Protocolos de Operacin y Mantenimiento PLAN DE CONTINGENCIA

Qu es un desastre? Se puede consider como un desastre la interrupcin prolongada de los recursos en general de una organizacin, que no puede remediarse dentro de un periodo predeterminado aceptable y que necesita el uso de un sitio o equipo alterno para su recuperacin. Estadsticas recientes sobre los tipos ms comunes de desastres que ocurren en muchos pases, son:

La alta gerencia tiene que decidir el periodo predeterminado que lleva una interrupcin de servicio de la situacin de "problema" a la de "desastre". La mayora de las organizaciones logran esto llevando a cabo un anlisis de impacto en el negocio para determinar el mximo tiempo de interrupcin permisible en funciones vitales de sus actividades. PLAN DE CONTINGENCIA EN CASO DE DESASTRES Un plan de este tipo se disea para tomar acciones especficas cuando surjan problemas o una condicin que no est considerada en el proceso de planeacin y ejecucin normal. Un plan de contingencia contempla tres tipos de acciones, las cuales son: Prevencin: Conjunto de acciones a realizar para prevenir cualquier contingencia que afecte la continuidad operativa, ya sea en forma parcial o total. Deteccin: Deben contener el dao en el momento, as como limitarlo tanto como sea posible contemplando todos los desastres y eventos no considerados. Recuperacin: Abarcan el mantenimiento de partes crticas entre la prdida de los recursos, as como de su recuperacin o restauracin. El plan de contingencia debe cubrir todos los aspectos que se van a adoptar tras una interrupcin: Esto implica suministrar un servicio alternativo. Revisar las operaciones cotidianas adems de analizar a los principales distribuidores, clientes, negocios y socios, as como la infraestructura en riesgo. Cubrir los siguientes elementos: documentacin, talento humano, soporte logstico, etc Debe ser lo ms detallado posible y fcil de comprender.

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Desarrollo: A continuacin se muestran las principales actividades requeridas para la planificacin e implementacin de una capacidad de recuperacin de desastres. 1. Identificacin de riesgos La primera fase del plan de contingencia, el anlisis de riesgos, en esta fase, la preocupacin est relacionada con tres simples preguntas: qu est bajo riesgo?, qu puede ir mal? y cul es la probabilidad de que suceda? a. Qu est bajo riesgo? Uno de los aspectos menos agradables a tener en cuenta, y que a menudo se pasa por alto, es que las personas esenciales se vean afectadas por el desastre y sea necesario recurrir a otras para realizar sus labores. Una formacin diversificada en los sistemas dentro de la organizacin pude ayudar a reducir el impacto de la indisponibilidad de uno de los colaboradores. Al menos, los manuales de las aplicaciones ms importantes para la empresa deberan encontrarse disponibles en un sitio externo. b. Qu puede ir mal? Lo ms difcil en el plan de contingencia es responder a la pregunta, qu posiblemente pueda ir mal? La respuesta a tal cuestin vara desde lo evidente hasta lo casi increble Las clases ms obvias de desastres son los desastres naturales que conllevan tormentas de todo tipo o los acontecimientos geolgicos como terremotos o volcanes. En cada localidad existe la posibilidad de tener mal tiempo. Las inundaciones pueden acaecer en casi cualquier lugar donde el drenaje existente no sea capaz de absorber el volumen de lluvia o fango. Relacionado con las inundaciones se encuentra el perjuicio producido por el agua. Los propios incendios constituyen uno de los peores desastres posibles. El calor, el humo y el agua que rodea a los incendios son tremendamente perjudiciales para los sistemas La eliminacin de los residuos txicos tras el incendio de una oficina puede llevar meses, incluso aos. En los Estados Unidos, la agencia de proteccin ambiental (EPA), en ocasiones, ha tenido que cerrar edificios despus de un incendio debido a la alta concentracin de toxinas encontradas en el mismo. Existen compaa especializadas en preparar operaciones especficas de limpieza de instalaciones vctimas del incendio, que darn su aprobacin para enviar especialistas con trajes protectores al edificio incendiado, recuperar el equipo, etc. Los errores humanos son una de las causas ms probables de la prdida o deterioro de los sistemas. Si un error de este tipo provoca la prdida de un sistema, tiene el mismo efecto que cualquier otro tipo de desastre, y como tal debe ser tratado. c. Cul es la probabilidad de que suceda? Responder a la pregunta: cul es la probabilidad de que suceda? tambin requiere de ciertas consideraciones presupuestarias. Ello puede ayudar a asumir distintos escenarios de presupuesto para comprender cules son los costos de compromiso para diferentes niveles de proteccin y preparacin. Finalmente, se puede estar expuesto a ciertas amenazas cuya proteccin Pgina 2 de 11

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no est al alcance del presupuesto, pero, al menos, se es consciente de su existencia y, por lo tanto, es posible mejorar el plan en un futuro. 2. Evaluacin de riesgos Es el proceso de determinar el costo para la organizacin de sufrir un desastre que afecte su actividad. Si una inundacin impidiera la actividad comercial durante cinco das, la compaa perdera cinco das de ventas, adems del deterioro fsico de los edificios e inventario. En el caso de los sistemas de produccion, la preocupacin principal es comprender la cantidad de prdida financiera que puede provocar la interrupcin de los servicios. Los costos de un desastre pueden clasificarse en las siguientes categoras: Costos reales de reemplazar el sistema. Costos por falta de produccin. Costos por negocio perdido Costos de reputacin. 3. Asignacin de prioridades en las aplicaciones Despus de que acontezca un desastre y se inicie la recuperacin de los sistemas, debe conocerse qu aplicaciones recuperar en primer lugar. No hay que perder el tiempo restaurando sistemas equivocados cuando la actividad empresarial necesita primero sus aplicaciones esenciales. Esto implica la necesidad de determinar por anticipado cules son las aplicaciones fundamentales del negocio. Desgraciadamente, no todos los sistemas pueden ser el ms importante; por lo tanto, es fundamental que la direccin ayude a determinar el orden en que los sistemas sern recuperados. Es de esperar que esta informacin sea aceptada de buen grado por todos los jefes de departamento. Independientemente de ello, el plan de contingencia debera incluir la lista de los sistemas y su prioridad. Esta seccin del plan debera ser firmada por la direccin para minimizar las desavenencias. Si actualmente el sistema tiene 50 estaciones de trabajo, se puede comenzar a trabajar inmediatamente en la reconstruccin de las 50 estaciones de trabajo. Sin embargo, si las aplicaciones ms prioritarias slo necesitan cinco estaciones de trabajo, se debera detener la reconstruccin de las estaciones de trabajo una vez alcanzado el nmero de cinco y concentrar los esfuerzos en lograr que la aplicacin funcione. Es mucho mejor intentar lograr que un sistema pequeo funcione, que uno ms grande, y de esta manera se ahorrar gran cantidad de tiempo en el proceso. 4. Establecimiento de requisitos de recuperacin Es muy importante concederse una cantidad de tiempo adecuada y no realizar estimaciones poco realistas sobre las propias posibilidades. No es el deseo de nadie tener a un montn de gente alrededor esperando la finalizacin de las operaciones de recuperacin; una distraccin de este tipo probablemente perturbe las labores. El trmino para este tiempo es tiempo de recuperacin objetivo o en ingls TRO (Recovery Time Objective). El TRO definido debe ser Pgina 3 de 11

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verificado para comprobar que es realista y factible, no slo por uno mismo, sino por el resto de la organizacin, que puede ser requerido para realizar el trabajo. 5. Elaboracin de la documentacin Crear un documento que mucha gente pueda tener como referencia es quizs lo ms difcil del plan de contingencia. No hay que engaarse: implicar un esfuerzo significativo para algunas personas, pero ayudar a aprender cosas sobre el sistema y puede que algn da salve la empresa. Aunque la redaccin del plan inicial supondr una gran cantidad de trabajo, una vez que se dispone del plan, las actualizaciones son relativamente fciles. Contenido del plan de contingencia El plan de contingencia debe intentar definir las cinco reas siguientes: 1. Listas de notificacin, nmeros de telfono, mapas y direcciones 2. Prioridades, responsabilidades, relaciones y procedimientos 3. Informacin sobre adquisiciones y compras 4. Diagramas de las instalaciones 5. Sistemas, configuraciones, etc. Hay que cerciorarse de que se sabe a quin notificar en primer lugar cundo ocurre un desastre. Pueden existir otras personas o organizaciones identificadas con caractersticas o conocimientos especiales que puedan ayudar a minimizar el dao. Si no se dispone de nmeros de telfono o direcciones actualizados, se puede pasar muy mal contactando con las personas afectadas. Mapas mostrando las ubicaciones del centro de operaciones temporal y la instalacin externa pueden ahorrar mucho tiempo. Tambin puede ser til mostrar itinerarios alternativos de acceso para el caso de que las rutas principales no se encuentren disponibles. Cuando en primer lugar se comienza a reflexionar sobre cmo responder a un desastre, hay que centrarse en las prioridades establecidas. El tiempo pasa; el trabajo debe empezar por recuperar inmediatamente las aplicaciones de mayor prioridad. Las personas deberan disponer de instrucciones y responsabilidades precisas. La relacin entre tareas debera hallarse documentada de manera que pueda identificarse cualquier cuello de botella que pudiera surgir. Por ltimo, deberan incluirse, de manera detallada, las operaciones y tareas que muestren las labores de instalacin y recuperacin necesarias, debiendo ser fciles de leer y seguir. Tambin habra que incluir aqu los nmeros de telfono de las organizaciones de asistencia que pudieran requerirse. Como se ha mencionado anteriormente, debe saberse las actividades para hacer funcionar el centro de operaciones temporal. Tambin viene bien tener a mano una lista impresa de 1os nmeros de serie de los equipos y proveedores de los mismos, etc. No espere recibir los repuestos de manera gratuita; en su lugar, debera ser capaz de llegar a acuerdos especiales de compra y provisin para sustituir los bienes perdidos. Los diagramas simplifican en gran medida la labor de construir sistemas. Un diagrama detallado de estos, facilita y agiliza la reanudacin de las actividades. La asignacin de etiquetas a todos los componentes como son fichas tecnicas, etc, su almacenamiento en un lugar reservado, probablemente no llevar mucho tiempo y evitar muchas confusiones con posterioridad. La otra Pgina 4 de 11

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ventaja de un diagrama es la posibilidad de emplear contratistas que apoyen a la reactivacin de operaciones mas rpidamente. Es posible ahorrarse horas o incluso das en el proceso de recuperacin si existe la posibilidad de almacenar algunos sistemas de repuesto con la capacidad de gestionar tareas diferentes. Planifquese instalar una configuracin genrica que, como mnimo, permita ejecutar las aplicaciones de mayor prioridad sin problemas 6. Verificacin e implementacin del plan Una vez redactado el plan, hay que probarlo. Hay que estar seguro de que el plan va a funcionar. Para ello, se debe ser escptico sobre el propio trabajo, de manera que pueda uno probarse a s mismo que funciona. Psicolgicamente, esto no es fcil porque con toda probabilidad se ha invertido una gran cantidad de tiempo y energa personal en este proceso, aunque lo mejor sera, si es posible, situarse de manera imparcial ante la confiabilidad del plan. Por consiguiente, han de realizarse las pruebas para encontrar problemas, no para verificar que el plan funciona. Si existen errores en la informacin, tmese nota de ellos y corrjase el plan. Comprobacin del plan por partes No se puede daar el sistema algn da para ver si se es capaz de recuperarlo. Existen muchas y mejores formas de verificar un plan de contingencia sin causar mayores interrupciones en el trabajo de la organizacin. Algunas de las cosas en las que habitualmente no se piensa a la hora de comprobar pueden ahorrar mucho tiempo posteriormente. Por ejemplo, llamar a los nmeros telefnicos de los colaboradores incluidos en la listas telefnicas del plan para confirmar si son actuales; llamar a los proveedores y comprobar si disponen de existencias de productos, ya que puede que hayan modificado su poltica de inventario. Algn da, viajar hasta la instalacin alterna para saber dnde est y cmo reconocer el edificio. Comprubese cada una de las operaciones del plan individualmente y examnese entonces si, como resultado, se tiene un sistema en funcionamiento. No est de ms verificar el plan con otras personas de la organizacin que se encuentren tan familiarizadas con los productos o procedimientos empleados. 7. Distribucin y mantenimiento del plan Por ltimo, cuando se disponga de un plan definitivo ya verificado, es necesario distribuirlo a las personas que necesitan tenerlo. Intntese controlar las versiones del plan, de manera que no exista confusin con mltiples versiones. Mantngase una lista de todas las personas y ubicaciones que tienen una copia del plan. Cuando se actualice el plan, sustituya todas las copias y recoja las versiones previas. El mantenimiento del plan es un proceso sencillo. Se comienza con una revisin del plan existente y se examina en su totalidad, realizando cambios a cualquier informacin que pueda haber variado. En ese instante, se debe volver a evaluar los sistemas de aplicacin y determinar cules son los ms importantes para la organizacin. Las modificaciones a esta parte del plan causarn modificaciones consecutivas a los procedimientos de recuperacin. Pgina 5 de 11

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Este proceso llevar tiempo, pero posee algunos valiosos beneficios que se percibirn aunque nunca tengan que utilizarse Ejemplo 1 Plan De Contingencia Contra Incendios Los incendios son causados por el uso inadecuado de combustibles o instalaciones alambicas defectuosas y el inadecuado almacenamiento y traslado de sustancias inflamables. En la combustin influye la temperatura, superficie de contacto entre los elementos, para ello antes hay que saber qu tipo de combustin poseen los elementos. Combustin Lenta: Se da en lugares con escasez de aire, comestibles muy comunes. Este tipo de combustin suele darse en stanos y habitaciones cerradas, es muy peligrosa, pues en el caso de entradas de aire puede generarse una sbita aceleracin del incendio y hasta una explosin. Combustin Normal: Ocurre cuando el fuego se produce al aire libre o con aire suficiente para brindar aporte a elementos extraos que mantengan la combustin. Combustin Rpida o Deflagracin: Es una combustin rpida, con llama y sin explosin. Suele producirse en reas enrarecidas y con temperaturas elevadas. Explosin: Suele darse cuando existe una mezcla de vapor, gas-aire dentro de los elementos que poseen explosividad y en un recinto cerrado. Qu hacer Antes? Verifique sus extintores y ubique cada uno de ellos segn los materiales de combustin que puedan afectar a las instalaciones Compre un seguro contra incendios Haga verificar las instalaciones por el personal del departamento de bomberos Cree rutas de salida en caso de emergencia Haga simulacros dos veces por ao para verificar que cada persona conoce sus responsabilidades Instale detectores de humo en reas de alto o muy cerradas Coloque sistemas automticos de roci en reas con mucho personal Revise las bateras de sus detectores de humo una vez al ao Reduzca las reas para fumadores a zonas con buena ventilacin sin elementos inflamables como cortinas y alfombras Evite conectar mltiples dispositivos en el mismo tomacorriente o en la misma lnea de alimentacin de electricidad Siempre instale fusibles en las tomas elctricas Evite sobrecargar los cables con extensiones o equipos de alto consumo Cambie cables elctricos siempre que este perforados o con peladuras Instale paredes contra fuego, puertas blindadas que permitan aislar el fuego en ciertas reas Qu hacer Despus? No encienda sus computadoras hasta estar seguro que no hay riesgo

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Verifique que no haya heridos Haga un inventario de los equipos afectados De ser necesario reubique sus instalaciones En Todos los Casos Mantenga un inventario de todos los elementos fsicos en su instalacin, servidores etc. Cree copias de seguridad de sus datos ms importantes Mantenga copias de seguridad de su software en un lugar externo a su ubicacin actual. Si tiene copias fsicas de su sistema asegrese de guardarlas en un lugar adecuado, en donde no sea afectada por la luz, el agua o el calor. Recuerde que algunas cajas fuertes no estn diseadas para almacenar objetos como discos pticos o magnticos De ser posible haga copias diarias de sus sistemas de bases de datos y archivos vitales para el funcionamiento de la organizacin.

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Ejemplo 2 Plan De Contingencia Contra desastre ambiental El Estudio de Impacto Ambiental deber contener un enfoque de los planes de contingencia que el operador pretende implantar a lo largo de la vida del proyecto, con nfasis especfico sobre aquellas contramedidas que el operador considera apropiadas para las emergencias ambientales.

El enfoque sobre el planeamiento y las contramedidas de la contingencia ambiental deber incluir, mas no limitarse, a lo siguiente: Los tipos de emergencias ambientales para las cuales se implementar planes de contingencias. La organizacin general de respuesta a la emergencia, la cadena de comando y las reas clave de responsabilidad. Los procedimientos de notificacin y reporte internos y externos. La interface entre los planes y procedimientos del proponente y aqullos de las organizaciones de gobierno y de los otros operadores. La capacitacin del personal, incluyendo las provisiones sobre ejercicios de respuesta. Los requerimientos de personal y equipo para los diversos tipos de respuesta, incluyendo necesidades logsticas, tiempo de respuesta e inventario de equipo estimado para la vigilancia y el seguimiento del derrame, as como para su confinamiento y limpieza. El estimado de capacidades y/o limitaciones del equipo y las tcnicas de contramedidas, incluyendo sus implicancias para la estimacin de los efectos. Pgina 8 de 11

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La posibilidad de medidas que incrementen la eficiencia o capacidad de respuesta; por ejemplo, programas de investigacin y desarrollo. Las capacidades, el tiempo y la logstica de la perforacin de pozos de alivio, y de alternativas para los pozos de alivio. La capacidad para montar un programa de monitoreo en caso que se anticipen efectos significativos. Los planes para la disposicin de los contaminantes y desechos recuperados. El plan de contingencias para derrames de petrleo debe contener los siguientes elementos clave: El plan debe reflejar las observaciones de la alta gerencia. sta ser informada a fin de certificar que apruebe el contenido del plan de contingencias. Personal apropiado de la alta gerencia aprobar y firmar el plan de contingencias. Esto evitar posibles demoras durante la respuesta a un derrame. El plan deber ser conciso y de fcil lectura y empleo. El plan debe ser cordial con el usuario. Slo se utilizar la informacin de referencia que se necesite. La evaluacin del riesgo servir de base para identificar potenciales derrames, mtodos de respuesta, tiempos de respuesta apropiados y prioridades para la proteccin y limpieza. El plan debe enfocar todo tipo potencial de derrame, independientemente de su tamao y ubicacin. Debe incluirse en el plan, por ejemplo, la prevencin y respuesta a pequeos derrames de tanques de almacenamiento, vlvulas y lneas de transferencia. El plan debe proveer informacin detallada de respuesta a importantes derrames en alta mar. La informacin del plan debe desarrollarse de acuerdo con las normas y regulaciones gubernamentales. Los nombres de los contactos y nmeros de telfono, fax, celular y radio deben estar actualizados. Se proveer informacin de contacto las veinticuatro horas del da. El plan debe incluir informacin adecuada y realista sobre prevencin, respuesta y limpieza de derrames. Los mtodos identificados de respuesta debern reflejar procedimientos prcticos y disponibles para el operador. Las prcticas de prevencin sern identificadas y resaltadas. Se identificar las condiciones para el uso de estrategias de limpieza, tales como confinamiento, uso de equipo de recuperacin, incineracin en el sitio y uso de dispersantes. Se identificar los pasos subsiguientes de limpieza, tales como transferencia, almacenamiento y disposicin. El plan debe sealar individuos que aportarn respuestas, as como adecuada informacin sobre el destino del petrleo en el ambiente. Se deber resumir en el plan el comportamiento de los hidrocarburos y el ambiente.

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El plan debe incluir informacin adecuada sobre ubicaciones e instalaciones. Asimismo, deber incluir mapas, planos con el trazado de las instalaciones, capacidad de produccin y almacenamiento, tipos y propiedades de petrleo, informacin histrica sobre vientos, estado del mar, corrientes y otra informacin sobre el clima. El plan debe incluir consideraciones sobre seguridad. El plan debe hacer referencia cruzada a otros planes relacionados del operador, tales como los planes de respuesta a emergencias. El plan debe identificar al equipo de respuesta a los derrames de petrleo, que consistir de personal operativo capacitado, preparado y disponible. Se deber identificar a un coordinador de respuesta a derrames de petrleo, a quien se le encargue la responsabilidad y se le delegue autoridad para dirigir y coordinar las operaciones de respuesta.

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Se deber programar, a intervalos apropiados, ejercicios para la familiarizacin con el equipo de control de contaminacin y con los procedimientos operativos.

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