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Handbuch Reservierung Version 8.5 Small Business Edition

Handbuch

Reservierung

Version 8.5 Small Business Edition

Handbuch Reservierung Version 8.5 Small Business Edition
Handbuch Reservierung Version 8.5 Small Business Edition

Delphi ist ein Warenzeichen von Borland.

MSDOS, Windows-NT, Windows 2000, Windows XP und Microsoft Word sind Warenzeichen der Microsoft Corporation.

Oracle ist ein Warenzeichen von der Oracle Corporation.

Crystal Report Writer ist ein Warenzeichen der Crystal Decisions.

© Copyright MICROS-FIDELIO GmbH, Neuss 2006

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

3

Einführung

7

Über Suite 8 Reservierungen

7

Starten des Suite 8 Small Business Edition Reservierungsmoduls

7

Anmelden

7

Symbolleisten - Reservierung

8

Steuerungstasten

9

Tastenkombinationen

9

Steuerungstasten

10

Die Funktionstasten

10

Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten

12

Pfeiltasten

12

HTML - Anzeige

13

Das Datumsfeld

16

Änderung des Datums

17

Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition

18

Suite 8 Small Business Edition beenden

18

Reservierung

19

Reservierungssuche

19

Eingabe der Reservierungsabfrage

19

Die Basissuchkriterien

19

Erweiterte Reservierungsabfrage

21

Aktivierung der Suche

21

Die vorgegebenen Suchkriterien auf dem Reservierungsnavigator

22

Einschränken der Suche

23

Das Raster (Grid) individuell auf den Reservierungsnavigator anpassen

24

Neue Reservierung

25

Bearbeiten der Reservierung

32

Die Tagesfunktionalität

33

Eine Reservierung in Turnaway ändern

41

Tipps

42

Verknüpfung von Karteien mit der Reservierung

42

Der Reservierung Packages hinzufügen

45

Ansicht aller Felder der Reservierungsmaske im Rasterformat

53

Der Reservierung Attribute hinzufügen

54

Der Reservierung Kreditkarten hinzufügen

55

Hinzufügen von Notizen

59

Zusätzliche Karteien in der Reservierungsbearbeitungsmaske

61

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

61

Stornierung von Änderungen, die in der Reservierung gemacht wurden61

Speichern von Änderungen in der Reservierung

Walk in Reservierung

62

Reservierungsoptionen in der Reservierungsbearbeitungsmaske

62

Reservierungskopie

63

Zusätzliche Autorisierung

63

Vorausrechnung – Genehmigung

63

Rechnungsinstruktionen

65

Bestätigungsbrief

67

Deposit

69

Fixleistungen

70

Gastkommentar

72

Archiv & Zukunft

73

Verknüpfte Dokumente

74

Locator

76

Manuelle Genehmigung

76

Speiseplan

76

Nachrichten

76

Meldeschein

78

Reservierungen sharen

78

Traces

84

Benutzerprotokoll

86

Master Share

87

Unabhängiger Sharer

87

Reservierungsoptionen aus Menü des Reservierungsnavigator

87

Reservierungskopie

88

Rechnungsinstruktionen

88

Bestätigungsbrief

88

Deposit

88

Gastkommentar

88

Archiv & Zukunft

88

Verknüpfte Dokumente

88

Locator

89

Nachrichten

89

Notiz

89

Buchungen

89

Meldeschein

89

Reaktivieren

89

Share Reservierungen

90

Splitten

90

Traces

91

Check-In rückgängig machen

91

Check-Out rückgängig machen

91

Benutzerprotokoll

91

Warteliste

91

Finanzkonten

(FA)

93

Notizen mit Finanzkonten verknüpfen

95

Reservierung

auf Warteliste

96

Inhaltsverzeichnis

Zimmerumzug

96

Gruppenreservierung

99

Zugreifen auf Gruppenreservierungen

99

Gruppenreservierungssuche

99

Die Basissuchkriterien

99

Neue Gruppenreservierung

100

Änderungen in der Gruppenreservierung

112

Register

115

1

Einführung

Das Suite 8 Reservierungsmodul ermöglicht Ihnen, alle Funktionen betreffend der Reservierung für Individual- und Gruppenreservierungen, ebenso wie der Finanzkonten, durchzuführen. Dieser Bereich des Handbuchs erklärt die verfügbaren Funktionen und unterschiedlichen Möglichkeiten, diese durchzuführen.

Über Suite 8 Reservierungen

Das Suite 8 Reservierungsmodul wird für das Eingeben, Suchen und Modifizieren von Reservierungen für Individual, Firmen, Reisebüros und Sourcen verwendet. Man kann ganz einfach Gruppenreservierungen machen; ebenso Vorlagen für Gruppen und Zimmerlisten gestalten oder die Warteliste bearbeiten. Von dem Reservierungs- Navigator aus können Sie ebenso Karteien suchen, editieren und modifizieren; Gästenachrichten, Gastkommentare, Reservierungs- und Karteinotizen eingeben. Sie können Buchungen durchführen, um Leistungen auf Gastrechnungen zu buchen, ebenso auf Archiv und Zukunft zugreifen. Benutzerdefinierbare Suchmasken und Informationsvorlagen im HTML-Format ermöglichen eine flexible, Ihrem Betrieb entsprechende Handhabung, des Reservierungs-Navigators.

Starten des Suite 8 Small Business Edition Reservierungsmoduls

Anmelden

Um mit dem Suite 8 Small Business Edition Modul Reservierungsmodul zu arbeiten, müssen Sie sich zuerst im System anmelden. Sie benötigen einen gültigen Benutzernamen und das Passwort.

Anmelden bei Suite 8 Small Business Edition:

1. Über den Arbeitsplatz (Desktop), klicken Sie auf das Symbol Fidelio Version 8.

8 Small Business Edition: 1. Über den Arbeitsplatz (Desktop), klick en Sie auf das Symbol Fidelio

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Die Anmeldemaske erscheint:

Edition Handbuch Reservierung Die Anmeldemaske erscheint: 2. Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation

2. Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Benutzer.

3. Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort.

4. Tragen Sie Ihr geheimes Passwort (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Passwort.

5. Klicken Sie auf ANMELDEN.

Das Suite 8 Hauptmenü erscheint.

Sie sind nun im System angemeldet.

Symbolleisten - Reservierung

Das Suite 8 Small Business Edition Hauptmenü hat sieben farbige Felder, die sich auf der linken Seite des Bildschirms befinden. Jedes farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar.

farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar. Öffnen der Symbolleiste Reservierung 1. Klicken Sie auf R

Öffnen der Symbolleiste Reservierung

1. Klicken Sie auf RESERVIERUNG in der farbigen Symbolleiste.

Die Suite 8 Symbolleiste für die Reservierung öffnet sich:

Einführung

Einführung Alternativ können Sie R ESERVIERUNG auf der Menüleiste anklicken. Das Suite 8 Menü für die

Alternativ können Sie RESERVIERUNG auf der Menüleiste anklicken.

Das Suite 8 Menü für die Reservierung erscheint.

Das Suite 8 Menü für die Reservierung erscheint. Steuerungstasten Tastenkombinationen Suite 8 hat

Steuerungstasten

Tastenkombinationen

Suite 8 hat Tastenkombinationen, die einen raschen Zugriff auf Feld- oder Dialogmasken einer Maske ermöglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, kann man die Alt + Buchstabe Tasten drücken und der Kursor bewegt sich in dieses Feld oder führt einen Befehl aus. Zum Beispiel in der Karteikartensuchmaske ist der Buchstabe “S” für die Suche unterstrichen. Durch drücken von Alt + S werden die Auswahlkriterien gesucht.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Verwendung der Tastenkombinationen:

Eingabe von der Maske oder dem Dialogfeld:

Alt + Buchstabe

Der Kursor bewegt sich in das Feld oder führt den Befehl aus.

Steuerungstasten

Suite 8 hat auch Steuerungstasten, die es ermöglichen Funktionen zu starten, ohne die Maus zu verwenden. Diese Tasten zu verwenden spart Zeit.

Suite 8 Steuerungstasten – siehe Tabelle 1.

Tabelle 1:

Suite 8 Steuerungstasten

Steuerungstasten

Beschreibung

F1

Zeigt das Hilfe-Fenster.

Alt + F4

Schließt das aktive Fenster.

F10

Schließt alle aktiven Fenster.

F12

Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster.

Alt + Pfeil hinunter

Anzeige Auswahlfenster

Tab

Bewegt sich vorwärts durch die Felder und Optionen. Bewegt sich zum nächsten Feld und bestätigt die Eingabe.

Umschalttaste + Tab

Bewegt sich rückwärts durch die Felder und Optionen.

Strg + Tab

Bewegt sich vorwärts durch Tabulatoren.

Strg + Umschalttaste + Tab

Bewegt sich rückwärts durch Tabulatoren.

Escape

Bricht die laufende Aktion ab. Schließt Auswahlfenster bevor eine Auswahl getroffen wurde.

Pos 1

Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes.

Ende

Bewegt den Kursor zum Ende eines Feldes.

Die Funktionstasten

In Suite 8 hat man die Möglichkeit, in jeder Maske das Funktionstasten Hauptmenü aufzurufen. Die Funktionstasten sind Kürzel für Masken, Suchfunktionen und Arbeitsplatzwerkzeuge. Die Verwendung dieser Tasten ermöglicht einen raschen Zugriff auf Informationen, ohne das Fenster, in welchem man gerade arbeitet, schließen zu müssen. Zum Beispiel: Sie legen gerade eine neue Reservierung für einen Gast an, während er gleichzeitig Fragen über Restaurants in der Umgebung stellt. Man kann die Funktionstaste „Telefonbuch“ für Restaurantinformationen verwenden anstatt die Reservierungsmaske zu verlassen, um die Restaurantinformation abzurufen, das Telefonbuch wieder zu schließen und erneut eine neue Reservierungsmaske zu öffnen.

Suite 8 Funktionstasten - siehe Tabelle 2, Seite 11.

Einführung

Anmerkung: Einige Funktionstasten sind Bestandteil der Small Business Edition Featurelist.

Tabelle 2:

Suite 8 Funktionstasten

Funktionstasten

Menüoption

F4

Kalender

Strg + A

Anreisen

Strg + B

Rechnungen

Strg + D

Verfügbarkeit

Strg + E

Buchungen

Strg + F

Etagenplan

Strg + G

Gruppenreservierung

Strg + H

Hausstatus

Strg + I

Gäste im Haus

Strg + L

Zimmerplan

Strg + M

Nachrichten

Strg + N

Neue Reservierung

Strg + P

Karteien

Strg + Q

Quickreservierung

Strg + S

Zimmersuche

Strg + T

Telefonbuch

Strg + U

Reservierung bearbeiten

Umschalttaste + Alt + R

Devisenrechner

Umschalttaste + Strg + R

Berichte

Umschalttaste + Strg + M

Maximale Verfügbarkeit

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten

In der Funktionsleiste klickt man auf „Funktionstasten“.

Das Hauptmenü der Funktionstasten erscheint.

Das Hauptmenü der Funktionstasten erscheint. Pfeiltasten Viele Felder haben blaue, nach unten zeigende

Pfeiltasten

Viele Felder haben blaue, nach unten zeigende Pfeiltasten

kennzeichnen, dass weitere Informationen angezeigt werden können.

unten zeigende Pfeiltasten kennzeichnen, dass weitere Informationen angezeigt werden können. . Diese Pfeiltasten Seite 12

. Diese Pfeiltasten

Einführung

Einführung Zum Beispiel in der Maske Hausstatus: Klickt man auf die blaue Pfeiltaste neben Out of

Zum Beispiel in der Maske Hausstatus: Klickt man auf die blaue Pfeiltaste neben Out of Order öffnet sich die Out of Order Maske.

neben Out of Order öffnet sich die Out of Order Maske. HTML - Anzeige Version 8

HTML - Anzeige

Version 8 bietet die Möglichkeit Informationen in HTML Format anzuzeigen. Die Hauptbereiche in denen Informationen im HTML Format angezeigt werden sind die folgenden:

Reservierungsnavigator

Gruppen

Karteien

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Aufgaben und Aktivitäten

Informationen im HTML Format sehen:

1. Klicken Sie auf die Kundenverwaltungsmenüleiste und wählen Karteien, um Gästekarteien anzuzeigen.

2. Diese Hauptübersicht der Gästekarteien wird Navigator genannt und ist in drei Bereiche unterteilt:

1. Abfrage – Basis- und erweiterte Suchabfragen für Gästekarteien

2. Abfrageergebnis – Das Ergebnis der Abfrage wird im Rasterformat angezeigt

3. Baumstruktur und HTML Anzeige.

1. Die Baumstruktur zeigt alle Detailinformationen an, die mit dieser Gastkartei in Verbindung stehen, inkl. Adressinformation, Kommunikationsarten, Verknüpfungen, Reservierungen oder Archivdaten.

2. Die frei-definierbare HTML Ansicht. Durch Anklicken der rechten Maustaste kann die Information auf dem HTML gedruckt werden.

3. Geben Sie den Gastnamen den Sie Suchen in das Feld Name und klicken auf

SUCHE.

4. Das Abfrageergebnis wird im Raster im mittleren Bereich der Maske angezeigt und die Baumstruktur und das HTML Format im unteren Bereich der Maske.

Einführung

Einführung 5. In diesem Beispiel zeigt die HTML Ansicht eine Gesamtübersicht der Kartei an. Die Baumstruktur

5. In diesem Beispiel zeigt die HTML Ansicht eine Gesamtübersicht der Kartei an. Die Baumstruktur ist geöffnet und zeigt standardmäßig eine Stufe an. Ein Plus neben dem Verzeichnis kennzeichnet, dass die Baumstruktur erweitert werden kann und mehr Verzeichnisse sichtbar werden. Ein Minus neben dem Verzeichnis gibt an, dass die Ansicht der gezeigten Details reduziert werden kann.

die Ansicht der gezeigten Details reduziert werden kann. Erweitern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol

Erweitern der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Erweitern

kann. Erweitern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Erweitern , um alle Verzeichnisse zu öffnen.

, um alle Verzeichnisse zu öffnen.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Verkleinern der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Verkleinern

Löschen der Baumstrukturanzeige

auf das Symbol Verkleinern Löschen der Baumstrukturanzeige , um die Anzeige zu verringern. Klicken Sie auf

, um die Anzeige zu verringern.

Klicken Sie auf das Symbol Löschen

Anzeige zu verringern. Klicken Sie auf das Symbol Löschen , um die Baumstruktur und die HTML-Ansicht

, um die Baumstruktur und die HTML-Ansicht

zu löschen. Die Ansicht wird aber nur für diesen Gast entfernt. Sofern eine andere

Kartei geöffnet wird ist die Darstellung wieder vollständig.

Aktualisieren der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Aktualisieren zu aktualisieren.

Ändern der HTML-Ansicht

Zwei zusätzliche Schaltflächen in der HTML Ansicht erlauben einige Details in einem Listenformat oder einer Großansicht darzustellen. Standardmäßig ist die Großansicht eingestellt.

ellen. Standardmäßig ist die Großansicht eingestellt. ,um die Baumstruktur und HTML Ansicht 1. Um die

,um die Baumstruktur und HTML Ansicht

1. Um die Listenansicht zu erhalten, klicken Sie auf

.
.
1. Um die Listenansicht zu erhalten, klicken Sie auf . 2. Um in die Großansicht zu

2. Um in die Großansicht zu wechseln, klicken Sie auf

.
.
. 2. Um in die Großansicht zu wechseln, klicken Sie auf . Das Datumsfeld Das Format

Das Datumsfeld

Das Format des Datums wird in der Windows Systemkonfiguration festgelegt. Das Datumsformat und die verwendeten Trennzeichen können so von Hotel zu Hotel variieren.

Typische Datumsformate:

MM/tt/jj

Einführung

MM/tt/jjjj

jj/MM/tt

jjjj-MM-tt

tt-MMM-JJ

Man kann das Datum direkt in das Feld tippen; aber es muss exakt im vordefinierten Format eingetippt werden.

Es gibt viele Datumsfelder im System. Zum Beispiel: Anreisedatum oder Abreisedatum. Das Datum kann entweder spezifisch oder für ein Zeitraum sein.

Datum kann entweder spezifisch oder für ein Zeitraum sein. Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen

Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen kann, was an diesem Tag passiert. Zum Beispiel: wenn man sich anschauen möchte, welche Gäste am 01.01.05 anreisen.

sich anschauen möchte, welche Gäste am 01.01.05 anreisen. oder Werden Informationen über einen Zeitraum benötigt

oder

anschauen möchte, welche Gäste am 01.01.05 anreisen. oder Werden Informationen über einen Zeitraum benötigt kann ein

Werden Informationen über einen Zeitraum benötigt kann ein bestimmter Datumsbereich oder nur ein bestimmtes Startdatum benutzt werden. Zum Beispiel:

Man möchte die Anreisen vom 01.01.05 bis 31.01.05 sehen oder alle ab 01.01.2005.

Änderung des Datums

Das Datum kann durch Eintippen des neuen Datums oder unter Verwendung des Kalenders geändert werden.

Eingabe eines neuen Datums

1. Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld.

2. Tragen Sie das neue Datum in das Datumsfeld, im vordefinierten Format, inklusive der Trennungen ein.

3. Drücken Sie die Tabulator Taste.

Das Datum ist geändert.

Ändern des Datums unter Verwendung des Kalenders

1. Klicken Sie auf das Pfeil-nach-unten Feld Datumsfeld befindet.

Der Kalender erscheint.

Sie auf das Pfeil-nach-unten Feld Datumsfeld befindet. Der Kalender erscheint. , welches sich gleich neben dem

, welches sich gleich neben dem

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung 2. Um einen früheren oder späteren Monat anzeigen zu

2. Um einen früheren oder späteren Monat anzeigen zu lassen, klickt man auf die horizontalen Pfeile oberhalb des Kalenders oder indem man die Tasten Strg + (Pfeil nach oben) oder Strg + (Pfeil nach unten) drückt.

3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Datum und klicken auf die linke Maustaste

oder betätigen Sie die Pfeile auf der Tastatur, um auf das entsprechende Datum zu gelangen und drücken Sie die Eingabetaste.

4. Das Datum ist nun geändert.

Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition

1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf das FENSTER Menü und auf die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen.

2. Klicken Sie auf die Option ABMELDEN aus dem FENSTER Menü.

Die Anmeldemaske erscheint.

aus dem F ENSTER Menü. Die Anmeldemaske erscheint. Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden. 3.

Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden.

3. Um die Anwendung vollständig zu schließen, klickt man auf BEENDEN.

Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint.

Suite 8 Small Business Edition beenden

1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf FENSTER und die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen.

2. Klicken Sie auf die Option PROGRAMM BEENDEN aus dem FENSTER Menü oder geben Sie Strg + X ein.

Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint.

2

Reservierung

Reservierungssuche

Die Hauptreservierungsmaske ist in drei verschiedene Bereiche geteilt:

Abfrage – besteht aus vielfachen Basisreservierungssuchkriterien, wie Name, Bestätigungsnummer, Reservierungstyp, Zimmernummer, Firma, Reisebüro, Gruppen und erweiterte Abfrageoptionen.

Abfrageergebnisse – die Ergebnisse der erweiterten Abfrage, präsentiert in einem Rasterformat, inkludieren Name, Anzahl Zimmer, Anreise, Abreise, Typ, Reservierungsstatus, Zimmernummer, Zimmertyp, Reisebüro, Firma oder Source- Information und Gruppenname.

HTML Seite – frei definierbare HTML-Anzeige, in einem Listenformat oder in einer Großansicht.

Eingabe der Reservierungsabfrage

Die Abfragemaske ist in 3 Bereiche geteilt:

Die Basissuchkriterien

Die erweiterten Abfrageoptionen

Die vorgegebenen Abfragekriterien im Reservierungs-Navigator.

Die Basissuchkriterien

Die meisten der Suchkriterien sind selbsterklärend. Man kann in zahlreiche Felder wie Namen, Vorname, etc. eingeben, um die Suche einzugrenzen. Die aktuelle Abfrage wird in einem Fenster auf der rechten Seite der Maske im Skript-Format dargestellt. Falls keine Daten eingegeben werden, erscheinen die Reservierungen alphabetisch. Für weitere Details zur Reservierungssuche, siehe Tabelle 4:

Tabelle 4:

Maske - Reservierungssuche

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Name

Der Nachname des Gastes.

Vorname

Der Vorname des Gastes.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Firma

Die Firma, die mit dem Gast verbunden wurde. Klicken Sie auf den Pfeil des Auswahlfeldes, wenn Sie nach bestehenden Firmenkarteien suchen möchten.

Reservierungs-#

Suche mittels Bestätigungsnummer.

Reisebüro

Das Reisebüro, das mit dem Gast verbunden wurde. Klicken Sie auf den Pfeil des Auswahlfeldes, wenn Sie nach bestehenden Reisebürokarteien suchen möchten.

Reservierungstyp

Suche nach speziellen Reservierungstypen, wie definitive oder tentative Reservierungen kann man aus der Auswahlliste der definierten Reservierungstypen auswählen.

Zimmernummer

Um

nach

einer bestimmten Zimmernummer zu

suchen.

Gruppe

Um nach einer speziellen Gruppe zu suchen, ermöglicht das Auswahlmenü aus verfügbaren Gruppenvorlagen zu wählen.

erweiterte Abfrage Wählen Sie aus einer Auswahlliste die verfügbaren Felder, geben eine Bedingung und einen Wert ein, die der zu suchenden Bedingung entsprechen sollten. Zum Beispiel, wählen Sie „Anreise“ „gleich“ und danach wählen Sie ein „Datum“ aus dem Kalender. Sie erhalten eine Liste aller Anreisen für dieses spezielle Datum.

Um nach definierten Reservierungsattributen zu suchen. Wählen Sie aus der Auswahlliste die definierten Reservierungsattribute. Reservierungsattribute sind spezielle Behandlungen, die der Gast zugestellt oder in seinem Zimmer platziert wünscht. Zum Beispiel, Champagner, Blumen oder Schokolade. Spezielle Wünsche, Wie “Schaumstoffkissen” könnten ebenso als Reservierungsattribut betrachtet werden.

Attribute

Reservierung

Erweiterte Reservierungsabfrage

Es gibt so viele Abfragemöglichkeiten, dass nicht alle auf die Maske passen; deshalb wählen Sie die Auswahlliste neben der ERWEITERTEN ABFRAGE. Die erweiterte Abfrage besteht aus 3 Auswahlfeldern:

Mit dem ersten Feld erscheint eine Auswahlliste von möglichen Feldern.

Das zweite begrenzt die Abfrage auf einer zweiten Ebene oder gibt eine Auswahl an Bedingungen.

Das dritte Feld fordert einen frei formatierten Wert, der mit der Bedingung übereinstimmt.

Zum Beispiel, wenn Sie nach einer Reservierung mit einem bestimmten Source-Code suchen möchten, würden Sie das Feld “Source-Code” aus der Auswahlliste wählen, die Bedingung wäre “gleich mit” und der “Wert” dieser Bedingung wäre der Source-Code, welcher aus der Auswahlliste ausgewählt werden kann.

Ersatzzeichen

Die Suchkriterien können ebenso unter Verwendung von Ersatzzeichen (%) eingegeben werden. Dies ist im Namensfeld hilfreich. Zum Beispiel, M%ller wird Müller, Möller liefern; %Bank wird Deutsche Bank, Dresdner Bank, etc. liefern.

Aktivierung der Suche

Um die Suche zu aktivieren muss man das Feld SUCHE anklicken. Aufgrund der Zeit, die es dauern kann, um in einer großen Datenbank zu suchen, wurden zwei verschiedene Suchoptionen ergänzt. Indem man auf das Feld SUCHEN klickt, wird die maximale Anzahl an Reservierungen erscheinen, die unter SETUP-> KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN definiert wurden, mit der Frage, falls es noch mehr anzuzeigen gäbe, ob mehr angezeigt werden sollten. Indem man das Feld VOLLE SUCHEABFRAGE anklickt, werden alle Reservierungen angezeigt, die den Kriterien entsprechen. Bitte beachten Sie, dass falls die Einstellungen „SUCHE WÄHREND EINGABE“ unter SETUP->

aktiviert wurden, Suite 8

Small Business Edition sofort nach Eingabe der Werte in die Felder die Suche startet und es

nicht notwendig ist, das Feld Suche anzuklicken.

Eine Liste von Reservierungen, die dem entspricht, was Sie festgesetzt haben wird angezeigt. Zum Beispiel, wenn Sie eine Suche für den Nachnamen „Thomas“ bestimmen, zeigt das Reservierungsgrid eine Liste aller Reservierungen für Personen, die einen Nachnamen haben, der mit „Thomas“ startet. Die Abfragekriterien können einfach durch Anklicken des Feldes LÖSCHEN zurückgesetzt werden.

KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Die vorgegebenen Suchkriterien auf dem Reservierungsnavigator

Die vorgegebenen Suchkriterien für jede Seite der Kartei auf dem Reservierungsnavigator

sind unter SETUP->KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->SUCHMASKEN- >STANDARDSUCHKRITERIEN IM RESERVIERUNGS-NAVIGATOR definiert. Jede einzelne Kartei

ermöglicht Ihnen, eine Auflistung von bestehenden Reservierungen auszuwählen, indem Sie eine der verfügbaren Auswahlkarteien aussuchen. Man kann ebenso die Ansicht ändern, indem man einen Reservierungsstatus auf der rechten Seite des Auswahlmenüs auswählt oder die gewählten Elemente rückgängig macht. Bitte Beziehen Sie sich auf Tabelle 5.

Tabelle 5:

Auswahlkarteien - Reservierungs-Navigator

Kartei

Option

Anreise

Die Kartei Anreise zeigt alle erwarteten Anreisen für ein bestimmtes Datum. Vorgaben sind das heutige Datum und die erwarteten Anreisen. Man kann die Anzeige ändern, indem man ein spezielles Datum und ebenso eingecheckte Gäste für dieses Anreisedatum inkludiert. Mit den Feldern auf der rechten Seite kann man

BEARBEITEN, EINCHECKEN, STORNIEREN oder auf die Maske

der Reservierungs-OPTIONEN zugreifen.

Im Haus Diese Ansicht zeigt alle Reservierungen jener Gäste, die an einem bestimmten Datum IM HAUS sein werden. Dies werden erwartete, eingecheckte und kurz vor der Abreise stehende Reservierungen sein. Sie können die Reservierung BEARBEITEN und auf die Reservierungs- OPTIONEN zugreifen. Abhängig vom Reservierungsstatus können Sie die Reservierung auch EINCHECKEN oder

STORNIEREN.

Alle Reservierungen mit dem selben Abreisedatum entsprechend dem ausgewählten Datum. Der Reservierungsstatus für diese Reservierungen sollte ABREISE ERWARTET sein. Die verfügbaren Felder sind

BEARBEITEN und OPTIONEN.

Abreise

Reservierung

Kartei

Option

Alle

Sie können aus der Auswahlliste wählen, falls Sie folgendes ansehen möchten:

ARCHIV für Gäste, die bereits früher im Hotel genächtigt haben.

STORNIERT für Gäste, die die Reservierung storniert haben

WARTELISTE für alle Reservierungen, die man nicht bestätigen konnte und deshalb auf Warteliste gesetzt wurden.

NO SHOW für Gäste, die nicht angereist sind und Ihre Reservierungen auch nicht storniert haben.

Durch Anklicken des Feldes VOLLSUCHE kann die Suche aktiviert werden. Diese Ansicht wird alle Reservierungen, die der Abfrage entsprechen, wiedergeben. Falls Reservierungen den Status NO SHOW oder STORNIERT aufweisen, wird ein zusätzliches Feld verfügbar:

REAKTIVIEREN.

Anmerkung: Falls Archivreservierungen in dieser Abfrage inkludiert werden und abhängig von der Datenmenge im Archiv, benötigt das System eine gewisse Zeit, um die geforderten Informationen zu liefern.

Finanzkonten

Diese Ansicht zeigt alle Finanzkonten entsprechend der Auswahl Erwartet, Checked-In oder Archiv.

Q-Rooms Dieser Karteireiter ist nur verfügbar, wenn die Q-Rooms Funktionalität in Setup->Verschiedenes->Hoteldaten- >Suchmaske aktiviert ist. Die verfügbare Auswahl ist nur Erwartete Anreisen. Diese Auswahl zeigt alle Reservierung, die bereits angereist sind aber noch nicht eingecheckt werden können und aus diesem Grund in eine Warteschleife gesetzt werden.

Anmerkung: Die Funktionen Warteliste und Q-Rooms sind Bestandteil der Small Business Edition Feature List.

Einschränken der Suche

Wenn einmal die Suche über den Reservierungsnavigator durchgeführt wurde, kann die Suche weiter eingegrenzt werden, indem man das Feld SUCHE IN GRID im Raster verwendet.

Das Feld Suche in Grid ermöglicht dem Anwender:

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

In allen oder speziellen Spalten innerhalb des Rasters zu suchen.

Nach speziellem Text zu suchen und um die Richtung der Suche zu kontrollieren.

Den Prozess oder die Suche ausschließlich auf ganze Wörter einzuschränken.

Falls Suite 8 keine Reservierung findet, die auf die Suchkriterien zutrifft, wird eine leere Liste angezeigt, und man kann eine neue Reservierung eingeben.

Das Raster (Grid) individuell auf den Reservierungsnavigator anpassen

Mit entsprechenden Benutzerrechten unter SETUP-> KONFIGURATION->BENUTZERDEFINITION- >RECHTE->VERSCHIEDENES ‘GRID LAYOUT ANPASSUNGist es möglich, das Raster auf dem Reservierungsnavigator Ihren Wünschen entsprechend individuell anzupassen. Wählen Sie eine Reservierung aus und drücken die rechte Maustaste. Die folgende Dialogmaske wird geöffnet:

rechte Maustaste. Die folgende Dialogmaske wird geöffnet: Wählen Sie “Anpassen”, um die folgende Maske zu öffnen

Wählen Sie “Anpassen”, um die folgende Maske zu öffnen und um dem Reservierungsnavigator-Grid Felder hinzuzufügen oder zu entfernen:

Felder hinzuzufügen oder zu entfernen: Die bereits verwendeten Felder werden mit ei nem grünen

Die bereits verwendeten Felder werden mit einem grünen Haken markiert. Klicken Sie auf das Feld mit dem Stift, um den Feldtext zu ändern. Wählen Sie das Feld, das Sie gerne im Reservierungsraster platzieren möchten und ziehen es auf die Position im Reservierungsnavigator.

Wählen Sie DRUCKEN, um zu drucken oder EXPORT, um das bestehende Raster-Layout zu exportieren.

Reservierung

Reservierung Diese Funktion sollte, bevor man Änderungen im Raster speichert, verwendet werden. Dies ermöglicht Ihnen,

Diese Funktion sollte, bevor man Änderungen im Raster speichert, verwendet werden. Dies ermöglicht Ihnen, zu den Originaleinstellungen zurückzukehren.

Benutzer, die mit der Fidelio Version 8 Small Business Edition Tabellenstruktur und den Feldern vertraut sind, können eine kundenspezifische View für die Reservierungssuche erstellen. Dafür muss der Parameter ‘Kundenspezifische View in Reservierungssuche’

aktiviert sein unter SETUP->KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->SUCHMASKEN.

Um Felder für das Karteiraster auswählen zu können, muss die View V8_sys_customxcmssearch angepasst werden.

Hier ein Beispiel, wenn der Housekeepingstatus dem Reservierungsnavigator hinzugefügt werden soll:

CREATE OR REPLACE VIEW v8_sys_customressearch

AS

SELECT

ydet_yres_id customressearch_yres_id, yhks_shortdesc HSK_Status

FROM yhks, yrms, ydet

WHERE yhks.yhks_id(+) = yrms.yrms_yhks_id AND yrms.yrms_id(+) = ydet.ydet_yrms_id

GROUP BY ydet_yres_id, yhks_shortdesc;

Neue Reservierung

Bevor man eine neue Reservierung eingibt überprüft man in der Regel

Zimmerverfügbarkeit. Man kann dies mit Hilfe der Funktionstasten STRG + D machen, um die

Zimmerverfügbarkeit zu überprüfen. Sobald Sie sicher sind, dass Sie die Reservierung akzeptieren können, klicken Sie entweder auf das Feld NEU, in der Maske für Reservierungssuche, oder verwenden das Auswahlmenü Reservierung oder drücken die Funktionstasten STRG + N. Jede Reservierung muss mit einer Kartei verknüpft werden, weshalb Suite 8 Small Business Edition sofort zur Maske Karteisuche leitet, sobald eine neue Reservierung angelegt wird. So können Sie die Suchkriterien, wie im Menü für Gästekartei beschrieben ist, eingegeben werden.

die

Die Abfrageergebnisse werden in Rasterformat präsentiert, und falls einer der Namen dem Namen auf der Reservierung entspricht, können Sie die Kartei AUSWÄHLEN oder BEARBEITEN, um sicher zu gehen, dass die Adresse mit jener, die Sie eingegeben haben, übereinstimmt.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Falls die Kartei nicht gefunden wird, können Sie eine NEUE KARTEI eingeben. Klicken Sie auf der Maske Karteisuche auf das Feld Neue Kartei und wählen den gewünschten Karteityp. Bitte beziehen Sie sich auf Tabelle 6.

Tabelle 6:

Auswahlbox - Option Neue Kartei

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Individual

Ein Individualgast.

Firma

Eine Firma.

Reisebüro

Ein Reisebüro.

Source (Reservierungsstelle) Eine Reservierungsstelle, wie beispielsweise ein Zentrales Reservierungsbüro. Zum Beispiel Myfidelio.net, SRS oder UTELL kann als Reservierungsstelle betrachtet werden.

Zulieferer

Ein Lieferant. Lieferantenkarteien können für Firmen, die Ihr Unternehmen mit Dienstleistungen versorgen, angelegt werden. Zum Beispiel, ein Blumengeschäft könnte Zulieferer Ihres Unternehmens sein.

Anmerkung: Die verfügbaren Karteitypen sind davon abhängig, was in Ihrem Hotel konfiguriert wurde.

Suite 8 füllt die Felder mit Informationen aus den Suchkriterien automatisch aus. Nur der Nachname ist ein Pflichtfeld in der Kartei. Sie können die Karteidaten vervollständigen oder nur den Namen eingeben oder die Karteiinformationen später über die Reservierungsbearbeitungsmaske ausfüllen. Für detaillierte Informationen über die Karteifelder beziehen Sie sich auf Tabelle 7 .

Tabelle 7:

Karteimaske: Individual-Gast

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Name

Geben Sie den Nachnamen mit passender Großschreibung ein. Die Form, wie ein Name in der Karteimaske eingegeben wird, entspricht der Darstellung auf Briefen und auf Rechnungen. Da bei der Suche Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt wird, wird dies durch die Großschreibung nicht beeinflusst.

Vorname

Geben Sie hier den Vornamen des Gastes ein.

Sprache Die Eingabe in diesem Feld, die aus einer Auswahlliste der Sprachen-Codes ausgewählt wird, steuert die Sprache, in welcher der Gast angesprochen werden sollte und die Korrespondenz erhalten sollte. Dies wird auch für Weckrufe und telefonische Nachrichten verwendet.

Reservierung

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Titel

Dieses Feld sollte für aristokratische Titel, wie zum Beispiel Graf, Prinzessin etc. verwendet werden.

Adressanrede

Wählen Sie aus der Auswahlliste den Code für die Adressanrede.

Briefanrede

Die Briefanrede wird automatisch – basierend auf der ausgewählten Adressanrede – vervollständigt. Dies kann dann wie gewünscht geändert werden.

Kontaktpräferenz

Die vorgegebene Kontaktpräferenz ist die aktuelle Kartei. Dennoch werden alle angeknüpften Karteien in der Auswahlliste angezeigt.

Adresse

Eine unbegrenzte Anzahl an Adressen kann pro Kartei, jedoch nur eine pro Adresstyp eingegeben werden. Eine der angegebenen Adressen muss als primäre Adresse definiert werden.

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Adresse einzugeben; das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Adresse zu Bearbeiten und auf ADRESSE LÖSCHEN, um eine bestehende Adresse zu löschen.

Adress-Typ

Wählen Sie den Adressen-Typ aus der Auswahlliste.

Primär

Wählen Sie aus dieser Adresse den primären Adress- Typ. Die erste eingegebene Adresse wird als primäre Adresse markiert.

Land

Wählen Sie den Ländercode aus der Auswahlliste.

PLZ

Geben Sie hier die Postleitzahl ein.

Stadt

Geben Sie hier die Stadt ein.

Staat/BL

Geben Sie hier den Staaten-Code oder das Bundesland ein oder wählen Sie aus der Auswahlliste der definierten Staaten/Bundesländer. Die Staaten- Codes/Bundesländer können mit PLZ verknüpft werden, so dass sobald die PLZ eingegeben wird, automatisch der Staat ausgefüllt wird.

Strasse 1

Adresszeile 1

Strasse 2

Adresszeile 2

Strasse 3

Adresszeile 3

Kommunikation Eine unbeschränkte Anzahl an Kommunikationen kann mit jeder Kartei verbunden werden. Klicken Sie auf das Feld NEU, um einen neuen Kommunikationstyp einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um einen bestehenden Kommunikationstypen zu ändern und KOMMUNIKATION LÖSCHEN, um einen bestehenden Kommunikationstyp zu löschen.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Typ

Wählen

Sie

den

Kommunikations-Typ

aus

der

Auswahlliste.

 

Wert

Geben Sie den Wert des Kommunikationstyps ein, zum Beispiel Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Webseiten, etc.

Anmerkung: Falls eine Verbindung zum Internet besteht, können E-Mails direkt innerhalb V8 gesandt werden (MS Outlook).

Primär

Klicken Sie dieses Feld für jenen Kommunikationstyp an, welcher die primäre Kommunikationsmethode ist.

Eine primäre Kommunikationsmethode kann für jede Kommunikationsart definiert werden, zum Beispiel Telefon, Fax, E-Mail, etc.

Aktiv Diese Checkbox ist als Standardeingabe markiert, was anzeigt, dass die Kartei aktiv ist. Entfernen dieser Vorgabe markiert die Kartei als inaktiv (im Gegensatz zu gelöscht) und Sie werden aufgefordert einen Grund einzugeben, warum die Kartei auf inaktiv gesetzt wurde. Die Kartei kann noch immer abgerufen werden, aber ein kleiner roter Stern in der Übersicht zeigt an, dass sie auf inaktiv gesetzt wurde.

Geburtstag

Geben Sie hier das Geburtsdatum ein.

Anmerkung: Es ist möglich, nur den Monat einzugeben; das Jahr ist nicht verpflichtend.

Nationalität

Wählen

Sie

den

Nationalitäten-Code aus der

Auswahlliste.

 

Geschlecht

Markieren Sie entweder die männliche oder weibliche Checkbox für das Geschlecht des Gastes.

bevorzugte Zimmer/Kategorien Wählen Sie entweder Zimmer oder Kategorien aus der Auswahlliste, um bevorzugte Zimmer oder Zimmerkategorien des Gastes einzugeben. Zimmer oder Zimmerkategorien können ebenso ausgeschlossen werden. Die Auswahl wird berücksichtigt, wenn die Maske Zimmersuche auf der Reservierung aktiviert wird.

Zimmerpräferenzen Eine Auswahlliste mit Zimmerpräferenzen: Raucher oder Nichtraucher, bevorzugte Etage, nahe dem Aufzug, etc. Die Auswahlliste ist vom Benutzer definierbar. Wenn Sie ein Gästezimmer vorblockieren oder die Reservierung einchecken, sucht Fidelio V8 ausschließlich nach Zimmern mit diesen Merkmalen.

Reservierung

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Kreditstatus

C – Cash/Nur Barzahlung Der Gast kann akzeptiert werden, jedoch ausschließlich auf Basis Barzahlung. Wenn man für diesen Gast eine Buchung macht, erscheint eine Warnung. Für das Setzen auf die Cashliste kann eine Begründung eingegeben werden.

R

– Restricted/Eingeschränkt Der Gast wurde auf

eine Liste “eingeschränkt” gesetzt. Dies zeigt normalerweise an, dass das Hotel diesen Gast nicht erwünscht. Eine Warnung wird angezeigt, wenn eine eingeschränkte Kartei für eine neue Zimmer- oder Konferenzreservierung ausgewählt wird.

A

– Account Receivable/Debitor Dem Gast wurde

eine Verrechnung als Debitor gewährt. Man kann eine Begründung für die Gewährung des Debitors eingeben.

Gast / Kredit

Wählen Sie entweder Gäste- oder Kreditkarte, um die Maske von Gäste- auf Kreditkarte zu ändern. Gästekarten können ein Loyalitätsprogramm sein, bei welchem der Gast Mitglied ist. Zum Beispiel Frequent Flyer oder ein Stammgästeprogramm.

Gästekarte Information Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Gästekarte einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Gästekarte zu ändern und das Feld KARTE LÖSCHEN, um eine bestehende Gästekarte zu löschen.

Typ

Wählen Sie den Gästekarten-/Mitgliedschafts-Typ aus der Auswahlliste.

Nummer

Geben Sie die Gästekarten-/Mitgliedsnummer ein.

 

Kreditkarte

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Kreditkarte einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Kreditkarte zu ändern und das Feld LÖSCHE KREDITKARTE, um eine bestehende Kreditkarte zu löschen.

Kartentyp

Wählen

Sie

aus

den

Kreditkartentypen

der

Auswahlliste.

 

Kartennummer

Die Kreditkartennummer.

 

Gültig

Das Ablaufdatum der Kreditkarte.

Karteninhaber

Der Name auf der Kreditkarte.

Anmerkung: Falls ein EFT Interface installiert wurde, werden die o. a. Informationen automatisch ausgefüllt, wenn die Karte durch den Kreditkartenleser gezogen wird.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Sie können ebenso VIP Codes, Preiscodes und persönliche Dokumente zur Gästekartei hinzufügen.

Um Informationen in die Karteimaske hinzuzufügen:

Klicken Sie auf die Kartei WEITERE FELDER.

Die Maske Kartei – weitere Felder erscheint.

Für eine Erklärung des “Weitere Felder ”- Bereiches dieser Maske, siehe Tabelle 8

Tabelle 8:

Dialogbox – Individuelle-Kartei – Weitere Felder

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

VIP Code VIP zeigt an, dass ein Gast mit VIP Behandlung empfangen wird und bis zu welchem Grad oder ob er ein Stammgast ist. Die verschiedenen VIP- Ebenen können mit einer Farbe verknüpft werden, und Gäste, die mit einem speziellen VIP Code versehen sind, werden in dieser Farbe auf dem Zimmerplan angezeigt – STRG + L. Bitte beachten Sie, dass – falls eine Reservierungsfarbe ausgewählt wurde – dies immer eine höhere Priorität auf dem Zimmerplan haben wird, sodass der Gast in der ausgewählten Reservierungsfarbe erscheint, auch wenn ein VIP Code gewählt wurde, der eine andere Farbe verwendet.

Preiscodes

Falls der Gast einen speziellen Preiscode hat, sollten Sie das hier eingeben. Dieser Preiscode wird dann jedes Mal vorgeschlagen, wenn man eine neue Reservierung eingibt und die Preisverfügbarkeit überprüft.

Kartei speichern Dieses Feld wird als Vorgabe markiert und soll zusichern, dass Karteien nicht nach einer gewissen Anzahl an Tagen, die unter SETUP->KONFIGURATION-

>

NACHTLAUF festgelegt werden, während des

Nachtlaufes gelöscht werden.

Verberge Familienmitglieder Karteien, in welchen dieses Feld markiert wurde, werden in der Karteisuche nur jene anzeigen, bei welchen das Feld “Zeige Familienmitglieder” ebenso markiert wurde. Falls dieses Feld markiert wurde und das Feld „Zeige Familienmitglieder“ leer ist, werden die Karteien nicht im Suchergebnisraster angezeigt.

VERSCHIEDENES->MAPPE

TAGESABSCHLUSS

Kein Mailing

Dieses Feld kann markiert werden, wenn der Kontakt/Firma kein Mailing erhalten möchte.

Mailingcode

Definiert, welches Mailing der Kontakt in der Zukunft erhalten wird.

Reservierung

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit diesen Informationen

Spezial

Persönliches Dokument

Definiert Spezialeinteilungen, die konfiguriert sind.

Klicken Sie auf das Feld NEU, um ein neues Personaldokument einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um ein bestehendes Dokument zu ändern und LÖSCHEN, um ein bestehendes Dokument zu löschen.

Dokumentenart

Wählen

Sie

die

Dokumentenart

aus

der

Auswahlliste.

 

Gastname

Der Name des Gastes.

 

Name im Dokument

Der Gastname, wie er im Dokument geschrieben ist.

Nummer

Die Nummer des Dokuments, zum Beispiel ID# oder Reisepass#.

Land

Wählen Sie den Ländercode aus der Auswahlliste.

Nationalität

Wählen Sie die Nationalität aus der Auswahlliste.

 

Gültig von – bis

Gültigkeitsdauer

 

ausgestellt von

Land/Behörde

Ausstellungsort

Der Ort der Ausstellung.

 

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Bearbeiten der Reservierung

Wenn

Reservierungsbearbeitungsmaske, um die Reservierungsdetails einzugeben.

einmal

die

Kartei

eingegeben

ist,

erscheint

sofort

die

einmal die Kartei eingegeben ist, erscheint sofort die Die Reservierungsbearbeitungsmaske ist in zwei

Die Reservierungsbearbeitungsmaske ist in zwei Hauptbereiche aufgeteilt:

Der obere Teil zeigt alle Informationen aus der Kartei an. Wenn Sie das Feld AUSWAHL auf der rechten Seite der Karteiinformationen anklicken, öffnet sich die Maske Karteisuche. Mit dem Feld KARTEI können Sie die ausgewählte Kartei ändern und Adressen hinzufügen oder ändern, eine Kartei verknüpfen oder einfach nur die Gästepräferenzen ansehen. Wenn Sie die HTML-Box anklicken, werden die frei definierbaren Karteidetails im HTML-Format angezeigt.

Der untere Teil ist auch in zwei Bereiche eingeteilt.

Im linken Teil können Sie die Reservierungsdetails eingeben.

Im

rechten Teil

zeigt

eine

Auswahl verschiedener

Masken, die

Pfeiltasten ausgewählt werden können:

über

die

Verknüpfte Karteien

Reservierung

Fixleistungen

Notizen

Speiseplan

Rechnungsinformation

Attribute

Die Tagesfunktionalität

Suite 8 Small Business Edition bietet die Funktionalität Karteien, Packagefrequenzen, Attribute, Fixleistungen und Rechnungsinstruktionen für bestimmte Tage oder pro Tag zu verknüpfen. Es ist möglich, Buchungsposten mit ALLE TAGE, TAG DANACH oder nur 1 TAG zu versehen.

Um die Änderungen während des Aufenthalts des Gastes zu sehen, klicken Sie auf Tage und bewegen sich durch die Tage der Reservierung:

auf Tage und bewegen sich durch die Tage der Reservierung: Das o. a. Beispiel zeigt eine

Das o. a. Beispiel zeigt eine Änderung am 4. Tag der Reservierung. Es wurde eine Fixleistung hinzugefügt. Wenn Leistungen nur einige Tage des Aufenthalts des Gastes betreffen, werden diese in roter Farbe angezeigt. Der Indikator am Ende der Maske zeigt verknüpfte Buchungsposten an, wie zum Beispiel „Fixleistungen“, Rechnungsinstruktionen“, „Nachrichten“, „Locators“, „Traces“, und „Shared Reservierungen.

Die Reservierungsbearbeitungsmaske besteht aus verschiedenen Masken, jede einzelne durch einen Karteireiter dargestellt. Für Details beziehen Sie sich bitte auf Tabelle 9.

Tabelle 9:

Karteien – Reservierungsbearbeitungsmaske

Kartei

Option

Reservierung

Die Kartei Information und Reservierungsdetailmaske.

Karteien

Die verknüpften Karteien.

Package Frequenz

Raster

Verknüpfte Package- und Buchungsfrequenz.

Anmerkung: Package Funktionalität ist Bestandteil der Suite 8 Small Business Edition Feature List.

Reservierungsdetails

Gesamtübersicht.

im Rasterformat mit einer

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Kartei

Option

Attribute

Nicht tägliche und tägliche Attribute, wie unter SETUP->

KONFIGURATION-> CRM-> ATTRIBUTKATEGORIEN und unter SETUP-> KONFIGURATION-> CRM-> MARKETING INFO für die

Elemente definiert wurde.

Kreditkarten

RESERVIERUNGSKREDITKARTEN:

Man

kann

Kreditkartennummern eingeben, die ausschließlich für diese Reservierung gültig sind.

GASTKREDITKARTEN: Hier gibt man Kreditkarten- Informationen ein, die zur Gästekartei hinzugefügt wird.

Man kann die Auswahlfunktion (Drag-&-Drop) verwenden, um die Gastkreditkarten der Reservierung hinzuzufügen und umgekehrt.

GENEHMIGUNG zeigt jeden Genehmigungs-Code und eingegebenen Betrag pro Kreditkarte an.

Anmerkung: Mit dem Parameter: Wenn „KREDITKARTE ZUR KARTEI VERKNÜPFEN“ aktiviert ist, wird die unter Reservierungskreditkarte eingegebene Kreditkarte automatisch mit der Gästekartei verknüpft. Der Parameter kann gesetzt werden unter SETUP->

KONFIGURATION-> HOTELDATEN-> KARTEI RESERVIERUNG

Fixleistungen Wählen Sie diese Kartei aus, um Fixleistungen, die nicht im Preiscode inkludiert sind, wie ein Haustier oder Parkplatz, einzugeben. Die Kartei Fixleistungen ist anwenderdefinierbar. Um dies zu sehen oder zu ändern,

wählen Sie VERSCHIEDENES-> BENUTZEREINSTELLUNGEN- > ANZEIGE -> FIXLEISTUNGS- TAB ALS STANDARD. Wenn

abgehakt, wird die Kartei Fixleistungen als Vorgabe angezeigt.

Notizen

Hier können Sie Notizen für die Reservierung eingeben, die Gästekartei oder eine der verknüpften Karteien.

Reservierung

Um Reservierungsdetails einzugeben

Die RESERVIERUNGS-Kartei wird automatisch geöffnet, wenn die Reservierungsbearbeitungsmaske ausgewählt wird. Da die Karteiinformationen auf dem Oberteil der Maske permanente Daten sind, sind die Reservierungs- oder Registrierungsdetails Daten, die sich speziell auf diese eine Reservierung oder den Aufenthalt des Gastes bezieht, wie Anreisedatum, Anzahl der Erwachsenen, Preis und Zimmernummer. Für weitere Informationen über die einzelnen Felder auf der Kartei RESERVIERUNG siehe Tabelle 10.

Tabelle 10:

Bearbeite Reservierungsdetails ->Reservierungskartei

Schreiben

Sie

in

Mit diesen Informationen

dieses Feld

Anreise Das vorgegebene Anreisedatum ist das heutige Datum. Suite 8 zeigt den Wochentag über dem Feld an. Das Datum kann ebenso aus dem Kalender ausgewählt werden. Dies ist ein Pflichtfeld.

Nächte Geben Sie die Anzahl der Nächte für diesen Aufenthalt ein. Oder geben Sie in das nächste Feld das Abreisedatum ein, und Suite 8 wird die Anzahl der Nächte berechnen. Geben Sie Null für ein Tageszimmer ein.

Abreise Das Abreisedatum des Gastes. Wenn die Anzahl der Nächte eingegeben wurde, wird das Abreisedatum berechnet. Der Wochentag wird über dem Feld angezeigt. Das Abreisedatum kann ebenso manuell eingegeben oder aus dem Kalender ausgewählt werden. Dies ist ein Pflichtfeld.

#. der Zimmer Geben Sie die Anzahl der Zimmer ein, die pro Zimmerkategorie gewünscht ist. Falls Sie mehrere Zimmer von einer Kategorie benötigen, können Sie dies auf einer Reservierung eingeben und die Reservierung vor dem Einchecken aufsplitten (teilen). Wenn der Gast ein Einzelzimmer und zwei Doppelzimmer reservieren möchte, müssten Sie eine Reservierung von einer Zimmerkategorie eingeben und dann die Reservierungsfunktion RESERVIERUNGSKOPIE unter OPTIONEN verwenden, um die nächste Reservierung mit dem anderen Zimmertyp einzugeben.

Erwachsene

Geben Sie die Anzahl der Erwachsenen pro Zimmer ein.

Kategorie

Geben Sie hier die Art des Zimmers ein oder wählen Sie aus den definierten Zimmerkategorien. Dies ist ein Pflichtfeld.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Schreiben

Sie

in

Mit diesen Informationen

 

dieses Feld

Zimmer

Sie können hier eine Zimmernummer eingeben, falls der Gast ein spezielles Zimmer wünscht und Sie wissen, dass die Zimmernummer verfügbar ist. Um Verfügbarkeit und Status zu

prüfen, klicken Sie auf

neben der Zimmernummer und öffnen

die Dialogmaske für Zimmersuche. Wie auch immer, dies ist ein optionales Feld und viele Hotels geben die Zimmernummer erst kurz vor Anreise des Gastes oder des Check-In ein. Falls Sie eine Zimmernummer wählen, die nicht dem Zimmertyp den Sie zuvor eingegeben haben entspricht, wird Sie Suite 8 fragen, ob Sie den Zimmertyp auf der Reservierung in einen passenden Typ, der Zimmernummer entspricht, ändern möchten.

Preiscode

Geben Sie einen Preiscode ein oder wählen Sie aus dem Raster der Preisverfügbarkeit die offenen Preiscodes für jeden einzelnen Zimmertyp. Für Details über den Preisverfügbarkeitsraster beziehen Sie sich bitte auf Beschreibung Preisverfügbarkeit am Ende dieser Tabelle. Abhängig von den Einstellungen unter

SETUP->

KONFIGURATION->

VERSCHIEDENES->

HOTELDATEN->

KARTEI RESERVIERUNG werden kalkulierte Preise pro Nacht, ebenso der Nettobetrag und Extraleistungen am rechten Ende der Reservierungsmaske angezeigt. Dies sind nur Indikatoren. Denn jegliche Preisänderung während des Aufenthalts oder Packageänderungen werden hier nicht dargestellt. Bitte beachten Sie, dass, falls das Benutzerrecht auf RESERVIERUNG OHNE PREISCODE ERLAUBT auf „N“ gesetzt wurde, der Anwender die Reservierungsdetailmaske ohne Eingabe eines Preiscodes nicht verlassen kann.

Betrag Der Preisbetrag wird automatisch eingegeben, sobald Sie den Preiscode aus dem Preisverfügbarkeitsraster ausgewählt haben. Falls Sie keinen Preiscode eingegeben haben, ist es bei Suite 8 möglich, einen Preis manuell einzugeben. Anmerkung: Sogar wenn Sie einen Preiscode eingegeben haben, erlaubt Ihnen das System über den Betrag hinwegzusetzen und einen Preis manuell einzugeben. Der Preis, der in dieses Feld eingegeben wird, wird der Betrag sein, der aufgebucht wird.

Manueller Preis Wenn ein Preis unter Preisbetrag eingegeben wurde ohne die Verwendung eines Preiscodes oder durch Hinwegsetzen über den vom Preiscode berechneten Preis, müssen Sie dieses Feld anklicken, um anzuzeigen, dass dieser Preis manuell eingegeben wurde. Wenn ein Preiscode eingegeben wurde und dann manuell geändert wurde, jedoch ohne das Einschalten dieser Checkbox, dann wird nämlich der vom Preiscode kalkulierte Preis aufgebucht und nicht der manuell aufgebuchte Preis.

Reservierung

Schreiben

Sie

in

Mit diesen Informationen

dieses Feld

Gruppe Wenn die Reservierung nicht mit einer Gruppe verbunden wurde, können Sie eine Gruppe auswählen und mit der Reservierung

klicken, wird die Maske

Gruppenreservierung erscheinen. Es ist möglich, hier eine neue Gruppenvorlage zu entwerfen.

Hier geben Sie ein, ob die Reservierung definitiv oder tentativ ist. Definitive Reservierungen reduzieren die Verfügbarkeit. Tentative Reservierungen werden in der Verfügbarkeitsmaske nicht abgezogen.

verknüpfen. Wenn Sie auf das Feld

Reservierungsart

Buchungsart Wählen Sie aus der Auswahlliste die definierten Buchungsarten. Dies könnte eine Anzahlung sein, Garantie durch Kreditkarte oder Brief. Die Buchungsarten werden unter SETUP-> KONFIGURATION->

RESERVIERUNG-> BUCHUNGSART konfiguriert.

Wählen Sie aus einer Auswahlliste die Zimmermerkmale, die

unter SETUP-> KONFIGURATION-> RESERVIERUNG-> ZIMMERVERWALTUNG-> ZIMMERPRÄFERENZEN definiert werden. Falls

in der Kartei Präferenzen angelegt wurden, werden sie in die Reservierung kopiert.

Reservierungsfarbe Die Farbe, in welcher die Reservierung im Zimmerplan unter STRG + L präsentiert werden soll. Dies kann bei speziellen Gästen oder Gruppen interessant sein. Die hier eingegebene Farbe hat immer die höchste Priorität in der Anzeige im Zimmerplan STRG + L. Falls der Gast ebenso einen VIP Code hat, der mit einer anderen Farbe verknüpft ist, wird die Reservierungsfarbe im Zimmerplan erscheinen.

Rechnungsinfo

Zimmerpräferenz

Ein frei definierbarer Text, um Bemerkungen einzugeben. Diese Bemerkungen werden ebenso in der Rechnungsmaske auf dem Standard HTML angezeigt.

Einen Preiscode aus dem Preisverfügbarkeitsgrid auswählen

Um einen Preiscode mit einer Reservierung zu verbinden:

Klicken Sie auf das Feld

…

neben dem Preiscodefeld. Die folgende Maske wird geöffnet:

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt: Der obere

Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt:

Der obere Bereich zeigt die verfügbaren Zimmerkategorien, Anzahl der freien Zimmer pro Zimmerkategorie, die verfügbaren Preiscodes und Preise. Siehe Tabelle 11, Seite Seite 39 und Tabelle 12, Seite Seite 39. Der untere Bereich der Maske enthält die folgenden Informationen:

In den allgemeinen Informationen werden der ausgewählte Preiscode, die ausgewählte Zimmerkategorie und der Brutto- und Nettobetrag angezeigt.

Die Preiseinschränkungs-Information erteilt Informationen über jegliche Beschränkung des Preises, wie zum Beispiel geschlossen bis Anreise oder Minimumaufenthaltsdauer. Preisbeschränkungen können manuell oder mit einem Yield System-Interface gesetzt werden. Mit entsprechenden Benutzerrechten können die beschränkten Preise in verschiedenen Farben gezeigt werden, indem man auf das Feld ANPASSEN klickt.

Der Bereich Reservierungsfilter ermöglicht, die Preiscodesuche zu erweitern. Der Reservierungsfilter kann durch Anklicken von einem der Markierungsfelder geändert werden.

Anmerkung: Die Vorgabe wird unter SETUP->KONFIGURATION->VERSCHIEDENES-

>HOTELDATEN->SUCHMASKEN->PREISSELEKTIONSFILTER.

In der unteren Zeile der Maske wird das Reservierungsdatum angezeigt, mit Standardvorgabe von einer Nacht. Wenn eine Reservierung für mehrere Nächte besteht kann die Pfeiltaste für nächste und vorherige Nacht gewählt werden.

Auf der rechten unteren Seite dieser Maske finden Sie weitere Möglichkeiten, erläutert in Tabelle 13, Seite Seite 39.

Reservierung

Tabelle 11:

Reservierungsfilter im Preisverfügbarkeitsraster

Feld

Definition

Alle

Um alle verfügbaren Preiscodes zu sehen.

Reservierung

Um verfügbare Preiscodes zu sehen, die auf der bestehenden Reservierung eingegeben wurden.

Privat

Um nur die Preise anzuzeigen, die mit der Kartei (den Karteien) auf der Reservierung verknüpft sind. Ein Indikator zeigt an, mit welcher Kartei der Preis verknüpft ist.

Privat und Öffentlich

Nur gültige Preise

Um nur Preise anzuzeigen, die mit einer Kartei verbunden sind und Preise, die als öffentlich im Preiscode-Setup markiert werden.

Wählen Sie dieses Feld, um alle Preise ohne Preisbeschränkung zu sehen.

Tabelle 12:

Indikatoren im Preisverfügbarkeitsraster

 

Indikator

Definition

 

I

Preis ist mit einer Individuellen Kartei verknüpft

C

Preis ist mit einer Firmenkartei verknüpft

T

Preis ist mit einer Reisebürokartei verknüpft

S

Preis ist mit einer Sourcekartei verknüpft

V

Preis ist mit einer Zuliefererkartei verknüpft

M

Preis

ist

mit

einer Veranstaltungsagentur-

Kartei verknüpft

Tabelle 13:

Optionen Preisauswahl

Feld

Option

Auswahl

Fügt den Preis zur Reservierung hinzu.

Auswahl Fügt den Preis zur Reservierung hinzu. Ändert die Reihenfolge der Preiscodes in der Anzeige.

Ändert die Reihenfolge der Preiscodes in der Anzeige.

Turnaway

Reservierung wird in der Turnaway-Statistik aufbewahrt wenn der Parameter unter SETUP->

KONFIGURATION->

VERSCHIEDENES->

HOTELDATEN->

KARTEI

RESERVIERUNG

eingeschaltet ist.

Anpassen

Möglichkeit das Preisraster kundenspezifisch anzupassen.

Beenden

Schließt diese Maske.

 

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Preisverfügbarkeitsraster anpassen

Die Farbe für die Schriftart und den Hintergrund kann für jeden Restriktionsstatus angepasst werden, außerdem kann definiert werden, ob der Wert angezeigt werden soll oder ob ein Indikator, der eingegeben werden kann, angezeigt werden soll, wie zum Beispiel „nicht verfügbar“ für Preise, die geschlossen sind.

ANPASSEN und mit den entsprechenden Benutzerrechten öffnet sich die

folgende Maske:

Wählen Sie

Benutzerrechten öffnet sich die folgende Maske: Wählen Sie Tabelle 15: Dialogbox-Anpassen Preisraster Feld

Tabelle 15:

Dialogbox-Anpassen Preisraster

Feld

Beschreibung

Preisverfügbarkeit

Das Preisfeld, falls der Preis nicht verfügbar ist.

Ist nur verfügbar, wenn ein Yield System installiert wurde. Preise, die via Yield Management System geschlossen wurden.

Yield Management Hürde Nur verfügbar, wenn ein Yield System installiert wurde. Der vom Yield Management System berechnete Hürdenbetrag. Die Preiscodes, die in Suite 8 definiert wurden, müssen höher als dieser, vom Yield System kalkulierte „Hürdenpreis“ sein, um als verfügbar angezeigt zu werden.

verfügbar

ausgewählter Buchungsposten Der ausgewählte Buchungsposten.

Indikatorfarbe der Preisänderung

Die Farbe des Indikatorfeldes, das erscheint, falls der Preis sich während des Aufenthalts ändert.

Yield Management geschlossen

Alle verfügbaren Preise.

Reservierung

Eine Reservierung in Turnaway ändern

Eine Reservierung abzulehnen hat verschiedene Gründe. Zum Beispiel kann das Hotel die Reservierung nicht annehmen da es ausgebucht ist oder ein Gast fragt nach einer bestimmten Rate, die Sie nicht anbieten können. Das Hotel kann diese Informationen dennoch festhalten und für statistische Zwecke verwenden.

Eine Reservierung ablehnen:

1. Wählen Sie TURNAWAY in der Preisselektionsmaske.

Die Dialogbox Turnaway öffnet sich:

Preisselektionsmaske. Die Dialogbox Turnaway öffnet sich: 2. Tragen Sie das Datum im Feld Anreise aus oder
Preisselektionsmaske. Die Dialogbox Turnaway öffnet sich: 2. Tragen Sie das Datum im Feld Anreise aus oder

2. Tragen Sie das Datum im Feld Anreise aus oder klicken Sie auf den Pfeil und wählen ein Datum aus dem Kalender aus. Die Voreinstellung ist das Tagesdatum-

3. Tragen Sie die Anzahl der Nächte in das Feld Nächte oder klicken Sie auf den Pfeil

Nächte in das Feld Nächte oder klicken Sie auf den Pfeil , um die Anzahl der

, um die Anzahl der Nächte auszuwählen. Die Voreinstellung ist eine Nacht.

4. Tragen Sie die Anzahl der Zimmer und Anzahl der Personen ein oder klicken Sie auf

die Pfeile

und Anzahl der Personen ein oder klicken Sie auf die Pfeile , um die Felder zu

, um die Felder zu füllen.

5. Wählen Sie den Pfeil

aus, um ein Marktsegment aus der Liste einzufügen.Pfeile , um die Felder zu füllen. 5. Wählen Sie den Pfeil 6. Wählen Sie den

6. Wählen Sie den Pfeil

aus, um den Grund für diesen Turnaway einzugeben.aus der Liste einzufügen. 6. Wählen Sie den Pfeil 7. Sie können das Gast Feld leer

7. Sie können das Gast Feld leer lassen oder klicken auf einen Gast auszuwählen.

8. Wählen Sie OK.

das Gast Feld leer lassen oder klicken auf einen Gast auszuwählen. 8. Wählen Sie OK. ,

, um aus der Gästekartei

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Tipps

Wenn man die Reservierungsdetails eingibt, kann Suite 8 Small Business Edition eine oder mehrere informative Nachrichten anzeigen, sobald Sie das Abreisedatum oder Preiscodefeld erreicht haben. Diese interne Nachricht – genannt Tipps – wird angezeigt, wenn das Reservierungsdetail eine benutzerdefinierte Bedingung erfüllt. Tipps werden dafür verwendet, um die Belegschaft mit Verkaufstipps oder bestimmten Informationen über den Preiscode oder den VIP-Grad des Gastes, zu versorgen. Hinweise können unter SETUP- >KONFIGURATION->RESERVIERUNG->TIPPS definiert werden. Das HTML-File, das mit der Nachricht verbunden wird ist benutzerdefinierbar.

mit der Nachricht verbunden wird ist benutzerdefinierbar. Hinweise können in folgenden Bereichen angezeigt werden:

Hinweise können in folgenden Bereichen angezeigt werden:

Nach Eingabe des Abreisedatums

Während Check-In

Während Check-Out

Auf der Option Rechnungsmaske

Nach der Zahlung

Verknüpfung von Karteien mit der Reservierung

Klicken Sie auf die Kartei KARTEIEN, um eine Kartei zur Reservierung hinzuzufügen.

Um eine neue Kartei hinzuzufügen

Wählen Sie das Feld HINZUFÜGEN. Dies wird die Maske Karteisuche öffnen. Das Feld NUR VERKNÜPFTE KARTEIEN ANZEIGEN wird geprüft, falls die Einstellungen unter VERSCHIEDENES- >BENUTZEREINSTELLUNGEN->SUCHMASKE ebenso markiert wurden. Diese Funktion wird nach Karteien suchen, die mit den Gästekarteidaten der Reservierung verknüpft sind. Zum Beispiel, falls die Kartei der Reservierung bereits eine Verbindung zu einer anderen Kartei einer Firma, Individuell, Reisebüro oder Source aufweist. Die verknüpften Karteien werden nicht automatisch der Reservierung hinzugefügt.

Wenn die Suche verknüpfte Karteien findet, können Sie eine Kartei auswählen und die folgenden Aufgaben mit den Feldern auf der rechten Seite der Maske durchführen. Bitte siehe Tabelle 20, Seite Seite 43.

Reservierung

Tabelle 20:

Kartei hinzufügen

Feld

Um dies auszuführen

 

Neue Kartei

Um eine neue Kartei anzulegen.

Bearbeiten

Um eine bestehende Kartei zu ändern.

Suche im Grid

Um spezielle Suchoptionen im Raster zu finden.

Notizen

Klicken Sie auf das Feld Bemerkungen, um mit der Kartei verknüpfte Bemerkungen zu sehen.

Auswählen

Um

die

gewählte

Kartei auszuwählen oder

hinzuzufügen.

Falls die Suche keine Daten findet, können Sie die Markierung aus dem Feld NUR VERKNÜPFTE KARTEIEN entfernen, einen Namen eingeben, um nach bestehenden Karteien zu suchen und die Suche aktivieren, indem Sie auf das Feld SUCHE klicken. Von hier aus können Sie aus einer bereits bestehenden Kartei AUSWÄHLEN oder eine NEUE Kartei eingeben und diese mit der Reservierung verknüpfen, indem Sie auf HINZUFÜGEN klicken.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Um pro Tag eine neue Kartei hinzuzufügen

Karteien pro Tag hinzuzufügen kann notwendig werden, wenn die Reservierungsdaten mit verschiedenen Firmen, Reisebüros, Sources oder Individuellen nur an bestimmten Tagen der Reservierung verbunden werden sollten. Dies dient hauptsächlich statistischen Zwecken. Zum Beispiel wenn ein Gast eine Reservierung durch ein Reisebüro für eine Nacht und mit einem speziellen Reisebürotarif nur für diese Nacht gebucht hat, aber in der darauffolgenden Nacht einen speziellen Firmentarif konsumiert. In diesem Fall wird Ihr Betrieb möglicherweise den Aufenthalten entsprechende Daten wünschen. Für diesen Zweck ist es notwendig die verknüpfte Datei während des Gastaufenthalts zu ändern.

Um Karteien nur an bestimmten Tagen zu verknüpfen

Klicken Sie auf TAGE am Ende der Maske und wählen aus den folgenden Möglichkeiten:

ALLE TAGE: um die entsprechende Kartei während des ganzen Gastaufenthalts hinzuzufügen.

TAGE DANACH: um die Kartei erst nach einem speziellen Tag oder nach einem speziellen Datum der Reservierung hinzuzufügen und bis zum Ende des Aufenthalts hinzugefügt bleibt.

EIN TAG: wenn die ausgewählte Kartei der Reservierung nur für einen Tag hinzugefügt werden sollte, was man mit dem Tag oder Datum bestimmen kann.

Um eine angehängte Kartei zu bearbeiten

Wenn eine Kartei bereits zu einer Reservierung hinzugefügt wurde, kann man den Namen und die Funktion sehen, die sie gegenüber der verknüpften Reservierung hat. Falls es in den Karteien Änderungen gibt, wird in der Spalte „Änderungen“ ein Kreuz erscheinen.

wird in der Spal te „Änderungen“ ein Kreuz erscheinen. Wählen Sie die Kartei und klicken auf

Wählen Sie die Kartei und klicken auf das Feld BEARBEITEN auf der rechten Seite. Dies wird die Bearbeitungsmaske der Kartei öffnen.

Reservierung

Reservierung Der Reservierung Packages hinzufügen Klicken Sie auf die Kartei P ACKAGE F REQUENZ , um

Der Reservierung Packages hinzufügen

Klicken Sie auf die Kartei PACKAGE FREQUENZ, um Packages zu sehen oder hinzuzufügen. Die Maske ist in 2 Bereiche geteilt:

Der obere Teil ist für manuelle Packages. Manuelle Packages sind jene, die nicht mit dem in der Reservierung eingegebenen Preiscode verknüpft sind. Sie werden während des Nachtlaufes mit den Fixleistungen aufgebucht.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Der untere Teil ist für automatische Packages. Automatische Packages sind jene, die mit dem Preiscode verbunden sind und deshalb automatisch aufgebucht werden, wenn der Preiscode aufgebucht wird. Automatische Packages, die dem ausgewählten Preiscode hinzugefügt werden, werden auf der unteren Seite der Maske präsentiert. Abhängig von den Benutzerrechten kann die Auswahl der Packages wieder rückgängig gemacht werden, die somit nicht während des Nachtlaufes gebucht werden.

Anmerkung: Package Funktionalität ist Bestandteil der Suite 8 Small Business Edition Feature List.

Um der Reservierung Packages hinzuzufügen:

Klicken Sie auf ZUFÜGEN oder ALT + Z. Dies wird die Maske Package-Konfiguration öffnen. Eine Liste vordefinierter Packages wird angezeigt. Sie können AUSWÄHLEN, ein NEUES Packageelement eingeben, BEARBEITEN, LÖSCHEN oder die PREISE, mit denen das ausgewählte Package verbunden ist ansehen.

Ein Package-Element kann von jeglichem Preiscode unabhängig sein oder einer Anzahl von Preiscodes hinzugefügt werden, um eine verbundene Transaktion automatisch zu buchen, wie zum Beispiel Steuern. Wenn sich die Gebühr für dieses Element ändert, muss dies nur in der Package-Element-Definition geändert werden, da sich Preiscodes und Reservierungen durch einen Code auf Packages beziehen.

Einige Package-Elemente können den selben Namen tragen, so dass damit verbundene Posten in einem aufgebucht werden können. Zum Beispiel in den USA gibt es eine Bundessteuer, eine Staatstaxe und eine Stadtsteuer. Jede einzelne davon kann als Package-Element definiert werden, alle mit dem Namen STEUER. Sie wird dann bei jedem Preiscode nur einmal eingegeben.

Eingabe eines neuen Packages

Platzieren Sie den Kursor auf die Feld Packages und klicken auf NEU.

Um alle entsprechenden Felder zu vervollständigen siehe Tabelle 21, Seite Seite page 47.

Speichern Sie das Package.

Platzieren Sie den Kursor auf das Package und klicken nochmals auf NEU.

Geben Sie den Zeitraum, für welchen das Package gültig ist, ein und klicken auf SPEICHERN.

Klicken Sie auf den Zeitraum und geben den Preis und den Freibetrag (falls aktiviert), entweder als fließenden Preis oder pro Erwachsenem/Kind ein.

Reservierung

Tabelle 21:

Packages Bearbeitungsbox

Feld

Definition

Gültige Eingaben

Package Ein Angebot, das einem Gast gemacht wurde. Der Gast erhält Leistungen als Teil des berechneten Preises. Die Leistungen können im Preiscode in- oder exkludiert werden oder als reguläre Leistung mit einem flexiblen Buchungsplan auf die Gästerechnung aufbuchen.

Code

Code für das Package-Element.

Bis

zu

3

 

alphanumerische

Zeichen.

 

Beschreibung

Beschreibung des Package-Element. Bis zu 30 Buchstaben.

Warengruppe

Warengruppencode, mit welchem dieses

Wählen

Sie

aus

der

Element aufgebucht wurde, wie zum Beispiel Abendessen oder Frühstück.

Listenbox.

 

Splittart

Zeigt an, wie die Leistung vom Basisbetrag

Dies ist ein internes Feld

abgespalten ist.

und

dient

nur

der

 

Anzeige.

 

Standardfrequenz

Gibt den Buchungsrhythmus an, wann und wie oft die Leistung aufgebucht wird; jede Nacht, nur in der letzten Nacht etc.

Wählen Sie aus der Listenbox die definierten Frequenzen.

In

Reservierung

Wenn hier ein Ja eingegeben ist, dann wird

Mögliche Werte sind Ja

anzeigen

das Package-Element auf der manuellen Packagemaske angezeigt.

oder Nein. Wählen Sie aus dem Listenfeld.

Inklusive

Zeigt

an,

ob

das

Package im Preiscode

Markiert: JA

 

inkludiert

ist.

Oder

zum

Preiscode

Leer: NEIN

hinzukommt.

 

Drucke separat

Gibt an, ob das Package vom Preiscode

Markiert: JA

 

exkludiert ist und auf der Rechnung als separater Warenposten gebucht wird.

Leer: NEIN

Währung

Die Währung, für die der Packagepreis gültig

Wählen

Sie

aus

der

ist.

Listenbox

definierte

 

Währungen aus.

 

Freibeträge

Ein Freibetrag ist der Betrag, den der Gast konsumieren darf.

 

aktiviert

Zeigt an, ob dieser Posten mit einem

Markiert: JA

 

Freibetrag aufgesetzt worden ist.

Leer: NEIN

Ganzer Tag

Zeigt an, ob der Freibetrag für den ganzen Tag gültig ist oder ob es Zeitlimits gibt.

Markiert: Gültig für den ganzen Tag.

 

Leer:

Innerhalb

bestimmter

Zeitlimits

gültig.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Feld

Definition

Gültige Eingaben

 

Von

Zeit, ab welcher der Freibetrag gültig ist.

Gültige Zeit auf der Uhr, die in der Listenbox erscheint.

Wenn die Leistung außerhalb dieses Zeitraums gebucht wird, wird dies als zusätzliche Leistung gebucht.

Bis

Zeit, bis zu welcher der Freibetrag gültig ist.

Gültige Zeit auf der Uhr, die in der Listenbox erscheint.

Wenn die Leistung außerhalb dieses Zeitraums gebucht wird, wird dies als zusätzliche Leistung gebucht.

Typ

Zeigt an, wie der Freibetrag errichtet werden sollte:

Wählen

Sie

aus

dem

Listenfeld.

 

Normal – zeigt an, dass der Freibetrag entsprechend der Frequenz eingegeben wird. Falls das Package in der letzten Nacht gebucht werden sollte, dann wird der Freibetrag auch in der letzten Nacht errichtet. Wenn der Buchungsrhythmus ALLE lautet, dann wird der Freibetrag jede Nacht während des Nachtlaufs errichtet.

Fließend – zeigt an, dass der Freibetrag zu Beginn des Aufenthalts errichtet wird und der Gast dieses Element während des Aufenthalts jederzeit konsumieren kann. Dieser Typ sollte für Kundenfrequenzpläne verwendet werden.

Normal

Fließend

Nächster Tag

 
 

Nächster Tag – zeigt an, dass der Freibetrag für den nächsten Tag errichtet wird.

Anmerkung: Der Freibetragstyp ist immer auf den Frequenzplan des Packages bezogen, wie der Frequenzplan anzeigt, wann das Package aufgebucht werden muss, zeigt der Typ an, wann der Freibetrag für das Package errichtet werden sollte.

 

Wählen

Sie

aus

der

Überschuss Falls der aufgebuchte Betrag gegenüber dem Freibetrag höher ist als der Freibetrag selbst, wird der Überschuss auf die Gästerechnung gebucht. Wenn eine spezielle Warengruppe für Überschüsse definiert wurde und hier ausgewählt wurde, dann wird der Überschuss auf diese Warengruppe gebucht und unter dieser Überschrift auf die Rechnung gedruckt. Wenn dieses Feld leer ist, wird der Überschuss auf den Warengruppen-Code des Package-Elemente gebucht.

Listenbox.

Reservierung

Feld

Definition

Gültige Eingaben

 

Profit

Die Warengruppe, unter welcher Package- Profit gebucht wird. Einen Profit erzielt man, wenn der Freibetrag nicht oder nur teilweise vom Gast aufgebraucht wurde.

Wählen

Sie

aus

der

Listenbox.

 

Verlust Der Warengruppen-Code, unter welchem ein Package-Verlust gebucht wird. Verlust erzielt man, wenn der Gast mehr konsumiert, als der Freibetrag erlaubt hätte.

Wählen

Sie

aus

der

Listenbox.

 

Automatische

Wenn Automatische Erhöhung als Ja markiert ist, dann wird der Freibetrag absorbiert und automatisch erhöht, falls die Leistungen dieses Packages den Freibetrag überschreiten.

Wahr: JA

Erhöhung

Falsch: NEIN

 

Anmerkung: Diese Option gilt für alle Inklusiv-Hotels, in welchen dem Gast niemals etwas aufgebucht wird.

Warengruppen Falls Buchungen von anderen Abteilungen (alternative Verkaufsstellen) gegen den Freibetrag gemacht werden können, geben Sie hier Warengruppen-Codes ein. Zum Beispiel, Frühstück kann an verschiedenen Stellen im Hotel eingenommen werden, aber auch beim Zimmerservice bestellt werden. Falls Sie verschiedene Warengruppen-Codes für jede Verkaufsstelle und Zimmerservice aufsetzen möchten, dann müssten Sie dies hier auswählen.

Wählen Sie aus der Listenbox die definierten Warengruppen-Codes.

Um sich Frequenzen anzusehen

Die Option Frequenz wird dafür verwendet, den Buchungsrhythmus anzusehen und zu definieren.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung Ein Buchungsrhythmus wird durch Auswahl einiger oder alle 3

Ein Buchungsrhythmus wird durch Auswahl einiger oder alle 3 Möglichkeiten definiert:

Die Tage, an welchen das Element gültig ist in einem 14-Tages-Zyklus, der bei langen Aufenthalten wiederholt werden kann.

Die Tage, die als Wochentage betrachtet werden, Sonntag bis Samstag.

Spezielle Tage, erster Tag und letzter Tag.

Mit folgenden möglichen Einstellungen:

‘J’ Das Package sollte an diesem Tag aufgebucht werden

‘N’ Das Package sollte an diesem Tag nicht aufgebucht werden.

‘?’ Gleichgültig.

Suite 8 wird alle Bedingungen für jeden Tag auswerten. Falls zwei der Bedingungen zutreffen sollten, jedoch die dritte auf “NO” gesetzt ist, dann wird das Package nicht aufgebucht. „NO“ hat die höchste Priorität.

Zum Beispiel:

Wenn die Frequenz wie folgt festgelegt wird:

Ja für TAGE „1“

Ja

Nein für SPEZIELLE TAGE “Erster Tag”

für WOCHENTAG “Monat”

Reservierung

Reservierung Im oben angeführten Beispiel, wird das Package nichts aufbuchen, falls die Gäste am Montag anreisen.

Im oben angeführten Beispiel, wird das Package nichts aufbuchen, falls die Gäste am Montag anreisen. Das „Nein“ für den ersten Tag wird alle anderen Einstellungen überschreiben.

Wenn die Frequenz wie folgt eingestellt wird:

‘?’

für

TAGE ‘1’

Ja

für WOCHENTAGE ‘Montag’

‘?’

für die SPEZIELLEN TAGE “Erster Tag”

‘?’ für die SPEZIELLEN T AGE “Erster Tag” Im oben angeführten Beispiel wird das Package am

Im oben angeführten Beispiel wird das Package am Montag aufgebucht.

Um den Buchungsrhythmus anzusehen

Wählen Sie ein Package-Element.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Klicken Sie auf das Feld FREQUENZ.

Um einen neuen Frequenz-Plan einzufügen

Wählen Sie ein Package-Element.

Klicken Sie auf das Feld FREQUENZ.

Wählen Sie die Frequenz “Custom”.

Die Tage, Wochentag oder spezieller Tag werden durch Anklicken der Felder J (ja), N (nein) oder indem man es auf dem “?” (Vorgabe) stehen lässt, ausgewählt.

Wählen Sie aus, an welchen Tagen der Rhythmus im 14-Tages-Zyklus gültig ist.

Wählen Sie die Tage aus, die als Wochentage betrachtet werden.

Wählen Sie spezielle Tage, wie erster oder letzter Tag.

Klicken Sie auf das Feld “speichern”.

Vervollständigen Sie die Felder mit Kurz- und Langbezeichnungen und klicken danach auf OK.

Tabelle 22: Dialogbox - Frequenzen

Feld

Definition

Gültige Eingaben

Kurzbezeichnung

Code für die Frequenz.

Bis

zu

3

alphanumerische

 

Zeichen.

 

Langbezeichnung

Beschreibung der Frequenz.

Bis zu 30 Buchstaben

Ändern des Preises verknüpfter Packages

Wählen Sie ein Package-Element.

Klicken Sie auf das Feld PREIS.

Geben Sie den Preis ein und markieren Sie, ob das Package im Preis in- oder exkludiert sein sollte.

Tabelle 23:

Dialogbox - Preis

 

Feld

Definition

Gültige Eingaben

Wert

Der gebuchte Betrag.

Numerische Werte

Inklusive

Zeigt

an, ob das Package-

Markiert: JA

Element im Preiscode inkludiert sein sollte.

Leer: NEIN

Um zu den Packages einen Multiplikator hinzuzufügen

Wählen Sie MULTIPLIKATOR, um dem Package einen Multiplikator hinzuzufügen. Dies ist nützlich, um das Package mehr als einmal zu buchen, zum Beispiel bei Packages, die mit einem fließenden Preis eingegeben wurden.

Reservierung

Um die Details der Package-Frequenz zu sehen

Wählen Sie DETAILS, um die detaillierte Maske der Packages zu sehen, die mit der Reservierung verknüpft wurden. Eine zusätzliche Kartei: „Packages“ wird auf der Reservierungsbearbeitungsmaske geöffnet.

Tabelle 24:

Anzeige Package Detailmaske

Feldüberschrift

Information

Manuelles/Automatisches Package

Name des Artikels

Freibetrag

Wenn

Freibeträge

aktiviert

wurden,

wird

es

angezeigt

Änderung

Zeigt an, dass das Package nicht an allen Tagen der Reservierung gebucht wird. Wenn ein Buchungsrhythmus ausgewählt wurde wird ein „x“ angezeigt

Anzahl

Zeigt an wie oft ein Package gebucht wird. Dieser Multiplikator ist für zukünftige Versionen.

Automatisch

Zeigt an, ob das Package manuell oder automatisch angefügt ist.

Wert

Zeigt den Betrag an.

 

Limit

Zeigt den Freibetrag an.

Inklusive

Sofern das Package einem Preiscode inkludiert ist, wird hier „inkl.“ stehen.

Das Feld DETAIL wird in rot dargestellt, falls es während des Aufenthalts des Gastes eine Änderung der Package-Buchungen geben sollte.

Ansicht aller Felder der Reservierungsmaske im Rasterformat

Klicken Sie auf die Kartei RASTER, um Details der Reservierung im Rasterformat zu sehen. Das horizontale Menü zeigt Informationen pro Tag der Reservierung mit einer zusammenfassenden Spalte am Ende. Die vertikale Liste präsentiert eine Liste von Feldern und deren Inhalte.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Reservierung Der Reservierung Attribute hinzufügen Klicken Sie auf die Kartei

Der Reservierung Attribute hinzufügen

Klicken Sie auf die Kartei ATTRIBUTE. Die Maske Reservierungsattribute erscheint.

A TTRIBUTE . Die Maske Reservierungsattribute erscheint. Die Maske ist in 2 Bereiche geteilt: Der obere

Die Maske ist in 2 Bereiche geteilt:

Der obere Bereich zeigt nicht tägliche Attribute

Der untere Bereich zeigt tägliche Attribute

Reservierung

Attribut-Kategorien werden unter SETUP->KONFIGURATION->CRM->ATTRIBUTKATEGORIEN eingestellt. In dieser Einstellung wird ebenso definiert, in welchen Masken die Attribute erscheinen werden und ob sie Pflichtfelder sind oder nicht. Die verfügbaren Attribute, die aus der Listenbox ausgewählt werden, werden definiert unter SETUP->KONFIGURATION-

>CRM->MARKETINGINFO.

Für jede zugefügte Attribut-Kategorie, wird unter Marketing Info eine neue Kategorie kreiert. Die Elemente für jede neue Listenbox können dann unter der entsprechenden Marketing Info-Kategorie hinzugefügt werden.

Tabelle 26:

Attribut-Kategorie Dialogbox

 

Feld

Definition

Gültige Eingaben

 

Code

Code für dieses Attribut

 

Bis

zum

drei

alphanumerische

 

Zeichen

 

Beschreibung

Beschreibung des Attributes

 

Bis zu 30 Zeichen

 

Typ

Definiert

ob

es

ein

Einzel

oder

Bitte aus der Liste auswählen

Mehrauswahlfeld ist

Gästekartei Definiert in welcher Gästekartei dieses Feld angezeigt werden soll. Wenn hier keine Maske ausgewählt ist, wird das Feld in der Reservierungsmaske angezeigt. Wenn alle ausgewählt sind, wird das Feld in der Marketing-Kartei angezeigt.