijos, por su calidez y amor. A mi esposo Otto, por su comprensin en todos los momentos de soledad que tuvo que padecer por estar dedicada a lograr mi meta de superacin personal y familiar. A todos mis compaeros de esta promocin que supieron aceptarme y apoyarme durante todo el tiempo que estudiamos juntos.

Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas 6

C.C. 0911311116-5

NDICE GENERAL
CONTENIDOS: PGINAS:

Cartula Certificacin de Aceptacin del Asesor Declaracin de Autora la Investigacin Dedicatoria Agradecimiento ndice General ndice de Cuadros ndice de Grficos Resumen del Proyecto Abstract Introduccin

i ii iii iv v vi x xii xiii xiv 1

CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Ubicacin del Problema en un Contexto Situacin Conflicto Causas del Problema - Consecuencias Delimitacin del Problema Formulacin del Problema Evaluacin del Problema 4 6 8 8 9 9 7

Objetivos General Especficos Justificacin e Importancia 11 11 12

CAPTULO II MARCO TERICO Antecedentes del la Investigacin Fundamentacin Terica Principios de Control interno Tcnicas de Control Importancia del Control Interno Tipos de Inventarios Fundamentacin Filosfica Fundamentacin Sociolgica Fundamentacin Poltica Fundamentacin Legal Preguntas de Investigacin Variables de la Investigacin Variable Independiente Variable Dependiente Definiciones y Conceptos 46 13 15 19 21 24 26 28 29 30 32 41 31

CAPTULO III METODOLOGA Marco Metodolgico Modalidad de la Investigacin Mtodos de Investigacin Tipos de Investigacin Poblacin y Muestra 54 55 57 59 60

Poblacin Muestra Operacionalizacin de las Variables Tcnicas e Instrumentos Utilizados Procedimientos de Investigacin Recoleccin de la Informacin Procesamiento y Anlisis Anlisis e Interpretacin de los Resultados Preguntas a Defender Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones Recomendaciones

60 61 62 63 65 66 67 68 79 86 86 87

CAPTULO IV LA PROPUESTA Ttulo de la Propuesta Justificacin Fundamentacin Fundamentacin Terica Fundamentacin Prctica Objetivos Objetivo General Objetivos Especficos Importancia del Proyecto de Investigacin Ubicacin del Proyecto Factibilidad Descripcin de la Propuesta Plan de Ejecucin Actividades 88 88 89 89 91 92 92 92 93 93 94 97 99 100

Cronograma Impacto Evaluacin de la Propuesta Bibliografa Referencia Bibliogrfica Anexos Anexo 1 Diseo del Proyecto Anexo 2 Formato de la Encuesta Anexo 3 Carta de Autorizacin Anexo 4 Certificado de la Gramatloga Anexo 5 Manual de Usuario Anexo 6 Polticas y Procedimientos Anexo 7 Manual de Funciones Anexo 8 Polticas de Inventarios cclicos

102 103 103 106 107

10

NDICE DE CUADROS
CONTENIDO: Cuadro # 1 Poblacin del C.A.A. La Libertad PGINAS: 60

Cuadro # 2 Operacionalizacin de las Variables 62

Cuadro # 3 Tcnicas e Instrumentos de Investigacin 63

Cuadro # 4 Desempeo de la persona responsable del la Farmacia 68

Cuadro # 5 Auditoria Interna en el rea de Farmacia 69

Cuadro # 6 Implementar cambio en el rea de Farmacia 70

Cuadro # 7

11

Kardex actualizado de todos los frmacos

71

Cuadro # 8 Procedimientos y Polticas en la Actividades que se realizan en la Farmacia 72

Cuadro # 9 Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia 73

Cuadro # 10 Seguridad que se han recibido en los frmacos 74

Cuadro # 11 Adecuada almacenamiento y distribucin de frmacos 75

Cuadro # 12 Sistema de Control de Inventarios 76

Cuadro # 13 Mejorar la calidad del Servicio Cuadro # 14 Diferencias en las Existencia del Inventario de Frmacos Cuadro # 15 Estudio de Viabilidad Econmica Cuadro # 16 Plan de ejecucin 99 98 78 77

Cuadro # 17 Cronograma 102

12

NDICE DE GRFICOS
CONTENIDO: PGINAS: Grfico # 1 Desempeo de la persona responsable del rea de Farmacia 68 Grfico # 2 Auditora Interna en el rea de Farmacia Grfico # 3 Implementar cambio en el rea de Farmacia Grfico # 4 Kardex actualizado de todos los Frmacos Grfico # 5 Procedimientos y Polticas en las Actividades que se realizan en la Farmacia Grfico # 6 Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia Grfico # 7 Seguridad que se han recibido en los Frmacos Grfico # 8 Adecuado almacenamiento y distribucin de Frmacos 72

69

70

71

73

74

75

Grfico # 9 13

Sistema de Control de Inventarios Grfico # 10 Mejorar la calidad del Servicio Grfico # 11 Diferencias en las Existencia del Inventario de Frmacos Grfico # 12 Ubicacin Grfico # 13 Causa de los problemas y propuesta

76

77

78 102 105

UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL Proyecto previo a la obtencin del Ttulo de: INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA Tema: Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas

RESUMEN Viendo las necesidades del Centro de Atencin Ambulatoria del IESS en la Libertad de la Provincia de Santa Elena, en el rea de Farmacia, se tuvo la idea de desarrollar este proyecto investigativo, que tiene como propsito ser una herramienta til, de fcil aplicacin y comprensin para las personas responsables del rea de almacenamiento y despacho de los frmacos, y para quienes trabajan en las reas relacionadas, adems como fuente de informacin para empresas que deseen tambin implementar un Sistema de Control de Inventarios. Este proyecto les ayudar a tener una concepto real de lo que es un autntico Control de las existencias fsicas. El Sistema de Control de Inventarios consiste en el ejercicio de control de las existencias y la comparacin con las necesidades presentes y futuras, para poder establecerlas, teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones para atender las demandas. Adems el Control de Inventarios consiste en un trabajo tcnico y de procedimientos utilizados para establecer, poner en efecto y mantener las cantidades 14

optimas de frmacos requeridos, para brindar una atencin medica de calidad a los Afiliados. A efecto referencial terico se elaboro en base a literatura especializada de Control de Inventarios. Como instrumento de recoleccin de datos se elabor una encuesta y una entrevista estructurada. Efectuado este trabajo se concluy que la Farmacia, objeto del estudio, adoleca de controles administrativos eficaces en relacin a los inventarios de frmacos, lo cual determina la validez del estudio. Una vez implementado el Sistema de Control de Inventarios se podr proyectar un atencin de calidad a los afiliados, principales beneficiarios de este servicio y permitir a los administradores del Centro de Atencin Ambulatoria IESS de la libertad tener las herramientas para determinar el ptimo uso de los frmacos aqu distribuidos gratuitamente a los asegurados. Sistema de Control Inventarios Centro de Atencin Ambulatoria

UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES SEDE GUAYAQUIL Diseo previo a la obtencin del Ttulo de: INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA Tema: Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS En La Libertad Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas

ABSTRACT Seeing the needs of the Center of Ambulatory Attention of the IESS in the Freedom of the Province of Santa Elena, in the area of Pharmacy, the idea had to develop to this research project, that it has like intention to be a useful tool, of easy application and understanding for the people responsible for the storage area and office of the drugs, and for those who work in the related areas, in addition like source of intelligence for companies that also wish to implement a Control system of Inventories. This project will help them to have a real concept than it is an authentic Control of the physical existence. The Control system of Inventories consists of the exercise of control of the existence and the comparison with the present and future needs, to be able to establish them, considering the rate of the consumption, the levels of existence and the acquisitions to take care of the demands. In addition the Control to Inventories consists of a technical work and of used procedures to establish, to put indeed and to maintain the amounts optimum of 15

required drugs, to offer a medical attention of quality to the Affiliates. To theoretical referential effect I am elaborated on the basis of specialized Literature of Control of Inventories. As instrument of data collection were elaborated a survey and a structured interview. Carried out east work which concluded that the Pharmacy, object of the study, suffered from effective administrative controls in relation to the drug inventories, determines the validity of the study. Once implemented the Control system of Inventories it will be possible to be projected an attention of quality to the affiliates, main beneficiaries of this service and will allow the administrators of the Center of Ambulatory Attention IESS of the freedom to have the tools free of charge to determine the optimal use of drugs distributed to the insured here. Control system Inventories Center of Ambulatory Attention

CAPTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Ubicacin del Problema en un Contexto

El Centro de Atencin Ambulatoria IESS, es creado como Dispensario, en los aos 50, debido a las peticiones de las organizaciones de trabajadores de la Pennsula, que aportaban al Seguro Social y no contaban con atencin medica, el IESS en vista de esta peticin, cre la unidad para sus beneficiarios como son: Activos, Jubilados, Viudas, Hurfanos y otros (Voluntario, Seguro Social Campesino, conyugues, no afiliados), se encuentra ubicada en el barrio San Francisco Calle 10 Av. 13 y 14. El Dispensario empez dando sus servicios mdicos de consulta externa en la Casa Murieta, localizada en el centro de la Libertad, contaba en es entonces con un medico de consulta general y una enfermera, debidamente capacitados para atender a los afiliados.

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En Julio del ao 1.961, se traslada a sus propias instalaciones, estando como Director de la Unidad Dr. Luis Clleri Avils, y al disponer de un mayor espacio fsico se crearon apenas los siguientes servicios: Obstetricia, Laboratorio, Odontologa y Estadsticas.

Asume la Direccin en 1.974 el Dr. Agustn Zambrano Estrada, se incorpora tambin un nuevo mdico de consulta general, se crea adems los departamentos de Rayos X, Farmacia y Secretara.

En 1986 se incrementaron nuevas especialidades de Otorrinolaringologa, y Urologa, en el ao 2004, las especialidades de Psiquiatra, Patologa Clnica, Rayos X, en el ao 2.005, Fisiatra, Oftalmologa y Cardiologa.

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En la actualidad el Centro de Atencin Ambulatoria IESS en la Libertad, brinda a los afiliados de la Provincia de Santa Elena los siguientes servicios. De Consulta Externa: Medicina General Odontologa Ginecologa Endocrinologa Psiquiatra Dermatologa Fisiatra Neurologa Oftalmologa Cardiologa Traumatologa

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Laboratorio Rayos X Farmacia Enfermera

SERVICIOS DE APOYO ADMINSITRATIVO rea de Admisin y Estadstica Secretara Unidad Financiera

Para el Centro de Atencin Ambulatoria se presentan retos muy importantes para cumplir con el mandato de la nueva Constitucin Ecuatoriana en la que la Seguridad Social es un derecho universal, obligatorio e irrenunciable para los mandantes del IESS los afiliados y sus 14

familias. Por lo que se plantea un mejoramiento de la planificacin estratgica, adems de lneas y prioridades de accin a ejecutar y

evaluar logros y limitaciones, por lo cual es necesario mejorar la gestin y los resultados por lo que se pretende desarrollar un mejor control en la Administracin de la Farmacia.

Los cambios se hacen necesarios por las siguientes razones:

Es imperiosa la necesidad de contar con la Informacin exacta de la situacin actual de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria.

Determinar los stocks mximos y mnimos.

Contar con los Reportes mensuales de los ingresos y egresos de Frmacos.

Los Inventarios constituyen parte muy importante para los sistemas de contabilidad, ya que el inventario es el corazn de una empresa, el inventario por lo general es el activo mayor en sus balances generales y la base principal de este Centro, que se dedica a la compra y entrega del producto a sus afiliados, de aqu la importancia del manejo del Sistema de Control de Inventario por parte de la misma.

Este manejo contable permite al Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad custodiar el registro oportuno as como tambin saber al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la Unidad.

El Inventario es parte del activo corriente que esta listo para su entrega a los afiliados que acuden al servicio de atencin medica, es decir es la

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mercadera que posee el Centro valorada al costo de adquisicin, para realizar una actividad de servicio.

Situacin del Conflicto

En el Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad, el rea de farmacia actualmente no posee un Sistema de Control de Inventarios, ya que el control del producto se lo realiza por medio de un krdex que no permite desarrollar las actividades de una manera gil y eficiente. Ocasiona inconvenientes a la hora determinar las existencias y una incorrecta distribucin de los frmacos de acuerdo a su fecha de caducidad y el estado de los mismos.

La programacin de necesidades del centro no se sustenta en los planes y programas debidamente aprobados, no esta correctamente definida las responsabilidades que conlleva un correcto manejo de Inventario.

En la Farmacia, no cuenta con reportes correcto del despacho de Medicamentos y no existen formularios para la tabulacin de la informacin, que permita determinar el debido procedimiento para la

entrega de frmacos a los afiliados que concurren a nuestra Unidad.

Es necesario implementar cambios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS La Libertad y hacer el respectivo seguimiento, ya que existen falencias que deben corregirse en busca de optimizar el desarrollo y ejecucin y as lograr de esta manera el buen desempeo de la Unidad.

Adems que para realizar la Programacin anual de Frmacos se los realiza de acuerdo a lo que estima la persona Responsable del rea, en lugar de basarse a los registros histricos, lo que ocasiona que en muchos casos contamos con desabastecimientos de muchos frmacos y 16

que en otros casos no tienen rotacin. Implementar un Sistema de Control de Inventario puede tener otros impactos significativos que se debern planificar y tener en cuenta, como son los siguientes: Aplicacin y rediseo de los procesos y los controles Desarrollo de informacin sobre los ingresos, egresos, canjes y gastos que se producen dentro del Departamento. Contar Sistema informticos que ayuden a tener un mejor control. Sistema de gestin interna Estrategia de los directivos Especializacin y formacin del recurso humano del rea. Obligacin de incluir la informacin de los estados financieros Mejorar la calidad y la transparencia de su sistema de informacin.

Causa del Problema - Consecuencias

El principal problema de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria La libertad en trminos generales, es que no cuenta con la implementacin de un Sistema de Control de Inventarios, que permita desarrollar las actividades de una manera gil y eficiente, por cuanto todo se maneja de una forma anti tcnica.

Lo que ha ocasionado inconvenientes en la actualidad como la prdida de frmacos de una manera sistemtica, tambin como consecuencia ha acarreado que las autoridades de la Contralora realicen auditorias y estn interviniendo en la farmacia, sin responsabilizar a la persona que administra el rea ante mencionada. 17

Delimitacin del Problema

Indica los lmites dentro del cual se va a establecer el problema.

Campo: rea: Aspectos: Tema:

Financiero Farmacia Sistema de Control, Inventarios, Existencias Implementacin de Un sistema de Control de Inventarios en la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad Formulacin del Problema

Qu incidencia tiene la implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad?

Las variables que intervienen en este problema de investigacin son:

Variable Independiente:

Sistema de Control

Variable Dependiente:

Inventarios

Evaluacin del Problema

Uno de los problemas de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad es que no posee una informacin verdica, ni tampoco con un asesoramiento contable adecuado, para poder solucionar los problemas en la actualidad.

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Es elaborable esta evaluacin de los principios de la implementacin de un Sistema de Control de Inventarios, porque mejorara el control de las entradas y salidas de frmacos, y se reduce significativamente el nivel de trabajo y prdida sistemtica de frmacos.

Claro.- El de investigacin est redactado de una forma precisa, fcil de comprender e identificada con ideas concisas, adems permitir un buen entendimiento, evitando as tener confusin sobre su contenido, las Informaciones deben ser claros, considerando que van a ser ledos por los Directivos de la Unidad que son personas no especialidades en manejo de Inventario, la falta de claridad puede relevar confusin del autor o la superficialidad y precipitacin en la elaboracin intelectual del documento. Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994) Adj. Baado en luz; que se distingue perfectamente; puro limpio, terso, transparente (p.351) Indiscutible: La implementacin del un sistema de inventario dentro de la farmacia es necesario.

Evidente, irrefutable, que admite discusin Diccionario ingles-espaol Word reference.com

Original.- Mi tema es original porque es nico, no se repite a ningn proyecto, es algo novedoso tiene un nuevo enfoque y est abierto a cualquier opinin.

Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994) Que se remonta al origen o que pertenece a l, que no es imitacin de otra cosa, que arece haberse producido por primera vez. (p.1179)

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Evidente: El tema surge ante los inconvenientes que se encuentran al momento de realizar el conteo de la mercadera donde relucen las diferencias por todos los ajustes pendientes que no se realizaron en su debido momento, atrasando la presentacin de reportes.

Relevancia: Es de suma importancia obtener los informes ntegros y a tiempo, como elemento de soporte y efectiva para la toma de decisiones econmicas.

Factible. Porque se cuenta con las herramientas y medios para realizar la investigacin, contamos con el apoyo de los Directivos de la Unidad, para la aplicacin del Sistema de Control de Inventarios.

Se podr dar con el mismo personal, para los cual se aplicar capacitacin continua, se determinar el perfil de cada empleado, y se definir las responsabilidades de cada uno de ellos.

Delimitado.- La informacin que se encuentra en el proyecto es precisa y se describe el problema y su definicin en trminos de tiempo, espacio y poblacin.

Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994) Fijar, limites, deslindar. (p.500) El encargado de farmacia lleva un registro manual de la entrada y salida del producto esto ayuda en algo al control ya que el sistema con el que cuenta no es adecuado ni confiable.

Al poseer un sistema obsoleto produce prdida de tiempo en la realizacin cuantitativa del inventario causando retraso a la entrega de informes. 20

Objetivos

Es el de elaborar e implementar un Sistema de Control de inventario para una respectiva demostracin de un determinado periodo, de las entrada y salidas. Es decir, el gran objetivo es contar con un correcto abastecimiento de frmacos.

Objetivo general Proveer al rea de farmacia de un registro y control adecuado de su inventario fsico de frmacos, para brindar una atencin de calidad a los afiliados

Objetivos Especficos Diagnosticar la situacin actual del rea de Farmacia. Contar con un inventario confiable y actualizado para hacer eficiente el proceso de registro y control Establecer niveles de seguridad del inventario almacenado Verificar

distribuir

en

forma

adecuada

las

tareas

responsabilidades entre las reas que participan en este proceso Brindar las condiciones adecuadas y necesarias a cada uno de los frmacos para prever la caducidad o deterioro Mantener registro y documentacin oportuno de los movimientos realizados con el inventario

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 Evitar diferencias de los inventarios en krdex contra los registro contables Detectar a tiempo posibles fraudes o robos

Justificacin e Importancia

Nuestra proposicin del sistema de control de inventario para El Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad, est enfocada al rea de farmacia, para obtener herramientas para cualquier actividad que este realizado, al contar con un SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO, y as cumplir con el objetivo.

Esta proposicin creara ms agilidad en el manejo de inventarios necesitndose personal calificado que conozca el sistema de inventario, adems favorece de una manera importante al Centro de Atencin Ambulatoria actualmente al conocer existencia del producto se puede evitar prdidas, ya que el adecuado manejo del inventario permite saber lo que se tiene en bodega y as evitar un faltante del producto, la importancia del manejo de inventarios en la rea de farmacia, permitir mantener un control oportuno, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin. As mismo en este proceso podremos en prctica todos los conocimientos contables y econmicos para conseguir que el Centro de Atencin Ambulatoria posea una mejor utilizacin del inventario y que le permita obtener datos reales, al efectuar un inventario y organizarlo estamos tambin economizando costos de almacenamiento por mercadera y adoptar una poltica de entrega justo a tiempo para disminuir los costos tanto de bodega como de servicios bsicos y seguros, nuestra proposicin es muy realizable de llevarla a cabo ya que tenemos la capacidad de realizar un proyecto de inventarios y se cuenta con el personal, el apoyo del Centro de Atencin Ambulatoria, en el rea de farmacia. 22

Esta investigacin tiene como objetivos tener un mejor trabajo y administracin de los inventarios, implementar un adecuado sistema, que facilite el control y establecer la responsabilidad que tiene cada persona, alcanzando que el trabajo se simplifique al tener procedimientos y controles a seguir, con este proyecto se beneficiaria el rea de farmacia, ya que necesita de un Sistema de Control Interno de Inventario, el

objetivo de elaborar este propsito para alcanzar la meta de obtener el Titulo de Contador Pblico Autorizado, as mismo el beneficio ser directamente a los Afiliados quienes no sufrir escasez de medicamentos y su tratamientos no sern interrumpidos.

CAPTULO II MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

Se ha procedido a revisar y nuestro tema no se parece a ningn otro porque es original, no hay ninguna investigacin semejante. Este proyecto, Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS, en La Libertad, se ha elaborado con la finalidad de establecer un efectivo control dentro del rea de farmacia. Declaro que no hay investigacin sobre este tema en la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales, ni en ninguna otra biblioteca de la Universidad Estatal de Milagro, sede Guayaquil.

Este Sistema de Control de Inventarios permite al rea de farmacia tener mayor flexibilidad, no es necesario adoptar los inventarios directamente. Las grandes existencias permite atender eficientemente la demanda de los afiliados. Si un producto de agota se puede perder los despachos actuales como los futuros. 23

El enfoque de la cantidad econmica de pedidos funciona racionalmente para determinar las cantidades cuando la demanda es predecible y bastante constante a travs del ao, una razn para reducir el costos de los inventarios en el mtodo justo a tiempo.

J. Van Horne.- fundamentos de Administracin Financiera, 8va edicin Prentuce Hall, Mxico Pg. 316 1994. Este sistema el proveedor entrega la mercadera justo a tiempo para su venta, otros nombres para este mtodo son: Inventario cero y Produccin sin existencias.

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La meta de la administracin al implementar un Sistema de Control de Inventarios, consiste en proporcionar las existencias de frmacos que se requieren para mantener las operaciones al ms bajo costo posible.

El Sistema de Control de Inventarios permanentemente funciona adecuadamente a travs de un minucioso control contable de los movimientos que se producen en la bodega; el movimiento se los registra en tarjetas de control abiertas por cada grupo de tems o artculos similares.

El movimiento de cada tem debe ser valorado al costo, el mismo que alternativamente puede ser determinado a costo inicial, promedio final o de reposicin.

La base de toda empresa de servicio es la compra y entrega de bienes, de aqu la importancia del manejo de un Sistema de Control de Inventario por parte de la misma, este manejo contable permitir a la empresa mantener control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Criterios Pg. 7, Octubre2002 P. Zapata.- Contabilidad General, 4ta edicin. Focet independencia, Quito-Ecuador, pg. 91, 1994 www.monografia.com

Se afirma tambin que sus registros contables incluan una cuenta para cada libro en impresin hasta el traslado de los costos a otra cuenta de existencias para la venta.

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El objetivo de la contabilidad en esa poca era rendir un informe de cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos sin contribuir a la fijacin de precios de venta ni determinar el resultado neto de operaciones.

Fundamentacin Terica Para el desarrollo de este proyecto de investigacin se requiere previamente mencionar las diferentes corrientes del pensamiento humano, empezando por definir que es la epistemologa. La ciencia que estudia la naturaleza del conocimiento humano se llama Epistemologa. Por lo que nuestro tema est relacionado con algunos Mtodos de estudio que nos ayuda a mejorar la investigacin en modo terico, y los que detallaremos a continuacin:

Epistemologa.- Es la ciencia que estudia la naturaleza del conocimiento. Podemos delimitar el campo de la Epistemologa a travs de las Preguntas que procura contestar esta ciencia. Doctrina de los fundamentos y mtodos del conocimiento cientfico.

Ceberio y Watzlawick (1998) "El trmino epistemologa deriva del griego

episteme que significa conocimiento, y es una rama de la filosofa que se ocupa de todos los elementos que procuran la adquisicin de conocimiento e investiga los fundamentos, lmites, mtodos y validez del mismo". Ahora bien, la adquisicin de

conocimiento se fundamenta en vivencias otorgadas por el mundo de la vida, (1) en la cotidianidad del

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sujeto; pero son las constantes que se verifican en esas vivencias, en la adecuacin y relacin sujeto objeto - sujeto, en la validez de los conceptos que surjan de dicha adecuacin, y en la posibilidad de predecir o interpretar acciones estableciendo causas o comprensiones sobre lo que realmente la

epistemologa legisla. Se puede esbozar entonces que la epistemologa tiene por objeto ese

conocimiento que se soporta en s mismo o que soporta alguna disciplina en su especificidad; lo que la sustenta como tal, su esencia, sus alcances y lmites en su acepcin interna (propia de la disciplina) y externa (su influencia en el contexto social). (www.aaep.org.ar)

Del griego "episteme", (verdadero conocimiento, ciencia) y "logos", (estudio, tratado).

Etimolgicamente viene, pues, a significar "estudio del conocimiento", y como tal se ha convertido en una rama de la filosofa que estudia el fundamento, los lmites, la metodologa del conocimiento. Dado que en su objeto de estudio se encuentra tambin el conocimiento cientfico, segn el contexto en que se

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de, podra ser difcil distinguir entre epistemologa y "filosofa de la ciencia". ... www.webdianoia.com/glosario/main.php

Diferentes conjuntos de respuestas a las preguntas delimitan las escuelas Epistemolgicas.

Se

considera

las

escuelas

epistemolgicas en el siguiente orden: 1. Empirismo 2. Positivismo Lgico 3. Pragmatismo 4. Materialismo Dialctico Breves descripciones de cada una de las escuelas epistemolgicas: El Empirismo era la posicin

epistemolgica tradicional de la ciencia por siglos y contina siendo la

Epistemologa base del sentido comn que podemos denominar racionalista. El Positivismo Lgico es la posicin epistemolgica sucesora del Empirismo. Cuando aconteci la crisis del Empirismo, muchos empirismos se retiraron a una

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posicin epistemolgica ms firme que conciba la importancia de la teora en adiccin a la prctica. El resultado era una nueva posicin epistemolgica relativista, el Positivismo Lgico. Para los

Pragmticos hay una estrecha relacin tambin entre la teora y prctica.

Inclusive para los pragmticos no puede haber produccin de conocimientos sino estn presentes simultneamente los

elementos de teora y prcticas. Los pragmticos critican el divorcio entre la teora y la prctica. Para entender el Materialismo Dialctico, es necesario entender los presupuestos de esta

escuela epistemolgica. Esto requiere entender la posicin materialista frente al idealismo clsico. http://www.monografias.com/trabajos68/epistemologia-aplicadainvestigacion-cientifica/epistemologia-aplicada-investigacioncientifica2.shtml#laepistema clsico y el materialismo

Nuestra indagacin se relacionada con las siguientes teoras: Filosficas

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 Sociolgica Polticas

Tomando en consideracin la naturaleza del Proyecto presentado, la escuela epistemolgica que ms se aplica en esta investigacin es la del Pragmatismo ya que en la ejecucin de la implementacin del Sistema de Control del Inventario se deben considerar firmemente la teora para la ejecucin la prctica.

Sistema de Control de Inventarios

Es la tcnica que ayuda a mantener las existencias de los productos almacenados en los niveles ms ptimos para quien los distribuyen. Se logra establecer los mximos y mnimos del stock de los frmacos para que no haya un excedente, que producira prdida al caducarse; y no haya faltantes para que los afiliados del IESS se vean afectados en sus tratamientos

Para un mejor conocimiento del tema se definir lo que es un inventario. Por inventario se dice al registro documental de todos los bienes pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin.

Otro concepto es que el Inventario es el almacenamiento de bienes de diferentes naturalezas de naturaleza corporal. Para el Centro de Atencin Ambulatoria IESS sus inventarios estn compuestos de todas las medicinas o frmacos que distribuyen a los afiliados.

Un inventario es una provisin de materiales y de subcomponentes que tiene por objeto facilitar la produccin o satisfacer la demanda de sus clientes.

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Principios de Control Interno

Al prepararse los sistemas de control interno administrativo u operacional contable y de comprobacin interna, segn las obligaciones y

posibilidades que consten, deben tenerse en cuenta los principios de control interno, que tradicionalmente se conocen como: Divisin del trabajo. Fijacin de responsabilidad. El cargo y el descargo.

La divisin del trabajo.- consiste en dividir entre varias personas o departamentos, una operacin determinada de forma tal que esta no se inicie ni termine en la misma persona o departamento, lo que posibilita que los segundos verifiquen y conozcan el trabajo que realizaron los primeros.

Un primer objetivo es lograr que el trabajo de la contabilidad y otras operaciones estn tan subdivididos que ninguna persona tenga el control completo de los cobros e ingresos, los pagos, las compras, los gastos, la confeccin de las nminas y las ventas.

Un segundo objetivo es el de descubrir errores y fraudes, para conseguirlo es imprescindible la separacin de la contabilidad y las operaciones; con esto se logra que la misma persona que realice una operacin (venta, cobro, recepcin, pago, depsito, compra, gasto, etc.) no sea la misma que la registre contablemente.

La fijacin de responsabilidad.- consiste en que toda persona, departamento, etc. tenga fijada documentalmente y conozca la

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responsabilidad, no solo de sus funciones si no de la relacionada con los medios y recursos que tienen a su cargo, sus atribuciones, facultades y responsabilidades en relacin con estos.

Tcnicas de Control

Tcnicas de Control est vinculado con los procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan varias formas. Mtodo de habilidad y tctica. Tomando en cuenta la definicin de la palabra tcnica, se puede definir a las tcnicas del control como todos los procedimientos o mtodos usados en una organizacin para controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad humana.

Existen diferentes tcnicas de planeacin-control que usa un ejecutivo.

Por ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeacin importante, tambin se usa para propsitos de control. En forma similar los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulacin de presupuestos, es esencialmente una funcin de control, as como los estudios de evaluacin de personal estn realizados de acuerdo con el proceso de control. A continuacin se muestra algunas tcnicas de controles ms comunes y usados.

Presupuesto.- Un componente ampliamente usado para el control administrativo es el presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestacin es el mecanismo para llevar a cabo el control.

La presupuestacin es la frmula de planes para un comprobado periodo futuro en trminos numerales. Como tales los presupuestos son estados

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de resultados adelantados, en trminos financieros como en los de ingreso y capital o en aspectos no financieros como en el caso de horas de mano de obra directa, materiales, volumen fsico de ventas o unidades de produccin. Una vez hallado esto, puede delegar ms libremente la autoridad para efectuar el plan dentro de los lmites del presupuesto.

Balance General Comparativo.- Son especialmente tiles en el control del funcionamiento general de la empresa. En el puede observarse los cambios que se efectan y analizarse los desarrollos generales. Un resumen de las partidas del balance general que abarquen un perodo relativamente largo, muestra importantes tendencias y permite que el gerente obtenga una apreciacin amplia de la actuacin general y de lo que pudiera ameritar algunas modificaciones. Estado de Ganancias Y Prdidas.- Muestran en forma breve el monto del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y prdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles remedio.

Se pueden crear Estados de Ganancias y Prdidas tentativos, utilizndolos como metas hacia las cuales tender. La actuacin se mide con referencia a esas metas, que equivalen a normas para fines de control.

Auditora Financiera.- La auditora financiera es la inspeccin peridica de los registros contables, para verificar que estos hayan sido debidamente preparados y estn correctos, adems ayuda al control general de la empresa, se realiza para hacer comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evala los proyectos, actividades y procedimientos de la empresa, consiente hacer

asimilaciones entre lo que se esperaba lograr (estndar) y lo que en realidad est logrando. Pone en evidencia cualquier desviacin y se

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ofrecen sugerencias de acciones correctivas. Este tipo de auditoria de registros contables y reportes de la misma rea, debe ser realizado por una firma externa de contadores pblicos. Saber que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con las prcticas contables aprobadas forma una base confiable para los propsitos de un buen control general.

Auditoria Administrativa.- Es la comparacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativo de una sociedad. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa. Adems, chequea las diferentes reas de la compaa con el fin de verificar si estn logrando el mximo resultado de sus esfuerzos.

Anlisis Estadstico.- Es muy importante para un buen control los anlisis estadsticos de los innumerables aspectos de la operacin de un negocio o empresa, as como la presentacin clara de estos, ya sean histricos o de pronstico. La mayor parte de los administradores comprenden mejor los datos estadsticos cuando se le presenta en forma grfica, all se representan mejor tendencias y relaciones. Los datos deben ser presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones con ciertos estndares. Ejemplo: Qu significa un aumento del 3 al 10%, o una reduccin en las ventas o los costos?, Qu era lo que se esperaba? Cul era el estndar? Qu tan seria es la desviacin? Quin es el responsable?

Puesto que ningn administrador puede hacer nada con respecto al pasado, es esencial que los reportes estadsticos muestren tendencias para que las personas que los observan puedan extrapolar y estimar el rumbo, o tendencia.

Importancia del Control Interno

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El control interno es una herramienta eficaz para obtener la eficiencia y eficacia en el trabajo de las entidades. El desarrollo de nuevos trminos relacionados con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba, es decir, solo contable. La introduccin de nuevas cuestiones que aporten elementos generalizadores para la elaboracin de los Sistemas de Control Interno en cada entidad, incluido un sistema de control sobre los procesos de tecnologa de la informacin y las comunicaciones (TIC), que satisfaga los requerimientos de la misma. Inventarios La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
o Inventario o Compras o Devoluciones o Gastos o Ventas o Devoluciones o Mercancas

(inicial)

en compra

de compras

en ventas

en trnsito

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o Mercancas o Inventario

en consignacin

(final)

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable nestado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Qu funciones cumple el Inventario? En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta. Funciones:

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Eliminacin de irregularidades en la oferta Compra o produccin en lotes o tandas Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos Almacenamiento de mano de obra

Decisiones sobre inventario: Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario: 1.Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese tem se va a reabastecer. 2.Cuando reabastecer el inventario de ese artculo.

Tipos De Inventario Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores

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decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases, a saber:

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1. Manejo de inventarios (preparativos) 2. Identificacin 3. Instruccin 4. Adiestramiento

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.

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Fundamentacin Filosfica

Hemos

elegido

la

fundamentacin

filosfica

porque

en

la

implementacin del sistema de control de inventarios se tiene que seguir una secuencia de pasos previo a la resolucin del problema planteado, adicionalmente es crtico, global y no admite supuestos.

Segn el libro de Mtodos y Tcnicas de Investigacin emitido en el 2007 por Msc. Oswaldo Pacheco Gil indica:

Las sociedades

en el mbito mundial como estatal se han visto y cambios que se

convulsionada por las grandes transformaciones

vienen dando en todos los campos del saber quien estn obligados a modificar paradigmas acerca de la administracin de actividades y su relacin con los procesos productivos, los problemas en los que se

debate la sociedad, no solo en el presente sino tambin en las generaciones futuras.

Puede decirse que la Filosofa

establece la secuencia de pasos que

conducen a la solucin del problema de falta de informacin y documentacin de los requerimientos que efectan los usuarios, y este radica en dar una mejor organizacin a la empresa. Hoy en da se ha demostrado que la enseanza tcnica cientfica, rompe con los viejos paradigmas y que prepara a nuevos prospectos capaces de responder con capacidad a los retos que demanda el cumplir con una meta.

Fundamentacin Sociolgica

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Esta fundamentacin es relativa a la sociologa. Esta ciencia estudia los fenmenos sociales. La sociologa es una disciplina de creacin reciente. Fue fundada por Auguste Comte (que invent el trmino, aunque extindase su estudio a la historia de la especie humana). Otros precursores fueron Tocqueville, Marx y Spencer. Pero quienes dieron una visin ms clara del trmino hasta convertir la sociologa en ciencia fueron Emile Durkheim, Marx Weber y Vilfredo Pareto.

Durkheim centra su estudio en los problemas metodolgicos; la sociologa debe considerar los hechos como si fueran cosas, reconocerlos por las obligaciones externas impuestas a los individuos. Pareto basa su reflexin en lo poltico e insistente en el papel de las lites: desarrolla el concepto de residuos (factores inconsistentes de la accin humana). Weber define que la sociologa debe describir constantes regulares que deducen de la historia comparada; de cada poca estudiada, Weber se esforz en construir un tipo ideal. Se les reconoce fundadores de la sociologa cientfica porque influyeron en la escuela norteamericana, a la que se reprocha ser excesivamente pragmtica, descriptiva y cuantitativa.

La investigacin cuantitativa se obtiene de un conjunto de elementos, individuos, grupos, sociedades e instituciones informacin comparada entre dichos elementos; para la investigacin se sirve de documentos, cuestionarios, estadsticas y sondeos.

La sociologa parte de la hiptesis despus verifica y termina construyendo variables; esto es, transforma conceptos como

individualismo, solidaridad, etc., en unidades ms concretas; entre esas variables determina sus relaciones. Se puede comprobar que una hiptesis y el modo de establecerla tienen grandes dosis de subjetividad.

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Tal es la razn de la crtica social hoy proponga nuevos conceptos; la sociologa se plantea tanto la condena de la sociedad industrial como la bsqueda de una interpretacin cientfica del modelo social al cual hace referencia.

Actualmente

la

sociologa

est

experimentado

un

crecimiento

extraordinario, ligada a otras disciplinas,

Es sobre todo enero 1 medio universitario donde surgen continuamente nuevas propuestas de estudio e interpretacin de los fenmenos sociales.

Fundamentacin Poltica

Vilfredo Pareto, economista y socilogo de Italia (1848-1923). A l se debe la introduccin del mtodo matemtico en la economa poltica.

Escribi Cursos de economa poltica y El peligro socialista.

La poltica es el punto de partida de todas las acciones prcticas de un partido revolucionario, y se manifiesta en el proceso y el resultado final de sus acciones. Toda accin de un partido revolucionario es la aplicacin de su poltica. Si no aplica una poltica correcta, aplica una errnea; si no aplica determinada poltica de modo consciente, la aplica a ciegas. Lo que llamamos experiencia es el proceso y el resultado final de la aplicacin de una poltica. Slo a travs de la prctica del pueblo, es decir, por

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la experiencia, se puede verificar si una poltica es correcta o errnea y determinar hasta qu grado lo es. Pero la prctica de los hombres, especialmente la prctica de un partido revolucionario y de las masas revolucionarias, est necesariamente ligada con una u otra poltica. Por tanto, antes de emprender cualquier accin, debemos explicar a los militantes del Partido y a las masas la poltica que hemos formulado a la luz de las circunstancias dadas. De otro modo, los militantes del Partido y las masas se apartarn de la direccin de nuestra poltica, actuarn a ciegas y aplicarn una poltica errnea.

Fundamentacin Legal

De conformidad con lo dispuesto en el artculo, en el Art. 370.- El Instituto Ecuatoriano de Seguridad, entidad autnoma regulada por ley ser responsable de la prestacin de las contingencias del Seguro Universal Obligaritario a sus afiliados.

Se acceder a las prestaciones de salud de este Seguro en condiciones de libre eleccin del prestador de servicios de salud, pblico o privado, dentro de las limitaciones sealadas en este Ttulo: PRESTACIONES DE SALUD. Que, en el marco de esa autonoma y tomando en cuenta la naturaleza de los servicios que presta el IESS a sus afiliados, la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, en su artculo 2,

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ha previsto un rgimen especial aplicable a los procesos de adquisicin de frmacos;

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica

Art. 72.- Frmacos.- Se entiende por frmacos a las preparaciones o formas farmacuticas contempladas en las definiciones de medicamentos del artculo 259 de la Ley Orgnica de Salud.

Art. 73.- Sujecin al Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y al PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que se hallen comprendidas en el mbito de la Ley, debern adquirir los frmacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y los dems contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones.

Todos los frmacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos sanitarios establecidos en la Ley Orgnica de Salud que permitan garantizar su calidad, seguridad y eficacia.

Art. 74.- Certificado Sanitario de Provisin de Medicamentos.- La seleccin de las ofertas de provisin de frmacos se har solo entre los Proveedores habilitados en el Registro nico de Proveedores (RUP), para cuyo efecto, debern haber obtenido previamente el certificado sanitario de provisin de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones tcnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgnica de Salud y sus reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y atribuciones otorgadas por la Ley.

Art. 75.- Seleccin.- Entre las ofertas de los frmacos, presentadas por los proveedores habilitados conforme al artculo precedente, se seleccionarn

73

aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento, presentaciones autorizadas para su comercializacin y las establecidas en la ficha tcnica del producto.

Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de frmacos, que se realicen al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el procedimiento de contratacin adoptado, estarn sujetas a controles de calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricacin, almacenamiento, transporte, distribucin o expendio, control que lo efectuar la autoridad sanitaria nacional.

Art. 84.- Importacin Directa.- En el caso de que se requiera medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no consten en el Repertorio de Medicamentos y no estn disponibles en el pas, la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, solicitarn autorizacin para importacin directa, a la Autoridad Sanitaria Nacional, quien la conceder previa evaluacin de los justificativos clnico - teraputicos. Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los que se refieren este apartado, debern cumplir con los requisitos de

seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria Nacional.

Normas Internacionales y Ecuatorianas de Contabilidad NIC y NEC

Estas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de todo el mundo. Hasta el 2002 se han emitido 42NIC. Los pases latinoamericanos, entre ellos los del pacto Andino han efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos de aplicables a cada pas.

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En Ecuador se han emitido 27 normas de contabilidad NEC que conjuntamente con las dems leyes, principios y reglamentos, regulan el registro y control contable, la elaboracin y presentacin de estados financieros, si desea que la informacin, libros y reportes sean reconocidos y homologados en el tiempo y el espacio nacional e internacional. Reglamento Interno para el Control y Administracin de Bienes no Considerados Activos Fijos Que el Reglamento General de Bienes del Sector Pblico expedido por la Contralora General del Estado, mediante Acuerdo No 0918 y publicado en el R.O. 258 del 27 de agosto de 1985, establece la obligacin de mxima autoridad, velar por la conservacin y correcto uso de los bienes que han sido adquiridos o asignados para el uso, cuidado o administracin del respectivo organismo o entidad.

Reglamento Interno para el Control y Administracin de Bienes no Considerados Activos Fijos

Art. 1.- Se considerarn como bienes sujetos a control administrativo aquellos que teniendo una vida til superior a un ao, tengan un costo individual de adquisicin, fabricacin, estimacin o avalo inferior a 5 salarios mnimos vitales generales vigentes a la fecha de su registro o ingreso.

Art. 2.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos a control administrativo y cuyos conceptos constan en el Clasificador del Gasto del Sector Pblico, son los siguientes: tiles de oficina Utensilios de cocina

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 Instrumental mdico e insumos Publicaciones, libros, planos y revistas

Otros bienes que sin ser activos fijos tengan una duracin mayor de un ao. Art. 3.- Las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarn directamente al gasto.

Art. 4.- La responsabilidad directa por el uso y conservacin de esta clase de bienes, corresponde a los servidores de la entidad, a los cuales se les haya entregado en custodia o para el desempeo de sus funciones, quedando por lo tanto prohibido el uso para fines particulares.

Art. 5.- Los bienes de que trata este Reglamento, estarn bajo el control del Jefe de la Unidad Administrativa, quin en coordinacin con el Guardalmacn General mantendr actualizados los registros de los mismos, debidamente codificados.

Art. 6.- Para SERVIDOR.

realizar

el control

de

estos

bienes

Se utilizar el

formulario denominado CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES POR

La entrega recepcin de los bienes entre el Guardalmacn General al Jefe de la Unidad Administrativa y de este ltimo con cada uno de los servidores directamente encargados del uso y conservacin de los bienes asignados, quedar respaldada con las firmas correspondientes en el mencionado formulario, que forma parte de este Reglamento como anexo No 1.

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Inventario de Bienes no Considerados Activos Fijos por Unidad Administrativa

Que ser verificado y actualizado por el Guardalmacn cada vez que se realice una toma fsica. Este formulario ser firmado por el Guardalmacn General y por el Jefe de la Unidad Administrativa, el mismo que forma parte de este Reglamento, anexo No 2.

Art. 8.- La Institucin realizar anualmente la constatacin fsica de estos bienes en cada una de las dependencias, en la misma que intervendrn: El Guardalmacn General o su delegado; El Auditor Interno o su delegado; y El Jefe de la Unidad Administrativa o su delegado.

Los mismos que dejarn constancia escrita de esta diligencia, mediante el informe correspondiente.

Art. 9.- En el caso de prdida o destruccin injustificada de los bienes, los Servidores responsables, respondern por la restitucin de otros de igual especie y similares caractersticas o en dinero al precio actual de mercado, accin que estar a cargo de la Direccin Administrativa, previo el informe del Director o Jefe de Seccin. Esta devolucin se har en 48 horas contadas desde su notificacin, caso contrario dispondr el descuento respectivo de los haberes del servidor.

Art. 10.- El servidor responsable del bien podr solicitar al Director Administrativo, que se realice las investigaciones respectivas a fin de determinar la justificacin del siniestro en caso de que asegure conocer las causas de su prdida o destruccin, las mismas que podrn ser objeto de sumario administrativo.

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Art. 11.- En caso de que el servidor tenga que ausentarse de la oficina por goce de vacaciones, enfermedad, licencia, permiso u otra causa justificada, entregar en custodia temporal los bienes a su cargo que son de uso general en la Unidad donde se desempea, al Jefe o Director del Departamento, segn el caso, o su delegado, quin se responsabilizar de los mismos durante su ausencia.

Art. 12.- Los bienes que actualmente se encuentren registrados contablemente como activos fijos sin que cumplan con las condiciones para ello, sern excluidos de tales registros e incorporados al de INVENTARIO DE BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO por su valor histrico.

Art. 13.- Los bienes objeto de este Reglamento sern considerados y registrados en forma individual en los formularios referidos, a fin de mantener un mejor control sobre su utilizacin, conservacin,

mantenimiento y reparacin, as como, para efectuar el seguimiento y determinar su vida real til y poder darlos de bajas sin afectar al resto de bienes (Activos Fijos) a cargo de un mismo servidor.

Art. 14.- Los bienes considerados de control administrativos, no estarn sujetos a depreciacin ni a correccin monetaria; sin embargo, para la baja de los mismo se observar lo establecido en el Reglamento General de Bienes del Sector Pblico y ms Leyes pertinentes.

Art. 15.- De la ejecucin del presente Reglamento, encrguense las Direcciones, Financiera y Direccin Administrativa; y notifquese con un ejemplar de este Reglamento a cada Director y Jefe de cada Unidad Administrativa, para su estricto cumplimiento. Es dado en el saln de sesiones del H. Consejo Provincial de Loja, a los quince das del mes de abril de mil novecientos noventa y nueve.

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Normas Ecuatorianas de Contabilidad

NEC 11.- Inventarios, el objetivo de esta norma es prescribir o sealar el tratamiento contable para los inventarios bajo el sistema de costo histrico. Esta norma proporciona guas prcticas sobre la determinacin del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminucin de su valor neto de realizacin.

Manual para la Administracin de

Activo Fijos de las Unidades

Medicas del Seguro General de la Salud Individual y Familiar del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

ART.1.- Definir sobre las base de los principios de desconcentracin operativa y administrativa, los fundamentos normativos que orienten la gestin de la inversin en activos fijos. Realizadas por las unidades Medicas del Seguro General de Salud individual y Familiar del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Art. 42.- Bienes y servicios normalizados.- Los bienes y servicios normalizados son aquellos cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante; y en consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones son homogneas y comparables en igualdad de condiciones. homologados, estandarizados, normalizados, La Ley y o

este Reglamento General utilizan de forma indistinta las palabras categorizados catalogados, para referirse a aquellos bienes o servicios cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas han sido estandarizadas por la entidad contratante; y, en el caso de los bienes o servicios incluidos en el Catlogo Electrnico, para referirse a aquellos bienes o servicios, sobre los cuales el INCOP celebr los correspondientes convenios marco.

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La responsabilidad de la estandarizacin de los bienes y servicios le corresponde a la entidad contratante, la que para el efecto, observar, de existir, la reglamentacin tcnica o normativa tcnica nacional o internacional aplicable al bien o servicio objeto del procedimiento. Los bienes y servicios normalizados se adquieren, en su orden, por procedimientos de Catlogo Electrnico y de Subasta Inversa; y solo en el caso de que no se puedan aplicar dichos procedimientos o que stos hayan sido declarados desiertos se optarn por los dems procedimientos de contratacin previstos en la Ley y en este Reglamento General.

Que, el Art. 115 de la Ley de Seguridad Social establece dos rganos de direccin para los hospitales y centros de atencin ambulatoria del IESS: el de Director, con responsabilidades en la gestin econmico administrativa y el de Director Tcnico con responsabilidades relativas al desarrollo de las actividades especficas inherentes a la prestacin mdica segn el Fundamento Legal. Art. 72.- Frmacos.- Se entiende por frmacos a las preparaciones o formas farmacuticas contempladas en las definiciones de medicamentos del artculo 259 de la Ley Orgnica de Salud.

Art. 73.- Sujecin al Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y al PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que se hallen comprendidas en el mbito de la Ley, debern adquirir los frmacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y los dems contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones. Todos los frmacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos sanitarios establecidos en la Ley Orgnica de Salud que permitan garantizar su calidad, seguridad y eficacia.

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Art. 74.- Certificado Sanitario de provisin de medicamentos.- La seleccin de las ofertas de provisin de frmacos se har solo entre los Proveedores habilitados en el Registro nico de Proveedores (RUP), para cuyo efecto, debern haber obtenido previamente el certificado sanitario de provisin de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones tcnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgnica de Salud y sus reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y atribuciones otorgadas por la Ley.

Art. 75.- Seleccin.- Entre las ofertas de los frmacos, presentadas por los proveedores habilitados conforme al artculo precedente, se seleccionarn aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento, presentaciones autorizadas para su comercializacin y las establecidas en la ficha tcnica del producto.

Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de frmacos, que se realicen al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el procedimiento de contratacin adoptado, estarn sujetas a controles de calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricacin, almacenamiento, transporte, distribucin o expendio, control que lo efectuar la autoridad sanitaria nacional. Art. 84.- Importacin directa.- En el caso de que se requiera medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no consten en el Repertorio de Medicamentos y no estn disponibles en el pas, la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, solicitarn autorizacin para importacin directa, a la Autoridad Sanitaria Nacional, quien la conceder previa evaluacin de los justificativos clnico - teraputicos.

81

Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los que se refieren este apartado, debern cumplir con los requisitos de

seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria Nacional

PREGUNTAS DE INVESTIGACIN 1.Qu es un inventario?

2.-

Qu es un Inventario Fsico?

3.-

Para qu sirve un inventario?

4.-

Cuntas clases de inventario existen?

5.-

Qu es un Control Interno?

6.-

Cuntas clases de Control Interno Existen?

7.-

Limitaciones de un sistema de control interno?

8.-

Porque es importante el Control Interno en el rea de Farmacia?

9.-

Qu problemas evitara el Centro de Atencin Ambulatoria si implementara un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia?

10.- Qu cambios traera la implementacin de un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia de el Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad?

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11.- Qu beneficios conseguiran los afiliados si se realizara la implementacin de un Sistema de Control de Inventario?

12.- Qu tan eficiente puede ser un sistema de control de inventario en la Farmacia? Variables de Investigacin

Variable Independiente.- Sistema de Control Segn Samuel Alberto Mantilla B. (2007)

El control interno comprende el plan de organizacin, as como los mtodos debidamente clasificados y coordinados, adems de las medidas adoptadas en una entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la informacin contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, as como estimular la observancia de las normas, procedimientos y

regulaciones establecidas (Pag. 40)

La implementacin de un sistema de control interno comprende todas las polticas y procedimientos adoptados por la administracin de una entidad, para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e integridad los registros contables, el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y la oportuna preparacin de informacin financiera contable,

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La palabra control ha sido manejada con varios y diferentes sentidos Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos etctera.

Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo.

Forma la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo, este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

Suministra informacin acerca del ambiente de la realizacin de los procedimientos, sirviendo como apoyo al reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de objetivos de todos los recursos de la Institucin.

Implementacin de un Sistema de Control en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS La Libertad. El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos cuantitativos como cualitativos, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios, a este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El Sistema de Control de Frmacos, utilizar una Base de Datos que facilita el control de los medicamentos en la farmacia, permitiendo al personal mdico, una mejor prescripcin, una dosificacin adecuada y una ptima seleccin del tratamiento a seguir para cada paciente.

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Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. Nuestros sistemas estarn desarrollados para permitir aprovechar todo el potencial que el sistema operativo Windows nos ofrece.

Variable Dependiente: Inventario

Segn Juan Carlos Belleti (2205)

Representa la existencia de bienes que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlo, en un periodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Se debe tener presente que en esta cuenta se clasifican los bienes que corresponden al giro del negocio (Pag. 87)

Son bienes tangibles, que representan para una institucin el corazn o razn de ser, por lo que deben ser cuidados adecuadamente para que presten servicio a los clientes internos como externos.

Costo

El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los anaqueles. derecho de importacin, Los costos incidentales comprenden el fletes u otros gastos de transporte,

almacenamiento y seguros mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn en almacn y los gastos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento.

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Costo Promedio

Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos o producidos.

El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final.

Los costos determinados por el mtodo promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo, as como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente.

Control de Inventario. Se encarga de sistematizar en forma ptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacn.

Control de Compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como: a) Seleccin adecuada de los proveedores, b) Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante, c) Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material, d) Determinacin del punto de pedido y reorden, e) Comprobacin de precios.

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Este manejo contable permitir a la farmacia

mantener el control

oportuno, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa.

Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, mtodos, sistema y control. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque el inventario es el corazn del negocio.

El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados, la farmacia dedicada a la compra y entrega de medicina a sus afiliados, por ser esta su principal funcin y dar origen a todas las restantes

operaciones, que necesitaran de una constante informacin.

Optimizar la entrega de frmacos a los afiliados del Centro de Atencin Ambulatoria con la implementacin de un sistema de control de inventario en la Farmacia y de esta manera, incrementar su utilidad.

La auditoria, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable.

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Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.

Definiciones Conceptuales

Beneficio.- Contablemente se define beneficio bruto como los ingresos totales menos los gastos directos para producir esos ingresos, ingresos, tales como salarios, sueldos, materias primas, etc.

Biodisponibilidad.- Cantidad y velocidad con que un principio activo es entregado desde, una forma farmacutica de un medicamento a la circulacin sistmica y sitio de accin. La administracin de este medicamento oportunamente cuando es requerido en base a las existencias del momento.

Bioequivalencia.- Medicamentos que, administrados en la misma dosis y forma.

Compras.- En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa.

Control.- El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente.

El ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

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Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos.- Lista de medicamentos esenciales, seleccionados por su eficacia y seguridad, para hacer frente a las necesidades prioritarias de salud en una determinada regin o conglomerado. Cuya nomenclatura y ordenamiento se enmarca en convenciones internacionales, destinadas a homologar la denominacin de los medicamentos, identificndolos por su nombre genrico.

Devoluciones en Compra.- Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.

Devoluciones en Ventas.- La cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Diseo.- Concepcin original de un objeto u obra destinados a la produccin en serie.

Empleado.- Persona que realiza funciones de cualquier tipo para una empresa o el gobierno. Envase Primario.- Empaque interno que contiene o est en contacto directo con el medicamento. Este debe ser de excelente calidad para que el frmaco surta el efecto deseado. Preferentemente de vidrio que es un tipo de envase no propenso a la contaminacin y reciclable.

Envase Secundario.- Empaque externo que contiene al envase primario del medicamento para su distribucin o comercializacin.

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Estrategia.- Es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. La estrategia implica la utilizacin y profunda integracin del poder econmico, poltico, cultural, social, moral, espiritual y psicolgico. La estrategia slo puede ser establecida una vez que se hayan determinado los objetivos a alcanzar

Estupefacientes.- Medicamentos que contienen sustancias o principios activos con un alto potencial de dependencia y abuso y que han sido clasificados como tales en la Convencin nica sobre Estupefacientes de las Naciones Unidas. Etiquetado o Rotulado: Inscripcin o leyenda del envase primario y secundario que identifica al medicamento y permite su correcta utilizacin.

Frmaco.- Toda sustancia natural, sinttica o biotecnolgica, con actividad farmacolgica, identificada por sus propiedades fsicas, qumicas o acciones biolgicas que, presentada en una determinada forma farmacutica, rene las condiciones para ser empleada como medicamento.

Farmacia.- Es un lugar donde se entregan medicamentos y productos farmacolgicos, La farmacia es tambin la ciencia que ensea o conoce los cuerpos naturales y prepara los medicamentos, quienes desempea esta actividad se llaman farmacuticos y son quienes pueden

recomendar que medicamentos comprar.

Farmacutica.- Demuestran estadsticamente mediante perfiles de concentracin.

Fecha de Expiracin o Vencimiento.- Dato sealado en el rotulado de los envases interno y externo del medicamento que indica la fecha mxima hasta la cual se garantiza la actividad, potencia, pureza,

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caractersticas: fisicoqumicas, microbiolgicas, teraputicas y otras que corresponden a la naturaleza e indicacin del medicamento.

Forma Farmacutica.- Estado fsico con el cual se presenta un producto farmacutico o medicamento, con el objeto de facilitar su dosificacin, administracin y aplicacin teraputica. Forma de Presentacin.- Forma externa de presentar un medicamento para su comercializacin, con relacin al tipo de envase y contenido en volumen y nmero de unidades.

Gastos de Compras.- Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirige a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Implementacin.- La adaptacin del proceso rediseado, a la estructura y cultura del personal de la empresa, es la etapa ms difcil. El seguimiento sobre este punto debe ser actual.

Legal.- Trmino genrico utilizado para referirse a los asuntos concernientes a la ley, comportamiento, negocio, contrato, etc. ajustado a las normas legales vigentes en un ordenamiento.

Medicamento.- Preparado farmacutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacutica, que se utiliza para la Prevencin, alivio, diagnstico, tratamiento, curacin o rehabilitacin de la enfermedad.

Los envases, rtulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento por cuanto stos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.

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Medicamentos

Controlados.-

Medicamentos

psicotrpicos

estupefacientes controlados por la autoridad sanitaria, de acuerdo con la Ley.

Medicamentos de Riesgo Sanitario Alto.- Medicamentos que tiene probabilidad de presentar complicaciones de la enfermedad o reacciones adversas graves amenazantes para la vida o para la integridad psicofsica de la persona, cuando la concentracin sangunea del principio activo no se encuentra dentro del ndice o margen teraputico. Metodologa.- Se encarga de la parte operatoria del proceso del conocimiento. A la metodologa le corresponden las tcnicas y herramientas de diverso orden que intervienen en la marcha de la investigacin.

Mtodos.- El mtodo es la organizacin racional y bien calculada de los recursos disponibles y de los pasos ms adecuados para alcanzar el objetivo de una manera segura, econmica y eficiente. Existen diferentes mtodos de control de inventario.

Mtodo de Evaluacin de Inventarios.- Existe numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunos de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general.

Nivel de Complejidad.- Grado de diferenciacin y desarrollo de los servicios de salud alcanzado merced a la especializacin y tecnificacin de sus recursos. El nivel de Complejidad.- guarda relacin directa con las categoras de establecimientos de salud.

Nombre Genrico.- Denominacin comn internacional del ingrediente activo del medicamento.

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Normas.- Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades.

Objetivo.- No es ms que la expresin de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo. Por ello un objetivo sirve para, Formular concreta y objetivamente resultados Planificar acciones, procesos, Medir resultados orientar,

Organizacin.- Es "la accin y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecucin de un fin concreto". En el Centro de Atencin la forma en que estn almacenados los medicamentos permite el buen control.

Optimizar.- Buscar la mejor manera de realizar una actividad.

Organizaciones.- Las organizaciones son sistemas diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Estn compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.

Probabilidad.- Es un conjunto de operaciones que sirven para mejorar e incrementar la utilidad o el valor de los bienes y servicios econmicos.

Problema.- Es una cuestin o conjunto de cuestiones surgidas objetivamente en el curso del desarrollo del proceso del conocimiento, cuya solucin posee un inters prctico o terico.

Procedimientos.- Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos

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claramente definidos, que permiten realizar una ocupacin o trabajo correctamente.

Protocolo de Anlisis de Control de Calidad.- Detalle de los procesos y pruebas analticas que deben realizarse para verificar el cumplimiento de las caractersticas Tcnicas, de seguridad y calidad de los medicamentos, de acuerdo con los estndares establecidos.

Proveedores.- Son las personas naturales o jurdicas que suministran mercancas y servicios utilizados en el proceso productivo.

Proyecto.- Descrito en forma general, un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana.

Psicotrpicos.- Medicamentos que tienen efecto sobre las funciones psquicas. Especficamente se refiere a cualquier medicamento utilizado para el tratamiento de trastornos o enfermedades mentales.

Registrar.- Contabilizar una transaccin en los libros de cuentas, asentar o dar entrada.

Relevante.- Es importante para la comunidad a la cual esta orientada y se requiera resolverlo cientficamente

Stock.- Cantidad de productos, materias primas, herramientas, etc., que es necesario tener almacenadas para compensar la diferencia entre el flujo del consumo y el de la produccin

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Tiempo de Vida til.- Intervalo de tiempo durante el cual se espera que un medicamento almacenado correctamente, mantenga las

especificaciones de calidad establecidas.

Trazabilidad.- Procedimiento que permite identificar la trayectoria y destino final de un determinado lote de medicamento para proceder a su retiro del mercado de manera oportuna y eficaz cuando se detecten problemas de calidad o seguridad que impliquen riesgo para la salud de la poblacin.

Variable Dependiente.- Cuando la variable en investigacin es descrita en trminos de otra(s) variable(s), llamadas predictivas, la llamamos variable dependiente (VD). En general, la variable del desenlace de inters en cualquier tipo de estudio. El desenlace o resultado que uno pretende explicar o estimar.

Variable Independiente.- Variable que se mide para determinar el valor correspondiente de la variable dependiente en cualquier tipo de estudio. Las variables independientes definen las condiciones bajo las cuales se

CAPTULO III
METODOLOGA Marco Metodolgico
El mtodo y la metodologa, son de gran importancia en el transcurso de la investigacin, y de su correcto manejo depende el xito del trabajo investigado. Mtodo.- es una serie de pasos sucesivos, conducen a una meta. El objetivo del profesionista es llegar a tomar las decisiones y una teora que permita generalizar y resolver de la misma forma problemas semejantes en el futuro. Por ende es necesario seguir el mtodo ms apropiado al problema, lo que equivale a decir que debe seguir el camino que lo conduzca a su objetivo. El Prof. Francisco Leiva Zea (1988) afirma que mtodo:

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Es el camino, manera o modo de alcanzar un objetivo, es tambin el procedimiento determinado para ordenar la actividad que se desea cumplir. (pg.13) Segn Leiva, es la tcnica, es la ruta para lograr los objetivos de forma establecida y cumplida. Es la organizacin racional y bien calculada de los recursos disponibles y de los pasos adecuados para alcanzar el objetivo de una manera segura, econmica y eficiente. Metodologa.- Se encarga de la parte operatoria del proceso del conocimiento. A la metodologa le corresponde las tcnicas y herramientas de diverso orden que intervienen en la marcha de la investigacin.

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Leiva (1988) manifiesta que la metodologa: Es la teora del mtodo. Por tanto, es el estudio cientfico que nos ensea a descubrir nuevos conocimientos. (pg.13) La definicin de Leiva nos da a entender de forma clara, que la metodologa nos ayuda a revelar nuevos conocimientos. Modalidad de la Investigacin El propsito de la investigacin, fue elaborado con tres diferentes modalidades: Por los objetivos: Aplicada.- Es aquella que se sirve de los adelantos de la investigacin bsica (esta dedicada al desarrollo de la ciencia y determina un hecho o lo descubre). Le interesa la aplicacin inmediata en el desarrollo de la ciencia. En particular, llega a la ejecucin de amplias generalizaciones y est orientada a la solucin de problemas. Segn Leiva (1988): Es la que tiende a modificar una realidad presente con alguna finalidad prctica. La mayor parte de las investigaciones que se realizan son aplicadas. (pg.10) Lo que Leiva quiere explicar es que la investigacin aplicada se encarga de resolver problemas reales con soluciones prcticas. Por el lugar: De Laboratorio.- Es controlado directamente por el investigador y dentro del propio lugar de trabajo. Como fundamentos de este tipo de, investigacin est la investigacin bibliogrfica y la documental audiogrfica. Bibliogrfica.- Consiste en recopilar datos, valindose del manejo adecuado de libros, revistas, resultados de otras investigaciones, entrevistas, etc. El investigador busca la informacin tanto en las bibliotecas como por medio de la red mundial de comunicaciones, el internet. Documental Audio grfica.- Se la realiza mediante el uso de documentos grabados por medio del registro elctrico de sonidos en discos, CDs, cintas magnticas o en casetes. De Campo.- Es la que se realiza en el mismo lugar en que se desarrollan o producen los acontecimientos, en contacto con los gestores del problema que se investiga. Aqu se obtiene la informacin fuera del laboratorio, pero el investigador no tiene el control absoluto de las variables. 97

Leiva (1988) indica: Es la que se realiza en lugares no determinados especficamente para ello, sino que corresponden al medio en donde se encuentran los sujetos o el objeto de la investigacin, donde ocurren los hechos o fenmenos investigados. (pg.10) Dicho de otra forma, la investigacin de campo es realizada en el mismo lugar donde ocurren los hechos sujetos a investigacin. Por el enfoque: Investigacin Cientfica.- Es un proceso disciplinado por medio del cual llegamos a entender las condiciones generales en las que ocurren los acontecimientos. Es adems un proceso tcnico-cientfico que busca descubrir las leyes generales que rigen las relaciones de los fenmenos de la naturaleza y la sociedad. Los tratadistas estn de acuerdo en tres pasos fundamentales: tema, problema y metodologa.

Mtodos de Investigacin

Mtodo Cientfico.- Existen varias definiciones acerca del mtodo cientfico, pero por su claridad y elocuencia hemos elegido la definicin que Arturo Ortiz expone en su libro Introduccin a la Investigacin Socio-Econmica. El procedimiento ordenado y lgico seguido para descubrir los conocimientos verdaderos de una ciencia, o sea los medios cientficos de que se vale el investigador para llegar a los fines demostrativos que se propuso inicialmente (Leiva 1988). Nosotros definimos al mtodo cientfico como un conjunto de reglas que sealan el procedimiento para llevar a cabo una investigacin y se resume en las siguientes etapas: Planteamiento del problema.- Es el inicio, cuando se hace el planteamiento general del problema. Formulacin de hiptesis.- Es cuando se presenta la propuesta que se pretende comprobar. Levantamiento de informacin.- Es la recopilacin de antecedentes con los mtodos e instrumentos diseados para esta fase.

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Anlisis e interpretacin de datos.- Se refiere a la tabulacin, anlisis e interpretacin del levantamiento de informacin. Comprobacin de la hiptesis.- En este paso se comprueba o desaprueba la hiptesis planteada. Difusin de resultados.- Es la presentacin de los resultados obtenidos en el proceso de investigacin. Esto nos dar la informacin correcta si la investigacin fue realizada con la metodologa adecuada para este tipo de proyecto. Mtodo de Anlisis y Sntesis Si conforme estos trminos consideran opinar lo mismo entre de lo que llamamos mtodos vamos dar unas conceptualizaciones para exponer o tener una concepto de lo que es anlisis y sntesis. Cuando ejecutamos un anlisis de algo lo que se hace es desintegrar o descomponer en partes al todo lo desarrollado. Se toma los elementos del todo y se los examina uno por uno para as establecer las consecuencias que cada uno de ellos tienen sobre el todo. Asimismo se limita el trabajo de los elementos del todo. Con el anlisis aumentamos el equipo de informacin que disponen los investigadores. Entre del mtodo analtico hay fases o partes que son la observacin, descripcin, examen crtico y taxonoma o clasificacin por etapas de desarrollo y aplicacin del mtodo analtico. Posteriormente se puede realizar comparaciones con fenmenos similares. Si en el anlisis se descomponen las partes de un todo en la sntesis es a la inversa. Con la sntesis se puede armar un nuevo concepto despus de revisar una series de elementos que por cuyas caractersticas se juntan en un nuevo concepto o idea. Cuando logramos colocar en una nueva categora a ese nuevo todo podemos revelar que se ha producido una sntesis productiva. En conclusin percibimos que terminantemente estos dos conceptos anlisis y sntesis reflejan parecidos el uno con el otro. La sntesis toma los objetos como un todo, el mtodo que emplea el anlisis y la sntesis consiste en separar el objeto de estudio en dos partes o ms y, una vez comprendida su esencia, construir un nuevo objeto. Tipos de Investigacin Para la obtencin de este propsito fueron utilizados diversos tipos de investigacin: Investigacin Exploratoria.- Es una especie de sondeo con el cual se alcanza a obtener una idea general muy orientadora de algo que interesa al investigador.

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Investigacin Experimental.- Describe lo que ser cuando ciertos factores sean meticulosamente controlados. El enfoque se dirige hacia las relaciones de causa-efecto; las variables se manipulan cuidadosamente con el propsito de determinar su influencia. Investigacin Demostrativa.- Es un procedimiento mediante el cual se comprueba la validez de un conocimiento, de una hiptesis o de una tesis, mediante la presentacin de elementos concatenados lgicamente, o tambin mediante hechos concretos que ratifiquen determinadas afirmaciones. La demostracin es inductiva o deductiva. Es inductiva cuando busca lo particular para fundamentar lo general y es deductiva cuando busca lo general para fundamentar lo particular. Poblacin y Muestra Poblacin.- Es un grupo de personas, u organismos de una especie particular, con caracteres comunes que viven en un espacio y tiempo determinado, y cuyo nmero, se determina normalmente por un censo sobre el cual se pueden realizar observaciones. Segn Mason, Robert. Lind, Douglas y Marchal, William. Estadstica para Administracin y Economa (2003). Poblacin es el conjunto de todos los posibles individuos, objetos o medidas de inters. Generalmente tomamos una muestra de una poblacin para deducir algo acerca de la misma. Muestra es una porcin, o parte, de una poblacin de inters. (Pg. 7) Segn Carlos Eduardo Mndez, en el Libro Diseo y desarrollo del

proceso de Investigacin, 2001 al respecto dice: Muestra comprende el estudio de una parte de los elementos de una poblacin. (Pag.97) Poblacin finita.- El nmero de los elementos que integran la poblacin se encuentra delimitada. Poblacin infinita.- Es aquella en la que el nmero de sus elementos no se encuentra delimitado o el nmero es inmensamente grande. A continuacin detallamos el nmero de personas que laboran en el Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad

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N 1 2

Detalle Directivos Administrativos Total

Poblacin 2 20 22

% 9 91 100,00

Cuadro # 1 Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Muestra Una muestra es un subconjunto representativo de elementos, casos o individuos de una poblacin, las muestras se obtienen con la intencin de inferir propiedades de la totalidad de la poblacin, para lo cual deben ser representativas de la misma. El tipo de muestra que se seleccione depender de la calidad y cun representativo se quiera sea el estudio de la poblacin. Aleatoria.- cuando se selecciona al azar y cada miembro tiene igual oportunidad de ser incluido. Estratificada.- cuando se subdivide en estratos o subgrupos segn las variables o caractersticas que se pretenden investigar. Cada estrato debe corresponder proporcionalmente a la poblacin. Sistemtica.- cuando se establece un patrn o criterio al seleccionar la muestra. Ejemplo: se entrevistar una familia por cada diez que se detecten. El muestreo es indispensable para el investigador ya que es imposible entrevistar a todos los miembros de una poblacin debido a problemas de tiempo, recursos y esfuerzo. Al seleccionar una muestra lo que se hace es estudiar una parte o un subconjunto de la poblacin, pero que la misma sea lo suficientemente representativa de sta para que luego pueda generalizarse con seguridad de ellas a la poblacin. Para cumplir esta caracterstica la inclusin de sujetos en la muestra debe seguir una tcnica de muestreo. El nmero de sujetos que componen la muestra suele ser inferior que el de la poblacin, pero suficiente para que la estimacin de los parmetros determinados tenga un nivel de confianza adecuado. Para que el tamao de la muestra sea idneo es preciso recurrir a su clculo. Dentro del Centro de Atencin Ambulatoria de La Libertad se considera a doce personas en las diferentes reas con un mayor conocimiento de lo que es un Sistema de Control de inventarios y las que detallo en el cuadro siguiente: Operacionalizacin de las variables

101

V a r i a b l e

I n d e p e n d i e n t e

Concepto Sistema de Control Un Sistema de Control es la tcnica que ayuda a mantener las existencias de los productos almacenados en los niveles ms ptimos para quien los distribuyen.

Dimensiones

Indicadores ndices Muy bueno

Bueno Manual de procedimiento Controles

Malo

Inventario
D e p e n d i e n t e

V a r i a b l e

Por inventario se dice al registro Un da documental de todos los bienes pertenecientes a una persona o comunidad, otro concepto es que el Implementacin de un Entrega de sistema de control de Reportes Inventario es el almacenamiento de inventario bienes de diferentes naturalezas de Dos das naturaleza corporal. Para el Centro semanal de Atencin Ambulatoria sus inventarios estn compuestos de todas las medicinas o frmacos que distribuyen a los afiliados.

Cuadro # 2 Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Tcnicas e Instrumentos Utilizados La representacin ms conocida de operativizar una labor investigativa, es mediante las tcnicas de investigacin que nos permiten lograr un procedimiento o resultado planteado. Constan diferentes tcnicas de investigacin: Las tcnicas investigativas que se van a usar en este proyecto investigativo son las primarias, segn Brito (1992). Plantea que:

"Las tcnicas son las que permiten obtener informacin de fuentes primarias y secundarias. Entre las tcnicas ms utilizadas por los

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investigadores se pueden nombrar: Encuestas, entrevistas, observacin, anlisis de contenido y anlisis de documento". (Pg.50).

Es demostrar, que las tcnicas son las que permiten al individuo lograr que la investigacin requerida, sea de forma directa o indirecta para llevar a cabo su labor investigativo, por lo cual utiliza encuestas, entrevistas, observacin del hecho, para su posterior proceso, anlisis e interpretacin. Tcnicas e Instrumentos de Investigacin TCNICAS La observacin La entrevista La encuesta INSTRUMENTOS Gua Formulario Cuestionario

Cuadro # 3 Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Observacin.- Segn Laureano Ladrn de Guevara, Op. Cit.: La observacin es el proceso mediante el cual se perciben deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad por medio de un esquema conceptual previo y con base en ciertos propsitos definidos generalmente por una conjetura que se quiere investigar (pg.98) Segn Laureano, la observacin es un proceso de reexaminacin hacia ciertos acontecimientos que suceden a nuestro alrededor y que dan paso a la apertura de una exhaustiva investigacin. Entrevista.- Es una tcnica para obtener datos que consiste en un dilogo entre dos personas: el entrevistador (investigador) y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener informacin de parte de ste, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigacin. Se entiende por entrevista a una conversacin que tiene como propsito extraer informacin sobre un tema determinado. Sus elementos son entrevistador, entrevistado y la relacin, as como tambin sus tipos de entrevistas son dos: Estructuradas, formales o con cuestionario.- Se plantean las preguntas en base a un formulario previamente elaborado y en un orden concreto.

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No estructuradas, no formales o sin cuestionario.- Se le especifica al entrevistado el objeto de la investigacin y los diversos aspectos que se desean investigar; queda a criterio del investigador el nmero o tipo de preguntas.

Encuesta.- La encuesta es una tcnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador. Para ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a los sujetos, a fin de que las contesten igualmente por escrito. Ese listado se denomina cuestionario. Entonces, encuesta es una tcnica que a travs de un cuestionario adecuado nos permite recopilar datos de toda la poblacin o de una parte representativa de ella. Se caracteriza porque la persona investigada llena el cuestionario. El tipo de encuesta utilizada en nuestra investigacin. Cuestionario Es el instrumento tcnico que se emplea en la encuesta y en la entrevista respectivamente, para la encuesta se denomina cuestionario

(cuestionario de encuesta); y, para la entrevista se denomina formulario o gua de entrevista (formulario de entrevista). El cuestionario es el documento que contiene una serie de preguntas que son ledas y formulada por el entrevistador al entrevistado, y , las repuesta son anotadas por el investigador en la entrevista. Lo ms importante en esta tcnica es conocer los tipos de cuestionarios. Cuestionario enviado por correo.- Es confeccionado por tal modo que se dirige y administra por s mismo (encuesta por correo). Cuestionario que se entrega personalmente.- Puede ser llenado por la persona en ausencia del investigador o en presencia, cuando la encuesta es dirigida.

Procedimientos de Investigacin

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El problema trazado para desarrollar este proyecto de investigacin es Qu incidencia tendra la implementacin de un sistema de control de inventarios en la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad?, domiciliada en La Pennsula de Santa Elena, bien es la necesidad de implementar un sistema de control en esta rea, es un problema que afecta tanto al personal de la unidad como a los afiliados que acuden a las respectivas consultas medicas. Espero que este trabajo investigativo sea de gran ayuda para nuestra Unidad y as poner contar con las herramientas y no tener problema en el futuro. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Tema 2. Formulacin del Problema 3. Antecedentes y Justificacin

4. Objetivos Generales y Especficos 5. Metas 6. Marco Terico 7. Hiptesis 8. Marco Contextual 9. Metodologa 10. Cronograma 11. Recursos 12. Indicadores de Evaluacin 13. Bibliografa 14. Anexos Recoleccin de la Informacin La tcnica utilizada para la recoleccin de la informacin fue la encuesta. Esta se realizo dentro del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad a toda la poblacin indicada en el cuadro N 01. A cada uno se les entreg el cuestionario que fue llenado correctamente y arrojando los resultados que se reflejarn en los grficos en prrafos posteriores. Procesamiento y Anlisis El instrumento que se utilizo para realizar este proyecto es la computadora y para compilar la respectiva informacin se implemento cuestionarios en formato de 10 preguntas. La poblacin tomada como muestra es de 20 personas quienes nos informo de las diferentes falencias que existe.

105

Mediante los utilitarios de Office 2007 se confeccion cuadros que mostraron las proporciones establecidos en dilemas elegidos por los encuestados. Luego para realizar el comentario y compresin de lo tabulado se trazaron grficos demostrativos tipo barras en donde se manifiesta las preferencias efectos de la encuesta. Una vez presentado los grficos se procede a realizar la explicacin de los resultados que son situadas al pie de los grficos. El razonamiento de verific pregunta por pregunta considerando los campos destacados por cada uno de los encuestado. En la primera parte de la encuesta se le pide al encuestado una informacin personal bsica como son a que grupo de edad y sexo pertenece, su nivel de instruccin, su cargo y aos de servicio. De acuerdo a este anlisis se proceder a indicar o a considerar las soluciones y las recomendaciones para cada uno de las variables dependientes e independientes que son motivo de esta investigacin.

Anlisis e Interpretacin de los Resultados

Pregunta 1: Usted como califica el desempeo de la persona responsable del rea de Farmacias? Desempeo de la persona responsable del rea de Farmacia No De Encuestados Satisfactorio Poco Satisfactorio Nada Satisfactorio Total 19 2 1 22

% 86.36 09.10 04.54 100%

Cuadro # 4 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

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Grfico # 1 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Es Satisfactorio para el 86.36% de los encuestados. Mientras que el 9.10% se pronunciaron por el poco satisfactorio y para el 4.54% que el desempeo no es nada satisfactorio Pregunta 2: Cree usted que se debera realizar una Auditoria Interna en la Farmacia? Auditoria Interna en la Farmacia No De Encuestados Si No No s Total 18 3 1 22
Cuadro # 5 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

% 81.82 13.64 04.54 100%

107

Grfico # 2 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente 81.82% de los encuestados. Mientras que el 13.64% se pronunciaron por el NO y el 4.54% contestaron que no saban.

Pregunta 3: Es necesario implementar cambio en el rea de Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria? Implementar cambio en el rea de Farmacia N De Encuestados % Si No No s Total
Cuadro # 6 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

20 0 2 22

90.90 0.00 09.10 100%

108

Grfico # 3 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Los que se pronuncian que se debe implementar cambios en la Farmacia, contestaron afirmativamente el 90.90% y el 9.10% contestaron que no saban. Pregunta 4: Existe un Kardex actualizado de todos los Frmacos que se encuentran? Kardex actualizado de todos los Frmacos N De Encuestados Si No No s Total
Cuadro # 7 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

% 18.18 72.73 09.09 100%

4 16 2 22

109

Grfico # 4 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente 18.18% de los encuestados. Mientras que el 72.73% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no saban. Pregunta 5: Existen o no procedimientos polticas en las actividades que se realizan en la Farmacia? Procedimientos polticas en las Actividades que realizan en la Farmacia N De Encuestados % Si 3 13.64 No No s Total
Cuadro # 8 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

17 2 22

77.27 09.09 100%

110

Grfico # 5 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente el 13.64% de los encuestados. Mientras que el 77.27% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no saban. Pregunta 6: Usted considera que se debera reestructurar las polticas y procedimientos de la Farmacia? Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia N De Encuestados 10 7 5 22

Si No No s Total

% 45.45 31.82 22.73 100%

Cuadro # 9 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

111

Grafico # 6 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente 45.45% de los encuestados. Mientras que el 31.82% se pronunciaron por el NO y el 22.73% contestaron que no saban. Pregunta 7 Hay controles que determinen con seguridad que los Laboratorios entreguen los frmacos? Seguridad que se han recibido en los Frmacos

N De Encuestados Si No No s Total
Cuadro # 10 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

% 59.09 18.18 22.73 100%

13 4 5 22

112

Grafico # 7 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente el 59.09% de los encuestados. Mientras que el 18.18% se pronunciaron por el NO y el 22.73% contestaron que no saban. Pregunta 8: Cree usted que existe un adecuado almacenamiento y distribucin de frmacos? Adecuado Almacenamiento y Distribucin de Frmacos N De Encuestados Si No No s Total
Cuadro # 11 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

% 45.45 45.45 09.10 100%

10 10 2 22

113

Grafico # 8 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente el 45.45% de los encuestados. Mientras que el 45.45% se pronunciaron por el NO y el 9.10% contestaron que no saban. Pregunta 9: Sabe usted que es un Sistema de Control de Inventario? Sistema de Control de Inventarios N De Encuestados Si No No s Total
Cuadro # 12 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

% 86.36 09.10 04.54 100%

19 2 1 22

114

Grafico # 9 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente el 86.36% de los encuestados. Mientras que el 09.10% se pronunciaron por el NO y el 4.54% contestaron que no saban. Pregunta 10: Mejorar la calidad del servicio del Centro de Atencin Ambulatoria con la implementacin de un Sistema de Inventario? Calidad del Servicio N De Encuestados Si No No s Total
Cuadro # 13 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

% 81.82 09.09 09.09 100%

18 2 2 22

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Grafico # 10 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente el 81.82% de los encuestados. Mientras que el 09.09% se pronunciaron por el NO y el 09.09 contestaron que no saban.

Pregunta 11: Disminuirn las diferencias en existencia de los frmacos con el Sistema de Control de Inventario? Diferencias en las Existencias del Inventario de Frmacos

N De Encuestados Si No No s Total
Cuadro # 14 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

% 77.27 13.64 9.09 100%

17 3 2 22

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Grafico # 11 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin: Contestaron afirmativamente el 77.27% de los encuestados. Mientras que el 13.64% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no saban. PREGUNTAS A DEFENDER 1. Qu es un Inventario? Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primeros antes de venderlos, en un periodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. 2. Qu es un Inventario Fsico? Inventario fsico es la verificacin o confirmacin de la existencia de la mercadera, que son patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de las mercedarias existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en el krdex. Se dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas. Este inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal, para efecto de balance contable, realizando el inventario en todas las reas.

117

El inventario fsico es importante por las siguientes razones: Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias y las existencias fsicas (cantidad real en existencia). Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislacin.

El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia de la mercadera.

3.-

Para qu sirve un Inventario? Es muy importante en una empresa y sirve para: Planificacin de las adquisiciones de mercadera de acuerdo a las necesidades, con la finalidad de no perder tiempo, y no agotarse el producto. Para contabilizar controlar los robos hormiga, con esta informacin puede ver las ventajas de tener inventario. Para lograr mayores beneficios siempre tenga en cuenta las cantidades de mercaderas que guardar, por los costos que implica. El inventario debe ser contabilizado de forma diaria. Por ejemplo, el inventario de una pastelera podra ser mensual pero para una tienda de ropa podra ser trimestral, segn las necesidades de la empresa.

4.-

Cuntas clases de Inventario existe?

118

De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de inventario. Inventario de Mercancas Inventario de Productos terminados Inventario de productos en Procesos de Fabricacin Inventario de Materias Primas Inventario de Suministro de Fabrica

Inventario de Mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, todas las mercaderas que estn disponibles para la venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido sido recibido en efectivo u otros bienes). Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales. Los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento. Inventario de Suministro de Fbrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc. 5.Qu es un Control Interno? El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

119

6.-

Cuntas clases de Control Interno existen? En la actualidad existen algunos tipos de control de inventarios como lo que detallo a continuacin: Tarjetas perforadas. Niveles de Pedidos y de reposicin Kardex para registrar la entradas y salidas Control de Produccin Control de Calidad Control de Compras

7.-

Limitaciones de un Sistema de Control Interno? Ningn sistema de control interno puede garantizar sus cumplimientos de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en funcin de: Costo beneficio El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias. Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder El factor de error humano Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. Polucin de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

8.-

Porque es importante el Control Interno en el rea de Farmacia? Contra mayor y compleja sea el rea de farmacia, mayor ser la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos una empresa, y muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto se pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera el rea de la complejidad de la organizacin. Con la organizacin de tipo multinacional, los directivos imparten rdenes hacia sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participacin frecuente. Pero si as fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto ms se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado. 120

9.-

Qu problemas evitara el Centro de Atencin Ambulatoria si implementara un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia? Perdida sistemtica de medicamentos, de los frmacos que existen en la farmacia. Falta de comunicacin con los dems servicios clnicos de la institucin. Designar las reas para el almacenamiento de medicamentos que deben ser independientes, diferenciadas y sealizadas.

10.- Qu cambios traera la implementacin de un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia de el Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad? Contar con criterios, tcnicas y mtodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar el proceso de seleccin de medicamentos, que han sido incluidos en el plan de compras de la institucin o del establecimiento, para tenerlos disponibles en la satisfaccin de las necesidades de salud de sus usuarios beneficiarios. Asegurar que los medicamentos tengan las caractersticas y calidades solicitadas y su entrega sea oportuna. Convenir mecanismos que permitan lograr la devolucin o el cambio al proveedor, a precio de adquisicin de los medicamentos, que tengan fecha prxima de vencimiento. Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto de reposicin, consumos promedios, niveles mnimos y tiempo de reposicin. Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo a la modalidad de adquisicin, a las necesidades y al flujo de caja de la institucin. La programacin de necesidades ser evaluada permanentemente y aprobada por el Comit de Compras. Proporcionan una visin completa de funciones contables y financieras e incluyen un amplio sistema de informacin y de generacin de informes para facilitar a los ejecutivos una mayor rapidez para la toma de decisiones. 11.- Qu beneficios conseguiran los afiliados si se realizara la implementacin de un Sistema de Control de Inventario? La implementacin del sistema de Control de calidad garantiza el hecho o por lo menos en un alto porcentaje de que las caractersticas de los frmacos cumplan con los requisitos del cliente, o lo que es lo mismo satisfaga sus necesidades y expectativas, luego de aqu se concluye la importancia de la implementacin del sistema. Para el caso de un servicio las caractersticas pueden ser amabilidad en la atencin, rapidez, informacin clara, etc.; estas caractersticas inherentes son las que la empresa puede manipular, controlar y modificar, son aquellos 121

elementos reales y concretos con los que los trabajadores lidian a diario y tambin aquellas con las que el cliente tiene contacto, es decir, puede palpar observar etc. 12. Qu tan eficiente puede ser un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia? La importancia de implementar un sistema de gestin de la calidad, radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organizacin, una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las caractersticas del servicio cumplan con los requisitos del cliente, en pocas palabras sean de calidad.

Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones Una vez que hemos analizado los problemas del Centro de Atencin Ambulatorio IESS de la ciudad de La Libertad, se ha llegado a las siguientes conclusiones, las mismas que se detallan a continuacin: Falta de personal especializado para desarrollar las diversas actividades que se efectan en el centro de Atencin Ambulatoria IESS en la Libertad, est originando que el servicio que se preste, principalmente en el rea de Farmacia sea irregular. El area de Farmacia no posee la infraestructura adecuada que facilite el ambiente de control, originando ausencia de los controles internos o procedimientos en el ingreso, egreso, registros de las transacciones de inventario. No se estn llevando los registros de salidas y entradas de inventario en forma adecuada, originando que los registros Contables se mantengan atrasados. No existen polticas que aporten a un adecuado control, registro, manejo y ajuste de los inventarios, por cuanto se encuentran desactualizados. Se han presentado perdidas sistemticamente de frmaco, originado principalmente por la falta de polticas contables y un sistema de

122

administracin de inventario, que ayude a mejorar la calidad de servicio del Centro de Atencin Ambulatorio IESS.

Recomendaciones Capacitar al personal del rea de Farmacia y al administrativo en el manejo del nuevo Sistema de Control de Inventario, con el cual se espera mejorar la imagen de la institucin y en especial del rea de Farmacia. Tener una bodega amplia con perchas bien organizadas destinadas al almacenamiento de los productos en forma clasificada y segura. Implementar un Sistema de Control de Inventario para el control de ingresos y salidas de los Frmacos Implementar polticas y procedimientos administrativos adecuados para la organizacin y control del Inventario. Implementar un sistema de inventario cclicos que permita a la administracin realizar un seguimiento oportuno a las diferencias de inventarios.

CAPTULO IV LA PROPUESTA
Ttulo de la propuesta Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios, en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad Justificacin

La Farmacia del Centro de Atencin Ambulatorio del IESS en La Libertad presenta un sinnmero de inconvenientes en la administracin del Inventario de frmacos; es por esa razn que en la encuesta realizada a los colaboradores nos encontramos con varias de las razones que han 123

originado que no se est dando un adecuado servicio a los clientes internos y externos, as tenemos:

La falta de personal especializado para desarrollar las diversas actividades que se efectan en el centro de Atencin Ambulatoria IESS en la Libertad, ha originado que no se est brindando un adecuado servicio a los clientes, lo cual se ve evidenciado en la baja de nmero de pacientes que se han registrado en los ltimos meses.

La ausencia del control interno, principalmente en lo relacionado a segregacin de funciones, manejo de documentacin y aprobaciones a dado lugar a que se originen perdidas sistemticas de frmacos, de los cuales no se ha podido establecer a los responsables y la metodologa que han utilizado para llevar a cabo estos actos deshonestos.

No se mantiene un adecuado control sobre la estructura del inventario en lo referente al registro de requerimientos, rdenes de compra, ingreso y egresos de productos, control de mnimos y mximos, generacin de reportes de stock, etc. lo cual no ha permitido a los custodios que administren adecuadamente los inventarios.

Las transacciones de inventarios actualmente se las maneja de forma manual, lo cual origina errores en la informacin que se registra en los Kardex, as mismo vale indicar que estos inconvenientes no son tratados oportunamente por parte del custodio y quien ejercer el cargo de Jefatura.

No se cuenta con una poltica y procedimiento para la administracin del inventario por parte de los custodios, lo cual origina que el personal no conozca cuales son las actividades que deben desarrollar para el adecuado funcionamiento del proceso de inventarios.

estas

situaciones

se

pretenden

dar

solucin

mediante

la

Implementacin de un sistema de control de inventarios que permita recolectar la informacin de la Farmacia del Centro de Atencin 124

Ambulatoria IESS en La Libertad; y a su vez generar informacin que tenga como base los soportes contables, formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la Administracin sirvan como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Fundamentacin Es fundamental para el desarrollo de la institucin pblica,

implementar un sistema de control de inventarios, a fin de que le permita registrar sus transacciones, procesar informacin, emitir informes y calcular de manera exacta el costo real de los productos, debido al volumen de las transacciones, lo cual originara un cambio en la cultura organizativa, por lo que se requerir del apoyo de la administracin para la implementacin del proyecto.

Fundamentacin Terica

Sistema de Control

El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. La palabra control ha sido manejada con varios y diferentes sentidos Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos etctera.

Suministra informacin acerca del ambiente de la realizacin de los procedimientos, sirviendo como apoyo al reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y

125

consecuentemente, en el logro de objetivos de todos los recursos de la Institucin.

Inventarios

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.

El control de los inventarios es uno de los aspectos de la administracin, que en las empresas pequeas es muy pocas veces consideradas, no cuentan con registros sistemticos, uno o ms responsables directos, con las polticas y sistemas computarizados que ayuden en esta tarea. Siendo de vital importancia tener controles especficos que agiliten el curso rutinario de toda empresa de servicio pblico que son las entregas de medicamentos al consumidor final, y evitando cualquier mala intencin que cause un fuerte impacto sobre las utilidades.

Fundamentacin Prctica

Para

implementar

un sistema de control de inventarios, que permita

registrar transacciones, procesar informacin, emitir informes y calcular de manera exacta el costo real de los productos, hemos seguido los siguientes pasos bsicos:

126

a.

Organizar

la

bodega:

El

ordenamiento

manejo

de

los

medicamentos en la unidad de salud es un aspecto importante para el buen funcionamiento de la atencin, pues permite: Tener siempre medicamentos a disposicin, sobre todo, los ms importantes. Reconocer en todo momento el nombre, concentracin, buen estado, va de administracin y fecha de vencimiento de los medicamentos. Conservarlos en buen estado. Despachar de manera correcta. Evitar los pedidos excesivos, cuestan dinero y tiempo. Ganar tiempo que podemos dedicar a otras actividades de atencin. b. Inventario Fsico: Los inventarios son importantes para toda institucin, por lo que en su desarrollo debern participar personal altamente calificado, el mismo que previamente deber recibir induccin de los pasos a seguir, esta actividad ayudara a que la institucin cuente con informacin confiable. c. Evaluacin de diferencias: Concluido el inventario, las diferencias sern analizadas por el Departamento de Contabilidad, quienes determinaran el origen de las mismas, determinaran responsables y darn el tratamiento que corresponda a cada una de ellas. d. Registro en Kardex y Sistema: Concluido el inventario y

determinacin de diferencias se proceder a registrar en el sistema de inventarios y kardex simultneamente los medicamentos; a fin de proceder a emitir los respectivos reportes de stock en cantidades y valorados. e. Asignacin de Responsable: Para una adecuada administracin del inventario siempre es importante asignar a un Bodeguero quien tendr como objetivo mantener los niveles ptimos de inventarios, as como brindar informacin oportuna a la administracin para la respectiva toma de decisiones.

127

f.

Procedimientos y Polticas: Se establecern los pasos a seguir tanto para las compras, recepcin y despacho de medicamentos a fin de que los colaboradores cuente con una herramienta de consulta. As mismo se elaborara los respectivos manuales para la realizacin de los inventarios cclicos y anuales que permitan efectuar un seguimiento a la adecuada administracin de los inventarios por parte de los responsables.

Objetivo General

Implementar un sistema de control de inventarios en el rea de Farmacias, para mejorar los procesos de pedido, recepcin y entrega de medicamentos a los usuarios.

Objetivos Especficos

Implementar un software de administracin de inventarios.

Actualizar las polticas y procedimientos para el adecuado manejo de los inventarios.

Actualizar los manuales de funciones del personal de farmacia.

Implementar un procedimiento de conteo cclico

Capacitar al personal sobre los cambios en las polticas y sistemas.

Importancia

Una vez ejecutado el estudio de la problemtica y examinando los resultados obtenidos en la encuesta al personal involucrado, se estableci que el propsito del proyecto es implementar cambios en los sistemas de inventarios, mejorar los procesos de compra, recepcin y entrega de

128

medicamentos, los cuales ayudaran a actualizar las polticas y procedimientos.

La implementacin de controles ser de mucha importancia por cuanto nos ayudara a obtener un mayor manejo sobre los inventarios, definicin de funciones y responsabilidades sobre el personal, mejores servicios a nuestros clientes y a su vez disminucin de medicamentos caducados, falta de stock, sobre stock de medicamentos que no tienen salida.

El beneficio que obtendr la administracin del centro de salud, es que contara con informacin oportuna, para la adecuada toma de decisiones, con personal altamente capacitado e involucrado en los nuevos cambios a los procesos, lo cual mejorara la imagen de la institucin, debido a que su atencin ser gil y oportuna.

Ubicacin

La Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS La Libertad, se encuentra ubicada en el Barrio San Francisco calle 10 entre Av. 13 y 14 de la Ciudad de La Libertad perteneciente a la Provincia de Santa Elena, los telfonos disponibles de la Unidad para recibir informacin que se requiera es el 042- 785-226 y el Fax: 042-785-008 el correo electrnico es el caa_lalibertad@hotmail.com. El Director del Centro es el Dr. Jaime Cifuentes Jcome.

El centro de atencin fue creado por los aos 50, y el 1961 se cambio a sus propias instalaciones y en la actualidad presta los servicios de consulta externa (medicina general, odontologa, cardiologa, ginecologa, neurologa, traumatologa, oftalmologa, psiquiatra), servicios

complementarios (Laboratorio, Rayos X, Farmacia y Enfermera) y servicios administrativos (Admisin y Estadsticas, Secretaria y la Unidad Financiera).

129

Grfico # 12 Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Factibilidad

La implementacin del proyecto es factible por cuanto cuenta con la aprobacin tanto de la Administracin, as como del Departamento de Auditoria y de los usuarios. El trabajo es necesario debido a que la

Administracin del Centro de Salud se encuentran preocupados por los llamados de atencin del Departamento de Auditoria, debido a la ausencia de controles interno en el manejo del rea de Farmacia, lo cual se ve reflejado en el mal servicio al cliente interno y externo.

A continuacin presentamos un cuadro del estudio de viabilidad econmica en la cual presenta un anlisis completo de lo que un proyecto requiere y que por lo menos se lo hace a travs de la realizacin de cuatro estudios complementarios que son: Mercado, Tcnico,

Organizacional Administrativo y financiero. 130

Estudio de viabilidad econmica

Formulacin y Preparacin Evaluacin

Obtencin de Informacin

Contruccin Flujo de Caja Estudio de Organizacin

Rentabilidad Anlisis cualitativo - Sensibilizacin Estudio Financiero

Estudio de Mercado

Estudio Tcnico

Cuadro # 15 Estudio de viabilidad econmica Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Estudio de mercado

Uno de los factores ms crticos en el estudio de proyectos es la determinacin de su mercado, tanto por el hecho de que aqu se define la cuanta de su demanda e ingresos de operacin, como por los costos e inversiones implcitas.

El estudio de mercado es ms que el anlisis y determinacin de la oferta y demanda o de los precios del proyecto. Debido a que nuestro proyecto se lo considera de uso interno, no hemos realizado un estudio de mercado.

Estudio tcnico

El estudio tcnico provee informacin para cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operacin pertinentes a sta rea. Se 131

estima que en estudio de proyecto se deben aplicar los procedimientos y tecnologas ms modernas, solucin que puede ser ptima tcnicamente, pero no serlo financieramente.

Uno de los objetivos de la implementacin de un sistema de control, es precisamente por los cambios tcnicos. El cambio tcnico se lo efectuara sobre el proceso de inventario, desde que se ingresa un pedido hasta que se entrega el bien a los consumidores, as como ayudara a la realizacin de los inventarios cclicos.

Estudio de la organizacin

Uno de los aspectos que se deben considerar en el estudio de proyecto es lo que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administracin: Organizacin, Procedimientos administrativos y Aspectos legales.

Hemos realizado varios estudios en lo que respecta a la organizacin del centro de atencin, estudios para el mejoramiento de los procesos operativos, as tenemos: Actualizar las polticas y procedimientos del manejo de inventarios. Actualizar los manuales de funciones del personal de farmacia. Capacitar al personal sobre los cambios en las polticas y sistemas.

Estudio Financiero

Los objetivos de sta etapa son ordenar y sistematizar la informacin de carcter monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los cuadros analticos y antecedentes adicionales para la evaluacin del proyecto, evaluar los antecedentes para determinar su rentabilidad.

132

La inversin que genera este proyecto no es considerada elevada por cuanto todos los mejoramientos, tanto en lo tcnico como en lo operativo, cuentan con un presupuesto que previamente a sido aprobada por la Administracin.

Finalmente mencionaremos que el proyecto es factible y aplicable en el Centro de Atencin Ambulatorio IESS en La Liberta, al ser especfico, concreto, determinado y delimitado. Adems puede ser aplicado en

otras instituciones tanto Pblicas y Privadas.

Descripcin de la Propuesta

Esta propuesta es de implementar un software de administracin de inventarios, as como de polticas y procedimientos que ayuden a mejorar control de inventarios; estableciendo funciones al personal que est dentro del rea de Farmacia, a fin de alcanzar los objetivos deseados.

a.

Se organizaran grupos de trabajo, conformado por el personal de Sistema, Auditoria, Contabilidad y de la Farmacia que ayudaran a la implementacin del nuevo software de administracin de inventarios.

b.

Para la elaboracin de polticas, procedimientos y funciones del personal de Farmacia se contara con la participacin de todas las reas relacionadas, y una vez aprobadas por parte de la administracin se proceder a difundirlas.

c.

Las polticas y los controles de gestin los desarrollara el propio personal de la institucin por lo que no se requerir de un asesor externo; siendo el dueo de este proceso el Administrador del Centro de Atencin Ambulatorio, bajo la atenta vigilancia del Departamento de Auditora Interna.

133

d.

Los recursos tales como activos, esto es sala de reunin, sillas y materiales sern proporcionados por la misma empresa; por lo que no se tendr que realizar gastos adicionales.

e.

El presupuesto incluir los costos de compra del software, uso de instalaciones, luz, agua y refrigerio que se brindara al personal participante en las tareas de elaboracin de las polticas, por lo tanto el gasto est considerado dentro de las asignaciones para este periodo fiscal.

f.

El cronograma para el desarrollo de estas actividades est elaborado de tal forma que no interrumpa las actividades normales del personal y se estima terminar en un plazo no mayor a tres meses; que iniciara en el mes de noviembre del 2009 y culminara en enero del 2010.

g.

Una vez actualizadas las polticas, procedimientos y funciones se ha dispuesto realizar charlas de capacitacin tanto para todo el personal que no intervino en el proceso as como al personal de las reas con las cuales se trabaja directamente o indirectamente; al final de la capacitacin el personal ser calificado; a fin de determinar si asimilo o no el entrenamiento; caso contrario se proceder a coordinar una recapacitacin.

Plan de Ejecucin

134

N OBJETIVOS ESPECIFICOS ACTIVIDADES RECURSOS PRESUPUESTO 1 Implementar un software de 1,1 Reunin con el personal de Partidas administracin de inventarios Sistemas, Auditoria, Contabilidad y Presupuestarias $ 2.500,00 Farmacia. 1,2 Determinar las actividades claves Sala de Reuniones, para implementacin y pruebas con Refrigerios, Infocus 55,00 los usuarios. 1,3 Elaboracin del manual de usuario, y Textos, papeleria, y aprobacin de por parte de la equipos de oficina 25,00 Adminstracin. 2 Actualizar las polticas y 2,1 Reunin con personal del area de Partidas procedimientos para la adecuada Contabilidad y Farmaca. Presupuestarias 120,00 administracin del inventarios. 2,2 Determinar las actividades del Sala de Reuniones, 56,00 proceso y controles Refrigerios, Infocus 2,3 Definicin y aprobacin de los Impresin y procedimientos y polticas distribucin 34,00 3 Actualizar los manuales de 3,1 Reunin con personal del area de Partidas 80,00 funciones del personal del area Farmaca Presupuestarias de farmacia. 3,2 Determinar las funciones y Sala de Reuniones, 35,00 responsabilidades claves. Refrigerios, Infocus 3,3 Definicin y aprobacin de politica Textos, papeleria, y 23,00 equipos de oficina 4 Implementar un procedimiento 4,1 Reunin con personal de Auditoria, Sala de Reuniones, de conteo cclico. Contabilidad y Farmacia. Refrigerios, Infocus 98,00 4,2 Determinar las actividades del Textos, papeleria, y proceso, controles y riesgos. equipos de oficina 34,00 4,3 Definicin y aprobacin de politica Impresin y 20,00 distribucin 5 Capacitar al personal sobre los 5,1 Preparar material y Evaluacion para Sala de Reuniones, 175,00 cambios en las politicas y capacitacin Refrigerios, Infocus sistemas. 5,2 Solicitar area y dictar capacitacin Papeleria, y equipos 95,00 de oficina 0,00 5,3 Emitir informe de la capacitacin Total $ 3.350,00

Son: Tres mil trescientos cincuenta 00/100 dlares americanos

Cuadro # 16
Elaborado por:
Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Actividades

135

Una vez concluida la fase de planificacin y acuerdos con los grupos de trabajo, para la implementacin de los cambios en el sistema de control de inventario, se debe coordinar la elaboracin de las siguientes actividades:

a. Se confirmara con el manual de usuario (ver Anexo 5 que todos las transacciones cumplan con su funcin, principalmente en las tablas de mantenimiento, procesos y de generacin de reportes de control.

b. Las polticas y procedimientos de inventarios (Ver Anexo 6, contendr principalmente las siguientes actividades claves. Solo por los tems de mayor rotacin se efectuara los respectivos pedidos, a fin de evitar el stock excesivo. El almacenamiento de los medicamentos se lo efectuara por bloque, percha, nivel y lado, tal como se lo ha considerado en el nuevo software a fin de que la bsqueda de los tems sea gil y oportuna. Se mantendr control sobre la caducidad de los frmacos, por lo que apoyndonos en el sistema, semanalmente generaremos reporte para segregar del stock disponible para la atencin de nuestros clientes internos y externos las unidades. Se solicitara la participacin del personal de Auditoria para la destruccin y baja de los registros de los medicamentos caducados. Se mantendr los respectivos ndices de gestin que permitan evaluar el desempeo del personal del rea de Farmacia. Se mantendrn los archivos de ingreso y egreso de mercadera organizados en forma secuencial y cronolgica. c. Dentro de las principales funciones del personal de Bodega (Anexo 7 se han considerado las siguientes, tomando en consideracin la estructura organizativa: Cumplir con el Reglamento Interno, Cdigo de tica y Cdigo de Conducta. 136

 La recepcin de los tems deber realizrselo de acuerdo al pedido aprobado por el Departamento Financiero. Deber mximo al da siguiente, entregar al Departamento de Financiero toda la documentacin concerniente a los ingresos y egresos de mercadera a fin de que se apruebe su registro y soporte las transacciones de inventarios. Todo el personal deber tener conocimiento bsico de contabilidad y medicina, a fin de que la labor de cada colaborador, agregue valor a los procesos. d. La poltica de inventario cclico (Anexo 8 deber incluir las siguientes actividades bsicas: La bodega deber estar organizada, de acuerdo a los lineamientos descritos en los procedimientos. Se efectuara a fin de cada mes por parte del personal de Farmacia, y la informacin deber ser remitida al Departamento de Auditoria mximo al quinto da del mes siguiente. En caso de diferencias se debe remitir hoja de anlisis y documento para proceder a regularizar este caso. El personal del Departamento de Auditoria, como mnimo deber practicas tres inventarios fsicos, al ao. Se deben inventariar los tems de mayor rotacin y costo a fin de mantener adecuadamente controlado el inventario. Se debern determinar las responsabilidades en caso de prdida o faltante de mercadera.

e. En lo que se refiere a la capacitacin del personal, se deben seguir las siguientes sugerencias. El personal no deber falta, caso contrario ser sancionado el empleado de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo. Debern obtener como mnimo 85% de calificacin en la evaluacin escrita para poder aprobar la charla, caso contrario se debe coordinar recapacitacin. Se emitir un informe sobre lo actuado. 137

Cronograma

TIEMPO NOVIEMBRE DEL 2009 ACTIVIDADES

1 2 3 4

DICIEMBRE DEL 2009 1 2 3 4

ENERO DEL 2010 1 2 3 4

Reunin con el personal de Sistemas, Auditoria, Contabilidad y 1 Farmacia. Determinar las actividades claves para implementacin y pruebas con 2 los usuarios. Elaboracin del manual de usuario, y aprobacin de por parte de la 3 Adminstracin. Reunin con personal del area de 4 Contabilidad y Farmaca. Determinar las actividades del 5 proceso y controles Definicin y aprobacin de los 6 procedimientos y polticas Reunin con personal del area de 7 Farmaca Determinar las funciones y 8 responsabilidades claves. Definicin y aprobacin de poltica. 9 Reunin con personal de Auditoria, Contabilidad y Farmacia. 10 Determinar las actividades del 11 proceso, controles y riesgos. 12 Definicin y aprobacin de politica Preparar material y Evaluacion para 13 capacitacin Solicitar area y dictar capacitacin 14 15 Emitir informe de la capacitacin

Cuadro # 17 Elaborado por:

Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Impacto

138

El impacto que tendr el presente proyecto, est encaminado a mejorar el servicio de Farmacia que se brinda a nuestros clientes internos y externos, adems se espera obtener los siguientes beneficios:

a.

Disminuir el nmero de prdidas sistemtica de frmacos, por cuanto se contara con informacin en lnea, y el personal de Farmacia, Auditoria y Financiero autoevaluaran la disminucin, con la realizacin de los inventarios cclicos.

b.

Se dispondr de informacin de productos, proveedores, stock, estado de los tems, a fin de que las decisiones que se tomen sean oportunas y adecuadas por parte de la administracin.

c.

Al contar con polticas y procedimientos actualizados el personal de Farmacia mejorara el ambiente de control y la cultura organizativa del Centro de Atencin Ambulatoria.

d.

El Departamento de Financiero ser otro de los beneficiados, por cuanto contara con documentacin a tiempo y saldos de inventarios ms reales, lo cual permitir realizar seguimientos oportunos a las variaciones de uso del inventario.

Evaluacin

La evaluacin de los resultados obtenidos por la implementacin de la propuesta se los puede obtener a travs del desarrollo de pruebas de cumplimiento a los cambios propuestos, los mismos que deben proporcionar a la Administracin un grado razonable de confianza en que las polticas y procedimientos cumplen adecuadamente con su funcin.

A continuacin hemos preparado un cuadro donde se muestran las causas de los problemas determinados en el capitulo uno, as como las propuestas; lo cual nos ayudara para efectuar un seguimiento a las mejoras implementadas. 139

Analisis de Causas y Propuestas

CAUSAS PROBLEMA % PROPESTA Automatizacion de transacciones Implementar el uso de documentos prenumerados Contabilizar el linea las transacciones Creacin de tabla de Autorizaciones Implementacion del inventario ciclico Actualizacin de procedimientos y realizar descripcin de funciones y responsabilidades Manual de funciones y responsabilidades Capacitacin al personal Capacitacin al personal Capacitacin al personal Implementar Sotware de administracin de inventario Implementar Sotware de administracin de inventario %

Transacciones manuales Falta de un sistema de no completadas Administracin de Dcoumentos manuales inventarios Registros atrasados y no contabilizados Documentos no autorizados Polticas desactualizadas Falante de farmacos

5% 5% 25% 5% 15%

1% 1% 5% 1% 3%

Falta de control en ingresos y egreso de mercadera Falta de segregacin de Falta de Control Interno funciones Farmacos caducados Falta de Administracin Mal servicio al cliente Bodega desordenada de Inventarios

5% 5% 5% 15% 5%

1% 1% 1% 3% 1%

Falta de Stock stock Falta de control del Sobre medicamentos Inventario Total Analizado
Cuadro # 18 Elaborado por:

7% de 3% 100%

1%

1% 20%

Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Grafica de Causa de los problemas y Propuestas

140

Sobre stock de medicamentos Falta de Stock Bodega desordenada Mal servicio al cliente Farmacos caducados Falta de segregacin de funciones Problemas Detectados Falta de control en ingresos y Falante de farmacos Documentos no autorizados Registros atrasados y no Dcoumentos manuales Transacciones manuales no 0% 5% 10% 15% 20% 25% Propuestas

Grfico # 13 Elaborado por:

Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas

BIBLIOGRAFIA DE INVESTIGACIN

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Orrala, Washington Modesto.

Proyecto aplicacin

de una

reingeniera de procesos, en los departamentos administrativo, financiero, comercializacin y produccin en la compaa

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