UNIVERSIDADE AUTNOMA DE LISBOA

DEPARTAMENTO DE CINCIAS DOCUMENTAIS

RELATRIO SOBRE A ATIVIDADE PROFISSIONAL

De acordo com a deliberao do Conselho Cientfico n 37/2011, de 29 de junho

A Classificao e a Avaliao documental na Marinha Portuguesa Estudo de Caso

Alda do Carmo Namora Soares de Andrade

Orientador: Professor Doutor Jos Manuel Louzada Subtil

Relatrio apresentado Universidade Autnoma de Lisboa, Departamento de Cincias Documentais, para a obteno do grau de Mestre em Cincias Documentais, especialidade de Arquivo e Sistemas de Informao. Texto segundo o novo Acordo Ortogrfico. Janeiro 2013

Para o Ricardo

AGRADECIMENTOS

Agradeo ao meu orientador, o Professor Doutor Jos Manuel Louzada Subtil, o apoio e incentivo que me deu ao longo de todo este processo e o entusiasmo que me transmitiu sempre nos momentos certos.

Agradeo tambm Marinha Portuguesa por me ter permitido fazer e divulgar os resultados deste estudo. Deixo aqui uma palavra especial para a Dra. Isabel Beato, chefe do Arquivo Histrico da Marinha, e ao Comandante Fernando Marques da Silva, diretor do Centro de Documentao, Informao e Arquivo Central da Marinha, por me terem sempre facilitado este caminho, abrindo-me as portas para a aplicao do questionrio, a eles o meu mais sincero obrigada.

Expresso tambm a minha gratido Professora Doutora Maria Joo Mogarro por me incentivado a embarcar nesta aventura e me ter apoiado durante todo o processo.

Aos meus dois grandes amigos Lusa Antunes e Lus Lima, que se mostraram sempre disponveis para fazer a leitura do texto e dar o seu contributo, muito obrigada.

Helena Soares pelas discusses interminveis e sempre muito profcuas, que muitas vezes serviram para me abrir novos horizontes, e pela disponibilidade que desde logo demonstrou para fazer a reviso do meu texto.

Aos meus colegas e amigos, Elsa Guilherme, Mara Pinto e Iuri Neves muito obrigada pelo amparo constante.

Finalmente gostaria de agradecer minha famlia pelo carinho e apoio incondicional.

RESUMO

Os arquivos so os garantes da conservao da histria e portanto, da memria coletiva de uma determinada sociedade, adquirindo assim um papel central quando se trata da difuso de conhecimento. Pelas razes evocadas, necessrio que os arquivos sejam alvo do tratamento e da organizao de que muitas vezes carecem, de forma a que no haja constrangimentos sua acessibilidade. Sendo este um relatrio de atividade profissional, compreensvel que seja dada grande importncia ao percurso trilhado quer a nvel acadmico quer profissional, da que os dois primeiros captulos sejam a descrio e a reflexo crtica desse mesmo percurso. Ainda assim, tenta-se neste relatrio sustentar teoricamente essa experincia profissional com uma reviso da literatura. So assim descritos tecnicamente e analisados cientificamente nove projetos da rea da arquivstica, realizados em instituies de ndole to dspar que nelas podemos encontrar desde instituies financeiras a instituies pblicas de ensino. No terceiro, e ltimo, captulo deste relatrio desenvolvido academicamente o tema da classificao e da avaliao de documentos. inicialmente feita a contextualizao histrica e a caracterizao destas temticas, seguindo-se um estudo de caso, cujo objetivo analisar os procedimentos da realizao destes instrumentos e perceber quais as dificuldades que podero ser encontradas pelos gestores da informao quando os aplicam.

PALAVRAS-CHAVE: Arquivstica, Relatrio de Atividade Profissional, Formao Acadmica, Experincia Profissional, Classificao, Seleo e Avaliao Documental

ABSTRACT

Archives are responsible for the conservation of history and therefore, of the collective memory of a society, having so a central role in the dissemination of knowledge. Because of the reasons mentioned before, it is necessary that these archives should be the target of treatment and organization that they often lack, in order to prevent constraints to their accessibility. Being this a professional activity report, it is understandable the importance given here to the academic training and to the professional experience, so in the first and second chapters we give a description and critical reflection of those paths. However, we attempt to sustain this professional experience theoretically, in order to substantiate the same in the literature review. We describe and analyze scientifically nine projects in the archival area. These were performed in very different institutions, and here we can find from financial organizations to public education institutions. In the third and last chapter of this report, it is developed academically the subject of classification and documents evaluation. First weve done their characterization and historical context, and then we described a case study, in which the aim is to analyze the procedures of classification and documents evaluation instruments, and to understand the main difficulties that might be encountered by managers of information, concerning to its applicability.

KEYWORDS:

Archives,

Activity

Professional

Report,

Academic

Training,

Professional Experience, Documental classification, selection and evaluation.

NDICE

LISTA DE SIGLAS E ACRNIMOS .......................................................................... 8 LISTA DE TABELAS E GRFICOS .......................................................................... 9 LISTA DE FIGURAS................................................................................................... 10 INTRODUO ............................................................................................................ 11 I. PERCURSO ACADMICO E PROFISSIONAL ............................................. 13 1.1. FORMAO ACADMICA ....................................................................................... 13 1.1.1. Licenciatura em Lnguas e Literaturas Modernas Portugus/ Francs, com especializao em Traduo. .................................................................................. 13 1.1.2. Curso de Especializao em Cincias Documentais, variante Arquivo ....... 14 1.2. OUTRA FORMAO ............................................................................................... 15 1.2.1. Curso intensivo de Ingls nvel III ............................................................... 15 1.2.2. Curso de Conservao e Restauro de Documentos Grficos ....................... 16 1.2.3. Outras atividades de formao ..................................................................... 16 1.3. ATIVIDADE PROFISSIONAL .................................................................................... 17 1.3.1. Voluntria no Arquivo do Instituto de Formao Turstica, Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril (INFTUR) ........................................................ 17 1.3.2. ICP-ANACOM Autoridade Nacional de Comunicaes .......................... 18 1.3.3. Credibom Sociedade Financeira para Aquisies a Crdito, SA .............. 19 1.3.4. Estgio no Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas ................ 21 1.3.5. Ministrio da Defesa Nacional Marinha Portuguesa ................................. 25 1.3.6. Empresa Portuguesa das guas Livres EPAL........................................... 27 1.3.7. Secretaria-Geral do Ministrio da Educao ................................................ 29 1.3.8. Museu da Cincia da Universidade de Lisboa MCUL .............................. 31 1.3.9. Instituto de Educao da Universidade de Lisboa IEUL ........................... 34 II. REFLEXO E ANLISE CRTICA SOBRE O PERCURSO ACADMICO E PROFISSIONAL .......................................................................................................... 36 2.1. FORMAO ACADMICA ....................................................................................... 36 2.1.1. Anlise swot da formao............................................................................. 37 2.2. ATIVIDADE PROFISSIONAL .................................................................................... 39 2.2.1. Voluntariado ................................................................................................. 40 2.2.2. Colaborao em empresas de prestao de servios .................................... 41 2.2.3. Colaborao em Projetos de Investigao .................................................... 49 2.3. ANLISE SWOT DA ATIVIDADE PROFISSIONAL ....................................................... 53 6

III. INSTRUMENTOS DE GESTO INTEGRADA DE ARQUIVOS: CASO PROJETO MARINHA PORTUGUESA ................................................................... 55 3.1. CONTEXTUALIZAO DA TEORIA DA CLASSIFICAO O PRINCPIO DO RESPEITO
PELOS FUNDOS E DA ORDEM ORIGINAL. ....................................................................... 55

3.1.1. Plano de classificao ................................................................................... 58 3.2. CONTEXTUALIZAO DA TEORIA DA AVALIAO DOCUMENTAL ......................... 60 3.2.1. Tabela de Avaliao e Seleo de documentos ............................................ 65 3.3. ESTUDO DE CASO MARINHA PORTUGUESA ............................................................ 66 CONCLUSO GERAL ............................................................................................... 80 BIBLIOGRAFIA GERAL ........................................................................................... 82 APNDICE 1 ................................................................................................................ 87 ANEXO 1 ....................................................................................................................... 93

LISTA DE SIGLAS E ACRNIMOS ACE Administrao Central do Estado ACMF Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas AHMCUL Arquivo Histrico do Museu da Cincia da Universidade de Lisboa CAD Comisso de Anlise de Documentao CAL Companhia das guas de Lisboa CDIACM Centro de Documentao, Informao e Arquivo Central da Marinha CEOS Comandos, Estabelecimentos, rgos e Servios DGARQ Direco Geral de Arquivos ECTS Sistema Europeu de Transferncia de Crditos EP Escola Politcnica EPAL Empresa Pblica das guas de Lisboa/ Empresa Pblica das guas Livres ESHTE Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril. FRD Folha de Recolha de Dados ICA Conselho Internacional de Arquivos ICP Instituto das Comunicaes de Portugal ICP-ANACOM Autoridade Nacional de Comunicaes IGAP Inspeco-Geral da Administrao Pblica IIP Instituto Ibrico do Patrimnio INFT Instituto Nacional de Formao Turstica INFTUR Instituto de Formao Turstica, Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica JPEG Joint Photographic Experts Group MCUL Museu de Cincia da Universidade de Lisboa MEF Macroestrutura Funcional MP Marinha Portuguesa TIFF Tagged Image File Format U.I Unidade de Instalao U/E/O Unidades, Estabelecimentos e rgos UM-TSM Unidade de Misso para o Tratamento de Solicitaes sobre o Mercado WFMC Workflow Management Coalition ZEE Zona Econmica Exclusiva 8

LISTA DE TABELAS E GRFICOS Tabela 1 Especificidades da captao das imagens Tabela 2 Unidades, Estabelecimentos ou rgos a que pertenciam os inquiridos Grfico 1 Tempo de desempenho de funes Grfico 2 Grau de dificuldade na classificao de documentos Grfico 3 Grau de dificuldade na recuperao da informao Grfico 4 Razes da eficcia do Plano de Classificao Grfico 5 Caracterizao da ineficcia do Plano de Classificao Grfico 6 Conhecimento da existncia da Tabela de Avaliao e Seleo Grfico 7 Caracterizao da eficcia da Tabela de Avaliao e Seleo

LISTA DE FIGURAS Figura 1 Flio pertencente a um processo de contas da Escola Politcnica de Lisboa

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INTRODUO O presente relatrio insere-se no mbito da deliberao n 37/2011 aprovada pelo Conselho Cientfico da Universidade Autnoma de Lisboa e pela direo do Mestrado em Cincias Documentais. Esta deliberao estabelece que os licenciados que tenham terminado os seus cursos na modalidade pr-Bolonha e que tenham mais de cinco anos de experincia profissional na rea de especialidade podero requerer acreditao de competncias para obteno de grau de mestre. Por esta razo apresentado aqui, em lugar da tradicional tese de Mestrado, um relatrio que comprova essa experincia. objetivo deste relatrio expor a experincia profissional da autora, fazendo a devida reflexo crtica, e aprofundar um tema relevante da sua rea profissional. Este relatrio, especificamente, versa sobre a classificao e avaliao documental. No primeiro feita uma descrio pormenorizada da formao acadmica de licenciatura e ps-graduao, de outra formao que ajudou consolidao do conhecimento cientfico e da experincia profissional adquirida ao longo dos anos, em que so contextualizados os projetos em que a autora colaborou e descritas as atividades a desenvolvidas. No segundo captulo tenta-se fazer a reflexo crtica desse mesmo percurso acadmico e profissional, apresentando-se as suas mais-valias e algumas sugestes de mudana. Para tal, recorre-se aos conceitos tericos da arquivstica pertinentes para a sua contextualizao e compreenso e, no menos importante, para fundamentar cientificamente essa experincia profissional. Verifica-se que as temticas abordadas no presente relatrio so bastante diversificadas, passando pelas tarefas mais tradicionais em arquivstica, como a higienizao, inventariao, descrio de documentao, classificao, seleo e avaliao de documentao, at s mais inovadoras, como a digitalizao e gesto de aplicaes informticas em sistemas de workflow, entre outros. Em ambos os pontos feita uma anlise reflexiva apresentando os pontos fortes e as oportunidades e os pontos fracos e constrangimentos que foram identificados em cada um desses trabalhos. Finalmente, no terceiro captulo, desenvolvido um tema na rea da arquivstica, no mbito da experincia profissional desenvolvida. A escolha do tema, que d o nome a este relatrio, recaiu sobre o estudo de dois instrumentos essenciais quando se procura fazer uma gesto integrada de arquivos, o Plano de Classificao e a 11

Tabela de Avaliao e Seleo de Documentos. Num primeiro momento feita uma contextualizao histrica e uma exposio com base na bibliografia existente sobre o tema, e num segundo momento apresentado um estudo de caso na Marinha Portuguesa em que se procura responder questo: Qual o impacto e a aplicabilidade que tiveram ambos no quotidiano da instituio em que foram criados?, com base na anlise de dados de um questionrio aplicado a essa instituio.

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I. PERCURSO ACADMICO E PROFISSIONAL

1.1. Formao Acadmica

1.1.1. Licenciatura em Lnguas e Literaturas Modernas Portugus/ Francs, com especializao em Traduo. Iniciei o percurso no ensino superior no ano de 2000 na Faculdade de Cincias Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, onde frequentei a Licenciatura em Lnguas e Literaturas Modernas na variante de Estudos Portugueses e Franceses. Este curso e esta universidade foram a primeira opo aquando das candidaturas universidade com o objetivo de, mais tarde, exercer a profisso de tradutora. Inicialmente o curso era composto por oito semestres tendo cada um deles seis disciplinas. Este cenrio veio a modificar-se devido obrigatoriedade de cumprir com a Declarao de Bolonha, assinada em 1999 por 29 pases europeus, com o propsito de criar um Espao Europeu de Ensino Superior. Este processo na Universidade Nova de Lisboa d os seus primeiros passos no letivo de 2002/2003, justamente na minha passagem do 2 para o 3 ano. Esta reestruturao traduziu-se na abolio de algumas cadeiras do programa geral (tronco comum) substituindo-as por outras que poderiam ser de uma rea do saber diferente do da formao principal. Assim, os alunos terminariam o curso com um maior formao principal e com um minor formao complementar. Esta situao do processo de Bolonha no deixa de ser paradoxal, pois se por um lado o certificado de habilitaes literrias contempla o Sistema Europeu de Transferncia de Crditos (ECTS) proposto por Bolonha, por outro essa formao mais especfica minor no sequer mencionada. Alm de que, salvo a referncia aos ECTS, o certificado no preenche nenhum outro requisito estabelecido pelo acordo de Bolonha, razo pela qual a licenciatura no pode ser considerada realizada luz dessa Declarao. Assim, o curso foi concludo em quatro anos, com um total de 45 disciplinas e 240 ECTS. Na sequncia do que acima foi explicitado, podemos dividir esta licenciatura, relativamente s disciplinas realizadas, do seguinte modo:

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a) Formao principal Maior: Comunicao Escrita e Aprendizagem I e II; Francs I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII; Introduo aos Estudos Literrios I e II; Cultura Portuguesa I e II; Latim I e II; Introduo Lingustica; Literatura Portuguesa I e II; Literatura Francesa I e II; Cultura Francesa I e II; Literatura Portuguesa dos Sculos XVII e XVIII; Literatura Francesa do Sculo XVII; Morfologia I; Introduo Literatura Comparada; Literatura Portuguesa do sculo XIX; Literatura Francesa do Sculo XVIII; Literatura Portuguesa do Renascimento; Literatura Francesa do Sculo XVI; Literatura e Outras Artes; Literatura Comparada; Literatura Portuguesa Medieval; Literatura Francesa Medieval; b) Formao complementar Minor: Histria da Traduo; Prtica da Traduo Tcnica; Prtica da Traduo Literria I e II; Prtica da Traduo Cientfica e Filosfica; Teoria da Traduo; Lingustica Francesa; Teoria da Literatura I e II.

Na formao principal, e por uma questo de interesse puramente pessoal, sempre que possvel optou-se pela frequncia de disciplinas que recassem em diferentes perodos literrios de forma a adquirir e conhecer, de um ponto de vista acadmico, o maior nmero possvel de correntes literrias (Literatura Medieval; Literatura dos Sculos XVI e XVII; Literatura do Sculo XVIII e Literatura Comparada, esta ltima com um caracter mais contemporneo). Na formao complementar, e de forma a obter conhecimentos cientficos das tcnicas de traduo, optou-se por frequentar algumas das disciplinas avulsas nessa rea, j que data no existia o curso de Traduo.

1.1.2. Curso de Especializao em Cincias Documentais, variante Arquivo Um ano aps ter terminado a licenciatura, e entendendo que a vida profissional necessitava de outro rumo, decidi continuar o meu percurso acadmico. Aps uma breve pesquisa nas vrias universidades de cursos de ps-graduao, na rea de Lisboa, a escolha logo recaiu sobre o curso de Especializao em Cincias Documentais, por um lado, porque me sentia atrada pela perspetiva de trabalhar com documentos e livros antigos e, por outro, parecia um seguimento lgico da formao inicial, onde poderia continuar a lidar com papis, livros ou documentos.

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Iniciei em 2005, na Universidade Autnoma de Lisboa, este curso, que se encontrava estruturado em quatro semestres, sendo o primeiro comum a candidatos variante de Biblioteca e de Arquivo e os restantes especficos a cada uma das reas. Na hora de optar por uma das reas, a escolha no se revelou to fcil como seria de supor. A variante de Biblioteca era atrativa no s pelo contacto com obras literrias mas tambm pelo seu dinamismo e porque, apesar dos esforos que os arquivos tm vindo a fazer, ainda so as bibliotecas que esto mais voltadas para a sociedade. No entanto, pelas perspetivas de trabalho futuro, a escolha foi no sentido da rea de Arquivo, na expectativa de posteriormente tambm realizar a vertente de biblioteca. Assim, foram frequentadas e concludas as seguintes cadeiras: Introduo s Cincias Documentais e da Informao; Introduo s Teorias de Organizao e Planeamento; Sociologia da Informao; Oficinas Documentais; Legislao Aplicada s Cincias Documentais e da Informao; Metodologia do Trabalho Cientfico I e II; Instituies e Documentos de Arquivo I, II, III e IV; Organizao, Planeamento e Gesto de Servios de Arquivo, Teoria Arquivstica; Tecnologias Informticas Aplicadas aos Arquivos; Aplicaes Informticas para Arquivos; Introduo Investigao Arquivstica; Introduo Paleografia; Observao e Prtica Arquivstica; Opo I Paleografia e Diplomtica e Opo II Polticas de Arquivo e Estgio. Esta ps-graduao j foi feita luz da Declarao de Bolonha, tendo, alis, sido justamente o primeiro curso de ps-graduao em Cincias Documentais realizado segundo este acordo.

1.2. Outra Formao

1.2.1. Curso intensivo de Ingls nvel III A lngua francesa teve sempre um lugar de destaque quer na minha vida acadmica quer pessoal, enquanto a lngua inglesa, por uma razo ou por outra, foi sempre passada para segundo plano. Cada vez mais a lngua inglesa falada e percebida por todos, ganhando tambm hoje o estatuto de veculo de comunicao preferencial em todas as reas de negcio. Neste contexto, e porque normalmente um dos requisitos obrigatrios em todos os concursos, frequentei um curso intensivo de ingls na Cambridge School.

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Este curso foi realizado entre novembro e janeiro de 2011 e teve uma durao de 40 horas. A classificao final obtida foi de Bom, com Muito Bom no uso de estruturas gramaticais, capacidade de comunicar, participao e assiduidade.

1.2.2. Curso de Conservao e Restauro de Documentos Grficos Este curso foi promovido pelo Instituto Ibrico do Patrimnio (IIP), instituio que explicita a sua misso da seguinte forma: Valorizar, salvaguardar, promover o patrimnio so alguns dos propsitos a que o Instituto Ibrico do Patrimnio se prope.1 O curso foi ministrado pela Dra. Lcia Moutinho Alberto (Conservadora de papel e Fotografia) e teve uma durao de 24 horas, repartidas por quatro dias de formao, entre outubro e novembro de 2009. Nele foram abordadas as seguintes temticas: caracterizao dos documentos: suporte e materiais de registo; fatores de deteriorao intrnsecos e extrnsecos; conservao e restauro: interveno indireta e interveno direta a nvel terico e prtico.

1.2.3. Outras atividades de formao Em qualquer rea de atividade a atualizao do conhecimento deve ser constante, pelo que ao longo destes ltimos anos participei em seminrios, workshops, conferncias e congressos, nomeando aqui os que considero mais importantes: Seminrio Preservao digital, promovido pela Direo Geral de Arquivos (DGARQ); Workshop Inquisio digital, promovido pela DGARQ; Conferncia Gesto Integrada de Arquivos, promovida pela DGARQ; Workshop Identificao de suportes e tcnicas de produo grfica, promovido pela empresa PHneutro. Seminrio Projeto do Museu virtual do Ministrio da Educao, promovido pelo Museu da Cincia da Universidade de Lisboa (MCUL);
1

INSTITUTO IBRICO DO PATRIMNIO Conhea o IIP. Misso. [Em linha]. Lisboa: IIP. [Consult. 20-08-2012] Disponvel em http://iipatrimonio.com/iip/conheca-o-iip/

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Colquio Rituais Escolares, em Gestos e Objectos, promovido pelo Instituto de Educao da Universidade de Lisboa; Colquio A profisso e a formao: entre a cincia e a arte de ensinar, promovido pelo Instituto de Educao da Universidade de Lisboa; Colquio XVI Coloquio Nacional de Historia de la Educacin arte y oficio de ensear os siglos de perspectiva histrica, promovido pelo Centro Internacional de la Cultura Escolar, El Burgo de Osma, Espanha;

Congresso IX Congresso Luso Brasileiro de Histria da Educao Rituais, espaos e patrimnios escolares, promovido pelo Instituto de Educao da Universidade de Lisboa.

1.3. Atividade Profissional

1.3.1. Voluntria no Arquivo do Instituto de Formao Turstica, Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril (INFTUR) O INFTUR foi criado pelo Decreto-lei n 333/79 de 24 de agosto de 19792 com a designao de Instituto Nacional de Formao Turstica (INFT). Aps vrias alteraes e designaes, em 2007 fundido com outros quatro organismos dando origem ao Turismo de Portugal, IP, que herdou as suas atribuies e competncias, definidas pelo Decreto-lei n 141/2007 de 27 de abril. Nomeamos aqui as duas que nos parecem mais pertinentes para a rea dos arquivos e nas quais podemos enquadrar este voluntariado, realizado entre novembro de 2005 e fevereiro de 2006: e) [] assegurar a recolha, tratamento e divulgao de informao turstica; f) Incentivar e desenvolver a poltica de formao e qualificao de recursos humanos do turismo, e a respetiva investigao tcnico-pedaggica, bem como coordenar, executar e reconhecer os cursos e as aes de formao profissional para essa rea, alm de certificar a aptido profissional para o exerccio das profisses tursticas; 3

DECRETO-LEI n 333/79. Dirio da Repblica I Srie. N. 195 (24-08-79). p. 2070-2076. DECRETO-LEI n 141/2007. Dirio da Repblica I Srie. N. 82 (27-04-2007). p. 2694.

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As tarefas desenvolvidas no arquivo da Escola de Turismo do Estoril foram o inventrio e a descrio dos processos individuais dos alunos na dcada de 60.

1.3.2. ICP-ANACOM Autoridade Nacional de Comunicaes A Autoridade Nacional de Comunicaes (ICP-ANACOM) surge no Decreto-lei n 309/2001 de 7 de dezembro,4 sucedendo ao Instituto das Comunicaes de Portugal (ICP). Entre as muitas atribuies contempladas neste diploma legal, destacamos o papel desta instituio no que concerne regulao e superviso do setor das comunicaes eletrnicas e servios postais no nosso pas, competindo-lhe, ainda, funes de defesa dos consumidores: promove a concorrncia e defende os interesses dos cidados, garantindo a prestao de informaes claras e a transparncia nas tarifas e nas condies de utilizao dos servios. 5 Neste sentido, e devido entrada em vigor a 1 de janeiro de 2006 do Decreto-lei n. 156/2005 de 15 de setembro,6 que veio instituir a obrigatoriedade de existncia do livro de reclamaes, a ICP-ANACOM verificou um aumento substancial do nmero de reclamaes, sugestes e pedidos de informao recebidos. Este facto levou a que fosse criada em 2005 uma unidade no mbito da ICP-ANACOM para tratar e dar resposta aos utilizadores das comunicaes mveis e postais, assumindo essa responsabilidade em 2006. Neste contexto foi celebrado um contrato entre a ICP-ANACOM e uma empresa nacional de gesto e tratamento de arquivos, adiante designada por empresa A. O contrato decorreu entre julho e novembro de 2006 e contou com uma equipa de cinco tcnicos profissionais de arquivo, dos quais eu fiz parte, e uma coordenadora tcnica superior, estipulando que todo o tratamento das reclamaes, sugestes ou informaes seria feito por esta equipa. No processo de trabalho, as folhas de reclamao, sugesto ou informao eram recebidas, via CTT, pelo servio de expediente, onde lhe era aposto um carimbo com os seguintes elementos identificativos: data e nmero de entrada, nmero do processo e
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DECRETO-LEI n 309/2001. Dirio da Repblica I Srie-A. N. 283 (07-12-2001). p. 7918-7928.

ANACOM Autoridade Nacional de Comunicaes rea ANACOM. [Em linha]. Lisboa: ANACOM. [Consult. 10 de Ago. 2012] Disponvel em http://www.anacom.pt/render.jsp?categoryId=1680
6

DECRETO-LEI n 156/2005. Dirio da Repblica I Srie-A. N. 178 (15-09-2005). p. 5580-5585.

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radical comum. Eram ainda registadas informaticamente num programa de registo de entrada e sada de documentos designado por RES (registo de entrada e sada). Neste mesmo servio procedia-se sua digitalizao para que, desta forma, passasse a integrar a aplicao informtica netgest.sgis (sistema de gesto integrada de solicitaes). Este sistema permitia gerir a tramitao da informao em sistema de workflow, nomeadamente o ponto de situao da informao, os procedimentos efetuados e quem os tinha feito. No passo seguinte, a documentao era transferida para a Unidade de Misso para o Tratamento de Solicitaes sobre o Mercado (UM-TSM), onde era classificada pelos juristas de acordo com uma taxonomia especfica. Posteriormente, competia aos tcnicos da empresa A, dos quais eu fazia parte, inserir os dados informativos que compunham cada um destes documentos na aplicao netgest.sgis preenchendo os seguintes campos: a) Folha de reclamao; b) Identificao do fornecedor a prestador do servio; c) Identificao do reclamante; d) Classificao da reclamao. A reclamao ficava, ento, em aberto at existir uma resposta feita pelos juristas da UM-TSM. Essa resposta, ou qualquer outro documento produzido no mbito de determinada reclamao, sugesto ou informao passava a constar do workflow. Finalmente, eram acondicionadas em pastas e enviadas para o arquivo da instituio.

1.3.3. Credibom Sociedade Financeira para Aquisies a Crdito, SA De novembro de 2006 a junho de 2007, ainda a colaborar com a mesma empresa A, integrei outro projeto tambm na rea dos arquivos correntes e intermdios na Credibom Sociedade Financeira para Aquisies a Crdito. Esta instituio foi constituda em 3 de novembro de 1995, tendo iniciado a sua atividade de crdito ao consumo no dia 2 de janeiro de 19967. Tratando-se de uma empresa que produz diariamente um elevado nmero de processos e que, ao longo de cerca de 10 anos, acumulou essa documentao nas suas instalaes, a questo do espao e dos recursos humanos que era necessrio mobilizar para essa tarefa comeou a ser reconsiderada. Numa instituio desta natureza e com esta dimenso, importante ter um sistema de gesto documental otimizado para que a
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CREDIBOM Empresa. Apresentao. [Em linha]. Lisboa: Credibom. [Consult. 22 de Set. 2012] Disponvel em www.credibom.pt

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recuperao da informao se faa de forma rpida e eficaz, pois frequente que os processos produzidos na sua rea de negcio sejam alvo de diligncias judiciais. Foram estes os fatores que contriburam para a contratao da empresa A, cujos servios solicitados eram no mbito da custdia da documentao e de todo o tratamento a ela associado. Tendo uma vertente de consultadoria tcnica bastante vincada e sendo uma rea totalmente nova em que nunca houvera trabalhado, este projeto constituiu uma maisvalia no meu percurso profissional, na medida em que foram abordados, arquivisticamente, temas como as formas de recuperao da informao e o sistema de arquivamento digital em tapes, para alm da j mencionada custdia de documentos. Os trabalhos eram desenvolvidos como se descreve abaixo. Aquando da transferncia da documentao da empresa-cliente para a empresa A, os processos eram entregues consultora devidamente identificados por cliente e mediante auto de entrega. Este documento definido no dicionrio de terminologia arquivstica como um Acto revestido das formalidades prescritas por lei ou pelo costume, que culmina o processo de transmisso, a qualquer ttulo, de documentos e/ou arquivos e que deve ser assinado no momento da entrega material.8 Aps serem conferidos os autos de entrega, os processos eram enviados para as instalaes da empresa A. Rapidamente se percebeu que o mais importante neste tipo de consultadoria era a rpida recuperao dos documentos, pelo que, paralelamente localizao dada pela empresa prestadora de servios, foi criado um ficheiro na base de dados Access que continha alguns dados que permitiam uma rpida localizao, nomeadamente o n de processo, o nome do cliente a que pertencia, o n do auto de entrega em que tinha sido transferido, a data da transferncia e a localizao atual (nas instalaes da empresa A ou nas instalaes da empresa-cliente). J nas instalaes da empresa A, a documentao era ordenada, digitalizada e disponibilizada numa aplicao informtica em rede entre as duas empresas e ainda armazenada nos seus respetivos contentores caixas de papel devidamente certificadas como acid free. Quando o cliente necessitava dos processos solicitava-os via e-mail, podendo o pedido ser de entrega do processo em suporte digital ou fsico. No primeiro caso, a
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ALVES, Ivone [et ali] Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. p. 11.

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recuperao e entrega era feita de imediato, no segundo, era necessrio fazer o pedido empresa A, que os entregava num prazo mximo de dois dias mediante auto de entrega. E, assim, recomeava todo o processo.

1.3.4. Estgio no Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas O estgio no mbito do Curso de Ps-graduao em Cincias Documentais foi realizado no Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas (ACMF) tendo como coordenadora a Dra. Ana Gaspar. Este estgio teve a durao de 140 horas. O ACMF possui um riqussimo esplio documental constitudo por material em suporte de papel, digital e em microfilme. Este acervo abrange, principalmente, documentao do sculo XX. No decorrer do estgio foi notria a preocupao de que este fosse o mais abrangente possvel, dotando-nos assim de ferramentas, para que pudssemos enfrentar futuramente o trabalho de arquivo com um conhecimento prtico especfico. No mbito das atividades desenvolvidas procedeu-se higienizao de duas subsries documentais, nomeadamente os Cadastros pessoais dos funcionrios da Direco Geral da Contabilidade Pblica, em que o nome da srie o da prpria Direo, e a da Matriz Predial Rstica da Freguesia de Sobreira Formosa. Ve rificouse que a documentao apresentava danos causados pelo p (pelo que se optou pelo mtodo de aspirao) e por excesso de manuseamento humano, tendo-se por isso decidido que esta documentao devia futuramente ser microfilmada. Esta tarefa foi realizada em documentao recentemente incorporada no arquivo e que apresentava graves problemas de conservao. Posteriormente foi dado incio organizao da documentao supramencionada. A organizao arquivstica de qualquer acervo documental ter de contemplar a classificao, pois o objetivo primeiro desta atividade prende-se com a necessidade de uma recuperao rpida da informao, algo que apenas possvel quando a documentao est devidamente organizada. A classificao deve ser feita para que se tenha o controle sobre a produo, a guarda e o trmite de um documento no mbito da instituio. O processo de classificao no deve ser somente atribuir cdigos a documentos, mas fazer a ordenao intelectual das

21

informaes contidas nos documentos, servindo para resgatar a funo social que os arquivos devem ter: informar.9 Esta atividade classificao materializa-se na elaborao de um quadro ou plano de classificao que [] refleje sus actividades y los tipos de documentos producidos como consecuencia de su ejercicio.10 Aquando da realizao desta tarefa no ACMF, devido s caractersticas da documentao, optou-se por ordenar alfabeticamente os documentos referentes aos Cadastros pessoais dos funcionrios da Direco Geral da Contabilidade Pblica. Com esta opo procurou-se responder s futuras necessidades de consulta dos referidos documentos, cuja principal referncia de acesso seria o nome do funcionrio. Quanto documentao referente Matriz Predial Rstica da Freguesia de Sobreira Formosa, o mtodo utilizado foi o cronolgico, isto porque, tratando-se de documentos referentes a bens que podero j ter sido vendidos por diversas vezes, a pesquisa ser certamente feita pelo ano de aquisio ou venda. A tarefa seguinte consistiu na inventariao e descrio da documentao relativa Inspeo-Geral da Administrao Pblica (IGAP), pelo que foi necessrio conhecer a instituio assim como a legislao que esteve na base da sua criao e extino. O inventrio um instrumento de descrio documental, ao nvel dos guias e catlogos, essencial no s para a organizao da documentao como tambm para a sua pesquisa. No entanto, apresenta-se como sendo mais especfico do que os guias, mas menos exaustivo que os catlogos. A inventariao est estreitamente ligada ao plano de classificao, isto porque descreve as sries documentais de acordo com a ordem estabelecida nesse plano. Assim e segundo o Manual de Archivstica o inventrio deve oferecer: [] la possibilidad de describir los fondos com un nivel de profundidad suficiente como para garantinzar una cantidad de informacin satisfactoria para los usurarios y, al mismo tiempo, com la

LEITE, Andra; OLIVEIRA, Lorena O processo classificatrio das informaes arquivsticas [Em linha] Braslia: UNB. (2005). [Consulta 04-09-2012]. p. 6. Disponvel em www.cid.unb.br
10

CRUZ MUNDET, Jos Ramn Manual de Archivstica. 3 ed. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 2001, p. 156.

22

sumeriedad necesaria como para permitir la descripcin uniforme de amplios grupos documentales. 11 Ou seja, no s utilizado para conhecer o modo como a documentao est organizada como tambm para fornecer informaes importantes sobre o seu contedo e localizao, da que ao realizar esta tarefa seja necessrio o preenchimento de uma tabela. Ao concretizarmos a inventariao atribuiu-se primeiramente uma cota a cada Unidade de Instalao (UI), ou seja, um nmero provisrio. Posteriormente identificou-se a localizao onde a documentao iria ser acondicionada, comeando por se identificar o nmero do armrio, depois a estante, que sempre numerada da esquerda para a direita, assim como a prateleira. Seguiu-se ento o preenchimento da tabela, na qual figuravam os seguintes campos, considerados suficientes para a correta identificao e localizao dos conjuntos documentais: UI, Ttulo, Data Inicial e Data final e Localizao. Feito isto deve proceder-se descrio documental, uma das tarefas fundamentais da Arquivstica, que permite uma eficiente gesto e organizao da documentao no seio de uma instituio e contribui para garantir a acessibilidade informao quer pelos arquivistas, quer pelos utilizadores. nesta linha de pensamento, que o autor Jos Mundet faz a seguinte afirmao:

La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivstico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la prpria documentacin: informar. [...] el objecto de la labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos documentales.12 Assim, a descrio arquivstica tem como finalidade identificar e explicitar o contexto e contedo dos documentos de arquivo, de modo a garantir a recuperao da informao neles contida e a promover a sua acessibilidade. No ACMF a descrio foi apenas realizada ao nvel do processo para a subsrie Cadastros pessoais dos funcionrios da Direco Geral da Contabilidade Pblica, pertencente srie Direco Geral da Contabilidade Pblica.

11 12

CRUZ MUNDET, op. cit., p. 282 CRUZ MUNDET, op. cit., p. 255.

23

Para

esse

efeito,

recorreu-se

utilizao

da

aplicao

informtica

InfoGest/ArqGest, que foi concebida em consonncia com as regras propostas pela Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica ISAD(G), onde preenchemos os seguintes campos de carter obrigatrio: Cdigo de referncia; Ttulo (nome do funcionrio, a quem pertencia o processo); Data de produo inicial; Data de produo final; Dimenso (nmero da unidade de instalao); Nmero do processo atribudo originalmente pelos servios das finanas; Observaes (outras informaes relevantes do processo); Nota do arquivista (nome do autor da descrio); Regras [ISAD(G)]; Data da descrio.

Terminada a descrio informatizada dos processos individuais, designados anteriormente por processos de cadastros pessoais, acondicionmos os mesmos nas respetivas UI. Finalmente a ltima tarefa realizada consistiu no controlo de qualidade de microfilmes. O controlo de qualidade uma tarefa intermdia/final do processo de produo dos microfilmes e tem por objetivo averiguar se todos os requisitos foram cumpridos de forma a garantir a durabilidade e integridade da informao e a leitura da mesma, assim como a reproduo, transferncia/migrao e compactao. Assim, foi analisada a legibilidade dos duplicados das matrizes, onde se tentou identificar algum tipo de erro de microfilmagem que impossibilitasse a sua leitura, como por exemplo, manchas, riscos ou pginas sobrepostas. Nestes casos as imagens deveriam ser repetidas numa bobine prpria para o efeito. Quando se procede ao controlo de qualidade dos microfilmes, deve-se preencher uma ficha prpria para cada uma das bobines da qual fazem parte os seguintes campos: Matriz; Procedimentos exigveis na execuo da matriz; Duplicados; Especificaes de estabilidade. 24

Alm do preenchimento da referida folha imprescindvel identificar corretamente o contedo das bobines, anotando o assunto, o nmero de blips totais, o nmero do blip em que existe mudana a nvel de unidade arquivstica e informaes relativas repetio de imagens. tambm aconselhvel elaborar um inventrio das bobines de microfilme.

1.3.5. Ministrio da Defesa Nacional Marinha Portuguesa Em 2007, tendo terminado o curso de ps graduao, volto a entrar no mercado de trabalho, colaborando com outra empresa da rea da gesto e tratamento de arquivos, adiante designada por empresa B. O trabalho desenvolvido na Marinha Portuguesa (MP) foi dos mais longos, mais complexos e por isso tambm mais enriquecedores. A MP uma instituio organizada em cerca de 85 servios, divididos por tipologias: rgos Centrais de Administrao e Direo; Autoridade Martima; Comando Naval; e rgos de Implementao Territorial. No portanto de estranhar que numa instituio destas dimenses, em que todos os servios so produtores de documentao, seja imprescindvel a criao de instrumentos que permitam uma gesto integrada dos documentos que vo sendo produzidos de forma a evitar procedimentos diferenciados nos vrios servios produtores de documentao. A no existncia destes instrumentos leva, muitas vezes, perda de informao ou mesmo sua eliminao, originando, deste modo, constrangimentos organizacionais com implicaes nos processos internos e, possivelmente, nos servios externos. Segundo a NP 4438-2, 2005 Parte 213, a implementao de um Plano de Classificao trar as seguintes vantagens: Fornecer um mtodo uniforme de classificao e codificao; Ordenar a documentao produzida de uma forma lgica e hierrquica, relacionando documentos de diferentes reas, dentro da organizao ou com entidades externas; Acelerar a tomada de deciso;

13

NP 4438-2 Informao e documentao Gesto de Documentos de arquivo. Parte 2: Princpios directores. Lisboa: Instituto Portugus da Qualidade. 2005.

25

Assegurar a continuidade da gesto em caso de mudana da estrutura orgnica; Melhorar o acesso, a recuperao, a utilizao e disseminao dos seus documentos.

Assim, o Plano de Classificao de Documentos da Marinha um instrumento de gesto documental que promove a organizao dos arquivos correntes das Unidades, Estabelecimentos e rgos (U/E/O) da Marinha, de forma a conserv-los de maneira ordenada e acessvel, permitindo uma recuperao rpida da informao. Para a construo do plano de classificao foi estudada a legislao da instituio e posteriormente foram feitas entrevistas aos vrios gestores e produtores de documentao das U/E/O. A informao recolhida durante as entrevistas era tratada e vertida para as Folhas de Recolha de Dados (FRD), onde se tentava sistematizar as sries documentais e descrever o seu mbito e contedo. Os critrios para a organizao das sries tiveram em considerao conceitos como: a facilidade de pesquisa, a clareza do plano, a orgnica interna e as rotinas existentes na instituio. Aps isto, passmos elaborao do Plano de Classificao. Todo este processo teve o acompanhamento ativo quer dos servios quer da Comisso de

Acompanhamento, a quem eram fornecidos todos os dados para possveis retificaes. A acompanhar este documento foi tambm elaborado um ndice alfabtico remissivo das sries e subsries, para uma maior facilidade de aplicao do Plano de Classificao. Aps este primeiro produto, inicimos ento a elaborao da Tabela de Avaliao e Seleo de documentos, cuja principal finalidade a de definir o destino final dos documentos (conservar ou eliminar) e estabelecer prazos de conservao durante o ciclo de vida dos mesmos. A Tabela de Avaliao e Seleo da MP surgiu na sequncia da necessidade de racionalizar a gesto do arquivo existente, tendo sido feita a anlise sistemtica da documentao produzida/recebida por todas as Unidades Orgnicas da MP, com vista a uma representao estruturada da organizao da documentao e tendo em considerao uma poltica de salvaguarda, conservao, recuperao e acesso futuro informao.

26

Ao tomar conscincia do funcionamento da instituio e das atividades a desenvolvidas, o arquivista est em condies de saber qual a documentao verdadeiramente importante a preservar, a que de alguma forma possa no s ser objeto de uma futura investigao, como a que guarda a memria da prpria instituio. Neste contexto, muitos autores, nomeadamente Manuel Romero Tallafigo, defendem que quando falamos de classificao falamos tambm em avaliao documental e a sua possvel eliminao, quando diz que a eliminao : (...) una operacin intelectual, prospectiva, racional []. La operacin intelectual tiene que ver mucho com la que se realiza cuando se est haciendo una classificacin y ordenacin de documentos, pues al hacerla se identificam y valoram. 14 A Tabela de Avaliao e Seleo da MP foi elaborada com base nas necessidades dos servios, tendo em considerao os documentos normativos da Direo Geral de Arquivos (DGARQ) e a consulta de outras j existentes e publicadas. Foi alvo do parecer da DGARQ e publicada em Portaria do Dirio da Repblica Portaria n 755/2010 de 25 de outubro de 2010. Finalmente o ltimo produto a entregar MP consistiu num Manual de Gesto de Documentos com o objetivo de sistematizar conceitos, estabelecer regras e normalizar procedimentos relativamente conservao, segurana e disponibilizao da documentao de arquivo.

1.3.6. Empresa Portuguesa das guas Livres EPAL A Empresa Pblica das guas de Lisboa (EPAL) criada em 1974, sendo os seus estatutos publicados em Decreto-Lei n 322/75 de 27 de junho15. Esta designao manteve-se at 1981, quando passou a denominar-se por Empresa Pblica das guas Livres (EPAL). A designao atual foi recebida em 1992 quando passa a sociedade annima.

14

TALLAFIGO, Manuel Romero Archivstica y archivos soportes, edifcio y organizacin. 2 ed. Carmona: S&C, Ediciones Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1994, p. 320.
15

DECRETO-LEI n 322/75. Dirio da Repblica I Srie. N. 146 (27-06-75). p. 895-896.

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Esta empresa a entidade responsvel pelo abastecimento de gua ao longo de mais de 2100 quilmetros, desde a albufeira de Castelo do Bode at cidade de Lisboa.16 Com o intuito de documentar a sua atividade ao longo de mais de um sculo, a EPAL procedeu contratao de uma empresa de gesto e tratamento de arquivos Empresa B , com vista organizao e posterior disponibilizao online do seu arquivo histrico, administrativo, tcnico e fotogrfico. As aes desenvolvidas no mbito do ncleo fotogrfico do acervo da EPAL foram: a) Identificao; b) Organizao; c) Avaliao e propostas de Eliminao; d) Inventrio e Descrio em formato eletrnico; e) Reacondicionamento e Cotagem; f) Digitalizao; g) Thesaurus geral dos ncleos. Inicialmente as imagens encontravam-se arrumadas numa sala climatizada, organizada por suportes e espcies fotogrficas. Arquivisticamente distinguiam-se dois grandes grupos. O primeiro, referente ao arquivo da Companhia das guas de Lisboa (CAL), cuja primeira imagem data de 1880 e a ltima de 1974. Sem qualquer arrumao especfica, era constitudo por imagens a preto e branco, sobretudo em suporte de acetato de celulose, vidros e provas em papel de revelao baritado. O segundo grupo, referente Empresa Portuguesa das guas Livres (EPAL), instituio sucessora da primeira, com imagens a partir de 1976. Encontrava-se organizado tematicamente e cronologicamente, contendo provas e diapositivos de 35 mm em caixilho e negativos de 35 mm. Todo o conjunto de imagens foi descrito e cotado ao nvel da pea na aplicao XArq, com base nas normas internacionais ISAD(G) e ISAAR-CPF, tendo-se adotado metodologias semelhantes para os dois fundos. A cota adotada foi a alfanumrica, as vrias espcies eram contadas com a mesma referncia apresentando apenas uma variao, aos negativos era acrescentado um n e aos diapositivos um d. As imagens que no puderam ser organizadas em reportagens foram diretamente descritas no fundo. Nos casos em que uma mesma imagem apresentava vrias espcies diferentes (ou por tamanho ou por suporte), todas eram identificadas, agregadas, descritas e cotadas com o mesmo nmero.

16

EPAL Empresa. Misso. [Em linha]. Lisboa: Epal. [Consulta 20 de Set. 2012] Disponvel em http://www.epal.pt/epal/Modelo1.aspx?src=Missao&area=276&menu=279

28

Paralelamente a estas imagens, o arquivo era ainda constitudo por outras colees fora do mbito do abastecimento de gua a Lisboa, nomeadamente sobre maratonas fotogrficas e colnias de frias, bem como a coleo do fotgrafo Anbal Sequeira. Tambm estas foram descritas ao nvel do fundo pela mesma metodologia das reportagens/imagens. Para auxiliar a descrio das imagens em ambiente digital foi tambm criado um thesaurus, ou seja, um conjunto de vocbulos controlados que facilitam no s a indexao das imagens na aplicao informtica como tambm a posterior procura por parte de possveis investigadores. O acondicionamento deste acervo fez-se da seguinte forma: a) os negativos a cores e a preto e branco foram acondicionados em folhas de polister com mangas e armazenados em caixas acid free; b) os diapositivos foram armazenados em folhas de polister ou de polipropileno e armazenados em caixas acid free; quando necessrio os caixilhos foram substitudos; c) as provas de pequeno formato a cores foram colocadas em caixas de acid free com separadores; d) as provas de mdio e grande formato em bolsas de polister com cartes de reforo ou em cartes passe-partout; e) os vidros foram colocados nas caixas, j existentes, apropriadas; f) as imagens que se encontravam nos lbuns foram tambm reacondicionadas em caixas de conservao, tantas quantas os lbuns; g) para as espcies em estado avanado de degradao foram feitas bolsas de papel acid free; A escolha das bolsas de polister justifica-se por serem na atualidade o material conhecido mais estvel para acondicionar este tipo de imagens. Relativamente forma de organizao, as fotografias eram arrumadas sequencialmente dentro de caixas ou cronologicamente ou por coleo. As caixas foram todas etiquetadas. Todas as imagens foram higienizadas com pera de soprar e pincel, tendo sido tambm usada borracha branca no abrasiva para eliminao de poeiras.

1.3.7. Secretaria-Geral do Ministrio da Educao Em 2010 foi-nos proposto o desafio de elaborar uma Macro-Estrutura Funcional (MEF) para os vrios organismos do Ministrio da Educao, semelhana do projeto que tem vindo a ser desenvolvido pela DGARQ, para a construo de uma MEF vlida para toda a Administrao Central do Estado (ACE). 29

Segundo a DGARQ, este instrumento de regulao uma estrutura semntica para a classificao dos documentos produzidos pelos servios e organismos da Administrao Central do Estado (ACE).17 Tendo em considerao o objetivo ltimo deste trabalho elaborar um plano de classificao uniforme para todos os organismos do ME, cuja sintaxe e significado fosse passvel de entendimento e utilizao por todos os servios , a metodologia de trabalho adotada teve cinco fases: a) levantamento dos vrios sistemas de arquivo e da sua situao para os dezoito organismos do ME; b) elaborao da MEF para os dezoito organismos deste ministrio; c) elaborao de planos de classificao para oito desses dezoito organismos; d) definio de um modelo de gesto documental a implementar; e) definio de uma estratgia para a implementao de um sistema de gesto eletrnica de documentos. Apesar de a metodologia contemplar cinco fases, apenas sero aqui descritas a primeira e a segunda, pois tendo sido realizadas em simultneo, foram as nicas em que participei. Assim, procurou-se fazer um enquadramento orgnico-funcional dos sistemas de arquivo existentes na instituio com base na anlise de documentos reguladores e normalizadores tais como legislao, planos e relatrios de atividades, normas e regulamentos internos, planos de classificao e circuitos documentais, entre outros. A obteno destes dados foi, na sua maioria, feita presencialmente em dois momentos distintos. Num primeiro momento atravs de entrevista aos interlocutores de topo, chefes de servio ou departamento, em que se procurava apurar quais as principais atividades a desenvolvidas. Nesse primeiro contacto era aplicado um inqurito cuja finalidade era perceber as vias de receo e expedio dos documentos, se existia ou no um registo eletrnico de documentos, se era utilizado algum plano de classificao, se existiam normas e procedimentos estabelecidos para a gesto documental e ainda qual o circuito documental. Esta informao, depois de tratada, resultou na elaborao de um mapeamento das situaes verificadas. Num segundo momento, foi feito o levantamento da documentao das pastas de arquivo, utilizando a Folha de Recolha de Dados (FRD) para uniformizar os procedimentos de recolha da informao.

17

DIRECO GERAL DE ARQUIVOS Macroestrutura funcional (MEF). [Em linha]. V.1. Lisboa: DGARQ, 2012. [Consulta 01 Out. 2012]. Disponvel em http://dgarq.gov.pt/files/2011/03/Macroestrurafuncional-MEF-Pressupostos-b%C3%A1sicos-2011.pdf

30

Destes levantamentos resultou a elaborao da Macro-Estrutura Funcional com trs nveis Classes, subclasses e sries. Para cada um deles era descrito o mbito e contedo e atribuda a respetiva codificao.

1.3.8. Museu da Cincia da Universidade de Lisboa MCUL O Museu de Cincia da Universidade de Lisboa foi criado em 1985 pelo Decretolei n. 146/85 de 8 de maio18, e a sua misso a seguinte: Preservar, para fins de investigao, exposio e educao, o patrimnio tangvel e intangvel associado s cincias ditas exactas e suas aplicaes, particularmente o da Universidade de Lisboa.19 Fazem parte deste museu uma biblioteca especializada em Museologia e Histria das Cincias, um arquivo histrico que inclui os importantes Arquivos da Escola Politcnica de Lisboa e da Faculdade de Cincias, bem como diversos esplios pessoais de cientistas portugueses20. O Arquivo Histrico do Museu da Cincia da Universidade de Lisboa (AHMCUL) tem vindo a fazer um esforo no tratamento e difuso do seu esplio documental. neste contexto que surge o projeto designado Valorizao dos Acervos do Museu de Cincia da Universidade de Lisboa: a memria das cincias online, no mbito do concurso de recuperao, tratamento e organizao de acervos documentais com relevante interesse histrico, cultural e cientfico, financiado pela Fundao Calouste Gulbenkian. Integrei este projeto enquanto bolseira de investigao sob orientao do Doutor Lus Miguel Carolino e Doutora Marta Loureno. Tendo uma durao de dez meses, decorreu entre 01 de maro a 31 de dezembro de 2010 e teve como objetivos centrais o tratamento arquivstico de trs conjuntos documentais selecionados pelo AHMCUL, nomeadamente: Exposio trs sculos de histria; Contas de receita e de despesa da Escola Politcnica (EP); Atas do Conselho da EP. Assim, importa explicitar as tarefas realizadas, as escolhas e mtodos adotados.
18

DECRETO-LEI n 146/85. Dirio da Repblica I Srie. N. 105 (08-05-85). p. 1238-1239.

19

MUSEU DE CINCIA DA UNIVERSIDADE DE LISBOA. Museu. [Em linha]. Lisboa: MCUL. [Consulta 13 de Ago. 2012] Disponvel em http://www.mc.ul.pt/o-museu/o-museu
20

Ibidem

31

A documentao a tratar encontrava-se a ser expurgada numa bolha de desinfestao por anoxia, mtodo que consiste em fechar a documentao numa bolha de filme plstico em que o oxignio substitudo por azoto ou dixido de carbono, que no danificam a documentao e provocam a morte dos insetos por asfixia ou desidratao. Foi, por isso, necessrio proceder higienizao cuidada dessa documentao para a remoo do p e demais sujidades, tendo-se optado pela denominada higienizao mecnica a seco. Para os materiais mais robustos, como os livros, utilizou-se um aspirador de p, sempre em baixa potncia e com proteo na suco. Para os documentos mais frgeis, como os processos de contas, foram utilizados pincis e trinchas macias de forma a no causar dano na documentao. Nos documentos que apresentavam maior sujidade a limpeza foi efetuada com p de borracha e algodo. A borracha utilizada foi moda de forma artesanal com a ajuda de um ralador, sendo depois aplicada nas zonas dos documentos que apresentavam uma maior quantidade de p, tentando-se remov-lo com a ajuda do algodo fazendo movimentos circulares.

Exemplo do estado em que se encontrava um flio pertencente s contas da Escola Politcnica.

Seguidamente a documentao foi numerada consoante cada conjunto documental: os Livros de Actas do Conselho da EP no foram numerados, pois j 32

continham uma numerao original sequencial; as Contas de receita e despesa da EP foram numerados sequencialmente excetuando os flios (pginas) que no continham informao; finalmente, no conjunto documental Exposio trs sculos de histria a numerao utilizada foi alfanumrica, pois a descrio foi feita pea. A documentao estava ento pronta a ser descrita, o que foi feito segundo a ISAD(G) e ainda segundo as orientaes para a Descrio Arquivstica da DGARQ. Toda a documentao foi descrita em ficheiro Excel que permitiria a posterior migrao dos dados para a aplicao informtica. Finalizadas as tarefas acima descritas passou-se fase da Digitalizao ou Transferncia de Suporte. A captura das imagens foi efetuada pgina a pgina. Visto o digitalizador ser de formato A3 houve a necessidade de alguns flios de maiores dimenses serem divididos em duas ou mais imagens. Relativamente aos flios em branco, estes apenas foram capturados na srie dos Livros de Actas do Conselho da EP. As especificidades da captao das imagens de todos os conjuntos documentais feitos podem ser resumidas atravs do seguinte quadro:

Especificidades da captao das imagens

Actas do Conselho da EP Captao de imagens Esquema de cor Profundidade de cor Resoluo Formato matriz Formato cpia Linear RGB/Escala de Cinzas 24/8 bits 300 dpi TIFF JPEG Contas da receita e despesa da EP Linear Escala de Cinzas 8 bits 300 dpi TIFF JPEG Exposio trs sculos de histria Linear Escala de Cinzas 8 bits 300 dpi TIFF JPEG Livros de Decretos e Portarias Rgias Linear RGB/Escala de Cinzas 24/8 bits 300 dpi TIFF JPEG Autos da Junta

Linear Escala de Cinzas 8 bits 300 dpi TIFF JPEG

O tratamento de imagens foi sendo feito em simultneo com a captao das imagens e no foi feito de forma nem sistemtica nem exaustiva. Pretendeu-se apenas considerar as imagens em que era necessrio fazer alguns ajustes que permitissem uma melhor leitura. 33

As imagens foram capturadas em formato Tagged Image File Format (TIFF) e armazenadas em disco, funcionando como matriz. Desta foram feitas cpias em formato Joint Photographic Experts Group (JPEG), que foram armazenadas num servidor, pois so estas que esto associadas aplicao informtica. O armazenamento das imagens foi feito de acordo com o plano de classificao do AHMCUL. Ou seja, foi criada a mesma estrutura em ambiente informtico e as imagens nomeadas com o cdigo de referncia correspondente. Finalmente, a ltima tarefa realizada consistiu na insero dos dados na aplicao informtica In patrimonium Premium, um mdulo designado INDoc criado especificamente para a gesto dos documentos do AHMCUL, para o qual contribui com especificaes tcnicas. Foi ainda elaborado um relatrio de procedimentos para a digitalizao e tratamento das imagens da documentao do AHMCUL e um Manual de Procedimentos InDoc Documentao Arquivo, em que aparecem descritas todas as funcionalidades e procedimentos para insero da documentao nesta aplicao.

1.3.9. Instituto de Educao da Universidade de Lisboa IEUL Nesta instituio colaboro tambm enquanto bolseira de investigao, no projeto Educao e Patrimnio Cultural: escolas, objetos e prticas, financiado pela Fundao para a Cincia e Tecnologia, que decorre, sob orientao da Professora Doutora Maria Joo Mogarro. Este projeto prope-se realizar um trabalho de pesquisa e divulgao do patrimnio cultural da educao que culminar na publicao de uma monografia sobre o patrimnio educativo portugus e de um Museu Virtual da Educao. As atividades realizadas neste projeto, at ao momento, foram essencialmente as seguintes: a) Pesquisa documental, identificao e levantamento de produo bibliogrfica, nacional e internacional, pertinente para o projeto (artigos, livros, cientficos, trabalhos acadmicos, legislao pertinente); pesquisa online na revista Ilustrao Portuguesa Digital de registos fotogrficos e notcias relacionadas com as prticas educativas relativa Escola Normal Primria e aos Liceus Nacionais; b) Anlise e caracterizao de base de dados sobre patrimnio museolgico da educao, com vista a apurar as tipologias, os campos presentes nas fichas de descrio 34

dos objetos, critrios de pesquisa e balizas temporais dos registos; pesquisa na web de Museus Virtuais da Educao, nacionais e internacionais, com o objetivo de identificar as colees e funcionalidades de cada um; c) Pesquisa de documentao no Arquivo Nacional da Torre do Tombo sobre Escolas Normais, Ensino Particular e Cadastro do pessoal dos Liceus e Magistrio Primrio, nomeadamente nos fundos arquivsticos do Ministrio do Reino, do Arquivo das Congregaes e do Arquivo de Salazar. Para alm destas atividades, mais tcnicas, dei apoio na: a) Preparao de reunies; b) Organizao de colquios; c) Integrao do secretariado do IX Congresso de Histria da Educao Rituais, espaos e patrimnios escolares, promovido pelo Instituto de Educao da Universidade de Lisboa, em que as tarefas desenvolvidas passaram pela comunicao com todos os participantes; gesto da plataforma de todos os trabalhos submetidos ao congresso para avaliao por Blind Review, gesto dos pagamentos e controlo dos recibos; programao do evento; emisso de certificados, entre outros; d) Apoio estruturao e construo na web do site do MUVE; e) Anlise e tratamento dos contedos (objetos/peas museolgicas), recolhidos pelos investigadores, que devero integrar o MUVE, nomeadamente das imagens, dos textos/artigos de carter cientfico e das fichas de descrio tcnica dos objetos/peas museolgicas; f) Insero de contedos no site MUVE; g) Colaborao na redao de textos para integrarem produtos finais do projeto, nomeadamente publicaes sobre ncleos museolgicos escolares, artigos e comunicaes, entre outros.

35

II. REFLEXO E ANLISE CRTICA SOBRE O PERCURSO ACADMICO E PROFISSIONAL

2.1. Formao Acadmica "A arte de ensinar a arte de acordar a curiosidade natural nas mentes jovens, com o propsito de serem satisfeitas mais tarde" (Anatole France)

A universidade uma instituio que tem como misso formar os cidados dotando-os de instrumentos para que sejam capazes de contribuir para o desenvolvimento econmico ou cultural da sociedade em que se inserem. Passados todos estes anos, verifiquei que, mais do que os conhecimentos tcnicos, o que ficou da licenciatura em Lnguas e Literaturas Modernas foram os valores sociais e morais transmitidos atravs das obras literrias. Alm de ser um curso que nos prepara intelectualmente para uma anlise crtica individual e que nos ensina a refletir sobre a informao com que vamos sendo bombardeados diariamente, ainda aquele que nos alerta para a importncia da lngua enquanto smbolo de unidade de um povo. Destacam-se, aqui, alguns daqueles que pela sua forma de ensinar me marcaram: a Professora Doutora Ana Morais por, atravs da literatura, nos dar a conhecer o progresso social, cultural e poltico de duas culturas (portuguesa e francesa); o Professor Jean Pierre Lger e a Professora Danielle dOliveira pela exigncia no ensino da lngua francesa; a Professora Maria Jos Palla por nos ter mostrado a cultura francesa atravs dos olhos dos movimentos pictricos franceses. De carter completamente distinto, o Curso de Especializao em Cincias Documentais pautou-se por uma elevada componente prtica, de tal forma que ao longo de todo o curso foram feitos diversos trabalhos prticos baseados em situaes reais para que a nossa viso fosse o mais concreta possvel do que seriam as verdadeiras tarefas a desenvolver no campo da arquivstica. Neste contexto, destaca-se a Professora Doutora Judite Paixo pelas noes de base transmitidas nas disciplinas de Teoria Arquivstica e Paleografia; pois a primeira permite entender esta cincia arquivstica, e a segunda til para uma compreenso, mesmo que mnima, do contedo de documentos antigos. Destaca-se tambm a Professora Doutora Ana Gaspar, orientadora do estgio realizado no ACMF. Este estgio revestiu-se da maior importncia, na medida em que permitiu colocar em prtica os conhecimentos tericos adquiridos ao longo dos dois anos letivos. O contacto direto com a documentao e a realizao de algumas tarefas 36

que fazem parte do quotidiano dos arquivistas, ajudaram a tomar conscincia da relevncia das atividades desempenhadas por estes profissionais, uma vez que tm a seu cargo peas nicas do puzzle que a histria social, poltica e administrativa do nosso pas. Paralelamente, ainda de salientar a formao fora do ambiente acadmico, em, que se destaca: A aprendizagem da lngua inglesa, essencial para nos podermos movimentar na era global que estamos a atravessar; O curso de conservao e restauro de documentos grficos, principal suporte de trabalho de um profissional de arquivos. Por estarem sujeitos a todo o tipo de fatores que contribuem para a sua degradao, importante a aquisio de noes bsicas de como proceder sua conservao e preservao.

2.1.1. Anlise swot da formao Tratando-se de temticas distintas entre si, e para uma reflexo mais detalhada, considera-se que se deve fazer uma anlise separada deste percurso.

2.1.1.1. Licenciatura Pontos fortes e oportunidades: A realizao da especializao em traduo integrada no curso foi uma mais-valia, pois, data, as sadas profissionais deste curso eram o ensino (embora tal exigisse a frequncia de mais dois anos para se concluir o RFE Ramo de Formao Educacional) e a traduo (que permite que, ainda hoje, faa tradues jurdicas solicitadas por tribunais); A aquisio de uma boa capacidade de comunicao e interpretao; A aquisio de esprito crtico.

Pontos fracos e constrangimentos: Com a reestruturao que o curso sofreu no ano de 2002/2003, acima referida, as disciplinas mais tcnicas, de estudo da lngua, sofreram uma

37

grande diminuio. Eis o que considero ser o grande handicap desta licenciatura, que deu assim quase total primazia ao estudo da literatura; O programa apresentado em algumas disciplinas era h muito o mesmo. Por um lado, no se verificava grande abertura para inserir o estudo de autores contemporneos, e, por outro, sentia-se a falta de alguns cones da literatura, quer nacionais quer francfonos, salientando-se aqui a total ausncia de autores incontornveis na literatura francesa como Victor Hugo, Jean-Paul Sartre ou Albert Camus; Fracas sadas profissionais.

2.1.1.2. Ps-graduao Pontos fortes e oportunidades: Este curso pautou-se por uma grande componente prtica. Neste sentido, alm das disciplinas j mencionadas, importante destacar ainda a de Observao e prtica arquivstica em que fizemos vrias visitas a alguns arquivos considerados modelos a seguir; A realizao do estgio integrado, com a vantagem de poder ser realizado em instituies de renome com profissionais competentes; Ao nvel das sadas profissionais, este curso revelou-se a porta de entrada no mercado de trabalho onde tenho vindo a desenvolver a minha atividade at data.

Pontos fracos e constrangimentos: De um ponto de vista puramente de interesse pessoal, senti falta de uma carga horria superior no que concerne a disciplina de Paleografia; Relativamente s disciplinas de informtica, penso que o programa poderia ter passado por outro tipo de matrias relacionadas com a arquivstica, ou seja, serem mais focadas nos sistemas de gesto eletrnica de documentos, de forma a que nos munissem de ferramentas que nos permitissem lidar com este tipo de gesto de documentos no terreno; Grande investimento financeiro.

38

2.1.1.3. Lnguas estrangeiras Pontos fortes e oportunidades: Aquisio de um nvel aceitvel de comunicao na lngua inglesa; A convivncia com a lngua tornou-se muito mais natural.

Pontos fracos e constrangimentos: Falta de uma componente escrita mais forte; Falta de utilizao de outros recursos que extravasassem o contexto de aula; Grande investimento financeiro.

2.1.1.4. Curso de formao de conservao e restauro Pontos fortes e oportunidades: Aquisio de noes de base de como diagnosticar, para posteriormente conservar e preservar a documentao.

Pontos fracos e constrangimentos: Componente prtica muito escassa e dispersa.

2.1.1.5. Outras formaes Pontos fortes e oportunidades: Atualizao do conhecimento; Conhecimento de novas prticas que vo sendo desenvolvidas por outros profissionais da rea.

Pontos fracos e constrangimentos: Exige uma grande disponibilidade de tempo; Forte investimento financeiro.

2.2. Atividade Profissional Pretende-se neste captulo apoiar teoricamente, com base numa reviso bibliogrfica na rea da arquivstica, as diversas tarefas realizadas ao longo de toda a minha atividade profissional, assim como tentar fazer a possvel reflexo crtica da 39

mesma. Digo possvel pois, se por um lado muitas vezes as aes desenvolvidas so de tal forma rotineiras que no se prestam a grandes reflexes, por outro assume-se com as empresas com que se colabora um compromisso de sigilo que no s restringe o pensamento como tambm a escrita.

2.2.1. Voluntariado O voluntariado realizado ainda durante a frequncia do curso de ps-graduao em Cincias Documentais, na Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril (ESHTE), consistiu no primeiro contacto com esta rea do conhecimento, permitindo colocar em prtica os conhecimentos que ia adquirindo no curso. Percebe-se hoje, aps sete anos de trabalho na rea, as deficincias do arquivo da ESHTE, quer a nvel fsico quer organizacional. O edifcio do arquivo no apresentava as condies bsicas necessrias para a preservao da documentao, apresentando as seguintes falhas: Inexistncia de qualquer dispositivo (como desumidificadores, por exemplo) de controlo de temperatura e humidade (pela sua localizao junto ao mar o edifcio era bastante hmido); Inexistncia de um detetor automtico de incndio; Inexistncia de qualquer separao fsica entre a rea de depsito da documentao e a rea tcnica de trabalho; Inexistncia de qualquer critrio no espaamento entre estantes.

Enquanto conjunto documental, o arquivo no tinha sido alvo de qualquer tratamento arquivstico, verificando-se: Inexistncia de qualquer instrumento de descrio documental; Excesso de documentao nas UI em que a documentao se encontrava, apresentando por isso sinais de oxidao pela utilizao de fitas adesivas, de clips e outros. Finalmente, acresce a estes fatores o facto de, data, os recursos humanos afetos a este arquivo serem constitudos por duas funcionrias sem formao acadmica em arquivo, e pouca experincia na rea. A elas se deve uma palavra de admirao pois apenas com muita vontade e dedicao se trabalha todos os dias sem qualquer tipo de incentivo ou condies.

40

Neste cenrio, entendeu-se que se deveria comear por fazer o inventrio da documentao com a respetiva descrio. No entanto, apenas tnhamos disponvel um computador, pelo que a documentao era inventariada e descrita para um suporte de papel e posteriormente passada por um dos trs elementos para um ficheiro Excel no nico computador existente. Apesar de todas estas contrariedades, a experincia foi enriquecedora, pois tratava-se de documentao histrica e ficou a ideia do muito que ainda havia para fazer nos arquivos.

2.2.2. Colaborao em empresas de prestao de servios Um dos mercados de trabalho nesta rea para os profissionais de arquivo consiste na colaborao com empresas prestadoras de servios de gesto e organizao de arquivos, da que tenha integrado projetos atravs deste tipo de empresas. Cada projeto um desafio e a certeza de novas aprendizagens, razo que explica a pertinncia de, aqui, se tentar caracterizar, com base na bibliografia existente na rea, cada um deles.

Projeto desenvolvido no ICP-ANACOM, cujo interesse reside sobretudo nos Sistemas de Gesto Eletrnica de Documentos em sistema de Workflow. Completamente diferente da anterior experincia de voluntariado, aqui, o objeto de trabalho eram os arquivos correntes e intermdios, o que permitiu aplicar alguns conhecimentos adquiridos na disciplina de Teoria Arquivstica. Foi tambm o primeiro contacto com sistemas de gesto eletrnica de documentos (GED) em sistema de workflow. Segundo a organizao Workflow Management Coalition (WFMC), este sistema pode ser entendido como um sistema completo que serve para definir, gerir e executar procedimentos em programas em que a ordem de execuo est pr-definida numa representao informtica da lgica desses procedimentos21, isto , permite a automatizao parcial ou integral de processos em que so pr-definidas as tarefas e a respetiva distribuio pelos diferentes intervenientes, permitindo que a sua circulao, dentro de uma organizao, se faa de forma mais fluda e eficiente.
21

WORKFLOW MANAGEMENT COALITION Resources. [Em linha]. USA: WFMC. [Consulta 2510-2012] Disponvel em http://www.wfmc.org/index.php?option=com_docman&Itemid=74

41

As principais vantagens de um sistema deste tipo consistem em: Acesso rpido informao; Circulao de papel quase inexistente; Distribuio de tarefas feita de forma rpida e fcil a cada interveniente no processo; Visualizao do fluxo de trabalho e das atividades/tarefas pendentes ou concludas por cada interveniente; Rpida recuperao da informao e salvaguarda atravs de cpias de segurana backups; Arquivo da informao de forma estruturada.

Este sistema permitia uma gesto integrada das reclamaes recebidas nesta instituio com o intuito de sistematizar e simplificar os procedimentos.

Projeto desenvolvido na Credibom, que incide essencialmente nas temticas de custdia de documentos, formas de recuperao da informao, sistema de arquivamento digital. A interveno da empresa com a qual colaborava deu-se ao nvel da custdia de documentos. Tal necessidade bem retratada por Ana Mara Arroyo, quando menciona que: La elevada produccin de documentos y la falta, en muchas organizaciones, de tiempo y personal para poder gestionarlos, han dado lugar a la demanda de un nuevo tipo de servicios y, por consiguiente, a la aparicin de un nuevo tipo de empresas especializadas en gestin documental en los diferentes mbitos de trabajo de las instituiciones documentales. 22 Assim, patente a consciencializao que as empresas tm vindo a adquirir sobre a importncia que a informao tem para o seu sucesso e do papel fundamental que representa. Razo pela qual a solicitao de empresas especializadas em custdia documental, em regime de contratao de empresas externas, cada vez mais praticada e permite que as empresas contratantes se dediquem exclusivamente sua rea de negcio.

22

ARROYO, Ana Mara Cordon. Empresas documentales de gestin de archivos: estudio, analisis y descripcin de servicios. Gijn: ediciones Trea, 2004. p. 23. ISBN 84-9704-117-8

42

Segundo a Norma Portuguesa 4041-2005 a custdia de documentos uma:

Funo primordial do servio de arquivo que consiste na guarda fsica de documentos e/ou arquivos, com a consequente responsabilidade jurdica, sem necessariamente implicar a sua propriedade. A interrupo da custdia pode pr em causa a autenticidade e integridade dos documentos, logo, o seu valor probatrio. 23 As vantagens deste tipo de servio traduzem-se, entre outros aspetos, na reduo de custos, quer a nvel de pessoal especializado, quer a nvel da guarda de grandes volumes de documentao, no rpido acesso informao e na preveno da sua perda. A custdia de documentos, quer em suporte papel, quer em suporte eletrnico, normalmente acompanhada de outro tipo de servios que lhe esto intimamente associados, como seja: a gesto automatizada; a digitalizao; o acondicionamento, a transferncia e transporte da documentao e a consultadoria. A gesto automatizada de documentos concretiza-se na criao de um software em que a gesto da documentao feita recorrendo s novas tecnologias permitindo realizar as atividades base ou tradicionais da arquivstica, como a classificao, a descrio, o armazenamento em ambiente digital e o controlo dos depsitos, entre outros. A digitalizao consiste na transferncia de suporte de um determinado documento, isto , transforma uma informao analgica em digital. Este processo prossupe: A existncia de hardware e software que sejam adequados s necessidades da empresa-cliente; A preparao, nomeadamente a limpeza da documentao; A classificao da documentao; A captura das imagens com equipamento adequado; O controlo de qualidade das imagens.

O acondicionamento no que respeita ao suporte de papel feito em caixas que por sua vez so acondicionadas em depsitos especialmente desenhados para o efeito e que oferecem um grande nvel de segurana. J o suporte informtico dever ser feito em

23

PORTUGAL. Instituto Portugus da Qualidade. Comisso Tcnica 7 Norma Portuguesa 4041: Informao e documentao, terminologia arquivstica, conceitos bsicos . Lisboa: Instituto Portugus da Qualidade, 2005. p.12.

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salas com temperatura e humidade controladas e que sejam resistentes ao fogo, a qualquer tipo de inundaes, a atmosferas corrosivas e a radiaes eletromagnticas. A transferncia da documentao da empresa-cliente para a empresa de custdia de documentos dever ser feita mediante auto de entrega com a respetiva relao da documentao a enviar. Aquando da primeira transferncia importante ter-se o devido cuidado de classificar, descrever e identificar a unidade de instalao em que a documentao foi transferida e acondicionada, sob pena de posteriormente ser muito difcil localiz-la, o que acarreta custos econmicos elevados para a empresa-cliente e custos de tempo e recursos humanos para a empresa de custdia contratada. Relativamente ao transporte, tomando como exemplo a empresa de custdia de documentos que colaborou neste projeto, o suporte de papel transferido em caixas e em veculos de mercadorias da empresa, enquanto para os suportes digitais providencia unidades de transporte prprias (malas), bem como selos de segurana, individualmente identificados e passveis de personalizao com a identificao do Cliente 24. Estas malas resistem aos choques, arranhes ou corroso, so hermticas e ultra resistentes aos impactos25. A consultadoria, segundo o cdigo de tica para este tipo de servio, um servio prestado por uma pessoa, ou grupo de pessoas, independente e qualificada para a identificao e investigao de problemas que digam respeito poltica, organizao, procedimentos e mtodos de uma empresa26. Este servio surge da necessidade bsica de localizao de documentos, de fornecer normas tcnicas para uma otimizao da gesto interna da informao e para servir como intermedirio entre a empresa-cliente e a prestadora de servios.

24

EAD, Empresa de Arquivo e Documentao O que Fazemos. [Em linha]. Palmela: EAD. [Consulta 20 de Ago. 2012] Disponvel em http://www.ead.pt/ead/pt/o_que_fazemos.3/digital_service_bureau.49/digital_service_bureau_data_entry_ e_data_validation.a74.html
25

Ibidem

26

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Entidades. [Em linha]. S.Paulo: UNESP. [Consulta 1510- 2012] Disponvel em http://www.feg.unesp.br/entidades/JrEng/jr-definicao.html

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Projeto desenvolvido na Marinha Portuguesa, sobre Instrumentos de Gesto documental, nomeadamente plano de classificao e portaria de avaliao e seleo de documentos. No nos estendendo muito sobre este trabalho, que ser o estudo de caso apresentado no terceiro captulo deste relatrio, destacamos apenas alguns aspetos que nos parecem relevantes. A equipa que compunha este painel foi de grande importncia para fazer face s dificuldades encontradas, nomeadamente na questo do tempo, pois, segundo o cronograma apresentado, o Plano de Classificao deveria ser concludo no primeiro ano para no segundo se elaborar a Tabela de Avaliao e Seleo de documentos. O acompanhamento por parte da chefe do Arquivo Histrico da Marinha e da restante Comisso de Acompanhamento que fazia a ligao entre a empresa prestadora do servio e a restante instituio foi sempre muito ativo, estando sempre muito presentes, prestando qualquer esclarecimento ou ajuda que se revelasse necessria. Todo o planeamento de entrevistas era feito por estes ltimos, que sempre tiveram o cuidado de deixar algum espao para a consolidao e tratamento dos dados recolhidos. Tratando-se de uma instituio altamente hierarquizada, o primeiro contacto era sempre feito com as chefias dos servios, que, muitas vezes, no tm o conhecimento prtico do tratamento, da tramitao e da composio dos processos. J nos servios propriamente ditos, a presena da equipa era muitas vezes vista com desconfiana, o que levava a uma resistncia aquando do levantamento da documentao fsica. Ainda sobre este assunto, de salientar que a Marinha tem um sistema de rotatividade bastante acentuado, ou seja os efetivos apenas se mantm no mesmo posto de trabalho cerca de trs anos. Assim, era frequente no saberem explicar determinados procedimentos: faziam assim porque quando ali chegaram era assim que se fazia.

Projeto desenvolvido EPAL, tendo por objeto o tratamento de arquivos fotogrficos A resistncia oferecida pela arquivstica, durante alguns anos, em considerar a fotografia ou documentos iconogrficos como documentos de arquivo, passveis de um tratamento semelhante ao efetuado aos restantes conjuntos documentais escritos, tem vindo a desaparecer e hoje unnime que devem ser tratados no contexto em que aparecem, pois, muitas vezes, para alm de complementarem as fontes escritas so um 45

garante da memria coletiva: A noo de passado est longe de depender apenas de fontes escritas, e, neste campo, a fotografia deve ser tambm entendida como documento, que associada a outros registos, possibilita novas interpretaes e se transformam em certides visuais27. Neste contexto e tendo em considerao os grandes pilares da arquivstica, baseados no princpio da provenincia e da ordem original28, no faria sentido para os profissionais da rea separar o documento textual deste outro gnero documental. Tm por isso sido tratados mediante as mesmas regras e convenes estipuladas para os acervos ditos tradicionais. certo que, quando um documento desta tipologia se apresenta integrado num processo, a sua descrio no apresenta problemas, pois descrito como parte desse mesmo processo. O problema coloca-se quando se apresentam totalmente isolados. Perante situaes deste gnero, deve-se procurar elementos que nos ajudem a contextualiz-los, nomeadamente quaisquer referncias que possam estar inscritas no suporte ou mesmo na imagem. Percebemos ento a razo pela qual os arquivos se tm dedicado ao estudo desta problemtica, quer a nvel terico, quer a nvel prtico, e tm demonstrado um interesse crescente pelo tratamento destes acervos. Contudo, tal como referido por Aline Lopes Lacerda29, notrio que o enfoque dado pelos arquivos no que concerne ao tratamento de fotografias principalmente relativo sua conservao, restaurao e preservao. Desde o aparecimento da fotografia vrios foram os materiais utilizados na tcnica da fixao da imagem. De entre eles podemos destacar: daguerretipo (1839 a 1865), caltipo ou talbtipo (1841 a 1855), ambrtipo (1854 a 1870), ferrtipo (1856 a 1890), placa de vidro base de coldio e sais de prata (1850 a 1900), fotografia albuminada (1847 a 1910), negativo de chapa de vidro em gelatina (1871 atualidade), fotografia em papis sem revestimento, fotografias impressas, fotografias permanentes, fotografia
27

PAIVA, apud Bernardes, Ana Karina Ribeiro. Polticas pblicas de preservao de acervos fotogrficos tomando por referncias o Arquivo Fotogrfico de vora e o acervo fotogrfico do Museu Histrico Ablio Barreto - Anais do IV SIMP: Memria, Patrimnio e tradio. Pelotas: Ed. UFpel 2010. p. 794 793-802
28

O princpio da provenincia e do respeito pela ordem original consiste em considerar e manter os documentos de um mesmo arquivo, criados pela mesma pessoa fsica ou moral sem os misturar com os de outros arquivos.
29

LACERDA, Aline Lopes de. A fotografia nos arquivos: um estudo sobre a produo institucional de documentos fotogrficos das atividades da Fundao Rockefeller no Brasil no combate febre amarela. So Paulo: Programa de Ps-Graduao em Histria Social da FFLCH-USP, 2008. p. 80. Tese de Doutoramento

46

em papis com revestimento. Mais recentemente destacamos: filme em nitrato de celulose; filme em butirato, propianato e diacetato de celulose; filme em triacetato de celulose; filme em polister; transparncia positiva em gelatina; polaroid; papel fibra de gelatina e prata com revelao qumica; papel resinado de gelatina e prata com revelao qumica; filmes negativos e positivos (slides) coloridos com revelao cromognica, branqueamento de corantes e difuso de corantes; fotografia colorida em papel com revelao qumica30. Devido sua composio fsico-qumica instvel, estes materiais so frgeis por natureza, da que deve ser feita uma conservao preventiva no sentido de evitar a sua deteriorao. Os fatores de deteriorao de material fotogrfico podem ser: Intrnsecos, causados pelos seus prprios componentes: aconselha-se nestes casos que sejam arquivados separadamente e acondicionados em bolsas ou caixas fabricados com materiais estveis, nomeadamente caixas com pH neutro e bolsas de polister; Extrnsecos, causados pelo mau manuseamento ou pelo meio ambiente: para prevenir danos aconselhvel no manusear estes materiais sem luvas, no usar fita-cola ou outros adesivos e fazer uma limpeza cuidada do local de armazenamento, com vista a eliminar qualquer fungo ou bactria a existente. Por outro lado tambm se deve evitar a exposio luz solar, manter a humidade relativa entre 30% e 50% e a temperatura entre 15 C e 18 C, de acordo com os valores estabelecidos pelas normas tcnicas internacionais. Relativamente ao restauro de material fotogrfico, este deve ser efetuado por profissionais da rea, caso contrrio, se os mtodos de restaurao no forem os mais indicados, poder-se- acelerar o seu estado de deteriorao.

Projeto desenvolvido na Secretaria Geral do Ministrio das Finanas, sobre a criao de uma Macroestrutura Funcional Para se construir um documento desta natureza, deve-se comear por enquadrar a importncia da classificao na rea da arquivstica.

30

FILLIPI, Patrcia de; LIMA, Solange Ferraz de; CARVALHO, Vnia Carneiro de. Como tratar colees de fotografias. 1 ed. So Paulo: Arquivo do Estado: Imprensa Oficial, 2000. p. 20 a 34.

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A classificao31 pressupe a identificao de documentos que tratem de um mesmo assunto, agrupando-os hierarquicamente num sistema de classes que resulta num plano de classificao documental. Existem trs tipos de sistemas de classificao: Classificao Orgnica, em que as classes so definidas de acordo com as unidades orgnicas da instituio; Classificao Temtica, em que as classes so definidas de acordo com os temas ou assuntos retratados nos documentos da instituio; Classificao Funcional, em que as classes so definidas de acordo com as funes da instituio. Estes tipos de classificao podero ser mistos, por exemplo, poderemos ter um plano de classificao orgnico-funcional ou temtico-funcional. Cabe a cada instituio optar pelo sistema que melhor responde s suas necessidades. As classes e subclasses devem refletir as atividades desempenhadas, que sero representadas por um cdigo que poder ser numrico, alfabtico ou alfanumrico. A construo do documento aqui em anlise, a MEF, obedece aos mesmos princpios que o plano de classificao, mas apenas estrutura e descreve hierarquicamente as funes (1 nvel) e as atividades (2 nvel), no descendo ao nvel das aes, ou seja, das sries documentais. Os objetivos deste documento, segundo a DGARQ, so os de conseguir uma linguagem comum nos vrios servios da ACE interoperabilidade semntica , que deve funcionar para todos eles como o instrumento de classificao, de modo a que interajam usando a mesma terminologia e que a documentao possa circular entre eles de forma transparente e eficaz.32 evidente que o contributo dos organismos para a estabilizao deste tipo de produtos essencial, pois so os que melhor conhecem as funes e atividades que desempenham no quotidiano. O mtodo para a construo deste instrumento de gesto da documentao est, mais ou menos, estabelecido, consistindo no estudo da legislao e dos documentos normativos e nos levantamentos de dados feito atravs de entrevista e da consulta das unidades de instalao onde se encontra a documentao, que, aps analisados, so vertidos para a FRD.
31

Este tema ser alvo de uma reflexo mais pormenorizada no terceiro captulo deste Relatrio de Atividade Profissional.
32

DIRECO GERAL DE ARQUIVOS, op. cit.

48

Quando se opta apenas pelo levantamento das unidades de instalao, importante que estes levantamentos sejam alvo de discusso entre os produtores da documentao e a equipa encarregue da construo do plano de classificao, caso contrrio corre-se o risco de esta ltima no compreender a lgica ou a finalidade do conjunto de documentos. Outro problema recorrente, quando o objetivo descer ao nvel da srie, a sua duplicao ou redundncia, que ocorre principalmente quando so vrios os elementos a fazer esses levantamentos, pois perante um determinado tipo de documentos cada um tem o seu entendimento e poder acontecer que as designaes dadas sejam diferentes. Da que uma discusso criteriosa no momento de estabilizao das sries seja essencial.

2.2.3. Colaborao em Projetos de Investigao Enquanto bolseira de Investigao participei em dois projetos de carcter bem distinto.

Projeto desenvolvido no Museu da Cincia da Universidade de Lisboa sobre a problemtica da digitalizao e respetiva disponibilizao da documentao aos utilizadores. Considerando a utilizao dos meios tecnolgicos a que se tem vindo a assistir, este tipo de soluo cada vez mais utilizada pelas instituies, permitindo-lhes aliar a preservao dos seus acervos com a sua disponibilizao ao pblico. Em ambiente digital, estes dois conceitos (preservao e disponibilizao) deixam de ser incompatveis e tornam-se cooperantes33. As vrias fases pelas quais dever passar este tipo de projeto devem ser devidamente ponderadas, caso contrrio poder-se-o encontrar contrariedades difceis de ultrapassar. Assim, a primeira fase deve consistir num planeamento em que sejam equacionados:

33

VALLE E., ARAJO, A. - Digitalizao de acervos, desafios para o fututo. Revista do Arquivo Pblico Mineiro. [Em linha]. Belo Horizonte: Arquivo Pblico Mineiro. Vol. 41 Jul./Dez. p. 128-143 [Consulta 31-10-2012]. Disponvel em http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/acervo/rapm_pdf/Digitalizacao_de_acervos_desafios_para_o_futur o.PDF

49

Os custos envolvidos: a instituio, que acolhe o projeto, deve analisar os meios de que dispe a nvel de hardware e software; A equipa: deve ser formada por arquivistas e por tcnicos de informtica; A documentao que pretende disponibilizar: muitas vezes apenas se pretende disponibilizar parte da documentao de um acervo, pois importante definir a documentao que ser alvo de digitalizao.

Tendo estas questes resolvidas, poder-se- passar fase de execuo, que consistir na digitalizao, armazenamento e disponibilizao da documentao. A digitalizao deve obedecer a determinadas caractersticas tcnicas, nomeadamente a resoluo de captura da imagem que deve ser feita conforme as caractersticas da documentao; no entanto, aconselha-se sempre a captura em alta resoluo, pois, mesmo que as imagens resultantes sejam muito pesadas, podem ser convertidas em outros formatos menos pesados sem perderem a qualidade; o tipo de ficheiro gerado deve ser fivel e compatvel. O mais utilizado o TIFF pois permite armazenar a imagem digital preservando toda a integridade dos dados34. Este formato poder funcionar como matriz e ser depois convertido noutro, como por exemplo .JPEG ou .png, para mencionar os mais utilizados, que podero funcionar como derivadas. Estes formatos j contm em si vrios metadados, ou seja, informaes descritivas dos documentos. Caso se verifique a necessidade de criar outros metadados para uma mais fcil gesto dessa documentao, existem no mercado modelos que permitem faz-lo, destacando-se aqui o Dublin Core. Quanto ao armazenamento, e no seguimento do que foi mencionado anteriormente, dever existir uma matriz e uma derivada (ou cpia). A matriz deve ser armazenada num local diferente da cpia e no deve ser utilizada. As imagens que constituem a cpia sero as que devem ser disponibilizadas em ambiente digital. Finalmente, deve procurar-se disponibilizar a documentao online numa aplicao de uso amigvel para o utilizador.

34

Ibidem p. 130

50

Projeto desenvolvido no Instituto de Educao da Universidade de Lisboa no campo da museologia virtual no mbito da Histria da Educao. Ao longo dos sculos, a importncia, quer a nvel social, quer pedaggico, dos museus tem vindo a sedimentar-se. Segundo Jos Brando, os museus possuem um carcter educacional vinculado sua prpria origem, uma vez que, desde o incio, se configuravam como espaos de pesquisa e ensino35. Esta componente pedaggica dos museus tambm reforada nos estatutos do International Council of Museums quando define o museu como: () une institution permanente sans but lucratif, au service de la socit et de son dveloppement, ouverte au public, qui acquiert, conserve, tudie, expose et transmet le patrimoine matriel et immatriel de lhumanit et de son environnement des fins d'tudes, d'ducation et de dlectation36. Considerando a era da informao digital em que hoje vivemos, importante potenciar estes recursos para uma melhor e mais eficiente difuso dos seus esplios museolgicos, para que esta informao chegue ao maior nmero de

utilizadores/investigadores, conferindo-lhe uma maior dimenso pedaggica atravs da difuso do conhecimento. Os museus tm feito um esforo para estarem presentes no ciberespao com informao mais ou menos detalhada. A autora Maria Piacente, prope a seguinte tipologia para caracterizar os websites de museus37: a) Folheto eletrnico: o mais difundido, neste apenas se encontra informao til sobre o museu (horrio, a localizao, os contactos, entre outros); b) Museu no mundo virtual: neste, a estrutura do museu fsico transposta para o mundo digital e neste tipo de website o utilizador j tem acesso s colees online com a respetiva descrio das peas;

35

FALCO, Andra - O Museu como Lugar de Memria. Salto para o futuro. Museu e escola: educao formal e no-formal. [Em Linha]. Ano XIX, n 3, Maio. p. 14. (2009). [Consulta 31-10-2012 ] Disponvel em http://pt.scribd.com/doc/50644484/153511MuseueEscola
36

INTERNATIONAL COUNCIL OF MUSEUMS - Statuts de lIcom. [Em linha]. Paris, 1987, p.3. [Consulta 21-10- 2012] Disponvel em http://archives.icom.museum/statutes_fr.html#3
37

PIACENTE, M - Surfs Up: Museums and the World Wide Web. MA Research Paper. University of Toronto: 1996. p. 82.

51

c) Museus verdadeiramente interativos: nestes, a principal caracterstica a interao entre o objeto e o utilizador, proporcionando-lhe experincias que nunca poderiam ser vivenciadas no museu fsico, sendo este um elemento de destaque face ao tradicionalismo fsico dos museus. No obstante estas diferenas, todos os websites visam aproximar o utilizador/investigador do museu e para atingir tais objetivos devero ter em considerao vrios fatores: Conhecer o pblico em suas dimenses, sociais, culturais e individuais so caminhos necessrios para o estabelecimento de parmetros que organizem as actividades museais, nos seus aspectos tericos e prticos38 primordial identificar o pblico dos museus, de maneira a transmitir uma mensagem que abranja a maior quantidade de pblico possvel, captando o interesse tanto dos especialistas como do pblico no especialista, no havendo partida uma estratgia de segmentao; O design de interface deve ser apelativo e funcional para um maior aproveitamento dos recursos que o prprio museu pretende transmitir. neste contexto que surge o desenvolvimento deste projeto com o objetivo de criar um museu virtual da educao que transmita, atravs dos objetos nele contidos, o panorama dos rituais e prticas educativas ao longo do ltimo sculo, complementando essa informao visual com textos de carter cientfico que situem e contextualizem tais objetos. Para tal fundamental que a investigao se faa ao nvel dos arquivos escolares, pois, segundo Maria Joo Mogarro: As escolas so estruturas complexas, universos especficos, onde se condensam muitas das caractersticas e contradies do sistema educativo. Simultaneamente, apresentam uma identidade prpria, carregada de historicidade, sendo possvel construir, sistematizar e reescrever o itinerrio de vida de uma instituio (e das pessoas a ela ligadas), na sua multidimensionalidade, assumindo o seu arquivo um

38

CAZELLI, Sibele - Cincia, Cultura, Museus, Jovens e Escolas: Quais as Relaes?Rio de Janeiro: Pontifcia Universidade Catlica do Rio de Janeiro. 2005. p.22. Teses de Doutoramento.

52

papel fundamental na construo da memria escolar e da identidade histrica de uma escola.39

A divulgao deste patrimnio educativo, que se consubstanciar no Museu Virtual da Educao, no s funcionar como um instrumento com o qual ex-atores do panorama educacional se revm (ex-alunos e ex-professores, entre outros), como ainda uma excelente fonte investigao, visto que cada representao do objeto ser acompanhada de um texto/artigo de carter cientfico, que, segundo a mesma autora, essencial para a compreenso dos rituais e prticas educativas: () a cultura material parte integrante da cultura escolar e coloca os espaos educativos, os edifcios escolares, o mobilirio e os materiais de ensino na agenda de investigao, como objecto de estudo fundamental para a compreenso dos processos educativos e das prticas de ensino.40

2.3. Anlise swot da atividade profissional Pontos fortes e oportunidades: A diversificao da experincia aliada a uma forte aprendizagem dos temas tratados; A realizao de produo cientfica, tendo publicado dois artigos. A possibilidade de trabalhar sempre em locais diferentes, conhecendo assim a estrutura de diversos organismos.

Pontos fracos e constrangimentos: Em projetos de colaborao com empresas de prestao de servios o trabalho , muitas vezes, adjudicado por um tempo muito curto devido aos

39

MOGARRO, M. J. - Arquivos e Educao: a Construo da Memria Educativa. Ssifo: Revista de Cincias da Educao. [Em Linha]. N1. Set-Dez. p. 73 (2006). [Consulta 05-01-2013] Disponvel em http://sisifo.fpce.ul.pt/pdfs/01sisifopt06.pdf
40

MOGARRO, M. J. Cultura Escolar e modernizao pedaggica em Portugal (sculos XIX-XX). Educatio Siglo XXI. [Em Linha]. Vol. 28. N2. p. 91 (2010). [Consulta 05-01-2013] Disponvel em http://revistas.um.es/educatio/article/download/111981/106301

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custos envolvidos, o que se reflete na presso que a gesto destas empresas coloca nos seus recursos humanos, aumentando assim a possibilidade de ocorrncia do erro. Parece claro que deve haver por parte dos gestores das empresas um interesse em que os seus efetivos se documentem e no sejam apenas autmatos com objetivos a cumprir; Forte resistncia por parte do cliente no que concerne colaborao de elementos externos. importante existir uma sensibilizao por parte das chefias que clarifique a restante empresa do papel a desempenhar por esses elementos, para que no sejam confrontados, com tiradas do tipo: Mas para arrumar papel necessrio ir para a universidade dois anos, isso s furar e meter nas pastas!.

54

III. INSTRUMENTOS DE GESTO INTEGRADA DE ARQUIVOS: CASO PROJETO MARINHA PORTUGUESA

Em instituies de grande dimenso, um dos problemas que se coloca, no que respeita gesto de arquivos, prende-se com a dificuldade de uniformizao e racionalizao na gesto e organizao dos arquivos nos vrios servios produtores de documentao. Com o intuito de ultrapassar este obstculo, so desenvolvidos instrumentos que visam gerir a sua documentao. neste sentido que proposto, neste captulo, refletir sobre o impacto e a aplicabilidade que o Plano de Classificao e a Tabela de Avaliao e Seleo de Documentos tm tido na gesto interna da documentao da MP.

3.1. Contextualizao da Teoria da Classificao O princpio do Respeito pelos Fundos e da Ordem Original. Tradicionalmente, at aos incios do sculo XIX, no existia o conceito de fundo de arquivo: os documentos eram considerados relevantes pelo seu contedo, ou seja, pelo seu valor informativo e intrnseco, o que significava que os documentos eram agrupados essencialmente por assuntos ou temas e dentro destes por ordem cronolgica, independentemente da sua origem. Este tipo de classificao temtica levava a que a documentao fosse desenraizada do seu contexto de produo. A mudana deste paradigma teve a sua gnese em Frana, aps a Revoluo Francesa, com a Circular de 24 de abril de 1841, cujo preconizador foi Natalis de Wailly. Designada por Instruction pour la mise en ordre et le classement des archives dpartmentales et communales, esta circular associa o respeito pelos fundos com as vantagens de uma classificao metdica41. Comea-se, ento, a defender que um conjunto de documentos deve ser organizado segundo o Princpio do respeito pelos fundos ou da Provenincia, isto , devem-se manter agrupados os documentos de uma

41

ARCHIVES DE FRANCE Circulaire AD 98-8 du 18 Dcembre 1998. Instruction sur le classement et la cotation des archives dans des services darchives dpartementales. [Em linha]. Paris: Archive de France. s/d. p. 5 [Consulta 10-11-2012] Disponvel em : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1090

55

mesma provenincia sem, em caso algum, serem misturados com os de outra,42. Esse grupo de documentos designado por fundo de arquivo. Em Frana estes propsitos foram reforados pelas circulares de 15 de abril de 1944, de 22 de maio de 1958 e de 16 de dezembro de 1965. Ao longo dos tempos outros pases adotaram este princpio, que segundo Duchein considerado, desde a segunda metade do sculo XIX como o princpio fundamental da arquivstica43. Em Itlia defendido em 1867 por Francesco Bonaini com a denominao de metodo storico. A explicao desta designao -nos dada por Elio Lodolini quando refere que elle se fonde sur lhistoire de linstitution qui a scrt les documents.44 Na Holanda estes princpios so referidos no Manual de Arquivistas Holands, publicado em 1898, que fornece 100 normas para a organizao e descrio de arquivos, nomeadamente na norma n 8, que estabelece que Os vrios arquivos colocados num repositrio devem ser cuidadosamente separados. Se houver diversas cpias de um documento, h que pesquisar-se a fim de verificar a qual deles cada uma pertence. Servindo-se da expresso francesa respect des fonds, na explicao desta regra, os autores deste manual reafirmam que cada documento deve ser recolocado no arquivo correspondente da entidade administrativa ou funcionrio a quem pertenceu.45. Na Prssia, este conceito vertido no regulamento de 1 de julho de 1881 por Max Lehmann, arquivista no Arquivo Secreto do Estado em Berlim, com a designao de provenienzprinzip. Mais tarde, em 1902, Paul Bailleu retoma o conceito e apresenta-o no Congresso dos Arquivos Alemes. O argumento usado por este autor em defesa deste princpio residiu no facto de os documentos geridos nas administraes alems

42

ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, C. - Os fundamentos da disciplina Arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998, p. 82.
43

DUCHEIN, M. Le respect des fonds en archivistique : Principes thoriques et problmes pratiques.

[Em linha]. Paris: Unesco. 1985. P. 89. [Consulta 23 Out. 2012] Disponvel em

http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8532f/r8532f01.htm
44

LODOLINI, E. - Respect des fonds et principe de provenance: Histoire, thories, pratiques. Gazette des archives. Paris: Association des archivistes franais. n 168, 1995, pp. 201-202.
45

ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES - Manual dos Arquivistas Holandeses. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1973. 2 edio.

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receberem desde a sua criao um sistema de cotas e smbolos, o que significava que bastava manter este sistema.46 Na mesma altura, em 1909, assistimos nos Estados Unidos tentativa por parte de Waldo Leland de implementar este princpio como norteador da classificao dos arquivos administrativos no pas, verdadeiramente reconhecido em 1912 aquando da publicao da obra Principles of classification for Archives, de Ethel Virtue.47 Tendo como base os pases acima mencionados, percebemos a pertinncia e a unanimidade em considerar este princpio do respeito pelos fundos como o mais importante no que se refere classificao de documentao institucional. Associado a este princpio esteve sempre outro, o da Ordem Original, cuja problemtica insidia na questo de como ordenar os documentos dentro de um mesmo fundo. Inicialmente este princpio foi muitas vezes considerado como secundrio, nomeadamente em Frana, em que na circular de 1841 no existe a obrigatoriedade da sua concretizao e apenas dito que dever ser feito quando tal for possvel. Viso diferente a recomendada pelos holandeses e italianos. Os primeiros, sublinham a importncia deste princpio nas regras 16 e 17, no manual de 1898, em que defendem que O sistema de arranjo deve ser baseado na organizao original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do rgo administrativo que o produziu. e que No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada, restabelecer quanto possvel a ordem original48. Os segundos, na pessoa de Francesco Bonaini, afirmam que o princpio da ordem original denominado por ordine storico uma obrigao dos arquivistas italianos. J os canadianos Rousseau e Couture defendem que a tentativa de reconstituio da ordem original, quando o fundo j tenha sido organizado e ordenado pela entidade produtora, seria um abuso por parte do arquivista.49 Na atualidade, e mencionando o caso portugus, este conceito est consagrado na definio de arquivos apresentada no art. 4 do Decreto-lei n 16/93 de 23 de janeiro:

46

POSNER, E. Max Lehmann et la gnese du principe de provenance. [Em linha]. Paris: Unesco. 1985. p. 126. [Consulta 23-09-2012] Disponvel em http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8532f/r8532f01.htm
47

SCHELLENBERG, T. op cit. p. 219-220. ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, op cit. p. 44-45. ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, C. op cit. p. 84.

48

49

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Arquivo um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exerccio da sua actividade por uma entidade, pblica ou privada, e conservados, respeitando a organizao original ()50 Pelo exposto, conclumos que a documentao constituinte dos arquivos resulta do exerccio da atividade dos diferentes rgos, departamentos, ou servios de determinada instituio, sendo conveniente que a tarefa de organizao seja o reflexo desses mesmos rgos produtores e garanta a autenticidade e a fidedignidade dos documentos. Em Arquivstica, estes procedimentos so considerados essenciais, como podemos verificar nos princpios descritos no Dicionrio de Terminologia Arquivstica, por Alves Ivone51: - O Princpio da Provenincia: princpio bsico da organizao de arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo ou ncleo, no misturando os seus documentos com os de outros .. - O Princpio do Respeito pela Ordem Original: princpio segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relaes entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. .

3.1.1. Plano de classificao O ato de classificar tem na sua origem a elaborao de um quadro ou plano de classificao. Vrias so as definies que se encontram na literatura arquivstica para Plano de Classificao. De acordo com um glossrio da Universidade de Montreal, que fez uma compilao das diversas definies que se encontram nos manuais de arquivstica, podemos defini-lo como: () structure hirarchique et logique des documents sur tout support, produits ou reus dans le cadre des activits d'une organisation ou d'une personne et permettant le regroupement intellectuel ou physique de ces documents et de l'information qu'ils contiennent, leur reprage et
50

DECRETO-LEI n. 16/93. Dirio da Repblica I Srie- A. [Em linha] N 19 (23-01-93). p. 264 [Consulta 15-11-2012] Disponvel em http://dgarq.gov.pt/dgarq/transparencia-administrativa/legislacao/
51

ALVES, Ivone [et. ali.] op cit. p. 76-80.

58

leur interprtation par l'ensemble du personnel de l'organisation ou par des utilisateurs ventuels.52 Por outras palavras, devemos agrupar e estruturar hierarquicamente os documentos pertencentes ao mesmo fundo documental de forma a obter conjuntos homogneos de informao, criados para a organizao de um arquivo corrente, intermdio e definitivo. Para a realizao e sucesso de tal tarefa essencial que o arquivista tenha um conhecimento profundo das funes e atividades desempenhadas pela instituio, de forma a que consiga definir a estrutura adequada. Por norma, a estrutura hierrquica utilizada nos Planos de Classificao representada em trs nveis, que podero ser subdivididos em outros, Classe ou seco, Subclasse ou subseco e Srie53. Segundo Schellenber, estes trs nveis correspondem, respetivamente, a Funes, Atividades e Atos. Cada nvel dever conter uma descrio que espelhe o seu mbito e contedo54. Conforme as necessidades da instituio, este instrumento de gesto de documentao pode ser: a) Orgnico a estrutura elaborada de acordo com a orgnica do fundo; b) Temtico elaborado de acordo com os assuntos; c) Funcional de acordo com as funes da instituio. Este ltimo considerado, hoje, como o que melhor responde s necessidades de gesto da documentao no arquivo corrente, pois a estrutura orgnica de uma instituio mutvel enquanto as funes permanecem, em princpio, as mesmas. No entanto, so vrios os autores que consideram que um plano de classificao do tipo funcional serve mais aos arquivistas do que aqueles que efetivamente gerem a documentao. Neste sentido, Fiorella Foscarini afirma que:

52

UNIVERSIT DE MONTREAL Glossrio.[Em linha]. [Consulta 12-11-2012] Disponvel em http://grds.ebsi.umontreal.ca/crggid/redaction-CRGGID/publications/0.1/glossaire_20030602.htm

53

Cruz Mundet, no Manual de Archivstica, define estes trs conceitos da seguinte forma: Seccin: divisin primeira del fondo, establecida en virtud de las lneas de accin de la entidad. Subseccin : divisin de la anterior realizada en virtud de la funcin o funciones desarrolladas. A su vez es subdivisible cuando una funcin se despliegue en diferentes reas de actividad con identidad definida. Serie : conjunto de documentos producidos de maneira continuada como resultado de una misma actividad.
54

Para mais informaes sobre este assunto consultar a norma ISAD (G) General International Standard Archival Description.

59

La revisin de la literatura sobre gestin de documentos y archivstica resalt el hecho de que, aunque se promueve una aproximacin funcional a la clasificacin de documentos, ni el concepto de funcin ni el modo de analizar lo que una organizacin hace se explican minuciosamente en la teora. Lo mismo puede decirse con respecto a la naturaleza y propsito de la clasificacin. El diseo, la implantacin y el mantenimiento de un cuadro de clasificacin basado en funciones parece ser por tanto ms un arte que una metodologa establecida. Esta falta de una gua clara confunde obviamente a los usuarios y les hace adoptar varias aproximaciones "prcticas".55 A mesma ideia defendida por Greg Bak quando diz: la classificacin de documentos basada en las funciones, processos o actividades se adapta mejor a las necessidades de los archiveros, que a las necessidades de los usurrios y productores de documentos56 Este mesmo autor alerta para o facto de esta classificao de documentos poder gerar alguma confuso tanto nos investigadores como nos gestores da informao, por duas razes diferentes: por um lado pouco intuitiva e, por outro, demasiado detalhada, originando a que um determinado documento possa ser classificado de vrias formas.57 No entanto, consensual que uma classificao do tipo funcional a que melhor serve ao arquivista na hora de proceder avaliao de documentos.

3.2. Contextualizao da Teoria da Avaliao Documental Em meados do sculo XX assistiu-se a um aumento significativo de produo documental, principalmente aps a II Guerra Mundial, pelo que foi necessrio estabelecer regras/critrios para a realizao da seleo e avaliao documental com vista eliminao de documentos e de forma a criar uma organizao eficaz da documentao. Na arquivstica moderna esta temtica abordada em Frana no Decreto-lei de 21 de julho de 1836, que, apesar de no mencionar a palavra avaliao, regulamenta que
55

FOSCARINI, Fiorella - La Classificacin de documentos basada en funciones : comparacin de la teora y la prrctica. Tabula Innovar o morir, en torno a la classificacin. Salamanca: Associacin de Archiveros de Castilla y Len. N. 13. 2010, p. 54.
56

BAK, Greg - Innovar o morir, en torno a la classificacin . Salamanca: Associacin de Archiveros de Castilla y Len. N. 13. 2010, p. 60.
57

Orr, S. A. Apud Greg Bak - Innovar o morir, en torno a la classificacin. Salamanca: Associacin de Archiveros de Castilla y Len. N. 13. 2010, p. 63.

60

quando os documentos deixam de ser teis nas vrias Administraes do Estado devem ser remetidos para os Servios de Arquivos Departamentais, estabelecendo ainda que nenhum documento (excetuando os de rascunho) pode ser eliminado sem o aval da Direction des Archives de France.58 Na dcada de 50, Schellenberg, preocupado com o destino final da documentao, que sofreu um aumento substancial nos Estados Unidos da Amrica, escreve um estudo, A Avaliao dos Documentos Pblicos Modernos, em que fornece alguns princpios e tcnicas que serviro apenas como guias que dirigiro o arquivista atravs dos tarioeiros [sic] escolhos da avaliao.59 para uma correta e mais consciente avaliao documental. Alerta-os, contudo, de que no existem padres estabelecidos, cada caso deve ser analisado de acordo com as suas especificidades. tambm neste estudo que o autor d um dos maiores contributos para a arquivstica moderna, enfatizando a distino entre o valor primrio e secundrio dos documentos, estando a preservao e eliminao dos documentos intimamente ligada a estes valores. No Canad, inicialmente, era feita a distino clara entre os profissionais que deveriam gerir a documentao em arquivos correntes, Record managers, e aqueles que se deviam encarregar dos documentos com valor histrico, archivists. Estes pressupostos alteram-se a partir de 1980, sobretudo no Canad francs, em que se comea a considerar que o arquivista deve acompanhar o documento em todo o seu ciclo de vida, valorizando, assim, a chamada arquivstica integrada: Esta corrente procura englobar e conciliar, numa nica abordagem disciplinar, a perspectiva dos profissionais vocacionados para a gesto dos arquivos administrativos e para o valor primrio da documentao com a arquivstica tradicional, que centra a sua ateno nos arquivos histricos ou definitivos e acentua o valor secundrio dos documentos.60

58

DIRECTION DES ARCHIVES DE France - Manuel darchivistique.Paris: Direction des Archives de France. 1970. p. 164-168
59

SCHELLENBERG, T. R. - A Avaliao dos Documentos Pblicos Modernos. Traduo de Lda Boechat Rodrigues. Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, 1959. p. 53.
60

PENTEADO, P. A gesto de documentos na arquivstica canadiana o modelo do Quebeque . Pginas A&B: arquivos e bibliotecas. n. 1. 1997, p. 78 ISSN: 0873-5670

61

No mesmo pas, por volta de 1990, desenvolve-se outra abordagem da avaliao, a macro-avaliao, defendida por Terry Cook, que, ao invs da avaliao dita tradicional, que tinha como foco central o valor do documento, privilegia o valor das funes da instituio.61 Ou seja, o que valorizado no o documento isoladamente mas a funo ou atividade que lhe deu origem. Em oposio a esta teoria existe a defendida por Eastwood, micro-avaliao, que considera que a avaliao deve ser feita tendo em conta o documento e todos os elementos que lhe esto associados, como o contedo e a estrutura interna.62 Mais recentemente, j no corrente sculo, o Conselho Internacional de Arquivos (ICA), organizao no-governamental que tem como misso promover a gesto eficaz dos arquivos no que concerne conservao, tratamento e utilizao do patrimnio arquivstico mundial, publicou um Manual sobre a Avaliao63 que apresenta 5 abordagens para a realizao da avaliao a que o arquivista pode dar prioridade: 1- A anlise do documento nesta abordagem o arquivista deve inventariar e analisar todos os documentos produzidos pela instituio, tendo em considerao o contexto da sua produo e o seu contedo; 2- A anlise das funes em detrimento do documento simples devem ser analisadas as funes e atividades desenvolvidas pela instituio; 3- A constituio da documentao sobre um assunto ou um territrio implica a identificao e avaliao do envolvimento de instituies ou indivduos numa determina ao, tendo como base um assunto ou uma rea geogrfica; 4- A probabilidade do risco deve-se calcular a probabilidade de risco e os custos associados caso exista um erro de avaliao de documentos por parte do arquivista;
61

COOK, T. Archival Appraisal and Collection: Issues, Challenges, New Approaches . [Em linha]. University of Maryland & Nara 2: College Park, Md., USA. [Consulta 22-10-2012]. Disponvel em http://www.mybestdocs.com/cookt-nara-990421-2.htm
62

EASTWOOD, T. apud MAKHLOUF, B. La contribuition des principes de lvaluation archivistique aux qualitsdes archives dfinitives. Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. [Em linha]. Florianpolis. N 1 2009 [Consulta 22-10-2012]. Disponvel em http://www.google.pt/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CC0QFjAA&url=h ttp%3A%2F%2Fwww.brapci.ufpr.br%2Fdownload.php%3Fdd0%3D11473&ei=myPCUL3nI86ShgfjrIG YDw&usg=AFQjCNFCEujszMCJ1VOh3jHLbKH4FBSkNg&sig2=l1_x1I8DqDOwdz57qvM00Q
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CONSEIL INTERNATIONAL DARCHIVES Accueil. [Em linha]. Paris: Conseil International dArchives. [Consulta 22-10-2012] Disponvel em http://www.ica.org/103/a-propos-de-lica/uneintroduction-notre-organisation.html

62

5- A adoo de um sistema de gesto de documentos mais indicado para os documentos em ambiente eletrnico, este sistema incorpora regras baseadas em regulamentao, que estabelecem a conservao e eliminao de documentos, sendo ao arquivista que cabe o papel de estabelecer as regras e os prazos de conservao de documentos.64

Em Portugal a avaliao regulamentada pelo Decreto-lei 447/88 de 10 de dezembro65 que regula a pr-arquivagem66, obriga as instituies pblicas nacionais elaborao/reformulao de portarias de avaliao e seleo de documentos e ainda estabelece que compete entidade reguladora dos arquivos a superviso da eliminao de documentos nessas instituies. Relativamente a este assunto existe por parte da entidade reguladora dos arquivos nacionais uma profcua produo de normas e orientaes para a boa prtica da avaliao, seleo e eliminao da documentao. Assim, em 1998 foi lanado, pelo ento Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, um Manual para a Gesto de Documentos67 que recomendava que a avaliao documental deveria ser pensada antes de ocorrer a produo da documentao. Em 1999 foram publicadas as Orientaes tcnicas para avaliao de documentao acumulada68 recomendando a elaborao de um relatrio de avaliao das massas documentais acumuladas.

64

CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES. Comit sur l'valuation. Manuel sur l'valuation [em linha]. Paris: Conseil international des archives. 2005. [Consulta 18-10-2012]. 13 p. Disponvel em: http://www.google.pt/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CCsQFjAA&url=http%3A %2F%2Fwww.ica.org%2Fdownload.php%3Fid%3D1951&ei=hYLDUOf6E8mChQeon4DYBQ&usg=A FQjCNEz6_jBGGgpZc_jGK9e8bmHov1TAw
65

DECRETO-LEI n 447/88. Dirio da Repblica I Srie. N. 284 (10-12-88). p. 485.

66

Termo que deriva da poltica arquivstica francesa corresponde fase do arquivo intermdio. Ver o Manuel darchivistique.
67

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Manual para a gesto de documentos. Coord. Madalena Garcia e Maria Joo Pires de Lima; elab. Ceclia Henriques, Francisco Barbedo e Lus Montalvo. Lisboa: IAN/TT, 1998. 1 vol. ISBN 972-8107-38-2
68

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - Orientaes tcnicas para avaliao de documentao acumulada; elab. Ana Maria Pvoas, Maria Joo Pires de Lima, Ceclia Henriques. Lisboa: IAN/TT, 1999.

63

Em 2006 publicada a Tabela das Funes-meio elaborada 14 anos aps ter sido regulamentada a sua criao atravs do Decreto-lei n 121/92 de 2 de julho. Este decreto evidencia a necessidade de se criar um corpo normativo que regulamente, no sentido de se criar uma poltica arquivstica coerente, estipulando que, neste sentido, prev-se a aprovao de uma tabela geral de avaliao, seleco e eliminao de documentos.69 Tal como referido por Maria Jos Fidalgo e Paula Ucha, esta tabela Pretende ser um documento normalizador de boas prticas arquivsticas ao nvel da gesto documental, possibilitando o estabelecimento de uma poltica de gesto de documentos coerente.70 Finalmente, em 2010, e porque o Manual para a Gesto de Documentos no se revelou eficaz, uma vez que se continuava a fazer a avaliao apenas na fase semi-ativa dos documentos, publicada a primeira verso das Orientaes para a elaborao e aplicao de instrumentos de avaliao documental: portarias de gesto de documentos e relatrios de avaliao71. Este documento integra em si os dois anteriores. A novidade deste manual diferenciar claramente que para os documentos em fase de produo deve ser criada uma portaria de avaliao e para as massas documentais acumuladas deve ser elaborado um relatrio, que exibiria a mesmo formato da portaria. Neste documento, classificao e avaliao aparecem como indissociveis, sendo que a segunda deve espelhar a primeira. Segundo Alexandra Loureno a avaliao foca-se na anlise do contexto institucional e das atividades governamentais que levaram criao de documentos. () no conhecimento do contexto funcional e institucional.72

69

DECRETO-LEI n. 121/92. Dirio da Repblica I Srie-A. N. 150 (02-07-92). p. 3146.

70

FIDALGO, M. J.; UCHA, P. Projecto de Tabela das Funes-Meio. In CONGRESSO NACIONAL DE BIBLIOTECRIOS, ARQUIVISTAS E DOCUMENTALISTAS, 9, Ponta Delegada, 2007 Actas. Lisboa. p. 1 [Consulta 23-10-2012]. Disponvel em: http://www.bad.pt/publicacoes/index.php/congressosbad/issue/view/12
71

DIRECO GERAL DE ARQUIVOS - Orientaes para a elaborao e aplicao de instrumentos de avaliao documental: portarias de gesto de documentos e relatrios de avaliao . [Em linha] Lisboa: DGARQ, 2010. 59 p. [Consulta 23-10-2012]. Disponvel em: http://dgarq.gov.pt/files/2010/11/Orientacoes-avaliacao-V1.0a.pdf
72

LOURENO, A. necessrio alterar o processo de avaliao arquivstica? In CONGRESSO NACIONAL DE BIBLIOTECRIOS, ARQUIVISTAS E DOCUMENTALISTAS, 11, Lisboa, 2012 Actas. Lisboa: Fundao Calouste Gulbenkian. p. 1 [Consulta 25-10-2012]. Disponvel em: http://www.bad.pt/publicacoes/index.php/congressosbad/article/view/341

64

3.2.1. Tabela de Avaliao e Seleo de documentos Aps o que acima foi exposto resta-nos agora mencionar alguns conceitos e metodologias importantes para a compreenso da elaborao e funcionamento deste instrumento de gesto documental em que se concretiza o processo de avaliao Tabela de Avaliao e Seleo de Documentos. O processo de avaliao consiste na determinao do valor arquivstico e/ou histrico do documento, que , em grande parte, sustentado pela teoria das trs idades, segundo a qual os documentos produzidos por determinada entidade esto sujeitos a um ciclo de vida que se divide em trs fases sucessivas: Fase ativa os documentos so utilizados para o cumprimento das atividades que justificaram a sua produo e tm um uso corrente, administrativo. Nesta fase os documentos encontram-se no arquivo corrente. Fase semi-ativa os documentos apresentam valor administrativo e, esporadicamente, podem ser consultados. Estes documentos j no necessitam de estar prximos da entidade produtora, podem conservar-se em arquivos intermdios. Fase inativa os documentos deixam de ter valor previsvel para a entidade produtora. Nesta fase, deve-se decidir pela eliminao ou conservao permanente dos mesmos.

Uma tabela de avaliao estabelece prazos de conservao e/ou eliminao dos documentos mediante o seu ciclo de vida. Os documentos vo assim passando de fase para fase conforme o seu valor primrio e secundrio. Segundo Schellenberg, Os valores inerentes aos documentos pblicos modernos so de duas espcies: valores primrios, para a agncia que criou os documentos, e valores secundrios, para as outras agncias e utilizadores privados.
73

Por outras palavras, com base no valor primrio (valor administrativo) ou secundrio (valor de testemunho) de determinada atividade que se define a conservao ou eliminao da documentao.
73

SCHELLENBERG, T. R. - op cit. p.12.

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As vantagens deste tipo de instrumento de gesto documental passam por uma reduo, feita de forma criteriosa, ponderada e consciente do volume de documentos, o que resulta numa reduo de custos para guarda e conservao da documentao e para uma maior eficcia na recuperao de documentos. 3.3. Estudo de caso Marinha Portuguesa Para o desenvolvimento deste projeto foi constituda uma equipa de quatro tcnicos superiores de arquivo, uma coordenadora tcnica e uma comisso de acompanhamento constituda pela chefe do Arquivo Histrico da Marinha, dois comandantes e dois sargentos. A metodologia de trabalho aplicada consistiu, numa primeira fase, no estudo dos diplomas legais, normas e regulamentos internos que regem as funes e atividades dos servios. Os diplomas e demais documentao em causa definem as atribuies, competncias, objetivos, estrutura e organizao interna dos servios. Este estudo particularmente importante para se identificarem as funes de cada estrutura orgnica, as atividades que desenvolvem e os processos que originam no decurso dessas atividades. Esta primeira abordagem de crucial importncia para se conhecer a realidade operacional e se poder desenhar o perfil da organizao e o tipo de documentao produzida e recebida. Numa segunda fase recorreu-se realizao de entrevistas aos interlocutores das U/E/O, num total de 89, designados para o efeito. Serviu de base entrevista um guio de perguntas devidamente estruturadas e dirigidas para as funes Meio e Fim. Neste ponto destacamos duas abordagens comuns no que se refere recolha de dados: a) uma primeira que consiste unicamente numa entrevista aos chefes de servio/ departamento, que fazem o enquadramento da atividade que desenvolvem, seguindo-se depois a verdadeira recolha de dados atravs do estudo das pastas que contm a documentao; b) uma segunda abordagem que consiste na entrevista a todos os produtores e gestores da informao dos vrios servios/departamentos, que vo ilustrando os processos que desenvolvem no mbito da sua atividade, recorrendo documentao das pastas. Pelo exposto, e devido s especificidades da documentao produzida por esta instituio, muitas vezes de carter confidencial, houve alguma resistncia em nos deixarem manusear e visualizar os documentos contidos nas pastas, pelo que fomos 66

como que coagidos a utilizar a segunda abordagem descrita. No entanto, revelou-se um excelente mtodo de trabalho: atravs das entrevistas a todos os gestores e produtores da informao conseguimos apurar quais as reais atividades e funes de determinado servio, que tipo de documentao produzida, qual o objetivo dessa documentao e qual o seu circuito documental. Mais tarde, noutro projeto, foi adotada a primeira abordagem e revelou-se muito mais difcil a constituio das sries, pois, apesar de a recolha ser feita de forma exaustiva, no percebamos a lgica dos processos, as nuances que poderiam existir nos assuntos, o seu objetivo, etc. Tal como j foi mencionado, a informao recolhida era tratada e transposta para uma Folha de Recolha de Dados (FRD), onde se sistematizavam as sries documentais com a respetiva descrio do mbito e contedo. Inicialmente utilizou-se um modelo prprio em ficheiro Excel, feito com base na FRD que era, data, utilizada pela DGARQ. Este formato, acompanhado das instrues de preenchimento, era gil e permitia uma maior facilidade na introduo dos dados. Era composto por duas folhas com campos que pretendiam recolher informao sobre: Entidade, informao referente entidade detentora e meno de responsabilidade; Srie, informao sobre a entidade produtora; Srie/subsrie; Unidades arquivsticas; Unidades de Instalao; Natureza do suporte; Prazos de conservao nas fases ativa e semiativa; e Destino final. Apenas eram preenchidos os campos para os quais se conseguia recolher informao. As FRD eram mensalmente entregues, em relatrio, Comisso de Acompanhamento da MP, para anlise. As observaes da resultantes eram-nos posteriormente enviadas para procedermos alterao ou explicao. Aps cerca de um ano do incio do projeto, a DGARQ publica uma FRD dando instrues de que deveria comear a ser utilizada para os levantamentos da MP. Esta alterao veio obrigar a que todos os dados recolhidos at data fossem migrados para o novo documento, outros, impossveis de migrar, tiveram que ser inseridos novamente e outros, preenchidos pela primeira vez. Ao longo de todo o processo houve um acompanhamento bastante ativo por parte da DGARQ, com quem eram feitas reunies com bastante periodicidade.

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Nesta instituio optou-se por um Plano de Classificao Funcional, com base nas orientaes vigentes e tambm porque era o que melhor respondia s suas necessidades, uma vez que poderia continuar a ser utilizado mesmo que ao longo do tempo viessem a ocorrer alteraes ao nvel da estrutura orgnica. Foram criadas classes de acordo com as funes-meio (funes comuns aos organismos e que permitem o funcionamento e cumprimento da misso) e funes-fim da instituio (funes associadas s atividades desenvolvidas, tendo em vista o cumprimento da misso especfica do organismo). No que se refere estrutura do plano de classificao, este apresenta-se em quatro nveis hierrquicos de classificao: Seco, Subseco, Srie e Subsrie, sendo que cada nvel representado por um cdigo de classificao que, no caso em anlise, foi numrico. Os cdigos de classificao destinam-se a ser utilizados nas referncias dos documentos, nos registos de documentao (entrada, sada e documentos internos), bem como nas capas dos processos e lombadas das pastas. O plano de classificao s foi validado pela Comisso de Acompanhamento depois de analisado e discutido com cada servio individualmente, em reunies em que colocavam as suas dvidas, preenchiam lacunas e faziam sugestes. O Plano de Classificao resultante apresentava 16 seces, 117 subseces e 1175 sries e subsries. Devido grande dimenso deste documento foi feito um ndice alfabtico remissivo das sries e subsries, para uma maior facilidade de aplicao do plano de classificao. Aps este primeiro produto iniciamos ento a elaborao da Tabela de Avaliao e Seleo de documentos. A tabela de avaliao foi elaborada tendo por base o Plano de Classificao. Assim, estrutura do PC cdigo de classificao; funo; nmero de referncia; srie; e subsrie acrescem os campos dos prazos de conservao e destino final. O campo de prazo de conservao designa o perodo durante o qual a documentao permanecer guardada em arquivo corrente e intermdio; findo este, ser eliminada ou enviada para arquivo definitivo; o segundo estabelece o destino para cada srie: conservao permanente (C) ou eliminao (E). Para a atribuio dos prazos de conservao, num primeiro momento consultmos a Tabela das Funes-Meio publicada pela DGARQ, bem como os diplomas legais que 68

estipulam prazos de conservao para a documentao; num segundo momento foram feitas reunies com todas as unidades envolvidas no sentido de darem o seu parecer. Tambm a DGARQ teve um papel preponderante no resultado deste produto pelo seu papel de superviso, propondo alteraes e finalmente validando e mandando publicar. A Portaria em causa um diploma legal, publicado em Dirio da Repblica, com a funo de regulamentar os prazos de conservao da documentao, assim como estipular os procedimentos para a eliminao da documentao sem valor e das remessas para arquivo geral e histrico. Finalmente resta salientar que era inteno da Marinha a criao de uma Comisso de Anlise de Documentao (CAD) dos Comandos, Estabelecimentos, rgos e Servios (CEOS), com a perspetiva de assegurar a eficcia e eficincia na gesto dos arquivos correntes e, tambm, de operacionalizar a implementao da Portaria de Gesto de Documentos da Marinha. Passados trs anos da finalizao destes produtos e da sua utilizao por parte da MP, minha inteno fazer uma anlise do impacto e da real aplicabilidade destes instrumentos de gesto documental na MP, para que, deste modo, possam ser identificadas melhorias que devero ser tidas em conta em projetos futuros desta natureza. Concretamente, interessava-me saber se os atuais gestores da informao conheciam, usavam e se tinham identificado falhas ou lacunas em ambos os documentos aqui em anlise. Para obteno de tais informaes foi aplicado um questionrio74 a 37 unidades das 89 possveis. Este questionrio estava dividido em 3 partes. Na primeira pretendiase recolher informao institucional, na segunda informao sobre o uso do Plano de Classificao da Marinha e na terceira informao sobre o uso da Portaria de Avaliao e Seleo de documentos. Este questionrio foi dirigido s secretarias, para que fosse respondido por aqueles que diariamente lidam com os documentos. O questionrio composto por perguntas fechadas de resposta nica ou mltipla e por perguntas abertas, de texto livre. Estas ltimas tinham como objetivo avaliar qual o nvel de conhecimento do assunto em questo.

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Apndice 1 - Questionrio de Avaliao de resultados - Marinha Portuguesa.

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Pelas caractersticas do questionrio, o mtodo de anlise dos dados foi feito de forma quantitativa e de anlise de contedo, em que foram identificadas e caracterizadas as diferenas e semelhanas das respostas dadas. Passemos, agora, anlise concreta das respostas obtidas. Relativamente primeira parte, de carter institucional, apurmos, como se pode ver na Tabela 1, que houve uma grande transversalidade na tipologia de servios que responderam a este questionrio. Verificmos que o maior nmero de inquritos respondidos correspondeu s unidades de Flotilha e da Autoridade Martima nacional, o que pode ser explicado por a primeira incluir os navios da MP e a segunda as capitanias. Tabela 1 Unidades, Estabelecimentos ou rgos a que pertenciam os inquiridos N de questionrios 1 2 11 4 3 1 1 1 1 9 1 2 37

rgos de base Superintendncia dos servios de tecnologias de informao Flotilha rgos de natureza cultural rgos de execuo de servios Comando Naval Superintendncia de Pessoal Autoridade Martima Superintendncia de servios de material Autoridade Martima Nacional Superintendncia dos servios Financeiros Comando do Corpo de Fuzileiros TOTAL

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A segunda pergunta tinha como finalidade saber h quantos anos os inquiridos desempenhavam as funes de gestores da informao. Esta pergunta resulta de ter tido conhecimento do sistema de rotatividade existente na MP, que estabelece que um operacional apenas se pode manter em determinado cargo por um perodo mximo de cerca de 3 anos, o que levanta questes como: poder um individuo lidar com um sistema de classificao ou de avaliao de documentos se no tem conhecimentos tericos e/ou cientficos? Estar ele em condies de usar estes instrumentos? A estas questes responderemos que este sistema nocivo para as boas prticas da gesto documental. Pois, tal como referimos anteriormente, muitos destes, agora gestores da informao, foram antigos operacionais que nunca tiveram qualquer contacto com a documentao para alm da necessria, o que leva a que no tenham a sensibilidade necessria para perceberem a importncia deste trabalho para a instituio. Podemos verificar (Grfico 1) que pelo menos 68% dos inquiridos apenas trabalham em servios administrativos desde h dois anos, tendo anteriormente desempenhado funes to dspares como chefe da seco de atiradores, operador de comunicaes, auxiliar de ao mdica ou condutor de viaturas, entre outros. Em relao aos 32% que responderam Outros, tanto poder ser h menos de um ano como h mais de trs, os inquiridos apenas assinalaram o campo Outros, deixando em branco o campo em que deveriam especificar essa informao. Grfico 1 Tempo de desempenho de funes

32% 41%

3%

24%

1 ano 2 anos 3 anos Outros

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Com a terceira questo verificmos ainda que apenas 13% j tinham desempenhado funes na rea da documentao. Na segunda parte do questionrio, relativamente questo se tinham conhecimento da existncia de um plano de classificao na MP, obtivemos 97% de respostas positivas, e apenas 3% responderam que no tinham conhecimento deste instrumento. Destes 97%, que conhecem o Plano de Classificao, 11% no o usam para classificar a documentao da sua unidade. As razes apresentadas para tal so: Difcil acesso ao documento via intranet; Falta de formao na rea; No vm necessidade de usar este novo Plano de Classificao porque esto confortveis e plenamente adaptados ao antigo plano de classificao da Marinha, que era temtico. Relativamente a possveis lacunas encontradas neste documento, 30% dos inquiridos dizem que o plano no contempla todos os processos que so utilizados diariamente pelo servio, nomeadamente: Sries relacionadas com o domnio pblico martimo praias; Sries relacionadas com a entrada de navios na Zona Econmica Exclusiva (ZEE); Srie Informaes; Srie Dados estatsticos; Srie Afixao de editais; Srie Regulamentos de rios e pescas; Srie Comunicao de greves; Srie Guia de Marcha; Srie Requerimentos; Srie Declaraes; Srie Relatrios mensais; Sries relacionadas com Praias e Posto de Socorros a Nufragos; Sries relacionadas com Sade e Formao na sade;

Perante o exposto, podemos levantar a hiptese de que possvel que haja falta de algumas sries, nomeadamente no que concerne ao domnio pblico martimo, ou

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relacionadas com os socorros a nufragos. No podemos concluir com certeza, pois as respostas so vagas e apenas referem os assuntos ou tipologias documentais. Quanto s restantes tipologias documentais apontadas como estando em falta, podemos concluir que os inquiridos no perceberam ainda o modo de funcionamento de um plano de classificao funcional. Isto , os assuntos por eles referidos, e que desejavam encontrar, apenas fazem sentido num plano de classificao temtico. Num plano de classificao funcional os documentos apontados tero de ser classificados com o cdigo do processo a que pertencem, como o que a seguir se exemplifica:

Ex.: 1: Requerimento para a realizao de um evento desportivo na praia. Este requerimento dever ser classificado com o cdigo 050.25.09, cuja srie designada por Licenas de atividades ldicas que inclui o requerimento para a realizao do evento e a respetiva licena.

Ex.: 2: Requerimento no mbito do pedido de ajudas de custo. Este requerimento ter de ser classificado com o cdigo 070.35.09, cuja srie designada Ajudas de Custo e inclui documentao relativa a pedidos de ajudas de custo (deslocaes em territrio nacional e internacional, transporte de moblias em caso de mudana de residncia, entre outros), nomeadamente requerimentos e respetivas autorizaes, documentos justificativos e comprovativos de despesa.

O mesmo se verifica para os relatrios: no importa a periodicidade, mas sim o mbito em que foram produzidos, como por exemplo:

Ex.: 1: Relatrio no mbito do apoio social de visitas a doentes e reclusos. Este relatrio dever ser classificado com o cdigo 070.60.06, designado por Processos de visitas, que inclui documentao relativa a atividades de acompanhamento social e espiritual, individual e familiar, no mbito de visitas a doentes e reclusos, nomeadamente relatrios e registo em ficha.

Ex.: 2 73

Relatrio no mbito da execuo oramental. Este relatrio dever ser classificado com o cdigo 080.10.10 designado por Controlo de execuo oramental que inclui documentao relativa ao acompanhamento da execuo oramental, nomeadamente relatrios e mapas de controlo do oramento executado.

Talvez decorrente desta situao se verifique tambm alguma dificuldade no ato de classificar. Grfico 2 Grau de dificuldade na classificao de documentos

14% 24%

62%

Sim No No responderam

De acordo com os dados, 24% dos inquiridos desta amostragem sentem dificuldade na classificao de documentos. As razes apontadas prendem-se com: Falta de formao na rea; Sistema demasiado complexo; Exagerada subdiviso dos assuntos.

Apesar das dificuldades de classificao, de acordo com o Grfico 3, a maior percentagem dos inquiridos, 73%, reconhece que, segundo esta classificao, fcil recuperar a informao, 8% consideram que difcil e 5% muito difcil.

74

Grfico 3 Grau de dificuldade na recuperao da informao

14% 5% 8% 73%

Fcil Difcil Muito Difcil No responderam

A ltima questo relativa ao plano de classificao prendia-se com a opinio dos inquiridos sobre a pertinncia deste instrumento na gesto documental da Marinha, que obteve os seguintes resultados: Grfico 4 Razes da eficcia do Plano de Classificao

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Grfico 5 Caracterizao da ineficcia do Plano de Classificao

Os dados constantes destes dois grficos foram extrados da mesma pergunta e so os que melhor ilustram o impacto que este documento teve na MP. Assim, em primeiro lugar interessante verificarmos que o nmero de razes para a eficcia ou ineficcia deste instrumento so em igual nmero: quatro. No primeiro grfico, o nmero de respostas com as razes positivas so muito semelhantes, no entanto o fator que mais contribui para que o plano de classificao seja considerado uma mais-valia permitir uma uniformizao de procedimentos, sendo que o facto de permitir uma melhor organizao interna a que menos contribui para a sua mais-valia. No segundo grfico as razes apontadas para a ineficincia deste instrumento so muito mais marcantes, sendo que a complexidade e extenso do plano de classificao considerado o fator que mais contribui para a ineficincia deste instrumento. Seguindo-se-lhe de imediato a falta de formao para a sua utilizao. De facto, estas duas razes esto intimamente ligadas e por isso so compreensveis, pois imprescindvel que na implementao de um produto deste gnero esteja prevista a formao dos gestores efetivos da documentao para que percebam a lgica de classificao. Sem esta formao, qualquer plano de classificao que no seja temtico vai ser considerado complexo.

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Passemos agora anlise dos dados recolhidos na terceira parte deste questionrio, relacionados com a Tabela de Avaliao e Seleo de Documentos. Relativamente questo se tinham conhecimento da Tabela de Avaliao e Seleo de Documentos, apurmos que 24% dos inquiridos desconhece a sua existncia. Grfico 6 Conhecimento da existncia da Tabela de Avaliao e Seleo

3% 24%

73%

Sim No No responderam

Considero este nvel de desconhecimento bastante elevado. certo que este instrumento no tem a mesma frequncia de utilizao que o anteriormente analisado, mas tendo em conta que j se passaram 3 anos, e que existe um nmero considervel de sries (397 sries) cujo prazo de conservao da documentao em arquivo corrente no ultrapassa os trs anos, estes dados no eram expectveis. Este desconhecimento poder, tambm, ser a causa de apenas 22% dos servios j terem feito transferncia de documentao para o Centro de Documentao, Informao e Arquivo Central da Marinha (CDIACM), que corresponde ao arquivo intermdio da MP. H referncia apenas a um caso de eliminao da documentao. Relativamente ltima questo, sobre a mais-valia da Tabela de Avaliao para a gesto documental da Marinha, 81% responderam que sim, 5% responderam que no e 14% no tm opinio. As razes apontadas foram as que a seguir se apresentam no grfico 6:

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Grfico 7 Caracterizao da eficcia da Tabela de Avaliao e Seleo

Registaram-se apenas duas respostas para a ineficcia da Tabela de Avaliao e Seleo de Documentos: a falta de formao e o difcil acesso ao documento. Finalmente foram inviabilizadas 13,5% das respostas a esta questo, pois no se conseguiu extrair delas qualquer tipo de informao. Atravs deste questionrio fica claro que a elaborao destes instrumentos por si s no resolve os problemas de gesto documental numa instituio, imprescindvel que os vrios servios os saibam usar. A meu ver, neste ponto vrias so as medidas a tomar, tendo em conta as vrias fases de um projeto desta natureza. Num primeiro momento deve haver uma sensibilizao dos servios em que se explique o que se est a fazer e quais so as mais-valias que estes instrumentos representam no s para o servio em particular mas para a instituio. Num segundo momento necessrio dar formao, trabalhando com as pessoas envolvidas, explicando-lhes de que modo devem classificar os seus documentos, recorrendo sempre que possvel a exemplos. Finalmente, num terceiro momento deve-se tentar averiguar junto dos servios, com inquritos simples, por exemplo, o ponto da situao relativamente implementao destes instrumentos. Estas aes resultariam numa menor resistncia mudana que neste caso cria um grande problema, pois existem servios que neste momento esto a utilizar ainda o 78

antigo classificador da Marinha e num conhecimento mais profundo por parte dos servios da utilidade e aplicabilidade destes instrumentos de gesto documental que, por sua vez, resultaria numa verdadeira uniformizao de procedimentos.

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CONCLUSO GERAL

Considero que este trabalho foi importante para uma mais profunda consciencializao da forma como o meu percurso acadmico contribuiu para o percurso profissional e pessoal. Quanto atividade profissional, foi interessante verificar que cada projeto tem as suas particularidades e que no existe na arquivstica uma metodologia fechada que o profissional de arquivo deva seguir. Este deve atuar conforme as especificidades da documentao ou da instituio em causa. No , portanto, estranho que dois projetos com o mesmo objetivo, realizados pela mesma equipa, nem sempre sejam tratados da mesma forma. Fica patente o crescente interesse que as instituies, quer pblicas quer privadas, tm vindo a demonstrar na salvaguarda do seu patrimnio arquivstico. Parece que, finalmente, os arquivos esto a deixar de ser cada vez menos fechados a mais voltados para os seus utilizadores/investigadores. Neste contexto salienta-se o papel importante desempenhado pelas empresas de gesto de arquivos, quer a nvel de implementao de procedimentos quer a nvel de produo de instrumentos que servem gesto dos arquivos, quando a instituio contratante, por qualquer razo, no tem possibilidade para fazer essa gesto internamente. Quando tal acontece, devero ser tomadas certas precaues tanto do lado da empresa/instituio contratante como da contratada, para que o projeto tenha os resultados esperados. Assim, imprescindvel que a primeira tente anular todos os fatores que contribuem para a resistncia mudana na implementao de novos procedimentos, que clarifique e sensibilize os seus recursos humanos para a necessidade de se efetuarem tais mudanas. A segunda dever ter o cuidado de, nos projetos que integra, contemplar tempo para que os seus recursos humanos faam uma reviso da literatura cuidada do tema a tratar, de forma a perceber o que j foi feito na rea e de que forma. Relativamente ao estudo de caso, dedicado classificao e avaliao documental, tentou-se analisar os procedimentos utilizados para a elaborao destes instrumentos de gesto arquivstica e os resultados obtidos principalmente no que concerne a sua efetiva aplicao. Pretende-se que este estudo possa contribuir com algumas indicaes para futuros projetos desta natureza, podendo funcionar como um 80

estudo em que as consequncias positivas podero ser seguidas e como alerta para tentar prevenir as negativas. Atravs da anlise do questionrio fica claro que os gestores da informao devem ser especializados ou pelo menos sensibilizados para as boas prticas de gesto da informao; deve estar prevista uma formao que explique a lgica destes dois instrumentos de gesto documental e como utiliz-los; os documentos devem ser de fcil acesso. Outro facto relevante que os motivos apontados para a mais-valia destes instrumentos so: a uniformizao de procedimentos na instituio; uma melhor gesto interna da documentao; porque contribuem para uma melhor recuperao da documentao. Finalmente, consideramos que poderemos estar a assistir a uma mudana de paradigma no que concerne os fundamentos destas duas temticas. Historicamente verificamos que as suas bases tericas foram aceites e aplicadas quase durante dois sculos, bases essas assentes no conceito de fundo que engloba em si os princpios da provenincia e da ordem original. Hoje, devido implementao da Macroestrutura Funcional para os vrios organismos do Estado, muito provvel que o conceito de fundo arquivstico desaparea e se comece a considerar outro muito mais amplo, que englobe todos os fundos arquivsticos das vrias instituies. Em todo este processo ainda de destacar o papel que a atual Direo Geral dos Livros, dos Arquivos e das Bibliotecas tem vindo a desempenhar como coordenadora do sistema nacional de arquivos, cada vez mais ativa no que respeita a regulao e consequente sensibilizao para a importncia destas questes.

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APNDICE 1 QUESTIONRIO DE AVALIAO DE RESULTADOS MARINHA PORTUGUESA

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Avaliao de resultados Questionrio

mbito do questionrio: Entre 2007 e 2009 a Marinha Portuguesa conjuntamente com uma empresa de Prestao de Servios desenvolveram um projeto designado Elaborao de um Plano de Classificao, de uma Portaria de Gesto de documentos e de um Manual de Gesto de Documentos para a Marinha Portuguesa cujo objetivo passava por uniformizar procedimentos e obter uma gesto arquivstica integrada. Assim, este questionrio surge no mbito de uma Tese de Mestrado de um dos elementos desse grupo de trabalho e tem como objetivo perceber o impacto que estes documentos tiveram na Instituio.

Todas as informaes fornecidas sero tratadas de forma annima, com a mais estrita confidencialidade. No preenchimento deste questionrio. importante ser honesto e objetivo, j que tem como finalidade captar percees relativamente ao impacto do Projeto de Produo do Plano de Classificao e da Tabela de Avaliao e Seleo de Documentos na racionalizao da gesto de arquivos nos vrios servios da Marinha.

Questionrio

Informao Institucional: 1. Qual a Unidade, Estabelecimento ou rgo (U/E/O) da Marinha a que pertence? Clique aqui para introduzir texto.

2. H quanto tempo desempenha funes na secretaria dessa Unidade, Estabelecimento ou rgo? 1 Ano 88

2 Anos 3 Anos Outro: Clique aqui para introduzir texto.

3. Quais as funes que desempenhou antes de ser destacado para essa Unidade, Estabelecimento ou rgo? Clique aqui para introduzir texto.

4. Quantos recursos humanos esto a trabalhar diretamente com a documentao nessa Unidade, Estabelecimento ou rgo (U/E/O)? 1 2 Outros: Clique aqui para introduzir texto.

Avaliao de resultados Plano de Classificao:

1. Tem conhecimento da existncia do Plano de Classificao, surgido em 2009, na Marinha Portuguesa? Sim No

2. Costuma classificar os documentos de acordo com esse documento? Sim No Se a resposta anterior foi negativa especifique as razes: Clique aqui para introduzir texto. 89

3. J destetou alguma lacuna no Plano de Classificao? Sim No Se a resposta anterior foi positiva indique qual: Clique aqui para introduzir texto.

4. Acha que todas as sries documentais de que necessita no seu servio esto comtempladas no Plano de Classificao? Sim No Se a resposta anterior foi negativa indique qual: Clique aqui para introduzir texto.

5. Sente algum tipo de dificuldade na classificao de documentos? Clique aqui para introduzir texto.

6. Acha que este documento foi uma mais-valia no que concerne a gesto da documentao? Porqu? Clique aqui para introduzir texto.

Avaliao de resultados Portaria de Avaliao e Seleo de documentos: 7. Tem conhecimento da existncia da Portaria de Avaliao e Seleo de documentos, n755/2010, publicada em DR de 25 de Outubro de 2010, da Marinha Portuguesa? Sim No

8. Desde a publicao da Portaria de Avaliao e Seleo de Documentos j fez alguma transferncia de documentao para o Arquivo Histrico da Marinha? 90

Sim No 9. Se respondeu sim resposta anterior qual o documento que usou para registar a transferncia de documentos: Clique aqui para introduzir texto.

10. Desde a publicao da Portaria de Avaliao e Seleo de Documentos j procedeu eliminao de documentao? Clique aqui para introduzir texto.

11. Se respondeu sim resposta anterior qual o documento que usou para registar a eliminao de documentos: Clique aqui para introduzir texto.

12. Acha que este documento foi uma mais-valia no que concerne a gesto da documentao? Porqu? Clique aqui para introduzir texto.

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ANEXO 1 Portaria n 755/2010 de 25 de outubro de 2010

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