V IBEROLAB

LA SELECCIN, CAPACITACIN Y EVALUACIN DEL PERSONAL EN EL CONTEXTO DE ISO/IEC 17025: UN PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL CUMPLIMIENTO DE ESTOS REQUISITOS

R. J. Toselli, M. Der Ohannesian, G. Cheminet, O. Brizuela y P. Manzo

Centro de Qumica Aplicada (CEQUIMAP). Facultad de Ciencias Qumicas. Universidad Nacional de Crdoba. Medina Allende y Haya de la Torre. Ciudad Universitaria. 5000 Crdoba, Argentina; e-mails: rtoselli@fcq.unc.edu.ar, martinder@fcq.unc.edu.ar, gcheminet@fcq.unc.edu.ar, obrizuel@fcq.unc.edu.ar y pmanzo@fcq.unc.edu.ar

RESUMEN. En el presente trabajo presentamos una propuesta de procedimiento que tiene por objeto: 1) pautar la metodologa de seleccin para el ingreso de personal al Centro; 2) definir la forma de estructurar sus legajos; 3) mantener registros actualizados con la descripcin de los puestos de trabajo, funciones y responsabilidades; 4) establecer los mecanismos para detectar las necesidades de capacitacin y entrenamiento en las distintas actividades que se realizan y 5) fijar pautas para la supervisin de personal. Particularmente se detallan aspectos relacionados a los distintos registros que sirven para proveer evidencias objetivas de las distintas actividades e instancias de capacitacin del personal.

1.- Introduccin La Norma ISO/IEC 17025 contiene todos los requisitos que debe cumplir un laboratorio de ensayo y/o calibracin si desea demostrar que posee competencia tcnica. La mencionada norma presenta por separado los requisitos de Gestin (Captulo 4) de los requisitos Tcnicos (Captulo 5). Entre los Requisitos Tcnicos uno de los de mayor envergadura y que ms esfuerzo le insume a la organizacin es el relativo a Personal (Punto 5.2 de la Norma). El presente trabajo tiene como objetivo presentar los puntos ms relevantes del: Procedimiento de Personal del Centro de Qumica Aplicada (CEQUIMAP) (Cdigo del procedimiento PG10.01), un laboratorio abocado a la vinculacin del sistema cientfico tcnico con el sector productivo de bienes y servicios, mediante el desarrollo, la innovacin y la prestacin de servicios tecnolgicos a terceros en el mbito de la Qumica. Este laboratorio forma parte de la Facultad de Ciencias Qumicas de la Universidad Nacional de Crdoba, Argentina y est acreditado bajo Norma IRAM 301 (ISO/IEC 17025) y Norma ISO 15189 desde el ao 2004.

un capacitador externo. -Capacitacin interna: Capacitacin que recibe el personal brindada por personal perteneciente al CEQUIMAP. -Capacitacin polivalente: es aquella que el trabajador recibe en su seccin, adquiriendo conocimiento de toda la operatoria de la misma. Esto se lleva a cabo bajo la supervisin del Coordinador de rea. -Capacitacin policompetente: es aquella que el trabajador realiza dentro o fuera del Centro, con cursos especiales de entrenamiento, que le otorgan conocimientos y/o habilidades no necesariamente vinculados a las tareas especficas que viene realizando; comprende cursos, seminarios, etc. Es planificada por los Coordinadores de rea, el Director Tcnico o por el Coordinador General segn corresponda, y coordinada por el rea de Capacitacin.

3.- Responsables -Seleccin del personal: Cuando se trate de seleccin de personal para cubrir tareas propias del CEQUIMAP, son responsables el Coordinador General y/o el Director Tcnico y/o los Coordinadores de rea, segn corresponda. -Designacin: la Facultad de Ciencias Qumicas es la responsable de la designacin del personal. -Asignacin de responsabilidades: El Coordinador General es el responsable de la asignacin de tareas y responsabilidades a los Coordinadores de rea y estos a sus subalternos. -Confeccin y mantenimiento de los legajos personales: es responsabilidad del encargado de personal en conjunto con los Coordinadores de rea. -Confeccin del programa anual de capacitacin: Es responsabilidad del Equipo de Gestin con la aprobacin del Coordinador General.

4.- Desarrollo 4.1 Descripcin de los responsabilidades y funciones puestos de trabajo,

2.- Definiciones -Capacitacin externa: Capacitacin que recibe el personal dentro o fuera del CEQUIMAP, pero brindada por

A modo orientativo, la Fig. 1 presenta el Organigrama funcional del Centro (R-PG10.01-11), en el que se detallan las reas operativas del mismo y las interrelaciones que

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pueden establecerse entre las mismas.

Q
H.C.D. Facultad Cs Qumicas- UNC

DECANO FACULTAD REGISTRACIN CONTABILIDAD COORDINADOR GENERAL Consejo Directivo CEQUIMAP

Area CALIDAD EQUIPO DE GESTION Coordinadores de Area

Direccin Tcnica

Area Administrativa

Area SALUD Sector Informtico Area MICROBIOLOGIA Sector MARKETING COMPRAS Area AGUA/EFLUENTES Servicios Generales RECURSOS HUMANOS ATENCIN AL CLIENTE

Area ALIMENTOS

Area QUIMICA INDUSTRIAL

Area QUIMICA MOLECULAR

-Formacin acadmica: ttulo universitario de posgrado en reas de la Qumica, Bioqumica, Ingeniera Qumica, Biologa o afines. -Experiencia: experiencia y capacidad para la planificacin, organizacin y supervisin de actividades tcnicas en laboratorios de ensayo y/o calibracin. -Aptitudes y competencias: 1- Conduccin de equipos profesionales de distintas disciplinas. 2- Capacidad para identificar nuevos servicios y otras aplicaciones de tecnologas existentes. -Otros: conocimientos bsicos en temas de gestin de la calidad. -Responsabilidades y funciones: a) La direccin tcnica del Centro debe velar por el respeto de la Poltica de Calidad enunciada y la implementacin del sistema de gestin adoptado. b) Como mnimo, deber: 1- Evaluar la factibilidad de nuevos servicios a implementar; 2- Verificar y avalar las habilitaciones del personal que realiza ensayos, opera equipos del laboratorio, calcula y evala los resultados y firma los informes tcnicos; 3- Garantizar el cumplimiento de los procedimientos e instructivos operativos vigentes, y aprobar cualquier procedimiento o instructivo operativo nuevo o revisado; 4- Controlar la correcta gestin de las condiciones ambientales e instalaciones en los laboratorios, como as tambin supervisar la gestin de los equipos utilizados; 5- Canalizar propuestas de mejora surgidas del personal; 6- Respetar y hacer respetar las condiciones de seguridad establecidas. 4.1.2 Coordinadores de reas de Servicios de Laboratorio Formacin acadmica: ttulo universitario de posgrado en reas de la Qumica, Bioqumica, Ingeniera Qumica, Biologa o afines. Experiencia: poseer formacin acadmica en el campo del conocimiento al que pertenecen los servicios del rea especfica de laboratorio; experiencia en interpretacin y uso de normas tcnicas; experiencia en el trabajo analtico y de gestin de laboratorio; conocimientos bsicos en temas relativos al control y al aseguramiento de la calidad; capacidad de coordinar equipos de trabajo. Responsabilidades y funciones: 1- Supervisar, dirigir y controlar las tareas inherentes a los ensayos u operaciones que se realicen en el rea y verificar si el personal que lleva a cabo los ensayos dispone de los procedimientos de operacin actualizados; 2- Planificar anualmente los procedimientos utilizados en su rea y cualquier enmienda que hubiese sido introducida; 3- Actuar de modo que el personal tcnico comprenda claramente las tareas que debe llevar a cabo; 4- Garantizar las validaciones y verificaciones de los mtodos de ensayo; 5- Actuar de modo que los suministros recibidos por el rea cumplan las condiciones necesarias para su utilizacin;

Area DERIVACION A TERCEROS

Fig. 1. Organigrama Funcional de CEQUIMAP

Para los diferentes puestos de trabajo se han puntualizado en el procedimiento los requisitos mnimos de conocimientos, experiencia y competencias; as como las funciones y responsabilidades. Todos los integrantes del Centro tienen la responsabilidad de respetar y hacer respetar la Poltica de Calidad de la institucin y el Acta de compromiso de confidencialidad y tica profesional que oportunamente suscriben al momento de su integracin al Centro. Para ilustrar de qu manera se pautan las responsabilidades y funciones que ataen a los diferentes estamentos del Centro, se describen a continuacin los requerimientos especficos para los puestos correspondientes a director tcnico, coordinador de rea de servicio, coordinador de calidad, analistas y personal administrativo. 4.1.1 Director Tcnico de Laboratorio y/o Director Tcnico Alterno

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6- Actuar de modo que el Coordinador de Calidad disponga a su debido tiempo de una copia de los procedimientos y de cualquier enmienda eventual; 7- Velar por el respeto de los procedimientos e instructivos vigentes; 8- Velar para que todos los datos originales obtenidos estn perfectamente respaldados por medio de documentos y debidamente registrados; 9- Identificar y/o tratar las no conformidades del rea bajo su supervisin; 10- Realizar el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas hasta concretar el cierre de las no conformidades; 11- Firmar y fechar los informes tcnicos; 12- Garantizar el resguardo del informe final y de los datos originales de acuerdo al procedimiento especfico; 13- Respetar y hacer respetar las condiciones de seguridad establecidas. 4.1.3 Coordinador del rea de Calidad -Formacin acadmica: ttulo universitario en reas de la Qumica o afines. Orientacin y conocimientos en temas de gestin de la calidad. -Experiencia: conocimientos sobre la implementacin de sistemas de gestin de la calidad. -Responsabilidades y funciones: 1- Implementar y mantener actualizado el sistema de gestin de la calidad; 2- Difundir la Poltica de Calidad; 3- Preparar los documentos del sistema, revisarlos previo a su aprobacin, archivarlos y protegerlos; 4- Distribuir y controlar los documentos vlidos en uso; 5- Examinar peridicamente los documentos y, cuando sea necesario o si el personal de la organizacin lo solicitare, modificarlos para asegurar la adecuacin y el cumplimiento de los requisitos aplicables; 6- Retirar de uso los documentos no vlidos u obsoletos e identificarlos adecuadamente; 7- Conservar copias de todos los procedimientos e instructivos de operaciones en uso en el Centro; 8- Actuar de modo que se mantenga un fichero cronolgico de todos los procedimientos; 9- Suministrar a los Coordinadores de rea los resultados de las auditorias internas, identificar y tratar no conformidades y desvos inherentes al sistema de gestin; 10- Realizar el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas hasta concretar el cierre de las no conformidades; 11- Planificar las auditorias internas y presentar para su aprobacin el cronograma a la direccin; 12- Efectuar auditorias a proveedores en caso de ser necesarias; 13- Respetar y hacer respetar las condiciones de seguridad establecidas. 4.1.4 Analistas -Formacin acadmica: ttulo universitario que acredite

formacin acadmica en el campo al que pertenece el rea de laboratorio en el cual se insertar. Conocimientos bsicos en temas relativos a la calidad. -Formacin especfica: A determinar en funcin del rea asignada. -Responsabilidades y funciones: 1- Conocer y respetar los procedimientos generales del sistema de gestin que tienen incidencia sobre las tareas especficas del rea; 2- Conocer y aplicar los procedimientos e instructivos de operacin actualizados, especficos del rea; 3- Conocer y gestionar los registros especficos del rea; 4- Informar al Coordinador de rea las situaciones que pudieran generar no conformidades. 4.1.5 Personal administrativo -Formacin general: acreditar formacin y/o experiencia para tareas administrativas y atencin de clientes. Conocimientos bsicos en temas relativos a la calidad. -Formacin especfica: a determinar en funcin de las tareas especficas del puesto. -Responsabilidades y funciones: 1- Conocer y respetar los procedimientos generales del sistema de gestin que tienen incidencia sobre las tareas especficas del rea; 2- Poseer conocimientos bsicos de informtica; 3- Predisposicin para el trato con clientes y proveedores; 4- Realizar las actividades que le han sido encomendadas siguiendo los procedimientos del Centro; 5- Conocer y gestionar los registros especficos del rea; 6- Verificar que todos los documentos cuyo archivo se justifique sean resguardados convenientemente. 4.2 Seleccin de nuevo personal Cuando se trata de la seleccin para ocupar diversos puestos, dentro de la estructura de CEQUIMAP, se realiza pblicamente una convocatoria de postulantes con la posibilidad de incluir candidatos anteriormente evaluados. Una vez cumplidos los plazos de la misma, se procede a la revisin de antecedentes y a la evaluacin del currculum vitae de los candidatos. Esta revisin se lleva a cabo siguiendo y completando el Formulario para la valoracin de currculum vitae (R-PG10.01-01), un registro especfico del Sistema de Calidad en el que se rene la informacin bsica del postulante: antecedentes personales, acadmicos (de grado y eventualmente posgrado), becas y premios obtenidos, formacin especfica que haya recibido con relacin al puesto de trabajo en cuestin, capacitacin complementaria recibida y antecedentes laborales. En funcin de esta valoracin, se preseleccionan los candidatos y se citan a una entrevista personal. Una vez llevada a cabo la misma, se completa el Formulario para la valoracin de la entrevista (R-PG10.01-02). Luego, los responsables de la seleccin, confeccionan el Orden de mrito para seleccin de personal (R-PG10.0103) y dicho registro pasa a formar parte de una base de datos para futuras selecciones.

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4.3 Designacin del personal seleccionado La designacin del personal seleccionado se realiza segn los mecanismos establecidos por la Universidad Nacional de Crdoba. Una vez designado, el personal es incluido en el Registro de designaciones de personal del Centro (R-PG 10.01-13), en el que se sintetiza la informacin referida al nuevo agente: nombre y apellido, fecha de ingreso, tipo de cargo que le ser asignado, categorizacin interna cuando corresponda, el rea operativa en la que prestar servicios, el nmero de legajo, el horario laboral y cualquier otra observacin que resultase pertinente. 4.4 Confeccin y mantenimiento de legajos personales La confeccin y el mantenimiento de los legajos es funcin del Responsable de Personal junto con los Coordinadores de rea respectivos, quienes se ocupan de la incorporacin de las evidencias de capacitacin y formacin del personal, del currculum vitae actualizado y toda otra informacin pertinente. El legajo de cada integrante del centro queda estructurado con: 1) Portada de legajo personal (R-PG10.01-04) que rene la informacin personal bsica. 2) Formulario para la valoracin del curriculum vitae (R-PG10.01-01). 3) Formulario para valoracin de la entrevista (R-PG 10.01-02). 4) Acta de compromiso de confidencialidad y tica profesional, oportunamente suscriptas. 5) Ficha de calificacin de personal (R-PG10.01-05). 6) Plan individual de entrenamiento interno (R-PG10.0106). 7) Ficha de formacin y entrenamiento (R-PG10.01-09). 8) Grilla de polivalencia y policompetencia (R-PG10.0110). 9) Currculum Vitae, actualizado anualmente. 10) Certificaciones de las capacitaciones realizadas. 4.5 Deteccin de las necesidades de capacitacin interna Para cada integrante del Centro se completar, desde el momento de su incorporacin, la Ficha de calificacin de personal (R-PG10.01-05) (Fig. 2) acorde con la definicin del perfil del personal requerido para cada puesto. Adems de los requerimientos mnimos del puesto, indicados en este procedimiento, el Coordinador del rea correspondiente o el superior responsable, puede listar en esta ficha otros requerimientos especficos en funcin de las necesidades de su rea. Estas necesidades de capacitacin interna se volcarn en las planillas correspondientes al Plan individual de entrenamiento interno (R-PG10.01-06) (Fig.3). Los Coordinadores de rea peridicamente (como mnimo una vez al ao) evaluarn las necesidades de capacitacin y actualizarn la ficha de calificacin del personal.
F Fig. 2. Formato de una ficha de calificacin del personal

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Fig. 3. Formato de un plan individual de entrenamiento interno

4.6 Confeccin del programa anual de capacitacin externa Cada ao se confeccionar el Programa anual de capacitacin general externa (R-PG10.01-07), en el que se dejar constancia del personal que estar afectado a cada curso disponible, la fecha de realizacin estimada de cada uno de ellos, el organismo capacitador en cada caso y finalmente se registrar si cada uno de los cursos efectivamente se realiz o no. Este listado de cursos sugerido como programa anual de capacitacin, se elabora teniendo en cuenta las necesidades surgidas de la planificacin estratgica de CEQUIMAP y de las capacitaciones externas puntualizadas en cada una de las fichas de calificacin de personal. Una vez aprobado este programa, el Coordinador General debe asignar los recursos financieros necesarios. Luego de ello se procede a la difusin para una posterior coordinacin del programa. La evaluacin del cumplimiento del programa se realiza durante la revisin por la direccin. 4.7 Documentacin de las capacitaciones y entrenamiento Cada una de las capacitaciones que se efecta como plan individual de entrenamiento interno, que forman parte de la capacitacin polivalente, se registra en su correspondiente planilla generada a tal fin (Fig. 3). En cada caso, adems de completar este registro, se adjuntar toda evidencia que sea posible reunir en papel de cada una de las tareas de entrenamiento pautadas y de cada instancia de evaluacin que el coordinador haya planificado para esa capacitacin. En los casos en que un seminario o curso de formacin general que forma parte de la capacitacin policompetente,

se dicte internamente y en forma grupal, se completa el Registro de capacitacin grupal interna (R-PG10.01-08), en el que queda asentado, la fecha del curso o seminario, el tema especfico tratado y la lista completa de personal que participa efectivamente del mismo. En los casos en que la capacitacin sea brindada por una persona o una entidad externa al Centro, el ente o persona responsable del dictado del curso extender el certificado cuyo original quedar en poder del interesado. El Responsable de Personal archivar una copia del certificado en el legajo de la persona que recibi dicha capacitacin. La informacin de cada integrante de la organizacin referida a la capacitacin policompetente, y la capacitacin externa se centraliza en la Ficha de formacin y entrenamiento (R-PG10.01-09), un registro habilitado en el legajo de cada integrante del Centro, en el que se lista la fecha de cada uno de los cursos internos y externos realizados, la temtica del mismo y el capacitador responsable. As, todas las evidencias de capacitacin recibidas por cada integrante del Centro, quedan reunidas en sus respectivos legajos, en el conjunto de planes individuales de entrenamiento interno y sus respectivas evidencias (capacitacin polivalente), y en la ficha de formacin y entrenamiento que rene la informacin referida a capacitacin policompetente y externa. Es tarea del responsable de personal controlar que el legajo de cada integrante se mantenga actualizado, verificando que en cada uno de ellos se renan los planes individuales de entrenamiento interno y la ficha de formacin y entrenamiento debidamente actualizados.

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4.8 Evaluacin de la capacitacin interna o externa La evaluacin de la eficacia de las acciones de capacitacin implementadas se puede realizar mediante cualquiera de las maneras que se describen a continuacin, sin desmedro de otras que se consideren adecuadas segn las caractersticas de las competencias que se pretendan evaluar. Ejemplo de formas de evaluacin son: exmenes o cuestionarios de suficiencia realizados en forma peridica, pruebas de suficiencia en laboratorio, uso de formularios para entrevistas con el personal, opinin de expertos tcnicos que durante las auditorias internas interroguen al personal y cualquier otro recurso que se considere vlido. 4.9 Evaluacin de desempeo del personal Si bien la evaluacin de desempeo no es un requisito exigido por la norma ISO 17025:2005, s lo es para la Norma ISO 15189, por lo que se decidi incluir la evaluacin del desempeo para todo el personal del Centro. Cada Coordinador de rea evaluar anualmente el personal a su cargo y el Coordinador General evaluar a los Coordinadores de rea. La mencionada evaluacin se realizar en la Planilla de evaluacin de desempeo (RPG10.01-09) (Fig. 4), en la que se contemplan cuatro aspectos del desempeo y en cada uno de ellos tres tems, que se evalan en una escala de 1 a 5. La evaluacin de desempeo se considerar aprobada con un 60% del mximo puntaje posible.

4.10 Habilitacin y asignacin de responsabilidades al personal La asignacin de responsabilidades de cada integrante del Centro, se explicita en la Grilla de polivalencia y policompetencia (R-PG 10.01-10) del rea o reas en la/s que presta servicios (Fig. 5). All se indica para cada una de las actividades principales del rea, cules son las personas que tienen dominio, autonoma, suficiencia o no poseen competencia para cada una de las tareas especficas. La grilla de cada rea es firmada por el Coordinador de rea, y en el caso de las reas de laboratorio, tambin por el Director Tcnico o el Coordinador General. La reasignacin de responsabilidades, se realiza peridicamente conforme avanza el grado de capacitacin del personal y en caso de necesidad pueden realizarse nuevas asignaciones en cualquier momento.

Fig. 5. Formato de una grilla de polivalencia y policompetencia

Bibliografa
IRAM 301:2005 (ISO/IEC 17025: 2005): Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibracin. NM ISSO 15189:2008 Laboratorios de anlisis clnicos. Requisitos particulares para la calidad y la competencia. Norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad Fig. 4. Formato de una planilla de evaluacin de desempeo.