APOSTILA DA DISCIPLINA EVENTOS PROMOCIONAIS

Organizada por Prof. Jurema L. F. Sampaio-Ralha1 1. O que Evento? a. Definio Bsica de Eventos b. Setores de um Evento c. Perfil do Profissional de Eventos 2. Tipos de Eventos. a. Breve Histrico de Feiras, Congressos e Exposies; b. Tipos de Eventos e Terminologia; c. Turismo de Negcios; 3. Planejamento de Eventos. a. Legislao Brasileira do Setor b. Noes de Gesto Empresarial e Otimizao de Resultados 4. Projeto de Eventos a. Eventos Promocionais b. Metodologia de Trabalho & Conscincia Profissional c. Equvocos do Cotidiano 5. Cerimonial de Eventos a. Pblico: Civil e Militar b. Privado: Normas Empresariais c. Culturas Diferenciadas 1. DEFINIO: O QUE EVENTO? Evento um fato que desperta a ateno, podendo ser notcia e, com isso, divulgar o organizador. O evento o resultado final de um projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organizao junto ao seu pblico de interesse. um dos componentes do MIX da comunicao. Classificao dos eventos: Do ponto de vista das organizaes, os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais (comerciais). De forma mais abrangente, so considerados como folclricos, cvicos, religiosos, polticos, sociais, artstico, cientficos, culturais, desportivos, tcnicos, etc. 2. TIPOS DOS EVENTOS 2.1 CARACTERSTICAS E TIPOLOGIA DOS EVENTOS 2.1.1 Classificao quanto a Abrangncia2 SEGUNDO A ABRANGNCIA MUNDIAL Rene participantes de todos os continentes. INTERNACIONAL No mnimo 20% dos participantes representam outro continente que no aquele onde se realiza o evento.

Contedos parcialmente adaptados pela professora, extrados dos livros constantes na bibliografia, ao fim da apostila. Esta apostila no se destina a nenhum fim comercial, sendo parte da disciplina Eventos Promocionais, no devendo circular fora da sala de aulas. 2 ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999. P.33

LATINO-AMERICANO No mnimo 20% dos participantes representam quatro outros pases que no aquele onde se realiza o evento. BRASILEIRO Rene participantes de todos os estados. REGIONAL Rene participantes de determinada regio de um pas, um continente ou do mundo (sul-brasileiro, mercosul, pan-americano, etc.) MUNICIPAL De interesse local, cuja tarefa limitada e restrita a um municpio. 2.1.2 Classificao quanto a Temtica3 A) PROGRAMA DE VISITAS Consiste em uma organizao receber grupos de pessoas seguindo uma programao criteriosamente preparada, com o objetivo de divulg-la para seu pblico de interessa, por meio da apresentao de sua rea fsica, filosofia, poltica e ramo de atividade. Tambm chamada de poltica de portas abertas 4, pois propicia uma aproximao entre o pblico e a empresa, tendo a vantagem do contato direto. Ao se planejar um programa de visitas necessrio observar: quem convidar, marcar data, divulgar para funcionrios da empresa, formalizar o convite aos visitantes, preparar folder ou folheto sobre a empresa (institucional), organizar o roteiro, selecionar recepcionistas e guias, oferecer transporte, cuidar da chegada dos convidados, distribuir roteiro, entregar crachs, reunir os convidados no auditrio da empresa (ou sela de reunies), fazer a apresentao do audiovisual da empresa, fazer uma explanao sobre a empresa, dividir visitantes em grupos, fazer intervalos para descanso, oferecer lanche ou almoo, distribuir material de divulgao, amostras, brindes e material para avaliao, etc. Com relao a brinde: Tm por objetivo sensibilizar as pessoas, afetivamente, para a boa vontade com relao organizao. Fundamenta-se no princpio quem ama, d. Variam em tipo e qualidade de acordo com seus objetivos, pblico, quantidade, potencial econmico, etc. Um brinde necessariamente deveria confirmar, por sua aparncia externa, a forte conotao afetiva do gesto do doador em relao ao seu destinatrio. Ocorre, muitas vezes, de o brinde estar excessivamente investido da funo de propaganda e o recebedor no chegar a considerar-se presenteado. Para garantir este efeito, a preocupao com a esttica fundamental (SIMES, 1995. P.45)5. B) CONCURSOS So competies que estimulam o interesse do pblico participante e o familiariza com a organizao e suas polticas. Ao serem elaborados projetos de concursos devem ser observados os seguintes pontos: nome do concurso, critrio de avaliao, nmero de participao por concorrente, nmero de participao premiada, critrios de desempate, publicao e durao, composio do jri, prmios oferecidos e regulamento a ser seguido. C) EXPOSIES, FEIRAS, SALES E MOSTRAS So formas de expor publicamente produtos, objetos, fotografias, documentos, etc., com a finalidade de divulgar e/ou vender. As vrias formas de expor possuem caractersticas diferentes, embora muitos organizadores no faam distines entre elas. Um organizador competente sabe as diferenas entre esses tipos de eventos.

CESCA, Cleuza G.G. Organizao de Eventos: manual para planejamento e execuo . So Paulo: Summus Editorial, 1997. 5 edio.PP. 15-22 4 ANDRADE, Cndido Teobaldo de Souza. Para entender relaes pblicas. P.142. 5 SIMES, Roberto Porto. Relaes Pblicas: Funo Poltica, 1995. P.45.

EXPOSIO fixa, visa apenas divulgar. Nas grandes exposies o expositor organizar sua participao adquirindo o espao fsico, que ser transformado em stand e estar, juntamente com os outros expositores, participando do evento. Nas pequenas exposies, geralmente individuais, de artistas plsticos, a cesso do espao fsico poder ser conseguida sem despesas. Convencionou-se chamar de vernissage a abertura de exposies de artes plsticas. FEIRA ampla, fixa e visa vender. O expositor organiza sua participao comprando o espao, que ser o stand, que, em geral, dispendioso, por se tratar de um evento de vendas. a forma de expor mais freqentemente organizada. SALO amplo, fixo e visa apenas divulgar, embora hoje apresente algumas caractersticas da feira. O procedimento de organizao semelhante ao das feiras. MOSTRA pequena, circulante e visa somente divulgar. a nica forma de expor que circula, isto , que pode ser vista em vrios locais, com a mesma forma e contedo. D) ENCONTROS So eventos com porte e durao variveis, nos quais pessoas se renem com a finalidade de discutir temas de interesse comum. Os tipos so: CONFERNCIA a exposio de um assunto de amplo conhecimento do conferencista que, geralmente, uma pessoa reconhecidamente competente. Aps a explanao (que varia de tempo de durao), a palavra pode ser dada platia para questionamentos, porm quando uma conferncia realizada na abertura de um evento maior, aconselhvel no abrir espao para perguntas para no comprometer a ordem do dia. A videoconferncia, ainda pouco utilizada no Brasil, tende a se popularizar cada vez mais, com os avanos tecnolgicos. PALESTRA a exposio de um assunto para uma platia relativamente pequena. O assunto geralmente de natureza educativa e os ouvintes j possuem algum conhecimento sobre o que ser exposto. Aps a apresentao dever ser aberta para questionamentos. Pode-se organizar, por exemplo, ciclos de palestras, sobre um mesmo tema, com diversos palestrantes. SIMPSIO So vrios expositores com a presena de um coordenador. O tema geralmente cientfico. Aps as apresentaes, a platia participa com perguntas mesa. O objetivo no debater, mas realizar um intercmbio de informaes. PAINEL H debate entre os expositores, sob a coordenao de um moderador, cabendo platia o comportamento de expectadora, sem formular perguntas mesa. CONVENO H exposies de assuntos por vrias pessoas, com a presena de um coordenador. A dinmica escolhida pelo organizador quando a durao de vrios dias. promovida por entidades empresarial ou poltica, como, quando partidos polticos renem seus membros para escolha de candidatos ou ainda quando uma empresa rene vendedores, revendedores ou concessionrios para conhecimento e troca de informaes e experincias. CONGRESSO realizado em vrios dias, com incluso de outros encontros dentro dele. um evento de grande porte, que engloba, inclusive, atividades sociais para os participantes. promovido por entidades associativas com a finalidade de estudar temas cujas concluses so adotadas no todo ou em parte depois de encaminhadas 1as autoridades, como posio de classe. Podem ser regionais, nacionais ou internacionais. SEMINRIO A exposio feita por uma ou mais pessoas com a presena de um coordenador. O assunto exposto do conhecimento da platia que participa em forma de grupos. Geralmente divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso. As decises podem ser adotadas pela rea.

Frum A apresentao das exposies feita com a presena de um coordenador. Caracteriza-se pela discusso e debate. A platia participa com questionamentos. Ao final o coordenador da mesa colhe as opinies e apresenta uma concluso representando a opinio da maioria. Pode ter durao de um ou mais dias. DEBATE a discusso entre duas pessoas que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema. possvel realizar debates com mais de dois participantes, porm a oportunidade da palavra fica reduzida. A platia s poder participar com aplausos e protestos moderados. BRAINSTORMING um tipo de encontro no qual as pessoas se propem a apresentar idias acerca de um problema. O coordenador do grupo se encarrega de fazer a seleo da melhor sugesto para a questo. um tipo de encontro muito utilizado pela rea publicitria. Tem duas fases: uma criativa e outra avaliativa. Os passos de um brainstorming so: apresentao do problema pelo coordenador (entre 10 e 15 min), lanamento de idias, seleo de idias e sntese. CONCLAVE a nomeclatura atribuda a um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual as pessoas se renem para discutir assuntos de interesse comum. Duram vrios dias e a dinmica de realizao a mesma de um congresso. ENTREVISTA COLETIVA um tipo de encontro no qual o expositor (entrevistado) faz uma rpida explanao, e questionado pelos representantes da imprensa. Dependendo do entrevistado as perguntas so submetidas previamente a sua apreciao. A organizao simples: sala e cadeiras confortveis, servio de gua e caf e entrega de press-kit aos jornalistas. Nenhum rgo deve ser esquecido na formulao de convites para uma coletiva. Entrevistas coletivas s devem ser convocadas quando um assunto for realmente muito importante, seno corre-se o risco de esvaziamento de interesse. JORNADA So encontros de grupos de profissionais, de mbito regional, para discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. promovida por entidades de classe, com durao de vrios dias. As concluses podem servir de diretrizes para a classe. WORKSHOP So encontros onde h uma parte expositiva seguida de demonstraes do objeto (produto) que grou o evento. Poder fazer parte de um evento de maior amplitude. OFICINA semelhante ao workshop, sendo que a oficina mais utilizada na rea educacional e o workshop na rea comecial/empresarial. Poder, tambm, fazer parte de eventos maiores. COLQUIO a exposio de um tema em reunio fechada, que tem por objetivo esclarecer e tomar decises, sob uma coordenao. 3. PLANEJAMENTO Estudos Mercadolgicos; Calendrio de Eventos & Infra-Estrutura; Previso Oramentria; Planilhas de Controle e Administrao; Custos Fixos e Variveis; Ponto de Equilbrio x Nmero de Participantes; Otimizao de Receitas; Cronograma de Atividades; Consideraes Genricas do Cdigo de Defesa do Consumidor (Prazos & Descontos de Taxas de Inscrio e Folheto Promocional); Esboo Preliminar de Programa; Organograma de Palestras; Comisses de Suporte & Regimento Interno e Organograma; Iniciativas Integradas e/ou Paralelas; Apoio Institucional de Entidades e rgos Pblicos; Patrocnios e Subvenes; Permutas e Doaes; Programao Visual; Informatizao; Registros de Domnio; Marcas e Patentes; Estratgias de Divulgao. 4. PROJETOS DE EVENTOS 4.1 ETAPAS DE ORGANIZAO

Programa Geral de Atividades; Chamada de Trabalhos; Critrios de Seleo e Escolha de Palestras; Normas de Publicao de Textos e Anais/Apostilas; Direitos Autorais; Atividades Sociais e Tursticas; Seguro de Responsabilidade Civil; Encargos Sociais e Trabalhistas de Servios de Terceiros; Divulgao; Formatao de Cadastros; Plano de Mdia; Assessoria de Imprensa; Propagandas Eletrnicas; Web Site; Contratao de Fornecedores; Central de Atendimento; Divulgao no Exterior; Estilos de Montagem de Salas de Conferncias; Local do Evento (Ordem de Servios); Suporte & Logstica; Exposio Paralela; Visitas Tcnicas; Conferencistas do Exterior; Manuais de Orientao e Treinamento; Sinalizao; Decorao; Controle e Registro de Inscries; Treinamento Prvio de Pessoal; Material de Suporte; Sesses Solenes e Cerimnias; Textos e Correspondncias; Material dos Participantes; Servios Pblicos de Apoio; Providncias Genricas; Check List Final. 4.1.1 A ORGANIZAO DOS ENCONTROS Os grandes encontros com durao de vrios dias tm o primeiro dia reservado somente para a abertura, que se realiza noite, ficando o perodo do dia reservado para a recepo dos participantes com entrega de materiais e informaes. A abertura constitui-se na apresentao de uma conferncia, por pessoa de destaque, podendo, ainda, se fazer homenagens especiais. Na seqncia poder haver um nmero artstico, seguido de coquetel. Nos demais dias a dinmica transcorre em torno de painis, seminrios, mesas-redondas, oficinas, lanamentos de livros, workshops, comunicaes livres, etc. que podem ser concomitantes. O planejamento de encontros desse porte deve ser feito com a devida antecedncia, pois requer divulgao para o pblico de interesse, formulao de convites aos expositores, aquisio de verbas para recursos humanos e materiais, busca de patrocnios, apoios ou parcerias, etc. 4.2 ETAPAS DA REALIZAO Montagem e Funcionamento da Secretaria Executiva; Credenciamento; Recepo em Hotis e Aeroportos; Controle de Atividades; Superviso de Servios de Terceiros e do Centro de Convenes; Assessoria aos Membros das Comisses de Suporte, Conferencistas e Convidados; Confeco e Distribuio de Documentos; Sistema de Alimentao; Superviso e Controle em Geral; Desmontagem. 4.3 AVALIAO PS-EVENTO Tabulao dos Formulrios de Avaliao; Relatrios de Resultados e Financeiro; Prestaes de Contas; Cartas de Agradecimento. 5. CERIMONIAL 5.1 CIVIL 5.2 MILITAR 5.3 CULTURAS DIFERENCIADAS Bibliografia ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999. P.33 ANDRADE, Cndido Teobaldo de Souza. Para entender relaes pblicas. P.142. CESCA, Cleuza G.G. Organizao de Eventos: manual para planejamento e execuo . So Paulo: Summus Editorial, 1997. 5 edio.PP. 15-22 SIMES, Roberto Porto. Relaes Pblicas: Funo Poltica, 1995. P.45.