COMUNICACIN EMPRESARIAL

Conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin y entre sta y el medio externo. La imagen que tiene la empresa en el exterior, ya sea del pas o bien de en el extranjero, es fundamental para que la empresa siga creciendo en su rubro. Los grupos de personas que estn trabajando en las secciones dedicadas a mantener una buena comunicacin empresarial, deben conocer aspectos relacionados a distintos mbitos. Deben saber manejar grupos de gente de una menara satisfactoria, ya son con personas con las que se trabaja y no mquinas. Debe tener conocimiento acerca de marketing y publicidad, ya que son estas muchas de las herramientas que se utilizan para hacer un buen trabajo. El orden que deben llevar, de manera de establecer planes y programas para mejorar las relaciones, buscar establecer nuevas relaciones o darle prioridad a ciertos grupos en un momento dado, que exija la eleccin ante mucha demanda. Todos estos aspectos y muchos ms son los que deben ser solucionados por los profesionales dedicados a establecer, mantener y mejorar la comunicacin empresarial. Por ello, la comunicacin empresarial ha sido tildada como una materia compleja, que requiere estar constantemente actualizado, de manera de ir integrando mtodos antiguos con algunos nuevos que sean ms innovadores y permitan que obtener mejores resultados. Acepciones: Una definicin de Comunicacin Empresarial contiene tres acepciones: 1. Que todo es un fenmeno que se da naturalmente en toda organizacin, debido a que es el proceso social ms importante y consustancial a toda forma de relacin humana. 2. La comunicacin organizacional como una disciplina cuyo objeto es estudiar la forma cmo se da el fenmeno comunicativo al interior de la empresa, en la empresa con el medio y entre empresas. 3. La comunicacin como un conjunto de tcnicas y actividades orientadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes cruzados entre los miembros de la organizacin y de sta con su medio. Tambin ver cmo influye en las opiniones, actitudes y conductas del pblico.

Tipos de comunicacin Sensibilizacin: En los trabajadores se desarrolla una alerta particular frente a su entorno y al manejo de las consecuencias de las decisiones tomadas.

Informal: Se manejan emociones y sensaciones que surgen en forma espontnea, se usa en la comunicacin horizontal y en los grupos informales no est controlada por los ejecutivos y satisface la necesidad de interactuar sin usar un canal formal transmitiendo mensajes en forma explcita y no sigue un conducto regular. Formal: Es la que ofrece mensajes oficiales que se presenta generalmente por escrito y en direccin vertical siguiendo un conducto regular. Ejemplo: memorando. Cartas, informes, correos electrnicos. Ascendente: Se dirige de inferior a superior Ejemplo: operario a supervisor Descendente: Se dirige de superior a inferior Ejemplo: supervisor a operario Lineal: Es la que se dirige hacia un mismo rango. Ejemplo: supervisor a supervisor Asertiva: Comportamiento que asume la persona abiertamente en forma directa y honesta ante una situacin. Se utilizan palabras para comunicar lo que piensa y se siente haciendo preservar su derecho sin daar al otro. Comunicacin oral: Todas aquellas comunicaciones orales que se producen dentro de la empresa; cuyo contenido de carcter profesional, como por ejemplo las estrategias de mercado, la poltica de precios o el lanzamiento de un nuevo producto, deben ser confidenciales Las comunicaciones orales dentro del mbito de la empresa son las siguientes: Directa: El emisor y el receptor intervienen alternativamente. En los tipos de comunicacin esta la fsica donde se maneja la entrevista, una reunin etc. Diferida: Transcurre un tiempo desde que el emisor enva el mensaje y el receptor lo recibe por medio de un contestador automtico, buzones de voz, etc. Externa: Se realiza entre dos o ms personas que no pertenecen a un mismo mbito como las comunicaciones con proveedores, clientes, organismos oficiales, etc. Pero tambin intervienen dependiendo el nmero de personas: Individual: Cuando el emisor y el receptor son solamente una persona como por ejemplo: una reunin entre jefes de mantenimiento y el jefe de personal. Colectiva: Cuando interviene un grupo de personas como por ejemplo el debate, una conferencia, etc.

Funciones de la comunicacin dentro de las organizaciones 1. Para actividades no orgnicas (comunicacin informal). 2. Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los objetivos de la organizacin. Es un conjunto de acciones. 3. Para suministrar informacin para activar programas. Transmitir la informacin para llevar y dar a conocer los programas. 4. Para motivar a los individuos para que apliquen el programa. 5. Para realimentar el esquema (control) Elementos del proceso de la comunicacin El proceso de comunicacin es bidireccional, es decir, hay dos partes que estn involucradas, un emisor y un receptor. Se requieren ocho pasos, sin importar si las dos partes hablan, usan seales manuales o se sirven de otro medio de comunicacin; tres de esos pasos corresponden al emisor y los restantes al receptor. Un emisor inicia el proceso de comunicacin construyendo un mensaje y envindolo a un receptor, ste a su vez analiza la informacin y reconstruye el mensaje a la luz de sus propios antecedentes y experiencias, los cuales le servirn para sintetizar la informacin recibida. El receptor analiza y reconstruye los significados del mensaje, sintetiza y construye significados y se convierte en un emisor al responder al mensaje que le fue enviado. Tipos de comunicacin en las diferentes organizaciones Vertical: Cuando se da del jefe a sus subordinados (en este caso recibe el nombre de vertical descendente) o cuando un subordinado se comunica con su jefe (vertical ascendente) Horizontal: entre el mismo personal. Funciones de las comunicaciones empresariales Funcin de produccin: Cuando la comunicacin empresarial cuida la eficiencia racionalizada y cuidador programacin de actividades, bienes y servicios. Funcin de innovacin: Idea, prctica, sugerencia y objetivo que se precisan como nuevos dentro de la organizacin Funcin de mantenimiento: Es aquella que afecta el mantenimiento de la autoestima de los individuos dentro del clima de las relaciones interpersonales con

los dems miembros del grupo, as como el mantenimiento de las funciones de produccin e innovacin. Funcin comunicativa: Las actividades comunicativas en esta funcin estn dedicadas a la socializacin de las personas que trabajan. Esta funcin se ocupa de la informacin y confirma la relacin de la persona con el ambiente fsico donde se desenvuelve. Confirma tambin la opinin de la persona como competente, valioso. Esta funcin es integradora y acrecienta la autoestima. Relaciones pblicas La comunicacin entre una organizacin y pblico clave para construir, administrar y mantener su imagen positiva. Es una disciplina planificada y deliberada que se lleva a cabo de modo estratgico. Tiene la caracterstica de ser una forma de comunicacin bidireccional, puesto que no slo se dirige a su pblico (tanto interno como externo) sino que tambin lo escucha y atiende sus necesidades, favoreciendo as la mutua comprensin entre la organizacin y su pblico, y permitiendo que se use como una fuerte empresarial al momento de posicionarse, como herramienta extra a la publicidad y el manejo de una imagen corporativa. Funciones Toda actividad de relaciones pblicas tiene como finalidad principal la gestin de la imagen institucional, mediante el desempeo de las siguientes funciones: 1. Gestin de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institucin y que stos a su vez conozcan las polticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce. 2. Gestin de las comunicaciones externas: Toda institucin debe darse a conocer a s misma y a su accionariado. Esto se logra a travs de la vinculacin con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicacin. 3. Funciones humansticas: Resulta fundamental que la informacin que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del pblico es la que permite el crecimiento institucional. 4. Trabajo conjunto con otras disciplinas y reas: El trabajo de todas relaciones pblicas debe tener una slida base humanista con formacin en psicologa, sociologa y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas. Tambin es importante el intercambio con otras reas dentro de la comunicacin como ser la publicidad o el marketing. Si bien estas ltimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para as colaborar a alcanzar los fines institucionales

Importancia de las relaciones pblicas Actualmente existe una creciente similitud de productos y servicios debido a que el mercado es cada vez ms amplio. Frente a esto la publicidad ya no basta porque ha perdido credibilidad y se hace sumamente necesario encontrar una herramienta que permita diferenciarse a las empresas. Aqu entran en juego las relaciones pblicas como disciplina que, mediante una gestin estratgica, logran diferenciar a la organizacin de sus competidoras. Para lograrlo, las relaciones pblicas trabajan con diversos intangibles: Identidad: Es el ser de la organizacin, aquello que la caracteriza y diferencia del resto. Sobre ella identidad trabajan las relaciones pblicas, bsicamente gestionando otros dos intangibles: la cultura organizacional y la filosofa. Filosofa: Plantea el objetivo global de la organizacin y el modo de llegar a l. Establece una misin (el beneficio que la organizacin proporciona a su pblico), valores (por los cuales se rige la organizacin) y visin (a dnde quiere llegar, que debe ser un objetivo difcil de alcanzar pero no utpico). Cultura: Se da por el proceder o modo de actuar de la organizacin en su conjunto. Tiene que ver con los valores que se fomenten y el modo de orientar la actuacin de la organizacin. Imagen: Es aquella representacin que la organizacin desea construir en los stakeholders con los cuales la organizacin se relaciona o construye vnculos comunicativos. Reputacin: Es aquella representacin mental que se hace el pblico sobre una organizacin a travs de las experiencias (directas o indirectas) que hayan tenido con la misma y de la forma como la organizacin se comunica con sus stakeholders. Funciones de las relaciones pblicas El concepto de funciones de las relaciones pblicas se interpreta como el proceso de establecer polticas pblicas, asegurar la accin sobre esas polticas y comunicar al pblico la informacin sobre las mismas, de tal manera que se realice un intercambio bilateral de informacin entre la organizacin y sus pblicos. En este proceso cobra capital importancia el planear y el escuchar, as como la continua evaluacin objetiva de la aportacin gerencial en este intercambio, donde el principal objetivo es la creacin de la opinin pblica favorable. Funciones principales Informacin Pblica: Sigue y analiza el desarrollo de todas las actividades empresariales, selecciona las de inters pblico para darlas a conocer, en

beneficio de ambas partes. Se vale de los medios de comunicacin masiva: fotografa, exhibiciones, prensa, radio, cine, televisin, propaganda institucional. Publicaciones: Se recogen materiales escritos y grficos para transformarlos en diferentes publicaciones, utilizando arte, grficos e impresos. Divulgacin: Se basa en el montaje de programas y campaas, especialmente de contenido cultural que se adelantan como actos pedaggicos de formacin para exponerlos a grupos seleccionados paras realizar estas tareas. Funciones secundarias Documentacin: Orienta a la empresa con respecto a las caractersticas y detalles que los directivos necesitan conocer para definir la misin y visin y reorientar los objetivos. Enlace: Organiza, atiende y desarrolla la vida protocolaria y social de la empresa y constituye la clave misma de las relaciones pblicas. Lo hace por medios de actos Capacitacin: Corrige errores en el trato con el pblico y promueve el entendimiento y aplicacin de normas del oficio. Esta funcin debe cumplirse en consonancia con los servicios y tcnicas de mejoramiento continuo del recurso humano. Circulacin: Pone en movimiento, da vida y alcance de un modo organizado y sistemtico a diferentes materiales e instrumentos de relaciones pblicas. Lo hace mediante prensa, radio, fotografa, cine, televisin y medios grficos Departamento de relaciones pblicas El personal que conforma el Departamento de Relaciones Pblicas tiene la responsabilidad de planear, organizar y ejecutar las actividades comunicativas utilizando medios para la comunicacin masiva y produciendo mensajes dirigido a diferentes pblicos. Debe asesorar a los ejecutivos para que puedan realizar sus labores con efectividad. El Departamento de Relaciones Pblicas tiene la responsabilidad de administrar las labores propias, unificar y coordinar fundones, eliminar la duplicidad de actividades y proporcionar los conocimientos especializados esenciales para la produccin de materiales de comunicacin. Las principales funciones del Departamento de Relaciones Pblicas son: Interpretar para la gerencia, la opinin pblica mediante el acopio de informacin a travs de los medios.

 Concientizar a la administracin de las tendencias en pensamiento poltico, social y econmico. Presentar a la gerencia los aspectos reales de situaciones operativas que inciden directamente en las relaciones de la empresa con sus pblicos. Disear y ejecutar previa aprobacin de la Gerencia General todos los programas de Relaciones Pblicas. Todo el Grupo de Relaciones Pblicas trabaja en estrecha relacin con los ejecutivos y directivos de la administracin para realizar eventos, preparar los medios de comunicacin e informar a los pblicos, mediante el establecimiento de canales de comunicacin que propicien las opiniones con las cuales el pblico expresa sus puntos de vista. Publicidad institucional: Conjunto de mensajes emitidos a travs de los diferentes medios de comunicacin masiva que persiguen crear en el pblico o recordarle una imagen favorable de su funcionamiento. Es un instrumento de las relaciones pblicas. Opinin pblica: Es la opinin de una creencia qu tienen en comn t0 integrantes de un pblico sobre un suceso de importancia general. Son las decisiones de grupos de personas en relacin con temas mencionados previamente identificados