CUATRO PILARES DE LA

ESTABILIDAD FINANCIERA

Patricia Len

Serie Recursos para el xito

Volume 2 Esta serie remplaza a Recursos para el xito. Un manual para organizaciones conservacionistas en Amrica Latina y el Caribe (1993), editado por Paquita Bath. Copyright 2001 por The Nature Conservancy, Arlington, Virginia, USA. Todos los derechos reservados. Design/Layout: Produccin: Justice Graphics Publications for Capacity Building, The Nature Conservancy, International Headquarters, 4245 North Fairfax Drive, Arlington, VA 22203, USA. Fax: 703-841-4880; email: publications@tnc.org.

Esta publicacin ha sido posible, en parte, gracias al apoyo de la Oficina LAC/RSD/, Bureau para Amrica Latina y el Caribbean, Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos, bajo los trminos del acuerdo No. LAG-A-00-95-00026-00. Las opiniones expresadas aqu son las de la autora y no reflejan necesariamente las opiniones de la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos. Esta publicacin tambin ha sido posible, en parte, gracias a la visin, confianza y apoyo de la Fundacin Summit.

Para mayor informacin sobre los proyectos de Autosuficiencia o para compartir su opinin, puede ponerse en contacto con: Angel Crdenas Self-sufficiency and Fund-raising Specialist The Nature Conservancy International Headquarters 4245 North Fairfax Drive Arlington, VA 22203 USA Phone: 703-841-4833 Fax: 703-841-4880 Email: acardenas@tnc.org

Contenido

Prefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Introduccin: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Principios bsicos de la estabilidad financiera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Captulo 1 Anlisis de entorno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Captulo 2 Qu es la estabilidad financiera de una institucin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Captulo 3 Pilares fundamentales de la estabilidad de una institucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

I. Planificacin financiera y estratgica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

II. Diversificacin de fuentes de ingresos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

III. Buen sistema de administracin y finanzas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

IV. Generacin de ingresos propios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Captulo 4 Requisitos para alcanzar la estabilidad financiera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Captulo 5 Indicadores de la estabilidad financiera institucional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

Prefacio

nivel internacional, The Nature Conservancy provee asistencia tcnica, a travs de su relacin con socios locales, para desarrollar la capacidad y el compromiso para conservar la diversidad biolgica y los sistemas naturales necesarios para garantizar la diversidad de vida. Desde 1988, The Nature Conservancy ha trabajado para fortalecer la capacidad institucional de las organizaciones socias en los pases en los cuales colabora para lograr nuestras metas comunes de conservacin. En 1993, cuando The Nature Conservancy public su manual clave de desarrollo institucional Recursos para el xito, para compartir las lecciones aprendidas en sus primeros cinco aos de trabajo con sus organizaciones socias, result ser un documento fundamental para miles de organizaciones sin fines de lucro. Este manual fue diseado en un principio para fortalecer a los socios de The Nature Conservancy, pero luego se torn un libro de referencia clsico en los pases donde las organizaciones locales tenan acceso limitado al consejo prctico y los mejores mtodos en temas de desarrollo institucional. Ocho aos despus de su publicacin, Recursos para el xito contina siendo un documento de consulta para el personal de The Nature Conservancy y para sus socios, as como para otros profesionales de la conservacin y del desarrollo organizacional, alrededor del mundo. Dada la importancia y el impacto de Recursos para el xito, en una primera instancia la idea de ampliar el manual nos intimid. Sin embargo, en el correr de los aos, The Nature Conservancy y sus socios han aprendido numerosas lecciones nuevas de gran importancia para el desarrollo organizacional. The Nature Conservancy trabaja actualmente con ms de 90 organizaciones socias en diferentes pases de Amrica Latina, el Caribe, Asia, el Pacfico y Canad. Estos socios cubren un

amplio espectro que va desde pequeos grupos de base hasta organizaciones nacionales poderosas que tienen la capacidad de proveer asistencia a otros. En nuestro continuo trabajo con socios, The Nature Conservancy ha aprendido de ellos a desarrollar mtodos nuevos y mejores para construir organizaciones locales fuertes con capacidad sostenible a largo plazo para lograr sus misiones. Hemos reunido estas lecciones, mejores mtodos y herramientas ya experimentadas en el campo en la nueva serie Recursos para el xito, que reemplaza a nuestro manual anterior. Esta nueva serie ha sido diseada para que su uso sea ms fcil que el manual anterior, con sugerencias y mtodos prcticos, texto ms claro e informacin bsica ms detallada, publicada en librillos de fcil acceso, dedicados a diferentes temas relevantes al fortalecimiento organizacional. Como tal, esta serie no slo toma el lugar del manual anterior, sino que ofrece material ms especializado. Nos sentimos orgullosos de presentar un nuevo volumen de la serie: Cuatro pilares de la estabilidad financiera. Otros volmenes incluyen, entre otros, los siguientes temas: Autoevaluacin institucional Planificacin financiera estratgica Desarrollo de programas de membresa Manejo de recursos humanos Desarrollo de coaliciones Creemos que la nueva serie Recursos para el xito es un excelente reemplazo del manual anterior y esperamos que estimule a su organizacin a desarrollarse y compartir sus mejores prcticas. Richard Devine Director, Program Internacional para el Fortalecimiento de Socios The Nature Conservancy

Cuatro pilares de la estabilidad financiera

Introduccin

lcanzar la estabilidad financiera de una institucin es una meta que todas las organizaciones sin fines de lucro nos planteamos. En teora esta estabilidad financiera nos permitir cubrir nuestros costos administrativos y decidir las actividades prioritarias a realizar para el cumplimiento de nuestras misiones sin estar sujetos a interminables negociaciones con donantes que pueden o no estar de acuerdo con nuestra visin o con el porcentaje de nuestros costos. Muchas instituciones tratan de encontrar un donante que les permita crear un fideicomiso u oportunidades de generar ingresos que rindan un margen de ganancia superior a las condiciones de mercado. La ingenuidad y capacidad creativa de instituciones sin fines de lucro ha permitido la creacin de muchos mecanismos innovadores. Esta capacidad de soar y convencer a otros que los sueos se convierten en realidad es una de las mayores fortalezas del sector. Sin embargo, el porcentaje de instituciones que logran dicha estabilidad financiera es an muy bajo. Esto no se debe a la falta de creatividad ni de compromiso, sino ms bien a que muchas instituciones an mantienen una visin de dependencia de donantes. Si se logra un fideicomiso es, por lo general, a travs de una fuente externa. Asimismo, lograr un margen de ganancia superior a las condiciones de mercado requiere por lo general apelar a la condicin sin fines de lucro de la institucin por lo cual se logran concesiones especiales. Si bien es importante tener en consideracin esta capacidad de acceso a capital o condiciones preferenciales como una de las ventajas competitivas de una institucin sin fines de lucro, lograr la estabilidad

financiera a travs de una sola fuente o un solo mecanismo es un golpe de suerte. A las puertas del siglo XXI, enfrentando un mercado cada vez ms competitivo, una economa globalizada y un entorno en el que el cambio ya no es una variable sino una constante, es imprescindible que utilizemos los mecanismos ms sofisticados para lograr dicha estabilidad financiera. La supervivencia del sector sin fines de lucro depende de nuestra capacidad para lograr esta meta. El sector empresarial provee el modelo ms exitoso hasta el da de hoy, no para ser copiado sino adaptado a nuestra realidad. La gran diferencia entre los dos sectores es que el excedente generado en el sector empresarial sirve para crear riqueza del individuo, y en el sector sin fines de lucro dicho excedente se reinvierte en el cumplimiento de una misin. Al fin y al cabo, sin fines de lucro no significa con fines de prdida. Si el sector empresarial es eficiente, en teora, las instituciones sin fines de lucro deberan ser an ms eficientes para alcanzar nuestras misiones. No podemos darnos el lujo de depender de un golpe de suerte. En la serie Recursos para el xito presentaremos una aproximacin integral para lograr la estabilidad financiera de una institucin. Esta aproximacin integral abarca desde la planificacin necesaria para lograr dicha meta, hasta estrategias para lograr objetivos especficos tales como generacin de ingresos. Muchas de las tcnicas planteadas son adaptadas del sector empresarial, pero no slo desde el punto de vista acadmico, sino a travs de la experimentacin conjunta con instituciones socias en Amrica Latina.

Cuatro pilares de la estabilidad financiera

Estas publicaciones ilustran experiencias de otras instituciones que ya han emprendido este camino.

Agradecemos profundamente a todas las personas e instituciones que han colaborado y siguen colaborando con nosotros en este esfuerzo.

Cuatro pilares de la estabilidad financiera es el resultado del trabajo conjunto de muchos autores, organizaciones socias e instituciones dedicadas a la gerencia de instituciones sin fines de lucro.

PRICIPIOS BSICOS DE LA ESTABILIDAD FINANCIERA

l segundo volumen de la serie Recursos para ed xito explora los principios bsicos de la estabilidad financiera. Estos principios bsicos contienen diversos elementos que incluyen: la definicin de la estabilidad financiera, tanto del punto de vista contable como conceptual; los pilares fundamentales que la sostienen; y los requisitos institucionales necesarios para alcanzar dicha meta.

Al final de cada tema encontrar unas preguntas para reflexionar. Estas preguntas le ayudarn a realizar el breve autodiagnstico de la estabilidad financiera de su institucin que se encuentra en el captulo 5.
Contenido

1. Anlisis del entorno 2. Definicin de estabilidad financiera 3. Pilares fundamentales de la estabilidad financiera 4. Requisitos para lograr una estabilidad financiera 5. Indicadores de estabilidad financiera
Aplicaciones prcticas

Este volumen est dividido en captulos que abarcan cada uno de los temas mencionados desde un punto de vista conceptual. Otros volmenes de esta serie explorarn los temas en profundidad y proveern herramientas para implementar las estrategias propuestas.

Analizar las elementos necesarios para que una organizacin alcanze una estabilidad financiera Evaluar el grado de avance de su institucin en el cumplimiento de dicha meta.

The Nature Conservancy

Captulo 1

Anlisis del entorno

no de los mayores retos que enfrentan las instituciones sin fines de lucro en los pases en vas de desarrollo1 es conseguir los recursos financieros para desarrollar las actividades necesarias para el cumplimiento de su misin. Estos retos, que varan dependiendo de las caractersticas sobresalientes de la institucin, de sus temas centrales de trabajo y de los pases en que operan, se dan tanto en el mbito nacional o local como en el internacional.
Nivel Internacional Mayor nmero de ONG/Mayor nmero de proyectos Intereses fluctuantes de donantes Nivel Local Reglamentacin gubernamental Condiciones econmicas Rol de la sociedad civil

ha seguido el mismo camino de forma proporcional. El nmero de fuentes de recursos no ha aumentado al mismo ritmo que las necesidades u organizaciones dispuestas a implementar soluciones. Aun en los casos cuando estos fondos se encuentran disponibles, el destino de los mismos est controlado por los intereses de los donantes. En la mayora de los casos, las prioridades del destino de los fondos no son establecidas por los lderes de instituciones locales, sino por los donantes que eligen apoyar una causa u otra. Debemos recordar que ningn donante se encuentra en la obligacin de apoyar una causa determinada. El resultado es que muchas instituciones que dependen de fuentes internacionales no pueden tener una continuidad en sus programas y actividades debido a que el destino de los fondos flucta constantemente dependiendo del inters del donante. El problema se agrava an ms porque, por lo general, dichas fuentes internacionales tienen la tendencia de cubrir costos de operacin muy bajos, y por ende el costo del proyecto es mayor que la cantidad recibida. Las instituciones aceptan estas condiciones debido a que, en la mayora de los casos, tienen pocas alternativas: o aceptan el dinero ofrecido o no pueden ejecutar el proyecto. No ejecutar el proyecto implica no cumplir su misin. Qu hacen las instituciones para cubrir aquellos costos que fueron mayores que los ingresos recibidos? Muy simple: 1) recargan al personal

Nivel internacional
Si bien la cantidad de recursos ha incrementado a nivel internacional, dichos fondos son cada vez ms escasos debido al creciente nmero de necesidades y organizaciones que han surgido. No es que el nmero de necesidades para atender a nivel mundial haya incrementado repentinamente, sino que en esta poca estamos ms consientes de dichas necesidades y dispuestos a hacer algo para aliviarlas y/o solucionarlas. Los fondos tambin escasean porque si bien la cantidad de recursos ha incrementado, la cantidad de fuentes de los mismos no

1 Los conceptos y los lineamientos fueron desarrollados inicialmente de nuestras experiencias en Amrica Latina y el Caribe. Sin embargo, a medida que nuestro trabajo se expande en todo el mundo, esperamos recolectar lecciones aprendidas en el uso de los materiales que se presentan en este manual.

Cuatro pilares de la estabilidad financiera

existente de mayor trabajo para as ahorrar costos de contratacin de personal; 2) incurren en un dficit; y/o 3) tratan de buscar fuentes de ingresos complementarios al dinero recibido a nivel internacional, en muchos casos a posteriori.

Sin embargo, las races de esta limitada tradicin filantrpica son an ms profundas. Ellas se derivan del lastre de dcadas, sino siglos, de no ejercitar nuestros derechos ciudadanos. Durante las ltimas dos dcadas, el desarrollo de la democracia y la sociedad civil ha avanzado notablemente en todo el mundo. Un indicador de este desarrollo incipiente es el surgimiento de las instituciones sin fines de lucro, que representan la voluntad de los ciudadanos de operar cambios que favorezcan a la sociedad. Sin embargo, debemos reconocer que an falta gran camino por recorrer. Este movimiento an no es comprendido en su cabalidad ni por el gobierno, ni por el conjunto de la poblacin. En muchos casos, el gobierno ve a las instituciones sin fines de lucro como opositoras de sus polticas o competidoras por fondos internacionales que de otra manera se asignaran a los gobiernos. La sociedad en general no reconoce que puede expresar sus opiniones a travs de dichas instituciones y que el adherirse a ellas significa ejercer su voluntad de cambio. Por estos y otros motivos, el surgimiento de las instituciones sin fines de lucro no ha venido acompaado de un gran incremento en la tradicin filantrpica ni se ha traducido en polticas gubernamentales que lo reglamenten apropiadamente e incentiven su crecimiento. En este contexto, se hace imprescindible utilizar las tcnicas ms avanzadas para generar recursos propios y alcanzar una estabilidad financiera que le permita a las instituciones una independencia en la toma de sus decisiones que realmente represente las prioridades locales y no las internacionales. Es en este contexto en el cual se vuelve patente y urgente la necesidad de lograr una estabilidad financiera.

Nivel local
La generacin de ingresos a travs de fuentes locales es tambin un camino escarpado debido a que en muchos regiones, como es el caso de Amrica Latina, la tradicin filantrpica es muy incipiente y, cuando aqulla existe, est dirigida en su mayora a causas religiosas o de gran prestigio. En la mayora de pases de la regin, se encontrar no ms de 6 7 instituciones a las cuales el pblico brinda un reconocimiento masivo. Esta tradicin filantrpica limitada se debe a una serie de variables:

falta de incentivos tributarios por parte de los gobiernos para promover la filantropa; en algunos casos, las instituciones sin fines de lucro en su conjunto no tienen credibilidad; falta de reglamentacin apropiada para la fiscalizacin de instituciones sin fines de lucro, asegurando su transparencia; un porcentaje de la poblacin relativamente pequeo con capacidad econmica para disponer de un excedente para donaciones; fluctuaciones econmicas y desconfianza en el sistema de ahorros a largo plazo que obligan a las cabezas de familia a velar en primera instancia por el bienestar del ncleo familiar; entre otras muchas variables.

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The Nature Conservancy

Captulo 2

Qu es la estabilidad financiera de una institucin?

i tomamos en cuenta los retos institucionales para generar ingresos podemos decir que la estabilidad financiera es la capacidad de una institucin que le permite obtener ingresos (donaciones u otros) a fin de mantener los procesos productivios (proyectos) en una tasa constante o creciente para generar resultados (cumplimiento de misin, metas u objetivos). Es decir que el fin principal son los resultados que la organizacin quiere alcanzar y que el medio para alcanzarlos es la habilidad de recaudar fondos para realizar los proyectos y actividades que nos conduzcan a esta meta.

Principio contable de la estabilidad financiera

Si tratamos de explicar este mismo concepto desde el punto de vista contable diramos que las donaciones son el ingreso bruto de la organizacin. A dichos ingresos se le resta los costos directos de proyectos, y nos da como resultado el margen bruto. En seguida restamos los costos indirectos de administracin (tambin llamados de operaciones) y el resultado son las ganancias o prdidas, llamados resultados del ejercicio en las instituciones sin fines de lucro.

Ingresos

Procesos Productivos

Resultados

Cuatro pilares de la estabilidad financiera

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Principios contables de la estabilidad financiera

Ingresos Totales = donacin o prstamo. En trminos empresariales se llama capital de inversin e incluye tanto gastos peridicos como la compra de equipos o infraestructura que la mayora de los donantes permite que la institucin retenga a ttulo de propietaria ms all de la vida del proyecto. Costos Directos = todos los costos directos del proyecto. Para reconocer estos costos pregntese: si el proyecto termina, mi institucin gastara en esto necesariamente? No se olvide de incluir el costo de hacer los informes y contabilidad del proyecto. Costos Indirectos = los costos de operacin de la institucin que se cargaron al proyecto. Para reconocer estos costos simplemente determine los gastos en que la institucin incurre para hacerse cargo de funciones centrales y administrativas. Por lo general se expresan como un porcentaje relativo al presupuesto total de la institucin. Resultados del Ejercicio = es el trmino que utilizan las instituciones sin fines de lucro para describir el resultado financiero (positivo o negativo) de un perodo determinado. Si el resultado es positivo se le llama excedente, si es negativo, dficit. Los trminos equivalentes a nivel empresarial son ganancia o prdida.

Si aplicamos este ejemplo a la situacin financiera de las instituciones sin fines de lucro, descubrimos que un gran porcentaje de las mismas aspiran a que el resultado del ejercicio sea "0" o a incrementar su patrimonio con adquisicin de bienes. Esto significa que la institucin al final de un perodo no tiene ni excedente ni dficit. La organizacin utiliz todos los ingresos (donaciones) en sus procesos productivos (proyectos y costos administrativos) para producir resultados. Muchas instituciones consideran que lograr un resultado "0" es el estado ideal de una institucin pues ha invertido eficientemente todos sus recursos para producir sus resultados. Sin embargo, esta situacin conlleva que la organizacin se encuentre sujeta a los cambios del entorno sin tener flexibilidad para modificarlos. Las instituciones sin fines de lucro que no tienen recursos propios dependen de la buena voluntad de donantes cada vez que quieren realizar cualquier actividad fuera de los proyectos aprobados. Si el donante no est de acuerdo con las necesidades o prioridades de la organizacin, o simplemente no est dentro de su capacidad ya sea por lmites de tiempo o de dinero, entonces la organizacin no puede efectuar los cambios que desea. Imaginemos que una ONG recibe hoy una llamada del ministro de turismo de su pas para solicitar un asesor durante tres meses para modficar la

ley de parques nacionales para que incorpore dicha actividad econmica. Es una maravillosa oportunidad para la ONG que desde hace mucho tiempo estaba conversando con el ministro con este propsito. El problema es que la asesora debe empezar la prxima semana y todo el personal de la institucin ya tiene su tiempo comprometido en los proyectos que vienen realizando. Dnde conseguir el financiamiento para contratar a una persona que pueda asesorar al ministro en el espacio de una semana? Por lo general, la respuesta al ejemplo anterior implica algn sacrificio: rechazar la oportunidad, reasignar a profesionales que trabajan en proyectos, lo cual afecta la calidad de los mismos, o simplemente trabajar los fines de semana y "cuanto sea necesario" en detrimento del bienestar del personal. Las organizaciones no tenemos capacidad de respuesta por falta de capacidad econmica.

Sin fines de lucro no significa con fines de prdida!

Si tomamos en cuenta las situaciones descritas anteriormente, llegamos a la conclusin que debemos incorporar un nuevo elemento a nuestra primera definicin de estabilidad financiera: generar excedente. Ud. se preguntar si ha ledo correctamente: generar excedente o, en trminos empresariales, ganancia. No es acaso cierto que nos consideramos con suerte cuando nuestro resul-

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tado del ejercicio es 0 y no un dficit? No es acaso cierto que si somos instituciones sin fines de lucro no debemos retener ms dinero de lo que podemos gastar? Pues no es cierto. Lo que las instituciones sin fines de lucro no podemos hacer es gastar el dinero en fines que no tienen relacin con nuestra misin, o repartir las ganancias con fines de lucro personal. El generar un excedente no est prohibido. Es ms, el generar un excedente ni siquiera es un lujo, sino una necesidad y es nuestra obligacin! El excedente es vital para tomar previsiones para el futuro y hacer frente a los retos del presente. Si es que no existe un excedente de ingresos, cmo podemos tener capacidad de respuesta a los cambios del entorno y a las oportunidades que se nos presentan? Cmo podemos precaver los riesgos e incertidumbres que nos puede deparar el futuro como crisis econmicas o polticas?

Es por este motivo que definiremos la estabilidad financiera incorporando el nuevo elemento. Para nosotros la estabilidad financiera de una institucin sin fines de lucro es la capacidad de una institucin que le permite obtener ingresos en respuesta a una demanda, a fin de mantener los procesos productivos en una tasa constante o creciente para generar resultados y obtener un excedente. Es importante tener en cuenta que la estabilidad financiera puede alcanzarse en trminos de un proyecto, un programa o a nivel de la organizacin. Tener una estabilidad financiera significa asegurar la supervivencia a largo plazo de la institucin. Es importante definir dicha estabilidad financiera en trminos reales, por lo cual modificaremos nuestra ecuacin contable para que refleje el resultado que esperamos: Ingresos totales - Egresos totales = excedente
Preguntas para reflexionar 1. Sabe Ud. si su organizacin cuenta con un excedente, tiene dficit, o tiene un resultado "0" del ejercicio? 2. Si tiene un excedente o un dficit, sabe de donde proviene?

Ingresos

3. Se han fijado como meta alcanzar una estabilidad financiera? Si es as, han identificado la meta financiera a alcanzar?

Demanda
Procesos Productivos

Excedente

Oferta
Resultados

=
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Cuatro pilares de la estabilidad financiera

Captulo 3

Pilares fundamentales de la estabilidad financiera de una institucin

uando The Nature Conservancy inici su programa de Desarrollo Institucional en 1988, se dio mucho nfasis a la diversificacin de ingresos y a la generacin de ingresos propios. Sin embargo, a medida que ha pasado el tiempo hemos sido testigos de muchos casos de organizaciones prominentes que lograban estos dos objetivos exitosamente, pero que an sufran de grandes problemas financieros o, en el peor de los casos, prcticamente tuvieron que cerrar las puertas. Aunque parezca muy sencillo, tuvimos que aprender por experiencia que, sin un buen sistema de administracin y finanzas y una planificacin financiera aunada a la planificacin estratgica, no vala mucho ser buenos recaudadores de fondos o

generar ingresos propios. Es como las patas de una mesa: necesita cuatro para estar firme en el suelo. Es de esta manera que hemos titulado a dichos componentes Los pilares fundamentales de la estabilidad financiera de una institucin.

1er Pilar: Planificacin financiera y estratgica

Muchas veces he preguntado a instituciones cunto necesitan generar a travs de ingresos propios. La respuesta en un gran porcentaje de los casos es "lo ms que se pueda, lo antes posible". Si bien todos deseamos generar muchos ingresos, es importante que sepamos cunto es el mnimo que debemos recaudar para alcanzar los objetivos propuestos, tanto para el cumplimiento de nues-

1. Planificacin estratgica y financiera 2. Diversificacin de fuentes de ingresos 3. Buen sistema de administracin y finanzas 4. Generacin de ingresos propios

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tras respectivas misiones, como tambin para sufragar los costos administrativos. Por ejemplo, si una organizacin no tiene clara su meta, puede iniciar un proyecto de generacin de ingresos para recaudar $50.000 anualmente sin tomar en consideracin que tiene un dficit de $500.000 pagadero a corto plazo. Si no tienen otra forma de recaudar ese dinero, los $50.000 no van a ser suficientes. Sentirn que no han logrado nada, o que tratan de alcanzar una meta inalcanzable. A medida que una organizacin crece y se ve involucrada en un mayor nmero de actividades, corre el riesgo de concentrarse en la gestin diaria y perder la perspectiva de sus objetivos a largo plazo. La planificacin estratgica es el mecanismo que ayuda a esclarecer la misin y los objetivos de la organizacin y a priorizar las acciones necesarias para su consecucin. Una buena planificacin se ha convertido en un requisito esencial para acceder a fondos internacionales disponibles. Sin embargo, al moverse en un plano puramente conceptual, la planificacin estratgica tiene una debilidad: no toma en cuenta suficientemente los recursos disponibles en la organizacin para implementar las estrategias elegidas o su capacidad para captar nuevos recursos. Por esta razn, es importante llevar a cabo de forma paralela un ejercicio de planificacin financiera que permita traducir a cifras las acciones descritas en el plan estratgico. Un plan financiero consiste bsicamente en una proyeccin de los gastos y potencial de obtencin de ingresos de la organizacin. Aunque pudiese parecer que un plan financiero es muy similar a un presupuesto, hay notables diferencias entre los dos. Un plan financiero es un documento dinmico que cambia frecuentemente. El objetivo ltimo de un plan financiero es determinar si en el mediano plazo la organizacin va a disponer de recursos financieros suficientes para hacer frente a los objetivos descritos en el plan estratgico. El plan financiero trabaja con base en escenarios, desde el mnimo realizable, hasta el ideal. El escenario mnimo realizable es aqul que cuantifica las prioridades indispensables para el cumplimiento de la misin en un tiempo determinado, y si la organizacin puede cubrir sus costos fijos o de operaciones en este espacio de tiempo. Dichas

prioridades indispensables y costos fijos de operacin constituyen la meta mnima financiera a recaudar.
Preguntas para reflexionar 1. Tiene su organizacin un plan estratgico? 2. Se han planteado prioridades altas, medias y bajas como parte de la planificacin estratgica? 3. Sabe cunto costar implementar las acciones descritas en el plan estratgico?

2do Pilar: Diversificacin de fuentes de ingresos

El segundo pilar de la estabilidad financiera de una institucin es la diversificacin de ingresos, no slo en trminos de generacin de ingresos propios, sino del nmero de fuentes de ingresos de donde proviene nuestro financiamiento principal. Aunque uno tenga 20 donantes para la institucin, si un gran porcentaje del presupuesto depende de uno slo de ellos, la institucin seguir siendo muy vulnerable. Cualquier cambio en la decisin de dicho donante puede ocasionar una gran crisis. Por lo menos el 60% del presupuesto total de una institucin debe provenir de cinco fuentes diferentes. Las fuentes de ingreso involucran individuos, empresas, fundaciones, organismos internacionales y el gobierno, entre otras.
Diversificacin de Fuentes PPY

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Preguntas para reflexionar 1. Cul es el presupuesto total de su institucin? 2. De dicho presupuesto, cunto corresponde al presupuesto administrativo? 3. Puede enumerar, a groso modo, las fuentes de ingreso de su institucin para el presente ao, con las cantidades aproximadas? 4. Tienen un anlisis retrospectivo de fuentes de ingreso que abarque por lo menos dos aos? 5. Tienen un sistema de seguimiento de donantes?

3er Pilar: Buen sistema de administracin y finanzas

Para alcanzar la estabilidad financiera no slo hay que saber generar ingresos sino tambin administrarlos bien. Un buen sistema de administracin y finanzas se debe regir por un conjunto de polticas institucionales que nos ayude a maximizar el aprovechamiento de nuestros recursos y a asegurar una transparencia del manejo de nuestros fondos. Asimismo, nos debe permitir visualizar con anticipacin la situacin financiera de la institucin y, por ende, tomar las decisiones apropiadas a tiempo. Asimismo, un buen sistema nos permite generar ingresos a travs del manejo financiero de los activos a disposicin.
Estado financiero 1. Balance semestral 2. Estado de ingresos/egresos 3. Flujo de caja 4. Reportes de auditora 5. Anotaciones a estados financieros 6. Control de inventarios 7. Inversiones 8. Financiamiento 9. Presupuesto Semestralmente Revisin

Es imprescindible contar con un sistema contable-administrativo adecuado a las necesidades de la organizacin. Sea cual sea la dimensin y estructura del sistema, ste debe registrar las transacciones de la organizacin de tal manera que nos permita visualizar a la organizacin en su conjunto. Muchas instituciones tienen contabilidad por proyectos o donantes, pues de esta manera les resulta ms fcil emitir los informes de donantes que en muchos casos requieren de rubros y cdigos especficos contables. Sin embargo, para conocer el presupuesto total, o si en algn momento se desea averiguar el costo total de un rubro especfico (por ejemplo, viajes), los contadores suman los subtotales de cada proyecto. Esta es una prctica muy peligrosa pues no permite tener los controles adecuados para conocer el estado financiero institucional de forma peridica y automtica. Esta manera de llevar la contabilidad que es llamada contabilidad por proyectos o donantes est sujeta a muchos errores humanos. Toda organizacin debe tener una contabilidad por centro de costos, que le permita doble entrada de cdigos para informes a donantes. Tan importante como el sistema contable, son los informes que se emiten para la toma de decisiones. Los estados financieros que la gerencia de una institucin debe revisar peridicamente son:

Comentarios

Mensual o cada dos meses Mensualmente Cuando se conduzca la misma Ideal al cierre de cada ao fiscal Acompaan el balance

Depender del monto, importancia y riesgo que se toma Depender del monto, importancia y riesgo que se toma Presentacin a Junta Directiva con un trimestre de anticipacin al cierre del ao fiscal. Revisiones trimestrales como mnimo Aprobacin mximo 30 das antes del cierre del ao Esencial para una institucin sin fines de lucro ya que depende de contribuciones. Si dichas contribuciones no ingresan el presupuesto puede verse afectado seriamente.

10. Comprobacin de presupuesto

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Otros informes que una institucin sin fines de lucro debe solicitar de su departamento contable son:

poracin de dicha inversin como parte de los costos indirectos. La constitucin legal de un fondo patrimonial consiste, por lo general, en el establecimiento de una cuenta bancaria separada a la cual la organizacin se compromete a no gastar, con el propsito de incrementar dicha cuenta hasta el punto que un porcentaje de los intereses constituyan un ingreso para la organizacin. En muchos casos se nombra a "fideicomisarios", personas para que velan ante la sociedad por el fiel cumplimiento de este compromiso. En muchos pases, los Bancos tienen ya procedimientos establecidos para crear dichos fondos. La transformacin en poltica institucional de incorporar dicha inversin como parte de los costos indirectos significa que se incluye el mismo porcentaje de estos costos en todas las propuestas, para que as todos los donantes reciban un tratamiento equitativo. Por ejemplo, si el porcentaje de costos indirectos de una institucin es de 15%, la organizacin puede incorporar cierta cantidad proporcional a los costos para incrementar el fondo patrimonial. Por lo tanto, a partir de la creacin del Fondo Patrimonial, los costos indirectos de una institucin sern de 16% en lugar de 15%.
Preguntas para reflexionar 1. Tiene su institucin un fideicomiso? 2. Si es as, se han establecido polticas para mantener y/o incrementar su valor en el tiempo? 3. Si no tiene fideicomiso, se han planteado esta meta? 4. Tiene la organizacin algn otro bien que pueda generar ingresos, como propiedades?

Informe de donaciones Fideicomiso (si lo hubiera) Generacin de ingresos a travs de actividades empresariales Informes financieros a donantes Auditoras de proyectos.
Preguntas para reflexionar

1. Qu estados financieros prepara su institucin? 2. Con qu periodicidad revisa cada uno de ellos? 3. Los estados financieros presentados, son fciles de entender? 4. Cuntos miembros de la Junta se involucran en el esfuerzo de supervisin financiera? 5. Tienen un comit en la Junta Directiva dedicado a esta tarea?

4to Pilar: Generacin de ingresos propios

Generar ingresos propios es una manera de diversificar las fuentes de ingresos. Sin embargo, en esta categora consideramos todas las formas en que una institucin puede generar ingresos que no tienen restriccin de uso. Es decir que la institucin puede decidir como gastar, no el donante. A continuacin se presentan las maneras principales mediante las cuales una institucin puede generar recursos propios:
1. Aportes a un fideicomiso o fondo patrimonial

El propsito de un fideicomiso es que una institucin pueda beneficiarse de los intereses generados, sin utilizar el capital y manteniendo y/o incrementando su valor en el tiempo. Una institucin puede incluir dentro de sus costos indirectos un porcentaje dedicado a un fondo patrimonial o de fideicomiso. Si ste es el caso, este porcentaje constituye un excedente. Sin embargo, para poder hacer esto, la institucin tiene que constituir legalmente dicho fondo patrimonial, y debe transformar en poltica de la institucin la incor-

2. Recaudacin de fondos para el fortalecimiento institucional o para operaciones

Se refiere a la solicitud de donaciones, ya sea de individuos, corporaciones o instituciones, que estn dispuestos a dar aportes que apoyen el desarrollo institucional de la organizacin. Estas donaciones se pueden dar a travs de las siguientes modalidades: a. apoyo para que la institucin incremente su capacidad para generar ingresos ya sea a travs de la contratacin de personal, adquisicin de

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equipo de cmputo, inversin inicial necesaria para implementar un proyecto de generacin de ingresos, etc. b. incremento del patrimonio, ya sea a travs de la construccin de infraestructura o a travs del incremento del fondo patrimonial. c. aportes de fondos no restringidos (sin condiciones en el uso de los mismos) por un perodo determinado (comnmente desde uno hasta tres aos). Por lo general, stos son fondos proporcionados cuando una institucin est iniciando sus operaciones para permitirle cierta estabilidad financiera hasta que su volumen de proyectos incremente. Lamentablemente, el tipo de donantes que realiza este tipo de aportes es muy escaso.

Preguntas para reflexionar 1. Tiene su organizacin algn tipo de estas iniciativas? Si es as, enumrelas. 2. Sabe Ud. si la iniciativa est generando ganancias? Si es as, cunto aporta a la institucin? 3. Si no est generando ganancias, sabe Ud. cules son sus proyecciones financieras? Cundo llegar al punto de equilibrio? 4. Cunto ha invertido la institucin en poner en marcha esta iniciativa?

4. Generacin de ingresos a travs de venta de productos y/o servicios

Muchas instituciones ofrecen productos o servicios como una forma de generacin de ingresos. La variedad de este tipo de iniciativa es muy amplia; Preguntas para reflexionar puede ser algo tan sencillo como venta de productos promocionales (camisetas, afiches u otros productos 1. Ha solicitado su institucin fondos de este tipo? con logotipo de la organizacin), hasta opciones complejas como provisin de servicios profesionales 2. Cul fue el resultado? especializados (por ejemplo, consultoras en un 3. Piensa que existen otras oportunidades para recau- campo determinado). Por lo general, la provisin dar este tipo de fondos? de estos servicios especializados se origina en una fortaleza tcnica de la organizacin. Asimismo, la manera de ofertar dichos productos y/o servicios 3. Generacin de ingresos a travs de aportes tambin puede ser muy variada. Una manera sencilla del pblico es la venta directa a amigos o conocidos. Una manera Algunas instituciones se dirigen al pblico para compleja de oferta puede implicar distribucin solicitar apoyo para cumplir su misin. Las formasiva en puntos de venta comerciales y/o promomas de dirigirse a dicho pblico pueden ser muy cin en los medios de comunicacin. variadas tales como: a. oferta de afiliaciones (membresa) para pertenecer a una institucin; b. organizacin de eventos por los cuales se cobra una entrada como desfiles o rifas; c. solicitud de donaciones a travs de campaas pblicas como las "teletones" o colectas de dinero a nivel nacional durante un tiempo especfico (por lo general muy corto, como un da);
Preguntas para reflexionar 1. Tiene su organizacin algn tipo de estas iniciativas? Si es as, enumrelas. 2. Sabe Ud. si la iniciativa est generando ganancias? Si es as, cunto aporta a la institucin? 3. Si no est generando ganancias, sabe Ud. cules son sus proyecciones financieras? Cundo llegar al punto de equilibrio?

d. aportes de corporaciones a cambio de deduccin 4. Cunto ha invertido la institucin en poner en marde impuestos, imagen, pertenencia a un grupo o cha esta iniciativa? una combinacin de ellas; e. regalas o venta de licencias (logo o marca) a corporaciones a cambio de una cantidad fija o un porcentaje de las ventas de un producto determinado.

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5. Generacin de ingresos a travs de la creacin de empresas relacionadas con una misin determinada.

Preguntas para reflexionar 1. Tiene su organizacin algn tipo de estas iniciativas? Si es as, enumrelas. 2. Sabe Ud. si la iniciativa est generando ganancias? Si es as, cunto aporta a la institucin? 3. Si no est generando ganancias, sabe Ud. cules son sus proyecciones financieras? Cundo llegar al punto de equilibrio? 4. Cunto ha invertido la institucin en poner en marcha esta iniciativa? 5. Tienen socios que compartan su riesgo? 6. Es compatible la iniciativa con la misin de su institucin?

Esta es la forma mas avanzada y compleja de generacin de ingresos. Se trata de la creacin de empresas con fines de lucro de la cual la organizacin es propietaria, parcial o totalmente. Por lo general surge a travs de la identificacin de una oportunidad empresarial por parte de la institucin sin fines de lucro, pero que reconoce la existencia de diversos factores que favorecen la creacin de una entidad separada, en lugar de manejar la iniciativa como un programa o proyecto. Dichos factores pueden ser mltiples, e incluyen: a. Necesidad de obtener capital a travs de instrumentos comerciales. b. Necesidad de atraer personal del sector privado para dirigir la iniciativa, creando una escala salarial y de incentivos diferente a la de la institucin; c. Proteger el patrimonio de la institucin de riesgos inherentes a una empresa; d. Riesgo de distraer las acciones de la institucin en actividades que no apoyan directamente el cumplimiento de su misin; e. Necesidad de proteger la imagen institucional; etc. Sea cual fuese la razn o razones para elegir este camino, es una opcin que se debe meditar cuidadosamente pues si Ud. le pregunta a cualquier empresario, no es fcil obtener ganancias. Cuesta mucho esfuerzo y trabajo y, en este caso, las empresas compiten directamente a nivel comercial. Asimismo, se debe establecer una poltica clara acerca del destino de las ganancias que correspondan a la institucin sin fines de lucro. Jams debe haber ninguna duda acerca del destino de las mismas. Por lo general, se establece la poltica de que todas las ganancias que correspondan a la institucin sern invertidas en la misma de inmediato!

6. Generacin de ingresos a travs de manejo financiero

Esta es una de las formas de generacin de ingresos que la mayora de las instituciones sin fines de lucro pueden implementar, ya sea que genere ingresos grandes o pequeos. Este rubro se refiere al manejo apropiado y estratgico de los activos de la organizacin (activos pueden ser cuentas bancarias, propiedades, etc.) para que aproveche al mximo el potencial financiero de los mismos. Por ejemplo, si existen propiedades, stas se pueden arrendar si no estn siendo utilizadas; las cuentas bancarias se pueden colocar en diversos instrumentos para generar intereses hasta que el dinero tenga que ser utilizado; o se pueden vender bienes que se encuentren en desuso pero que an tengan algn valor realizable. Sin embargo, las instituciones sin fines de lucro que deseen implementar cualquiera de estas estrategias deben revisar la legislacin vigente de cada uno de sus pases para comprobar que no existen barreras legales. Por ejemplo, en Per, las fundaciones no pueden vender ninguno de sus bienes sin una autorizacin especial que tarda mucho tiempo en conseguirse. Otra rea que se deber investigar son las polticas de donantes con respecto al manejo de fondos. Por ejemplo, la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos (USAID) requiere que cualquier inters generado a travs de la administracin de sus fondos sea devuelto en su totalidad a la misma.

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Preguntas para reflexionar 1. Ha obtenido su institucin ingresos a travs de manejo financiero? Si es as, cunto? 2. Si no ha obtenido ingresos, sabe Ud. algn motivo que prevenga a su institucin para utilizar esta estrategia? 3. Sabe Ud. si algn donante se opone a que se generen intereses a travs del manejo de sus fondos? 4. Tiene su institucin polticas dirigidas al manejo de fondos?

veces, este dinero es un porcentaje de las ventas; otras veces, es una cantidad especfica; y, en algunas ocasiones, es una combinacin de ambos. Hay que tener en cuenta que, a travs de este tipo de alianzas, las instituciones sin fines de lucro reducen los riesgos econmicos pero asumen un riesgo en su imagen pblica. Si la empresa con la cual se asocian tiene una imagen pblica negativa, es casi seguro que eso causar dao a la imagen de la institucin.
Preguntas para reflexionar

7. Generacin de ingresos a travs de alianzas con empresas

1. Tiene su organizacin alianzas con empresas. Si es as, cules? 2. Sabe Ud. si la iniciativa est generando ganancias? Si es as, cunto aporta a la institucin? 3. Si no est generando ganancias, sabe Ud. cules son sus proyecciones financieras? 4. Sabe Ud. qu imagen tiene el pblico de la empresa? 5. Cunto ha invertido la institucin en poner en marcha esta iniciativa?

Las alianzas estratgicas con empresas se refieren al mercadeo con causa. Se pueden definir como las actividades comerciales en la cual las instituciones sin fines de lucro entran en alianza con empresas para mercadear una imagen, producto o servicio con el propsito de obtener un beneficio mutuo. Idealmente, en el mercadeo con causa tanto la institucin como la empresa obtienen un resultado positivo. La empresa gana una buena imagen, vende ms productos o servicios y la institucin recibe dinero para llevar a cabo su misin. Algunas

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Captulo 4

Requisitos para alcanzar la estabilidad financiera

emos analizado los principios contables, la importancia del concepto de generar un excedente para alcanzar la estabilidad financiera y sus pilares fundamentales. Sin embargo, para llegar a dicha meta se requiere de mucho esfuerzo y de trabajo en equipo. Tambin se requiere de un cambio de mentalidad de la organizacin en todo su conjunto, pues se trata de generar un excedente de ingresos, lo cual es contrario a la creencia general de la buena prctica de dirigir una organizacin sin fines de lucro. Los seis requisitos indispensables para alcanzar la estabilidad financiera de una organizacin son:

Ilustremos algunos de dichos requisitos con un ejemplo: La organizacin "Pura Vida" necesita recaudar $50.000 anualmente para cubrir su presupuesto administrativo, de lo contrario tendrn un dficit. "Pura Vida" propone vender camisetas para lograr la estabilidad financiera con una inversin inicial de $10.000, proveniente de una donacin. Se prev que las ganancias van a ser muy buenas, del 200%. Es decir, tendrn ganancias de $20.000 y recuperarn el capital invertido de $10.000. Sin embargo, aun cuando obtengan este resultado, les faltara $20.000 para cubrir su presupuesto. Digamos que, para no complicar el problema, la organizacin decide reducir sus costos para no entrar en un dficit y utilizar los $30.000 que generaron a travs de la venta de camisetas. Si todas estas condiciones se cumplen el resultado del ejercicio ser 0, es decir no tendrn ni dficit ni excedente.

1. Compromiso a largo plazo 2. Liderazgo 3. Inversin de tiempo y dinero 4. Plan de negocios 5. Buen equipo gerencial 6. Trabajo en equipo

Ao 1 2

Inversin 10,000 0

Costo 1 1

# Unidades 10,000

Precio de Venta 3

Ingreso Bruto 30,000

ONG Utiliza 30,000

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Lamentablemente, a pesar de haber obtenido el xito en la venta de camisetas, el objetivo de la organizacin era generar ingresos anualmente (no slo un ao). Debido a que se utiliz todo el dinero generado, la institucin ya no tiene ms dinero para producir camisetas y venderlas el segundo ao. No se ha avanzado significativamente hacia la estabilidad financiera de la organizacin. Si en lugar de gastar todo el dinero, la organizacin Pura Vida decide que slo utilizar parte del ingreso generado para cubrir su presupuesto, y que cada ao invertir 5.000 ms de lo que se invirti el ao anterior, cunto tardar la organizacin en alcanzar la meta de generar $50.000 anualmente? Asumamos que la institucin genera 200% de ganancia todos los aos, costo de produccin y venta es $1, el precio de venta es $3, y que todas las dems condiciones externas se mantienen igual (inflacin, demanda, costos, etc.).
Ao 1 2 3 4 Inversin 10.000 15.000 20.000 25.000 Costo 1 1 1 1 # Unidades 10.000 15.000 20.000 25.000

tarda tiempo en generar ingresos. Todas las empresas exitosas que Ud. ve a su alrededor necesitan de un compromiso de largo plazo para alcanzar el xito. En el caso de "Pura Vida" se necesitaron cuatro aos para alcanzar la meta propuesta. Mientras tanto la organizacin tuvo que hacer sacrificios para resistir la tentacin de gastar un dinero que necesitaba para sus operaciones y en lugar de esto invertirlo en producir mayor nmero de camisetas.
Preguntas para reflexionar 1. Sabe Ud. si su organizacin tiene una necesidad inmediata (tal como cubrir dficit) para generar ingresos? 2. Se ha planteado su institucin una meta financiera especfica?

Precio de Venta 3 3 3 3

Ingreso Bruto 30.000 45.000 60.000 75.000

ONG Utiliza 15.000 25.000 35.000 50.000

Con todas las condiciones ideales, la organizacin tarda cuatro aos en generar $50.000 de manera constante. En el ao 1, la organizacin tiene ingresos por un total de $30.000. Debido a que el costo inicial de inversin es una donacin, todo lo cuenta como ganancia. Por lo tanto puede utilizar todo, excepto lo que piensa reinvertir el prximo ao que en este caso es $15.000 ($10.000 + $5.000 adicionales cada ao). La ecuacin se repite sucesivamente hasta el cuarto ao, en el cual la institucin genera $75.000 y el costo de inversin para lograr dicha cantidad es de $25.000 (la diferencia es la meta esperada de $50.000). Si todas las condiciones se mantuvieran iguales, la organizacin podra generar $50.000 indefinidamente con una inversin de $25.000 en la produccin y comercializacin de camisetas.
1. Compromiso a largo plazo

2. Liderazgo

Si los lderes y directivos de la organizacin no estn comprometidos con la meta de alcanzar la estabilidad financiera es casi imposible que se logre este objetivo. Si los directivos de la organizacin solicitan resultados de corto plazo, pero se necesita trabajo de largo plazo para alcanzar las metas esperadas el personal a cargo de generar ingresos se desanimar. Asimismo, en algunas instancias, se necesitar la colaboracin de todos (tanto personal como directivos) para la obtencin de las metas financieras. Los directivos deben liderar con el ejemplo.
Preguntas para reflexionar 1. Quines de sus lderes institucionales estn comprometidos en este esfuerzo? 2. Cul es su nivel de compromiso, slo moral o participacin activa?

As como ningn proyecto de envergadura se realiza de la noche a la maana, de la misma manera se

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3. Para generar dinero debemos invertir tiempo y dinero

Preguntas para reflexionar 1. Cunto est dispuesta su institucin a invertir en una iniciativa de este tipo? 2. Tiene su institucin acceso a otras fuentes de financiamiento? 3. Quines van a invertir su tiempo en sacar adelante esta iniciativa? Se contrar personal exclusivamente nuevo o parte del personal existente se ver involucrado? 4. Cunto tiempo estn dispuestos a dedicar el Director Ejecutivo y/o miembros de la Junta Directiva para supervisar esta iniciativa? 4. Planificacin de negocios

As es! Para lograr una estabilidad financiera se requieren recursos. En nuestro ejemplo slo se requiri una inversin inicial de $10.000 pero hemos asumido que dicho monto cubra todos los costos de produccin, distribucin, venta, control, etc. Por lo general, el asunto es ms complejo. Hay costos directos y costos indirectos, tal como en cualquier proyecto. Asimismo, hay costos fijos (aqullos que se mantienen en el tiempo) y variables (que estn directamente relacionados con la produccin para venta como las camisetas). El generar ingresos no es un trabajo de medio tiempo sino que es un trabajo de tiempo completo, y a veces de un equipo completo de personas tanto para actividades innovadoras (por ej., las camisetas) como tradicionales (por ej., recaudacin de fondos a nivel internacional). Por ejemplo, para recaudar dinero de fundaciones internacionales se necesita preparar la propuesta, enviarla por courier, dar seguimiento al donante y, preferentemente, visitarlo y, si la propuesta no es aprobada, hay que iniciar el proceso nuevamente hasta alcanzar la meta! Todo esto requiere un costo de inversin! En este ejemplo hemos invertido el tiempo de personas de nuestro equipo en la preparacin de la propuesta, actividades de seguimiento y de cultivo al donante. Las organizaciones sin fines de lucro deben empezar a valorar el tiempo de las personas en trminos monetarios para efectuar una planificacin realista de sus recursos humanos. No olviden el viejo adagio el tiempo es oro. Asimismo, tambin hemos visto en el ejemplo de las fundaciones que necesitamos invertir dinero en efectivo para las llamadas telefnicas, envo de courier y hasta para las visitas. Esta inversin de capital es an ms notoria cuando iniciamos una actividad comercial, como en el caso de la produccin de camisetas para su venta. En este caso, debemos considerar el tiempo de la persona a cargo de dirigir la comercializacin y produccin de las camisetas, diseadores de arte, costo de produccin, costo de venta, costo de promocin, costo de distribucin y finalmente el costo de tener un capital invertido en una operacin cuando hubiera podido ganar intereses en el Banco, as que es el costo de prdida de otras oportunidades.

Toda iniciativa para generar ingresos debe efectuar un estudio de factibilidad, y si ste indica que existe un buen potencial, se debe expandir a un plan de negocios. Muchas instituciones piensan que slo se aplican estos procedimientos en el caso de proyectos empresariales de envergadura. Sin embargo, este paso es necesario aunque sea un proyecto pequeo. Adems, no es necesario que el emprendimiento sea empresarial; se puede aplicar esta metodologa a formas tradicionales de recaudacin de las instituciones sin fines de lucro como campaas de membresa o corporativas. Un plan de negocios le permitir a la institucin determinar muchos elementos indispensables para decidir si vale la pena el esfuerzo de la iniciativa o no. Por ejemplo, un estudio de factibilidad ayudar a determinar si existe un mercado potencial para el producto o servicio que espera ofrecer; analizar las oportunidades y amenazas del entorno incluyendo a la competencia; determinar los costos de la iniciativa lo cual permitir fijar una poltica de precios y hacer proyecciones financieras para conocer cunto es el potencial de ganancia, y para cuando lo podemos esperar. Asimismo, una de las funciones esenciales del plan de negocios es establecer metas de mercado y financieras para poder dar un seguimiento a tiempo al cumplimiento de las mismas. En nuestro ejemplo de Pura Vida asumimos costos, precios, demanda y mercado. Sin embargo es esencial que conozcamos estos componentes con anticipacin. El costo y esfuerzo necesarios para realizar este ejercicio dependern de la envergadura de la inicia-

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tiva. El personal de la institucin puede realizar esta tarea si es un proyecto pequeo. Existen metodologas para ayudar a profesionales que no hayan realizado un estudio de este tipo. A mayor inversin y riesgo, mayor la inversin que se deber hacer en realizar un estudio completo con la ayuda de profesionales en este campo. Es importante recalcar que aunque se contrate a un consultor para realizar el estudio, es esencial que un equipo del personal de la institucin est involucrado en el proceso. De lo contrario, corrern el riesgo de no comprender a cabalidad las conclusiones, o no sentir liderazgo del proyecto. En general, esta situacin puede dar como resultado planes de negocios que se archivan sin utilizarse. Es una obligacin para toda institucin sin fines de lucro asegurarse que sus escasos recursos son utilizados de la forma ms eficiente. Sin un estudio de factibilidad o un plan de negocios no hay manera de predecir lo que suceder con un emprendimiento; nuevamente dependemos de la suerte. El plan de negocios no es una garanta de xito, pero s incrementa substancialmente las posibilidades del mismo. Las instituciones sin fines de lucro deben incorporar esta metodologa en su planificacin de cualquier emprendimiento que involucre generar ingresos para asegurarse que han hecho todo lo posible para invertir el dinero en un proyecto rentable.
Preguntas para reflexionar 1. Si su institucin ha emprendido una iniciativa de generacin de ingresos, se efectu un estudio de factibilidad y/o plan de negocios con anterioridad a poner en marcha el proyecto? 2. Si no se efectu un estudio de factibilidad, se investig por lo menos el potencial de mercado o se hicieron proyecciones financieras? 3. Tiene su institucin alguna persona (ya sea del personal remunerado o la Junta Directiva) que est familiarizada con el proceso de planificacin de negocios o que haya recibido algn entrenamiento en este rubro? 4. Si su institucin est planeando una iniciativa de generacin de ingresos, estn considerando realizar dichos estudios?

5. Buen equipo gerencial

Cuando un inversionista est considerando su participacin en un negocio, lo primero que evala son cuatro variables: producto viable, mercado potencial, proyecciones financieras promisorias y equipo gerencial competente. Sin un lder que tenga la visin para llevar a cabo la iniciativa, un negocio no funciona. No importa si tiene el mejor plan de negocios del mundo, el entorno vara constatemente y hace falta un lder con visin y experiencia para sortear los obstculos que se presenten en el camino o reconocer nuevas oportunidades, ya sea para una campaa corporativa como para un complejo emprendimiento empresarial. Si su institucin no est dispuesta o no tiene el dinero para contratar a dicho lder y al equipo necesario para llevar a cabo el emprendimiento, la organizacin no debera lanzar la iniciativa. A veces los Directores Ejecutivos o miembros de la Junta Directiva estn dispuestos a supervisar un emprendimiento. Este es un aporte valioso, pero no debe ser confundido con el proceso de implementacin. Es necesario que una persona est dedicada a tiempo completo, pero si existe una supervisin activa quizs se pueda bajar el perfil de la persona a cargo.
Preguntas para reflexionar 1. Asumiendo que su institucin tiene una inciativa de generacin de ingresos, sabe Ud. quien est a cargo de la misma? 2. Cul fue el proceso de contratacin? Se elabor un perfil de la persona ideal? Se difundi debidamente la solicitud de contratacin? 3. Conoce la experiencia de dicha persona en el rubro? 4. Est la institucin contenta con los resultados producidos hasta la fecha? Est logrando las metas planteadas en el plan de negocios? 6. Trabajo en equipo

Muchos de los planes que su organizacin hace para alcanzar la estabilidad involucran a otras reas del personal. Dicho personal deber ser capacitado y se debe establecer formalmente lneas de comunicacin. Por ejemplo, una organizacin que venda productos en su local a las personas que visitaban la organizacin haba colocado los productos en un bonito escaparate localizado en la recepcin. Sin

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embargo la recepcionista que atenda a los visitantes no conoca los precios del producto, ni el procedimiento para efectuar una venta. El resultado: muchas ventas perdidas. Otra institucin lanz un programa de ecoturismo para sus miembros a travs del boletn de la organizacin, ofreciendo diversos destinos. Los miembros empezaron a hacer llamadas telefnicas para preguntar por el programa, pero la telefonista no saba de este programa y comunic a los posibles clientes con el programa de reas naturales protegidas, porque pens que la organizacin no ofreca estos viajes. Lamentablemente, el departamento de membresa tampoco inform al programa de reas naturales protegidas sobre esta iniciativa y los tcnicos le indicaron a los miembros que deba haber una confusin y les sugirieron que se comunicaran con la agencia de viajes. Extraada de no tener respuesta, la directora de membresa empez a indagar y encontr que a todas las personas que llamaron se les inform que haba sido un error! Resultado: no hay ventas.

Los dos ejemplos anteriores, aunque parecen irrisorios, son reales. No hace falta ser una organizacin inmensa para que no haya comunicacin. Todos estamos muy ocupados y pensando en nuestros proyectos. Tambin es importante capacitar al propio personal para incrementar su capacidad y motivarlo.
Preguntas para reflexionar 1. Se ha informado al personal de la institucin de las iniciativas de generacin de ingresos que se estn llevando a cabo? 2. Se ha hecho una lista de personas que potencialmente se vern involucradas aunque sea indirectamente? 3. Se ha provisto de informacin y/o capacitacin a aquellas personas indirectamente involucradas? 4. Se ha considerado el impacto de esta iniciativa en la imagen institucional? Si sta fuera negativa, se ha informado al personal de potenciales problemas y estrategias para enfrentarlos??

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Captulo 5

Indicadores de la estabilidad financiera institucional

esde que inici su programa de Desarrollo Institucional, The Nature Conservancy ha creado diferentes indicadores para medir el grado de avance en el desarrollo institucional. Creemos firmemente en la importancia de utilizar estos indicadores pues proveen un sistema de medicin del grado de avance en un tema especfico, y establecen una meta a la cual aspirar. Estos indicadores son fruto de la experiencia compartida con todas las organizaciones socias. La meta ideal (escala 5) es producto del anlisis de factores de muchas instituciones que han alcanzado el xito. Los indicadores a continuacin forman parte de un conjunto ms completo de medicin de desarrollo institucional. En el presente volumen presentamos slo aqullos relevantes a la estabilidad financiera institucional.

Es importante recalcar que por lo general el desarrollo no es parejo en todas las reas. Asimismo, es tambin importante enfatizar que dichos indicadores estn en evolucin constante. Si alguna organizacin ha encontrado otras soluciones que las conduzcan al xito es tan vlido como las metas propuestas en este captulo. Este es simplemente un comn denominador. Las preguntas para reflexionar presentadas en los diferentes temas les ayudarn a tener una mejor visin para realizar este ejercicio. Dichas preguntas para reflexionar constituyen una parte de un diagnstico de estabilidad financiera. El presente ejercicio slo tiene el propsito de ser de utilidad para el desarrollo de su institucin. Esperamos que se transforme en una de las herramientas que su organizacin utiliza para alcanzar sus metas.

A: Indicadores de visin y liderazgo Indicador A 1: Planificacin estratgica

Plan estratgico que incluye un plan financiero institucional de largo alcance (3-5 aos) actualizado peridicamente como resultado del proceso de participacin en el cual intervienen el personal, la junta directiva y asesores externos. El personal usa el plan estratgico actual que incorpora el plan financiero institucional de largo alcance a fin de orientar las principales decisiones programticas, incluida la presentacin de propuestas de subvenciones. El personal tiene cierta familiaridad con el plan estratgico actual. Plan estratgico anacrnico o en preparacin. No existe plan estratgico alguno.

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Indicador A 2: Efectividad de la Junta Directiva

Los miembros de la Junta Directiva gobiernan activa y efectivamente para guiar el futuro de la organizacin y asegurar su estabilidad institucional y financiera en el largo plazo. Los comits han sido formados para abordar temas especficos tales como inversiones, sustentabilidad financiera, recaudacin de fondos, etc. La mayora de los miembros del rgano directivo de la organizacin, en forma regular, imparten orientacin, ejercen supervisin financiera, fijan polticas, participan en la planificacin, proporcionan u obtienen fondos y brindan continuidad para las transiciones de liderazgo. Algunos miembros de la Junta Directiva de la organizacin ejercen, ocasionalmente, liderazgo y supervisin y proporcionan u obtienen fondos para la organizacin. Slo pocos miembros de la Junta Directiva de la organizacin aportan tiempo, esfuerzo o dinero para el gobierno de la organizacin. La Junta Directiva de la organizacin es inactiva, no orienta ni provee fondos.

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Indicador A 3: Planificacin de la estabilidad financiera

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La organizacin posee un plan de estabilidad financiera en marcha, que es objeto de seguimiento. Se cumplen las metas y se realizan ajustes. La organizacin ha ensayado y analizado varios mtodos y ha integrado esas estrategias en un plan con objeto de alcanzar sus metas financieras, y ha comenzado a concretar algunas de ellas. La organizacin ha comenzado a trazar estrategias de obtencin de fondos y otras llamadas a generar ingresos, con objeto de atender a las necesidades financieras cuantificadas y ha comenzado a ensayar esos mtodos. La organizacin ha cuantificado las necesidades financieras que deber atender a fin de lograr los objetivos administrativos y programticos fijados para los prximos tres a cinco aos. La organizacin no ha definido las necesidades financieras mnimas que deber atender a fin de lograr los objetivos administrativos y programticos fijados para los prximos tres a cinco aos.

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B: Indicadores de capacidad de generacin de recursos Indicador B 1: Plan para la obtencin de fondos y el desarrollo

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El proceso de recaudacin de fondos est integrado con los sistemas financiero-administrativos, los cuales son objeto de seguimiento y ajuste constantes. Los objetivos de recaudacin de fondos estn claramente definidos y el plan para lograrlos est desarrollado en base a los planes estratgicos y financieros de la organizacin; se comparte la responsabilidad entre varias personas, como parte de un proceso sistemtico. La organizacin ha comenzado a sistematizar actividades para generar recursos y a delegar los contactos con los donantes y los esfuerzos de recaudacin de fondos. Una sola persona es responsable de casi toda la generacin de recursos. No se llevan a cabo actividades sistemticas para la generacin de recursos.

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Indicador B 3: Diversificacin de las fuentes de financiamiento

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La organizacin posee una amplia base de financiamiento formada al menos por 8 fuentes (donantes) diferentes, ninguna de las cuales contribuye ms del 25% del ingreso total anual. Por lo menos cinco de las fuentes de financiamiento (donantes) representan el 60% del presupuesto total de la organizacin; ninguna fuente de financiamiento representa ms del 25% de los ingresos de la organizacin. Una fuente de financiamiento (donante) representa ms del 40% de los ingresos de la organizacin; al menos otras cuatro fuentes representan el 60% restante. Una fuente de financiamiento (donante) representa ms del 60% de los ingresos de la organizacin. Una fuente de financiamiento (donante) representa ms del 80% de los ingresos de la organizacin.

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Indicador B 4: Generacin de ingresos sin restricciones

Nota: Este indicador se refiere al financiamiento que puede ser gastado a discrecin de la organizacin. Este financiamiento puede haber sido ganado (por la venta de productos o servicios, por ingresos de un fondo fiduciario) o provisto por donantes sin instrucciones especficas acerca de cmo se deben gastar los fondos. Para poder responder esta pregunta, una organizacin debe haber determinado previamente el costo de sus operaciones (tambin conocido como costos generales fijos o costos indirectos), o haber determinado que ms del 20% de su ingreso total deriva de fuentes sin restricciones.

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El ingreso sin restricciones representa ms del 40% del total del presupuesto anual de la organizacin. El ingreso sin restricciones representa ms del 20% del total del presupuesto anual de la organizacin. El ingreso sin restricciones representa ms del 50% de sus costos operacionales anuales. El ingreso sin restricciones representa menos del 50% de sus costos operacionales anuales. La organizacin no genera ingresos sin restricciones.

C: Indicadores de capacidad administrativo/financiera Indicador C 1: Tasa de recuperacin de gastos indirectos

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Un auditor externo ha calculado el ndice de recuperacin de gastos indirectos (tambin llamado costo de operacin o costo general) y se lo incluye en todas las subvenciones (cuando los donantes lo permiten). Un auditor externo ha calculado el ndice de recuperacin de gastos indirectos y se lo incluye en la mayora de las subvenciones. El personal ha calculado el ndice de recuperacin de gastos indirectos pero ste no ha sido verificado por un auditor externo; el ndice es incluido en la mayora de las subvenciones. Algunos gastos indirectos son incluidos en las subvenciones pero el ndice no ha sido calculado. Ningn gasto indirecto es incluido en los proyectos de subvenciones.

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Indicador C 2: Sistemas de contabilidad

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Se usa la informacin contable en el proceso de toma de decisiones. El plan de cuentas de la organizacin permite realizar el anlisis financiero de los proyectos en forma conjunta. Contabilidad por proyecto, con acumulacin en el estado financiero general de la organizacin. Contabilidad por proyecto o por donante, sin acumulacin. Contabilidad por desembolso.

Indicador C 3: Informacin financiera interna

Los informes financieros de toda la organizacin y de programas especficos que muestran las ganancias reales y los gastos acumulativos en comparacin con el presupuesto se entregan puntualmente por trimestre, durante dos aos consecutivos. Los informes financieros de toda la organizacin y de programas especficos que muestran las ganancias reales y los gastos acumulativos en comparacin con el presupuesto se entregan puntualmente, por lo menos cada trimestre, a los gerentes de proyecto o miembros de la Junta Directiva. Los informes financieros de toda la organizacin y de programas especficos que muestran las ganancias reales y los gastos acumulativos en comparacin con el presupuesto se preparan pero no circulan entre los gerentes de proyecto o miembros de la Junta Directiva. Algunos informes financieros de programas especficos que muestran las ganancias y los gastos acumulativos en comparacin con el presupuesto se preparan pero no circulan entre los gerentes de proyecto o miembros de la Junta Directiva. No se preparan informes financieros que muestran las ganancias y los gastos acumulativos en comparacin con el presupuesto.

Indicador C 4: Informacin financiera externa

Los informes financieros para uso externo se terminan y distribuyen a su debido tiempo y se usan regularmente para tomar decisiones. Los informes financieros se incluyen en el Informe Anual de la organizacin que ha sido publicado al menos durante dos aos consecutivos. Los informes financieros para uso externo se terminan y distribuyen a su debido tiempo, y ocasionalmente se usan para tomar decisiones. Los informes financieros para uso externo se terminan y distribuyen a su debido tiempo. Los informes financieros y estados de cuenta para uso externo generalmente estn incompletos y/o son distribuidos con atraso, incluyendo el informe de los donantes, las hojas de balance y los informes de gastos. Se producen espordicamente informes financieros y balances slo para uso interno.

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Indicador C 5: Supervisin externa (auditora)

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Se llevan a cabo auditoras internas y externas en forma peridica y se pone en prctica todas las recomendaciones. Se llevan a cabo auditoras internas y externas en forma peridica y se pone en prctica parte de las recomendaciones. Se llevan a cabo auditoras internas y externas en forma peridica. Slo se llevan a cabo auditoras internas. No se llevan a cabo auditoras internas ni externas, ni exmenes formales de los estados financieros de la organizacin por parte de la junta de direccin.

Indicador C 6: Flujo de caja

El flujo de caja se calcula trimestralmente y se utiliza el clculo para orientar las decisiones programticas por lo menos durante dos aos consecutivos. Anualmente no hay flujo de caja negativo (el ingreso anual es igual o superior a los gastos). El flujo de caja se calcula trimestralmente y se utiliza el clculo para orientar las decisiones programticas. Anualmente no hay flujo de caja negativo. El flujo de caja se calcula anualmente y se utiliza el clculo para orientar las decisiones programticas. El flujo de caja slo se calcula ocasionalmente o para proyectos especficos. No se calcula el flujo de caja.

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Conclusiones
lcanzar la estabilidad financiera es un reto a largo plazo que requiere del esfuerzo conjunto de toda una institucin. Si bien el acceso a donaciones o condiciones preferenciales es una ventaja competitiva de las instituciones sin fines de lucro, no podemos depender exclusivamente de estos privilegios para alcanzar nuestra meta. Si as lo hiciramos, estaramos dependiendo de la suerte para trazar nuestro destino. Para lograr la estabilidad financiera debemos comprender que es un proceso constante y que debe ser incorporado como parte de los procesos gerenciales cotidianos de nuestras instituciones: en la planificacin estratgica, en el sistema de administracin y finanzas, en las polticas de recaudacin de fondos y en la planificacin e implentacin de estrategias que nos permitan obtener fuentes propias de financiamiento.

Asimismo, debemos recordar que la creatividad por s misma no basta para alcanzar la estabilidad financiera, sino que es imprescindible utilizar las estrategias y metodologas ms sofisticadas a nuestro alcance para incrementar nuestras posibilidades de xito. Lograr una estabilidad financiera no debe ser ms un sueo inalcanzable. Alcanzar esta meta es una necesidad y obligacin de las instituciones sin fines de lucro pues asegura el cumplimiento de nuestras respectivas misiones.

Cuatro pilares de la estabilidad financiera

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